Modelos de
Administraci贸n
Estrategica
El
PYME PYME
fracaso
de una
A帽o 2, Tomo VIII
a al t r ri a C to i d E
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s cias, su n e r e g ues s su imos su ada vez más n b i c e r y u c ar en s nzamos os, ajustamos c a i v l a p a e m ri d. ren Confor comenta tedes requie utilida s a u d s o t y s de e u dudas a lo qu spero que sea s a e d i tras icar de ia y e l r p a i x d e r n ó los ode operaci ión de os en p c d a a r c t o s i f en al min mos muy ativo a la ad a, los cuales a t s e s n st rel Este me s de vi mo y aterriza era lo o t n n a u m p r mis ios la mejo sde var o parte de lo e d s o nd . negoci nan sie n estratégica i m r e e t hay qu ració final o t n s i , n s i o m ad cul empresa en la os artí r i e r i a u v q l n s cua do e ta si e s ya que r nciona , o e p n m ó m i e i c h ea no má Como lo hacer, esa de la plan r e p o d m d e e a u l p a e la un us dejar d ido a s o tamaño io familiar o p r á e r i s u á q gic n m de cual ita, un negoc legará odelo estraté l s a d d n o e s, t n m una ti ajadore n si siguen u b a r t 0 á de 500 obtendr s a s l y . nosotro metas e xpertos u e q r n o e p o erd ial apoyad ue recu ida empresar . q r o p , a v ros tos erles l e nosot s exper c d o a l o h n n y e u g i Insisto ara APOYARLOS ercarse a al os perm n e u c q p a o y estamos , no duden en leyend n . a g i l i s c os mpresa e n e u s u más fá q e adezco a día d Les agr arte del día p tan ser
ICIÓN! D E A M I PRÓX A L A T ria. S o C ¡HA a i c r Joab Ga
Directorio Directorio Directorio Directorio Directorio Directorio Directorio Directorio Directorio Joab García Coria Director Editorial
Daisy Salvador Silva Director en Jefe
Luis Ernesto García Pedraza Editor
Thalia Itzel Campos Cuenca Diseño Editorial
Edson Martell Melina Anaya Orduña Jesús Emmanuel Perez Orozco Colaboradores
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07 10 16 Finanzas Análisis financiero, vital para tu empresa.
Estrategias
Ideas
La Gestión directi- Diseño y Empresa. va y la importancia de la Reingeniería.
Diseño como Filosofía
19 25 31 Construye El fracaso de una PYME.
Licuadora Empresarial
Entrevista
Administración del Entrevista a tiempo en artículos InAID. perecederos. Aspectos básicos en una auditoría administrativa.
34 35 37 Consulta Consulta todas tus dudas, las resolveremos aquí generando@gcnt. com.mx.
El Pilón Palabras más, palabras menos.
Aliados CLC. CCA. GCNT.
Efemérides del Mes.
Año 2, Tomo 8. Mayo 2014. GENERANDO, un nuevo enfoque, es una publicación mensual editada por Grupo Internacional de Consultoria Integral de Negocios S. de R.L. de C.V. en Humbolt Norte No.203-1, Colonia Santa Clara. C.P. 50090, Toluca, Estado de México, Tel. 01 (722) 624-27-28/29, generando@gcnt.com.mx. Editor Responsable. Joab García Coria. Queda prohibida la reproducción total o parcial de esta publicación con fines de lucro por cualquier medio, ya sea mécanico, electrónico, impreso, fotocopiado, grabado, almacenaje de información o cualquier método inventado o por inventarse sin previo permiso escrito del editor.
Análisis
financiero,
vital
para tu empresa. Muchos de los empresarios en México siguen pensando que los números en análisis no son importantes, que si hay dinero en el banco, que si tienen suficiente liquidez para pagar sus cuentas y realizar compras están bien, incluso que si traen la cartera llena su negocio va “viento en popa”, pero no siempre es así, puesto que pasajeramente se crean espejismos de bienestar, los cuales al paso del tiempo se convierten en una catástrofe financiera que podría representar el fin de nuestro negocio o quiebra empresarial.
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Todos los seres humanos en algún momento necesitamos de un especialista médico que nos ayude a mejorar o mantener en buen estado nuestra salud, dado que queremos vivir mejor o al menos seguir viviendo, lo mismo pasa con las empresas, las cuales requieren tener a su consultor de cabecera quien les ayude a mantener sanas sus finanzas y evitar caer en declives financieros, en otras palabras, que les ayude a generar una planeación financiera que incremente su solvencia y rentabilidad general. Para ello los consultores nos basamos en un análisis financiero como primer recurso, como una herramienta de diagnóstico para saber qué rumbo se debe seguir, exactamente igual que una persona cuando se siente mal y su médico en primera instancia le ordena análisis sanguíneos o específicos para saber de dónde deriva su enfermedad, con las empresas al realizarles un análisis financiero podemos descubrir las buenas o malas prácticas operativas, las cuales involucran a otras áreas
como la administrativa, la de ventas, la de producción, la cobranza, el inventario, los financiamientos y hasta las buenas o malas decisiones de los dueños entre muchas más. Un análisis financiero revela los puntos fuertes y débiles de la empresa, identifica también las oportunidades de crecimiento o bien las situaciones sobre las cuales alertar para evitar resultados negativos. Cabe aclarar que con ello no se busca anticipar el comportamiento futuro de la empresa, sino apreciar su situación actual y a partir de ese punto tomar las decisiones pertinentes para el corto plazo.
Un análisis financiero se fundamenta en la información contenida en los estados financieros. Los estados financieros son documentos que contienen el desempeño de la empresa en números, los estados financieros más comunes o básicos son el balance general (estado de posición financiera) y el estado de resultados, de los cuales el análisis arroja datos útiles sobre rubros importantes como la liquidez, la estabilidad, la actividad y la rentabilidad de la empresa.
Liquidez Refleja la capacidad inmediata de pago.
Rentabilidad Efectividad de la administración de la empresa reflejada en resultados económicos. Los resultados del análisis financiero se presentan en simples números que por sí solos no dicen nada, ya que requieren de una interpretación especializada, por lo que una correcta lectura y definición de los resultados representa la esencia del verdadero análisis financiero. El hecho de que tu empresa se realice análisis financieros constantemente te dará entre otros beneficios los siguientes: Conocer la situación real de la empresa.
Valuar el desempeño en ventas.
Actividad Capacidad de la empresa para generar recursos.
Presupuestar efectivamente tus gastos.
Promocionar la inversión externa en tu empresa.
Obtener créditos.
Realizar una planeación financiera a corto o largo plazo.
Evitar caer en la obsolescencia.
Proteger e incrementar el capital de trabajo. Implementar estrategias de crecimiento.
Estabilidad Representa el equilibrio entre lo que se tiene y lo que se debe.
Por último es importante decir que el análisis financiero no sólo es la herramienta de partida para determinar la salud y cuidado financiero de tu empresa, sino que también es útil para poder explotar otras áreas como la mercadotecnia, el valor comercial, la inversión en activos, expansión por nuevos proyectos, control fiscal, cobranza, administración general y específica, identidad, oferta de valor, entre muchas más.
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Daisy Salvador Silva.
La Gestión directiva y
la
importancia de la
Reingeniería. Existen muchas empresas, conocemos bastantes, de todos los giros, muchas de ellas son familiares y la mayoría de ellas utilizan una administración empírica, ahora que estratificamos las empresas, hablaremos primero de las familiares, como consultor me he topado con padres de familia y jefes de empresas, digo jefes porque mandan, más no dirigen, no planean, no gestionan y la mayoría de veces se resisten
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al cambio, el impacto fuerte en estos casos es cuando uno de los hijos por lo general o algún familiar intenta profesionalizar procesos dentro de la empresa para hacer más eficientes las diferentes labores, por lo general estos jóvenes se encuentran estudiando o se rodean de gente emprendedora, se encuentran animosos de generar, de ofrecer de implementar, pero topan pared con el “Jefe”.
es compartiré una solución latente a estos casos que forma parte de la Gestión directiva y se denomina Reingeniería del cambio, consiste en 10 claves para lograr reestructurar a una empresa, y esta palabra no significa recorte de personal como muchos piensan, a veces el error de la empresa no radica en el personal operativo, sino en la dirección de la empresa.
Clave 1- Definir la visión:
Este punto no habla de una visión empresarial como las que estamos acostumbrados a ver en cuadros colgados en las empresas, sino a una visión mucho más profunda, una planeación donde detectamos los errores y nos convencemos de que se necesita un cambio, por lo general propiciado por un agente externo (consultor).
Clave 2- Movilizar:
Una vez que se detectó la necesidad es hora de comunicar a la gente, primero a los directivos y posteriormente a todo el personal, porque es importante que todos se enteren de que habrá una reingeniería, nunca menciones la palabra “CAMBIO” ya que la gente le teme aunque sea bueno, todos deben de estar involucrados para bajar la intensid ad de la resistencia que pudiera generarse.
Clave 3- Catalizar:
Clave 4- Conducir:
Es hora de formar equipos, un equipo que se encargue del cambio, elige como personas clave a aquellas que tienen mucho tiempo en la empresa, personas importantes y no sólo las que están en la alta dirección.
Clave 5- Materializar: Se trabajará en
conjunto, el equipo interno con el externo o grupo especializado de consultores, las primeras acciones implementadas en el cronograma serán las que se comiencen a aplicar, es hora de que las cartas más motivadas hablen con el personal operativo y compartan su sentir.
Es hora de hacer que “caiga el 20” administrar el cambio es una herramienta importante, Clave 6- Hacer participar: Delegar saber quiénes van a participar, en qué activi- responsabilidades al equipo interno de trabajo dades y con qué intensidad. dentro del cambio, a parte de sus actividades diarias, en esta actividad debe participar si es posible toda la empresa.
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desarrollen sus habilidades y hagan lo que verdaderamente les gusta.
Clave 9- Formar e instruir:
Clave 7Gestionar los aspectos emocionales:
Detectar a los elementos que se resisten al cambio es importante, esto se nota desde un principio de la gestión del cambio, el planear como se trabajará con las personas que se resisten es trascendental, en algunos se puede cambiar, mejorar o tratar su actitud pero en casos extremos se le retira del proceso.
Clave 8- Gestionar relaciones de poder:
Es momento para que se reestructuren puestos y actividades según las actitudes y aptitudes de las personas, para que las personas
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Capacitar al personal para mantener el cambio es un punto crítico, ya que una vez retirados los consultores se debe dar continuidad al proceso.
Clave 10- Comunicar intensamente:
El cambio debe estar presente siempre en cada rincón de la empresa, en cada persona, se debe estar convencido de que es para mejorar, para bien y de la filosofía ganar-ganar. Edson Martell.
Modelos de
Administración
Estratégica
Como he venido comentando en esta serie de artículos enfocados a la planeación y administración estratégica hemos visto que es de mucha importancia para las empresas de cualquier tamaño.
5. Análisis FODA. 6. Método DELPHI. 7. Cuadro de Mando Integral.
7 eses de Mac Kensey
A continuación haré referencia de algunos de estos modelos y después vamos a comentar su Este modelo está enfocado en encontrar las viabilidad y aplicabilidad dentro del mundo siete cosas que se requieren para organizar una MiPyME. empresa de manera global y eficiente y son: Existen muchos modelos de administración es- • tratégica de los cuales elegí los siguientes: • • 1. Las 7 eses de Mac Kinsey. • 2. Análisis PEST. • 3. 5 fuerzas de Michael E. Porter. • Estrategia del Océano Azul. • 4.
Structure = estructura. Strategy = estrategia. Systems = sistemas. Shared Values = valores compartidos. Skills = habilidades y capacidades. Style = cultura de la organización. Staff = personal de la organización.
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Análisis PEST Busca identificar todos los factores del ambiente empresarial que afectarán a la empresa de manera positiva o negativa, clasificándolos en 4 grandes ramas que son:
Político–legal: legislaciones monopólicas,
strategia del Océano Azul
Esta estrategia consiste la necesidad de dejar a un lado de protección al medio ambiente, comercio la competencia destructiva enexterior, laborales, estabilidad gubernamentre las empresas si se quiere ser tal, etc. un ganador en el futuro, amEconómicas: interés, precios, tasa de de- pliando los horizontes del mercado y generando sempleo, distribución y disponibilidad de los valor a través de la innovación. recursos, flujo de efectivo, mercados de divisas, tasas de inflación, etc. Eliminar.
Socio–culturales: demografía, evolución de mercados, estilo de vida, flexibilidad en los consumos, patrones culturales y tradicionales.
Incrementar. Reducir. Crear.
Tecnológicos: evolución tecnológica, posturas gubernamentales, distribución de la tecnología, aceptación de nueva tecnología, etc.
5 fuerzas de Michael E. Porter Herramienta para entender la rentabilidad y la competencia de las empresas determinando sus componentes en una forma global: Rivalidad entre competidores. Amenaza de la entrada de nuevos competidores. Amenaza del ingreso de productos sustitutos. Poder de negociación de los proveedores. Poder de negociación de los consumidores.
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Análisis FODA Es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc., que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo.
Fortalezas. Debilidades. Oportunidades. Amenazas.
Análisis DELPHI
Cuadro de Mando Integral
Es un método de estructuración de un proceso de comunicación grupal que es efectivo a la hora de permitir a un grupo de individuos Es una herramienta de control empresarial que como un todo a tratar un problema complejo. permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus diferentes áreas o uniDefinición de objetivos: En esta pri- dades, también se puede considerar como una mera fase se plantea la formulación del aplicación que ayuda a una compañía a expresar los objetivos e iniciativas necesarias para problema y un objetivo general. cumplir con su estrategia, mostrando de forma Selección de expertos: Esta fase pre- continuada cuándo la empresa y los empleados alcanzan los resultados definidos en su plan senta dos dimensiones: estratégico, basándose en las siguientes cuatro perspectivas: Dimensión Cualitativa: Se seleccionan en función del objetivo prefijado.
Dimensión Cuantitativa:
Elección del tamaño de la muestra en función de los recursos medios y tiempo disponible.
Financiera. La del cliente. La interna. Aprendizaje y crecimiento.
Estos modelos son muy útiles y funcionales, el
Formación del panel. Se inicia la fase único inconveniente que todos ellos tienen es
de captación que conducirá a la configu- que están creados para las grandes empresas, ración de un panel estable. En el contacto por lo tanto, no se ajustan bien a las micro y con los expertos conviene informarles de: pequeñas empresas, sin embargo, hay que buscar nuevas opciones para crear modelos Objetivos del estudio. para este sector, por eso la recomendación a Criterios de selección. los empresarios es: Calendario y tiempo máximo de duración. Buscar consultores que los apoyen a generar Resultados esperados y usos crecimiento en su empresa, que utilicen mopotenciales. delos de administración estratégica para aseRecompensa prevista (monetaria, gurar así el éxito en su implementación y obinforme final, otros). tener los resultados esperados.
Elaboración y lanzamiento de los cuestionarios: Los cuestionarios se ela-
boran de manera que faciliten la respuesta por parte de los encuestados.
Explotación de resultados: El obje-
tivo de los cuestionarios sucesivos es disminuir la dispersión y precisar la opinión media consensuada.
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Joab García Coria.
Empresa y Diseño
Empecemos por saber que la empresa y el diseño deben ser uno mismo a la hora de transmitir un mensaje, esto ayuda para que sea más fácil identificar el producto o servicio que se ofrece, considerando que es importante mencionar que las empresas que más han invertido en diseño son las que más crecen, se identifican de una forma rápida tomando en cuenta que los diseñadores para poder transmitir deben conocer a sus clientes y sus necesidades, definir lo que se requiere, la estrategia de la empresa, su giro, la información o proceso.
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Debemos saber que el diseño empresarial es el logotipo o marca de la empresa en una forma gráfica, la parte que los clientes van a ver de ella, debo mencionar que no es lo mismo el diseño empresarial que diseño publicitario, ya que éste comprende aspectos como la maquetación, publicaciones impresas como flyer, trípticos, periódicos, revistas, etc.
Al hablar de empresa me refiero a una organización que se dedica a realizar actividades con fines económicos, la cual está integrada por personas, materiales y equipo técnico; en esta empresa se busca obtener utilidades y satisfacer necesidades de bienes y servicios de las personas que así lo requieran, mientras sea más grande la empresa más va a ser el grado de implicación que va a tener el diseño en ella.
Diseño como Filosofía
Diseño de Estrategia
Voy a mencionar unos puntos importantes de la forma en que las empresas utilizan el diseño, los cita Xénia Viladás en su libro “Diseño rentable” que considero son importantes y muy ciertos:
Empresas que confían en el diseño como aportador de la estrategia corporativa.
Diseño como
Innovación
Diseño como Proceso:
Empresas que confían en el diseño como participe de nuevos productos utilizando técnicas específicas para innovar.
Empresas que incorporan el diseño en el desarrollo del producto pero no confían en el cómo generador de nuevos productos
Diseño como estilismo
Sin Diseño
Es la línea de pensamiento del diseño.
Empresas que utilizan el diseño como adorno para la forma de un producto ya acabado.
Empresas que niegan la necesidad del diseño y desarrollan sus productos por tradición o copia.
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Sin Diseño:
Este es en el que las personas se niegan a la necesidad del diseño y lo hacen por copia y no le dan valor al diseño.
Diseño como estilismo:
Es para empresas que utilizan el diseño como adorno de un producto, ellos realizan todo y al final llaman a un diseñador para que pinte el trabajo, si hubiera participado desde el principio el diseñador sería un mejor resultado.
Diseño como Proceso: Son las em-
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Con lo mencionado anteriormente entendamos que es una idea errónea relacionar al diseño con el arte o con lo artístico, en la actualidad han surgido muchas cosas que hacen que el diseño se relacione un 100% con la imagen de una empresa, este punto es importante porque se puede ver el éxito o el fracaso de la organización, ya que la imagen de la empresa es el primer contacto con el cliente y es el punto donde surge la confianza hacia el producto o servicio que se ofrece, aclarando que la implicación que el diseño tiene en una empresa es la mejora de la estrategia de la marca. La tarea que surge para el diseñador es hacer que el cliente crea y confíe en la empresa, luego entonces, si esta empieza con la imagen, se tienen que definir los aspectos que influyen para que sea un éxito, para empezar debes visualizarte a futuro tomando en cuenta tu misión y las metas que quieres alcanzar, así como el reconocimiento que quieres tener de tu imagen corporativa.
presas que incorporan el diseño en el desarrollo del producto pero no confían en él, por eso es importante que cuando se tenga una idea así el diseñador haga la idea desde el principio para que esté enfocada correctamente con lo que se Ayudar a examinar tu imagen para saber si es lo que quieres, que tus clientes sigan percibiendo quiere hacer. de tu imagen o producto los elementos tipográficos y de color son importantes para tomarlos en Diseño como Innovación: Este cuenta y así continuar con una pequeña encueshace mención a las empresas que con- ta de lo que es tu negocio, para saber si la imafían en la propuesta de diseño y la in- gen que das a conocer es la que ayuda a que las personas sepan que lo que reflejas es el producto corporan con el proceso creativo. o servicio que ofreces.
Diseño de Estrategia: Las empre-
sas confían en la estrategia corporativa basándose en la identidad de marca, las personas que se hacen fieles a la marca y sólo compran sus productos.
Diseño como Gestión: La empresa
confía en los diseñadores, tanto en las estrategias como en la resolución al entender la necesidad que tiene el cliente sobre el producto.
Para que tu empresa obtenga el beneficio deseado requieres planificar y administrar tu imagen corporativa, y para que sea reconocida interna y externamente podemos decir que no nada más es el diseño que viste al producto, sino es hacer que el diseño sea partícipe desde que se sabe qué servicio o producto se quiere ofrecer, para que desde el principio el diseño sea planteado y presentado a la competencia y así se genere la confiabilidad y credibilidad frente al cliente dando resultados exitosos.
Thalía Campos Cuenca. Referecia:http://www.kitipla.com/diseño rentable de Xénia Viladás.
El fracaso de una
PyME
Cada año se cierran casi tantas empresas como se crean. Cuando las estadísticas que se dan a conocer con cifras que siempre superan nuestro conocimiento del mercado en especial de las pymes, estas tienen que ver con el cierre de las empresas que poco tiempo después de abrir fracasan o por diferentes motivos tienen que cerrar, es cuando nos damos cuenta que es más fácil fracasar que tener éxito,
pero no tiene que
ser siempre de ese modo. Existen muchos motivos por los cuales una empresa deja de ser un proyecto rentable, en este artículo abordaremos algunos de los motivos por los cuales una empresa cierra.
El éxito o fracaso de las pymes gira entorno a las decisiones tomadas dentro de la misma. Por ello es importante que las decisiones que se tomen tengan bases sólidas y estén debidamente fundamentadas con un análisis exhaustivo de toda nuestra empresa, ya que de ese análisis, del co-
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nocimiento de la misma, de los estudios adecuados de mercado, de las innovaciones y de la búsqueda de una mejora continua dependen las decisiones que se toman, de lo que dependerá el futuro de la misma, lo que nos lleva a generar alguna ventaja competitiva en el mercado, mayor crecimiento y posicionamiento.
Dentro de los motivos por los cuales una empresa fracasa se pueden encontrar los errores administrativos, que si bien muchos de nosotros ponemos más atención en los problemas financieros y nos concentramos en generar dinero porque es el objetivo principal de poner una empresa, no debemos dejar de lado la parte administrativa, ya que ésta es la que nos va a dar la base para que conozcamos en un principio lo que queremos hacer con nuestra empresa, estableciendo una misión y una visión; aunque en muchas ocasiones simplemente abrimos nuestra empresa, pero no sabemos que queremos lograr realmente con ello. Otro problema importante es la falta de un análisis estratégico, esto es muy importante ya que este análisis nos va a dar la pauta para que nuestra empresa se vaya posicionando en el mercado en base a las diversas estrategias planteadas de acuerdo a los recursos con los que contemos en el mo-
mento de realizar el análisis estratégico, este puede elaborarse antes de abrir nuestra empresa, que es lo más recomendable, si no es así de igual manera se toman en cuenta los recursos con los que se cuente en el momento de realizarlo, sin importar el momento en que se haga es de vital importancia ya que va a ser la base para que nuestra empresa vaya creciendo y logrando el posicionamiento deseado. Dentro de los errores administrativos también podemos encontrar la mala administración, que si bien aunque tengamos todos los análisis que queramos, contemos con los recursos necesarios y se tenga el mejor producto para vender, si todo esto no es administrado de manera eficiente lo único que vamos a lograr es que todos esos puntos a nuestro favor se vuelvan en nuestra contra, si no se tiene la administración adecuada y dentro de ésta no se toman las mejores decisiones sobre los recursos con los que contemos. Así, podemos mencionar algunos de los errores más comunes o que quizá en algún momento nos hemos dado cuenta que los hemos cometido, ya sea por falta de experiencia o por la emoción que experimentamos al momento de abrir nuestra empresa, dentro de estos podemos encontrar:
1.
Falta de experiencia: La caren-
cia de experiencia tanto en la administración de empresas como en la actividad que se ha de desarrollar incluye un elevado riesgo para los pequeños propietarios. Carecer de experiencia constituye en sí la base fundamental de todas las demás causas que llevan al fracaso. Es necesario volver a subrayar el hecho de que no basta con contar con experiencia en materia de negocios, además es necesario contar con experiencia en el ramo en particular a la cual se dedique.
2. Falta de dinero/ capital: Es fundamental con-
tar con la suficiente cantidad de fondos que hagan innecesario por un lado la solicitud de préstamos, y por otro contar con lo necesario para desarrollar las operaciones básicas se requieran. Así sabemos que cierto tipo de actividades requieren de un gasto fijo mensual, no disponer con el suficiente dinero para soportar esos gastos nos pueden acarrear muchos problemas y llevarnos a un estancamiento o dejar de recibir los beneficios que esas actividades fijas nos pueden proporcionar.
3.
gar en dónde nos queremos establecer y así evitar inconvenientes para el desarrollo de las futuras operaciones de la empresa.
4. Fallas en los controles internos: La estricta revisión en los controles internos
es fundamental para evitar los fraudes internos, como externos. Una importante cantidad de empresas quiebran todos los años producto de los fraudes. Este es un punto vinculado directamente con los errores en materia de seguridad. Cabe mencionar que al hablar de controles internos no sólo estamos haciendo referencia a evitar fraudes, sino también se trata de evitar la comisión de desatenciones que lleven a importantes pérdidas para la empresa, como podrían ser los errores en materia fiscal.
Mala ubicación:
La ubicación suele ser un factor no atenido debidamente a la hora de comenzar determinadas actividades; éste tiene gran importancia en cuanto a la facilidad con la que los clientes se va acercar a nuestro negocio, las características del entorno, las especialidades propias de la zona, los niveles de seguridad del lugar, la cantidad de personas que pasan por el lugar, los niveles de accesibilidad entre otros. Ubicarse en el lugar incorrecto en función de la actividad constituye desde un principio un problema. Ubicarse en el mejor lugar implica en ciertas ocasiones mayores gastos, ya sea por el alquiler o por otras cuestiones, asimismo, ese gasto se puede compensar con otros gastos como el de la publicidad, porque al estar en un mejor lugar no se necesitará mucha publicidad, por ello es conveniente evaluar todas las posibilidades que existan en cuanto al lu-
5.
Mala selección de personal:
No elegir al personal apropiado para el desarrollo de las diversas tareas que se ejecutan en la empresa ya sea por falta de experiencia, aptitudes o actitudes, carencia de orden moral pueden acarrear pérdidas por defraudaciones, pérdidas de clientes por mala atención e incrementos en los costos por improductividades, aparte de poder llegar a generar problemas internos con el resto del personal o directivos por motivos disciplinarios.
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6. Fallas en la planeación:
Producto tanto de la falta de experiencia y/o de la ausencia de capacidades técnicas, puede llevar al empresario o directivo a no fijar correctamente los objetivos, a no prever efectivamente las capacidades que posee la empresa y aquellas otras que debe conseguir, desconocer las realidades del entorno y las posibilidades reales de la empresa dentro de su ámbito de acción. Debe recordarse una famosa frase que al respecto dice “Quien no planifica, planifica para el desastre”. Es de mucha importancia conocer cuáles son las demandas o necesidades de los consumidores y nuestra capacidad para cubrirlas, o dicho de otra forma, debemos conocer la real potencialidad de nuestros productos o servicios.
7. G r a v e s errores en la fijación de estrategias: Vinculadas directamente al punto anterior
implica la comisión de graves falencias a la hora de fijar y/o modificar la misión de la empresa, su visión, los valores y metas, como también, reconocer sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas cambiantes en el entorno. Las fallas en las estrategias derivan de no evaluar los cambios en las capacidades y potencialidades de sus clientes, proveedores, competidores actuales, posibles nuevos competidores y proveedores de bienes y servicios sustitutos. No cambiar las estrategias del negocio en función a los cambios producidos en el entorno pueden llevar a la empresa a su ruina. Ello implica la necesidad de monitorear de manera continua los cambios a nivel económico, social, cultural, tecnológico, político y legal.
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8. Falta o ausencia de planes alternativos: Limitarse a un solo plan, no tomando la precaución de analizar y redactar planes alternativos o de contingencia ante posibles cambios favorables o desfavorables en el entorno llevarán a la empresa a no aprovechar las circunstancias y tardar en reaccionar ante los sucesos.
9. Graves fallas en los procesos internos: Altos niveles de deficiencia en materia de calidad y productividad, sobre todo si no están acorde con los niveles del mercado y de la competencia, llevará a elevados costos y pérdida de clientes.
10. Ausencia de políticas de mejora continúa: Creer que con los éxitos y lo-
gros del pasado pueden seguir obteniéndose resultados positivos en el presente y en el futuro es uno de los más graves errores. Tanto los productos y servicios, como los procesos para su generación deben ser mejorados de manera continua, sobre todo en éste momento de mercados globalizados en dónde se ven expuestos a la competición con empresas de
otras naciones, las cuales tienen una clara estrategia de mejora continua sacando el máximo provecho de la curva de experiencia.
de mercado y satisfacer plenamente a clientes y consumidores de manera eficaz.
conectarse del entorno, en cuanto a los cambios de gustos, servicios y requerimientos del entorno, aparte de los cambios tecnológicos. Es una forma de adormecimiento intelectual.
pasa no retorna jamás. Alguien que no quiere correr el riesgo de fracasar en sus negocios debe proceder de manera tal de no desperdiciar ninguno de los sesenta minutos de cada hora. La organización, la planificación y el respeto de los plazos fijados son las claves de una buena administración del tiempo.
14. Mala administración del 11. Falta de capacitación del tiempo: Los empresarios que triunfan de la empresario y directivo: Lleva a des- mejor manera, saben muy bien que el tiempo que
12. G r a v e s 15. Mala gestión financiera: Conerrores a traer deudas de corto plazo para inversiones de la hora largo plazo, la adquisición de mercaderías, o bien de resol- depender de líneas crediticias no adecuadas para financiarse suele terminar de manera nefasta para ver proble- muchas empresas. Debe tenerse muy en cuenta la mas y tomar real de capacidad de venta sin caer en excesos de decisiones: La optimismo, de igual forma no deberán realizarse
falta de definición del problema, o lo que es más grave aún, su no detección, el no detectar las causas del mismo, la incapacidad para generar soluciones factibles, y la falta de capacidad para su puesta en ejecución, lleva en primer lugar a no solucionar los problemas o a solventar momentáneamente algunos de los síntomas, o bien, a que al no dar la solución a los mismos éstos persistan en con el paso del tiempo y se agraven. Una gran mayoría de los empresarios actúan por impulso, intuición o experiencia, careciendo de un método sistemático para dar solución a los problemas y adoptar decisiones de manera eficaz y eficiente. Ello es algo que también debe ampliarse a una gran mayoría de los profesionales que los asesoran.
13. La resistencia al cambio: Apli-
cable ello tanto a empleados y directivos, pero sobre todo al propietario, quién subido al podio por sus anteriores triunfos cree que los logros del pasado servirán eternamente para conservar su cuota
grandes inversiones. De igual forma deberán controlarse de manera estricta la entradas de dinero, verificando todos los ingresos generalmente sean siempre superiores a los egresos o gastos. Establecer un presupuesto en base a los ingresos y egresos, no hacer esto implica hacer que la empresa caiga en un probable estado de incapacidad para continuar operando.
16. Tener expectativas poco realistas: Vinculado al punto anterior,
a la planificación y presupuesto, está la generación de expectativas poco realistas, lo cual lleva a un exceso de gastos e inversiones, así como también de deudas, pensando en la posibilidad de ingresos superiores a los que realmente luego se dan. Ello no sólo trae aparejado problemas financieros, sino que también lleva a estados depresivos y profundas caídas en los niveles de optimismo.
17. No conocerse a sí mismo:
Es fundamental que el empresario reconozca sus propias limitaciones, capacidades y sus comportamientos habituales ante determinadas circunstancias. Reconocer ello a tiempo permitirá no sólo evitar errores a la hora de tomar decisiones, sino además actuar de manera tal para poder sobrellevar los momentos difíciles que todo negocio tiene.
las cuales no le permiten desarrollarse con acierto, pues sólo sobreviven hasta que no pueden superar sus problemas, en consecuencia es de vital importancia que los empresarios utilicen herramientas de última tecnología para el desarrollo sostenido , así como que consigan el auxilio de consultores externos que los asesoren con paso seguro en los momentos difíciles.
18. Tener una mala actitud:
Así, podemos concluir en que son muchas las causas que ocasionan que nuestra empresa fracase, algunas de ellas tienen que ver con la mala administración del negocio y las malas decisiones que en él sean tomadas.
No poseer una actitud de lucha y sacrificio, sumados a una clara disciplina y ética de trabajo impedirá el crecimiento y sostenimiento de la empresa.
Por ello es importante que busquemos la
19. El incumplimiento de las asesoría de gente especializada que nos obligaciones laborales: La falta de apoye. Para que nuestro negocio crezca controles internos, de planificación, el descuido o improvisación, sumados a la falta de una correcta organización, así como el pensar que sólo evadiendo impuestos y trabajando de manera irregular con los empleados se pueden generar mayores ingresos en el corto plazo, pero pone en riesgo la capacidad de generación de beneficios sustentables en el largo plazo.
cada día más.
De toda la información errónea que vemos diariamente en el mercado por las experiencias de otras empresas o negocios anteriores fallidos, debemos tomar en cuenta que cada negocio es único y las necesidades del mismo siempre van hacer únicas, por ello debemos de conocer hasta el más mínimo detalle de nuestra empresa y qué es lo que queremos lograr al poner en marcha este negocio, pero sobre todo no dejarnos sorprender.
Establecer un plan estratégico de la mano de los asesores indicados para que podamos lograr el éxito de nuestra empresa.
La mayoría de nosotros como dueños de un negocio vemos como causa principal de que nuestra empresa no vaya por el camino correcto a las “circunstancias externas”, mientras que los especialistas atribuyen a las principales causas del fracaso a las “circunstancias internas” de cada organización,
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Luis Ernesto García Pedraza. Bibliografía: Debernardo, Héctor D. (2008). Las PYMES México: ISEF. Irigoyen, Horacio A. (1997). PYMES su economía y organización. Fuentes extras: http://www.pyme.com.mx/
Administración
del tiempo en artículos
perecederos Empecemos por definir a la administración del tiempo como el control en las actividades, no importando si se hace referencia a una logística, puesto que en aspectos de trabajo este ordenamiento del tiempo se aplica en revisar continuamente los pendientes que son de mayor urgencia, los que se deben entregar en un periodo determinado o los que simplemente existen temporalmente; por lo que concluimos que es una herramienta que ayuda a una práctica aplicación administrativa para llevar a cabo todas las tareas inmediatamente.
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¿Qué son productos perecederos? Son productos que por su naturaleza tienden a tener una descomposición rápida, entre los más comunes mencionaremos: la fruta, verdura, carne, productos lácteos, huevos, flores, etc.
Ahora bien, los puntos a considerar en la administración del tiempo son los siguientes:
Planear. Organizar. Priorizar. Recordar contratiempos como:
El tipo de perecedero. Su tiempo de descomposición. Considerar los traslados de distancias. Calcular el número de maniobras.
C
onociendo ya los términos “administración del tiempo” y “productos perecederos” encontramos que la combinación de ambos términos cobra importancia por el hecho de que si no hay una buena planeación en la administración del tiempo para los productos perecederos en la importación, exportación o simples traslados de compra-venta, se corre el riesgo de que al llegar a la empresa y después hasta el consumidor final, no llegue en buen estado y eso conlleva una pérdida de dinero y sobre todo tiempo.
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Con nuestras listas se puede observar que una planeación no se lleva a la ligera, es preciso organizarnos porque estamos considerando un producto en específico, en el cual tenemos que recurrir a diferentes aspectos a los ya mencionados por ejemplo: en un traslado de un producto perecedero y dependiendo la distancia de su destino final , recordemos que son parte de los detalles que debemos tomar en cuenta para una logística exitosa y recordar que cada hora representa perdida de la vida útil del producto, luego entonces se considera también
independientemente de lo ya mencionado lo Así podemos concluir que, los productos peresiguiente: cederos son delicados para su traslado por todo lo que se debe considerar en un planeación de tiempo y los factores que conlleva para una Su empaque. mejor alternativa de vida del mismo, para Su embalaje. que éste llegue siempre en buen estado a su lugar destino para su venta. Tipo de contenedor o trans-
porte. Medir el tiempo en el que llegaría. Normas de llenado. Normas de etiquetado. La temperatura a las que se puede exponer.
Hay un sinfín de factores a considerar en una administración del tiempo y lo complejo que puede resultar en productos perecederos, que si se trata de un producto que tiene un límite de tiempo de vida, que si es manejado en cargas no especiales para su transportación o que simplemente el clima daña al producto.
Melina Anaya Orduña.
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Aspectos
básicos en una
auditoría
administrativa ¿Alguna vez has realizado una Auditoría Administrativa en tu empresa? Si es así ¿en que áreas?
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De acuerdo a Benjamín Franklin, la Auditoría Administrativa es la revisión con un análisis total o parcial de una organización con el propósito de conocer su nivel de desempeño y encontrar oportunidades de mejora para innovar, generar valor y crear una ventaja competitiva.
on ello tenemos que una auditoría administra- • Sector de actividad. tiva es una evaluación constructiva de todos los ámbitos que integran Primario: Son aquellas que obtienen los a una empresa, entre los que recursos de la naturaleza, ya sean alimentos o destacan los planes, objetivos, para generar materias primas. Ejemplos: agriforma de operación, capital cultura, ganadería, pesca. humano y recursos existentes. Secundario: Son las que transforman las materias primas que se obtienen del sector priAhora que tenemos más mario. Incluye las fábricas, talleres y laboratoclaro el significado de una Au- rios de todos los tipos de industrias. ditoría Administrativa, podemos conocer los puntos más importantes a revisar Terciario: Son las que reciben los producen la empresa. tos elaborados en el sector secundario para su venta. Asimismo, el sector terciario incluye las • Naturaleza jurídica. comunicaciones y los transportes. En este punto podemos revisar cuál es el objeto social, legislación, tipo de sociedad mercantil y • Tamaño de la empresa (Micro, la forma de administración. pequeña o mediana empresa).
•
Organización interna.
•
Número de empleados.
•
Sistemas de comunicación e
•
Niveles de desempeño de las di-
Se refiere a la misión, visión, planes y objetivos, así como de su estructura organizacional, re- • Tecnología aplicada en la emcursos humanos y clima organizacional. presa (maquinaria, computación). información (software, internet, teléfono).
ferentes áreas que conforman a la empresa.
•
Entorno (clientes, globalización, importaciones, exportaciones, proveedores, instituciones bancarias). •
Trato con los clientes.
• Productos o servicios que se • Giro de comercializan. la empresa ( i n d u s t r i a l e s , • Sistemas de calidad. comerciales y de servicios). Referente a la forma de administración, procesos y procedimientos, seguridad e higiene, elaboración de productos.
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Para poder realizar una Auditoría Administrativa esta debe ejecutarse a través de un auditor; el cual es capaz desarrollar el programa de la auditoria dependiendo de los puntos a evaluar, captar la información para poder evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos y sistemas utilizados, diagnosticar métodos de operación, detectar hallazgos y evidencias, analizar la estructura y funcionamiento. El auditor debe llevar en todo momento una ética profesional, además de ser comprometido, imparcial y contar con una iniciativa; utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y técnicas que habrá de aplicar en una auditoría.
emplear depende directamente de dos cuestiones: • En la auditoría interna el diagnóstico del auditor está destinado para la empresa. • En el caso de la auditoría externa el diagnóstico está destinado hacia tercereas personas.
En cualquiera de los dos tipos de auditoría el resultado final sólo se basa en un dictamen u opinión acerca del funcionamiento íntegro de la empresa hacia las personas interesadas, con el fin tomar decisiones estratégicas que permitan el buen funcionamiento de las mismas. Los conocimientos que debe poseer un Audi- Entre la principal información que se puede tor son contar con una formación académica encontrar en el dictamen, está lo siguiente: en licenciatura o posgrado entre las que destacan: administración, informática, comuniForma de administración. cación, ciencias políticas, relaciones industriales, Procesos de larga duración. ingeniería en sistemas, contabilidad, derecho, Sistemas de calidad faltantes. relaciones industriales; recordemos que mientras más conocimientos tenga el auditor más Demoras. áreas podrá abarcar para realizar la Auditoría Desperdicios. Administrativa; más estudios complementaCostos elevados en producción. rios a lo largo de su vida profesional por medio de diplomados y seminarios. Además de saber Procesos obsoletos. operar equipos de cómputo, dominar idiomas Porcentajes de satisfacción d los clientes. que sean parte del examen de auditoria; el conEficiencia de los empleados. tinuo conocimiento le permitirá alcanzar una madurez de juicio para el ejercicio de manera prudente y justa.
En cuanto a la experiencia, el auditor debe dominar las áreas sustantivas de la organización, tener el conocimiento sobre casos prácticos para determinar la profundidad de sus observaciones.
Tipos de auditoría Ahora bien, la Auditoría puede emplearse de manera interna, es decir, que dependa directamente de una unidad administrativa de la empresa; o bien, puede efectuarse por auditores independientes (consultores administrativos externos). El tipo de auditoría que se vaya a
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Fortalezas.
Oportunidades.
Amenazas.
Jesús Emmanuel Pérez Orozco.
Entrevista
In AID
InAID es un grupo de profesionales calificados, enfocados en facilitar el uso de tecnologías de vanguardia aplicadas a la Ingeniería Documental. Nuestro principal objetivo es incrementar la productividad de las organizaciones públicas y privadas, disminuyendo los costos que genera la Administración Documental Físico Electrónica (ADFE).
Entre nuestros proyectos realizados más importantes destacan: el desarrollo de un Sistema de Gestión y Control de la Producción para un Laboratorio de Acuicultura; la mejora de procesos y digitalización del acervo documental de una conocida Notaria en la ciudad de Toluca, México; el desarrollo de un sitio Web para una consultora empresarial; un sistema de admiDesde que nos conformamos como equipo, nistración y control de expedientes clínicos hemos tenido la oportunidad de colaborar para un médico especialista; el sitio Web implementado o desarrollando diversas solu- de la Asociación de Juristas Mexiquenses. ciones tecnológicas con Empresas Micro e incluso PYMES, de giros y necesidades diversos.
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Debemos estar siempre a la vanguardia en las tecnologías que surgen, para implementarlas en nuestras soluciones que ofertamos; este es ¿En qué momento surge la un reto y una oportunidad siempre motivante.
idea de iniciar un negocio propio?
Ustedes que promueven los
En varias ocasiones los miembros de la emprebeneficios de la tecnología sa comentamos la idea de conjuntar nuestros en las empresas ¿cuáles conocimientos y experiencia para tener un negocio propio. Tuvimos varias reuniones inserían las barreras más comunes formales en las que las ideas eran divergentes con las que se encuentran en el y ambiciosas. Poco a poco tomó forma una mercado (clientes)? idea de que pudiéramos llevarla a cabo con los recursos disponibles y que pudiera ir crecien- La resistencia al cambio es algo natural que, en do con el tiempo, esto fue a principios del año nuestro caso se acentúa por el desconocimiento 2010. de los alcances que se pueden tener y también por una falsa idea de la inversión que se requiere para lograr una gran diferencia en ¿Qué es la digitalización? nuestra forma de trabajo. Debemos ser claros y precisos para exponer esto a nuestros clientes. Es el proceso con el cual los archivos físicos de la empresa se transforman en archivos electrónicos, para posteriormente acceder a ellos a través Para llevar a cabo esta actide vías autorizadas desde una terminal (PC). vidad ¿qué tipo de tecnología
utilizan y que grado de sofisticación requiere?
¿Qué los motivó a llevar a cabo esta actividad sobre En cuanto a tecnología de digitalización hacedigitalización? mos uso de equipos de vanguardia, que facilNos dimos cuenta que una de las principales herramientas de trabajo de todas las empresas son justamente los documentos que genera y de los que hace uso todos los días. Cuando este acervo no está correctamente administrado, genera respuestas tardías, un alto porcentaje de tiempo en su archivo, consulta y recuperación, en otras palabras una gestión poco adecuada.
itan el manejo de la documentación y procuran su conservación. El software es desarrollo propio a través de herramientas estables, por lo que aseguramos años de uso en las soluciones que desarrollamos.
¿Cuál es el tiempo promedio de digitalización según su experiencia de trabajo?
Como empresarios, ¿qué tipo de Como promedio podemos trabajar 600 exproblemas enfrentan con el pedientes en 2 semanas (5 días hábiles), en día a día de su actividad? un proceso que va desde preparación has
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ta restauración de documentos maltrata- radica en el uso que se les da, no siendo redos, con la finalidad de que al momento de queridos o necesarios en cierto grado, mucho ser digitalizados sean lo más visible posible. depende de la visión de los emprendedores.
¿Cuáles son las ventajas y/o desventajas de contar con información digitalizada para las empresas? Como ventaja es la ágil y conveniente consulta de información de su acervo, la reducción en el almacenamiento y conservación. Como desventaja sólo el tener que recordar su contraseña para ingresar al Sistema de Consulta.
De acuerdo a su mercado ¿Creen posible la fácil o rápida adopción de la digitalización en las micro y pequeñas empresas mexicanas? En el caso de empresas “jóvenes” o con una visión de trabajo en la cual planean implementar las TIC´s dentro de la organización en el manejo de sus diversos procesos, la adopción resulta fácil y la transición es recibida de mejor manera; sin embargo, depende en gran parte de la mentalidad y la resistencia al cambio por parte del personal y los involucrados dentro de la empresa, no importa que sean micro, pequeñas, medianas o grandes empresas.
Como empresarios ¿qué creen que los emprendedores y/o pequeños empresarios requieren como apoyo por parte del gobierno? Los apoyos pueden ser una forma de desahogo, sin embargo, el grado de beneficio
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Consulta ¿De qué sirve que mi negocio tenga una mascota?
Tengo una miscelánea y antes era REPECO, ahora que soy del nuevo régimen ¿cómo debo pagar mis impuestos?
Es de mucha utilidad, ya que tus clientes podrán identificar con mayor facilidad a tu negocio o empresa; una mascota hace que tu producto o servicio sea considerado divertido y eso La forma de pago de tus impuestos bajo el atraiga más la atención de los consumidores. Régimen de Incorporación Fiscal seguirá siendo de forma bimestral, sin embargo, como este es El apoyo de una mascota ayuda a que tu pro- tu primer año recuerda que estas exento del ducto o servicio sea más fácil de identificar pago. Las declaraciones que debes presentar o de recordar por tus consumidores o clientes son bimestrales y los pagos realizados son depotenciales, como ejemplo tenemos al “rey” de finitivos, por lo que tu primera declaración deCarlos V, al “conejo” de quik, el “elefante” de berás efectuarla en el mes de mayo 2014 (por chococrispis, el “tigre” de zucaritas, el “genio” los meses de enero y febrero 2014), de igual forde maestro limpio, o en otras circunstancias al ma bajo este nuevo régimen no estás obliga“snoopy” de metlife, aunque en este último caso do a presentar declaración anual ni declaraexisten situaciones sobre permisos de uso de per- ciones informativas. Toma en cuenta que sonajes ya posicionados en el gusto del público. aunque no debas pagar impuestos durante el primer año debes presentar la información de tus declaraciones en tiempo y forma, ya que de lo contrario podrías salir de este esquema y perder todos los beneficios que te ofrece.
Tenemos la opción de consulta, todas tus dudas
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las resolveremos aquí
generando@gcnt.com.mx
Efemé-
rides 01 mayo
01 mayo
18 mayo 1994
18 mayo 1994 05 mayo 1948 25 de mayo 05 mayo 1948 25 de mayo Día Internacional del Trabajo.
México se hace miembro de la Organización de los Estados Americanos (OEA).
México ingresa a la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico.
Día del Contador en México.
31 mayo
07 mayo 1975 31 mayo 08 mayo 08 mayo 07 mayo 1975
Se constituye el Consejo Coordinador Empresarial.
Día Mundial de la Cruz Roja.
Día Mundial sin Tabaco.
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más
Palabras
menos
Zanjar
Zanjar: Voz que se usa figurativamente Emulsión: Mezcla de dos líquidos, uno de
Emulsión
para referirse a remover las dificultades e in- ellos parcialmente miscible y que es dispersado convenientes que puedan impedir el arreglo de en forma de glóbulos por el otro. un conflicto. Superar un litigio o negocio complicado mediante alguna fórmula de acuerdo. Yantar: Presentación enfitéutica que antiguamente se pagaba en especie, y hoy en diSalomonio: Se dice de los fallos ingeniosos nero, al poseer del dominio directo de una finy justos, aunque carezcan de una adecuada u ca. ortodoxa fundamentación legal. Xenia: Obsequio que se hacía a los huéspedes Anagrama: Conjunto de formas o figuras y los embajadores extranjeros en la antigüedad que sirven de representación gráfica a una romana y griega. marca comercial. Se confunde a menudo con logotipo aunque se diferencia de éste en que Gradiente: Término utilizado en el diseño no se usan caracteres alfabéticos. gráfico para definir la degradación de la imagen. Venal: Bien vendible o expuesto a la venta. También se dice en otro sentido de quien se deja sobornar con dádivas.
Salomonio
Anagrama
Venal
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Yantar
Xenia
Gradiente
¿Crees que aprender mandarín, está en chino? Leona Vicario 729 int. 102 Col. Real de Arcos. C. P. 52154 Metepec, Edo. de México www.clcmexico.com Horarios: Lunes - Viernes 9:00 a 20:00 hr./ Sábados 8:00 a 14:00
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