GUIA CONFITERIA PIATIC by Fundación CTIC

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en el sector de la confitería y panadería

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación en el sector de la confitería y panadería 1ª edición: diciembre 2009 Editado por: Gobierno del Principado de Asturias - Consejería de Industria y Empleo, en el marco del Plan PIATIC, Plan de Innovación del/la Autónomo/a en Tecnologías de la Información y la Comunicación (www.piatic.net). Oficina Técnica: Fundación CTIC Sociedad de la Información (www.fundacionctic.org). Parque Científico y Tecnológico de Gijón. Edificio Centros Tecnológicos. 33203 Cabueñes, Gijón, Asturias, España. Depósito legal: AS-6550/2009 El contenido de esta publicación está protegido por la legislación sobre los derechos de propiedad intelectual e industrial a favor de Fundación CTIC. Esta publicación es para uso personal, quedando prohibida su utilización con fines comerciales y, en consecuencia, no está permitida la reproducción y/o publicación, total o parcial, ni su tratamiento informático, difusión o transformación, etc. sin el permiso previo y por escrito de su titular. En la presente publicación se ha utilizado expresamente un lenguaje no sexista con el triple objetivo de evitar la discriminación por cuestiones de género a través del lenguaje, de visibilizar y fomentar la presencia igualitaria de hombres y mujeres en el ámbito de las TIC y de familiarizar a las lectoras y a los lectores con un lenguaje incluyente. Todo ello contribuye a la promoción de una mayor igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres.

Índice 1. Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. El nuevo equipo de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . .

3. Redes informáticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4. Movilidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5. Seguridad informática. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. Una fuente de servicios inagotable: Internet .

7. La página web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8. Compra y venta por internet ¿es posible?. . . .

9. La Administración Electrónica. . . . . . . . . . . . .

10. Facturación electrónica. . . . . . . . . . . . . . . . . .

11. Aspectos legales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

12. Nos cuentan su experiencia. . . . . . . . . . . . . .

13. ¿Quién me puede ayudar?. . . . . . . . . . . . . . . .

1. Introducción

Desde su aparición, la revolución tecnológica ha motivado que las empresas y el colectivo autónomo se encuentren sometidos a constantes cambios. Esto obliga a adaptarse con rapidez y a reestructurar los procesos internos y externos con el objeto de no perder competitividad y mantenerse en el mercado. Los cambios tecnológicos que han acontecido en los últimos años, tanto a nivel social como empresarial, han promovido la denominada Sociedad de la Información. Hoy en día las TIC se han convertido en herramientas estratégicas para cualquier empresa con independencia de su tamaño o sector en el que desarrolla su actividad. En este entorno, las Tecnologías de la Información y la Comunicación han adquirido un especial significado en el sector de la confitería y panadería. Aquellas empresas que implanten adecuadamente un conjunto de herramientas tecnológicas adaptadas a sus necesidades, incrementarán sus posibilidades de crecimiento y éxito a largo plazo. Como se desprende del “Estudio de situación y necesidades TIC de las empresas del sector de la confitería y panadería en Asturias”, realizado en el marco del Programa PIATIC en 2009, las empresas y profesionales del sector tienen la oportunidad de aprovechar un amplio abanico de tecnología innovadoras, aplicaciones informáticas específicas y generalistas, y otras herramientas para optimizar la gestión de sus recursos humanos y materiales. No obstante, el proceso de implantación tecnológica debe seguir una progresión, incorporando paulatinamente nuevas herramientas o recursos, de modo que todos los miembros que componen la empresa puedan adaptarse con naturalidad a las TIC. En este marco, la presente guía muestra las claves para abordar con éxito la incorporación de la tecnología en sector de la confitería y la panadería en todas sus áreas, tanto en sus procesos y gestión interna como en todo lo referente a los servicios que prestan.

2. El nuevo equipo de trabajo La implantación tecnológica en cualquier actividad empresarial debe ser progresiva y adaptarse a las necesidades de la misma. Por ello, es necesario que el sector de la confitería y panadería conozca el potencial de las TIC y las diferentes utilidades y beneficios que reporta su uso. El sector de la confitería y la panadería ha de aprovechar las ventajas y oportunidades que le ofrecen las Tecnologías de la Información y la Comunicación. Esta actividad empresarial exige un estricto control sobre las materias primas o ingredientes, los tiempos de elaboración, la trazabilidad de los productos o el reparto de los mismos.

2.1. Herramientas para el día a día: la ofimática

Las TIC ofrecen soluciones que permiten mejorar la gestión de los recursos (desde la maquinaria hasta los tiempos de trabajo del personal), aumentar la visiblidad de la oferta de productos o ahorrar tiempo y costes de desplazamiento.

Elaborar un presupuesto, consultar los datos de una empresa proveedora, enviar información y ofertas a la clientela profesional (hoteles, restaurantes, etc.), gestionar y almacenar recetas, controlar los pedidos, etc., son tareas habituales en cualquier negocio relacionado con la confitería o panadería. Esta actividad requiere de muchas horas para elaborar los productos, con lo cual es beneficioso incorporar herramientas que contribuyan a automatizar aquellas tareas relacionadas con la gestión, la administración y el control del negocio.

“Las TIC es una inversión que tienes que hacer pero es amortizable. Para nuestro negocio son imprescindibles, sin ellas no podríamos trabajar.” Julio Blanco, Pomme Sucre

Por todo ello, es aconsejable utilizar un paquete ofimático, es decir, un conjunto de aplicaciones que convierten al ordenador en un potente instrumento de gestión y organización empresarial con capacidad para aumentar la productividad. Generalmente, un paquete ofimático está compuesto por las siguientes aplicaciones:

zzUn

procesador de textos, que permite elaborar todo tipo de documentos: presupuestos, cartas informativas, recetas, pedidos, etc.

zzUna hoja de cálculo, que permite calcular con exac-

titud el importe de presupuestos y facturas, controlar el número de horas que conlleva la producción de determinados productos, controlar los costes generados durante un periodo de tiempo, etc.

Con esta herramienta es posible analizar y estudiar la evolución de la actividad y tener información de calidad para decidir si se puede, por ejemplo, afrontar la inversión necesaria para renovar parte de la maquinaria.

2.2. Aplicaciones de gestión empresarial

zzBases de datos, que ayudan a estructurar y alma-

¿Cuáles son los productos más rentables? ¿Cuál es el volumen de pedido de un determinado cliente o clienta profesional en un periodo de tiempo?

cenar la información generada en la actividad. Estas bases de datos pueden ser de utilidad para la gestión de multitud de aspectos en la organización como pueden ser la clientela, empresas proveedoras, agenda de trabajo, etc.

¿A quién le podemos realizar una atención comercial? ¿Cuánto es el consumo de materias primas? ¿Qué cantidad de harina o mantequilla está disponible en el almacén?

Una base de datos, utilizada correctamente, permite obtener información de calidad para una campaña promocional. Por ejemplo, se puede controlar y registrar el volumen de pedidos realizados por los principales clientes o clientas, cuáles son los productos que más demandan (de forma individualizada) y otro tipo de datos que, conjuntamente, proporcionan la información necesaria para poder realizar ofertas individuales y adaptadas a los gustos y preferencias.

Utilizar una aplicación de gestión empresarial permite dar respuesta a éstas y otras preguntas muy habituales en el sector. La elaboración de productos de panadería y confitería exige un alto conocimiento técnico y muchas horas de trabajo. Esto hace recomendable el uso de algún tipo de herramienta o aplicación que permita controlar otras áreas del negocio.

zzHerramienta para la elaboración de presenta-

ciones, que se pueden utilizar como soporte a la hora de realizar actividades de promoción de los productos que se elaboran en la confitería o en el obrador e, incluso, para hacer más atractivo el escaparate con la ayuda de una pantalla.

La gestión empresarial de cualquier negocio es muy importante y, por eso, el mercado ofrece aplicaciones específicas para:

zzControlar el almacén. zzGestionar los pedidos a empresas proveedoras y las ofertas realizadas.

zzOrganizar los partes de elaboración. zzSistematizar la información recabada de la clientela. zzElaborar y almacenar facturas. zzControlar la trazabilidad de los productos. zzEtc.

“Gracias al procesador de textos puedo hacer carteles con una apariencia más profesional.” Fernando González, Raysa

Con una aplicación de gestión es posible conocer el margen comercial de los productos que se elaboran, hacer un seguimiento de los repartos a la clientela profesional (hoteles, restaurantes, etc.), controlar el stock de mercancías y materias primas, etc. Por tanto, su implantación y posterior uso aportan rapidez y eficacia, haciendo posible que las tareas administrativas sean menos tediosas y, consecuentemente, disponer de más tiempo para otras tareas más orientadas a satisfacer las demandas de la clientela.

La importancia de la formación

TIC

Consejo

Es recomendable realizar actividades formativas para poder manejar con soltura las diferentes herramientas y aplicaciones informáticas. Esto contribuirá a que el trabajo se realice con una mayor rapidez y eficacia y, para que el personal que trabaja en la confitería, panadería u obrador esté motivado y conozca las ventajas que reportará el uso de las TIC en su día a día.

zzMódulo de pedidos, muy útil para controlar los en-

“Gracias a la aplicación que tengo instalada, puedo gestionar y controlar las ventas, la mercancía que tengo en el almacén, los albaranes que recibo, etc.”

cargos realizados por la clientela. De esta forma, se puede relacionar un pedido con un cliente o clienta, calcular de forma automática el precio, estipular condiciones de pago individualizadas, el lugar de la entrega, etc.

Fernando González, Raysa

zzModulo

de gestión de archivo, que le permite gestionar todo lo relacionado con las operaciones empresariales, como la generación de albaranes de entrega y recogida, partes de elaboración u otra documentación generada en la actividad diaria.

Las aplicaciones de gestión se dividen en módulos o herramientas orientadas a áreas específicas del negocio:

zzMódulo de almacén, que es muy útil para controlar

el volumen y cantidad de materias primas almacenadas. Complementariamente, existe la posibilidad de adaptar la aplicación para que avise cuando sea necesario una reposición o la proximidad de la fecha de caducidad.

zzMódulo de gestión de vehículos, gracias al cual se

tiene acceso directo a todo tipo de información relativa a los vehículos de la confitería o panadería que distribuyen los productos: próximas revisiones, averías, personas que lo han utilizado, rutas realizadas, etc.

zzMódulo de gestión de relaciones con la clien-

zzMódulo de gestión de incidencias, que permite

tela (o CRM), con el que se puede gestionar toda la información generada por la clientela: datos de contacto, con qué frecuencia realiza sus pedidos, qué productos y qué cantidades suele solicitar y qué tipo reclamaciones o sugerencias ha realizado en alguna ocasión, etc.

llevar un registro de cualquier incidencia que esté relacionada con el personal de la empresa, el servicio de transporte, la calidad de los producto, etc.

2.3. La importancia de la trazabilidad

Este módulo proporciona información de gran utilidad para poder hacer frente a las demandas de la clientela, conseguir un buen nivel de satisfacción e incrementar su fidelidad.

La trazabilidad es la capacidad para rastrear el recorrido de un alimento a través de las diferentes etapas por las que pasa hasta llegar a la clientela final: producción, procesado y distribución.

zzMódulo de elaboración, que permite homogenei-

zar los productos con independencia del personal que intervenga en este proceso. Así, permite un exhaustivo control sobre las recetas utilizadas: ingredientes, proporciones, etc. Asimismo, hace posible el cálculo del número de calorías de cada producto elaborado.

Está orientada a, por un lado, identificar rápidamente la causa de un problema sanitario y las personas que hayan podido estar expuestas a sus efectos y, por otro, a incrementar la confianza de la ciudadanía a la hora de adquirir un producto alimenticio.

2.4. La venta al público

El sector de la confitería y panadería debe integrar la trazabilidad en su actividad y cumplir con los requisitos que exige la normativa en esta materia. Para que esta adaptación sea los más eficaz y sencilla, es recomendable implantar una aplicación que permita identificar los productos, los lotes y saber qué y cuando se le vendió un determinado producto a la clientela.

“Además de gestionar toda la información relacionada con la venta directa, un TPV es muy útil para analizar los datos internos del negocio y así, por ejemplo, es muy sencillo conocer las ventas realizadas en un determinado periodo de tiempo.”

Existen múltiples aplicaciones de trazabilidad en el mercado que pueden ser adaptadas a las necesidades y características propias de cada confitería o panadería y, de este modo, definir:

Esperanza Trujillo, Del&Cias

zzLos productos que serán objeto del sistema de trazabilidad.

Hoy en día se ha extendido el uso de los Terminales Punto de Venta o TPV. Un sistema informático con una alta capacidad para gestionar las ventas, imprimir tickets y, a diferencia de una caja registradora, controlar los productos vendidos, actualizar el nivel de existencias, realizar cálculos de las ventas realizadas en un periodo de tiempo, arqueos de caja, etc.

zzLos diferentes procesos por los que pasa el producto de alimentación: elaboración, procesado, manipulado, etc.

zzLos puntos de análisis o de control de la traza.

Cumplir con la legislación alimentaria vigente, implantando una aplicación de trazabilidad mejora la calidad del producto ya que se incrementa el control sobre las materias primas utilizadas, los diferentes procesos de elaboración y, por su puesto, sobre los productos que se ponen de venta al público.

Si bien los TPVs se asocian a un ordenador, existe la posibilidad de adquirir un monitor táctil para que, a la hora de tomar nota de los pedidos realizados por un cliente o clienta, solo haya que pulsar un botón en la pantalla, agilizando y mejorando la atención a la clientela.

“Con la aplicación de trazabilidad somos capaces de asociar a cada producto la información necesaria para saber cuándo se hizo, quién lo elaboró o a qué lote pertenece. De este modo, si surge algún problema solo con mirar la base de datos es posible limitar la búsqueda y detectar rápidamente el origen del mismo.”

“Un TPV te ahorra mucho tiempo a la hora de buscar un producto y no es necesario aprender los precios, además la clientela espera mucho menos en el momento de realizar la compra.” Julio Blanco, Pomme Sucre De igual modo, una pantalla táctil se puede utilizar en el obrador ya que permite visualizar los pedidos pendientes o controlar el stock disponible y registrar fácilmente las materias primas utilizadas y los productos elaborados.

Julio Blanco, Pomme Sucre

Además, la información generada por el TPV se puede integrar en la aplicación de gestión lo que permite analizar, de forma individual y agregada, los datos relacionados con la clientela profesional (hoteles, restaurantes, etc.) y los relacionados con la venta al público en general.

3. Redes informáticas Una red informática o red local se forma conectando entre sí varios dispositivos, por ejemplo, dos o más ordenadores. Esto se puede hacer a través de un cable de red y compartir impresoras, datos, fax, acceso a Internet, etc. Usar una red informática es muy sencillo pero su instalación puede ser compleja, por eso es recomendable recurrir a ayuda profesional. Una vez instalada y los equipos conectados, es importante aprender cómo incorporar nuevo equipamiento (por ejemplo, un disco duro externo).

Si instalar el cableado es problemático, existe la posibilidad de sustituirlo por una conexión Wi-Fi que utiliza un sistema de conexión basado en ondas de radio. Una red local es muy útil si se tienen varios equipos y se necesita compartir información entre ellos (por ejemplo, acceder desde un ordenador a las recetas o a los pedidos que se han realizado), imprimir documentos o, simplemente, almacenar y gestionar toda la información que genera la actividad.

Normalmente, para que un equipo pueda conectarse a una red local sólo es necesario instalar un adaptador al dispositivo correspondiente (muchos ya lo incorporan) y conectarlo al router, que es el elemento que actúa de enlace entre los distintos dispositivos interconectados.

“Toda la información de los TPV se envía a través de una red interna al ordenador principal que cuenta con dos aplicaciones una para la gestión y otra para la contabilidad. De esta forma, el trabajo administrativo se reduce muchísimo.” Julio Blanco, Pomme Sucre

4. Movilidad Muchos negocios de confitería y panadería tienen un servicio de reparto. Esto exige una adecuada coordinación con la persona o personas que se ocupan de esta tarea y un control exhaustivo de toda la documentación que se puede generar: albaranes, facturas, pedidos, etc. Esto implica un volumen muy importante de papeleo y de trabajo administrativo, con lo cual el impacto de usar las TIC en este campo se hace evidente desde el primer día. Una de las herramientas más utilizadas en el mundo empresarial es el Asistente Personal Digital, cuya denominación, PDA, proviene de sus siglas en inglés.

Al final de la jornada, la información almacenada en la PDA se puede transferir a los ordenadores de la empresa por medio de un cable USB. No obstante, si la PDA dispone de conexión a Internet, es posible enviar y recibir la información en tiempo real.

Actualmente, estos asistentes personales disponen de muchas funciones que los convierten en auténticos ordenadores de bolsillo con capacidad para conectarse a Internet, realizar llamadas telefónicas e, incluso, funcionar como un navegador GPS.

Por otro lado, este tipo de dispositivos móviles permiten trabajar con un sistema de alertas de mensajes de texto con lo cual es posible enviar información o avisos a todo el personal de la confitería o panadería. Esto ofrece, por ejemplo, tener mayor capacidad de reacción ante la solicitud o modificación de última hora de un pedido muy importante.

Es posible instalar aplicaciones informáticas específicas en este tipo de dispositivos que permiten realizar tareas cotidianas. POr ejemplo, la persona o personas encargadas de hacer el reparto de los productos de una confitería o panadería pueden recibir modificaciones sobre las órdenes de trabajo o los puntos de entrega sobre la marcha e, incluso, una PDA es capaz generar los albaranes para que, en el momento de la recepción, el cliente o la clientela firme sobre el propio dispositivo, y confirme que ha recibido correctamente los productos solicitados.

“Cuando voy a una proveedora puedo comprobar en cualquier momento si un determinado ingrediente tiene un precio alto o bajo.” Fernando González, Raysa

De esta forma, se reduce el número de llamadas telefónicas y, al mismo, tiempo, incrementar la flexibilidad a la hora de distribuir los productos.

Si nuestro negocio dispone de Wi-Fi

TIC

Consejo

Cada vez más clientela dispone de ordenadores portátiles o PDAs que les permiten conectarse a Internet de forma inalámbrica, por lo que ofrecerles un servicio gratuito de acceso a Internet vía Wi-Fi desde nuestro establecimiento puede ser una buena forma de diferenciarse de la competencia.

5. Seguridad informática ¿Qué ocurre si la información almacenada en un ordenador se pierde? Las consecuencias son muy claras y las causas pueden ser de lo más variado: averías, errores humanos o la acción de un virus informático.

5.1. El antivirus: la primera barrera contra las amenazas electrónicas

Dadas sus múltiples ventajas y beneficios, el uso intensivo de las TIC que puede realizar cualquier negocio relacionado con la confitería o panadería incrementa las posibilidades de sufrir los efectos de un virus informático: ralentización y reinicios del ordenador, robo datos confidenciales, borrado de archivos y carpetas que luego son muy difíciles de recuperar, etc. A esto hay que unir las consecuencias que puedan derivarse de, por ejemplo, un “pico” de tensión en la corriente eléctrica, un error humano o una avería en el equipo informático.

Los antivirus son programas informáticos específicamente diseñados para detectar bloquear y eliminar las amenazas electrónicas. Aunque se sigue utilizando la palabra antivirus, estos programas han evolucionado y son capaces de detectar y eliminar, además de los virus, otros tipos de amenazas electrónicas como los troyanos, el phising, etc.

Por todo ello, la mejor estrategia para evitar estos daños es la prevención. Adoptar un conjunto de medidas permite la información que almacenan los equipos en un estado óptimo.

Las vías de entrada de este tipo de amenazas son múltiples: internet, un mensaje de correo electrónico, un CD o DVD de otra persona, un lápiz de memoria USB, etc. Un programa antivirus proporciona una elevada seguridad pero no son infalibles y, por tanto es necesario tomar ciertas medidas adicionales:

zzMucha precaución al abrir o leer correos electrónicos de personas que no se conocen o que siendo de personas conocidas su asunto resulte extraño.

zzNo abrir los documentos que se adjuntan al correo electrónico si no se tiene claro qué contienen, sobre todo si se tratan de archivos ejecutables.

5.1. La información a salvo: las copias de seguridad Complementariamente al uso de antivirus, otra medida imprescindible es la realización de copias de seguridad. Una copia de seguridad o backup es una medida preventiva dirigida a preservar la información vital que se almacena durante el desarrollo de la actividad empresarial. Consiste en realizar una copia de todos los datos importantes que almacenan los equipos en un soporte que permita sacarlos fuera de las instalaciones (CD, DVD, disco duro externo, etc.). El objetivo es que en caso de pérdida, daño o avería de un ordenador, se puedan recuperar los datos y la información más relevante y que no afecte a la actividad empresarial. Actualmente, existen numerosos programas (inclusive gratuitos) que permiten automatizar esta tarea. Simplemente, se programa la copia de seguridad para un día de la semana a una hora determinada y el programa se encargará de efectuar la copia. “Las copias de seguridad son fundamentales. Conservar la información te permite realizar históricos de ventas, ver la evolución de tu negocio e identificar qué productos te reportan un mayor beneficio.” Fernando González, Raysa

Implanta un buen sistema de copias de seguridad.

TIC

Consejo

¿Qué ocurre si se llama a un cliente o clienta para preguntarle de nuevo qué productos ha elegido para un evento importante y que se celebrará en pocas horas? ¿Y con el resto de pedidos? Además del dinero, ¿cuánto tiempo se perdería? Una buena copia de seguridad evita todos los problemas internos que generarían una pérdida de información y sus efectos sobre la imagen de profesionalidad de la confitería o panadería.

¿Cómo hacer una copia de seguridad?

zzSon una herramienta muy cómoda para realizar co-

Dada su importancia, es necesario establecer una serie de pautas para que una copia de seguridad sea eficaz:

Backup on-line o copia de seguridad remota

pias de seguridad de la información más importante de la actividad empresarial.

1. Definir el procedimiento de seguridad.

En el mercado existen múltiples empresas que ofrecen soluciones de backup on-line para poder almacenar datos e imágenes de forma segura con una simple conexión a Internet.

Es necesario crear un documento que recoja todos los pasos necesarios para realizar una copia de seguridad. Si en la confitería o panadería trabajan varias personas hay que identificar quien es la encargada de esta actividad (y quien la sustituye en caso de baja o vacaciones), el soporte a utilizar (CDs, DVDs o disco duros externos), la forma de etiquetarlas y custodiarlas, etc.

Este servicio es proporcionado por entidades especializadas en esta materia que, además de custodiar la información, la encriptan para incrementar el nivel de seguridad.

2. Establecer periodos para su realización.

Las copias se realizan automáticamente y de la siguiente manera:

Lo más recomendable es hacerlo semanalmente y, si es posible, diariamente.

zzProgramación de tareas. Se realizan copias de seguridad a las horas programadas, normalmente cuando no hay actividad laboral.

3. Establecer el lugar de custodia de las copias de seguridad.

zzReplica de datos. La información y datos de los or-

La copia de seguridad debe realizarse en un soporte que permita sacarla del obrador o local en el que están ubicados los sistemas informáticos. De este modo, en caso de catástrofe (incendio, inundación, robo, etc.) puede recuperarse la información de la empresa.

denadores de la confitería o panadería se copian en los ordenadores pertenecientes a la empresa proveedora del servicio y que han sido especialmente diseñados para esta tarea.

Medidas de seguridad adicionales

4. Verificar la copia de seguridad. De forma metódica y planificada, con el objetivo de comprobar que las copias se realizan correctamente y asegurarse de que no surgirán problemas a la hora de restaurar los datos.

A la hora de realizar una copia de seguridad, es aconsejable adoptar las siguientes medidas:

zzEncriptación de datos.

5. Definir el procedimiento de recuperación de datos.

Es un proceso para convertir los datos en información ilegible para terceras personas. Si se encripta la información de, por ejemplo, el disco duro externo que se usa como copia de seguridad, en caso de robo o pérdida será muy difícil que otra persona pueda acceder a los datos.

Es conveniente definir por escrito los pasos a seguir para recuperar los datos y realizar una prueba de que funciona correctamente.

Disco duro externo

zzCompresión de archivos.

Es un dispositivo para el almacenamiento de datos y archivos digitales como imágenes, vídeos, etc. Hoy en día se ha extendido su uso ya que:

Es un procedimiento para reducir el tamaño de los archivos y, en consecuencia, ahorrar espacio de almacenamiento.

zzSu bajo peso y gran capacidad de almacenamiento los

Al igual que en cualquier otra actividad empresarial, Internet se presenta como una herramienta imprescindible para el sector de la confitería y panadería. Además, las ventajas y beneficios de conectarse a la Red se perciben desde el primer día.

hacen muy cómodos y transportables.

zzSu funcionamiento es muy sencillo, solo hay que conectarlos al ordenador a través de un cable USB.

zzEvitan la saturación del disco duro del ordenador. 13

6. Una fuente de servicios inagotable: Internet El número de personas y empresas que acceden a Internet crece imparablemente. La Red se ha convertido en una fuente de información básica y, día a día, crece el número de servicios que se ofrecen a través de ella. Así, buscar información, comunicarse con otras empresas y profesionales, realizar todo tipo de gestiones, etc., que consumen gran cantidad de tiempo pueden ser realizadas rápidamente y a un coste mucho menor con un ordenador y una conexión a Internet.

6.1. Internet: la fuente de información del siglo XXI

6.2. El correo electrónico Gracias a Internet, están disponibles una gran variedad herramientas de comunicación con una gran ventaja: no suponen coste económico.

¿Quieres estar al día de las últimas novedades en el sector de la pastelería y panadería? ¿Conocer cuándo y dónde se celebrará un evento relacionado con el sector? ¿Saber cual es el coste de una determinada maquinaria? ¿Comparar precios de varias empresas proveedoras?

Así, el correo electrónico ha irrumpido como una herramienta de comunicación imprescindible. Su manejo y sus numerosas ventajas han hecho posible que millones de personas y empresas lo utilicen a diario.

Internet facilita el acceso a información de gran interés para el sector: el precio de materias primas, los datos de contacto de nuevas empresas proveedoras, identificación de hoteles, restaurantes y otro tipo de negocios potencialmente interesados en los productos del sector, modificaciones en la normativa relacionada con el tratamiento de los productos de alimentación, características y fechas de cursos formativos, etc. Además, cada vez son más las asociaciones y entidades relacionadas con el sector que distribuyen boletines electrónicos de modo que, con una simple suscripción, se puede recibir regularmente abundante información sobre la actividad profesional. “La Red te permite acceder a infinidad de información, comunicarte de forma rápida y sencilla y, lo que es mejor, puedes hacerlo desde casa y a la hora que mejor te venga.” Fernando González, Raysa

6.3. Banca electrónica

Sus características principales son las siguientes:

zzEl texto que se puede enviar es prácticamente ilimitado.

zzSe pueden remitir imágenes y cualquier otro tipo de

Es habitual que el amplio horario comercial de una confitería o panadería coincida con el de las sucursales bancarias y, por tanto, cada vez que es necesario acudir al banco hay que interrumpir el trabajo y soportar colas innecesarias con toda la pérdida de tiempo que ello supone. La banca electrónica hace posible que sólo haya que acudir al banco para aquellos trámites y cuestiones que sean realmente importantes.

archivo digital.

zzEs gratuito; solo es necesario disponer de una conexión a Internet.

En otras palabras, si cada vez un mayor porcentaje de nuestra clientela y de empresas proveedoras utilizan el correo electrónico, ¿conoces alguna forma mejor de estar comunicado con ella?

La banca on-line o electrónica es como se conoce al conjunto de servicios que ofrecen las entidades bancarias a través de Internet. En su mayor parte se trata de bancos o cajas de ahorro que tienen sucursales físicas, aunque también existen algunos que sólo operan por Internet.

“Hace años dependías del correo postal e incluso del fax. En la actualidad es imprescindible el correo electrónico. Es una herramienta muy cómodo que puedes consultar en casa y a la hora que quieras.”

Los servicios que se ofrecen son prácticamente los mismos que tenemos en cualquier ventanilla de una entidad financiera pero con la ventaja de que están disponibles durante las 24 horas del día y los 365 días al año. Ejemplos de estos trámites son:

Fernando González, Raysa

zzConsultar los saldos y movimientos de las cuentas

bancarias, así como obtener información detallada o resumida, según interese.

zzPagar impuestos. zzObtener un detalle actualizado de los préstamos solicitados.

zzControlar cuando vencen los pagos pendientes. zzOrdenar transferencias. Por otro lado, cada vez más entidades bancarias que disponen de un servio de alertas, es decir, envían un mensaje al teléfono móvil o al correo electrónico para informar de los movimientos de las cuentas bancarias.

Usa el correo electrónico y ahorra dinero

TIC

Consejo

Utilizar el correo electrónico con la clientela u otras empresas proveedoras tiene un efecto inmediato: reduce la factura telefónica, en la medida que se sustituyan las conversaciones telefónicas por el intercambio de correos electrónicos.

6.4. Búsqueda de trabajadores y trabajadoras

“A la hora de buscar un trabajador o trabajadora utilizamos portales de empleo como, por ejemplo, www.empleo,com. Es una forma de recibir muchos currículos y rapidamente.” Julio Blanco, Pomme Sucre

Cada vez son más las empresas y profesionales autónomos que utilizan los servicios que la Red pone a su disposición para buscar y seleccionar personal. Los motivos de este auge son variados:

zzResulta más barato que los métodos tradicionales, como por ejemplo, los anuncios en prensa.

zzCon respecto a otras opciones, reduce el tiempo que hay que invertir para encontrar a una persona cualificada.

zzSe

puede incluir abundante información sobre la confitería o panadería y el puesto de trabajo que se oferta.

zzCada vez más trabajadores y trabajadoras buscan empleo a través de Internet

Existen multitud de espacios web en los que se puede realizar este tipo de búsquedas: www.trabajastur.com, www. infojobs.net, www.infoempleo.com, etc.

7. La página web El uso de Internet se ha popularizado. Cada vez es mayor el número de personas que acuden a la Red en busca de todo tipo de productos y servicios. Por eso, disponer de una página web es abrir un nuevo escaparate a miles de personas. Pero además, hoy en día un espacio web no solo sirve para promocionar los productos de confitería y panadería sino que también puede proporcionar servicios de valor añadido a la clientela.

7.1. La página web: un escaparate en la Red La página web es el escaparate de la confitería o panadería en Internet y por ello hay que cuidar su diseño y actualizar sus contenidos periódicamente. De este modo, quienes la visiten tendrán una mejor imagen del establecimiento, de sus productos y de los diferentes servicios que ofrece a su clientela. Esta creciente presencia en la Red permite conocer cómo están trabajando otras empresas del sector y comparar los distintos niveles de calidad existentes, los servicios ofertados a la clientela, etc. Asimismo, es una oportunidad para identificar buenas prácticas de negocios similares de otras localidades con el objeto de adaptarlas al mercado local. La clientela también puede acceder a Internet, de ahí la importancia de concretar y definir qué contenidos deben aparecer en la página web, como por ejemplo;

zzIdentificar del establecimiento y su actividad, para que la clientela sepa a quien pertenece la página.

zzPresentar los productos y las características que los diferencian de la competencia (calidad, sabor, variedad, etc.).

zzInformar sobre los servicios que se ofrecen (de distribución, por ejemplo).

zzLos medios técnicos e información adicional. zzCon qué recursos materiales y personales cuenta el obrador, clientela de referencia, experiencia de sus responsables, premios y reconocimientos, etc.

Además de los datos de contacto habituales (teléfono, móvil y/o fax) es aconsejable proporcionar un formulario para que la clientela pueda hacer cómodamente consultas o solicitar un presupuesto a la empresa.

2. El gestor de contenidos. Es recomendable que la página web disponga de un gestor de contenidos con el que el autónomo o autónoma pueda cambiar de forma fácil y sencilla sus contenidos: información general, catálogo de productos, fotografías de los mismos, etc., sin necesidad de recurrir a una empresa proveedora.

Si pones en marcha una página web

3. La extranet.

Además del diseño y del contenido, hay otros aspectos a tener en cuenta.

Una extranet es un espacio privado de la página web al cual la clientela puede acceder, a través de un nombre de usuario y una contraseña, a sus pedidos, facturación u otra información de su interés.

1. El dominio. Para acceder a una página web se necesita un dominio, es decir, el nombre por el que se identifica una dirección en Internet, como por ejemplo: confiteria-panaderia.com. Para que sea más eficaz es recomendable que sea corto, fácil de recordar y que se asocie con la actividad o con la persona que está al frente del negocio.

En el caso del sector de la confitería y panadería, es recomendable limitar la extranet a la clientela profesional para evitar la recepción de pequeños pedidos de particulares. Con esta herramienta web, cada hotel, restaurante, cafetería, etc., tiene su propio espacio y puede consultar la información sobre sus pedidos. Eso sí, no podrá acceder a la del resto de la clientela, de modo que la confidencialidad es absoluta.

La proliferación de espacios web provoca que, en ocasiones, el nombre deseado ya esté registrado, por lo tanto, si se ha planificado poner en marcha una página web, uno de los primeros pasos es registrar el nombre de dominio.

4. El uso de estándares web. Es recomendable, al contratar el desarrollo de una página web exigir a la empresa desarrolladora que cumpla los estándares de accesibilidad y usabilidad web de un organismo internacional llamado W3C, ya que favorece su visibilidad en Internet y las posteriores evoluciones de la misma.

7.2. La Web 2.0: todos y todas somos Internet

“Para mí un blog es una herramienta muy dinámica, te permite meter novedades relacionadas con tu negocio y te posiciona mucho mejor en Google. Eso sí, hay que actualizarlo periódicamente.” Julio Blanco, Pomme Sucre

YouTube, Flickr, Blogger, Facebook, etc. Cada día es más habitual escuchar nombres de espacios web en los cuales miles de personas se comunican e intercambian archivos de todo tipo. Es lo que se conoce con el nombre de Web 2.0 En Internet la información es de ida y vuelta. Cualquier internauta informa y opina interactúa con otras personas y participa activamente en la generación de conocimiento y contenidos. Este fenómeno se le conoce como Web 2.0 y también puede ser de utilidad en el sector de de la confitería y la panadería ya que su desarrollo ha permitido la aparición de nuevas herramientas y espacios web.

Los blogs Son espacios web en los que cualquier profesional del sector puede publicar periódicamente noticias, trabajos realizados u opiniones personales sobre su profesión. Así, por ejemplo, la persona responsable de un establecimiento especializado en postres de chocolate puede poner en marcha un blog sobre consejos, trucos, recetas o la propia historia del negocio que regenta y de los productos que elabora y vende. Así, además de difundir su establecimiento en la Red, incrementa su prestigio profesional y su volumen de negocio. Existen gran cantidad de herramientas gratuitas y páginas web para poner en marcha un blog: www.blogger.com, es.wordpress.com, etc.

Redes sociales

“Llevamos poco más de un año pero estoy encantada del impacto de nuestro negocio en Facebook. Las redes sociales son una herramienta magnífica para tener un mayor contacto con la clientela, promocionar nuestros productos y, además, es gratis.”

Son espacios web especialmente diseñados para que se relacionen las personas. Cada miembro de una red social tiene una página personal en la que puede describir su profesión e intereses y comentar aquellos temas que más le gusten: cine, naturaleza, deporte… y también por su puesto, la calidad de los productos que elabora en su obrador.

Julio Blanco, Pomme Sucre

Estas mini-páginas personales funcionan como escaparates que sirven para entablar contactos y relaciones con amistades, clientes y clientas u otras personas que simplemente les guste, por ejemplo, la repostería.

Repositorios de fotografías y vídeos para compartir

Por eso, para multitud de profesionales es una oportunidad para dar a conocer su trabajo, con independencia de dónde se ubique el establecimiento. Además, si ya se goza de cierto prestigio, se puede animar a la clientela para que comente lo bien que saben los pasteles, su buena presentación, la amplia variedad de panes, la posibilidad de adquirir productos para personas celiacas, el trato recibido, etc.

Otra de las herramientas básicas de la Web 2.0 son las páginas web en las que se comparten fotos y vídeos. Sitios donde miles de personas abren un espacio público o privado en el que mostrar sus recuerdos fotográficos o vídeos domésticos. Una confitería o una panadería pueden utilizar estos espacios de dos formas:

Algunas de las más populares son FaceBook (www.facebook.com) orientada a las relaciones personales o LinKedIn (www.linkedin.com), enfocada a las relaciones entre profesionales.

zzComo escaparate para promocionar la calidad de sus productos y/o lo acogedor de su establecimiento.

zzComo catálogo de productos y listado de precios a disposición de determinados clientes o clientas.

En este último caso, este tipo de páginas web permiten habilitar espacios privados a los que sólo se puede acceder a través de una contraseña. De este modo, el cliente o clienta puede ver un conjunto de fotografías o vídeos de los productos, valorar los precios y realizar los comentarios que considere oportunos. Es una forma más de acercar el trabajo de la confitería o panadería a la clientela sin necesidad de desplazamientos.

Este es un ejemplo de una acción de marketing indirecto que contribuye a incrementar el prestigio del establecimiento de confitería o panadería y, por ende, las posibilidades de recibir nuevos encargos. Una de las grandes ventajas de este tipo de actuaciones es que son capaces de estimular la comunicación con la clientela a través de herramientas gratuitas.

Existen multitud de espacios web en los que se pueden publicar fotografías como, por ejemplo, Flickr (www.flickr. com) o Picassa (picasaweb.google.es). En el caso de los vídeos, los más populares son Youtube (www.youtube. com) y Vimeo (www.vimeo.com)

7.3. Marketing on-line Con la popularización de Internet, cualquier negocio puede realizar actuaciones de marketing en la Red y lo que es aún mejor, el coste no tiene porque ser elevado. El marketing on-line o marketing electrónico se define como una adaptación de las actividades de promoción y publicidad al nuevo entorno y a las herramientas que ofrece Internet. Para que sea eficaz hay que seguir pautas similares al convencional, es decir, estudiar dónde y cómo navega la clientela potencial para, en base a ello, definir dónde se inserta la publicidad. Así por ejemplo, un anuncio tendrá un mayor impacto si se inserta en una página web en la que se promueve el turismo o el comercio de la localidad. Existe una modalidad denominada marketing 2.0 que consiste en participar activamente en redes sociales, crear y mantener un blog, compartir imágenes y vídeos, etc. Si una confitería o una panadería son conocidas por su producción artesanal pueden realizar un vídeo de corta duración en el que se muestre la calidad de las materias primas e ingredientes utilizados, el cuidado y esfuerzo que hay detrás de sus productos y la exquisita atención al público que se brinda en el establecimiento.

8. Compra y venta por Internet ¿es posible?

Si un cliente o clienta conoce a través de Internet el prestigio y la calidad de los productos de la confitería o de la panadería, ¿por qué no hacérselo fácil y que con solo hacer “clic” con el ratón pueda comprarlos? La venta por Internet ofrece muchas oportunidades para cualquier actividad empresarial pero exige una adecuada planificación y tener presente todo lo que conlleva su implantación a nivel de gestión interna, distribución, comunicación con la clientela, etc. Pero además de vender, también se puede comprar. Ahora es posible conocer fácilmente lo que ofrecen otras empresas proveedoras aunque se encuentren alejadas geográficamente y, por tanto, tener acceso a precios más competitivos.

8.1. La confianza: la base de la venta

Una de las posibilidades que puede llegar a ofrecer una página web es el comercio electrónico, es decir, la venta de productos a través de Internet. En principio, en el caso del sector confitero y panadero la venta debe estar orientada a la clientela profesional, es decir, a hoteles, restaurantes y cualquier otro tipo de negocio que realice pedidos importantes para poder asumir los costes derivados de la distribución.

En la venta por Internet, al igual que en la venta al público tradicional, es fundamental transmitir confianza a quien vaya a realizar una compra. Para ello es imprescindible:

zzMantener un estrecho contacto con la clientela o, en

otras palabras, responder adecuadamente en tiempo y forma a sus dudas y sugerencias.

Y es que poner en marcha una tienda en la Red es un proyecto que hay que planificar adecuadamente y, para ello, es recomendable acudir a profesionales en esta materia.

Además del teléfono, el correo electrónico es una herramienta fundamental. Eso sí, hay que consultarlo diariamente y no tardar en contestar. La experiencia demuestra que si se contesta rápido, incrementa la confianza de la clientela y, por consiguiente, aumentan las posibilidades de venta.

zzOfrecer las garantías necesarias a quien compra y gestionar adecuadamente sus datos personales.

Siempre que una persona o empresa se plantea la decisión de vender por Internet le asalta la misma pregunta ¿y cómo se cobra a través de la Red? Además de métodos más tradicionales, como la transferencia bancaria o el contrareembolso, una buena solución es utilizar un débito automático, una herramienta que proporcionan las entidades bancarias y que tiene una gran ventaja: es el banco el que cobra por la empresa.

La importancia de las 3C

TIC

Consejo

En la venta por Internet se pasa de las tradicionales 3B (bueno, bonito y barato) a la regla de las 3C: comunicación, calidad y confianza.

Es necesario hacer tres reflexiones antes de poner en marcha una tienda en Internet:

8.2. Compra conjunta de materias primas

1. ¿Se disponen de los productos de alimentación que se ofrecen o ya se elaboran? ¿Hay capacidad para responder a un incremento de la demanda? ¿Cómo se recogerán los pedidos de la tienda y los de Internet? ¿Qué pasos se seguirán para la distribución de los productos?

Cuando una persona o empresa hace un pedido importante es habitual que el precio por unidad se reduzca. Esto es lo que se basan las centrales de compras o asociación de empresas o profesionales independientes que buscan obtener mejores precios de los proveedores y proveedoras.

Disponer de esta información exige implantar un adecuado sistema de gestión y de control de productos.

En el sector de la confitería y panadería también puede aprovecharse de los beneficios que reporta la compra conjunta. En la actualidad hay multitud de centrales de compras o páginas web dirigidas a la venta de productos al por mayor en las que se pueden encontrar ofertas muy atractivas para, por ejemplo, el aprovisionamiento de materias primas.

A la hora de montar una tienda en Internet

2. ¿Qué medios se van a utilizar para que el producto llegue al cliente o clienta? ¿Cuánto cuesta prestar ese servicio? ¿Y si recibimos un pedido de otra región? A la hora de fijar el precio y decidir quien va a realizar la distribución de los productos es necesario concretar cuales son los tiempos y las zonas de entrega.

Asimismo, cada vez son más las empresas que cuando deciden renovar maquinaria, venden el modelo antiguo a través de páginas web especializadas en este tipo de actividades.

3. ¿Cómo se elimina un producto de la tienda en Internet? ¿Cómo se le cambia el precio? ¿Y si se quiere poner uno nuevo?

Son claves para su buen funcionamiento:

Por motivos económicos y de tiempo, es preferible que sea el mismo empresario o empresaria quien lo haga; no se debería depender de una empresa externa para hacer esto.

1. Que los establecimientos tengan dimensiones parecidas.

Por eso, a la hora de contratar el diseño de una tienda on-line, lo mejor es exigir que disponga de un gestor de contenidos, es decir, de una herramienta que, de forma sencilla, permita hacer los cambios de productos, precios u otros contenidos de la página web.

3. Que las obligaciones y derechos de las empresas asociadas estén claros (ya no para comprar si no también para nuevas incorporaciones).

2. Que haya confianza entre las personas responsables.

9. La Administración Electrónica Hoy en día para realizar multitud de consultas, solicitudes y pagos con organismos y entidades públicas sólo es necesario disponer de un ordenador con conexión a Internet y, para según qué trámites, un certificado digital. Y es que hacer uso de la Administración Electrónica es una de las formas más fáciles de ahorrar tiempo y, por tanto, dinero. La Administración Electrónica es el conjunto de servicios que la Administración pública ofrece a la ciudadanía y a las empresas a través de Internet.

Para ello debemos obtener un certificado digital que corrobora nuestra identidad en Internet, evitando que otra persona u entidad nos “suplante” a la hora de hacer una gestión por Internet.

De este modo, muchos trámites que se realizan con la Agencia Tributaria, la Seguridad Social, el Gobierno Regional y algunos Ayuntamientos se pueden hacer a través de Internet:

Esta característica también la incorporan los nuevos DNIelectrónicos que sirven tanto para certificar la identidad en el mundo físico como en las relaciones telemáticas con la Administración u otras identidades.

zzHacer la declaración de la renta. zzComunicación de alta o baja médica de un trabajador

Si bien existen otras entidades certificadoras, la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) permite obtener el certificado digital más extendido y, además, de forma gratuita.

o trabajadora.

zzPresentar la declaración del IVA. zzInformarse y solicitar ayudas y subvenciones. zzEtc.

10. Facturación electrónica

Cuando una confitería o panadería tiene un volumen importante de clientela profesional es importante estudiar la opción de implantar la facturación electrónica. De este modo, tendrá más herramientas para detectar posibles errores a la hora de facturar, reducir el trabajo administrativo y, dado se puede emitir y enviar las facturas mucho más rápido, cobrar antes. Hoy en día, las grandes cadenas de hoteles y negocios relacionados la restauración están implantando la facturación electrónica con lo cual, si se implanta un sistema de este tipo, la competitividad de nuestro negocio aumenta ya que se ofrece un servicio adicional de alto valor añadido para estas empresas.

10.1. ¿Por qué es importante implantar un sistema de facturación electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional. También se la conoce con el nombre de e-factura o factura digital. Se define como la versión informática de la factura en soporte papel pero que se genera y se mantiene en formato electrónico. Es importante diferenciar que una factura electrónica es distinta a las que habitualmente se envían por correo electrónico. Éstas últimas sigue siendo un reflejo de una factura original que tendrá que ser enviada y almacenada en formato papel.

La implantación de un sistema de facturación electrónica aporta numerosas ventajas:

La factura electrónica se distingue por ser un documento que tiene validez legal y fiscal ya que ha de estar firmado electrónicamente.

1. Ahorro de tiempo, ya que la tramitación de facturas es mucho más rápida. 2. Se reducen los costes en emisión y recepción (tinta impresora, manipulación, sobres, gastos postales, etc.).

“La e-factura trae consigo reducciones de dinero, tiempo y espacio, y a la vez que protege el medioambiente con un menor consumo de tinta y papel”.

3. Optimiza la gestión administrativa (menos tiempo dedicado a tareas de facturación). 4. Ahorro de espacio y gestión más rápida de archivo (las facturas se archivan digitalmente con lo cual el espacio necesario es mucho menor y la búsqueda más rápida).

Julio Blanco, Pomme Sucre

5. Se reducen los errores derivados de la intervención manual. 6. Si surgen discrepancias con la clientela, se gestionan más rápidamente con lo cual también se acelera el cobro.

Tiempo requerido para la elaboración y envío Tiempo transcurrido entre el envíoy la recepción de la factura

Julio Blanco, Pomme Sucre

¿Qué es la firma digital?

5 segundos

Para poder facturar electrónicamente es necesario el consentimiento expreso por cualquier medio, verbal o escrito del destinatario o destinataria. No obstante, el cliente o clienta puede comunicar en cualquier momento a la empresa su deseo de recibir otra vez las facturas en papel.

Es un proceso informático en el que se genera un nuevo fichero que contiene toda la información del documento original. Se añade a la factura electrónica por dos motivos: 1. Garantiza que quien emite la factura es quien dice ser (persona o empresa).

En otras palabras, la empresa o la clientela profesional que recibe la factura deberá estar de acuerdo en los formatos en los que se la vaya a facturar.

2. Garantiza que durante el envío de la factura, ésta no ha sufrido modificación alguna.

Consejo

Entre 1 y 5 días

10.3. El consentimiento de la clientela

10.2. La firma digital

TIC

3 minutos

Esto se consigue mediante el certificado digital, es decir, un fichero que se instala en el ordenador y que se selecciona cuando se quiere firmar digitalmente un documento (no solo se puede firmar una factura sino también infinidad de documentos y trámites con las Administraciones Públicas).

“Consideramos que es necesario implantar la facturación digital, además de ahorrar mucho tiempo, es un servicio muy rápido y fiable.”

Consejo

Factura digital

10 minutos

¿Cómo se firma digitalmente una factura?

Todo esto conlleva un importante ahorro de costes. Por cada e-factura emitida, la empresa emisora se ahorra aproximadamente 0,7 euros y la receptora 1,85 euros1.

TIC

Factura tradicional

A la hora de implantar la facturación electrónica… Recurre a asesoramiento profesional. Existen diversas aplicaciones para facturar electrónicamente pero es necesario asegurarse que se realiza la implantación de forma correcta y que los certificados y firmas digitales son válidos.

Si trabajas para grandes empresas o Administraciones Públicas… Ten en cuenta que muchas empresas y entidades están implantando estos sistemas con lo cual, poco a poco, van a exigir a sus empresas proveedoras que les facturen electrónicamente.

1.- Fuente: Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC).

11. Aspectos legales

La Legislación existente en aspectos relacionados con las TIC podría sintetizarse en dos grandes leyes: la LOPD y la LSSICE. La primera regula el tratamiento de los datos de carácter personal y la segunda es aplicable al comercio electrónico y a otros servicios prestados a través de Internet, siempre y cuando estos sean parte de la actividad económica.

11.1. Ley Orgánica de Protección de Datos

Esto implica:

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) legisla derecho que toda persona física tiene para mantener el control sobre sus datos personales, especialmente sobre su uso y destino.

2. La adopción de medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de los datos y eviten su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.

1. La necesidad de informar a la persona de la finalidad de la recogida de sus datos y de sus derechos.

Los pasos a seguir para una correcta adecuación a la LOPD son:

La LOPD establece una serie de obligaciones para todas aquellas personas o empresas que manejan ficheros, automatizados (soporte informático) o no automatizados (soporte papel) con datos personales.

1. En primer lugar, identificar qué datos de carácter personal maneja la empresa, ya sean ficheros automatizados o no automatizados. 2. Tener en cuenta los niveles de seguridad establecidos por la LOPD y que dependen del tipo de datos manejados. 3. Una vez clasificado el nivel de seguridad de los datos, se procede a inscribir los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos. Éste proceso se puede realizar a través de Internet. Para a través de la página web www.agpd.es. 4. Elaborar el Documento de Seguridad, en donde se refleja las medidas de seguridad que se llevan a cabo para que los datos estén totalmente protegidos y así asegurar la integridad de los mismos. 5. Redactar los modelos, avisos legales, contratos de comunicaciones a terceros o cualquier documento necesario para la correcta implantación a la LOPD.

11.2. Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico

Para un correcto cumplimiento de la LSSICE, las empresas deben indicar en su página web:

zzNombre o denominación social y datos de contacto: zzDomicilio, dirección de correo electrónico y cualquier otro dato que permita una comunicación directa y efectiva como, por ejemplo, un teléfono o un número de fax.

zzSi la empresa está registrada en el Registro Mercantil

Con la entrada en vigor de la Ley 34/2002, de 11 de Julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y del Comercio Electrónico (LSSICE), cualquier empresa con presencia en la Internet es considerada como una entidad prestadora de servicios de la Sociedad de la Información. Por ello, ha de adecuar su página o portal web a lo dispuesto en dicha normativa.

o cualquier otro registro público, deberá señalar también el número de inscripción que le corresponda.

zzCIF o NIF, y datos de inscripción en el Registro correspondiente.

zzComunicar al Registro en el que figure la empresa el

nombre de dominio sobre que la empresa utilice en Internet.

zzSi se dispone de un formulario de contacto donde

se recojan datos de carácter personal, se informará a los destinatarios y destinatarias sobre su utilización y finalidad de dichos datos de manera clara y completa, ofreciéndoles la posibilidad de cancelarlos o modificarlos mediante un procedimiento sencillo y gratuito.

Si la página web permite la venta de productos o la contratación de servicios, es necesario especificar claramente las Condiciones Generales de Contratación, en las cuales se recogerán todos los aspectos de la compra o realización del servicio (garantías, condiciones de devolución a cancelación, impuestos aplicables, etc.). El cumplimiento de estas leyes es obligatorio pero, además, de evitar posibles sanciones, adaptarse a esta normativa proyecta una imagen de profesionalidad y confianza entre la clientela.

12. Nos cuentan su experiencia

Fernando González Confitería Raysa

En cudillero, confitería Raysa dispone de un tpv con lector de código de barras (es el único que encontramos que use lector) y tiene todo etiquetado y codificado. En la actualidad esta en un proceso de control de la parte “logística”

Esperanza Trujillo Confitería Del&Cias

Confitería Del&Cias es un reconocido negocio ovetense que abrió sus puertas hace 3 años. Culpa de su buena acogida la tiene su responsable, Esperanza Trujillo, que cuenta con 6 de experiencia en el sector.

Julio Blanco Confitería Pomme Sucre Pastelería gijonesa fundada en 2002. Su copropietario, Julio Blanco, cuenta con 16 años de experiencia y se ha formado en la Escuela Europea de Pastelería. Ahora distribuye y comercializa su propia marca de productos. Pomme Sucre se presenta como un escaparate de la última pastelería europea. La clave de su éxito radica en la calidad, en la innovación de sus productos y en el uso que realizan de las TIC en su actividad empresarial.

13. ¿Y quién me puede orientar? La Red de Centros SAT es una iniciativa del Instituto de Desarrollo Económico del Principado de Asturias (IDEPA, www.idepa.es) que pretende apoyar a las empresas asturianas en el proceso de incorporación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a sus procesos de gestión, relación con empresas proveedoras y clientela, producción, marketing, etc., buscando incrementar su competitividad en un mercado cada vez más global. La Red de Centros SAT está constituida por 9 centros distribuidos por toda la geografía asturiana, desde los cuales se organizan tanto actividades divulgativas como de asesoramiento y acompañamiento individual y personalizado, centrado en las necesidades tecnológicas específicas de cada empresa y en sus posibilidades de innovación a través de las TIC, como herramienta clave para incrementar su competitividad.

13.1. ¿A quiénes se dirigen? A las empresas y microempresas asturianas, y especialmente aquellas relacionas con el sector industrial y los servicios de apoyo a la industria.

13.2. ¿Qué puedes encontrar en los Centros SAT? Un asesor o asesora TIC a tu servicio. El asesor o asesora TIC es profesional con cualificación en tecnologías de la información que puede ayudarte para que conozcas cómo utilizar la tecnología en tu actividad y cómo podrás aplicarla de una manera más eficaz. El asesor o asesora TIC:

zzTe proporcionará soporte en temas tecnológicos. zzAnalizará tu estado actual de uso de la tecnología, y en

base a éste te propondrá mejoras en tus procesos con la aplicación de la tecnología de una forma personalizada a tu negocio.

zzTe facilitará información sobre ayudas y subvenciones disponibles.

zzTe proporcionará formación e información sobre soluciones y servicios tecnológicos para tu negocio.

zzCasos de uso de cómo otras empresas similares a la tuya utilizan la tecnología.

zzGuías y otros materiales de apoyo.

13.3. Direcciones de la Red de Centros SAT