MeetingPackagen tavoitteena

Miljardin Euron Liikevaihto

Kymmenvuotispäiväänsä pian viettävä MeetingPackage sai merkittävän jakelukumppanin sopiessaan yhteistyöstä maailman johtavan kokous-, tapahtuma- ja ravintolateknologian tarjoaja Cvent Supplier Networkin kanssa. Kumppanuus tuottaa etuja kokous- ja tapahtumamyyntiprosessiin molemmin puolin.

Miia Manner

MEETINGPACKAGEN OPERATIIVISEN johtajan, Suomeen palanneen Mika Kiljusen mukaan tämä tarkoittaa sitä, että Cvent Supplier Networkin asiakkaille avautuu mahdollisuus varata MeetingPackagen tapahtumapaikkoja maailmanlaajuisesti suoraan Cvent-alustalla. Vuonna 1999 perustettu CVent on maailman johtava kokous-, tapahtuma- ja ravintolateknologian tarjoaja, jolla on maailmanlaajuisesti yli 21 000 asiakasta. MeetingPackagen tarjonta on siis tarjolla kaikille Cventin asiakkaille onlinessa.

”Me olemme automatisoineet tapahtumapaikkojen myynti- ja varausprosessin samaan tapaan kuin lentojen ja hotellihuoneiden myynti automatisoitiin jo parikymmentä vuotta sitten. Yhteistyökuvion myötä kaikki meidän alustalla myynnissä olevat tapahtumapaikat, joilla on online-saatavuus aktivoituna, saavat näkyvyyden Cventissä”, Kiljunen selventää.

Automatisointi hidasta

Tapahtumatilojen myyntiprosessin automatisointi ei ole tapahtunut yhtä nopeasti kuin esimerkiksi hotellin osalta.

”Manuaalinen prosessi on pitänyt pintansa tapahtumapuolella, mutta tänä vuonna tulee tapahtumaan valtava muutos. Jos tapahtumapaikalla ei ole varausmahdollisuutta onlinessa, työ tehdään täysin manuaalisesti. Matkailu- ja tapahtumabisnes kärsii edelleen koronan aiheuttamasta työntekijäpulasta, mikä varmasti vauhdittaa automatisoitumista.”

Kiljunen harmittelee, että tietyt uskomukset eivät tunnu hälvenevän. ”Välillä törmäämme edelleen siihen ajatukseen, että tapahtumapaikka menettää hallinnan omaan kapasiteettiinsa, jos tilat laitetaan myyntiin nettiin. Samanaikaisesti joka neljäs varaus tehdään toimistoaikojen ulkopuolella. Jos tapahtuma ei ole vahvistettu neljän tunnin sisään, asiakkaista noin puolet on jo varannut muualta.”

Kilpailu olisi tervetullutta

MeetingPackage on edelleen alansa johtava toimija. ”Kukaan muu ei tällaista ohjelmistoa ole tehnyt. Me toivomme toki, että kilpailua syntyisi, sillä nyt joudumme tekemään kehitys- ja myyntityön yksin. Vanhojen tapojen ja uskomusten murtaminen on edelleen haastavaa. Jos kilpailua olisi enemmän, markkina muuttuisi nopeammin”, sanoo Kiljunen.

Tällä hetkellä hotelliketjut ovat MeetingPackagen suurin asiakasryhmä. Softa soveltuu hyvin mille tahansa tapahtu- mapaikalle ja palveluntarjoajina on myös joitain ravintoloita.

MeetingPackagen palveluksessa Suomessa työskentelee tällä hetkellä noin 20 henkilöä.

”Tämän vuoden loppuun mennessä henkilökuntaa tulee olemaan viitisenkymmentä, joista puolet Suomessa. Missiona meillä on tuottaa yli miljardi liikevaihtoa asiakkaillemme kolmen vuoden sisään. Tällä hetkellä lukema on kymmenissä miljoonissa.”

Matkamessuilla tehtiin kauppaa yli odotusten kävijöiden kiinnostus ilahdutti näytteilleasettajia

Palaamme vielä hetkeksi Matkamessuihin ja kysymme mukana olleilta näytteilleasettajilta miten messut kolmen vuoden tauon jälkeen onnistuivat? Tapahtuma sai aikaan lähes viikon kestäneen medianäkyvyyden ja suomalaiset suunnittelemaan uusia lomamatkoja.

Antti Haukkamaa

MATKAMESSUJEN LIIKETOIMINTAPÄÄLLIKKÖ Noora Haatainen kertoo, että tapahtumakokonaisuuteen Caravan-messujen kanssa osallistui yli 900 yritystä 70 eri maasta. Massutapahtumissa vieraili yli 53 000 kävijää. Heistä alan ammattilaisia oli noin 12 000. ”Kävijäkyselyn mukaan 79 prosenttia tulee messuille hakemaan ideoita ja inspiraatiota. Monille on myös tärkeää löytää uutuustuotteita ja tavata asiantuntijoita”, iloitsee Anu-Eveliina Mattila messujen tapahtumaviestinnästä.

20 000 matkaa

Kolme vuotta Filippiineillä

Matkailuala muistaa Kiljusen energisena ja innovatiivisena visionäärinä Kohdematkojen, Kaleva Travelin ja CWT Finlandin ajoilta vuosituhannen alkupuolelta.

”Jätin tehtäväni CWT Finlandissa vuonna 2013. Sen jälkeen työskentelin StaffPointin toimarina viisi vuotta ja StaffPointin myynnin jälkeen konsultin tehtävissä Monacossa, Jenkeissä ja Filippiineillä. Filippiineille jäinkin sitten vaimoni Teijan kanssa kolmeksi vuodeksi. Siirryin konsultin tehtävistä fuusioimaan kahta matkailualan toimijaa. Olen samanaikaisesti ollut MeetingPackagen matkassa suunnilleen seitsemän vuotta.”

Kiljuset muuttivat takaisin Suomeen viime vuoden maaliskuussa ja silloin Mika lähti mukaan MeetingPackagen operatiiviseen toimintaan.

Unelmat todeksi

Työskentely Aasiassa oli ollut yksi Kiljusen henkilökohtaisista haaveista. Toista hän toteuttaa parhaillaan MeetingPackagessa.

”Olin jo Kaleva Travelin aikaan kehittämässä Easy Meetings -konseptia. Tapahtumien vieminen onlineen ei onnistunut siinä mittakaavassa, mitä suunnittelimme. Huomasimme myös MeetingPackagen alkuvaiheessa, että onlinemyynti ei toimi, koska teknologiaa ei ollut olemassa. Siten päädyimme kehittämään teknologian, joka mahdollistaa hotelleille ja kokouspaikoille online-varausten tekemisen eli siinä kohtaa muutuimme Saas-toimijaksi. Se on osoittautunut oikeaksi liikkeeksi”, Kiljunen päättää.

Tallink Siljalla oli messuilla näyttävä laivamainen kaksikerroksinen osasto. ”Tavoitteenamme oli ensisijaisesti lanseerata messuyleisölle uutta MyStar-alusta ja tuoda esiin laajaa tarjontaamme, kuten hotelleja, risteilytuotteita ja laadukasta viihdettä”, kertoo kaupallinen johtaja Kalle Katajainen . Yleisöä houkuteltiin osastolle pallomeren, onnenpyörän, valokuvauspisteen, lounge-tilan ja diginäyttöjen avulla. Yleisöpäivinä Harri Hylje oli näyttävästi esillä lukuisien vieraiden kanssa.

Kaikkiaan Tallink Siljalla oli messuilla noin 15 hengen tiimi. ”Messuosasto oli näyttävä, mutta iso kiitos onnistuneista messuista kuuluu koko messutiimille. Osastollamme työskenteli henkilökuntaamme laivalta, terminaaleista ja konttoriltamme. Myimme messutarjouksina Tallinnan päiväristeilyjä ja hotellimatkoja, päivä Tukholmassa risteilyjä Helsingistä ja 22h-risteilyjä Turusta. Tapahtuman aikana myimme lähes 20 000 matkaa messuosastolla ja nettisivuillamme. Voimme siis olla erittäin tyytyväisiä”, iloitsee Katajainen.

Viro näyttävästi esillä

Viro onnistui kokoamaan messuille kaikkiaan 32 näytteilleasettajaa yhdeksälle eri osastolle. Visit Estonian yhteisosasto toimi virolaisten osastojen keskipisteenä. Muut Viron osastot oli sijoitettu sen ympärille ja näin messuille saatiin Virolle näyttävä oma alue. Mukana oli kattavasti matkailualueita ja kaupunkeja ympäri Viroa, myös kylpyläliitto ja maatilamatkailu olivat mukana.

Visit Estonian Malle Kolnes oli messuihin erittäin tyytyväinen. ”Viron osastoilla meno oli kaikkina päivinä kuin mehiläispesässä. Kovaa kuhinaa koettiin myös Viron kartan edustalla. Yleisö sai merkitä karttaan paikan, jonne haluaisi matkustaa Virossa. Jokaisella suomalaisella tuntuu olevan oma lempikohde ja nyt tiedetään, että se löytyy Tallinnan ulkopuolelta, Tartosta, Etelä-Virosta, Pärnusta ja Viron upeilta saarilta.

Yleisöpäivinä Virolla oli kaikkiaan 12 esitystä ohjelmalavoilla ja niitä seurasi yhteensä noin 1200 messuvierasta. Suosittu oli myös ammattilaispäivänä järjestetty Visit Estonian ja varustamoiden yhteinen infotilaisuus medialle ja matkanjärjestäjille. Osallistujia oli reilusti yli sata ja kaikki eivät mahtuneet mukaan.”

Mukana olleista virolaisista näytteilleasettajista yli 70 prosenttia suunnittelee osallistumista myös ensi vuonna. Kolneksen mukaan palautteet olivat positiivisia. ”Kaikki ymmärtävät, että koronan jälkeen on tavattava kasvotusten. Samoin ymmärretään, että Virolle tärkein markkina on Suomi ja siihen halutaan myös panostaa. Viron osastoille ei tehty suoraa kauppaa. Hotellit ja matkanjärjestäjät saivat kyllä konkreettisia tarjouspyyntöjä ja uutiskirjeen tilaajia. Uudet kohteet ja alueet kiinnostivat, myös pyöräily ja vaellus olivat suosittuja. Samoin kuin kansallispuistot, kulttuuritapahtumat ja perhekohteet.”

Myyntitavoitteet ylitettiin

Olympia Kaukomatkatoimiston messuosasto oli perinteisen näyttävä ja kookas. Näyttävyys oli luotu korkeilla kirkkailla ja värikkäillä kangasseinillä, joiden valaistus oli toteutettu messukeskuksen uudella led-tekniikal- la. Olympian osaston sijainti oli keskeinen ja sama, joka se on ollut kautta aikojen. Matka-asiantuntijoina osastolla oli sekä toimiston väkeä että matkanjohtajia.

Toimitusjohtaja Anne-Marjut Väänäsen mukaan asiakkaat olivat äärettömän kiinnostuneita eri safareista ja varsinkin niiden maakohtaisista eroista. ”Meillä on tarjolla safareita seitsemässä maassa: Etelä-Afrikassa, Keniassa, Tansaniassa, Zimbabwessa, Botswanassa, Ugandassa ja Ruandassa. Myös Japanin matkoista kyseltiin paljon. Japanilainen kulttuuri on niin erilainen, että sinne matkaa miettivät haluavat yleensä keskustella matkan sisällöstä matka-asiantuntijan ja matkanjohtajan kanssa. Messut onnistuivat meillä oikein hyvin. Ylitimme myyntitavoitteemme kaikilla asetetuilla mittareilla”, iloitsee Väänänen.

Tuoksuja ja makuja

Apollomatkojen osastonsa oli suunniteltu yhteensopivaksi naapuriosaston Gavrielides Foodsin tavernan kanssa, ja kokonaisuus oli siis hyvin kreikkalainen.

”Messuilta etsittiin selvästi hyvien tarjousten ja matkaideoiden lisäksi elämyksiä, tuoksuja ja makuja. Moni oli tullut myös piipahtamaan nimenomaan tavatakseen palveluntarjoajia ja päästäkseen juttelemaan kasvokkain. Messutiimissämme oli päivittäin 4-5 virkailijaa. Myimme osastollamme matkoja koko messujen ajan ja paikan päällä varanneet saivat extraetuja, joita netistä varaamalla ei ollut mahdollista saada. Matkoja varattiin paljon etenkin lauantaina. Messut onnistuivat meidän kannaltamme siis mukavasti. Ihmisiä oli liikkeellä ja heidän kanssaan oli kiva jutella kasvokkainen pitkästä aikaa”, kertoo Satu Kontulainen Apollomatkojen markkinoinnista.