Hybrid-Events

Verwobene Erlebniswelten in realen und digitalen Rä umen

Viele Hotels beziehungsweise Veranstalter setzten nach den Erfahrungen der letzten Pandemiemonate verstärkt auf Hybrid-Events. Was es dabei zu beachten gilt und welche Lösungen beispielsweise das Unternehmen Techcast bereithält, verrät Ksenia Trofimova in ihrem Gastbeitrag.

Die Welt der Veranstaltungen, Kongresse und Konferenzen entwickelt sich gerade in atemberaubendem Tempo weiter. Während viele Events im letzten Jahr wegen der Pandemie komplett ins Digitale ausgewichen sind, setzten Veranstalter nun immer mehr auf eine Kombination aus Vor-Ort- und Online-Elementen. Die Hybrid-Events sollen die Vorteile aus beiden Welten kombinieren. Denn ein Zurück zur reinen Präsenzveranstaltung wird es vielen Fällen nicht geben. Zu sehr hat sich das Publikum an die Annehmlichkeiten der Online-Events gewöhnt. Eine Partnerschaft von Hotels, die regelmäßig Ort von Veranstaltungen sind, mit einer professionellen Online-EventPlattform wie Techcast kann deshalb sinnvoll sein. So ist es bei vielen Konferenzen zum Standard geworden, dass Teilnehmende die Vorträge auch im Livestream verfolgen können, dass man verpasste Sessions nachträglich anschaut und dass einzelne Speaker, die nicht eigens anreisen konnten, zugeschaltet werden. Bei Schulungen und Weiterbildungen finden manche Einheiten vor Ort gemeinsam in der Gruppe statt – andere sind vorab aufgezeichnet. Die Aufzeichnung kann sich jede und jeder Einzelne dann auf seinem Hotelzimmer noch zusätzlich ansehen. Online-Event-Spezialisten wie Techcast verlängern Vor-Ort-Veranstaltungen in den digitalen Raum und machen die Events dadurch lebendiger, flexibler und zugänglicher. Gleichzeitig bleibt die besondere Atmosphäre eines gemeinsamen Vor-OrtTreffens und die Annehmlichkeiten, die die Gäste im Hotel gerne genießen, erhalten.

Flexible Event-Plattform

Techcast nutzt für Hybrid-Veranstaltungen eine eigene modulare Online-Event-Plattform. Die ist datenschutzkonform und ermöglicht die Online-Darstellung der gesamten Veranstaltung im Design des Hotels oder des Veranstalters. Zusätzlich unterstützt ein Team von Fachkräften bei der professionellen Produktion des Events. So fertigen Profi-Kameraleute Bild- und Tonaufnahmen in bester Qualität, die Referierenden erhalten zum Beispiel Bauchbinden mit Namen und Funktion, Präsentationen oder vorproduzierte Einspieler werden

in realen und digitalen Rä umen

BIG FIVE FÜR HYBRID-EVENTS MIT TECHCAST

nVor Ort: Live-Produktion mit professionellem

Kamerateam aus Bild- und Tontechnikern; Online:

Remote-Produktion mit erfahrenem Team aus Streaming-

Spezialisten n Projektmanager: Garantie eines reibungslosen Ablaufs n Event-Plattform: Design, Registrierung, Hauptbühne,

Breakout-Räume, Networking n Pre-Recording: Aufzeichnung von einzelnen Vorträgen,

Grußwort etc. n Postproduktion: Aufzeichnung des gesamten Events, On demand-Version, Impressions- und Imagevideos

eingespeist oder externe Speaker zugeschaltet, Das Ergebnis ist ein hochwertiges Gesamterlebnis, sowohl vor Ort als auch für externe Teilnehmende. Eine Hybridveranstaltung verbindet zwei Welten miteinander – das Geschehen vor Ort und das Livestreaming auf der OnlineEvent-Plattform. Es werden dabei zwei Erlebniswelten geschaffen, die einerseits eigenständig funktionieren, andererseits durchgängig aufeinander abgestimmt sind. Die meisten Kongresse, Konferenzen, Town Hall Meetings, Fortbildungen, Roadshows, Produktvorstellungen und Versammlungen können heute als Hybrid-Events realisiert werden.

Dramaturgisches Konzept

Hybride Events sind inhaltlich und technisch jedoch anspruchsvoll. Veranstalter sollten für das Format ein eigenes dramaturgisches Konzept erarbeiten. Eine Hauptrolle spielt die Moderation. Geschulte Moderatoren oder Moderatorinnen fungieren als Bindeglied zwischen dem Publikum vor Ort und den Online-Teilnehmenden. Außerdem wird ein Partner benötigt, der alle technischen Aspekte wie Videoproduktion, Livestreaming und Event-Plattform professionell abdeckt. Den reibungslosen Ablauf während der Vorträge und Präsentationen garantieren professionelle Technik-Checks vorab. Internetverbindung, Umgang mit der Plattform, Ton, Licht, Hintergrund – alles sollte durch erfahrene Streaming-Operators geprüft und bei Bedarf optimiert werden. Für das Publikum bedeuten Hybrid-Events eine Ausdehnung der positiven Erfahrung, beginnt die emotionale und dramaturgische Inszenierung eines Hybrid-Events doch unmittelbar mit der Anmeldung auf der Event-Plattform. Und das unabhängig von dem gewählten Format – Präsenz oder Online. Die Event-Plattform ist gemeinsam mit dem Veranstaltungsort die Home-Base, die allen Teilnehmenden verzahnte Erlebnisse ermöglicht. Deshalb ist die Auswahl einer maßgeschneiderten Event-Plattform für Veranstalter besonders wichtig. Mit einer komplett individualisierbaren Plattform spiegelt sich das Flair der Location im digitalen Raum wider. Starke Grafik und kreative Design-Elemente erinnern das Online-Publikum an den Veranstaltungsort.

Wirkungsvolle Pre-Event-Phase

Besteht die Möglichkeit, sich nach der Registrierung direkt auf der Event-Plattform einzuloggen, so sind sowohl Veranstalter als auch deren Partner und Sponsoren gleich einen Schritt näher an der Zielgruppe. Die Teilnehmenden können sich bereits vorab mit dem Programm-Ablauf vertraut machen. Die Veranstaltungs-Location kann vorgestellt werden. Eine vorab aufgezeichnete Begrüßung oder

Preview steigert die Vorfreude. Außerdem kann die digitale Event-Plattform auch genutzt werden, um vorab passende Gesprächspartner unter den Teilnehmenden zu matchen und Termine für deren Treffen auf der Veranstaltung zu vergeben. Der Pausengestaltung rein digitaler Veranstaltungen wird meistens wenig Aufmerksamkeit geschenkt. Ein Standbild-Slide bei einem Hybrid-Event ist noch weniger befriedigend. Mit den einfachsten Mitteln wie günstig platzierten Webcams oder einer mobilen Kamera vermittelt man den Eindruck der Geschehnisse vor Ort. Das Online-Publikum fühlt sich dabei unterhalten und/oder wird sogar dazu animiert, das nächste Mal wieder an der Präsenzveranstaltung teilzunehmen. Nach der Live-Veranstaltung kann die Plattform, wenn gewünscht, als Mediathek für die Teilnehmenden erhalten bleiben. www.techcast.com

Verstärkt setzen Veranstalter bei Kongressen, Konferenzen und anderen Events auf die Kombination von Vor-Ort- und Online-Elementen, wie beispielweise das Zuschalten von Speakern, die nicht extra anreisen müssen (kleines Bild oben)

Smarte Lösungen

Ein gelungenes Veranstaltungskonzept besticht nicht nur durch eine brillante Themenauswahl und Speaker, auch innovative Technik kann dazu beitragen. Wir stellen zwei neue Highlights vor, die unter anderem für ein perfektes Raumklima über ein Deckensystem sorgen.

Audio, Licht und Raumluft

Mehrere Funktionen vereint das Schweizer Multitalent Tulip Wave Beam 360, das sich ideal in absorbierungsarmen Großräumen einsetzen lässt. Kopf des Systems ist Malik Al-Badri, Designer und CTO von Tulip Multimedia. Bei dem System überzeugt das dezentrale Audionetzwerk mit Qualität und Verständlichkeit bei Durchsagen, Präsentationen, Konferenzen oder Musikveranstaltungen – effektiv und smart in einer Turn Key Solution. Frei hängend oder in der Raumdecke integriert, kann über die Tulips bei geringerer Lautstärke eine höhere Anzahl von Hotelgästen akustisch erreicht werden als mit herkömmlichen Systemen. Ist bereits ein Audionetz vorhanden, kann System darin integriert werden. Die farblichen Möglichkeiten der integrierten Lichttechnik LEDConnect sind individuell für das vorhandene Interior oder den Event programmierbar. Auch warmweißes Licht (3000 bis 4400 Kelvin), zirka 2000 Lumen Lichtstärke, 360 Grad Abstrahlhalbkugel für den oberen Raumbereich und 1000 Lumen für den Bereich unterhalb der Tulips sind möglich. Dabei ist das Tulip Wave Beam 360 mit Smart-Systemen wie Phillips HUE, Alexa oder Google Assistent kompatibel. Optional können die Tulips mit zwei weiteren Features ausgestattet werden. AirConnect verbindet zertifizierte Raumluftreiniger mit je zwei Tulips und nutzt sie als Ausströmverteiler. Die Aufnahme aerosolhaltiger Raumluft findet dabei im oberen Raumbereich statt. Die Ausgabe der gefilterten Atemluft erfolgt über das AirflowDesign der Tulips. Luftreinigung mittels Deckensysteme sind aufgrund der störfreieren Luftumwälzung meist effektiver als Luftreinigungsstandgeräte. MicConnect ist ab dem dritten Quartal 2021 erhältlich. Hier werden an jeder Tulip broadcast-fähige Grenzflächenmikrofone angedockt. Ob mit vorhandenen Konferenzsystemen, mobilen Endgeräten oder Musikanlagen – die Tulips erweitern den Radius und die Qualität der Übertragungen bei Veranstaltungen. Zudem ist das System für die Integration in Dante-Audionetzwerke oder MultiroomWireless (Wifi 2.4Ghz) vorbereitet, dass das Integrieren in vorhandene Systeminfrastrukturen ermöglicht. www.tulip-multimedia.com

Ideales Klima auf kleinem Raum

Damit die Begegnung im geschlossenen Raum auch in der aktuellen Situation gefahrlos stattfinden kann, lassen sich die bewährten Bosse-Raum-in-Raum-Systeme – eine Marke der Dauphin HumanDesign Group – nun mit der innovativen Technik ION-Cloud ausstatten. Das fast unsichtbare Gerät in der Decke des Cubes schaltet sich ein, sobald beim Betreten des Raums die Lüftung automatisch aktiviert wird. Die daraufhin ausgeschütteten negativen Ionen heften sich an positiv geladene Erregerteilchen in der Luft wie Viren, Bakterien, Feinstaub oder Pollen und machen sie für den Menschen unschädlich. Wissenschaftlich belegt ist die Wirksamkeit durch eine Studie der Universität Leipzig, die ION-Cloud auf eine Art des Coronavirus, das Influenza-A-Virus H1N1 sowie den multiresistenten Krankenhauskeim Staphylococcus aureus getestet hat. Gleichzeitig ahmt ION-Cloud die positiven Effekte der Natur nach. Denn negative Ionen kommen in hoher Konzentration nur an Wasserfällen, Meeresufern oder in den Bergen vor. Diese „Vitamine der Luft“ können die Nutzer des Raum-in-Raum-Systems damit nicht nur vor einer möglichen Infektion schützen, sondern haben zusätzlich positive Auswirkungen auf das Wohlbefinden sowie die Konzentrationsfähigkeit seiner Nutzer. ION-Cloud ist in alle Bosse-Raum-in-Raum-Systeme integrierbar – vom großen human space cube 4.0 über den kleineren dialogue cube für zwei bis zum telephone cube 2.0 oder das neue, noch flexiblere Mini-Office bosselino. Alle bestehenden Cubes sind zudem auf Wunsch mit ION-Cloud nachrüstbar. www.dauphin-group.com