Spec_ vipusk_KZ_2012

СПЕЦВЫПУСК2012

Как подсчитать отпускной стаж Можно ли установить «свою» длительность отпуска Как поделить, продлить или перенести отпуск Какие премии учесть при расчете отпускных Когда платить с отпускных НДФЛ и другие ответы на вопросы бухгалтеров по отпускам в семинаре

ОТПУСКНЫЕ 2012: РАСЧЕТ, УЧЕТ, НАЛОГИ КонсультантПлюс надежная правовая поддержка

Спецвыпуск2012 Спецвыпуск выходит ежемесячно Учредитель ООО «Издательский дом “Главная книга”» Издатель ООО «Издательство “Главная книга”» Главный редактор Татьяна Ашомко З а м е с т и т е л ь гл а в н о го р е д а к то ра Антон Дыбов Выпускающий редактор Алевтина Колосовская М а р к е т и н г, р а с п р о с т р а н е н и е Олег Знаменский К о р р е к т ура Наталья Феоктистова Верстка Ирина Суливонская Адрес редакции 117105, Москва, Варшавское шоссе, 37а Телефон | факс (495) 781 3802 E%mail kz@glavkniga.ru Зарегистрировано в Росохранкультуре 20 июля 2006 г. Рег. ПИ № ФС 77%24962 П о д п и с н ы е и н д е к с ы в к а т а л о га х «Пресса России» — 83583 «Роспечать» — 84242 Межрегиональное агентство подписки — 10900 © Издательство «Главная книга», 2012

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги 2 4 4 10

l

l основные вопросы программы l пленарное заседание Ежегодные основные отпуска Ежегодные дополнительные отпуска

19

Делим, продляем, переносим и вовремя оплачиваем

24

Работник увольняется: что делать с отпуском

29

Расчетный период и расчетные дни

36

Что включать в средний заработок

42 48 53

Если выросла зарплата «Отпускные» налоги и взносы Налоговый отпускной резерв

Отпечатано в ОАО «АСТ — Московский полиграфический дом», 111123, Москва, шоссе Энтузиастов, д. 56, стр. 22 Подписано в печать 12.01.2012 Тираж 459 000 экз. Перепечатка материалов допускается только с письменного разрешения редакции

При подготовке материалов используется справочная правовая система КонсультантПлюс В издании использованы иллюстрации: © Phototimes/Dreamstime, 2012 © Издательство «Главная книга», 2012

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|1

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги вступительное слово основные вопросы программы

основные вопросы программы Ежегодные основные отпуска

основные документы

Длительность основного отпуска: обычная и «льготная» l c. 4. Если на отпуск пришлись праздники l с. 5. Основной отпуск в рабочих днях: ко му и сколько положено l с. 5. Как подсчитать отпускной стаж l с. 6. Когда в отпускной стаж входит время отсутствия на работе l с. 7. Когда появляется право на отпуск у обычных работников, а кто может взять отпуск в любое время l с. 8. Перенос отпуска на будущий год l с. 10.

Трудовой кодекс РФ Главы 23, 25 Налогового кодекса РФ Федеральный закон от 24.07.2009 № 212 ФЗ «О страховых взносах в Пенси онный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Фе дерации, Федеральный фонд обязательно го медицинского страхования и территори альные фонды обязательного медицинского страхования»

Ежегодные дополнительные отпуска Отпуск «за вредность»: кому и сколько положено l с. 11, считаем стаж для отпуска и дни отпуска l с. 12 (пример l с. 13). Пересчет ра бочих дней отпуска «за вредность» в календарные: первый способ l с. 14, второй способ l с. 15, пример l с. 15. Отпуск за ненормиро ванный рабочий день и его продолжительность l с. 16. «Северные» от пуска: кому и сколько положено l с. 17. Отпуск за особый характер работы l с. 19. Отпуск по инициативе работодателя l с. 19.

Положение об особенностях порядка ис числения средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922

Делим, продляем, переносим и вовремя оплачиваем

Эти документы можно найти в разделе «Законодательство» системы КонсультантПлюс (информационный банк Версия Проф).

Как правильно разделить отпуск l с. 19. Как посчитать дни продленно го отпуска заболевшему работнику l с. 20. Когда работник вправе пе ренести отпуск и как это оформить l с. 21. Последствия просрочки выплаты отпускных l с. 22. Как избежать штрафа, если вы не успевае те оплатить срочный отпуск вне графика l с. 23.

Работник увольняется: что делать с отпуском Компенсируем неиспользованные дни отпуска или предоставляем от пуск с последующим увольнением l с. 24. Подсчитываем дни неис пользованного отпуска l с. 25 (пример l с. 25). Отпуск использован авансом: удерживаем долг за неотработанные дни l с. 26, считаем на логи и страховые взносы l с. 27 (пример l с. 28).

Расчетный период и расчетные дни Определяем расчетный период l с. 29. Периоды, исключаемые из рас четного l с. 31. Расчет календарных дней в расчетном периоде: отра ботанном полностью l с. 32, не полностью l с. 32 (пример l с. 33). Рассчитываем оплату отпуска в рабочих днях l с. 33 (пример l с. 34). В расчетном периоде нет зарплаты и отработанных дней: первая ситуа ция l с. 34, вторая ситуация l с. 35, третья ситуация l с. 35.

Что включать в средний заработок Какие выплаты включать в средний заработок, а какие — нет l с. 36. Какие премии, в каком количестве и размере учитывать в среднем за

2|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги вступительное слово основные вопросы программы

работке l с. 37. Правила учета премий при не полностью отработан ном расчетном периоде l с. 39. Пример учета премий при расчете отпускных l с. 41.

Если выросла зарплата Когда и какие выплаты надо корректировать на коэффициент повыше ния l с. 42. Когда нужен сводный коэффициент повышения и как его рассчитать l с. 44. Как корректировать выплаты, если повышение ок ладов было в расчетном периоде l с. 45, в месяце начала отпуска l с. 46, во время отпуска l с. 47.

«Отпускные» налоги и взносы отзывы Перелетова Надежда Борисовна, инспектор по кадрам, г. Москва Действительно, некоторые работники пыта ются воспользоваться правом разбить от пуск на части с тем, чтобы или растянуть его, или, наоборот, вместо дней отдыха по лучить больше денег. И это создает пробле мы работникам кадровой службы и бухгал терии. Думаю, что мы воспользуемся рекомендацией лектора и закрепим прави ла разбивки отпуска на части в положении об отпусках, чтобы не спорить по этому по воду с каждым работником.

Учитываем в расходах оплату установленных законом отпусков l с. 48. Почему не включаются в налоговые расходы отпуска по инициативе работодателя l с. 49. Налоговый учет доплат до полного оклада и ком пенсации за неиспользованный отпуск l с. 50. Как учитывать расходы, если отпуск приходится на разные месяцы l с. 51. Страховые взносы с отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск l с. 51. Когда перечислять в бюджет НДФЛ с отпускных l с. 52.

Налоговый отпускной резерв Технология формирования отпускного резерва l с. 53. Списываем в рас ходы ежемесячные отчисления в резерв l с. 54. Что делать, если заре зервировали меньше или больше, чем списали в течение года l с. 55. Считаем остаток резерва, переносимый на следующий год l с. 55.

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|3

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные основные отпуска

l

пленарное заседание Добрый день, уважаемые коллеги! Несомненно, слово «отпуск» у боль шинства работников вызывает приятные ассоциации. Однако для бух галтера отпуска работников его организации влекут дополнительные заботы и проблемы, с которыми вы знакомы не понаслышке. Учитывая, что тема эта обширна, а нормы правовых актов не всегда однозначны, вопросы возникают постоянно. Я с удовольствием помогу вам разо браться в сложных и нестандартных вопросах расчетов с работниками. Это обезопасит вас и от споров с работниками, и от претензий контро лирующих органов. А поскольку в небольших организациях бухгалтер выполняет еще и функции кадровика, мы рассмотрим также вопросы предоставления и оформления отпусков.

Семинар ведет Елена Алексеевна Шаповал к. ю. н., доцент кафедры трудового права и социального обеспечения Российской правовой академии Минюста России

Ежегодные основные отпуска Конституция России гарантирует каждому работающему по трудовому договору право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Правила его пре доставления прописаны в Трудовом кодексе. Согласно ему отпуск — это время отдыха, свободное от трудовых обязанностей, в течение ко торого за работником сохраняется его место работы и средний зара боток. Ежегодные отпуска делятся на основные, которые полагаются лю бому работнику, и дополнительные, которые предоставляются только определенным категориям работников. Давайте сначала рассмотрим основные отпуска. l Право на ежегодный основной отпуск ТК дает всем работникам, независимо от их должности, режима работы, срока трудового догово ра и других условий. По общему правилу основной отпуск — это 28 ка лендарных дней. Соглашением с работником продолжительность ос новного отпуска ни сократить, ни увеличить нельзя. Однако для некоторых категорий работников предусмотрены удли ненные основные отпуска. К примеру, несовершеннолетние работники уходят в отпуск на 31 календарный день, инвалидам полагается отпуск не менее 30 календарных дней. Удлиненный основной отпуск может установить только законодатель. Самостоятельно закрепить в коллек тивном договоре для своих работников отпуск длиннее, чем это преду смотрено законодательством, вы можете, только установив дополни тельный отпуск. Однако может случиться так, что вы приняли на работу несовер шеннолетнего. Пока ему еще не исполнилось 18 лет, он проработал у вас несколько месяцев и отпуск не брал. А когда ему уже исполни лось 18 лет, он решил отгулять заработанные дни отпуска. Но 18 лет ний работник имеет право только на 28 дневный отпуск. Какой должна быть продолжительность его отпуска в такой ситуации? Если читать ТК буквально, то получается, что работник может пре тендовать на удлиненный отпуск, только если на момент наступления

Конституция Российской Федерации Статья 37 5. Работающему по трудовому договору [гарантируется]... оплачиваемый ежегод ный отпуск. Длительно сть о с новного отпуска: обычная и «льготная» Статья 115 ТК РФ Ежегодный основной оплачиваемый от пуск предоставляется работникам продол жительностью 28 календарных дней. Статья 267 ТК РФ Ежегодный основной оплачиваемый от пуск работникам... до [18]... лет предо ставляется продолжительностью 31 кален дарный день... Федеральный закон от 24.11.95 № 181IФЗ «О социальной защите инвалиI дов в Российской Федерации» Статья 23 Инвалидам предоставляется ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней.

4|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные основные отпуска

31 д. / 12 мес. = 2,58 дн.

отпуска он все еще несовершеннолетний. Однако продолжительность отпуска зависит не от момента его предоставления, а от того, сколько работник отработал, будучи несовершеннолетним. Представьте, один трудился без отдыха несколько месяцев и из за этого потерял несколь ко дней отпуска, а другой успел сходить в отпуск и оказался в резуль тате в более выигрышной ситуации. Очевидно, что это несправедливо. Поэтому, на мой взгляд, в такой ситуации имеет смысл предоставить работнику дни отпуска за месяцы, пока он был несовершеннолетним, из расчета 31 календарный день за рабочий год (или 2,58 дня за месяц работы). А за время работы уже после того, как ему исполнилось 18 лет, — из расчета 28 календарных дней за год работы. То есть отпу скной стаж (время, за которое работнику предоставляется отпуск) раз бивается на два периода — «льготный» (до того как ему исполнилось 18 лет) и «обычный» (после наступления совершеннолетия).

l Н.З. Ковязина, заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразви тия России, согласна с тем, что за месяцы, отработанные до наступле ния совершеннолетия, следует предоставлять удлиненный отпуск про порционально проработанному «льготному» периоду (журнал «Главная книга», 2010, № 3, с. 65). Если на отпуск пришлись праздники Статья 112 ТК РФ Работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, выплачи вается дополнительное вознаграждение. Статья 120 ТК РФ Нерабочие праздничные дни, приходящи еся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачивае мого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.

l Поскольку отпуск установлен в календарных днях, выходные тоже относятся к дням отпуска. Однако нерабочие праздничные дни в пери од отпуска не входят, а если попадают на период отпуска, то удлиняют его. Отпускные за праздничный день платить не надо. В то же время работникам на часовой или дневной тарифной ставке и сдельщикам оплатить эти дни придется. Но выплатите вы за этот день не отпуск ные, а установленное вашим локальным нормативным актом вознаг раждение за праздничный день. А вот работник на окладе за празднич ный день в отпуске вообще ничего не получит. Так что, если окладник не хочет потерять в деньгах, посоветуйте ему выбирать время для отпу ска так, чтобы на него не выпадало много праздничных дней. Особен но это касается, конечно, новогодних праздников. Поскольку праздники не входят в дни отпуска, в табеле учета рабо чего времени их надо отражать буквенным кодом «В» (или цифровым «26»). И ни в коем случае нельзя использовать буквенный код «ОТ» (или цифровой «09»), которым помечаются дни ежегодного отпуска. Если же обозначить праздничный день кодом «ОТ», то нужно будет вы платить работнику отпускные за один лишний день.

А можно предоставить отпуск начиная с нерабочего праздничного дня?

Основной отпуск в рабочих днях: кому и сколько положено

В ТК нет никаких правил на этот счет, поэтому отпуск можно предо ставить с любого дня, в том числе и с праздничного. Но это не имеет смысла. Ведь нерабочий праздничный день в период отпуска не входит, поэтому дни отпуска вы будете отсчитывать начиная с дня, следующе го за праздничным. l Как я уже сказала, в большинстве случаев ежегодный основной от пуск предоставляется в календарных днях. Но есть два исключения. Особый порядок установлен для сезонных работников и работающих

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|5

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные основные отпуска

по трудовому договору со сроком до 2 месяцев. Им отпуск предостав ляется из расчета 2 рабочих дня за каждый месяц работы. При этом нужно помнить, что рабочие дни отпуска всегда берутся по календарю шестидневной рабочей недели, даже если в вашей орга низации установлена пятидневка. Поясню на примере. Предположим, в вашей организации пятиднев ная рабочая неделя. Вы наняли сезонного работника на летний пери од. Он полностью отработал в вашей организации июнь, июль и август 2012 года. За эти месяцы ему положено 6 рабочих дней отпуска. Работник написал заявление с просьбой предоставить ему отпуск с 1 сентября 2012 года. Следовательно, в отпуске он будет с 1 по 7 сентября включительно: рабочие дни по календарю 6 дневной рабо чей недели — 1, 3, 4, 5, 6, 7 сентября.

Статья 291 ТК РФ Работникам, заключившим трудовой дого вор на срок до двух месяцев, предостав ляются оплачиваемые отпуска или выпла чивается компенсация при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы.

2 раб. дн. х 3 мес. = 6 раб. дн. Статья 295 ТК РФ Работникам, занятым на сезонных рабо тах, предоставляются оплачиваемые отпу ска из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы.

сентябрь 2012 г. пн вт ср чт пт сб вс

1 2

3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14 15 16

17 18 19 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30

Условные обозначения — дни ежегодного оплачиваемого отпуска — выходные дни — рабочие дни по календарю пятидневной рабочей недели

Подскажите, как нам считать отпускные несовершеннолетнему с трудовым договоI ром сроком на 2 месяца: из расчета 2 рабочих дня за месяц или 31 календарный день за год? В вашем случае на несовершеннолетнего работника распространяют ся обе эти нормы — и про удлиненный отпуск в 31 календарный день, и про отпуск в 2 рабочих дня. Поэтому вам придется определить, в ка ком случае отпускные будут больше. Для этого сначала рассчитайте этому работнику отпускные исходя из 31 дня отпуска для несовершен нолетних. То есть из расчета 2,58 календарного дня за каждый отрабо танный месяц. А затем подсчитайте отпускные как работнику, заключившему срочный трудовой договор на срок до 2 месяцев, то есть из расчета 2 рабочих дня за месяц работы. После этого сравните обе полученные суммы и выплатите работнику бо льшую из них. Рассчитать нужно сра зу обе суммы из за того, что в одних ситуациях отпускные могут быть больше по первому расчету, а в других — по второму. Итак, мы выяснили, какая бывает продолжительность основных от пусков. Давайте теперь посмотрим, как правильно определить, сколько дней отпуска полагается работнику. l Понятно, раз отпуск ежегодный — значит, предоставляется за год работы. Однако иногда бухгалтеры ошибочно считают, что период, за который предоставляется отпуск, — это календарный год. Это не верно, ведь ежегодный основной отпуск работнику предоставляется за каждый год непрерывной работы в вашей организации, то есть за ра бочий год. Рабочий год — это 12 полных месяцев со дня приема чело века на работу. Начало первого рабочего года исчисляется с момента поступления работника в организацию, а вовсе не с 1 января. То есть

1 мес. х 31 д. / 12 мес. = 2,58 дн.

Статья 122 ТК РФ Оплачиваемый отпуск должен предостав ляться работнику ежегодно. Статья 124 ТК РФ В исключительных случаях... допускается с согласия работника перенесение отпуска Как подсчитать отпускной стаж на следующий рабочий год. При этом от пуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабоче го года, за который он предоставляется.

6|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные основные отпуска

Статья 121 ТК РФ В стаж работы, дающий право на ежегод ный основной оплачиваемый отпуск, включаются: время фактической работы; время, когда работник фактически не ра ботал, но за ним в соответствии с трудо вым законодательством... локальными нормативными актами, трудовым догово ром сохранялось место работы (долж ность), в том числе время ежегодного оп лачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха; время вынужденного прогула при неза конном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицин ский осмотр (обследование) не по своей вине; время предоставляемых по просьбе ра ботника отпусков без сохранения заработ ной платы, не превышающее 14 календар ных дней в течение рабочего года.

Статья 121 ТК РФ В стаж работы, дающий право на ежегод ный основной оплачиваемый отпуск, не включаются: время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вслед ствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 [ТК РФ]... время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. Когда в отпускной стаж в ходит вр емя отсутствия на работе

право на ежегодный отпуск работник начинает зарабатывать со своего первого дня работы у вас. К примеру, человек принят на работу 22 ноября 2011 года. Значит, первый рабочий год, за который ему должен быть предоставлен еже годный отпуск, начнется 22 ноября 2011 года и закончится 21 ноября 2012 года. Следующий ежегодный отпуск ему положен за второй рабо чий год с 22 ноября 2012 года по 21 ноября 2013 года и так далее. Но это правило действует при условии, что перерывов в отпускном стаже у работника не было. Чтобы заработать отпуск, нужно прорабо тать в конкретной организации определенный срок. Конечно, основ ной отпуск может быть предоставлен и авансом, но если работник уво лится, не наработав положенный отпускной стаж, то неотработанные отпускные с него можно будет удержать. Как это правильно сделать, мы рассмотрим позже. Какие периоды за время действия трудового договора включаются в отпускной стаж, а какие — нет, написано в статье 121 ТК. Давайте рассмотрим их. В отпускной стаж для основных оплачиваемых отпус ков входит: — время работы, то есть время, когда работник выполнял свои трудо вые обязанности. Причем не только на своем рабочем месте, но и, к примеру, в командировке; — время, когда работник не работал, но за ним в соответствии с тру довым законодательством сохранялось место работы. Например, вы ходные и нерабочие праздничные дни, ежегодные и учебные отпуска, временная нетрудоспособность, отпуск по беременности и родам, обу чение с отрывом от работы. Также входят в отпускной стаж 14 кален дарных дней отпуска за свой счет в течение рабочего года, независимо от длительности каждого такого отпуска. Обратите внимание, на вре мя простоя за работником сохраняется его место работы, даже если простой произошел по его вине. Так что период такого простоя тоже войдет в отпускной стаж; — время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы; — период отстранения от работы работника, не прошедшего обяза тельный медосмотр не по своей вине. Не входят в отпускной стаж: — дни отпуска за свой счет сверх 14 календарных дней за рабочий год; — время отпусков по уходу за ребенком до 3 лет; — время отсутствия работника на работе без уважительных причин (например, при прогуле), в том числе по причине его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК. Последнее перечисленное мной изъятие из отпускного стажа мне хотелось бы прокомментировать. В статье 76 ТК говорится, что работодатель обязан отстранить от работы работника, не прошедшего, в частности: — обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда; — обязательный медицинский осмотр. l Однако насчет работника, не по своей вине не прошедшего медос мотр, в статье 121 ТК прямо говорится, что период его отстранения от работы входит в отпускной стаж. А в отношении работника, также не по своей вине не прошедшего обучение и проверку знаний по охране труда, ничего не сказано. Есть только общее положение, что не вклю

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|7

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные основные отпуска

чается в отпускной стаж время отсутствия на работе без уважительных причин. Что такое уважительная причина — ТК не разъясняет. По моему мнению, раз работник не прошел обучение охране труда по вине работодателя, причину его отстранения от работы можно счи тать уважительной. А значит, время отстранения от работы войдет в отпускной стаж работника, несмотря на то что прямо это в статье 121 ТК не прописано. Так же рассуждаем и в ситуации, когда работник приостановил ра боту в связи с задержкой ему зарплаты. Если он письменно известил о такой приостановке своего работодателя, то на время приостановки он вправе не приходить на свое рабочее место. Однако на работе он отсутствует по уважительной причине — работодатель не платит ему за работу, поэтому нет причин не включать время такой приостановки работы в отпускной стаж. Так что, решая, включать какой то период отсутствия работника на работе в отпускной стаж или нет, следует исходить из того, есть ли у работника уважительная причина для отсутствия на работе. А чтобы избежать разногласий с проверяющими, рекомендую воспользоваться тем, что ТК не запрещает в локальном нормативном акте прописать периоды, когда работник не работает, но которые учитываются в отпу скном стаже. Конечно, кроме тех, которые ТК прямо исключает из от пускного стажа.

отзывы Званцева Людмила, менеджер по кадрам, г. Балашиха У нас небольшая организация, поэтому не редко работники уходят в отпуск не по гра фику, а просто согласовывают даты отпус ков со своим непосредственным руководителем. И бывает, что уходят в отпу ска срочно, буквально на следующий же день после подачи заявления. Я не задумы валась, что нас же еще могут привлечь к от ветственности за невыплату отпускных в срок — мы пошли навстречу работнику и предоставили отпуск, а ведь могли бы этого и не делать. Теперь будем осторож нее — попросим работников предупреж дать об отпуске хотя бы за неделю или, как предложила лектор, сначала брать несколь ко дней отпуска за свой счет.

l О том, какие причины отсутствия работника на рабочем месте мо гут быть признаны уважительными, вы можете прочитать в отчете о семинаре И.В. Журавлевой «Как грамотно наказать и уволить работ ника» (издание «Главная книга. Конференц зал», 2011, № 3, с. 38, 58). Давайте посмотрим на примере, как считать отпускной стаж в та кой ситуации. Предположим, работник устроился на работу 11 марта 2011 года. Поэтому его рабочий год должен был бы длиться с 11 марта 2011 года по 10 марта 2012 года. Однако в течение этого периода ра ботник взял два отпуска без сохранения заработной платы: в августе 2011 года — 14 дней и в январе 2012 года — 5 дней. Общая продолжи тельность отпусков без оплаты — 19 дней. Поскольку количество дней неоплачиваемого отпуска больше 14 календарных дней, продолжи тельность рабочего года этого работника увеличивается. Вычитаем из 19 дней 14 и получаем 5 дней. Именно на эти 5 дней отодвинется дата окончания рабочего года, за который предоставляется основной опла чиваемый отпуск. Значит, следующий период для предоставления отпу ска начнется не с 11, а только с 16 марта 2012 года и, соответственно, закончится 15 марта 2013 года. Для работников с неполным рабочим временем и совместителей правила определения отпускного стажа такие же, как и для всех ос тальных, — никаких особенностей для них нет. То, что рабочее время у них короче, не сокращает их отпуск. l Несмотря на то что отпускной стаж у работника отсчитывается с момента возникновения с ним трудовых отношений, понятно, что сразу ему отпуск работодатель давать не обязан. Право отгулять от пуск за первый рабочий год возникает у работника только после 6 ме сяцев непрерывной работы в организации, включающей периоды, за

Статья 93 ТК РФ Работа на условиях неполного рабочего времени не влечет для работников каких либо ограничений продолжительности ежегодного основного оплачиваемого от пуска...

Когда появляетс я право на отпуск у о бычных раб отников, а кто может взять отпуск в любое время

8|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные основные отпуска

Статья 122 ТК РФ Право на использование отпуска за пер вый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерыв ной работы у данного работодателя. По со глашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Статья 122 ТК РФ До истечения шести месяцев непрерыв ной работы оплачиваемый отпуск... дол жен быть предоставлен: женщинам — перед отпуском по беремен ности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до [18 лет]... Статья 286 ТК РФ [Совместителям]... ежегодные оплачивае мые отпуска предоставляются одновре менно с отпуском по основной работе. Статья 122 ТК РФ Отпуск за второй и последующие годы ра боты может предоставляться в любое вре мя рабочего года... Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277I6I1 2. [ТК РФ]... не предусматривает предо ставления... отпуска... пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. Статья 123 ТК РФ Отдельным категориям работников... еже годный оплачиваемый отпуск предостав ляется по их желанию в удобное для них время. Статья 267 ТК РФ Ежегодный основной оплачиваемый от пуск работникам в возрасте до [18 лет]... предоставляется... в удобное для них время. Постановление ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеюI щим детей» 3. ... б) предоставить... женщинам, имеющим двух и более детей в возрасте до 12 лет: первоочередное право на получение еже годного отпуска в... удобное для них время.

считываемые в отпускной стаж. В то же время речь идет лишь о воз можности, а не об обязанности работодателя предоставить отпуск по сле 6 месяцев работы. Ведь в ТК не говорится, что работодатель обя зан предоставить вам такой отпуск сразу же, как только истекли ваши 6 месяцев работы. Положительное решение работодателя зависит от того, скажется ли уход работника в отпуск негативно на производст венной деятельности организации или нет. Работодатель может и отка зать работнику в предоставлении отпуска, если у него для этого нет производственных возможностей. В то же время правило о 6 месяцах вовсе не означает запрета предоставить отпуск раньше, если работо датель на это согласен. Однако есть работники, которые вправе уже в первый год своей ра боты уйти в отпуск, не дожидаясь окончания 6 месяцев. К ним отно сятся женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетние, совместители, у которых на чался отпуск по основному месту работы, и некоторые другие катего рии работников. И вы будете обязаны его предоставить независимо от их стажа работы в вашей организации. ТК не привязывает количество дней отпуска, в том числе и отпуска за первые 6 месяцев работы, к длительности отпускного стажа работ ника на момент его ухода в отпуск. Поэтому нарушают трудовое зако нодательство те работодатели, которые пишут в коллективном догово ре, что отпуск предоставляется работникам пропорционально отработанному времени. Отпуск за второй и последующие рабочие годы работнику можно предоставить в любое время с начала его рабочего года в соответствии с графиком отпусков. Большинству работников сроки для ухода в от пуск устанавливаются хотя и с учетом их пожеланий, но в соответст вии с производственными возможностями работодателя. Однако есть работники, которым по требованию ТК придется дать отпуск в удобное именно для них время. Это опять же несовершеннолетние, совмести тели, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет, а также некоторые другие установленные законодательством катего рии работников. Хочу предупредить об ошибке, допускаемой некоторыми работода телями. Тот факт, что работник может взять отпуск в любое удобное для него время, вовсе не означает, что его можно не включать в гра фик отпусков. Если этого не сделать, то при проверке трудинспектор может счесть это нарушением трудового законодательства: раз в гра фике указаны не все работники, получается, что требование ТК, обязы вающее составить график отпусков, вы не выполнили.

l Какие нарушения трудового законодательства наказуемы? Что гро зит организации и ее руководству, если трудинспекторы обнаружат та кие нарушения? Как избежать наказания? Об этом читайте в отчете о семинаре А.И. Дыбова «За что штрафует трудинспекция» (издание «Главная книга. Конференц зал», 2011, № 10). Так что укажите в графике ориентировочную дату, а потом в слу чае необходимости по заявлению работника вы ее сможете изменить. Однако возможность взять отпуск в удобное время не означает, что

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|9

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

Статья 122 ТК РФ Оплачиваемый отпуск должен предостав ляться работнику ежегодно. Статья 124 ТК РФ В исключительных случаях, когда предо ставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отра зиться на нормальном ходе работы орга низации... допускается с согласия работ ника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев по сле окончания того рабочего года, за кото рый он предоставляется. Запрещается непредоставление ежегодно го оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работ никам в возрасте до восемнадцати лет Перенос отпуска на будущий год и работникам, занятым на работах с вред ными и (или) опасными условиями труда. Статья 5.27 КоАП РФ 1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от [1000 до 5000 руб.]... на юридических лиц — от [30 000 до 50 000 руб.]... или ад министративное приостановление дея тельности на срок до [90]... суток.

Статья 126 ТК РФ ...денежной компенсацией могут быть за менены часть каждого ежегодного оплачи ваемого отпуска, превышающая 28 кален дарных дней, или любое количество дней из этой части. Не допускается замена денежной компен сацией ежегодного основного оплачивае мого отпуска... беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет...

работник может по собственной прихоти сколько угодно раз менять дату начала отпуска. Вы изначально дали ему возможность выбрать любую дату отпуска и этим соблюли требования ТК. А если возникает необходимость изменить дату, то работник должен это обосновать ува жительными причинами. В противном случае уже будут ущемляться права других работников и создаваться помехи в производственной де ятельности организации.

Если совместитель проработал у нас только 2 месяца и хочет взять очередной отпуск, должен он какIто подтвердить, что у него действительно сейчас отпуск по основному месту работы? ТК не обязывает внешнего совместителя приносить с основного места работы бумагу, подтверждающую период его ежегодного отпуска. По этому можно ограничиться его письменным заявлением о предоставле нии отпуска. Но если вы хотите избежать конфликтов в коллективе, можете попросить его принести вам документ, подтверждающий вре мя отпуска по основному месту работы. Это может быть справка, ко пия приказа о предоставлении отпуска, заверенная выписка из графи ка отпусков. l Теперь напомню о том, что нередко игнорируют работодатели. От пуск работнику надо предоставлять ежегодно. Переносить его на сле дующий рабочий год можно только в исключительных случаях. Ведь если человек не был в отпуске 2 года подряд, то это уже будет нару шением трудового законодательства, за которое вас могут оштрафо вать. А вот несовершеннолетние и работающие во вредных условиях в любом случае должны отгулять свой ежегодный отпуск — перено сить им отпуск на следующий рабочий год запрещено. Однако если вы все таки не исполнили указанные требования ТК, то не отгулянный за прошлые годы отпуск работник может взять уже в текущем году в соответствии с графиком отпусков или в согласован ное с работодателем время. Платить денежную компенсацию за основной отпуск без увольне ния можно только работникам с удлиненными отпусками за дни отпус ка, превышающие 28 календарных дней. К примеру, такую компенса цию можно выплатить инвалиду. В то же время помните, что ТК в любом случае запрещает выплачивать компенсацию за основной от пуск несовершеннолетним и беременным. Поэтому, хотя несовершен нолетним и полагается удлиненный отпуск, выплачивать им компенса цию за дни основного отпуска сверх 28 календарных дней нельзя.

Ежегодные дополнительные отпуска Помимо ежегодных основных отпусков, есть еще и дополнительные. Такие отпуска, в отличие от обычного основного, предоставляются уже не всем работникам, а только работающим в особых условиях, требующих дополнительного времени отдыха для восстановления сил.

10 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

Статья 116 ТК РФ Ежегодные дополнительные оплачивае мые отпуска предоставляются работни кам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работ Отпуск «за вредность»: кому и сколь ко положено никам, имеющим особый характер рабо ты, работникам с ненормированным ра бочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравнен ных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных [ТК РФ]... и иными федеральными законами. Статья 117 ТК РФ Ежегодный дополнительный оплачивае мый отпуск предоставляется работникам... на подземных горных работах и открытых горных работах... в зонах радиоактивного заражения, на других работах... с неблаго приятным воздействием на здоровье... вредных... факторов. Постановление Правительства РФ от 20.11.2008 № 870 «Об установлении соI кращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного дополнительного опI лачиваемого отпуска, повышенной оплаI ты труда работникам, занятым на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда» 1. Установить работникам, занятым на тя желых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми усло виями труда... ежегодный дополнительный оплачивае мый отпуск — не менее 7 календарных дней.

Инструкция о порядке применения СписI ка производств, цехов, профессий и должI ностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополниI тельный отпуск и сокращенный рабочий день, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.75 № 273/ПI20 18. Если работник имеет право на получе ние дополнительного отпуска в связи с вредными условиями труда по несколь ким основаниям, отпуск предоставляется по одному из этих оснований.

Работодатели обязаны предоставлять дополнительные отпуска ра ботникам, в частности: — работающим во вредных и опасных условиях; — с особым характером работы; — с ненормированным рабочим днем; — работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним ме стностях. l К работам с вредными или опасными условиями труда ТК относит работы, связанные с негативным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов. К примеру, горные работы, работы в зонах радиоактивного заражения. На сегодняшний день большинство таких работ и сроки дополни тельных отпусков для них перечислены в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, утвержденном еще Госкомтруда СССР и Президиумом ВЦСПС. Как пользоваться этим Списком, указано в Инструкции по его применению. Однако, применяя Инструкцию, надо быть очень внимательным, так как ряд ее положе ний Верховный суд признал недействующими. Кроме того, надо по мнить, что продолжительность отпуска «за вредность» не может быть менее 7 календарных дней — это минимальный его срок, который в соответствии с ТК установило Правительство РФ.

Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труI да, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержден Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.74 № 298/ПI22. Инструкция по применению этого Списка утверждена Постановлением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 21.11.75 № 273/ПI20. Некоторым категориям работников дополнительный отпуск устанавливается не по Списку, а в соответствии с иными нормативными правовыми актами, наI пример: — работникам промышленноIпроизводственного персонала угольной, сланцевой, горнорудной промышленности (Постановление Совета Министров СССР и ВЦСПС от 02.07.90 № 647); — работникам организаций здравоохранения, осуществляющим диагностику и лечеI ние ВИЧIинфицированных, а также работникам организаций, работа которых связаI на с материалами, содержащими вирус иммунодефицита человека (п. 4 ПостановлеI ния Правительства РФ от 03.04.96 № 391). Если у работника есть право на дополнительные отпуска «за вред ность» по нескольким основаниям, то отпуск вы предоставляете толь

ко по одному из них — с большей продолжительностью. К примеру, маляр работает с нитрокрасками, и это дает ему право на дополнительный отпуск из 6 рабочих дней. При этом место его ра боты расположено на высоте 2400 м над уровнем моря, за что ему по лагается 12 рабочих дней дополнительного отпуска. Поскольку дни до полнительных отпусков складывать нельзя, этот маляр может получить дополнительный отпуск продолжительностью только 12 рабочих дней, а не 18.

Право на дополнительный отпуск, составляющий 6 рабочих дней, имеют маляI ры, постоянно занятые на работах с нитрокрасками кистью и методом окунания (п. 5 раздела XIV «Малярные работы» Списка, утв. Постановлением № 298/ПI22).

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 11

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

Статья 121 ТК РФ В стаж работы, дающий право на... допол нительные... отпуска за работу с вредными Отпуск «за вредность»: считаем стаж для отпуска и дни отпуска и (или) опасными условиями труда, вклю чается только фактически отработанное в [этих]... условиях время. Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657I6I0 ...дополнительный... отпуск за работу во вредных и опасных условиях предоставля ется... пропорционально отработанному времени в соответствующих условиях.

Инструкция о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должноI стей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день 10. При исчислении стажа работы, даю щего право на дополнительный отпуск... количество полных месяцев работы [во вредных условиях]... определяется деле нием суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное коли чество рабочих дней. При этом остаток дней, составляющий менее половины... из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более... округ ляется до полного месяца.

12. В счет времени, проработанного [во вредных условиях]... засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее поло вины рабочего дня...

При записи в Списке «постоянно занятый» или «постоянно работающий» в счет вре мени, проработанного [во вредных усло виях]... засчитываются лишь те дни, в ко торые работник фактически был занят в этих условиях полный рабочий день...

Право на дополнительный отпуск, составляющий 12 рабочих дней, имеют работI ники, выполняющие работы на высоте от 2000 до 3000 м над уровнем моря (п. 155 раздела XLIII «Общие профессии всех отраслей народного хозяйства» Списка, утв. Постановлением № 298/ПI22).

l Теперь об отличиях дополнительного отпуска от основного. Право на первый дополнительный отпуск, так же как и на основной, появля ется у работника после первых 6 месяцев работы, а в последующие го ды работы — в любое время. Однако в отпускной стаж для дополни тельных отпусков включается только время, отработанное во вредных или опасных условиях. Так что нельзя предоставить дополнительный отпуск авансом. Поэтому, если стаж, дающий право на полный допол нительный отпуск, еще не выработан, этот отпуск работник получит только пропорционально отработанному во вредных условиях времени. В стаж работы, дающий право на дополнительный отпуск «за вредность», не включаются (Решение Верховного суда РФ от 15.04.2004 № ГКПИ2004I481): — период временной нетрудоспособности; — время отпуска по беременности и родам, время выполнения женщинами легких работ в связи с беременностью; — время выполнения государственных и общественных обязанностей. Поскольку в стаж работы для дополнительного отпуска «за вред ность» включается только отработанное во вредных условиях время, неполное рабочее время может сократить длительность такого отпус ка. В отличие от основного отпуска, на продолжительность которого неполное рабочее время никак не влияет. Поэтому давайте теперь выясним, как определить количество отра ботанного во вредных условиях времени. День засчитывается как отра ботанный во вредных условиях, только если работник отработал в та ких условиях не менее половины рабочего дня. Исключение — в Списке в графе «Наименование производств, цехов, профессий и должностей» указано, что работник «постоянно занятый» или «посто янно работающий». В этом случае в стаж для отпуска «за вредность» включаются только полностью отработанные во вредных условиях дни. Поэтому, если работник трудится во вредных условиях не целый рабо чий день, имеет смысл ввести в табель учета рабочего времени допол нительные графы, чтобы отражать приходящееся на каждый рабочий день время, отработанное во вредных условиях. Трудовой кодекс не говорит, как надо считать количество дней от пуска за фактически отработанное во вредных условиях время. Поэто му применяем приведенный в Инструкции порядок. Стаж для отпуска «за вредность» определяется по формуле: Количество полных месяцев работы во вредных условиях

Количество дней работы во вредных условиях в течение года = Среднемесячное количество рабочих дней

Получившийся при делении остаток, составляющий половину и больше, округляется до полного месяца, а менее половины — отбра сывается.

12 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

Среднемесячное количество рабочих дней обычно определяют так:

Среднемесячное ко личество рабочих дней

Количество рабочих дней в календарном году, на который приходятся отработанные во вредных условиях дни = 12 месяцев

Инструкция о порядке применения СписI ка производств, цехов, профессий и должI ностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополниI тельный отпуск и сокращенный рабочий день 11. В тех случаях, когда [работник]... в ра бочем году [работал]... в разных производ ствах, цехах, профессиях и должностях, за работу в которых предоставляется до полнительный отпуск неодинаковой про должительности, подсчет времени, прора ботанного во вредных условиях труда, производится отдельно по каждой ра боте...

ПРИМЕР

Полученный результат округляется до полных дней. Количество дней отпуска считаем так: Количество дней дополни тельного отпус ка «за вред ность»

=

Количество дней дополнительного отпуска «за вредность», которые положены работнику за полностью отработанный во вредных условиях год

/

12 месяцев

х

Количество полных месяцев работы во вредных условиях

Если в течение рабочего года сотрудник трудился в разных произ водствах или на разных должностях, длительность отпуска «за вред ность» по которым различается, то отработанное во вредных условиях время подсчитывается отдельно по каждой работе.

l Расчет количества дней дополнительного отпуска С 1 июня 2011 г. по 30 апреля 2012 г. работник проработал по пятиднев$ ной рабочей неделе: — в цехе с вредными условиями, дающими право на дополнительный от$ пуск из 12 рабочих дней, с 1 июня по 31 октября 2011 г. (108 рабочих дней); — на работах, дающих право на дополнительный отпуск из 6 рабочих дней, с 1 ноября 2011 г. по 28 февраля 2012 г. (78 рабочих дней); — в нормальных условиях труда, не дающих права на дополнительный от$ пуск, с 29 февраля 2012 г. по 30 апреля 2012 г. (43 рабочих дня). В мае 2012 г. работник уходит в отпуск, поэтому надо рассчитать, сколько ему полагается дней дополнительного отпуска «за вредность».

248 раб. дн. / 12 мес. 20,67 раб. дн/мес. 21 раб. д/мес.

249 раб. дн. / 12 мес. = 20,75 раб. дн/мес. 21 раб. д/мес.

108 раб. дн. / 21 раб. д/мес. = 5,14 мес. 5 мес.

12 раб. дн. / 12 мес. х 5 мес. = 5 раб. дн.

78 раб. дн. / 21 раб. д/мес. = 3,71 мес. 4 мес.

6 раб. дн. / 12 мес. х 4 мес. = 2 раб. дн.

5 раб. дн. + 2 раб. дн. = 7 раб. дн.

Среднемесячное количество рабочих дней в 2011 г. и в 2012 г. одинако$ вое — 21 рабочий день. Определим стаж и заработанное количество дней для отпуска «за вред$ ность» по каждому основанию. Количество полных месяцев работы во вредных условиях, дающих право на отпуск из 12 рабочих дней, — 5 месяцев. Значит, количество дней до$ полнительного отпуска составит 5 рабочих дней. Количество полных месяцев работы во вредных условиях, дающих право на отпуск из 6 рабочих дней, — 4 месяца. Соответственно, отпуск «за вредность» по этому основанию составит 2 рабочих дня. Общее количество дней дополнительного отпуска «за вредность» — 7 ра$ бочих дней.

Как вы помните, по правилам ТК продолжительность и основного отпуска, и дополнительного ежегодного считается в календарных днях, за исключением отпусков временных и сезонных работников. При рас

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 13

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

Статья 120 ТК РФ Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях... При исчислении общей продолжительнос ти ежегодного оплачиваемого отпуска до полнительные оплачиваемые отпуска сум мируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском.

Пер е счет раб очих дней отпуска «за вр едно сть» в календарные: первый способ Письмо Минтруда России от 01.02.2002 № 625IВВ Если отпуск... исчисляется (полностью или частично) в рабочих днях... то продолжи тельность ежегодного оплачиваемого отпу ска следует исчислять следующим обра зом: от даты начала отпуска... отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях... а затем — определенное количест во дней дополнительного отпуска в рабо чих днях в расчете на 6 дневную рабочую неделю... и определяется дата последнего дня отпуска... После этого общий период отпуска... переводится в календарные дни... Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительнос тью ежегодного оплачиваемого отпуска... Статья 67 КЗоТ РФ (утратил силу с 01.02.2002) Ежегодный оплачиваемый отпуск предо ставляется работникам продолжительнос тью не менее 24 рабочих дней в расчете на шестидневную рабочую неделю.

чете общей продолжительности ежегодного отпуска основной и до полнительный отпуска суммируются. Однако многие отпуска «за вредность» регулируются старыми нор мативными актами, которые действуют еще с советских времен. Отпу ска в них установлены в рабочих днях. Из за этого возникают сложнос ти при определении общей продолжительности ежегодного отпуска. Ведь дополнительный отпуск в рабочих днях приходится пересчитывать в календарные дни. Законодательством не предусмотрены конкретные правила пере счета рабочих дней дополнительного отпуска в календарные. Поэтому на практике используются два способа такого пересчета. Давайте рас смотрим каждый из них. l Первый способ заключается в простом календарном подсчете дней отпуска. Именно его рекомендует Минздравсоцразвития на своем сайте и несколько лет назад привел в Письме Минтруд России. От даты нача ла отпуска отсчитываем календарные дни основного отпуска и сразу после окончания основного отпуска отсчитываем рабочие дни допол нительного отпуска по шестидневной рабочей неделе (то есть без уче та воскресенья). В результате получаем дату последнего дня отпуска.

Ознакомиться с разъяснениями Минздравсоцразвития о пересчете рабочих дней отпуска в календарные можно в сети Интернет по адресу: http://www.minzdravsoc.ru (раздел «Трудовые отношения» «Социальное партнерI ство и трудовые отношения» Материалы от 17.11.2009 «Типовые вопросы и отвеI ты по применению трудового законодательства»). Обратите внимание, рабочие дни дополнительных отпусков «за вредность» установлены только в расчете на шестидневку. Это связано с тем, что по старому КЗоТ как при пятидневке, так и при шестиднев ке отпуск в рабочих днях предоставлялся в расчете на шестидневную рабочую неделю.

Кодекс законов о труде (сокращенно — КЗоТ) был утвержден Законом РСФСР от 09.12.71 и до 01.02.2002 был основным документом, регулирующим трудовые отноI шения сначала в РСФСР, а затем и в Российской Федерации. КЗоТ не действует с 01.02.2002 — даты вступления в силу Трудового кодекса (статьи 420, 422 ТК РФ). Но при этом способе подсчета продолжительность отпуска может зависеть от дня недели, с которого мы начали отсчитывать рабочие дни дополнительного отпуска. К примеру, если отпуск «за вредность» продолжительностью 12 рабочих дней мы начнем отсчитывать с 14 мая 2012 года (понедельник), то он закончится в субботу 26 мая.

май 2012 г. пн вт ср чт пт сб вс

14 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

1 2 3 4 5 6

|

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

Условные обозначения — рабочие дни по календарю пятидневной рабочей недели — выходные дни — нерабочие праздничные дни — дни ежегодного оплачиваемого отпуска

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

А если бы дополнительный отпуск «за вредность» начался 15 мая 2012 года пн 7 14 21 28 (вторник), то последним его днем был бы вт 1 8 15 22 29 уже понедельник 28 мая 2012 года. ср 2 9 16 23 30 То есть во втором случае общая продол чт 3 10 17 24 31 жительность отпуска (основной пт 4 11 18 25 сб 5 12 19 26 оплачиваемый отпуск плюс отпуск «за вс 6 13 20 27 вредность») будет на 1 оплачиваемый день больше, так как в дни отпуска попадет воскресенье 27 мая. l Второй способ заключается в математическом пересчете рабочих дней отпуска в календарные по формуле: май 2012 г.

Пер е счет раб очих дней отпуска «за вр едно сть» в календарные: втор ой способ

Количество календар ных дней дополнитель ного отпуска

=

7 календарных дней

/

6 рабочих дней

Количество рабо чих дней дополни тельного отпуска

х

Если при пересчете получилось дробное число календарных дней, то его нужно округлить до целого числа по правилам арифметики. Как видите, при таком способе расчета продолжительность отпуска будет одинаковой для всех работников независимо от того, в какой день не дели начнется отпуск. Вы можете сами выбрать любой из этих вариантов и закрепить его в локальном нормативном акте. Это пригодится и при проверках труд инспекции, и для целей налогообложения прибыли, чтобы не было претензий к учету отпускных.

l Правомерность обоих вариантов пересчета рабочих дней дополни тельного отпуска в календарные подтвердила Н.З. Ковязина, замести тель директора Департамента заработной платы, охраны труда и со циального партнерства Минздравсоцразвития России (журнал «Главная книга», 2010, № 6, с. 53). ПРИМЕР

l Расчет продолжительности отпуска, включающего дни основного и дополнительного отпусков

отзывы Коневецкая Светлана Владимировна, бухгалтер, г. Москва Мы иногда берем на летний сезон школь ников по срочным трудовым договорам подработать курьерами. И я всегда счита ла, что раз им Трудовым кодексом установ лен «льготный» удлиненный отпуск в 31 ка лендарный день, то именно исходя из него им и надо считать дни отпуска. А оказыва ется, как сказала лектор, для несовершен нолетних действуют обе специальные нор мы: и про 31 календарный день, и про 2 рабочих как для работников срочников. Теперь буду всегда рассчитывать им отпу скные по двум вариантам, вдруг, действи тельно, оплата отпуска в рабочих днях ока жется больше.

Работник уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 19 календарных дней. Одновременно с основным отпуском он берет положенные ему 5 рабочих дней дополнительного отпуска. Основной оплачиваемый отпуск предоставлен: 1) со 2 мая 2012 г.; 2) с 3 мая 2012 г. Вариант 1. Календарный подсчет дней.

1. Определяем дату окончания основного отпуска, начавшегося 2 мая 2012 г., — это 21 мая 2012 г. С 22 мая 2012 г. отсчитываем 5 рабочих дней. Последним днем отпуска будет 26 мая 2012 г. (суббота). Общая продолжительность отпуска составит 24 календарных дня.

2. Определяем дату окончания основного отпуска, начавшегося 3 мая 2012 г., — это 22 мая 2012 г. С 23 мая 2012 г. отсчитываем 5 рабочих дней. Последним днем отпуска будет 28 мая 2012 г. (понедельник). Общая продолжительность отпуска составит 25 календарных дней.

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 15

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

май 2012 г. пн вт ср чт пт сб вс

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

май 2012 г.

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

пн вт ср чт пт сб вс

1 2 3 4 5 6

7 8 9 10 11 12 13

14 15 16 17 18 19 20

21 22 23 24 25 26 27

28 29 30 31

Условные обозначения — дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска — дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска — выходные дни — рабочие дни по календарю пятидневной рабочей недели — нерабочие праздничные дни

7 календарных дн. / 6 раб. дн. х 5 раб. дн. = 5,83 календар ного дн. 6 календарных дн.

19 календарных дн. + 6 календарных дн. = = 25 календарных дн.

Вариант 2. Математический пересчет рабочих дней в календарные. Пересчитав 5 рабочих дней в календарные, мы получим 6 календарных дней дополнительного отпуска. Значит, общая продолжительность отпуска работника составит 25 кален$ дарных дней. Вывод. По варианту 1 в зависимости от даты начала отпуска общая про$ должительность отпуска может различаться на 1 день. В то время как по варианту 2 длительность отпуска не зависит от даты его начала.

Статья 126 ТК РФ Не допускается замена денежной компен сацией... ежегодного дополнительного оп лачиваемого отпуска работникам, заня тым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда... (за исключе нием выплаты денежной компенсации... при увольнении).

Отпуск за ненормир ованный раб о чий день и его продолжительность

Статья 119 ТК РФ Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный допол нительный оплачиваемый отпуск, продол жительность которого определяется кол лективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка [но не]... менее трех календарных дней.

16 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

Оплачивать дни дополнительного отпуска «за вредность», пересчи танные из рабочих в календарные, нужно точно так же, как и кален дарные дни основного отпуска. Если же оплатить только рабочие дни дополнительного отпуска, то в результате отпускных работник получит меньше, чем ему полагается. И помните, что заменять отпуск «за вредность» денежной компенса цией нельзя, даже если об этом попросит сам работник. Исключением будет только случай выплаты компенсации за неиспользованный от пуск при увольнении. Как видите, определить, сколько работнику полагается дней допол нительного отпуска, не так то просто. Но, к счастью, организации с вредными или опасными условиями труда встречаются не часто. А вот режим ненормированного рабочего дня — совсем не редкость. l Напомню: ненормированный рабочий день — это такой режим ра боты, при котором работники могут при необходимости эпизодически привлекаться к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. За такую переработку работникам полагается до полнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Верхний предел отпуска законодателем не установлен, поэтому рабо тодатель вправе сам определить конкретную продолжительность тако го отпуска для своих работников, прописав ее в коллективном догово ре или ином локальном нормативном акте. Длительность отпуска можно дифференцировать в зависимости от должности, объема рабо ты, степени напряженности труда. Если же в вашей организации вооб ще нигде не определена продолжительность такого отпуска, а работ ники с ненормированным рабочим днем есть, то предоставить им 3 дня отпуска вы должны в любом случае.

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

Статья 321 ТК РФ ...лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительнос тью 24 календарных дня, а лицам, работа ющим в местностях, приравненных к рай онам Крайнего Севера, — 16 календарных дней. Статья 302 ТК РФ Работникам, выезжающим для выполне ния работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности... предоставляется ежегодный дополнитель ный оплачиваемый отпуск... «Северные» отпуска: кому и сколько положено Закон РФ от 19.02.93 № 4520I1 «О госуI дарственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненI ных к ним местностях» Статья 14 ...лицам, работающим в северных районах России, устанавливается... ежегодный до полнительный отпуск продолжительнос тью: в остальных районах Севера [кроме райо нов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей], где установлены рай онный коэффициент и процентная надбав ка к заработной плате, — 8 календарных дней. Письмо Минфина России от 13.11.2010 № 03I03I06/1/716 ...расходы... на оплату... дополнительно го... отпуска надомнику, проживающему в районе Крайнего Севера, могут быть учтены в составе расходов на оплату тру да организацией работодателем такого надомника, даже если эта организация расположена в местности, не относящей ся к районам Крайнего Севера.

Как считать стаж работы, дающий право на дополнительный от пуск за ненормированный рабочий день, ТК не говорит. Я считаю, раз этот вопрос специально не урегулирован законодателем, отпускной стаж надо считать так же, как и для основного отпуска. Обратите внимание: даже если работник с ненормированным рабо чим днем ни разу за год не привлекался к работе за пределами уста новленной ему продолжительности рабочего времени, он все равно имеет право на дополнительный отпуск. Ведь в отличие от отпусков «за вредность» отпуска за ненормированный рабочий день не привяза ны ко времени фактической работы за пределами нормальной продол жительности рабочего дня. По этой же причине такой отпуск можно предоставить работнику авансом. Еще один положительный момент. По соглашению между работни ком и работодателем дополнительный отпуск за ненормированный ра бочий день можно заменить денежной компенсацией — Трудовой ко декс делать это не запрещает. Если же к моменту увольнения работник не отгулял такой отпуск, то за его дни ему надо выплатить денежную компенсацию. l Еще один вид дополнительных отпусков предусмотрен ТК для «се верян», то есть для лиц, работающих на Крайнем Севере и в прирав ненных к нему местностях. Работникам Крайнего Севера полагается 24 календарных дня дополнительного отпуска, а работникам прирав ненных к нему местностей — 16 календарных дней. Право на отпуск возникает независимо от того, основное ли это место работы или по совместительству. Такой же дополнительный отпуск положен и вахто викам, работающим на Крайнем Севере и в приравненных к нему мест ностях.

Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей утвержI ден Постановлением Совмина СССР от 10.11.67 № 1029 (последняя редакция от 24.04.2007). Работникам остальных районов Севера (южные районы Восточной Сибири и Дальнего Востока), где начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к зарплате, тоже положены дополнительные отпуска — продолжительностью 8 календарных дней. Такое право за креплено в Законе о госгарантиях лицам, работающим в районах Крайнего Севера. Прямо этот отпуск в ТК не прописан, однако соглас но статье 116 ТК дополнительные отпуска могут устанавливаться и другими федеральными законами. Так что работодатели обязаны предоставлять и этот отпуск. Кстати, даже если сама организация расположена не на Крайнем Севере, но у нее есть проживающий на Крайнем Севере работник на домник, то он также имеет право на «северный» отпуск. Сам Минфин соглашается с тем, что это — предусмотренный законодательством от пуск, оплату которого можно учесть в налоговых расходах. Проследите только, чтобы из трудового договора с таким работником было видно, что его рабочее место находится в «льготной» местности. «Северный» отпуск за первый год работы предоставляется через 6 месяцев, отработанных в организации. Однако «северный» отпуск можно предоставить и авансом. В отпускной стаж входит время, отра ботанное работником в организации или на рабочем месте, располо

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 17

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Ежегодные дополнительные отпуска

Статья 302 ТК РФ В стаж работы, дающий право [на от пуск]... включаются календарные дни вах ты в районах Крайнего Севера и прирав ненных к ним местностях и фактические дни нахождения в пути, предусмотренные графиками работы на вахте. Статья 322 ТК РФ Полное или частичное соединение ежегод ных оплачиваемых отпусков лицам, рабо тающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допус кается не более чем за два года. При этом общая продолжительность предоставляе мого отпуска не должна превышать шести месяцев, включая время отпуска [за свой счет]... необходимое для проезда к месту... отпуска и обратно.

женных на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях. А у вахтовиков в стаж входят календарные дни вахты в северных мест ностях и предусмотренные графиком дни в пути. По желанию работника дополнительный «северный» отпуск он мо жет брать не ежегодно, а один раз в 2 года. Причем на дни проезда к месту использования отпуска и обратно таким работникам предостав ляется отпуск за свой счет, который также включается в отпускной стаж для «северного» отпуска. Однако суммарная длительность отпуска, включающего дни ежегодных основных и дополнительных отпусков за 2 года и время для проезда к месту использования отпуска и обратно, не должна превышать 6 месяцев. Неиспользованная часть отпуска свы ше 6 месяцев присоединяется к очередному отпуску на следующий год. Если работник не захочет отгулять дополнительный «северный» от пуск, то его можно заменить денежной компенсацией — ТК это не за прещает. Все сказанное об основных отпусках, а также о дополнительных от пусках «за вредность», за ненормированный рабочий день и «северных» отпусках я обобщила в таблице.

Виды ежегодных оплачиваемых отпусков

Характеристики

Основной (обычный и удлиI ненный)

«За вредность»

За ненормированный рабоI чий день

«Северный»

Кому предоставля ется

— обычный — всем работ Работникам, трудящимся Работникам с ненормиро никам, с которыми заклю во вредных или опасных ванным рабочим днем чен трудовой договор; условиях труда — удлиненный — отдельным категориям работников, указанным в законе

Работникам, трудящимся на Крайнем Севере и в прирав ненных к нему местностях

Длительность

— основной — 28 кален дарных дней; — удлиненный — различная продолжительность в зави симости от категории ра ботников

Минимальная — 3 кален дарных дня, верхний пре дел законодательно не ус тановлен

Работникам, трудящимся: — в районах Крайнего Севе ра, — 24 календарных дня; — в приравненных к районам Крайнего Севера местно стях, — 16 календарных дней; — в остальных районах Севе ра, — 8 календарных дней

Отпускной стаж

Время фактической работы Время фактической ра и время отсутствия на ра боты во вредных или бочем месте по уважитель опасных условиях труда ным причинам (кроме отпу сков по уходу за ребенком и отпусков за свой счет свыше 14 календарных дней за рабочий год)

Время фактической работы и время отсутствия на ра бочем месте по уважитель ным причинам (кроме отпу сков по уходу за ребенком и отпусков за свой счет свыше 14 календарных дней за рабочий год)

Время фактической работы в «северных» местностях и время отсутствия на рабо чем месте по уважительным причинам (кроме отпусков по уходу за ребенком и отпусков за свой счет свыше 14 кален дарных дней за рабочий год)

Нельзя, отпуск предостав Можно ляется только пропорцио нально времени, отрабо танному во вредных или опасных условиях

Предоставление отпу Можно ска авансом

Можно в отношении части Нельзя каждого ежегодного отпус ка, превышающей 28 ка лендарных дней (кроме беременных и несовершен нолетних)

Замена отпуска де нежной компенсаци ей без увольнения

18 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

Различная продолжи тельность в зависимости от категории работников, но не менее 7 календар ных дней

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Можно

Можно (кроме беременных Можно (кроме беременных и несовершеннолетних) и несовершеннолетних)

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Делим, продляем, переносим и вовремя оплачиваем

Отпуск за особый характер работы

Статья 116 ТК РФ Работодатели... могут самостоятельно уста навливать дополнительные отпуска для работников... Порядок и условия предо ставления этих отпусков определяются коллективными договорами или локаль ными нормативными актами... Письмо Минфина России от 17.12.2008 № 03I03I06/1/689 ...организация не может отнести к расхо дам... оплату дополнительно предоставля емых по коллективному договору отпус ков... Отпуск по инициативе работодателя Письмо УФНС России по г. Москве от 11.01.2005 № 28I11/230 ...оплата не предусмотренного законода тельством дополнительного отпуска работ никам не включается в состав расходов на оплату труда...

l Помимо уже рассмотренных нами дополнительных отпусков, есть еще дополнительные отпуска за особый характер работы. Трудовой кодекс предоставил Правительству РФ право определять, за какие осо бенности работы и каким категориям работников давать такие отпус ка, а также устанавливать длительность и порядок предоставления этих отпусков. Единого документа, где были бы перечислены все такие отпуска, нет — они разбросаны по разным нормативным правовым актам. В ка честве примера могу привести дополнительные отпуска работникам, командированным в Чеченскую Республику, а также врачам общей практики и их медсестрам.

Работникам, командированным в Чеченскую Республику, предоставляется доI полнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 2 календарных дня за кажI дый полный месяц работы (п. 5 Постановления Правительства РФ от 31.12.94 № 1440). Врачам общей практики (семейным врачам) и медицинским сестрам врачей обI щей практики (семейных врачей) предоставляется ежегодный дополнительный оплаI чиваемый трехдневный отпуск за непрерывную работу в этих должностях свыше 3 лет (п. 1 Постановления Правительства РФ от 30.12.98 № 1588).

l Помимо законодательно установленных отпусков, работодатель вправе предусмотреть для своих работников любые дополнительные отпуска, прописав их в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте. Порядок предоставления таких отпусков и исчисле ния для них отпускного стажа также отдан на откуп работодателям. Так что вам решать, устанавливать такие отпуска своим работникам или нет. Но учтите, что налоговые органы и Минфин признавать опла ту таких отпусков в налоговых расходах не разрешают.

Делим, продляем, переносим ивовремя оплачиваем Как правильно разделить отпуск

Статья 125 ТК РФ По соглашению между работником и ра ботодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого от пуска должна быть не менее 14 календар ных дней.

l По общему правилу работник может отгулять сразу весь отпуск це ликом, не разбивая его на части. В то же время по соглашению между работником и работодателем отпуск можно разделить, но при одном условии — одна из частей не может быть меньше 14 календарных дней. Насчет того, как надо предоставлять остальные дни отпуска, ТК ни чего не говорит. Этот вопрос можно решать индивидуально с каждым конкретным работником. Однако может получиться так, что работник захочет разбить оставшийся отпуск на части по 5 дней, с понедельни ка по пятницу, растянув таким образом полагающийся ему отпуск за счет выходных. Или наоборот, брать каждый раз по 2 дня отпуска так, чтобы они приходились на выходные, то есть фактически заменить дни отпуска скрытой денежной компенсацией. Для того чтобы избежать подобных проблем, вы можете установить в локальном нормативном акте правила предоставления оставшейся части отпуска (сверх 14 календарных дней). К примеру, можно закре

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 19

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Делим, продляем, переносим и вовремя оплачиваем

пить, что продолжительность каждой части должна быть не менее 7 календарных дней. Кстати, так и бухгалтеру будет проще — не при дется слишком часто рассчитывать и выплачивать работнику отпуск ные и перечислять с них в бюджет НДФЛ.

А разве этим мы не нарушим права работников?

Как по считать дни пр одленного отпус ка заболевшему работнику

Статья 124 ТК РФ Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с уче том пожеланий работника, в случаях: временной нетрудоспособности работ ника.

отзывы Щелкова Галина Анатольевна, главный бухгалтер, г. Воскресенск В нашей компании есть сотрудники с не нормированным рабочим днем. Руководст во посчитало, что 3 дня дополнительного отпуска по ТК не компенсируют переработ ку, и установило 6 дней дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день. И конечно, оплату таких отпусков я полностью учитываю в расходах для нало га на прибыль. Но мой заместитель со мной не согласна — она то считает, что в налоговых расходах можно учесть только 3 дня отпуска (минимум по ТК) и ни днем больше, потому что ей так однажды сказали налоговики при проверке. Я рада, что лек тор подтвердила мою правоту.

20 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

Нет, такие действия работодателя полностью соответствуют ТК. Ведь отпуск можно разделить на части только по соглашению сторон. По этому если работодатель возражает против дробления отпуска на час ти менее 7 дней (как в нашем примере), то это никак не нарушает га рантии, предусмотренные ТК для работников. Чего действительно нельзя делать, так это прописывать, что отпуск обязательно делится на части. Такое положение локального норматив ного акта просто не будет действовать как не соответствующее трудо вому законодательству. И если работник захочет отгулять отпуск пол ностью, работодатель не вправе ему отказать. l Бывают ситуации, когда ежегодный отпуск приходится продлять или переносить. Одна из них — работник, находясь в ежегодном отпу ске, заболел или получил травму. Как правило, если человек заболева ет после ухода в отпуск, то отпуск продлевается. Чтобы оформить про дление отпуска, писать заявление работнику не нужно. Также не надо составлять приказ о продлении отпуска и вносить изменения в график отпусков. Единственный документ, который работник должен предста вить и который обязывает работодателя продлить отпуск, — это лис ток временной нетрудоспособности. И не забудьте в табеле учета ра бочего времени, после того как работник принесет больничный, отразить дни отпуска до начала нетрудоспособности и по ее оконча нии кодом «ОТ» (или «09»), а период нетрудоспособности «внутри» от пуска — кодом «Б» (или «19»). Иногда на практике дату выхода заболевшего работника из отпуска определяют, просто отсчитывая количество дней нетрудоспособности от последнего дня отпуска. Однако количество дней болезни и количе ство дней отпуска, которые работник проболел, не всегда совпадают. К примеру, если на период болезни пришелся нерабочий праздничный день, продлять на него отпуск не надо — на период отпуска он уже не попадает, а исключается из него вместе с днями болезни. Или же коли чество дней болезни может оказаться больше, чем количество не ис пользованных из за нее дней отпуска. Например, работник ушел в от пуск на 14 дней, а проболел 20 дней. То есть отпуск надо продлять именно на дни отпуска, не использованные из за болезни, а не на сами дни болезни. Давайте посмотрим на примере, как определить дату выхода из от пуска заболевшего работника. Работнику предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продол жительностью 14 календарных дней с 23 апреля 2012 года. Нерабочий праздничный день 1 мая 2012 года в число дней отпуска не включает ся. Организация работает по пятидневке (выходные — суббота и вос кресенье). Во время отпуска работник заболел. Листок временной не трудоспособности ему был выдан на 14 календарных дней с 27 апреля по 10 мая 2012 года. Дата выхода на работу, указанная в больнич ном, — 11 мая 2012 года.

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Делим, продляем, переносим и вовремя оплачиваем

Ко дню начала болезни работник использовал 4 календарных дня отпуска. Значит, не использованная к моменту начала болезни часть отпуска — 10 календарных дней. Определяем дату окончания отпуска: от 11 мая 2012 года (дата вы хода на работу согласно больничному листу) отсчитываем 10 кален дарных дней отпуска. В результате получается, что последним днем от пуска будет 20 мая 2012 года. В итоге работник вместо того, чтобы выйти на работу 8 мая, выйдет только 21 мая — его отпуск продлевает ся на не использованные из за болезни дни.

14 дн. — 4 дн. = 10 дн.

23.04.2012

26.04.2012 27.04.2012 08.05.2012 10.05.2012 11.05.2012

Письмо ФСС России от 05.06.2007 № 02I13/07I4830 ...в случае заболевания (травмы) работ ника в период нахождения в... отпуске Когда работник вправе перенести от пуск и как это оформить выданный ему на этот период листок не трудоспособности подлежит оплате в об щеустановленном порядке.

20.05.2012 21.05.2012

Поскольку отпуск после болезни продолжается, а не начинается заново, отпускные пересчитывать не надо. Также не надо вносить ни каких исправлений и в налоговый учет, так как на момент начисления отпускных вы действовали правомерно и не могли знать о предстоя щей болезни работника. Да и отпуск работник использует полностью. А больничный работнику вы оплатите, как обычно, после представле ния им больничного листа. С этим соглашаются специалисты ФСС. l Однако работник может не продлить, а перенести не использован ную из за болезни часть отпуска. Перенести отпуск по заявлению ра ботника работодатель обязан, но вот дата переноса определяется не только исходя из пожеланий работника, но и с учетом возможностей работодателя. После того как работник и работодатель согласуют дату нового отпуска, надо издать приказ о переносе отпуска и внести изме нения в график отпусков. Если работнику уже были выплачены отпуск ные, их сумму нужно зачесть в счет будущей зарплаты. А когда работ ник пойдет в новый отпуск, придется заново рассчитать ему отпускные. Так что для бухгалтера, конечно, проще, если заболевший работ ник решит продлить отпуск, а не перенести, — и бумажек меньше оформлять, и пересчитывать ничего не нужно. Однако что именно вы брать, решает все же работник. А вот частично продлить и частично перенести отпуск, по мнению специалистов Минздравсоцразвития, нельзя. То есть либо на все не ис пользованные из за болезни дни отпуск продлевается, либо перено сится.

l Разъяснения Н.З. Ковязиной, заместителя директора Департамен та заработной платы, охраны труда и социального партнерства Мин здравсоцразвития России, о том, что нельзя одновременно на часть не ис пользованных из за болезни дней отпуска продлить его, а часть перенести на другой срок, вы найдете в журнале «Главная книга» (2010, № 17, с. 56). Особая ситуация складывается, когда работник заболел до установ ленной графиком даты начала отпуска и продолжает болеть после нее. В этом случае отпуск обязательно переносится на другой срок.

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 21

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Делим, продляем, переносим и вовремя оплачиваем

Порядок выдачи листков нетрудоспособI ности, утв. Приказом МинздравсоцразвиI тия России от 29.06.2011 № 624н 41. При заболевании ребенка в период, когда мать... не нуждается в освобожде нии от работы (ежегодные оплачиваемые отпуска... отпуск без сохранения заработ ной платы), листок нетрудоспособности по уходу за ребенком (в случае, когда он про должает нуждаться в уходе) выдается со дня, когда мать... должна приступить к ра боте.

Статья 124 ТК РФ ...оплачиваемый отпуск должен быть про длен или перенесен на другой срок... в случаях: исполнения работником во время... отпус ка государственных обязанностей... Постановление Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 37. ...отказ работника (независимо от причины) от выполнения распоряжения работодателя о выходе на работу до окон чания отпуска нельзя рассматривать как нарушение трудовой дисциплины.

По следствия пр о ср очки выплаты от пускных

Статья 124 ТК РФ Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска... работодатель... обязан перенести... отпуск на другой срок... Статья 236 ТК РФ При нарушении работодателем установ ленного срока... оплаты отпуска... работо датель обязан выплатить [отпускные]... с уплатой процентов (денежной компенса ции)...

Когда работник выйдет с больничного, он согласует с работодателем новые даты отпуска, а работодатель издаст приказ о переносе отпуска и внесет изменения в график отпусков.

Наша работница ушла в очередной отпуск, а по его окончании принесла больничный по уходу за ребенком. Продлевает ли этот больничный ежегодный отпуск? Согласно ТК работодатель обязан продлить отпуск только в случае бо лезни самого работника. На время ухода за членами семьи работника отпуск не продлевается. Поэтому, если ежегодный отпуск работницы совпал с больничным по уходу за ребенком, продлевать ей отпуск вы не обязаны. Кстати, и больничный за дни отпуска в такой ситуации не оплачивается, ведь работница уже получила отпускные. Еще один случай, когда отпуск продлевается или переносится, — это исполнение работником во время отпуска государственных обязан ностей, предусматривающих освобождение от работы. К примеру, вре мя прохождения военных сборов, исполнения обязанностей присяжного заседателя в суде. Отпуск может продлеваться или переноситься и в иных предусмотренных трудовым законодательством случаях (напри мер, на время учебных отпусков). Кроме того, вы сами можете дополни тельно предусмотреть такие случаи в локальном нормативном акте. Бывают ситуации, когда отпускник в связи с какой то непредвиден ной ситуацией срочно понадобился на работе. ТК разрешает досрочно отозвать работника из отпуска только с его согласия. Так что, даже ес ли работник откажется возвращаться из отпуска, вы не вправе привлечь его к ответственности за нарушение трудовой дисциплины. Вообще нельзя отозвать из отпуска, даже при их согласии, несовершеннолетних, беременных и работников с вредными условиями труда. l Хотелось бы сказать несколько слов о порядке выплаты отпускных. Как известно, начисленные отпускные работнику необходимо выпла тить не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Какие вам грозят последствия, если вы не выполните это требова ние ТК? Во первых, работник может потребовать перенести ему отпуск на другое время. Во вторых, если он все же уйдет в отпуск, то за все дни задержки вам придется выплатить ему компенсацию. Даже если рабо тодатель не виноват в такой задержке. Размер такой компенсации ус танавливается коллективным или трудовым договором, но не может быть ниже установленного ТК РФ. Проценты начисляются на всю сум му отпускных за каждый день задержки: начиная с третьего дня до на чала отпуска по день выплаты включительно. Установленный ТК размер компенсации рассчитывается так: Минималь ный раз мер ком пенсации

Письмо Минфина России от 26.10.2009 № 03I04I05I01/765 ...денежная компенсация, предусмотрен ная ст. 236 [ТК РФ]... является доходом [не облагаемым НДФЛ] на основании п. 3 ст. 217 [НК РФ]...

22 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

=

Сумма от пускных

х

Ставка рефинансирова ния ЦБ РФ, действую щая в период просрочки

/

300

х

Число дней про срочки

Эта компенсация не облагается НДФЛ. А вот страховые взносы во внебюджетные фонды с нее уплатить надо — к такому выводу в прошлом году пришло Минздравсоцразви тия. Объяснение простое — такая компенсация не поименована в ста

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Делим, продляем, переносим и вовремя оплачиваем

Письмо Минздравсоцразвития России от 15.03.2011 № 784I19 3. ...компенсационная выплата [за за держку выплаты зарплаты] не поименова на в ст. 9 Федерального закона № 212 ФЗ и, следовательно, на основании ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212 ФЗ подле жит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Статья 4.5 КоАП РФ 1. Постановление по делу об администра тивном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев... со дня совершения административного правонарушения... Статья 5.27 КоАП РФ 1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда — влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от [1000 до 5000 руб.]... на юридических лиц — от [30 000 до 50 000 руб.]... или ад министративное приостановление дея тельности на срок до девяноста суток.

2. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное администра Как избежать штрафа, если вы не ус певаете оплатить срочный отпуск вне графика тивное правонарушение, — влечет дисквалификацию на срок от одно го года до трех лет. Постановление Пленума Верховного суда РФ от 24.03.2005 № 5 14. Срок давности привлечения к админи стративной ответственности за правонару шение, в отношении которого предусмот ренная правовым актом обязанность не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления ука занного срока. Статья 2.1 КоАП РФ 1. Административным правонарушением признается противоправное, виновное действие (бездействие) физического или юридического лица, за которое [КоАП РФ]... установлена административная от ветственность.

тье 9 Закона № 212 ФЗ в перечне не облагаемых взносами выплат, а значит, должна облагаться взносами.

Компенсацию за задержку выплаты отпускных можно учесть в налоговых расхоI дах как санкцию за нарушение договорных обязательств перед работником в части срока выплаты заработной платы на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ. Эту точку зрения поддерживают арбитражные суды (Постановления ФАС ВВО от 11.08.2008 № А29I5775/2007; ФАС ПО от 30.08.2010 № А55I35672/2009; ФАС УО от 14.04.2008 № Ф09I2239/08IС3; п. 11 Обзора... одобренного Президиумом ФАС УО 29.05.2009). Однако Минфин считает, что эта норма НК РФ на трудовые правоотношения не распространяется. Нельзя учесть компенсацию и в налоговых расходах на оплату труда, так как она не связана с ними (Письмо от 09.12.2009 № 03I03I06/2/232). Если работодатель не выплатит компенсацию за задержку отпускных сам, его обяжет сделать это трудинспектор при проверке. А обнаружив несвоевременную выплату отпускных в течение 2 месяцев с первого дня просрочки выплаты, трудинспекция оштрафует и организацию, и ее ру ководителя. Более того, известен случай, когда ранее оштрафованный за нарушение трудового законодательства руководитель был дисквали фицирован на полтора года за повторное правонарушение, выразивше еся, в числе прочего, в задержке выплаты отпускных и неизвещении ра ботников о времени начала отпуска. Посмотрите Постановление Верховного суда от 31.07.2009 № 18 АД09 8. Надеюсь, понятно: чтобы не создавать себе лишних проблем, опаз дывать с выплатой отпускных не стоит. Но что делать, если работник приносит заявление на отпуск буквально со следующего дня? Очевид но, что если работодатель согласится предоставить такой отпуск, то оплатить его своевременно он уже не успеет. Возникает вопрос: бу дут ли негативные последствия несвоевременной выплаты отпускных? l Как вы помните, в ТК нет ни слова о том, что компенсация выпла чивается, только если есть вина работодателя. В результате трудин спекторы делают вывод, что даже в такой ситуации несвоевременная оплата отпуска — это нарушение требований ТК. Поэтому если вы го товы предоставить срочный отпуск вне графика, но отпускные выпла тить не успеваете, то возьмите с работника заявление, что он согласен получить отпускные позднее. Конечно, оно не спасет вас от обязанно сти начислить компенсацию на задержанные суммы. А вот админист ративный штраф в такой ситуации можно оспорить, ссылаясь на то, что никакого правонарушения вы не совершили. Если же вы не хотите лишних споров с трудинспекцией, то предло жите работнику взять сначала на несколько дней отпуск без сохране ния заработной платы. А сразу после него ежегодный оплачиваемый отпуск, который вы уже успеете оплатить. Объясните работнику, что такой вариант лучше и для него, и для вас. У него еще останутся дни оплачиваемого отпуска, которые он потом получит по графику, а вы не рискуете быть оштрафованными трудинспекцией.

l Есть мнение, что работодателя нельзя наказать за несвоевременную выплату отпускных при досрочном отпуске вне графика. Аргументы — в издании «Главная книга. Конференц зал», 2009, № 6, с. 49.

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 23

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Работник увольняется: что делать с отпуском

Статья 127 ТК РФ При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неисполь зованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим уволь нением (за исключением случаев уволь нения за виновные действия). Компенсируем неиспользованные дни отпуска или пр едо ставляем отпуск с последующим увольнением

Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277I6I1 1. Предоставление работнику неиспользо ванного отпуска с последующим увольне нием является правом работодателя, а не его обязанностью.

При предоставлении отпуска с последую щим увольнением при расторжении трудо вого договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник. Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277I6I1 1. При предоставлении работнику отпуска с последующим увольнением днем уволь нения считается последний день отпуска. Однако все расчеты с работником произ водятся до ухода работника в отпуск, т. к. по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами. За время болезни в период отпуска с по следующим увольнением работнику вы плачивается пособие по временной нетру доспособности, однако в отличие от общих правил... отпуск на число дней болезни не продлевается.

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

Давайте теперь посмотрим, что будет с днями отпуска, если работник увольняется. Конечно, может быть и так, что к моменту увольнения он уже отгулял все дни отпуска и ни вы ему, ни он вам ничего не должны. Но такое бывает редко. Так что, скорее всего, или у него останутся не отгулянные дни отпуска, или он авансом отгулял лишнее. l Начнем с ситуации, когда у работника остались неиспользованные дни отпуска. В этом случае вы должны выплатить работнику денежную компенсацию за все эти дни. Вместо компенсации человек перед увольнением может отгулять все накопившиеся дни отпуска. Или же частично отгулять, а частично заменить компенсацией. Предоставить отпуск увольняемому вы обязаны только в одном слу чае — если период отпуска совпадает с указанным в графике отпус ков. В остальных же случаях предоставление отпуска — добрая воля работодателя. Причем работник, уволенный за виновные действия, во обще не вправе рассчитывать на отпуск «в натуре».

Перечень случаев, когда трудовой договор расторгается по причине виновных действий работника, закрыт. К ним относятся, в частности: — неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей, если работник имеет дисциплинарное взыскание (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); — однократное грубое нарушение трудовых обязанностей (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); — совершение работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарI ные ценности, виновных действий, дающих основание для утраты доверия к нему (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); — представление подложных документов при заключении трудового договора (п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Статья 127 ТК РФ

24 |

Работник увольняется: что делать сотпуском

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

Обратите внимание: хотя днем увольнения считается последний день отпуска, ушедший в отпуск работник не может отозвать свое за явление об увольнении. А если он заболеет в отпуске, то на время бо лезни отпуск не продлевается. При этом больничный лист вы оплатите ему, как обычно, за все дни болезни, даже если они уже за пределами отпуска. Отпускные в этом случае не пересчитываются и, конечно, не возвращаются. И пусть вас не смущает то, что за дни болезни ра ботнику выплачены и больничные, и отпускные. Просто отпускные, приходящиеся на дни болезни, будут, по сути, компенсацией за неис пользованный отпуск.

Конституционный суд неоднократно указывал, что работнику предоставлено праI во отозвать свое заявление только до начала отпуска. Это положение, с одной стороI ны, гарантирует право работника на свободное расторжение трудового договора по собственной инициативе, а с другой стороны — дает работодателю возможность выI полнить обязанности по оформлению увольнения и расчету с увольняемым (ОпредеI ления от 25.01.2007 № 131IОIО, от 23.06.2009 № 903IОIО). Однако имейте в виду, что если работник, находясь в отпуске, на писал заявление об увольнении по собственному желанию, то это уже

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Работник увольняется: что делать с отпуском

Письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551I6 Предупредить работодателя об увольнении работник может [находясь]... в отпуске... Подсчитываем дни неиспользован ного отпуска ...до истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в лю бое время отозвать свое заявление.

Правила об очередных и дополнительных отпусках 28. ...увольняемые... работники, прорабо тавшие... не менее 11 месяцев... получают полную компенсацию. Во всех остальных случаях работники по лучают пропорциональную компенсацию.

35. При исчислении сроков работы, даю щих право... на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из

28 дн. / 12 мес. = 2,33 дн. подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334I17 При определении количества календар ных дней неиспользованного отпуска, под лежащих оплате при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, округление их законодательством не предусмотрено. Поэтому, если в организации принимает ся решение об округлении, например, до целых дней, это надо делать не по пра вилам арифметики, а в пользу работника.

ПРИМЕР

совсем другая ситуация. Тогда он может в любое время до даты пред полагаемого увольнения отозвать это заявление. Итак, чтобы выплатить работнику компенсацию за неиспользован ный отпуск или предоставить дни отпуска «в натуре», сначала надо по считать количество дней неотгулянного отпуска. l Для отпусков в календарных днях количество неиспользованных дней отпуска определяется так: Количество неиспользо ванных дней отпуска, пре доставляемо го в календар ных днях

=

Количество дней отпуска, которые по ложены ра ботнику за рабочий год

12 ме сяцев

/

х

Количе ство ме сяцев ра боты в органи зации

–

Количество использован ных дней от пуска за все время рабо ты в органи зации

При этом если человек отработал: — менее половины месяца, то этот месяц исключается из расчета; — половину месяца и более, то этот месяц округляется до полного; — 11 месяцев и не использовал ни одного дня отпуска, то компенса ция выплачивается за полный отпуск. Поскольку у большинства работников ежегодный основной отпуск равен 28 календарным дням, за каждый отработанный месяц им пола гается 2,33 дня основного отпуска. Округление количества неиспользованных дней отпуска законода тельством не предусмотрено, но и не запрещено. Поэтому Минздрав соцразвития считает, что если организация решит округлять дни, то сделать это можно, но только в пользу работника. Например, 2,33 дня — до 3 календарных дней. Это связано с тем, что округление по правилам арифметики может снизить предусмотренные ТК гарантии. Если же у работника есть право на отпуск в рабочих днях, то по считать количество неиспользованных дней отпуска вообще не соста вит труда. Количество неисполь зованных дней отпус ка, предоставляемого в рабочих днях

=

Количество ме сяцев работы в организации

х

2 рабо чих дня

Количество исполь зованных дней отпу ска за все время ра боты в организации

–

l Определение количества дней отпуска, полагающихся при увольнении Работник с ненормированным рабочим днем, принятый на работу 25 авгу$ ста 2011 г., написал заявление о предоставлении ему оплачиваемого от$ пуска с 11 июня 2012 г. с последующим увольнением по собственному же$ ланию. Работодатель против предоставления отпуска не возражает. Работник имеет право на ежегодный: — основной отпуск обычной продолжительности (28 календарных дней); — дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжи$ тельностью 6 календарных дней за полный рабочий год. За весь период работы в организации работник отпуск ни разу не брал. Периодов, исключаемых из отпускного стажа, не было.

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 25

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Работник увольняется: что делать с отпуском

28 дн. / 12 мес. х 10 мес. = 23,33 дн.

6 дн. / 12 мес. х 10 мес. = 5 дн.

23,33 дн. + 5 дн. = 28,33 дн.

Определяем стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый от$ пуск: — с 25 августа 2011 г. по 24 мая 2012 г. — 9 полных месяцев; — с 25 мая 2012 г. по 10 июня 2012 г. — 17 дней, то есть более половины месяца, которые округляются до полного месяца. Итого отпускной стаж работника — 10 месяцев. Определяем количество дней оплачиваемого отпуска, предоставляемого перед увольнением. За 10 месяцев отпускного стажа работнику полагает$ ся 23,33 дня основного отпуска и 5 дней отпуска за ненормированный ра$ бочий день, то есть всего 28,33 дня. Поскольку отпуск может состоять только из полных дней, работник перед увольнением отгуляет 29 календарных дней оплачиваемого отпуска — с 11 июня по 10 июля (12 июня — нерабочий праздничный день). 10 июля будет считаться днем увольнения.

Статья 137 ТК РФ

l Однако возможна и обратная ситуация — человек увольняется до истечения рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. Сумму отпускных за неотработанные дни отпуска с увольняющегося можно взыскать. Кроме случаев, когда ТК это прямо запрещает, на пример при сокращении штата.

Удержания из заработной платы работни ка для погашения его задолженности ра ботодателю могут производиться: при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержа ния за эти дни не производятся, если ра ботник увольняется по основаниям, преду смотренным [п. 8 ч. 1 ст. 77, пп. 1, 2, 4 ч. 1 ст. 81, пп. 1, 2, 5, 6, 7 ст. 83 ТК РФ]...

Удержать излишне выплаченные отпускные нельзя, если трудовой договор с раI ботником прекращается, в частности, по следующим основаниям (ч. 2 ст. 137 ТК РФ): — сокращение численности или штата работников (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ); — призыв на военную службу или направление на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ); — восстановление на работе человека, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ); — признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответI ствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ).

Отпуск использован авансом: удержи ваем долг за неотработанные дни

Для того чтобы взыскать задолженность за неотработанные дни от пуска, руководитель может вынести распоряжение об удержании этих сумм из зарплаты работника, причитающейся ему при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется. Подлежащую взысканию с работника сумму считаем так. Снача ла определяем количество неотработанных календарных дней от пуска.

Количест во неотра ботанных календар ных дней отпуска

=

Количество использо ванных дней отпус ка за вре мя работы в организа ции

–

Количество дней отпуска, которые положены работ нику за рабочий год (в общем слу чае — 28 кален дарных дней)

/

12 меся цев

х

Количество месяцев работы в органи зации

Затем рассчитываем сумму к удержанию с работника. Сумма к удержанию за неотработанные дни отпуска

26 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

=

Количество неотработанных дней отпуска

х

Средний дневной заработок, исходя из которого оплачивались дни неотработанного отпуска

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Работник увольняется: что делать с отпуском

Статья 138 ТК РФ Общий размер всех удержаний при каж дой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов...

Статья 1102 ГК РФ 1. Лицо, которое без установленных зако ном, иными правовыми актами или сдел кой оснований приобрело или сберегло имущество (приобретатель) за счет друго го лица (потерпевшего), обязано возвра тить последнему неосновательно приобре тенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение), за исклю чением случаев, предусмотренных [ст. 1109 ГК РФ]... Статья 22 ГПК РФ 1. Суды рассматривают и разрешают: 1) исковые дела с участием граждан, ор ганизаций... о защите нарушенных или ос париваемых прав, свобод и законных ин тересов, по спорам, возникающим из... трудовых... правоотношений. Письмо Минфина России от 25.10.2010 № 03I03I06/1/658 Если с учетом [20% го]... ограничения ра ботодатель не смог удержать с работника при увольнении всю сумму задолженнос ти, оставшуюся сумму работник может до бровольно внести в кассу или перечислить на банковский счет работодателя. При этом если работник не соглашается на добровольный возврат излишне полу ченных сумм, то работодатель, согласно положениям ст. 391 ТК РФ, вправе взыс кать их в судебном порядке. Статья 1109 ГК РФ Не подлежат возврату в качестве неосно вательного обогащения: 3) заработная плата и приравненные к ней платежи... и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счет ной ошибки.

Отпуск использован авансом: считаем налоги и страховые взносы

Обратите внимание: для расчета берем именно старый средний дневной заработок, исходя из которого раньше были оплачены дни не отработанного отпуска. Считать новый средний заработок ни в коем случае не надо. Учтите, что сумма такого удержания не должна превышать 20 про центов выплачиваемой работнику при окончательном расчете суммы. Если задолженность за неотработанный отпуск превышает этот лимит, то можно взять у работника заявление, что он согласен погасить долг, составляющий более 20 процентов зарплаты. Или договориться с ра ботником, что он добровольно вернет переплаченные отпускные в кас су организации. Как видите, вернуть сумму сверх 20 процентного ограничения мож но, только если сам работник на это согласен. Поэтому не исключено, что работник не пожелает добровольно вернуть разницу. В этом слу чае работодатель может обратиться в суд и попытаться взыскать неот работанные отпускные в порядке гражданского судопроизводства как неосновательное обогащение работника. Однако ГК говорит, что зарплата и иные деньги, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, не подлежат воз врату в качестве неосновательного обогащения, кроме случаев недоб росовестности с его стороны или счетной ошибки. На момент выпла ты отпускные (в том числе и за часть отпуска, предоставленного авансом) действительно являются деньгами, предоставленными работ нику в качестве источника средств к существованию. И хотя работник увольняется, не отработав полностью полученные авансом отпускные, доказать его недобросовестность в суде, скорее всего, будет пробле матично.

Судебная практика по вопросу о взыскании неотработанных отпускных противоI речива. Например, Президиум СанктIПетербургского городского суда указал на неI возможность такого взыскания ввиду отсутствия недобросовестности со стороны бывшего работника и счетной ошибки со стороны компании (Постановление от 08.12.2010 № 44гI111/2010). Такого же мнения придерживаются суды Кировской, Калининградской областей и Приморского края (п. 2 раздела «Споры, вытекающие из трудовых отношений» Обзора Приморского краевого суда и Управления судебного департамента при Верховном суде РФ в Приморском крае от 31.12.2009 № 21/5; раздел «Нарушение или неправильное применение норм материального права» ОбI зора кассационной практики за 2008 год по гражданским делам (подготовлено КиI ровским областным судом); раздел «Споры, связанные с материальной ответственI ностью работника» Справки по результатам обобщения практики рассмотрения дел, связанных с разрешением трудовых споров за 2008 год (подготовлена судебной коллегией по гражданским делам Калининградского областного суда)). А вот в Москве и Пермском крае есть судебные решения в пользу работодателя (Определение Московского городского суда от 28.10.2010 № 33I34064; ПостановI ление Президиума Пермского краевого суда от 07.12.2007 № 44IгI2392). Еще один вопрос: нужно ли пересчитывать налоги и страховые взносы в периоде выплаты отпускных в связи с удержаниями за дни не отработанного отпуска? l Как вы помните, работник имеет право получить сразу весь отпуск целиком, а не пропорционально отработанному времени (кроме отпус ка «за вредность»). Поэтому задолженность работника возникает не

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 27

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Работник увольняется: что делать с отпуском

Письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376I19 ...обнаружение в текущем отчетном (рас четном) периоде необходимости удержать с работников выплаты, которые были из лишне начислены им в прошлых отчетных (расчетных) периодах... не является обна ружением ошибки в исчислении базы для начисления страховых взносов, поскольку в каждом из указанных периодов (про шлом и текущем) база для начисления страховых взносов определялась как сум ма выплат и иных вознаграждений, начис ленных в пользу работников именно в том периоде. ...внесения изменений в расчет по... стра ховым взносам за прошлые периоды... не требуется. Письмо ПФР от 19.05.2011 № 08I26/5404 ...если в текущем расчетном (отчетном) периоде необходимо удержать с работни ков выплаты, которые были излишне на числены в предыдущие отчетные перио ды... то... сумма доначислений

ПРИМЕР (отрицательная) должна быть учтена в све дениях индивидуального (персонифициро ванного) учета. Для этого формируются корректирующие сведения по форме СЗВ 6 1 или СЗВ 6 2...

38 095 руб. x 13% = 4952 руб. Сумма корректировки, указанная в форме АДВ 6 2, равна сумме, учтенной в РСВ 1...

2,33 дн. х 6 мес. = 13,98 дн.

28 дн. — 13,98 дн. = 14,02 дн.

14,02 дн. х 1360,54 руб. = 19 074,77 руб.

20 952,38 руб. — 19 074,77 руб. = 1877,61 руб.

1877,61 руб. х 34% = 638,39 руб.

1878,61 руб. х 13% = 244 руб.

1877,61 руб. — 244 руб. = 1633,61 руб.

28 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

в связи с ошибочно предоставленными днями отпуска, а из за того, что он уволился до конца рабочего года, за который ему предоставлен от пуск. В свое время отпускные ему были выплачены совершенно пра вильно. Значит, никакие исправления в периоде предоставления отпус ка не нужны, а в периоде увольнения все суммы скорректируются автоматически. Обязательные страховые взносы в месяце увольнения работника вы будете начислять на выплаты, уже уменьшенные на сумму излишне вы плаченных и удержанных отпускных. Правда, возможно, потребуется корректировать персонифицированную отчетность по уволенному ра ботнику, представленную ранее в Пенсионный фонд РФ. Но такая не обходимость возникнет только в одном случае — если суммы, начис ленные работнику в квартале увольнения, меньше его задолженности за неотработанные дни отпуска. Пересчитывать НДФЛ в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2 НДФЛ при удержании отпускных в месяце их выплаты так же нет необходимости. В месяце увольнения в этих документах вы от разите сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом отпускных, удержанных за неотработанные дни отпуска. И НДФЛ с последней выплаты работнику сам собой уменьшится на сумму НДФЛ с неотработанных отпускных. Для целей налогообложения прибыли на сумму удержанных отпу скных вы уменьшите расходы на оплату труда в месяце увольнения ра ботника.

l Удержание отпускных за неотработанные дни отпуска Работник был принят на работу 14 сентября 2011 г. В феврале 2012 г. ему был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительнос$ тью 28 календарных дней за рабочий год с 14 сентября 2011 г. по 13 сен$ тября 2012 г. Сумма отпускных, выплаченная работнику, составила 38 095 руб. (средне$ дневной заработок для расчета отпускных — 1360,54 руб.). НДФЛ, удер$ жанный с отпускных, — 4952 руб. В марте работник написал заявление об увольнении, последний день ра$ боты — 16 марта 2012 г. Начисленная на момент увольнения зарплата равна 20 952,38 руб. Отпускной стаж работника в организации составил 6 месяцев и 3 дня, то есть 6 полных месяцев. Значит, за время работы в организации работ$ ник заработал 13,98 дня отпуска. Поэтому часть ранее полученных отпуск$ ных за 14,02 дня он не отработал. Излишне начисленные отпускные соста$ вили 19 074,77 руб. Сумма неотработанных отпускных превышает 20% зарплаты, которая бу$ дет выплачена работнику при окончательном расчете. Но работник пись$ менно согласился на удержание всей суммы переплаченных отпускных. После ее удержания работнику причитается 1877,61 руб. С этой суммы ор$ ганизация начислит обязательные страховые взносы — 638,39 руб. и НДФЛ — 244 руб. В налоговые расходы включаются 1877,61 руб. (рас$ ходы на оплату труда) и 638,39 руб. (обязательные страховые взносы). Сумма к выдаче работнику на руки при окончательном расчете составит 1633,61 руб.

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Расчетный период и расчетные дни

Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20I12/061148 ...расходы организации работодателя, понесенные в связи с увольнением работ ника, не отработавшего дни предоставлен ного отпуска, не учитываются при форми ровании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ.

В то же время удержание задолженности за неотработанные дни отпуска — это право, а не обязанность работодателя. Поэтому если сумма долга незначительна, то вы можете простить ее работнику. Од нако чтобы избежать претензий налоговиков, сумму отпускных, кото рую вы прощаете, лучше исключить из расходов.

Мы приняли работника в организацию 15 апреля 2011 года, а 15 марта 2012 года, то есть через 11 месяцев, он увольняется. За время работы у нас он успел отгулять все 28 дней отпуска. Правильно ли я думаю, что с него не нужно ничего удерживать? Ведь он отработал отпуск полностью. Вы ошибаетесь. Понятно, что вы исходите из того, что ежегодный от пуск включается в отпускной стаж. Однако полный отпуск положен работнику только за 12 месяцев отпускного стажа, который включает и месяц отпуска. А на момент увольнения стаж работника в вашей ор ганизации составил только 11 месяцев, включая отпуск. Поэтому в ва шем случае работник на момент увольнения не доработал 1 месяц в счет предоставленного ему авансом отпуска. И вы можете, хотя и не обязаны, удержать с него отпускные за не отработанный на момент увольнения месяц, то есть за 2,33 дня. А вот если бы он проработал 11 месяцев, не беря ни дня в счет ежегодного отпуска, то тогда вы бы выплатили ему компенсацию за 28 календарных дней неиспользованно го отпуска. Как определить, когда и сколько дней отпуска предоставить работ нику, мы разобрались. Перейдем теперь к вопросам, связанным с рас четом отпускных.

Статья 114 ТК РФ Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением... среднего зара ботка. Статья 139 ТК РФ Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего за работка), предусмотренных [ТК РФ]... уста навливается единый порядок ее исчисле ния. Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 1. Настоящее Положение устанавливает особенности порядка исчисления средней заработной платы (среднего заработка) для всех случаев определения ее разме ра, предусмотренных [ТК РФ]...

Определяем расчетный период

Расчетный период ирасчетные дни Как известно, дни отпуска оплачиваются по среднему заработку. Об щие принципы расчета среднего заработка закреплены в статье 139 ТК. А более подробно порядок расчета раскрыт в Положении об особен ностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства № 922. Дальше я его буду называть просто «Положение». Этот документ действует уже несколько лет — с 2008 года. Послед ние поправки в него были внесены еще в 2009 году и касались расчета среднего заработка при повышении в организации окладов и тарифных ставок. С тех пор никаких изменений в расчете среднего заработка для отпускных не было. Однако у бухгалтеров по прежнему возникают во просы, связанные с применением этого Положения. Не сомневаюсь, что с общим порядком расчета отпускных вы знакомы и успешно при меняете его на практике. Поэтому основные положения я напомню лишь вкратце, так, чтобы мы успели рассмотреть побольше неодно значных и спорных вопросов. l Дни и зарплату для расчета среднего заработка надо брать за рас четный период. По общему правилу расчетный период — это 12 по

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 29

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Расчетный период и расчетные дни

Статья 139 ТК РФ При любом режиме работы расчет сред ней заработной платы работника произво дится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отра ботанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в те чение которого за работником сохраняет ся средняя заработная плата. При этом ка лендарным месяцем считается период с 1 го по 30 е (31 е) число соответствую щего месяца включительно (в феврале — по 28 е (29 е) число включительно). В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмот рены и иные периоды для расчета сред ней заработной платы, если это не ухудша ет положение работников. Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 4. Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неис пользованные отпуска исчисляется за по следние 12 календарных месяцев.

Письмо Роструда от 22.07.2010 № 2184I6I1 ...продолжительность календарного меся ца по смыслу [ст. 139 ТК РФ]... не зависит от отработки рабочего периода. В ситуации, когда работник увольняется 30 июня 2010 г., день увольнения (30 ию ня) является последним днем месяца и включается в календарный месяц. Сле довательно, июнь 2010 г. учитывается в расчетном периоде. В случае когда работник увольняется 30 июля 2010 г., т.е. до конца месяца ос тается 1 день (31 июля)... данный месяц в расчет среднего заработка не включа ется.

30 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

следних календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором на чался отпуск. Правда, работодатель может установить в коллективном договоре и другой расчетный период, но только если это не ухудшит положение работников. К примеру, вы в коллективном договоре предусмотрели расчетный период, состоящий из 3 месяцев. Однако может получиться так, что средний заработок, рассчитанный за это время, будет меньше, чем за работок, рассчитанный исходя из 12 месячного расчетного периода. Это возможно, к примеру, если должностной оклад работника в тече ние года не менялся, а премии выплачивались только раз в полгода. Значит, если вы не хотите нарушить трудовое законодательство, для расчета среднего заработка придется применять 12 месячный рас четный период. Так что каждый раз вам надо считать средний зарабо ток исходя из вашего расчетного периода и из 12 месяцев, чтобы вы брать наибольший результат. Поэтому, если для вас такие расчеты слишком трудоемки, проще не менять расчетный период, установлен ный ТК. Бывает такая ситуация — работник идет в отпуск, скажем, с 1 июня 2012 года. Оплата отпуска производится не позднее чем за 3 дня до его начала. Поэтому отпускные ему надо выплатить не позднее 28 мая. Естественно, 29, 30 и 31 мая еще не отработаны. Возникает вопрос: какой период брать в расчет среднего заработка, если за май зарплата еще не начислена? Чтобы правильно поступить в этой ситуации, надо помнить, что на определение расчетного периода влияет только дата начала отпуска. Поэтому на дату выплаты отпускных ориентироваться не нужно. В на шем примере расчетный период — июнь 2011 года — май 2012 года. Тот факт, что точный размер зарплаты за май на момент ухода работ ника в отпуск еще не известен, — не основание для изменения расчет ного периода. Ведь для работников, уходящих в отпуск в разные дни одного месяца (в начале, середине или конце месяца), средний днев ной заработок должен считаться одинаково. Иначе получится, что они находятся в неравных условиях. И раз уж мы должны учесть в среднем заработке зарплату за май, который еще не полностью отработан к моменту выплаты отпускных, можно заранее посчитать зарплату ра ботника за 3 последних рабочих дня. Если не случится ничего непред виденного и май будет отработан полностью, значит, средний зарабо ток для отпускных рассчитан правильно и ничего менять не нужно. Если же работник вдруг заболеет и не выйдет 29, 30 и 31 мая на рабо ту, придется пересчитать ему отпускные с учетом окончательной сум мы зарплаты за месяц. Если окажется, что отпускные вы переплатили, то сумму переплаты можно будет зачесть в счет предстоящих выплат работнику. Еще одна непростая ситуация. Предположим, ваш работник уволь няется в последний день месяца и у него остались неиспользованные дни отпуска. Как определить расчетный период для расчета компенса ции за неиспользованный отпуск? На этот вопрос Роструд ответил так. Если день увольнения совпадает с последним днем месяца и это рабо чий день, то при расчете компенсации этот месяц включается в рас четный период. А если день увольнения попал на последний рабочий день месяца, после которого есть еще выходные дни, то месяц уволь нения в расчетный период не войдет.

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Расчетный период и расчетные дни

Периоды, исключаемые из расчетного Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 5. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если: а) за работником сохранялся средний за работок в соответствии с законодательст вом [РФ]... за исключением перерывов для кормления ребенка... б) работник получал пособие по времен ной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам; в) работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работ ника; г) работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу; д) работнику предоставлялись дополни тельные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми инвалидами и инвалида ми с детства; е) работник в других случаях освобождал ся от работы... в соответствии с законода тельством [РФ]...

31 д. — 6 дн. = 25 дн.

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 9. Средний заработок работника опреде ляется путем умножения среднего дневно го заработка на количество дней (кален дарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате.

Например, работник увольняется 29 февраля 2012 года (среда). Значит, в расчетный период войдут март 2011 года — февраль 2012 го да. Если же день увольнения — 30 марта 2012 года (пятница), то за ним еще есть выходной день 31 марта (суббота). Значит, расчетный пе риод — это март 2011 года — февраль 2012 года, то есть март 2012 го да в расчетный период уже не войдет. l Итак, какие месяцы включать в расчетный период, мы определили. Теперь из расчетного периода надо исключить дни и начисленные за них выплаты, когда работник освобождался от работы с сохранением зарплаты или без оплаты. То есть это периоды, когда работник не был на рабочем месте по уважительным причинам. Некоторые такие слу чаи прямо перечислены в пункте 5 Положения, но этот перечень не закрыт. К ним относятся отпуска, командировки, время болезни, вы нужденного прогула и простоя не по вине работника, приостановки работы при задержке зарплаты и так далее. Исключение — предусмот ренные ТК перерывы для кормления ребенка. Оставили такие переры вы в расчетном периоде, вероятно, из за того, что исключать их из рас четного периода достаточно трудоемко, а на итоговый результат они почти не влияют. Нельзя исключать из расчетного периода выходные и нерабочие праздничные дни, кроме случаев, когда они приходятся на исключае мое из расчетного периода время. Ведь это не дни освобождения от работы, а время отдыха. А вот если нерабочий праздничный день при ходится на исключаемое из расчетного периода время, то этот день вы не учитываете вместе с таким исключаемым периодом. К примеру, в расчетный период входит май 2012 года. Работник болел с 1 по 6 мая 2012 года, поэтому нужно исключить из расчетного периода все дни болезни с 1 по 6 мая 2012 года. В том числе и попавший на период бо лезни нерабочий праздничный день 1 мая. В то же время 9 мая нужно оставить в расчетном периоде, так как этот день приходится на не ис ключаемое из расчетного периода время. В результате общее количе ство принимаемых в расчет календарных дней в мае 2012 года соста вит 25 календарных дней. Если же работник прогуливал работу или простаивал по своей ви не, то эти дни остаются в расчетном периоде, но, поскольку оплаты он за них не получит, соответственно, уменьшатся и отпускные. Что, в об щем то, справедливо. Если в каком то месяце расчетного периода есть исключаемые из расчетного периода дни, то месяц считается отработанным не полно стью. В Положении такие месяцы еще называются неполными кален дарными месяцами. Кстати, если работник принят в вашу организацию не 1 го числа, то этот месяц расчетного периода также будет считать ся отработанным не полностью. Но уже не из за того, что из него ис ключались дни, а просто потому, что трудовые отношения с работни ком начались не с начала месяца. Общая формула расчета отпускных для отпусков в календарных днях: Отпуск ные

=

Количество календарных дней отпуска

х

|

Сумма заработ ной платы за рас четный период

2012

|

/

Расчетное количество календарных дней за расчетный период

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 31

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Расчетный период и расчетные дни

Расчет календарных дней в расчетном периоде, отработанном полностью

Как определить количество календарных дней отпуска, мы уже вы яснили. Как рассчитать зарплату за расчетный период, я расскажу чуть позже. l Что касается расчетного количества календарных дней, то для пол ностью отработанного расчетного периода и отработанного не полно стью оно определяется по разному. При полностью отработанном рас четном периоде количество дней рассчитываем так:

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 10. Средний дневной заработок для опла ты отпусков, предоставляемых в календар ных днях, и выплаты компенсации за не использованные отпуска исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный пе риод, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Статья 104 ТК РФ Когда по условиям производства (рабо ты)... в организации в целом или при вы полнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для дан ной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность ра бочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квар тал и другие периоды) не превышала нор мального числа рабочих часов. Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 10. В случае если один или несколько ме сяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время

Расчет календарных дней в расчет ном периоде, отраб отанном не пол ностью

в соответствии с пунктом 5 настоящего По ложения, средний дневной заработок ис числяется путем деления суммы фактичес ки начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесяч ного числа календарных дней (29,4), умно женного на количество полных календар ных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

Расчетное количество дней в полностью отработанном расчетном периоде

=

12 месяцев (если иной расчетный период не ус тановлен в организации)

х

29,4 дн/мес. (сред немесячное количест во календарных дней)

Кстати, если работник трудится в режиме неполного рабочего вре мени, то это вовсе не означает, что расчетный период для отпускных у него отработан не полностью. Бывает, что бухгалтеры ошибочно рас считывают работникам с неполным временем отпускные исходя из фактически отработанных ими в расчетном периоде часов. Это непра вильно: отпускные им надо считать по тем же правилам, что и сотруд никам, которые работают полный день. Но поскольку размер зарплаты у них ниже, чем у трудящихся на такой же должности 40 часов в неде лю (ведь она выплачивается пропорционально отработанному време ни), отпускные у них также будут меньше. А если вы будете считать им отпускные исходя из фактически отработанных часов, то вы завысите сумму отпускных. А как определить, полностью или нет отработал месяцы расчетно го периода работник с суммированным учетом рабочего времени? Предположим, человек работает по графику «сутки через трое» и пол ностью отработал все часы, предусмотренные графиком в конкретном месяце. Периодов, исключаемых из расчетного, у него не было. Тогда такой месяц расчетного периода считается полным независимо от то го, соответствует ли количество отработанных им часов норме рабоче го времени, предусмотренной обычным производственным календа рем. Если же в месяце были дни, исключаемые из расчетного периода, то независимо от того, на какие дни (рабочие или нерабочие) по гра фику приходятся такие исключаемые периоды, этот месяц будет не полным. l Однако если расчетный период отработан не полностью, то расчет усложняется. Вам надо будет посчитать отдельно количество дней в полных и количество дней в неполных месяцах и сложить их. Количе ство дней в полностью отработанных месяцах вы по прежнему прини маете равным 29,4 дня: Расчетное количество дней в не полностью отработанном расчет ном периоде

=

29,4 дн/мес.

х

Количество полностью от работанных ме сяцев расчет ного периода

+

Расчетное количество календарных дней в не полностью отра ботанных месяцах расчетного периода

А для того чтобы определить количество календарных дней в ка лендарном месяце, отработанном не полностью, вам надо использо вать такую формулу:

32 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Расчетный период и расчетные дни

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 10. Количество календарных дней в не полном календарном месяце рассчитыва ется путем деления среднемесячного чис ла календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умноже ния на количество календарных дней, при ходящихся на время, отработанное в дан ном месяце.

Расчетное количе ство календарных дней для каждого не полностью отра ботанного месяца расчетного периода

=

29,4 дн/мес.

/

x

Количество календар ных дней, приходящих ся на отработанное время в не полностью отработанном месяце расчетного периода

На первый взгляд, необходимость определить, сколько же кален дарных дней отработал работник, если в выходные он отдыхал, может поставить в тупик. Но на самом деле все просто — надо из общего ко личества календарных дней в не полностью отработанном месяце вы честь количество календарных дней, исключаемых из расчетного пери ода на основании пункта 5 Положения. Так вы и получите искомое количество отработанных календарных дней: Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в не полностью отработан ном месяце расчетного периода

ПРИМЕР

Количество ка лендарных дней в не полностью отработанном месяце расчет ного периода

Количество ка лендарных дней в месяце расчет ного периода

=

–

Количество календар ных дней, в течение которых работник ос вобождался от работы

l Определение расчетного количества календарных дней в не полностью отработанном периоде Работник написал заявление на предоставление в июне 2012 г. очередного оплачиваемого отпуска. Расчетный период — июнь 2011 г. — май 2012 г. В расчетном периоде работник: — с 1 по 28 августа 2011 г. (28 дней) был в ежегодном оплачиваемом от$ пуске; — с 14 по 20 ноября 2011 г. (7 дней) был в отпуске без сохранения зар$ платы; — с 7 по 15 февраля 2012 г. (9 дней) болел. Остальные 9 месяцев расчетного периода отработаны полностью.

29,4 дн/мес. х 9 мес. = 264,6 дн.

29,4 дн/мес. / 31 д. х (31 д. — 28 дн.) = 2,85 дн.

29,4 дн/мес. / 30 дн. х (30 дн. — 7 дн.) = 22,54 дн.

29,4 дн/мес. / 29 дн. х (29 дн. — 9 дн.) = 20,28 дн.

264,6 дн. + 2,85 дн. + 22,54 дн. + 20,28 дн. = 310,27 дн. Рассчитываем оплату отпуска в раб о чих днях Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 11. Средний дневной заработок для опла ты отпусков, предоставляемых в рабочих днях... исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной пла ты на количество рабочих дней по кален дарю 6 дневной рабочей недели.

Количество дней в полностью отработанных месяцах расчетного периода составляет 264,6 дня. Расчетное количество календарных дней в августе 2011 г. равно 2,85 дня. Расчетное количество календарных дней в ноябре 2011 г. — 22,54 дня. Рас$ четное количество календарных дней в феврале 2012 г. — 20,28 дня. Суммарное количество календарных дней в не полностью отработанном расчетном периоде составит 310,27 дня.

l Формула для расчета оплаты отпусков в рабочих днях выглядит по проще. Никакое расчетное количество дней здесь определять не нуж но, все расчеты ведутся в рабочих днях: Отпускные при предо ставлении отпуска в ра бочих днях

=

Количество предостав ляемых ра бочих дней отпуска

х

Сумма начис ленной за расчетный пе риод заработ ной платы

/

Количество рабочих дней по календарю шестиднев ной рабочей недели, прихо дящихся на отработанное в расчетном периоде время

Однако и здесь есть нюанс. Обратите внимание, количество рабо чих дней для расчета всегда надо брать именно по календарю шести

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 33

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Расчетный период и расчетные дни

дневной рабочей недели, даже если ваша организация работает по пя тидневке. Чтобы узнать, сколько рабочих дней по шестидневной рабо чей неделе приходится на отработанное время в неполных месяцах, надо сначала определить количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. Для этого используйте уже приведенную мной формулу. А затем вычтите из календарных дней отработанного перио да воскресенья и нерабочие праздничные дни. ПРИМЕР

l Расчет отпускных при предоставлении отпуска в рабочих днях Работник заключил срочный трудовой договор на период с 1 февраля по 31 марта 2012 г. Ему предоставляется оплачиваемый отпуск с последую$ щим увольнением длительностью 4 рабочих дня со 2 по 5 апреля (воскре$ сенье 1 апреля в число дней отпуска не входит). За февраль и март работ$ нику начислено 40 000 руб.

(29 дн. — 4 дн. — 1 д.) + (31 д. — 4 дн. — 1 д.) = 50 дн.

4 раб. дн. х 40 000 руб. / 50 дн. = 3200 руб.

Статья 260 ТК РФ Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск незави симо от стажа работы у данного работода теля. В расчетном периоде нет зарплаты и отраб отанных дней: первая с итуа ция Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 6. В случае если работник не имел факти чески начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчет ный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период со стоял из времени, исключаемого из рас четного периода в соответствии с пунктом 5 настоящего Положения, средний зара боток определяется исходя из суммы за работной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный рас четному.

34 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

Количество рабочих дней за февраль (в котором четыре воскресенья и праздник 23 февраля) и март (в котором четыре воскресенья и праздник 8 марта) по календарю шестидневной рабочей недели составляет 50 дней. Работнику надо выплатить отпускные в размере 3200 руб.

Однако может случиться и так, что работнику в расчетном периоде не начислялась зарплата или не было ни одного отработанного дня, который можно было бы учесть в расчете среднего заработка. Я гово рю «ни одного дня», поскольку даже одного дня может быть достаточ но для расчета среднего заработка. Предположим, работник поступил к вам 30 марта 2012 года. А в апреле 2012 года работодатель согласил ся отпустить его на неделю в оплачиваемый отпуск. В этом случае средний заработок вы ему посчитаете исходя из этого одного дня 30 марта и начисленной за него зарплаты. Возможны три ситуации, когда у работника в расчетном периоде нет отработанных дней и зарплаты, и в каждой из них средний зарабо ток будет считаться по своему. l Первая ситуация — работник в расчетном периоде (или в периоде, превышающем расчетный) не отработал ни дня либо все отработан ные им дни из расчетного периода исключаются. Но у него есть отра ботанные дни в периоде, предшествующем расчетному. Самый распро страненный пример — работница ушла в декрет, а затем в отпуск по уходу за ребенком до 3 лет. Она выходит из отпуска по уходу за ребен ком и сразу просит предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск. Если она не отгуляла ежегодный отпуск ни перед декретом, ни после него, этот отпуск вы должны ей предоставить. Естественно, что отра ботанных дней в расчетном периоде у нее нет. Но есть отработанные дни до ухода в декрет. В этом случае мы берем для расчета предшест вующий период, равный расчетному. При этом отсчитывать 12 месяцев назад надо не от начала пустого расчетного периода, а от начала пе риода длительного отсутствия работника на работе. Приведу пример. Женщина работает в организации с 1 августа 2007 года. С 24 декабря 2008 года по листку временной нетрудоспособ ности она ушла в отпуск по беременности и родам на 140 календарных дней. С 13 мая 2009 года, по окончании отпуска по беременности и ро дам, она оформила отпуск по уходу за ребенком до достижения им воз

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Расчетный период и расчетные дни

В расчетном периоде нет зарплаты и отработанных дней: вторая ситуация Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 7. В случае если работник не имел факти чески начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчет ный период и до начала расчетного пери ода, средний заработок определяется ис ходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка.

29,4 дн/мес. / 31 д. х (31 д. — 4 дн.) = 25,61 дн.

3600 руб. / 25,61 дн. = 140,57 руб.

140,57 руб. х 10 дн. = 1405,70 руб. В расчетном периоде нет зарплаты и отработанных дней: третья ситуация Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 8. В случае если работник не имел факти чески начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчет ный период, до начала расчетного перио да и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка,

20 000 руб. / 29,4 дн/мес. = 680,27 руб.

680,27 руб. х 10 дн. = 6802,70 руб. средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада).

раста 3 лет. Когда в марте 2012 года отпуск по уходу за ребенком закон чился (ребенку исполнилось 3 года), она выходит на работу и сразу же пишет заявление с просьбой предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск с 5 марта 2012 года. По общим правилам расчетный период для оплаты отпуска должен быть таким: март 2011 года — февраль 2012 года. Но в этот период ра ботница находилась в отпуске по уходу за ребенком, поэтому в расчет ном периоде у нее нет отработанных дней и начисленного заработка, которые учитывались бы при расчете отпускных. Однако у работницы были отработанные дни и заработок, учитываемые при расчете отпуск ных, до ее ухода в декрет. Поэтому для расчета отпускных нужно взять 12 месяцев, предшествующих началу периода ее длительного отсутст вия на работе, то есть началу отпуска по беременности и родам. Это декабрь 2007 года — ноябрь 2008 года. l Может случиться и так, что работник в том же месяце, в котором был принят на работу, уходит в отпуск. К примеру, вы взяли на работу внешнего совместителя, а у него в этом же месяце начинается отпуск по основному месту работы. Как вы помните, совместитель вправе ухо дить в отпуск одновременно и по основному месту работы, и по совме стительству. И получается, что у работника нет отработанных дней ни в расчетном периоде, ни до него. Но есть отработанные дни в месяце, когда у него начался отпуск. Это уже вторая ситуация. Здесь мы для расчета среднего заработка берем дни, отработанные в месяце наступ ления отпуска, и начисленную за них зарплату. Предположим, вы наняли на работу совместителя 2 мая 2012 года. А с 29 мая 2012 года он берет ежегодный отпуск на 10 календарных дней. В месяце наступления отпуска — мае — он отработал 18 рабо чих дней и получил за них зарплату 3600 рублей. Посчитаем ему отпу скные. Поскольку работник отработал май не полностью, количество календарных дней в неполном календарном месяце составит 25,61 дня. Следовательно, средний дневной заработок работника равен 140,57 рубля и сумма отпускных составит 1405,70 рубля. l Давайте теперь представим, что у работника вообще нет ни одного отработанного дня даже в месяце ухода в отпуск — это третья ситуа ция. В этом случае средний заработок надо считать исходя из установ ленной работнику тарифной ставки или оклада. Предположим, женщина была в отпуске по уходу за ребенком, а в это время фирма, где она работала, была реорганизована. Работни цу приняли во вновь созданную организацию в порядке перевода. Сра зу же по окончании отпуска по уходу за ребенком она решила взять ежегодный оплачиваемый отпуск на 10 календарных дней. Предположим, ее оклад — 20 000 рублей. Рассчитаем ей отпуск ные. Среднедневной заработок, рассчитанный исходя из оклада работ ницы и среднемесячного количества календарных дней — 29,4, соста вит 680,27 рубля. Значит, ей надо выплатить отпускные за 10 дней в сумме 6802,70 рубля. Хочу предупредить, что если ваш случай с работником, у которого нет дней и выплат в расчетном периоде, подпадает под одну из таких ситуаций, то надо применять вариант действий, предусмотренный именно для этой ситуации, а не по выбору. К примеру, если у работни ка были дни и выплаты до расчетного периода, то рассчитывать ему средний заработок исходя из оклада вы не вправе.

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 35

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Что включать в средний заработок

Что включать всредний заработок Какие выплаты включать в средний за работок, а какие — нет

Статья 139 ТК РФ Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные систе мой оплаты труда виды выплат, применяе мые у соответствующего работодателя не зависимо от источников этих выплат. Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 3. Для расчета среднего заработка не учи тываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стои мости питания, проезда, обучения, комму нальных услуг, отдыха и другие).

Статья 164 ТК РФ Компенсации — денежные выплаты, уста новленные в целях возмещения работни кам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предус мотренных [ТК РФ]... и другими федераль ными законами. Решение Верховного суда РФ от 20.03.2003 № ГКПИ2003I195 Поскольку надбавка за вахтовый метод работы, предусмотренная статьей 302 [ТК РФ]... выплачивается взамен суточных, а не за трудовую функцию, она не относит ся к выплатам, предусмотренным систе мой оплаты труда, и не должна учитывать ся при расчете средней заработной платы работника.

Давайте теперь поговорим о выплатах, принимаемых в расчет среднего заработка для отпускных. l Вы, конечно же, знаете, что при расчете среднего заработка учиты ваются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда в организации. Значит, раз уж речь идет о системе оплаты труда, это должна быть выплата именно за труд. Примерный перечень таких вы плат приведен в пункте 2 Положения. К ним, в частности, относятся: — зарплата за отработанное время (фактически выполненную работу); — различные надбавки и доплаты; — премии. А в пункте 3 Положения нам на всякий случай еще раз напомина ют, что всякие выплаты социального характера в расчете среднего за работка не учитываются. Обратите внимание: материальная помощь, оплата отдыха, питания работников и иные подобные выплаты при рас чете среднего заработка не учитываются именно потому, что они не относятся к оплате труда. А источник выплаты на возможность ее включения в расчет отпускных не влияет. Какие еще есть неучитываемые выплаты помимо социальных? Как я уже говорила, не принимаются в расчет выплаты, начисленные за ис ключаемые из расчетного периода дни, которые перечислены в пунк те 5 Положения. В двух словах — это выплаты за дни, когда за работ ником в соответствии с законодательством сохранялся средний заработок, хотя он по каким то уважительным причинам не был на ра бочем месте или не мог выполнять свою трудовую функцию. Мы их уже рассмотрели и к этому вопросу возвращаться не будем. Не учитываются при расчете среднего заработка и различные ком пенсации, то есть предусмотренные законодательством выплаты в воз мещение работнику затрат, связанных с исполнением им трудовых и иных обязанностей. Это, к примеру, суточные за время командиров ки, надбавка взамен суточных за вахтовый метод работы, компенсация за задержку зарплаты, компенсация за использование личного имуще ства.

l Больше узнать о том, какие выплаты входят в систему оплаты тру да и на какие виды они делятся, вы можете из отчета о семинаре Е.В. Во робьевой «Оплата труда: право, учет, налоги» (издание «Главная книга. Конференц зал», 2010, № 9).

А нужно учитывать в среднем заработке дополнительное вознаграждение за нерабоI чие праздничные дни работникам, которым установлена тарифная ставка? Хотя дополнительное вознаграждение за нерабочие праздничные дни в перечне принимаемых в расчет среднего заработка прямо не указа но, в то же время, с моей точки зрения, его вполне можно отнести к заработной плате. Кроме того, нерабочие праздничные дни из рас четного периода не исключаются, поэтому и вознаграждение за эти дни следует учитывать в расчете среднего заработка.

36 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Что включать в средний заработок

Традиционно большое количество вопросов вызывает учет в сред нем заработке премий. Давайте подробно их рассмотрим и выясним, какие же премии участвуют в расчете. Какие пр емии, в каком количе стве l Во первых, здесь действует правило, общее для всех выплат работ и размер е учитывать в ср еднем зара никам. В расчет среднего заработка попадают только премии, входя щие в заработную плату, то есть связанные с исполнением работником ботке обязанностей по трудовому договору. Значит, мы сразу исключаем вся кие премии не за труд — к праздникам, юбилеям или другим знамена тельным событиям в жизни работников. Во вторых, премия должна быть начислена В расчет среднего заработка включаются: в расчетном периоде, а не за расчетный пери • зарплата од. Поясню, в чем разница. Если расчетный пе риод — апрель 2011 года — март 2012 года, • различные надбавки и доплаты то начисленную в апреле 2011 года премию за • премии I квартал 2011 года вы должны учесть в расче те, хотя I квартал 2011 года и находится за В расчет среднего заработка не включаются: пределами расчетного периода. А вот начис • выплаты социального характера (например, материальная помощь, ленную в апреле 2012 года премию за I квар оплата отдыха, питания) тал 2012 года вы учесть не сможете. Потому • выплаты за исключаемые из расчетного периода дни (например, от что хотя эта премия рассчитана за показате пускные, командировочные, пособия по нетрудоспособности) ли, достигнутые в месяцах расчетного перио • денежные компенсации в возмещение затрат, связанных с исполне да, но начислена она уже за его пределами. нием трудовых обязанностей Ведь апрель 2012 года в расчетный период не входит. Однако есть исключение из этого правила — премии по итогам го да и за выслугу лет. Как их учитывать при расчете среднего заработка, мы рассмотрим чуть позже. В третьих, если несколько премий начисле ны за один и тот же период и за один и тот же Правила учета премий в среднем заработке показатель, то учесть можно только одну из • премия начислена за труд них. Какую именно — выбирать вам. Поэтому рекомендую закрепить в своем локальном нор • премия начислена в расчетном периоде (кроме премий по итогам года и за выслугу лет) мативном акте, по каким критериям вы будете выбирать одну из премий. Чтобы учесть интере • если несколько премий начислены за один и тот же период и за сы работников, можно установить, что выбира один и тот же показатель, то учесть можно только одну из них

ется большая по размеру премия. Или можно • премия по итогам года (за выслугу лет) начислена за предшествую записать в локальном нормативном акте, что щий отпуску год (независимо от даты начисления) выбирать вы будете премию, последнюю по очередности выплат. Надо сказать, что правила учета премий при полностью и не полно стью отработанном расчетном периоде несколько различаются. Давай те начнем с идеальной ситуации, когда расчетный период отработан полностью, и посмотрим, как учитываются премии. Положение об особенностях порядка исI Проще всего с разовыми премиями за выполнение конкретной ра числения средней заработной платы боты — количество подобных премий, которые можно учесть, не огра 15. При определении среднего заработка ничено, ведь они начисляются в каждом случае по своему отдельному премии и вознаграждения учитываются основанию. в следующем порядке: А вот учитывая ежемесячную премию, надо уже проверить, чтобы ежемесячные премии и вознагражде ния — фактически начисленные в расчет в расчете не оказалась еще одна ежемесячная премия за тот же са ном периоде, но не более одной выплаты мый месяц и за тот же показатель. При этом важно, за какой месяц за каждый показатель за каждый месяц начислена такая премия, а не в каком месяце она фактически начис расчетного периода. лена. То есть максимальное количество ежемесячных премий в рас

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 37

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Что включать в средний заработок

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 15. При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке: премии и вознаграждения за период ра боты, превышающий один месяц, — факти чески начисленные в расчетном периоде за каждый показатель, если продолжи тельность периода, за который они начис лены, не превышает продолжительности расчетного периода, и в размере месяч ной части за каждый месяц расчетного пе риода, если продолжительность периода, за который они начислены, превышает продолжительность расчетного периода.

90 000 руб. / 18 мес. х 12 мес. = 60 000 руб.

12 мес. / 3 мес. = 4 12 мес. / 6 мес. = 2 Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 15. При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в следующем порядке: вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаг раждения по итогам работы за год, начис ленные за предшествующий событию ка лендарный год, — независимо от времени начисления вознаграждения.

Письмо Роструда от 03.05.2007 № 1253I6I1 Если средний заработок был рассчитан без учета вознаграждения по итогам рабо ты за год, то после его начисления следует произвести перерасчет среднего заработ ка с учетом вознаграждения по итогам ра боты за год с соответствующей доплатой.

38 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

четном периоде за один и тот же показатель — 12. Если же работни ку в расчетном периоде за каждый месяц начислялось по две премии, но каждая — за свой показатель, то в расчете будут участвовать уже 24 ежемесячные премии — по 12 за каждый показатель. Ну и так да лее. Предположим, расчетный период — май 2011 года — апрель 2012 года. В январе работнику были начислены две премии за эффек тивную работу: за декабрь 2011 года и за январь 2012 года. В расчет отпускных мы возьмем обе эти премии, так как начислены они за раз ные месяцы, хотя бухгалтер и отразил их обе в учете в одном меся це — в январе 2012 года. Перейдем теперь к премиям за период работы более месяца (кро ме годовых). Такие премии можно учесть полностью, только если про должительность периода, за который они начислены («премиального» периода), не превышает продолжительности расчетного периода. А когда продолжительность периода, за который начислена премия, превышает продолжительность расчетного периода? Имеются в виду два вида ситуаций. Первая — это когда премия начислена за период длиннее года. К примеру, в расчетном периоде работнику начислена премия 90 000 рублей за завершение проекта, который выполнялся в те чение 18 месяцев. Поскольку 18 месяцев больше, чем 12, для среднего заработка мы возьмем 12 месячных частей премии, то есть 60 000 руб лей. То есть в расчет премию можно взять только частично — в разме ре ее месячной части за каждый месяц расчетного периода. Вторая ситуация — период, за который начислена премия, короче расчетного периода, но таких премий за один и тот же показатель на числено в расчетном периоде несколько. Тогда с продолжительностью расчетного периода надо сравнивать суммарную продолжительность периодов, за которые начислены эти премии. К примеру, в 12 месяцев расчетного периода укладываются четыре квартальные премии и две полугодовые. Итак, мы дошли до годовых премий. Они учитываются по своим особым правилам. Нам неважно, начислены они в расчетном периоде или нет, главное — чтобы они были начислены за год, предшествую щий году начала отпуска. Предположим, ваш работник идет в отпуск в феврале 2012 года, а премия за 2011 год была начислена только в марте 2012 года. Расчет ный период — февраль 2011 года — январь 2012 года. Поскольку это годовая премия за 2011 год, а отпуск у работника в 2012 году, она участвует в расчете среднего заработка. Неважно, что премия начис лена за пределами расчетного периода и не все месяцы 2011 года пришлись на расчетный период. Хотя январь 2011 года и не входит в расчетный период, выбрасывать из расчета 1/12 годовой премии, при ходящейся на январь, не нужно. А вот если бы в расчетном периоде этому работнику была начислена премия за 2010 год, то в среднем за работке учесть ее было бы вообще нельзя. Понятно, что если на момент выплаты отпускных годовую премию еще не начислили, то сразу учесть ее в среднем заработке не получит ся. Значит, после начисления годовой премии придется пересчитать работнику отпускные и доплатить разницу. Однако полностью отработанный расчетный период — это все таки редкость. Скорее всего, в расчетном периоде работник уходил в от

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Что включать в средний заработок

Правила учета пр емий при не полно стью отработанном расчетном периоде Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 15. В случае если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полно стью или из него исключалось время в соответствии с пунктом 5 настоящего По ложения, премии и вознаграждения учи тываются при определении среднего за работка пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде, за исключением премий, начисленных за фактически отработанное время в расчет ном периоде (ежемесячные, ежекварталь ные и др.).

пуск, ездил в командировку или болел. А это значит, что расчетный пе риод отработан не полностью. l При неполном расчетном периоде, помимо уже рассмотренных на ми условий, для учета премий появляются дополнительные ограниче ния. В такой ситуации премия в среднем заработке будет учитываться полностью, только если она начислена за фактически отработанное в расчетном периоде время. Это значит, что должны одновременно вы полняться два условия: — премия должна быть начислена с учетом фактически отработанного работником времени; — все дни фактически отработанного периода, за который начислена премия («премиального» периода), должны находиться в границах рас четного периода. Если эти условия не выполняются, то премию в среднем заработке можно учесть только пропорционально отработанному в расчетном периоде времени. Поясню сказанное. Начнем с первого условия. Как известно, поря док начисления премий организации определяют сами. Кто то начисля ет премии с учетом фактической отработки, кто то — за все периоды, кроме периодов болезни, кто то вообще не привязывает их ко времени фактической работы. Поэтому Положение устанавливает разные пра вила для учета премий, начисленных с учетом фактической отработки и без ее учета. Рассмотрим это на примере. Расчетный период апрель 2011 года — март 2012 года работник отработал не полностью. В марте 2012 года работнику была начислена премия за I квартал 2012 года. Однако по скольку в феврале работник болел 10 дней, при начислении ему пре мии учли, что несколько дней в квартале он не работал. Поэтому пре мию он получил меньше, чем его коллеги, полностью отработавшие квартал. Такую премию, начисленную с учетом отработки, в среднем заработке можно учесть полностью. Изменим условия примера: премия работнику была начислена без учета фактической отработки и дни болезни в феврале на размер пре мии никак не повлияли. Работник получил премию в таком же разме ре, что и остальные. В этом случае в среднем заработке мы сможем учесть только часть премии пропорционально отработанным в расчет ном периоде дням. Второе условие — полностью учитывается премия, начисленная за фактически отработанное именно в расчетном периоде время. Что это значит? Как вы помните, в среднем заработке можно учесть начис ленную в расчетном периоде премию, пусть даже «премиальные» месяцы находятся за пределами расчетного периода. Однако при не полном расчетном периоде Положение разрешает их учесть только пропорционально отработанному в расчетном периоде времени. При этом даже неважно, начислена премия с учетом фактической отработки или нет. Снова пример. Работник отработал расчетный период март 2011 го да — февраль 2012 года не полностью. В марте 2011 года ему была на числена премия за I квартал 2011 года с учетом фактически отрабо танного в этом квартале времени. Однако «премиальный» период только частично входит в расчетный: январь и февраль 2011 года нахо дятся за рамками расчетного периода. Поэтому в среднем заработке

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 39

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Что включать в средний заработок

Письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535I17 ...вознаграждение по итогам работы за год при полностью отработанном расчетном периоде учитывается в полном размере, поскольку период, за который начислено данное вознаграждение, не превышает продолжительности расчетного периода. Если расчетный период отработан не пол ностью и период, за который начислено вознаграждение по итогам работы за год, не совпадает с расчетным периодом, то данное вознаграждение учитывается пропорционально времени, отработанно му в расчетном периоде.

можно учесть только часть премии — пропорционально отработанно му в расчетном периоде времени, несмотря на то что премия начисле на за фактически отработанное время. Это общее правило об учете премии пропорционально отработан ному в расчетном периоде времени применяется и для годовых премий. Почему появилось такое дополнительное условие? Предположим, премия начислена с учетом фактической отработки, но дни отработки оказались за пределами расчетного периода. А в самом расчетном пе риоде у работника оказалось мало дней, когда он фактически работал. И если мы включим в расчет всю сумму премии, то среднедневной за работок может оказаться неоправданно высоким. Для устранения по добных перекосов в размерах среднего заработка и был введен такой порядок. Не ошибиться в расчетах вам поможет эта таблица. Ситуация

Расчетный периI Расчетный период отработан не полностью од отработан полI «Премиальный» периI «Премиальный» период ностью од полностью входит частично (или полностью) в расчетный не входит в расчетный

Премия начислена с учетом фактической отработки

Учитывается це ликом

Учитывается целиком Учитывается пропорцио нально времени, отрабо танному в расчетном пе Учитывается пропор риоде ционально времени, отработанному в рас четном периоде

Премия начислена без учета фактической отработки Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 15. Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были на числены пропорционально отработанному времени, они учитываются при определе нии среднего заработка исходя из факти чески начисленных сумм в порядке, уста новленном настоящим пунктом.

Письмо Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 № 2337I17 ...премии и вознаграждения... учитывают ся при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанноI му в расчетном периоде, путем деления фактически начисленной суммы преми альных выплат, подлежащих пересчету, на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей не дели в расчетном периоде по норме и ум ножения на количество рабочих дней по календарю пятидневной (шестидневной) рабочей недели, приходящихся на отрабо танное время, а не пропорционально фак тически отработанному времени в перио де, за который начислена премия.

40 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

Есть еще одно специальное правило для недавно принятых на ра боту. Может случиться так, что человек работает не с начала периода, за который начисляется премия. В терминах Положения это звучит так: «работник проработал неполный рабочий период, за который на числяются премии». Например, для квартальной премии рабочим пери одом будет квартал, для годовой — год и так далее. Если премию такому работнику начислили пропорционально отра ботанному им в неполном рабочем периоде времени, то в среднем за работке ее можно учесть полностью. К примеру, работник трудится в организации с 1 февраля 2012 года. В апреле 2012 года работник по лучил премию за I квартал с учетом фактической отработки. В мае 2012 года он идет в отпуск. Расчетный период — февраль — апрель 2012 года, поэтому квартальная премия в него попадает. Рабочий пери од — I квартал 2012 года — отработан не полностью, но из за того что премия начислена с учетом фактической отработки, в среднем зара ботке она учитывается целиком. Теперь давайте посмотрим, как при определении среднего заработ ка учесть премию пропорционально времени, отработанному в расчет ном периоде. Формула для расчета этой пропорции рекомендована Минздравсоцразвития. Выглядит она так:

Размер пре мии, учитывае мой при рас чете отпускных

|

2012

|

=

Размер пре мии, начислен ной в расчет ном периоде

/

Количество рабочих дней в расчетном периоде

х

Количество рабочих дней, приходящихся на не исключаемое из рас четного периода время

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Что включать в средний заработок

Обратите внимание, премия учитывается пропорционально време ни, отработанному именно в расчетном периоде, а не в периоде, за ко торый она начислена. ПРИМЕР

l Учет премий при расчете отпускных Работница в марте 2012 г. уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск. Расчетный период — март 2011 г. — февраль 2012 г. В 2011 г. работница была в ежегодном оплачиваемом отпуске с 1 по 28 июля (28 календарных дней) и болела с 5 по 18 декабря (14 календарных дней). Положением о премировании предусмотрены: — премии по итогам работы за квартал; — премии по итогам работы за год; — разовые премии (за экономию материалов, за отсутствие претензий со стороны клиентов).

1. Премии, начисленные работнице в течение расчетного периода.

Месяц

Количество отрабоI танных дней по каI лендарю пятидневI ной рабочей недели

Количество рабочих дней по календарю пятидневной рабоI чей недели

Учитывается/не учиI тывается

Премии, руб.

Пояснения

2011 г. Март

22

22

10 000 (за IV квартал 2010 г., с учетом фактической отработки)

Учитывается пропор «Премиальный» период (IV квар тал 2010 г.) выходит за пределы ционально отрабо расчетного периода танному времени

30 000 (за 2010 г., с учетом фактической отработки)

Не учитывается

2010 г. не предшествует 2012 г., то есть году, в котором предо ставлен отпуск

5 000 (к 8 Марта)

Не учитывается

Премия не входит в систему оп латы труда (начисляется не за результаты труда)

10 000 (за I квартал 2011 г., с учетом фактической отработки)

Учитывается пропор «Премиальный» период (I квар тал 2011 г.) частично выходит за ционально отрабо пределы расчетного периода танному времени

Апрель

21

21

Май

20

20

Июнь

21

21

Июль

1

21

—

—

—

Август

23

23

—

—

—

Сентябрь 22

22

21

21

Октябрь

10 000 (за II квартал 2011 г., с учетом фактической отработки)

Учитывается полно стью

— 6 818 (за III квартал 2011 г., с учетом фактической отработки)

—

—

—

Премия начислена с учетом фактической отработки, «преми альный» период полностью вхо дит в расчетный период

—

— Не учитывается

|

2012

|

В расчетном периоде всего на числено пять квартальных пре мий, но учесть можно только че тыре квартальные премии. Эта премия меньше остальных квар тальных премий, поэтому в соот ветствии с локальным норма тивным актом организации она исключена из расчета

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 41

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Если выросла зарплата

Ноябрь

21

21

3 000 (за экономию материалов)

Учитывается полно стью

Премия начислена за отдельный показатель

2 000 (за отсутствие претензий со стороны клиентов)

Учитывается полно стью

Премия начислена за отдельный показатель

—

—

Декабрь

12

22

Январь

16

16

10 000 (за IV квартал 2011 г., без учета фактической отработки)

Учитывается пропор Премия начислена без учета фактической отработки ционально отрабо танному времени

Февраль

20

20

26 265 (за 2011 г., с учетом фактической отработки)

Учитывается пропор «Премиальный» период (2011 г.) частично выходит за ционально отрабо пределы расчетного периода танному времени

Итого

220

250

113 083

— 2012 г.

10 000 руб. + 3000 руб. + 2000 руб. = 15 000 руб.

(10 000 руб. + 10 000 руб. + 10 000 руб. + 26 265 руб.) / / 250 раб. дн. х 220 раб. дн. = 49 513,20 руб.

15 000 руб. + 49 513,20 руб. = 64 513,20 руб.

Количество рабочих дней при пятидневной рабочей неделе вы найдете в Произ" водственном календаре в «Справочной информации» системы КонсультантПлюс.

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 16. При повышении в организации (фили але, структурном подразделении) тариф ных ставок, окладов (должностных окла дов), денежного вознаграждения средний заработок работников повышается... Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5920IТЗ ...в случае повышения заработной платы конкретному работнику (а не всем работ никам) размер сохраняемого среднего за работка не корректируется. Когда и какие выплаты надо корректи ровать на коэффициент повышения

42 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

2. Общая сумма премий, полностью учитываемых при расчете среднего заработка (за II квартал 2011 г. и две разовые премии), составляет 15 000 руб.

3. Рассчитаем, какая часть премий, учитываемых пропорционально отра$ ботанному времени, участвует в расчете среднего заработка. Общая сумма частично принимаемых в расчет премий равна 49 513,20 руб.

4. Общая сумма премий, включаемых в расчет среднего заработка, соста$ вит 64 513,20 руб.

Наша сотрудница после отпуска по беременности и родам берет ежегодный отпуск. В расчетном периоде, когда она уже была в декрете, ей начислили премию за отраI ботанный до декрета квартал. Учитывать ли эту премию при расчете отпускных? Да, учитывать. Ведь в вашей ситуации важно, что премия была начис лена в расчетном периоде, даже если дата начисления премии прихо дится на период, исключаемый из расчетного. Поскольку расчетный период отработан не полностью — работница была в отпуске по бере менности и родам — премию для расчета среднего заработка вы бере те пропорционально отработанному в расчетном периоде времени.

Если выросла зарплата Как известно, если в организации повышались оклады или тарифные ставки, то для расчета отпускных выплаты работникам надо скоррек тировать на коэффициент повышения. Это прописано в пункте 16 По ложения. В общем то, ничего сложного в этой норме нет. Однако на практике у бухгалтеров возникают вопросы, видимо, из за непростой для восприятия формулировки этой нормы. Давайте разберемся, когда и как нужно индексировать выплаты работникам.

l Во первых, если работник перешел на должность с большим окла дом, то это не считается повышением оклада для целей расчета сред него заработка. Во вторых, повышение окладов должно коснуться всех работников организации, ее филиала или структурного подразделения.

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Если выросла зарплата

Постановление Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 16. Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, предста вительства, так и отделы, цеха, участки...

Если повышение не затронуло хотя бы одного работника, то пересчи тывать ничего не нужно. Что считать повышением окладов по организации или филиалу — понятно. А что считается структурным подразделением организации? Можно использовать определение, предложенное Верховным судом, из которого следует, что к структурным подразделениям относятся не только филиалы и представительства организации, но и ее отделы, це ха, участки. Другой вариант предложили специалисты Минздравсоцразвития: структурное подразделение — это подразделение, руководитель кото рого непосредственно подчиняется руководителю организации.

l Определение структурного подразделения как подразделения, руко водитель которого непосредственно подчиняется руководителю орга низации, было сформулировано Н.З. Ковязиной, заместителем директо ра Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России, в семинаре о расчете сред него заработка (издание «Главная книга. Конференц зал», 2008, № 6, с. 87).

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 16. При повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаг раждение и выплаты, установленные к та рифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность), за исключением выплат, уста новленных к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денежному воз награждению в диапазоне значений (про центы, кратность). При повышении среднего заработка вы платы, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в аб солютных размерах, не повышаются.

В любом случае такие структурные подразделения обязательно должны быть выделены в вашем внутреннем документе, в котором за фиксирована структура организации. Если повышение прошло в целом по организации, то увеличивать на коэффициент нужно заработок всех работников организации, если повышение коснулось только подразделения — то всех работников структурного подразделения. В третьих, на коэффициент увеличиваются только определенные выплаты. Какие же? Положение делит все выплаты работникам на че тыре группы: — тарифные ставки, оклады; — выплаты, рассчитываемые в процентах к тарифным ставкам (окла дам) или кратные им. Например, надбавка в размере 20 процентов от оклада или премия в размере 0,25 оклада; — выплаты, установленные в процентах к тарифным ставкам (окладам) или кратные им, но в диапазоне значений. Например, надбавка в раз мере от 10 до 20 процентов от оклада. Или премия в размере от 0,15 до 0,25 оклада. При этом важно, как выплата установлена в трудовом договоре или локальном нормативном акте, а не как она на самом де ле рассчитывалась. Если в трудовом договоре премия изначально ука зана в диапазоне значений, то в случае повышения окладов корректи ровать ее нельзя. Даже если в течение всего расчетного периода она постоянно выплачивалась в размере 0,15 оклада; — остальные выплаты, никак не привязанные к размеру оклада или та рифной ставки или установленные в абсолютных размерах. Например, премии, рассчитываемые от выручки, или разовые премии за выполне ние определенного задания, размер которых в каждом случае опреде ляется индивидуально. И когда в Положении говорится о повышении на коэффициент учи тываемых в среднем заработке выплат, надо помнить, что речь идет только о повышении выплат из первой и второй групп. Остальные вы

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 43

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Если выросла зарплата

платы всегда берутся в расчет в своем реальном размере — пересчи тывать их не надо. Нередко бывает, что в коллективном договоре или положении об оплате труда какая либо доплата установлена в диапазоне размеров. К примеру, в коллективном договоре сказано, что доплата за ненорми рованный рабочий день составляет от 15 до 25 процентов от оклада. Однако в трудовом договоре с работником указывается конкретный размер этой доплаты в зависимости от его должности. Скажем, 20 про центов. Так что, хотя в коллективном договоре указан диапазон разме ров доплаты, для конкретного работника это доплата, установленная в фиксированном размере к окладу. Поэтому при общем повышении окладов эту доплату работнику надо будет скорректировать на повы шающий коэффициент. Повышающий коэффициент для индексации выплат рассчитывает ся так: Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 16. ...выплаты... повышаются на коэффи циенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (долж ностного оклада), денежного вознаграж дения, установленных в месяце последне го повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного возна граждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаг раждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода. Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 16. В случае если при повышении в орга низации (филиале, структурном подраз

Когда ну жен сводный коэ ф фиц иент повышения и как его рассчитать делении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного воз награждения изменяются перечень еже месячных выплат к тарифным ставкам, окладам (должностным окладам), денеж ному вознаграждению и (или) их разме ры, средний заработок повышается на ко эффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных та рифных ставок, окладов (должностных ок ладов), денежного вознаграждения и еже месячных выплат на ранее установленные тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение и ежемесячные выплаты.

44 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

Коэффициент повышения

=

Тарифная ставка (оклад) после повышения

Тарифная ставка (оклад) до повышения

/

Обратите внимание: в формуле расчета коэффициента в числителе дроби должен стоять оклад в размере, установленном в месяце послед него общего повышения окладов. Если вы помните, в старой редакции Положения говорилось об ок ладе, установленном в месяце начала отпуска. Поэтому нередко возни кал вопрос, как рассчитать коэффициент повышения, если в расчет ном периоде сначала было общее повышение окладов по организации, а потом работнику индивидуально повысили оклад. В новой редакции Положения, действующей с 26 ноября 2009 года, этот вопрос уже снят. Теперь в нем прямо сказано, что для расчета коэффициента надо брать оклад, установленный в месяце последнего общего повышения окладов. А значит, индивидуальное повышение при расчете среднего заработка однозначно не учитывается. l Теперь что касается организаций, в которых установлены ежеме сячные выплаты к тарифным ставкам и окладам. К примеру, доплата за работу во вредных условиях, доплаты и надбавки стимулирующего ха рактера (за мастерство, за стаж и тому подобное), ежемесячные пре мии. Если в такой организации, помимо повышения окладов и тариф ных ставок, еще и поменялся перечень или размер таких ежемесячных выплат (к примеру, отменены одни надбавки и введены другие), то счи тать надо сводный коэффициент повышения. Он должен учитывать из менения не только в размере тарифной ставки (оклада), но и в переч не и размерах ежемесячных выплат. Это необходимо для того, чтобы определить итоговое увеличение заработной платы. Сводный коэффи циент повышения рассчитывается по формуле:

Сводный коэффициент повышения

|

2012

|

Тарифная ставка (оклад) после повышения

+

Доплаты, надбавки, премии после повышения

Тарифная ставка (оклад) до повышения

+

Доплаты, надбавки, премии до повышения

=

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Если выросла зарплата

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 16. ...если повышение произошло в рас четный период, — выплаты, учитываемые Как корр ектир овать выплаты, е сли повышение окладов было в расчет ном периоде при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период вре мени, повышаются на коэффициенты, ко торые рассчитываются путем деления та рифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, уста новленных в месяце последнего повыше ния тарифных ставок, окладов (должност ных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должност ные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев рас четного периода.

ПРИМЕР

Если же в организации просто повысили оклады, а система оплаты труда не поменялась, то достаточно рассчитать обычный повышающий коэффициент. В зависимости от того, в какой момент произошло повышение ок ладов, будет применяться свой порядок индексации среднего заработ ка. Здесь возможны три ситуации. l Первая ситуация — оклады повысили в расчетном периоде. Зара ботную плату для расчета среднего заработка считаем так. Сначала определяем коэффициент повышения по уже известной нам формуле: делим новую зарплату после последнего повышения на старую. Затем умножаем на этот коэффициент все корректируемые выплаты, начис ленные до повышения, а некорректируемые приплюсовываем в их фак тическом размере: Зарплата, учитывае мая при расчете среднего зара ботка

=

Коэф фициент повыше ния

х

Сумма зара ботной платы и всех коррек тируемых вы + плат, начислен ных в месяцах до повышения

Сумма заработ ной платы и всех корректи руемых выплат, + начисленных в месяцах после повышения

Сумма не корректируе мых выплат, начисленных в расчетном периоде

Если в расчетном периоде зарплата менялась не один раз, то таких коэффициентов будет несколько.

l Расчет среднего заработка при повышении окладов в расчетном периоде с одновременным изменением системы оплаты труда Работнику со 2 апреля 2012 г. предоставлен ежегодный отпуск продолжи$ тельностью 28 календарных дней. Расчетный период (апрель 2011 г. — март 2012 г.) отработан полностью. С 1 января 2012 г. в организации повышены тарифные ставки и оклады и изменена система оплаты труда — часть доплат и надбавок отменили и ввели новые доплаты и надбавки. Выплаты работнику отражены в таблице. Вид

Размер, руб. Апрель — декабрь 2011 г. Январь — март 2012 г.

30 000 руб. + 30 000 руб. х 20% = 36000 руб.

Оклад (с 1 января 2012 г. повышен на 20%)

30 000

36 000

30 000 руб. х 50% = 15 000 руб.

36 000 руб. х 50% = 18 000 руб.

Доплата за совмещение профессий (50% от оклада)

15 000

18 000

Надбавка за стаж работы в организации

2 000

36 000 руб. х 5% = 1800 руб.

Надбавка за мастерство (5% от оклада)

30 000 руб. х 35% = 10 500 руб.

36 000 руб. х 20% = 7200 руб.

Ежемесячная премия Положением о премировании установлен размер: — в 2011 г. — до 40% от оклада (фактически начислялась в размере 35% от оклада); — в 2012 г. — до 40% от оклада (фактически начислялась в размере 20% от оклада)

|

2012

—

—

1 800 10 500

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

7 200

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 45

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Если выросла зарплата

(36 000 руб. + 18 000 руб. + 1800 руб.) / (30 000 руб. + + 15 000 руб. + 2000 руб.) = 55 800 руб. / 47 000 руб. = = 1,187

1,187 х (30 000 руб/мес. + 15 000 руб/мес.) х 9 мес. = = 480 735 руб.

(2000 руб/мес. + 10 500 руб/мес.) х 9 мес. = 112 500 руб.

(36 000 руб/мес. + 18 000 руб/мес. + 1800 руб/мес. + + 7200 руб/мес.) х 3 мес. = 189 000 руб.

480 735 руб. + 112 500 руб. + 189 000 руб. = 782 235 руб.

782 235 руб. / 29,4 дн/мес. / 12 мес. х 28 дн. = = 62 082,14 руб. Как корректировать выплаты, если по вышение окладов было в месяце нача ла отпуска Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы

Сводный коэффициент повышения выплат составляет 1,187. Откорректировать на повышающий коэффициент нужно оклад и доплату за совмещение профессий, установленную в процентах к окладу. Надбав$ ку за стаж не корректируем, так как она не привязана к окладу и установ$ лена в абсолютном размере. Ежемесячную премию пересчитывать также не надо, поскольку ее размер установлен в диапазоне значений. Тот факт, что в течение года работник получал премию постоянно в размере 35%, не дает возможности призна$ вать ее корректируемой выплатой. Корректировать будем выплаты с апреля по декабрь 2011 г., то есть за пе$ риод до повышения окладов по организации. Сумма корректируемых вы$ плат после пересчета составит 480 735 руб. Фактический размер некорректируемых выплат за апрель — декабрь 2011 г. — 112 500 руб. Фактический размер выплат за период с января по март 2012 г. равен 189 000 руб. Итого общая сумма зарплаты для расчета отпускных составляет 782 235 руб. Рассчитаем отпускные за 28 дней отпуска. Их сумма составит 62 082,14 руб.

l Вторая ситуация — зарплату повысили после расчетного периода, но до начала отпуска. Положение говорит, что в этом случае повыша ется средний заработок. Но мы то помним, что повышать надо только корректируемые выплаты. Поэтому на повышающий коэффициент ум ножаем только корректируемые выплаты, входящие в средний зарабо ток, за все месяцы расчетного периода:

16. ...если повышение произошло после расчетного периода до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, — повышается средний зарабо ток, исчисленный за расчетный период.

Зарплата, учи тываемая при расчете сред него заработка

=

Коэффи циент по вышения

х

Сумма заработной платы и всех корректируемых выплат, начисленных в расчетном периоде

+

Сумма некорректи руемых выплат, на численных в рас четном периоде

Если бы мы умножили на повышающий коэффициент средний за работок, то в результате были бы проиндексированы все выплаты, в том числе и некорректируемые. А это неправильно — некорректиру емые выплаты надо брать в их реальном размере, независимо от того, когда были повышены оклады. ПРИМЕР

l Расчет среднего заработка при повышении окладов после расчетного периода, но до наступления отпуска Воспользуемся условиями предыдущего примера, но предположим, что дата повышения окладов и изменения системы оплаты труда — 2 апреля 2012 г. и ежемесячную премию работник в течение всего расчетного пе$ риода получал в размере 35% от оклада. Корректироваться будут те же выплаты, что и в предыдущем примере. Раз$ мер сводного повышающего коэффициента также равен 1,187. Поскольку повышение произошло уже после расчетного периода, на повы$ шающий коэффициент увеличиваются корректируемые выплаты, начис$ ленные за все 12 месяцев расчетного периода.

46 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Если выросла зарплата

1,187 х (30 000 руб/мес. + 30 000 руб/мес. х 50%) х х 12 мес. = 640 980 руб.

2000 руб/мес. х 12 мес. + 30 000 руб/мес. х 35% х х 12 мес. = 150 000 руб.

640 980 руб. + 150 000 руб. = 790 980 руб.

790 980 руб. / 29,4 дн/мес. / 12 мес. = 2242,01 руб/д.

2242,01 руб/д. х 28 дн. = 62 776,28 руб.

Общая сумма всех корректируемых выплат после индексации составит 640 980 руб. Фактический размер некорректируемых выплат равен 150 000 руб. Итого общая сумма зарплаты для расчета отпускных составляет 790 980 руб. Средний дневной заработок равен 2242,01 руб/дн. Рассчитаем отпускные за 28 дней отпуска. Их сумма составит 62 776,28 руб.

Как корректировать выплаты, если по вышение окладов было во время отпу ска

l И третий случай — оклады повысили, пока работник был в отпуске.

Положение об особенностях порядка исI числения средней заработной платы 16. ...если повышение произошло в пери од сохранения среднего заработка, — часть среднего заработка повышается с даты повышения тарифной ставки, окла да (должностного оклада), денежного воз награждения до окончания указанного пе риода.

В этой ситуации средний заработок, а точнее — входящие в него кор ректируемые выплаты, пересчитываем только за период с даты повы шения окладов. Для этого сначала считаем средний заработок без учета повыше ния с первого дня отпуска до дня повышения окладов в организации. Затем определяем сумму скорректированного среднего дневного зара ботка и умножаем ее на количество дней с даты повышения окладов до окончания отпуска. И складываем обе эти суммы. Сохраня емый средний зарабо ток

=

Дни с на чала отпу ска до дня повыше ния окла дов

х

Средний днев ной заработок, рассчитанный без учета по вышения окла дов

+

Дни со дня повыше ния окла дов до конца отпуска

х

Средний днев ной заработок, рассчитанный с учетом повы шения окладов

Если вы, как законопослушный работодатель, выплатили отпускные работнику до начала отпуска, то понятно, что они были рассчитаны без учета повышения окладов. Значит, надо посчитать разницу между первоначальными и скорректированными отпускными и выплатить ее, когда работник вернется из отпуска. ПРИМЕР

l Расчет среднего заработка при повышении окладов во время отпуска Воспользуемся условиями предыдущих примеров, но предположим, что дата повышения окладов и изменения системы оплаты труда — 9 апреля 2012 г. Ежемесячную премию работник также в течение всего расчетного периода получал в размере 35% от оклада.

(30 000 руб/мес. + 30 000 руб/мес. х 50% + 2000 руб/мес. + + 30 000 руб/мес. х 35%) х 12 мес. = 690 000 руб.

690 000 руб. / 29,4 дн/мес. / 12 мес. = 1955,78 руб/д.

Корректироваться будут те же выплаты, что и в предыдущем примере. Раз$ мер сводного повышающего коэффициента также равен 1,187. Поскольку повышение произошло, пока работник находился в отпуске, дни отпуска первоначально были оплачены ему в размере среднего зара$ ботка без учета повышения. Сумма фактических выплат за расчетный период равна 690 000 руб. Рас$ считаем средний дневной заработок без учета повышающего коэффици$ ента. Он составит 1955,78 руб. Средний дневной заработок, рассчитанный с учетом повышающего коэф$ фициента, как и в предыдущем примере, равен 2242,01 руб. Проиндексированный средний дневной заработок мы используем для оп$ латы дней отпуска после повышения окладов — с 9 по 29 апреля (21 день).

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 47

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание «Отпускные» налоги и взносы

1955,78 руб/д. х 7 дн. + 2242,01 руб/д. х 21 д. = = 60 772,67 руб.

1955,78 руб/д. х 28 дн. = 54 761,84 руб.

60 772,67 руб. — 54 761,84 руб. = 6010,83 руб.

Сумма причитающихся работнику отпускных, рассчитанная с учетом повы$ шения, составляет 60 772,67 руб. Поскольку отпускные до начала отпуска были рассчитаны и выплачены ра$ ботнику без учета повышения в сумме 54 761,84 руб., после возвращения из отпуска ему нужно доплатить 6010,83 руб.

У нас с 1 января 2012 года на 10 процентов повысили оклады всем работникам. Ежемесячная премия, установленная в размере 20 процентов от оклада, изIза увеI личения оклада тоже выросла. Как нам считать коэффициент повышения? В вашей организации работникам просто повысили оклады. Ни раз мер премии по отношению к окладу (20 процентов от оклада), ни пе речень премий не поменялись. Поэтому сводный коэффициент повы шения вам не нужен. Достаточно рассчитать обычный коэффициент повышения оклада.

Мы с января 2012 года понизили оклады всем работникам отдела продаж изIза изI менения организационных условий труда. Надо ли это понижение учитывать при расчете отпускных? Статья 255 НК РФ К расходам на оплату труда в целях настоя щей главы относятся, в частности: 7) расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмот ренного законодательством Российской Федерации... Письмо Минфина России от 16.05.2011 № 03I03I06/1/294 ...если продолжительность дополнительно го отпуска не превышает установленную законодательством, расходы по оплате та ких дополнительных отпусков... могут быть Учитываем в рас ходах оплату уста новленных законом отпусков включены в налоговую базу по налогу на прибыль.

Письмо Минфина России от 03.12.2010 № 03I03I06/2/206 ...при исчислении налога на прибыль на логоплательщик вправе включить [отпуск ные за дни]... отпуска, предусмотренного законодательством [РФ]... за весь период предоставляемого... отпуска в состав рас ходов на основании п. 7 ст. 255 НК РФ не зависимо от периода возникновения пра ва работника на отпуск.

48 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

Посмотрите — в тексте нормы говорится только о повышающих коэф фициентах. Никаких понижающих коэффициентов Положение рассчи тывать не требует. Так что после понижения окладов вы просто будете учитывать их в среднем заработке в реальном размере. Рассчитав работнику отпускные, надо еще решить, как их отражать в налоговом учете. Поэтому предлагаю перейти к вопросам обложения отпускных налогами и страховыми взносами.

«Отпускные» налоги ивзносы l Налогоплательщик учитывает в налоговых расходах оплату основ ных и дополнительных отпусков, если они предусмотрены законода тельством РФ. Такие отпускные учитываются в составе расходов на оп лату труда. Не использованные в течение нескольких рабочих лет ежегодные оплачиваемые отпуска ни в коем случае не «сгорают». А раз предоста вить их вы обязаны, то и в налоговых расходах отпускные по ним учи тываются полностью. С этим согласен и Минфин. Как вы помните, законодатель точно прописал длительность прак тически всех отпусков. Исключение — отпуск за ненормированный рабочий день. Предельно возможная длительность такого отпуска за коном не установлена. Так что, в принципе, вы можете в своем ло кальном нормативном документе установить любое количество дней такого отпуска и учитывать отпускные в налоговых расходах в полном размере. Конечно, не сбрасывая со счетов требование статьи 252 НК об экономической обоснованности расходов. Ведь длительность тако го отпуска должна увязываться с тем, насколько часто и интенсивно работнику приходится трудиться за пределами нормальной продолжи тельности рабочего дня. |

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание «Отпускные» налоги и взносы

Письмо Минфина России от 06.02.2007 № 03I03I06/2/17 ...когда при заключении... трудового дого вора оговаривается производственная необходимость... ненормированного ра бочего дня и все случаи работы сверх нор мальной продолжительности рабочего дня оформлены локальным нормативным ак том... ...расходы на оплату дополнительных отпу сков (свыше 3 х дней) работникам с не нормированным рабочим днем уменьша ют налоговую базу по налогу на прибыль... Письмо УФНС России по г. Москве от 15.07.2008 № 20I12/066869 ...расходы организации, связанные с оп латой дополнительных отпусков работни ков с ненормированным рабочим днем, учитываются в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату тру да в фактических размерах.

Письмо Минфина России от 28.01.2005 № 03I03I01I04/1/38 ...если работник в течение года фактичес ки не привлекался к работе сверх рабоче го времени, но относится к категории работников, которым дано право на до полнительный отпуск, данные расходы учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль согласно п. 7 ст. 255 [НК РФ]...

Контролирующие органы соглашаются с тем, что расходы на опла ту отпусков за ненормированный рабочий день можно признавать в размере фактических затрат. Конечно, при условии, что режим не нормированного рабочего дня и перечень должностей работников с таким режимом предусмотрены в коллективном договоре или ло кальном нормативном акте. А также если в трудовых договорах с кон кретными работниками есть указание на такой режим. Хотя надо сказать, что фраза из Письма Минфина о том, что «все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня» должны быть «оформлены локальным нормативным актом», по моему мнению, противоречит трудовому законодательству и самой сущности режима ненормированного рабочего дня. Ведь такой режим целесооб разен именно тогда, когда сложно определить переработку в часах, а значит, и проблематично выплатить работнику сверхурочные. Поэто му переработка компенсируется дополнительным отпуском. Еще одно доказательство в пользу того, что не надо документировать и учиты вать переработку: ТК не требует, чтобы такой отпуск предоставлялся пропорционально времени, фактически отработанному за пределами нормальной продолжительности рабочего дня. Кстати, оплату отпуска за ненормированный рабочий день можно учесть в налоговых расходах, даже если работник в течение года ни разу не работал сверх установленной ему продолжительности рабоче го времени. Ведь в отличие от отпусков «за вредность» ТК не требует, чтобы такой дополнительный отпуск получали только те, кто на самом деле привлекался к работе сверх нормальной продолжительности ра бочего дня. Кстати, такое же мнение высказал однажды и Минфин.

Бывает, что налоговые органы пытаются оспорить возможность отнести к «приI быльным» расходам оплату отпусков за ненормированный рабочий день длительI ностью свыше 3 календарных дней. Однако, по мнению судов, даже если предусI мотренные в локальных нормативных актах и трудовых договорах отпуска за ненормированный рабочий день превышают 3 дня, отпускные все равно полностью включаются в расходы (Постановления ФАС СЗО от 17.10.2006 № А56I28496/2005; ФАС ЦО от 20.12.2007 № А54I792/2007). Это что касалось законодательно установленных отпусков.

Почему не включаютс я в налоговые рас ход ы отпуска по иниц иативе раб о тодателя Статья 270 НК РФ ...не учитываются... расходы: 24) на оплату дополнительно предоставля емых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законода тельством) отпусков работникам... Письмо Минфина России от 17.12.2008 № 03I03I06/1/689 [Не учитываются]... расходы на оплату... отпусков работникам, осуществляющим работу в многосменном режиме.

l Однако организации вправе повысить уровень гарантий, закреплен ных ТК, установив в локальном нормативном акте дополнительный оп лачиваемый отпуск помимо предусмотренного законодательством. Но оплату отпуска, предоставляемого исключительно по инициативе работодателя, учесть в налоговых расходах не получится. Даже несмо тря на то, что обязанность работодателя предоставить такой отпуск прописана в локальном нормативном акте или трудовом договоре. Ведь в НК прямо сказано: расходы на оплату дополнительных отпусков сверх предусмотренных законодательством базу по налогу на прибыль не уменьшают. Пусть даже этот отпуск и можно соотнести с производ ственной деятельностью организации. К примеру, Минфин считает: раз за работу в многосменном режиме отпуск в ТК не предусмотрен, то оплату такого отпуска в налоговых расходах учесть нельзя.

Ранее Минфин был не против включения в состав расходов по ст. 255 НК РФ сумм оплаты ежегодного дополнительного отпуска, предоставляемого при многоI

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 49

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание «Отпускные» налоги и взносы

Письмо Минфина России от 03.12.2010 № 03I03I06/1/756 Установленный ст. 255 [НК РФ]... пере чень расходов на оплату труда не является закрытым, и согласно п. 25 [ст. 255 НК РФ]... в качестве расходов на оплату труда признаются также другие виды рас ходов, произведенных в пользу работника, при условии, что они предусмотрены тру довым и (или) коллективным договором. Таким образом, из норм п. 25 ст. 255

Налоговый учет доплат до полного оклада и компенсац ии за неисполь зованный отпуск [НК РФ]... следует, что в целях гл. 25 [НК РФ]... к расходам на оплату труда отно сятся любые виды расходов, соответству ющие требованиям ст. 252 [НК РФ]... про изведенных в пользу работника, в случае если они предусмотрены трудовым дого вором и (или) коллективным договором, за исключением расходов, указанных в ст. 270 [НК РФ]...

Постановление Президиума ВАС РФ от 23.11.2010 № 10411/10 ...компенсации... вместо фактического предоставления... ежегодного оплачивае мого отпуска в 28 календарных дней... действующим трудовым законодательст вом не предусмотрены и [не уменьшают]... налоговую базу по налогу на прибыль...

50 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

сменном режиме работы на основании коллективного договора (Письмо от 27.02.2006 № 03I03I04/1/143). Но, к сожалению, на сегодняшний день в Минфине придерживаются невыгодной для налогоплательщиков позиции (Письма от 17.12.2008 № 03I03I06/1/689, от 29.12.2007 № 03I03I06/1/900). Что касается арбитражной практики, то единая позиция судов по этому вопросу не сложилась. Так, ФАС ВВО счел, что организация вправе учесть расходы на оплату дополнительных отпусков за многосменный режим работы и непрерывный стаж раI боты, так как эти отпуска предусмотрены коллективным договором и такие расходы экономически обоснованны (Постановление ФАС ВВО от 18.04.2008 № А39I3808/2006). Девятый ААС сделал вывод (и ФАС МО согласился с ним), что, раз правила трудового распорядка организации — это часть трудового законодательI ства, предусмотренные ими дополнительные отпуска являются законодательно устаI новленными (Постановления от 05.06.2009 № 09АПI8089/2009IАК, от 24.09.2009 № КАIА40/9145I09). Возможно, в этом случае свою роль сыграло и то, что отпуск был прописан не в коллективном договоре, о котором прямо говорится в п. 24 ст. 270 НК РФ, а в правилах внутреннего трудового распорядка. В то же время в другом решении ФАС МО пришел к выводу, что дополнительные отпуска за непрерывный трудовой стаж, предусмотренные коллективным договором, не учитываются в налоговых расходах на основании п. 24 ст. 270 НК РФ (ПостановI ление от 07.09.2009 № КАIА40/6263I09). Такого же мнения придерживается ФАС ЗСО, признавший, что не учитываются расходы на дополнительные отпуска лицам, имеющим определенный непрерывный стаж работы, и лицам, работающим не меI нее 50% рабочего времени на компьютере, а также отпуска работникам, воспитываI ющим детей (Постановления от 11.03.2008 № Ф04I921/2008(532IА27I34), от 11.04.2006 № Ф04I4099/2005(21317IА27I29)). Однако необходимо отметить, что в этих судебных спорах налогоплательщики отстаивали свое право не облагать ЕСН суммы оплаты дополнительных отпусков, которые они в налоговых расходах не учитывали. А налоговые органы, напротив, пытались доказать, что такие отпускные уменьшают налог на прибыль и налогоплательщики занизили базу по ЕСН.

l Бывает, что рассчитанные исходя из среднего заработка отпускные меньше, чем полный оклад, который работник получил бы, если бы не уходил в отпуск, а отработал все рабочие дни месяца. К примеру, ког да работник на окладе берет отпуск в январе. Это связано с тем, что в январе 6 нерабочих праздничных дней (1—5 января — новогодние ка никулы, 7 января — Рождество Христово), которые отпускникам оклад никам оплачивать не нужно. Поэтому некоторые организации увеличи вают своим работникам отпускные до фактического заработка. Минфин разрешает учитывать такую доплату в расходах на оплату тру да, если она предусмотрена в локальном нормативном акте или трудо вом договоре. Давайте теперь рассмотрим компенсацию за неиспользованный от пуск. С компенсацией увольняющимся работникам все понятно — ТК требует ее выплатить за все дни не использованного на момент увольнения отпуска. А в НК прямо предусмотрено, что такая компен сация, выплаченная в соответствии с трудовым законодательством, учитывается в расходах на оплату труда. Что касается компенсаций за неиспользованный отпуск без уволь нения, то с 6 октября 2006 года в ТК прямо указано: компенсировать деньгами можно только часть каждого ежегодного отпуска, превыша ющую 28 календарных дней. Однако все равно встречаются работода тели, выплачивающие компенсации за отпуск в нарушение этой нормы

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание «Отпускные» налоги и взносы

Как учитывать рас ход ы, е сли отпуск приходится на разные месяцы Письмо Минфина России от 14.06.2011 № 07I02I06/107 При определении налоговой базы по на логу на прибыль... сумма начисленных отпускных за ежегодный оплачиваемый отпуск включается в состав расходов про порционально дням отпуска, приходящим ся на каждый отчетный период.

Письмо Минздравсоцразвития России от 11.03.2010 № 526I19 ...обложению страховыми взносами под лежат выплаты и вознаграждения, начис ленные организацией в пользу физичес кого лица... на основании трудового договора, в частности, такие как: — оплата дополнительных отпусков, предо ставляемых работникам в случае рожде ния ребенка, регистрации брака, смерти членов семьи. Страховые взносы с отпускных и ком пенсац ий за неиспользованный от пуск Письмо Минфина России от 23.04.2010 № 03I03I05/85 2. ...статья 270 НК РФ не содержит поло жений, не позволяющих учесть при нало гообложении прибыли страховые взносы, начисленные на выплаты и вознагражде ния, которые не признаются расходами в целях главы 25 НК РФ.

и признающие их в налоговом учете. Чтобы не повторять их ошибку, надо помнить, что к налоговым расходам относятся только компенса ции за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законода тельством. Поэтому компенсации за отпуска, выплаченные в наруше ние ТК, налог на прибыль не уменьшают. l Теперь коротко расскажу о моменте признания в налоговых расхо дах оплаты «переходящих» отпусков, то есть начавшихся в одном ме сяце, а закончившихся в другом. Минфин по прежнему разъясняет, что отпускные по «переходящим» отпускам включаются в расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период. Ведь, по мнению финансового ведомства, затраты по оплате отпуска относятся к тому периоду, в котором работник находится в отпуске. Это имеет значение, когда месяцы «переходящего» отпуска прихо дятся на разные отчетные периоды по налогу на прибыль. Предполо жим, ваш работник уходит в отпуск на 2 недели: часть отпуска прихо дится на июнь, а часть — на июль. Всю сумму отпускных вы начислите в июне и, как положено, выплатите за 3 дня до отпуска. При этом часть отпускных, приходящуюся на июнь, надо учесть в налоговых рас ходах июня и показать в декларации по налогу на прибыль за полуго дие, а часть, приходящуюся на июль, — в расходах июля и учесть в на логовой базе за 9 месяцев. Однако надо сказать, что нередко суды не соглашаются с налогови ками и приходят к выводу, что отпускные можно признать в налоговых расходах в полной сумме в момент их начисления.

Суды, как правило, поддерживают организации, признающие выплаты по «переI ходящим» отпускам единовременно. По мнению судов, из буквального толкования ст. 272 НК РФ не следует, что при определении базы по налогу на прибыль сумма начисленных отпускных включается в расходы пропорционально дням отпуска, приI ходящимся на каждый отчетный период. Поэтому отпускные можно признавать в расходах полностью в том месяце, когда они были начислены (см., например, ПоI становления ФАС ЗСО от 01.12.2008 № Ф04I7507/2008(16957IА46I15), от 23.01.2008 № Ф04I222/2008(688IА27I37); ФАС МО от 24.06.2009 № КАIА40/4219I09, от 07.08.2007 № КАIА40/5187I07; ФАС УО от 08.12.2008 № Ф09I9111/08IС3). Лишь ФАС СЗО однажды решил, что сумма начисленных отпускных включается в налоговые расходы пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отI четный период (Постановление от 16.11.2007 № А56I39310/2006).

l Теперь о страховых взносах во внебюджетные фонды. И основные, и дополнительные отпуска ими облагаются. Кроме того, как вы помни те, с 2010 года отпускные облагаются взносами независимо от того, учитываете ли вы их в налоговых расходах или нет. Так что на суммы оплаты дополнительных отпусков сверх предусмотренных законода тельством взносы надо начислить. Кстати, страховые взносы на не учи тываемые в налоговых расходах выплаты принимаются в уменьшение налога на прибыль. Тот факт, что отпускные выплачиваются авансом, не влияет на мо мент начисления и уплаты страховых взносов — их нужно уплатить со всей суммы отпускных не позднее 15 го числа месяца, следующего за месяцем их начисления. И в расходы страховые взносы, в том числе

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 51

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание «Отпускные» налоги и взносы

Письмо Минфина России от 13.04.2010 № 03I03I06/1/258 1. ...страховые взносы, начисленные на выплаты, которые при признании в целях налогообложения прибыли распределяют ся по разным отчетным (налоговым) пери одам (например, на отпускные, начислен ные в отношении отпуска, приходящегося на разные отчетные (налоговые) перио ды), учитываются в налоговой базе по на логу на прибыль... единовременно в мо мент их начисления.

Когда пер ечислять в бюджет НДФЛ с отпускных Федеральный закон от 24.07.2009 № 212IФЗ Статья 9 1. Не подлежат обложению страховыми взносами [компенсационные выплаты]...

2) ... д) ...за исключением компенсации за не использованный отпуск; и) ...за исключением: компенсационных выплат за неиспользо ванный отпуск, не связанных с увольнени ем работников. Федеральный закон от 24.07.98 № 125IФЗ Статья 20.2 1. Не подлежат обложению страховыми взносами [компенсационные выплаты]...

2) ...за исключением компенсации за не использованный отпуск; ...за исключением: компенсационных выплат за неиспользо ванный отпуск, не связанных с увольнени ем работников. Письмо Минфина России от 23.07.2010 № 03I04I05/10I413

и «на травматизм», попадают сразу в полной сумме в момент их начис ления. Так что распределять их между отчетными периодами, в отли чие от самих отпускных, не нужно. Что касается компенсаций за неиспользованный отпуск, то с 2011 го да в Законе о страховых взносах и Законе об обязательном «несчаст ном» страховании прямо предусмотрено: подобные выплаты (и с уволь нением, и без увольнения) облагаются взносами. Организация, выплачивая отпускные, должна исчислить, удержать и заплатить налог с доходов своих работников. НДФЛ облагаются от пускные по всем видам отпусков, а также любые компенсации за неис пользованные отпуска. Исключение — дополнительные отпуска чернобыльцам. Минфин считает, что оплата таких отпусков не облагается НДФЛ, так как это компенсационные выплаты, связанные с возмещением вреда, причи ненного повреждением здоровья. l Спорным остается вопрос, в какой же момент нужно перечислить в бюджет НДФЛ с отпускных: в момент их выплаты работнику или вместе с «зарплатным» НДФЛ за соответствующий месяц. По мнению контролирующих органов, поскольку отпуск — это время отдыха, то отпускные с точки зрения НДФЛ не являются оплатой труда. По этому НДФЛ с них надо удерживать и перечислять в бюджет в день их выплаты. И не имеет значения, на какой месяц приходятся дни от пуска.

Разъяснения о том, что НДФЛ с отпускных надо удерживать и перечислять в бюдI жет непосредственно при выплате отпускных работнику, то есть в день получения в банке денег на выплату отпускных или в день их перечисления на банковский счет работника, неоднократно давали и Минфин (Письма от 06.03.2008 № 03I04I06I01/49, от 24.01.2008 № 03I04I07I01/8), и налоговые органы (Письмо ФНС России от 10.04.2009 № 3I5I04/407@; Письмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2010 № 20I15/3/030267@). Однако многие суды считают, что НДФЛ с отпускных уплачивается все таки по правилам, установленным для доходов в виде оплаты тру да. Обоснование такое: поскольку средний заработок, сохраняемый за работником на время отпуска, входит в систему оплаты труда, датой получения отпускных, так же как и зарплаты, будет последний день месяца, за который они начислены. Хотя встречаются судебные реше ния и в поддержку позиции налоговиков.

Мнения судов о дате получения налогооблагаемого дохода в виде отпускных разI делились так.

...суммы оплаты... дополнительных отпус ков, связанных с возмещением вреда, причиненного гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катаст рофы на Чернобыльской АЭС, не подлежат налогообложению [НДФЛ]...

52 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

НДФЛ с отпускных удерживается и перечисляется в бюджет в последний день месяца, за который они наI числены

в день выплаты отпускных

Постановления ФАС СЗО от 20.02.2008 Постановления ФАС СЗО от 21.07.2011 № А05 5345/2007; № А42 6610/2010, от 30.09.2010 ФАС ЦО от 27.05.2011 № А68 14429/2009 № А56 41465/2009; ФАС ЗСО от 29.12.2009 № А46 11967/2009; ФАС УО от 05.08.2010 № Ф09 9955/09 С3, от 04.03.2008 № Ф09 982/08 С2

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Налоговый отпускной резерв

Статья 230 НК РФ 1. Налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в ре гистрах налогового учета.

Кроме того, руководствуясь той же логикой, контролирующие орга ны говорят, что в регистре налогового учета по НДФЛ отпускные надо показывать в том месяце, в котором они были выплачены, а не в том, за который начислены. То есть «переходящие» отпускные не нужно разбивать пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый месяц. К примеру, ваш работник ушел в отпуск с 24 июня по 22 июля. Значит, в регистре налогового учета по НДФЛ в доходах работника за июнь вы покажете сумму начисленных ему отпускных целиком, а не только за 7 дней отпуска, приходящихся на этот месяц. В принципе, такой порядок удобен для организаций, поскольку так проще заполнять налоговый регистр по НДФЛ. А вот в плане стандарт ного налогового вычета на ребенка работник может и проиграть, если из за полной суммы отпускных в конкретном месяце предельный доход перевалит за 280 000 рублей.

Разъяснения о том, что отпускные отражаются в налоговом регистре по НДФЛ в месяце их выплаты, можно найти в Письмах Минфина (см., например, Письмо от 06.03.2008 № 03I04I06I01/49) и налоговых органов (см., например, Письма ФНС России от 10.04.2009 № 3I5I04/407@, от 09.07.2008 № 3I5I04/238@, от 09.01.2008 № 18I0I09/0001; Письмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2010 № 20I15/3/030267@). Говоря о налоговом учете расходов на выплату отпускных, думаю, нельзя не коснуться порядка формирования резерва на оплату отпус ков. Ведь это законная возможность оптимизировать свои платежи по налогу на прибыль.

Статья 324.1 НК РФ 1. Налогоплательщик [решивший созда вать резерв на оплату отпусков]... обязан отразить в учетной политике для целей на

Технология формирования отпускно го резерва

логообложения принятый им способ ре зервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный про цент отчислений в указанный резерв. Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в... резерв, ис ходя из сведений о предполагаемой годо вой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов... с этих расходов. При этом процент отчислений в... резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому го довому размеру расходов на оплату труда.

Налоговый отпускной резерв Налоговый кодекс дает организациям возможность распределить рас ходы на выплату отпускных равномерно по отчетным периодам года. l Если вы решили в налоговом учете формировать резерв на оплату отпусков, то вам необходимо: — указать в своей учетной политике для целей налогообложения, что вы формируете этот резерв; — в специальном расчете (смете) определить предельную сумму и ежемесячный процент отчислений в этот резерв. Формула для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв приведена в НК. Выглядит она так:

Процент отчислений в резерв

=

Предполагаемая годовая сумма расходов на опла ту отпусков, включая обязательные страховые взносы

/

Предполагаемый годо вой размер расходов на оплату труда, включая обязательные страхо вые взносы

х

100%

Предельная сумма отчислений в резерв — это предполагаемая го довая сумма расходов на оплату отпусков с учетом всех взносов на обязательное социальное страхование и взносов «на травматизм». Од

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 53

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Налоговый отпускной резерв

Письмо Минфина России от 24.09.2010 № 03I03I06/1/617 Учитывая, что ТК РФ не ограничивает мак симальный предел продолжительности ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников... предполагаемая годовая сумма расходов на оплату труда может быть рассчитана ис ходя из всего количества неиспользован ных дней отпуска... ...если налогоплательщиком сформирован резерв предстоящих расходов на оплату отпусков, расходы на оплату отпусков (включая предоставленные в счет неис пользованных отпусков прошлых лет) учи тываются за счет средств сформирован ного резерва.

Письмо Минфина России от 08.09.2008 № 03I03I06/1/511 По нашему мнению, при определении процента отчислений в резерв предстоя щих расходов на оплату отпусков предпо лагаемый годовой размер расходов на оплату труда должен включать в себя пред полагаемую годовую сумму расходов на оплату отпусков.

Списываем в расходы ежемесячные от числения в резерв

новременно это тот лимит, в пределах которого в течение года можно признавать расходы на формирование резерва. Поскольку в НК не сказано, как определять планируемую на буду щий год сумму расходов на оплату труда и отпусков, вы можете сами решить, каким способом это сделать. Исходными данными для расче тов могут служить график отпусков на следующий год, расчетные ве домости за предыдущие периоды и иные подобные документы. Умно жив количество дней планируемых отпусков на среднедневную зарплату по организации и страховые взносы с нее, вы получите пре дельную сумму отчислений в резерв. А можно взять суммы зарплаты и отпускных, выплаченных вашей организацией в прошлом году, и скорректировать их на предполагаемые изменения численности ра ботников и их окладов в будущем году. Главное, чтобы ваш расчет был обоснован. В предполагаемую сумму на оплату отпусков включаются все не ис пользованные работниками ежегодные отпуска: и основные, и допол нительные, причем независимо от того, за какой рабочий год работни ку положен отпуск. Однако списывать отпускные по «старым» отпускам можно только за счет резерва. А вот включать ли в предполагаемые годовые расходы на оплату труда сами отпускные, НК не уточняет. Логично предположить, что нет, ведь, рассчитывая расходы на формирование резерва, мы умно жаем на процент отчислений в резерв сумму зарплаты без отпуск ных. Однако в одном Письме Минфина говорится, что предполагае мые годовые расходы на оплату труда все же следует рассчитывать с учетом отпускных. Поэтому рекомендую вам указать в своей учет ной политике для целей налогообложения, какие виды выплат работ никам вы учитываете в сумме предполагаемых годовых расходов на оплату труда. Обратите внимание, что прием на работу и увольнение работников на размер процента отчислений в резерв никак не повлияют. Этот про цент рассчитывается только один раз и в дальнейшем не меняется. l Отчисления в резерв, признаваемые ежемесячно в налоговых рас ходах на оплату труда, рассчитываются так: Ежемесячные отчисления в резерв

=

Фактические расходы на оплату труда за месяц, включая обязательные страховые взносы

х

Процент отчислений в резерв

Статья 324.1 НК РФ 2. Расходы на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков относятся на счета учета расходов на оп лату труда соответствующих категорий ра ботников.

54 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

В зависимости от того, по каким статьям расходов учитывается зар плата работников, отпускные которым вы резервируете, отчисления в резерв тоже должны быть поделены на производственные расходы (прямые или косвенные) и внереализационные. Учтите, что если опла ту каких то отпусков вы не вправе учесть в налоговых расходах, то и отчисления в резерв по этим отпускам в налоговом учете при знать вы также не сможете. Сумму резерва, начисленного нарастающим итогом с начала года, нужно ежемесячно сравнивать с предполагаемой годовой суммой рас ходов на оплату отпусков. Как вы помните, это предельная сумма, ко торую вы указали в своем расчете и превысить которую резерв не мо жет. Так что как только размер резерва достигнет своего лимита, вы прекращаете его начислять.

|

2012

|

Отпускные 2012: расчет, учет, налоги пленарное заседание Налоговый отпускной резерв

Что делать, е сли зар езервир овали меньше или больше, чем списали в те чение года

Статья 324.1 НК РФ 3. При недостаточности средств... резерва [надо]... на 31 декабря года... включить в расходы... оплату отпусков и... сумму страховых взносов... по которым ранее не создавался... резерв.

Считаем остаток резерва, переноси мый на следующий год 4. Резерв... должен быть уточнен исходя из количества дней неиспользованного отпу ска, среднедневной суммы расходов на оплату труда... и... страховых взносов... Если... сумма рассчитанного резерва в ча сти неиспользованного отпуска... превы шает фактический остаток неиспользован ного резерва на конец года, то сумма превышения [включается в расходы]... Ес ли... сумма рассчитанного резерва в части неиспользованного отпуска... оказывается меньше фактического остатка неиспользо ванного резерва на конец года, то отрица тельная разница [включается в доходы]...

5. Если [в следующем году резерв созда ваться не будет]... то сумма остатка... ре зерва... на 31 декабря... включается в со став внереализационных доходов текущего налогового периода. Постановление Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 № 14295/04 ...под недоиспользованной на последний день текущего налогового периода суммой резерва на оплату отпусков понимается разница между суммой начисленного в от четном периоде резерва на оплату отпус ков и суммой фактических расходов на оп лату использованных отпусков, а также расходов на предстоящую оплату не ис пользованных в отчетном году законода тельно предусмотренных отпусков.

В течение года все суммы отпускных уходящим в отпуск работни кам, а также начисленные на них страховые взносы можно списывать только за счет резерва. l На 31 декабря года, в течение которого вы начисляли резерв, надо обязательно провести инвентаризацию этого резерва. Если окажется, что вы потратили на выплату отпускных больше, чем начислили за год в резерв, то образовавшуюся разницу вы спишете 31 декабря в расхо ды текущего года. А что делать, если окажется, что вы зарезервировали больше, чем требовалось? Порядок действий в этом случае зависит от того, будете ли вы со здавать резерв отпусков на следующий год. Если вы решите больше не создавать резерв, то весь остаток резерва, выявленный инвентаризаци ей на 31 декабря, надо включить во внереализационный доход текуще го года. l Если же вы будете создавать резерв и дальше, тогда вам надо опре делить его остаток, который можно перенести на следующий год. По сути, это сумма резерва в части не использованных работниками в текущем году отпусков, которые вы должны им будете потом предо ставить. Для расчета переносимого остатка резерва используется фор мула: Сумма резер ва, переноси мая на следу ющий год

=

Среднедневная сумма расходов на оплату труда работников (определяется с учетом ус тановленного в организации порядка расче та среднего заработка), включая обязатель ные страховые взносы

х

Количество дней не ис пользованных на конец года отпусков

Теперь осталось выяснить, есть ли у вас недоиспользованные на 31 декабря суммы резерва. Хотя в статье 324.1 НК и говорится о недо использованном (или неиспользованном) резерве, но что это такое, НК не расшифровывает. Поэтому Президиум ВАС предложил такую фор мулу для его расчета: Недоиспользо ванная сумма резерва

=

Сумма начис ленного в те кущем году ре зерва

Сумма расходов на оплату использо ванных в текущем году отпусков

–

+

Сумма резер ва, переноси мая на следу ющий год

В результате применения этой формулы вы можете оказаться в од ной ситуации из двух. Первая — вы определили, что у вас есть недоис пользованная сумма резерва. Тогда вы включаете ее во внереализаци онные доходы. Вторая — рассчитанный вами остаток резерва, который можно пе ренести на следующий год, оказался больше недоиспользованной сум мы резерва. В этом случае вы доначислите недостающую сумму в ре зерв и отнесете ее на расходы текущего года. Вот и все основные вопросы, связанные с практикой предоставле ния отпусков и начисления отпускных, о которых я хотела сегодня рас сказать. Надеюсь, что теперь вам будет легче начислить и выплатить отпускные работникам правильно. Спасибо большое за внимание и за то, что вы принимали активное участие в семинаре, задавая мне свои вопросы. До свидания!

|

2012

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

| 55

Программа семинаров Читайте в 032012 отчеты о семинарах: l Сложные налоговые вопросы: технология решения Лектор — А.М. Рабинович, главный методолог ЗАО «ЭНЕРДЖИ КОНСАЛТИНГ/Аудит», к. и. н. На практических примерах лектор объясняет: — всегда ли правильное «налоговое» решение безопасно; — как работать с терминами НК РФ; — влияют ли нарушения гражданского законодательства на налоговые обязательства; — кому верить, когда Минфин говорит одно, а ФНС — другое; — на какие судебные акты опираться и как к ним относятся проверяющие; — можно ли толковать НК РФ не буквально; — какую налоговую норму предпочесть; — есть ли аналогия в налогообложении.

l «Имущественное» налогообложение Лектор — Н.А. Гаврилова, заместитель начальника отдела имущественных и прочих налогов Департамента налоговой и таможенноIтарифной политики Минфина России Будущий налог на недвижимость: когда появится, что станет налоговой базой и насколько большой будет сумма. Проверка имущест ва на «причастность» к ОС. Действующие правила налогообложения недвижимости: с какой даты она включается в налоговую базу и когда исключается из нее. Арендованные ОС и налог на имущество. Новая декларация по этому налогу. Как исчислять земельный налог, если: кадастровой оценки нет либо она изменилась; в кадастре о разрешенном виде пользования написано одно, а в доку ментах на руках — другое. Всегда ли регистрация машины в ГИБДД — точка отсчета начала уплаты транспортного налога. Как опреде лить, легковой или грузовой автомобиль перед вами. Правила подсчета возраста машины и повышенные ставки транспортного на лога для «пожилых» автомобилей.

Темы ближайших семинаров l Первый квартал — первая отчетность Лектор — М.Н. Ахтанина, ведущий эксперт издательства «Главная книга» Бухучет: последние изменения в первой отчетности. НДС: готовимся к квартальной декларации. Страховые взносы: тарифы снизи лись, проблем прибавилось? «Прибыльная» декларация — 2012: есть ли отличия от декларации 2011. НДФЛ: новые вычеты и не только.

l Бухучет: как встать на путь исправления Лектор — А.А. Ефремова, генеральный директор ООО «Вектор развития» Пережить все заново или идти вперед: ретроспективный и перспективный способы корректировки. Примеры ретроспекции: пере квалификация ОС в МПЗ, появление НМА из ничего, резерв по отпускам и отказ от резерва на ремонт ОС. Корректировки оценоч ных значений: резерв по сомнительным долгам, изменение срока полезного использования ОС и НМА. Правильное исправление неправильных записей.

l Как не надо оптимизировать налоги Лектор — А.И. Дыбов, заместитель главного редактора издания «Главная книга. КонференцIзал» Ошибка первая: отсутствие деловой цели сделки. Ошибка вторая: подмена экономического смысла операций. Ошибка третья: сэко номив на налогах, теряем в остальном. Ошибка четвертая: споры ради споров. Ошибка пятая: игра с нестыковками и пробелами в законодательстве.

l Социальные пособия: от начисления до возмещения Лектор — И.В. Гейц, главный редактор журнала «Заработная плата. Расчеты, учет, налоги» Исчисление и учет пособий по болезни: страховой стаж, расчетный период, расчет среднего дневного заработка, максимальная сум ма пособия, листок нетрудоспособности. Выдача справки о заработной плате. Расчет и учет «детских» пособий: по беременности и родам, единовременного при рождении ребенка, по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет. Социальные пособия в отчетности.

56 |

КОНФЕРЕНЦЗАЛ

|

СПЕЦИАЛЬНЫЙ ВЫПУСК

|

2012

|