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Documentación

Año VII ∙ Nº 33 ∙ Septiembre - Diciembre de 2013 ∙ www.documentalistas.org ISSN: 1988-5032

sumario 3 EDITORIAL Mª. AUXILIADORA MARTÍN GALLARDO 4 SECCIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO EL SUPERTRABAJADOR. JAVIER MARTÍNEZ ALDANONDO (CHILE) 8 NOTICIAS 16 ARTÍCULO GOBIERNO ABIERTO, DATOS ABIERTOS Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN CHILE. ALESSANDRO CHIARETTI (CHILE) 26 ARTÍCULO IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPACTO EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DEL INSTITUTO CARDIOVASCULAR-INCOR. CARLOS W. ANDIA (PERÚ) 36 SECCIÓN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN SHARE EVERYTHING, ¿FUTURO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN? HORACIO CÁRDENAS ZARDONI (MÉXICO) 41 FORMACIÓN NUEVOS RETOS PARA EL GOBIERNO ABIERTO BIG DATA, GOBIERNO MÓVIL Y REDES SOCIALES 42 ARTÍCULO EL PARLAMENTO ABIERTO, UN CAMBIO NECESARIO. DAVID COLERA CALONGE (ESPAÑA) 50 ARTÍCULO PRESERVACIÓN DIGITAL: CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE UNO DE LOS GRANDES RETOS DE NUESTRO TIEMPO. CLAUDIA CECILIA CASTILLO (COLOMBIA) 56 LECTURAS PROFESIONALES GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Y CONOCIMIENTO: HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO LOCAL Y COMUNITARIO. COORD. ALINA CUADRADO CASTELLÓN (CUBA) 58 ARTÍCULO BASES GENERALES DE GOBIERNO ABIERTO DE LA RED DE ARCHIVISTAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL. DAVID ARANDA CORONADO (MÉXICO) 66 ARTÍCULO PARLAMENTO ABIERTO: LA TRAMITACIÓN PARLAMENTARIA DE LA LEY DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Y BUEN GOBIERNO EN ESPAÑA. ROSARIO LÓPAZ PÉREZ (ESPAÑA) 82 INTERNET 84 ENTREVISTA ALMACENAR EN LA NUBE. JUAN JOSÉ HERENCIA (ARGENTINA) 90 SECCIÓN COMUNICACIÓN 360 GRADOS EL BLOG, UNA HERRAMIENTA QUE REVOLUCIONA LA COMUNICACIÓN. BEATRIZ REVILLA (ESPAÑA)

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Editorial REVISTA DOCUMENTACIÓN Septiembre- Diciembre 2013 Año VII - Núm. 33 Fundación Ciencias de la Documentación Institución no lucrativa de ámbito internacional declarada de carácter benéfico social reconocida por ORDEN CUL/718/2005 de 24 de Febrero e inscrita en el Registro de Fundaciones del Ministerio de Cultura Español, número 639 www.documentalistas.org Dirección María Auxiliadora Martín Gallardo info@documentalistas.org skype: fundacioncd Twitter: @fundacioncd ISSN 1988-5032 La Fundación Ciencias de la Documentación no se hace responsable de la opinión de sus colaboradores en los artículos publicados, ni se identifica necesariamente con la misma.

Asimismo, los autores son los únicos responsables ante terceros de la autoría de sus escritos o de aquellos otros elementos suministrados por ellos (fotos, ilustraciones, etc). Con estas premisas, los contenidos están bajo Licencia Creative Commons AtribuciónCompartirIgual 3.0 España.

Fotografía de la portada “Puerta, Biblioteca Pública de Zamora, CyL - España“ por FCD

Mª. Auxiliadora Martín Directora

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na iniciativa ciudadana está recorriendo los países de todo el mundo, demandando más transparencia y más información sobre la gestión de los representantes públicos (senadores y diputados) en las instituciones legislativas. Esta corriente se ha denominado “Parlamento Abierto” (“Open Parliment” en la corriente anglosajona).

Su principio es básico, los representantes trabajan para el pueblo y por tanto su acción debe ser transparente. Para ello, es vital que la gestión realizada en los parlamentos (congresos, senados) se base en principios de la gestión documental que permita que la información parlamentaria esté disponible para su consulta ciudadana, así como sus señorías tengan la capacidad de consultar y acceder de forma rápida a información que les permita una toma de decisiones, que afecta a los ciudadanos, de forma informada, comparada y elaborada.

Siguiendo esta iniciativa mundial, la Fundación Ciencias de la Documentación ha firmado en Washington con la Organización de EstadosAmericanos (OEA), un memorándum de entendimiento que permita poner marcha el proyecto “Documentación en Instituciones Legislativas de América Latina y el Caribe” que a fecha de escribir estas líneas, ha creado un grupo en LinkedIn sobre Parlamento Abierto, y está pendiente de lanzar un curso para parlamentarios y asesores legislativos, así como la constitución de la Red Parlamentaria Regional, de la cual ya se han dado los primeros pasos de contactos y acercamientos.

Y todo esto está reflejado en el nuevo número de la Revista Documentación que tiene ahora mismo en su terminal. Un numero especial, con artículos de especialistas y alumnos de la primera edición del Experto Profesional en “Gestión Documental aplicada al Gobierno Abierto”, donde se abordan desde distintas aristas esta nueva corriente de transparencia y acceso a la información en los gobiernos y parlamentos que desean ser OPEN/ABIERTOS. Nuevamente, les agradecemos su presencia y les invitamos a seguir participando en los próximos números de la Revista.

Buena lectura !!!

SECCIÓN Gestión del Conocimiento

Por Javier Martínez Aldanondo (Chile)

A El Supertrabajador

firmar que cualquier tiempo pasado fue mejor no sólo es discutible sino que también es injusto con quienes vivieron antes que nosotros.

Nunca la vida ha sido fácil y dudo que muchos de nosotros estuviésemos dispuestos a vivir en las mismas condiciones que hace 100, 200 ó 500 años.

En la sociedad del conocimiento, todos los trabajadores son trabajadores del conocimiento. Lo cierto es que, a lo largo de la historia, siempre se ha requerido conocimiento para realizar cualquier tarea pero lo que ha cambiado es que el conocimiento más básico (el empleado en el trabajo físico) ha sido progresivamente automatizado y realizado por máquinas mientras el conocimiento más sofisticado permanece, por ahora, en manos de las personas. La lección es clara: si tu trabajo y tu conocimiento puede ser sustituido por una máquina, entonces más temprano que tarde ocurrirá.

Ahora bien, aunque el mero hecho de tener un empleo y un ingreso fijo es ya una bendición para mucha gente, hay que reconocer que actualmente vivimos tiempos ingratos para trabajar empleado en una organización pública o privada. Y es que el trabajo se ha ido complejizando cada vez más: los clientes son cada día más exigentes y menos fieles ya que cuentan con más alternativas entre las que elegir, cada vez existe mayor competencia entre las organizaciones por ganarse la preferencia de esos clientes, los mercados ponen presión a las empresas, los consejos de administración ponen presión a los equipos directivos y estos exigen más y más a sus empleados. Esta cadena ha convertido a las organizaciones en entidades despiadadamente demandantes respecto de los resultados que exigen a sus integrantes, fijándoles metas más ambiciosas cada año, estableciendo indicadores, sistemas de medición y evaluación del desempeño y mecanismos de seguimiento y control excesivamente agobiantes y que no dejan resquicio alguno para relajarse. No es casualidad la frase que mi abuela solía pronunciar “¿Estrés? ¿qué es eso? nosotros nunca tuvimos estrés”.

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Revista Documentación Este brusco cambio de ritmo al que todos los profesionales tratan de adaptarse como buenamente pueden, ha traído consigo efectos muy palpables: Hasta hace relativamente poco tiempo, a cada trabajador se le exigía y se le pagaba por hacer bien su trabajo, lo que no era poco. Sin embargo, hoy el sueldo de cualquier empleado no solo depende de estar a la altura del desempeño esperado, sino que por el mismo precio, incluye además otras 4 obligaciones que lo abruman puesto que su empleador le exige: 1. Aprender lo que no sabe y necesita para estar actualizado 2. Enseñar lo que sabe a otros que saben menos y que la organización necesita que aprendan 3. Innovar 4. Colaborar No hay duda de que la vida para cualquier trabajador es bastante más complicada sobre todo si se le demanda desplegar 4 nuevas habilidades pero nunca, ni el colegio ni la universidad (y sólo esporádicamente alguna empresa) se preocupó de enseñarles cómo se aprende, cómo se enseña, cómo se innova y cómo se trabaja colaborativamente.

Aprender: Según la ASTD, en 2011 las empresas en EEUU gastaron 150 billones de dólares en el aprendizaje de sus empleados. Nadie duda ya de la importancia de aprender. Lo que eres depende de lo que has aprendido y lo que serás depende de lo que seas capaz de aprender. Cuanto más y mejor aprendes, más conocimiento adquieres y por ende, más valioso te vuelves y más aumenta tu empleabilidad. A mayor formación, más empleo y mejores salarios. A continuación, algunas características del aprendizaje laboral: 1. ¿Cómo se aprende? Por paradójico que parezca, los seres humanos somos expertos en aprendizaje, sabemos aprender pero no sabemos cómo aprendemos. En innumerables ocasiones hemos insistido en que aprendemos haciendo, aprendemos de los errores y aprendemos de las historias.

2. El aprendizaje es parte del trabajo y no una actividad separada de éste. Aprender es trabajar y no es posible trabajar sin aprender.

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3. El aprendizaje es, sobre todo, responsabilidad de cada uno. Yo soy quien más partido le va a sacar y por tanto, el principal interesado en aprender, por eso es fundamental contratar personas curiosas, amantes de los desafíos y deseosas de aprender.

4. Ante un mundo tan veloz y tan incierto: a. Mantenerse actualizado en los últimos conocimientos de tu especialidad es una obligación para todo profesional que se precie.

Aprender es la única manera de progresar y de invertir en el futuro. b. El autoaprendizaje es una de las principales estrategias. Eso significa que no tiene sentido prescribir formación sino facilitar el acceso a que cada trabajador pueda decidir cómo y cuándo necesita aprender incluyendo, por ejemplo, el storytelling o el juego.

5. La mayor parte del aprendizaje en el trabajo es informal (se habla de más del 80%) lo que convierte a la oferta formal de cursos del área de capacitación de la empresa en una solución dramáticamente insuficiente.

6. Uno de los elementos que mayor influencia ejerce en el aprendizaje es la motivación. El éxito es un buen motivador pero un mal maestro porque la conclusión que sacas cuando triunfas es que tienes que seguir haciendo lo mismo y no hay nada que cambiar, no hay nada nuevo que aprender. Por eso es tan importante aprender a perder y a gestionar el fracaso.

Aprender es practicar y reflexionar. Hay 3 cosas respecto del aprendizaje que ya cambiaron para siempre y sin posibilidad de marcha atrás: aprender durante toda la vida, aprender en equipo y aprender con tecnología.

Enseñar: Dado que el conocimiento se encuentra por lo general al interior de las organizaciones (de otra manera estas no existirían), resulta lógico que una de las prioridades de cualquier directivo sea preocuparse por sacar rendimiento a este activo transfiriéndolo desde aquellos que lo tienen hacia quienes lo necesitan, pasando de ser una propiedad individual para convertirse en propiedad colectiva. Ahora bien, la teoría

es siempre mucho más simple que la realidad. En el newsletter Dime como enseñas y te diré como crees que aprende la gente abordamos precisamente el calvario que padece cualquier experto de una empresa al que le solicitan preparar e impartir un curso a sus compañeros. Años atrás, un cliente nos confesaba el fracaso de una iniciativa cuyo objetivo era que sus expertos pusieran por escrito lo que sabían con objeto de transferirlo a sus colegas más noveles. Y es que los expertos no saben lo que saben y tampoco saben cómo hacer que otros aprendan lo que ellos saben. Si aprender es importante, entonces ser capaz de enseñar lo que se sabe es una habilidad fundamental. Pero claro, no puedes enseñar si no sabes cómo se aprende y cómo funciona el cerebro. Un experto lo es por su vasto conocimiento en su ámbito de especialidad pero no en procesos de aprendizaje. ¿Cómo se enseña? Hay una regla que nunca falla: cuanto más habla el profesor, menos aprenden sus alumnos. Por esa misma razón, la equivocación más habitual consiste en considerar que enseñar es sinónimo de transmitir información.

Si la pregunta es qué necesitan saber, la respuesta son siempre contenidos; pero si la pregunta es qué necesitan hacer, entonces la respuesta son siempre tareas y actividades. Por tanto, la clave es decidir: 1. Qué quieres enseñar (en base a oportunidades de mejora) 2. Cómo quieres hacerlo (cuál es la mejor manera de que el alumno aprenda lo que le queremos enseñar) y, 3. Por qué (cuál es el problema que queremos corregir, cuáles son los errores detectados que te hagan pensar que eso es lo que deben aprender) En el aprendizaje (al igual que en la gastronomía), menos es más. No tiene sentido abrumar a quien necesita aprender con toneladas de contenidos sino ofrecerle lo más pertinente (colocarlo en situaciones reales similares a sus tareas diarias) y sólo cuando necesite apoyo, y siempre a petición suya, ofrecerle la posibilidad de acceder a todo tipo de recursos de aprendizaje.

Innovar: Hace justo un año abordamos la relación entre gestión del conocimiento e innovación. Todo el mundo parece estar enamorado de la innovación pero hay 2 detalles que se nos olvidan recurrentemente: 1. Las organizaciones no fueron diseñadas para innovar pero actualmente, ninguna empresa puede escapar de la esquizofrenia de vivir pendiente de los desafíos del presente y al mismo tiempo, anticipar los desafíos futuros.

Lidiar con el presente obliga a no reinventar la rueda que ya funciona y sacar el máximo partido del conocimiento que atesora la organización. Planificar el futuro, sin embargo, implica reinventar la rueda, innovar en nuevas maneras de trabajar y de satisfacer las necesidades de los usuarios. ¿Cómo pueden las empresas vivir con esa tensión permanente?

2. A las personas jamás las enseñamos a innovar. La gran pregunta que casi nadie responde es ¿Cómo se innova? No basta con querer (motivación) o con poder (contar con recursos y con apoyo) sino que también hay que saber. Para innovar es requisito primordial estar enfadado (tener un problema acuciante por resolver), hacerse las preguntas adecuadas (formular nuevas preguntas y buscar nuevas respuestas o generar nuevas respuestas a viejas preguntas), convivir con los errores (el miedo es el mayor inhibidor de la innovación) y tener una base de conocimiento suficiente.

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Innovar es un proceso de aprendizaje. Para innovar hay que arriesgar y para ello necesitamos empleados amantes del peligro y organizaciones que no sólo lo permitan sino que lo fomenten.

Colaborar: “La unión hace la fuerza” es un viejo refrán que todos conocemos pero que no siempre practicamos. Recientemente abordamos la importancia de la colaboración para potenciar el aprendizaje, la transferencia de conocimiento y la innovación. Aprendemos mucho mejor de otros y con otros, sobre todo intercambiando historias. El ser humano es social y colaborativo pero abruptamente olvida esas conductas una vez que se incorpora al sistema educativo, que promueve el individualismo y la competencia. En el mundo laboral nadie trabaja sólo y nadie sabe más que todo el mundo. Entonces, colaborar es una estrategia de supervivencia a pesar de que las organizaciones todavía carecen de mecanismos para facilitar, incentivar y recompensar el trabajo colaborativo. El aprendizaje es un fenómeno natural, viene en los genes de las personas pero no en los de las organizaciones. En palabras del Christophe Lajouanie, Director de gestión del conocimiento de L´Oreal “Las personas aprenden de los errores. Las organizaciones, al ser segmentadas, no. Hay que crear los circuitos para que un área aprenda de los errores de la otra”. Posiblemente el elemento que más influye en la colaboración es la actitud. El Capitán Jack Sparrow, protagonista de Piratas del Caribe, proclamó “El problema no es el problema, el problema es tu actitud frente al problema, ¿Lo entiendes?”. La actitud se puede aprender lo que la convierte en un conocimiento que resulta altamente valioso ya que se trata de la característica que más valoran los directivos respecto de sus empleados. Colaboración es sinónimo de generosidad y de confianza. Para colaborar hay que querer colaborar, estar dispuesto a compartir sin miedo alguno, aquello que te hace importante y en ocasiones hasta insustituible La actitud se puede fomentar diseñando contextos organizacionales adecuados (como las comunidades de práctica) pero también se puede reprimir.

Conclusiones Todo empleado es contratado para trabajar y lo primero que debe hacer, sobre todo cuando es recién licenciado, es aprender a trabajar. La empresa le pide acelerar ese proceso al máximo para que sea productivo (se gane su sueldo) lo antes posible. A medida que va destacando, le pide que enseñe a otros lo que sabe y también que colabore con sus pares. Y una vez cuenta con un cierto nivel de conocimiento, se le pide que innove. Si exigimos a los trabajadores esas 4 conductas, entonces tenemos que asegurarnos por un lado de que el sistema educativo las enseñe (ninguna de ellas forma parte de los curriculums académicos) y que la empresa promueva un ecosistema que las facilite, poniendo todos los medios a su alcance. Es razonable que una empresa aspire a tener colaboradores con mayores capacidades, pero al mismo tiempo tiene que estar dispuesta a realizar el esfuerzo de colocar toda una batería de mecanismos (tiempo, recursos, personas, programas, etc.) para que sus integrantes aprendan a desplegar ese arsenal de conductas que la empresa espera. La quinta obligación que cada vez se exige más es la importancia de cambiar…

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Noticias

Premio Colegio Nacional de Bibliotecarios www.cnb.org.mx/premiocnb.html

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l Consejo Directivo 2011-2013 del Colegio Nacional de Bibliotecarios, A.C., (México), abre el concurso al Premio Colegio Nacional de Bibliotecarios 2012 a los trabajos recepcionales en sus modalidades de Tesis, Tesina e Informe Académico con el apoyo de la Fundación Ciencias de la Documentación (representada en México por su Director Jorge Tlatelpa Meléndez); el Instituto de Investigaciones Bibliotecológicas y de la Información; y la Dirección General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México.

Convenio con Universidad Autónoma de Nuevo León (México)

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a Fundación Ciencias de la Documentación y la Universidad Autónoma de Nuevo León (México), a través de su Facultad de Filosofía y Letras, y su Colegio de Bibliotecología y Ciencias de la Información, han establecido un Convenio General de Colaboración para coordinar la ejecución de diversas estrategias y actividades dirigidas a la promoción y difusión de las Ciencias de la Documentación, dentro del marco que establece la cultura del acceso a la información pública y la protección de datos personales, así como la colaboración interinstitucional para el desarrollo de objetivos concretos en materia de gestión documental y de archivos, tanto en forma tradicional como electrónico.

Para el adecuado desarrollo de estas actividades, ambas entidades han constituido una comisión técnica formada por igual número de representantes de cada una, la cual coordinará las actividades realizadas al amparo del presente Convenio y vigilará su buen cumplimiento.

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Conferencia Magistral en Tlaxcala

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a Fundación Ciencias de la Documentación, la Universidad Politécnica de Tlaxcala Región Poniente, y la Comisión de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de Tlaxcala (CAIPTLAX) coordinaron la Conferencia Magistral ”Archivos Históricos vs. Documentos Electrónicos” a impartir por la Mtra. Rosalba de las Mercedes Vélez Suárez, prestigiada especialista en Archivística de Colombia.

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La Secretaria General de la Organización de Estados Americanos (OEA) y la Fundación Ciencias de la Documentación firman memorándum de entendimiento

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l Secretario General de la Organización de los Estados Americanos (OEA), José Miguel Insulza, y el Presidente de la Fundación Ciencias de la Documentación (FCD) de España, José Raúl Vaquero Pulido, han firmado un memorándum de entendimiento por medio del cual ambas instituciones establecen un marco general de cooperación para promover el desarrollo y fortalecimiento de las Instituciones Legislativas de los Estados miembros de la OEA. El memorándum de entendimiento establece los términos y las condiciones para impulsar y acompañar esfuerzos e iniciativas comunes dirigidas al fortalecimiento institucional, la realización de diagnósticos, conservación, organización de archivos y documentación, así como al análisis y elaboración de estudios para la formación y capacitación de legisladoras, legisladores, líderes políticos y funcionarios públicos en temas relacionados con e l acceso y manejo de la información desde las Instituciones legislativas en sus diferentes niveles.

La implementación del memorándum está prevista que se inicie este mismo año y será por cuenta de un comité, que se formará entre la Secretaria general de la OEA, mediante su Unidad de Apoyo a las Instituciones Representativas de la Secretaria de Asuntos Políticos y la FCD, el cual coordinará las actividades definidas a la firma del memorándum, entre otras: 1. Elaboración de diagnósticos de las capacidades instaladas en las Instituciones Legislativas de la región en temas de conservación, digitalización, gestión y organización de archivos y unidades de información, promoviendo la participación ciudadana.

2. Creación de fondos documentales y bibliográficos en las Instituciones Legislativas que deseen gestionar de forma efectiva su información, para así generar un conocimiento que las haga más competitivas y de utilidad social.

3. Capacitaciones en gestión documental aplicadas al Parlamento Abierto, con el fin de promover la transparencia, ajustando procesos de gestión documental a estrategias de Parlamento Electrónico, potenciando así aspectos como la normalización e interoperabilidad documental.

Asimismo ambas partes informarán a la opinión pública de los avances en esta colaboración conjunta a través de sus portales y mediante las redes sociales.

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La Fundación CD en la agenda de Parlamentos Abiertos

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l Secretario General de la Organización de los Estados Americanos (OEA), José Miguel Insulza, recibió en la sede de la institución hemisférica en Washington, DC, una delegación de parlamentarios de Chile y México, con quienes dialogó sobre caminos posibles para avanzar en la iniciativa de Parlamento Abierto de la región, que lideran los legisladores.

El Secretario General de la OEA y los congresistas hablaron sobre los principios fundamentales de la iniciativa centrada en la importancia de dotar de mecanismos que impriman más transparencia a los poderes legislativos de la región, mediante una mayor difusión de la información contenida en los documentos públicos; una mayor participación ciudadana; y una mayor rendición de cuentas en las gestiones legislativas a nivel nacional, regional y municipal.

Asimismo abordaron la posibilidad de incorporar la iniciativa dentro de los sistemas estudiados por el Mecanismo de Seguimiento de la Implementación de la Convención Interamericana contra la Corrupción (MESICIC), de la OEA, que integran 31 Estados Miembros de la OEA. También expresaron interés en sumar el proyecto a la Red Latinoamericana por la Transparencia Legislativa, que actualmente está compuesta por Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Guatemala, México, Perú y Venezuela.

El Secretario General Insulza y los parlamentarios coincidieron en el interés de sumar a la agenda de Parlamento Abierto los principios de la Alianza de Gobierno Abierto (Open Government Partnership, OGP), en la que participan 60 países, y en particular su capítulo referido a la Apertura Legislativa, que busca promover la transparencia y la lucha contra la corrupción a través del empoderamiento de los ciudadanos y el uso de las nuevas tecnologías en los Parlamentos.

En la reunión participaron el senador Hernán Larrain, presidente de la Comisión de Ética y Transparencia del Senado de Chile; la senadora Arely Gómez, presidenta del Comité de Garantía de Acceso y Transparencia de la Información del Senado de México; el diputado Patricio Vallespín, presidente de la Comisión de Ética de la Cámara de Diputados de Chile; el Representante Permanente de Chile ante la OEA, Darío Paya; el Director del Departamento de Cooperación Jurídica de la OEA, Jorge García González; y el Coordinador de la Unidad de Apoyo a Instituciones Legislativas de la Secretaría de Asuntos Políticos de la OEA, Moisés Benamor.

FOTO: OEA/OAS

Auspiciamos encuentro de jóvenes legisladores de las Américas

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a Fundación Ciencias de la Documentación auspició el Encuentro de jóvenes legisladores, empresarios y representantes de la sociedad civil de las Américas, que se realizó en la Sede del Parlamento Andino, Santa fe de Bogotá, Colombia, el 31 de julio 2013.

Este encuentro, que se organizó gracias al apoyo financiero del Gobierno de Canadá, y convocado por la Organización de los Estados Americanos (OEA) junto al Parlamento Andino, buscó bajo el lema “El Rol de las Instituciones Legislativas en el Desarrollo”, que lideres jóvenes de diversos sectores de la sociedad participaran en un diálogo amplio del nuevo alcance y responsabilidad que tiene la actividad legislativa para lograr un impacto más directo, eficaz y oportuno en los temas de desarrollo económico, combate contra la pobreza, transparencia y equidad en democracia.

Puesta en marcha del grupo Parlamento Abierto

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on el fin de dar soporte al proyecto Documentación en Instituciones Legislativas de América Latina y el Caribe, coordinado por la Organización de Estados Americanos (OEA) y la Fundación Ciencias de la Documentación, se ha puesto en marcha en LinkeIn el grupo de trabajo Parlamento Abierto.

Acerca del grupo Parlamento Abierto La creciente importancia que van adquiriendo los poderes legislativos, tanto en el funcionamiento de las democracias de América Latina y el Caribe, como en los procesos de integración y participación ciudadana, requiere de instituciones verdaderamente sólidas y capaces de cumplir cabalmente con sus funciones y responsabilidades.

Por ello, la Organización de Estados Americanos (OEA) y la Fundación Ciencias de la Documentación han puesto en marcha el proyecto “Documentación en Instituciones Legislativas de America Latina y el Caribe” que busca promover el desarrollo y fortalecimiento institucional de los Parlamentos, que depende en gran medida de la capacidad que una institución tiene en términos de recursos estratégicos como el conocimiento, la información y el personal calificado.

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Temas de trabajo Nuevas tecnologías de comunicación e información en parlamentos; Probidad y ética legislativa; Tratamiento presupuestario; fiscalización parlamentaria; Técnica legislativa y negociación parlamentaria; Relaciones legislativo-ejecutivo; Estrategias institucionales de comunicación política; Relaciones con la sociedad; Sistemas de asesoría parlamentaria y fórmulas de elección parlamentaria; Gestión Documental aplicada en políticas de acceso a información parlamentaria; Papel de los archivos, bibliotecas y centros de documentación en los parlamentos; Apertura, reutilización e interoperabilidad de la información parlamentaria; Nuevos retos a la información legislativa (BigData; Redes Sociales; Movilidad; …); Etc.

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Primeras Jornadas Nacionales de Conservación Preventiva y Gestión de Riesgos “Experiencias Nacionales en rescate y gestión de riesgos en colecciones de Archivos, Bibliotecas y Museos” “II Jornadas Documentación y Sociedad” 22, 23 y 24 Agosto 2013 Montevideo (Uruguay) Universidad de la República (Uruguay) Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines “Ing. Federico E. Capurro”

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e realizaron en Montevideo las PRIMERAS JORNADAS NACIONALES DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA Y GESTIÓN DE RIESGOS organizadas por la Escuela Universitaria de Bibliotecología y Ciencias Afines (EUBCA) durante los días 22, 23 y 24 de agosto.

Destacados expertos latinoamericanos y distintos profesionales, especialistas y trabajadores del medio se dieron cita en el teatro de la Facultad de Artes donde intercambiaron experiencias del quehacer de Archivos, Bibliotecas y Museos, relacionadas con la gestión, la conservación, la recuperación y las posibilidades a futuro, de los distintos soportes custodiados en las Instituciones públicas o privadas del país.

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Para ponerse en contacto con nosotros: Por carta.

Revista Documentación Apartado 545. 10600 Plasencia Cáceres (España) Por email: inf@documentalistas.org

Presentación de DVD con la base de datos para teatro, más importante y extensa de América Latina www.teatrosolis.org.uy l pasado jueves 22 de agosto se presentó en el Centro de Investigación, Documentación y Difusión de las Artes Escénicas (CIDDAE) del Teatro Solís (Montevideo) el DVD titulado: II de la Colección “Il Teatro dei Due Mondi”, dedicado a ese mismo teatro.

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(RIIA), el ‘Instituto per lo Studio della Musica Latinoamericana’ (IMLA) y el Centro de Investigación en Artes Musicales y Escénicas del Litoral Noroeste (CIAMEN, UdelaR) con la participación permanente del personal del CIDDAE.

El material que constituye la base de datos más extensa elaborada para un teatro de las Américas, y una de las más importantes a nivel mundial, es resultado de la labor conjunta del Grupo de Investigación del Departamento de Musicología de la Escuela Universitaria de Música, Investigadores y estudiantes de la Universidad Ca’Foscari de Venecia, el Study Group “Relaciones Italo- Iberoamericanas” de la International Musicological Society”

El DVD incluye, además, artículos de Annibale Cetrangolo, Laura Malosetti, Marita Fornaro y Demetrio Pala, con una importante iconografía.

Este trabajo ha sido financiado por la Comisión Sectorial de Investigación Científica de la Universidad de la República (CSIC), actual financiadora; el Fondo “Clemente Estable”, y el Fondo para Archivos Iberoamericanos (Programa ADAI).

OEA y Fundación CD organizan conjuntamente un curso sobre Parlamento Abierto para legisladores de América Latina y el Caribe

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ada vez más, va creciendo la demanda ciudadana de que las Instituciones Públicas tengan una conexión directa y dinámica con ellos a fin de poder valorar adecuadamente los actos de sus representantes. Por otro lado, resulta también de suma importancia que el legislador cuente con un acervo informativo integral que le permita buscar información para estudiar y resolver los múltiples problemas con los que debe lidiar en su función legislativa, en las distintas temáticas.

En pos de dicho objetivo y de desarrollar capacidades relativas a la información, el conocimiento y la transparencia en las Instituciones Legislativas de sus Estados Miembros, la OEA ha generado una alianza

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de trabajo con la Fundación Ciencias de Documentación, entre cuyas primeras acciónes stán la puesta en marcha de un curso online para legisladores de América Latina y el Caribe sobre Parlamento Abierto.

Este curso se ha diseñado con el fin de abordar tres aspectos: En primer lugar, incentivar el cumplimiento de los principios establecidos en la Declaración de Santiago sobre Transparencia e Integridad en los Parlamentos y Partidos Políticos firmada en el año 2012, y en la cual se destaca “el papel central que desempeñan la transparencia, la accesibilidad y la integridad parlamentaria, tanto en el combate contra la corrupción, como en el fortalecimiento de la gobernabilidad democrática de nuestros Estados”.

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Convocatoria de propuestas de colaboración http://es.scribd.com/doc/158709157/plantilla-colaboraFCD

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a Fundación Ciencias de la Documentación ha superado los 20.000 miembros con profesionales de Europa, Latinoamérica, África y Estados Unidos de Norteamérica.

Con el fin de fortalecer las redes de trabajo en los campos de la gestión de información y documentación, se ha abierto una convocatoria pública de propuestas para colaborar con la Fundación Ciencias de la Documentación.

6.

PAÍS(es) DONDE COLABORACIÓN

REALIZAR

7. OBJETIVO(s) DE LA COLABORACION (que necesidades detectadas cubre) 8. DESCRIPCIÓN LO MÁS DETALLADAPOSIBLE DE LA PROPUESTA DE COLABORACION 9. BENEFICIARIOS

NO SE TRATA de presentar proyectos, investigaciones o actividades a financiar o auspiciar, ni solicitar contratación laboral o de profesorado, sino que buscamos propuestas que permitan a profesionales individuales o instituciones encontrar puntos de fortalecimiento mutuos, bajo la premisa de que 1+1 = 3

10. PRESUPUESTO ESTIMADO

Los interesados en presentar su propuesta pueden descargar y enviar cumplimentada la plantilla de colaboración que encontrarán en SCRIBD o enviando en un fichero cumplimentadas las siguientes cuestiones:

13. PROBABILIDAD DE ÉXITO

11. FUENTES PARA SU FINANCIACIÓN (si fuera necesaria) 12.

DURACIÓN COLABORACIÓN

ESTIMADA

DE

3. DATOS DE CONTACTO (email, skype, etc) 4. ¿LA SOLICITUD DE COLABORACION ES A TÍTULO PERSONAL O INSTITUCIONAL? 5. EN CASO DE SER INSTITUCIONAL: NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN, URL Y CARGO QUE DESEMPEÑA EN LA MISMA

LA

14. CONTACTOS, REDES, ETC QUE PUEDAN APOYAR A SU CONSECUCIÓN / ÉXITO

15. CUALQUIER OTRA CUESTIÓN 1. NOMBRE COMPLETO DE QUIEN REALIZA CONSIDERE DE INTERÉS LA SOLICITUD DE COLABORACIÓN 2. NACIONALIDAD

LA

QUE

Artículo

Gobierno abierto, Datos abiertos y participación ciudadana en Chile

Goverment offices, shinjuku | Tokyo. Foto n5u5r. Flickr

Autor: Alessandro Chiaretti (Chile) Magíster en “Planificación y gestión de servicios documentales avanzados”, 2006, Università degli studi di Urbino “Carlo Bo”, Italia.

Licenciatura en conservación de bienes culturales con mención en “Archivología”, 2005, Università degli studi di Urbino “Carlo Bo”, Italia.

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Gobierno abierto

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l Gobierno abierto (Open government en inglés) se puede definir como una política de apertura de los gobiernos y de las administraciones públicas hacia nuevas formas de transparencia y de participación de los ciudadanos en los asuntos públicos.

En general, el Gobierno abierto prevé que, con el propósito de favorecer acciones eficaces y garantizar un control público sobre su accionar, todas las actividades de los gobiernos y de las administraciones del estado sean abiertas y accesibles. Esto constituye el nuevo desafío a la hora de diseñar procesos de gobierno electrónicos verdaderamente eficaces y orientados a una real interacción entre ciudadanos, entre las administraciones y entre los ciudadanos y las administraciones (Di Donato, 2010, p. 14).

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proporciona información sobre lo que está haciendo, sobre sus planes de actuación, sus fuentes de datos y sobre lo que puede ser considerado responsable frente a la sociedad.

Ello fomenta y promueve la rendición de cuentas de la administración ante la ciudadanía y un permanente control social; - Participación (Tomar parte): un gobierno participativo promueve el derecho de la ciudadanía a participar activamente en la formulación de políticas públicas y facilitar el camino para que las administraciones públicas se beneficien del conocimiento, ideas y experiencia de los ciudadanos. Promueve la creación de nuevos espacios de encuentro que favorezcan el protagonismo e implicación de los ciudadanos en los asuntos públicos;

- Colaboración (Contribuir): un gobierno colaborativo compromete e implica a los ciudadanos y demás agentes sociales en el Los principios que rigen esta nueva política se esfuerzo por trabajar conjuntamente para inscriben en la tradición de derechos de primera resolver los problemas nacionales. Ello supone generación, como la libertad de prensa y de la la cooperación y el trabajo coordinado no sólo libre circulación de información y de ideas. Estos con la ciudadanía, sino con las empresas, mismos valores son erigidos como derechos asociaciones y demás agentes, y permite imprescindibles en la Declaración Americana de el esfuerzo conjunto dentro de las propias los Derechos y Deberes del Hombre que, en su administraciones, entre ellas y sus funcionarios artículo IV, establece que “toda persona tiene transversalmente (Ramírez-Alujas, 2012, p. 19). derecho a la libertad de investigación, de opinión y de expresión, y de difusión del pensamiento Así, un Gobierno abierto sería aquel en el que por cualquier medio” (Hoffman y Ramírez-Alujas las empresas, organizaciones de la sociedad y Bojórquez Pereznieto, 2012, p. 9). civil y los ciudadanos pueden “saber cosas” (obtener información relevante y comprensible); Del mismo modo, no se puede olvidar que “conseguir cosas” (obtener servicios y realizar cualquier política, y de particular manera el transacciones desde y con el gobierno), y “crear Gobierno abierto, tiene que basarse sobre los cosas” (participar en el proceso de toma de principios de buen gobierno, como transparencia, decisiones). rendición de cuentas, equidad, eficiencia y eficacia y altos estándares de comportamiento El Gobierno abierto constituye una plataforma ético (OCDE, 2006). para repensar el rol del Estado con un enfoque pro ciudadano, a través del cual se pueden abrir Según el Memorando sobre Transparencia y espacios de participación y colaboración entre Gobierno abierto del 21 de enero de 2009 del el sector público, la sociedad civil y el sector presidente Obama, considerado como un hito privado. refundacional del movimiento de Gobierno abierto, los tres pilares básicos de esta política Desde luego, en la actuación de estas políticas, son: no hay que olvidar cuáles pueden ser los límites o las dificultades para su implementación. Además - Transparencia (Saber): un gobierno transparente de la necesidad de encontrar un equilibrio entre

transparencia y seguridad nacional por parte del Estado, las principales dificultades se relacionan con la falta de confianza de los ciudadanos en los servicios ofrecidos.

Uno de los límites de implementación del Gobierno electrónico puede residir en la actitud y receptividad de los propios ciudadanos que, sin una adecuada información y formación, pueden desconocer la oferta de servicios de los Gobiernos o ser reacios a utilizarlos. Sobre la confianza ciudadana influyen también las políticas de protección de la información y de seguridad informática, y las garantías sobre la privacidad y las modalidades de utilización de la información.

en inglés), o sea, datos libremente accesibles para todos, tienen cada vez un rol más significativo.

La publicación proactiva de datos relevantes y de interés sobre la gestión de los asuntos públicos, permite incrementar la transparencia, la rendición de cuentas y el escrutinio público permanente.

Además, a través de la publicación de los datos, se puede promover la innovación gracias a la utilización de estos por parte tanto del sector público como privado. La creación de nuevos servicios y aplicaciones tecnológicas puede crear nuevas actividades económicas y mejorar los servicios ofrecidos a los ciudadanos.

La característica más innovadora de los Datos abiertos se encuentra de hecho en su capacidad de dar vida a sistemas de informaciones Otro aspecto muy relevante es la estratificación complejos en que los datos, creados o en todo o brecha digital. En general, aunque el número caso gestionados por un sujeto público, pueden de usuarios de Internet ha ido aumentando a lo ser generalmente distribuidos y reutilizados largo de los últimos años a nivel global, todavía (Pescini y Volpi, 2012, p. 129). es necesario tener en cuenta la existencia de minorías que por razones de edad, ámbito Estos datos tienen que ser libres de limitaciones geográfico, nivel socioeconómico, educativo, tecnológicas y legales que impidan su lengua o cualquier otro aspecto, tienen especiales reutilización, su modificación y la combinación dificultades a la hora de acceder a los servicios con otros datos, de manera tal de permitir el electrónicos. Estos problemas se refieren tanto a acceso a las informaciones de forma directa y la capacidad para acceder a los servicios como transparente, para hacer a los ciudadanos más para llegar a los contenidos. conscientes y, por tanto, más libres.

En términos prácticos y para concretar dichos principios, las estrategias de Gobierno abierto se han venido cristalizando a través de dos ejes fundamentales:

Los datos pueden ser utilizados, reutilizados y redistribuidos libremente por cualquier persona, y se encuentran sujetos, a lo más, al requerimiento de atribución y de compartirse de la misma manera en que aparecen (Open Data Handbook, a. La apertura de datos públicos, que supone 2012). Los datos, definidos como “crudos” (raw publicar información del sector público en data [2]) para distinguirlos de los resultados formatos estándar, abiertos e interoperables, producidos de su utilización (documentos), permitiendo la reutilización de los mismos; tienen que ser completos, desagregados y constantemente actualizados. b. La apertura de procesos y el uso de redes sociales y plataformas para la participación Según la Open Knowledge Definition [3], la ciudadana, que persigue facilitar la comunicación forma de distribución de los Datos abiertos tiene e interacción, aprovechar el conocimiento y la que satisfacer principalmente las condiciones experiencia de los ciudadanos para ayudar en de libertad de acceso, de redistribución y el diseño y ejecución de políticas y provisión de reutilización, además, tiene que garantizar la servicios públicos (Ramírez-Alujas, 2012, pp. ausencia de restricciones tecnológicas y la 19-20). posibilidad de utilización por parte de cualquier persona.

Datos abiertos La idea básica es entregar datos en un formato En los procesos de apertura de la administración lo más abierto y auto-descriptivo posible y, por pública, los llamados Datos abiertos (Open data lo tanto, que se puedan fácilmente reelaborar.

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Revista Documentación De esa manera se permite el acceso a sujetos distintos de sus productores y se fomenta la reutilización de los datos para nuevos análisis y desarrollo de aplicaciones online. Los datos se pueden considerar como recursos que oportunamente elaborados pueden entregar servicios útiles a los ciudadanos y a las empresas.

El potencial valor económico que la apertura de los datos puede llevar consigo ha sido objeto de varios estudios (European Commission, 2000; Boyle, 2005; Di Donato, 2010, pp. 42-44; Proyecto Aporta, 2011). Este valor no reside tanto en los datos, que no tienen un valor intrínseco, sino en las posibilidades de su utilización y reutilización.

Lo que tiene un verdadero valor es lo que se desarrolla a partir de los datos gracias al hecho que están disponibles.

El formato en que se publican los datos, seguramente tiene un rol clave para la reutilización de los mismos. Una condición necesaria para que los datos puedan ser tratados de manera automática, es que sean distribuidos de manera abierta.

Iniciativas de Gobierno abierto en Chile “Estamos trabajando para modernizar nuestro Estado y ponerlo cien por ciento al servicio de nuestros ciudadanos”. Esta es una de las declaraciones más citadas del Plan Estratégico de Gobierno Electrónico 2011-2014 [4] del presidente chileno Sebastián Piñera.

Desde septiembre de 2011, Chile es miembro del Open Government Partnership (OGP), organismo cuyos esfuerzos se orientan a propiciar compromisos concretos desde los gobiernos para actuar políticas de Gobierno abierto, y es reconocido como ejemplo de referencia en América Latina en tema de Gobierno abierto [5].

El marco normativo en que se desarrollan las actividades de Gobierno abierto en Chile está compuesto principalmente por: la ley n. 20.285 [6] de 2008 sobre acceso a la información pública, que tiene el objetivo de abrir la información de los organismos públicos; la ley n. 20.500 [7] sobre asociaciones y participación ciudadana en la gestión pública, que trata de la relación entre Estado y sociedad civil, promoviendo una cultura de corresponsabilidad; el Instructivo presidencial para la participación ciudadana en la gestión pública de abril de 2011 [8], que complementa la ley sobre la participación ciudadana, donde se insta a los servicios públicos a formalizar sus modalidades de participación, incluyendo la utilización de ventanillas virtuales de opinión y consultas públicas, entre otras; y el Instructivo presidencial sobre Gobierno abierto de noviembre de 2012 [9], que fija

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reglas precisas sobre el funcionamiento del Portal de Gobierno abierto [10] y sobre la publicación de Datos abiertos.

Un rol estratégico en la implementación de estas políticas lo tiene la Unidad de Modernización y Gobierno Digital [11] del Ministerio Secretaría General de la Presidencia. Esta se preocupa de liderar y coordinar las iniciativas y también de fomentar las relaciones con el sector privado, el tercer sector, las universidades, etc. Objetivo principal de la Unidad para la implementación de las iniciativas de Gobierno abierto fue crear un modelo donde lo central fuera el diseño de servicios orientados a los usuarios, dejando el enfoque institucional y de la eficiencia (Bustamante y Mancini, 2012, pp. 23-24).

por el trabajo en tema de Datos abiertos es la Biblioteca del Congreso Nacional, referencia a nivel regional con su portal de Datos abiertos enlazados (BCN, 2013) [13].

En materia de transparencia hay que señalar la reciente realización del Portal de Transparencia [14] administrado por el Consejo para la Transparencia, que se propone como plataforma única que canaliza todas las solicitudes de información que las personas hacen a los organismos de la administración del Estado.

Además, el Portal ofrece seguimiento a las respuestas de dichas solicitudes, capacitación e información estadística.

La adhesión al portal por parte de los organismos públicos es voluntaria, y a pocos meses de su Punto de acceso principal a las iniciativas implementación sólo han adherido unas pocas gubernamentales es el Portal de Gobierno municipalidades. Desde luego, el crecimiento del abierto, que busca facilitar el acceso de los portal podría superar la actual fragmentación de la ciudadanos a los espacios de participación, información sobre las solicitudes de información transparencia y servicio que el Estado Chileno y mejorar notablemente la experiencia de los tiene disponibles para ellos, reuniéndolos en ciudadanos que tendrían un único punto de un solo lugar. Los lineamientos principales que acceso (con necesidad de identificarse una definen el Portal son la entrega de información sola vez y utilizando un mismo formulario) para de manera activa y dinámica, la escucha de efectuar solicitudes a las distintas instituciones. requerimientos y problemas ciudadanos, y el establecimiento de canales orientados a la Las peticiones y necesidades de transparencia participación ciudadana. y apertura están llegando también a los Parlamentos. A este propósito hay que señalar El Portal se divide en tres secciones: a) la reciente “Declaración sobre el Parlamento “Infórmate”, que da acceso a los sitios del Portal Abierto” (Declaration on Parliamentary Openness) de Datos abiertos, a Gobierno transparente (un [15], soportada por más de 120 organizaciones, directorio de instituciones y un buscador de que se definen como Parliamentary Monitoring información que facilita el acceso a información organizations (PMO). Esta declaración hace un de transparencia activa), y a Chile atiende llamado a extender la cultura de la transparencia, (ventanilla única de acceso a información y a a hacer más transparente la información trámites entregados por las instituciones del parlamentaria, a hacer más fácil y amigable Estado); b) “Te escuchamos”, relacionada con el acceso a dicha información, a establecer los mecanismos y los servicios definidos para o desarrollar los existentes mecanismos de responder a las solicitudes de transparencia comunicación de la información del parlamento. pasiva; y c) “Involúcrate y participa”, espacio dedicado a la participación ciudadana.

A nivel regional, se ha creado la Red Latinoamericana por la Transparencia El Portal de datos gubernamental es Legislativa [16], que reúne organizaciones de probablemente la parte más visible y utilizada por distintas naciones interesadas en el tema, y los ciudadanos y, con posterioridad al Instructivo que se encuentra también entre los principales presidencial sobre Gobierno abierto, ha tenido promotores de la “Declaración sobre el un gran crecimiento tanto en cantidad de visitas Parlamento Abierto”. La Organización de los como de datos publicados [12].

Estados Americanos (OEA) tiene también interés en promover la apertura de los parlamentos de Otra institución pública chilena que se destaca la región. A este propósito hay que señalar el

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Revista Documentación reciente (17 de junio de 2013) memorándum de entendimiento firmado con la Fundación Ciencias de la Documentación (FCD), que busca fortalecer la gestión de los poderes legislativos de la región mediante acciones que fomenten la transparencia, el acceso a la información pública y la participación ciudadana (OEA, 2013).

En Chile, las dos ramas del Congreso cumplen con los requisitos de la Ley de Transparencia, y además el Senado ofrece el servicio “Datos abiertos legislativos”, que entrega de manera abierta los datos de los proyectos tramitados en formato Xml [17].

Recientemente en el mismo Congreso, a través del trabajo de distintas comisiones y de contactos con el Consejo para la Transparencia, se han empezado a considerar los temas de probidad y transparencia desde la perspectiva legislativa y la elaboración de nuevas políticas de transparencia activa y proactiva (Congreso, 2013).

Por otra parte, aunque no se hable directamente de Gobierno abierto, también a nivel local es posible encontrar iniciativas notables en tema de apertura y participación ciudadana. Se destacan en este sentido el Portal de datos públicos de la Municipalidad de Peñalolén, única administración local chilena que ha implementado iniciativas de Datos abiertos, y la presencia de un grupo de varias municipalidades que realizan presupuestos participativos [18].

En este contexto resulta también útil describir brevemente la situación de la Municipalidad de Providencia donde, bajo la dirección de un nuevo gobierno local, se están poniendo en práctica los principios de la participación ciudadana. A través de la iniciativa “Piensa Providencia” [19], se están llevando a cabo una serie de cabildos territoriales y otras iniciativas de participación dirigidas no solo a los vecinos de la comuna, sino también a quienes trabajan o estudian en ella, para definir el nuevo Plan de desarrollo comunal [20].

Recientemente se han instaurado algunos fondos concursables destinados a financiar proyectos que buscan hacer más eficiente y efectiva la participación ciudadana, reforzando

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el rol articulador y facilitador del municipio en su relación con los ciudadanos y las organizaciones sociales de la comuna [21].

Además, según el programa municipal, durante los primeros dos años de administración se deberían implementar la realización de presupuestos participativos en temas comunitarios y la activación de un plan de Datos abiertos (Programa municipal, 2012, pp. 2 y 5).

La participación ciudadana en Chile El rol de los ciudadanos y de las organizaciones de la sociedad civil es muy importante. Ellos están llamados a exigir a los gobiernos una mayor apertura y transparencia, a sensibilizar a la opinión pública sobre esos temas y a participar de forma directa y proactiva.

En general se habla de dos movimientos involucrados en estos procesos: los activistas para el acceso a la información y el movimiento del Open Government Data. El objetivo común de los dos movimientos es la mejora del derecho de acceso a la información, pero los primeros ponen más énfasis en la obligación de las instituciones públicas de responder a las peticiones de acceso a la información; en cambio, los segundos se preocupan principalmente de la entrega proactiva por parte de las administraciones de grandes volúmenes de informaciones en formatos y bajo condiciones que permitan su reutilización (Access Info Europe y Open Knowlegde Foundation, 2010, p. 40).

A nivel chileno se encuentran bastante representados ambos movimientos. Cabe señalar la presencia del Consorcio por la transparencia [22], que reúne cuatro organizaciones sin fines de lucro (Pro Acceso, Ciudadano Inteligente, Pro Bono, Corporación Participa), y que se propone incentivar la participación de la ciudadanía en la gestión pública y, a su vez, educarla respecto a los alcances del derecho al acceso a la información pública.

En particular la Fundación Ciudadano Inteligente [23], además del interés por la transparencia y la participación, tiene como objetivo la implementación de políticas de Datos abiertos en la gestión de información de los gobiernos.

Entre las varias iniciativas de la Fundación, en este contexto cabe destacar el sitio web votainteligente.cl, desarrollado con la ayuda de otras organizaciones de la sociedad civil. A través de este instrumento, que está llegando a su cuarta versión para las próximas elecciones presidenciales de noviembre de 2013, se trata de promover la participación ciudadana y el voto informado por medio de distintas herramientas. El sitio permite comparar y conocer las propuestas de los candidatos, así como hacerles preguntas y plantearles inquietudes directamente. De esta forma, los ciudadanos pueden encontrar al candidato que mejor los represente.

En conjunto con votainteligente.cl se ha desarrollado también la iniciativa “Quien te financia” [24], que propone a los candidatos transparentar los financiamientos que reciben en sus campañas.

La iniciativa trata de suscitar un debate más amplio sobre el financiamiento de la política en general en la realidad chilena, en torno al cual actualmente no hay suficiente transparencia.

Otro movimiento interesante es el del periodismo de datos, a este respecto en Chile cabe señalar la iniciativa Poderopedia [25], una plataforma colaborativa que recopila y ofrece información sobre las personas involucradas en los negocios y en la política en Chile. A través de la utilización de información pública, visualizaciones de datos y tecnología semántica, Poderopedia trata de mostrar las relaciones entre las personas, empresas y organizaciones de interés público, para reflejar eventuales conflictos de interés y promover una mayor transparencia. En 2013, Poderopedia ha sido el primer sitio web chileno en ser seleccionado entre los finalistas del Data Journalism Award (Poderopedia, 2013).

Conclusiones Como se espera haber mostrado en los párrafos anteriores, se puede decir que en Chile los temas principales del Gobierno abierto están presentes en varias instituciones y organizaciones de distinto nivel.

A nivel central, las iniciativas desarrolladas han logrado buenos resultados en lo concerniente a la modernización del Estado y a las políticas de Datos abiertos. Las iniciativas de colaboración y participación, en cambio, analizando el bajo número de propuestas e ideas presentes en el portal de Gobierno abierto, al parecer no lograron suscitar el mismo interés en los ciudadanos [26].

Donde los ciudadanos participaron más fue en la campaña de digitalización de trámites públicos, llamada “Chile sin papeleo” [27], en la que de los 171 tramites digitalizados hasta julio de 2013, 61 lo fueron en respuesta a 11.446 peticiones de ciudadanos [28].

Probablemente, las limitaciones que tienen las administraciones locales, con respecto a una administración central en tema de recursos, medios humanos, conocimiento técnico, soporte y asesoramiento, influyen sobre el atraso que las municipalidades chilenas tienen en

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>> “Otro movimiento interesante es el del periodismo de datos, a este respecto en Chile cabe señalar la iniciativa Poderopedia [25], una plataforma colaborativa que recopila y ofrece información sobre las personas involucradas en los negocios y en la política en Chile”

Revista Documentación tema de transparencia [29] y Datos abiertos.

Con todo, el hecho que la municipalidad sea el organismo administrativo más cercano al ciudadano, le permite tener mejores resultados en temas de participación. A este propósito, cabe señalar que, como demuestra también el exitoso caso del Gobierno Vasco [30], para lograr una participación efectiva y un impacto en el mundo real, es imprescindible considerar las tecnologías no como un fin, sino como un medio. Se requiere trabajar para involucrar a los ciudadanos en actividades, también a nivel presencial, a través del dialogo y de la entrega de información, con el objetivo de volver a crear confianza en las instituciones.

Desde luego, el rol de la sociedad civil en el proceso de manutención y mejoramiento de la apertura del Gobierno y de las instituciones resulta fundamental. En particular en Chile, hay una red de organizaciones civiles bastante desarrollada que se preocupa de fiscalizar, pretender rendiciones de cuentas por parte de las instituciones y sensibilizar a la ciudadanía sobre los temas de transparencia y participación.

A pesar de los resultados alcanzados y de las iniciativas en curso, resulta indispensable seguir con el trabajo de difusión y de presión sobre las instituciones, para lograr transparentar zonas todavía opacas y hacer que las iniciativas alcancen resultados concretos y no se queden sólo como buenos propósitos o simple propaganda.

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Disponible en: http://bit.ly/SjJGCZ. Notas en el texto Todas las URL presentes en el texto han sido consultadas el día 9 de julio de 2013.

[1] Una efectiva reconstrucción del debate sobre el Gobierno abierto en el ámbito de la teoría política y de la academia se encuentra en (Ramírez-Alujas, 2012).

[2] “Row data now” es el eslogan con el que Tim Berners-Lee se presentó al TED2009 (Tim Berners-Lee: The year open data went worldwide, www.ted.com/talks/view/lang/en//id/788).

[3] http://opendefinition.org/okd/espanol.

[4] Disponible en www.modernizacion.gob.cl/ assets/doc/Brochure_estrategia_MeGob.pdf.

[5] La decisión de organizar el encuentro 2012 de la Open Government Partnership en Chile, puede ser considerado como testimonio de la consideración en el ámbito internacional por el trabajo desarrollado en Chile. Además, en abril de 2013, el Portal de Gobierno abierto de Chile ha sido seleccionado entre los ocho ganadores del Premio Gobierno Abierto Puntogov/ASAEC (Díaz Rato, 2013).

Poderopedia elegido finalista del Data Journalism Award. 29 de abril de 2013. En Podreopedia Blog. [en línea]. Disponible en: http://blog.poderopedia. org/post/49205338912/poderopedia-elegidofinalista-del-data-journalism-award.

[6] www.leychile.cl/Navegar?idNorma=276363& buscar=20285.

Programa municipal, Providencia somos todos. 2012. [en línea]. Disponible en: https:// dl.dropboxusercontent.com/u/25602448/ Providencia/Programa%20Comunal/Programa_ Municipal_Providencia_Somos_Todos.pdf.

[8] www.gobiernotransparente.cl/ asistente/oficios/InstPres-participacionciudadana0022011.pdf.

[7] www.leychile.cl/Navegar/index_html?idNorm a=1023143&buscar=20.500.

[9] www.gobiernoabierto.gob.cl/sites/default/ files/gab.pres.ndeg005.pdf.

PROYECTO APORTA, Estudio de Caracterización del Sector Infomediario. 2011. [10] www.gobiernoabierto.gob.cl. [en línea]. Disponible en: http://www.ontsi.red. es/ontsi/en/estudios-informes/characterization- [11] www.modernizacion.gob.cl. study-infomediary-sector-june-2011.

[12] De poco más de 100 set de datos publicados

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inicialmente, en abril de 2013 se había llegado a más de 1210, aportados por 207 instituciones.

Una nota explicativa se puede encontrar en www.gobiernoabierto.gob.cl/noticias/gobiernoincrementa-en-un-700-la-publicacion-de-datospublicos.

[13] Para un análisis más detallado de la situación de los Datos abiertos en Chile al 2012 y para una introducción a los Datos abiertos enlazados, véase (Chiaretti, 2013).

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22] http://consorcioporlatransparencia.cl.

[23] www.ciudadanointeligente.org.

[24] www.quientefinancia.cl.

[25] www.poderopedia.org.

[14] www.portaltransparencia.cl.

[26] Al 7 de julio de 2013 resultan presentes en la sección “Involúcrate y participa” del Portal de Gobierno abierto: 53 “ideas”, 0 “Yo propongo”, 1 “Consultas ciudadanas”, 0 “Consejos de sociedad civil”, 1 “Cuentas públicas”.

[15] www.openingparliament.org.

[27] www.chilesinpapeleo.cl.

[16] www.transparencialegislativa.org.

[28] www.chilesinpapeleo.cl/paginas/ver/sigueel-avance.

[17] www.senado.cl/datos-abiertos-legislativos/ prontus_senado/2012-11-27/154842.html.

[18] Noticias sobre la práctica de presupuestos participativos en Chile se pueden encontrar en el sitio web del Foro chileno de presupuesto participativo (www.presupuestoparticipativo.cl), y también en (Montecinos, 2011).

[19] http://piensa.providencia.cl.

[20] El Plan de Desarrollo Comunal (PLADECO) es el principal instrumento de planificación y gestión de los municipios chilenos. Define los objetivos y los ejes de acción a largo plazo para impulsar el progreso económico, ambiental, social y cultural de la comuna.

[21] www.providencia.cl/noticias/destacados/ fondo-concursable-de-participacionciudadana-2013-2014.

[29] Según la última fiscalización del Consejo para la transparencia de 2012, el puntaje promedio del cumplimento de los requisitos de la Ley de Transparencia en las municipalidades alcanza sólo al 38% (CPLT, 2012).

[30] Video ilustrativo de la experiencia del Gobierno Vasco es (Guzmán Garmendia, 2012).

Desde luego, el ser invitado al encuentro del Open Government Partnership 2012, evento destinado sólo a Estados nacionales, es un claro reconocimiento de la relevancia del trabajo de la iniciativa vasca a nivel internacional.

liked the bokeh on this one. Foto Cyril Vallée. Flickr

Artículo

Implementación de un Sistema de Gestión Documental y su impacto en la gestión administrativa del Instituto Nacional CardiovascularINCOR Autor: Carlos W. Andia Sánchez (Perú) Licenciado en Historia por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, egresado de la I maestría en “Gestión Documental y Gestión de archivos” (Universidad Internacional de Andalucía), expositor desde hace 10 años y actual responsable del Archivo Administrativo Central (2013-2011) en el Instituto nacional Cardiovascular-INCOR (EsSalud).

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Revista Documentación 1. ESTADO SITUACIONAL 1.1. Impacto de la economía del conocimiento en las organizaciones

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n un mundo cada vez más globalizado e interconectado por la influencia de las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC), en especial por la Internet, los impactos del conocimiento en la generación de mayor riqueza en la sociedad, “economía del conocimiento” [1], son evidentes en cualquier parte del planeta; no sólo por su capacidad de solucionar problemas existentes, desarrollando o innovando nuevas formas de trabajo, sino también, por el costo negativo que representa el desaprovechamiento de su aplicación: burocratismo, organización inadecuada de los recursos (desperdicio de horas hombre, espacio y bienes) y una pésima imagen externa de la organización y de los servicios.

En tal sentido, la “economía del conocimiento”, mediante la gestión del “capital intelectual”, persigue el cambio de paradigmas anticuados y su conversión hacia la obtención de resultados positivos en la organización, tanto interno como externo. Internamente, mediante la implementación de políticas de modernización, eficiencia y calidad en la gestión administrativa, y externamente, procurando satisfacer las expectativas de los usuarios y de la sociedad, que exigen cada vez mayor transparencia y dinamismo en los servicios que solicitan.

Estos resultados de la economía del conocimiento, son criterios objetivos que como responsable de la gestión de archivos y documentos, pretendo aplicar en el Instituto Nacional CardiovascularINCOR, mediante la “implementación de un Sistema de Gestión Documental” y su impacto en la gestión administrativa de la organización.

1.2. EI Instituto Nacional Cardiovascular – INCOR El “Instituto Nacional Cardiovascular-INCOR, se crea formalmente en febrero del 2010 e inicia funciones en mayo del mismo año, como un centro desconcentrado y especializado en el tratamiento de enfermedades cardiovasculares,

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y es un órgano desconcentrado perteneciente al Seguro Social de Salud (EsSalud) con una estructura propia; este nuevo instituto de salud, que dispone de una moderna infraestructura y equipamiento, heredará las actividades que, desde agosto del año 1992, venía desarrollando el antiguo “Instituto Nacional del Corazón”.

Administrativamente, la gestión del nuevo INCOR se hace a través del movimiento de documentos e información (intranet, reportes, estadísticas, etc.); en tal sentido, como un complemento a la gestión documental, en abril del año 2011, se oficializa la necesidad de implementar del Archivo Administrativo Central (Resolución nº 55-DIRINCOR-ESSALUD-2011), encomendándoseme su implementación y la función de administrar el sistema archivístico institucional.

En cuanto a la gestión del archivo administrativo central, éste se viene realizando en su mayoría a través del ingreso y salida de papeles, ya porque carecemos de los equipos necesarios que hagan más dinámico el servicio (escáner) y ya porque los usuarios están más familiarizados con el soporte papel. Aún así y a pesar de funcionar con una sola persona, el servicio interno es bastante eficiente porque las unidades documentales han sido adecuadamente organizadas y descritas con inventarios topográficos, y disponemos de normas complementarias que facilitan y/o regulan los servicios que brindamos.

1.2.1 Fortalezas y debilidades en la gestión administrativa y documental Fortalezas: - El Instituto Cardiovascular-INCOR, cuenta con un prestigio reconocido, cuenta con una edificación moderna y dispone de equipos nuevos, tanto para el personal administrativo como asistencial (médicos y enfermeras).

- Telemáticamente, el INCOR cuenta con modernos equipos informáticos (hardware y software) y herramientas de comunicación (telefonía fija, inalámbrica, Internet, página Web [2] e intranet) que facilitan la gestión administrativa.

- Administrativamente, el instituto cuenta con profesionales especialistas en diversas especialidades, sobre todo en la parte informática, y uno en gestión documental.

- Archivísticamente, existe una normativa general que brinda marcos de referencia para la gestión documental, aunque sin precisar todos los procedimientos; razón por la cual aprobamos normas complementarias que detallen los procesos archivísticos básicos, como la organización, las transferencias documentales y el servicio.

y por ende, aún se viene manejando aislada y subjetivamente.

- Tecnológicamente, al no existir un plan estratégico hay un desaprovechamiento de los recursos telemáticos (por ejemplo, el SIAD y la página Web no actualizada).

Este análisis general de las fortalezas y debilidades en la gestión administrativa, se sustenta no sólo en mi experiencia archivística y conocimiento de la gestión institucional desde enero 2009, sino también, en el trabajo diario efectuado con las diversas oficinas y archivos - En cuanto a la gestión documental, desde periféricos, y como consecuencia de un somero el año 2010 se viene utilizando el sistema diagnóstico de los archivos administrativos informático de administración documental realizado en agosto del año 2012 [3], donde (SIAD), que tiene aplicaciones para la gestión de entre las deficiencias se comprobó lo siguiente: documentos administrativos y de los archivos; a) La institución no tiene una política de gestión esta herramienta permite conocer los pasos que documental, a pesar de haber sido uno de sus sigue un documento durante su ciclo vital y ofrece ideales: implementar un “instituto cero papel”. muchas ventajas para un servicio eficiente.

Los directivos y el personal administrativo desconocen la importancia de gestionar Debilidades: adecuadamente los documentos e información y, estando las jefaturas en su mayoría a cargo de - INCOR posee una estructura orgánica vertical, médicos, hay un desconocimiento y/o desinterés a la manera tradicional, lo que la hace burocrática en revertir tal situación. y lenta en su proceder. b) No existe un sistema de gestión archivístico que - No existe una política de gestión del integre todos los niveles de archivos institucional conocimiento que valore la importancia de la (secretariales, periféricos y central). información y de los documentos, a pesar que existe un área de planificación y desarrollo y c) Hay una pésima organización de los otra de “capacitación e investigación”. documentos en los archivos de gestión y periféricos, dificultando el acceso a la información - Direccionalmente, no hay un plan estratégico y la transferencia documental. que integre las actividades de la gestión administrativa con la visión y misión del d) El personal encargado de la gestión instituto. documental (secretarias y técnicos) tiene notables deficiencias técnicas, pues adolecen de - Administrativamente, todos los procesos no conocimientos básicos en la gestión de archivos están debidamente planificados y muchos no y en el manejo de las herramientas informáticas están normados; faltan elaborar manuales o disponibles. instructivos que simplifiquen y detallen el modo en que deben realizarse. e) La necesidad de contar con personal técnico en archivos para la gestión de los diversos - La gestión administrativa es dinamizada, en archivos periféricos y apoyo a las labores del su mayoría, por personal técnico con escaso archivo central. conocimiento de gestión documental, y de los profesionales, son pocos los que tienen f) La necesidad de normar instrumentos de trabajo maestrías o especializaciones. que permitan oficializar las buenas prácticas en - En la gestión documental, no existe un sistema gestión de documentos y archivos. institucional de gestión archivos y documentos,

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Revista Documentación 2. PROBLEMATICA 2.1 La gestión de la información institucional.

Si bien el traslado al nuevo edificio INCOR (2010) y el cambio de razón social le han dado un nuevo ritmo a la gestión institucional y ya disponemos de un ambiente propio para el Archivo Administrativo Central, desde donde venimos proponiendo proyectos y supervisando el cumplimiento de las normas recientemente aprobadas sobre organización de documentos y transferencia de archivos; es necesario complementar los avances logrados, no sólo con la puesta en marcha del comité evaluador y una mayor capacitación al personal administrativo, sino también, implementando un moderno “Sistema de Gestión Documental”, que permita no sólo un notable ahorro de tiempo, personal y espacio, sino también, optimizar la gestión administrativa institucional y los recursos empleados.

Uno de los problemas del nuevo INCOR, y una característica heredada del antiguo, es que dispone de mucha información inconexa, en original y copias, dispersa en diferentes sistemas informáticos o bases de datos, tanto para el personal administrativo y asistencial. En tal sentido, no existiendo un conocimiento claro de las fuentes de información institucional, tenemos el problema de una información desintegrada y la incapacidad de gestionarla corporativamente.

Situación que se agrava con la ausencia de una política institucional que defina estos aspectos y el tratamiento que se viene dando al problema por profesionales externos (médicos, informáticos y administradores), ante el desconocimiento de la Archivística y Gestión documental, como disciplina clave en la gestión administrativa eficiente.

No habiendo sido tratada la gestión de la información multidisciplinariamente y como parte de una política institucional, sería muy oportuno “analizar los archivos y los sistemas archivísticos como sistemas de información” [4], condición necesaria para proyectar la implantación de un sistema de gestión documental, herramienta básica para impactar positivamente en la gestión administrativa de la organización y en “la búsqueda de soluciones a los problemas

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de información generados por la sociedad contemporánea” [5] 2.2 Retos y ajustes en la gestión administrativa y documental Las limitaciones que padece nuestra organización no son nuevas, son casi las mismas que “han afectado tradicionalmente a los archivos iberoamericanos y son de todo tipo: marginación administrativa, indefinición de su estado jurídico y administrativo, debilidad organizativa, edificios y equipamientos inadecuados e insuficientes, limitaciones presupuestarias, obsolescencia de los métodos técnicos de trabajo, falta de profesionalización del personal, escaso desarrollo teórico y metodológico para el tratamiento y conservación la documentación” [6].

Esta coyuntura nos obliga a nivelar nuestros logros en gestión administrativa y documental, conforme a estándares internacionales que se vienen aplicando; lo cual implica orientar nuestros objetivos en la gestión, hacia la obtención de resultados concretos, internos y externos; internamente, mediante la implementación de políticas de modernización, eficiencia y calidad, y externamente, satisfaciendo las expectativas de transparencia en el acceso a la información y de los servicios que demanda la sociedad.

En tal sentido, uno de los retos de este proyecto será concienciar a los directivos, que estamos inmersos en la “sociedad de la información”, caracterizada por: 1. El núcleo de desarrollo de la sociedad de la información es la tecnología del ordenador, que sustituirá y amplificará la labor mental del hombre.

2. Producción masiva y sistematizada de información, tecnología y conocimientos.

3. Los bancos de datos y las redes de información se convierten en los símbolos sociales básicos tras sustituir a las fábricas como tales.

4. Las industrias principales son las intelectuales, las industrias relacionadas con la información se añadirán a las industrias primarias, secundarias y terciarias como el grupo cuaternario” [7].

En tal sentido, es necesario complementar los avances logrados en cuanto a organización, descripción y transferencia documental, implementando un “Sistema de Gestión Documental” que impacte en la gestión administrativa del INCOR y de la organización en su conjunto (EsSalud).

eficiente y menos contaminante (ecoeficiencia).

3. OBJETIVOS

e) Capacitar al personal administrativo y responsables de la gestión documental, en la uniformización de criterios archivísticos y aplicaciones tecnológicas.

Los objetivos que perseguimos con la elaboración del presente proyecto, son: a) Comprometer a la Dirección sobre la necesidad de implementar un “Sistema de gestión documental que impacte en la gestión administrativa de la institución. b) Uniformizar en todas las oficinas administrativas y/o secretariales, los criterios para la organización documental y de sus archivos, que integrados en una base de datos (BD) institucional, permitan un acceso rápido a la información. c) Aprovechar todo el potencial informático institucional (SIAD, equipos, personal, etc.) y de las TIC disponibles, a fin de modernizar la gestión administrativa actual, haciéndola más

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d) Complementar las directivas institucionales vigentes, normando procedimientos necesarios de trabajo y buenas prácticas en gestión documental y de archivos, que sustente el nuevo modelo de gestión administrativa.

f) Confirmar al “Comité evaluador de documentos” como responsable de implementar un moderno “sistema de gestión documental” en la institución, dándosele el apoyo necesario para desarrollar su gestión. g) Dotar al Archivo Administrativo Central de los recursos y personal técnico necesario que permitan supervisar la ejecución de las actividades propuestas.

4. PLANTEAMIENTO ESTRATEGICO Siendo el objetivo principal implementar un

Revista Documentación sistema de gestión documental que impacte en la gestión administrativa del instituto, la estrategia para dicho logro se orienta a lograr el apoyo y compromiso de todos los elementos que componen la estructura organizacional (Directores, jefes de área, secretarias y personal administrativo), no sólo para que tenga éxito la uniformización de los criterios de organización documental en las diferentes oficinas, sino, básicamente, para que por su intermedio, se impulse y pueda concretar la informatización y modernización de la gestión administrativa, que actualmente se da a través del tradicional papel.

En tal sentido, el plan estratégico comprende la participación interrelacionada de tres elementos básicos: a) los directores y/o jefes, b) tecnología por medio de las TIC y SGD, y c) el personal administrativo. El compromiso y la debida integración de estos elementos son imprescindibles para el desarrollo del presente proyecto: a) Compromiso de los Directores.

Sabiendo que nuestra gestión institucional es vertical, de arriba hacia abajo, es necesario contar con el compromiso de la Dirección para el logro de los objetivos propuestos en el presente proyecto; para lo cual es necesario sensibilizarlos sobre la necesaria importancia de un sistema de gestión documental. En tal sentido, un medio para concretar este compromiso es utilizar el “Comité Evaluador de Documentos”, que está integrado por representantes de la Dirección, jefes de áreas y el responsable del Archivo Central; para tal fin, uno de los fines del comité será, precisamente, evaluar y “hacer cumplir las normas archivísticas vigentes”.

Una vez analizada y aprobada esta propuesta, la Dirección institucional decidirá la elaboración de un plan estratégico que implemente o implante un “sistema de gestión documental” conforme a los objetivos del presente proyecto. b) Uso de tecnología o TIC. El uso y aplicación de las tecnologías informáticas será el medio o instrumento con el que haremos viable el fin último del presente

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proyecto: “modernizar la gestión administrativa” a través de un cambio en los procesos administrativos y la gestión documental.

Interiorizar este fin último y concretarlo permitirá un notable ahorro de tiempo, personal, espacio y otros recursos, básicamente por la integración de los procesos y la información, actualmente dispersos, individualizados y accionados mediante procesos y soportes tradicionales.

Una herramienta disponible por medio del cual podemos apalancar los fines propuestos es el sistema informático de administración documental (SIAD), una herramienta que actualmente venimos usando sin sacarle el máximo provecho y que fue diseñado para dinamizar y hacer eficiente la gestión administrativa. Sin embargo, un óptimo aprovechamiento de las herramientas tecnológicas sólo será factible por medio de la necesaria coordinación entre las áreas de gestión documental y de informática. c) Compromiso del personal administrativo.

El personal administrativo es la base para un óptimo funcionamiento de toda la estructura organizacional, pues son quienes van a concretar o ejecutar todo lo dispuesto desde la Dirección.

En tal sentido, los planes de trabajo no sólo deben contemplar manuales y capacitación adecuada al personal operativo, desde el inicio del proceso y en cada una de sus etapas, sino además, formas que realcen su cotidiana labor, que estimulen la interiorización de los objetivos y comprometan su participación hacia una mayor racionalidad y eficiencia en las actividades realizadas.

5. PLAN DE TRABAJO El plan de trabajo debe entrelazar el plan estratégico institucional y cinco programas prioritarios para su desarrollo, cada uno de los cuales pasamos a describir: a) Sensibilizar y comprometer a la Dirección.

Para el cumplimiento de tal fin se presentó un proyecto para conformar el primer “Comité Evaluador de Documentos”, el mismo que fue aprobado con Resolución directoral en Abril del año 2012. Por medio de este comité se pretende,

no sólo eliminar los documentos innecesarios, sino además, comprometer y sensibilizar a la Dirección la necesidad de elaborar un plan estratégico que tenga como finalidad la modernización de la gestión administrativa y la informatización de los procesos tradicionales, contribuyendo a una mayor eficacia y eficiencia en los servicios.

La primera reunión de dicho Comité se produjo el 14 de diciembre 2012 y en esta sesión se acordó que para inicios del año 2013, se presentará un listado de las principales actividades a realizar y un formato de diagnóstico para analizar el estado de los archivos institucionales. Tarea pendiente a la fecha por los cambios en los miembros del comité y de los nuevos directivos que no le dan mayor interés. b) Normalización de la gestión de archivos.

No existiendo manuales de este tipo para uniformizar la gestión documental, en la primera semana de Octubre 2012 se presentó un proyecto para oficializar con resolución un “manual de organización de documentos administrativos”, lo cual esperamos sea aprobado pronto, no sólo para estandarizar la organización de los documentos administrativos en las oficinas productoras, sino también, como una normativa que complemente el “instructivo de transferencia documental al archivo central”, norma aprobada a fines del 2011 y que se viene utilizando hasta la fecha.

Este “manual de organización de documentos administrativos” permitirá contar con una herramienta de trabajo básica que estandarice la gestión documental en las oficinas y los archivos secretariales, posibilitando además, un mejor control de los documentos e información, su adecuada conservación y una posterior transferencia al archivo central.

administración documental (SIAD), herramienta que viene siendo usada desde el año 2010 sólo para fines básicos, como visualizar los pasos que sigue un tramite, comunicaciones vía intranet y colocación de números de trámite y de documentos.

Un ciclo de capacitaciones internas al personal administrativo relacionado con la gestión administrativa y documental, permitirá potenciar las capacidades, explotar adecuadamente las herramientas tecnológicas que dispone la institución y brindar un eficiente servicio. d) Aprovechamiento informáticas.

de

las

herramientas

Desde la creación del nuevo Instituto Nacional Cardiovascular – INCOR, la organización dispone de una buena plataforma informática para su desarrollo, como: personal especializado, equipamiento técnico, sistemas informáticos (ejemplo el SIAD) y otros, que contando con la directa colaboración del área de soporte informático y de gestión documental, posibilitarán aprovechar eficientemente las potencialidades de la gestión administrativa.

El SIAD, cuya concepción original fue: desburocratizar, dinamizar e informatizar la gestión administrativa tradicional, contiene una serie de herramientas para tal fin; en tal sentido, considero que una mejor explotación de este sistema, su mejoramiento en los aspectos que sean necesarios y normativas que obliguen su necesario uso, impactarán positivamente en la gestión administrativa, contribuyendo a una mejor “ecoeficiencia” de los recursos y los servicios que se brindan a los diferentes tipos de usuarios. e) Modernización de la gestión administrativa.

La aplicación de los cuatro programas c) Capacitación del personal. anteriormente mencionados, pueden en corto tiempo permitirnos evaluar los avances obtenidos, Se viene elaborando un plan de capacitación corregir los errores y planificar la modernización (teórico y práctico) dirigido a las secretarias y total de la gestión administrativa, integrando los personal que labora en los archivos, con el fin procesos y BD dispersas en un único sistema de familiarizarlos en la aplicación del “manual informático institucional. Este nuevo panorama de organización de documentos administrativos” conllevará nuevas necesidades: planes, y con el fin de adiestrarlos hacia un mejor adquisiciones, capacitaciones al personal interno aprovechamiento del sistema informático de y usuarios, la actualización de normativas y

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Revista Documentación elaboración de nuevos manuales, asesorías especializadas, proyectos de digitalización documental, portales y páginas Web, etc., una serie de retos que una moderna gestión administrativa podrá superar sólo con el compromiso de los directores, jefes de áreas y personal administrativo.

6. BENEFICIOS Los principales beneficios que reporta implementar un “sistema de gestión documental que impacte en la gestión administrativa de la institución”, están referidos al notable ahorro en los gastos administrativos y cuyos gastos pueden reorientarse a mejorar los servicios brindados y/o para mejorar la situación del personal administrativo; al respecto destacamos los siguientes: a) Personal. La persistencia de actividades manuales, como la distribución de documentos en papel, que muchas veces ocupan un 30% del tiempo diario del personal, pueden aprovecharse en actividades más productivas al difundirse la información electrónicamente, vía intranet o Internet. b) Espacio. Los ambientes empleados para custodia documentos (archivos de gestión y/o periféricos) pueden destinarse a otros usos al disponerse de Backups u otros dispositivos electrónicos de almacenamiento. Al respecto, una comparativa entre los gastos de almacenamiento en papel y en digital, revelan lo siguiente: c) Tiempo. El tiempo se puede medir no sólo por el ahorro en la búsqueda de documentos y su acceso desde Internet las 24 horas del día, sino también, porque posibilita visualizar,

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compartir y trabajar un mismo documento, simultáneamente (al margen de distancias geográficas), por el personal competente.

Una comparativa entre el tiempo dedicado a la gestión y a la gestión electrónica revela lo siguiente: d) Recursos. Tomando en cuenta sólo el gasto en papel y fotocopias, un informe presentado en abril del presente por la Oficina de Planeamiento del INCOR [8], referido al periodo entre enero 2012 y

febrero 2013, revela los siguientes gastos: - El servicio mensual de fotocopiado asciende a 4,264.40 nuevos soles y - La compra mensual de papel (80 gr.) asciende a 1,793.57 nuevos soles.

Lo cual totaliza un gasto mensual promedio de 6,058.97 nuevos soles, equivalente a 1,730.84 euros [9]; suma que asciende al 216% de mi remuneración mensual, tope máximo como profesional en Archivos.

Otros logros que caben mencionarse por su impacto, interno y externo, en la gestión administrativa de la institución, son los siguientes: Permitirá normalizar todos los procesos y, consecuentemente, controlar el ciclo documental y los trámites administrativos.

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Centralizará toda la información, con la consiguiente: Mayor seguridad al controlar las entradas y salidas del personal, de los documentos y de los registros.

Integración de los diversos subsistemas y bases de datos (BD).

Uniformización de la gestión documental en base a criterios archivísticos y/o técnicos, en todos los niveles de la gestión documental.

Acceso rápido a la información desde cualquier parte del mundo y las

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24 horas del día, al estar conectada a Internet y almacenada en la nube.

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NOTAS

[1] Merino, Carlos. Curso de “Gestión del Eficiencia administrativa, al compartir y conocimiento en la administración pública”, trabajar una misma información en tiempo Fundación CEDEET, Noviembre y Diciembre real, y al permitir interoperar con las diversas 2012. gerencias, dependencias y entidades, distantes geográficamente.

[2] El URL o localizador de dicha página es la siguiente: http://www.essalud.gob.pe/ Complementar las normas vigentes, normando centros-especializados/instituto-nacionalprocedimientos necesarios de trabajo y buenas cardiovascular-incor/ prácticas en gestión documental y de archivos.

Satisfacción de los usuarios por la implementación [3] Como resultado de un pedido de información de una moderna gestión administrativa orientada solicitada por la Oficina de Administración de para su beneficio. la Información, órgano administrador de los archivos en ESSALUD. 7. RECURSOS [4] Núñez Fernández, Eduardo: Organización y Siendo este un proyecto de gestión de archivos. Ediciones TREA, Asturias, “viabilidad”, el desarrollo 1999. p. 542. de la presente será factible a través de [5] Ibid.: op. Cit., p.547. un plan estratégico y un proyecto de [6] Núñez Fernández, Eduardo: op. Cit., p.578. implementación que contemple [7] Hernández de Frutos, Teodoro: Cambio la participación social y nuevas tecnologías de la información: un coordinada de enfoque psicosocial. Editorial de la Universidad las áreas de Complutense de Madrid, 1991. p. 156.

Planificación, I n f o r m á t i c a [8] “Análisis de las cantidades fotocopiadas y y Gestión las hojas consumidas en el Instituto Nacional d o c u m e n t a l ; Cardiovascular-INCOR, para el periodo Enero los cuales 2012 y Febrero 2013”. precisarán el alcance y detalles [9] Fuente: Banco de la Nación del Perú al 1 de de los recursos julio 2013, promediando el precio de compra y el necesarios, como: de venta en: 3.5 nuevos soles. equipo de trabajo o personal, asesorías y capacitaciones, adquisición de la plataforma informática, equipos complementarios y mobiliarios.

SECCIÓN EL CIUDADANO DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN

Share everything, ¿futuro de la sociedad de la información?

Por Horacio Cárdenas Zardoni (México)

L

a sociedad de la información no ocurre en abstracto, por más que su exponencial y prácticamente inaprehensible crecimiento cuantitativo se de en el universo virtual, el cual para permitirnos el acceso y la interacción solo demanda una conexión a través de los cada vez más versátiles aparatos y dispositivos, sin embargo el asiento que da soporte al ideal y a la realidad de la sociedad de la información es nuestro mundo físico, y como parte de él, las colectividades humanas.

Si bien para cada vez más comunidades de personas, la sociedad de la información es el espacio ideal para el desempeño de su actividad productiva, para la realización de muchas de sus aspiraciones académicas, profesionales y de pertenencia, un ambiente en el que encuentran un cúmulo de satisfacciones que en ambientes más reales estarían limitadas o completamente vedadas, es imposible en el momento presente y en el futuro cercano, separarse definitivamente del “mundo real” para permanecer íntegramente al mundo virtual.

En su concepción original, la sociedad de la información implicaba el acceso a conocimientos, recursos, experiencias

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Horacio Cárdenas Zardoni es maestro en Bibliotecología y Estudios de la Información por la Universidad Nacional Autónoma de México. Se desempeña como responsable de fomento y difusión y del sistema de calidad del Sistema de Infotecas Centrales de la Universidad Autónoma de Coahuila.

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compartidas, y de manera más general a soluciones, que pudieran tener una aplicación directa e inmediata a problemas de los individuos y los grupos sociales a los que pertenecen, independientemente de su ubicación geográfica en un mundo que se empequeñecía a través de la cada vez más amplia y veloz comunicación. En su concepción original la sociedad de la información no se vislumbraba como un universo perfecto al que pudiéramos escapar, dejando atrás nuestros problemas personales y colectivos, sociales, económicos o medioambientales, se trataba de subir a la SI para en ella encontrar y de ella bajar las respuestas a las interrogantes para las que no teníamos las adecuadas en nuestro entorno inmediato.

En algunas propuestas literarias y sobre todo cinematográficas se ha difundido la posibilidad de que la mente de los individuos viva en un universo ideal, bueno, bello, glamoroso, emocionante, uno confeccionado a la altura de los deseos de cada quien, mientras que su cuerpo se deteriora en una realidad sórdida, en un medio ambiente sobreexplotado y como parte de una humanidad a punto del agotamiento, contrastante a más no poder con lo virtual, esto punto y aparte de las razones para esta clase de arreglo tecnológico económico, porque ¿para que una explotación de la imaginación de los seres humanos, sobre todo porque ni entonces, como tampoco ahora, se logra romper el cordón umbilical con lo estrictamente físico?

Pese a que la enajenación con la Internet, las redes sociales y otros recursos de la sociedad de la información es un subproducto no deseado de la explosión de las TICs, los logros en el sentido originalmente planteado son igualmente innegables. Las sociedades humanas intensamente expuestas a la información y el conocimiento han comenzado a variar algunos esquemas de valores y prácticas que se consideraban definitorias de la convivencia humana hasta el nivel de naciones y bloques ideológicos, entre estos es de llamar la atención el punto relativo a la propiedad privada, ideal monolítico de las sociedades, sobre todo occidentales, concepto que se pensaba inamovible y que desde el advenimiento de la sociedad de la información no hace siquiera dos décadas, vemos con no poca sorpresa que comienza a mostrar resquebrajaduras y en algunos sitios a desmoronarse.

Durante buena parte de la historia de la humanidad, nuestros antepasados se dedicaron al atesoramiento irracional, incluso nuestros contemporáneos se continúan dedicando a la acumulación, muchas veces ilógica de toda clase de cosas, con la idea de que probablemente en algún futuro podrían necesitarse, sin embargo y sin existir datos al respecto, esto solamente ocupa espacio, sin resolver una necesidad, y cada vez menos, en una circunstancia en el que lo que se hiciera indispensable en un momento dado, sería fácilmente obtenible de un ambiente cada

>> “Pese a que la enajenación con la Internet, las redes sociales y otros recursos de la sociedad de la información es un subproducto no deseado de la explosión de las TICs, los logros en el sentido originalmente planteado son igualmente innegables”

vez más caracterizado precisamente por ello y para ello. Este apasionamiento de milenios, que a nivel individual se ha dado en denominar coleccionismo, y que a nivel de las naciones y de las culturas ha encontrado un auténtico, y seguramente justificado ímpetu de preservación en museos, bibliotecas y archivos, está dando paso a una “economía compartida” que rechaza en la medida de lo posible la posesión, y que en nuestra opinión es un surgimiento paralelo al de la sociedad del conocimiento, en la cual este bien pretende ser al máximo comunal, en un planteamiento no muy diferente del de propuestas como el uso compartido de vehículos, de cocinas y todos sus adminículos, tendientes todos ellos de manera más o menos declarada, a mejorar nuestra forma colectiva de vida, básicamente a través de destinar el espacio disponible a lo verdaderamente importante: nosotros mismos y la convivencia satisfactoria y enriquecedora entre nosotros mismos.

¿Quién decidirá quien tiene derecho a nacer y vivir en función de la disponibilidad de recursos para soportar la existencia de cada nuevo habitante? Un consumo racional, apegado a las necesidades individuales de uso de recursos, no apegado al modelo todavía vigente de acumulación desmedida, le devolvería a los seres humanos la perdida armonía con su medio ambiente, abandonando el actual de explotación y depredación, a uno sustentable en la vida cotidiana de los conjuntos humanos, y no solo en la teoría, sino en la cotidianidad.

Información antes y después

Llevando lo esbozado someramente en las líneas anteriores al ámbito de la información, la posibilidad de una visión compartida nos abre un potencial prácticamente ilimitado. Si no hace mucho tiempo los melómanos buscaban adquirir la mayor cantidad de música a su alcance, registrada en los sucesivos formatos que fue La economía compartida, que podríamos creando la tecnología, y que tenían su fuerte considerar como un movimiento social de componente y efecto económico: cilindros, rollos grandes dimensiones, parte del concepto de de pianola, discos de acetato, discos de vinilo, que si ya estamos acostumbrados a compartir el monaurales, estereofónicos, cuadrafónicos, que transporte público, los parques, las bibliotecas, luego fueron ser sustituidos por aquellos cartuchos los servicios educativos y de salud, incluso las de 8-track, casetes, para retornar a los discos lavanderías en edificios de condominios y hasta compactos, hoy las tecnologías de información en barrios, ¿Por qué no explorar la posibilidad y comunicación nos ofrecen la oportunidad de de compartir cada vez más cosas, sobre todo escuchar música sin necesidad de comprar aquellas cuya posesión individual nos pesa nada físico, pudiendo tener acceso a la melodía personalmente y como colectividad, y que al de su preferencia en algún servicio de descarga, pensar y llegar a una utilización cada vez más a su tipo de música tocada las veinticuatro horas extensivamente compartida, pudiera redundar del día en algún streaming directo de Internet, en menores presiones económicas para todos o las consabidas descargas ilegales. Ante el los participantes y en una reducción en el ritmo actual estado del arte, que presumiblemente de la explotación del medio ambiente físico, continuará avanzando en direcciones que devolviéndole la capacidad de auto recuperarse, ahora no podemos ni siquiera imaginar, ¿Para al tiempo que se amplía la viabilidad de la propia qué seguir comprando dispositivos y registros, especie humana, la cual no pocos analistas cuando se puede acceder literalmente a millones del tema medioambiental califican como de canciones, muchas más de las que podríamos amenazada. escuchar en toda una vida de dedicación a ello, a través de la más básica conexión a la sociedad La gran lección de la economía compartida, o el de la información? gran objetivo si es que esta logra establecerse como una práctica a escala nacional o planetaria, Recordamos no hace mucho que las bibliotecas es que el mismo limitado espacio físico de las personales, y ni hablar de las institucionales, ciudades y del medio rural, podría dar cabida consumían cuanto espacio horizontal y vertical a un mayor número de seres humanos, aun hallaban disponible en casa o en los edificios, sin mencionar el término de ilimitado, uno que que siempre quedaban chicos para el efecto de tampoco significara que debiera establecerse un almacenar toda la información impresa que se máximo para el crecimiento poblacional, porque lograba obtener, y la cual se consideraba poco

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Revista Documentación menos que sagrada, se utilizara o no. No hace mucho, los primeros libros electrónicos en la página del Proyecto Gutenberg rara vez eran leídos en pantalla, no estábamos acostumbrados a ello, eran celosamente grabados en el disco duro y respaldados en CDs, solíamos imprimir todos aquellos que tuviéramos la buena intención de leer en el futuro próximo, algunas personas todavía tienen en casa aquellos impresos engargolados o empastados, que por supuesto, les consumen mucho espacio por comparación con la posibilidad que hoy por hoy nos parece permanente, de acceder a ellos en línea en el momento en el que realmente la intención de leerlos se convierta en acción.

Todavía en otro ámbito, los estudiantes de todas las escuelas del planeta donde estaba disponible esta tecnología, fotocopiaban todo aquello que pensaban que les podría resultar útil para aprobar un examen, para hacer su tesis o para algún futuro proyecto académico. Como suele ocurrir frecuentemente, estos materiales no volvieron a merecer una nueva lectura, ganando polvo, ocupando espacio, perdiendo actualidad, solo desventajas en comparación con la posibilidad actual de acceder a bases de datos de acceso abierto o restringido, que se mantienen permanentemente al día.

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En el momento actual de la sociedad de la información hay varios movimientos, que sin presumiblemente ser producto unos de otros, si pueden considerarse complementarios, todos ellos manifestaciones de una tendencia que más que ser parte de una nación o una cultura, puede decirse que es parte de la mentalidad de la generación de seres humanos inmersos en la sociedad de la información.

Uno de ellos que nos parece interesante al estar todavía fuertemente anclado en los formatos tradicionales, es el de “BookCrossing”, que se define a sí mismo como la Biblioteca Mundial, a través del acto de dar a un libro una identidad única que es reconocida cada vez que ese libro es pasado de lector a lector, constituyendo una forma de interconexión de lectores totalmente voluntaria, que en el momento presente ha llegado a constituir una comunidad que casi alcanza los dos millones de BookCrossers en 132 naciones, circulando cerca de diez millones de libros.

BookCrossing es una iniciativa civil que permite compartir los libros que alguien alguna vez adquirió, leyó y disfrutó, entre personas que a su vez desearán compartirlos una vez leídos (http://www.bookcrossing.com/ ). Si pensamos que hay personas que han puesto a circular Salvo que la sociedad humana fuera asolada por uno o dos libros, esto representa un mínimo alguna catástrofe que nos precipitara más allá del pero conveniente ahorro de espacio en sus punto de no retorno, los datos que nos importan y hogares, pero si pensamos en diez millones que han sido procesados electrónicamente para de libros, estos equivalen al acervo total de su manejo, difusión, recuperación y preservación, las bibliotecas de las Universidades de Texas, se trate de música, libros, artículos académicos, Michigan o California, tres de las más grandes entre otros muchos recursos de la sociedad de de los Estados Unidos, con edificios inmensos la información, todo está allí, disponible en el cada una. Con todo lo interesante que es el punto de acceso más cercano a nosotros, con seguimiento de los libros en sus respectivos lo que la necesidad de poseerlo físicamente se periplos, la gran aportación de BookCrossing ha diluido al mínimo. En todo caso, y así como es la motivación de quien tiene un libro del cual en su momento buscábamos la apropiación de gustó y que ha conservado a veces por décadas, objetos como el medio de sentir que algo era para compartirlo “liberándolo”, esto además de realmente nuestro, quizá es demasiada vanidad representar una importante oportunidad para la de nuestra parte vivir pensando que de ocurrir promoción de la lectura gratuita, contribuye a la ese escenario catastrofista que pusiera en jaque generalización del concepto de la cultura como nuestro mundo físico y nuestra realidad virtual, un bien cultural a compartir, se disponga de fuéramos nosotros y no otros los capaces de fortuna personal o no. sobrevivirlo para buscar de nueva cuenta la apropiación de eso que consideramos como De mucho mayor impacto es el movimiento Open patrimonio o como riqueza.

Access, definido como la libre disponibilidad en la Internet pública para que los usuarios lean, El movimiento de información compartida descarguen, copien, distribuyan, busquen o

se liguen a los textos completos de los artículos, que les puedan dar el manejo necesario para indexarlos, convertirlos en data para software, o utilizarlos para cualquier otro propósito legal, sin ninguna otra restricción legal, financiera o técnica diferente adicional a la que exige por sí misma la conexión a Internet (http://legacy.earlham.edu/~peters/fos/boaifaq. htm#openaccess ). la única limitante a la reproducción y distribución es el papel de los derechos de autor, respetando el control de los autores sobre la integridad de sus obras y el derecho a ser adecuadamente reconocidos y citados. Atrás queda el celo sobre la producción intelectual, sobre todo aquella derivada del trabajo en instituciones públicas, o que reciben financiamiento público para su realización, en lo que constituye una transformación en la mentalidad que privó durante siglos de restringir el acceso a la información y al conocimiento. Si bien todavía se halla en proceso, se espera logre alcanzar carácter de ordenamiento jurídico del más alto nivel en las legislaciones nacionales y su apertura global.

En el mismo sentido se ubica la iniciativa Creative Commons, que permite compartir y utilizar la creatividad y el conocimiento a través de herramientas legales gratuitas. A través de las licencias cada vez más difundidas, se ofrece un esquema simple y estandarizado para otorgar permiso público para compartir el trabajo creativo de las personas (http://creativecommons. org/ ) Su misión es desarrollar, soportar y mantener la infraestructura legal y técnica que maximiza la creatividad digital, el compartirla e innovar.

Los tres movimientos citados están fijando tendencia, están haciendo una diferencia sustancial en la manera de relacionarnos en la sociedad de la información, en más de una manera, también están repercutiendo en cambiar la mentalidad de la actual generación, quienes están comenzando a visualizar el mundo físico y la sociedad en que viven bajo reglas similares a las que rigen la sociedad del conocimiento, ¿o se puede pensar que uno comparta lo que más aprecia y valora en la SI, y se siga mostrando egoísta y posesivo en el mundo real?

Fuentes BookCrossing http://www.bookcrossing.com/ , en 16/7/2013

línea,

accesado

Budapest Open Access Initiative,http://www.budapestopenaccessinitiative. org/ en línea, accesado 15/7/2013 Creative Commons http://creativecommons.org/ en línea, accesado 16/7/2013 Share Everything: Why the Way We Consume Has Changed Forever http://www.theatlanticcities.com/jobs-and-economy/2013/03/shareeverything-why-way-we-consume-has-changed-forever/4815/ en línea, accesado 16/7/2013

TED Books, City 2.0: The Habitat of the Future and How to Get There

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Revista Documentación

Nuevos retos para el Gobierno Abierto – Big Data, Gobierno Móvil y Redes Sociales

F ormación

http://www.documentalistas.org/category/cursos

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a puesta en marcha de líneas de políticas públicas encaminadas a generar un Gobierno Abierto cercano a la ciudadanía está condicionada por diversos retos, principalmente tecnológicos, que deben ser conocidos a la hora de hacer frente a las mismas. Y es que las técnicas tradicionales de gobierno electrónico ya no son suficientes para interpretarlos y, hoy, emerge una nueva ciencia de los datos mezcla de informática, matemáticas y arte que permite visualizar patrones y anticipar tendencias en la sociedad.

Por ello es necesario conocer cómo el procesado, análisis y estudio de toda la información transparente puesta a disposición de la ciudadanía, y por ende a la propia administración pública, sirve a ese Gobierno (actual o futuro) para mejorar sustancialmente la toma de decisión y la adopción de distintos tipos de medidas (económicas, sociales, culturales, etc.).

OBJETIVOS Conocer los nuevos retos a los que deben enfrentarse los entes públicos que quieran implantar políticas de Gobierno Abierto utilizando tecnologías y principios documentales de extracción de información de grandes volúmenes de datos, acceso y difusión en movilidad, y presencia en redes sociales.

DESTINATARIOS Funcionarios de nivel directivo, gerencial y profesional de los distintos Poderes del Estado (Legislativo, Ejecutivo y Judicial) en los niveles nacional, provincial y municipal. (b) Responsables de gestión de información, de áreas sustantivas, o de normalización, monitoreo, control y evaluación de la gestión. (c) Responsables de interacción con el ciudadano, gestores de comunidades (“community managers”) y comunicadores institucionales. (d) Responsables de organizaciones no gubernamentales y de agencias de cooperación. (e) Documentalistas, estadígrafos, bibliotecarios, archivistas, informáticos. (f) Académicos y profesionales interesados en la temática.

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Artículo

El Parlamento Abierto, un cambio necesario

Parliament vestibule. Foto: Rexness. Flickr

Autor: David Colera Calonge (España) Alumno del curso de Experto en Gestión Documental aplicada al Gobierno Abierto.

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P

arece un hecho probado el que, en la práctica totalidad de los sistemas políticos actuales, las instituciones en general han experimentado un declive alarmante. La desafección hacia la clase dirigente, la desconfianza generada por la corrupción aparentemente generalizada y el cambio de paradigma que ha introducido la Era de la Información o del Conocimiento, como se ha venido a llamar, son las causas principales acentuadas, si cabe, por este contexto de crisis sistémica internacional.

La falta de recursos ha motivado que los ciudadanos tomen consciencia de su responsabilidad en el devenir de sus respectivas naciones, que desean estar informados de las decisiones políticas de sus gobiernos y que exigen una rendición de cuentas de la gestión pública. Y es que ya no nos conformamos con ser meros habitantes. Queremos participar.

Buena muestra de ello son, sin duda, las recientes movilizaciones ciudadanas como el movimiento indignado o la primavera árabe, pero también los debates y tertulias que diariamente podemos encontrar en los medios de comunicación, en las redes sociales, o en las animadas charlas que mantienen esas personas que tenemos en la mesa de al lado en la cafetería. Sea como fuere el cambio ya está aquí y ha venido para quedarse.

La democracia representativa, caracterizada por un neo-despotismo ilustrado, va dando paso a la democracia participativa, donde los ciudadanos están informados, colaboran en la toma de decisiones y comparten la responsabilidad derivada de estas. Estamos, por tanto, ante una devolución de parte de la soberanía a la ciudadanía.

Cierto que para que esto sea posible, para que pueda avanzarse en el cambio, hay que crear una sociedad civil activa, que conozca sus derechos y que los reclame. Aún está pendiente un cambio en la mentalidad de la sociedad con en el que cobremos consciencia de la necesidad de involucrarnos, de adquirir la responsabilidad de colaborar. Sin embargo, no es menos cierto que ya existan numerosos sectores ciudadanos que han dado el paso y que ahora exigen nuevos avances a los responsables políticos, sobre todo

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en materia de transparencia.

Esto es precisamente porque sin información se hace imposible participar del debate político y, por tanto, de la gobernanza en los términos expresados por la Unión Europea.

Exactamente, el Libro Blanco sobre la Gobernanza Europea (2001) define este concepto como “las normas, procesos y comportamientos que influyen en el ejercicio de los poderes a nivel europeo, especialmente desde el punto de vista de la apertura, la participación, la responsabilidad, la eficacia y la coherencia”.

Independientemente de la lógica impronta del ámbito geográfico, la definición es muy significativa. Máxime si prestamos atención a términos ya familiares por su reiterada repetición como apertura, participación y responsabilidad, entre otros.

El reto no es baladí: La tardanza en pasar de las palabras a los hechos pone en duda la voluntad política imprescindible para poder llevarlo a cabo.

Los recursos e infraestructuras necesarios exigen una inversión inasumible para muchos países en el contexto económico actual. Y las instituciones y la administración pública se hunden en las encuestas de confianza nacionales por motivos de ineficacia, corrupción, dualismos, inoperancia o plazos exageradamente prolongados. Y esto sólo por mencionar unos cuantos ejemplos.

Se hace necesaria, por tanto, una revitalización urgente de las instituciones. Estas son las herramientas imprescindibles para la integración de la participación ciudadana a la actividad gubernativa y la mejor baza, por tanto, para abordar la restauración de la confianza en los Estados y sus gobiernos. Después de todo, es indiscutible que existe una relación directa entre el desarrollo de los países, la fortaleza de los Estados y la calidad de sus instituciones.

El mejor ejemplo que puede darse al respecto es, concretamente, el de la iniciativa de Parlamento abierto que está teniendo una fuerte pujanza en la actualidad, especialmente a partir de la publicación de la Declaración sobre la transparencia parlamentaria (2012) llevada a cabo por organizaciones de la sociedad civil de

monitoreo parlamentario (PMOs por sus siglas en inglés) y adoptada por la comunidad parlamentaria internacional.

Los parlamentos son la institución donde desarrollan su actividad los representantes de los ciudadanos elegidos democráticamente. Este hecho implica por sí mismo una relación bilateral entre los gobiernos y sus ciudadanos basada en la confiada que les ha sido confiada y que les legitima.

Es por ello que el grado de desafección alcanzado en los últimos tiempos por la política y nuestros representantes afecta tan directa y especialmente a esta institución. Así, el “engagement” entre ciudadanía y parlamento se presenta como la directriz a seguir para restablecer y construir una relación fluida entre estos.

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La guinda del pastel la puso, sin duda, la publicación de la Declaración sobre la transparencia parlamentaria en agosto de 2012, y surgida de la conferencia de líderes de PMOs que se celebró en Washington D.C. del 30 de abril al 2 de mayo del mismo año, auspiciada esta por el National Democratic Institute, la Sunlight Foundation y la Red Latinoamericana por la Transparencia Legislativa.

También se contó con el apoyo de otras organizaciones como la Omidyar Network, el Open Society Institute, el National Endowment for Democracy, el Instituto del Banco Mundial y la Embajada de México en los Estados Unidos.

Un encuentro de excepción para mostrar a los parlamentos nacionales la importancia de “abrir” estas instituciones mediante acciones como hacer más accesible la información parlamentaria, invitar a los ciudadanos a participar en los procesos legislativos o fomentar la rendición de cuentas.

Con todo ello, se pretende conseguir un incremento en la participación ciudadana, instituciones más representativas y, en definitiva, una sociedad más democrática. Pero también podemos sustraer otras consecuencias igualmente deseables como, por ejemplo, la revalorización de esta institución, la vuelta a la senda de la confianza, la desmitificación

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Si usted nos ve ... sus clientes también

En esta línea, las PMOs (“Parliamentary Monitoring Organizations”) han venido demandando la apertura de los parlamentos a los ciudadanos, para generar un mayor compromiso con la transparencia y la participación ciudadana en el trabajo parlamentario.

Revista Documentación institucional, la mejora en la comunicación con el ciudadano, el compartir la responsabilidad legislativa, etc.

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La apertura parlamentaria debe abordarse desde la honestidad y una absoluta disposición al cambio siendo conscientes de que es más, Obviamente, no debemos llevarnos a engaño y hoy por hoy, un deber que una necesidad y que considerar el parlamento abierto como panacea el llevarlo a cabo solo puede repercutir en una de los problemas que asfixian a esta institución, revitalización importante de la institución y de pero sin duda es una, sino la mejor baza para la democracia en general. Y lo que es más, se paliar el desprestigio de que está siendo presa. convertirá en un sistema verdaderamente útil De hecho, si lo pensamos detenidamente, y para la tarea de gobierno. aunque un escenario de crisis como el actual no parece el idóneo para cambiar la percepción El mismo surgimiento de las mencionadas que la ciudadanía tiene de esta institución, organizaciones de monitoreo parlamentario el mencionado cambio que ha llegado puede (PMOs) es el ejemplo de esto: En primer lugar, convertirse en una gran oportunidad. Hay, porque se trata de organizaciones formadas incluso, numerosas personalidades que afirman por los propios ciudadanos y que demandan al que nos encontramos ante un cambio de era. parlamento esa transparencia que nos permita a la ciudadanía tomar partido de la actividad Estamos afrontando desde cambios en el de esa institución. Y por otra parte, porque se sistema, caracterizados por la búsqueda de pretende realizar ese monitoreo, esa vigilancia la eficiencia y la sostenibilidad a través de activa y constante a la que se quiere someter la medidas como el control del gasto público, la acción política y parlamentaria, desde la misma reformulación de las administraciones públicas ciudadanía de forma constructiva. o la reinterpretación de nuestros propios derechos ciudadanos, hasta modificaciones La observancia es una herramienta para la más profundas como lo son la conciencia social construcción de instituciones más fuertes y y de nuestros valores colectivos. Miremos hacia eficientes, no para destruirlas desautorizándolas donde miremos encontramos enormes signos ante la sociedad y ahondando en la desafección de cambio a nivel global. En los países árabes, política e institucional. La confianza es la base incluso en las religiones. de nuestros sistemas democráticos y algo tan vulnerable debe ser objeto de especial Estos cambios son la evidencia de que se puede protección. y se debe emprender el cambio institucional del parlamento para acomodarlo a las actuales Así, hemos podido comprobar a lo largo de la exigencias de los ciudadanos. Es más, resulta historia que la democracia es compatible con la ya inaplazable abordar la senda de la apertura corrupción. De ahí la necesidad de transparentar. parlamentaria a través de iniciativas como la En palabras de Jeremy Bentham “The more transparencia, la participación y la rendición strictly we are watched, the better we behave.” de cuentas. En definitiva, la aplicación de (The Bentham Project, 2007), es decir, que los principios del gobierno abierto a los cuanto más atentamente nos observan, mejor parlamentos. nos comportamos. Porque los políticos no sólo deben ser honestos, sino además, parecerlo.

Es esta la línea que sigue la mencionada declaración y por ello merece la pena dar buena La transparencia no solo es una herramienta cuenta de su alcance, el cual está basado, como eficaz contra la corrupción, sino que también su propio nombre indica, en la transparencia es el antídoto contra el desconocimiento de las parlamentaria. funciones de las instituciones. Un claro ejemplo No se trata de transparencia por la transparencia, de esta afirmación es la reiterada petición en ni ha de entenderse como una concesión por su diversas sociedades, como en la española, de supervivencia, sino como un verdadero cambio poner fin a la existencia del senado debido a su en la naturaleza de la institución y en el modo en nula utilidad y función. Razón o desconocimiento, que desarrolla su función para la ciudadanía. lo cierto es que la institución está igualmente

herida de muerte si sigue demorándose lo que ya no debe entenderse sólo como un derecho ciudadano, sino una obligación para todo gobernante.

La ya tan mencionada Declaración sobre la transparencia parlamentaria es al objeto un punto de partida para la apertura parlamentaria a través, precisamente, de la transparencia.

Este documento marca la senda a seguir por estas instituciones dividiendo su articulado en cuatro principios básicos: 1. La promoción Transparencia.

de

una

cultura

de

la

2. Transparentar la Información Parlamentaria.

3. Facilitar el Parlamentaria.

acceso

a

la

Información

4. Y permitir el acceso electrónico y el análisis de la información parlamentaria.

Además, prosigue, esta información parlamentaria debe poder ser reutilizada por los ciudadanos, lo que impulsará su participación en la actividad del parlamento, su difusión, la creación de nuevos contenidos e ideas y garantizará una sociedad civil informada y libre.

Empiezan también a entreverse ideas a las que deberemos prestar buena parte de nuestra atención más adelante, como por ejemplo la rendición de cuentas. Porque la transparencia por la transparencia no tiene sentido si el conocimiento de la posible comisión de irregularidades o delitos no lleva aparejada una sanción o castigo, unas consecuencias (“Accountability”).

Un segundo principio, titulado “Transparentar la Información Parlamentaria” y articulado en catorce puntos concreta la información parlamentaria básica y obligatoria para afrontar esta apertura de la información pública.

La recomendación sobre la información que debe ser liberada contempla principalmente:

Sin duda, estos no son una serie de principios aislados, sino que enlazan unos con otros a * Información sobre sus funciones modo de cadena, como una guía en el proceso parlamentarias, su estructura, su reglamento o de transparentar la actividad parlamentaria. su flujo de trabajo.

De esta forma, el principio titulado “Promoción de una cultura de transparencia” pretende explicarnos el alcance de lo que supone dar un paso como este y de la necesidad de hacerlo sin demora. Pone el acento, como no podía ser de otra manera, en la información parlamentaria y establece el marco sobre cómo debe ser entendida.

Durante doce contundentes artículos se asienta la idea de que la información parlamentaria pertenece al público. Así mismo, reconoce que pueden existir excepciones pero que estas deben ser escasas y, además, estar limitadas por la ley.

La cultura de la transparencia comienza, por tanto, con el cambio de la propiedad de la información parlamentaria, entendida esta por toda aquella que obra en poder o que haya sido generada por el parlamento. Y esta propiedad es ahora pública.

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* Información constantemente actualizada sobre los parlamentarios contemplando desde sus afiliaciones políticas, sus roles en el parlamento o información de contacto, hasta sus curriculum vitae. * Información sobre el funcionamiento administrativo del parlamento y de la estructura del personal que realiza estas funciones. * La agenda parlamentaria: Con el calendario de sesiones, de reuniones de comisiones, órdenes del día, etc. * Información sobre toda iniciativa legislativa. * Información parlamentario.

sobre

el

presupuesto

* Publicar los informes, trabajos, transcripciones y cualquier documento útil realizado o proveído por el parlamento o por sus comisiones.

Revista Documentación * Publicar las deliberaciones plenarias, y lo que es más, grabar los votos parlamentarios. * Proporcionar acceso a la información histórica de la institución parlamentaria de su actividad pasada remota y reciente.

Otro aspecto muy reseñable por su interés, pero de francamente difícil cumplimiento, y que también se recoge entre el articulado de este segundo principio es el que establece que habrá de divulgarse información sobre conflictos de intereses y conducta ética, y que lejos de referirse únicamente a sus señorías como cabría imaginar, incluye a grupos de presión y de interés (lobbies), a empresas concursales en los procesos de licitación, etc.

La persecución en cuanto a los estados de incompatibilidad, de conflictos de interés, o las consideradas faltas éticas, ya no para su penalización sino para informar públicamente sobre ello es una acción sumamente compleja donde la opción con, quizá, mejores resultados es la combinación de una regulación legal normativa y un sistema de duras sanciones.

Obviamente, para que todo esto sea posible, el Parlamento deberá crear y adaptar políticas para garantizar la información proactiva, la llamada información push, es decir, aquella información que el parlamento facilitará a discreción, sin previa petición y de forma masiva.

Aunque también ha de asegurarse el acceso a la información mediante petición, o información pull, por parte de los ciudadanos, ya que su derecho es preguntar por sus intereses y el del parlamento responder por ellos.

Uno de los principios clave de esta declaración es el tercero de ellos, recogido bajo el título “Facilitar el acceso a la información parlamentaria”.

En él se trata especialmente el tema de las TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación), sin las cuales la idea de transparencia y acceso a la información perdería gran parte de su efectividad al no poder llegar de forma masiva a todos los ciudadanos.

Los diversos canales disponibles hoy resultan mucho más eficaces, universales, masivos

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y virales que los medios tradicionales, por lo que sin la existencia de internet o la tecnología móvil todo intento de transparencia quedaría relegado a una dependencia de los medios de comunicación (prensa, radio y televisión) o del acceso físico, la asistencia en persona, a los actos parlamentarios.

No es que la transparencia dependa íntegramente de las TICs, pero sí supone una eficiencia superlativa de los objetivos que se pretenden.Asaber: Masificación de la información, acceso instantáneo a esta, calidad de la misma al no estar sujeta a injerencias e interpretaciones ideológicas, integridad, oficialidad y veracidad, diversidad, la no discriminación, etc.

Este principio también contempla un matiz importante para el acceso, el entendimiento y la utilización de la información parlamentaria: Esta debe estar expresada de forma comprensible para los ciudadanos e, incluso, estar recogida en varios de los idiomas nacionales. También se observa nuevamente su disposición pública y gratuita.

Por último, y de forma íntimamente relacionada con el tercer principio, el cuarto y último bajo el título “Permitir el acceso electrónico y de análisis de la información parlamentaria” va un paso más allá en la apertura de la información parlamentaria.

Se trata de diez artículos finales que sin desvincularse del objetivo principal de la transparencia del que trata esta declaración, camina también hacia nuevos horizontes muy interesantes desde el punto de vista informacional, pero también desde otros ámbitos como el de generar nuevos recursos y herramientas de aprovechamiento de los datos insertos en la información parlamentaria para la explotación económica de nuevos servicios que, a la postre, dotarán de un valor añadido la apuesta por un parlamento abierto.

Para que ello sea posible, se ha contemplado prácticas eficientes a la hora de publicar la información parlamentaria.

De ellas cabría destacar la recomendación de publicar la información en formatos abiertos, no

propietarios y de forma estructurada, utilizando en lo posible software libre (Software Open Source) y de código abierto. La reutilización y el fácil manejo de los datos es el propósito fundamental.

Con este diálogo nuestros gobernantes no disponen únicamente de uno, dos, tres asesores expertos, sino de toda la ciudadanía. Conectan con los ciudadanos, el llamado “engagement” y que les hace ser conscientes de las necesidades y preferencias de toda la sociedad participante.

Aconseja, también, ser cuidadoso con las Se consigue, por tanto, un mayor consenso páginas web parlamentarias garantizando y aceptación de las disposiciones legales. Y, la accesibilidad y la actualización periódica también, una difusión realmente efectiva de y regular de los datos, así como un sistema todas ellas en pro de su cumplimiento. sencillo que facilite la descarga de los mismos.

Todo ello sin descuidar la política de privacidad Esta participación ciudadana establecerá una ciudadana, para no caer en la tentación de estrecha colaboración con los parlamentarios establecer requisitos de afiliación o de registro que redundará en una mejor imagen de estos y que pudieran restringir el acceso público a la de la institución, una recuperación progresiva de información parlamentaria solicitada. la confianza en ella, una revaloración del sistema y de sus instituciones y representantes, y una Sin embargo, y ya que el parlamento abierto revitalización de la sociedad involucrándola se apoya en los tres pilares del gobierno directamente. abierto, la apertura parlamentaria no puede basarse únicamente en la buena práctica de la Tal vez, la cuestión de la rendición de cuentas transparencia. La apertura implica una relación sea del que menos se ha hablado y, como ha bilateral entre la institución y los ciudadanos, y quedado planteado aquí, es un tema de vital por tanto una comunicación bilateral, un feedback importancia, pero que merece una detenida y por parte de la ciudadanía que dote de un valor amplia reflexión que aún está teniendo lugar, por añadido la actividad parlamentaria. lo que habrá que estar pendientes y, por qué no, participar en el debate abierto.

El diálogo constante que se trata de generar aquí, es la consecuencia más deseable en el universo de lo abierto (parlamento abierto, gobierno abierto, Open Data…).

BIBLIOGRAFÍA Declaración sobre la Transparencia Parlamentaria [en línea]. OpeningParliament. org: Roma, 2012. [fecha de consulta: 10 Julio 2013]. Disponible en: http:// openingparliament.s3.amazonaws.com/docs/declaration/1.0/spanish.pdf Evaluar un parlamento [en línea]: conjunto de herramientas para la autoevaluación de un parlamento. Unión Interparlamentaria, 2008. [fecha de consulta: 23 julio 2013]. Disponible en: http://www.ipu.org/PDF/publications/ self-s.pdf SANCHÍS, Ima. Esto no es una crisis, es un cambio histórico. La Vanguardia. com [en línea]. 21 enero 2011 [fecha de consulta: 23 julio 2013]. Disponible en: http://www.lavanguardia.com/lacontra/20110121/54103612286/esto-no-esuna-crisis-es-un-cambio-historico.html

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Artículo

Preservación Digital: consideraciones generales sobre uno de los grandes retos de nuestro tiempo

Rosetón Santo Estevo. Foto: FCD

Autora: Claudia Cecilia Castillo Segura (Colombia) Archivo General de la Nación - Profesional en Conservación & Restauración de Bienes Culturales Muebles. Especialista en Gerencia y Gestión Cultural

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os cambios tecnológicos de la era de la información, generan diferentes retos para la adecuada gestión de los documentos u objetos digitales generados en entornos electrónicos, debido a los grandes volúmenes de datos e información que se produce, así como a la diversidad de soportes y formatos digitales.

L

relevantes de la preservación digital, como un aporte al diálogo y la discusión constante en torno un tema que está ligado a la gestión documental de las organizaciones y que potencialmente representa un problema que puede conducir a la pérdida de parte importante de nuestro legado cultural.

Los contenidos informativos de los objetos digitales se constituyen el principal activo de las organizaciones, ya que son éstos los que permiten la adecuada gestión corporativa de las mismas, además de ser el insumo para la construcción de su memoria histórica e institucional.

Delimitación Conceptual

Dentro de las políticas de gobierno abierto, además de la necesidad imperiosa de implantar sistemas de gestión documental que hagan más eficiente, transparente y participativa la labor del Estado, es importante pensar los documentos, tanto en soportes tradicionales como digitales, desde la perspectiva del patrimonio cultural.

La inmediatez y simultaneidad de la información, la gran variedad de soportes y formatos, así como la acumulación de objetos digitales, constituyen un problema que se avizora inmanejable en términos accesibilidad y preservación a largo plazo, con el riesgo inmanente de perder parte importante de la memoria histórica de nuestro tiempo, si no se adoptan las estrategias tecnológicas, legales y documentales, para adelantar procesos de preservación digital.

Según la UNESCO, el Patrimonio Digital corresponde a “recursos únicos que son fruto del saber o la expresión de los seres humanos.

Comprende por lo tanto, recursos de carácter cultural, educativo, científico o administrativo e información técnica, jurídica, médica y de otras clases, generada directamente en formato digital o se convierte a éste a través de material analógico ya existente. Los productos “de origen digital” no existen en otro formato que el electrónico” [1].

De acuerdo con su naturaleza, la característica principal de la información electrónica o digital, es que haya sido codificada numéricamente, bajo algún formato y ensamblada junto con algún conjunto de metadatos, de tal forma que pueda ser almacenada, buscada, encontrada y usada dentro de un sistema informático [2].

Los Objetos Digitales pueden ser de origen digital o también estar en soportes tradicionales o analógicos como el papel o la película, que posteriormente son digitalizados, y documentos Por esto es de suma importancia reflexionar digitales que corresponden a hipervínculos con sobre la preservación digital, con una visión otros materiales digitales. Estos objetos pueden holística de los sistemas que se relacionan con ser entidades documentales tales como: texto, la gestión de los documentos u objetos digitales, imágenes digitales, audios digitales, bases de iniciando por una delimitación conceptual y un datos, documentos multimedia, imágenes en acercamiento a la identificación de los distintos movimiento, hipervínculos con otros materiales elementos que intervienen en la producción de digitales, sitios web y correos electrónicos, entre dichos objetos, así como la identificación de otros, creados en entornos electrónicos mediante las problemáticas a las que se enfrentan en el uso de la tecnología informática. términos de accesibilidad y preservación, para lograr la formulación de planes de preservación Por su parte, la Preservación Digital se entiende digital a largo plazo de manera articulada con como las acciones a largo plazo, tendientes la implementación de los sistemas de gestión a asegurar la permanencia y el acceso del documental. contenido informativo de los objetos digitales a lo largo del tiempo, independientemente de De acuerdo con lo mencionado anteriormente, su soporte, formato o sistema, en tanto que la en el texto que se presenta a continuación se Conservación Digital, se refiere a las acciones mencionan solo algunos de los aspectos más tomadas a corto plazo para anticipar, prevenir,

detener o retardar el deterioro de los soportes de objetos digitales; estas acciones pueden ser estabilización tecnológica y reconversión a nuevos soportes, sistemas y formatos digitales, con el fin de garantizar la trascendencia de los contenidos y las condiciones de usabilidad de los objetos digitales. Por otro lado, la Restauración Digital, tiene que ver con las acciones tendientes a recuperar, reparar, renovar o volver a poner un documento digital en el estado, estimación o accesibilidad que antes tenía [2].

Problemáticas de la Preservación Digital

metadatos mínimos para la descripción en un sistema de gestión documental, de tal forma que se garantice la preservación digital.

Enlaces a sitios Web: el problema radica en el acceso, recuperación y disponibilidad de la información relacionada con los sitios Web, porque para ello es indispensable una infraestructura tecnológica adicional que demanda costes adicionales y la información podría no estar disponible en la Web en el futuro.

Degradación de los soportes o formatos físicos: comparativamente y a través de varias La preservación digital plantea distintas investigaciones, se ha evidenciado que los problemáticas que surgen de la misma naturaleza soportes de los documentos digitales son más de los objetos digitales y aquellas que se derivan vulnerables a deterioros de tipo químico, físico y del entorno en el que se encuentran los mismos. biológico, que el papel, por las características de Algunos de los factores tecnológicos de la sus materiales constitutivos y por efecto de las preservación digital son los que se presentan a condiciones ambientales [3]. continuación: Aunque los soportes de los documentos digitales Obsolescencia de la tecnología digital: en están elaborados en materiales sintéticos referencia al hardware o tecnologías necesarias (polímeros) como el poliéster y policarbonatos para acceder a los contenidos informativos y al que son perdurables en el tiempo, el problema software específico que puede ser requerido de conservación se presenta por la naturaleza para la lectura de diferentes tipos de archivos de los componentes de los recubrimientos donde en distintos formatos digitales. La obsolescencia se almacenan los bits o unidades mínimas de trae consigo que aquellos documentos generados información en objetos digitales, los cuales son masivamente a través de correos electrónicos y muy sensibles a las condiciones ambientales de aplicaciones informáticas como hojas de cálculo humedad relativa, temperatura, contaminantes y procesadores de texto, mediante los cuales se atmosféricos y microbiológicos, y manipulación gestionan los documentos y se crean grandes inadecuada [3]. volúmenes de información, no están creados para la preservación digital a largo plazo, ya Por ejemplo, en los soportes magnéticos los que los datos solo se pueden leer dentro de un recubrimientos están constituidos por una formato digital específico de fichero o programa base de poliéster y varias capas de distinta de software; al igual que el hardware necesario composición química. Estas capas están para su lectura, estos formatos generalmente compuestas por partículas de óxidos metálicos se vuelven obsoletos por la creación de nuevos de cromo y hierro aglutinados con una sustancia sistemas de tecnología, que no pueden leer aglomerante a base de poliuretano, con aditivos ni interpretar las aplicaciones informáticas en como disolventes, estabilizantes, humectantes y formatos anteriores, aunque los soportes de los lubricantes que mejoran las propiedades físicas contenidos informativos se encuentren en buen de flexibilidad y resistencia de la cinta; tiene un estado de conservación. capa inferior a base de carbono que protege la cinta del rozamiento y minimiza las cargas Los metadatos: son elementos clave para el electrostáticas que se generan en su uso en acceso, recuperación y disponibilidad de los equipos de grabación o reproducción [4]. documentos, pero en un momento dado pueden representar un problema al no estar formulados En condiciones ambientales y de almacenamiento mediante la adopción de estándares compatibles inadecuadas, estos recubrimientos presentan con las normas internacionales de descripción desprendimientos de la base del soporte, por la archivística, que permitan establecer los alteración química del aglutinante que integra

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las partículas ferromagnéticas, debido al efecto de la humedad y la temperatura principalmente.

De otra parte, los recubrimientos de los soportes ópticos están constituidos por una base de policarbonato, una capa compuesta por estabilizantes metálicos y tintes, la capa reflectiva conformada por microláminas de aluminio, oro o plata, superpuestas y una capa de laca para protección y cobertura.

En general los deterioros más frecuentes se presentan por la corrosión de la capa reflectiva y la pérdida de adhesión entre sus capas por contracción o expansión de alguna de ellas, por efecto de la humedad y la temperatura; también la suciedad se considera un factor de deterioro, así como la manipulación inadecuada que puede ocasionar abrasiones o rayaduras sobre la superficie de estos soportes.

En ambos casos, las condiciones de almacenamiento son las que mayor incidencia presentan en la conservación de los soportes.

En este sentido, la conservación de los soportes digitales y su contenido, depende de las medidas que se adopten para el control de las condiciones ambientales de humedad relativa, temperatura, contaminantes atmosféricos y microbiológicos, así como del mantenimiento de las instalaciones físicas en las que se encuentran depositados estos objetos, entre otras.

Los aspectos administrativos de las entidades también pueden representar problemáticas para la preservación digital, por errores humanos que pudiesen arruinar el registro o almacenamiento de la información, falta de políticas y estrategias de preservación, recursos e infraestructura tecnológica sostenible, desastres naturales o pérdida deliberada de la información [2].

Valorar para Preservar La valoración de los documentos de archivo en entorno electrónico es uno de los grandes retos en la era de la información, ya que de esto depende la configuración de lo que será nuestro Patrimonio Digital. De la actividad intelectual que exige este proceso, se derivan las decisiones en torno a los objetos digitales que serán preservados para el futuro y los que serán eliminados y desaparecerán para siempre, sobre la base de postulados teóricos y metodologías en constante construcción, que deben ajustarse a los entornos reales en donde pueden confluir, además de los documentos electrónicos, documentos en soportes analógicos o tradicionales como el papel o la película.

En consecuencia, es necesario tener en cuenta criterios de valoración que se ajusten en principio a entornos híbridos, en los que ya no es aplicable únicamente la teoría y criterios de valoración de los documentos producidos en soportes tradicionales, si no que la valoración de los documentos debe estar en armonía con los criterios establecidos para valorar todo tipo de documento,

>> “La valoración de los documentos de archivo en entorno electrónico es uno de los grandes retos en la era de la información, ya que de esto depende la configuración de lo que será nuestro Patrimonio Digital”

en cualquier formato físico y digital, que sea inherente a un entorno electrónico.

El proceso valorativo debe entenderse como una actividad intelectual transversal a todos los procesos y procedimientos del programa de gestión documental de una institución, desde la planeación, producción, gestión, trámite y organización, hasta la conservación y preservación de los documentos, con el fin de establecer los tiempos de las trasferencias o la eliminación, de acuerdo con la valoración realizada desde la etapa de planeación.

A diferencia de la información producida en soportes tradicionales como el papel o la película, la valoración de los objetos digitales es independiente de sus soportes, ya que la información puede estar contenida en uno o varios formatos fiscos o digitales y en cualquier caso prevalece la estimación del contenido informativo, independiente del soporte en el que se encuentre.

De esta manera, las medidas de preservación a largo plazo, están enfocadas hacia los contenidos informativos y de acuerdo con los cambios tecnológicos, a la migración de la información a nuevos soportes que permitan la accesibilidad de la información y su preservación en el tiempo, mientras que los soportes deben considerarse desde la perspectiva de la conservación a corto plazo, por la fragilidad de sus materiales constitutivos.

Otra de las medidas relacionadas con la preservación es la restauración digital, especialmente de aquellos objetos cuyos contenidos corresponden a imágenes fijas o imágenes en movimiento. La valoración de estos objetos exige de su “puesta en valor”, es decir, que una vez creados los contenidos o identificados dichos objetos, es necesario disponerlos para el acceso del público en general, así como de investigadores [4]. Cuando estos objetos han perdido sus atributos formales y estéticos afectando la apreciación de su contenido, se hace necesario implementar acciones tendientes a recuperar, reparar, o renovar el objeto digital para su puesta en valor.

Desde el punto de vista metodológico, se han realizado varias investigaciones y presentado

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propuestas de valoración en entornos electrónicos, entre las que se destaca la presentada por el proyecto internacional InterPARES Métodos de valoración y preservación [5], realizada por su grupo de trabajo de valoración.

En líneas generales lo que se plantea es la necesidad de valorar la información previo a la implantación de un sistema de gestión documental, para determinar en qué formatos se va a conservar la información de tal forma que se puedan interpretar en el futuro.

Consideraciones Generales La preservación a largo plazo de los objetos digitales, implica que éstos conserven sus atributos a través del tiempo, es decir que sean accesibles e interpretables, manteniendo sus propiedades de autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad. Por esto, más allá de las estrategias de preservación digital planteadas para entornos electrónicos sobre temas como la preservación de la tecnología original, la emulación, la migración y conversión a otros soportes, lo fundamental para la preservación de los objetos digitales es la construcción de una política de preservación digital, que sirva de marco general para la promulgación de normas en materia de conservación y preservación, acogiendo las estrategias, programas, planes y proyectos que permitan su desarrollo.

Uno de los elementos más fuertes y que podría apoyar una iniciativa dirigida hacia la preservación a largo plazo, es la regulación de un sistema integrado de conservación y preservación documental, que contemple las estrategias y acciones preventivas y correctivas que garanticen la funcionalidad, acceso y preservación a largo plazo de los objetos digitales, adoptando para ello estándares de preservación digital contenidos en normas técnicas internacionales como por ejemplo: ISO 19005-1:2008, Gestión de documentos.

Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: El uso del PDF 1.4 (PDF/A-1); ISO/ TR 18492: 2008, Conservación a largo plazo de la información basada en documentos; ISO 14641-1:2012, requisitos sobre el diseño y la operación de un sistema de información para la conservación de

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la información electrónica; ISO/TR 15801:2009, gestión de documentos. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones para la honradez y fiabilidad; ISO 14721:2012, los datos espaciales y los sistemas de transferencia de información. Sistema de información de archivos abiertos (OAIS). Modelo de referencia, entre otras.

transparencia de las acciones del poder público y fomentar la participación ciudadana, si no como una garantía de los derechos humanos, en especial los derechos culturales y el derecho a la memoria y a la verdad que tienen todos los pueblos del mundo.

La subsistencia de un sistema integrado de conservación y preservación documental, solo es posible mediante la articulación a los demás sistemas de gestión inherentes al objeto digital, tales como el sistema de gestión documental que tiene como referencia normas técnicas como la ISO 15489:2001, información y documentación.

Gestión de Documentos. Parte 1: generalidades y parte 2: directrices; la ISO 30300:2011, información y documentación. Sistema de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario; y la ISO/30301:2011 Información y documentación - Sistema de gestión para los documentos – Requisitos, el sistema de gestión del riesgo cuyo estándar se encuentra en la ISO 31000:2009, gestión de riesgos. Principios y directrices, y el sistema de auditorías basado en estándares de auditoria informática y seguridad como la ISO/ IEC 27001: 2005, tecnología de la información.

Técnicas de seguridad. Sistemas de gestión de la seguridad. Requisitos, y la ISO/IEC 27002: 2005, tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Código de buenas prácticas para la gestión de seguridad de la información, así como herramientas metodológicas como TRAC y DRAMBORA, entre otras.

Bibliografía

Llevar a la práctica un sistema integrado de conservación y preservación documental, implica incluir dentro de los planes de implantación del sistema de gestión documental los planes de preservación digital, con fundamento en la valoración de los objetos digitales en todas las fases del ciclo vital de los documentos.

En este sentido y frente a las exigencias de un nuevo sistema político basado en el concepto de gobierno abierto, dentro del campo de la información se hace necesario centrar la discusión en torno a las acciones que han de emprenderse para garantizar la preservación de la información, no sólo para su uso social en la actualidad, en aras de contribuir a la

1. UNESCO. Carta para la Preservación del Patrimonio Digital. [En línea] 2003. [Citado el: 22 de Julio de 2013.] http://www.unesco.org/ new/fileadmin/MULTIMEDIA/HQ/CI/CI/pdf/mow/ charter_preservation_digital_heritage_es.pdf 2. Voutssas, Juan. Factores tecnológicos, legales y documentales de la preservación documental digital. [En línea] Septiembre/Diciembre de 2009. [Citado el: 12 de Julio de 2013.] Portal de Revistas Científicas y Arbitradas de la UNAM. http://www.revistas.unam.mx/index.php/ibi/ article/view/21391. ISSN: 0187-358X 3. Bereijo Martínez, Antonio y Fuentes Romero, Juan José. Los soportes fílmicos, magnéticos y ópticos desde la perspectiva de la conservación de materiales. [En línea] 2001. [Citado el: 12 de Julio de 2013.] http://revistas.um.es/analesdoc/ article/view/2411 4. Torres Moya, Rito y Aponte Melo, Myriam.

Principios y Técnicas en un Archivo Audiovisual.

Bogotá D.C. : Fundación Patrimonio Fílmico Colombiano, 2010 5. Mendoza Navarro, Aida Luz. Valoración de documentos digitales de archivo desde la perspectiva del proyecto InterPARES. [En línea] [Citado el: 20 de Julio de 2013.] http:// blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos/ files/2012/06/A%C3%ADda-Luz-MendozaNavarro.pdf 6. Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos -Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas. La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión.

[En línea] [Citado el: 14 de 07 de 2013.] http:// cau.crue.org/Quehacemos/gruposdetrabajo/ documentoselectronicos

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ecturas pr ofesionales Gesti贸n de Informaci贸n y Conocimiento: Herramientas para el Desarrollo Local y Comunitario Aliana Cuadrado Castell贸n (Cuba) - Coordinadora

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l contexto local y comunitario ha tomado cierta relevancia en los momentos actuales, así como la importancia de potenciar los factores endógenos y su articulación con los procesos a estas escalas. Muchos territorios basan (total o parcialmente) su economía en las producciones locales, donde juegan un papel relevante las pequeñas y medianas empresas. Esta opción del desarrollo económico local promueve nuevas formas de autogestión y autosustentabilidad; permitiendo el aprovechamiento del capital intelectual de los territorios.

Dentro de este tejido el trabajador de la información asume nuevos retos dentro de su perfil profesional, pues se ve en la necesidad de generar herramientas de la Gestión de Información, convertirlas en productos y servicios que satisfagan las necesidades tanto de los gobiernos locales como de los actores y ciudadanos de las localidades y comunidades.

Promover la innovación tecnológica y gestionar el conocimiento de las personas y las organizaciones es pertinente a partir del uso consciente de las herramientas de la Gestión del Conocimiento, también permite crear organizaciones locales más inteligentes, abiertas al aprendizaje y más capacitadas para la toma de decisiones en bien del Desarrollo Local y Comunitario.

Todo este proceso se realiza mucho más eficiente teniendo en cuenta los medios y las formas de comunicación, facilitan a sus ciudadanos constituir parte de las dinámicas locales y comunitarias; tener conocimiento de lo que sucede en su marco territorial con el objetivo de lograr una participación activa, promover el desarrollo y la interacción entre la población y las autoridades locales. Las redes sociales también vienen a jugar un rol en la interacción de los actores y organizaciones locales y comunitarias, en la gestión de información y el conocimiento y en la resolución de problemas del desarrollo local y comunitario.

El eBook está destinado a directivos de los gobiernos locales, actores y organizaciones locales y comunitarias, profesionales de la información y todas aquellas personas involucradas en procesos de desarrollo a estas escalas.

Cada capítulo transmite los criterios y las opiniones de cada autor.

http://www.documentalistas.org/libro-giyc

Sin embargo en estos procesos juega un papel esencial la Gestión de Información y la Gestión del Conocimiento, fundamentalmente en las organizaciones y actores locales; se necesita contar con la información relevante y ser esta el punto de partida de la identificación de las potencialidades de los territorios y las comunidades.

Open City Workshop. Foto City of Edmonton. Flickr

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Bases generales de Gobierno Abierto de la Red de Archivistas de la Administración Pública del Distrito Federal, México Autor: David Aranda Coronado (México) Estudiante del Experto Profesional en Gestión Documental aplicada al Gobierno Abierto

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a Red de Archivistas de la Administración Pública del Distrito Federal [1] (Red) tiene su fundamento jurídico en el artículo 34 del Reglamento de Sesiones del Consejo General de Archivos del Distrito Federal [2], en el cual se establecen las atribuciones legales para integrar grupos de trabajo que realicen estudios, analicen temas archivísticos y acuerden asuntos que tratará el Consejo en sus sesiones. La Red derivó de un equipo de trabajo que inició actividades el 9 de septiembre de 2011 convocados por el Coordinador de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, en su carácter de invitado permanente a las sesiones del Consejo como se dispone en el artículo 57 de la Ley de Archivos del Distrito Federal.

En el año 2013, durante la segunda reunión de la Red se manifestó por parte de su coordinador [3], que la tendencia mundial hacia un nuevo orden de comunicación entre el gobierno y los ciudadanos debe estar sustentada en el conocimiento del quehacer gubernamental a través del acceso a sus archivos institucionales, donde los gobiernos se obliguen a establecer mecanismos precisos y eficientes para mantener actualizada la información que generan los servidores públicos en ejercicio de sus funciones administrativas, propiciando con ello un diálogo colaborativo con los gobernados, quienes de manera más informada incidan en la elaboración de políticas públicas en su beneficio, y como consecuencia de su participación reciban servicios públicos cada vez de mejor calidad.

Esta directriz global de Gobierno Abierto exige considerar seriamente la gestión documental como el eje rector de la apertura pública de la información gubernamental, que impulse de manera lógica y organizada, la producción, gestión, conservación y difusión de documentos de acceso público, mediante el uso de tecnologías de información, y en particular de Internet como red de acceso múltiple al quehacer público del gobierno.

En ese sentido, es indispensable asumir el compromiso archivístico que promueva esta doctrina política como tendencia gubernamental y la concrete, priorizando el establecimiento de suficientes bases de trabajo que posibiliten a los

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integrantes de la Red, llevar a cabo actividades coordinadas y estandarizadas en el tratamiento de la información pública del Distrito Federal.

En razón de lo anterior se propusieron las siguientes Bases Generales de Gobierno Abierto de la Red de Archivistas de la Administración Pública del Distrito Federal: 1. La Red de Archivistas de la Administración Pública del Distrito Federal (Red) está integrada por todas las personas que tienen funciones archivísticas en los entes públicos del Distrito Federal.

2. El objetivo de la Red es intercambiar conocimientos archivísticos en los ámbitos normativo, técnico, metodológico y tecnológico, para fortalecer de manera sistematizada la organización, la conservación, el acceso y apertura de la información pública del Gobierno del Distrito Federal y asegurar que los procesos documentales y archivísticos garanticen la protección de datos personales que detentan los entes públicos locales.

3. La Coordinación de la Red, a cargo del Coordinador de Archivos del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, propondrá las acciones que vinculen los procesos archivísticos con las obligaciones de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal y la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.

4. La Red emitirá, a manera de sugerencia y apoyo metodológico y técnico para los entes públicos del Distrito Federal, la serie de cuadernillos Guía General de Gobierno Abierto del Distrito Federal en materia de Gestión Documental.

5. La Red establecerá un Programa de Formación Integral Archivística, de Transparencia y Protección de Datos Personales, instrumentando cursos de capacitación especializada dirigida a la práctica cotidiana de los procesos documentales y archivísticos en las oficinas de la administración pública del Distrito Federal, privilegiando la producción de expedientes electrónicos en el marco de la apertura de la información pública en medios automatizados, así como la protección

archivística de los datos personales en posesión del Gobierno del Distrito Federal.

Se gestionará el apoyo del área de capacitación del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, para revisar y mantener actualizados los contenidos del curso virtual en materia de Gestión de Documentos y Administración de Archivos, integrando temas relativos a los procesos archivísticos de acceso a la información pública y los procesos archivísticos de protección de datos personales.

6. La Red realizará anualmente un Diagnóstico Archivístico de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, a efecto de medir los avances de estos procesos en la práctica archivística, y a partir de los resultados planear las estrategias necesarias para mejorar los métodos de la gestión documental que correspondan.

7. La Red se mantendrá informada y actualizada a través del boletín eventual de actividades de la Red y del boletín mensual “Gobierno Abierto Archivístico del Distrito Federal” en el que se difundirán temas relativos la gestión de documentos y administración de archivos, procesos de transparencia, acceso a la información y protección de datos personales.

En particular, las dos primeras leyes referidas establecen en su artículo 12, respectivamente, la obligación de constituir un sistema de archivos en cada institución pública con las modalidades que resulten necesarias para administrar correctamente los documentos durante su existencia o ciclo vital. El sistema de archivos es el conjunto de recursos humanos, normas, técnicas y tecnologías destinados a realizar los procesos archivísticos en los entes públicos del Distrito Federal. En ese marco de acción del sistema, la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal establece los mecanismos de seguridad de la información confidencial a través de Sistemas de Datos Personales, los cuales a la luz de su propia definición en la ley, son el conjunto organizado de archivos que contienen datos personales, por lo que la operatividad de los sistemas de datos personales está regido por los procesos de producción, organización, conservación (transferencias), acceso y consulta de los documentos establecidos en la LADF.

Las modalidades necesarias del sistema, son en concreto, la creación de los componentes normativo y operativo. Por su parte el aspecto normativo consiste en integrar en cada institución, en una primera línea de trabajo la unidad coordinadora de archivos, que proponga el diseño normativo, asesoré, capacite y dé seguimiento a la instrumentación de procesos documentales en las unidades de información o Los temas de trabajo de gobierno abierto referidos, archivísticas, y en segundo plano, la conformación se formularon considerando las obligaciones de un órgano colegiado (Comité) que apruebe establecidas en la Ley de Transparencia y los instrumentos técnicos y le dé operatividad a Acceso a la Información Pública del Distrito través de quienes participan en él, por parte de Federal (LTAIPDF), la Ley de Archivos del todas las unidades administrativas que integran Distrito Federal (LADF) y la Ley de Protección la institución pública. de Datos Personales para el Distrito Federal (LPDPDF), que son las leyes especializadas El componente operativo es el funcionamiento en el tema de la información. Por su parte la técnico que se realiza en las unidades de LADF formaliza la generación o producción de información durante las etapas de vida de información, su organización, control y trámite, los documentos, aplicando los instrumentos conservación y consulta; la LTAIPDF determina archivísticos y documentales como son los el procedimiento de acceso a través de las inventarios, controles de correspondencia, solicitudes de información y la publicación de controles de gestión, controles de consulta, información en sitios de internet, entre otros entre otros. aspectos; la LPDPDF fija el mecanismo de creación de sistemas de datos personales en los Así, la formalización jurídica del sistema de archivos organizados, para asegurar y restringir archivos debe darse mediante la emisión su tratamiento y el mecanismo de acceso, entre de una norma interna en cada institución otros aspectos. pública, que integre los componentes y sus funciones, permitiendo la homogeneización de

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Revista Documentación las actividades documentales con información pública y confidencial. La formalización técnica del sistema debe darse mediante la emisión de los manuales de procedimientos de cada unidad de información (trámite, concentración e histórico), estableciendo en cada proceso la utilización de instrumentos técnicos.

En este conjunto de acciones documentales que se realizan en los entes públicos del Distrito Federal, el intercambio de información técnica y tecnológica por parte de las personas con funciones archivísticas en el marco de los trabajos de la Red, debe estar apoyado bajo líneas específicas de trabajo.

La primera base de trabajo de gobierno abierto de la Red, vinculada al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 49 de la LADF, relativas a las atribuciones y obligaciones de los responsables de las unidades de información o archivos, dimensiona la integración general de las personas dedicadas a las funciones archivísticas en la administración pública del Distrito Federal, en el sentido de apoyar el ejercicio de atribuciones y funciones archivísticas de manera estandarizada en las oficinas gubernamentales.

La segunda base de trabajo privilegia el intercambio de conocimientos archivísticos a efecto de motivar procesos de mejores prácticas en la gestión documental institucional, como son el diseño técnico de sistemas automatizados de información orientados a simplificar el flujo documental y la apertura de información; el diseño de instrumentos archivísticos como es el Cuadro de Clasificación incorporando la asociación de los sistemas de datos personales en cada serie archivística; la incorporación de los valores intrínsecos de los datos personales (estadístico, científico o histórico) vinculados con los valores administrativo, legal, contable o fiscal en el Catálogo de Disposición Documental, precisando los plazos de conservación generales y específicos de la información, entre otros aspectos.

La tercera base de trabajo se orienta a proponer acciones específicas que apoyen y favorezcan el cumplimiento de obligaciones legales, tales como el método asociado a la gestión documental para actualizar trimestralmente en

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los sitios de internet de las instituciones públicas (entes obligados) el Listado de Información en Posesión del Distrito Federal [4], considerando a cabalidad los criterios sustantivos y adjetivos establecidos en los Criterios y Metodología de Evaluación de la Información Pública de Oficio que deben dar a conocer los Entes Obligados en sus Portales de Internet [5], así como de las acciones archivísticas que coadyuven al cumplimiento de los criterios relativos a los plazos de conservación de los sistemas de datos personales de los entes públicos, establecidos en los Criterios y Metodología de Evaluación de Calidad de la Información Inscrita en el Registro Electrónico de Sistemas de Datos Personales [6].

La cuarta base de trabajo consiste en la emisión de una serie de cuadernillos de contenido técnico que apoye a manera de guía, los diversos procesos documentales como la integración y organización del sistema institucional de archivos; sistemas de clasificación; sistemas de valoración y disposición documental; procesos de producción, organización, control, gestión, conservación y acceso de la información impresa y electrónica y sus respectivos mecanismos de seguridad de la información confidencial; procesos de descripción documental; transferencias de expedientes electrónicos e impresos entre unidades de información; procesos de conservación y restauración documental, entre otros.

La quinta base de trabajo se refiere a la capacitación de los integrantes de la Red a través de un programa integral en materia de archivística, transparencia, acceso a la información y protección de datos personales, con contenidos dirigidos al diseño de instrumentos archivísticos, la formalización jurídica y técnica del sistema de archivos, así como a la producción, organización, conservación y consulta documental en cumplimiento de las obligaciones legales.

En particular, el programa integral de capacitación inició actividades el 7 de mayo de 2013 con el primer curso denominado “Gobierno Abierto del Distrito Federal en Materia de Gestión Documental” en el cual han participando 27 instituciones públicas del Distrito Federal. Los temas que incluye la instrucción son:

1. El Gobierno Abierto en el contexto de la gestión documental del Distrito Federal.

2. Formalización jurídica y técnica del Sistema Institucional de Archivos establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

3. Los instrumentos archivísticos para el cumplimiento de evaluaciones en materia de información pública de oficio y sistemas de datos personales, que realiza el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal.

4. Producción, distribución, organización y conservación de información pública y con datos personales del Distrito Federal, en cumplimiento de la Ley de Archivos del Distrito Federal, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, y Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.

Además, se está desarrollando una propuesta de actualización de contenidos del “Curso de autoformación en Administración de Documentos y Gestión de Archivos” del Centro Virtual de Aprendizaje en Transparencia del INFODF, con el propósito de incorporar los elementos técnicos archivísticos involucrados en los procesos de acceso a la información pública (LTAIPDF) y los procesos archivísticos de protección de datos personales (LPDPDF), y con ello apoyar a cada persona que desempeña una función pública en el Distrito Federal para que se auto capacite y ejerza sus actividades considerando las bases que establecen las leyes de transparencia, archivos y datos personales del Distrito Federal.

La sexta base se orienta a realizar un diagnóstico archivístico de acceso a la información pública y protección de datos personales del Distrito Federal, con el propósito de conocer e identificar los problemas que inciden en el desarrollo archivístico de las instituciones durante los procesos de seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su producción o ingreso, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación definitiva, considerando las disposiciones que establece el artículo 27 de la LADF, relativas al control y manejo de la correspondencia; integración de expedientes y series documentales; clasificación y ordenación de expedientes; descripción documental; valoración primaria y secundaria; disposición documental; acceso a la información archivística; transferencias primarias y secundarias; conservación y restauración; y difusión.

La séptima base se refiere a la difusión y divulgación archivística para mantener actualizados a los integrantes de la Red, sobre aspectos generales y/o particulares que inciden en el quehacer cotidiano de los procesos documentales, así

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Revista Documentación como de las actividades relativas a la cultura de la transparencia, gobierno abierto, gobierno electrónico, elementos teóricos y prácticos en la comunidad archivística que impulsen desarrollos innovadores, entrevistas con especialistas, difusión de eventos de transparencia y protección de datos personales, entre otros.

En suma, este conjunto de bases contribuirán al fortalecimiento de la instrumentación normativa y ejecutiva de la gestión documental de manera clara, sencilla y eficiente, como pilar sólido de la doctrina política de gobierno abierto en las instituciones públicas del Distrito Federal.

Al responsabilizarse los propios servidores públicos de la adecuada integración, formulación, diseño, circulación y conservación de la información a disposición de las personas interesadas, se propicia la armonización gubernamental, fomentando y promoviendo la rendición de cuentas de éstos ante la ciudadanía, sobre la cual se han de discernir procesos de revisión, análisis, evaluación y opinión del ejercicio público, sus beneficios y perjuicios que derivan de la implantación de las políticas públicas y su desarrollo en la sociedad.

No es por tanto aventurado concluir que la gestión documental es el corazón mismo de la vida pública, su estructura y transformación deben darse en un entorno colaborativo de responsabilidad social a través de valores éticos de los servidores públicos en la práctica documental. Debe ser la gestión pública el eje central y rector funcional de la participación ciudadana.

Ante la inminente reforma constitucional en materia de transparencia propuesta por este nuevo gobierno mexicano (2012-2018), se hace indispensable privilegiar el diálogo de profesionales de la información en el marco del régimen abierto de datos del sector públicos y de participación ciudadana, respecto del diseño de la legislación archivística como un modelo general para la nación que retome los principios documentales perfeccionados en la práctica. El modelo archivístico debe contener el encadenamiento lógico y perfectible de los procesos documentales que garanticen la producción ordenada y organizada de la información pública y la seguridad en la protección de datos personales, en su exacta dimensión de tratamiento documental, simplificando a los ciudadanos el ejercicio de estos derechos fundamentales.

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Bibliografía Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, Criterios y metodología de evaluación de la Información pública de oficio que deben dar a conocer los Entes Obligados en sus portales de Internet, México: Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, 2012.

Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, Guía para servidores públicos ¿Cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal? México: Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, 2012.

Ramírez Deleón, José Antonio, Manual de Autoformación en Administración de Documentos y Gestión de Archivos. México: Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, 2007. ______, Metodología para la Organización de Sistemas Institucionales de Archivos. Cuadernos metodológicos 1, 2, 3, 4, 5.

México: Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales – Archivo General de la Nación (Cuadernos de la serie Gestión de Documentos y Administración de Archivos), 2011. ______, Archivos gubernamentales: un dilema de la transparencia, México, Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal (Ensayos para la Transparencia de la Ciudad de México, Ensayo No. 2), 2007.

Legislación consultada Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada el 8 de octubre de 2008 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal, publicada el 28 de marzo de 2008, reformas de 29 de agosto de 2011.

Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal, publicada el 3 de octubre de 2008 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal.

Documento consultado Acuerdo 0795/SO/04-07/2012 del Pleno del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal, mediante el cual se aprueban los Criterios y Metodología de Evaluación de la Calidad de la Información Inscrita en el Registro Electrónico de Sistema de Datos Personales.

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Notas en el texto [1] La Red de Archivistas de la Administración Pública del Distrito Federal es el conjunto de personas que se dedican a las actividades documentales, con el objeto de intercambiar conocimientos archivísticos en los ámbitos normativo, técnico, metodológico y tecnológico, para fortalecer de manera sistematizada la organización, la conservación, el acceso y apertura de la información pública del Gobierno del Distrito Federal y asegurar que los procesos documentales y archivísticos garanticen la protección de datos personales que detentan los entes públicos locales.

[2] El Consejo General de Archivos del Distrito Federal (CGADF) es un órgano colegiado que tiene por objeto apoyar en el diseño de metodologías para la gestión de archivos, auxiliar a los entes públicos en su instrumentación, coordinar la Red de Archivos, así como apoyar al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de cada ente público en el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley de Archivos del Distrito Federal, entre otras atribuciones. De acuerdo con la minuta de instalación del CGADF, éste se conformó el 7 de septiembre de 2010, fecha en la cual se aprobó también el Reglamento de Sesiones del CGADF. [3] El que suscribe.

[4] La función del listado de información es poner a disposición de las personas la totalidad de los temas de la información que detenta del Gobierno del Distrito Federal, susceptible de consultarse en los medios en que se conservan en las unidades de información.

[5] Estos Criterios son la normatividad emitida por el instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal (INFODF), que establecen las características de contenido y estructura de la información que deben publicar los entes públicos (obligados), en cumplimiento de la LTAIPDF. [6] Estos Criterios son la normatividad emitida por el INFODF, que establece las características de registro electrónico de los sistemas de datos personales (archivos organizados).

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Artículo

Parlamento Abierto: La tramitación parlamentaria de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno en España

Senado de España. Foto Emilio Canosa. Flickr

Autora: Rosario Lópaz Pérez (España) Estudiante del Experto Profesional en Gestión Documental aplicada al Gobierno Abierto

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a consecución de un parlamento abierto que supere las desconfianzas crecientes manifestadas por los ciudadanos hacia esta institución se logrará mejorando los procesos de acercamiento, interacción y comunicación de los parlamentarios hacia la sociedad. Promover una cultura de la transparencia a partir de la legislación es uno de los puntos destacados de la Declaración sobre Parlamento Abierto, aprobada en septiembre de 2012.

Partiendo del concepto de parlamento abierto, el objetivo primordial de este artículo es conocer la regulación efectuada, a nivel internacional, en este ámbito para comprender los principios generales que promueven la transparencia parlamentaria. A continuación, se detallará la actual tramitación parlamentaria de la Ley de transparencia en España, con el fin de conocer las fases de desarrollo de esta iniciativa y analizar su contenido, principalmente, por lo que se refiere a la situación de los archivos en la Administración pública, y la transparencia en el acceso de los ciudadanos a la información pública.

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la Comisión Constitucional del Congreso de los Diputados, seleccionadas en este artículo para informar sobre el Proyecto de Ley de Transparencia, muestran el interés de los comparecientes por la transparencia para el ejercicio del derecho de los ciudadanos al acceso a la información pública.

La interconexión entre parlamento abierto y transparencia parlamentaria se establecerá abriendo canales de comunicación entre los propios miembros de esta institución y la ciudadanía. Para desarrollar esta apertura, es necesario que los poderes públicos promuevan una cultura de la transparencia de la información parlamentaria, al objeto de lograr una mayor eficacia en la gestión de los asuntos públicos.

1. PARLAMENTO ABIERTO Y REGULACIÓN SOBRE TRANSPARENCIA PARLAMENTARIA

En la actualidad, el Parlamento es una de las instituciones más cuestionadas y peor valoradas por los ciudadanos de muchos estados democráticos, siendo la esta desconfianza transmitida fiel reflejo de la falta de interacción Hay que destacar que el debate sobre parlamento-sociedad. El denominado Parlamento transparencia en España, cerrado desde la abierto se configura no sólo como un derecho aprobación de la Constitución de 1978, se ha de los representados sino como una obligación abierto en la actualidad con el Proyecto de de quienes nos representan para lograr la ley de transparencia, acceso a la información denominada cultura de la transparencia. pública y buen gobierno, aprobado en Consejo de Ministros del día 27 de julio de 2012.

Teniendo en cuenta que hay que cumplir con los retos y desafíos que una democracia La información para conocer la tramitación parlamentaria conlleva, la actividad parlamentaria parlamentaria de la futura Ley de transparencia tiene que estar sometida a una estrecha vigilancia ha sido localizada en los distintos buscadores de por parte de la ciudadanía, al objeto de exigir la página web del Congreso de los Diputados, responsabilidades en la toma de decisiones verdadera ventana abierta al conocimiento de la públicas. actividad parlamentaria. Analizadas las fuentes de información de carácter primario de las Cortes A nivel internacional, para “promover una Generales, como son los Boletines Oficiales y cultura de lo abierto”, contamos con la Unión Diarios de Sesiones del Pleno del Congreso de Interparlamentaria (UIP) [1] organización los Diputados y de la Comisión Constitucional internacional que representa a los parlamentos que recogen el texto íntegro del proyecto de ley, actuando como principal interlocutor las comparecencias en el Congreso y los debates parlamentario de las Naciones Unidas. Su objetivo realizados, se constata que la transparencia en la fundamental es promover la paz y la democracia actuación de los poderes públicos es destacada a través del diálogo político, estableciendo por los actores políticos y sociales como garantía normas y directrices para los parlamentos. de calidad democrática.

Promueve, además, la necesidad de dotar de transparencia a estas instituciones fortaleciendo Las tres comparecencias parlamentarias ante sus funciones, difundiendo y permitiendo el

acceso a la información de las actividades de de los diputados, así como al conocimiento del íter parlamentario para la elaboración, discusión y 14. aprobación de las leyes. las En la Conferencia Mundial sobre parlamento electrónico organizada por las Naciones Unidas y la Unión Interparlamentaria, celebrada en Roma en septiembre de 2012, se presentó la “Declaración sobre el Parlamento Abierto” [2] (Declaration on Parliamentary Openness). Esta declaración es una llamada a los parlamentos nacionales y supranacionales, y a las organizaciones de la sociedad civil de supervisión parlamentaria (PMOs), para generar un compromiso amplio con la transparencia y la participación de los ciudadanos en las actividades parlamentarias.

En esta Conferencia los representantes de las organizaciones civiles se comprometieron a promover una serie de puntos generales de transparencia parlamentaria: 1. Reconocer el derecho de propiedad del público sobre la información parlamentaria 2. Promover una cultura de la apertura a partir de la legislación.

3. Promover la cultura de la transparencia a través de la supervisión.

transparencia

parlamentaria.

Proporcionar funciones

información sobre del parlamento.

15. los

Proporcionar miembros

información sobre del parlamento.

16. la

Proporcionar información sobre administración parlamentaria

17. Información sobre la agenda parlamentaria.

18. Información sobre la legislación en preparación.

19. Publicación de los debates de Comisiones.

20.

Publicación

de

las

votaciones.

21. Publicación de los debates del Pleno.

22.

Publicación de elaborados por iniciativa 23. sobre

los informes del Parlamento.

Proporcionar el

información presupuesto.

24. Información sobre el régimen económico de los diputados para asegurar su integridad.

cívica.

25. Difusión de información sobre conducta poco ética y los posibles conflictos de interés.

5. Participación de los ciudadanos y la sociedad civil.

26. Proporcionar acceso a la información histórica.

6. Protección de una sociedad civil independiente.

27. para

4.

Promover

la

7.

Habilitar efectiva del 8.

educación

una trabajo

Compartir

monitorización parlamentario.

buenas

prácticas.

9. Garantizar los recursos legales para hacer efectivo el derecho de acceso.

10. Difusión completa de la información.

11.

Proporcionar información oportuna y, a ser posible, en tiempo real.

12.

Garantizar

13.

la

información

Adoptar

68

Proporcionar múltiples canales acceder a la información

28. Asegurar el acceso a las sesiones plenarias.

29. los

Garantizar medios

el de

acceso a comunicación.

30. Proporcionar una emisión en directo (streaming) y bajo demanda de las sesiones.

31.

Facilitar restricciones o

el

acceso sin barreras físicas.

precisa.

32. para

Usar un lenguaje la difusión de la

políticas

33.

Uso

www.documentalistas.org

de

las

comprensible información.

lenguas

oficiales.

Revista Documentación 34. Garantizar el acceso gratuito a la información.

35. Proporcionar información en formatos abiertos.

36.

Asegurar

tecnología

accesible.

37. Proteger la privacidad de la ciudadanía.

69

constitucionales. También, se precisó la necesidad de reforzar los derechos de los ciudadanos, así como la obligación de las Administraciones públicas en promover la transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, como ejes rectores de la acción política.

A continuación, se va a detallar el íter 38. Usar formatos no propietario y de parlamentario, es decir, la vida de la Ley de software libre en la medida de lo posible. transparencia que, en la actualidad, se encuentra tal y como aparece en el buscador Iniciativas de 39.

Permitir la descarga de la la página web del Congreso de los Diputados, en información para su reutilización. estudio por parte de la Ponencia del Congreso de los Diputados [4].

40.

Asegurar la actualización de los sitios web parlamentarias. 2.1 El estudio del Anteproyecto de la Ley de Transparencia 41. Implementación de buscadores para la información contenida en la página. El Centro de Estudios Políticos y Constitucionales (CEPC), organismo dependiente del Ministerio 42.

Adecuada política de enlaces. de la Presidencia de España, constituyó en abril de 2012 un grupo de expertos para el 43. Puesta en marcha de servicios de alerta. estudio y análisis del Anteproyecto de la Ley de transparencia. Los informes de las cinco 44. Facilitar la comunicación bidireccional con la sesiones celebradas, así como las ponencias ciudadanía. y propuestas de este grupo de expertos se pueden consultar en la página web del Centro La Unión Interparlamentaria ha publicado de Estudios Políticos y Constitucionales [5]. recientemente el informe sobre e-parlamento 2012 [3], elaborado conjuntamente con el Los ponentes destacaron en las sesiones Departamento de Asuntos económicos y celebradas los grandes objetivos que esta Sociales de las Naciones Unidas, a través del iniciativa legislativa sobre transparencia pretende Centro Global para las TIC, con el objetivo de cumplir: reforzamiento de la imparcialidad profundizar en la transparencia parlamentaria de la Administración; aumento de la eficacia y la apertura de la información de todos los y proximidad a los ciudadanos; legitimación parlamentos de los países miembros. de la acción gubernamental; ampliación de los mecanismos de rendición de cuentas y 2.

TRAMITACIÓN DE LA LEY DE reducción del desnivel informativo entre entes TRANSPARENCIA, ACCESO A LA públicos y ciudadanos. Asimismo, los expertos INFORMACIÓN PÚBLICA Y BUEN GOBIERNO subrayaron que la Ley de transparencia exigiría una reglamentación posterior para su La Ley de transparencia ha sido presentada en la implementación.

X Legislatura de la democracia en España por el Gobierno del Partido Popular y, en la actualidad, En relación con la inclusión de las aportaciones se encuentra en proceso de tramitación de los ciudadanos en el texto del Anteproyecto, parlamentaria en el Congreso de los Diputados. cuestión fundamental para promover una cultura En la presentación del Proyecto de ley ante los de la transparencia, la propuesta hecha por el medios de comunicación, el Gobierno destacó grupo de expertos en el documento “Aportaciones que el objetivo prioritario de esta ley es restaurar ciudadanos” [6], señaló que se había abierto un la confianza perdida por los ciudadanos ante procedimiento de consulta pública, con carácter la gestión de los asuntos públicos, ajustando innovador, introduciendo la participación de dicha gestión a los principios democráticos la ciudadanía en la tramitación de la Ley de

transparencia.

El objetivo primordial de esta consulta pública fue involucrar a la sociedad en el proceso de gestación de la norma, para que tanto a título individual como colectivo se realizasen los comentarios, sugerencias y críticas necesarias que contribuyeran a mejorar el texto propuesto por el ejecutivo.

Para llevar a cabo este trámite de consulta a los ciudadanos, el Gobierno a través de una página web [7], accesible desde el 26 de marzo hasta el 10 de abril de 2012 desde cualquier Ministerio, puso a disposición pública el acceso al texto del Anteproyecto de la Ley. Esta página web contenía dos apartados principales: el primero, correspondiente al Anteproyecto donde se podía acceder al texto completo del mismo, y el segundo relativo a la consulta pública que contenía un formulario sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, mediante el cual los ciudadanos podían remitir sus propuestas. Además, se contempló la posibilidad de adjuntar archivos de texto para comentarios más extensos.

Las redes sociales institucionales del Ministerio de la Presidencia difundieron el texto de la norma y canalizaron las aportaciones efectuadas por los ciudadanos. El procedimiento de consulta fue utilizado por 80.000 ciudadanos que consultaron la página web para conocer la norma, siendo enviadas 3.700 observaciones que modificaron el primer texto publicado por el Gobierno [8].

efectiva y equilibrada respecto a la regulación sobre protección de datos de carácter personal.

2) Que fuera la Agencia Española de Protección de Datos el órgano independiente con competencia para resolver las reclamaciones en materia de acceso.

3) Que se tuviera en cuenta la legislación vigente en materia de archivos.

2.2 El Proyecto de la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno El texto del proyecto del Gobierno presentado en el Consejo de Ministros del día 27 de julio de 2012, fue publicado en el Boletín Oficial de las Cortes Generales, Congreso de los Diputados, serie A, núm. 19-1, de 7 de septiembre de 2012 [10].

El proyecto cuenta con dos títulos, cinco disposiciones adicionales y nueve disposiciones finales. El Título I, regula la transparencia de la actividad de los que prestan servicios públicos, apareciendo desarrollado en tres capítulos: el primero, referido al ámbito subjetivo de aplicación; el segundo, sobre publicidad activa; y el tercero, en relación con el derecho de acceso a la información pública.

En el capítulo primero, referido al ámbito subjetivo de aplicación, hay que destacar que aparecen reflejadas todas las Administraciones públicas, organismos autónomos, agencias estatales, Por lo que se refiere al trabajo del grupo de entidades públicas empresariales y entidades expertos, la Asociación de Archiveros Españoles de derecho público. Asimismo, en relación con en la Función Pública (AEFP), que formaba parte las actividades sujetas a Derecho administrativo, de este grupo contribuyó con sus aportaciones la norma es aplicable a las Corporaciones de a mejorar el texto del Anteproyecto. En el Derecho Público, Congreso de los Diputados, documento titulado: “Propuesta de modificación Senado, Tribunal Constitucional y Consejo del segundo borrador del Anteproyecto de General del Poder Judicial, así como al Consejo ley [9], se efectuó una valoración positiva del de Estado, Defensor del Pueblo, Tribunal de texto propuesto por el Gobierno, reflejando la Cuentas, Consejo Económico y Social y las importancia que había tenido la introducción en instituciones autonómicas análogas, el mismo del término “documentos”, para definir y aclarar el concepto de información pública.

También, se aplicará a las sociedades mercantiles en cuyo capital social la participación Además, esta Asociación señaló las siguientes directa o indirecta de las entidades públicas propuestas de modificación: sea superior al cincuenta por ciento, a las fundaciones y asociaciones constituidas por 1) Que la Ley tuviera rango de orgánica para ser las Administraciones, organismos y entidades

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de carácter público. Además, las personas que presten servicios públicos o ejerzan potestades administrativas, así como los adjudicatarios de contratos del sector público, estarán obligadas a suministrar a la Administración, previo requerimiento, la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones expuestas en esta ley.

Servicios y la Agencia Española de Protección de Datos.

El capítulo segundo, dedicado a la publicidad activa, recoge las obligaciones que tienen que cumplir las entidades incluidas en el ámbito de aplicación. Éstas deberán aportar información sobre la institución y su organización, así como los datos necesarios de relevancia jurídica, económica, presupuestaria o estadística.

Uno. El artículo 35 h) pasa a tener la siguiente redacción:

En el texto del proyecto se señala el denominado: “Portal de la Transparencia”, con el objetivo de servir de punto de encuentro y difusión de la Administración pública con los ciudadanos para facilitar su derecho de acceso a la información.

Para ello, se prevé que la Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades de la Administración Local, colaboren entre sí para cumplir con sus obligaciones de publicidad activa.

“Artículo 37: Derecho de acceso a la información pública

El Capítulo tercero, referido al derecho de acceso a la información pública establece, principalmente, que este derecho podrá ser ejercido sin necesidad de motivar la solicitud de acceso. Según recoge el texto, sólo se verá limitado en los casos necesarios por la naturaleza de la información o por entrar en conflicto con intereses protegidos.

El Título II, dedicado al Buen Gobierno, señala los principios éticos y de actuación que deberán regir la labor de los miembros del Gobierno, altos cargos y asimilados de la Administración del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Las cinco disposiciones adicionales tratan cuestiones como la aplicación de regulaciones especiales del derecho de acceso, revisión y simplificación normativa, colaboración entre la Agencia Estatal de Transparencia, evaluación de las Políticas Públicas y la Calidad de los

Por lo que se refiere a las disposiciones finales, la disposición final primera modifica la regulación del derecho de acceso a los archivos y registros administrativos contenida en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre en los siguientes términos:

“h) Al acceso a la información pública, archivos y registros”.

Dos. El artículo 37 pasa a tener la siguiente redacción:

“Los ciudadanos tienen derecho a acceder a la información pública, archivos y registros en los términos y con las condiciones establecidas en la Constitución, en la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno y demás leyes que resulten de aplicación.”

2.3 Las Comparecencias ante la Comisión Constitucional del Congreso de los Diputados La Comisión Constitucional del Congreso de los Diputados [11], es competente para el estudio y debate de la Ley de transparencia. Con este fin, se desarrollaron en su seno diversas comparecencias de autoridades, funcionarios y personalidades, en calidad de expertos, para informar sobre el texto del proyecto.

En el buscador “Intervenciones”, de la página web del Congreso de los Diputados, en relación con la función parlamentaria de control al Gobierno, se han localizado las comparecencias realizadas ante esta Comisión, para informar sobre el proyecto de Ley de transparencia [12]. De entre todas las intervenciones efectuadas, para el propósito de este artículo se han seleccionado tres que son significativas en relación con la situación de los archivos y la gestión documental en la Administración pública, la cultura de la transparencia y el gobierno abierto.

Comparecencia de Rosana de Andrés Díaz, Presidenta de la Asociación Archiveros en la Función Pública, para informar en relación con el Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

La primera comparecencia realizada ante dicha Comisión fue efectuada por Rosana de Andrés Díaz, Presidenta de la Asociación Archiveros en la Función Pública [13]. Su intervención íntegra, en calidad de experta, y a propuesta de representantes de diferentes grupos políticos parlamentarios, aparece recogida en el Diario Sesiones del Congreso de los Diputados, número 290 de 20 de marzo de 2013 [14].

Como facultativa de archivos, siguiendo las sugerencias de los profesionales de este cuerpo y en representación de la AEFP, la compareciente señaló las modificaciones puntuales que consideraba imprescindibles reflejar en el texto del proyecto, al objeto de que la futura Ley de trasparencia cumpliera con los fines propuestos.

Manifestó ante la Comisión que las modificaciones tenían como objetivo primordial resolver la dispersión normativa existente en España, en cuanto al acceso a los documentos públicos.

Todo ello, con el fin de que la Ley garantizara, con carácter prioritario, la fiabilidad de los datos y la aplicación de los derechos de acceso de los ciudadanos a la información pública.

toma de decisiones y la rendición de cuentas que consiguen una sociedad más informada y participativa, es necesario que los documentos públicos y oficiales registrados en cualquier soporte, cumplan una serie de requisitos que les otorgan credibilidad. Estos requisitos según lo señalado por la autora son: autenticidad, fiabilidad, integridad, disponibilidad y cadena de custodia ininterrumpida en los archivos públicos.

A lo largo de su comparecencia, fue precisando las modificaciones al texto de la ley que consideraba de carácter imprescindible, destacando la inclusión de una disposición final o adicional que señalara la necesidad de elaborar una ley de archivos de ámbito general.

La razón principal, apuntada en su intervención para la aprobación de esta Ley de archivos, fue referida a garantizar la igualdad de los ciudadanos en el uso de los documentos en poder de la Administración pública que son necesarios para ejercitar sus derechos.

Además, continuó diciendo que la futura Ley de archivos establecería la creación de sistemas archivísticos y de gestión de documentos a lo largo de todo su ciclo vital de forma integral, lo que obligaría a las Administraciones públicas, entre otras consideraciones, a conservar aquellos documentos con valor probatorio para los ciudadanos.

En relación con el acceso a los archivos históricos, manifestó ante la Comisión que en También, mencionó en su intervención que, la actualidad, según el artículo 37 de la Ley a propuesta de la AEFP en el comité de 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen expertos, se logró modificar el artículo 10 del Jurídico de las Administraciones Públicas y texto del Anteproyecto, introduciendo el término del Procedimiento Administrativo Común [15], “documentos”, con el objetivo de diferenciarlos se rige por una normativa específica estatal o del concepto general de información pública. Por autonómica, no apareciendo estos archivos ello, consideró conveniente que se añadiera en definidos claramente en ninguna disposición. el texto de la Ley de transparencia los requisitos Señaló, además, que la Ley 16/1985, de 25 de básicos que deben tener los documentos de junio, del Patrimonio Histórico Español refleja los organismos públicos, sugiriendo cambiar que el patrimonio documental está integrado por el enunciado del capítulo tercero del proyecto todos los documentos públicos desde el mismo denominado “Derecho de acceso a la información momento de su creación. pública”, por otro nuevo denominado: “Derecho de acceso a los documentos y a la información Para que la Ley de transparencia regule el acceso pública”. de los ciudadanos a cualquier tipo de información en cualquier tipo de archivos, incluidos los En su intervención ante la Comisión señaló históricos, la autora en su comparecencia propuso que para hacer transparente el proceso de modificar la disposición adicional primera [16],

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eliminando del texto la referencia a los archivos de oficina o de gestión. Esta referencia a este tipo de archivos restringe el objeto de aplicación de la Ley a los documentos en ellos contenidos, relegando a los archivos centrales, intermedios e históricos a su regulación específica, por lo que supone un ataque al derecho de acceso a la información pública.

Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos en el tiempo de su mandato.

La aprobación del Real Decreto 776/2011 [18], de 3 de junio, ha dado lugar a la supresión de varias comisiones calificadoras de fondos documentales y documentos administrativos, en algunos ministerios y organismos públicos.

Entre las razones de carácter interno apuntó la falta de responsabilidad patrimonial documental de los gestores públicos, la falta de conocimiento de la función de los archiveros en la organización y la inexistencia de un sistema archivístico para las Administraciones públicas.

Su tercera propuesta ante la Comisión, en relación con los archivos públicos, fue que éstos deberían ser considerados sector preferente en materia de empleo, ya que, según sus palabras: “con los medios humanos actuales es muy difícil atender las demandas de información de los ciudadanos”.

Continúo su intervención proponiendo que la Por otra parte, sugirió que la Ley de transparencia futura Ley de transparencia tuviera en cuenta mencionara los sistemas archivísticos de las los conceptos archivísticos que han aparecido organizaciones públicas y sus archivos centrales, en la normativa sobre el Esquema Nacional de dado el papel esencial de estos archivos en la Interoperabilidad [19]. Esta disposición define el resolución de las demandas de información por ciclo vital de los documentos como: parte de los ciudadanos, así como las labores de coordinación que éstos desarrollan para el buen “Conjunto de las etapas o periodos por los funcionamiento de los archivos de gestión. que atraviesa la vida de un documento desde su identificación en un sistema de gestión Para que la transparencia sea efectiva y la de documentos hasta su selección para Ley cumpla con los objetivos propuestos, es conservación permanente de acuerdo con la imprescindible, según lo expuesto por la autora legislación sobre archivos de aplicación en cada en su comparecencia, que las Administraciones caso, o para su destrucción reglamentaria”. públicas efectúen procedimientos de valoración asignados a cada una de las series documentales La Presidenta de la AEFP terminó su intervención de los archivos. ante la Comisión efectuando una serie de propuestas. La primera de ellas, referida a la La ejecución de este procedimiento, establecido introducción en la ley de una disposición final por Real Decreto 1164/2002 [17], es un paso o adicional que recogiera, antes de su entrada previo fundamental para lograr la transparencia en vigor, la necesidad de establecer en los en el ejercicio del derecho de acceso de los organismos públicos sistemas archivísticos ciudadanos a la información pública. Además, y políticas de gestión documental de forma este procedimiento es primordial para conocer coordinada desde el archivo central, siendo la producción anual de documentos en una elaboradas por archiveros especialistas en este organización, así como la información contenida ámbito. en ellos, su régimen de uso y acceso, y el tiempo de permanencia en cada tipo de archivo.

La segunda propuesta realizada por la compareciente fue que la Ley de transparencia Asimismo, nos dice que no se ha procedido señalara los requisitos de fiabilidad de los a la valoración de todos los documentos documentos públicos. Estos documentos serían públicos, apuntando las razones tanto de índole generados y gestionados, de forma integral, interno como externo que han dado lugar a la sin interrupción de su cadena de custodia bajo inexistencia de procedimientos de valoración en la responsabilidad de funcionarios públicos las Administraciones públicas. especializados.

En cuanto a las razones de índole general, se refirió a las escasas reuniones mantenidas por la

Su última propuesta, con el objetivo de trabajar

en el establecimiento de una política de gestión documental global y coherente en las Administraciones públicas, estuvo referida a la inclusión de una disposición adicional en la Ley de transparencia, para incorporar archiveros como miembros de los centros de decisión.

Comparecencia de Guzmán Garmendia Pérez, ex-Director de Gobierno Abierto del Gobierno de Navarra, para informar en relación con el Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

parlamento hace de las redes sociales y soportes móviles en el desarrollo del proceso legislativo.

Esta tecnología, nos dice el autor, al objeto de suplir las carencias tecnológicas del proyecto podría haber sido utilizada como canal de participación y comunicación de los ciudadanos para la elaboración de la Ley de transparencia.

Consideró en su intervención que en el proceso de elaboración de la Ley en Navarra se utilizaron las diversas redes sociales como medio de participación ciudadana, contribuyendo de esta forma a fomentar una cultura de la La segunda comparecencia destacada ante la transparencia. A través de estas redes, se Comisión Constitucional del Congreso de los recogieron las peticiones y observaciones de los Diputados, para informar sobre el proyecto de ciudadanos con el objetivo fundamental de que ley fue efectuada por Guzmán Garmendia Pérez, fueran trasladadas al texto de la Ley y, al mismo en calidad de exDirector de Gobierno Abierto y tiempo, pudieran ser utilizadas para favorecer la nuevas tecnologías del Gobierno de Navarra y, construcción de la acción de Gobierno. en la actualidad, miembro de la junta directiva de la Open Knowledge Foundation en España. Esta Solicitó ante la Comisión la eliminación del texto comparecencia aparece íntegramente recogida del proyecto, según lo establecido en el artículo en el Diario de Sesiones del Congreso de los 17.4 [22], de la opción del silencio administrativo Diputados, número 301 de 17 de abril de 2013 de carácter negativo por parte de la Administración [20]. competente, por un silencio administrativo de carácter positivo. Esta modificación propiciaría El autor de la comparecencia, impulsor de la el contacto y el entendimiento, en condiciones Ley de transparencia del Gobierno de Navarra, de igualdad, entre las organizaciones públicas y destacó que en España no ha existido tradición los ciudadanos. sobre la denominada, “cultura de la transparencia”, señalando que la primera disposición sobre Por lo que se refiere al acceso a la información transparencia ha sido la Ley Foral 11/2012, de pública por parte de los ciudadanos, el 21 de junio, de la Transparencia y del Gobierno compareciente manifestando que la información Abierto [21]. es poder y destacando la necesidad de su reparto, abogó por la conveniencia de dictar una Ley de Garmendia centró su intervención ante la transparencia que regule la total disposición Comisión en las denominadas, “carencias de los documentos públicos de archivo y de la tecnológicas”, del texto del proyecto, precisando información del sector público contenida en ellos la escasa aportación de los ciudadanos en la hacia la ciudadanía. Consideró que establecer la elaboración de la futura Ley de transparencia apertura total de datos (Open Data), y el acceso nacional. Explicó que estas carencias están a los mismos es una necesidad y también una estableciendo la distancia que, en la actualidad, obligación por parte de los poderes públicos separa a los políticos de los ciudadanos. hacia la sociedad.

Así, nos dice: “Si quieren estar [los políticos] donde están los ciudadanos deben situarse donde se mueve más de la mitad de la población y hacer lo que ellos hacen, que es conversar, y a poder ser en la base tecnológica actual y futura”.

En este sentido, propuso que la Ley de transparencia a nivel nacional para corregir sus carencias tecnológicas, reflejase la tecnología como una apuesta de futuro por lo que se refiere, principalmente, a la unificación de criterios y formatos en todas las Administraciones públicas.

Además, aludió a la poca utilización que el

Asimismo, consideró que la creación de un

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único repositorio global de datos para el conjunto del Estado facilitaría el acceso a la información pública, abogando por el establecimiento de un consenso para la utilización de estándares tecnológicos internacionales para el intercambio de información.

Señaló, en su intervención, que este consenso sería una forma de conseguir un mayor acceso a la información de carácter público que disminuiría la distancia entre representantes y representados, objetivo fundamental de un Gobierno abierto.

También, propuso la inclusión en la Ley de transparencia de un apartado sobre reutilización de datos y aplicaciones informáticas. Esta cuestión, según su criterio, supondría un gran ahorro para las Administraciones públicas, así como un incentivo para las políticas de I+D+i, tan necesarias en períodos de crisis económica como el que estamos viviendo.

En este contexto, mencionó la aprobación del Decreto 159/2012, de apertura y reutilización de las aplicaciones informáticas de la administración pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi [23], en el cual se dispone que no se iniciará un desarrollo informático, sin haber certificado antes que no existe uno similar del que se pueda aprovechar su código para la reutilización.

Como conclusión, el autor señaló ante la Comisión la necesidad de establecer un diálogo con los ciudadanos para mejorar la Ley de transparencia. Para ello, la introducción de canales de participación que abran la consulta pública del texto del proyecto a las observaciones y a la crítica, es una medida eficaz para el desarrollo de una cultura de la transparencia, así como la utilización del consenso como medio de acción política para el pleno desarrollo del gobierno abierto.

Comparecencia de Manuel Villoria Mendieta, Catedrático de Ciencias Políticas de la Universidad Rey Juan Carlos, para informar en relación con el Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

La tercera comparecencia seleccionada en este artículo fue efectuada ante la Comisión por Manuel Villoria Mendieta, Catedrático de Ciencias Políticas de la Universidad Rey Juan Carlos y ponente del grupo de expertos del CEPC. Su intervención aparece recogida íntegramente en el Diario de Sesiones del Congreso de los Diputados, número 308, de 24 de abril de 2013 [24].

En su intervención señaló, en primer lugar, que hubiera sido ideal aprovechar esta ley para constitucionalizar la transparencia como derecho fundamental, según lo dispuesto en el artículo 20 de la Constitución de 1978. Finalmente, la Ley se ha fundamentado en el artículo 105.b) de la Constitución que reconoce el derecho de los ciudadanos a acceder a los archivos y registros de la Administración, imponiendo la obligación de suministrar la

>> “Como conclusión, el autor señaló ante la Comisión la necesidad de establecer un diálogo con los ciudadanos para mejorar la Ley de transparencia. Para ello, la introducción de canales de participación que abran la consulta pública del texto del proyecto a las observaciones y a la crítica, es una medida eficaz para el desarrollo de una cultura de la transparencia”

información de carácter público contenida en los documentos de archivo.

El autor consideró la necesidad de mejorar el texto de la Ley de transparencia otorgando más importancia a los archivos de las Administraciones públicas, así como al desarrollo de los procesos de almacenamiento y control de la información en la toma de decisiones en los asuntos de carácter público.

Señaló en su intervención, por lo que se refiere a la cultura de la transparencia, que la Ley debería tener alguna referencia en relación con la importancia de la formación en valores de los funcionarios públicos. Apuntó que los: “valores de transparencia”, no han sido considerados prioritarios en la historia de la formación en Administración pública en España.

En relación con la transparencia parlamentaria, indicó ante la Comisión la importancia que tiene para los ciudadanos que los proyectos legislativos sean conocidos por los ciudadanos, con el fin de lograr su participación en el proceso de elaboración de las leyes. Asimismo, consideró de gran utilidad dar a conocer a la ciudadanía la agenda de reuniones de altos cargos y miembros del Gobierno para conocer cómo se lleva a cabo la: “trazabilidad de la toma de decisiones y la elaboración normativa”, así como las relaciones de los puestos de trabajo.

Por lo que se refiere al “Portal de la Transparencia”, recogido en el Título I, capítulo segundo, artículo 8º del proyecto, señaló en su intervención que este portal que puede considerarse como portal del gobierno abierto, debería tener tres componentes fundamentales: portal de la transparencia, portal de la participación ciudadana y portal de la colaboración ciudadana. Teniendo en cuenta la necesidad de establecer mecanismos de consulta y de participación con la ciudadanía, utilizando los canales de comunicación adecuados, los ciudadanos podrían colaborar en la gestión de los servicios públicos aportando información, por ejemplo, sobre casos de fraude y corrupción.

Por lo que se refiere a la garantía de confidencialidad o secreto en los procesos de toma de decisiones en los asuntos públicos, el autor consideró que para poder ejercitar los derechos de acceso de los ciudadanos a la

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información pública, los límites a este derecho, según lo dispuesto en el Título I, capítulo III, artículo 11, serían establecidos, solamente, para aquellas materias que fueran consideradas de carácter reservado.

También, se hizo eco el autor de lo señalado en el proyecto de ley en su disposición final tercera: modificación de la Ley 28/2006, de 18 de julio, de Agencias estatales para la mejora de los servicios públicos. En relación con el nombramiento del Presidente de la Agencia Estatal de Transparencia, Evaluación de Políticas y Calidad de los Servicios, esta disposición final, apartado 6º, señala que: “El Presidente de la Agencia Estatal de Transparencia, Evaluación de las Políticas Públicas y de la Calidad de los Servicios será nombrado por un período de cuatro años mediante Real Decreto, a propuesta del Ministro de Hacienda y Administraciones Públicas, entre personas de reconocido prestigio y competencia profesional previa comparecencia de la persona propuesta para el cargo ante la Comisión correspondiente del Congreso de los Diputados”.

Según su criterio, esta Agencia requeriría una mayor independencia que estaría garantizada con el nombramiento del Presidente, en lugar de lo señalado en el texto por un período de cuatro años, por un tiempo más largo que podría ser de cinco o seis años y no coincidiera con los mandatos parlamentarios. El texto incorporaría, además, algunos requisitos más específicos tanto para el nombramiento del Presidente como para los nombramientos del Consejo Rector.

La parte final de su comparecencia estuvo dedicada a comentar el artículo 23 del texto del proyecto que señala los principios éticos y de actuación: Artículo 23. Principios éticos y de actuación.

1. Las personas comprendidas en el ámbito de aplicación de este Título observarán en el ejercicio de sus funciones lo dispuesto en la Constitución Española y en el resto del ordenamiento jurídico y promoverán el respeto a los derechos fundamentales y a las libertades públicas.

Revista Documentación El autor reflejó en su intervención que en este artículo 23 se debería considerar, en primer lugar, el principio ético fundamental para el funcionario y alto cargo de la Administración General del Estado que es: “actuar con respeto a los principios de dignidad del ser humano, el respeto a la Constitución y al resto del ordenamiento jurídico”.

En el apartado b de este mismo artículo, dedicado a los principios de actuación se señala que: 2º Guardarán la debida reserva respecto a los hechos o informaciones conocidos con motivo u ocasión del ejercicio de sus competencias.

Consideró que, según lo reflejado en el texto, suponía una contradicción guardar la debida reserva y el hecho de tener que ser transparentes.

Según especificó en su intervención esta reserva debería ser: “siempre y cuando no atente contra el principio de transparencia”.

En relación con las infracciones disciplinarias muy graves recogidas en el artículo 26 del texto del proyecto:

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Iniciando el debate en la Cámara, intervino la Vicepresidenta del Gobierno y Ministra de la Presidencia, Soraya Sáenz de Santamaría quien defendió el proyecto de ley de transparencia y su oportunidad política. A continuación, fueron los portavoces de los diferentes grupos parlamentarios del Congreso de los Diputados quienes defendieron las enmiendas presentadas al texto del proyecto. En total fueron presentadas ocho enmiendas a la totalidad: siete de devolución por parte de los Grupos Parlamentarios Mixto, de Unión Progreso y Democracia y de IU, ICVEUiA, CHA: La Izquierda Plural; y una enmienda de texto alternativo presentada por ERC. Todas estas enmiendas fueron retiradas en la votación posterior.

Finalmente, los Grupos Parlamentarios de Unión Progreso y Democracia, Catalán (Convergència i Unió) y Socialista, solicitaron la avocación por el Pleno del Proyecto de Ley de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, que fue aprobada.

En el Boletín Oficial de las Cortes Generales, Congreso de los Diputados, serie A, núm. 193, de 2 de julio de 2013 [26], se publicaron Artículo 26. Infracciones disciplinarias. las enmiendas presentadas por los grupos d) La publicación o utilización indebida de la parlamentarios del Congreso de los Diputados documentación o información a que tengan o al Proyecto de Ley. hayan tenido acceso por razón de su cargo o función.

El Grupo Parlamentario Socialista presentó la enmienda número 498, que proponía la Por último, reflejó en su intervención que esta supresión en la Disposición Adicional primera de infracción de carácter muy grave, debería la referencia a los archivos de oficina o gestión. considerarse siempre que se haya derivado Su motivación fue la siguiente: de la publicación o utilización indebida de la documentación o información pública, o del “La Ley no debe remitir a la regulación específica incumplimiento de la ley de transparencia. de los archivos históricos, ya que la Ley de Patrimonio Histórico Español considera que 2.4 Debate de totalidad y enmiendas al Proyecto el patrimonio documental lo integran todos los de Ley de Transparencia documentos públicos desde el mismo momento en que se generan. Por tanto, a estos efectos, En el debate del Pleno del Congreso de los no se deben distinguir los archivos históricos de Diputados del día 30 de mayo de 2013, publicado los de oficinas y gestión”. íntegramente en el Diario de sesiones del Congreso de los Diputados-Pleno y Diputación También, el Grupo Parlamentario Socialista, en Permanente, número 117, del día 30 de mayo la enmienda número 478, propuso la presencia de 2013 [25], se debatieron las enmiendas a la en el Consejo Consultivo de la Comisión de totalidad del proyecto de ley de transparencia, Transparencia y Buen Gobierno de un experto acceso a la información pública y buen del sector de archivos designado por las gobierno. organizaciones profesionales del sector.

Estas dos enmiendas recogen las propuestas formuladas por la Presidenta de la AEFP en su intervención ante la Comisión Constitucional del Congreso de los Diputados, como se reflejó en el epígrafe dedicado a su comparecencia.

El Grupo Parlamentario Popular presentó la enmienda número 534, en relación con la modificación de la Disposición Adicional Primera, en los siguientes términos: “3. No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, esta Ley será de aplicación, en lo no previsto en sus respectivas normas reguladoras, al acceso a la información ambiental y a la destinada a la reutilización”.

La justificación realizada por este grupo para modificar la disposición adicional primera fue la siguiente: “Se unifica el acceso a la información sin diferenciar entre el tipo de archivo en el que se encuentre, garantizando así la igualdad en el acceso independientemente de la ubicación de la información.”

CONCLUSIÓN Ante una nueva cultura de la transparencia y del cambio social, las Administraciones públicas van a tener que ofrecer a los ciudadanos una respuesta a sus necesidades de información.

La aprobación de la Ley de Transparencia en España es un reto para lograr el total ejercicio del derecho de acceso a la información pública y una llamada para mejorar la participación ciudadana en el desarrollo del proceso legislativo.

Como apunta Dolores Llopp [27], la transparencia parlamentaria ha quedado al margen del debate sobre la Ley de Transparencia. En el texto del proyecto no hay ninguna referencia a la necesidad de que los parlamentos establezcan reglas propias que hagan transparente el conjunto de su actividad, regulando el acceso a la totalidad de la información que poseen.

La regulación sobre el acceso a la información del Parlamento es una cuestión de gran importancia, puesto que esta institución es una de las más cuestionados y peor valoradas por los ciudadanos. Poner a disposición de los ciudadanos la información del parlamento fomentando la participación y demanda ciudadana sobre la rendición de cuentas, es uno de los objetivos prioritarios del ejercicio de regulación del acceso a la información pública. Por todo ello, son los parlamentos quienes tienen que implicarse en el desarrollo de una cultura de la transparencia y el acceso a la información, con el objetivo fundamental de reducir la distancia entre los representantes y los representados, cuestión altamente recomendable en las democracias avanzadas.

Que los ciudadanos conozcan la tramitación parlamentaria de la Ley de transparencia, los debates y las comparecencias efectuadas en el Congreso de los Diputados, es un paso importante para fomentar la participación de la ciudadanía en los asuntos públicos, así como para conseguir que la transparencia se convierta en un criterio de actuación de los poderes públicos. Participación y transparencia son reflejo y garantía para recuperar la confianza de los ciudadanos en el Parlamento como institución central de la democracia.

Notas en el texto [1] http://www.ipu.org/english/home.htm [2] http://openingparliament.s3.amazonaws.com/ docs/declaration/1.0/spanish.pdf [3] World e-Parliament 2012: http://www. ictparliament.org/sites/default/files/report_ wepc_2012.pdf

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Revista Documentación [4] http://www.congreso.es/portal/page/portal/Congreso/Congreso/ Iniciativas?_piref73_2148295_73_1335437_1335437.next_page=/wc/ servidorCGI&CMD=VERLST&BASE=IW10&PIECE=IWA0&FMT=INI TXD1S.fmt&FORM1=INITXLUS.fmt&DOCS=1-1&QUERY=%28I%29.

ACIN1.+%26+%28TRANSPARENCIA%29.OBJE [5] http://www.cepc.gob.es/actividades/grupo-de-expertos-proyecto-deley-de-transparencia [6] http://www.cepc.gob.es/docs/ley-de-transparencia/aportacionesciudadanos.pdf?sfvrsn=0 [7] http://www.leydetransparencia.gob.es/index.htm [8] Texto de Antonio Gutiérrez-Rubí con comentarios al Anteproyecto de Ley de Transparencia enviado a través del formulario de Consulta pública: http://www.gutierrez-rubi.es/2012/04/08/sobre-la-ley-detransparencia/ [9] http://www.cepc.gob.es/docs/ley-de-transparencia/propuestade-modificaci%C3%B3n-al-segundo-borrador-del-proyecto-de-leyefectuada-por-aefp.pdf?sfvrsn=0 [10] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/BOCG/A/ BOCG-10-A-19-1.PDF#page=1 [11] Composición actual de la Comisión: http://www.congreso.es/ portal/page/portal/Congreso/Congreso/Iniciativas/ProydeLey?_ piref73_1335538_73_1335535_1335535.next_page=/wc/composicion Organo&idOrgano=301&idLegislatura=10 [12] http://www.congreso.es/portal/page/portal/Congreso/Congreso/ Intervenciones?_piref73_1335415_73_1335414_1335414.next_ page=/wc/servidorCGI&CMD=VERLST&BASE=IT10&FMT=INTTXLUS fmt&DOCS=2551&DOCORDER=FIFO&OPDEF=Y&QUERY=%28CO MISION+CONSTITUCIONAL%29.ALL.+%26+%28LEY+DE+TRANSP ARENCIA%29.OBJE [13] http://www.aefp.org.es [14] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/DS/CO/DSCD10-CO-290.PDF#page=2 [15] Art. 37: Se regirán por sus disposiciones específicas: g) La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos [16] Disposición adicional primera. Regulaciones especiales del derecho de acceso a la información pública. 2- Se regirán por su normativa específica, y por esta Ley con carácter supletorio, aquellas materias que tengan previsto un régimen jurídico específico de acceso a la información.

3. No obstante lo dispuesto en el apartado anterior, esta Ley será de

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aplicación, en lo no previsto en sus respectivas normas reguladoras, al acceso a la información ambiental, a la destinada a la reutilización y a la obrante en los archivos que no tengan la consideración de archivos de oficina o gestión [17] Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original [18] Real Decreto 776/2011, de 3 de junio, por el que se suprimen determinados órganos colegiados y se establecen criterios para la normalización en la creación de órganos colegiados en la Administración General del Estado y sus Organismos Públicos. BOE, núm. 133, 4 de junio de 2011. http://www. boe.es/boe/dias/2011/06/04/pdfs/BOE-A-2011-9736.pdf [19] Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica.

BOE, núm. 25, de 29 de enero de 2010. http://www.boe.es/buscar/doc. php?id=BOE-A-2010-1331 [20] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/DS/CO/DSCD-10CO-301.PDF#page=14 [21] Boletín Oficial de Navarra, número 125, 28 de junio de 2012. http:// www.navarra.es/home_es/Actualidad/BON/Boletines/2012/125/Anuncio-0/ [22] Artículo 17. 4: Transcurrido el plazo máximo para resolver sin que se haya dictado y notificado resolución expresa se entenderá que la solicitud ha sido desestimada [23] Boletín Oficial del País Vasco, número 164, 23 de agosto de 2012. http://www.lehendakaritza.ejgv.euskadi.net/r48-bopv2/es/bopv2/ datos/2012/08/1203841a.pdf [24] http://www.congreso.es/portal/page/portal/Congreso/PopUpCGI?CM D=VERLST&BASE=pu10&DOCS=1-1&QUERY=%28DSCD-10-CO-308.

CODI.%29# [Consultada el 18 de junio de 2013] [25] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/DS/PL/DSCD-10PL-117.PDF#page=3 [26] http://www.congreso.es/public_oficiales/L10/CONG/BOCG/A/BOCG10-A-19-3.PDF#page=1 [27] Llop Ribalta, Dolores: Informe sobre Transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno en los Parlamentos. Cuadernos Manuel Giménez Abad, número 4, diciembre 2012, pág. 66.

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Las aportaciones económicas a la Fundación Ciencias de la Documentación se benefician de una desgravación fiscal del 25% para personas físicas y del 35% para empresas según Ley 49/2002 de 23 de Diciembre, vigente en España.

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Contactar con la Fundación Ciencias de la Documentación Apartado 545, 10600 Plasencia. Cáceres (España) info@documentalistas.org

Internet Organización de los Estados Americanos (OEA) www.oas.org/es

L

a Organización de los Estados Americanos es el organismo regional más antiguo del mundo, cuyo origen se remonta a la Primera Conferencia Internacional Americana, celebrada en Washington, D.C., de octubre de 1889 a abril de 1890.

Hoy en día, la OEA reúne a los 35 Estados independientes de las Américas y constituye el principal foro gubernamental político, jurídico y social del Hemisferio. Además, ha otorgado el estatus de Observador Permanente a 67 Estados, así como a la Unión Europea (UE).

Datos.gob.es http://datos.gob.es/datos

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niciativa de carácter nacional que organiza y gestiona el Catálogo de Información Pública del sector público.

Asimismo, desde este sitio web se proporciona información general, materiales formativos y noticias de actualidad sobre la reutilización de la información del sector público.

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Red GEALC www.redgealc.org

L

a Red de Gobierno Electrónico de América Latina y el Caribe, Red GEALC, reúne a las autoridades de e-gobierno de los países miembros de la OEA. El objetivo general de la Red GEALC es el apoyo a políticas de gobierno electrónico que ubiquen al ciudadano y en particular a las poblaciones más vulnerables en el centro.

http://ficheropardo.agcadocs.org

E Fichero Pardo Digital

l Fichero Pardo es un amplio instrumento de acceso constituido por 562,603 fichas, tipo catálogo. Cumple con la función de crear instrumentos de acceso a disposición del publico, impulsando la divulgación y uso de los documentos históricos como parte del patrimonio cultural de la población guatemalteca.

Entrevista a

Juan José Herencia Almacenar en la Nube

Ingeniero, especializado en Documentos Electrónicos.

Docente Universidades Nacional y Tecnológica de Córdoba.

Investigador. Subdirector de la Fiscalía de Estado de la Provincia de Córdoba. República Argentina

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e acuerdo a la definición del DRAE: estar, o vivir, en las nubes, significa ser despistado, soñador, no apercibirse de la realidad. Y así podremos encontrar muchas más expresiones relacionadas con las nubes, pero no, con la tecnología. Con frecuencia hemos comenzado a escuchar frases tales como: “almacenar en la nube” o “descargar la nube”, antiguas locuciones a las cuales la tecnología les ha asignado nuevos significados y nos impone otros usos. Se trata de servicios gratuitos y pagos para guardar todo tipo de documentos (incluyendo fotos y videos) en servidores fuera de nuestro PC. En cualquier parte que haya una computadora y una conexión a Internet se puede acceder al material guardado.

Para introducirnos en “la nube” buscamos la opinión de un profesional especializado en Análisis de Sistemas y Documentos Electrónicos, docente de la Universidad Nacional de Córdoba (Argentina), que muy gentilmente accedió a responder a todas nuestras inquietudes.

Arch. Vilma Castro: -¿Qué significa almacenar en la nube?

Ing. Juan Herencia: -El almacenamiento en la nube es básicamente un servicio. Hoy en día, no solo se habla de copia de seguridad, sino también de la sincronización de archivos e información entre computadoras conectadas a Internet. Estos servicios se ofrecen por parte de distintos proveedores en capas, según tres modelos fundamentales: la infraestructura como servicio (IaaS), la Plataforma como Servicio (PaaS), y el Software como Servicio (SaaS), a su vez ofrecidos en distintos tipos de nubes (públicas, privadas e híbridas).

Se trata de disponer de nuestros archivos informáticos en un soporte, que si bien no deja de ser el mismo que usamos habitualmente en nuestra PC, un disco magnético u óptico, donde su acceso físico se encuentra lejos de nuestro alcance y control.

En la actualidad el Cloud Computing va íntimamente ligado al Cloud Desktop, ya que además, el servicio que podemos usar en la nube incluye otras herramientas de gestión o administración de variado tipo.

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Si bien la idea existe desde la década del 60, su implementación se vio postergada hasta tanto la infraestructura tecnológica de las redes que soportan Internet, crecieran y maduraran lo suficiente para posibilitarlo, explotando su difusión y utilización por parte de los usuarios, recién desde mediados de 2008.

Antes de este uso que comienza a ser masivo en la actualidad, hay algo importante de destacar para quienes han tenido un correo electrónico, ya sea en su institución, su domicilio o en la web desde mucho tiempo atrás, digamos desde principio de los años 90. Sin darnos cuenta, en estos casos, los datos vinculados con los e-mails enviados y recibidos eran guardados y procesados sus accesos, a través de la red Internet fuera de nuestras PCs. Si pensábamos alguna vez a donde residía el mail que acabábamos de enviar a un destinatario, o el que recibíamos en ese instante, podíamos inferir que no estaban en nuestros equipos, y que se iban a algún lugar, al menos a un punto intermedio, nuestro proveedor de servicios telefónicos (ISP). Trazando un paralelo con la actualidad, hallamos una correspondencia directa con los prestadores de servicios en la nube, tanto es así, que en algunos casos son esos mismos viejos ISPs los que ofrecen el servicio.

Con esto queremos significar que en realidad, hace tiempo que estamos subidos a la nube, de la que utilizábamos sus favores de manera transparente, es decir sin darnos cuenta.

Resulta curioso explicar igualmente que las redes de Internet, por donde van y vienen nuestros datos en tránsito desde y hacia la nube, todavía funcionan montadas en regulaciones establecidas en Protocolos de red -como el TCP/IP [1] - desarrollados a principios de los años 70.

Como dijimos antes, parte de la explicación de porqué ahora se ofrece este servicio, puede hallarse en alguna o en la suma de las siguientes cuestiones: a) mejora de la infraestructura tecnológica de redes, con el consiguiente incremento en la complejidad demandada en los procesos de instalación y administración de las mismas, b) el TCO [2] o Costo Total de Propiedad y c) el incremento en el volumen de los datos.

En la medida que los archivos de las instituciones van creciendo, y en consonancia con lo que apuntamos en el párrafo anterior vemos que para a), se requiere mayor entrenamiento en el uso y administración de las redes, con personal profesional cada vez más calificado, competente e idóneo, apto para brindar servicios las 24 horas, los 365 días del año, en virtud de las necesidades de conectividad a la Web, a trabajos remotos, etc. Para b) analizamos que al requerirse mayores inversiones en hardware y software, también se necesitan mayores dotaciones de personal que los opere, incrementar el consumo de energía, comprar y actualizar las licencias de software, el espacio físico, el mobiliario, etc., y finalmente c) que permite proyectar que la cantidad de información medida en bytes o sus múltiplos como el yottabyte

Entrevistadora: Vilma Castro.

Archivóloga (egresada de la UdelaR).

Técnica en Comunicación Social (egresada de UTU). Corresponsal de la Revista Documentación en Uruguay.

[3], tiende a crecer de manera exponencial ya que no solo se trata de los documentos que pasan a ser digitalizados desde un origen analógico, sino también a aquellos que ya nacen digitales. Todos los cuales pueden ser no solo textos planos, sino también textos con formato, gráficos, imágenes fijas o en movimiento, etc. con sus respectivos metadatos. ¿Cuáles son los sistemas más populares?

Resulta comprometido establecer esto de la popularidad ya que muchas veces lo más popular no es lo más aconsejable, pero obviamente tienen mejor prensa los que son servicios ofrecidos por empresas, viejas conocidas, como Microsoft, Amazon, Mega ó Google.

Para pequeños usuarios, el servicio Drive (http:// www.google.com/drive) de Google, directamente asociado con su cuenta de e-mail, brinda acceso a un espacio en la nube. Tiene la ventaja de que ya muchos venían usando su antecesor Docs, para subir sus documentos y luego aceptarlos desde diferentes sitios, usándolo para reserva permanente y sumamente útil cuando se iniciaba una actividad en un sitio y se decidía proseguirla en otro, trabajando sobre la última copia, permitiéndonos sincronizar y compartir todos los documentos.

Otro de los servicios más populares es Skydrive (https://skydrive.live.com/) la solución propuesta por Microsoft para tener nuestros archivos en la nube. Más abajo damos información sobre cantidad de espacio ofrecido y algunos detalles.

En esa tabla se verá que MS no escatima en ofrecer espacio gratuito, 25 GB, en los que se pueden guardar todo tipo de archivos con imágenes y vídeos, utilizando la nube como si fuera nuestro propio disco, y por ejemplo el paquete Office directamente sin tenerlo instalado en nuestra PC. Un jugador interesante en esta pelea es Dropbox (https://www.dropbox.com) que ofrece una cantidad de Gigabytes gratuitos, ampliables mediante recomendación de usuarios y compatible con plataformas Windows, Linux y Mac y los sistemas operativos móviles más populares, para manejar archivos desde cualquiera de nuestros dispositivos: un móvil, una portátil ó una PC de escritorio.

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Hay muchos otros disponibles como Sugarsync (https://www.sugarsync.com/): este sistema multiplataforma, tiene una modalidad gratuita y diferentes opciones de pago que varían desde los 30 GB por 4,99 dólares al mes hasta los 500 GB por 39,99 dólares al mes.

En niveles de actividad con mayores exigencias sobre la cantidad de espacio requerido, procesamiento de datos y mejores herramientas de administración se pueden citar los servicios que brindan las empresas: Amazon S3 (http://aws.amazon.com/es/s3/), Windows Azure Storage (http://www.windowsazure. com/en-us/), EMC Atmos (http://argentina.emc.com/storage/ atmos/atmos.htm), FilesAnywhere; Google Cloud Storage (https:// cloud.google.com/products/cloud-storage), iCloud de Apple (http://www.apple.com/es/icloud/ ) y el sucesor del sitio destruido por el FBI de Estados Unidos Megaupload: Mega (www.mega.co.nz).

Una mención especial merece la aplicación Jolidrive (www.jolidrive.com), un servicio que permite acceder, desde un único punto, a todas las cuentas de las herramientas usadas a diario y con presencia en la nube como por ejemplo: Google+, Tumblr, Facebook, Youtube, Box, Skydrive, Instapaper, Readbility, Vimeo, Picasa, Flickr y Dropbox, permitiendo transferir y administrar documentos sin bajar datos a nuestra PC. ¿Cómo elegir el que mejor se adapta a nuestras necesidades?

Ing. Juan Herencia: -Es espinoso establecer cuál es la mejor opción, ya que dicha decisión estará supeditada mínimamente a aspectos tales como: la actividad en la que desarrollamos nuestro accionar, el volumen de los datos, la frecuencia de acceso, las plataformas requeridas y costos.

Cuándo el tráfico es intenso, entran a aparecer costos ocultos vinculados con la cantidad de subidas y bajadas de información, tiempo de consulta, etc.

El que mejor se adapta se puede presupuestar teniendo de antemano la posibilidad de efectuar el análisis de diferentes variables, como el precio por byte depositado, el tiempo de acceso que necesitaremos, los usuarios que tendrán acceso,

Revista Documentación los servicios de administración, etc., ó considerando las muchas opciones que ofrecen una cierta cantidad de espacio en forma gratuita.

En relación a la tendencia sobre las plataformas admitidas por los oferentes, podemos decir que en general son multiplataformas aceptando las más habituales como Windows, Linux, Mac OS X, iOS, y los sistemas operativos móviles más populares como Android, Blackberry, Windows Mobile, Symbian.

Por citar algunas referencias generales y decisiones tomadas por grandes empresas, un ejemplo son las autoridades del prestigioso New York Times quienes contrataron, para el almacenamiento y acceso gratuito completamente investigable de más de 15 millones de documentos con artículos publicados entre 1851 y 1922, al servicio de Amazon, y que la división de distribución de Coca Cola, retiró todos sus mails y documentos de sus propios servidores y los envió a flotar en la nube de Microsoft. ¿Qué capacidad de almacenamiento tienen?

Algunas referencias de los más conocidos para plataformas múltiples:

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¿Qué tan confiables son?

Si consideramos dos acepciones de la real academia sobre el término confiar: encargar o poner al cuidado de alguien algún negocio, y depositar en alguien, sin más seguridad que la buena fe y la opinión que de él se tiene, la hacienda, el secreto o cualquier otra cosa, podemos deducir que la confiabilidad es un acto de fe, y más aún en el mundo informático.

Debemos tener siempre presente que todo esto funciona mientras haya conexión a Internet, por lo que disponer de conectividad permanente es indispensable. No solo debemos establecer la conexión entre transmisor y receptor, sino que además el vínculo, el canal intermedio, debe ser lo suficientemente grande, para permitir una comunicación fluida y un acceso rápido desde cualquier dispositivo.

Y si a la confiabilidad le agregamos un aspecto conexo, llegamos al tema central de esta parte de la historia: la seguridad de los datos. Cuando decimos esto, no solo nos estamos refiriendo a la preservación, custodia y guarda de los mismos, sino también al acceso. Es básico que llegado el caso de contratar los servicios de un proveedor, los datos están en “algún” lugar, pero viene la gran pregunta: quiénes, cómo y cuándo pueden acceder a ellos.

Quiénes nos garantizan que aún estableciendo restricciones de usuarios, horarios, categorías, claves, etc., los mismos no puedan ser leídos por nuestro proveedor, o que el mismo tome los recaudos necesarios para que no existan filtraciones. Además, qué pasa cuando decidimos dejar de disponer del servicio contratado por las más variadas razones. ¿Nuestros datos serán realmente borrados, o quedarán en la nube, por cuánto tiempo?

Los hechos revelados con el caso Wikileaks y más recientemente el vinculado con el ex empleado de la CIA [4] y NSA [5] Edward Snowden sobre el programa PRISM [6], más la prohibición del gobierno francés para que sus funcionarios usaran teléfonos celulares BlackBerries porque los servidores que alojan sus mensajes residían en EEUU, el Reino Unido y Canadá, son algunos de los casos públicos que nos hacen dudar. De hecho todo esto ha derivado en una catarata de cancelaciones de contratos de almacenamiento tras la demostración de grietas profundas en todos los sistemas de seguridad, demostrando lo difícil que es hablar de la palabra confianza y certidumbre en los ámbitos informáticos.

Una simple muestra de adonde estaremos parados si optamos por la nube, en las manos de quienes estaremos. Finalmente volvemos al comentario del comienzo para reflexionar sobre el acto de fe que significa. ¿A quiénes recomendaría su uso?

En nuestra experiencia profesional por estos lares, los mayores atractivos de la propuesta del cloud computing radican

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>> “Es básico que llegado el caso de contratar los servicios de un proveedor, los datos están en “algún” lugar, pero viene la gran pregunta: quiénes, cómo y cuándo pueden acceder a ellos”

Revista Documentación fundamentalmente en los costos. El llamado TCO es decisivo en empresas o instituciones que han crecido lo suficiente para pensar seriamente en una inversión destinada a una nueva etapa, transfiriendo contablemente los gastos en bienes de capital convirtiéndolos en costos operativos.

Por ejemplo en Argentina, hay motivos adicionales, razones políticas, que llevan a aconsejar su uso, debido a que las restricciones aduaneras que existen para la importación de tecnología, las limitaciones para la obtención de divisas –cepo cambiario-, el alto costo laboral e impositivo -40%- y la consabida velocidad con la que los cambios tecnológicos dejan obsoleto cualquier equipo recién estrenado.

A eso se suma, como hecho positivo para Argentina, que se han incrementado los accesos a Internet en casi 10 millones entre 2008 y 2012, dándole soporte a unos de los aspectos más críticos -el ancho de banda y el acceso- por lo que vemos que decididamente la balanza se va inclinando hacia la recomendación del uso de esta tecnología.

A los pequeños usuarios, que requieren de una moderada cantidad de datos a guardar y que pueden administrar ese depósito desde sus propias cuentas de correo, o programas de igual simplicidad, la realidad ya les pasó por encima y es indiscutible el beneficio que otorga subirse a la nube de manera gratuita o por un muy bajo costo que no deben desperdiciar.

Notas en el texto [1] TCP/IP: dos de una familia de protocolos que sirven para la transmisión de datos entre computadoras integrantes de un modelo propuesto en la década de los 70 por Vinton Cerf y Robert Kahn [2] TCO: costo relacionado con la compra de hardware y software [3] Yottabyte: un trillón de Megabytes: 1,000,000,000,000,000,000 [4] CIA: Agencia Central de Inteligencia de Estados Unidos [5] NSA: Agencia de Seguridad Nacional de Estados Unidos [6] PRISM: Programa de Vigilancia Electrónica de la NSA desde 2007

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SECCIÓN Comunicación 360 grados

El Blog, una herramienta que revoluciona la comunicación

Por Beatriz Revilla (España)

“Un blog (también bitácora digital, cuaderno de bitácora, ciberbitácora, ciberdiario, o weblog) es un sitio web en el que uno o varios autores publican cronológicamente textos o artículos, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente y donde suele ser habitual que los propios lectores participen activamente a través de sus comentarios”, es la manera en la que define la Wikipedia [1] la palabra “blog”. Blog proviene de Weblog, Web, página en Internet o red informática; y Log, diario en inglés, abreviándose o simplificándose finalmente en “Blog”.

E

stos diarios digitales existen desde hace más de una década. El primer post o escrito en un blog lo escribió Dave Winer en 1997, editor de Scripting News. Sin embargo, se convirtió en una herramienta popular y revolucionaria a partir de los fatídicos atentados contra las Torres Gemelas en EEUU [2], puesto que la gente comenzó a relatar on-line lo ocurrido, se abrieron debates políticos, e incluso sirvió como instrumento para ayudar en la búsqueda de personas desaparecidas y en la reconstrucción de la zona. Así, los blog cambiaron –y siguen cambiando- la forma de comunicarse de las personas, pues se utilizaron de igual manera en otros conflictos ocurridos en el ámbito internacional.

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Beatriz Revilla es licenciada en Periodismo por la Universidad Pontificia de Salamanca, especialista en Información Internacional y Países del Sur por la Universidad Complutense de Madrid, Máster en Gestión Directiva de Entidades no Lucrativas por la UNED y experta en RSE por la Asociación Española de la Calidad.

Ha trabajado en diversos medios de comunicación, tanto locales, como regionales y nacionales, y en gabinetes de prensa de organizaciones tanto en España como en otros países europeos.

En la actualidad trabaja en el departamento de comunicación externa y prensa de la Fundación Acción contra el Hambre, en el que entre otras cosas, es responsable de la comunicación de los nuevos proyectos de Acción Social en España, de la organización.

Revista Documentación En 2003 los Blogs terminaron de encontrar su lugar al comprar Google la plataforma blogger, unos años después aparecieron Wordpress [3] y otros editores de blogs, llegando a ser comparables hoy en día con páginas Web, puesto que suelen resultar más baratos y fáciles de editar.

Sin embargo, en el momento actual, la web 3.0 [4] y la llegada de las múltiples y novedosas redes sociales ha hecho saltar las alarmas y generado las dudas acerca de la necesidad, la importancia e incluso la vigencia de estos diarios digitales.

Los Blogs han demostrado por sí mismos que son una herramienta eficaz e imprescindible a la hora de diseñar una estrategia de comunicación digital e incluso una estrategia de redes sociales.

Los Blogs han sabido adaptarse a las distintas necesidades del momento y los contextos, convirtiéndose en un elemento complementario y con un papel fundamental por sí mismos que, incluso, llegan a compararse en ocasiones con los medios de comunicación tradicionales, al convertirse muchas veces en generadores de opinión pública y difundir actualidad. Todo esto es así debido a sus características particulares, que no comparten con ninguna otra herramienta.

Estas son las siguientes: Democratización de la información Los blogs permiten que la información que antes estaba disponible solo para unos pocos (a través de diarios online de pago o en papel, etc.) esté ahora disponible para todos. Esto es particularmente útil para organizaciones pequeñas con poco presupuesto que no podían tener una publicación en la que difundir sus noticias o trabajo, ni pagar un boletín electrónico o página web. El Blog permite crear un portal corporativo que las empresas y organizaciones pueden usar como escaparate para presentarse, que los conozcan y ofrecer información sobre sus productos, proyectos, servicios… Además, esta herramienta, así como las redes sociales, permite que todo el mundo pueda expresar su opinión abiertamente, dejar un comentario, explicar su propia experiencia con esa organización o servicio…De otra manera solo los medios de comunicación podían ser difusores de información y en ocasiones dependen de intereses económicos y/o políticos.

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Autoría Los autores logran mayor presencia a través de esta herramienta. Muchas personas siguen un blog porque tienen interés en su autor o creador.

También existen blogs en los que participan varios autores, pero cada uno mantiene su personalidad y peso específico.

Especialización Cada vez tienden más a centrarse en una temática concreta, con lo que suelen ser fuentes de información fiables y de interés pues sus autores están muy especializados en la misma.

Esto les ayuda a diferenciarse del resto de la blogosfera [5].

Actualidad y frecuencia Aunque no es necesario que se actualice todos los días como un medio de comunicación tradicional, sí precisa de una mínima actualización para que se considere que está vivo y activo (los expertos en blogs consideran que cuando un blog lleva unas doce semanas sin actualizarse ya no está activo).

Navegación interna Los blogs son una herramienta perfecta para ampliar información a través de los hipertextos y enlaces a otros blogs o páginas web. Además, suelen tener un apartado específico para promocionar o aconsejar otros blogs que al autor le resultan de interés o sigue, por lo que desde uno se puede acceder a muchos otros y a contenidos relacionados, logrando así profundizar o ampliar un tema.

Instantaneidad Debido a su fácil creación y a que cualquiera tiene acceso a ellos suponen un medio de comunicación rápido e instantáneo. Es decir, cualquier ciudadano puede querer compartir una información o un momento o experiencia que está viviendo y contarlo casi de manera instantánea. ¿Cómo convertirse en un Blogger?

Aunque los estudios existentes apuntan a que la

mayor parte de bloggers del mundo responden a un perfil determinado: hombre, con estudios superiores, ubicado en Estados Unidos, de unos 40 años, con trabajo, etc. Cualquier persona con interés en esta herramienta y nueva manera de comunicarse puede convertirse en uno. Algunas pautas que se deben seguir si se quiere crear un blog son escribir de forma ágil, dinámica y fresca, utilizando frases cortas con una idea en cada una. Además, es aconsejable utilizar un estilo cercano –no tratar de usted al lector, sino de tú-, con un lenguaje sencillo. Se recomienda utilizar ejemplos explicativos o anécdotas que ofrezcan al lector algo diferente a una noticia sin más. También es aconsejable generar un diálogo, ya que lo que realmente enriquece a un blog es que los lectores puedan hacer comentarios e intercambiar opiniones y que compartan también sus puntos de vista y conocimiento.

Un buen post o texto para un blog debe presentar párrafos diferenciados para facilitar la lectura, bien con un espacio entre ellos o bien con un ladillo [6] en negrita. Además, pueden aparecer palabras clave en otro color enlazadas a páginas web, así logramos aparecer en buscadores como google, cuando alguien busque dicha palabra o concepto. Otros elementos fundamentales son los audiovisuales: es muy interesantes incluir fotografías, video o una infografía acompañando nuestro texto, facilita la lectura a la vez que logra difundir una información más completa y atractiva para el lector, en definitiva, más dinámica. Si usamos información de otros autores también hay que citarlos como parte de nuestras fuentes.

Ejemplos de algunos blogs corporativos o medios de comunicación que ya tienen blog y pueden resultar de interés: - Artículo publicado en Razón y Palabra, Revista electrónica de América Latina especializada en Comunicación, sobre los blogs en los diarios españoles: “Mapa de los blogs en los periódicos españoles”. http://www.razonypalabra.org.mx/N/ N80/V80/11_Colussi_V80.pdf - Analítica (blog del Diario El País sobre analítica y actualidad) http://blogs.elpais.com/analitica - Desde el patio de butacas (blog cultural del diario El Mundo sobre representaciones

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teatrales) http://www.elmundo.es/blogs/elmundo/ desdeelpatiodebutacas - Desde el Terreno (blog de una organización humanitaria, Acción contra el Hambre) http:// www.accioncontraelhambre.org/blog - Blog corporativo de Iberdrola http://www.blog. iberdrola.com Notas en el texto [1] Enciclopedia libre, políglota y editada en colaboración.

[2] Datos obtenidos de la Fundación Uned a través de su curso de Community Management.

[3] WordPress es una herramienta o editor de blog que se define a sí misma como una avanzada plataforma semántica de publicación personal orientada a la estética, los estándares web y la usabilidad. WordPress es libre y, al mismo tiempo, gratuito.

[4] Expresión que se usa en Internet para explicar y definir la evolución de la Red de redes, y la interacción de los usuarios en ella (creación de contenidos, compartir los mismos, etc.)

[5] Conjunto de blogs en Internet.

[6] Título dentro de un texto que sirve para diferenciar ideas, contenidos y párrafos.