Indledning
Bogens opbygning følger de faser, som et projekt gennemgår, fra den første idé opstår, og til projektet afsluttes (figur 1).
Planlægningsfase
Gennemførelsesfase
Initiativfase
Opstartsfase
Temaer:
Temaer:
Temaer:
Temaer:
Temaer:
Indledende overvejelser Sikre opbakning Inddrage erfaringer
Formål, mål og succeskriterier Projekttrekanten Interessentanalyse Organisering Kommunikationsplan Projektbeskrivelse
Milepæle Aktiviteter Ressourceestimering Risikoanalyse
Modstand Motivation Ledelse af projektgruppen Afholdelse af møder Styring og opfølgning
Overgang til driftsorganisationen Afledte projektidéer Vurdering af resultater og proces Formidling af afslutning og resultater
Afslutningsfase
Projektets faser og temaer.
Faserne udgør bogens skelet. Hvert enkelt kapitel er en gennemgang af de aktiviteter, aktører og opgaver, som kendetegner netop den fase. Projektlederens opgaver ændrer sig gennem projektets faser. Det er
Indledning
82772_projekt_2k.indd 11
11
12-04-2010 10:39:24
derfor vigtigt for projektlederen at være bevidst om, hvilken fase projektet befinder sig i, for derved at kunne fokusere på de opgaver, der skal til for at styre projektet fremad. Der er utallige organisationer og projekter med vidt forskellige omgivelser, og det vil være både naivt og ambitiøst at hævde, at ethvert projekt kan ledes efter en fast model. Vi vil derfor understrege, at faseopdelingen skal betragtes som en idealmodel, der skal tilpasses det enkelte projekt. Ved at tage udgangspunkt i faseopdelingen får læseren et samlet overblik over aktiviteterne i et projekt og en fornemmelse af, i hvilken rækkefølge aktiviteterne som hovedregel udføres. Det betyder imidlertid ikke, at aktiviteterne kun anvendes i netop den fase, hvor de er beskrevet. Når vi fx beskriver risikoanalysen i planlægningsfasen, betyder det således ikke, at den kun kan anvendes i denne fase. I et projekt vil man sandsynligvis have behov for flere gange at stoppe op og vurdere aktuelle risici. Hvert kapitel afsluttes med en kort oversigt over, hvilke opgaver projektlederen skal have fuldført, før projektet kan gå ind i den næste fase.
Forskellige syn på projektledelse I litteraturen om projektledelse er der delte meninger om det hensigtsmæssige i at opdele et projekt i faser. Kritikerne fremhæver, at der er et indbygget dilemma i at faseopdele et projekt, fordi det tvinger projektlederen til at træffe beslutninger i de tidlige faser, hvor der endnu ikke er et tilstrækkeligt vidensgrundlag at træffe beslutninger på. Ligeledes kritiseres faseopdelingen for at fastlåse redskaber som interessentanalyse, risikovurdering og lign. til enkelte faser og dermed hindre, at disse bruges løbende igennem flere faser i projektet (Andersen 2008; Christensen og Kreiner 2003). I andre bøger om projektledelse vil man finde en anden strukturering af de aktiviteter, som indgår i et projekt. Det understreger, at der er mange måder at fremstille projektledelse på, og at der ikke findes en entydig måde at gribe faget an på. For os er det vigtigt, at de forskellige
12
82772_projekt_2k.indd 12
Indledning
12-04-2010 10:39:24
aktiviteter og emner så vidt muligt behandles samlet i bogen, sådan at læseren kan hente viden om eksempelvis interessentanalyser et enkelt sted i stedet for i spredte, korte afsnit forskellige steder i bogen.
Bogens kapitler Projekter i sundhedsvæsenet kan have vidt forskellig størrelse, form og baggrund. Det er langtfra altid, at mærkaten projekt sættes på den idé, som ønskes gennemført. Uden bevidstheden om, at man arbejder med et projekt, kan det være vanskeligt at få øje på de værktøjer inden for projektledelse, som kan hjælpe med at sikre, at man når frem til målet. Det er derfor vigtigt at kunne identificere et projekt og skelne det fra organisationens øvrige opgaver. En typisk fejl i ledelsen af et projekt er, at projektlederen ikke er bevidst om sine mange forskelligartede ledelsesopgaver i projektet. Hvis der mangler fokus på nogen opgaver, kan projektet risikere at komme ud af kurs. Fx kan manglende fokus på ressourceforbrug eller på ændrede vilkår i projektets omgivelser være medvirkende til at skabe problemer for projektet. Det kan man læse om i bogens første kapitel, hvor projektledelse og de karakteristika, som kendetegner et projekt, bliver gennemgået. Den første fase i et projekt er initiativfasen. I initiativfasen træffes der ofte en række beslutninger, som får afgørende betydning for projektet og projektlederens muligheder for at lede projektet. I kapitel 2 ser vi især på projektlederens opgaver og påvirkningsmuligheder i initiativfasen og på de punkter, som projektlederen skal være særlig opmærksom på. I projektets opstartsfase bliver projektets organisering og konkretisering af projektets målsætning fastlagt. Det er vigtigt, at organiseringen er tydelig og velovervejet, og at projektlederen er bevidst om de mange interessenter, som findes omkring projektet. Kapitel 3 indeholder derfor metoder til at afklare projektets målsætning, og til at vurdere, hvilke interessenter der findes i og omkring projektet. Kapitlet indeholder også en metode til at udarbejde en kommunikationsplan.
Indledning
82772_projekt_2k.indd 13
13
12-04-2010 10:39:24
Et projekt består af en lang række aktiviteter, som alle er vigtige for at skabe succes i et projekt. Mange af disse aktiviteter sker i planlægningsfasen. Kapitel 4 indeholder en effektiv metode til at identificere de forskellige aktiviteter, som skal udføres i projektet. I ethvert projekt vil der være en række risici, som udgør en trussel mod projektet. Ved at være bevidst om de forskellige risici kan projektlederen iværksætte tiltag, som fjerner eller mindsker trusler mod projektet. Derfor er en metode til at identificere og vurdere risici medtaget i kapitlet. Som projektleder har man ansvaret for, at de forskellige aktiviteter i projektet gennemføres. Det er projektlederens rolle at samle de forskellige aktiviteter og sikre, at der arbejdes effektivt med de forskellige aktiviteter i alle dele af projektet. Metoden hertil bliver præsenteret i kapitel 5, som omhandler gennemførelsesfasen. En del af projektlederens rolle er at skabe opbakning og motivation til projektet. Mange projektledere oplever, at der fra en eller flere sider er modstand imod projektet. Kapitlet kommer derfor ind på de mekanismer, som kan skabe modstand mod et projekt, og læseren får viden om, hvad projektlederen kan gøre for at mindske modstanden. I mange projekter er det utydeligt, hvornår den egentlige afslutning af et projekt finder sted. Det kan skabe forvirring og ressourcespild. En projektleder skal kunne formidle projektets afslutning, dokumentere, at projektets mål er nået, og samle op på de projektidéer, som er opstået undervejs i projektet. Disse opgaver bliver gennemgået i kapitel 6, som omhandler afslutningsfasen. I bogen indgår eksempler og cases. Eksemplerne er fiktive og er konstrueret af forfatterne. Cases er uddrag af interviews, som vi har foretaget med forskellige sundhedsprofessionelle i perioden november 2009 – januar 2010.
14
82772_projekt_2k.indd 14
Indledning
12-04-2010 10:39:24