Bilera eraginkorren kudeaketa
Manu Mara単on Trebatzailea eta coach
Bilera eraginkorrak 1. 2. 3. a. b. c. d. e.
Bilerak Helburuak eta motak Prestaketa Helburuak eta gaiak Garapenaren plangintza egin eta deialdia prestatu Deialdia interesa piztuz eta argi egin Alderdi materialak Erantzukizuna hartu
4. Hasiera a. Parte hartuko dutenen aurkezpena b. Konfiantza ematea c. Gaiak aurkeztea eta helburuak finkatzea d. Laneko metodoa eta jarduteko arauak definitzea e. Idazkariaren zeregina 5. Animatzailearen zereginak a. Parte hartzaileak ezagutzea b. Parte hartzera eta hitz egitera bultzatzea c. Gaiak ondo planteatzea eta adostasuna bilatzea d. Taldeari aurrera egiten laguntzea e. Taldearen “blokeoa� gainditzea f. Eta agresibitatea eta tentsioa? 6. a. b. c. d. e. f. g.
Animatzailearen ezaugarriak Kalitateko dekalogoa. Zuzendaritza-ekintza eraginkorrak Gainerakoei entzutea Galdera onak egitea Segurtasuna eskuratzea eta erakustea Malgutasuna: artezten duena ala ez? Segun eta‌ Ustekabeen aurreko erreakzioa Eta animatzaileen akatsak?
7. Amaiera a. Laburpena egin eta ondoren, lotu b. Bileraren azterketa eta ebaluazioa c. Emaitzak dokumentatzea. Txostena-Akta Eranskinak I. Eraginkortasunaren dekalogoa II. Ez-eraginkortasunaren dekalogoa III. Bileren ebaluazioa
1.
Bilerak
Tresna bikaina Bilerak tresna ordezkaezinak dira erakundeetan. Elementu dinamizatzailea eta topagunea dira. Berebiziko funtzioa betetzen dute: kontaktu zuzena eta harreman pertsonala, aurrez aurre egotea, taldeak bategitea, hierarkiazko distantziak murriztea, konpromiso maila handitzea, portaera-aldaketak ahalbidetzea, negoziatzea, eztabaidatzea, aurre egitea, gatazkak kudeatzea eta konpontzea… “Bilerak ezinbestekoak dira” Gehiegizkoa al da esatea bilerak erakunde baten termometroa direla? Neur al daiteke erakunde baten kalitatea bertako bileren kalitatea neurtuta? Bileretan jendeak parte hartzen ez badu, edo hitz egiten badu baina ez badu pentsatzen duena esaten, edo bileran egin beharrean tabernan eta korridoreetan mintzatzen bada, edo hartutako erabakiekin konprometitzen ez bada… erakunde horretan zerbait ondo ez doala adierazten al digu horrek? Ba al dugu bileren kalitatea hobetzerik? Eta hala eginez gero, erakundearen kalitatea aldatzerik izango al dugu? Asko bileren iraupen luzeak kezkatzen ditu, baina askoz ere larriagoa da bileren eraginkortasunik eza. Helburua bilera laburragoak izatea, baina, batez ere, askoz ere eraginkorragoak izatea lortzea da. Bilera gutxiago, baina eraginkorragoak. “Gamelu bat bilera batean diseinaturiko zaldi bat da” Bileritisa: Bilera justifikatuak?Kontuz “bileritisarekin”: bilerek eragiten duten gaixotasuna. Funtsean, bilerak egite hutsagatik elkartzea da. Bilera gehiegi, sarritan ez-eraginkorrak eta norberaren lanean eragiten dutenak jasatea dakar . Beti al daude justifikatuta bilerak? Deialdia egin aurretik pentsatzen al dugu horretan? Balantzan jartzen dugu bilerek eskatzen duten ahalegina, eta haien erabilgarritasuna eta aurreikusitako helburuak? Posta elektroniko bidez informazioa idatziz helarazita, edo telefono bidez konpon badaiteke, zertarako deitu bilera? Egia da kasuen araberakoa izango dela, baina luzexeago pentsatu beharko genuke bilera deitu baino lehen. Batzuetan gertatzen da ez dela bilera deitzen beharrezkoa denean, … seguru aski gutxitan gertatuko da hori. Badakigu… Eta zer egingo dugu? “Denbora galtzen da, eta ez da berreskuratzen”
2. Helburuak eta bilera motak “Helburuak eta bilera motak askotarikoak izateak ez du oztopo izan behar guztietarako jarraibide komunak zehazteko”
a. Helburuak
Askotarikoak dira. Sarritan bilera berean hainbat helburu izan daitezke: - Informatzea eta - Erabakiak hartzea informazioa biltzea - Konpromisoak - Eztabaidatzea hartzea - Prestatzea - Problemak ebaztea - Ikuspuntuak - Gaizki-ulertuak trukatzea argitzea - Negoziatzea eta - Ereitea, gogoeta akordioak lortzea piztea… - Ideiak eragitea ….
b. Bilera motak Bilera batzuen eta besteen artean alde handia dago. Oso zaila da bilera mota guztiei erantzun eraginkorrak ematea. Esaterako, honako bilera hauek ez dira berdinak, ezta? - Erakunde bereko edo erakunde desberdinetako pertsonen arteko bilerak. - Erakunde bereko hierarkia-eskala bereko edo eskala desberdineko pertsonen arteko bilerak. - Bileran aktiboki parte hartzen duten dinamizatzaileekin edo dinamizatu eta moderatu soilik egiten dutenekin egindako bilerak. - Burua bilera dinamizatzen, edo beste dinamizatzaile batekin. - Gatazka handiko egoerak, interes kontrajarriak… - Lan-taldea soilik edo askoz ere kide gehiagorekin. - Asterokoa edo hilerokoa, pertsona berberekin ala aparteko bilerak aldatuz doazen pertsonekin.
-
…
Irizpide komun baten pean eta bilera guztietarako baliagarriak diren ideia-ardatz batzuk kontuan hartuta, helburu eta motaren arabera, bakoitzak bere berezitasunak eta zehaztasunak ditu lan-metodoari dagokionez. Ahalik eta bilera-mota gehien hartuko ditugu kontuan. Bilera batek arrakasta izan dezan, honako hauek dira hiru elementu garrantzitsuenak: - Aldez aurretik prestatzea eta planifikatzea. - Taldearen dinamika kudeatzeko, animatzaileak dituen trebetasunak, sentiberatasuna eta giza kalitatea. - Parte-hartzaileen jarrera eta prestakuntza.
“Bilera eraginkorra izateko, helburuak oso ondo finkatuak izan behar ditu, eta kideek ekarpen egoki eta positiboei esker, helburu horiek lortuz joango dira” Quest Worlwide
3. Prestaketa “Aldez aurretik prestatuta ez daudelako egiten dute huts bilera gehienek” Pertsona batek bileraren arduradun izan behar du. Normalean, animatzailea izaten da.
a.
Helburuak eta gaiak
Helburuak lortzea espero den emaitza zehatzak dira, eta aurretik definitu eta idatziz jaso behar dira. Horietatik, lehentasuna zeinek duten eta ezinbestean zein lortu behar diren zehaztu behar da, bai eta bigarren mailakoak edo garrantzi txikiagokoak zein diren ere. Helburuen ondoren, gaien zehaztapena eta enuntziatua dator.
b.
Garapenaren plangintza egin eta deialdia prestatu
Hasieratik fresko eta prest dauden parte-hartzaileekin, hoberena gaiak ordenatzea da, eta garrantzitsuenetatik hastea. Amaiera aldean jendea nekatuago dagoenean, edo arratsaldeko lehen orduan, bazkalostean, gai osagarriei ekin dakieke. Horregatik, komeni da deialdiko gaiak logika horren arabera antolatzea. Gai bakoitzarekin eman beharreko denbora garrantziaren araberakoa izango da. Sarritan akats bat egiten da: interesik ez duten gaiei buruz luze hitz egitea, funtsezko gaietan sakontzeko ahaleginik egin gabe. Idatzizko deialdia laburra eta zehatza izango da, eta honako hau jaso behar du: - Gai-zerrenda. - Helburuak. Parte-hartzaileengandik espero dena. - Bilera egingo den eguna, lekua eta ordua (hasiera eta bukaera zehaztuz). - Deialdia jasoko duten pertsonen zerrenda. “Deialdia gogoratu, eta joango zaretela berretsi behar beste denboraz”
c.
Deialdia interesa piztuz eta argi egin
Gaiak, lekua, eguna, ordua eta parte-hartzaileen zerrenda agerraraztea ez da nahikoa. Deialdiak bilerara joateko gogoa piztu eta parte-hartze bizi eta konprometitua eragiteko aldartea sortu behar du. Ez dago debekatuta originaltasun-agerraldiak egitea. Eta horregatik, komeni da azaltzea bilera zergatik egiten den, zer helburu dituen eta zer espero den… Deialdia egiten duen pertsonaren –animatzailea, normalean– zeregina gai bakoitzaren ildo nagusiak definitzea eta parte-hartzaileei argi eta garbi azaltzea izango da. Horri esker honako hau lortuko dugu: - Prestatuta joatea: txostena irakurrita, gogoeta eta behar diren kontsultak eginda eramatea. - Argi edukiko dugu zertara goazen eta zer espero den gugandik, zer prestatu behar dugun… - Deialdian akatsak daudelako gaizki-ulertuak eta aitzakiak saihestea. - Parte-hartzaileen ideiak ordenatzea.
-
Lanerako plana dagoela ikusaraztea. “Deialdiak argia eta ahalik eta erakargarriena izan behar du”
d.
Alderdi materialak: -
-
Aurkeztu eta banatuko diren dokumentuak prestatzea. Aldez aurretik bidali bada, bidalketaren arrazoia azaldu eta hartu izana adierazteko eskatu. Aretoa prestatzea. Giro erosoa sortzea: argiak, jarlekuak. Egokiena mahaia biribila, laukia edo U formakoa izatea da, guztiok elkar ikusteko aukera ematen dutelako. Behar diren baliabide teknikoak edukitzea: proiektorea, arbela edo idazteko orriak.
c. Erantzukizuna hartu Animatzaileak bileraren erantzukizuna hartu behar du lehenik eta behin. Honako hau esan behar du: “Bileraren emaitza nire esku dago”. Eta gainera, hori egia da. Horrekin bakarrik jarrera, motibazioa, prestakuntza, positibotasuna, konfiantza eta segurtasuna aldatzen ditu. Eta hori guztia kutsatu egiten da. Hasiera da taldeari zerbait egiteko, bere burua gainditzeko gogoa sentiarazten laguntzeko unea. Horretarako, animatzaileak “sinetsi egin behar du” eta bere burua motibatu. Gogo bizia duela erakusten ez badu, parte-hartzaileak ez dira motibatuta sentituko. “Bileraren animatzaileak erantzukizuna barneratu behar du: bileraren emaitza beraren esku dago”.
4. Hasiera Hasiera animatzailearen lehenengo urratsak dira. Bileraren une garrantzitsuena. Orduan, garaiz hasi behar da. a. Parte hartuko dutenen aurkezpena Elkar ezagutzen ez badute, metodorik ohikoena aurkezpen-gurpila da. Hasiera aurreko unea egokia da parte-hartzaileak formalismo gutxiagorekin aurkezten hasteko. b. Konfiantza ematea Animatzaileak konfiantza eta lasaitasun giroa sortu behar du taldeko kideen arteko komunikazioa ahalbidetzeko. Funtsezkoa da animatzen duenak lasai dagoela erakustea. Aretoa ondo prestatzeak asko laguntzen du. Konplizitatea eta “rollo” oneko giroa sortzea. Harira jo aurretik, izotzaldia urtzen laguntzea. Gaurkotasuna duten gaiei –politika, kirola, gizartea…– buruzko erritual labur batzuk lagungarriak izan daitezke; are gehiago parte-hartzaileek elkar ezagutzen ez badute. “Konfiantza emateak bileraren bilakaera modulatzen du” c. Gaiak aurkeztea eta helburuak finkatzea Hasierak bileraren argazki orokorra egiteko balio du. Kontua ez da aipamen hutsa egitea, azalpena eman behar da: zertaz hitz egingo den, gaia zergatik aukeratu den, zergatik den interesgarria, parte-hartzaileei zertan dagokien, arazoak zein diren eta zer interes duten. Eta ezinbestekoa soil-soilik esanda egin daiteke. Aurkezpena ondo prestatu behar da, ordenatua izan dadin, interesa piz dezan eta parte hartzera bultza dezan. Parte-hartzaileek deialdiari esker daukate haien berri. Hala ere, labur aurkeztu behar dira. Animatzaileak eta parte-hartzaileek argi dituztenean, taldeak onartu behar ditu eta egingarritzat eman. “Bilera baten animatzailea orkestra-zuzendari baten antzekoa da” d. Laneko metodoa eta jarduteko arauak definitzea Kontua ez da soilik ordenatzea eta parte-hartzaileei hitza ematea. Aldez aurretik zehaztutako helburuak ahalik eta eraginkortasun handienarekin lortzea ahalbidetuko duten baliabideak zehaztean datza. Animatzaileak metodo bat proposatuko du, eta bileraren helburuari atxikiriko arrazoia eta metodo hori nola aplikatuko duen azalduko du. Eta taldea izango da hori onartu edo aldaketak proposatuko dituena. Une egokia da animatzailea adi egon eta taldearen “egoera” eta prestutasuna zein den hautemateko. Eta animatzaileak kontrolatuko ditu jarduteko arauak. Gainera, helburuak lortzeko “aginte” eta babes handiagoak izango ditu. Eta edozein unetan eduki dezake horien premia.
“Metodoa adostea lortutakoan, taldea dinamika-sortzaile bihurtzen da” Taldeko bileretan denek ezagutzen dute elkar, eta maiz eta erregulartasunez elkartzen dira. Bilera horietarako, erabilgarria da dinamizazio-estilo bat erabiltzea hasieratik, eta parte-hartzaileek barneratu egingo dute inork gogorarazi behar izan gabe. Ahalik eta lasterren finkatu behar da laneko metodo bat, eta denek eduki behar dute horren berri. Denbora tarte labur bat igarotakoan, emaitzak hautematen hasiko dira, eta bilerak eramaten errazagoak izango dira, atseginagoak eta arinagoak. Gauza bat oso garrantzitsua da: denboraren kontrola. Beti egon behar da adi, diziplinarekin eta malgutasun-dosi txikiekin, jendeari labur eta zehatz jarduteko eskatuz, garaiz hasi eta garaiz amaitu ahal izateko. “Denbora berreskuratu ezin den baliabidea da. Balia ezazu” e. Idazkariaren zeregina Funtsean, akta jasotzea da. Bilera animatzen duena izan daiteke; baina aukera hori ez da gomendagarriena. Batzuetan, baliabide faltak horretara behartzen du, ordea. Idazkariak bileran aktiboki parte har dezake, edo ez. Bileraren araberakoa da aukera hori. Abantailak: -
-
Ez dira alde batera uzten parte-hartzaile bat eta haren ekarpenak. Gaia ezagutzen eta bizitzen duenez, eztabaidaren funtsa agertzen du, eta txostena errealistagoa izango da. Bilerak animatzen ikasteko entrenamendu ona da. Parte-hartzaile gisa beraren ikuspuntua ematetik, idazkari gisa neutraltasunez jardutera aldatuko da. Bikoizte hori onuragarria da pertsona horren prestakuntzarako. Entzutea hobetzen eta laburpena egiten laguntzen du. Ideiei forma ematen eta idatziz komunikatzen ikasten laguntzen du. Azken txostena (akta), sakonagoa eta liluragarriagoa da. Taldea bere buruaren jabe da, kanpoko laguntzarik gabe.
Gomendagarria izan daiteke saio bakoitzean idazkari-lanetan arituko den pertsona aldatzea. “Gaizki arteztutako bilera bat, eragozpena izateaz gain, arriskua ere bada” P. Druker
5. Animatzailearen zereginak “Prestakuntza eta plangintza. Taldearen dinamika kontrolatzea. Sentiberatasuna eta giza kalitatea” Taldeak ez du aita edo ama bat behar, zer egin behar duen esateko. Animatzailea behar du, aurreikusitako helburuak lortzera bideratuta beti. Bilera ondo prestatuta badago eta eraginkorra bada, parte-hartzaileak interesatuta egongo dira, prestatu nahi izango dute, ideiak aurkeztu eta arazoen aurrean bat egin. a. Parte-hartzaileak ezagutzea “Bileran parte hartuko duten pertsonak ondo ezagutzeak bileraren dinamizazioa errazten du” Ez da beti posible izaten. Nor diren, zer ordezkatzen duten, zer pentsatzen duten, nola mugitzen diren, nondik arnas hartzen duten jakiteko, aldez aurretik lan egin beharko du animatzaileak: galderak egin, ikertu… baina asko laguntzen du. Horiez gain, talde egonkorragoak daude, ohikotasunez elkartzen direnak, ekipoak… Pertsona bakoitzak irudi sozial bat du taldean. Taldea osatzen duten gizon eta emakumeek honako zereginak bete ditzakete: liderra, moderatzailea, orientatzailea, aditua, idazkaria, argitzailea, azkartzailea, adore-emailea, kritikoa, gelditzailea, ezkorra, alaia, sistematikoki uko egiten duena, menderatzaile erasokorra, axolagabea, handiustea, manipulatzailea… Batzuk besteak baino positiboagoak dira. Negatiboen artean, animatzaileak indar positibo bihur daitezen ahalegina egin behar du, horrela, bilera gehiegi “kutsa” dezaten saihesteko. Ildo berean, arriskutsua da ezkorrak bileraren denbora luzea bereganatzea, bere ezkortasuna kutsatu egiten baitu. Hitz eta pitz aritzea izugarri gustatzen zaionari eten egin behar zaio, nahiz eta gauza gutxi esan. Ez dugu beti asmatzen ez moduan ez unean, baina egin egin behar da, horrela ikasten da eta. “Animatzaileak ez ditu taldekideak epaitu behar, eta prest egon behar du aurreiritzirik gabe animatzeko”
Pertsona menderatzaileak Ikus dezagun, adibidez, ahulenak zapaltzeko joera duen pertsona menderatzaile baten kasua. Pertsona batzuek euren buruarengan konfiantza handia dute; protagonismo osoa bereganatzen dute, eta askotan ez dituzte gainerakoen iritziak kontuan hartzen. Nola kudea daiteke egoera hori? Utzi pertsona menderatzaileei euren iritzia esaten, baina gainerakoek ere eurena adierazteko modua ahalbidetu behar da. Protagonista izateko irrika dutenak kontrolatu behar dira, eta, bestalde, lotsatienak bileran parte hartzera eta euren iritzia ematera animatu behar ditugu. Bilatu une egokia. Esaterako, eskatu bilerako parte-hartzaile bakoitzari bere iritzia eman dezan, txanda hertsi bati jarraikiz. Metodo formalxeago baten aurrean, jendeak erreakzionatu egiten du eta parte hartzen du. Maila altuagokoen aurka agertzearen beldur direlako, maila baxuagoko pertsonak hitz egiteko beldur badira, eskatu haien iritzia hasieran, buruek zer iritzi duten jakin aurretik.
Kontuz ibili saboteatzaileekin. Arreta berezia jarri behar dugu bilera bat zapuztu nahi duen jendearekin; hau da, parte-hartzaileak desmoralizatu eta helburu zehatzak lor ez daitezen nahi dutenekin. Zein da bilera-saboteatzaile baten soslaia?
-
-
Ez da orduan iristen. Berandu iristen da. Gaiak prestatu gabe ekartzen ditu. “Ez nekien…” “Inork ez dit halakorik esan…” Deialdian edo gai-zerrendan egon litezkeen akatsei eusten die aurrera ez egiteko. Edozein aitzakia erabiliz, bileratik irten eta sartu ibiltzen da. Telefono deiak jasotzen ditu, eta berak ere dei asko egiten ditu. Parte-hartzaileei barre egiten die eta kritikatu egiten ditu. Hitza bereganatzen du, azkeneko hitza beti du berea, besteak barregarri uzten ditu,… Barkamena eskatzen du, baina beti oso lanpetuta agertzen da bere eguneroko zereginekin. Taldea desmoralizatzen du, eta bilerak ez duela ezertarako balio izango ikusarazten ahalegintzen da.
Saboteatzaileak egindakoa egin arren, taldeak aurrera egitea eta helburuak erdiestea lortzen badu, eta animatzailea ona bada, jendea denbora ondo erabiltzeko erabakiaz etorri da. “Hobe da norbaiten alde ez agertzea, eta horrek barnean hartzen du parte-hartzaile ahulena gehiegi ez babestea” b. Parte hartzera eta hitz egitera bultzatzea “Animatzaile onak taldearen pluraltasuna eta aniztasuna azaleratzeko ahalegina egingo du” Animatzailearen zeregina da parte-hartzaile bakoitzak nahi duenean eta nahi duen bezain luze hitz egin dezan ahalbidetzea. Askatasun-guneak sortzea. Hitz egiten ari denak entzun egiten dutela sentitu behar du. Gogoeta sustatu behar da. Hitza monopolizatzen dutenak isilaraztea eta ausartzen ez direnak hitz egitera animatzera dakar horrek. Animatzaileak ideiak eta ekarpenak aintzatetsi behar ditu, ahozko laztanak eman, motibatu… “Aintzatespena motibazioaren iturria da, “derrigorrezko kiroltzat” har dezakegu”
Parte-hartzea murritza bada… Parte-hartzera, erreakzionatzera edo galderak egitera bultzatu arren, partehartzea txikia bada… Honako hauek izan daitezke arrazoiak: - Animatzaileak ez die konfiantza helarazi parte-hartzaileei edo ez du motibatzen jakin. - Bileraren gaia txarto ulertu edo planteatu da. - Zentzugabekeriak edo ondorio desatseginak izango dituzten gauzak esateko beldurra. - Maila altuagoko pertsonen edo prestakuntza handiagoa dutenen aurrean txarto geratzeko beldurra. - Adierazteko eragozpenak, beste parte-hartzaile batek bere segurtasunarekin, ezagupenekin eta irudimenarekin larritu egiten dituelako. - Hierarkia maila desberdinez osaturiko eta sozialki eta kulturalki heterogeneoak diren taldeak. - Parte-hartzaileen aldetik, sakoneko kezkak, mesfidantza, interesik eza..
Egoera horien aurrean, animatzaileak erreakzionatu egin behar du: atmosfera epeldu, bileraren helburuak gogorarazi, interbentzioak ulertzen ote diren egiaztatu, arazoa berriro azaldu,… eta taldeak hizkera komuna erabil dezan ahalegindu. Partehartzaileen benetako heziketa praktikatu behar du, beti lasai jokatuz eta emotibotasun-adierazpenik egin gabe. Bere zeregina gidatzea eta laguntzea da. Eta hori bai… denbora kontrolatzea. “Animatzaileak tinko eta abileziaz, jardun behar du hitza eman eta kentzerakoan”
Ideiak eta proposamenak sortzea Imajina dezagun, esaterako, ideiak eta proposamenak sortzeko bilera batean gaudela. Nola lortu bilera laburra eta, aldi berean, sortzailea? Zer egin dezake animatzaileak? - Bost proposamen beharrean, ehun proposamen egiten ahalegindu. - Proposamenak askatasunez azaldu, zentzugabeak iruditu arren; guztien artean ideia bikainen bat ager liteke. - Parte-hartzaileak proposamen bitxiak, ausartak, dibertigarriak egitera animatu. - Inork besteen ideiak kritikatzea edo zapuztea eragotzi, horrek taldearen sormena mugatuko bailuke. - Ideia guztiei balio bera eman. - Neutraltasunez jokatu, eta alde bateko zein besteko ideiekiko aldekotasunik ez agertu. Ideia eta iradokizun guztiak arbelean edo ohol batean jaso. Horrek pentsamendu positiboa ahalbidetzen du, jendeak bere ideien bilakaera ikus dezakeelako. Guztioi gustatzen zaigu gure proposamena arbelean idatzita ikustea, eta gainerakoena ikusteko aukera izatean, errazagoa da aukera berriak bururatzea. Gero etorriko da aukeraketa egiteko unea. Batzuk onartu, beste batzuk sakondu… Ideia bat arbuiatutakoan, ez zaio utzi behar taldeari ideia horri buruz eztabaidatzen jarraitzen. “Denok gara sortzaile; kontua da, baten batek sortzaile izatera bultza gaitzan behar dugula gehienok” c. Gaiak ondo planteatzea eta adostasuna bilatzea “Gai bakoitza bere lekuan kokatu, arazo guztiak proposatu eta erabakietan partehartzaile guztiak konprometitu” Animatzaileak parte-hartzaileei lagundu behar die bileran aztertuko diren gaiak definitzen. Funtsezkoa da egitateetan zentratzea, eta ez egitate horiek interpretatzen hastea. Eta interbentzio oso tekniko edo ez oso argiak xume eta argi “itzultzea” egokituko zaio. Hainbanatzea badago, ez du berak erabaki behar. Bere zeregina laburtzea, azken helburura biderako zatikako lorpenak birplanteatzea da, partehartzaileek gogoeta egin eta azken erabakia har dezaten.
Konponbidea bilatzeko aurrera egitea Arazoen aurrean, animatzailearen zeregina bereziki garrantzitsua da. Eta argi eduki behar du arazoa eragin dezakeela ez dagoen tokian, gaia txarto planteatzeagatik edo ondo planteatu baina erdizka uzteagatik. Animatzailearen zeregina konponbidea bilatzen jarraitzea izango da. Erabakiak taldetik bertatik sortu behar du, eta
animatzaileak inpartzialki jokatu behar du. Horretarako, hainbat etapa dituen bidea proposa daiteke: 1. Arazoa hasieran hautematen den moduan deskribatzea. 2. Zergatik agertzen da gaur arazoa, eta zein dira haren arrazoiak edo jatorria? Zer elementuk osatzen dute arazoa? Zerekin daude lotuta? Nolakoak dira lotura horiek? 3. Arazoa berriro formulatu behar da, eta kasu bada, azpi-arazoetan banatuko da, gero banan-banan tratatzeko. 4. Ideiak ekarpen positiboen bidez indartzera animatu. 5. Aukerak aurkeztu, eta proposamen berriak eztabaidatu. 6. Emaitza partzialak edo aurrera egiteko balio duten ideiak arbelean laburbildu. 7. Aukerarik onena hautatu eta ekintza-plana zehaztu.
Adostasuna edo baiespena Erabakia hartzeko unean, ohikoena adostasuna edo baiespena bilatzea da, batez ere garrantzi handiko gaietan. Parte-hartzaileak erabakiarekin ados egon daitezen eta haren erantzukizuna parteka dezaten ahaleginduko da animatzailea, eta horretarako, ezinbestekoa da erabakia denon artean –hots, adostasunarekin eta baiespenarekin– hartua izatea. Zer da adostasuna? Guztiontzat aukerarik egokiena ez izan arren, partehartzaile guztiek onartzen duten erabakia da. d. Taldeari aurrera egiten laguntzea “Zentratzea, piztea, birformulatzea, laburtzea; taldeari bidean aurrera egiten laguntzeko, animatzaileak egin beharreko funtsezko ekintzak dira� Ondo bideratutako bilera, bilera dinamikoa da. Bidea egin da, eta taldea aberastu egin da. Eta behar den tinkotasuna ez da kalte egiteko, helburuak lortzen laguntzeko baizik. Horrek esan nahi du animatzaileak honako hau egin behar duela: - Taldea desbidera ez dadin zaindu behar du. - Taldeak aurrera egin dezan bultzatu behar du, aurrera egiteko pizgarri diren galderak eginez. - Bilerak aurrera egin ahala, taldeak esandakoa ondo entzun eta ulertu duen egiaztatu (birformulazioa). - Laburpen partziala egin, taldea egindako bideaz, egiteko falta denaz eta hartu beharreko norabideaz jabe dadin.
a.
Birformulazioa eta laburpen partziala
Behin eta berriz aipatzen dugu hiru zeregin betetzen dituelako: laburtzea, kontrolatzea eta pizgarri izatea. - Esandakoaren gauzarik funtsezkoenak jaso eta neutraltasunez azalduko ditu. Esandakoaren eta gertatzen denaren ispilu da. - Norberaren gogoetak edo ideiak gehitzea saihestu behar du. - Ispilua da, ez transformagailua. Hainbat erreakzio eragin ditzake:
-
Hitz egin duen pertsona guztiz ados dago animatzaileak esan duenarekin, eta taldeak aldeko iritzia erakusten du. Hitz egin duen pertsonak bere ideietako batzuk baino ez ditu identifikatzen. Animatzaileak ideiak zehazten lagunduko dio, ados egon arte. Hitz egin duen pertsona ez dator bat animatzailearen laburpenarekin, eta hitzak argitzeko eskatuko dio, taldeak uler ditzan.
Beharrezkoa bada, birformulazioa eta laburpen partziala arbelean jaso daitezke argiago ikusteko eta taldearen adostasuna jasotzeko. “Birformulazioek eta laburpen partzialek egindako bidearen ikuspegia, falta denarena eta hartu beharreko norabidearena hartzen laguntzen dute”
b.
Eztabaida aurrerakorra
Irabazteko asmoz, edo arrazoia dutela erakusteko, edo norberaren jarrera gainerakoei ulertarazteko, eztabaida sutsuetan murgiltzen badira pertsonak, sarritan bide horrek biktimismora eramango ditu. Kontuz ibili eztabaidekin. Bilera batzuetan amuak ipintzen dira, eta asko amuari lotuta geratzen dira. Arrantzaleak bestea amuari lotzea nahi du, haren kontra gogor ekiteko eta bera gehiago dela erakusteko. Eztabaida on batean gaia lantzen da, ikuspuntuak informazioarekin, datuekin, adibideekin eta abarrekin azaltzen dira. Eta aurrerakorrak izan behar dute, hau da, ekarpen bakoitzak osotasunaren ikuspuntu berrirako oinarri izan behar du. Pertsona bakoitzak aurreko datuak hartuko ditu oinarri, eta kideen aurreko ekarpenak baliatuko ditu helburua lortzeko. Praktika ona izaten da animatzaileak hitzak arbelean jasotzea, eztabaidarako plataforma gisa erabiltzeko. Eta puntu garrantzitsuenak azpimarratuko ditu funtsa laburtzeko, ekarpenak aintzatesteko, lortutako aurrerapenak aipatzeko, ebatzitako eta ebazteke dauden gaiak gogoratzeko… Bilera bateko pertsonen asebetetzea komunikazioa jariotasunez gertatzen dela eta elkarrizketa emankorra dela ikusten dutenean gertatzen da. “Ideia batek beste ideia bat sortzen du; kritikak, aldiz, geldiarazi” e. Taldearen “blokeoa” gainditzea “Bilera bat arintzea eta aurrera egin dezan lortzea da animatzaile on baten trebezietako bat” Taldeak aurrera egiten ez badu, bileraren eraginkortasuna kolokan badago, lehenengo eta behin lasai egotea lortu behar da, eta hori lortzen ez bada, jendea horretaz jabe dadin eragotzi behar da, bestela, gureak egin du. Eta erreakzionatu egin behar da taldea… Isilik edo apatiko badago, animazio-estiloa aldatu eta zuzentzaileago batera jo daiteke, giroa lasaitu eta oztopoak arin daitezke, taldearekin batera gaia eta helburuak birdefini daitezke, arazoa taldeari azal dakioke argi eta garbi, eta bai eta eraso egin ere erreakziona dezan. Arazoari buruz taldearekin hitz egitea erabilgarria izan daiteke, bilera amaitutakoan blokeatzen zuen arazoa zein zen jakiteak ez du ezertarako balio. Taldea oldarkorra bada, eta horren arrazoia taldean bertan badago, blokeoa gauza segurua da. Arazoa pertsona batena edo gutxi batzuena bada, gaia, metodoa edo animatzailea blokeatzen dituelako, aukerarik onena taldea jakinaren gainean jartzea da. Animatzaileak ez du lasaitasuna galdu behar.
Gurpil zoro batean galtzen da eta ezin du aurrera egin, baliteke gehiegi eztabaidatu izana, eta gehitzeko ezer ez egotea. Halakoetan, laburpena egin eta bilera amaitutzat eman. Metodoak balio ez badu, taldearekin hitz egin, eta metodoa aldatuko dugu. Bi lagun eztabaida sutsuan sartzen dira eta bilera osoa hartzen dute, inguruan gertatzen denaz arduratu gabe. Helburua haiek lasaitzea da, eta konponbidea partehartzaile guztiei hitza hartzeko aukera ematea. Kontua ez da hitz egiten ez uztea, aukerak zabaltzea baizik, ikuspuntu berriak sartu eta denborarekin, lasaitzea. Blokeo horien aurrean garrantzi handia dute animatzailearen trebetasunak, metodoa egokitzeko eta taldeari zer arazo duen azaltzeko gaitasunak. Baina batzuetan, berak gaitasuna izan arren, ez du lortuko, eta arazoa taldearen harremanen jitean egongo da. Beste batzuetan lortu egingo du. f. Eta agresibitatea eta tentsioa? “Agresibitatea eta tentsioa bileren dinamikako parte dira. Gakoa positiboki kudeatzea da� Batzuetan tentsioak kanpokoak izaten dira, egoeraren batek taldea presionatzen duelako. Beste batzuetan mugan izaten dira, eta taldekideen eta inguruaren artean gertatzen dira eta taldea kaltetzen dute. Beste batzuetan parte-hartzaileen artean izaten dira, interes edo jarrera antagonikoak dituztelako. Liderrarekin ere bai. Norberaren iguripenak eta taldearenak bat ez datozela ikusteak sortzen duen porrotak eragiten ditu tentsioetako asko, eta hortik aurrera gatazka pizten da. Ezin dira baztertu gatazkak edo tentsioak, eta gutxiago animatzaileak. Aurre egin behar zaie, eta konponbidea eman. Kontzientzia hartu behar da, gakoa non dagoen hauteman eta tratatu.
Desadostasunak balio handikoak dira, erasoak, ordea, antzuak. Desadostasunak oso baliagarriak izan daitezke aldaketak eragiteko eta, sarritan, konponbide hobeak aurkitzen laguntzen dute. Arazoa da jendea emozionalki sartzen dela, eta desadostasun arrazionala dena, eraso pertsonal bihurtzen da. Sarritan, jendea oso atxikita egoten da bere ideiekin, eta ez du gustuko gainerakoak bat ez etortzea, eta norberaren kontrako kritikatzat hartzen du. Beste kasu batzuetan erabaki batek aparteko lana edo arazoren bat ekar dezake, eta horren kontra jardutera bultzatzen du pertsona. Erasoak antzuak dira, eta denbora alferrik ematea eragiten dute. Onartutzat ematen da guztiek nahiago dutela harreman ona bai bileran bertan, bai bileratik kanpo. Hori dela eta, garrantzitsua da enfrentamenduak ez eragiteko modua bilatzea, edo sortzen badira ere, ez daitezela erabat desatseginak izan. Egokiena litezkeen arazoak hautematea eta arazo gehiago sortzea saihestea izango litzateke. Errazagoa da bakeari eustea, bakea galdu eta berreskuratu behar izatea baino. “Animatzaileak erreakzionatu egin behar du giroa berotzen hasi orduko, eta entzuten duen lehenengo irainaren aurrean tinko jokatu behar du�
Animoa baretzen laguntzen duten proposamenak Animoa beroegi dagoenean eta horrek bilerari aurrera egiten eragozten dionean: - Utzi jendeari adierazten eta barrenak askatzen. Bilera batzuetan tentsioak sortzen dira, eta askatzen uzten ez badiegu, taldearen kalterako izaten da. Ados ez dagoen pertsona bat isilarazten badugu, taldetxoa osatzen ahaleginduko da bere jarrera indartzeko. Klan bat sortzen badu, tentsio-azpitalde bat eratuko
da, eta bileraren helburuen aurka jardungo du. Hizketan ari denak ondo adierazteko aukera badauka, lasaitu egingo da eta tentsioa galduko du. Sentipen kontrajarriak erreprimitzeak ez dakar ezer onik. Erupzioan dagoen sumendi bati estalkia jartzen ahalegintzea bezala da: eztanda egingo du, ziur. Ados ez dagoena edo pertsona gatazkatsua isilarazten badugu, gogorrago, zurrunago eta kritikoago bihurtuko da. Bere sentipenak eta sinesmenak adierazten baditu, zabaldu egingo da eta bi alderdiak hurbildu egingo dira. Jendeak adierazi egin behar ditu sentipenak, ahal dela inor mindu gabe. -
-
Animatzaile zerenez, neutraltasunari eutsi behar diozu. Zure zeregin nagusia arazoa konpontzea da. Egitateetan zentratu. Ez zaitez eztabaidan sartu. Ez inori errua leporatu. Gainerako parte-hartzaileak tartean sartu. Taldea bera izan dadila arazoa konpontzen duena. Taldearen parte-hartze handiagoak beti laguntzen du bi lagun edo gehiagoren arteko tentsioa murrizten. Kontua ez da zu ala ni, gu baizik.
“Utzi jendeari adierazten eta barrenak askatzen. Neutraltasunari eutsi. Gainerako parte-hartzaileak tartean sartu� (ikus I eta II eranskinak)
6. Animatzailearen ezaugarriak a.
Kalitateko dekalogoa. Zuzendaritza-ekintza eraginkorrak
Animatzailearen zereginei buruz agiri osoan zehar agertzen diren elementuak laburtuta eta tinkotuta proposatzen ditugu.
Jite pertsonal eta profesionaleko dekalogoa 1. Positiboa. Zentratu egiten da eta eraiki egiten du, negatiboa positibo bihurtzen du. 2. Irekia. Iritziak onartzen ditu. Errespetatzen eta ulertzen du. Ez du aldez aurretik epaitzen. 3. Neutroa. Inpartzialtasunak indarra eta sinesgarritasuna ematen die. 4. Abegikorra. Hurbila, sinpatikoa, atsegina. 5. Inplikatua. Lanean, helburuekin, prestakuntzarekin, gertatzen denari adi egoten da. 6. Animatzailea. Adieraztera, aurrera egitera, eta abar animatzen du. 7. Bitartekaria. Konponbideak bilatzen laguntzen du, helburura bideratuta dauden ekarpenak azpimarratzen ditu. 8. Analitikoa. Analisia egiten du, gogoeta egiten laguntzen du, aniztasuna bultzatzen du, aukera egokiena hartzen laguntzen du‌ 9. Dinamikoa. Erritmoa, ekintza ematen dio bilerari, ez dio taldeari lokartzen eta helburu jakin barik hitz egiten uzten. 10. Arauak zaintzen ditu. Hitzartutako arauak, ordutegiak, txandak, helburuak, amaitzeko unea, etab. betearazten ditu.
Zuzendaritza-ekintza eraginkorrak -
b.
Arazoa zehatz-mehatz definitzea. Sentipenak ulertzea. Taldekideen iritziak sustatzea. Ekintzen eta arazoari buruzko datuen deskribapena eskatzea. Gaia zentratzeko, arazoaren ikuspuntua aztertzea. Aukerak argitzea eta laburbiltzea. Helburu nagusirantz bideratzea. Lankidetza lortzeko, aintzatespena ematea. Kideen arteko desadostasunei buruzko iritzia eskatzea taldeari. Konponbidea lortzeko aurrerapausoak laburbiltzea. Behin betiko proposamena onartzeko konpromisoak. Ebazpenak abian nola jarriko diren zehaztea. Segimendurako eredu bat bilatzea eta adostea.
Gainerakoei entzutea
“Entzute aktiboa da dinamizatzaile on baten gakoetako bat” Animatzaile on batek ezinbestekoa denean soilik esku hartu behar du, eta bere iruzkinekin bilera bereganatzea saihestu behar du. Egitateak soilik hartu behar ditu kontuan, eta datu zehatzak eman behar ditu, eta dinamizatze lanetara mugatu.
Aurreiritzirik gabe entzun eta ulertu Animatzaileak ez du aldez aurretik epaitu behar parte-hartzaileen portaera. Eta arreta-gaitasuna hobetzea komeni zaio, hala, bere lana hobeto egokituko zaio taldearen eskakizunei. Animatzailea taldearen esanetara dago, eta ez alderantziz. Entzun eta ulertzea da kontua. Entzutea selektiboa bada, nire pentsamenduekin bat datozen ideiak soilik entzuten ditu, eta itxia bada, hasieratik arbuiatuko ditut haren hitzak hainbat arrazoirengatik. Ideia eta ideia horrek daraman emozio-karga bereiztean datza. Ondo entzuteak, adi egoteak, jendeari begiratzeak bileran zer gertatzen den jakitea ahalbidetuko dit une oro, bilera interpretatzea eta bileraren “irakurketa” egitea.
Entzuteko gaitasuna hobetzea, honetarako: -
c.
Ahalik eta jarrera irekienarekin entzuteko, epaiak geroko utzita. Hitzak birformulatzeko, haien esanahia eta aberastasuna traizionatu gabe. Interbentzioen egiturak zein diren jakiteko, jarraibideak ager daitezen. Hitzen, keinuen tonu psikologiko eta afektiboa hautemateko.
Galdera onak egitea
“Galdetzen duenak artezten du” Entzuten jakiteaz gain, animatzaile onak gutxi hitz egiten du eta galdera onak egiten badaki.
Honetarako balio du: -
Jendea parte hartzera bultzatzeko eta taldean gehiago integratzeko. Informazio gehiago lortzeko. Arreta norabide jakin batetik eramateko. Pluraltasuna eta aniztasuna agerrarazten ahalegintzeko. Interes partekatuak eta adostasun-puntuak identifikatzeko. Gogoeta bultzatzeko eta sormena pizteko. Inor lotsa ez dadin beharrezko baldintzak eta “askatasun espazioa” sortzeko. Galdera gehienak pertsona bakar batzuk egin ditzaten saihesteko.
Galdera onak dira honakoa betetzen badute: -
Bileraren une eta funtsari egokituak daude. Alderdi baten aldekoak izan beharrean, orekatuak dira. Hitz xume eta ulerterrazekin adieraziak dira. Xedea definiturik dute. Pentsamendua eta gogoeta pizten dute. Beharrezko energia eta aurrerapena sortzen dute.
“Kontua gutxi hitz egitea da, gehiago entzutea eta galdera onak egitea”
d.
Segurtasuna eskuratzea eta erakustea
“Animatzaileak eskaintzen duen irudia kutsatu egiten zaio bileraren giroari” Praktika da, zalantzarik gabe, errezetarik onena. Beldurra hor dago… baina baztertu egin behar da. Horretarako, prestakuntza eta konfiantza behar dira. Parte-hartzaileen zirkuluan sartu behar dugu, haiei begiratu, eta ez mahaiaren atzean ezkutatu, inork ikus ez gaitzan. Toki egokian kokatu behar gara, norberak ondo ikusteko eta norbera ondo ikusteko. Naturaltasunez jokatu. Gorputzaren jarrera ona ez ezik, buruaren jarrera ona ere funtsezkoa da. Hauxe da kontua: - Taldearen iritzi eta balorazioen aurreko beldurra gainditzea. - Porrotak sortzen duen beldurra galtzea. Konfiantzari eta lasaitasunari eustea. - Interbentzioak lotzen dituen haria aurkitu, eta azaleratzea. Animatzaile segurua, tinkoa eta begirunetsua bada, parte-hartzaileen arteko errespetua bermatzen eta betearazten badu, eragozpenak murrizten baditu, taldearen aurrean “aginte” handiagoa badu…taldea seguruago sentituko da.
e.
Malgutasuna: arteztu egiten du ala ez? Segun eta…
“Pertsona malguek eragin handiagoa izaten dute” Artezten duen animatzaileak helburuak, metodoa finkatzen du, desbideratzeak saihesten ditu… Artezten ez duen animatzaileak taldearen esku uzten du helburuen eta metodoen hautaketa, eta bilera bideratu besterik ez du egiten. Zuriaren eta beltzaren artean, gris asko dago. Taldea animatzea haren taupadak entzutea da, eta jakitea noiz ezarri behar zaion metodo jakin bat edo lanerako erritmo bat eta muga zehatz batzuen barruan edukitzea (arteztea), eta noiz komeni den ikusezin bihurtzea eta taldeak berak bere bidea jorratzea (ez arteztea).
f.
Ustekabeen aurreko erreakzioa “Onena ustekabeak saihestea da, gutxien espero dugunean agertzen dira eta ”
Une oro adi egon behar da, ez diogu inoiz adi egoteari utzi behar, ez larregiko konfiantzagatik ez gutxiesteagatik. Edozer gauza gerta daiteke. Onena, ustekabeak aurreikustea da. Eta prestakuntza fasea oso une egokia da zer giro dagoen, partehartzaileek zer jarrera duten, gatazkaren maila zein den jakiteko. Gerta litekeen guztiaren aukerak aurrean eduki behar dira, eta une bakoitzean eman beharreko erantzuna animatzailearen erantzukizuna da.
g.
Eta animatzaileen akatsak?
“Zalantzarik gabe, bilera eraginkor baten “ganga-giltzarria” da animatzailea” -
Erantzukizuna ez hartzea. Taldea galgatzea. Gogorik eza eta pasibotasuna. Metodo edo prozedurarik gabe jardutea. Taldearen nortasunarekin bat ez egitea. Taldearen gainetik dagoela erakutsi nahi izatea. Deskortesia, harrokeria, nagusikeria, protagonismoa… Xumetasunik eta norberaren buruarenganako konfiantzarik eza. Bere ideiak inposatu nahia. Gainerako irizpideekiko errespeturik eza. Hitz egiteko gogoa. Agintekeria edo, kontrako zentzuan, laxismoa edo metodoarekiko aginterik eza. Partzialtasuna eta eztabaidan murgiltzea. Segurtasunik eza. Taldeen psikologia ez ulertzea.
7. Amaiera “Amaiera da bilera bati ezartzen zaion sinadura” Sarritan, bilerak oso modu nahasian amaitzen dira, parte-hartzaileak arrapaladan irteten dira, nor bere zereginetara… Bilera amaitutakoan, animatzailearen lanak jarraitzen du. Laburpena egin behar du, bileraren analisia eta emaitzak txosten batean jaso behar ditu.
a.
Laburpena egin eta ondoren, lotu
Bileraren funtsezko atal bat Parte-hartzaileek gogoan eramango dutena da. Bilera bateko animatzailearen zeregina une oro adi egotea, puntu garrantzitsuak zein diren aurkitzea, berformulatzea, oinarrizko ideiak jasotzea, funtsezkoa eta azalekoa bereiztea… eta labur eta zehatz idatzi behar du, bileraren funtsa zein izan den laburtzen duenean argi eta garbi azaltzeko. Taldeari egindako lanaz, emandako aurrerapausoez, konpontzeke geratu diren gaiez eta abarrez jabetzea ahalbidetuko dio. Laburra izan behar du, eta inoiz ez da hamar minutu baino luzeago joko. Honako hauek dira laburpenaren bertuteak: - Argitasuna - Laburtasuna eta zehaztasuna - Ordena - Neutraltasuna
Fideltasunez islatzea. Gauzak lotzea Laburpena ez da bilerari buruzko iruzkin bat, bileraren esandakoaren isla doia baizik. Bileran adostutakoa beteko dela bermatu behar du, inolako zalantzarik gabe. Ez da gairik airean utzi behar. Zer jaso behar du, gutxienez, laburpenak? - Adostutako ekintzen laburpena. - Hartutako erantzukizunak eta konpromisoak. - Eztabaidatutakoa, adostutakoaren funtsa. Non geratu gara? - Nork egingo du zer? Nola? Zer baliabide ditu? Zer epetan egin behar du? - Segimendua. Nola egingo dugu ekintzen segimendua? Nor da arduraduna? - Hurrengo bilera aurreikusi: helburuak eta gaiak. - Agur adeitsua. Etorri izana eta parte hartu izana eskertu. “Bilerari buruz parte-hartzaileek eramango duten irudia, animatzaileak egingo duen laburpenaren araberakoa izango da hein batean”
b.
Bileraren azterketa eta ebaluazioa
Horretarako, animatzaileak bere buruaz eta taldeaz seguru egon behar du. Gutxieneko konfiantza eta heldutasuna ere ezinbestekoak dira taldekideen artean.
Prozedura zehaztu Modu askean, edo animatzaileak proposatutako eskema baten araberakoa izan daiteke. Hauxe da kontua: - Bilera nola joan den aztertzea: etekina, atsekabea sortu duten gaiak‌ - Lanerako metodoei buruzko gogoeta egitea. - Animatzailearen zeregina eta jarduna zein den aztertzea. - Giroa ebaluatzea. Taldearen jarrerak zein izan diren. Tentsioa eta blokeoa eragin duten gaiak. - Helburuen betetze maila. - Aldaketak eta hobekuntzak proposatzea. Hori egitea ezinezkoa bada, eraginkorra izan dadin, galdera labur eta zehatzeko banakako galdetegi bat betetzea izan daiteke beste aukera bat. Norbaitek emaitzak aztertu eta tratatu beharko ditu ondoren. “Ebaluazioak norbanakoen eta taldearen konpromisoa eskatzen du. Kalitatea serio hartzea esan nahi duâ€?
Kontzientzia hartzea, zuzentzeko eta aurrera egin ahal izateko Ebaluazioak honetarako balio du: - Animatzailea ebaluatzeko eta hobetzeko elementuak eskaintzeko. - Parte-hartzaileei portaera aldatzen laguntzeko, hazteko eta taldeak balioesten eta estimatzen dituela sentitzeko. - Bilera-animatzaile eraginkorrak prestatzeko. - Taldearen eraginkortasuna, dinamika eta elkarrekintza hobetzeko. - Antolakuntzarako teknika gisa balio izateko. - Kalitate-akatsak analizatzeko jarraibideak edukitzeko. - Taldearen hobekuntza erabakitzeko. - Kontrol eta segimendurako metodo egokia finkatzeko. - Lorpen edo aldaketa berriak balioesteko. (ikus III. eranskina)
c.
Emaitzak dokumentatzea. Txostena-Akta
Izendatzen den idazkariaren zeregina da, eta horretarako, animatzaileak idatzitako orriak eta laburpena, bilerako oharrak eta, kasu bada, bileraren beraren grabazioa izango ditu. Txostenek bizitasuna izan behar dute, koloreak hauteman behar dira. Batzuetan gertatzen da eztabaida sutsuen eta enfrentamendu gogorren ondoren, erdizkako txostenak egiten direla, kolorerik eta bizirik gabeak. Txostenak antolatuta egon behar du, eta puntu garrantzitsuenak eta eztabaidaren indarguneak zein diren eta amaierak biltzen duen interes guztiaz jabetzea ahalbidetu behar dio irakurleari. Laburra eta zehatza izan behar du, arretaz irakurri ahal izateko.
Eranskinak
I.
Eraginkortasunaren dekalogoa 1. Argitzeko laburpen baten bidez, gai zehatza eta helburuak zein diren finkatzea eta jakinaraztea behar beste denborarekin. 2. Eguna, ordua eta iraupena zehaztea. Horiek betetzen direla kontrolatzea. 3. Bilera bideratzea, parte-hartzaileak animatuz eta egiten dituzten ekarpenak balioetsiz. 4. Entzutea eta ondoren, argi eta garbi azaltzea. 5. Arazoa arrazionaltasunez eztabaidatzea, guztion ekarpenak kontuan hartuta. 6. Taldearen iritzia islatzen duten konponbideak adostea. 7. Erabakiak hartzea eta konpromisoak zehaztea. 8. Nola aplikatuko den eta abian nola jarriko den zehaztea. 9. Segimendu egokia finkatzea. 10. Bilera eta bertako dinamika ebaluatzea.
II.
Ez-eraginkortasunaren dekalogoa 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Gai eta helburu zehatzik gabe bilera egitea. Ordutegi finkorik gabe bilera egitea. Gai gehiegi lantzea. Denbora interbentzio luzeekin gureganatzea. Ordenarik eza, gaia ahaztea edo zehaztasunik gabe hitz egitea. Taldekideren bat jazartzea, hari eraso egitea edo txantxa iraingarriren bat egitea. 7. Enfrentamenduak gerta daitezen ahalbidetzea. 8. Den-dena onartzeko jarrera (sumisioa) edo beti garaile izateko jarrera (boterea) erakustea. 9. Axolagabekeriaz eta konprometitu gabe jardutea. 10. Bilera konponbide zehatzik gabe amaitzea. III.
Bileren ebaluazioa.
A.
Bileraren prestaketaren ebaluazioa (Erantzuna, bai ala ez) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Deialdia garaiz bidali da? Deialdia zehatza zen? Ordutegia zehaztu da? Gaia dokumentatuta dago? Sarrera egokia egin da? Aretoa prestatu da? Ikus-entzunezkoak, arbela, errotuladoreak‌ prestatu dira?
8. Informazio-materialik badago? 9. Eztabaida-prozedura zehatzik badago? 10. Arauei jarraitzen zaie? 11. Taldearen antolakuntza zaindu da? B.
Taldea bideratzeko moduaren ebaluazioa (Erantzunak, ez, inola ere ez-0, apur bat-1, nahiko-3, bai, erabat-3) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Bileren teknikan trebea dela erakusten al du? Sarrera egokia egin al du? Denbora egoki banatu al du? Parte-hartzaile guztien parte-hartzea ahalbidetu al du? Bilera kontrolatu al du? Denbora bereganatzen ahalegindu al da? Parte-hartzaileren batek denbora eta protagonismoa bereganatzea saihestu al du? 8. Taldea animatu al du adibideak emateko? 9. Enfrentamenduak saihestu al ditu? 10. Lasai egon al da? 11. Adeitsu eta kontuz jardun al du? 12. Ekarpen onak balioetsi al ditu? 13. Laburpenak eskaini al ditu? 14. Iraupena gaiarekin bat al zetorren? 15. Gaiarekiko desbideratzeak kontrolatu al dira? 16. Kritikak eta bromak saihestu al ditu? 17. Taldea zereginean zentratu al du? 18. Aurreikusita zeuden helburuak lortzen lagundu al du? 19. Giro atsegina sortu al du? 20. Emozioak behar bezala kudeatu al dira? Oharrak eta iruzkinak C.
Helburuen lorpen mailaren ebaluazioa (Erantzunak, ez, inola ere ez-0, apur bat-1, nahiko-3, bai, erabat-3) 1. Helburuak argiak eta zehatzak al ziren? 2. Parte-hartzaileek ba al zekiten zertara zetozen? 3. Guztiek onartu al zituzten helburuak? 4. Helburuei buruzko gogoeta egiteko denbora eman al zen? 5. Bileran zehar zuzenketarik egin al zen? 6. Parte-hartzaileak egokienak al ziren? 7. Parte-hartzaileak prestaturik al zeuden taldearen helburuak lortzeko? 8. Funtzionatzeko arau argiak izan al ziren? 9. Prozedura errespetatu al zen? 10. Jarrerak positiboak al ziren? 11. Kritikak eta enfrentamenduak saihestu al ziren? 12. Erabakiak hartu eta aurrera egiteko eragozpenik ba al zegoen? 13. Kide bakoitzak esan beharrekoa arretaz entzun al zen?
14. Dokumentazio osagarririk ba al zegoen? 15. Gaiak denborari doituta aztertu al ziren? 16. Denbora eta hura zelan erabili kontrolatu al zen? 17. Helburua lortu al zen? 18. Helburua lortzea eragozten zuten kanpoko indarrak kontuan hartu al ziren? 19. Taldeak ba al zuen erabakiak hartzeko eskumenik? 20. Erabakiak gehiengoaren adostasunarekin hartu al ziren? Oharrak eta iruzkinak D.
Bilerari berari buruzko ebaluazioa (Erantzunak, ez, inola ere ez-0, apur bat-1, nahiko-3, bai, erabat-3) 1. Taldeak bat egin al zuen prozedurarekin? 2. Adierazpen askatasuna nabaritzen al zen? 3. Elkarrekintza eta ideia-trukaketarik izan al da? 4. Bilera orekatua izan al da? 5. Animatzaileak kontrolpean izan al ditu egoera zailak? 6. Nabaritu al zen taldearen aurrerapena? 7. Norbanakoen beharrizanak adierazi eta ulertu al ziren? 8. Taldeko erabakiak eraginkorragoak zirela ulertu al zen? 9. Eztabaidak aurrera egin al du aurreikusitako denbora bete arte? 10. Norbanakoen arteko enfrentamendurik izan al da? 11. Kide guztiek izan al dute parte hartzeko aukera? 12. Baten batek bereganatu al du bilera? 13. Baten bat bileratik kanpo eta parte hartu gabe geratu da? 14. Gehiengoaren iguripena bete al zen? 15. Sentipenak askatasunez eta errespetuz adierazi al ziren? 16. Gaiak pausoz pauso zehaztu al ziren? 17. Erabakiak hartu al ziren? 18. Erabakien segimendua egiteko arduradunak izendatu al ziren? 19. Taldekide kopurua egokia al zen? 20. Komunikazioa argia eta jarioa izan al zen? Oharrak eta iruzkinak
E.
Norberaren ebaluazioa (Erantzunak, ez, inola ere ez-0, apur bat-1, nahiko-3, bai, erabat-3) 1. Ba al zuen bilerak zure lanarekin zerikusirik? 2. Gaiarekin interesatuta al zeunden? 3. Taldea gaiarekin interesatuta al zegoen? 4. Eduki al duzu zure ideiak adierazteko aukerarik? 5. Ideia berririk azaldu al duzu? 6. Bilerak ezer berririk ekarri al dizu? 7. Bileraren ondoren, aldez aurretik zeneukan iritzirik aldatu al duzu? 8. Parte-hartzaileak egokienak al ziren? 9. Parte-hartzaileak prestatuta al zeuden? 10. Animatzaileak eraginkortasunez kontrolatu al du bilera? 11. Erasota sentitu zinen?
12. Norbanakoen arteko enfrentamendurik izan al da? 13. Erabaki onak hartu al ziren? 14. Giroa atsegina al zen? 15. Tentsio-giroa al zegoen? 16. Gaiak behar beste eztabaidatzeko aukerak izan al ziren? 17. Balantzea positiboa al da? 18. Itzuliko al zinateke halako beste bilera batera? 19. Helburua argi al zegoen? 20. Pozik irten al zinen bileratik? Oharrak eta iruzkinak F.
Norbanakoen jardueren ebaluazioa
Parte-hartzaileen izenak
• • • • • • • • • • • • • • • • • • •
Animatzailea Bat-bateko liderra Kontziliatzailea Ahalbidetzailea Eragozlea Akuilatzailea Informatzailea Arau-finkatzailea Bereganatzailea Jarraitzaile pasiboa Eztabaidatzailea Positiboa “Orojakituna” Hiztuna Lotsatia Ausentea Itxia Gogaikarria Zuhurra
Parte-hartzaileren baten interbentzioa zerrendan agertzen diren aldagaiekin lotzen bada, izena laukitxoan jaso behar da. Horrek ez du esan nahi pertsona hori horrelakoa denik; bilera horretan izan duen jarrera baino ez du agertzen.
Bibliografia
-
DEMORY B. (1999) Como dirigir y animar reuniones de trabajo. Bilbao: Ediciones Deusto SENLLE A.(2003). Adiós a las reuniones improductivas. Barcelona: Ediciones Gestión 2000 CLARK C. Cómo transmitir instrucciones con eficacia. Bilbao: Ediciones Deusto CANTAVELLA E. y VALLS A. Reuniones eficaces. Barcelona. Profit editorial ANDER-EGG E. Como hacer reuniones eficaces. Madrid. Editorial CCS MILLER R. F. Organice sus reuniones de forma óptima. Barcelona. Gestion 2000 BARKER A. Como dirigir reuniones. Barcelona. Gedisa FRANCO R. Dirección de reuniones. Sevilla. Ciss-Praxis WATT C. Organización de reuniones. Madrid. Paraninfo Best Business Service. Técnicas de reuniones. (Sin autor)