ENKLARE VARDAG #5 by Insightlab AB

ENKLARE VARDAG IDÉERNA SOM FÖRENKLAR DIN VARDAG #5/2013 . ÅRGÅNG 3

ÅTTA

NYSKAPANDE MÖTESMETODER SIDAN 11

PAUSA

TWITTER & FACEBOOK SIDAN 4

KREATIV SOM EN REKLAMLEGEND

BABBEN LARSSON:

SIDAN 12

BÄSTA ÅR HIT GÖR 2013 TIL STOPPA STRESSEN

MED AFFIRMATIONER SIDAN 20

ENKLARE VARDAG – EN DEL AV WWW.INSPIRATIONSBOXEN.SE www.insightlab.se

Ur detta nummer

Vi går mot ljusare tider.

Jag vet att det är augusti. Att tidningar kränger lösnummer via heta tips för höstgarderoben. Att folk vaknar, ser ett utmärkt mappsystem för sitt inre och vallfärdar till Ordning & Reda. Någon har börjat äcklas av rosé och grillning och någon annan påtalar hur mysigt det är med mörkret och när man får krypa ner under en filt i soffan. Med den här texten vill jag höja en hand i protest. Onekligen har det blivit mörkare sedan midsommar. Men vi har några sommardygn kvar. Stadshuset lutar sig fortfarande mot en sorbetrosa himmel vissa kvällar efter 21. Vi hör svalsvirr och har småsten i skorna. Mina växter i rabatten – inklusive den där nyinköpta hallonbusken – är frasiga och rostade av 35-gradigt söderläge. Hortensian har just kastat in handduken. Vi befinner oss långt från bilskrapor, smutsig snö och lukten av SL i minusgrader. Det är som om vi svenskar lider av ett kollektivt behov av att hela tiden stå med ena foten in i framtiden, nästa säsong, helgen om två veckor. Förekomma hellre än förekommas. Hösttrenderna publiceras i maj. Vissa 30-årskrisar vid 24. Några börjar räkna kvarvarande semesterdagar redan en vecka in i ledigheten. Och det här gör mig bekymrad. Jag vet att jag generaliserar. Och att den här krönikan inte har så mycket med en enklare vardag att göra. Och att du kanske inte alls känner igen dig. Men om du som jag upptäcker att du är tillbaka vid skrivbordet, nu med en oförklarligt melankolisk eftersommar-känsla i kroppen, vill jag mest säga att jag tror livet blir lite enklare om vi helt enkelt släpper då och sen ett tag och (i enlighet med klyschan) lever i nuet. Saker blir lite roligare om man ständigt går mot ljusare tider, i alla fall mentalt. Kanske framförallt de där sista skälvande sommardygnen innan sommaren – som Alex Schulman en gång uttryckte det – försiktigt viker in hovarna och augusti plötsligt blir oktober. (Förresten: Läs om Babbens stresstips, hur du preppar/curlar ditt eget månadsschema, konsten att göra sig av med fobier och hjärnspöken och mycket mer på följande sidor i detta sensommarnummer av Enklare vardag). Trevlig läsning! Gabriella Morath

EFFEKTIVA EGNA VANOR

Ta ledigt från Facebook..........................4 Skapa förutsättningar för briljanta idéer...............................................4

VÅRA BÄSTA TIPS

Annika Lagerhorn & Björn Jonsson.........................................6, 7, 8

KOMMUNIKATION

15 tidlösa tips för att ge negativ feedback på rätt sätt...................................9

TEAMARBETE

Öka teamets emotionella intelligens..............................................10

MÖTEN

Åtta mötestips från några av världens mest nytänkande ledare...................................................11

KREATIVITET & INNOVATION

Sju kreativitetstips från en reklamlegend............................................12

LEDARSKAP

Led effektivare med storytelling............................................13

INFORMATIONSÖVERFLÖD

Sålla fram guldkornen..............................14

E-POST

Mailstrom befriar inkorgen från gammalt bråte.....................................15 Skriv bättre mejl................................15

PERSONLIGT

Babben Larsson: Uppnå större lugn och bättre självkänsla med affirmationer..............................20

Redaktionen

E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Håkan Rilegård Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, Kungsgatan 71, 112 27 Stockholm. Enklare vardag utkommer med 8 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB. Om InsightLab Insightlab förser sedan 1995 chefer och personalansvariga med uppdateringar och effektiva verktyg inom ledarskap och human resource.

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA EGNA VANOR ”Curla” ditt månadsschema och uppnå ett smidigare arbetsflöde Arbetsuppgifterna avlöser varandra och när det är dags att ta itu med en uppgift du för en månad sedan schemalade till dagens datum inser du plötsligt att du borde ha bokat ett mötesrum, saknar teknisk utrustning eller behöver ringa tre samtal innan du kan komma igång. Känner du igen dig? Om ditt arbetsflöde alltför ofta avbryts av praktiska detaljer kan några enkla checkfrågor hjälpa dig att skapa en enklare jobbsituation – med större lugn och utökat svängrum som bonus.

Föreställ dig dina kommande veckors inplanerade arbetsuppgifter som personer väntandes i en kö. Det finns köer där alla tålmodigt väntar på sin tur och låter personen bakom disken (i det här fallet du) göra sitt jobb i lugn och ro. Sedan finns det köer där alla vill ha din uppmärksamhet på en och samma gång genom att ställa frågor och försöka tränga sig före. Du får svårt att fokusera på nuet och ser bara kaoset som väntar. Vilken typ av ”kö” består dina kommande projekt och uppgifter av? Är kön alltför bångstyrig kan det vara dags att ta till några enkla men effektiva förberedelser.

Checkfrågorna som hjälper dig att skapa ett smidigare arbetsflöde ”Curla” dig själv och se i förväg till att din ”kö” av arbetsuppgifter blir mer lätthanterlig. Genom några minuters extra förberedelse gör du det desto enklare för dig själv när det väl är dags att ta tag i uppgiften. Hela skillnaden ligger i några enkla checkfrågor och snabba åtgärder. Nästa gång du är på väg att lägga till en uppgift i kalendern, börja med att ställa dig följande frågor:

Behöver jag verkligen göra detta? Undvik att planera in något som du alltför sent inser att du borde delegerat. Fråga dig istället direkt då du tar del av uppgiften om det finns någon annan inom organisationen som är bättre lämpad att ta tag i problemet.

08-587 624 00, www.insightlab.se

Behövs kompletterande information? Undvik att vänta med kompletteringen till sista sekund. Se i förväg till att ha all nödvändig information du behöver för att kunna ta itu med uppgiften när det är dags. Har jag redan någon information som kan komma till nytta? Har du exempelvis redan utfört en liknande uppgift, eller har du värdefull information som på något sätt kan komplettera och förenkla uppgiften? Leta upp informationen så att du har den till hands när uppgiften väl står högst upp på att göra-listan. Behöver jag någon form av extraresurser för att kunna lösa uppgiften? Ta gärna hand om dessa praktiska åtgärder direkt. Behöver du boka ett mötesrum? Behövs någon specifik teknisk utrustning? Vilka behöver kontaktas? Styr upp i god tid. Behöver jag sätta en deadline? Om projektet inte redan har en fastställd deadline, sätt upp ett eget datum och kommunicera detta till berörda parter. Kan jag slå ihop uppgiften med en annan? Om du har koll på övriga inplanerade uppgifter kan du ibland spara tid och energi genom att kombinera dessa – kanske involverar de samma kontaktpersoner, mjukvara eller tekniska utrustning? Spara tid genom att gruppera dessa uppgifter redan i förväg, och slipp onödigt dubbelarbete. Att hela tiden ligga steget före på det här sättet kräver några minuters extra förberedelse. Däremot kommer du att uppnå ett desto smidigare arbetsflöde, och dessutom kunna eliminera både onödig stress och uppgifter som någon annan är bättre lämpad att utföra.

Källa: http://www.specificfeeds.com/blog/ create-a-smooth-workflow-using-queuing/

EFFEKTIVA EGNA VANOR Ta ledigt från Facebook med tjänsten avkopplad. nu Om sociala medier stjäl lite för mycket av din tid kan en praktisk paus-funktion för Facebook, Twitter och Linkedin komma väl till pass, inte minst under höstens mer deadlinetäta perioder. Använd dig av tjänsten Avkopplad – motsvarigheten till mejlens autosvar för sociala medier. Avkopplad är en tjänst som under angiven tidsperiod svarar automatiskt så fort någon kontaktar dig på Facebook, Twitter och snart även LinkedIn. Själva proceduren är enkel: gå in på www.avkopplad.nu, anslut dina sociala mediekonton, välj ett meddelande eller skriv in ett eget, välj slutdatum och koppla sedan av. Eller fokusera under en period på jobbet utan att distraheras av vare sig notifikationer, tweets eller statusuppdateringar. Källa: http://avkopplad.nu

Skapa förutsättningar för de verkligt briljanta idéerna – för dig själv och i arbetsgruppen De flesta nya idéer består som bekant av några sedan tidigare kända faktorer kombinerade på ett nytt och ofta oväntat sätt. Lösningen på ett problem eller en ny spännande möjlighet kan alltså dyka upp där du som minst anar det – men trots detta fastnar många i slentrianmässiga idékläckarmöten som sedan länge spelat ut sin roll. Bryt den onda cirkeln; vidga era vyer, tillvarata fler intryck och synpunkter och få nya banbrytande idéer. Oavsett om du är ute efter nya lösningar på gamla problem eller vill stärka din kreativa tankeförmåga kan du dra nytta av dessa tre metoder: Sno någon annans koncept: förbättra en ”gammal” idé eller lösning. Stirra dig inte blind på det här med att själv uppfinna hjulet. Många av världens idag ledande producenter av ny teknik (hej, Apple) var en gång i tiden tvåa på bollen inom sitt område, men lyckades sedan hitta detaljen som vann över konkurrenterna. Fundera över hur du med några väl valda justeringar skulle kunna förbättra redan etablerade lösningar och idéer. Tänk lite galet: kombinera det där som egentligen inte hör ihop. Om du enbart fokuserar på ett område åt gången är risken stor att du missar den typen av oväntade och ibland slumpartade kombinationer som ofta utgör de verkligt geniala idéerna. Använd dig aktivt av detta faktum och börja dra paralleller mellan exempelvis en hobby och ett specifikt problem du har på jobbet. Genom att ta in nya intryck; läsa olika typer av böcker, träffa olika slags människor och tänka tvärt om eller baklänges exponerar du dig för nya sätt att uppleva världen och din verklighet. Chansen att göra nya geniala kopplingar som leder till bra idéer ökar markant när du börjar experimentera med nya kombinationer. Anamma multiföretagens arbetsplatskultur: ”galna” idéer och nytänkande är hårvaluta. Om du ansvarar för en arbetsgrupp har du från och med nu en utmärkt möjlighet att skapa ännu bättre förutsättningar för innovation och nytänkande. Inspireras av de verkligt framgångsrika multiföretagen som gjort medarbetarnas nytänkande till prio ett. Skapa en fysisk eller digital samlingsplats för nya idéer där alla dessutom uppmuntras till att bygga på och utveckla varandras förslag. Vägen från idé till genomförande ska helst inte upplevas som för lång och komplicerad; testa därför med jämna mellanrum någon av idéerna i liten skala. Källa: http://www.organizedexecutive.com/e-letter-detail.asp?nid=10056

08-587 624 00, www.insightlab.se

Förenkla din vardag ner på detaljnivå: fika som Rain Man och läs mejlen ståendes

Små, ibland till synes obetydliga detaljer kan göra stor skillnad i din dagliga produktivitet. Nicole Antoniette driver bloggen ”A Life Less Bullshit” och delar med sig av fyra metoder som mildrar beslutsångest, förenklar dina att göralistor och ger dig energi som räcker till arbetsdagens slut. Ofta är det just de små, dagliga vanorna som avgör din förmåga att tänka klart och upprätthålla energinivån. Nicole Antoniette tipsar om fyra metoder för ett enklare (arbets)liv: Gör till en vana att bara läsa mejl ståendes. Om du använder en laptop kan du med fördel välja ut en specifik hörna av kontoret eller del av rummet där du läser din mejl – ståendes. Poängen är att du skapar ett beting som hjälper dig undvika att börja slentrianläsa mejl, samtidigt som risken att du fastnar för länge i inkorgen minskar – om du inte gillar att stå upp väldigt länge vill säga. Ät på samma tider varje dag. Utöver att förenkla matsmältningen handlar det om att skära ner på alla former av dagliga småbeslut som i förlängningen stjäl energi från dina viktigare utmaningar. Bestäm dig därför för fem klockslag varje dag då du äter, och se till att hålla blodsockernivån på en jämn nivå arbetsdagen igenom. Bonustips: Bli lite som Rain Man i dina

08-587 624 00, www.insightlab.se

fikaval. Ät en viss sak ett visst klockslag – ett äpple klockan 10, en banan 15:30 och så vidare, och slipp ytterligare beslutsångest i lunchrummet eller kafeterian. Spännande? Nej. Effektivt? Ja. Planera din dag en timme åt gången. Skriver du meterlånga att göra-listor som sedan ger dig huvudvärk och dåligt samvete? Genom att dela in dagen efter timlånga arbetspass och planera aktiviteterna efter detta får du en mer realistisk översikt över faktisk tidsåtgång för varje uppgift, och slipper dessutom lämna kontoret med en eller flera punkter oavbockade på dagens att göra-lista. Var extremt noga med dina raster. Det är knappast någon nyhet att raster och bensträckare ger energi och får oss att orka längre. Planera in kvalitativ vila i vardagen och var noga med att sedan följa detta viloschema. Efter två timmars koncentrerat arbete; lägg upp fötterna på skrivbordet, blunda i fem minuter, ta en kort promenad eller ät ett lättare mellanmål. Ta hjälp av dina mini-pauser även för att komma ner i varv vid dagens slut. Hitta en rutin som hjälper dig att gå in i rätt sinnesstämning, exempelvis genom att lyssna på en podcast medan du plockar ihop dina tillhörigheter och lämnar kontoret. Källa: http://www.lifelessbullshit.com/crazy-time-management-tips/

VÅRA BÄSTA TIPS Annika Lagerhorn, frilansskribent och konsult inom HR och ledarskap:

”Arbeta bort negativa känslokopplingar och jobba efter energi istället för tid" Hur gör du för att förenkla vardagen?

Bland det första jag fick höra när jag för tio år sedan började jobba som frilansskribent var att jag var ”fri att jobba ihjäl mig”. Eftersom jag är min egen chef så måste jag undvika den fällan. Något jag lärde mig var vikten av att välja bort och tacka nej. Jag försöker att inte enbart tänka på tid utan även på energi. Jag tror att man ska vara försiktig med att tömma sig på energi; innan jag tar på mig ett uppdrag funderar jag på om arbetet känns roligt och stimulerande. Om man hela tiden utför arbetsuppgifter som man inte trivs med så påverkar det andra arbetsuppgifter och även andra områden i livet. Man tömmer sig snabbare på energi, och tristessen eller stressen spiller över på fritiden och relationerna. Energi och kreativitet är hårdvaluta, inte minst i min bransch. Jag tror att alla har sin personliga gräns för hur många timmar man ”orkar” vara kreativ per dag. För mig handlar det om max sju till åtta timmar. Jag försöker därför att låta bli att planera in längre dagar än så.

Har du några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt?

En ovana jag har är att jag ofta i för hög grad funderar på sådant som gått mindre bra. Om jag tycker att jag misslyckats eller underlevererat kan jag ibland gå runt och älta det lite för länge. Jag jobbar på att bryta sådana tankemönster och ”komma på” mig själv när jag fastnat i ältande. Men jag är duktig på att vara självkritisk och kan ha svårt att acceptera att man inte kan lyckas med allt. Det jag försöker tänka på är att ibland är ”knappt godkänt” faktiskt helt okej, så länge man har försökt. Det är viktigt att kunna bryta ältande men lika viktigt att komma ihåg att stanna upp och berömma sig själv när man lyckats – och där har jag nog en bit kvar.

Vilket är ditt bästa förenklingstips?

Mitt bästa tips är skaffa sig en strategi och rutin för att ta tag i negativa tankar och känslomönster. Sedan några år tillbaka har jag använt mig av två olika tekniker för att ta bort negativa känsloreaktioner – och sedan jag började med framförallt en av dem så har jag blivit både gladare och mer harmonisk. Ett exempel på när jag har använt mig av den tekniken är för några år sedan då jag kände av en viss obehagskänsla varje morgon,

08-587 624 00, www.insightlab.se

- utan att kunna sätta fingret på vad det egentligen handlade om. Det kan ha varit något helt banalt – som att jag en morgon ätit något som påverkade mitt humör negativt och som sedan blev en form av ”betingning”. Eftersom den här obehagskänslan försvårade min vardag så bestämde jag mig för att aktivt ta styrning på mina tankar och känslor. Den teknik jag använde kallas 3D Mind. 3D Mind-filosofin grundar sig i att vi ofta har vissa automatiska reaktionsmönster. Vissa reaktionsmönster är positiva – om du lägger handen på en varm platta rycker du bort den per automatik. Vissa av dem är dock negativa och försvårar livet – exempelvis fobier. En fobi är ju en automatisk respons som ofta saknar realistiska kopplingar till verkligheten – på precis samma sätt som någon känner rädsla för spindlar så kanske vissa får starka obehagskänslor inför varje måndagsmöte, eller drabbas av stark scenskräck inför en intern dragning. Dessa känsloreaktioner försvårar vardagen, men att bryta dessa starka kopplingar är faktiskt ganska enkelt. En mental koppling som vid ett visst stimuli skapar en kraftig känsloreaktion är i stunden ofta omöjlig att värja sig mot, men med 3D Mind-tekniken går det att bryta loss och försvaga kopplingen mellan stimuli och känsloreaktion. Rent praktiskt går 3D Mind-övningen till så att man väljer ut de tre starkaste negativa känslorna som man drabbas av i den givna situationen, till exempel en situation där man känner scenskräck. Känslorna behöver inte sorteras in under några schabloner – benämn dem hur som helst. Det viktiga är att man verkligen kan förnimma dem och gå in i hur de påverkar en. Därefter funderar man ut en annan neutral eller positiv situation och plockar fram de tre starkaste känslorna i denna situation. Känslorna behöver inte nödvändigtvis vara superpositiva utan framförallt annorlunda mot de negativa känslorna. Det viktiga är även här att känslorna är tydliga och att man kan ”känna in dem” utan större svårighet. Man ska dock undvika motsatskänslor, exakt varför vet jag faktiskt inte men det är så tekniken fungerar. Därefter går övningen ut på att man ”blandar” de negativa känslorna med de positiva, för att förvirra hjärnan och luckra upp den automatiska känslokopplingen. De oväntade kombinationerna skapar nya kopplingar i hjärnan, och på sikt uteblir den ursprungliga panik- eller ångestreaktionen. ”Misslyckas” man med övningen beror det oftast på att känslorna man valt inte är tillräckligt starka eller tydliga. Kanske lyckades man inte definiera de starkaste känslorna i situationen. Men man brukar ändå göra framsteg. Det allra sämsta som kan hända är att inget händer. Genom att använda 3D Mind-tekniken då och då kan man enkelt och effektivt beta av negativa känsloreaktioner – och det förenklar vardagen något oerhört.

08-587 624 00, www.insightlab.se

VÅRA BÄSTA TIPS Björn Jonsson, HR-chef, Norrmejerier:

”Behåll perspektivet – gör alltid skillnad mellan viktigt och brådskande” Hur gör du för att förenkla vardagen?

Jag skalar ner, renodlar och ser till att hela tiden ha koll på mina viktigaste mål och i vilken riktning jag är på väg mot. Den största boven i dramat är just alla dessa småsaker som egentligen inte är så viktiga. Om man hela tiden agerar på uppstuds är det lätt att helt tappa styrning och motivation eftersom hela ens vardag tycks bestå av små lösryckta fragment, brandkårsutryckningar och akutåtgärder. Det som orsakar all denna problematik är egentligen att man blandar ihop brådskande med viktigt. Att ständigt vara medveten om sina grundläggande mål och veta vad man har för huvudsaklig riktning att arbeta mot är avgörande för att man ska känna mening i det man gör.

Har du och din arbetsgrupp några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt?

Vi har blivit ganska bra på att arbeta effektivt, bland annat genom att hitta en mötesmodell som hjälper oss att hålla styrning och fokusera på det som skapar resultat. En fråga jag brukar ställa är ”vad ska hända när det här är färdigt?”. Genom att medarbetarna får svara på frågan hittar vi tillsammans ett tydligt ”varför” bakom allt vi gör, och har på så sätt full koll på det önskade slutresultatet. Perspektiv är någonting vi värdesätter. Två gånger i månaden har vi ett avstämningsmöte för att säkerställa att vi är på väg i rätt riktning. Frågor vi brukar ta upp då är till exempel vad som är värdeskapande i nuläget, vad som inte är värdeskapande, vad vi gör som vi inte borde göra och vad vi inte gör som vi borde göra. Genom att stanna upp och stämma av på det här viset behåller vi perspektiv och vi kan snabbt byta riktning om ett projekt är på väg åt fel håll.

Vilket är ditt bästa förenklingstips?

Se till helheten, bestäm direkt vad som är viktigt och definiera även vad som är oviktigt. Om man lägger alltför stort fokus på för många smådetaljer kring egentligen vad som helst så blir man ofta bara stressad och tappar fokus. Jag skulle tipsa om att då och då verkligen ta sig tid till att reflektera över sin situation i stort, definiera vad som är viktigt, vad som är oviktigt och vart man vill komma – både som grupp och individuellt. Det är när man vet vad man vill och gör det viktigaste först som det börjar hända grejer på riktigt.

08-587 624 00, www.insightlab.se

KOMMUNIKATION Checklista: 15 tidlösa tips för att ge negativ feedback på rätt sätt

Som ledare är det som bekant direkt avgörande att din feedback tas emot på rätt sätt, detta särskilt när det handlar om negativ kritik. Ta hjälp av dessa tips för att få budskapet att nå fram.

8. 9.

Du har något viktigt att förmedla, och vill att mottagaren ska förstå budskapet utan onödiga känslostormar eller skyddsmurar. Ofta är det just de små detaljerna som gör hela skillnaden. Tänk på följande: 1. 2.

3. 4.

Kommunicera alltid direkt med personen det gäller. Ge negativ feedback så snabbt som möjligt. Gärna inom ett dygn om det gäller en aktuell händelse. Ge alltid negativ feedback i enrum. Beröm ges däremot med fördel inför kollegorna. Leverera kritiken i rätt ordning. Följ klassikern och se till att börja med något positivt, ta sedan upp möjliga förbättringsområden och avsluta åter med något positivt. Om aktuellt – visa att du tar ansvar för din (eventuella) del i situationen. Detta gör personen mer mottaglig och dig mer förtroendeingivande som ledare. Var specifik. Beskriv exakt vad du menar och ge konkreta exempel på situationer som belyser det du adresserar. Förklara på vilket sätt någonting är ett problem. Koppla det hela till eventuella regler på arbetsplatsen och vad ni i förväg kommit överens om, och

08-587 624 00, www.insightlab.se

10.

11.

12. 13. 14. 15.

visa på var någonstans det har brustit. Ställ öppna frågor och lyssna aktivt – även om du redan i förväg har din åsikt klar för dig. Kom överens om problemen. Se till att ni båda förstår varandra och att inga detaljer förbisetts. Om personen håller med om detaljerna men inte kan se själva problemet, förtydliga ytterligare vilka konsekvenser problemet får. Om nödvändigt; upprätta ett kontrakt där ni skriver under på vilka förbättringar som ska ske. Lös problemet. Börja med att fråga motparten om förslag på hur situationen kan förbättras. Har personen inga förslag – föreslå själv en lösning och beskriv vad du vill se och inom vilka tidsramar. Använd dig av tystnad. Prata inte ”sönder” situationen, vilket är lätt hänt när ”obekväma” tystnader uppstår. Ibland kan några sekunders tystnad vara ett effektivt sätt att få reda på mer än om du försökt hålla samtalet igång. Fråga om medarbetaren har någon feedback att ge dig. Erbjud om möjligt stödinsatser för att hjälpa personen att undvika problemet framöver. Ha tålamod – ibland kan samma problem behöva adresseras flera gånger. Följ upp situationen. Avsätt gemensamt ett datum då ni följer upp era nya överenskommelser och ser över hur situationen förändrats.

Källa: http://www.smartcompany.com.au/peopleproblems/025890-20-tips-on-giving-feedback-4.html

TEAMARBETE Checklista: sju spelregler för ökad emotionell intelligens i teamet

Du som teamledare kan med några enkla medel öka förutsättningarna för att dina medarbetare i högre grad är med och bygger ett högpresterande team. Sätt rätt typ av spelregler och förenkla teamarbetet redan från start. Ett framgångsrikt team bygger på att alla gör sitt bästa. För att arbetet ska fungera optimalt är det viktigt att ingen i hemlighet strävar efter att vara bättre än någon annan, och att alla tar ansvar för delar som kanske egentligen inte ligger inom det personliga ansvarsområdet. För ett effektivare teamklimat, gör varje medarbetare medveten om följande sju spelregler: Regel #1: Agera på alla problem – även om de inte berör dig personligen. I ett väl fungerande team delar teammedlemmarna på framgång såväl som motgång. Om en av teammedlemmarna misslyckas med något kan det med andra ord ses som en avspegling av en problematik som präglar gruppen i stort. Om det uppstår ett problem bör med andra ord varje teammedlem fråga sig vad han eller hon personligen kan göra för att förbättra situationen – även om problemet orsakats av faktorer personen inte rår på. Regel #2: Viljan att ”ha rätt” kan behöva stryka på foten. Oftast är det just den individuella viljan att få sina åsikter och synpunkter bekräftade och rättfärdigade som sätter käppar i hjulet på teamets framgång. Sträva efter ett teamklimat där alla i högre grad strävar

efter att förstå varandra snarare än att få sina synpunkter accepterade. Regel #3: Undvik att stämpla eller döma situationer och människor. Vad vi dömer hos andra är ofta vad vi dömer hos oss själva. Ett alltför dömande synsätt gör att vi fastnar i problem och vårt kreativa tänkande blir lidande. Sträva efter öppenhet och acceptans. Regel #4: Ta kontroll över känslor och infall. Du ansvarar inte för andras beteenden, men du ansvarar för hur du låter dessa påverka dig. Istället för att tyst acceptera obehagskänslor och oro – försök att bemöta situationen med ett nyfiket synsätt. Undersök den egentliga orsaken till att du känner som du gör, och välj sedan en alternativ känsla som får dig att må bättre. Regel #5: Döm ingen – inte heller dig själv. Att döma någon för något leder aldrig till något gott – oavsett om det är ”befogat”. I team är det viktigare än någonsin att släppa frågan om vems ansvar problemet är och istället direkt gå vidare för att hitta en konstruktiv lösning. Regel #6: Tala öppet om (nästan) allt. Skapa ett teamklimat där medarbetarna vågar säga vad de verkligen känner. Det sparar er mycket tid och energi, och förbättrar arbetsklimatet avsevärt. Regel #7: Hjälp varandra. Att be om hjälp är ingen svaghet – att inte be om hjälp är det. Källa: http://www.emotionalintelligenceatwork.com/resources/seven-ways-for-better-teamwork/#.UgK0UBZTtfg

08-587 624 00, www.insightlab.se

MÖTEN Åtta mötestips från några av världens mest produktiva och nytänkande ledare Agera regissör, ge deltagarna fem ord var, ha skratt som mötespolicy eller nätverka externt 365 gånger under ett års tid. Utöver att Mark Zuckerberg, Guy Kawasaki och Valentina Rice är med och driver multinationella företag har de ytterligare en gemensam nämnare; de använder sig av banbrytande och något okonventionella mötesmetoder som har visat sig ge hög avkastning.

En färsk undersökning från Storbritannien visar att den genomsnittlige kontorsarbetaren spenderar omkring fyra år av sin livstid i möten. Blir du lycklig av tanken? Om inte; kom ihåg att det finns sätt att göra dessa år både roligare och mer givande. Inspireras av företagsledarna som tar roligare och mer produktiva möten på blodigaste allvar. Föreställ er att ni redan misslyckats Guy Kawasaki – företagsgurun och bästsäljarförfattaren – har ett speciellt tillvägagångssätt att förebygga potentiella misslyckanden: han vänder på steken. Inför en lansering av en ny produkt samlar han alla medarbetare och ber samtliga föreställa sig att produkten eller företaget redan floppat. Genom att tillsammans föreställa sig allt som kan gå fel redan innan produktlansering blir det enklare att direkt vidta åtgärderna som förebygger problemen innan de uppstår. Nya infallsvinklar – kreativitetens luft och vatten Virgins grundare Richard Branson bjuder med jämna mellanrum in tankeväckande talare till företagets möten. Allt för att ge medarbetarna annorlunda infallsvinklar, och därmed grogrund till nya idéer. Tillvarata de yngsta medarbetarnas kunskap Sean Higny, operativ chef på appföretaget Newsala, lägger stor vikt vid yngre kollegors kunskap och infallsvinklar. Yngre medarbetare har inte sällan större koll på kommande trender och subtila tendenser. Chansen är stor att de har nya intressanta infallsvinklar, samtidigt som de kan bidra med idéer som ännu inte färgats av

08-587 624 00, www.insightlab.se

organisationens kultur och värderingar.

Formulera mötets syfte i fem ord var Christopher Frank, vice vd på American Express, är noga med att alla mötesdeltagare har koll på mötets verkliga agenda. Genom att ställa frågan ”vad exakt handlar det här mötet om – i fem ord?” upptäcker han snabbt om gruppen fokuserar på samma frågeställningar och kan se till att alla jobbar mot samma mål. Tänk som en regissör Patrick Lencioni är vd för konsultfirman The Table Group och författare till boken Death by Meeting. Han föreslår att mötesledaren bör ersätta trista mötesagendor med ett visst element av drama, passion och konflikter. Detta för att skapa intressanta diskussioner som i sin tur kan leda till nya infallsvinklar på gamla problem. Få mötesdeltagarna att skratta Suzanne Batez – grundaren bakom Bates Communications – understryker vikten av humor. Personer som har förmågan att få andra att skratta blir i högre grad respekterade och når bättre ut med sitt budskap. Dessutom blir det mycket roligare att jobba. Agera som en rutinerad programledare Ian Fisher, assisterande chefredaktör på The New York Times, höll under två år möten som liknade talkshows där varje redaktör fick redogöra för sina idéer och förslag som om de vore gäster som blev intervjuade. Varje ”framställning” innehöll både mer komplex information och efterföljande diskussion. Nätverka x 365 som Mark Zuckerberg Grundaren bakom Facebook har i år bestämt sig för att träffa en ny person utanför den egna organisationen – varje dag. Detta för att uppnå en ”bredare exponering” utanför det egna nätverket. Källa: http://www.fastcompany. com/3013013/dialed/11-simpletips-for-having-great-meetingsfrom-some-of-the-worlds-mostproductive-peop

KREATIVITET & INNOVATION Sju kreativitetstips från en reklamlegend John Hegarty är en av reklambranschens mest prisbelönta kreatörer och har i över 30 år varit med och producerat ett stort antal uppmärksammade kampanjer. Hans uttalande ”do interesting things and interesting things will happen to you” sätter möjligtvis fingret på hur han lyckats behålla sitt kreativa tankesätt år efter år. Inspireras av Hegartys sju metoder för att hålla kreativiteten vid liv, även när livet levererar falukorv till middag igen. Kreativitet och inspiration går att hitta i allting. De bästa idéerna har en förmåga att dyka upp vid de mest oväntade tillfällena, menar Hegarty. Han tipsar om följande: Var alltid, alltid uppmärksam och nyfiken på din omgivning Precis allt som händer kan vara underlag till en helt ny idé. Avskärma dig aldrig, särskilt inte när du behöver smörja din kreativa tankeförmåga. Kom även ihåg att cynism tjänar som kreativitetsdödare nummer ett. Gör som Paul Smith Inspirationen till en av Paul Smiths bästsäljande skjortor uppkom på en flygplats. Flyget var försenat, och istället för att slå sig ner och stirra in i en vägg valde Paul att planlöst vandra runt för lite nya synintryck. Hans blick landade på en berlock som någon tappat. Paul insåg att berlocken skulle passa utmärkt som knapp för just den där skjortan han höll på att ta fram.

”rykte” att svara upp till. Trots detta är det just risker du behöver ta för att komma på nya kreativa lösningar och idéer. Skaffa dig minst en smärtsamt ärlig kritiker

Undvik jasägarna. Se till att ha minst en nära och inte alltför artig kollega eller vän som alltid svarar hundra procent ärligt när du ber om feedback. Utöka ditt nätverk – var nyfiken på allt och alla Undersök hur personer med helt andra jobb och livsstilar lever och sätt dig in i deras vardag, värderingar och kultur. Förhoppningsvis kan det bidra till nya infallsvinklar och ny inspiration som i sin tur ger dig ingången till nya idéer och lösningar på dina problem. Leta inspiration i oväntade, komplexa eller för dig ”ointressanta” sammanhang Sök inte alltid efter inspiration i det till synes spännande och enkla. Finns det något område du tycker är outhärdligt tråkigt? Hegartys eget exempel på detta är Financial Times, som han ändå regelbundet läser. Genom att läsa något ”ointressant” och sedan försöka hitta en kreativ vinkel på själva tristessen sätter du din innovationskraft i rörelse. Källa: http://www.fastcocreate.com/1683427/7-ways-toboost-your-creativity

Bli inte för bekväm – lathet är din största fiende Ibland är det lätt hänt att tillfälligt drabbas av en viss nivå av ”bekvämlighet” och ”tillbakalutning”. Det här är inte bra för kreativiteten. Vi behöver vara nyfikna, öppna och ”på tårna” för att få nya idéer. Var modig, bryt reglerna och våga tänka annorlunda – även efter 30 år i branschen Ju mer framgångsrik du blir inom ditt område, desto mer riskabelt blir det möjligtvis att tänka annorlunda och ta risker – kanske har den väletablerade ett visst

08-587 624 00, www.insightlab.se

LEDARSKAP Led effektivare med storytelling

Att influera och inspirera medarbetarna med hjälp av korta berättelser är ett av de mest effektiva sätten att utöva modernt ledarskap. Detta menar Paul Smith som bland annat skrivit boken ”Lead with a Story: A Guide to Crafting Business Narratives that Captivate, Convince and Inspire”. Paul Smith har spenderat större delen av sin karriär med att undersöka hur man som ledare på bästa sätt inspirerar och motiverar till handling. Oavsett befattning och situation har han funnit storytelling som en av de mest effektiva metoderna. För att lyckas med tekniken behöver du som ledare ständigt ha ögonen öppna för berättelsematerial i vardagen. När du sedan har berättelsen klar för dig tipsar Paul Smith om följande steg för att vässa dramaturgin: Börja med kontexten. Många gör misstaget att fladdra ut på sidospår innan de nått fram till själva huvudpoängen, och förlorar därmed snabbt publikens uppmärksamhet. Använd metaforer. En väl avvägd metafor kan egentligen ersätta en hel berättelse, och är ett effektivt sätt att engagera mottagaren genom att han eller hon själv får dra sina slutsatser. Trigga mottagarnas känslor. Undersökningar visar att vi fattar de flesta av våra beslut baserade på känslor. Ofta lägger vi i efterhand till logiska resonemang som ”berättigar” själva resonemanget. Håll det konkret. Undvik generaliseringar och vag meningsuppbyggnad. Specifika och konkreta berättelser är intressantare och enklare att minnas. Lägg till ett överraskningsmoment. Oväntade detaljer eller vändningar skruvar inte bara upp intresset hos mottagarna; undersökningar visar även att den del av hjärnan som skapar nya minnen aktiveras när vi blir förvånade eller överraskade.

Tips! Identifiera och eliminera era största tidstjuvar Kom överens om att gemensamt få bukt med era största tidstjuvar på arbetsplatsen – ur två olika perspektiv: 1. Utvärdera dig. Börja med att be dina medarbetare att identifiera tre saker du som ledare gör som på något vis slösar medarbetarnas tid eller försvårar någon process på arbetsplatsen, och visa sedan vilka åtgärder du kommer att ta till för att lösa dessa problem. 2. Utvärdera medarbetarna. Därefter är det dags för medarbetarna att hitta tre sätt på vilket de slösar tid, och gemensamt komma fram till hur de bättre kan hantera dessa situationer i framtiden.

Skapa övningar utifrån din berättelse. Ta konceptet ett steg längre och utforma en övning med avstamp i din metafor eller berättelse. Genom att förvandla din berättelse till en workshop, diskussion eller ett event ökar chansen drastiskt för att ditt budskap når fram.

Skriv ner era lösningar på ett väl synligt ställe och planera sedan in ett uppföljningsmöte någon månad framåt i tiden då ni går igenom hur väl ni lyckats.

Källa: http://www.forbes.com/sites/danschawbel/2012/08/13/how-to-use-storytelling-as-a-leadershiptool/2/

Källa: www.suiteminute.com

08-587 624 00, www.insightlab.se

INFORMATIONSÖVERFLÖD Tre tips för att avgränsa information och hitta guldkornen

”A wealth of information creates a poverty of attention” menade Herbert A. Simon, Nobelpristagare i ekonomi. Och då hade han ännu inte upplevt Twitter och Google plus. Att hitta en effektiv strategi för att skära ner och sålla bland informationen är i dagsläget viktigare än någonsin. Kort sagt handlar det om att med enklare medel hitta guldkornen, för att sedan strunta i resten. Gör såhär: Bestäm dig för vad som är viktigt för dig – på riktigt Hur mycket av den information som du dagligen frivilligt processar och i viss mån aktivt söker upp kan du klara dig utan? Förmodligen rör det sig om en relativt stor mängd. Skärskåda ditt informationsintag under en dag, och lägg märke till nyhetsflöden, bloggar och sociala forum som du faktiskt kan klara dig utan. Skriv en lista på sådant som du kan hålla dig till att kolla högst någon gång i veckan, och sätt upp den på ett ställe där den syns.

av vem. Gör det tydligt för dina medarbetare vilken typ av bifogade dokument du tar del av, och vilken typ av bilagor du läser enbart när du blir ombedd. Skapa bestämda kriterier för sållning – tänk uteslutande kvalitet framför kvantitet När du letar information eller försöker hålla dig uppdaterad kring ett specifikt ämne kan det vara oerhört svårt att veta vilka slags källor som bör prioriteras, och vilka som bör ignoreras helt. Gör det enklare för dig själv genom att i förväg sätta upp vissa bestämda kriterier för vilken typ av material och vilka typer av källor du väljer att ta del av. Exempel på dessa kan vara artiklar publicerade enbart senaste månaden, källor rekommenderade av personer insatta i ditt nuvarande projekt eller rapporter skrivna av utvalda författare. Självklart kommer du att missa en del information av värde, men genom att begränsa dig till vissa väl valda källor blir det enklare att sortera ut information av hög kvalitet – utan att lägga oceaner av tid på utvattnade bloggposter och förvirrande forum. Källa: http://www.specificfeeds.com/blog/limiting-a-simplecoping-strategy-for-information-overload/

Sluta ta ansvar för andras bilagor – låt andra hantera sin egen information Hur många gånger har du fastnat i en halvtimme läsandes en bifogad fil i ett mejl där du lagts till som mottagare, för att alltför sent upptäcka att informationen faktiskt inte berört dig personligen? Sätt tillsammans upp regler kring bifogade dokument och inför olika typer av koder som enkelt förklarar vad som förväntas läsas

08-587 624 00, www.insightlab.se

E-POST Mailstrom befriar din inkorg från gammalt bråte

Reklamutskick från 2010, en recension för iPhone 3 och tusentals oönskade nyhetsbrev som stjäl både utrymme, energi och tålamod. Känner du igen dig? Vill du bli av med ett större antal skräpmejl i ett klick samtidigt som dina viktiga mejl lämnas ifred? Då kan Mailstrom vara värt att testa. Skaparna bakom Mailstrom beskriver tjänsten som ett enkelt sätt att med få knapptryckningar kunna få bort all onödig bråte, och alltså få sinnesro och utrymme över till att fokusera på de viktigare mejlen. Kategorisera din inkorg och radera i större sjok Genom att ge Mailstrom tillgång till användarnamn och lösenord för ditt e-postkonto så importerar tjänsten enbart ämnesrader och metadata. Därefter kan du sortera alla mejl efter en rad olika kategorier; avsändare, ämnesrad, olika avsändarlistor, tid och datum, ”sociala” mejl och mejl skickade i samband med en onlinebeställning. Du kan även sortera mejlen efter storlek och därmed enklare få bort de bilagor som tar mest utrymme. När du markerat utvalda mejlgrupper kan du välja att radera dem permanent, arkivera dem eller flytta dem till en separat folder. Mailstrom är kompatibel med Gmail, Apple, Aol, Google Apps Email och mejlprogram som stöds av IMA. Läs mer och testa Mailstrom gratis på www.mailstrom.co. Källa: http://www.forbes.com/sites/larrymagid/2013/06/27/mailstrom-uncluttersyour-inbox/

Skriv bättre mejl

Tunga bilagor, ofullständiga ämnesrader och textblock som får det att flimra för ögonen på mottagaren är alla klassiska exempel på hur man inte bör mejla om man vill nå fram med sitt budskap. Följ dessa tips och gör det lite enklare för dina mottagare. I ett hektiskt arbetstempo är det lätt att slinta på tangenterna, skarva lite eller låta tillfällig frustration bli en sparad del i någons inkorg. Förenkla din mejlkorrespondens såhär: Var noga med ämnesraden. Ställ gärna en direktfråga som sammanfattar mejlet redan i ämnesraden. Undvik bilagor så långt det är möjligt. Kopiera istället stycken ur bilagorna. Det sparar mottagaren både tid och energi. Använd korta textblock och punktlistor flitigt. Gör mejlet så enkelt att läsa som möjligt. Ta inte upp alltför många lösa trådar i ett och samma mejl. Dela hellre upp dina olika ärenden till olika mejl, så att mottagaren kan välja att svara, spara, arkivera eller radera de olika ärendena. Källa: http://jerz.setonhill.edu/ writing/e-text/email/

08-587 624 00, www.insightlab.se

TEKNIKTIPS & APPAR Hantera dokument i din smartphone med CloudOn Med hjälp av CloudOn kan du använda program som Microsoft Word, Excel och PowerPoint för att skapa dokument direkt via din iPhone, iPad eller Android. Synka innehållet med Box, Dropbox, Google Drive och SkyDrive eller mejla utvalt innehåll direkt via telefonen, utan att behöva koppla upp dig mot din dator. En inbyggd Adobeläsare gör det möjligt att öppna i princip alla olika former av filer, vare sig det rör sig om PDF, JPG, PNG eller GIF. Korrekturläs med hjälp av stavningskontrollen eller lägg till anteckningar i marginalen – precis som i originalprogrammen. CloudOn är gratis och går bland annat att ladda ner från iTunes. Källa: https://itunes.apple. com/us/app/cloudon/ id474025452?mt=8

Håll koll på dina sovmönster med Sleep Cycle

Sleep Cycle – som bland annat registrerar din sömnkvalitet – har funnits ett bra tag och hunnit bli en av världens mest sålda appar. Håll koll på din sömnkvalitet med hjälp av tydliga stapeldiagram, ta reda på din bästa och sämsta natt och följ dina REMkurvor timme för timme. Utöver att registrera din sömnkvalitet fungerar Sleep Cycle som en ”intelligent” väckarklocka genom att väcka dig just när du befinner dig i det lättaste sömnstadiet. Genom att ställa klockan kommer appen en halvtimme innan det är dags att gå upp börja läsa av dina rörelsemönster för att hitta tecken på tillfälligt ytligare sömn. Alarmet ringer när du är som mest lättväckt under denna halvtimme – med resultatet att du förhoppningsvis känner dig piggare och mer utsövd när det är dags att gå upp. Genom att ha telefonen kopplad till laddaren och sedan lägga den vid huvudändan, under lakanet och med displayen nedvänd kommer appen direkt att börja läsa av dina rörelser, som avslöjar när du somnat och om du befinner dig i djup- eller drömsömn. Sleep Cycle kostar 15 kronor och finns tillgänglig för iPhone, iPod touch och iPad. Källa: https://itunes.apple.com/se/app/sleep-cycle-alarm-clock/ id320606217?mt=8

Fånga flyktiga idéer med QuickVoice Recorder

Får du ofta nya idéer när du är på väg någonstans eller befinner dig i en situation då du varken orkar eller hinner anteckna? Då kan QuickVoice Recorder hjälpa dig att utan större ansträngningar spara och sortera dina tankar. Skicka både röstmejl eller röst-sms direkt genom appen, spela upp utvalt innehåll genom att dubbelklicka på ikonen, eller spela in en egen ringsignal. QuickVoice Recorder är gratis och finns tillgänglig för iPhone, iPod touch och iPad. Källa: https://itunes.apple.com/us/app/quickvoice-recorder/id284675296?mt=8

08-587 624 00, www.insightlab.se

IFTTT för din smartphone – skräddarsy dina sociala mediekanaler efter behov och intressen IFTTT står för "if this then that" och är en app som låter dig skapa olika slags ”recept” som på smarta sätt kombinerar dina olika sociala mediekanaler med varandra, genom att skapa skräddarsydda händelseflöden. Appen har funnits ett tag och även nämnts här tidigare, men nu har den även lanserats för din smartphone. Med IFTTT kan du bland annat få ett sms om ett oväder är i antågande eller ett mejl så snart någon taggat dig på Facebook. Genom att använda dig av stegen Triggers (this), Actions (that), Ingredients (delar av triggers blir ingredienser, exempelvis en ämnesrad i ett mejl eller ett visst utskicksdatum) och Recipes (själva ”receptet” du uppnår genom att välja en kombination av händelser) får du till det automatiska händelseflöde som du önskar. Om någon taggar dig på ett foto på Instagram kan du exempelvis ställa in IFTTT så att fotot automatiskt läggs i en viss fil i din Dropbox-katalog. Och sådär kan du hålla på, tills du har ett skräddarsytt schema som förpassar all information dit du vill ha den, utan onödig administration. Mer information om IFTT – som för övrigt är gratis och kompatibel med iPhone, iPod touch och iPad – finns på https://ifttt.com/wtf. Källa: https://ifttt.com/wtf

Slipp höra din egen ringsignal på mötet med appen Locale Brukar du glömma bort att stänga av ljudet på telefonen när du deltar i möten eller befinner dig i dämpade miljöer? Då kan Android-appen Locale vara något för dig. Locale använder sig bland annat av GPS för att spåra var du befinner dig, och enligt dina egna förinställda uppgifter stängs ringsignalen av när du exempelvis anländer till kontoret, mötet eller den där släktträffen. Locale kostar 65 kronor i Google Play Store och finns tillgänglig för Android.

När iCal inte räcker till – BusyCal 2 Om du använder Mac och tröttnat på iCals brist på funktioner kan BusyCal 2 vara en kalenderapp värd att testa. BusyCal är en prisbelönt kalenderapp som syftar till att spara tid, förenkla din planering och samtidigt göra din digitala kalender mer personlig, intuitiv och lättanvänd. Det går att ställa in kalendern så att du ser en dag, vecka månad eller ett år i taget. Faktorer som väder, semestrar och födelsedagar ligger integrerade i kalendern, och du kan själv lägga till bilder och justera kalenderns utseende med hjälp av färger, typsnitt och olika teman. BusyCal 2 innehåller även att göra-listor som kan ställas in efter tid och datum och som dessutom synkas till påminnelsefunktionen i datorn. Provkör BusyCal 2 gratis i 30 dagar eller köp appen för omkring motsvarande 200 kronor. Källa: http://www.busymac.com/ busycal/

Källa: http://betterbusiness.tele2.se/2013/06/veckans-apptips-locale/

08-587 624 00, www.insightlab.se

KOMPETENS & LÄRANDE Checklista: lär dig komplex information på mycket kort tid Du vill läsa in dig på ett helt nytt område men har en mycket snäv tidsram. Istället för att fastna i förvirrande tankeloopar, upprepa stycken som inte tar dig någonvart och bli överdrivet noggrann med detaljer kan du ta genvägen till djupare kunskap med dessa tips.

Att lära sig mer om något man finner intressant är sällan någon större utmaning utan sker ofta mer eller mindre av sig självt. Men i sammanhang då du på kort tid behöver lära dig relativt mycket om ett för dig okänt (och kanske mindre intressant) område kan du behöva några knep som får kunskapen att fastna lite snabbare. Gör såhär: Bombardera din hjärna med information. När vi läser om någonting nytt och okänt tenderar vi att dra ner på tempot, upprepa utvalda sektioner och sedan mer eller mindre i överambitiöst maner försöka memorera hela innehållet. Testa att göra tvärtom. Försök att ta dig igenom materialet så snabbt som möjligt. Var inte alltför noga med att förstå exakt allt du läser. Dela upp läsningen i block, läs till exempel 20 sidor åt gången och ta däremellan en paus.

nas en del luckor i din kunskap – men det gör inget. Det viktiga är att du hittar just dessa så att du vet vad du behöver läsa på mer om. När du börjar detaljstudera dina kunskapsglapp kommer du med största sannolikhet att förvånas över hur snabbt du lär dig detaljerna. Du har nämligen redan byggt upp en viss kunskapsram, som sedan underlättar inlärningen av detaljer. Ta in samma typ av information, fast från en annan källa. Gör som i steg ett – läs snabbt och aningen slarvigt. Att ta till sig kompletterande kunskap från ett annat håll är ofta ett effektivt sätt för att uppnå en djupare förståelse i ämnet. Börja analysera och diskutera din nyvunna kunskap. Gå med i någon form av diskussionsgrupp, delta i en argumentation och testa dina kunskaper genom att välja en ståndpunkt eller förklaringsmodell. Responsen du får kommer på ett effektivt sätt fylla i eventuella kunskapsglapp. Källa: http://www.paulstips.com/brainbox/pt/home.nsf/ link/11052006-Six-steps-for-learning-difficult-subjectsquickly

Hitta huvudbudskapen och de viktigaste delarna – och omformulera dem sedan med hjälp av egna ord. Utan att för den sakens skull fastna i detaljer – identifiera de viktigaste resonemangen i det du läst. Välj till exempel ut de tio viktigaste delarna och formulera dem för dig själv med dina egna ord. Lägg till ett exempel du hittar på själv som beskriver resonemanget ytterligare. Identifiera de viktigaste delarna som du måste komma ihåg för att få en helhetsbild. Ren information kan du ofta kolla upp i efterhand, så fokusera även här på att förstå själva grundkonceptet i det du läst. Repetera de viktigaste delarna högt för dig själv, om och om igen. Testa din kunskap. Förmodligen kommer det att fin-

08-587 624 00, www.insightlab.se

MOTIVATION & ENERGI Checklista: behåll fokus hela dagen

Under tiden du läser den här artikeln är det inte otroligt att din telefon hinner ringa två gånger, mejlboxen plingar till och postbudet kommer in för att lämna ett paket. Samtidigt funderar du på vad du ska äta till middag egentligen – pasta igen? Och vad var det nu du höll på med? Just det, du läste en artikel om det där med att behålla fokus. Tio tips kan hjälpa dig uppnå en lugnare och mer fokuserad vardag. Undersökningar visar gång på gång att vi får allt svårare att koncentrera oss och arbeta fokuserat med en uppgift åt gången – detta särskilt sedan sociala mediekanaler flyttade in i våra telefoner och laptops. Dessutom slösar oroväckande många bort stora delar av arbetsdagen på aktiviteter som inte ger någon som helst egentlig avkastning – vare sig det rör sig om Facebook, långa och fruktlösa googlingar eller febril arkivering av mejl i en inbox som aldrig tycks komma tillräckligt nära nollan. För att behålla fokus i en tillvaro fylld av blodsockerfall, mänskliga känslor hit och digitala distraktioner dit kan du ibland behöva en konkret handlingsplan. Testa med följande: Identifiera orsaken till din (eventuella) brist på koncentration. Vad brukar vanligtvis få dig ur balans? Är det sömnbrist, blodsockerfall eller ett osunt behov av Twitter? Genom att hitta dina vanligaste orsaker till förlorat fokus blir det enklare att börja ta itu med problemet.

Gör som idrottsmännen och visualisera varje morgon din arbetsdag. Se i förväg framför dig hur dagen kommer att fortlöpa, och föreställ dig hur du utan större distraktioner får alla dina viktigaste uppgifter avklarade. Du kommer att få en mer konkret bild av dina viktigaste prioriteringar, och tydliga målbilder gör det enklare att behålla fokus.

på huruvida din kropp är med på noterna eller inte. Testa mindfulness. Lär dig att bli bättre på att styra dina tankar och känslor. Arbeta offline om möjligt. Uteslut så många störningselement som du bara kan. Dela upp dina uppgifter i mindre delar än du tror. Gör en avgränsad insats åt gången. Ta raster mellan varven. Stirra dig aldrig blind på själva slutförandet av en uppgift. Betrakta istället en liten bit i taget. Arbeta i tidsbestämda block. Sluta om nödvändigt mitt i en mening. Poängen är att du vet att du kan ta en rast vid ett exakt klockslag, oavsett hur du levererar i stunden. Detta gör det enklare att behålla fokus i nuet. Bli (ännu mer) radikal i det där med att slänga och rensa. Gör dig av med allt som inte behövs. Pappershögar, Post-its, olästa mejl, trasiga gem. Det är nu de ryker. Var aldrig kontorssentimental. Du kommer få nya mejl, nya pappershögar och gem som går sönder. Använd dig av appar som stänger ner och kopplar ur. Eller ställ en timer som hjälper dig att hålla koll på tiden du spenderar online. Kom överens med kollegorna om ett gemensamt ”stör-mig-inte-just-nu-jag-håller-på-med-någotväldigt-viktigt”-tecken. En enkel ”kod” är till stor hjälp för den som ibland vill arbeta ostört utan förklaringar och avbrott. Källa: http://healthland.time.com/2012/07/23/13-ways-tobeat-distractions-and-stay-focused-at-work/

Var extremt noga med dina energinivåer. Mer noga än du kanske tror. Ät regelbundet. Det mesta du gör och slutresultatet av dina insatser hänger som bekant

08-587 624 00, www.insightlab.se

PERSONLIGT Babben Larsson: Uppnå större lugn och bättre självkänsla med hjälp av affirmationer Babben Larsson föreläste dagligen om stress och utbrändhet – expert på orsakerna, symptomen och stressens destruktiva slutdestination. En dag tvingades hon lämna talarscenen. Utbränd på flera olika plan skulle det ta henne år att komma tillbaka. Idag säger hon att hon borde ha lyssnat på sina egna råd. Genom att länka ihop lyckade prestationer med hur hon själv mådde tvingade Babben sig att prestera även vid tillfällen då hon egentligen behövde återhämtning och inspiration. Att ständigt lyckas blev livsviktigt. Babben ”blev” det hon levererade, och hon understryker hur lätt hänt det är att gå i fällan att börja bedöma sig själv utifrån sina prestationer. Häri ligger en relativt vanlig orsak till utbrändhet, du betraktar dig utifrån din yrkesroll och dina prestationer och måste hela tiden göra bra ifrån dig för att tycka om dig själv. Självkänsla effektivt vaccin mot utbrändhet Blanda aldrig ihop den du är med vad du gör. Att hela tiden behöva lyckas och prestera blir mindre viktigt om du istället fokuserar på att stärka din självkänsla. Genom att lägga grunden till en stark självkänsla blir det enklare att behålla den mentala balansen under stressiga perioder. Du är inte ditt jobb; du är du, och sedan har du ett arbete. Behåll distansen. Självförtroende bygger vi upp genom att prestera. Självkänsla handlar däremot om vad vi tänker om oss själva, hur vi värderar den vi är – helt oberoende av ”status” och yttre faktorer. Förbättra din självkänsla med affirmationer Hjärnan registrerar enkelt uttryckt det som sägs om oss som ”plus” eller ”minus”. Hjärnan tar inte ställning till huruvida det hela är sant eller falskt – den ”sätter bara in” dessa plus eller minus på ”kontot”. Risken för utbrändhet ökar när en person helt och hållet drivs av att bevisa att han eller hon duger. Efter varje avklarad uppgift eller lyckat projekt kanske en känsla av tomhet breder ut sig. Här är det lätt att falla i fällan att ständigt

göra insättningar på fel konto; självförtroendekontot. Insättningarna ger varken tillräcklig tillfredsställelse eller utväxling och nya insättningar krävs ständigt för en ytligt sett någorlunda upprätthållen självbild. Det går dock att göra insättningar på självkänslakontot med hjälp av affirmationer. Det du säger till dig själv om dig själv registreras av hjärnan på samma sätt som om någon annan sagt det. Hjärnan gör inte skillnad på vem som säger vad, eller vad som är sant eller inte. Därmed har dina tankar om dig själv större genomslagskraft och påverkan än vad du kanske trodde. Börja säga snälla saker till dig själv. Att affirmera är på sikt att bli självständig; du ger dig själv det du behöver för att upprätthålla en stark självkänsla och blir mindre beroende av omvärldens beröm och uppskattning. I samma veva blir du mindre mottaglig för självförtroendesmällar och kritik. Babbens guide till bättre självkänsla med hjälp av affirmationer: • Ställ dig framför spegeln. Säg snälla, bekräftande saker till dig själv. Risken är att du till en början känner dig fruktansvärt fånig. Strunta i det. • Upprepa proceduren 10-15 gånger per dag. Ljug om du behöver. Hjärnan märker som bekant inte skillnad mellan sanning och lögn. Registrera med andra ord så många ”plus” du bara kan. Viktigast av allt: kom ihåg att släppa prestationsbaserat beröm – när det gäller dina egna affirmationer såväl som när du berömmer din omgivning. Beröm dig själv för den du är, inte för vad du åstadkommer. Lägg grunden till god självkänsla både hos dig själv och din omgivning; fokusera på ”varat” istället för ”görat”. Källa: InsightLabs seminarium ”Smällar man får ta” med Babben Larsson

08-587 624 00, www.insightlab.se