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6 ALOCAÇÃO DE RECURSOS E ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO
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As linhas mestras relacionadas aos usos dos recursos captados traduzem o alinhamento da gestão na consolidação de espaços e parque tecnológico institucional. Foram recebidos recursos para obras e aquisição de equipamentos e mobiliários, além de reformas tanto estruturais quanto estratégicas para a preservação do patrimônio e a garantia de melhores condições de ensino e aprendizagem. A fim de assegurar essas ações, inserimos e reforçamos alguns conceitos junto às equipes executoras. A gestão de risco nas contratações vem sendo trabalhada juntamente com todas as áreas administrativas, incluindo-se as de fiscalização e gestão de contratos administrativos. Como meio de aperfeiçoar o gerenciamento de risco das contratações, implementamos a cultura de diligências em maior escala, realizando análises documentais mais minuciosas, a fim de garantir a exequibilidade contratual, bem como evitar transtornos e perdas de recursos durante a execução dos objetos contratados. Como ação prévia, aperfeiçoamos e controlamos o uso do instrumento Mapa de Riscos, de modo a assegurar sua adequação com as possíveis ocorrências e os impactos reais na administração. Ainda nessa senda, colaboraram para a melhoria nos processos o estabelecimento de metas nas áreas de compras e o planejamento de organização entre os setores responsáveis aliado a um cronograma anual. Destaca-se, também, uma melhora nos processos de compras compartilhadas, impactando em compras mais sustentáveis, bem-coordenadas e bem-dimensionadas, evitando-se perdas ou ineficácias no atendimento das necessidades institucionais. Outro aspecto importante merece destaque nas ações institucionais da Proad: a continuidade do fortalecimento do conceito de Accountability e Liderança. Nosso trabalho vem focando na necessidade de melhor entendimento desses dois conceitos-chave por parte das equipes na gestão pública contemporânea, salientando-se os bons resultados que se observam com a maturidade institucional de tais conceitos.
No que tange aos aspectos de prestação de contas (Accountability), a Proad realizou a apresentação do Relatório Sintético de Atividade, que demonstra as principais ações adotadas, contextualizando-as com as oportunidades e dificuldades encontradas no caminho, como um meio de aproximar o nosso servidor e o estudante das ações administrativas. Além disso, houve a implementação em 2020 da ferramenta Proad em Números. O projeto possibilita que todas as áreas técnicas de licitações, orçamento, finanças e infraestrutura trabalhem para a sistematização de informações da Proad por meio de ferramenta de Business Intelligence (BI). O projeto conta com a disponibilização de informações como execução orçamentária, despesa com diárias, sub-repasses de recursos financeiros e controle e monitoramento de restos a pagar. Acreditamos, com essa iniciativa, elevar o nível de accountability no IFRJ e garantir acesso da população a dados relevantes, atendendo um eixo de transparência proativa e prestação de contas em nível de cultura organizacional. Na busca por resultados, observamos a necessidade crescente de estímulos na equipe, essencialmente pela mudança de organizações estruturais, e um maior suporte dado às áreas pelos níveis estratégico e gerencial. Nesse aspecto, o compartilhamento de informações, o alinhamento de objetivos e o desenvolvimento de metas conjuntas elevaram o desempenho em geral. Busca-se, com essas ações, uma proposta de liderança de alta performance, com foco na qualidade de vida, saúde mental e preservação das pessoas que compõem a equipe.
