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2017:
UN AÑO DE RESULTADOS PARA EL GRUPO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Bajo el liderazgo de la Secretaría General, la dependencia ha logrado una efectividad cercana al 100 por ciento, en la atención de peticiones de los usuarios, respondidas dentro de los términos.
Atención a las PQRS Las cifras demuestran que el trabajo de sensibilización al interior de la entidad, frente a una oportuna atención de las PQRS, ha logrado un avance importante hacia la meta del IDEAM.
99.52% de las peticiones, respondidas dentro de los términos
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Quién quiere ser millonario, ahora en el IDEAM El entretenido juego conocido alrededor del mundo, sirvió como herramienta para que el Grupo de Atención al Ciudadano, midiera los conocimientos de los servidores públicos del IDEAM en esa materia, la ganancia que en esta oportunidad no fue económica, fue mucho más valiosa pues incentivó el conocimiento de la entidad y las normas que rigen la atención de calidad al ciudadano.
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Ferias Nacionales de Atención al Ciudadano Son espacios para acercar a la ciudadanía, a la oferta de servicios del Estado, se convierten además en una plataforma, para que entidades como el IDEAM, puedan entregar información técnico científica a la población.
2017: 6 Ferias Nacionales de Atención al Ciudadano
Además, el Instituto entregó a las diferentes partes interesadas, que participaron de las Ferias, cerca de 2 mil publicaciones y libros, los asistentes accedieron a los servicios de la entidad y conocieron los canales para acercarse a la información oficial, pública y gratuita, para salvar vidas.
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Participación Ciudadana Gracias al trabajo conjunto de los Grupos de Atención al Ciudadano, Comunicaciones y la Oficina de Planeación, este año se publicó la ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 2017, el documento es la hoja de ruta que seguirá el IDEAM, para garantizar la participación efectiva de la ciudadanía y demás partes interesadas, en todos los procesos en que haya posibilidad. La estrategia tiene como alcance un plan estratégico, que debe ser aplicado por todas las dependencias de la entidad, Servidores Públicos, líderes de procesos y en general por todas aquellas personas que hacen parte del IDEAM.
Más y mejor acceso al IDEAM • Implementación de
“Plantilla de Resolución de Desistimiento Tácito” y actualización de 9 plantillas. • Ajuste al trámite de Certificaciones de Tiempo y Clima y eventos hidrológicos de trámite a OPA y de 10 a 30 días hábiles. • Implementación del uso de la plataforma de PQRS, para la solicitud de las certificaciones al Grupo de Administración y Desarrollo del Talento Humano.
Otros logros… • Actualización de todo lo relacionado al proceso misional de “Atención al Ciudadano”, en el Sistema de Gestión Integrado del IDEAM
Se actualizaron bajo la Resolución 2628 del 18 de noviembre de 2017 y las demás normas vigentes, el procedimiento de “ATENCIÓN AL CIUDADANO”, los Formatos, Plantillas y Guías, entre otros, dichos ajustes sirven de soporte a los funcionarios, para desempeñar oportunamente las labores de respuesta a las PQRS, que llegan al Instituto. Lo anterior con el objeto de brindar oportuna respuesta, con calidad y de fondo a todas las solicitudes allegadas al IDEAM, para lograr la meta del 100% de las peticiones gestionadas dentro de términos y garantizar un alto nivel de satisfacción de los usuarios.
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La prevención, fundamental para el Control Disciplinario Interno Durante el 2017, el Grupo de Control Disciplinario Interno del IDEAM, mantuvo un seguimiento y control efectivos, a los diferentes procesos que adelanta, pero también fueron fundamentales, las actividades preventivas, que se divulgaron al interior de la entidad.
Logros: Campaña “Yo Respondo por el IDEAM” Iniciativa que se trabajó conjuntamente, con los Grupos de Comunicaciones y Atención al Ciudadano y que despertó el interés de los funcionarios, a través de la divulgación de piezas de expectativa y una campaña para incentivar el conocimiento de las normas y generar conciencia sobre la importancia de atender oportunamente las PQRS.
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Más control = Menos sanciones Con el propósito de reducir los procesos disciplinarios al interior de la entidad, el Grupo se caracterizó este año por realizar actividades y generar herramientas, para lograr el objetivo.
Formatos de control y seguimiento.
Actividades Control Disciplinario preventivo En este año, se realizaron diversas actividades tendientes a la divulgación de la normatividad disciplinaria, con miras a disminuir los procesos disciplinarios en la entidad, las cuales se circunscribieron a capacitaciones disciplinarias y directrices disciplinarias, las que a continuación se discriminan así:
Directriz conjunta 1 Correos electrónicos: 2 Capacitaciones: 9
Lo cual ha contribuido en el acatamiento a la normatividad disciplinaria, reflejado en un menor número de servidores públicos sancionados, frente al año anterior.
A partir del 1 de enero de 2017, se implementaron cuadros de control y seguimiento, para los procesos disciplinarios adelantados en el Grupo, lo cual permitió un mejor control de los términos y evitó que operen los fenómenos de prescripción y caducidad de la acción disciplinaria.
Fortalecimiento del Grupo Gracias al apoyo de la Secretaria General, a partir del 1 de noviembre de 2017, se cuenta con el apoyo de dos Abogados contratistas, los cuales han robustecido el perfil profesional del grupo.
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Cambiando la cara del Instituto De la mano y bajo la orientación de la Secretaría y Dirección General, el Grupo de Servicios Administrativos realizó varias obras durante el 2017, proyectos para dotar de una nueva imagen al Instituto y mejorar las condiciones laborales de la Familia IDEAM, a continuación, se relacionan los más destacados.
del IDEAM en Neiva, Ibagué, Duitama, Pasto, Villavicencio, Cali y Barranquilla, la Dirección de la entidad realizó la gestión, para emprender el proyecto de remodelación de la sede en Duitama, gracias al convenio con la empresa PERENCO, dicho proyecto se materializó, con el reforzamiento estructural de la edificación.
Área Operativa de Duitama
Ahora esta Área Operativa, cuenta con una Sala de Crisis, donde tendrán asiento los representantes de la Unidad de Gestión del Riesgo, autoridades locales y diversos actores del sistema en la región, además cuenta oficinas, laboratorio, auditorio, biblioteca y espacios renovados, para recibir a los visitantes.
Con una imagen más moderna y acogedora, la sede del Área Operativa 6 en Boyacá, ahora “Centro Regional De Pronósticos” para el departamento, es una de las grandes obras que se consolidaron en este año. Luego de realizar estudios de vulnerabilidad sísmica, a las edificaciones de las oficinas
ANTES
DESPUÉS
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Construcción del Laboratorio de Calidad Ambiental El Laboratorio, ubicado en la Localidad de Puente Aranda en Bogotá, tiene entre sus funciones primordiales, la de contribuir con información de excelente calidad, al conocimiento de los procesos de deterioro o de recuperación de los recursos biofísicos del país, con énfasis en la calidad de las aguas superficiales, lluvias y subterráneas y en casos especiales del aire y del suelo.
corresponde al Laboratorio de Calidad Ambiental, inició el 29 de diciembre de 2016 y en la actualidad está en su fase de finalización. El Laboratorio de Calidad Ambiental será un edificio, en donde se proyectaron los espacios de trabajo para los análisis de las áreas de suelos, agua y aire. Es una edificación de aproximadamente 1.100 m² y tres pisos.
El proyecto para la construcción y rediseño de las áreas ya ubicada en el predio que
ACTUALMENTE Se aprecia la fachada principal sobre la Calle 12. Edificación en proceso de terminación, en la que se aprecia la optimización del espacio y actualización del Laboratorio a normas actuales, para su adecuado funcionamiento.
ANTES Se aprecia la fachada principal sobre la Calle 12. Edificación demolida y área en la cual se proyectó la nueva construcción.
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Alfombra roja para los mejores en atención a las PQRS En su segunda versión los “Premios Oscar de las PQRS”, se constituyen en incentivo para los Servidores Públicos del IDEAM, que cada vez logran mayor oportunidad y calidad en la atención a las partes interesadas. Fernando Marín, Ángela Ivonne Sánchez y Diego Alejandro Suárez, fueron algunos de los Servidores Públicos, que desfilaron por la alfombra roja en la gala que premia la calidad en la atención al ciudadano, con la frente en alto y una amplia sonrisa, recibieron el reconocimiento a su gestión, frente a las peticiones que los usuarios hacen al IDEAM, los galardones también se entregaron a otros 13 funcionarios y/o dependencias de la entidad.
Cualidades como la responsabilidad, el compromiso y el sentido de pertenencia hacia el Instituto, fueron tenidas en cuenta por el Grupo de Atención al Ciudadano, para entregar las preciadas estatuillas, cada vez más codiciadas por los funcionarios del IDEAM. A través de 15 categorías, “Aplicación de Protocolos de Atención al Ciudadano – Servicio de Vigilancia”, “Aplicación de Protocolos de Atención al Ciudadano – Aseo y Cafetería”, “Felicitaciones y Agradecimientos” y “Área Operativa con Mejores Prácticas de Atención al Ciudadano”, entre otras, fueron nominados 65 Servidores Públicos y/o dependencias, que al final de la gala, mostraron satisfacción por el deber cumplido.
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“La lección que me deja, es que nosotros acá siempre en la oficina estamos dispuestos a la atención de Medios de Comunicación bien sean emisoras o medios televisivos y siempre debemos de tratar de dar lo mejor de sí mismos, atender al ciudadano de la mejor forma, brindándole la mejor información y en algún caso que no tengamos la información, orientarlo a donde la puede conseguir”, señaló Diego Alejandro Suárez, ganador por la Aplicación de Protocolos de Atención al Ciudadano. Por su parte Adriana María Zapata, ganadora por ser la funcionaria con mayor número de PQRS gestionadas en término, expresó “El premio lo recibo con mucho cariño, de verdad que sí me sorprendió y bueno es una especie de salario emocional y de motivación, para seguir respondiendo de la mejor manera las PQRS y lo que se nos asignen aquí en el IDEAM”. Los resultados en cuanto a la recepción, trámite y respuesta de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, elevadas por la ciudadanía, ubican a la entidad como una de las mejores dentro del sector ambiente y se convierten en una oportunidad para llevar la información el IDEAM a cada vez más personas.
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El bienestar de los Servidores Públicos del IDEAM: prioridad para la Secretaría General
Durante el 2017, el IDEAM avanzó hacia la satisfacción de los intereses de los Servidores Públicos, con la consolidación de programas de capacitación, la negociación con las organizaciones sindicales, celebración de fechas importantes y las visitas a las diferentes Áreas Operativas, los resultados mencionados a continuación, dan cuenta de ello.
La capacitación se fortalece en el IDEAM Gracias a la gestión de la Secretaría General, a través del Plan Institucional de Capacitación, en 2017 se dieron importantes pasos para garantizar un aprendizaje integral, en el que los funcionarios no sólo recibieron conocimientos, sino que los replicaron al interior de la entidad. Logros: •
Se incluyó al Instituto en el Programa de Bilingüismo del Departamento
Administrativo de la Función Pública, con el propósito de que todos los colaboradores del IDEAM, puedan acceder a la certificación en nivel de inglés hasta el grado B1. • Por medio de una gestión efectiva, se llevó a cabo el Diplomado en Meteorología con la Universidad Nacional de Colombia, con el propósito de actualizar a los funcionarios del Grupo de Meteorología Aeronáutica, en los temas inherentes a sus funciones y a la normatividad vigente al respecto. • La puesta en marcha del Proceso de Reinducción y actualización normativa y procedimental de los funcionarios antiguos, es otra de las iniciativas consolidadas, así como la sensibilización en una cultura organizacional positiva. • Como valor agregado, el 92% de las capacitaciones se obtuvo a cero costos, mediante la implementación de facilitadores internos y externos al Instituto.
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Seguimos mejorando el clima laboral La aplicación de encuestas por diferentes vías, permitió a la Secretaría General, determinar las condiciones de riesgo psicosocial, clima laboral y demás aspectos relevantes para mejorar la calidad de vida, de los Servidores Públicos de la entidad. Logros: • Durante el 2017, la Secretaria General del Instituto, Adriana Portillo, se trasladó a las diferentes Áreas Operativas de la entidad, para escuchar de primera mano, las necesidades de los Servidores Públicos del Instituto, en compañía de la Psicóloga del Grupo de Administración y desarrollo del Talento Humano, Adriana Alarcón, abordaron temas de clima laboral, valores institucionales, trabajo en equipo y comunicación, así como evaluación y gestión.
Las sedes visitadas fueron:
• El video sobre cómo se viven los valores
en el IDEAM, se convirtió en un producto incluyente, que demostró una nueva herramienta para promover campañas de sensibilización al interior de la entidad, con esta y otras piezas que se difundieron por los canales internos de la entidad a lo largo del año, se dio visibilidad al Código de Ética del IDEAM. • Se implementó la herramienta diagnóstica de identificación de Riesgo Psicosociales a nivel nacional, para determinar los aspectos que pueden afectar los aspectos intralaborales y extralaborales, de los colaboradores del IDEAM.
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Plan de Bienestar Social “Unidos como Familia IDEAM 2017” El trabajo en equipo, la promoción de valores institucionales, el trabajo en equipo y sentido de pertenencia hacia la entidad, son algunos de los aspectos que se fortalecieron a través del Plan.
con más facilidad hacia los diferentes puntos de transporte, evitar la lluvia y desplazarse con mayores condiciones de seguridad.
Logros:
Actividad lúdico – recreativa:
Celebración de fechas importantes:
Actividades deportivas:
Meteorología Aeronáutica En septiembre se realizó una actividad lúdico-recreativa, en El Club La Colina de Colsubsidio, evento en el que participaron cerca de 110 funcionarios de los Aeropuertos, los cuales se dividieron en cuatro grupos, un grupo por semana. El objetivo principal fue el fortalecimiento de los valores institucionales, el trabajo en equipo y el sentido de pertenencia.
•
Incentivos
Día de la Mujer, Día del Hombre, Cumpleaños IDEAM, Día del Meteorólogo, Día de la Secretaria, Día de la Madre, Día del Padre, Día del Conductor, Día del Servidor Público, Día del Niño, Mes del Amor y la Amistad, y Halloween.
•
•
Se realizó el Campeonato de Tenis de Mesa, con la participación de más de 32 personas Servidores Públicos. Se organizó Campeonato Interno de Fútbol Sala (masculino) y Voleibol (mixto), con la participación de más de 90 personas. Se logró la participación de cerca de 50 Servidores Públicos, en los Juegos de la Función Pública, que se llevarán a cabo hasta marzo de 2018, para ello la entidad hizo la dotación de uniformes para cada disciplina.
Ruta circular Una iniciativa que ha favorecido a los Servidores Públicos del IDEAM, para llegar
A lo largo del año, se realizaron 3 convocatorias para otorgar Auxilios Educativos. Una para los hijos de los funcionarios, con 72 beneficiarios y dos para Educación Superior de los Servidores Públicos con 9 beneficiarios, el valor total de los auxilios otorgados ascendió a la suma de 30 millones de pesos. En cuanto al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST, se apoyó la realización de jornadas de pausas activas, risoterapia y rumbo terapia, adicionalmente, se realizaron tamizajes de riesgo cardiovascular, optometría y donación de sangre, también se hizo una campaña de prevención de Cáncer del Piel.
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Negociación con los Sindicatos LOGROS: •
Este año las dos organizaciones sindicales del Instituto, Sintraideam y Aeromet, presentaron un pliego conjunto, compuesto por 59 puntos, gracias a la efectiva negociación que llevó a cabo la Secretaría General, se lograron acordar 48 de estas peticiones, lo que constituye el 81,4 por ciento del total. • Los acuerdos más significativos son los
relacionados con el bienestar de los funcionarios, fortaleciendo aspectos como las capacitaciones y los incentivos, • Además, se consolidó el respeto por la labor sindical, a través de la ampliación del espacio de participativo, en procesos de importancia en la toma de decisiones en la entidad, todo ello en procura de garantizar la transparencia e imparcialidad.
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Hacemos visible el trabajo del IDEAM
La cifra de aparición en medios nacionales e internacionales, la nutrida convocatoria de prensa a nuestros eventos y las nuevas estrategias para informar a los Servidores Públicos de la entidad, hacen parte de la gestión del Grupo de Comunicaciones en 2017, que, con el decidido apoyo de la Secretaría General, ha logrado volcar la atención del país hacia el Instituto.
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Nos ven afuera Co m un i c a c i ones en C i fras :
En 2017 Seguimos siendo #Tendencia: Bogotá con 25.1°C Tasa de Deforestación Análisis de Vulnerabilidad y Riesgo APP Mi Pronóstico Informe de Calidad del Aire ¡Fueron los temas más populares o con más reproducciones o menciones, por eso fuimos TENDENCIA!
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¡Los medios, ¡nuestros grandes aliados!
En 2017 realizamos 20 Ruedas de Prensa con asistencia masiva de medios de comunicación. Tan solo entre marzo y noviembre, alcanzamos más de
2.600 publicaciones en medios masivos Y entre marzo a agosto, logramos llegar a 55 nuevos medios nacionales y 62 internacionales
Pusimos en marcha
+ de 60 eventos de carácter interno y externo del Instituto este año.
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¿Quiénes nos siguen?
240.712 Seguidores
17.719
54.305
13.154
Facebook S e g u i d o r e s
YouTube
nuevos seguidores
nuevos “me gusta”
1.115.539 272.895 Seguidores
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1998 Seguidores
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APP Sobre ruedas Crecimiento APP Android Relanzamiento APP
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Relanzamiento APP
Enero: 119357
Octubre: 136,054
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Diciembre: 144,542
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NOS VEN ADENTRO Aquí una muestra de las MÁS DE 40 campañas de Comunicación Interna,
en 2017:
¡Vivimos los valores de una forma diferente! El video con un esquema participativo e incluyente, vinculó las diferentes áreas del Instituto, para mostrar que en el IDEAM vivimos los valores.
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Todos tenemos nuestro Carné renovaran o tramitaran su nuevo carné, con el fin de tener un documento para presentarnos en todas partes y lograr mayor seguridad al interior de la entidad. Perifoneo, Megáfono y Piezas Gráficas acompañaron esta campaña.
A través de una campaña masiva, en donde a través del trabajo conjunto con el Grupo de Administración y Desarrollo del Talento Humano y el de Comunicaciones, vinculamos las Áreas Operativas, aeropuertos y sede central, para que
¡RESPONDIMOS! Interna, el personaje de “Yo Respondo por el IDEAM”, se convirtió además en ícono de los funcionarios de la entidad y estuvo en varios productos del Instituto.
La campaña para lograr que los Servidores Públicos del IDEAM, atiendan las PQRS de una manera más efectiva, fue otra muestra de los logros en materia de Comunicación
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CERRAMOS CON BROCHE DE ORO SACMAN, el superhéroe Anticorrupción y actor principal de obras de teatro lideradas por el Grupo de Comunicaciones, sobre el tema de la lucha contra este flagelo, pasó de la vida real a las historietas, con esta novedosa campaña:
EN EL 2018….
¡Seguiremos comunicando!!
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Iniciativas que unen…
“Yo Respondo por el IDEAM” La Estrategia es un engranaje entre las dependencias de Control Disciplinario Interno, Atención al Ciudadano y Comunicaciones.
La misma, responde a la necesidad de generar conciencia entre los Servidores Públicos del IDEAM, sobre responder en términos y de la forma más oportuna, las PQRS que ingresan al Instituto, hoy sus
frutos se ven reflejados en los resultados que ha consolidado el Grupo de Atención al Ciudadano y que sugieren un importante avance en esta materia.
Difusión: INTERNA / EXTERNA
En el 2017 logramos: Reducir sanciones, aumentar la satisfacción de los usuarios del IDEAM.
Para el 2018: La meta es lograr que el 100 por ciento de las PQRS sean contestadas en las mejores condiciones de TIEMPO y CALIDAD.
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Piezas gráficas de la campaña
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IDEAM, cada vez más sensible frente a la gestión de sus documentos En 2017, el Grupo de Gestión Documental avanzó notablemente en la promoción de la cultura frente al manejo del archivo, los resultados muestran una mayor conciencia
de los Servidores Públicos sobre la gestión de los documentos y más organización y control en las dependencias de la entidad.
Logros: •
•
•
Trabajo conjunto de las ventanillas de Radicación y Gestión de Comunicaciones Oficiales, para atender al 100 por ciento de los ciudadanos, que se presentaron para radicar sus comunicaciones ante el IDEAM. Se realizó el Curso Básico de Gestión Documental, para orientar a los servidores del Instituto en las técnicas archivísticas. El evento fue un éxito por la nutrida participación (41 personas). También participamos en conferencias sobre gestión documental, en otros eventos como: Sensibilización archivística a través de los medios de comunicación internos, reunión anual
de técnicos del Grupo de Meteorología Aeronáutica y Grupo de trabajo para la actualización de las Tablas de Retención Documental. • El Grupo de Gestión Documental, visitó las once (11) Áreas Operativas de la entidad, para hacer seguimiento a la gestión documental y apoyarlos en la adecuada organización de los archivos. • Se adelantó el seguimiento a todas las dependencias del Instituto, para verificar las existencias de documentos físicos de archivo y orientarlos en la disposición final de los mismos, particularmente a las Oficina responsables del manejo de los Archivos Satélites del Instituto.
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•
Se registraron 88.036 consultas de usuarios a través del catálogo virtual y 175 en sala, así mismo, se procesaron técnicamente 104 documentos en base datos bibliográfica KOHA y catálogo virtual. • Como Gestión del Centro de Documentación Especializado, se tramitaron 10 ISBN, ante la Cámara Colombiana del Libro y se crearon las rutas para su posterior consulta en PDF, en el link publicaciones de la página Web.
• Luego de la visita del Director del Archivo General de la Nación (AGN), quien destacó la importancia de la información histórica Hidrometeorológica del Instituto, dicho material se entregó al AGN y hoy está a disposición de los colombianos. • Otro logro importante fue el traslado de Archivo Central, ubicado en la sede de la carrera 10 en Bogotá, hacia las instalaciones de la sede Principal, lo cual coadyuva a agilizar la consulta de estos expedientes.
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2017:
Un año de grandes logros para el Grupo de Contabilidad La depuración de la información, una mejora en la recepción de cuentas y un control efectivo a los diferentes procesos, son algunos de los resultados de la dependencia, que dan cuenta de grandes avances y un trabajo articulado con los demás grupos de la entidad.
Logros: -
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Se realizó la depuración de la información de las incapacidades, en conjunto con el grupo de Administración y Desarrollo del talento Humano. Se depuraron todos los saldos de los convenios. Se mejoró el proceso de recepción de cuentas de proveedores y contratistas. Se avanzó significativamente en la conciliación de todas las cuentas bancarias. Se realizó un control efectivo al proceso de legalizaciones de las comisiones, lo que redundó en la mejora de los tiempos y el cumplimiento de las mismas. Se mejoró el seguimiento y cumplimiento de los procesos y procedimientos establecidos para el Grupo de Contabilidad. Se fomentó la cultura de transmitir los conocimientos en el campo contable a
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todos los funcionarios y contratistas, además se fortalecieron valores como colaboración, solidaridad, respeto y lealtad, dentro del área fomentando cultura de trabajo en equipo. Se cumplió con oportunidad y en términos de ley, con la generación de información tanto a nivel interno como externo. Se realizó la contabilización y generación de los informes legales, de todos los procesos del Instituto en tiempo oportuno. Se creó conciencia en las demás áreas, de cumplir con la entrega oportuna de la documentación según los parámetros y normas establecidas. El registro de las cuentas de contratistas y proveedores se cumplió dentro de los términos y tiempos establecidos.
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