PREGUNTAS Y RESPUESTAS PROYECTO DHIME
PROYECTO DHIME SISTEMA DE GESTIÓN DE DATOS HIDROLOGICOS Y METEREOLOGICOS El guion de preguntas y respuestas es una pieza de comunicación orientada al Equipo de Proyecto y Usuarios Finales, cuyo objetivo es la difusión de los mensajes claves que deben ser apropiados por cada uno de los impactados por el Proyecto DHIME. Es nuestro primer acercamiento con un poco más de detalle a cada usuario, por ello se busca responder las preguntas más comunes generadas entre la población, con su respectiva respuesta:
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INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
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¿Cuál es el objetivo general del Proyecto DHIME?
¿Cuáles son los objetivos específicos del Proyecto?
Dotar al IDEAM de una solución tecnológica integrada que le permita generar impacto en sus procesos de negocio asociados a la información hidrometeorológica, mejorando la organización y gestión de su información. Esto tendrá como resultado más oportunidad y calidad de los datos requeridos para los procesos misionales, entre otros pronósticos y alertas, predicción climática, atención al ciudadano y datos abiertos.
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Realizar en conjunto con el grupo de migración del IDEAM, la identificación y organización de la información hidrometeorológica de la entidad, así como la definición de las reglas de almacenamiento y gestión en general de la misma, con el fin de realizar la migración de los datos actuales hacia estructuras de la nueva solución. Impartir capacitación a los funcionarios del IDEAM, a nivel fun-
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cional, técnico y de administración, con el fin de propender por la autonomía de la entidad en la operación del sistema. Implementar los casos de uso determinados por el IDEAM como necesarios para la gestión de su información Hidrológica y Meteorológica. Determinar y disponer funcionalidades definidas por el IDEAM durante la ejecución del proyecto, de acuerdo con el avance en el conocimiento de las herramientas y la aparición de nuevas necesidades detectadas por los usuarios.
y oportuna. Este proyecto y las tecnologías que implementaremos, nos permitirán mejorar aún más nuestra labor diaria, ya que estará soportada por tecnología de punta utilizada por otras instituciones reconocidas a nivel mundial. Este proyecto permitirá llevar al IDEAM al uso de tecnología del siglo XXI y dar un impulso a nuestra gestión, para continuar facilitando la definición y ajustes de las políticas ambientales y la toma de decisiones por parte de los sectores público, privado y la ciudadanía en general, así como la generación de información asociada a los riesgos derivados de los fenómenos meteorológicos.
¿Quiénes conforman el Equipo del Proyecto?
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Realizar un proceso de gestión de cambio al interior del IDEAM, que permita garantizar la transición de los usuarios hacia la nueva solución.
Este proyecto está conformado por un grupo multidisciplinario de profesionales de las diferentes áreas en el IDEAM, sumado a la participación de profesionales de la Unión Temporal Procalculo MVM (Procalculo/ MVM Ingeniera de Software/ Henka Consulting) quienes aportan conocimientos técnicos, de gestión de proyectos y gestión del cambio, respectivamente. Unidos y a través del trabajo en equipo constituyen la fórmula necesaria para alcanzar los objetivos trazados con éxito.
¿Qué nos llevó a realizar este proyecto?
¿Por qué es importante este proyecto para el IDEAM?
El IDEAM es una institución pública de apoyo técnico y científico al Sistema Nacional Ambiental. Nuestra misión es generar conocimiento y producir información confiable, consistente
Es un proyecto que cuenta con el apoyo y patrocinio de la Dirección del IDEAM y es considerado como una de las iniciativas estratégicas de mayor relevancia para la institución.
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Forma parte de todo el proceso de renovación tecnológica del IDEAM, que abarca una serie de proyectos de mejora y actualización de las tecnologías que apoyan nuestros procesos.
¿Qué herramientas serán implementadas? Se implementarán dos plataformas reconocidas a nivel mundial. Por una parte, Aquarius de la firma Aquatics Informatics, como uno de los líderes globales en el desarrollo de software para la gestión de datos hidrometeorológicos. Los sistemas de Aquatics Informatics son adoptados por organizaciones líderes en el mundo incluyendo el United States Geological Survey (USGS), Water Survey of Canada (WSC), NIWA, El Canal de Panamá, MARN (El Salvador), ISAGEN y por más de 500 agencias en 50 países. Para atender las necesidades de la entidad en el manejo de información espacial, se implementará ArcGIS que es la plataforma líder a nivel mundial para crear y utilizar sistemas de información geográfica (SIG); ArcGIS es utilizada por personas de todo el mundo para poner el conocimiento geográfico al servicio de los sectores del gobierno, la empresa, la ciencia, la educación y los medios. ArcGIS permite publicar la información geográfica para que esté accesible para cualquier usuario. El sistema está disponible en cualquier lugar a través de navegadores Web, dispositivos móviles como smartphones y equipos de escritorio.
PLANIFICACIÓN Y AVANCES ¿Cuándo comenzó el Proyecto? El proyecto inició a finales del año 2016 y desde los primeros días del 2017 se comenzaron todas las actividades correspondientes al plan de trabajo definido entre el IDEAM y la Unión Temporal (Procálculo / MVM Ingeniería de Software). ¿Cuándo culminará el Proyecto? El plan de trabajo definido tiene como fecha de finalización el 31 de diciembre de 2017, tiempo en el cual se desarrollarán todas las actividades programadas. Para que podamos cumplir con nuestros objetivos y ejecutar este proyecto en el tiempo definido y con la calidad esperada, necesitamos del apoyo y trabajo conjunto de todos lo que conformamos este equipo de proyecto y de los colaboradores
que de una u otra forma están participando directamente en las actividades o estarán impactados próximamente por este cambio.
¿Cómo se está realizando la implementación (Fases del Proyecto)? El proyecto está dividido en 5 hitos principales: 1. Instalación, configuración y parametrización del software Aquarius con todos los componentes necesarios para el proceso. 2. Migración de información de IDEAM 3. Implementación de funcionalidades propias del negocio 4. Capacitación 5. Soporte técnico y funcional
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¿Cuáles han sido los logros del proyecto hasta el momento? A la fecha se ha realizado es despliegue de las plataformas en la infraestructura de pruebas del proyecto dentro de IDEAM. De igual manera, se ha cumplido con cerca del 80% del trabajo necesario para el entendimiento de los requerimientos particulares de la entidad incluidos en el alcance. En este momento, nos encontramos en la etapa de definición de las estructuras de datos que se utilizarán para la migración de la información a la base de datos, el cual es nuestro siguiente hito en la línea de tiempo, contemplado para el mes de Julio de 2017.
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ALCANCE DEL PROYECTO ¿Quiénes se verán impactados por el Proyecto DHIME? Dada la importancia del proyecto DHIME, estimamos que el impacto será a toda la entidad, tanto la oficina central como nuestras áreas operativas, mejorando significativamente la gestión y disponibilidad de los datos. Teniendo en cuenta la relevancia del IDEAM para nuestro país, también este trabajo será para provecho de nuestras entidades, clientes y la ciudadanía en general.
¿El Proyecto puede poner en riesgo la continuidad de las operaciones del IDEAM? No, la implementación del Sistema de Gestión de datos Hidrológicos y Meteorológicos, está planeada contemplando este aspecto, de manera que los sistemas y plataformas serán probados por funcionarios de la entidad y cumpliendo con los controles de calidad correspondientes antes de su puesta en operación.
¿Qué medidas se tomarán para facilitar el proceso de cambio para los colaboradores? El proyecto estará informando continuamente al personal los aspectos más relevantes del proyecto. Adicionalmente a la comunicación, las áreas impactadas recibirán el entrenamiento necesario para desempeñar su trabajo de forma adecuada. Cuando la funcionalidad se coloque en producción, el personal contará con una estrategia de soporte que le permitirá canalizar sus inquietudes y obtener respuestas oportunas.
¿Cómo se mantendrá informado al personal del IDEAM acerca del Proyecto? Desde el Proyecto DHIME, hemos dispuesto de toda una estrategia de comunicación a fin de tener a la población informada de lo que pasa internamente en el proyecto. De esta manera, estaremos difundiendo boletines mensuales, además de publicar avisos en nuestras pantallas y reforzar los temas tratados por medio de charlas a los diferentes grupos de trabajo; esto nos permitirá sensibilizar a todas las audiencias con respecto a los cambios y mejoras que brindará el proyecto al IDEAM.
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BENEFICIOS ¿Cuáles son los principales beneficios del proyecto? La ejecución del proyecto DHIME, pretende aportar a los procesos de la entidad: 1. Centralización de la información del negocio y capacidades de gobierno sobre la misma. 2. Disponibilidad de los datos para cada una de las áreas y los usuarios en general. 3. Unificación y modernización de plataformas, con sistemas con implementación de orden global. 4. Control y auditoría de los datos y reconocimiento de los estadios de cada uno de ellos. 5. Capacidades de integración para explotación de los datos, según las necesidades actuales y futuras de la entidad.
ENTRENAMIENTO Y SOPORTE AL USUARIO ¿Existe un plan de capacitación?
contará con manuales de usuarios y guías rápidas que le servirán de soporte durante el trabajo.
Se desarrollará un plan de formación en donde se encontrará el detalle de los cursos, facilitadores, horarios y personas que deben asistir dependiendo su cargo y rol dentro del IDEAM. Esto significa que los colaboradores del IDEAM, serán convocados a las capacitaciones por parte del Proyecto DHIME de acuerdo a las experticias que deben desarrollar. Estas capacitaciones serán evaluadas y se llevará un control de asistencia por parte del facilitador, de forma que puedan tomarse acciones a tiempo. Adicionalmente a los cursos de entrenamiento funcional y técnico, el personal
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¿Se ofrecerá soporte a los usuarios? Una vez el sistema se encuentre en producción, el personal del IDEAM contará con una estrategia de soporte a través de la cual podrá canalizar inquietudes, dudas o problemas que se puedan presentar. El Equipo de Soporte realizará la categorización de los incidentes recibidos, de forma que puedan ser dirigidos y escalados a los niveles adecuados para ofrecer a los usuarios respuestas efectivas y oportunas.
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