Codigo de ética by ig ig

Código de Ética

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Consultoría Jurídica y de Procesos Prohibida la reproducción total o parcial de este documento y su contenido. © VETRA 2014 Diseño: Área de Comunicaciones Ilustraciones: Morphart / Shutterstock 2014

Código de Ética

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Contenido Mensaje del Director General

Acerca del Código

Responsabilidades de aquellos que trabajan para VETRA

Responsabilidades de aquellos que supervisan a otros

Plantear una inquietud sobre conducta de negocio

¿Qué pasa cuando se plantea una inquietud respecto a conducta de negocios?

Incumplimientos del Código

Salud y seguridad 16 Uso de alcohol, drogas y tabaco

Igualdad en el empleo 20 Acoso Laboral

Información personal y privacidad

Trabajando con los gobiernos

Participando con nuestras comunidades

Contribuciones y actividades políticas

Medioambiente y Administración en el Manejo de Recursos

Soborno y corrupción 32 Conflicto de interés

Prevención de lavado de activos o y blanqueo de dinero

Cรณdigo de ร tica

Regalos y hospitalidad

Viajes

Manteniendo las Relaciones con los Proveedores

Uso de terceros

Controles Comerciales 46 Protegiendo los activos de VETRA

Exactitud de los registros e informes

Sistemas de informaciรณn

Operaciรณn con informaciรณn privilegiada

Comunicaciones Externas

Propiedad intelectual 57 Glosario

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Mensaje del Director General Dondequiera que VETRA Exploración Producción Colombia S.A.S. (“VETRA E&P”) y VETRA Perú SAC, (indistintamente VETRA) operen, trabajamos con integridad, tomando las decisiones correctas y haciendo las cosas en forma apropiada. De hecho, para nosotros es tan importante tanto cómo se logran los resultados, como los resultados en sí.

El presente Código de Ética, se basa en nuestros valores corporativos los cuales son Respeto, Responsabilidad, Ética y Excelencia, y constituyen la base para asumir un compromiso categórico de trabajar con integridad, el cual es asumido por parte de VETRA y todos sus colaboradores. El Código de ética fija estándares de comportamiento sobre cómo debemos desempeñar

nuestras actividades laborales, lo cual debe generar entera certeza para todos en el sentido que, al acatar y seguir estos estándares, estamos trabajando de la manera correcta.

Nuestras relaciones en el lugar de trabajo y con la comunidad deben reflejar respeto mutuo. Por ello, nuestro compromiso es tratar a otros como esperamos ser tratados. VETRA es líder a nivel global en la industria de recursos naturales, por lo tanto el operar de manera sostenible y responsable es nuestro compromiso y en consecuencia debe reforzar todo lo que hacemos. Estamos orgullosos de contribuir en las comunidades donde operamos y, en un nivel más amplio, a la sociedad, generando bienestar y progreso colectivo a través de nuestras actividades. Además, como meta y mecanismo de cohesión con nuestros colaboradores y las comunidades, reiteramos nuestro firme compromiso por trabajar en forma segura y por lograr la meta de “Reducción de Índices de Accidentalidad”. Somos conscientes que una conducta de negocio consistente y apropiada genera lealtad y confianza.

Código de Ética

Nuestro compromiso de trabajar con integridad

Igualmente, nuestro deseo también es que las inquietudes sobre el

y los mas altos estándares de ética, es igualmente

cumplimiento del Código sean planteadas y si creemos que el mis-

importante, por lo cual el énfasis en este aspecto

mo no ha sido cumplido o respetado, es nuestra responsabilidad y

refuerza todo lo que hacemos, de tal manera que

obligación reportar el hecho en cuestión. Frente a este tema el Có-

el actuar de manera íntegra debe ser evidente en

digo explica cómo puede afrontar estos casos, incluyendo detalles

todas nuestras actividades, incluyendo el desarrollo

sobre el Área de Consultoría Jurídica y De Procesos.

de nuestras relaciones internas y con terceros, en la manera en que tomamos decisiones y en la forma

VETRA goza de una historia y reputación notables, pero es im-

en que operamos nuestros activos.

portante que todos los que somos parte de esta organización tengamos presente que este capital en materia de reputación no entrega

Puede que a veces nos encontremos en una si-

ningún beneficio si cada uno de nosotros día a día no toma las deci-

tuación en la cual el cumplir con lo previsto en

siones correctas y no hace las cosas de la manera adecuada.

el Código pueda parecer estar en conflicto con la posibilidad de lograr una oportunidad de ne-

Los valores de VETRA son el eje de nuestro Código, de modo que

gocio. En tal caso, debemos guiarnos por lo aquí

le pido a cada uno que me acompañe en asumir un compromiso

previsto y no dejar que nada ya sea cumplir con

personal por trabajar con integridad, con ética, bajo la premisa de

la producción, instintos competitivos o incluso

cero tolerancia a la corrupción en cualquiera de sus formas, en cum-

una orden directa de un superior ponga en juego

plimiento de las directrices fijadas en este Código. Esto no sólo po-

o riesgo nuestro compromiso de trabajar con in-

tenciará la reputación de nuestra compañía, sino que también nos

tegridad y etica. No debe haber ninguna brecha

generará y permitirá compartir un sentido de orgullo al final de cada

entre lo que decimos y lo que hacemos.

día por lo que hemos logrado de manera conjunta.

Partiendo de lo anterior, nuestra aspiración es que VETRA, sea un lugar de trabajo en el que las personas puedan formular preguntas e inquietudes si no están seguras sobre qué hacer frente a una situación

Ignacio Armando Layrisse Ramírez

o decisión determinada.

Director General

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Acerca del Código

Alcance Todos aquellos que trabajan en o para, actúan en nombre de, o repre-

Código de Ética

sentan a VETRA. Esto incluye a la totalidad de empleados, directores

El Código de Ética de VETRA E&P y VETRA Perú

y otros funcionarios, contratistas y consultores que actúen a nombre

SAC (en adelante indistintamente referidos como

de o representando a VETRA. Se extiende a los terceros asociados,

“VETRA”) tiene como base los valores adoptados

tales como proveedores y socios en joint ventures, que no están bajo el

por esta organización y representa el compromiso de

control de VETRA, a adoptar principios y estándares similares.

la misma por mantener prácticas de negocios éticas y cumplir, en los casos que nos encontremos con están-

A lo largo del texto del Código utilizamos el término colaboradores

dares menos rigurosos que los nuestros, exceder los

para referirnos a todos aquellos que deben regirse por el Código.

requerimientos legales y otros. El Código es aplicable a todo el personal de VETRA independientemente de

¿Qué cubre el Código?

su ubicación o cargo.

El Código describe la manera en que desarrollamos nuestras actividades en VETRA con respecto a los aspectos aquí identificados y previstos. Gran parte del contenido del Código proviene de una variedad de políticas, estándares y procedimientos que son obligatorias para todo el personal de VETRA.

Código de Ética

Como un negocio que hace parte de una indus-

reglas que le son aplicables y cúmplalas. Obtenga de la in-

tria con alcance global, en la eventualidad que

tranet de VETRA copias de las políticas, estándares y pro-

VETRA opte por desarrollar operaciones fue-

cedimientos que son aplicables o relevantes para su trabajo,

ra de Colombia y Perú, es importante tener en

o solicite las aclaraciones pertinentes a su superior.

cuenta que estaría sujeta a las leyes y regulaciones de los países donde operáramos. En tal caso

En los casos en que se presenten diferencias como resulta-

también estaríamos comprometidos a mantener

do de costumbres, normas, leyes o regulaciones locales, debe

ciertos estándares y pautas de cumplimiento

aplicarse ya sea el Código o los requerimientos locales, cual-

internacionales, tales como el Pacto Global de

quiera que fije el estándar más alto de comportamiento. Las

Naciones Unidas y la Declaración de Naciones

leyes que rigen nuestras actividades a menudo son complejas

Unidas sobre Principios Voluntarios de Seguri-

o no son de fácil acceso, por lo tanto es importante recor-

dad y Derechos Humanos, sin perjuicio de la ad-

dar que el desconocimiento o dificultad de comprensión de

hesión a los mismos sin que dicha eventualidad

dichas leyes no nos exime de la obligación de cumplirlas. Si

se haya presentado.

tiene preguntas al respecto debe buscar consejo y solicitar las aclaraciones del caso.

El Código no puede incluir o describir cada ley, regulación o requerimiento que a través de VETRA

¿Cómo puede ayudarme el Código?

pudiera ser aplicable a cada uno de sus cola-

El Código es un punto de referencia común para definir cómo

boradores. Asegúrese de conocer las normas y

se espera que cada uno de nosotros actúe al trabajar en VETRA.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Para tal propósito el Código ha sido estructurado de

A pesar de todo lo anterior, el Código no elimina la necesidad de ejer-

modo que se pueda encontrar información relaciona-

cer nuestro buen juicio y criterio, simplemente ofrece una guía útil para

da con el trabajo o actividades que cualquiera realiza,

el proceso de toma de decisiones y de ejecución de acciones. Sin per-

sin perjuicio del vínculo que tenga con la compañía.

juicio de lo aquí previsto, todos tenemos la responsabilidad de trabajar con integridad y buen juicio, así como dentro del marco legal.

Por ello, se espera que usted comprenda cabalmente las

mientos correspondientes a su trabajo o actividad, asu-

Responsabilidades de aquellos que trabajan para VETRA

miendo el comportamiento y ejecutando las acciones

Al trabajar para VETRA usted asume mantener el compromiso

conducentes para tal efecto. Debe determinar con su

de respetar los valores de esta organización, los requerimientos

Director, Gerente o persona de contacto en la compañía

del Código y las políticas, estándares y procedimientos que apli-

qué otras secciones o apartes del Código son relevantes

can a su cargo, trabajo y actividades.

y aplicables a su trabajo y aplicarlas según se requiera.

Todos los colaboradores deben adherirse a los principios y requeri-

secciones 1 y 2 del Código e implemente los procedi-

mientos del Código y tomar medidas razonables para buscar asegurar Como resultado de lo anterior, ya sea que usted tra-

que otros individuos o grupos que tienen relación o actúan en nombre

baje en el área de operaciones en campo o en una

de VETRA, incluidos los contratistas, agentes y consultores lo hagan

de las sedes administrativas de la compañía, cuan-

de igual manera o asuman e implementen unos equivalentes. Para lo

do usted se relacione con compañeros de trabajo,

anterior es importante que todos los colaboradores entiendan amplia-

con nuestros socios de negocio, representantes de

mente las políticas, estándares y procedimientos de la compañía que

la Comunidad y Gobierno o tome decisiones ruti-

son aplicables a su trabajo, responsabilidad que asume cada uno a título

narias o de alto riesgo con respecto a la operación

individual frente a la compañía.

de nuestros activos, encontrará claras directrices so-

Las consultas sobre la interpretación del Código o las inquietudes

bre el comportamiento de negocio esperado de su

sobre los incumplimientos reales o potenciales del mismo deben ser

parte, es decir, aquello qué se enmarca o no dentro

planteadas inmediatamente ante el área de Consultoría Jurídica y de

de los presupuestos y directrices aquí previstos, así

Procesos o a la Línea Ética existente en la Compañía. Si bien pudie-

como las situaciones y circunstancias frente a las

se parecer más fácil guardar silencio o ignorar conductas que podrían

cuales usted debe actuar con cautela.

ser constitutivas de incumplimiento del Código, nuestro compromiso

Código de Ética

de trabajar con integridad implica que jamás debemos

El fallar en cualquiera de las ‘pruebas’ arriba indicadas constituye un

ignorar un tema que necesita ser abordado. Muchas ac-

indicio de que usted debe hablar con alguien sobre su inquietud. Si

ciones inapropiadas no son causadas por un acto pre-

tiene cualquier duda sobre el curso de acción apropiado, siempre bus-

meditado de deshonestidad o negligencia, sino simple-

que consejo con un superior o persona contacto en la compañía.

mente porque alguien pudiese no tener la información

un deseo de hacer las cosas de manera ágil. Recuerde,

Responsabilidades de aquellos que supervisan a otros

mientras más nos demoremos en resolver una

El Director General es responsable ante la Junta Directiva y la

inquietud, más se podría agravar.

Asamblea General de Accionistas de VETRA , además de cual-

adecuada, no entender la información que posee o por

quier otro órgano corporativo competente, por el desarrollo ético Si tiene dudas sobre qué hacer o si hablar o no, po-

y la preservación de la cultura de VETRA. Los Directores y

dría ayudar el hacerse algunas preguntas simples:

Gerentes, así como los administradores de contratos y res-

• La prueba de los valores: ¿está acorde con nues-

ponsables por el actuar y desempeño de todos los colaboradores

tros valores?

de la organización, tienen la responsabilidad de apoyar al Director

• La prueba de la seguridad: ¿podría colocar a alguien en

General para mantener un alto estándar de conducta de negocio.

peligro directa o indirectamente o causarles algún daño? • La prueba legal: ¿es acorde con la ley y con nues-

Para efectos de lo anterior los Directores y Gerentes deben

tras políticas y estándares?

colaborar y tomar todos los pasos razonables para buscar

• La prueba de la conciencia: ¿está acorde con mis

asegurar que las personas por las cuales son responsables en-

valores personales?

tiendan en su totalidad y cumplan a cabalidad los procedi-

• La prueba de la prensa: ¿si la historia apareciera

mientos y observen los comportamientos descritos en este

en la prensa, me sentiría cómodo con la decisión?

Código. Esto incluye:

• La prueba de la familia: ¿qué le diría a mi pareja,

• Demostrar consistentemente un comportamiento ejemplar en

padre o hijo que hicieran en esta situación?

el acatamiento y cumplimiento de las directrices del Código.

• La prueba de “sensibilidad”: ¿Qué me dice mi

• Promover un ambiente de trabajo adecuado para la implementación de

intuición? Si se “siente” mal, entonces proba-

las disposiciones del Código y que inculque dicha implementación por

blemente está mal?

parte de los colaboradores de la compañía.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA • Realizar actividades con el acom-

inquietudes sin temor a represalias,

pañamiento y apoyo del área de

sean alentados a trabajar acorde a

RRHH, las cuales promuevan una

nuestros valores y recompensados

cultura propicia para que los emplea-

por tal comportamiento.

dos entiendan sus responsabilidades,

• Buscar asegurar que las políticas, están-

se sientan cómodos para plantear

dares y procedimientos de la Compañía sean accesibles, comprendidos y cumplidos, en especial lo que tiene que ver con el diligenciamiento del Acta de Revelación de Conflictos de Intereses así como el Acta de revelación de bienes inmuebles, ingresos y vehículos automotores. • Incorporar los requerimientos del Código en los procesos y sistemas de gestión existentes; por ejemplo, en los procesos de gestión de desempeño, contratos de trabajo y abastecimiento, inducción y acuerdos industriales, entre otros. • Responder pronta y seriamente a las preguntas e inquietudes de los colaboradores sobre temas de conducta de negocio y, de ser necesario, a su vez solicitar las aclaraciones e instrucciones del caso. • Implementar los procesos internos definidos y asegurar que los incumpli-

Código de Ética

mientos reales o potenciales sean investigados y manejados en

Es importante recordar que usted no tiene que ser el

forma apropiada.

afectado o relacionado directo a una situación de incum-

• Asegurarse que todos los incumplimientos a la conducta de

plimiento del Código para ponerlo en conocimiento de

negocio sobre los que se tenga conocimiento sean reportados a

las instancias pertinentes, puede informar una inquietud

la Consultoría Jurídica y de Procesos o a la Línea Ética, para su

sobre una situación de la cual ha tenido conocimiento

registro en la base de datos de incumplimientos y que la com-

aunque no lo involucre a usted directamente.

pañía pueda analizar el caso en cuestión y adoptar las medidas disciplinarias o de otra índole que correspondan.

Si bien la intención por medio de la expedición e implementación del presente Código es que todos planteemos

Plantear una inquietud sobre conducta de negocio

las consultas, inquietudes o informaciones que tengamos sobre conductas de negocio, es importante que también

El plantear una inquietud sobre conducta de negocio es un meca-

todos tengamos presente que VETRA considera que la

nismo o herramienta de protección para VETRA. Nuestros Em-

formulación de consultas o inquietudes con intención vi-

pleados, Contratistas, Terceros y grupos de interés (Stakeholders).

ciada o interesada, o simplemente de manera infundada o

Si usted considera que se han presentado hechos que constituyan

con el ánimo de desacreditar o perjudicar a un cierto indi-

una irregularidad bajo el presente Código o un incumplimiento al

viduo o grupo de personas, va en contra de los valores de

mismo, así como si se le presenta o si tiene una inquietud sobre el

VETRA y, a su vez, podrían ser considerados como vio-

cumplimiento del Código, de una política, estándar o procedimiento

latorios del presente Código y acarrear las consecuencias

de VETRA , o cualquier otro requerimiento de la Compañía o la ley,

que correspondan por dicho incumplimiento.

usted tiene el derecho y la responsabilidad de plantear esa inquietud ante la Consultoría Jurídica y de Procesos o ante la Línea Ética.

Dirección de Consultoría Jurídica y de

Si no está seguro del significado de alguna parte del Código, si tiene

Procesos de VETRA y Línea Ética

inquietudes sobre cómo está siendo aplicado o si considera que se ha

El área de Consultoría Jurídica y de Procesos de VE-

presentado un incumplimiento al mismo, usted debe plantear inmediata-

TRA es un área transversal en la Organización para

mente esto con su supervisor o gerente. En caso que lo anterior no sea

facilitar la resolución de consultas e inquietudes de

posible o considere que no es apropiado hacerlo, contacte al correspon-

conducta de negocio. La Línea Ética es un mecanis-

diente representante del área de Consultoría Jurídica y de Procesos.

mo de recepción de denuncias que busca evitar/mi-

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

tigar los riesgos corporativos, de fraude y conductas

serán evaluadas de manera oportuna. La confidencialidad con

inapropiadas y demuestra nuestro compromiso con

respecto a la formulación y manejo de las consultas e inquietudes

el buen Gobierno Corporativo.

será respetada y las mismas serán atendidas con la reserva y cui-

Usted puede contactar al Área de Consultoría Ju-

dado propio de este tipo de asuntos.

rídica y de Procesos o la Línea Ética por teléfono, e-mail, página de internet, fax o correo. Ver

Al plantear una inquietud, se le preguntará para qué Campo

la contratapa del Código para los detalles sobre

o Gerencia trabaja, la naturaleza del tema, quién está involu-

cómo contactar al Área de Consultoría Jurídica y

crado y qué pasos ha tomado usted hasta el momento para

de Procesos y a la Línea Ética.

abordar el asunto. El proceso para abordar una inquietud dependerá de la naturaleza y severidad del asunto. Es posible

Protección contra las represalias

que la orientación y guía que reciba sobre alguna inquietud le

VETRA no tolerará ninguna forma de casti-

permitan resolver el asunto usted mismo. Sin embargo, si ha-

go, acción disciplinaria o de represalia con-

biéndose surtido el procedimiento anterior no puede resolver

tra cualquier persona por plantear o ayudar a

la inquietud o si la inquietud requiere ser referida, evaluada o

abordar de manera fundamentada una inquie-

investigada, se le comunicaran los próximos pasos a seguir, el

tud de conducta de negocio. Las represalias

marco de tiempo estimado para la implementación de dichos

son causales de medidas disciplinarias, las

pasos a seguir y el proceso para recibir retroalimentación.

cuales pueden llegar incluso a la terminación del respectivo vínculo contractual, depen-

La Confidencialidad es respetada

diendo de la gravedad del hecho.

Cuando usted plantea una inquietud, su identidad y la información que usted provee sólo será compartida entre las

¿Qué pasa cuando se plantea una inquietud respecto a conducta de negocios?

personas que necesariamente requieran conocer del hecho o situación en cuestión, para poder abordar la inquietud según lo requieran las disposiciones legales y/o internas de

Todas las consultas sobre el contenido e interpre-

VETRA, o bien cuando así usted los solicite o cuando im-

tación del Código e inquietudes sobre su cumpli-

parta su consentimiento para tal efecto.

miento serán tratadas de manera seria y objetiva y

Usted puede elegir permanecer anónimo al presentar una in-

Código de Ética

quietud ante La Consultoría Jurídica y de

Incumplimientos del Código

Procesos o en su defecto podrá optar por la

El no cumplimiento de las directrices y procedimientos previstos

Línea Ética, para lo cual, a su solicitud, se pue-

por VETRA en el presente Código (según se describen en nuestras

den tomar las medidas necesarias para manejar el

políticas, estándares y procedimientos) es visto por la compañía

caso bajo esa premisa y permitir que usted en todo

como un incumplimiento grave a las obligaciones de los emplea-

caso cuente con una vía de comunicación y con

dos, en cuyo caso deberá ser abordado por la gerencia de la compa-

la correspondiente retroalimentación. Sin perjuicio

ñía o por las personas responsables dentro de la misma. Los hechos

de lo anterior, para poder dar un manejo adecuado

constitutivos de incumplimiento al Código pueden conducir a la

a este tipo de asuntos se sugiere que suministre su

implementación de acciones de índole disciplinaria y son conside-

nombre y detalles de contacto, especialmente si el

rados faltas graves. Las acciones pueden incluir la terminación del

tema requiere de mayor evaluación o investigación.

respectivo contrato de trabajo o vínculo contractual, además de todas aquellas otras acciones previstas en la ley.

Obligaciones de la Consultoría Jurídica y de Procesos

Los Directores y Gerentes deberán responder no sólo de su propia

El personal de la Consultoría Jurídica y de Pro-

conducta de negocio, sino por supervisar la de sus subordinados y

cesos serán los encargados de tomar, atender y

tomar las medidas conducentes en caso que tengan conocimiento

responder a inquietudes de conducta de negocio

de alguna situación o hecho que constituya un incumplimiento

y se comprometen a:

del Código. Una vez formulada una consulta por medio de la cual

• Tratar todas las inquietudes seriamente, de manera

VETRA tenga conocimiento que un incumplimiento al Código

objetiva y, en lo posible, en forma confidencial.

ha acontecido, la naturaleza de cualquier acción disciplinaria o de

• Responder a todos los temas planteados pronta y profe-

otro tipo será determinada por la gerencia del caso, el Gerente de

sionalmente, tomando en cuenta las políticas, estándares

Recursos Humanos o ante el funcionario que delegue el Director

y procedimientos de la compañía.

General, que les oirá y resolverá en justicia y equidad.

• Entregar información precisa y orientación consistente con este Código, o buscar el consejo de ex-

Si la situación involucra un incumplimiento de la ley, el asunto

pertos con los conocimientos y objetividad adecua-

también puede ser referido a las autoridades competentes para

dos para efectos de lo anterior.

su conocimiento y consideración. Además de no cumplir con los

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

lineamientos y directrices previstos en el presente

dos los pasos adecuados para prevenir daños, lesiones y enfermedades

Código, las siguientes accionesy/o omisiones tam-

en el lugar de trabajo, alineándose con nuestra meta de “Reducción de

bién se consideraron conductas graves que pueden

Índices de Accidentalidad”.

resultar en acción disciplinaria: • Solicitar a otros que violen o incumplan lo previs-

VETRA se encuentra comprometida con el logro de implementar prác-

to en el Código.

ticas líderes para la industria petrolera en relación con la salud y seguridad

• No plantear prontamente incumplimientos al

de sus colaboradores. En todos los casos debemos tratar de cumplir o

Código conocidos o cuya apariencia sea razonable-

exceder los requerimientos legales y de cualquier otro tipo. En este sen-

mente fundamentada.

tido, creemos que todos los accidentes, enfermedades y lesiones ocupa-

• No cooperar con las investigaciones de posibles

cionales se pueden prevenir o evitar.

incumplimientos en relación a su propio comportamiento o al de otros.

Nuestra prioridad es asegurar que todos nuestros colaboradores, sin

• Tomar represalias contra otra persona por reportar

importar cuál sea su centro de trabajo o la actividad que desempe-

una inquietud de conducta de negocio.

ñen, regresen a sus hogares sanos y salvos al final de cada día

• No demostrar liderazgo y diligencia para asegurar el

de trabajo. En todos los niveles de nuestra organización

cumplimiento del Código y la ley.

las prácticas de salud y seguridad son gobernadas por políticas, estándares y procedimientos obligato-

Salud y seguridad

rios que son aplicables a todos los colabora-

Un valor clave es nuestro compromiso primordial con

dores, sin perjuicio del tipo de vínculo que tengan con la

la salud y seguridad con respecto a nuestros colabora-

compañía. Las Direcciones y Gerencias, con el apoyo de

dores, el medioambiente y las comunidades presentes

La Consultoría Jurídica y de Procesos, son responsables

en las áreas en las cuales desarrollamos nuestras opera-

de la implementación de estos estándares y procedimien-

ciones. La seguridad no sólo dependen de una planta y

tos y de asegurar que los sistemas de apoyo estén debida-

equipamiento técnicamente adecuados, sino también

mente previstos y que sean debidamente implementados.

de todas las personas que desarrollan actividades para VETRA, quienes, en el marco de nuestra programa

Así mismo, se ha establecido (y se continuarán estableciendo)

“Cero Accidentes”, deben comprometerse a tomar to-

metas de salud y seguridad para todos los niveles de la compañía y

Código de Ética

el desempeño es monitoreado en forma rigurosa, para lo

¿Qué debo hacer?

cual será medido, informado y analizado continuamente.

● Cumpla con los requerimientos de sus estándares y procedimientos obligatorios de salud y seguridad y ayude a otros que

Seguridad personal Proteger la seguridad de nuestros colaboradores en los lugares de trabajo es crucial. Por lo tanto es de vital importancia que todos ellos entiendan y sigan los procedimientos de seguridad del negocio u operación y reporten tan pronto les sea posible cualquier circunstancia que parezca representar una amenaza para ellos, otras personas o los equipos e instalaciones.

trabajan con usted a hacer lo mismo. ● Asegúrese de identificar, evaluar y tomar los pasos para controlar los peligros de salud y seguridad asociados a su trabajo y a su espacio de trabajo. ● Detenga inmediatamente cualquier trabajo que parezca ser inseguro. ● Use los equipos de protección personal requeridos para la tarea que está realizando. ● Maneje y disponga de todos los materiales en forma adecuada, segura y legal. ● Asegúrese saber qué hacer si ocurre una emergencia en su lugar de trabajo y que los visitantes estén familiarizados y entiendan con los procedimientos de emergencia. ● Informe a su Director o Gerente de cualquier accidente, lesión, enfermedad, condición poco segura o sana, incidente, derrame o liberación de material al medioambiente, de modo que se pueda tomar una acción adecuada para prevenir, corregir o controlar aquellas condiciones. Nunca asuma que otra persona reportará el riesgo o inquietud y que, por ende, usted no necesita informarlo. ● Otorgue debida consideración a los reclamos o advertencias sobre una situación o condición que represente peligro, ya sea de fuentes internas o externas, particularmente aquellas que tratan sobre la salud y seguridad.

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¿Qué no debo hacer?

Uso de alcohol, drogas y tabaco

● Realizar un trabajo a menos que esté debidamente

En apoyo a nuestra meta de “Cero Tolerancia” para nuestros co-

capacitado, sea competente, apto médicamente y lo

laboradores, todos los lugares de trabajo de VETRA deben estar

suficientemente descansado y alerta para hacerlo.

libres del uso o consumo de alcohol y sustancias psicoactivas ile-

● Realizar trabajos cuando usted pudiese estar afec-

gales y del uso indebido de drogas legales o prescritas, así como

tado por el consumo de alcohol o drogas (ilegales,

de cualquier otra sustancia considerada psicoactiva.

legales o prescritas). ● Usar o tolerar amenazas, intimidaciones u otra

En línea con nuestro compromiso de ofrecer y mantener un ambiente

forma de violencia en el trabajo.

de trabajo seguro y saludable, mientras se estén desempeñando activi-

● Ingresar a las instalaciones de VETRA armas

dades para la Compañía, los empleados de VETRA deben mantenerse

o cualquier tipo de elemento que pueda generar

en condiciones y capacidades adecuadas para desarrollar las labores y

condiciones de inseguridad, a menos que legal-

actividades que le fueron asignadas, garantizando no encontrarse afec-

mente y expresamente esté autorizado por la

tados por sustancias psicoactivas (drogas ilegales o legales, incluyendo

compañía para hacerlo.

al alcohol), capaces de ocasionar cambios en el estado de ánimo o de alterar las percepciones, con excepción de aquellas que hayan sido pres-

Nunca se deben comprometer los procedimien-

critas por médico tratante, caso en el cual deberán ser de conocimiento

tos de seguridad y es inaceptable que la produc-

del área médica de la empresa.

ción esté por encima de estos procedimientos. Usted debe considerar primero discutir cualquier

El consumo o encontrarse bajo los efectos de sustancias psicoactivas in-

situación de peligro con su supervisor o con la

cluyendo el alcohol, en desarrollo de la jornada laboral no está permitido

persona encargada de supervisar la correspon-

en ningún lugar de trabajo de VETRA, incluyendo sus oficinas adminis-

diente actividad. Si se siente incómodo haciendo

trativas o en sus áreas e instalaciones de operación. Por tal motivo, no está

esto, o si es ignorado, usted debe hablar con su

permitido el consumo de alcohol en los eventos realizados en instalaciones

Gerente de HSE u otra gerencia de la administra-

de VETRA, aún si los mismos tienen lugar en horarios que se encuentran

ción superior. Si el asunto no es adecuadamente

fuera de la jornada laboral, bajo orden y/o representación del empleador.

resuelto, contacte aa la Consultoría Jurídica y de

Como regla general, VETRA no permite fumar en sus instalaciones, inclu-

Procesos o através de la Línea Ética.

yendo cafeterías, comedores, cobertizos (tejados que salen fuera de la pared

Código de Ética

y sirven para protegerse de la lluvia), parqueaderos, jardines,

exhibidos por usted o por cualquier otro colaborador.

puertas o vías de ingreso a las áreas o sedes de la compañía,

● Trate el asunto de dependencia de los demás colaboradores en

de tal manera que se pueda prevenir la exposición de los

forma confidencial. En el evento que identifique una condición

otros colaboradores al humo y que los mismos no se con-

de dependencia en otro colaborador, infórmela al área de Salud

viertan en fumadores pasivos.

Ocupacional de la Compañía. ● Informe al médico del área de HSE y/o a los enfermeros de

VETRA tampoco permite la posesión o uso de sus-

campo cuando por razones médicas deba usar medicamentos cuya

tancias ilegales en las instalaciones de la compañía, en

acción pueda afectar su habilidad de realizar su trabajo en forma

eventos organizados por la misma o en cualquier otro

segura. Es su deber solicitar orientación adicional de ser necesario.

asociado a cualquiera de sus asuntos. VETRA ha dise-

● Coopere con los programas de pruebas de consumo de alcohol

ñado e implementado pruebas de uso o consumo de

y drogas implementados por la Compañía. Participe en las campa-

alcohol y drogas, así como programas de apoyo para

ñas de promoción y prevención programadas por la Compañía y

ayudar a los empleados que se encuentren en situacio-

permitir la práctica de los examenes que define la compañía como

nes de dependencia a dichas sustancias. Un desempe-

mecanismo para identificar el consumo de alcohol y drogas.

ño laboral deficiente causado por el uso o consumo de alcohol o drogas o por estar bajo el efecto de las mis-

¿Qué no debo hacer?

mas, constituye una falta grave y como una violación a

● Realizar su trabajo o actividades bajo el efecto del alcohol y/o demás

la política de prevención de consumo de alcohol, taba-

sustancias psicoactivas que afecten o alteren su estado o desempeño.

co y drogas de la Compañía, en adelante “La Política”.

● Consumir, ofrecer, distribuir o hacer disponibles a otros colaboradores bebidas alcohólicas, sustancias psicoactivas o tabaco

¿Qué debo hacer?

en cualquier instalación u oficina de VETRA. No está permitido

● Presentarse al trabajo y desarrollar el mismo dan-

el consumo de alcohol durante los eventos de la Compañía reali-

do cumplimiento a la Política de prevención de con-

zados en sus instalaciones, aún si los mismos tienen lugar en ho-

sumo de alcohol, tabaco y drogas y comportarse en

ras fuera del horario de trabajo, en representación del empleador.

forma responsable en la ejecución de sus labores.

● Ignorar casos, eventos o situaciones que vulneren la Políti-

● Identificar y tomar la acción adecuada al reco-

ca, si usted es testigo o tiene conocimiento fundamentado de

nocer síntomas de una condición de dependencia

la existencia de alguno.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Igualdad en el empleo

das al trabajo en cuestión. Las decisiones basadas en atributos que

VETRA tiene el compromiso de desarrollar y man-

no están relacionados al desempeño laboral (por ej. raza, color, género,

tener una fuerza de trabajo diversa y proveer de un

religión, asociaciones personales, nacionalidad, edad, discapacidad, afi-

ambiente de trabajo en el que cada colaborador sea

liaciones políticas, estado civil, orientación sexual, y responsabilidades

tratado con equidad y respeto, permitiendo acceso a

de familia, etc.) son considerados como un acto de discriminación y

las oportunidades necesarias para contribuir al éxito

por tal motivo no están permitidas ni serán toleradas.

del negocio de la compañía y de identificar, cultivar y desarrollar su potencial personal.

VETRA buscará y hará cumplir sus políticas internas como las

Teniendo en cuenta los derechos fundamentales y la

obligaciones legales aplicables, más sin embargo, y en el caso que

legislación laboral colombiana no se contratarán di-

no sea posible la concordancia o convivencia de política y obliga-

recta o indirectamente menores de edad; así mismo se

ción, prevalecerá la legislación vigente.

prohíbe a nuestros contratistas la contratación de los mismos con el fin de garantizar protección al menor y

Usted, junto con su jefe inmediato, son responsables de asegu-

evitar todo tipo de trabajo infantil y trabajo forzado.

rar que en la realización de su labor: • Sepa qué se requiere de usted en su trabajo.

Al vincularse a VETRA se espera que usted sea cons-

• Tenga evaluaciones de desempeño abiertas

ciente de nuestro compromiso con la igualdad en el

y constructivas, acompañadas de la corres-

empleo y la defensa de los derechos humanos, y que

pondiente retroalimentación.

acate estos compromisos en el desarrollo y ejecución

• Cuente con el apoyo necesario

de su trabajo y actividades. El trabajo, las oportunida-

para desarrollar sus capacidades

des de desarrollo y las posibilidades de ascenso o de

profesionales de acuerdo con

avanzar en la organización son ofrecidos y otorgados

las políticas, programas y re-

con base en los méritos de las personas.

cursos con que cuente la compañía para tal efecto.

Todos los colaboradores y postulantes a una vacante

• Sea reconocido y re-

serán tratados y evaluados de acuerdo a sus habilida-

compensado competi-

des, calificaciones, capacidades y aptitudes relaciona-

tivamente por su des-

Código de Ética

empeño basado en los méritos alcanzados.

● Entienda y actúe acorde a la legislación y consideraciones cul-

• Sea tratado en forma justa, con respeto y dignidad

turales locales, que pudiesen impactar las decisiones y acciones en

y sin discriminación.

el lugar de trabajo, y mantenga y promueva los derechos humanos de nuestros colaboradores y contratistas.

¿Qué debo hacer?

● Contacte a la Consultoría Jurídica y de Procesos si tiene preguntas

● Demostrar objetividad, imparcialidad y respeto en

sobre la aplicabilidad de las normas o leyes, la Compañía, mediante

todos sus asuntos

sus herramientas de comunicación, le informará el esquema para fa-

● Asegurar que las decisiones que tome o que apli-

cilitarle su interacción con la organización.

quen a usted en relación con su vinculación y trabajo,

● Informe a su jefe inmediato cualquier evidencia de trabajo

incluyendo reclutamiento, promoción, capacitación y

infantil o forzado en nuestras operaciones o aquellas ligadas

desarrollo, compensación y términos de su contrato

a nuestro negocio.

se basen únicamente en criterios de mérito y considera-

● Conozca y cumpla el procedimiento de Selección y Contratación de personal.

ciones comerciales aplicables y adecuadas.

¿Qué no debo hacer? ● Realizar o tolerar actos de discriminación de cualquier tipo. ● Tomar decisiones respecto de personal o colaboradores con base en atributos no relacionados al desempeño en el trabajo o actividades por parte del individuo. ● Atentar contra los derechos humanos de nuestros colaboradores o terceros con quienes tratamos.

Acoso Laboral VETRA no tolera ni acepta ninguna forma de acoso laboral como parte de las actuaciones y actividades que desarrolle en el ejercicio de su objeto social. Las personas son la base de nuestro éxito y todos nuestros colaboradores deben ser tratados con equidad,

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

respeto y dignidad. Los colaboradores nunca de-

de acoso pueden sufrir una enfermedad física o mental, y pueden

ben participar en acciones o comportamientos que

verse afectadas sus relaciones laborales y personales. De tal forma,

constituyan acoso, intimidación u hostigamiento.

el hecho que se presenten situaciones de acoso en VETRA puede ser igualmente serio y delicado, ya que puede afectar la moral y pro-

El acoso es una acción, conducta o comportamiento no

ductividad de los colaboradores que sean objetos pasivos de este

deseado, que a una persona razonable podría parecerle

tipo de conductas, así como a que se presenten mayores grados de

indeseada, humillante, intimidante u ofensiva. La intimi-

ausentismo y rotación, estándares de desempeño más bajos y la in-

dación u hostigamiento es un comportamiento repetido

terposición de acciones legales en contra del sujeto activo de dichas

dirigido hacia un individuo o grupo de individuos que

conductas y de la compañía misma.

no es razonable y crea un riesgo a la salud o seguridad. El acoso e intimidación u hostigamiento son ilegales en

VETRA acata la ley y las regulaciones que gobiernan el trato justo

muchos países y pueden conducir a sanciones para los

y apropiado de los demás, incluyendo aquellas correspondientes a

individuos y para la compañía.

acoso laboral y a aquellas conductas constitutivas del mismo, más sin embargo buscamos ir más allá del simplemente cumplimiento

Sin perjuicio de lo anterior, el acoso e intimidación u hos-

de la ley, por lo cual es importante evaluar nuestro comportamiento

tigamiento no deben ser confundidos con consejos, in-

en relación a los valores. Todos nuestros colaboradores son respon-

dicaciones o instrucciones sobre el desempeño laboral o

sables por asegurarse de considerar las implicaciones de su propio

comportamiento relacionado al trabajo de un individuo o

comportamiento en todo momento y tomar los pasos correctivos

grupo, el cual puede incluir críticas al desempeño laboral.

necesarios, incluyendo:

La retroalimentación o consejería sobre el desempeño o comportamiento laboral está dirigida a ayudar a los em-

• Apoyar a sus colegas para actuar adecuadamente y/o plantear

pleados a mejorar su desempeño o ajustar un comporta-

una inquietud de conducta de negocio.

miento y debe ser constructivo y no humillante.

• Estar preparados para adaptar su comportamiento en reconocimiento a que las acciones o comportamientos que son

Los efectos del acoso en los individuos pueden ser

aceptables en una cultura pueden no ser aceptables en otra.

serios y pueden incluir sentimientos de enojo, con-

• Asegurar que cuando se viaje o trabaje en otra oficina o país,

fusión, desamparo, miedo o depresión. Las víctimas

usted y cualesquier asociados de negocio que lo acompañen o con

Código de Ética

quien interactúen estén familiarizados con los com-

¿Qué no debo hacer?...

portamientos, prácticas y costumbres locales, y mos-

● Comportarse con otras personas de manera que pudiese ser

trar respeto por estos en sus asuntos de negocio.

razonablemente percibida como ofensiva, insultante, intimidante,

• Realizar una capacitación intercultural adecuada, por

maliciosa o humillante.

ejemplo, al ser asignado a un área de operación o des-

● Asumir que lo que puede ser considerado aceptable en una

tino geográfico diferente.

cultura es igualmente aceptable en otra. ● Hacer chistes o comentarios cuyos contenidos sean ofensivos o in-

Si tiene dudas sobre cualquiera de los anteriores

apropiados desde el punto de vista del respeto, tales como, limitarse a:

puntos, siempre solicite ayuda a cualquiera de los

puntos de vista raciales, étnicos, religiosos, sexuales, o relacionados a la

miembros de Comité de Convivencia o también al

edad, apariencia física o discapacidad, al rendimiento laboral, o a la pres-

área de Recursos Humanos

tación de un servicio etc. ● Participar en actitudes o acciones que constituyan o puedan ser

¿Qué debo hacer?

percibidas como conductas de acoso laboral.

● Tratar a todos los demás colaboradores y terceros

● Distribuir o exhibir material escrito, gráfico, visual, auditivo,

con respeto y dignidad.

digital o de cualquier otro tipo, cuyo contenido sea ofensivo o

● Expresar y manifestar respetuosamente a una

inapropiado.

persona si le molestan sus acciones o comporta-

● Diseminar rumores maliciosos o usar los recursos de VETRA

miento, explíquele el por qué y pídale que cese este

para generar o transmitir material despectivo, discriminatorio,

comportamiento. Si usted no se siente cómodo ha-

abusivo o acosador.

ciendo esto o si este enfoque no resuelve el asunto, acuda al Comité de Ética de la Compañía.

Información personal y privacidad

● Fomentar un ambiente de trabajo libre de acoso.

VETRA solicitará y almacenará la información personal de sus

● Prepararse para adaptar su comportamiento de

colaboradores que sea necesaria para cumplir con los requeri-

acuerdo a los hábitos, prácticas y costumbres lo-

mientos del negocio, con respeto a los límites que defina la ley. La

cales, siempre y cuando tal comportamiento no

información personal es aquella que se relaciona a un individuo

viole los derechos humanos individuales, las leyes

quien puede ser identificado por esa información o datos, o en

o los valores de VETRA.

combinación con otros datos que estén en posesión de VETRA.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

VETRA sólo recolectará la información personal es-

los medios y equipos suministrados a estos para el desarrollo de

trictamente necesaria y que legalmente le sea permitida,

sus funciones, absteniéndose en todo caso de hacer uso o divul-

de una manera razonablemente pertinente. No usará ni

gar dicha información.

divulgará tal información para ningún otro propósito diferente a aquél para el cual fue recolectada y confor-

En la medida que lo permita la ley, VETRA se reserva el de-

me a su Política de Manejo de Datos Personales. Los

recho de monitorear o auditar el uso de sus sistemas de infor-

datos, información o comunicaciones electrónicas crea-

mación por parte de sus colaboradores, así como también se

das o almacenadas en computadores u otros medios de

reserva la facultad de acceder a las comunicaciones electróni-

VETRA, relacionados con el ejercicio de las funciones

cas o información almacenada en sus sistemas para efectos de

de sus colaboradores o el desarrollo de la razón social

mantenimiento, necesidades del negocio o para cumplir con un

de la Compañía, serán considerados como de acceso y

requerimiento legal o de las políticas de la compañía. Si tiene

propiedad de VETRA. En lo posible, los colaboradores

alguna duda sobre el acceso a o el manejo de la información

de VETRA se deben abstener de guardar información

personal de otros colaboradores, consulte a la Consultoría Jurí-

personal en las herramientas proporcionadas por la mis-

dica y de Procesos.

ma para la ejecución de sus funciones. Sin perjuicio de lo anterior, VETRA se compro-

¿Qué debo hacer?...

mete a salvaguardar la privacidad de la información

● Cuando sea razonable y práctico hacerlo, sólo recolectar infor-

personal de sus colaboradores que se encuentre en

mación personal directamente de la persona en cuestión. ● Cumplir con todos los requerimientos legales que aplican a la recolección, uso y almacenamiento de información personal. Sólo almacene y utilice la información personal que sea necesaria para las actividades y funciones que le hayan sido asignadas de manera debidamente fundamentada y justificada. ● Utilice la información personal sólo para el propósito para la cual fue recolectada, a menos que el uso de la misma para otros fines sea aprobado por el titular de dicha información de manera expresa y por escrito.

Código de Ética

● Adopte las medidas de seguridad adecuadas

● Autorizar a VETRA para que pueda auditar, inspeccionar y en

para proteger el acceso a la información perso-

general revisar el bueno uso de las herramientas de trabajo que

nal y contra riesgos tales como pérdida o des-

son suministradas, tales como correos electrónicos, computado-

trucción, acceso, uso, modificación o divulga-

res, líneas de teléfono, etc...

ción no autorizados de datos. ● Capacite al personal encargado de manejar la

¿Qué no debo hacer?

información personal de los colaboradores y de

● Acceder a información personal a menos que tenga la autori-

los demás medios informáticos, de comunicación

zación expresa y escrita de la persona facultada para otorgarla y

y demás, con la finalidad que se garantice lo esti-

que tenga una clara necesidad comercial, laboral u operativa para

pulado en la presente política.

acceder esa información.

● Adopte las medidas necesarias para asegurarse

● Entregar información personal de un colaborador a cualquier

que la información personal no sea almacenada

otra persona vinculada o no vinculada a VETRA, sin contar con la

más allá de lo legalmente requerido o necesario

autorización correspondiente.

para cumplir con la necesidad del negocio para

● Realizar verificaciones de referencias sin contar la autorización

la cual la información fue recolectada.

respectiva o el consentimiento del individuo.

● Mantenga y asegure la precisión y veracidad de

la información personal a la que tenga acceso y

Trabajando con los gobiernos

que sea su responsabilidad.

VETRA respeta la autoridad de los gobiernos y autoridades lo-

● Conozca y cumpla el Manual de Políticas para el

cales, cualquiera que sea el lugar en el que se realiza la actividad

tratamiento de datos personales.

y negocio. Para tal efecto nuestro compromiso consiste en man-

● Autorizar a VETRA para que almacene, utilice o

tener relaciones transparentes y respetuosas de la ley con los go-

haga tratamiento sobre la información que siendo

biernos y sus entidades, funcionarios y personal. La capacidad

personal, sea suministrada en ejecución del vínculo

que tenga VETRA para desarrollar sus actividades y negocios

contractual existente.

está directamente afectada por las determinaciones adoptadas

● Actualizar la información que siendo personal sea

por los gobiernos, por lo cual busca tener espacios abiertos y

suministrada a VETRA en ejecución den vínculo

constructivas con estos.

contractual existente.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Para efectos de lo anterior la compañía regularmente

área de negocio u operación y de la Consultoría Jurídica y de Procesos de

comparte información e intercambia opiniones con los

la compañía, si recibe una solicitud no-rutinaria de un funcionario de un

gobiernos locales con respecto a los temas que guardan

gobierno, autoridad o agencia regulatoria.

relación con sus operaciones. Tal intercambio de infor-

● Sea firme en rechazar con respecto a cualquier posible acto de

mación y opiniones es esencial para la toma de decisiones

corrupción y esté consciente de los tiempos y dificultades que puede

informadas, tanto de los gobiernos como de VETRA

implicar con los permisos y autorizaciones gubernamentales requeridos para desarrollar actividades y negocios en ciertos lugares.

Teniendo en cuenta lo anterior, los colaboradores y terce-

● Conozca y de cumplimiento a la Política de Transparencia e

ros que comparten o discuten información de cualquier

Integridad de VETRA.

índole con los gobiernos por parte de VETRA deben

asegurar que toda dicha información sea precisa, veraz

¿Qué no debo hacer?

y que guarde correspondencia con el asunto en cues-

● Ofrecer algo a un funcionario de gobierno, autoridad o agencia

tión. Cualquier error u omisión respecto de información

regulatoria como contraprestación o incentivo para obtener una

compartida o discutida con entidades gubernamentales o

ventaja inadecuada o que no se encuentre legalmente prevista.

autoridades pueden afectar negativamente la reputación

● Incumplir los requerimientos legales y correspondientes de

y credibilidad de VETRA, así como tener implicaciones

contratos de gobierno, tales como no realizar las pruebas e ins-

desde el punto de vista legal para la compañía y para la per-

pecciones requeridas, sin la aprobación por escrito del funciona-

sona misma. Los colaboradores y terceros que representan

rio gubernamental autorizado.

a VETRA en asuntos de competencia gubernamental de-

● Tratar de obstaculizar la recolección legal de información, datos, tes-

ben cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables

timonios o registros por parte funcionarios de gobierno o regulatorios

sobre la participación de la compañía en asuntos públicos.

debidamente autorizados para tal efecto, u obstaculizar el suministro legal y adecuado de tal información por parte de otro colaborador.

¿Qué debo hacer?

● Tomar represalias contra alguien que legal y apropiadamen-

● Ser veraz, preciso, cooperador y cortés al tratar con fun-

te coopera con las entidades gubernamentales, autoridades o

cionarios del gobierno, autoridades o agencias regulatorias.

agencias regulatorias.

● Notificar y solicitar indicaciones y, de ser necesario,

● Ofrecer o aceptar regalos, dádivas, ofrendas o solicitudes de reembol-

acompañamiento del gerente de mayor jerarquía de su

sar costos al tratar con funcionarios de gobierno.

Código de Ética

● Negociar o incursionar en prácticas constitutivas

lazos con los grupos de interés (stakeholders) relevantes,

de tráfico de influencias en beneficio particular de un

especialmente con aquellos sobre los cuales pueden tener

funcionario de gobierno o de sus intereses particula-

un mayor impacto nuestras operaciones, para identificar y

res, mientras dicho funcionario tiene la capacidad de

abordar sus inquietudes y expectativas.

ejercer influencia en los procesos de toma de decisiones que competen o tiene injerencia sobre VETRA.

Entendemos y valoramos el conocimiento y perspectivas de la comunidad local como parte del insumo requerido para el adecuado

Participando con nuestras comunidades

diseño y desarrollo de nuestras actividades y operaciones. Para ayudar a gestionar nuestra participación con las comunidades locales, todos

Nuestra capacidad de construir relaciones y trabajar en

los sitios u operaciones deben tener un plan de relacionamiento con

forma colaborativa y transparente con nuestras comu-

comunidades, incluyendo un registro de quejas de la comunidad, para

nidades anfitrionas es crítico para el éxito a largo plazo

registrar y rastrear la gestión de las inquietudes de la comunidad.

de la compañía. Nuestro objetivo es ser la compañía de preferencia, valorada y respetada por las comuni-

Inversión en la Comunidad

dades presentes en las áreas en las que operamos. Para

Las actividades y programas con la comunidad son realizados en

lograr este objetivo hemos asumido el compromiso

diversas etapas de nuestros proyectos. Tales actividades y pro-

de crear espacios de participación e interacción con

gramas están diseñados para aportar en el proceso de mejoría

las comunidades y personas que se encuentran en las

de la calidad de vida de las personas que hacen parte de las co-

áreas de influencia de nuestros proyectos y operacio-

munidades presentes en las áreas en las que operamos, o pudié-

nes, sosteniendo diálogos abiertos y transparentes so-

semos operar, contribuyendo al desarrollo sostenible de dichas

bre los diferentes asuntos de interés para todas las par-

comunidades y áreas.

tes y teniendo en cuenta sus opiniones e inquietudes en nuestros procesos de toma de decisiones.

En todos los casos, los programas de inversión en la comunidad deben ser aprobados de acuerdo a los requerimientos legales y de la

Entendemos que nuestras actividades poten-

compañía que sean aplicables y los mismos se deberán implemen-

cialmente pueden impactar las comunidades

tar de acuerdo a procedimientos adecuadamente diseñados, docu-

locales, por lo cual buscamos trabajar y crear

mentados y aprobados. Sin perjuicio de lo anterior, es imperativo

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

que dichos programas sean estructurados y tengan

● Buscar identificar y considerar las inquietudes y expectativas de

un fin transparente, caracterizado por la implementa-

todos los grupos de interés presentes en las áreas de influencia de

ción de buenas prácticas.

nuestros proyectos y especialmente de aquellos expuestos a un mayor grado de impacto por nuestras operaciones, involúcrelos y téngalos

Si usted es responsable de programas de inversión

en cuenta en los procesos de toma de decisiones.

en la comunidad, debe asegurarse que se realice un

● Alinear los programas de inversión en la comunidad con los

proceso de verificación previa antes de contratar a

objetivos comerciales de la Compañía.

algún colaborador o tercero para que implemente

● Ejecutar los programas de inversión en la comunidad de acuerdo

un programa, y, una vez contratado, que dicho co-

con pautas transparentes que describan claramente las prioridades

laborador o tercero entienda cabalmente nuestras

del programa, las áreas de enfoque y el proceso de toma de decisio-

expectativas y sea monitoreado acorde a estas. En

nes pertinente al mismo.

general, debe darse preferencia a colaboradores o

● Monitorear y evaluar periódicamente la efectividad de los pro-

terceros formalmente reconocidos y registrados,

gramas comunitarios.

así como a sus organizaciones asociadas, y a or-

● Investigar las inquietudes y quejas presentadas por los miem-

ganizaciones no gubernamentales reconocidas in-

bros de los grupos de interés (stakeholders) relevantes y pre-

ternacionalmente que tengan presencia en el país.

sentar los resultados de dichas investigaciones a los mismos. ● Conocer y cumplir la Política de Gestion Social VETRA Co-

¿Qué debo hacer? ● Mantener el respeto y preservación de los derechos humanos como parte intrínseca de nuestras actividades y operaciones, así como de la gestión de nuestros colaboradores y en la interacción con las personas de las comunidades presentes en las áreas de influencia donde operamos. ● Respetar las culturas y costumbres de las comunidades y lugares en los que operamos, siempre que no entren en conflicto con el presente Código o la ley.

munidades Indígenas.

Código de Ética

¿Qué no debo hacer?

● Contribuir o favorecer intencionalmente los intereses particulares

● Ofrecer programas de inversión o desarrollarlos a cam-

de cualquier partido político, político o candidato a un cargo público.

bio de, o supeditado a, beneficios o intereses particulares

● Implementar programas de inversión o desarrollo comu-

o buscar influir indebidamente sobre personas o grupos

nitario que pueden conllevar la usurpación o desestabiliza-

para que tomen una decisión a favor de la compañía.

ción de la autoridad a cualquier nivel de gobierno.

● Favorecer intencionalmente a individuos de un gru-

po político, religioso o étnico con base en su perte-

Contribuciones y actividades políticas

nencia a ese grupo. Este tipo de acciones deberán ser

El enfoque de VETRA sobre participación corporativa no

previa y expresamente aprobadas por VETRA y, en

contempla realizar contribuciones políticas en dinero efec-

todo caso, nunca deberán ir en contravía de la ley o de

tivo o en especie, en ningún lugar del mundo y no participa-

los principios y directrices de este Código.

rá directamente en las actividades de los partidos políticos.

● Contribuir a alguna organización religiosa por

Los empleados pueden participar como individuos en los

objetivos religiosos. Pueden ser aceptables los

procesos políticos siempre que quede claro que al hacerlo

proyectos implementados por organizaciones

no están representando a VETRA.

religiosas que entregan servicios a la comunidad en general, siempre y

VETRA no contribuye con fondos (ni apoya) a ningún partido po-

cuando cumplan con todos los otros

lítico, funcionario elegido, o candidato a un cargo público.

requerimientos legales y criterios aplicables por parte de VETRA.

Sin embargo, VETRA expresa sus puntos de vista a los gobiernos en temas que afectan los intereses y operaciones de la compañía. Esto debe hacerse de tal manera que se adhiera a altos estándares de ética, y cumpla con la letra y espíritu de la ley. Los colaboradores y otros representantes de VETRA también pueden participar en eventos o actividades organizadas por un partido político, político o candidato a un cargo público, siempre que tal participación sea sólo para propósitos informativos del negocio. Ejemplos de actividades o contribuciones políticas prohibidas incluyen:

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

• Auspiciar o ser anfitrión de eventos organizados por, o

y regulaciones aplicables que tratan sobre la participación corpo-

asociados con, cualquier partido político o candidato a un

rativa en los asuntos públicos.

cargo público, con el objetivo explícito de reunir fondos.

● Buscar las aprobaciones apropiadas para la participación en cual-

• Usar las instalaciones o equipos de VETRA a título

quier evento o actividad relacionada a negocios organizada por, o

gratuito o con descuento como una donación en espe-

a nombre de, un partido político o candidato, y sea transparente al

cie a un partido político.

realizar tales actividades.

• Asumir directamente o por intermedio de terce-

● Ser consciente de la reputación de VETRA y de cómo el

ros costos y gastos de un partido político o can-

público percibiría sus acciones al tratar con funcionarios públicos.

didato a un cargo público, sin importar la natura-

● Dejar claro que está hablando por usted y no en nombre o

leza de los mismos o la forma en que VETRA se

representación de VETRA al participar en actividades políti-

haga cargo de ellos.

cas a título personal. ● Discutir con su supervisor o gerente por adelantado si tiene la in-

VETRA reconoce los derechos de los empleados

tención de buscar o aceptar un cargo público. Si cree que esto puede

de participar como individuos en el proceso político.

suponer un conflicto de interés, debe documentar esto por escrito.

Usted deberá solicitar permiso para ausentarse si es candidato a un cargo público o si está realizando los

¿Qué no debo hacer?

deberes de un cargo público durante horas normales

.● Hacer una contribución en efectivo o en especie o incurrir

de trabajo. Tal participación, incluyendo las contri-

en un gasto usabdo una cuenta de VETRA a cualquier cam-

buciones de tiempo y dinero, es realizada completa-

paña política, partido político, candidato político, funcionario

mente por su propia cuenta, y sus opiniones políticas

elegido o a cualquiera de sus organizaciones afiliadas

no deben ser presentadas o manifestadas como emi-

● Usar o dejar que otro use cualquier activo o recursos de

tidas por VETRA ni en representación de la misma.

VETRA para cualquier campaña política, partido político, candidato político, funcionario elegido o a cualquiera

¿Qué debo hacer?

de sus organizaciones afiliadas.

● Conducir los negocios a nombre de VETRA con

● Usar donaciones o contribuciones con fines sociales, como

cualquier partido político, o candidato a un cargo

un sustituto para pagos con beneficios políticos.

público, de acuerdo con el Código y todas las leyes

● Utilizar su cargo en VETRA para tratar de influir en cual-

Código de Ética

quier otra persona para hacer contribuciones

Los estándares y procedimientos obligatorios forman la base

políticas o entregar apoyo a cualesquiera parti-

de nuestros sistemas de gestión ambiental, y cubren el ciclo

dos políticos o políticos.

de vida de nuestras operaciones, incluyendo exploración, de-

● Con respecto a cualquier actividad política con

sarrollo de proyectos, operación, cierre y abandono. Cumpli-

la que usted esté involucrado personalmente, usted

remos o, en el caso que sean menos rigurosos que nuestros

debe dejar en claro a los demás que usted no está

estándares, excederemos los requerimientos legales y de otro

representando a VETRA.

tipo aplicables en todos los aspectos de la gestión ambiental.

Medioambiente y Administración en el Manejo de Recursos

Creemos que los riesgos del cambio climático asociados a las concentraciones en aumento de gas de efecto invernadero en

VETRA desarrolla actividades relacionadas con

la atmósfera deben ser abordadas a través de la acción. Una

la extracción de recursos naturales. Nuestro com-

prioridad es mejorar la gestión de la energía y de las emisio-

promiso con la responsabilidad medioambiental

nes de gases de efecto invernadero.

se construye sobre nuestros valores, al buscar asegurar que las consideraciones ambientales

En cumplimiento de nuestro compromiso con la responsabilidad

sean parte integral de la manera como operamos.

medioambiental tratamos de lograr el uso eficiente de recursos, incluyendo la reducción y prevención de la contaminación, y una mayor

En la consecución de este compromiso identifica-

protección de la biodiversidad al evaluar los valores ecológicos y uso

mos, evaluamos y gestionamos nuestros riesgos am-

de la tierra en nuestras actividades. Nuestro enfoque de Administra-

bientales, y buscamos lograr metas que promuevan

ción en el Manejo de Recursos está diseñado para asegurar que se mi-

el uso eficiente de los recursos (incluyendo la reduc-

nimicen y gestionen los impactos de salud, seguridad, medioambien-

ción y prevención de la contaminación, y una mayor

te y comunidad del ciclo de vida asociados a los recursos materiales,

protección de la biodiversidad). En todo momento

procesos y productos relacionados a nuestro negocio.

buscamos participar abierta y honestamente con nuestros grupos de interés, y particularmente con

¿Qué debo hacer?

aquellas personas que puedan sufrir algún impacto

● Cumplir los estándares y procedimientos obligatorios de VETRA en

con ocasión de nuestras operaciones.

materia de salud, seguridad, medioambiente y comunidades.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

● Asumir el compromiso de asegurar que nuestros

¿Qué no debo hacer?

productos y operaciones cumplan los estándares le-

● Ignorar la ocurrencia o posible ocurrencia de un inci-

gales y los estándares propios de la compañía en

dente de carácter medioambiental o suponer

materia de medio ambiente.

que otra persona lo reportará o tomará

● Participar regular, abierta y honestamente con

medidas correctivas al respecto.

nuestros grupos de interés (stakeholders), y to-

● Realizar trabajos que tienen

mar sus puntos de vista en cuenta en el proceso

el potencial de impactar el

de toma de decisiones.

medioambiente, a menos que

● Propender por que el manejo y disposición de ma-

usted se encuentre debidamen-

terias primas, productos y desechos se lleve a cabo de

te capacitado y cuente con to-

manera segura y ambiental y socialmente responsable.

dos los medios físicos para ha-

● Detener o informar inmediatamente sobre cual-

cerlo, contrarrestando o evitando

quier trabajo o actividad que pueda contribuir a un

la ocurrencia de dicho impacto.

incidente de carácter ambiental significativo.

● Contratar a proveedores o contra-

● Informar, de acuerdo al procedimiento establecido

tistas o asociarse con terceros, sin una

para tal efecto, a su supervisor o gerente cualquier ac-

evaluación que tome en cuenta los riesgos,

cidente, incidente, derrame o liberación de material, de

procesos y desempeño en materia de Siste-

modo que la acción apropiada pueda ser tomada para

ma de Gestión de Calidad de dichos terceros.

prevenir, corregir y/o controlar esas condiciones. ● Aliente a los proveedores, socios y clientes de la compañía a participar en prácticas responsa-

Soborno y corrupción

bles de Administración en el Manejo de Recur-

VETRA no tolera ni patrocina acciones cons-

sos para minimizar el potencial de daño en el

titutivas de soborno y corrupción. El soborno

ciclo de vida de nuestros productos.

incluye hacer un pago u ofrecimiento de cual-

● Conocer y cumplir las matrices procedimientos,

quier valor, por cualquier medio, a una perso-

programas e instructivos relacionados con la pro-

na para distorsionar un proceso correcto de toma

tección del medioambiente.

de decisiones, para influir en la decisión de una persona,

Código de Ética

para alentarla a asegurar una ventaja comercial o

¿Qué debo hacer?

competitiva indebida, o para establecer un arre-

● Realizar una revisión adecuada al seleccionar y contratar a terceros.

glo deshonesto.

● Cumplir fielmente la Política de Transparencia e Integridad de VETRA

Nos rigen leyes que prohíben el so-

● Comunicar nuestro requerimiento anti-soborno y anti corrup-

borno y la corrupción. La viola-

ción a terceros vía un contrato formal, con un clausulado especi-

ción de estas leyes es una ofen-

fico. Asegúrese que las actividades de dichos terceros sean moni-

sa seria, que puede resultar en

toreadas y auditadas a lo largo de la vida de su contrato.

sanciones de tipo comercial,

● Asegurarse de entender cabalmente los requerimientos legales apli-

administrativo y penal tanto

cables en materia de sobornos, así como transmitir las reglas aplica-

para la compañía, como para el

bles a los terceros con los cuales tenga algún vínculo la compañía.

colaborador en cuestión. Inclusi-

● Asegurarse de entender que todos los gastos en que incurra

ve la aparente violación de estas leyes

sean registrados en forma precisa y que guarden relación y corres-

puede tener un serio impacto en la reputación de la compañía y/o de su personal.

pondencia con las actividades propias de la compañía. ● Anticipar y planificar de antemano las circunstancias nuevas o potenciales en las cuales pudiese ocurrir acciones de soborno o

Pagos de facilitación

corrupción, con el fin de prevenirlas y evitarlas.

VETRA desincentiva y no tolera la

● Reconocer la necesidad de cumplir las leyes anti-soborno al

práctica consistente en realizar pagos

fijar los indicadores clave de desempeño (KPIs) y no sancio-

para facilitar procesos, trámites o decisio-

nar a los individuos y equipos por no cumplir los KPIs como

nes, los cuales involucran pequeñas sumas

resultado del cumplimiento de estas normas.

de dinero a funcionarios gubernamentales de

● Informar inmediatamente cualquier indicio de pagos indebi-

bajo nivel para obtener servicios rutinarios a

dos o alguna inquietud que pueda tener en relación a la legiti-

los cuales VETRA tiene legalmente derecho.

midad de un pago en efectivo o especie que algún funcionario o área de VETRA piense realizar. Si no está conforme con el manejo dado a la inquietud planteada por usted, plantee el asunto a un gerente de nivel jerárquico superior, a un represen-

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

tante del área legal de la compañía o contacte el

● Hacer algo para alentar o facilitar a otra persona, incluyendo un

Área de Consultoría Jurídica y de Procesos.

agente o representante de VETRA, a realizar un pago indebido.

● Conocer y cumplir la Política de Transparencia e Integridad, así como las Guías o procedimientos que

Conflicto de interés

se derivan de dicha Política. A manera de ejemplo, la

VETRA respeta la privacidad de sus empleados. Sin embargo, en el

Guía de cumplimiento de la ley de Practicas Corruptas

trabajo o en su tiempo personal, nada de lo que usted haga debe en-

en el Extranjero (FCPA) y de la Ley Anti Soborno del

trar en conflicto con su responsabilidad hacia VETRA o compro-

Reino Unido (UK Anti-Bribary Act).

meter de ninguna forma la calidad de su desempeño en el trabajo, su compromiso hacia su trabajo y su capacidad de tomar decisiones

¿Qué no debo hacer?

imparciales en los asunto relacionados con VETRA.

● Ofrecer algo de valor a un funcionario público

Un conflicto de interés surge cuando un colaborador está en una

o a otra persona para obtener una ventaja impro-

posición de toma de decisiones y participa en una actividad o

pia, ya sea real o aparente.

adquiere otro interés o lealtad que pone en peligro, o podría poner

● Permitir que se pacten o paguen comisiones, boni-

en peligro, su juicio, objetividad e independencia, ya sea frente a un

ficaciones o cualquier otro pago con fines diferentes a

tema específico o con respecto a la compañía en general. Los conflic-

aquellos permitidos para efectos del proceso en cues-

tos de interés pueden surgir de muchas maneras, ejemplos comunes

tión. Esto incluye acuerdos con individuos política-

de los mismos serían:

mente influyentes, compañías u organizaciones cuyos

• Tener trabajos y vínculos comerciales externos.

honorarios no guardan proporción con los servicios

• Trabajos y vínculos de parientes cercanos.

ofrecidos y prestados.

• Ofrecer o aceptar ofrecimientos, regalos y dádivas de

● Hacer un pago a una persona (en efectivo o es-

terceros vinculados a VETRA.

pecie) por un servicio al que VETRA normalmen-

• Buscar oportunidades de negocio de VETRA para

te no tiene acceso. Ejemplos de lo anterior serían

beneficio personal.

pagos a un funcionario público para que trabaje

Deben evitarse los asuntos de negocios y relaciones perso-

sobretiempo, trabaje durante los feriados locales o

nales que causan o pudiesen causar conflictos de interés o

realice deberes que van más allá del alcance normal

crear la apariencia de un conflicto o potencial conflicto con

de su descripción de trabajo.

las obligaciones de un individuo hacia VETRA. Por lo tanto,

Código de Ética

usted debe declinar o abstenerse de participar

● Informar a su Director o gerente por escrito de cualesquiera acti-

en cualquier proceso de toma de decisiones en

vidades externas, intereses financieros o relaciones que puedan invo-

el que tenga un interés que influya, o pueda ser

lucrarlo en un conflicto de interés.

percibido como que va a influir, sobre su capa-

● Obtener la debida aprobación antes de aceptar un cargo de funcio-

cidad de tomar una decisión objetiva y cumplir

nario o director en otra compañía u organización.

sus obligaciones para con VETRA.

● Ejercer el sentido común al decidir ofrecer o aceptar ofrecimientos, regalos y dádivas.

Así mismo, debe informar por escrito prontamente a

● Declinar participar en cualquier proceso de toma de decisio-

su supervisor o gerente sobre cualquier actividad ex-

nes en el que tenga un interés que influye, o que sea percibido

terna, intereses financieros o relaciones que puedan

como que puede influir sobre su capacidad de tomar una deci-

involucrarlo en un conflicto de interés real o aparen-

sión objetiva y cumplir sus responsabilidades para con VETRA.

te. Su supervisor o gerente asegurará que el asunto sea revisado adecuadamente. Esto incluirá considerar

¿Qué no debo hacer?

si es apropiado que usted reanude cualesquiera dis-

● Ocupar cargos en organizaciones que tengan asuntos de negocios con

cusiones o actividades que involucran la situación o

VETRA (incluyendo competidores, clientes o proveedores, o su propio

condición que genera el conflicto.

negocio familiar) si está en posición de influir en las transacciones o si la relación en sí crea un conflicto de interés real, potencial o aparente.

¿Qué debo hacer?

● Contratar, promover o supervisar directamente a un pa-

● Diligenciar al ingreso a VETRA y con una frecuencia

riente cercano, a menos que esto haya sido expresamente au-

anual el Acta de Revelación de Conflictos de Interés

torizado por la persona o área competente.

● Conducir todas sus relaciones comerciales de manera

● Ofrecer, solicitar o aceptare ofrecimientos, regalos o dádivas de

profesional, imparcial y competitiva.

terceros con intereses en asuntos comerciales que involucren a

● Evitar todos los asuntos de negocios y relaciones

VETRA. Esto incluye acciones directas como las indirectas de este

personales que causen o puedan causar conflictos

tipo, por medio de las cuales se da la impresión que el ofrecimiento, regalo

de interés (reales o potenciales) o que creen la apa-

o dádiva serían apropiadas o deseables.

riencia de un conflicto en relación a sus obligacio-

● Hacer mal uso de los recursos de VETRA o de su cargo o influen-

nes para con VETRA .

cia en VETRA para promover o ayudar a una actividad externa.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

● Buscar a título personal o aprovechar oportunidades

¿Qué debo hacer?

en las cuales VETRA podría tener un interés y que son

● Diligenciar al ingreso a VETRA, anualmente y al momento de

objeto de decisión a través de su cargo en VETRA.

retiro, el Acta de Declaración de Bienes Inmuebles, Ingresos y

● La oferta de descuentos personales u otros beneficios de

Vehículos Automotores.

proveedores o clientes, que el público general y sus compa-

● Reportar ante la Consultoría Jurídica y de Procesos o en la Línea

ñeros de trabajo no reciben.

Ética cualquier asunto, situación o acción que tenga vínculos con

● Invertir en un competidor, cliente o proveedor de

fondos y/o bienes ilegítimos o prácticas surgidas por actos ilegales

VETRA , a pesar de que tal actividad no pudiese crear

que pongan en juego la reputación y operaciones de VETRA.

un conflicto de interés inmediato, podría surgir un

● Conocer los antecedentes tanto de los colaboradores internos y externos,

conflicto de interés, por ejemplo, si un empleado tie-

como de los terceros con los que trabajamos o tenemos algún tipo de vínculo.

ne un interés financiero material en un proveedor de

● Colaborar con las autoridades y personal interno responsable de

VETRA, así como la autoridad para influir sobre los

adelantar investigaciones sobre lavado de activos y actividades conexas.

contratos de VETRA con ese proveedor.

● Conocer y cumplir las políticas y procedimientos de prevención de lavado de activos establecidos por VETRA (Política de

Prevención de lavado de activos o y blanqueo de dinero

Transparencia e Integridad). ● Reportar ante la Consultoría Jurídica y de Procesos de manera

Recibir o hacer uso de dinero, recursos o activos que

escrita, cualquier incremento patrimonial que no se encuentre so-

tienen como origen actividades delictivas, o apoyar acti-

portado por los ingresos que se derivan de la relación contractual

vidades ilegales a través del uso de fondos de origen ile-

existente con VETRA.

gítimo, es considerado lavado de activos. VETRA NO

●Autorizar a VETRA para que pueda consultar o solicitar a terce-

acepta ningún acto que constituya lavado de activos ni

ros, cluaquier base de datos o información relacionada con opera-

tolera el uso de dinero, recursos o activos provenientes

ciones financieras, centrales de riesgo, compra o venta de activos y

de este tipo de actividades, ya sea por parte de sus cola-

en general cualquiera que permita a la compañía tener un panorama

boradores o de los terceros con los que trabaja o tiene

real sobre la situación patrimonial del empleado.

algún tipo de vínculo.

¿Qué No debo hacer? ● Participar o tener ningún vínculo o beneficio económico, familiar, cultural o político con personas y organizaciones ilegales que

Código de Ética

tengan conexiones con el lavado de activos.

● NO ocultar la propiedad de recursos o bienes propios haciendo

● Prestar el nombre e imagen de VETRA para realizar

uso del nombre de terceras personas.

actos ilegales para el uso de fondos y/o bienes provenien-

Para conocer mayor detalle, revisar las pautas que se establecen

tes de lavado de activos

en la Política de Transparencia e Integridad de VETRA.

● NO utilizar dinero, recursos, propiedades u otros bienes que se presuma provienen de personas u organizaciones al margen de la ley, o que sean el producto de actos delictivos.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Regalos y hospitalidad

ser revisado en la Política de Transparencia e Integridad. El deter-

El ofrecer o aceptar regalos y hospitalidad es una

minar qué es ocasional y un módico valor es un tema de criterio.

contribución legítima para construir buenas relacio-

Como pauta, mientras más alto sea el valor monetario del regalo u

nes comerciales. Sin embargo, es importante que los

hospitalidad, mayor es el nivel de transparencia requerido.

regalos y hospitalidad nunca ejerzan una influencia indebida en la toma de decisiones comerciales o

Los regalos y hospitalidad deben ser informados a su Director o ge-

causen que otros perciban una influencia indebida.

rente. Las propinas (o gratificaciones) deben ser pagadas de acuerdo a las costumbres y prácticas locales, y no ser excesivas o más que los

Los empleados de VETRA deben tener el mayor cuida-

estándares locales. Los regalos u hospitalidad de cualquier tipo no

do al ofrecer o aceptar regalos y hospitalidad para prote-

deben ser solicitados de un proveedor, cliente o tercero con quien

ger su reputación y la de la compañía contra denuncias de

VETRA conduce negocios.

comportamiento inadecuado y para asegurar que las leyes referentes a soborno no sean violadas o incumplidas.

Como regla general, las ofertas a los empleados de un viaje auspiciado deben ser rechazadas. Si existe un propósito de negocio válido para asistir a

El ofrecer o aceptar regalos y hospitalidad siempre

un evento o función, VETRA pagará los costos de viaje y/o alojamiento.

debe hacerse de acuerdo a la ley, la Política de Transparencia e Integridad. y a la práctica comercial local-

En algunas circunstancias acotadas, como parte de un evento auspicia-

por ejemplo, donde se acostumbra el intercambio de

do o programa de auspicio de VETRA, el costo de viaje y alojamiento

regalos y estos son apropiados para la ocasión- y debe

asociados al ser anfitrión de socios comerciales de VETRA, puede ser

ser informado a su supervisor o gerente.

pagado por VETRA donde exista un claro caso de negocio para hacerlo.

En principio, los regalos y hospitalidad sólo deben

Se prohíbe ofrecer o aceptar:

ser ofrecidos o aceptados si son ocasionales y de un módico valor debe

• Préstamos, efectivo o equivalentes a efectivo (certificados de regalo, cupones o acciones) • Descuentos de productos o servicios que no están disponibles

Código de Ética

para todos los empleados, a menos que sea dispuesto

bre la oferta y aceptación de regalos y hospitalidad al comienzo de

por un club social aprobado por VETRA

relaciones comerciales nuevas, especialmente donde las normas

• Regalos, favores o cualquier forma de hospitalidad o

culturales puedan ser diferentes a aquellas descritas en el Código.

entretenimiento en respuesta a, o a cambio de, servi-

● Evalúe el potencial de un conflicto de interés al ofrecer o aceptar

cios o información comercial. (Tal acción puede crear

regalos u hospitalidad.

un conflicto de interés real o percibido o puede dar la

● Esté preparado para declinar cortésmente cualquier oferta que no

impresión de un comportamiento anticompetitivo)

esté alineada con nuestras prácticas.

• Regalos u hospitalidad de una naturaleza in-

● Considere los regalos u hospitalidad recibidos a través de un inter-

apropiada (por ejemplo, sexualmente orienta-

mediario de la misma manera como si fuesen dados directamente.

dos) o en establecimientos inapropiados.

● Para conocer mayor detalle revisar las pautas que se estable-

• Los regalos y hospitalidad que no están diseñados

cen en la Política de Transparencia e Integridad de VETRA.

para validar aún más un objetivo o relación comercial.

¿Qué no debo hacer? ¿Qué debo hacer?

● Acepte u ofrezca regalos y hospitalidad prohibidos.

● Asegurarse que los regalos y hospitalidad se encuen-

● Acepte u ofrezca regalos, favores u hospitalidad de alguna or-

tren acordes con nuestra Política de Transparencia e

ganización involucrada en una licitación con VETRA (Esto no

Integridad y que cumplan con las leyes, regulaciones

incluye almuerzos/ cenas de negocio provistas por consultores en

y costumbres locales. Use el sentido común al decidir

representación de la Compañía).

que es “módico”, teniendo en cuenta que el valor local

● Solicite un regalo u hospitalidad de ningún tipo de un provee-

de lo ques “módico” es relativo y va en función del

dor, cliente, socio u otro con quien VETRA hace negocios (esto

ingreso local promedio y estándar de vida.

incluye tanto las solicitudes directas como indirectas que den la

● Pregunte cuál es la política del empleador del re-

impresión que la oferta de un regalo u hospitalidad sería apropia-

ceptor y tome eso en cuenta al ofrecer regalos u hos-

das o deseable).

pitalidad, especialmente a funcionarios de gobierno.

● Pague personalmente un regalo u hospitalidad para evitar cum-

● Articule claramente las prácticas de VETRA so-

plir los estándares de VETRA

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

● Intercambiar regalos o entretenimiento con los

estándares de calidad. Este proceso ayuda a obtener un servicio que

representantes de los competidores de VETRA, de-

es eficiente en costos, con estándares de calidad adecuados y que

bido a que tal acción puede crear un conflicto de in-

cumple los criterios de seguridad de la compañía. También ayuda a

terés real o percibido o puede dar la impresión de un

VETRA a ubicar a los viajeros en casos de emergencia.

comportamiento anti-competitivo. Al realizar viajes de trabajo o relacionados con asuntos de la compañía,

Viajes

las personas tienen como principal responsabilidad velar por su propia salud y seguridad. Todos los viajes que deban realizar por medio de

VETRA busca entregar a sus colaboradores que

transporte aéreo comercial deberán ser reservados en clase eco-

realicen viajes de trabajo o por motivos relaciona-

nómica, a menos que el respectivo tramo del viaje implique tomar

dos con la compañía un nivel razonable de servicio

un vuelo continuo de más de tres horas (en cuyo caso, puede re-

y confort que sea efectivo en costos y se ajuste a las

servarse en clase ejecutiva) o si las condiciones

necesidades de la persona y de la compañía, prote-

de su empleo especifican lo contrario.

giendo la salud y seguridad del viajero. La duración de un viaje de negocios puede extenderse por motiVETRA cubrirá el costo de gastos moderados incu-

vos personales, siempre y cuando esto esté explícitamente apro-

rridos contra entrega de facturas o registros válidos.

bado por su Director, gerente o persona a la que reporta antes del viaje en cuestión. Los viajes personales, aparte de aquellos que

Todo viaje o desplazamiento requiere de la apro-

son extensiones de los viajes de negocio, no deben ser reservados

bación del representante autorizado en su área de

a través del proveedor de viaje designado de VETRA ni cargados

negocio o su delegado. Todas las reservas de viaje,

a tarjetas de crédito o a cualquier otro medio de pago de VETRA.

donde sea posible, deben ser realizadas a través del proveedor de viajes contratado de VETRA usando

Los beneficios del programa de viajero frecuente pueden ser

los transportadores, hoteles, servicios de transporte

usados por los colaboradores para sus viajes personales. VE-

terrestre y compañías de alquiler de vehículos con los

TRA rembolsará a los colaboradores todos los gastos razona-

cuales la compañía tenga una relación comercial exis-

bles de viaje y representación incurridos en la realización de

tente o que sean de preferencia por sus servicios y

un viaje o representación de negocios o trabajo, siempre que

Código de Ética

los mismos puedan ser respaldados con facturas

¿Qué debo hacer?

válidas u otros comprobantes válidos y acepta-

● Cerciorarse que su viaje sea previamente aprobado por su supervi-

bles de acuerdo a los procedimientos contables y

sor o gerente y se encuentre cubierto y de acuerdo con la Política de

de control de la compañía.

Transparencia e Integridad de VETRA ● Usar el proveedor de viajes contratado de VETRA para todas las

Las consultas relacionadas a los viajes de reubicación

reservas de viajes de trabajo o relacionados con asuntos de la compañía.

o expatriación deben ser referidas a un representante

● Prepararse para viajes internacionales solicitando e investigan-

del área de recursos humanos de la compañía.

do las medidas que deberá adoptar en materia de salud, vacunas y kits de viaje requeridos o aconsejados para viajar a su destino.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

● Asegurarse que todas las sumas solicitadas

● Aceptar compensaciones ofrecidas por una línea aérea por no em-

como rembolsos correspondan a gastos incurri-

barcarse en su vuelo reservado, cuando se encuentre en viajes de traba-

dos durante su viaje de trabajo o negocios, que

jo o de negocios de VETRA. Sin embargo, cuando existe una demora

dichos gastos se hayan ejecutado con ocasión

por culpa de la línea aérea, es razonable aceptar ofertas de alojamiento

de viajes o actividades de representación debi-

y transporte para compensar la necesidad de alojar y tomar el próximo

damente aprobadas y que sean respaldados por

vuelo disponible.

los documentos exigidos en la Plítica de Gastos

● Viajar si ha pasado la etapa de 26 semanas de embarazo, a me-

de VETRA (recibos o facturas de impuestos).

nos que haya obtenido la aprobación escrita de su propio médico

● Cumplir con las reglas de inmigración al realizar

o del personal médico de VETRA

viajes internacionales, y asegurarse que los cola-

● Autorizar sus propios gastos o los gastos de un empleado de una jerar-

boradores que reportan a usted también lo hagan.

quía superior a la suya, a menos que se le haya otorgado una delegación

● Familiarícese con las costumbres, comportamien-

específica de autoridad financiera.

tos y prácticas locales, evitando realizar acciones o

● Permitir que múltiples empleados que son cruciales para una

adoptar comportamientos que pueden no ser acep-

operación, grupo de trabajo o equipo de proyecto viajen juntos

tables en su lugar de destino.

en el mismo medio de transporte.

● Aceptar ofertas de viaje auspiciadas por ter-

Manteniendo las Relaciones con los Proveedores

ceros. En principio, tales ofertas deben ser de-

Las relaciones con proveedores contribuyen significativamente al éxito

clinadas. Si existe un propósito comercial váli-

de VETRA. Con el fin de mantener e incrementar el impacto positivo

do para que usted asista a un evento, VETRA

que generan las relaciones con proveedores, la compañía ha estableci-

decidirá si paga los costos de viaje, alojamien-

do procesos de contratación e interacción efectivas y adecuadas con

to, transporte y alimentación relevantes.

los proveedores, alentando a los proveedores a adoptar estándares y

● Reservar tiquetes en un tipo (clase) de viaje más

procedimientos similares a aquellos establecidos por VETRA

económica para un colaborador, para poder com-

A través de sus acciones, los proveedores pueden impactar directa-

prar un pasaje para un tercero (como por ejemplo

mente el desempeño de VETRA en diferentes aspectos y a diferen-

un miembro de la familia) con cargo a VETRA

tes niveles, así como pueden contribuir a impactar positiva o nega-

¿Qué no debo hacer?....

Código de Ética

tivamente la reputación de la compañía. Por lo tanto,

Si existe alguna duda o inquietud con relación a las condiciones

buscamos establecer una relación de colaboración con

o capacidad de un proveedor o potencial proveedor que es de

los proveedores, quienes no sólo suministran bienes

su responsabilidad o competencia, usted debe asegurarse que estos

o servicios a nuestra compañía, sino que también son

temas sean debidamente resueltos. Esto puede requerir que usted

nuestros aliados a nivel comercial y juegan un rol im-

plantee estos temas a su supervisor o gerente, al área de compras de

portante en el desarrollo de las actividades de VETRA.

la compañía y/o a un representante del área legal de la compañía. Todas las decisiones de adquisiciones de bienes o servicios deben

En aras de contar con proveedores de alto ni-

basarse en criterios de selección objetivos, tomando en cuenta

vel, nos preocupamos por ejecutar procesos de

factores como precio, calidad, desempeño e idoneidad.

adquisiciones justos y equitativos. Nuestros procesos de selección de contratistas tratan de in-

¿Qué debo hacer?...

formar claramente a los potenciales proveedores

• Buscar adelantar procesos de contratación competitivos.

nuestras expectativas, políticas, estándares y pro-

• Antes de firmar un contrato o compromiso con un proveedor:

cedimientos y lo que se requiere de ellos, bajo criterios objetivos y verificables. En términos

- Realizar una evaluación de riesgo y revisión comercial apropiada,

generales, buscamos proveedores que compartan

incluyendo una evaluación de los mínimos exigidos por la ley en

nuestro compromiso con:

referencia al cumplimiento de permisos, licencias y otro exigido por nuestro sistema de gestión ambiental, reputación, conducta,

• Implementar prácticas comerciales conducidas

integridad, calificaciones y experiencia del potencial proveedor, su

legalmente, de acuerdo a un alto estándar de con-

solvencia y capacidad de cumplir los estándares de VETRA.

ducta de negocio.

- Obtenga todas las aprobaciones internas necesarias o conve-

• Implementar prácticas de gestión que respeten los de-

nientes, incluyendo la revisión legal.

rechos de todos los empleados y de la comunidad local.

- Tomar en cuenta los procedimientos previos establecidos en la

• Buscar la minimización y mitigación del im-

Política de Transparencia e Integridad para la realización de un

pacto al medio ambiente.

contrato de un bien o servicio con un proveedor.

• Proveer un lugar de trabajo seguro y saludable para su personal.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

● Asegúrese que los contratos a suscribir sean

● Esté alerta e informe a su supervisor o gerente de cualquier activi-

preparados con los modelos contractuales

dad por parte de un proveedor que no sea consistente con nuestros

implementados por la compañía y que en los

requerimientos de conducta de negocio.

mismos se establezcan claramente los servicios o productos a ser entregados, la tarifa u

¿Qué no debo hacer?...

honorario aplicable, las demás obligaciones

● Contratar a proveedores que entregan productos o servicios que

y condiciones particulares aplicables a la re-

no cumplan con los estándares y criterios de contratación estable-

lación comercial en cuestión y los requisitos

cidos por la compañía.

para la realización de pagos y finalización del

● Entregar información confidencial de un proveedor (por ej. tarifas

contrato.

propuestas, información de la licitación ganadora) a otro proveedor.

● Realizar verificaciones periódicas a la ejecución

● Celebrar contratos o realizar acuerdos con contratistas, en

de los contratos con proveedores, para verificar

detrimento de los intereses o bienestar de la compañía y sus

el desempeño de los mismos.

colaboradores.

● Verificar que las facturas correspondan a los bienes y servicios provistos, en los términos y

Uso de terceros

condiciones contractualmente acordados.

Las prácticas comerciales u otras condiciones requieren el uso

● Verificar que los pagos se hagan sólo a la per-

de agentes o terceros para trabajar en nombre o representa-

sona, compañía o entidad que efectivamente su-

ción de VETRA y que representen los intereses de VETRA.

ministre los bienes y servicios en cuestión.

Los terceros deben ser elegidos cuidadosamente y contratados

● El pago debe ser realizado en el país de origen

apropiadamente, de acuerdo con los procedimientos, están-

del proveedor, donde realiza los negocios o donde

dares y criterios que la compañía tenga establecidos para tal

los productos fueron vendidos o los servicios pro-

efecto. Lo anterior teniendo en cuenta que cualquier conducta

vistos, a menos que se obtenga la aprobación en

indebida por parte de un tercero contratado por la compa-

sentido contrario de su representante del área legal

ñía podría afectar la reputación de la misma y exponerla a sí

● Ayudar a nuestros proveedores a entender el

misma y a sus colaboradores a título individual a eventuales

cumplimiento y requerimientos de conducta de ne-

responsabilidad de índole legal o de otro tipo.

gocio de VETRA.

Antes de vincular a un tercero, sin perjuicio de la forma de vinculación,

Código de Ética

deben realizarse las verificaciones preliminares adecua-

A todos los terceros que se vinculen a VETRA se les deberá ha-

das. En tal sentido, es necesario y conveniente determi-

cer entrega de una copia del Código y deben ser debidamente

nar, entre otras cosas, si:

explicadas y consagradas en los documentos de soporte nuestras

• El tercero tiene buena reputación, es competente

expectativas respecto de las funciones a desempeñar por esas per-

y si está calificado para desempeñar el trabajo para

sonas o entidad, así como las responsabilidades que le son atri-

el cual está siendo contratado.

buibles por tal motivo. Es importante dejar claro al tercero y que

• La compensación solicitada por dicho tercero u

reconozca y acepte que las políticas y estándares contenidos en el

ofrecida por VETRA es razonable.

Código no son renunciables ni negociables.

• El acuerdo alcanzado (incluyendo el documento de soporte que se suscriba) con ese

Si las condiciones locales en una cierta área de influencia de ope-

tercero cumple con todos los requerimientos

ración hacen difícil encontrar terceros que cumplan con nuestros

legales aplicables.

criterios o que se tengan dudas sobre el uso o comportamiento de

• Existe algún conflicto de interés que pudiese

terceros, usted debe discutir el asunto con un gerente de jerarquía

afectar la contratación de un tercero particu-

superior o el área legal

lar (por ej. un interés o asociación externa de un colaborador de VETRA responsable de un

Usted debe informar cualquier hecho que represente o genere un

tema específico para el cual se busca y contra-

incumplimiento del Código o cualquier comportamiento que sea

ta al tercero o si el tercero es un funcionario

inconsistente con el mismo, por parte de terceros a su supervisor

de gobierno o pariente cercano de un funcio-

o gerente, quien determinará qué acción puede ser necesaria o

nario de gobierno).

aplicable. En los casos de asociaciones con terceros (tipo joint ventures), en las cuales VETRA es el operador, aplicaremos nues-

Es necesario que los terceros que se vayan a vincular a la

tras políticas, estándares y procedimientos directamente; donde

compañía lo hagan por medio de un contrato formal y de

no seamos el operador, buscaremos influir a nuestros socios hacia

acuerdo con los procedimientos previstos y establecidos

la adopción de políticas, estándares y procedimientos similares,

por VETRA para tal propósito. También deben estable-

siempre y cuando sea posible y apropiado.

cerse e implementarse mecanismos para asegurar que el desempeño de un tercero sea monitoreado y evaluado.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

¿Qué debo hacer?

● Establecer procedimientos que permitan que el acuerdo o contra-

● Hacer verificaciones preliminares sobre las condicio-

to en cuestión pueda ser terminado prontamente en el evento de un

nes y calidades de un tercero propuesto para vincularse

desempeño inadecuado o inefectivo, de acuerdo con las leyes locales.

a la compañía. Como resultado de dichas verificaciones no deben presentarse historiales de prácticas de negocio

¿Qué no debo hacer?...

inadecuadas ni de relaciones que pudiesen ser usadas para

● No exigir el cumplimiento de los requerimientos contenidos

influir indebidamente las decisiones de la compañía.

en el Código o ignorar una conducta que sea inconsistente con las

● Entregar a los terceros en cuestión una copia de

disposiciones del Código.

este Código y explicarles claramente nuestras ex-

● Usar o continuar contratando a un tercero si está consciente o

pectativas, incluyendo que VETRA no tolera la rea-

tiene indicios verificables que el mismo ha incurrido en compor-

lización de pagos en efectivo o especie, con el fin

tamientos contrarios a la ley o a las disposiciones de este Código.

de ejercer influencia sobre individuos para que sean

Cualquier descubrimiento en este sentido debe ser debidamente in-

adjudicadas oportunidades de negocio a VETRA o

vestigado y documentado antes de seguir avanzando con respecto

para tomar una decisión de negocio en su favor.

al acuerdo comercial que se tiene previsto alcanzar o que se alcanzó

● Obtener un acuerdo formal escrito en que el res-

con esa persona.

pectivo tercero confirme la recepción, entendimien-

to y compromiso a dar cumplimiento al Código.

Controles Comerciales

● Asegurarse que la vinculación del tercero se reali-

VETRA cumple con todas las leyes, regulaciones y

ce por medio de los modelos de contratos, acuerdos

restricciones internacionales y nacionales aplicables,

o documentos previstos por la compañía.

que se relacionan al movimiento de materiales y servi-

● Revisar el honorario propuesto para asegurar que

cios alrededor del mundo.

sea razonable por los servicios entregados y que no prevea un incentivo para actuar inadecuadamente.

La mayoría de los países tienen leyes y regulaciones que afec-

● Establecer un monitoreo de desempeño adecuado en

tan el movimiento de los bienes, servicios e ideas a través de

relación a los estándares acordados para asegurar que el

las fronteras nacionales.

tercero cumpla con las expectativas de VETRA en rela-

Muchos países también son signatarios de tratados interna-

ción a su conducta de negocio y desempeño comercial.

cionales de control de exportación que gobiernan la exportación

Código de Ética

de bienes y servicios, incluyendo información y tecno-

• Exportaciones a un país particular

logía. Diversos ítems controlados por estos tratados

• Importaciones o asuntos de propiedad que se originan de un

son usados en las operaciones de VETRA alrededor del

país sancionado

mundo o adquiridos por VETRA.

• Viajes hacia y desde un país sancionado • Nuevas inversiones y otros asuntos en un país sancionado o con

VETRA cumple con todas las leyes, regulaciones y res-

individuos designados

tricciones nacionales e internacionales aplicables al reali-

• Transferencia de software restringido, datos técnicos o tec-

zar negocios alrededor del mundo.

nología por e-mail y descarga, o en reuniones o visitas a las operaciones de VETRA

Sanciones específicas también pueden ser impuestas en

• Exportaciones de artículos o servicios diseñados o adaptables para

países particulares ya sea multilateralmente (por ej. bajo una

la aplicación militar

resolución de las Naciones Unidas) o unilateralmente.

• Apoyo a actividades de boicot (por ej. las leyes anti-boicot de

Las restricciones comerciales y prohibiciones pue-

EE .UU. prohíben la participación en ciertos boicots extranje-

den aplicarse a (entre otras cosas):

ros que EE.UU. no sanciona). • Las prohibiciones y restricciones relacionadas al comercio, así como los países e individuos a los que aplican, están sujetos a cambio. Por esta razón, si su trabajo involucra la venta o embarque de productos, tecnologías o servicios a lo largo de las fronteras internacionales, usted debe estar actualizado sobre las reglas aplicables, y debe revisar con su representante del área de Consultoría Jurídica y de Procesos si tiene dudas.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

VETRA trabajará con proveedores y proveedores

sacciones internacionales en relación a listados de advertencia

de servicios para asegurar que medidas de segu-

provistos por el gobierno.

ridad basadas en el riesgo estén implementadas a lo largo de toda la cadena de suministro, desde el

¿Qué no debo hacer?

momento que el producto está listo para su cargue

● Proceda con una transacción de exportación u otro negocio si

hasta que llega a su destino.

existe duda sobre su legalidad o propiedad – busque siempre el consejo legal si tiene dudas.

Las consecuencias de ignorar las leyes comerciales y

● Importe ítems ade un país sancionado a un país que ha impues-

sanciones son serias. Los individuos pueden quedar

to tales sanciones.

sujetos a multas, sanciones judiciales e incluso encar-

● Donde haya inconsistencias entre las leyes nacionales y las sanciones multi-

celamiento. La reputación de VETRA también pue-

laterales, o donde el país de su grupo de negocio o nacionalidad o ciudadanía

de verse seriamente dañada, y puede quedar sujeto a

ha impuesto algún tipo de sanción formal que entra en conflicto con cual-

penas criminales y civiles, así como una pérdida de

quier ley nacional o sanción multilateral, usted debe contactar a la Gerencia

privilegios de exportación.

legal para obtener consejo y la aprobación del nivel ejecutivo para proceder.

¿Qué debo hacer?

Protegiendo los activos de VETRA

● Siga las leyes y regulaciones de control de comercio

Todos los empleados de VETRA son responsables de proteger y

internacional de todos los países donde VETRA opera

usar adecuadamente los activos de VETRA bajo su control. Los

● Asegúrese que VETRA y sus agentes entreguen

activos de VETRA no deben ser usados para beneficio personal.

información completa y precisa a las autoridades de gobierno, incluyendo el asegurar que se realicen

Los activos de VETRA pueden incluir propiedad, tiempo, infor-

declaraciones de importación precisas y completas.

mación sujeta a derecho de propiedad, oportunidades y fondos

● Asegúrese que sus transacciones cumplan con todas las

corporativos, así como los equipos usados por los individuos tales

reglas aplicables que restringen las transacciones con los

como celulares y computadores.

países sancionados, personas y usuarios finales prohibidos ● Investigue a todos sus socios comerciales, pro-

Deben tomarse las precauciones adecuadas para prevenir el robo, daño,

veedores y otras partes involucradas en sus tran-

mal uso o daño intencional de tales activos. Esto incluye no permitir

Código de Ética

que los recursos de VETRA sean destruidos, eliminados,

Además, usted tiene el deber de preocuparse del avance de

vendidos, prestados o donados sin las aprobaciones ade-

los intereses comerciales de VETRA. Usted nunca debe

cuadas, a menos que los ítems sean de valor nominal y ya

competir con VETRA o usar su propiedad, información o

no puedan ser usados por la Compañía.

su cargo para beneficio personal. VETRA también espera que usted respete los activos de otros, y nunca los dañe o

Para disminuir la oportunidad del mal uso de los

malverse intencionadamente, independientemente si los ac-

recursos de VETRA, todos los empleados deben

tivos son físicos o intangibles (por ej. Propiedad intelectual

cumplir los requerimientos dentro del marco de

e información confidencial).

aprobaciones aplicable.

¿Qué debo hacer? Para disminuir aún más el riesgo de acciones erróneas

● Preocúpese de prevenir el despilfarro, pérdida, daño, mal uso,

o indebidas, la Compañía también busca asegurar que

robo o malversación de los activos de VETRA.

las tareas particulares y la responsabilidad de la revi-

● Registre el tiempo de trabajo y transacciones financieras rela-

sión y aprobación de tales tareas sean separadas entre

cionadas a VETRA en forma precisa.

los diferentes miembros del personal. En principio, un

● Cumpla las leyes y requerimientos de VETRA en relación al

individuo no debiera estar en una posición de iniciar,

uso y transferencia de los activos de VETRA.

aprobar y revisar la misma acción o decisión.

● Asegúrese que terceros cumplan las pautas y procedimientos establecidos al tratar con los activos de VETRA.

Los fondos y activos de VETRA deben ser usados ade-

● Asegúrese de saber qué hacer si ocurre una emergencia en su

cuadamente, sensata y efectivamente en todo momento,

lugar de trabajo y que las visitas estén familiarizadas con los pro-

y deben mantenerse registros apropiados y precisos.

cedimientos de emergencia. ● Prevenga que personal no autorizado ingrese a las instala-

Mientras esté en el lugar de trabajo, se espera que

ciones de VETRA.

usted esté completamente involucrado en su trabajo

● Cierre o proteja adecuadamente los edificios, áreas de almace-

y que no realice actividades personales más allá de un

namiento, vehículo y equipos de VETRA que están desatendidos.

nivel muy bajo. Si se le pide registrar las horas que trabaja, debe hacerlo verazmente y en forma precisa.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

¿Qué no debo hacer?

Exactitud de los registros e informes

● Use equipos o instalaciones de VETRA para ac-

Toda la información creada y mantenida por los empleados de

tividades personales, excepto según se permite es-

VETRA debe reflejar en forma precisa las transacciones y even-

pecíficamente en este Código o en otras circuns-

tos que se encuentran debajo de esta. VETRA no tolerará la fal-

tancias muy limitadas donde usted ha obtenido la

sificación, ocultación, alteración, destrucción, o la creación

aprobación previa.

de información engañosa, lo cual también

● Use equipos o instalaciones de VETRA para te-

puede ser ilegal.

ner acceso a material ofensivo, tal como (pero no

La referencia que se hace a

limitado a) la pornografía.

“información de VETRA”

● Permita un ingreso no autorizado a una insta-

en esta sección incluye

lación de VETRA.

cualquier información o

● Haga copias de llaves de propiedad de VE-

datos sobre VETRA o sus

TRA sin la debida autorización.

actividades comerciales, fi-

● Ignore las quejas de seguridad o los procedi-

nancieras o no financieras y en cualquier medio que se encuen-

mientos o prácticas de seguridad inadecuados

tre (por ej. papel, computador u otro medio electrónico).

que puedan presentar amenazas de seguridad a nuestra gente o a los activos de VETRA;

Cumpliremos con todas las reglas, leyes y regulaciones aplicables de

plantee la situación inmediatamente a su su-

reportes contables y financieros de cada jurisdicción donde operamos.

pervisor o gerente. ● Los procedimientos o prácticas de seguridad in-

Todas las transacciones deben estar adecuadamente autorizadas y regis-

adecuados que puedan presentar amenazas de seguri-

tradas de manera precisa y completa en las cuentas y registros relevantes

dad ya sea al personal de VETRA como a los activos

acorde a lo que exige la ley y los requerimientos aplicables de VETRA.

● Un individuo en las instalaciones de VETRA que no esté usando la seguridad adecuada o las tarjetas

Los datos, una vez creados, deben ser retenidos y eliminados

de identificación; discuta el tema con el individuo o

apropiadamente de acuerdo a las prácticas del sistema de ges-

alerte a su Director o gerente.

tión de calidad de información y registros de VETRA y las leyes y regulaciones aplicables.

Código de Ética

51 mación falsa o engañosa, usted debe reportar esto de inmediato a su Director o gerente, alguien de mayor jerarquía o contacte a la Consultoría Jurídica y de Procesos.

Nunca existe una justificación para falsificar registros o tergiversar los hechos. Tal conducta puede constituir fraude y puede resultar en responsabilidad civil o penal para usted y para VETRA.

¿Qué debo hacer? ● Mantenga los libros, registros, cuentas y documentación de la Compañía en forma precisa, completa y veraz de acuerdo a los principios contables generalmente aceptados. La Dirección Financiera y de Administración y otros responsables de la exactitud de los informes financieros tienen la responsabilidad adicional de asegurar que existan controles internos adecuados para lograr informes financieros y de gestión veraz, exactos, completos, consistentes, oportunos y entendibles. Los estándares de reporte aplicables según son estipulados por la compañía deben ser observados en todo momento. El cumplimiento de los requerimientos arriba mencionados son de obligatorio cumplimiento y auditado de acuerdo con la normatividad aplicable. Si tiene inquietudes respecto a la validez de cualquier proceso financiero o actividad de mantenimiento de registros o si cree que se le ha pedido crear infor-

● Proteja los registros de VETRA de acceso o interferencia no autorizados. ● Asegúrese de no mantener ni establecer ninguna cuenta, fondo o activo no difundido o sin registro. ● Coopere completamente con nuestros auditores internos y externos. ● Informe inmediatamente cualesquiera irregularidades o debilidades reales o sospechadas en relación a la auditoría, contabilidad o temas de control interno. ● Demuestre integridad al entregar y aprobar las rendiciones de rembolso de gastos. ● Retenga los documentos y registros de acuerdo a las leyes aplicables y a nuestros procedimientos de gestión de información. ● Devuelva o transfiera la custodia de todos los registros relevantes si cambia de posición dentro de VETRA o si se desvincula de VETRA.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

¿Qué no debo hacer?

temas de información de VETRA siempre deben ser usados

● Comprometer a VETRA en obligaciones contractua-

de manera responsable.

les que se extiendan más allá del alcance de su autoridad. ● Falsifique deliberadamente un registro o haga un in-

Los empleados tienen acceso a una amplia gama de sistemas de

greso falso o engañoso (financiero o no financiero) en

comunicaciones y de tecnologías de información (“IT”) de VE-

un informe, registro o rendición de gastos.

TRA para ayudarlos a realizar sus trabajos. Tales sistemas y los da-

● Evite los procedimientos de revisión y aprobación.

tos creados o almacenados en ellos son considerados propiedad

● Influya o permita que otros hagan algo que

de la Compañía. Todo hardware, software e información debe ser

pudiese comprometer la integridad de los regis-

protegida adecuadamente contra daños, pérdida, robo, alteración

tros o informes de VETRA.

y acceso no autorizado.

● Esconda o altere los registros o documentos de la compañía.

Está prohibido el uso no autorizado, la duplicación o venta de

● Los resultados financieros que parecen inconsis-

software o archivos de medios electrónicos (incluyendo porcio-

tentes con el desempeño subyacente.

nes de audio, video, imágenes electrónicas y grabaciones sacadas

● Las rutinas y controles inadecuados para preser-

de Internet o que han sido transmitidas).

var los documentos (incluyendo información almacenada electrónicamente).

El uso de los sistemas de comunicación e IT de VETRA está registra-

● La eliminación de los documentos y registros

do. También está monitoreado y auditado para propósitos de seguridad

sin saber qué está siendo eliminado o si deben

de información, gestión operacional y ciber crimen, y para asegurar que

ser guardados por razones legales.

cumpla con las leyes, regulaciones y las políticas de VETRA.

Sistemas de información

En la medida de lo permitido por la ley, VETRA se reserva

El hardware y software computacional y todos

el derecho a monitorear o auditar el uso del empleado de sus

los datos en los sistemas de información de VE-

sistemas de comunicación e IT, así como acceder a revisar y

TRA, así como cualquier dato de VETRA en

divulgar los datos almacenados en los sistemas de VETRA

sus sistemas digitales en su hogar o fuera de la

para uso personal, necesidades comerciales o para cumplir

Compañía, son propiedad de VETRA. Los sis-

con un requerimiento legal o de política.

Código de Ética

No es permitido acceder a o almacenar mate-

nombre real y estableciendo claramente su cargo. En tales casos, las

rial inapropiado al usar los sistemas de VETRA

publicaciones deberán restringirse a lo contemplado en el procedi-

en cualquier forma. En el evento que material

miento de comunicaciones externas de la compañía.

inapropiado y otro comportamiento que es inconsistente con las políticas, estándares y pro-

• Abuso tecnológico

cedimientos de la Compañía sea identificado, se

Incluyendo el acceso no autorizado a sistemas de cómputo o si-

tomará una acción disciplinaria, incluyendo el

tios que tengan restricción de ingreso, violación de licencias de

despido, y Dirección puede notificar a las au-

software, implantación de virus u otro código dañino o cualquier

toridades civiles y/o criminales. El material ina-

tipo de sabotaje, como:

propiado incluye imágenes o texto pornográfico o sexualmente explícito o explotador; materiales

- Acceso o divulgación no autorizada de archivos electrónicos

que promueven la violencia, odio, terrorismo o

- Uso indebido de la Red y otros recursos, incluido internet

la intolerancia hacia otros, y cualquier material

- Destrucción o distorsión de información clave para la compañía.

que sea obsceno y ofensivo.

- Fraude por computador, en todas sus manifestaciones.

Se permite el uso personal moderado apropiado de los

¿Qué debo hacer?

sistemas de comunicación e IT de VETRA siempre y

● Informe a un representante de IT de material no solicitado, por

cuando estos no alteren las actividades de las operacio-

ejemplo, spam.

nes o asignaciones de cada empleado.

● Asegúrese que el hardware, software y datos de los cuales usted es responsable estén

• Redes Sociales

adecuadamente protegidos.

La participación de funcionarios a través de redes so-

● Trate los correos electrónicos y otras formas electrónicas de comu-

ciales tales como Facebook, Twitter, YouTube, y otros,

nicación como registros oficiales de VETRA.

se harán a título estrictamente personal. Cuando se involucren o mencionen temas relacionados con VE-

¿Qué no debo hacer?

TRA, sus productos o servicios, el empleado que quie-

● Participe en el uso, duplicación o venta no autorizados de soft-

ra participar deberá identificarse como tal, usando su

ware o archivos en medios electrónicos.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

● Permitir el uso del computador asignado por VE-

● Desactive las medidas de seguridad de VETRA.

TRA a personas o entidades ajenas a la Compañía.

● Participe en fraudes en-línea o cometa un ciber crimen.

Operación con información privilegiada

● Acceda, almacene, envíe, postee o publique deli-

En el transcurso de su trabajo, usted puede enterarse de información

beradamente material inapropiado o ignore a otros

sobre VETRA u otras compañías – por ejemplo, un competidor, so-

que lo estén haciendo.

cio de joint venture, cliente o proveedor- antes de que se haga públi-

● Instale software o conecte hardware sin la debida

ca. El usar esta información privilegiada para su beneficio financiero

licencia y autorización.

o personal, o el transmitir esta información a otros puede ser ilegal.

● Suba o descargue o envíe material que probablemen-

En términos generales, la información privilegiada es información

te causará molestia, inconveniencia o ansiedad innece-

material de una compañía que no está generalmente disponible al

saria a sus colegas.

público. Se establece si la información es material o no, si afecta-

Código de Ética

ría la decisión razonable de un inversionista sobre si

Es Ilegal alentar las transacciones usando información privile-

invertir o no en la compañía. Ejemplos de posible

giada o divulgar información privilegiada con el objetivo que

información ‘privilegiada son:

otros obtengan beneficios de ello. De modo que si usted posee

• El desempeño financiero de VETRA en relación a

conocimientos privilegiados, no debe aconsejar o alentar a otra

su presupuesto o proyecciones

persona (por ejemplo, a un miembro de su familia, un amigo,

• Entrar en, o terminar un contrato significativo.

empresa o fideicomiso) a realizar transacciones usando la infor-

• Fusiones, adquisiciones o joint ventures reales o

mación privilegiada o pasar la información a otra persona si us-

propuestos.

ted sabe, o debiera saber, que él o ella puede usar la información

• Descubrimientos de, o ajustes a, depósitos mi-

para negociar beneficios propios.

nerales o reservas de petróleo reales o posibles.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

¿Qué debo hacer?...

ción para permitir a los inversionistas tomar decisiones informadas

● Mantenga la confidencialidad de la información

y ordenadas. Las divulgaciones públicas sólo deben ser hechas por

de VETRA.

los voceros autorizados.

¿Qué no debo hacer?

VETRA hará pública inmediatamente cualquier información o cual-

● Divulgar información privilegiada a alguien

quier acontecimiento principal relacionado a su negocio que cual-

fuera de VETRA, incluyendo familiares y amis-

quier persona esperaría tuviera un efecto material en el mercado o un

tades, a menos que esté debidamente autoriza-

inversionista probablemente usará como base para tomar decisiones

do, documentado y sea necesario para las activi-

de inversión. Esta divulgación tiene que ocurrir sin demora y antes de

dades comerciales de la compañía.

que tal información sea divulgada a otros. Las divulgaciones públicas

● Recomiende o sugiera que otros compren o ven-

sólo deben ser realizadas por la Dirección General de VETRA.

dan los valores de cualquier compañía relacionada con VETRA, mientras usted tenga información

Cualquier comunicación pública escrita o verbal que pueda ser atri-

privilegiada de esa empresa.

buida a VETRA o a un empleado de VETRA puede ser considerada

● Divulgar accidentalmente información privilegiada,

una divulgación pública. Tal comunicación incluye no sólo las orde-

por ejemplo, evite hablar sobre información confiden-

nanzas reguladoras, tal como las memorias anuales, sino cualquier otra

cial en el ascensor o dejar información confidencial

comunicación, incluyendo comunicados de prensa, información sobre

encima de la fotocopiadora o su puesto de trabajo.

utilidades y desempeño comercial, entrevistas, discursos, artículos, in-

● Lo que hable con otros empleados de VETRA;

formes y la información contenida en los sitios web de VETRA.

considere cuidadosamente la información que usted divulga respecto de en qué está trabajando,

El determinar si un acontecimiento es material y que por lo tanto deba

a dónde irá por negocios de la Compañía y quién

ser anunciado públicamente, no siempre es claro. Al mismo tiempo, el

visitó la oficina u operación.

no informar sobre acontecimientos materiales, el divulgar información inapropiada o inconsistente también puede dañar nuestra reputación.

Comunicaciones Externas

Como regla básica, todo material de comunicación externa debe

VETRA debe proveer una divulgación oportuna,

ser revisado por la Gerencia de Comunicaciones y aprobado por

precisa, consistente, completa y justa de la informa-

el gerente de mayor nivel jerárquico de su Dirección o Gerencia.

Código de Ética

Si usted cree que posee o que ha divulgado informa-

● Divulgue lo que puede ser información confidencial – ya sea

ción material que no ha sido divulgada al público y que

interna o externamente – a menos que usted esté específicamente

puede afectar a VETRA, usted debe informar esto in-

autorizado para hacerlo. Si no está seguro sobre el grado de con-

mediatamente a la Consultoría Jurídica y de Procesos y

fidencialidad asignado a la información, contacte a Consultoría

la Gerencia de Comunicaciones de VETRA.

Jurídica y de Procesos de VETRA. ● Esconda hechos u omita información que puede ser relevante

¿Qué debo hacer?...

para una divulgación.

● Revise las reglas respecto de quién puede hacer declara-

● Hacer declaraciones en eventos externos informales, tal como re-

ciones públicas a nombre de VETRA.

uniones de comercio o redes profesionales. Es preferible informar

● Asegure que toda comunicación pública sea

a su Director o gerente de su asistencia a tales eventos, y en todos

completa, justa, exacta, oportuna y comprensible.

los casos, tenga cuidado de no decir nada que pueda divulgar in-

● Obtenga todas las aprobaciones relevantes antes de

formación confidencial o causar daño a la reputación de VETRA.

revelar el material públicamente.

● Informe las consultas de los medios y de inver-

Propiedad intelectual

sión prontamente a la Gerencia de Comunicacio-

La propiedad intelectual (“PI”) puede ser un invento, marca, li-

nes, y siga sus consejos antes de responder.

cencia, patente, diseño original o la aplicación o expresión prác-

● Informe de la pérdida o robo de información

tica de una buena idea que tiene un valor comercial. Todos los

de VETRA (por ejemplo, su computador o ma-

empleados deben trabajar para proteger la propiedad intelectual de

letín) a su Director y/o gerente inmediatamente.

VETRA de su uso por parte de desconocidos.

●Conozca y cumpla la Política de Comunicaciones e Imagen Corporativa y el Procedimiento de Co-

La PI es propiedad de VETRA de la misma manera que los ac-

municaciones Participación y Consulta.

tivos físicos pertenecen a la compañía. A menudo es altamente valiosa y, mientras los mercados se van poniendo cada vez más

¿Qué no debo hacer?...

competitivos, el proteger nuestra PI es esencial. Por el hecho

● Divulgue información al público incluyendo, pero

que haya sido desarrollado por VETRA E&P, puede que tenga

no limitado a los medios y accionistas a menos que

derechos de protección bajo la ley en relación a derechos de

usted esté expresamente autorizado para hacerlo.

autor, patentes, marcas y otros similares.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Tipos de PI:

una razón legítima para hacerlo, usted nunca debe divulgar tal

• Patentes para productos o procesos nuevos o

información sin la aprobación previa de la gerencia además de un

mejorados.

acuerdo de confidencialidad escrito aprobado por el área Legal.

• Marcas comerciales y marcas de servicio para letras, palabras, frases, sonidos formas, logos, planos o di-

¿Qué debo hacer?

bujos o una combinación de estos para distinguir los

● Considere la información obtenida al participar en el desarrollo

bienes y servicios de un comerciante y de otro.

de procesos o productos de VETRA, o los resultados de tal traba-

• Diseños para la forma o apariencia de bienes fabricados.

jo, como propiedad de VETRA tanto durante como después de

• Derechos de autor para material original en las lis-

su período de empleo en VETRA.

tas de clientes, informes, interpretaciones geológi-

● Informe a VETRA los resultados de todo el trabajo realizado

cas, métodos de trabajo, pautas internas, programas

durante o fuera de las horas de trabajo relacionado con el negocio

multimedia y de computación.

u operación de la compañía. VETRA tiene derecho a los bene-

• Derechos de extracción de bases de datos.

ficios exclusivos de cualquier patente, derecho de autor y simila-

• Secretos industriales, “del giro” o confidenciales,

res que se relacionan a, o resulten de, este trabajo. Puede que se

incluyendo los conocimientos técnicos y otra infor-

requiera que los empleados firmen acuerdos de confidencialidad

mación confidencial de VETRA.

o que ayuden a VETRA a obtener patentes, derechos de autor u otro tipo de protección a nombre de VETRA.

Usted debe proteger la PI con el mismo cuidado en que

● Revise que no existan derechos de PI de terceros que puedan

la otra propiedad de la compañía es protegida y nunca

impedir la implementación de nuevas tecnologías o procesos.

divulgar la información confidencial y de PI de VETRA. Estas obligaciones aplican durante su empleo y continúan incluso después que su empleo termina.

¿Qué no debo hacer? ● Cargue software sin licencia en cualquier computador de VETRA.

Puede que en ocasiones tengamos que compar-

● Acepte o use la información confidencial de cualquier otra per-

tir nuestra PI con personas fuera de VETRA por

sona, excepto bajo un acuerdo aprobado por la Dirección.

ejemplo, para permitir a un tercero trabajar efecti-

● Traiga a VETRA cualquier información confidencial, incluyen-

vamente con nosotros. Aun cuando pareciera haber

do registros computacionales de empleadores anteriores.

Código de Ética ● Use materiales con derechos de autor o marcas

59 Acoso Laboral

de terceros (por ejemplo, porciones de audio, video

Toda conducta persistente y demostrable ejercida sobre un

y grabaciones sacadas de la Internet o de transmi-

empleado, encaminada en infundir miedo, intimidación, terror

siones abiertas) en materiales que usted está produ-

y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en

ciendo, incluyendo sitios de Internet o intranet, sin

el trabajo o inducir la renuncia del trabajador.

el permiso del dueño de los derechos de autor. Consulte con la Gerencia Legal si el “uso justo” puede

Actividades Externas

incluir el uso de extractos cortos.

Incluye cargos en entidades consultoras gubernamentales, parti-

● Implemente o use tecnologías nuevas sin prime-

dos políticos, instituciones profesionales, asociaciones de comer-

ro asegurarse que no está infringiendo los derechos

cio o industriales, organizaciones de beneficencia públicas, socia-

de PI de un tercero.

les o deportivas y grupos similares.

● Copiar documentos y materiales no producidos internamente (incluyendo software computacional) a

Activo

menos que tenga un permiso específico del dueño de

Cualquier cosa de la cual una persona, compañía, o grupo es dueño

los derechos de autor para hacerlo.

o es parcialmente dueño, incluyendo dinero, inversiones y propiedad.

Glosario

Agente Una persona que está autorizada para actuar o representar a otra

Acoso

persona en negociaciones con un tercero.

Toda conducta reiterada en un período de tiempo más o menos prolongado, efectuada

Almuerzos/ Cenas de Negocio o Trabajo

por una o varias personas y dirigida general-

En algunas instancias, un desayuno, almuerzo o cena de trabajo pue-

mente contra otra, que tenga por finalidad o

de ser el único momento que tienen las personas de juntarse para

efecto un trato objetivamente degradante con

discutir negocios de VETRA. Para calificar como tal, una comida

la consiguiente lesión de la integridad moral de

de trabajo debe ser organizada específicamente para el propósito de

la persona afectada.

discutir los negocios de VETRA. La asistencia a tales eventos debe limitarse a aquellos que se espera contribuyan al objetivo de la reunión.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Área de Consultoría Jurídica y de Procesos

Biodiversidad

Un área interna que entre cuyas funciones está la de

La diversidad o variedad de plantas, animales u otros seres vivien-

ayudar a contestar todas las dudas sobre el significa-

tes en un área o región particular. Comprende la diversidad de

do y aplicación del Código de Ética y de la Política

hábitat, diversidad de especies y la diversidad genética.

de Transparencia e Integridad de VETRA o para plantear inquietudes sobre su cumplimiento.

Ciclo de Vida Una medición de un período de tiempo desde el comienzo hasta

Área de Salud Ocupacional

el término de una vida, recurso, producto, activo o negocio.

Área integrada dentro de la gerencia de HSE, dedicada a la prevención de accidentes de trabajo y en-

Comité de Convivencia

fermedades laborales, y a la promoción de la salud

Es el comité integrado de forma bipartita (trabajadores y empresa)

de los colaboradores dentro de su entorno laboral,

cuya función es la de atender, evaluar y resolver las notificaciones

con la proyección de concienciar a estos en la adop-

referidas a posibles situaciones de acoso laboral, y asesorar en la

ción de buenas prácticas en su entorno familiar.

implementación de mecanismos de prevención del acoso laboral.

Comité de Responsabilidad Social Corporativa (Comité de RSC) Auditoria

El Comité de Responsabilidad Social Corporativa (Comité de RSC)

Un proceso sistemático, independiente y de docu-

de VETRA, es el órgano interno permanente, de carácter informati-

mentación para obtener evidencia de auditoria y

vo y consultivo, perteneciente al Gobierno Corporativo de VETRA

evaluarla objetivamente para determinar la medida

sin funciones ejecutivas, con plenas facultades para informar, aseso-

en que se cumplen los criterios de auditoria de los

rar y proponer al Consejo de Administración y a la Junta Directiva

sistemas de gestión fijados por las organizaciones.

en materia de Responsabilidad Social Corporativa, bajo las normas contenidas en el reglamento de Responsabilidad Social Corporativa

Benchmarking Comparar los productos, servicios y prácticas de

Competidor

una compañía en relación a aquellos de otros par-

Incluye cualquier organización o persona, específicamente o general-

ticipantes de la industria.

mente involucrada en la industria de recursos que ofrece, o es capaz de ofrecer, los mismos productos o servicios o similares o conecta-

Código de Ética

dos o sustitutos a los que VETRA ofrece. Esto incluye

Comunicación Externa

cualquier otra compañía minera o de recursos, agente,

Comunicación fuera de VETRA.

comerciante (trader) spot o a futuro, o corredor de commodities (materias primas).

Conflicto de Interés Situaciones donde consideraciones financieras o personales o inte-

Comportamiento/material ofensivo

reses afectan directa y significativamente, o tienen o pudiesen tener

Cualquier comportamiento o material que puede

la apariencia de afectar directa y significativamente, la objetividad e

ofender o molestar a otros.

independencia de un empleado o contratista al ejercer su capacidad de cumplir cualquier deber o responsabilidad para con VETRA.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Consultor

o aceptación de un incentivo o recompensa para ciertas acciones

Un experto que cobra un honorario por proveer

indebidas y cualquier acercamiento o solicitud inapropiada, di-

consejo o servicios en una esfera particular.

rectamente o a través de una persona nombrada, para actuar en cualquier forma que pudiese ser para desventaja de VETRA.

Contratista Un individuo, compañía y otra entidad legal que realiza

Dependencia a las Drogas

trabajo o entrega servicios para VETRA en relación a un

Situación que ocurre cuando una persona se convierte en adicta a

contrato de servicios. Esto incluye a los subcontratistas.

una droga particular o alcohol.

Contrato

Dependencia del Alcohol

Un acuerdo que legalmente obliga a una parte a ha-

También conocido como alcoholismo. El consumo de, o preocu-

cer, o no hacer, cierta cosa. Ejemplos de contratos son

pación con, las bebidas alcohólicas en la medida que este compor-

contratos de compraventa, de trabajo, joint venture, de

tamiento interfiere en el comportamiento normal de una persona.

servicios, acuerdos de suministro y confidencialidad.

Derechos Humanos Estándares básicos de tratamiento a los cuales todas las personas tienen derecho, sin importar la nacionali-

Contribución

dad, género, raza, estatus económico o religión.

Política Contribución hecha a un político, campaña política o partido político.

Desarrollo Sostenible (Sustentable) Desarrollo que satisface las necesidades del presente sin compro-

meter la capacidad de las generaciones futuras de satisfacer las

El derecho legal exclusivo de un autor o creador

mismas necesidades o similares.

para publicar, reproducir o vender su trabajo.

Director Corrupción

Un miembro del directorio que controla los asuntos de una com-

El abuso de una posición de empleo o confianza

pañía. Un directorio puede estar formado de directores ejecuti-

para obtener una ventaja en contravención del de-

vos, quienes manejan la compañía, y directores no-ejecutivos, que

ber. Incluye el ofrecimiento, otorgamiento, petición

contribuyen con su asesoría.

Código de Ética

Discriminación

Entidad Controlada

Comportamiento que, intencionalmente o no, tra-

Entidad donde VETRA tiene o controla, directa o indirecta-

ta a las personas con desigualdad debido a la raza,

mente, más del 50% de los derechos de voto, participación

color, religión, género, discapacidad, estado civil u

accionaria o interés de propiedad, o que tiene la capacidad de

origen nacional, u otros factores, tal como la edad.

determinar el resultado de decisiones de sus órganos corporativos de dirección y administración.

Divulgación Pública Material que se considera divulgado de manera

Estándares de Gestión Ambiental

suficiente para asegurar su disponibilidad para

Un conjunto de estándares de gestión, obligatorios en todas las

el público inversionista.

instalaciones operadas por VETRA que forman la base del desarrollo y aplicación de los sistemas de gestión ambiental en

Drogas Ilegales

todos los niveles de la Compañía.

Drogas determinadas como ilegales y/o las drogas con receta que se poseen sin una receta médica válida. Inclu-

Fraude

ye marihuana, LSD, otros alucinógenos, cocaína, heroí-

Un engaño intencional para un beneficio indebido. Cualquier

na, otros narcóticos, anfetaminas, barbitúricos o tran-

acto u omisión ilegal por medio del cual se hace una tergiver-

quilizantes que no están bajo las indicaciones del doctor.

sación con la intención de defraudar, que causa un perjuicio real o que es potencialmente perjudicial para otro, haya o no

Enfermedad Laboral

un beneficio personal para el autor.

Se entiende por enfermedad laboral todo estado patológico que sobrevenga como consecuencia

Fumar de Forma Pasiva

obligada de la clase de trabajo que desempeña el

Respirar aire que contiene el humo generado por otras personas.

trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes físicos,

Funcionario Público

químicos o biológicos.

Cualquier persona que es elegida o nombrada en un cargo público.

VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA

Director y Gerente

Igualdad

Cualquier empleado o contratista de VETRA que

Acceso igualitario a los recursos y oportunidades.

tiene a otras personas reportándole, o que tiene la autoridad para asignar recursos.

Igualdad de Oportunidades El derecho de todas las personas a ser consideradas igualita-

Gestión de Residuos

riamente en base al mérito u otros criterios significativos y re-

Proceso sostenible para reducir el impacto ambien-

levantes, sin importar la raza, color, género, religión, asociacio-

tal de la eliminación de todo tipo de materiales usa-

nes personales, origen nacional, edad, discapacidad, estado civil,

dos por los negocios.

orientación sexual y responsabilidades familiares.

Gobierno Corporativo

Incumplimiento

El sistema por medio del cual las corporaciones

Comportamiento que resulta en cualquier forma de acción disciplina-

son dirigidas y controladas, incluyendo la conduc-

ria contra una o más personas (ver también incumplimiento serio). Los

ción del directorio y la relación entre el directorio,

incumplimientos a la conducta de negocio incluyen pero no están limi-

gerencia y accionistas.

tados a, problemas de fraude, robo, actividades comerciales deshonestas, apropiación indebida de recursos de la compañía, prácticas incorrectas de

Grupos de interés (stakeholders)

salud y seguridad, conflictos de interés, corrupción, acoso o intimidación

Cualquier persona, grupo o parte interesada que

o cualquier otro tipo de comportamiento que contraviene el Código.

puede verse afectado por el desempeño financiero o de salud, seguridad, medioambiente y comu-

Incumplimiento Grave

nidad de VETRA o sus operaciones.

Comportamiento que ha conducido a una advertencia final o despido de un empleado o tercero, incluyendo a contratistas, provee-

HSE

dores u otros agentes que representan a VETRA o que tiene un

Salud, seguridad, medioambiente (Health, Safety and

impacto reputacional significativo en VETRA.

Environment).

Código de Ética

Información Personal

Inversión

Información personal es la información o datos

El uso de dinero a través de varios medios, o el tiempo y esfuerzo de

que se relacionan a un individuo el cual puede

un individuo, para generar ingresos o aumentar el capital, o ambos.

ser identificado por aquella información o datos solamente, o por una combinación con otra in-

Inversiones Materiales

formación que está en poder de VETRA.

El valor de cualesquiera acciones, holdings u otros intereses financieros en una compañía u otra entidad (ya sea de propiedad

Información Privilegiada

directa o indirecta) que, cuando sumado con cualesquiera tales

Información que no está disponible generalmente y que

acciones, holdings y otros intereses financieros en favor de (direc-

podría, si fuese hecha disponible, tener un efecto signifi-

ta o indirectamente) un cónyuge o hijo no totaliza más de 5% del

cativo en el precio de los valores de una compañía (juz-

valor de la compañía u otra entidad.

gado por si afectaría la decisión de inversión de un inversionista). La información privilegiada puede incluir temas

Joint Venture

de suposición, temas que no son concluyentes como para

Una asociación contractual formada entre dos o más partes para

ameritar ser conocidos por el público y temas relativos a

realizar juntos un negocio específico.

las probables intenciones de una persona.

Lavado de Dinero Inteligencia Competitiva

El lavado de dinero (también conocido como lavado de capitales,

El proceso por medio del cual una organización re-

lavado de activos, blanqueo de capitales o legitimación de capitales)

colecta y usa información sobre sus clientes y pro-

es una operación que consiste en hacer que los fondos o activos ob-

ductos para su planificación a corto y largo plazo.

tenidos a través de actividades ilícitas aparezcan como el fruto de actividades lícitas y circulen sin problema en el sistema Real y financiero.

Intimidación Comportamiento inaceptable repetido dirigido

Leyes Anti-Soborno

contra un individuo o grupo de individuos, lo que

Leyes que prohíben la oferta de dinero, bienes o servicios a una

crea un riesgo para la salud y seguridad.

persona para persuadirlas de llevar a cabo una acción, en muchos casos ilegal, en el interés de la persona que ofrece el soborno.

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Leyes de Competencia (Antimonopolio)

Normas

Leyes que disuaden el monopolio y prácticas res-

Culturales Expectativas de cómo una persona o personas se com-

trictivas y alientan una mayor competencia.

portarán en una situación dada en base a los protocolos locales, reglas de conducta o prácticas sociales aceptadas.

Licencia para Operar Aseguramiento y mantención de la confianza de una co-

Organización Externa

munidad y reguladores para establecer y conducir negocios.

Una organización externa a VETRA.

Línea Ética

Organización No-Gubernamental (ONG)

Mecanismo de denuncia anónimo de fraudes o conduc-

Un grupo sin fines de lucro mayoritariamente fundado por con-

tas inapropiadas que viole el Código de Ética o las polí-

tribuciones privadas que operan fuera del gobierno institucionali-

ticas, normas y procedimientos de VETRA.

zado o estructuras políticas.

Malicioso

Pago de Facilitación

Motivado por, o resultante de, un deseo de causar daño

Un pequeño pago a funcionarios públicos para acelerar o asegu-

o dolor a otro.

rar el desempeño de una acción gubernamental rutinaria (acciones que son realizadas ordinaria y comúnmente)

Material Indebido El material indebido incluye imágenes pornográ-

Pago de propina

ficas o sexualmente explícitas o de explotación,

Ver Propina.

materiales que promueven la violencia, odio, terrorismo o la intolerancia hacia otros, y cualquier

Pariente cercano

material que es obsceno y ofensivo.

Un pariente cercano incluye al cónyuge, pareja, padre o madre, padrastro/ madrastra, hijo, hijastro, hermano, hermanastro, sobrino(a), tío(a), abuelo(a), nieto(a) y pareja de cualesquiera de estos.

Código de Ética

Partido Político

Propiedad Intelectual (PI)

Un grupo de personas con ideas u objetivos simi-

Cualquier creación de la mente o intelecto que tiene un valor co-

lares, algunos de cuyos miembros son nominados

mercial potencial, y puede tener derecho a protección bajo la ley

como candidatos en elecciones con la esperanza

en relación a derechos de autor, licencias, patentes, marcas y otros.

que serán elegidos para el gobierno.

Propina Patente

Pago a trabajadores del sector servicios más allá de lo dispuesto en la

Un documento legal emitido por un gobierno na-

cuenta u honorario, como reconocimiento de un servicio eficiente o

cional que otorga derechos exclusivos para la pro-

bien desarrollado, y no como condición del servicio que está siendo

ducción, venta y utilidades por la invención de un

desempeñado. Estos pagos y su tamaño son un asunto de costumbre

producto o proceso para un período de tiempo es-

social y varían de cultura en cultura y según la industria de servicios.

pecífico. Las patentes también otorgan el derecho a prevenir que otros copien el invento.

Protección de Información El resguardo de la información que se tiene sobre un individuo,

Pornografía

negocio u otra entidad.

Material verbal o visual o actos que personifican la violencia, coerción, discriminación, fuerza o bruta-

Proveedor

lidad en mujeres, hombres, niños o animales en ac-

Un individuo o un negocio que provee materiales, equipos o servicios.

tos sexuales, y los representan en forma degradante. Privacidad La capacidad de un individuo o grupo de

Represalia

mantener sus vidas y asuntos personales fuera de la

Acción injusta, ilegal o indebida tomada como contrapartida de

vista de todos, o controlar el flujo de información

una lesión u ofensa real o percibida.

sobre sí mismos.

Programa de Viajero Frecuente Un servicio ofrecido por muchas aerolíneas para premiar la lealtad de los clientes.

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Riesgo

Trabajo Infantil

La oportunidad de que algo pase que tendrá un im-

Individuos con menos de 15 años de edad que son obligados a

pacto en los objetivos. Nota: un riesgo es a menudo

hacer trabajos que son física o mentalmente dañinos que inte-

especificado en términos de un evento o circunstan-

rrumpen su educación y desarrollo social.

cia y las consecuencias que pueden surgir de él. El riesgo es medido en términos de una combinación

Trabajos Forzados

de las consecuencias de un evento y su probabilidad.

Trabajo bajo amenaza o castigo y para el cual el trabajador no se

El riesgo puede tener un impacto positivo o negativo.

ha ofrecido voluntariamente.

Rumor

Transacciones usando Información Privilegiada

Información supuestamente veraz que circula sin

El uso de información generalmente no disponible y sensible a los pre-

evidencia que la corrobore.

cios sobre una compañía para obtener utilidades de la venta y compra de acciones y valores de la compañía (o alentar a otro a hacerlo).

Sitios o Instalaciones El sitio o lugar de un activo operacional individual

Valor Agregado

de VETRA. Un activo puede operar desde diversos

La diferencia entre el costo de materiales adquiridos y el eventual

sitios o instalaciones.

precio de venta del producto terminado.

Soborno

Valor Módico

Dar o recibir una recompensa indebida para influir

Como regla general, un valor que es razonable y limitado en ta-

en el comportamiento de alguien en el gobierno o

maño o alcance, no es considerado excesivo u ofensivo dadas las

negocio para obtener una ventaja comercial.

circunstancias, y que no puede ser considerado como indebidamente influyendo al receptor o creando una obligación comercial

Tercero

en el receptor. Los valores locales deben ser considerados ya que

Una persona que no es una parte en un contrato

la definición es relativa y va en función del promedio de los ingre-

pero puede verse involucrada de manera indirecta o

sos locales y estándar de vida local.

ser afectada por él.

Código de Ética Valores El nombre común de acciones, bonos, fondos mutuos y otros medios de inversión.

Viaje Auspiciado Transporte, alojamiento o gastos de subsistencia pagados o suministrados por terceros distintos a VETRA o por los propios recursos de un empleado de VETRA.

Viático (literalmente: por día) Una asignación fija diaria para gastos, sin importar el valor de los gastos.

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