15,3 mm
ERHVERVSØKONOMI
TROJKA
Den samlede undervisningspakke omfatter følgende: • Lærebog • Opgavesamling • Vejledning til online regnskabsprogram e-conomic • E-læringsmaterialer på iTrojka. Se bogens website på www.trojka.dk
41 %
1.000.000
Mette Bregendahl Kristensen, cand.merc.: Handelsskolen Viborg, Mette har siden 2006 undervist i erhvervsøkonomi og salg & service på HG-uddannelsen. Peter Manniche Riber, BA i Service Management & Business Administration: Niels Brock Business College, København, underviser i virksomhedsøkonomi, erhvervsøkonomi og salg & service på HGV-uddannelsen. Peter har desuden flere års erfaring med salg og ledelse fra hotel- og konsulentbranchen samt egen virksomhed.
8%
Sejr Steen Steensen, cand. merc. i regnskab: Handelsskolen København Nord, Hillerød, har i en årrække undervist i økonomiske fag på handelsgymnasiet og merkonomuddannelsen. Sejr har været medlem af flere eksamenskommissioner i en årrække, og medforfatter til adskillige bøger i virksomhedsøkonomi og erhvervsøkonomi. Trojkas lærebøger til handelsskolernes merkantile grunduddannelser (HG) omfatter følgende fag på niveau E, D og C: • Erhvervsøkonomi • Salg og service • Samfundsfag
erhvervsøkonomi E+D.indd 14
23.910 10 % Helle Borup Jakobsen Mette Bregendahl Kristensen Peter Manniche Riber Sejr Steen Steensen
TROJKA
ISBN 978-87-92098-64-1
1. U DGAV E
50 %
16.250
25 %
348.000
N IVEAU E+D
NIVEAU E+D
Helle Borup Jakobsen, civiløkonom (HA): CPH WEST Taastrup, underviser på Merkantilt Grundforløb på HG. Helle har mange års erfaring med at undervise på både ungehold, voksenhold og studenterhold i erhvervsøkonomi.
ERHVERVSØKONOMI •
Trojkas undervisningsmateriale til Erhvervsøkonomi E+D er i overensstemmelse med seneste bekendtgørelse, som gælder fra den 1. juli 2011, og fagplaner til faget Erhvervsøkonomi på handelsskolernes merkantile grunduddannelse (HG).
TROJKA
07/05/12 10.10
Erhvervsøkonomi Niveau E + D © 2012 Helle Borup Jakobsen, Mette Bregendahl Kristensen, Peter Manniche Riber, Sejr Steen Steensen og Trojka / Gads Forlag A/S Mekanisk, fotografisk, eller anden gengivelse af eller kopiering fra denne bog eller dele deraf er kun tilladt i overensstemmelse med overenskomst mellem Undervisningsministeriet og Copy-Dan. Enhver anden udnyttelse er uden Trojka / Gads Forlags skriftlige tilladelse forbudt ifølge gældende lov om ophavsret. For enkelte illustrationer i dette værk har det været umuligt at finde frem til den retmæssige copyright-indehaver. Såfremt ophavsretten hermed er krænket, er det sket utilsigtet. Retmæssige krav i denne forbindelse vil naturligvis blive honoreret, som var tilladelsen indhentet i forvejen. Omslag: Signe Schmidt-Jørgensen, Design Deluxe, København Sats: Rosendahls – BookPartnerMedia, Albertslund Tryk: Kruse Grafisk ApS, Randers 1. udgave, 1. oplag, 2012 ISBN 978-87-92098-64-1 Trojka / Gads Forlag A/S Fiolstræde 31-33 1171 København K Telefon 77 66 60 00 Telefax 77 66 60 01 E-mail trojka@trojka.dk www.trojka.dk
Læs om vore øvrige lærebøger på www.trojka.dk På iTrojka findes e-læringsmateriale til Trojkas lærebøger.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 2
08-05-2012 10:07:43
Forord Denne lærebog Erhvervsøkonomi, niveau E + D, 1. udgave, med tilhørende opgavesamling er i overensstemmelse med seneste bekendtgørelse, som gælder fra den 1. juli 2011, og fagplaner til faget Erhvervsøkonomi, niveau F, E og D. Kernestof til niveau F er af praktiske grunde indarbejdet i niveau E. Stoffet er dermed gjort mere overskueligt for elever og undervisere på handelsskolernes merkantile grunduddannelse (HG). Trojkas bøger til Erhvervsøkonomi E+D og Erhvervsøkonomi C har fortløbende kapitelnumre, således at kapitel 1-21 er i E+D udgaven og kapitel 22-30 er i C udgaven. Der er henvisninger på tværs af bøgerne, hvorfor de supplerer hinanden i hele undervisningsforløbet fra niveau E+D til niveau C. Trojkas Erhvervsøkonomi E+D består af en lærebog, en opgavesamling og tilhørende e-læringsmateriale på bogens website. Klik ind på www.trojka.dk og vælg der iTrojka. I den viste bogreol klikkes på ikon med bogens forside. I både lærebogen og opgavesamlingen er der lagt vægt på, at eleverne som en naturlig og integreret del af undervisningen kan benytte IT. Det gælder både regneark, tekstbehandling og økonomistyringssystem, som benyttes på niveau D. På bogens website findes interaktive opgaver, kontoplaner, skabeloner i Excel og Word samt figurer i PowerPoints fra lærebogen. Desuden er der en detaljeret vejledning i brugen af økonomistyringssystemet e-conomic. Ved køb af mindst ét klassesæt af Erhvervsøkonomi E + D, 1. udgave, kan skolen ved direkte henvendelse til forlaget få udleveret login til undervisere, som derved får adgang til vejledende løsninger til opgavesamling. Login sker via bogens website. Lærebog og opgavesamling udgives også som onlinebøger. Læs mere om Trojkas onlinebøger på Trojka.dk. Maj 2012 Forfatterne
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 3
08-05-2012 10:07:43
1828_ErhvervĂ˜ko_BindE+D.indb 4
08-05-2012 10:07:44
Indhold · 5
Indhold Niveau e: Kapitel 1-14 Kapitel 1 Indledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1. Økonomi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.1 Husholdninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.2 Virksomheder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.3 Udlandet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.4 Den offentlige sektor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 1.5 Pengeinstitutter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2. Erhvervsøkonomi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.1 Virksomhedens opbygning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.2 Økonomiafdeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.2.1 Regnskaber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 3. Lærebog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 4. Introduktion til SportsMagasinet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Kapitel 2 Virksomhedstyper og ejerformer . . . . . . . . . . . 19 1. Virksomhedstyper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.1 Produktionsvirksomheder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.2 Handelsvirksomheder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 1.2.1 Engroshandel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.2.2 Detailhandel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 1.3 Servicevirksomheder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 2. Ejerformer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 2.1 Enkeltmandsvirksomhed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 2.2 Interessentskab I/S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 2.3 Anpartsselskab ApS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 2.4 Aktieselskab A/S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Kapitel 3 Etablering af virksomhed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 1. Idégrundlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 1.1 SWOT-analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 1.1.1 Den interne situation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 1.1.2 Den eksterne situation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 1.1.3 Vurdering af SWOT-analysen . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 5
08-05-2012 10:07:44
6 · Indhold
2 Vision, mission og værdier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 2.1 Vision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 2.2 Mission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 2.3 Værdier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 3. Mål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 3.1 Operationelle mål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 4. Interessenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 5. Konkurrenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 6. Registrering af virksomhed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 7. Økonomi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 7.1 Etablering og finansiering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 7.2 Resultatbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 Kapitel 4 Organisation og arbejdsdeling . . . . . . . . . . . . . 53 1. Organisationsplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 2. Myndighed og ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 2.1 Myndighed . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 2.2 Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3. Organisationsprincipper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 3.1 Linjeprincippet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 3.2 Det funktionelle princip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 3.3 Linje- og stabsprincippet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 4. Funktioner i virksomheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 4.1 Økonomifunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 4.2 Indkøbsfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 4.3 Lagerfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 4.4 Produktionsfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 4.5 Salgsfunktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 5. Arbejdsdeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 5.1 Arbejdsdeling mellem afdelingerne . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 5.2 Arbejdsdeling mellem medarbejdere . . . . . . . . . . . . . . . . 68 Kapitel 5 Introduktion til bogføring . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 1. System til at styre økonomien . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 1.1 Virksomhedens kontoplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 1.2 En konto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 1.3 Bilag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 6
08-05-2012 10:07:44
Indhold · 7
1.3.1 Eksterne bilag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 1.3.2 Interne bilag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 1.4 Kontokort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 1.5 Kontoskitser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 1.6 Debet/kredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 1.7 Regneregler med debet og kredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 1.8 Opdeling af kontoplanen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 2. Resultatopgørelsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 2.1 Omkostninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 2.2 Indtægter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 3. Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 3.1 Aktiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 3.2 Passiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 4. Bogføring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 4.1 Hvordan bogfører man? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 4.2 Bogføring på kasse eller bankindestående . . . . . . . . . . . . 88 4.3 Bogføring af et bilag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 Kapitel 6 Bogføring med moms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 1. Bogføring med købsmoms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 2. Bogføring med salgsmoms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 3. Bogføring af andre eksterne omkostninger med moms . . . . . 98 4. Bogføring af køb af anlægsaktiver med moms . . . . . . . . . . . . 99 5. Emballage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 6. Kontokort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 Kapitel 7 Et års regnskabsforløb . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 1. Årets gang i virksomheden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 2. Opstilling af regnskabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 2.1 Opstilling af resultatopgørelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 2.2 Opstilling af balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 3. Start på nyt regnskabsår . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 3.1 Åbningsposter i balancen år 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 3.2 Mere om de daglige bogføringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 3.2.1 Kontokort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 3.2.2 Kontoskitser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 3.2.3 Konteringsark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 7
08-05-2012 10:07:44
8 · Indhold
Kapitel 8 Vareregnskabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 1. Køb af varer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 1.1 Køb af varer på kredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 1.2 Kreditnota . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 1.3 Betaling til varekreditor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 2. Salg af varer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 2.1 Salg af varer på kredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 2.2 Indbetaling fra varedebitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 2.3 Mere om betalingsbetingelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 3. Vareforbrug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 3.1 Direkte opgørelse af vareforbrug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126 3.2 Indirekte opgørelse af vareforbrug . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 3.3 Bruttofortjeneste og bruttoavanceprocent . . . . . . . . . . . . 129 Kapitel 9 Momssystemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 1. Moms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 1.1 Salgsmoms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 1.2 Købsmoms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 2. Særlige momsforhold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 2.1 Omkostninger uden moms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 2.2 Omkostninger hvor momsen ikke må bogføres som købsmoms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 3. Opgørelse af moms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 4. Bogføring af momsafregning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 5. Betaling af moms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Kapitel 10 Likvide beholdninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 1. Likvide beholdninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 2. Kasse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 2.1 Kasseafstemning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 2.2 Kassedifferencer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 2.3 Hvordan påvirker kassedifferencer virksomhedens resultat? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 2.4 Kasserapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148 3. Bankindestående . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 3.1 Renteindtægter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 8
08-05-2012 10:07:44
Indhold · 9
3.2 Gebyrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 3.3 Bankafstemning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Kapitel 11 Anlægsaktiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 1. Køb af inventar og biler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 1.1 Inventar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 1.2 Biler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 2. Afskrivninger på inventar og biler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 2.1 Afskrivninger på inventar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 2.2 Afskrivninger på biler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 3. Andre kreditorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 4. Leasing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168 Kapitel 12 Egenkapital og privatforbrug . . . . . . . . . . . . . 171 1. Egenkapital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 2. Privatforbrug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 2.1 Bogføring af privatforbrug . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 2.2 En blandet regning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 3. Årets resultat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 4. Opsummering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Kapitel 13 Årsregnskabet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 1. Resultatopgørelse i beretningsform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 2. Balance i kontoform . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 3. Krav til regnskab ifølge Bogføringsloven . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 3.1 Hvad kan man læse ud af et regnskab? . . . . . . . . . . . . . . . 184 Kapitel 14 Resultatbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 1. Resultatbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 2. Budgetsimulering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 3. Delbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 4. Budgetkontrol . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 9
08-05-2012 10:07:44
10 · Indhold
Niveau D: Kapitel 15-21 Kapitel 15 Finansiering ved lån og kassekredit . . . . . . . 201 1. Gæld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 1.1 Kortfristet gæld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 1.2 Langfristet gæld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 2. Kassekredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 2.1 Kassekredit maksimum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 2.2 Kassekredit gæld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 2.3 Kassekredit disponibel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 2.4 Renter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 2.5 Provision . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 2.6 Gebyrer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 2.7 Kasserapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 2.8 Afstemning af kassekredit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214 3. Langfristet lån . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 3.1 Renter på langfristet lån . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 3.2 Afdrag på gælden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217 4. Sammenligning af kassekredit og langfristet lån . . . . . . . . . . . 222 Kapitel 16 Afskrivningsmetoder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 1. Afskrivningsmetoder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 225 2. Lineær metode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 3. Saldometode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 Kapitel 17 Årsregnskab med noter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 1. Regnskabsopstilling for personligt ejet virksomhed . . . . . . . . 233 1.1 Resultatopgørelsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 1.2 Balancen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233 1.3 Sammenligning med resultatopgørelse fra tidligere år . . 237 2. Regnskabsopstilling for ApS og A/S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 2.1 Resultatopgørelsen for selskaber (ApS eller A/S) . . . . . . 238 2.2 Balancen for selskaber (ApS eller A/S) . . . . . . . . . . . . . . . 240 Kapitel 18 Priskalkulationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 1. Hvilke faktorer har betydning for salgsprisens størrelse? . . . 243 2. Kalkulationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 2.1 Forkalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 10
08-05-2012 10:07:45
Indhold · 11
2.2 Efterkalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245 3. Omkostninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 3.1 Kapacitetsomkostninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 3.2 Variable omkostninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 4. Bidragskalkulation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 4.1 Moms ved kalkulationer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 4.2 Kalkulation i en handelsvirksomhed . . . . . . . . . . . . . . . . . 248 4.3 Bidragskalkulation ved køb af varer i Danmark . . . . . . . 249 4.4 Dækningsbidrag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251 4.5 Beregning af salgspris inklusiv moms . . . . . . . . . . . . . . . . 253 4.6 Køb af varer i udlandet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 4.6.1 Køb i udenlandsk valuta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 4.6.2 Hjemtagelsesomkostninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 4.7 Bidragskalkulation ved køb af varer i udlandet . . . . . . . . 256 4.8 Beregning af fortjeneste og varens salgspris . . . . . . . . . . . 258 Kapitel 19 Likviditetsbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 1. Likviditet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 1.1 Likvide beholdninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 1.2 Likviditetsbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 1.3 Opbygning af likviditetsbudgettet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 1.4 Eksempler på indbetalinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 1.5 Eksempler på udbetalinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 1.6 Likviditetsbudget for et helt år . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265 1.7 Opdelt likviditetsbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Kapitel 20 Miljø . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 1. Samfundsudviklingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 1.1 Hvad handler miljø om? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 1.2 Virksomhedens interessenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 1.3 Miljøregnskaber . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 1.4 Miljømærker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 1.4.1 Blomsten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 1.4.2 Svanen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 1.5 Sammenhæng mellem miljø og økonomi . . . . . . . . . . . . . 275 1.5.1 Spare på forbrug af resurser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 1.5.2 Bruge miljø i markedsføringen . . . . . . . . . . . . . . . . 276
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 11
08-05-2012 10:07:45
12 · Indhold
2. Analyse af data om miljø . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276 2.1 Indekstal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277 2.2 Miljøindikatorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 2.3 Miljøindeks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Kapitel 21 Økonomistyringssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285 1. e-conomic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 1.1 Menuer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 1.1.1 Den vandrette menulinje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 1.1.2 Den lodrette menulinje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 2. Regnskabsår . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 3. Virksomhedens kontoplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 4. Bogføring af bilag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 4.1 Bogføring af moms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293 5. Afstemning af kassebeholdning og bankindestående . . . . . . 294 6. Rapporter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 6.1 Saldobalance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 6.2 Resultatopgørelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 296 6.3 Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297 7. Momsafregning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 7.1 Bogføring af momsafregning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299 Appendix A • Niveau E+D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Kontoramme og kontoplan for personligt ejede handels- og servicevirksomheder Appendix B • Niveau E+D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302 Konteringsvejledning for personligt ejede handels- og servicevirksomheder Appendix C • Niveau E+D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Formelsamling STIKORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 12
08-05-2012 10:07:45
Kapitel 1
Indledning
1. Økonomi Økonomi har stor betydning for vores hverdag for både virksomheder og myndigheder, men så sandelig også for private personer. Alle parter skal have økonomien til at hænge sammen og det betyder, at der skal være styr på både indtægter og udgifter. Hvis man ikke har styr på sin økonomi, har man heller intet overblik over, om økonomien går godt eller skidt. Man har måske en fornemmelse af, at økonomien hænger sammen eller ej, men man har ikke overblik over, hvad pengene bliver brugt til, eller hvor galt det eventuelt ser ud. Det økonomiske kredsløb
st kom Ind
Opsp
Husholdninger
tter
arin g
Lån
Ska
Løn Forbrugsudgifter
Varekøb Tilskud
O
Den offentlige sektor
Skatter
Virksomheder
Eksportindtægter Investeringer
pa ps
Pengeinstitutter g ri n
Lån
Importudgifter Investeringer
Udland
Fig. 1.1 Det økonomiske kredsløb.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 13
08-05-2012 10:07:45
14 · Kapitel 1
1.1 Husholdninger Vi kender alle til privatøkonomi, som omfatter økonomien for enkelte personer eller husholdninger. Som lønmodtagere får vi løn, mens ejerne får overskud fra virksomhederne. Til gengæld køber husholdningerne varer og serviceydelser (forbrugsudgifter) af virksomhederne. Husholdninger kan også modtage løn eller en form for overførselsindkomst som fx SU eller dagpenge af det offentlige. Og modsat betaler husholdningerne skat til det offentlige. Pengeinstitutterne er husholdningerne ofte i kontakt med. Vi sætter ofte vores penge i banken, hvis vi har en opsparing, men hvis vi har brug for ekstra penge ved fx køb af en bil, må vi optage et lån i banken. 1.2 Virksomheder Virksomhederne betaler forskellige afgifter og skat af virksomhedens overskud, og modsat køber den offentlige sektor varer og serviceydelser fra virksomhederne. På samme måde som husholdningerne sætter virksomhederne deres penge i banken, og når der er brug for ekstra kapital, må virksomhederne optage et lån. Virksomhederne handler desuden også med udlandet, hvilket både kan være import og eksport. Import betyder, at virksomhederne køber varer hjem fra udlandet, mens eksport betyder, at virksomhederne sælger deres varer til udlandet. 1.3 Udlandet Udlandet har stor betydning for os i det daglige. Mange af de varer vi køber til daglig, fx tøj, sko, musik, frugt eller biler, kommer fra andre lande. Det er virksomhederne, som køber varerne hjem og sørger for, at disse varer er tilgængelige for os ude i butikkerne. Denne globalisering har stor betydning, da vi kan købe alt fra hele verden. Især internettet har gjort det nemt, at vi som ganske almindelige forbrugere kan købe varer i fx Kina eller USA. Der er også mange danske virksomheder, som sælger deres varer til udlandet som fx LEGO og Carlsberg.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 14
08-05-2012 10:07:46
Indledning · 15
1.4 Den offentlige sektor Som det er beskrevet ovenfor, så sender det offentlige penge til husholdninger i form af løn og overførselsindkomster, mens de køber ind og giver tilskud til virksomhederne. Til gengæld får det offentlige skatter og afgifter fra både husholdninger og virksomheder. 1.5 Pengeinstitutter Pengeinstitutterne har stor betydning i det daglige. De fleste har et hæve/ dankort og mange har desuden også netbank. Hvis husholdninger eller virksomheder har en opsparing, sættes pengene oftest i banken. Men ofte vil der også være behov for ekstra kapital hos både husholdninger og virksomheder. Husholdninger låner ofte penge til køb af fx hus eller bil, mens virksomheder låner penge til fx investering i nye maskiner eller nye bygninger.
2. Erhvervsøkonomi Der er hård konkurrence mellem virksomhederne, hvilket kræver at virksomhederne gør deres bedste for at tjene penge. For hvis de ikke tjener penge, har de på sigt ikke mulighed for at kunne betale deres regninger, hvilket i yderste konsekvens betyder, at virksomheden må dreje nøglen om og lukke. Derfor skal virksomhederne have styr på deres økonomi. Det er vigtigt, at der er fokus på, hvordan virksomheden sælger flest varer og skaber så stort et overskud som muligt. Det er helt afgørende for, at virksomhederne kan overleve.
2.1 Virksomhedens opbygning Der kan være stor forskel på virksomhedernes opbygning. Det kan blandt andet skyldes de varer eller serviceydelser, som virksomhederne sælger. Hvis vi sammenligner en sportsforretning og en frisør, vil der være stor forskel på, hvad de skal bruge penge på. Sportsforretningen har brug for et stort varelager af sportstøj, sko og sportsudstyr, mens en frisør derimod har behov for et meget lille varelager, som indeholder forskellige hårprodukter som shampoo og voks. Det betyder, at sportsforretningen skal skaffe kapital, så der kan købes varer hjem, som skal sælges videre til de private kunder. En frisør har ikke brug for et stort varelager, men
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 15
08-05-2012 10:07:46
16 · Kapitel 1
derimod nogle medarbejdere, som er dygtige til at klippe og farve hår. Det betyder, at en frisør ofte vil have store lønomkostninger i forhold til de andre poster i regnskabet. Ejerne bestemmer, hvordan virksomheden skal opbygges, og hvilket fokus der skal være på de økonomiske mål. Nogle ejere prioriterer, at det vigtigste for virksomheden er, at den får så stort et overskud som muligt, mens andre ejere måske ønsker knap så stort et fokus på at skabe overskud, men nyder at kunne tilrettelægge sin egen tid og være ”fri”. Her handler det om at være sin egen chef i stedet for at være lønmodtager.
2.2 Økonomiafdeling Oftest findes der flere forskellige afdelinger i en virksomhed, som fx en salgsafdeling og indkøbsafdeling. Men især økonomiafdelingen, ofte også kaldet bogholderiet, er vigtig, da den styrer og samler alle de økonomiske handlinger for virksomheden. 2.2.1 Regnskaber Regnskaber er en væsentlig del af økonomiafdelingens opgaver. Ud fra de daglige bogføringer, som er registreret i løbet af året, kan afdelingen udarbejde et årsregnskab, hvor det kan ses, hvordan det er gået virksomheden. I regnskabet man bl.a. læse om virksomheden har haft overskud eller underskud, hvad pengene er blevet brugt til og hvor meget der skyldes til banken.
3. Lærebog Niveauerne er fordelt på 2 lærebøger. Niveau E+D er samlet i én lærebog, mens niveau C er i en lærebog for sig. Det samme er gældende for opgavesamlingerne. De 2 lærebøger omfatter niveau F, E, D og C. Se oversigt i fig. 1.2, hvor niveau og tilhørende kapitelnumre er vist.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 16
08-05-2012 10:07:46
Indledning · 17
Oversigt over bøgernes opbygning Niveau Kapitel-nr.
Forklaring
E
2-14
Niveau E vil introducere dig til den erhvervsøko nomiske verden. Det vil bl.a. omfatte etablering af en virksomhed, daglige bogføringsopgaver samt opstilling af et regnskab for handels- og servicevirksomheder. Til orientering er kernestof på niveau F indarbej det i niveau E.
D
15-21
Niveau D går dybere ned i de økonomiske op gaver, som er i virksomheden. Du vil bl.a. komme til at arbejde med emner som finansiering, priskalkulationer og miljø. Desuden vil du komme til at bogføre i et økonomistyringsprogram.
C
22-30
Niveau C omfatter bl.a. løn, afslutning af årsregnskabet og forskellige beregninger og analyser af virksomhedens nøgletal. Desuden vil der være fokus på produktionsvirksomhedernes regnskaber.
Fig. 1.2 Oversigt over bøgernes opbygning.
4. Introduktion til SportsMagasinet Denne lærebog tager udgangspunkt i SportsMagasinet og ejeren Frederik Smidt igennem bogens eksempler.
Frederik er 25 år og bor i Hillerød. Han har tidligere taget en HG-uddannelse, hvorefter han fik læreplads i en tøjforretning. Frederik er meget interesseret i sport og friluftsliv, og derfor søgte han job i en sportsforretning, da han var udlært. Frederik har længe drømt om at få sin egen sportsforretning og blive selvstændig. Nu er beslutningen taget om at føre drømmen ud i livet. Vi
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 17
08-05-2012 10:07:46
18 · Kapitel 1
følger med fra sidelinjen og kigger ham over skulderen helt fra starten, hvor han skal udarbejde en forretningsplan, fastlægge de grundlæggende rammer og opstille økonomiske mål for SportsMagasinet. Senere når forretningen er i gang, er det tid til at se nærmere på, hvordan det går i det daglige. Her ser vi bl.a. på, hvordan Frederik skal bogføre de forskellige bilag, som skal bruges til at udarbejde årsregnskabet. Desuden skal han også se nærmere på forskellige økonomiske opgaver som fx budgetter, kalkulationer og analyse af virksomhedens indtjeningsevne. I nogle af eksemplerne vil vi desuden stifte bekendtskab med flere af le verandørerne og kunderne til SportsMagasinet.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 18
08-05-2012 10:07:46
Kapitel 2
Virksomhedstyper og ejerformer
Der findes mange forskellige slags virksomheder. Tænk bare på alle de butikker og virksomheder, som er placeret i gågaden, i et storcenter eller ude i et industrikvarter. Når du går en tur på gågaden, kommer du forbi mange forskellige virksomhedstyper, fx tøjbutikker, smykkeforretninger, sportsbutikker, supermarkeder, restauranter, cafeer, banker og advokatkontorer. Der kan være stor forskel på, hvilke varer vi køber. I en tøjbutik køber vi fx et par bukser, som er et håndgribeligt produkt. Hos en frisør køber vi frisøren til at klippe håret, men vi får ikke noget håndgribeligt med hjem fra frisøren. Dermed skelner vi imellem fysiske varer og serviceydelser. Varer er noget håndgribeligt, som vi kan tage med hjem, når vi fx køber et par bukser eller rugbrød. En serviceydelse er til gengæld uhåndgribeligt, og vi kan ikke tage den med hjem. Det gælder fx en ferierejse købt hos et rejsebureau eller behandling ved en fysioterapeut. Serviceydelser kan heller ikke ligge på lager.
1. Virksomhedstyper Når du ser på de enkelte virksomheder, så synes du måske ikke, at de har så meget tilfælles, da de sælger meget forskellige produkter. Men hvis vi kigger lidt nærmere på nogle generelle ting for virksomhederne, er det muligt at inddele virksomhederne i forskellige virksomhedstyper. Vi vil nu se nærmere på, hvilke virksomhedstyper du skal have kendskab til, og hvad der er kendetegnende for dem. Du skal kende til disse 3 virksomhedstyper: ■■ Produktionsvirksomheder ■■ Handelsvirksomheder – herunder engroshandel og detailhandel ■■ Servicevirksomheder
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 19
08-05-2012 10:07:47
20 · Kapitel 2
1.1 Produktionsvirksomheder Produktionsvirksomheder producerer deres egne varer. De køber deres råvarer og de forskellige komponenter eller dele, som de skal bruge i produktionen fra deres råvareleverandører, som også kaldes for underleverandører. Når varerne er færdigproduceret, sælges de oftest til handelsvirksomheder. Produktionsvirksomheder producerer deres egne varer og sælger dem især til handelsvirksomheder.
Produktionsvirksomheder kan variere meget i størrelse. Du vil kunne finde mindre producenter, som fx mikro-bryggerier, økologiske gårde, glaspusterier, og så er der de helt store producenter, som sælger deres varer til hele verden som fx Arla og Carlsberg. Andre eksempler på produktionsvirksomheder er landmænd og gartnerier. Eksempler på produktionsvirksomheder Virksomhed
Producerer ■■ Audiosystemer og tv-anlæg
■■ Pumper
■■ Legetøj
■■ Vindmøller
Fig. 2.1 Eksempler på produktionsvirksomheder.
1.2 Handelsvirksomheder Handelsvirksomheder producerer ikke fysiske varer. Til gengæld handler de med varer. Det vil sige, at en handelsvirksomhed køber varer hjem og derefter sælger varerne videre, uden at der er ændret på dem. Der findes 2 typer handelsvirksomheder: Engroshandelsvirksomheder og detailhandelsvirksomheder.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 20
08-05-2012 10:07:59
Virksomhedstyper og ejerformer · 21
1.2.1 Engroshandel Engroshandelsvirksomheder kaldes også for grossister. Det er virksomheder, som ikke er placeret i gågaden eller i et storcenter, men oftest beliggende i et industrikvarter. Derfor kender du måske ikke denne type af virksomhed. Det er nemlig ikke muligt for almindelige forbrugere at købe varer hos en engroshandel. Det er kun virksomheder, som kan købe varer hos en engroshandel. Engroshandel køber store mængder hos producenter og sælger mindre mængder til detailbutikker. »En gros« betyder store partier af varer.
Engroshandel kan tit kendes på, at de hedder noget med »en gros«, grossist eller »gros«. Eksempel 2.1
SportsMagasinet køber de fleste varer hos de enkelte producenter af sportsudstyr. Der er dog nogle få ting, som SportsMagasinet køber igennem grossisten SportEngros ApS. Det er bl.a. håndvægte og små fodboldmål, som SportsMagasinet sælger videre til sine egne kunder.
1.2.2 Detailhandel Detailhandelsvirksomheder sælger direkte til forbrugerne – det vil sige fx dig. Detailhandelsvirksomheder kaldes også ofte for detailbutikker eller bare butikker. Du kender dem fra gågaden eller i et storcenter. Du kan som almindelig forbruger gå ind i en detailhandel og købe en fysisk vare. Detailhandelsvirksomhed køber store partier varer hjem fra en producent eller en grossist, hvorefter butikken sælger varerne videre til den endelige forbruger.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 21
08-05-2012 10:07:59
22 · Kapitel 2
Eksempel 2.2
SportsMagasinet er en detailhandelsvirksomhed – eller i daglig tale en butik eller forretning. Butikken køber sportstøj, sko og udstyr hos flere forskellige producenter samt hos få grossister. Når varerne er kommet hjem til butikken, sælges de videre til forbrugerne. Eksempler på handelsvirksomheder Engroshandel
Detailhandel
■■ Dagligvarer
■■ Sportsudstyr
■■ Smykker
■■ Boligtilbehør
■■ VVS og EL
■■ Isenkram
Fig. 2.2 Eksempler på handelsvirksomheder.
Distributionskæde
Fælles for produktions- og handelsvirksomheder er, at de er en del af en distributionskæde. I det daglige tænker vi ikke over det. Vi køber rugbrød i supermarkedet, køber fodboldstøvler i sportsforretningen og køber en ny kjole i tøjbutikken. Men hvor mange led skal varerne igennem før de når ud til forbrugerne? Distributionskæden udgør varens vej fra producenten og ud til den enkelte forbruger.
Distributionskæden Producent
Grossist
Detailhandel
Forbruger
Fig. 2.3 Distributionskæden
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 22
08-05-2012 10:08:04
Virksomhedstyper og ejerformer · 23
Jo flere led en vare skal igennem, jo dyrere vil den blive for forbrugeren. Både producent, grossist og detailled vil naturligvis indregne en fortjeneste i varens salgspris. Ellers vil de ikke tjene noget på varen. Hvis ikke det er muligt at få en fortjeneste på varen, er den ikke interessant for virksomheden, da varen ikke vil bidrage til virksomhedens indtjening. I dag er mange detailbutikker medlemmer af eller ejet af en stor butikskæde. Dermed har de mulighed for at gå sammen og købe stort ind direkte hos producenter. På den måde går en butikskæde udenom grossisten og bliver sin egen grossist. Et eksempel er Dansk Supermarked, som ejer butikskæderne Netto, Føtex og Bilka. Eksempel 2.3
Eksempler på forskellige distributionskæder 1. Distributionskæde med grossist og detailhandel Når SportsMagasinet køber små fodboldmål hjem, købes de gennem grossisten SportEngros. Denne grossist køber målene igennem producenten MålXperten. Dermed går varen igennem 3 led, før den når ud til forbrugeren.
Producent
Grossist
Detailhandel
MålXperten
SportEngros
SportsMagasinet
Forbruger
2. Distributionskæde uden grossist
SportsMagasinet køber alt golfudstyr hos producenten ProGolf. Dermed er der ingen grossist, som skal tjene på varen. Producent
Detailhandel
ProGolf
SportsMagasinet
Forbruger
3. Distributionskæde med direkte salg fra producenten til forbrugeren
Du har som forbruger mulighed for at gå ind på Nikes hjemmeside og købe en vare. Hermed er der ingen fordyrende mellemled. Producent Nike (hjemmeside)
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 23
Forbruger
08-05-2012 10:08:04
24 · Kapitel 2
1.3 Servicevirksomheder Vi vil nu se nærmere på den tredje virksomhedstype – nemlig servicevirksomheder. Denne type virksomhed adskiller sig meget fra de andre, da de sælger serviceydelser. Det vil sige, de sælger et uhåndgribeligt produkt som fx rådgivning, ferierejser eller viden. Nogle servicevirksomheder sælger også fysiske produkter. En frisør lever af at sælge serviceydelser som fx klip af hår, men du kan også købe fysiske produkter som shampoo, voks og andre hårprodukter. Servicevirksomheder sælger serviceydelser, som er uhåndgribelige produkter, til kunder, fx klip af hår hos en frisør eller advokatbistand fra en advokat.
Eksempler på servicevirksomheder Virksomheder ■■ Advokater ■■ Café ■■ Fitness center ■■ Frisør ■■ Læge ■■ Revisor
Serviceydelse ■■ Advokatbistand ■■ Servering ■■ Benyttelse af udstyr ■■ Klip og farve af hår ■■ Behandling af sygdom ■■ Regnskabsmæssig rådgivning
Billede fra en frisørsalon
2. Ejerformer
Foto: Scanpix
Fig. 2.4 Eksempler på servicevirksomheder.
Vi vil nu se nærmere på, hvordan man kan eje en virksomhed. Der er flere forskellige muligheder. Hvis man skal etablere sin egen virksomhed, bør man gøre sig nogle seriøse overvejelser om, hvilken ejerform der vil være mest fordelagtig. Valg af ejerform kan bl.a. få store økonomiske konsekvenser, hvis virksomheden går konkurs. Vi skelner imellem offentlige virksomheder og private virksomheder. Den primære forskel på offentlige og private virksomheder er, at offentlige virksomheder arbejder ud fra et fastlagt budget, som de skal overholde. Dermed skal offentlige virksomheder ikke give overskud, men det skal private virksomheder for at kunne overleve. De offentlige virk-
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 24
08-05-2012 10:08:08
Virksomhedstyper og ejerformer · 25
somheder styres af kommuner, regioner eller staten. Du kender mange offentlige virksomheder som fx børnehaver, skoler, biblioteker og sygehuse. Men de virksomheder, som er placeret ude i industrikvarteret eller i gågaden, er ofte privatejede. I denne bog vil vi kun se nærmere på de privatejede virksomheder. Nedenfor i fig. 2.5 er vist en oversigt over de forskellige ejerformer for en virksomhed. Ejerformer Virksomhed
Offentlig
Stat
Privat
Region
Personligt ejet
Enkeltmandsvirksomhed
Interessentskab I/S
Kommune
Selskaber
Anpartsselskab ApS
Aktieselskab A/S
Fig. 2.5 Oversigt over forskellige ejerformer for en virksomhed.
Vi vil i det følgende se nærmere på private ejerformer: ■■ Enkeltmandsvirksomhed ■■ Interessentskab I/S ■■ Anpartsselskab ApS ■■ Aktieselskab A/S Der er nogle fællestræk for de 4 ejerformer, som er interessante at se nærmere på. Der er tale om indskud og hæftelse.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 25
08-05-2012 10:08:09
26 · Kapitel 2
Hvis man vil etablere sin egen virksomhed, er der brug for kapital. Det vil sige, at der er behov for nogle penge, for at virksomheden kan købe ind til varelager, betale husleje, købe inventar mm. Måske låner man nogle penge i banken, men oftest indskyder ejeren også selv kapital i virksomheden. Når ejeren indskyder penge i virksomheden, er der tale om et indskud. Indskud: De penge som ejeren indskyder i virksomheden.
Det er meget forskelligt, hvilke krav der er til indskud i de 4 ejerformer. For 2 af ejerformerne (enkeltmandsvirksomhed og interessentskab I/S) er der ikke noget krav om et indskud i virksomheden. Det andet fællestræk ved ejerformerne er, hvordan ejeren hæfter for virksomhedens gæld, som kaldes hæftelse. Hæftelse fortæller, hvad ejeren evt. kan miste, hvis virksomheden går konkurs.
Igen er der stor forskel på, hvordan ejeren hæfter for virksomhedens gæld ved de 4 ejerformer. Vi vil nu se nærmere på de 4 ejerformer.
2.1 Enkeltmandsvirksomhed Den mest almindelige ejerform er enkeltmandsvirksomheder. Her er der én ejer, men der kan godt være flere ansatte i virksomheden. Der stilles ikke de store krav til etablering af en enkeltmandsvirksomhed og derfor kan den hurtigt komme i gang. Der er ikke noget krav om indskud, hvis man ønsker at etablere en enkeltmandsvirksomhed. Den helt store ulempe ved denne ejerform er, at der er personlig hæftelse og at ejeren hæfter med sin personlige formue. Det vil sige, at ejeren risikerer at skulle sælge sin bil, hus eller andre private ejendele, hvis virksomheden går konkurs.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 26
08-05-2012 10:08:09
Virksomhedstyper og ejerformer · 27
Enkeltmandsvirksomhed Fordele ■■ Let at etablere. ■■ Kræver ingen indskud. ■■ Ejer kan hurtigt træffe
beslutninger. ■■ Nemt at optage lån.
Ulemper ■■ Ejer hæfter med hele sin personlige
formue. ■■ Kun én ejer til at skaffe kapital. ■■ Virksomheden er afhængig af ejeren ved
sygdom. ■■ Ejeren har eventuelt begrænset viden om
flere af virksomhedens arbejdsopgaver som fx bogføring eller markedsføring. Fig. 2.6 Fordele og ulemper ved enkeltmandsvirksomhed.
Selvom der ikke er et krav om indskud, kan det ofte være en fordel, at ejeren indskyder nogle penge i virksomheden. Pengene kan bl.a. bruges til køb af inventar, værktøj eller bil. Hvis der indskydes penge i virksomheden, behøver ejeren ikke at låne så mange penge i banken. Ejeren kan formodentligt ikke låne i banken, hvis der ikke er indskudt egenkapital i virksomheden. Eksempel 2.4
Frederik Smidt er 25 år og har nu stået i butik i 7 år. Hans helt store drøm er at åbne sin egen sportsforretning, da han interesserer sig meget for sport og elsker at servicere sine kunder bedst muligt. Frederik vil realisere sin drøm og starte egen sportsforretning. Det betyder, at han blandt mange ting skal afgøre, hvilken ejerform virksomheden skal have. Frederik synes, at det lyder forholdsvis nemt og overskueligt at opstarte en enkeltmandsvirksomhed. Han ved selvfølgelig, at det vil kræve meget at etablere sin egen forretning, men Frederik er villig til at lægge alle sine kræfter i projektet, så virksomheden kan få den bedst mulige start. Det eneste, som Frederik er betænkelig ved, er, at denne ejerform medfører personlig hæftelse, som kan få store økonomiske konsekvenser for ham.
2.2 Interessentskab I/S Man kan se et interessentskab som en udvidelse af en enkeltmandsvirksomhed. I en enkeltmandsvirksomhed er der 1 ejer, mens der i et inte-
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 27
08-05-2012 10:08:09
28 · Kapitel 2
ressentskab skal være 2 eller flere ejere. Det vil sige, at virksomheden er personlig ejet ligesom en enkeltmandsvirksomhed. Der kræves stadig ikke noget indskud, men ejerne, eller interessenterne, som de også kaldes, skal selvfølgelig vurdere, om der skal indskydes penge ved virksomhedens opstart. I et interessentskab hæfter ejerne både personligt og solidarisk. Det betyder, at ejerne hæfter med hele deres personlige formue – ligesom i en enkeltmandsvirksomhed. Derudover hæfter ejerne også solidarisk, som vil sige, at hver ejer hæfter for hele virksomhedens gæld. Hvis der er 2 ejere i et firma og det går konkurs, så kan den ene ejer risikere at skulle betale hele virksomhedens gæld, hvis den anden ikke har mulighed for at betale. Ejerne i et interessentskab vælger oftest at indgå en interessentskabskontrakt. I denne kontrakt kan der skrives oplysninger om bl.a. følgende forhold: ■■ Hvor stort er beløbet, som hver ejer har indskudt? ■■ Hvordan skal overskud og underskud fordeles mellem ejerne? ■■ Arbejdsdeling ■■ Hvilke betingelser skal være gældende, hvis en af ejerne ønsker at komme ud af virksomheden? Interessentskab I/S Fordele ■■ Let at etablere. ■■ Ingen krav om indskud. ■■ Flere om at skaffe kapital. ■■ Flere om at bidrage med viden
Ulemper ■■ Ejerne hæfter både personligt
og solidarisk. ■■ Uenighed mellem ejerne.
og arbejdskraft. Fig. 2.7 Fordele og ulemper ved interessentskab I/S.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 28
08-05-2012 10:08:09
Virksomhedstyper og ejerformer · 29
Eksempel 2.5
For nogle år siden snakkede Frederik med sin kammerat Oliver om at starte virksomhed sammen. Her kunne et interessentskab have været en mulighed i forhold til valg af ejerform. Men Frederik valgte hurtigt at droppe idéen om at starte virksomhed sammen med Oliver, da det viste sig, at Oliver ikke var seriøs omkring projektet. Han ville hellere spille fodbold på højt plan, og desuden vidste Frederik, at Oliver til tider havde pengeproblemer. Vi er nu færdige med at se på de personligt ejede virksomheder, og vil nu se nærmere på de selskabsejede virksomheder.
2.3 Anpartsselskab ApS Et anpartsselskab er selskabsejet og derfor er der strengere krav til, hvordan virksomheden skal drives. Både anpartsselskaber og aktieselskaber er omfattet af selskabsloven1. Man kan som enkeltperson godt vælge at etablere et anpartsselskab, men der er også mulighed for at være flere ejere. Ønsker man at opstarte et anpartsselskab, kræves der et minimumsindskud på kr. 80.000. Følgende gælder bl.a. for anpartsselskaber jf. selskabsloven: ■■ I virksomhedens navn skal der indgå ordet anpartsselskab eller forkortelsen ApS. ■■ Der skal afholdes generalforsamling hvert år. ■■ Ejerne har begrænset hæftelse. ■■ Regnskabet skal sendes ind til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. ■■ Selskabet skal have en direktør eller direktion. Begrænset hæftelse betyder, at ejerne ikke kan stilles personligt til ansvar for virksomhedens gæld. Dermed kan ejerne kun miste det beløb, som de har indskudt i virksomheden.
1 www.retsinformation.dk
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 29
08-05-2012 10:08:09
30 · Kapitel 2
Anpartsselskab ApS Fordele ■■ Begrænset hæftelse. ■■ Evt. flere kan indskyde kapital.
Ulemper ■■ Mange formelle krav skal op
fyldes som fx offentliggørelse af regnskab hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. ■■ Der skal mindst indskydes kr. 80.000. ■■ Kan være svært at få lov til at låne penge, da denne ejerform har begrænset hæftelse.
Fig. 2.8 Fordele og ulemper ved anpartsselskab ApS.
Eksempel 2.6
At oprette et anpartsselskab kunne også være en mulig ejerform for Frederiks sportsforretning. Dog er Frederik lidt betænkelig ved de mange formelle krav, som er gældende, når der nu er tale om et selskab. Han kan se den helt store fordel ved begrænset hæftelse, men han er også bange for, at han ikke kan få lov til at låne penge i banken, hvis han vælger denne ejerform.
2.4 Aktieselskab A/S Den mest almindelige ejerform for større virksomheder er aktieselskab. Aktieselskaber skal opfylde endnu skrappere krav end anpartsselskaber. Aktieselskaber er også underlagt selskabsloven. I et aktieselskab er der oftest flere ejere, også kaldet aktionærer, men det er muligt at oprette et aktieselskab som enkelt person, hvis man har kapital til det. Det kræver nemlig som minimum kr. 500.000 at opstarte et aktieselskab. Det kan dog besluttes, at der skal ske en delvis indbetaling af selskabskapitalen, når aktieselskabet stiftes. Det betyder, at der som minimum skal indbetales kr. 125.000 ved opstart. Følgende gælder bl.a. for aktieselskaber jf. selskabsloven: ■■ I virksomhedens navn skal der indgå ordet aktieselskab eller forkortelsen A/S. ■■ Der skal afholdes generalforsamling hvert år, hvor alle aktionærer har ret til at komme. ■■ Ejerne har begrænset hæftelse.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 30
08-05-2012 10:08:10
Virksomhedstyper og ejerformer · 31
■■ Regnskabet
skal sendes ind til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. ■■ Selskabet skal have en bestyrelse og en direktør eller direktion. Generalforsamlingen er den øverste myndighed i et aktieselskab. Her har alle aktionærer ret til at komme og de har stemmeret. På generalforsamlingen vælges der en bestyrelse, som har den overordnede ledelse af selskabet. Herefter udvælger bestyrelsen en direktør eller en direktion, som tager sig af den daglige ledelse og har ansvaret for virksomheden. Aktieselskab A/S Fordele
Ulemper
■■ Begrænset hæftelse. ■■ Mulighed for at udvide aktieka
pitalen.
■■ Mange formelle krav skal op
fyldes som fx offentliggørelse af regnskab hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen. ■■ Strenge regnskabskrav. ■■ Der skal mindst indskydes kr. 500.000.
Fig. 2.9 Fordele og ulemper ved aktieselskab A/S.
Nedenfor i fig. 2.10 er vist en oversigt over de 4 ejerformer. Karakteristika for de 4 ejerformer Personlig ejet Enkeltmands virksomhed
Interessentskab I/S
Selskabsejet Anparts Aktieselskab selskab ApS A/S
Antal ejere
1
2 eller flere
1 eller flere
1 eller flere
Krav om indskud
Ingen krav
Ingen krav
Mindst kr. 80.000
Mindst kr. 500.000
Hæftelse
Personlig hæftelse.
Personlig og Begrænset solidarisk hæftelse. hæftelse.
Skat
Ejerne betaler skat Ejeren betaler skat af overskuddet, som af deres andel af overskuddet. medregnes i den personlige indkomst.
Betaler 25 % i selskabsskat af overskud det.
Begrænset hæftelse. Betaler 25 % i selskabsskat af overskud det.
Fig. 2.10 Karakteristika for de 4 ejerformer.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 31
08-05-2012 10:08:10
32 · Kapitel 2
Eksempel 2.7
Frederik synes ikke på nuværende tidspunkt, at et aktieselskab er en mulig ejerform for hans virksomhed. Et aktieselskab har endnu strengere krav end et anpartsselskab, hvilket Frederik ikke kan overskue, da han skal styre alt omkring virksomheden. Måske på længere sigt, kan det være en mulighed at ændre ejerform fra personligt ejet til et selskab. Dermed vælger Frederik, at han vil starte en enkeltmandsvirksomhed.
Vigtige begreber med forklaring Begreb
Forklaring
Produktionsvirksomheder
Producerer deres egne varer og sælger dem til handelsvirksomheder.
Handelsvirksomheder
Er en fælles betegnelse for engros- og detailhandelsvirksomheder.
Engroshandelsvirksomhed Køber store mængder hos producenter og sælger mindre mængder til detailbutikker. Detailhandelsvirksomhed
Køber store partier varer hjem fra en producent eller grossist, hvorefter den sælger varerne videre til den endelige forbruger.
Servicevirksomhed
Sælger en serviceydelse, som er et uhånd gribeligt produkt til forbrugeren.
Distributionskæde
Varens vej fra producenten og ud til den enkelte forbruger.
Ejerformer
Der er 4 forskellige ejerformer for privatejede virksomheder: ■■ Enkeltmandsvirksomhed ■■ Interessentskab I/S ■■ Anpartsselskab ApS ■■ Aktieselskab A/S Se fig. 2.10 med en samlet oversigt over ejerformernes karakteristika.
Indskud
De penge som ejeren indskyder i virksomheden.
Hæftelse
Fortæller hvad ejeren evt. kan miste, hvis virksomheden går konkurs.
Personlig hæftelse
Ejeren hæfter med sin personlige formue.
Solidarisk hæftelse
Hver ejer hæfter for hele virksomhedens gæld.
Begrænset hæftelse
Ejerne kan kun miste det beløb, som de har indskudt i virksomheden.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 32
08-05-2012 10:08:10
Kapitel 5
Introduktion til bogføring
I en virksomhed er det vigtigt at have overblik over økonomien. Der er derfor opbygget en struktur og nogle regler, som bliver brugt, når man bogfører. I dette kapitel ser vi på, hvordan man bogfører. Det vil være hele grundlaget for de følgende kapitler i bogen.
1. System til at styre økonomien Vi kigger lige et øjeblik på privatøkonomien. Hvis man bare bruger løs af sine penge, kan det være svært at få et overblik over, hvad man egentlig bruger sine penge til, og hvad man har råd til at købe fremover. Man er derfor nødt til at opbygge et system, så man kan tælle sammen, hvor mange penge der er brugt på mad, tøj osv. På den måde får man et redskab til at se, hvordan man har brugt pengene og til at planlægge, hvad man ønsker at bruge sine penge til fremover.
1.1 Virksomhedens kontoplan Virksomhedernes system til at styre økonomien hedder en kontoplan. I kontoplanen deler man virksomhedens økonomi op i mindre dele. Det bliver kaldt for virksomhedens konti. Kontoplanen er derved en samlet oversigt over alle virksomhedens konti. Kontoplanen bliver tilpasset de behov, som den enkelte virksomhed har for information om økonomien. Her er et par eksempler på konti, som findes i næsten alle virksomheder: ■■ Konto for nettoomsætning (varesalg) holder styr på, hvor stort et beløb virksomheden har solgt varer for. ■■ Konto for lokaleomkostninger holder styr på alle de regninger, som har med virksomhedens lokaler at gøre. Det kan være husleje, strøm og varme. Der findes mange flere konti, som vi ser nærmere på i dette og de efterfølgende kapitler.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 75
08-05-2012 10:08:27
76 · Kapitel 5
En kontoplan er en samlet oversigt over alle de konti, som virksomheden bruger i det daglige økonomiarbejde.
1.2 En konto I kontoplanen har hver konto sit eget kontonummer. Konto for netto omsætning har kontonr. 1100 og konto for lokaleomkostninger har kontonr. 3200. I appendix C kan du se den kontoplan, som vi arbejder med her i bogen og i opgavesamlingen. 1.3 Bilag Hver gang der sker noget med økonomien i virksomheden, bliver der lavet et bilag. Der er 2 former for bilag: ■■ Eksterne bilag ■■ Interne bilag 1.3.1 Eksterne bilag Eksterne bilag er bilag, som virksomheden får fra andre virksomheder. Det vil som regel være fakturaer fra en virksomhed, som virksomheden har købt varer eller serviceydelser fra. En faktura er det samme som en regning. I fig. 5.1 ser du et eksempel på, hvordan et eksternt bilag kan se ud. Der er tale om en faktura på køb af varer fra en leverandør.
1.3.2 Interne bilag Et internt bilag er et bilag, som virksomheden laver. Det kan være en salgsfaktura eller et bilag med kassedifference. I fig. 5.2 kan du se et eksempel på, hvordan et internt bilag ser ud.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 76
08-05-2012 10:08:27
Introduktion til bogføring · 77
Købsfaktura TennisImportøren A/S TennisImpo m rtøøren A/ A S Ringstedvej e 111 4180 Sorø Dato: Fakturanr.: Fakt k uranr.: CVR-nr.:
07 07. 7. december decembe m r år år 1 00104 104 222 33 44 55
Købsfaktura Købsfa f kttura Faktura Fakt k ura til: SportsMagasinet SportsMagasin et Hovedgaden 200 3400 Hillerød
Tekst
Antal i stk.
Tennisbolde i rør r Ketsjer Bj Bjørn B ørn Borg B I alt
100 20
Pris i kr. 40,00 1.000,00
Beløb 4.000,00 20.000,00 2 24.000,00 2
+ 25 % moms
6.000,00 6.000,00
moms Beløb incl. mom ms
30.000,00
Betalingsbetinggelser: Betalingsbetingelser: Bankkonto: Bankk k onto:
Netto kontant 1234-56789
Fig. 5.1 En købsfaktura er et eksempel på et eksternt bilag.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 77
08-05-2012 10:08:28
78 · Kapitel 5
Kasseafstemning Internt bilag Kasseafstemning den 20. marts år 1: Kasse primo ��������������������������������������������� kr. 2.000 + Indbetalinger ��������������������������������������� kr. 23.400
kr. 25.400
- Udbetalinger ��������������������������������������� kr. 24.890 = Beregnet kasse ultimo ������������������������� kr. 510
Optalt kasse ultimo ��������������������������������� kr. 515 For meget i kassen ��������������������������������� kr. 5
Fig. 5.2 Virksomhedens kasseafstemning er et eksempel på et internt bilag.
Hvert bilag får et nummer, så man kan finde tilbage til det i systemet eller finde det i en mappe. Der skal være dokumentation for, hvad virksomheden har brugt penge til. Et bilag er et papir, som har med virksomhedens økonomi at gøre. Alle bilag bliver sat ind i nummerorden i mapper.
1.4 Kontokort Når man bogfører bilag, skal man bruge et kontokort. I fig. 5.3 kan du se et eksempel på et kontokort. Kontokortet er et skema, hvor man skriver dato, tekst og beløb. Hver konto har sit eget kontokort. Kontokort År 1 Dato
Kontonavn Tekst
Bilagsnr.
Kontonr. Debet
Kredit
Saldo
D/K
Fig. 5.3 Eksempel på kontokort.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 78
08-05-2012 10:08:28
Introduktion til bogføring · 79
For at gøre resten af kapitlet mere overskueligt skal vi arbejde videre med et udsnit af kontokortet. Udsnittet bliver kaldt for en kontoskitse.
1.5 Kontoskitser Kontoskitser bliver brugt til at holde styr på virksomhedens konti og til at bogføre beløb på. I fig. 5.4 kan du se et eksempel på en kontoskitse. Kontonr. Kontonavn Debet
Kredit
Fig. 5.4 Kontoskitse
Øverst på kontoskitsen skriver man kontoens nr. og navn. Nederst skriver man beløbet enten i venstre eller højre side. Hver konto har sin egen kontoskitse.
1.6 Debet/kredit Debet og kredit er det helt grundlæggende system, som bruges til at bogføre med. Debet er det samme som venstre side og kredit er det samme som højre side på kontoskitsen. Debet og kredit står altid i denne rækkefølge. En huskeregel kan være, at D kommer før K i alfabetet eller at DK er forkortelsen for Danmark. Når man skriver et tal i debetsiden på kontoskitsen, debiterer man og når man skriver et tal i kreditsiden på kontoskitsen, krediterer man. Det er vist i eksempel 5.1. Eksempel 5.1 3900 Øvrige omk. Debet
1.000
(saldo)
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 79
Kredit
Forklaring: Her er der debiteret kr. 1.000 på konto 3900 Øvrige omkostninger.
08-05-2012 10:08:28
80 · Kapitel 5
1100 Nettoomsætning Debet
Kredit (saldo)
Forklaring: Her er der krediteret kr. 2.500 på konto 1100 Nettoomsætning.
2.500
Man kan godt bogføre flere beløb på en konto og det kan være i både debet og kredit, som du kan se i eksempel 5.2. Eksempel 5.2 12310 Kasse Debet
Kredit
5.700 1.100
(saldo)
Forklaring: På konto 12310 Kasse er der debiteret kr. 5.700 og kr. 1.100 og derefter krediteret kr. 3.100.
3.100
For bedre at forstå systemet med debet og kredit kan man tænke på en gammeldags vægt med 2 vægtskåle. Venstre vægtskål svarer til debet og højre vægtskål er kredit, som du kan se i fig. 5.5. Gammeldags vægt viser systemet med debet/kredit
D
K
=
Kontonr. Kontonavn Debet
Kredit
Fig. 5.5 Debet/kredit vist som vægtskåle.
Vægten kan vippe til begge sider. Hvis du lægger noget på venstre side, vipper den til venstre (= debet). Og omvendt, hvis du lægger noget på højre side, vipper den til højre (= kredit). Forestil dig, at du lægger en pengesæk med kr. 5.000 på debetsiden. Så bliver den tungest i venstre side. Med EØ-sprog vil man sige, at du har debiteret kr. 5.000 og at din konto har en debetsaldo på 5.000.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 80
08-05-2012 10:08:29
Introduktion til bogføring · 81
Saldo betyder: hvilket beløb er der i alt bogført på kontoen og i hvilken side står beløbet.
1.7 Regneregler med debet og kredit Du skal kende 4 regneregler, som hjælper dig til at holde styr på de tal, som bliver bogført i debet eller kredit på en konto (se eksempel 5.3). Eksempel 5.3
Regel 1: debet og debet = + Konto Debet
Kredit
Forklaring:
1.000
Her er der først debiteret 1.000 og derefter debiteret yderligere 2.000.
2.000
I alt er der en debetsaldo på 3.000 på denne konto.
Regel 2: kredit og kredit = + Konto Debet
Kredit
Forklaring:
1.000
Her er der først krediteret 1.000 og derefter krediteret 6.000.
6.000
I alt er der en kreditsaldo på 7.000 på kontoen.
Regel 3: debet og kredit = – Konto Debet
Kredit
Forklaring:
7.000
2.000
Her er der først debiteret 7.000 og derefter krediteret 2.000. I alt er der en debetsaldo på 5.000, fordi kontoen er »tungest« i debet.
Regel 4: kredit og debet = – Konto Debet
Kredit
Forklaring:
9.000
5.000
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 81
Her er der først krediteret 9.000 og derefter debiteret 5.000. I alt er der en kreditsaldo på 4.000, fordi kontoen er »tungest« i kredit.
08-05-2012 10:08:29
82 · Kapitel 5
I fig. 5.6 er de 4 regneregler sat op i et skema, så de er nemme at overskue. Regler for debet og kredit 1. regel
2. regel
3. regel
4. regel
D
K
D
K
D
K
K
D
+
+
–
–
Fig. 5.6 De 4 regneregler for debet/kredit.
Man vil også kunne opleve, at saldoen flytter sig fra den ene side til den anden, når man bogfører. Det er vist i eksempel 5.4. Eksempel 5.4 Konto Debet
Kredit
Forklaring:
7.000
15.000
Først bliver der debiteret 7.000 og derefter krediteret 15.000. Saldoen skifter fra debet til kredit. I alt er der en kreditsaldo på 8.000, fordi kontoen er »tungest« i kredit.
Konto Debet
Kredit
Forklaring:
20.000
29.000
Saldoen skifter fra kredit til debet.
I alt er der en debetsaldo på 9.000, fordi kontoen er »tungest« i debet.
Først bliver der krediteret 20.000 og derefter debiteret 29.000.
1.8 Opdeling af kontoplanen Virksomhedens kontoplan er delt op i en resultatopgørelse og en balance (se fig. 5.7). Resultatopgørelsen bliver delt op i omkostninger og indtægter. Balancen bliver delt op i aktiver og passiver. Opdeling af kontoplan Resultatopgørelse Omkostninger
Indtægter
Balance Aktiver
Passiver
Fig. 5.7 Opdeling af kontoplan.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 82
08-05-2012 10:08:29
Introduktion til bogføring · 83
2. Resultatopgørelsen Resultatopgørelsen er en oversigt, som viser virksomhedens omkostninger og indtægter for et helt år. Resultatopgørelsen: ■■ Bruges til at regne årets resultat ud (om virksomheden har et overskud eller et underskud). ■■ Resultatopgørelsen laves som regel fra 1. januar til 31. december (dvs. et helt år). ■■ Alle konti i resultatopgørelsen har 4 cifre i deres kontonr. ■■ Omkostninger står altid i debetsiden. ■■ Indtægter står altid i kreditsiden. Hvis virksomhedens indtægter er større end omkostningerne, er der et overskud. Hvis virksomhedens indtægter er mindre end omkostningerne, er der et underskud (se fig. 5.8). Overskud og underskud Her er der overskud
Her er der underskud
300
600
200
400
100
200
0
0
■
Indtægter
■
Omkostninger
Fig. 5.8 Overskud og underskud i resultatopgørelsen.
Årets resultat findes ved at trække omkostninger fra indtægter. Det vil være enten et overskud eller et underskud.
Vi kan samle debet/kredit og resultatopgørelsen på en kontoskitse (se fig. 5.9).
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 83
08-05-2012 10:08:30
84 · Kapitel 5
RESULTATOPGØRELSE Omkostninger
Indtægter
Debet
Kredit
Vareforbrug Salgsfremmende omkostninger Lokaleomkostninger Bilers driftsomkostninger Øvrige omkostninger Renteomkostninger
Nettoomsætning Renteindtægter
Fig. 5.9 Resultatopgørelsen vist på en kontoskitse.
Resultatopgørelsen er en oversigt, som viser virksomhedens omkostninger og indtægter for et helt år.
2.1 Omkostninger Fra dit eget liv kender du til omkostninger. Det er de varer, som du køber til at få dagligdagen til at fungere (fx mad, benzin, makeup) eller regninger, som du betaler løbende (fx husleje, mobilforbrug, togkort). I fig. 5.10 har vi beskrevet nogle af de omkostninger, som findes i virksomhederne. Virksomhedens omkostninger Kontonavn
Eksempler
Vareforbrug
Indkøbsprisen på de varer, som virksomheden har solgt.
Salgsfremmende omkostninger
Omkostninger, som skal fremme (øge) virksomhedens salg: reklame, markedsføring, dekoration.
Lokaleomkostninger
Omkostninger, som har med virksomhedens lokaler at gøre: husleje, varme, strøm, vand, reparation, maling.
Bilers driftsomkostninger
Omkostninger, som får bilen til at køre: benzin, syn af bil, ejerafgift, forsikring på bil.
Øvrige omkostninger
Omkostninger, som ikke hører til i nogle af de andre konti: frimærker, kontorartikler, telefonforbrug.
Fig. 5.10 Eksempler på virksomhedens omkostninger.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 84
08-05-2012 10:08:30
Introduktion til bogføring · 85
2.2 Indtægter Du kender også til indtægter i din økonomi. Det kan være SU, løn, gaver, børnefamilieydelse eller renter på bankkontoen. Virksomhedernes indtægter kommer primært, når de sælger varer eller serviceydelser (nettoomsætning), men de kan også få renter på bankkontoen (renteindtægter).
3. Balance Balancen er en oversigt, som viser hvad virksomheden har af aktiver (værdier) og passiver (gæld), når regnskabsåret slutter. Balancen: ■■ Bliver som regel opgjort den sidste dag i året (31/12). ■■ Aktiver står altid i debetsiden. ■■ Passiver står altid i kreditsiden. ■■ Alle konti i balancen har 5 cifre eller mere i kontonr. ■■ Aktiver og passiver er lige store i balancen (se fig. 5.11). Aktiver og passiver 300 200 100 0
■
Aktiver
■
Passiver
Fig. 5.11 Aktiver og passiver i balancen.
I fig. 5.12 sætter vi balancen sammen med debet/kredit på en kontoskitse.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 85
08-05-2012 10:08:30
86 · Kapitel 5
BALANCE AKTIVER
PASSIVER
Debet
Kredit
Inventar Biler Varelager Kasse Bankindestående
Egenkapital Lån
Fig. 5.12 Balancen vist på en kontoskitse.
Balancen er en oversigt over virksomhedens aktiver og passiver.
3.1 Aktiver Fra privatlivet kender du til aktiver. Aktiver er de ting, som du køber og regner med at kunne have igennem flere år. Det kan være en bil, en computer, et fladskærms-tv eller en sofa. Men det kan også være de penge, som du har i kontanter eller på en bankkonto. Virksomheden har også aktiver. Det kan være en bil, PC, kasseapparat, betjeningsdisk, reoler, varer på lager eller penge i kasseapparatet eller på bankkontoen. Aktiver er penge eller værdier, som kan laves om til penge. Et andet ord for aktiver er virksomhedens værdier.
3.2 Passiver I dit liv har du måske passiver. Passiver er penge, som du skylder væk. Det kan være til banken, kreditforeningen, et forbrugslån, en kassekredit eller penge, du har lånt af familiemedlemmer. Virksomhederne skylder også penge, dels til ejeren (det bliver kaldt for egenkapital og består af de penge, som ejeren har indskudt i virksomheden) og dels til leverandører, SKAT, banken osv. Et andet ord for passiver er virksomhedens gæld (eller finansiering).
4. Bogføring I dette afsnit skal vi se nærmere på, hvordan man bogfører. Hver dag vil der være en række bilag, som skal bogføres i virksomheden.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 86
08-05-2012 10:08:30
Introduktion til bogføring · 87
4.1 Hvordan bogfører man? Når man skal bogføre et bilag, skal man bruge reglerne om debet/kredit sammen med skemaerne med resultatopgørelse og balance. I fig. 5.13 får du et samlet overblik over alle de konti, som hører til resultatopgørelse og balance på E-niveau. Resultatopgørelse Omkostninger (Debetsaldo)
Kontonr.
Kontonr.
Indtægter (Kreditsaldo)
2100
Vareforbrug
1100
Nettoomsætning
3100
Salgsfremmende omkostninger
6100
Renteindtægter
3200
Lokaleomkostninger
3300
Kassedifferencer
3400
Bilers driftsomkostninger
3900
Øvrige omkostninger
5100
Afskrivning biler
5200
Afskrivning inventar
7100
Renteomkostninger
En debitering gør omkostningen større En kreditering gør omkostningen mindre
En kreditering gør indtægten større En debitering gør indtægten mindre
Balance Aktiver (værdier) (Debetsaldo)
Kontonr.
Kontonr.
Passiver (gæld) (Kreditsaldo)
11120
Biler
13110
Egenkapital
11130
Inventar
14220
Varekreditorer
12110
Varelager
14260
Momsafregning
12210
Varedebitorer
14262
Salgsmoms
12310
Kasse
14290
Andre kreditorer
12320
Bankindestående
11121
Akkumulerede afskrivninger på biler
13111
Privatforbrug
11131
Akkumulerede afskrivninger på inventar
14261
Købsmoms
En debitering gør aktivet større En kreditering gør aktivet mindre
En kreditering gør passivet større En debitering gør passivet mindre
Fig. 5.13 Oversigt over resultatopgørelse og balance.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 87
08-05-2012 10:08:31
88 · Kapitel 5
Du kan bruge skemaerne i fig. 5.13 som udgangspunkt for din bogføring.
4.2 Bogføring på kasse eller bankindestående Inden du lærer at bogføre, skal du have en hurtig genvej til, hvordan kasse og bankindestående virker. Kasse og bankindestående er de konti, hvor virksomheden har penge til at betale regninger. Du kommer til at bogføre mange gange på kasse og bankindestående. Kasse og bankindestående fungerer på samme måde i forhold til at bogføre. Du skal debitere, når virksomheden modtager penge (fx ved salg af varer) og du skal kreditere, når virksomheden betaler penge (fx når de betaler en regning eller køber varer til lageret). Det er vist i eksempel 5.5. Eksempel 5.5 12310 Kasse eller 12320 Bankindestående Debet
Kredit
(saldo)
Penge ind
Penge ud
Virksomheden modtager penge
Virksomheden betaler penge
4.3 Bogføring af et bilag Når du skal bogføre et bilag, skal du her i starten bruge 1 konto til at debitere på og 1 konto til at kreditere på. Senere vil du opleve, at der godt kan blive brugt mere end 2 konti. Der skal altid i alt debiteres og krediteres lige store beløb. Hver gang du har et bilag, som skal bogføres, skal du igennem 2 trin: Trin 1: Hvilke konti handler dette bilag om? Trin 2: Hvad sker der med beløbet? På de følgende sider er vist en række bilag, som skal bruges til at se nærmere på, hvordan man bogfører de mest almindelige bilag i virksomhederne.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 88
08-05-2012 10:08:31
Introduktion til bogføring · 89
Bogføring af varekøb Bilag 1: Købsfaktura Virksomheden køber varer til varelageret for . . . . . . kr. 40.000 Beløbet bliver betalt fra bankindestående. Trin 1: Hvilke konti handler bilaget om? Det handler om varelager og bankindestående. Varelager hører til i aktiver. På s kemaet i fig. 5.13 kan du se, at aktiver hører til i debetsiden. Derfor skal du debitere på kontoen for varelager. Trin 2: Hvad sker der med beløbet? Beløbet bliver betalt fra bankindestående. Når der går penge fra bank indestående, skal du kreditere på kontoen. Nu kan du lave de 2 konti og skrive beløbene i de rigtige sider. Debet på varelager og kredit på bank indestående. 12110 Varelager Debet
12320 Bankindestående
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
40.000
40.000
Bogføring af nettoomsætning Bilag 2: Internt bilag Dagens nettoomsætning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kr. 15.000 Beløbet bliver lagt i kassen. Trin 1: Hvilke konti handler bilaget om? Det handler om nettoomsætning og kasse. Nettoomsætning hører til i indtægter. På s kemaet i fig. 5.13 kan du se, at indtægter hører til i kredit siden. Derfor skal du k reditere på kontoen for nettoomsætning. Trin 2: Hvad sker der med beløbet? Det er penge ind i kassen, dvs. debet på kontoen for kasse. 1100 Nettoomsætning Debet
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 89
Kredit
12310 Kasse Debet
(saldo)
(saldo)
15.000
15.000
Kredit
08-05-2012 10:08:31
90 · Kapitel 5
De næste bilag fra 3-6 viser, hvordan man skal bogføre regninger, som hører til omkostninger. Bogføring af lokaleomkostninger Bilag 3: Faktura Virksomheden betaler regning for husleje . . . . . . . . . kr. 10.000 Beløbet bliver betalt kontant fra kassen. Trin 1: Hvilke konti handler bilaget om? Det handler om lokaleomkostninger og kasse. Huslejeomkostninger skal debiteres på konto 3200 Lokaleomk. Trin 2: Hvad sker der med beløbet? Beløbet bliver betalt fra kassen. Når der går penge ud af kassen, skal du kreditere på kontoen. 3200 Lokaleomk. Debet
12310 Kasse
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
10.000
10.000
Bogføring af øvrige omkostninger Bilag 4: Faktura Virksomheden køber frimærker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . kr. 300 Beløbet bliver betalt kontant fra kassen. Trin 1: Hvilke konti handler bilaget om? Det handler om øvrige omkostninger og kasse. Frimærker skal debiteres på konto 3900 Øvrige omk. Trin 2: Hvad sker der med beløbet? Beløbet bliver betalt fra kassen. Når der går penge ud af kassen, skal du kreditere på kontoen. 3900 Øvrige omk. Debet
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 90
12310 Kasse
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
300
300
08-05-2012 10:08:31
Introduktion til bogføring · 91
Bogføring af salgsfremmende omkostninger Bilag 5: Faktura Virksomheden køber salgsbrochurer . . . . . . . . . . . . . kr. 12.000 Det er salgsfremmende omkostninger, og beløbet bliver betalt fra bankindestående. 3100 Salgsfrem. omk. Debet
12320 Bankindestående
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
12.000
12.000
Bogføring af bilers driftsomkostninger Bilag 6: Faktura Virksomheden køber benzin til varebilen . . . . . . . . . . . . kr. 450 Det er bilers driftsomkostninger, og beløbet bliver betalt kontant fra kassen. 3400 Bilers driftsomk. Debet
12310 Kasse
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
450
450
Bilag 7 og 8 viser, hvordan man skal bogføre, når der bliver overført penge mellem kasse og bankindestående. Bogføring af overførsel mellem kasse og bankindestående Bilag 7: Internt bilag Virksomheden overfører penge fra kasse til bankindestående �� kr. 50.000 12310 Kasse Debet
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 91
12320 Bankindestående
Kredit
Debet
(saldo)
(saldo)
50.000
50.000
Kredit
08-05-2012 10:08:31
92 · Kapitel 5
Bogføring af overførsel mellem bankindestående og kasse Bilag 8: Internt bilag Virksomheden overfører penge fra bankindestående til kasse �� kr. 20.000 12310 Kasse Debet
12320 Bankindestående
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
20.000
20.000
De næste 2 bilag viser, hvordan man bogfører køb af inventar og biler. Bogføring af køb af inventar Bilag 9: Købsfaktura Virksomheden køber kasseapparat til butikken . . . . . kr. 13.500 Beløbet betales fra bankindestående. 11130 Inventar Debet
12320 Bankindestående
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
13.500
13.500
Bogføring af køb af bil Bilag 10: Købsfaktura Virksomheden køber ny varebil . . . . . . . . . . . . . . . . kr. 160.000 Beløbet betales fra bankindestående. 11120 Biler Debet
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 92
12320 Bankindestående
Kredit
Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
160.000
160.000
08-05-2012 10:08:32
Introduktion til bogføring · 93
Vigtige begreber med forklaring Begreb
Forklaring
Kontoplan
En oversigt over de konti, som virksomheden bruger i det daglige økonomiarbejde.
Bilag
Et stykke papir i virksomhedens bogholderi. Det kan fx være en faktura. Alle bilag bliver sat i nummerorden i mapper.
Eksternt bilag
Et bilag, som kommer fra andre virksomheder.
Internt bilag
Et bilag, som virksomheden selv laver.
Kontoskitse
Det er et skema, som bruges til at bogføre på.
Debet/kredit
Det er regneregler, som bruges ved bogføring. Debet er venstre side og kredit er højre side på en kontoskitse.
At debitere
Betyder, at man bogfører et beløb i debet på en konto.
At kreditere
Betyder, at man bogfører et beløb i kredit på en konto.
Saldo
Betyder, hvor meget der i alt er bogført på en konto og om det er i debetsiden eller kreditsiden.
Resultatopgørelse
Resultatopgørelsen er en oversigt over virksomhedens indtægter og omkostninger igennem et helt år. Resultatopgørelsen bruges til at beregne årets resultat.
Årets resultat
Er det samme som årets overskud eller underskud.
Omkostninger
Omkostninger er de regninger, som virksomheden løbende betaler. Omkostninger har en debetsaldo.
Indtægter
Indtægter er virksomhedens nettoomsætning (varesalg) og renteindtægter. Indtægter har en kreditsaldo.
Balance
Balancen er en oversigt, som viser virksomhedens aktiver og passiver. Balancen bliver som regel lavet pr. 31/12.
Aktiver
Virksomhedens værdier. Aktiver har en debetsaldo.
Passiver
Virksomhedens gæld. Passiver har en kreditsaldo.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 93
08-05-2012 10:08:32
1828_ErhvervĂ˜ko_BindE+D.indb 94
08-05-2012 10:08:32
Kapitel 7
Et års regnskabsforløb
I dette kapitel ser vi på, hvordan virksomheden opstiller et regnskab. Vi kommer også til at se nærmere på årets gang i bogholderiet.
1. Årets gang i virksomheden Bogholderiet har mange økonomiopgaver, som skal løses i løbet af et år. I fig. 7.1 er arbejdsopgaverne sat ind på en tidslinje. Som regel har virksomhederne et regnskabsår, som starter 1/1 og slutter 31/12. Tidslinje med bogholderiets arbejdsopgaver År 1 1/1
31/12
Tid
Åbningsbalance Daglige bogføringer i løbet af året Saldobalance Regnskab for år 1
Fig. 7.1 Bogholderiets arbejdsopgaver i løbet af et år.
Vi skal se nærmere på de enkelte arbejdsopgaver i bogholderiet, som er nævnt i fig. 7.1. Åbningsbalance
Åbningsbalancen viser virksomhedens aktiver og passiver den 1/1. Åbningsbalance blev gennemgået i kapitel 3, hvor det blev præsenteret som et etablerings- og finansieringsbudget. Daglige bogføringer i løbet af året
Hver dag i løbet af år 1 bogfører man dagens bilag ud fra de regler om bogføring, som du lærte i kapitel 5 og 6.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 105
08-05-2012 10:08:34
106 · Kapitel 7
Saldobalance
Alle de daglige bogføringer bliver samlet i en saldobalance den 31/12. Man kan bruge saldobalancen som en kontrol af, at der ikke er lavet en fejl i de daglige bogføringer. Saldobalancens tal viser saldoen på alle virksomhedens konti. En saldobalance er en oversigt over saldi på alle virksomhedens konti.
Regnskab
Regnskabet bliver lavet 31/12 og består af både resultatopgørelse og balance. Regnskabet bliver lavet ud fra tallene i saldobalancen. Resultatopgørelsen vil vise alle de omkostninger og indtægter, som virksomheden har haft igennem hele år 1 (se fig. 7.2) og det er her, virksomheden finder årets overskud eller underskud. Balancen viser en opgørelse over virksomhedens aktiver og passiver på afslutningsdagen den 31/12. Det fremgår også af fig. 7.2. Tidslinje med resultatopgørelse og balance Resultatopgørelse 1/1 til 31/12
Balance pr. 31/12
1/1
31/12
Tid
Fig. 7.2 Resultatopgørelse for hele år 1 og balance pr. 31/12.
2. Opstilling af regnskabet Når regnskabsåret er slut, skal virksomheden opstille regnskabet. Udgangspunktet vil være saldobalancen pr. 31/12, som viser virksomhedens samlede aktiviteter i år 1. Du ser et eksempel på en saldobalance i fig. 7.3.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 106
08-05-2012 10:08:34
Et års regnskabsforløb · 107
Saldobalance pr. 31. december år 1 Kontonavn
Debet
Nettoomsætning Vareforbrug
1.000.000 400.000
Salgsfremmende omkostninger
40.000
Lokaleomkostninger
30.000
Bilers driftsomkostninger
10.000
Øvrige omkostninger
370.000
Renteindtægter Renteomkostninger
Kredit
2.000 8.000
Biler
100.000
Inventar
150.000
Varelager
330.000
Varedebitorer
15.000
Kasse
15.000
Bankindestående
80.000
Egenkapital
6.000
Varekreditorer
240.000
Andre kreditorer
300.000
I alt
1.548.000
1.548.000
Fig. 7.3 Saldobalance
Når virksomheden har tallene i saldobalancen, kan man dele dem op i poster, som hører til resultatopgørelsen og poster, som hører til balancen. Det er vist i fig. 7.4a og 7.4b. Poster til resultatopgørelsen Nettoomsætning Vareforbrug
1.000.000 400.000
Salgsfremmende omkostninger
40.000
Lokaleomkostninger
30.000
Bilers driftsomkostninger
10.000
Øvrige omkostninger
370.000
Renteindtægter
2.000
Renteomkostninger
8.000
Fig. 7.4a Poster til resultatopgørelsen.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 107
08-05-2012 10:08:34
108 · Kapitel 7
Poster til balancen Biler
100.000
Inventar
150.000
Varelager
330.000
Varedebitorer
15.000
Kasse
15.000
Bankindestående
80.000
Egenkapital
6.000
Varekreditorer
240.000
Andre kreditorer
300.000
Fig. 7.4b Poster til balancen.
2.1 Opstilling af resultatopgørelse Nu kan virksomheden opstille en resultatopgørelse med de poster, som hører til her. Resultatopgørelsen er vist i fig. 7.5. Resultatopgørelse for år 1 i kontoform Omkostninger Vareforbrug
Indtægter 400.000
Nettoomsætning
Salgsfremmende omk.
40.000
Renteindtægter
Lokaleomkostninger
30.000
Bilers driftsomkostninger
10.000
Øvrige omkostninger Renteomkostninger
1.000.000 2.000
370.000 8.000 858.000
Overskud
144.000 1.002.000
1.002.000
Fig. 7.5 Resultatopgørelse opstillet i kontoform.
Resultatopgørelsen er opstillet i kontoform. Det vil sige, at omkostninger er i debetsiden og indtægter er i kreditsiden. Resultatopgørelsen viser, at virksomheden i år 1 har fået et overskud på kr. 144.000, fordi indtægterne har været større end omkostningerne.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 108
08-05-2012 10:08:35
Et års regnskabsforløb · 109
Overskuddet er regnet ud på denne måde: Indtægter ����������������������������������������� kr. 1.002.000 - Omkostninger ��������������������������� kr. 858.000 Overskud ������������������������������������������� kr. 144.000 Kontoform betyder, at resultatopgørelse eller balance bliver opstillet med en debetside og en kreditside.
2.2 Opstilling af balance Balancen bliver også opstillet i kontoform i fig. 7.6 med aktiver i debet siden og passiver i kreditsiden. Balance pr. 31. december år 1 i kontoform Aktiver
Passiver
Biler
100.000
Egenkapital + overskud
150.000
Inventar
150.000
Varekreditorer
240.000
Varelager
330.000
Andre kreditorer
300.000
Passiver i alt
690.000
Varedebitorer
15.000
Kasse
15.000
Bankindestående
80.000
Aktiver i alt
690.000
Fig. 7.6 Balance opstillet i kontoform.
I balancen skal aktiver og passiver være lige store. Balancen viser, at virksomheden den 31/12 har aktiver og passiver for kr. 690.000. Ved opgørelse af egenkapitalen skal du lægge mærke til, at overskuddet på kr. 144.000 skal lægges til egenkapitalen på kr. 6.000, så egenkapitalen pr. 31/12 i alt er på kr. 150.000. Det skyldes, at overskuddet går til ejeren og er med til at gøre egenkapitalen større.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 109
08-05-2012 10:08:35
110 · Kapitel 7
3. Start på nyt regnskabsår Når virksomheden slutter år 1 og starter år 2, sker der visse ting med regnskabstallene, som er vist i fig. 7.7. Overgang fra gammelt regnskabsår til nyt regnskabsår Resultatopgørelsen
Alle konti bliver nulstillet.
Balancen
Saldoen på alle konti overføres til det nye år.
Fig. 7.7 Oversigt over, hvad der sker med resultatopgørelse og balance, når det nye regnskabsår starter.
3.1 Åbningsposter i balancen år 2 Alle konti fra balancen fortsætter ind i det nye år. I fig. 7.6 kan du se de gamle tal fra balancen, som sluttede år 1. Det vil også være de tal, som virksomheden starter med i år 2. Fig. 7.8 viser åbningsposterne den 1/1 år 2 for alle konti, som hører til balancen. Åbningsposter år 2 11120 Biler Debet
11130 Inventar
Kredit
Debet
Kredit
12110 Varelager Debet
(saldo)
(saldo)
(saldo)
(100.000)
(150.000)
(330.000)
12210 Varedebitorer Debet
Kredit
12310 Kasse Debet
12320 Bankindestående
Kredit
Debet
(saldo)
(saldo)
(saldo)
(15.000)
(15.000)
(80.000)
13110 Egenkapital Debet
Kredit
14220 Varekreditorer Debet
Kredit
Kredit
Kredit
14290 Andre kreditorer Debet
Kredit
(saldo)
(saldo)
(saldo)
(150.000)
(240.000)
(300.000)
Fig. 7.8 Åbningsposter i år 2.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 110
08-05-2012 10:08:35
Et års regnskabsforløb · 111
3.2 Mere om de daglige bogføringer Vi har været inde på, at man kan bruge forskellige opstillinger, når man skal bogføre i det daglige. 3.2.1 Kontokort Man kan bogføre på kontokort, som indeholder mange detaljer. I fig. 7.9 ser du et eksempel på et kontokort. Kontokortet fortsætter igennem hele året og vil hele tiden vise saldoen på kontoen (i højre kolonne). Kontokort År 1
Kontonavn: Nettoomsætning Bilagsnr.
Debet
Kontonr. 1100
Dato
Tekst
Kredit
14.02
Saldo
14.02
Dagens varesalg
17
27.400
15.02
Dagens varesalg
16.02
Dagens varesalg
Saldo
D/K
71.000
K
98.400
K
25
16.700 115.100
K
34
20.250 135.350
K
Fig. 7.9 Eksempel på kontokort.
3.2.2 Kontoskitser Man kan også bogføre på kontoskitser. Kontoskitserne indeholder kun de mest nødvendige oplysninger og gør det nemt at overskue bogføringerne. På en kontoskitse kan man ikke aflæse saldoen på kontoen. I fig. 7.10 ser du et eksempel på en kontoskitse. Kontoskitse 12320 Bankindestående Debet
Kredit
(saldo) (65.239)
bilag 15
7.000
bilag 16
2.148
bilag 20
560
bilag 22
3.580
Fig. 7.10 Eksempel på kontoskitse.
Kontoskitser er meget velegnede, når man skal lære at bogføre på papir.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 111
08-05-2012 10:08:35
112 · Kapitel 7
3.2.3 Konteringsark Hvis virksomheden skal tilrettelægge bogføringsarbejdet hensigtsmæssigt, kan det være en god idé at udfylde (kontere på) et konteringsark. På et konteringsark vælger man hvilke konti, man vil bogføre på og om man skal debitere eller kreditere. Når alle bilag er konteret på konteringsarket, vil man derefter kunne lave den egentlige bogføring, som i de fleste virksomheder foregår i et elektronisk økonomistyringssystem. Et konteringsark er et skema, hvor man skriver kontonr. og om beløbet skal debiteres eller krediteres på kontoen.
I fig. 7.11 kan du se et eksempel på, hvordan et konteringsark udfyldes. Konteringsark Tekst
Bilags nr.
56
57
Kontonr. Debet
Kredit
Kontant varesalg ������������� kr. 8.200
1100
8.200
+ Moms ��������������������������� kr. 2.050
14262
2.050
I alt ���������������������������������� kr. 10.250
12310 10.250
Købsfaktura: Handelsvarer ������������������ kr. 12.460
12110 12.460
+ Moms �������������������������� kr. 3.115
14261
I alt ���������������������������������� kr. 15.575
12320
3.115 15.575
Beløbet er betalt fra bankindestående. 58
Benzin til varebil ������������� kr. 524
3400
524
+ Moms �������������������������� kr. 131
14261
131
I alt ���������������������������������� kr. 655
12310
655
Beløbet er betalt fra kassen. 59
Faktura fra Rengøringskompaniet: Rengøring af lokaler ������� kr. 3.580
3200
3.580
+ Moms �������������������������� kr. 895
14261
895
I alt ���������������������������������� kr. 4.475
12320
4.475
Beløbet er betalt fra bankindestående. Balance 30.955 30.955 Fig. 7.11 Konteringsark
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 112
08-05-2012 10:08:35
Et års regnskabsforløb · 113
Vigtige begreber med forklaring Begreb
Forklaring
Saldobalance
En oversigt, som viser saldi på alle virksomhedens konti.
Kontoform
Når resultatopgørelse og balance opstilles i kontoform betyder det, at de opstilles med en debetside og en kreditside.
Åbningsposter
Når man starter et nyt regnskabsår, overføres balancens tal fra det gamle år. Det vil så være åbningsposterne i det nye år.
Konteringsark
Et konteringsark er et skema til at bogføre flere bilag på. Her kan man se hvilke konti, der skal bogføres på og om beløbet skal skrives i debet eller kredit.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 113
08-05-2012 10:08:35
1828_ErhvervĂ˜ko_BindE+D.indb 114
08-05-2012 10:08:36
Kapitel 21
Økonomistyringssystem
Et økonomistyringssystem er et elektronisk system, hvori virksomheden opretter sin egen kontoplan og bogfører alle virksomhedens bilag. I de foregående kapitler har du lært, hvordan man manuelt bogfører bilag og opstiller et regnskab. Langt de fleste virksomheder benytter i dag et økonomistyringssystem til at bogføre og opstille regnskaber. Det er akkurat de samme mekanismer, du har lært, der blot foregår elektronisk. Der er mange fordele ved at benytte et økonomistyringssystem, fremfor at bogføre manuelt (se fig. 21.1). Fordele ved økonomistyringssystemer ■■ Virksomhedens bilag bogføres hurtigt og effektivt. ■■ Systemet kontrollerer automatisk, om der er balance i debet og kredit. ■■ Det er hurtigt at udskrive rapporter, såsom saldobalance, resultatopgø
relse, balance, osv. ■■ Moms bogføres automatisk. ■■ Det er let at holde styr på tilgodehavender hos varedebitorer og gæld
til varekreditorer. Fig. 21.1 Fordele ved økonomistyringssystemer.
Der findes mange forskellige økonomistyringssystemer, og det er også meget forskelligt, hvilke økonomistyringssystemer danske virksomheder benytter. Nogle systemer er gode til mindre virksomheder og andre systemer er gode til større virksomheder. Det afhænger naturligvis af, hvilke behov virksomheden har i forbindelse med den daglige bogføring og økonomistyring.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 285
08-05-2012 10:09:17
286 · Kapitel 21
I dette kapitel vil du lære at bogføre bilag i økonomistyringssystemet e-conomic og udskrive de mest relevante opgørelser: Resultatopgørelsen, balancen og saldobalancen.
1. e-conomic Vi vil tage udgangspunkt i økonomistyringssystemet e-conomic, som er et internetbaseret økonomistyringssystem. e-conomic kan benyttes fra en hvilken som helst computer med internetbrowser, bare der er adgang til internettet. Vi vil nu se nærmere på, hvordan vi bogfører bilag og udskriver udvalgte rapporter fra økonomistyringssystemet e-conomic. Du finder e-conomics website på www.e-conomic.dk.
1.1 Menuer Systemet er bygget op om 2 menulinjer. Der er den vandrette menulinje (se fig. 21.2) og den lodrette menulinje (se fig. 21.4). I disse to menulinjer finder du alle funktioner og oplysninger, du skal bruge i systemet. 1.1.1 Den vandrette menulinje
Fig. 21.2 Den vandrette menulinje.
Indholdet i den vandrette menulinje er altid er det samme, uanset hvor du befinder dig i e-conomic. Den består i fig. 21.2 af 5 faneblade. Hvis der arbejdes med lagerstyring, vil der være yderligere et faneblad for »Lager«, se forklaring i fig. 21.3.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 286
08-05-2012 10:09:18
Økonomistyringssystem · 287
Faner i den vandrette menulinje Fane
Forklaring
Indstillinger
Her kan du ændre indstillinger for selve opsætningen af e-conomic. Den vigtigste funktion for dig vil være menu punktet »Regnskabsår«, hvor du skal oprette det regn skabsår du bogfører i (se fig. 21.5).
Bogføring
Bogføring af bilag foregår i denne fane. Her benyttes »Kassekladder – Daglig« (se fig. 21.7). Under denne fane kan du også finde frem til dine tidligere bogføringer.
Faktura
Når du skal sende fakturaer til kunder for de varer, de har købt, benyttes denne fane. Her kan du også oprette dine kunder, se hvor meget de hver især køber for og om de betaler til tiden.
Lager
Under denne fane oprettes de varer der skal sælges og de leverandører, vi køber varerne hos. Du kan også finde op lysninger om, hvor mange og hvilke varer der er på lager.
Rapport
Her udskrives alle rapporter og opgørelser. Det er fx re sultatopgørelsen, balancen eller saldobalancen.
Dialog
Kan benyttes til at oprette en opfølgningsliste (to-do liste) eller skrive beskeder til andre medarbejdere eller brugere i samme virksomhed.
Fig. 21.3 Faner i den vandrette menulinje.
1.1.2 Den lodrette menulinje I venstre side af skærmen findes den lodrette menulinje (se fig. 21.4). Den lodrette menulinjes indhold ændrer sig efter hvilket menupunkt, der vælges i den vandrette menulinje. I fig. 21.4 ses den lodrette menulinje fra fanen »Indstillinger« i den vandrette menulinje. Her kan du trykke dig videre ind på det menupunkt du skal bruge. I e-conomic skal du altid først vælge en fane i den vandrette menulinje og derefter et menu punkt i den lodrette menulinje. Fig. 21.4 Den lodrette menulinje under fanen »Indstillinger«.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 287
08-05-2012 10:09:19
288 · Kapitel 21
2. Regnskabsår Før SportsMagasinet kan påbegynde bogføringen af bilag, skal der oprettes det regnskabsår, som de befinder sig i. Tidligere har du lært, at et regnskabsår ikke nødvendigvis følger kalenderåret, men har en varighed på 1 år. Regnskabsåret oprettes ved at vælge fanen »Indstillinger« 1 i den vandrette menulinje og herefter vælge »Regnskabsår« 2 i den lodrette menulinje (se fig. 21.5).
1
3
2
Fig. 21.5 Opret regnskabsår.
Vælg »Opret regnskabsår« arbejde i.
3
for at oprette det regnskabsår, du skal
e-conomic viser, hvilke regnskabsår vi allerede har oprettet. I fig. 21.5 kan du se, at SportsMagasinet har oprettet 2 regnskabsår (2011 og 2012) og næste regnskabsår (2013) er klar til at blive oprettet.
1828_ErhvervØko_BindE+D.indb 288
08-05-2012 10:09:19