INSTITUTO DE HIDROLOGÍA, METEOROLOGÍA Y ESTUDIOS AMBIENTALES IDEAM
ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Actualización 2018
Actualización y reformulación Wendy Rodríguez Alarcón Grupo de Comunicaciones Nubia Mendoza Lobo Grupo de Atención al Ciudadano
Orientación y supervisión Ivonne Vargas Padilla Coordinadora Grupo de Comunicaciones Bibiana Lissette Sandoval Báez Coordinadora Grupo de Atención al Ciudadano
Aprobado por: Ivonne Vargas Padilla Coordinadora Grupo de Comunicaciones Bibiana Lissette Sandoval Báez Coordinadora Grupo de Atención al Ciudadano Juan Carlos Arturo Lobo Torres Jefe Oficina Asesora de Planeación
Agosto de 2018
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ÍNDICE
ÍNDICE........................................................................................................................................................................................ 3 1.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................... 4
2.
OBJETIVO .......................................................................................................................................................................... 5
3.
ALCANCE ........................................................................................................................................................................... 5
4.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................................................ 5
5.
DIAGNÓSTICO .................................................................................................................................................................. 7
6.
CANALES DE COMUNICACIÓN PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA ....................................................... 7 6.2
VIRTUAL: .................................................................................................................................................................... 8
6.3
PRESENCIAL: ............................................................................................................................................................ 9
6.4
TELEFÓNICO: .......................................................................................................................................................... 10
6.5
BUZONES DE SUGERENCIAS: ........................................................................................................................... 10
6.6
CORREO POSTAL: ................................................................................................................................................. 10
MECANISMOS LEGALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA ............................................................................ 10
7.
.................................................................................................................................................................................................... 12 PARTICIPACIÓN CIUDADANA .................................................................................................................................... 12
8.
8.1 PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA ................................................................................ 12 8.2 ESQUEMA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA ...................................................................................................... 12 DIVULGACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN ............................................................................................................... 14
9. 10.
PERSPECTIVA DE GÉNERO ................................................................................................................................... 15
11.
PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA ............................................................................................................. 15
12.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS ........................................................................................................................... 16
13.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................................................... 16
12.1
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991 ..................................................................................... 17
12.2
LEYES ....................................................................................................................................................................... 17
12.3
DECRETOS .............................................................................................................................................................. 17
12.4
CONPES ................................................................................................................................................................... 18
12.5
NORMATIVIDAD INTERNA ................................................................................................................................... 18
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1. INTRODUCCIÓN La democracia permite una amplia participación de los ciudadanos en la toma de decisiones. A través del tiempo la democracia ha dejado de ser representativa y se ha transformado en participativa, permitiendo un intercambio frecuente entre las instituciones estatales y la ciudadanía. Teniendo en cuenta que la democracia participativa toma cada vez más fuerza en el país y que en la sociedad colombiana ahora encontramos ciudadanos más activos, que hacen uso de sus derechos y deberes sociales, fiscalizan, evalúan y se involucran en la toma de decisiones para orientar las acciones de los gobernantes hacia las necesidades reales de su comunidad. El IDEAM ha asumido el reto de abrir más y mayores espacios de participación ciudadana, garantizando su permanencia y consolidación para cumplir con los principios de igualdad, equidad y justicia. Frente a un nuevo orden global donde la gobernabilidad y la gobernanza tienen mayor relevancia, el IDEAM es consciente, de que, como parte del Estado, no posee el monopolio del conocimiento, la experticia y los recursos necesarios para resolver todo por sí mismo, y que se deben hallar nuevas formas de administrar el instituto teniendo en cuenta a la ciudadanía como actor estratégico de la gestión. Es así como, en el IDEAM la participación ciudadana se ha venido convirtiendo en la columna vertebral de los procesos internos y externos, al igual que de las políticas públicas que rigen al instituto, ofreciendo herramientas y canales para que los ciudadanos hagan efectiva su participación y se involucren en la toma de decisiones de la entidad. El IDEAM genera conocimiento científico permanentemente para enfrentar los diversos retos ambientales nacionales y regionales del país, dicha información debe difundirse ampliamente a toda la sociedad mediante un lenguaje claro y con contenidos actualizados, que comprendan la diversidad cultural de Colombia y las diferentes audiencias. Por esta razón, la Oficina Asesora de Planeación del instituto, junto a los grupos de Comunicaciones y Atención al Ciudadano, se unieron para diseñar conjuntamente una Estrategia de Participación Ciudadana, que refleje la importancia de la comunicación bidireccional entre el IDEAM y la ciudadanía, mejorando así el uso de los canales dispuestos para aumentar la participación ciudadana en los procesos, formulación, desarrollo y seguimiento de las políticas, planes y programas de la entidad. Esta estrategia permite que la ciudadanía se apropie de la información del IDEAM, participando de forma más acertada en la construcción y aplicación de las políticas públicas relacionadas con temas medio ambientales, de manera individual o colectiva y así poder incidir en la toma de decisiones de la entidad. Todas las áreas misionales y de apoyo del IDEAM deben fundamentarse en esta estrategia, para generar diferentes mecanismos, que permitan el fortalecimiento de los espacios de participación e interlocución ciudadana, en la búsqueda del continuo crecimiento en doble vía. Por tal motivo, la información que se brinda desde el instituto siempre debe ser clara, visible, completa, oportuna, accesible y de fácil comprensión, tanto para el público en general, como para el especializado y es lo que se pretende mediante la implementación de la presente Estrategia de Participación Ciudadana. Siendo coherentes entonces, con las necesidades actuales del país donde es preciso fortalecer y fomentar la gobernabilidad, la gobernanza y la participación real y efectiva de los ciudadanos, el IDEAM presenta su Estrategia de Participación Ciudadana, actualización 2018.
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2. OBJETIVO Lograr que los servidores públicos del IDEAM se apropien y pongan en práctica la Estrategia de Participación Ciudadana, a través de cada una de sus actividades, planes, políticas, proyectos y programas, con el propósito de socializar los temas inherentes al Instituto como Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales.
3. ALCANCE La Estrategia de Participación Ciudadana, involucra a todas las dependencias de la entidad y su personal, también está dirigido a públicos diversos y a la comunidad en general que esté interesada en conocer, gestionar o participar de las políticas, planes y programas que son competencia del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM, para lograr una gestión efectiva que evidencie resultados satisfactorios y una excelente comunicación bidireccional entre las partes involucradas.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Participación Ciudadana: es el derecho que tiene toda persona de expresarse libremente y difundir su pensamiento y opiniones, de informar y recibir información veraz e imparcial1. La participación ciudadana es un concepto relacionado con la democracia participativa, se trata de integrar a la población en general, grupos de interés y/o grupos de valor en los procesos de toma de decisiones, ya sea de manera colectiva o individual. La participación ciudadana impulsa la democracia real y no debe ser privilegio de unos pocos, es un derecho y un deber de todos los ciudadanos, la creación de canales de participación ciudadana es generada por los propios ciudadanos, quienes se organizan para hacer oír su voz y modificar su entorno inmediato. Lo más importante, es que personas pertenecientes a una comunidad trabajen en conjunto y establezcan un diálogo, que, de lugar a muchas iniciativas2.
Canal de comunicación: los medios y canales de comunicación son el soporte que transmite la información desde el emisor, que es quien la envía, hasta el receptor, que es quien la recibe. Radio, prensa, televisión, internet, teléfono, e-mail3, redes sociales, etc.
Ciudadano: persona natural o jurídica (pública o privada), nacional, residente o no en Colombia, como también la persona extranjera que permanezca, tenga domicilio en el país, o tenga contacto con alguna autoridad pública, y en general cualquier miembro de la comunidad sin importar el vínculo jurídico que tenga con el Estado, y que sea destinatario de políticas públicas, se relacione o interactúe con éste con el fin de ejercer sus derechos civiles y/o políticos y cumplir con sus obligaciones4.
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Constitución Política de Colombia de 1991 TN Relaciones Publicación Web, recuperado en abril 10 de 2018 de: http://www.tnrelaciones.com/participacion_ciudadana/ 3 Instasent, ¿Cuáles son los canales de comunicación más efectivos?, publicación web, enero 23 de 2017. Recuperado de: https://www.instasent.com/blog/cuales-son-los-canales-de-comunicacion-mas-efectivos 4 Documento Conpes 3785 – Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano y concepto favorable a la nación para contratar un empréstito externo con la banca multilateral hasta por la suma de USD$20 millones destinado a financiar el proyecto de eficiencia al servicio del ciudadano. 2
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Un ciudadano puede hacer parte de grupos de valor o grupos de interés, en el primer caso, se trata de aquellos que se benefician de manera directa de los bienes y servicios que generan las entidades del
Estado, mientras que, en el segundo, son quienes se benefician de manera indirecta.
Datos abiertos: son todos aquellos datos primarios, sin procesar, en formatos estándar, estructurados, interoperables, accesibles y reutilizables, que no requieren permisos específicos, con el objetivo de que terceros puedan crear servicios derivados de los mismos5.
Lenguaje claro: el lenguaje llano o claro, lenguaje sencillo o lenguaje ciudadano, es un estilo de escribir simple y eficiente para permitir a los lectores entender fácilmente lo escrito. No obstante, en relación a la Administración pública, el lenguaje claro se define como el conjunto de principios que permiten a instituciones públicas y privadas usar un lenguaje que garantice claridad y efectividad en la comunicación de información que afecta la vida de los ciudadanos, en sus derechos o deberes, prestando especial atención a las características de la audiencia al momento de comunicar6. Se refiera fundamentalmente a una comunicación útil, eficiente y transparente7.
Parte interesada: persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización8.
Redes sociales (RRSS): una estructura capaz de comunicar entre sí a personas o instituciones. A través de internet se pueden establecer relaciones que creen grupos o comunidades con intereses comunes 9. El medio social unido a las nuevas tecnologías, han ampliado y facilitado la manera de estar conectados e interactuar. Hoy se han convertido en aplicativos de internet que pueden instalarse a los teléfonos móviles de los usuarios y permiten la creación e intercambio de contenidos generados por el usuario.
Trámites: conjunto de requisitos, pasos o acciones que se encuentran reguladas por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o servicio 10.
Transparencia: principio conforme al cual toda información en poder de los sujetos obligados se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley11.
Portal “Datos Abiertos” Gobierno Digital Colombia, Guía de Datos Abiertos en Colombia, V3 junio de 2016. Recuperado de: http://estrategia.gobiernoenlinea.gov.co/623/articles-8248_Guia_Apertura_Datos.pdf 6 Lenguaje claro, lenguaje Transparente: propuesta de lineamientos metodológicos para una Política de Lenguaje Claro – DNP. 2012. 7 Guía de Lenguaje Claro para Servidores Públicos de Colombia. DNP Bogotá D.C., Colombia, 2015 www.portaltributariodecolombia.com/wpcontent/uploads/2015/07/portaltributariodecolombia_guia-de-lenguaje-claro-para-servidores-publicos.pdf 8 Norma ISO9000:2002 9 Yoseo Marketing, “Qué son las redes sociales y para qué se utilizan”, publicación web, octubre de 2014. Recuperado de: https://www.yoseomarketing.com/blog/que-son-las-redes-sociales-para-que-se-utilizan/ 10 Guía de usuario Sistema Único de Información de Trámites SUIT 3 11 Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones. 5
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5. DIAGNÓSTICO Mediante una matriz DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) se analiza la implementación de la Estrategia de Participación Ciudadana de la vigencia inmediatamente anterior, teniendo en cuenta la evaluación del Formulario Único Reporte de Avances de la Gestión (FURAG) y la evaluación de la Oficina de Control Interno, sobre el Plan de Participación Ciudadana. Igualmente se caracterizará la participación de los ciudadanos según la fase de su gestión: formulación o implementación. Además, se evaluará la efectividad de los espacios, medios y canales utilizados por la entidad para promover la participación ciudadana y finalmente, el diagnóstico se socializará al interior de la entidad, con el fin de diseñar e implementar las mejoras necesarias en la siguiente vigencia.
Anexo 1: (Acta o informe general de la vigencia anterior)
6. CANALES DE COMUNICACIÓN PARA LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA El IDEAM tiene cobertura a nivel nacional con once (11) Áreas Operativas, donde los usuarios pueden dirigirse o comunicarse para presentar sus solicitudes o requerir información en relación a la labor que realiza la entidad, ya sea de forma presencial, virtual, telefónica, por correo postal o a través del buzón de sugerencias.
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6.2
VIRTUAL:
Módulo de atención PQRS en la página web: para realizar una petición, queja, reclamo o solicitud ante el IDEAM, usted debe enviar la información del hecho sobre el cual desea reclamar, quejarse, realizar solicitudes o peticiones de la manera más clara, exacta y completa posible, a través del link “Participación Ciudadana” ubicado en la parte superior derecha del sitio web del IDEAM www.ideam.gov.co. Como diligenciar una petición, queja, reclamo o solicitud paso a paso:
El número de radicado es la referencia para que los usuarios le hagan seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias o felicitaciones que presenten ante la entidad.
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Correo electrónico: Está a cargo del Grupo de Atención al Ciudadano y del Grupo de Gestión Documental según el tipo de información que se solicite. Una vez se recibe el correo, es analizado y si se determina que corresponde a gestión documental se canaliza para que se dé el trámite correspondiente en esa área de apoyo. Pero si se determina que corresponde a una PQRS, se radica a través del Sistema de Gestión Documental ORFEO, se digitaliza y se direcciona a la dependencia correspondiente, para que le den la respuesta al ciudadano, no sin antes informarle a través del correo que su solicitud ya está en trámite y suministrarle el número de radicado para que le haga seguimiento. La respuesta de la dependencia responsable, que debe surtirse dentro de los términos de ley, se canalizar a través del ORFEO, para que quede evidencia de la misma. Anexo 2: (directorio IDEAM http://www.ideam.gov.co/web/entidad/directorios)
El IDEAM en las redes sociales (RRSS): Desde el año 2012 el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales (IDEAM) incursionó en diferentes Redes Sociales. Desde entonces la comunicación directa con los usuarios, la información veraz e inmediata y la retroalimentación con las partes ha evidenciado un crecimiento significativo. Actualmente el instituto tiene un gran número de seguidores en las RRSS, a enero de 2018: Facebook: cuenta con 57.173 “me gusta”, Twitter con 244.327 seguidores, Instagram con 2.314 seguidores y YouTube con 2.974 suscriptores. Estas son las RRSS con las que cuenta la entidad:
6.3
Twitter: @IDEAMColombia Facebook: IdeamInstituto www.fb.com/IdeamInstituto YouTube: InstitutoIDEAM Instagram: @Ideamcolombia.
PRESENCIAL:
Módulo de atención y orientación al ciudadano, ubicado en la sede principal del IDEAM, el funcionario responsable analiza si es viable generar una solución o respuesta inmediata para resolver la petición. En caso contrario, se le sugiere y orienta para hacer uso de los canales habilitados para tal fin. Módulos de suministro de información técnica hidrometeorológica: en este módulo se atiende a los usuarios que requieren información técnica hidrometeorológica, suministrada por las estaciones de monitoreo del IDEAM y se brinda orientación para que el ciudadano pueda generar su solicitud dentro del módulo, desde el cual le arroja un número de radicado con el que puede hacerle seguimiento a su petición. Centro de Relevo: es un módulo de atención al usuario para atender a personas con discapacidad auditiva, quienes una vez ingresan a la entidad son orientados hacia el punto de atención al ciudadano, donde usando una clave y una contraseña, el funcionario responsable, ingresa a la plataforma de Centro de Relevo habilitado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (TIC) y mediante una video llamada, solicita el servicio de interpretación. 9
6.4
TELEFÓNICO:
En este canal, se aplican los protocolos para la atención telefónica, no obstante, cabe aclarar que los canales telefónicos son exclusivamente para orientación y no para suministrar información específica o solicitar documentación, sin embargo; cuando el usuario insiste en que se le radique la solicitud por este medio, se procede a efectuar la radicación verbal, del mismo modo que se haría en el módulo de atención presencial. (Resolución 2678 de noviembre de 2016). El IDEAM ha habilitado para la atención a los ciudadanos el PBX (571) 3527160 y las extensiones 1200 y 1205. Igualmente, la línea nacional gratuita 018000110012. El horario de atención al ciudadano es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. en jornada continua. Y para los usuarios que quieran consultar el pronóstico del tiempo y las alertas hidrometeorológicas, también se tiene disponible, durante las 24 horas del día, la línea (571) 3075625.
6.5
BUZONES DE SUGERENCIAS:
Por medio de este canal se reciben sugerencias de usuarios internos y externos del IDEAM, estos buzones están ubicados en los distintos puntos de atención presencial que la entidad tiene dispuestos para los ciudadanos en regiones del territorio nacional. Se ubican en las once (11) diferentes Áreas Operativas del país, en los puntos de atención al ciudadano de la Sede Central en Bogotá y en el Laboratorio de Calidad Ambiental. Este último, se dispuso con el objetivo de que los usuarios que se dirigen a entregar muestras, tengan la posibilidad de radicar sus PQRS en físico a través del buzón y de esta forma, garantizar un excelente servicio en los trámites asociados al laboratorio de la entidad. Una vez recaudadas las solicitudes presentadas por los usuarios a través de este medio, se atienden según el procedimiento para radicar peticiones escritas, las cuales deben surtir los trámites correspondientes.
6.6
CORREO POSTAL:
Esta gestión está a cargo del Grupo de Gestión Documental, quien recibe las comunicaciones o solicitudes por medio físico en la ventanilla única de correspondencia y se les aplica el procedimiento para la radicación. Una vez hecho esto se revisa y reasigna a la dependencia correspondiente.
7. MECANISMOS LEGALES DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA :
Acción de Tutela: mecanismo que ejerce el ciudadano ante un juez para la protección inmediata de sus derechos. Toda persona tiene derecho a interponer una acción de tutela para reclamar ante los jueces en todo momento y lugar la protección inmediata de sus derechos constitucionales que resulten vulnerados o amenazados por la acción u omisión de cualquier autoridad pública o de particulares. (Art. 86 de la Constitución Política de Colombia - CPC). Esta acción solo procederá cuando el afectado no disponga de otro medio de defensa judicial y en ningún caso podrán transcurrir más de diez días entre la solicitud de tutela y su resolución. Este derecho está reglamentado por los Decretos 2591 de 1991, 306 de 1992 y 1382 de 2000.
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Acción de Cumplimiento: recurso popular mediante el cual una persona natural o jurídica puede acudir ante la autoridad competente (legislativa, administrativa, judicial u organismo de control) para hacer efectivo el cumplimiento de una ley o acto administrativo (Art. 87 de la CPC, reglamentado mediante la Ley 393 de 1997).
Acciones Populares y de Grupo: mecanismo por medio del cual toda persona puede acudir ante una autoridad judicial para proteger y defender los intereses colectivos, garantizando los derechos relacionados con el patrimonio público, el medio ambiente, el trabajo, entre otros, y así evitar el daño contingente, cesar el peligro, amenaza o vulneración, o de ser posible restituir las cosas a su estado anterior (Art. 88 de la Constitución Política de Colombia, reglamentado mediante la Ley 427 de 1998).
Derecho de Petición: mecanismo que le permite a toda persona presentar en forma verbal o escrita, solicitudes respetuosas ante las autoridades u organizaciones privadas que prestan un servicio público, para obtener una pronta resolución a un asunto, bien sea de interés general o particular (Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia). Las entidades del Estado están obligadas a responder las peticiones. La no atención al Derecho de Petición por parte de las autoridades o particulares encargados del servicio público, puede conducir a que este derecho sea tutelado. El término para responder es de quince (15) días hábiles.
Solicitud de Información: cuando uno o varios ciudadanos solicitan a las autoridades que den a conocer las acciones realizadas frente a un caso específico, entreguen información general sobre la entidad, expidan copias o faciliten el acceso a documentación que reposa en la entidad, el término para responder es de diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la solicitud. Si lo solicitado requiere búsqueda de documentos, la entidad correspondiente debe informar al peticionario la imposibilidad de dar respuesta en el término establecido, explicando los motivos y estableciendo una fecha de respuesta en un término no mayor a tres (3) meses.
Queja: cuando un ciudadano pone en conocimiento de las autoridades respectivas, las conductas irregulares de los funcionarios o de los particulares a quienes se les ha atribuido o adjudicado la prestación un servicio público. El artículo 81 de la Ley Anti Trámites (Ley 962 de 2005) indica que: “Ninguna denuncia o queja anónima podrá promover acción jurisdiccional, penal, disciplinaria, fiscal, o actuación de la autoridad administrativa competente (excepto cuando se acredite, por lo menos sumariamente la veracidad de los hechos denunciados) o cuando se refiera en concreto a hechos o personas claramente identificables”.
Reclamo: cuando un ciudadano exige a las autoridades competentes la solución a un hecho del cual no se obtuvo respuesta satisfactoria o por considerar que la prestación del servicio fue deficiente.
Habeas Data: mecanismo de defensa judicial que tiene todo ciudadano para defender el derecho al buen nombre e imagen, al permitírsele conocer, actualizar y rectificar la información que sobre él se registre en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas.
Términos para resolver un Derecho de Petición: teniendo en cuenta la clase de petición que usted haga, ésta deberá ser resuelta dentro de los siguientes plazos (Sentencia C-818/11):
Peticiones de interés general o particular: dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.
Consultas: dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación. 11
Solicitudes de información con el fin de consultar o pedir documentos que se encuentren en los archivos de la entidad: dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de su radicación.
Contenido de las peticiones: toda petición deberá contener, por lo menos:
La designación de la autoridad a la que se dirige. Los nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante y/o apoderado, si es el caso, con indicación de su documento de identidad y de la dirección donde recibirá correspondencia. El peticionario podrá agregar el número de fax o la dirección electrónica. Si el peticionario es una persona privada que deba estar inscrita en el registro mercantil, estará obligada a indicar su dirección electrónica. El objeto de la petición. Las razones en las que fundamenta su petición. La relación de los requisitos exigidos por la ley y de los documentos que desee presentar para iniciar el trámite. La firma del peticionario cuando fuere el caso.
Peticiones irrespetuosas, oscuras o reiterativas: toda petición debe ser respetuosa. Sólo cuando no se comprenda su finalidad u objeto, se devolverá al interesado para que la corrija o aclare dentro de los diez (10) días siguientes. En caso de no corregirse o aclararse, se archivará la petición. Respecto de peticiones reiterativas ya resueltas, la entidad podrá remitirse a las respuestas anteriores
8. PARTICIPACIÓN CIUDADANA 8.1 PARTICIPACIÓN CIUDADANA EN LA GESTIÓN PÚBLICA Finalizando cada año, la entidad convocará y promoverá la participación de ciudadanos, grupos de valor y grupos de interés, para que se involucren durante el proceso de formulación de planes, proyectos y programas de la vigencia entrante, que están planteados en la Estrategia de Rendición de Cuentas. Para garantizar su incidencia en la gestión del IDEAM. La Oficina Asesora de Planeación comunicará al grupo de trabajo de participación ciudadana, con al menos un mes de anticipación los planes, proyectos y programas definidos en la Estrategia de Rendición de Cuentas, para la participación ciudadana en la gestión, así el grupo de trabajo podrá apoyar las diferentes actividades de convocatoria y promoción requeridas.
8.2 ESQUEMA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Este esquema está enmarcado en una comunicación bidireccional que permite la retroalimentación de la información entre la entidad y los ciudadanos, grupos de valor y/o grupos de interés, que se da a través de los diferentes canales dispuestos en esta estrategia. De esta forma se busca proyectar objetivos para posicionar, crear, convocar, sensibilizar e informar desde la comunicación, planes, programas y políticas, para difundir, interactuar y generar intercambio de mensajes con los grupos de interés, grupos de valor y ciudadanos.
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A cada una de las actividades o escenarios de participación ciudadana que se identifiquen en el IDEAM y sean incluidas en el Plan de Participación Ciudadana de cada vigencia, se les aplicará el siguiente proceso para generar la evidencia de participación ciudadana en la entidad, como mecanismo de rendición de cuentas:
1. Reunión de apertura del evento: previo a cada actividad enmarcada en el proceso de participación ciudadana, debe realizarse una reunión de apertura al evento, donde el equipo de trabajo explicará al grupo o área encargada, como debe aplicar el esquema en dicha actividad. De esta reunión se debe generar evidencia en acta y lista de asistencia. 2. Encuesta previa: este paso en el proceso es una herramienta que le permite a los ciudadanos manifestar sus inquietudes o sugerir sobre el tema central de la actividad a realizarse, aunque no necesariamente debe ser la implementación de un formato especifico de encuesta, este puede aplicarse, ya sea durante la 3. preparación del evento a través de cualquier canal físico o virtual, o puede evidenciarse mediante una relatoría donde se cuenten y se comprueben los aportes hechos por los participantes (ciudadanos) antes de la realización de la actividad. Durante el desarrollo de la actividad se debe dar respuesta a las inquietudes y atender las sugerencias recolectadas. 4. Evento.
Antes: primero se genera una base de datos de ciudadanos, grupos de valor o entidades que serían los invitados a la actividad. En segundo lugar, se diseñan una invitación y una agenda del evento y se envía a dicha base de datos, en esta agenda se especificará un segmento para la participación de los asistentes. Tercero, se realiza un guion o libreto sobre el desarrollo de la actividad. Cuarto, se diligencia el formato 13
“lista de chequeo”. Y, por último, previo a iniciar el evento se realiza el registro de participantes en el formato “lista de asistencia”.
Durante: en primer lugar, a lo largo de la actividad se debe dar respuesta a las inquietudes y tener en cuenta las sugerencias que se evidenciaron mediante la encuesta previa. Segundo, se entrega a los participantes el formato “encuesta de satisfacción”, que ellos de manera voluntaria diligenciarán; en dicho formato se encuentra una opción de pregunta, a quienes hagan uso de la misma, se le responderá durante el evento, pero si por programación de agenda no es posible responder todas las preguntas, éstas serán resueltas vía correo electrónico dentro de los términos de ley. Tercero, se tomará evidencia en cualquier formato audiovisual. Como mecanismo de rendición de cuentas, cada evento de los identificados en el Plan de Participación Ciudadana, será transmitido en vivo a través de alguno de los canales web dispuestos por la entidad.
5. Evidencias y tabulación: se tabula la información recolectada mediante las encuestas de satisfacción y se digitalizan las observaciones y sugerencias realizadas en el mismo formato. 6. Solución de preguntas a los participantes: el área encargada dará respuesta a las preguntas que no se resolvieron durante el evento, se las hará llegar al equipo de trabajo y este se encargará de enviarlas por medio de los correos institucionales del Grupo de Comunicaciones o el Grupo de Atención al Ciudadano, dentro de los términos de ley. Además, las personas que participen durante el tiempo de la transmisión en vivo, en cada actividad identificada dentro del Plan de Participación Ciudadana, obtendrán respuesta de sus comentarios e inquietudes dentro de los términos de ley. 7. Reunión de cierre: luego de cerrar los pasos anteriores en el proceso de participación ciudadana y de entregar todas las evidencias al equipo de trabajo que se encargará de organizar y archivar las evidencias en carpeta física y virtual, se realizará una reunión de cierre para discutir y analizar todo el proceso con sus fortalezas y debilidades. Como evidencia de esta reunión, se tomará lista de asistencia y se levantará acta, dicha acta será el formato de reporte definido, que se entregará a la Oficina Asesora de Planeación.
Cada área misional pondrá en práctica este proceso en los diferentes eventos, actividades o reuniones que se incluyen en el Plan de Participación Ciudadana. Así mismo, definirán y gestionarán los recursos, alianzas, convenios y presupuestos para llevarlos a cabo, estos recursos y/o alianzas se verán reflejados en el anexo 3.
9. DIVULGACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN Para garantizar el proceso de divulgación y retroalimentación con la ciudadanía, toda la información referente a la Estrategia de Participación Ciudadana, estará publicada en la página web del IDEAM, donde se encuentra el enlace “LEY DE TRANSPARENCIA”, en el ítem “Política de Participación Ciudadana”, primer punto enlace “Participación Ciudadana”. Allí los interesados podrán hacer sugerencias y aportes a la Estrategia. Cada vigencia se actualizarán los anexos de la Estrategia de Participación Ciudadana y se publicarán, en una carpeta virtual por año, las evidencias que arroja el Plan de Participación Ciudadana. Los anexos que se actualizan serán puestos a disposición en el mismo enlace, las sugerencias que se realicen sobre los mismos, serán analizadas y se considerará cuáles se tendrán en cuenta para realizarles ajustes, una vez hecho esto, se hará su publicación definitiva. 14
Después de cada evento o actividad del Plan de Participación Ciudadana, el documento “preguntas y respuestas” también deben ser publicadas en la página web, para conocimiento de la ciudadanía, grupos de valor y/o grupos de interés. El Grupo de Comunicaciones realizará cada año una pieza gráfica y/o audiovisual, que servirá como herramienta de capacitación interna y externa, para que los ciudadanos hagan parte activa de todo el proceso de Participación Ciudadana.
10.
PERSPECTIVA DE GÉNERO
Para el IDEAM es importante incorporar la perspectiva de género de manera transversal en todas las actuaciones y escenarios donde desarrolla sus actividades, por ello busca la integración sistemática de dicha perspectiva, a través de acciones tendientes a alcanzar una igualdad efectiva y real entre hombres y mujeres y promoviendo la incorporación de las mujeres en cada uno de los procesos participativos que se adelantan desde la institución. Mediante las diversas actividades desarrolladas por la entidad y que involucran la participación de ciudadanos, grupos de interés o de grupos de valor, se han definido acciones y herramientas que le permiten a cada una de las áreas misionales de la entidad mejorar, fomentar y medir la participación en relación a la igualdad entre hombres y mujeres en el ámbito de la participación ciudadana. En cuanto al acceso a la información y a los contenidos producidos por la entidad, no existe preferencia o discriminación, sino que se garantiza inclusión con equidad a toda la ciudadanía. De la misma forma, respecto de los servicios que presta el instituto, siempre se busca la equidad de género no privilegiando o excluyendo a ningún ciudadano por causa de su identidad de género. También se ha venido trabajando para sensibilizar a los servidores públicos frente a la identidad de género de usuarios internos y externos. Para tal fin, internamente se busca socializar información con contenidos que fomenten y ayuden a sensibilizar y desarrollar la perspectiva de género y la igualdad, como criterio en el desarrollo de las labores diarias y en la gestión de la participación ciudadana, incentivando el uso de lenguaje no sexista. Romper con los paradigmas socio culturales para integrar la dimensión de género en todas las decisiones y actividades que desarrolla la entidad, debe ser un proceso continuo y permanente, pero se sigue trabajando en ello mediante el uso de todas las herramientas con las que cuenta el IDEAM, a través de diversos recursos y
promoviendo buenas prácticas en este sentido, como el acceso igualitario a todos los espacios de participación y gestión tanto de servidores públicos como de la ciudadanía en general.
11.
PLAN DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Aquí se identifican cada una de las actividades, programas, planes y políticas del IDEAM, donde se involucrará la participación ciudadana, tanto con grupos de valor, grupos de interés y demás ciudadanía. El Plan de Participación Ciudadana se genera tras realizar reuniones de planificación con las diferentes áreas misionales de la entidad, que comprenden y asumen que el principal objetivo de las actividades seleccionadas, es permitir la incidencia de la ciudadanía en la toma de decisiones de la entidad. 15
Todas las actividades definidas en este plan, durante su realización, serán transmitidas en vivo a través de alguno de los canales web dispuestos por la entidad, generando así otro espacio de diálogo con la ciudadanía. El anexo corresponde al plan de actividades con actualización anual. Anexo 3: (Plan de Participación Ciudadana, elaborado conjuntamente con las diferentes áreas del IDEAM). Cabe aclarar que además de las actividades incluidas en el Plan de Participación Ciudadana a modo de rendición de cuentas, en la entidad existen otros espacios de participación como las visitas académicas y las demás actividades plasmadas en el Calendario Ambiental del IDEAM. También es importante resaltar que, en los diferentes proyectos liderados por la Oficina de Cooperación Internacional, se evidencian otros espacios de participación ciudadana y en los proyectos que corresponda se genera evidencia de perspectiva de género.
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EVALUACIÓN DE RESULTADOS
Se evaluará la evolución anual de la Estrategia de Participación Ciudadana, mediante una matriz de seguimiento que mida el avance y cumplimiento de las fechas estipuladas, esta herramienta servirá como insumo para cada vigencia en el diagnóstico que se realiza. Finalizando cada vigencia, se realizará una reunión de cierre con el grupo de trabajo, se levantará un acta donde se consignará el análisis de la matriz de seguimiento y los eventos realizados con el Plan de Participación Ciudadana. En el que se incluya como mínimo, el número de actividades donde se involucró al ciudadano, los grupos de valor involucrados, las fases del ciclo que fueron sometidas a participación y los resultados de la incidencia de la participación. Anexo 4: (Matriz de seguimiento).
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NORMATIVIDAD
Basados en el contenido de la Constitución Política de Colombia, la participación ciudadana es uno de los aspectos de mayor importancia; partiendo desde la exigibilidad de derechos y cumplimiento de deberes por parte de los ciudadanos, es evidente que sólo puede garantizarse la consolidación de un país incluyente, equitativo y transparente, mediante la aplicación efectiva de mecanismos de participación ciudadana que garanticen la gobernabilidad y gobernanza en los distintos estamentos y procesos del poder público. Para dar cumplimiento a los derechos de acceso a la información y el logro de la participación activa de los ciudadanos en la toma de decisiones de la administración pública, el IDEAM se rige por la legislación existente y por todas las disposiciones legales, que con este fin han sido ordenadas por parte del Gobierno Nacional, o que están contenidas en la Constitución Política de Colombia, leyes, decretos y demás actos normativos vigentes, como los enumerados a continuación:
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12.1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991 Artículos: 1, 2, 13, 15, 20, 23, 40, 45, 74, 79, 86, Capítulo III, Título IV (Artículos 103 – 106), Artículo 270, Artículo 377.
12.2 LEYES Ley 57 de 1985. “Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales”. Ley 87 de 1993. “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno de las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”. Ley 99 de 1993. “Por la cual se crea el Ministerio del Medio Ambiente, se reordena el Sector Público encargado de la gestión y conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables, se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones”. Ley 134 de 1994. “Por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana”. Ley 190 de 1995 “Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración. Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa”. Ley 472 de 1998. “Por la cual se desarrolla el artículo 88 de la Constitución Política de Colombia en relación con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones”. Ley 489 de 1998. “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”. Ley 720 de 2001. “Por medio de la cual se reconoce, promueve y regula la acción voluntaria de los ciudadanos colombianos”. Ley 734 de 2002. “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Ley 790 de 2002. “Por la cual se expiden disposiciones para adelantar el programa de renovación de la administración pública”; fija en su Capítulo III, Artículo 14 la implementación del programa GOBIERNO EN LÍNEA” Ley 850 de 2003. “Por medio de la cual se reglamentan las Veedurías Ciudadanas”. Ley 962 de 2005. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos”. Ley 1341 de 2009. “Por la cual se definen principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones”. Ley 1437 de 2011. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Ley 1474 de 2011. “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”. Ley 1712 de 2014. “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”. Ley 1755 de 2015. “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”.
12.3 DECRETOS Decreto 2150 de 1995. “Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública”. 17
Decreto 291 de 2004. “Por el cual se modifica la estructura del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales, IDEAM, y se dictan otras disposiciones” Decreto 2623 de 2009. “Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano”. Decreto-Ley 019 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”. Decreto 2641 de 2012. “Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011”. Decreto Nacional 2573 de 2014 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones” Decreto 1078 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones”. Decreto 1082 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional”. Decreto 1083 de 2015. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”. Decreto 1499 de 2017. “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.
12.4 CONPES
CONPES 3649 de 2010. Política Nacional de Servicio al Ciudadano. CONPES 3650 de 2010. Importancia Estratégica de la Estrategia de Gobierno en Línea. CONPES 3654 de 2010. Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos. CONPES 3785 de 2013. Política Nacional de Eficiencia Administrativa al Servicio del Ciudadano y concepto favorable a la Nación para contratar un empréstito externo con la Banca Multilateral hasta por la suma de USD 20 millones destinado a financiar el proyecto de Eficiencia al Servicio del Ciudadano.
12.5 NORMATIVIDAD INTERNA Resolución 0823 del 29 de abril de 2016. “Por el cual se modifican las funciones de los Grupos Internos de Trabajo de la Secretaria General del Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales-IDEAM”. Resolución 2628 del 18 de noviembre de 2016. “Por medio se deroga la Resolución 2071 del 30 de septiembre de 2015 y se establece el procedimiento interno para peticiones, quejas, reclamos y sugerencias en el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales -IDEAM- y se regulan mecanismos para la atención de las peticiones verbales”. Resolución 0802 del 24 de abril de 2017. “Por medio de la cual se reglamenta el plazo para la publicación de los proyectos de regulación expedidos por el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales-IDEAM de conformidad con lo establecido en el artículo 5 del Decreto 270 de 14 de febrero de 2017 que adicionó el artículo 5.2.1.2.1.23 del Decreto 1081 de 2015”. Esta resolución trata sobre los proyectos específicos de regulación los serán publicados en Ley de Transparencia- Formulación Participativa-Proyecto de Regulación, de la página web de la Entidad durante los plazos establecidos en el artículo 3° de la presente Resolución. Una vez publicados los Proyectos Específicos de Regulación, el Instituto de Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales-IDEAM promoverá el ejercicio de la participación ciudadana donde se realizarán las diferentes actividades y los resultados, comentarios, sugerencias, opiniones y/o propuestas 18
alternativas que se reciban de los ciudadanos serĂĄn valorados por el ĂĄrea tĂŠcnica impulsora del proyecto.
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