Integrantes: Liana Ximena quintero arenas
(221448)
Mileidy Tatiana Yaruro Sรกnchez (221447)
CARTILLA SOFTWARE VISUAL TNS
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MODULO DE ADMINISTRACION
M贸dulo dise帽ado para la creaci贸n y parametrizaci贸n de cualquier empresa que necesite llevar su respectiva contabilidad con mayor Facilidad.
Respectiva copia de seguridad. Al ingresar a este módulo se desprende la siguiente ventana en la cual seguiremos los siguientes pasos: Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS. Después, seleccionamos el módulo de administración. Al ingresar a este módulo se desprende una ventana (ver imagen anexa) En la cual daremos “enter” y saldrá otra ventana en la cual seleccionaremos “listado de empresas”, para así digitar la respectiva información de la empresa la cual vamos a crear. Después información (nombre de la empresa, representante legal, año fiscal, ruta archivo, nit entre otros), oprimo el chulito que se encuentra en la parte superior izquierda de la ventana para así crear exitosamente la empresa, dando enter, abrir y aceptar para que el programa guarde la
de
ingresada
la
Seleccionar “base de datos” Seleccionar “actualizar base de datos”, clic en yes y espero. Luego doy enter en atrás y selecciono log configuración en donde se desprende una pequeña ventana donde colocaremos un usuario “ADMIN” damos doble enter y se desprenderá la siguiente ventana Seleccionamos, “configuración” y después seleccionamos todos los recuadros que aparecen en la ventana que se desprendió, y luego “aceptar” Luego de hacer este proceso podemos retroceder y salir de este módulo. Para la realización de la copia de segidida o la recuperación de alguna copia de seguridad se siguen los siguientes pasos:
-
Abrimos el modulo de administraci贸n Seleccionamos el icono base de datos
-
Se desprende otra ventana donde seleccionamos el icono copia de seguridad. -
Despu茅s de buscar la carpeta donde se va a guardar se da aceptar
Para recuperar copia sale una ventana donde se debe seleccionar el archivo donde esta la copia de seguridad
-
Se desprende otra ventana donde se encuentran los iconos de recuperar copia o realizar copia Se selecciona el respectivo, para hacer una copia o para recuperar alguna copia ya realizada.
damos aceptar y la copia se integra a el programa.
-
Para realizar la copia de seguridad se desprende una ventana para buscar en que lugar del computador o de la memoria se va a guardar la copia
MODULO DE CONTABILIDAD
Este m贸dulo permite llevar en forma oportuna la informaci贸n contable, se caracteriza por manejar m煤ltiples empresas
Abrimos el módulo de contabilidad y nos va a aparecer un cuadro donde se ingresa por primera vez a este módulo. Damos doble enter y se desprende otra ventana donde nos pide el nombre de usuario y después en la copia de seguridad, damos ok.
1... CONFIGURACIÓN DEL MÓDULO DE CONTABILIDAD: Ubicados ya en el módulo de contabilidad, nos vamos a archivo, configuración y generales. Se desprende una ventana donde seleccionaremos el recuadro donde dice imprimir fecha y hora y damos clic en aceptar. 2… COMO IMPORTAR EL PLAN DE CUENTAS: Sigo los siguientes pasos: -
Selecciono herramientas y damos clic Damos clic en importar datos visual TNS Seleccionamos el cuadrito donde nos diga plan de cuantas Damos clic en TI: empresa tipo comercial Damos clic en importar y luego aceptar.
3…ABRIR PLAN DE CUENTAS:
-
Después archivo Clic en plan único de cuantas En el buscador de la ventana que se desprendió colocamos un asterisco (*) Damos enter Aparecen todos los datos del plan único de cuantas con sus respectivas cuantas subcuentas, etc. 4….COMO CRERAR CUENTAS- SUBCUENTAS O AUXILIARES
Nos ubicamos en el plan único de cuentas, nos ubicamos en la subcuenta, selecciono insertar (+) y digitamos el nombre respectivo del auxiliar que se desea crear. NOTA. Algunos auxiliares tienen un porcentaje respectivo y una cuantía mínima que se debe colocar al momento de crear la cuenta. EJEMPLO: Crear el auxiliar de la 2365 ´´retención en la fuente ´´, no olvidar digitar el 5 y la cuantía mínima que se trabaja con este. Realizamos el mismo procedimiento que se hace en el plan de cuantas, colocar el asterisco (*), después buscamos la cuenta respectiva (2365 en este caso) damos clic en insertar (+) digitamos el nombre, el porcentaje y la base o cuantía mínima, damos clic en guardar y luego en el icono exportar para que el auxiliar se guarde correctamente.
5… COMO CREAR LOS TERCEROS:
Selecciono el tipo de tercero que se está trabajando (cliente, proveedor, vendedor etc.)
Seguimos los siguientes pasos: -
Archivo Terceros Insertar (+),Digitamos información
d. PESTAÑA DATOS DE FACTURACIÓN:
la
Código, tipo de documento, no. Identificación, expedida en nombre, nombre tributario, luego damos guardar
Luego damos en guardar e importar para que la información quede totalmente guardada. 6… COMO CREAR BANCOS -
En las pestañas que están debajo de la información a diligenciada se procede a llenas lo siguiente: a. EN DATOS GENERALES: Se registra la información requerida (representante legal, dirección, ciudad, teléfono, e-mail, celular, observaciones)
-
b. EN LA PESTAÑA DATOS ADICIONALES: Se diligencia la dirección teléfono, e-mail, celular, en esta parte del proceso se abre la pestaña que está al lado del celular y se digita el código, nombre del departamento o cuidad, luego damos en guardar y exportar.
7… COMO CREAR SUCURSALES. - archivo, clic - sucursales, clic - al abrir la ventana seleccionamos en insertar (+) - diligenciamos lo respectivo de la sucursal (código, descripción, dirección, en ciudad creamos la cuidad donde se encuentra la sucursal dando en insertar llenando los datos, guardar y exportar.)
c. EN LA PESTAÑA CONTABILIDAD. Llenamos los respectivos auxiliares que están hay como lo son los proveedores (220505.01) retención en la fuente (236540.01), en clientes llenamos el auxiliar de clientes (130505.01) y retención en ventas (135515.01) el resto de campos se dejan e blanco. NOTA: Para colocarle el código a cualquier tercero se debe tener en cuenta para colocar antes del número una letra respectiva para diferenciarlos. Clientes = C proveedor = P socio = S empleado = E vendedor= V
archivo , enter tablas, enter bancos, enter en la ventana que se desprende damos clic en insertar (+) y leñamos todos los campos que hay se encuentran 8 código del banco, nombre, no. De cuenta contable ( 111005.01) formato c.e 8 diseñado-gráfico) y el consecutivo de cheques ( 00001) damos clic en guardar y después en importar para que la información guarde
8… COMO CREAR COMPROBANTES: -
-
Contabilidad movimientos
Comprobantes
En la ventana que se desprende, damos clic en insertar (+), al salir el comprobante llenamos la siguiente información: -
Tipo(según el comprobante que se requiera) Número( seleccionamos 00 sin prefijo) Fecha (el día respectivo donde se generó el comprobante). Concepto (se especifica la transacción que se realizan con el comprobante). Damos en guardar.
En la parte inferior aparece otra barra donde seleccionaremos insertar (+), y se desprenden otros recuadros donde se diligenciar lo siguiente: -
Cuenta ( la respectiva cuenta que se esté trabajando con la transacción) El valor respectivo de la cuenta Tercero ( nombre de la persona a la cual se le está haciendo el comprobante ) Documento(tipo de documento y numero respectivo) Damos clic en guardar.
NOTA: si se necesita introducir otra cuenta se hacer el mismo procedimiento que se realizó en la parte inferior de la ventana. Al diligenciar todas las cuentas que se necesitaban en el asiento se da clic en asentar (parte izquierda de la pantalla) y de este modo queda realizado con éxito el asiento NOTA: si se necesita en algún caso arreglar algún asiento que se realizó se procede a desasentar icono que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla, se da en la cuenta a corregir y de da en el icono de editar (triangulito) de ahí se procede a arreglar la cuenta y después se da guardar y se procede a asentar la cuenta ya después de corregida. IMPORTANTE: EL MÓDULO DE CONTABILIDAD TIENE LA OPCION DE IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
MODULO DE INVENTARIO
Modulo diseñado para llevar un control sobre la mercancía que entra y sale de la empresa, y un detallado registro de cada tipo de artículo o grupo de artículos.
-
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS. Después, seleccionamos el módulo de inventario, se desprende una ventana donde damos los siguientes pasos: - Damos clic en abrir - En la copia de seguridad ok - Colocamos en nombre de usuario (ADMIN). Enter - Seleccionamos el periodo en que va la empresa parametrizando. -
En parámetros predeterminados: a. Tipo unidad: detal b. Forma de pago: debitocontado En la pestaña adicionales son hacemos nada En la pestaña integración realizamos los siguientes pasos: -
Se abre una ventana.
NOTA: Existen dos tipos de inventario: el permanente y el periódico, debemos saber con cual tipo de inventario está trabajando la empresa. Para empezar a parametrizar este módulo hacemos los siguientes procedimientos: 1… INVENTARIO COMPRAS: -
Archivo
Configuraciones Generales- pestaña general Seleccionamos los siguientes recuadros: En detalles del documento: a. Preguntar retención en compras. b. Maneja tasa de conversión en compras. c. Ajusta IVA a la unidad de compras. d. Redondear retenciones a la unidad.
-
En integrar con contabilidad llenamos los siguientes campos: a. auxiliar proveedores(220505.01) b. retención en la fuente compras ( 235440.01) c. gastos nota de inventario (539595.01) d. ingreso nota de inventario (429551.01) e. IVA descontable reg. Simplificado (240805.01) En integrar con tesorería la seleccionamos.
En la pestaña reportes no se realiza ningún procedimiento y quitamos la selección que haya en algún recuadro. Damos en “aceptar“.
2… GRUPOS CONTABLE DE ARTICULOS: -
archivo tabla grupo contable de artículos Sale una ventana Damos en insertar (+)
Sale otra ventana donde vamos a llenar los siguientes recuadros: -
-
-
-
Código( 0001) Descripción ( mercancías en mayúscula) En inventarios se llenan los siguientes recuadros: a. Promedio ponderado (1435 sistema de inventario permanente) b. Inventario (143505.01) c. Devolución en compras (622505.01) En ventas se llenan los siguientes recuadros: a. Ingresos (413536.01) b. Devolución en ventas ( 417505.01) c. Costo de ventas (613536.01) En tesorería se llenan los siguientes recuadros: a. Concepto compras, se abre el icono y se llena ( código: FC, descripción: factura de compras, tipo: ingreso) b. Concepto de devolución en compras se abre el icono y se llena ( código: DC, descripción: factura compras, topo: egreso) En cartera se llenan los siguientes recuadros:
a. Concepto ventas se abre el icono y se llena ( código: FV, descripción: facturas de ventas, topi: egreso b. Concepto devolución en ventas se abre el icono y se llena( código: DV, descripción: devolución en ventas, topo: ingresos ) Damos en guardar y exportamos la información para que se guarde correctamente. 3… TIPO DE IVA -
Archivo Tablas Tipos de IVA Se desprende una ventana donde vamos a llenar la siguiente información a. Cuenta IVA compras(240801.01) b. Cuenta IVA ventas (240802.01) c. Cuenta IVA devolución compras(240801.01) d. Cuenta IVA devolución en ventas (240502.01). - Damos en guardar e importar.
4… CREAR BODEGA -
Archivo Bodegas Insertar (+) Llenamos los recuadros ( código : 0001, descripción: ubicación de la bodega)
-
guardar
5… CREAR GRUPOS Y SUBGRUPOS -
archivo grupo de artículos insertar (+) -
-
Se llena la siguiente información a. Código (para el grupo se toma solo dos dígitos 01, para los subgrupos cuatro dígitos 01.01 y así sucesivamente). b. En la descripción se coloca el nombre del grupo o subgrupo que se está creando c. Se procede a guardar y exportar.
NOTA: este proceso se realiza cuantas veces sea necesario según la cantidad de grupos de artículos o la cantidad de subgrupos de artículos.
-
6…DATOS DE ARTICULOS -
archivo articulo al abrir se una pestaña se da clic en insertar (+) se procede a llenar los siguientes campos:
-
a. código( código de articulo el cual se está trabajando) b. nombre(especificación del articulo el cual se va a ingresar) c. grupo de articulo( se selecciona según el grupo que se haya creado en grupos y subgrupos) d. tipo de producto (si es terminado, materia prima etc.) e. IVA(se abre el icono y se selecciona el IVA que anteriormente habíamos creado) f. Exportamos g. Unidad ( se coloca según el producto que se está vendiendo si en kilos libras o unidades) h. Factor(1) i. Grupo contable8 se selecciona el que ya hemos creado anteriormente 01 mercancías) En las pestañas de la parte inferior se llena la siguiente información: a. En la pestaña información no se llena nada b. En la pestaña características se llenan las observaciones c. En la pestaña precios y costos se llena el detal que es el precio de venta. Al terminar de llenar la información se procede a guardar y exportar.
d. Proveedor (se abre la ventana y se selecciona o se crea la persona o empresa que nos está distribuyendo la mercancía). e. Forma de pago( efectivo crédito NOTA: al realizar una compra en efectivo se debe anexar el nombre del banco se selecciona o se crea, cuando la compra ese crédito se genera un plazo y la fecha de vencimiento de ese plazo. f. -
Observaciones ( se llena la especificación de la mercancía la cantidad, la cantidad y a qué precio cada artículo) Damos clic en guardar Seleccionamos insertar en la barra que se encuentra en la parte inferior de la ventana
7… REALIZACIÓN DE UNA COMPRAS -
En la barra de tareas seleccionamos Compras Compras En la ventana que se despliega seleccionamos el icono de insertar (+) llenamos los campos siguientes campos de la parte superior. a. Número( 00 y anexo el FC y número de la factura) b. Fecha (día en que se generó la transacción) c. N° de la factura (consecución de las facturas que se estén realizando)
-
-
Al desplegarse otros campos se llenan los siguientes: a. articulo (se selecciona el artículo que fue comprado) b. Bodega (se selecciona la bodega a la cual va a ir la mercancía). c. Cantidad( número de unidades compradas ) d. El costo de unidad (precio establecido para la mercancía). e. Tipo de unidad (detal o al mayor) f. Porcentaje del IVA (16%). Se da clic en guardar Se procede a asentar la transacción
NOTA: Este proceso se hace cuantas veces se realice una compra.
8… REALIZACIÓN DE UNA DEVOLUCIÓN EN COMPRAS: -
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-
Compras Devolución en compras Se da clic en insertar (+) Se despliega una ventana donde se diligenciara lo siguiente:
a. Número (número de la factura la cual se está devolviendo la mercancía ) b. Fecha ( día en que se está devolviendo la mercancía) c. N° de la factura ( número de la factura la cual se está devolviendo) d. Proveedor ( se selecciona el proveedor o la persona a la cual se le está devolviendo la mercancía) e. Observaciones ( especificación del porque se está devolviendo la mercancía) f. Forma de pago ( se selecciona si es a contado o a crédito y se tiene en cuenta la nota del ejercicio de la compra) g. Vendedor ( se selecciona la persona que vendió ) Se da clic en guardar Después se selecciona insertar (+) Al abrirse otras pestañas se llena la siguiente información
-
a. Articulo ( se selecciona el articulo el cual se está devolviendo) b. Bodega ( se selecciona la bodega de la cual está saliendo la mercancía) c. Valor unidad ( se coloca el precio el cual se compró la mercancía por unidad) d. Tipo de unidad ( mayor o detal ) e. El IVA (16%) Se da clic en guardar Se procede a asentar la transacción
NOTA: EL MÓDULO DE INVENTARIOS TIENE LA OPCION DE IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
MODULO DE TESORERIA
Llevar actualizada las cuentas por pagar de los movimientos que se han realizado.
Después, seleccionamos en la barra superior lo siguiente: Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS. Después, seleccionamos el módulo de tesorería, se desprende una ventana donde damos los siguientes pasos: - Enter - Colocamos el usuario (ADMIN) - Colocamos el periodo en que se esta registrando la transaccion. - Enter
Movimientos Comprobante de egreso clic Se desprende una ventana en la cual daremos clic en insertar (+) y llenaremos los siguiente campos en la pestaña detalle de concepto: a. Número ( número del comprobante seguido de CE 001 o sucesión de comprobantes que ya se lleven) b. Fecha ( día en que se pagó la factura ) c. Detalle ( se especifica la cancelación de que factura y a quien se le está pagando) d. Pagado a ( se selecciona la empresa o la persona a la cual le estamos pagando la factura)
Despues de esto se desprende una ventana donde daremos los siguientes pasos para parametrizar el modulo:
-
-
Archivo, clic Configuración, clic Generales, clic En la ventana que se desprende se selecciona el recuadro “generar a contabilidad” Damos clic en aceptar
Luego, procedemos a dar insertar en la parte inferior para llenar los siguientes campos: - Insertar(+) - En los campos que aparecen se llena la siguiente información:
-
a. Documento ( se selecciona la factura que se va a cancelar) b. Ítem (seleccionamos compras ) Después de diligenciar lo anterior se procede a guardar Se selecciona nuevamente insertar (+) Se desprende la misma ventana donde llenaremos lo siguiente( devolución en compra) a. Documento ( se selecciona DC , devolución n compras) b. Ítem (seleccionamos Dev. En compras) c. Cambiamos el valor por el verdadero que se encuentra en el documento) d. Guardamos
NOTA. El proceso de devolución en compras solo se realiza si hay una devolución si no es ASI este paso no se realiza. -
Seleccionamos la pestaña forma de pago Insertar (+) Llenamos los siguientes campos:
a. Forma de pago (se selecciona la forma en que se va a pagar la mercancía, si es en efectivo, cheque, etc.) b. Banco( se selecciona el banco del cual va a salir el dinero9 c. Valor( el monto de la mercancía )
d. Documento ( se coloca so tipo de documento que se utiliza por ejemplo si es un Cheque se coloca CH y el número del cheque) - Damos clic en guardar Después de terminar este proceso se selecciona la opción asentar paraqué todo quede total mente diligenciado. NOTA: si por alguna razón el documento quedo mal diligenciado se procede a hacer lo siguiente: -
Desasentar con el icono que se encuentra en la parte izquierda Después, se selecciona el icono de la barra que es un triangulito que es la opción de editar se corrige todo lo que se encuentre mal Luego, de verificar que todo se encuentra bien se procede a sentar nuevamente el ejercicio.
EL MODULO DE TESORERÍA TIENE LA OPCIÓN DE IMPRIMIR LO SIGUIENTE:
MODULO DE CARTERA
Llevar registro de las cuentas y de los movimientos que han ingresado a la empresa. TambiĂŠn se genera los resultados de las ventas a crĂŠdito.
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS. Después, seleccionamos el módulo de cartera, se desprende una ventana donde damos los siguientes pasos para parametrizar: Después de parametrizar el modulo se procede a explicar cómo se llena un recibo de caja (ingresos de la empresa). -
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Archivo Configuración Generales Se desprende una ventana donde datemos los siguientes pasos: a. Se selecciona el recuadro generara contabilidad b. Damos clic en aceptar
Se selecciona movimientos Recibo de caja Se llenan los siguientes campos a. Número ( se coloca 00 y si se anexa RC y en número del recibo que valla en consecución) b. Fecha ( día en que se recibió el dinero) c. Detalle( se especifica la cancelación de alguna factura de venta9 d. Recibido de ( se selecciona la persona o empresa de la cual se está recibiendo el dinero) e. Contador ( es opcional)
-
Guardamos
Después de llenar la parte superior se procede a llenar la parte inferir con los siguientes pasos: -
Se selecciona insertar(+) Seleccionamos la pestaña detalle de conceptos Llenamos los campos que aparecen :
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a. Forma de pago ( según la forma en que estén pagando, efectivo) b. Banco ( caja general) c. Valor ( damos enter y el valor aparece) d. Banco doc. ( RC seguido del número de recibo de caja) Guardamos
Después de terminar de llenar el documento se procede a asentar el ejercicio. NOTA: EN EL MÓDULO DE CARTERA SE PUEDEN IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS
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a. Documento (se selecciona el documento del cual se está recibiendo el dinero, factura de venta) b. Ítem ( seleccionamos ventas) c. Concepto ( se selecciona el concepto de ventas) Guardamos Seleccionamos la pestaña forma de pago
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Se selecciona la opción insertar (+) Se llenan los siguientes campos:
MODULO DE FACTURACION
Contiene las opciones de los documentos de Ventas, Remisiones de Salida, Devoluciones en Venta, Cotizaciones
Dirigirse a la barra de tareas, seleccionar inicio, luego todos los programas y buscar la respectiva carpeta de visual TNS. Después, seleccionamos el módulo de facturación, se desprende una ventana donde damos los siguientes pasos para parametrizar
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-
Archivo Configuración Generales En la pestaña generales se selecciona lo siguiente: a. Preguntar retención en compras b. Ajustar facturas al imprimir c. Ajustar IVA a la unidad en compras d. Reforma de pago (redondear retención a la unidad
En la pestaña parámetros predeterminados se selecciona lo siguiente: a. Tipo de unidad ( detal) b. Forma de pago (débito o crédito )
-
-
En la pestaña venta mostrador no se hace ningún procedimiento En la pestaña integración se llena lo siguiente: a. Se selecciona integrar con contabilidad b. auxiliar deudores ( 130305.01) c. Rte. fuente ventas (135515.01]) d. Se selecciona integración con cartera Damos clic en aceptar
a. A r t i c u l o
Después de esto seleccionamos lo siguiente: - Facturación - Ventas - Insertar (+) - En la ventana que se desprende se llenan los siguientes campos a. Núm ero ( se coloca 00 y se anexa FV y el número de la factura) b. Fech a ( día en que se dio
-
la factura ) c. Cliente ( se selecciona la empresa o la persona a la cual le vendimos) d. Vendedor ( nombre de la persona que realizo la venta) e. Forma de pago (crédito y el plazo que disponga la empresa) f. Observaciones g. Rete fuente ( 2.5% si supera la base) Damos clic en guardar Damos insertar en la parte inferior de la ventana Llenamos los siguientes campos:
( s e
-
s elecciona el articulo correspondiente de la venta) b. Bodega ( se selecciona la bodega de la cual está saliendo la mercancía) c. Unidad ( detal) d. Cantidad ( unidades vendidas) e. Valor unidad ( precio de venta) Damos clic en guardar después de terminar de llenar el documente damos clic en asentar.
NOTA: EN EL MÓDULO DE FACTURACIÓN SE ENCUENTRA LA OPCION DE IMPRIMIR LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS: