Enklare Vardag 2013 by Insightlab AB

ENKlare

#1/2013 Årgång 3

VARDAg IDÉERNA SOM FÖRENKLAR DIN VARDAG

SÄG

MINDRE OCH FÅ MER SAGT

utnyttja

hjärnans

SIDAN 9

peaktider SIDAN 18

förenkla

genom att plocka bort sIDAN 3

robin sharmas verktyg:

GÖR 2013 TILL DITT

BÄSTA ÅR hittillS sIDAN 20 ENKLARE VARDAG – EN DEL AV WWW.INSPIRATIONSBOXEN.SE

EFFEKTIVA EGNA VANOR Den här krönikan blir något kortare än vanligt. Det här numret har nämligen omärkligt kommit att handla om det gamla talesättet "less is more" – om att förenkla genom att plocka bort. Skär ner på onödig kommunikation, inför en mejlbudget, banta ner antalet timmar du spenderar på sociala medier. Lägg mindre tid på att läsa nyheter och skriv snabbare. Plocka bort tidigare "självklara" moment; säg mindre, håll färre möten. Gå på djupet istället för bredden. Slipp krångliga registreringar, lägg mindre tid på att bifoga tunga filer. Hur du faktiskt gör allt detta i praktiken kan du läsa mer om på följande sidor. Vi vill att du ska kunna gå hem en timme tidigare, eller få mer tid över till att göra sådant som är viktigt för dig. Du ska kunna fylla fler av dygnets timmar med det som intresserar dig på allvar. Vi räknar kallt med att varken Outlook eller Excel platsar på listan över dina högsta prioriteringar i livet. Vi vet att våra tips hjälper dig med att få de bitarna ur världen – med lite mindre ansträngning.

I detta nummer Effektiva egna vanor

"Less is more" – förenkla genom att plocka bort...............................................3 Tre åtgärder som vässar din att göra-lista.................................................4 Bli av med ditt uppskjutarbeteende....................................5

våra bästa tips

Fredrik Neumüller & Lasse Andersson......................................6, 7, 8

kommunikation

Säg mindre och få mer sagt......................9

teamarbete

Sätt ihop ett effektivt team från grunden................................................10 Utveckla teamets innovativa förmåga................................................10

möten

Ett mötesverktyg för alla funktioner.......11

kreativitet & innovation

Dagliga kreativitetstips med appen Oflow..........................................................12 Säkra ett kreativt arbetsklimat..................12

Vi har kort och gott inte tid med varken krångliga omskrivningar eller onödig mejlsortering. Jag tycker istället att vi satsar på att 2013 blir vårt bästa (se sidan 20) – och enklaste – år hittills.

ledarskap

God fortsättning!

e-post

Gabriella Morath Enklare vardag

tekniktips & appar

informationsöverflöd

Bli bättre på att sålla med tydligare mål och ökat djup....................................14 Mobil mejlhantering 2.0.........................15 Färre mejl med "mejlbudget"..............15

Redaktionen E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Håkan Rilegård Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, Kungsgatan 71, 112 27 Stockholm. Enklare vardag utkommer med 8 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB. Om InsightLab InsightLab förser sedan 1995 chefer och personalansvariga med uppdateringar och effektiva verktyg inom ledarskap och human resource.

Förenkla förändringsprocessen............13

Skicka tunga filer snabbt...................17 Bump överför snabbt data mellan mobiler..............................................17 Förvandla din iPad till ett skissblock................................................17

Kompetens & lärande

Lär dig skriva snabbare......................18 Dra nytta av hjärnans "peaktider".........18

motivation & energi

Hantera motgångar effektivt..............19

personligt

Gör 2013 till ditt bästa år hittills – fyra konkreta steg.............................20

”Less is more” – förenkla genom att plocka bort Det finns ett oändligt antal appar, system och tankesätt att ta till för att förenkla vardagen. De flesta fyller var och en för sig sin funktion – bara man hinner ta till sig och praktisera all ny information och teknologi. En av de bästa metoderna för att bli mer effektiv är emellertid att göra färre saker. Fokusera på de viktigaste delarna, och ta bort allt som kan undvikas. Gör du detta till en vana kommer du på sikt att uppnå bättre resultat i det du gör. Kom igång med sållandet och förenkla din vardag. Vad behöver verkligen göras – och hur kommer man fram till vad som ska bort? Matthew E. May tipsar i boken ”The Laws of Subtraction” om några effektiva tillvägagångssätt: Experimentera med att plocka bort ett tidigare ”självklart” moment. Polisen i Colorado brukade tidigare vara på plats för att dirigera tung trafik kring firandet av fjärde juli varje år. Det visade sig vara onödigt; genom att istället bevaka trafiken genom monitorer och enbart agera där det var nödvändigt sparade man inte bara tid och energi – trafikproblemen löste sig även några minuter snabbare än tidigare. Säg mindre. Kommunikationscoachen Carmine Gallo arbetade med ett stort teknikföretag och hjälpte dem att utforma en presentation inför ett årligt investerarmöte. Han instruerade cheferna till att plocka bort så många ord som möjligt ur genomgången för att göra den så effektiv som möjligt. Presentationen blev ovanligt lyckad och de flesta mötesdeltagare kunde i efterhand till och med minnas och citera den första PowerPoint-sliden, som med åtta ord beskrev företagets framtidsvision.

resurser ur ett projekt kan med andra ord ge goda resultat. Minska onödig administration. Hur mycket administrativt arbete går du igenom mest för ”sakens skull”? Dan Markovitz, grundaren bakom TimeBack Management, insåg att blanketter och formalia stal allt för mycket tid i arbetsgruppen. Han bad medarbetarna att strunta i blanketter och istället muntligt stämma av med honom innan de tog ledigt. Det hela resulterade i att Markovitz behövde lägga betydligt mindre tid på pappersarbete och medarbetarna tog dessutom ut färre semesterdagar. Skapa mindre team och arbetsgrupper. Ett mindre team är snabbare i vändningarna. ”Two pizza rule” kan vara en effektiv måttstock när det gäller storleken på en arbetsgrupp; ett helt team ska kunna bli mätta på två pizzor – då är det lagom litet för att fungera optimalt. Ställ tre frågor som snabbt sållar bort onödigheter. Gå vid varje problem eller utmaning igenom tre specifika frågeställningar: Vad ska vi satsa på och vad kan vi ignorera? Vad ska vi inkludera och vad kan vi exkludera? Vad ska vi göra och vad ska vi undvika? Ta bort alla onödiga och överflödiga faktorer; allt som är förvirrande, slösar med era resurser eller på något sätt svåranvänt. Undvik om möjligt onödiga moment eller faktorer redan i startskedet av varje projekt. Källa: ”The Laws of Subtraction”, Matthew E. May 2012, McGraw-Hill, ISBN-10: 0071795618

Öka pressen och uppnå bättre resultat. Vi arbetar bättre under en viss press (inom rimliga gränser). När resurserna och tiden är knappa tvingas vi prestera bättre och ökar vårt fokus. Att plocka bort lite tid eller

08-587 624 00, www.insightlab.se

EFFEKTIVA EGNA VANOR Tre åtgärder som vässar din att göralista Förtydliga din att göralista och gör det på så sätt både enklare och roligare att sätta igång med dina projekt. Istället för att skriva ner det första som dyker upp i huvudet kan du testa att använda dig av följande tre steg: Börja alltid punkterna på att göra-listan med ett verb. På så vis bryter du automatiskt ner större projekt i specifika delmoment och det blir rent praktiskt enklare att omedelbart skrida till verket. Notera tid och datum. Tidsbestäm varje uppgift och sätt en deadline för varje punkt på listan. Notera även när större delmoment ska vara avklarade. Motivera handlingen för dig själv och andra. Lägg till ett ”varför” intill varje uppgift. Dels blir du själv per automatik mer motiverad att ta itu med uppgiften, dels blir det enklare att snabbt delegera uppgiften om sammanhanget tydligt framgår.

Fem avgörande "sista minuten"-förberedelser inför muntliga framställningar

Sluta skjuta upp saker – identifiera tankegångarna som hindrar dig

Har du en viktig presentation på gång? Några sista finjusteringar och småskaliga förberedelser kan ibland vara avgörande för hur väl du lyckas med ditt framförande. Skicklig retorik och goda förkunskaper till trots; din presentation hänger i mångt och mycket på en rad hyfsat enkla men ibland direkt avgörande förberedelser. Ta hjälp av följande tips: Visualisera din publik. Gå igenom dagens agenda och notera en gång extra vilken typ av publik du ska tala inför. Om din framställning är en del av ett större event, påminn dig även om i vilket sammanhang du kommer att hålla din presentation – vilka delar tjänar du på att understryka och finns det andra delar du bör plocka bort? Håll dig uppdaterad kring de senaste nyheterna. Var noga med att ha koll på viktiga händelser som på något sätt påverkar publiken, eller som kan komma att kräva en kommentar från dig. Läs presentationen högt för dig själv. Håll dig till enkla stödord och gå igenom hela eller utvalda delar av föredraget ett par gånger i förväg; i duschen eller bilen om du har ont om tid. Var på plats en timme i förväg. Kontrollera lokal, teknisk utrustning och ordningen på eventuella PowerPoint-slides. Om rummet är stort kan du be om en rumsdelare. Räkna generellt med att 60 procent av deltagarna kommer att dyka upp för att minimera risken att lokalen känns tom. Finjustera ditt innehåll efter rådande omständigheter. Ska någon annan tala innan dig? Lyssna om möjligt på eventuella presentationer innan det är din tur – läs av publiken och notera vilka ämnen som behandlas. Anpassa dig sedan så gott som det går efter situationen. När du presenterat dig själv, fråga publiken vad de förväntar sig av ditt framförande. Justera om möjligt ditt innehåll; lägg till eller ta om nödvändigt bort utvalda delar.

Bråttas du ständigt med brinnande deadlines? Om du ofta skjuter upp saker utan egentlig anledning kan det vara en god idé att gå till botten med hur beteendet startade. Är du rädd för att misslyckas, eller kanske för att lyckas? Försöker du undvika konsekvenserna till följd av att behöva ta ställning eller göra ett obekvämt val? Skjuter du upp något mest för att det är svårt eller tråkigt, eller handlar det om en omedveten ovilja att vara andra till lags? När du väl identifierat orsaken bakom ditt uppskjutarbeteende, fråga dig hur pass relevanta dina tankegångar kring det hela faktiskt är. Skriv ner dina tre främsta anledningar till att skjuta på en uppgift eller ett beslutstagande och försök sedan att hitta sätt att tackla din motvilja. Skjuter du upp någonting av rädsla? Vilka ”skräckscenarier” ser du framför dig – och är de verkligen så realistiska som du slentrianmässigt tänker dig? Inte sällan gör vi omedvetet problemen större än vad de faktiskt är. Istället för att skälla på dig själv när du är ute i sista sekunden – ta dig tid att kartlägga och förstå ditt eget beteende. När du väl kommit underfund med varför du skjuter upp det du ska göra blir själva uppgiften mindre laddad – och därmed betydligt enklare att komma igång med. Källa: http://www.personal-growth-programs.com/procrastination

Källa: ”Extreme Productivity”, Robert C. Pozen

Källa: www.productiveflourishing. com

Appen Brewster jonglerar dina kontakter åt dig Lägger du för mycket tid på sociala nätforum? Du använder dig kanske av ett antal olika sociala mediekanaler, och på varje forum har du en grupp vänner eller kontakter som du har olika tät kontakt med. Det kan på sikt bli svårt att jonglera mellan de olika tjänsterna och risken är att du förlorar kontakten med vissa, eller lägger ner onödigt mycket tid på att manövrera mellan olika forum och konversationer. Appen Brewster löser problemet. Genom att samla alla dina kontakter – det vill säga personerna du mejlar, ringer eller kontaktar på forum som Facebook, LinkedIn, Twitter och Foursquare – på ett och samma ställe får du en omedelbar överblick över ditt nätverk och vad som händer i samtliga kanaler. Appen håller koll på dina mest frekventa kontakter i samtliga forum och skickar automatiska påminnelser om du är på väg att förlora kontakten med någon av dessa personer. Brewster är gratis och går att ladda ner från iTunes. Källa: http://gadgets.ndtv.com

08-587 624 00, www.insightlab.se

VÅRA BÄSTA TIPS Fredrik Neumüller, säljchef, Draftit:

"Smartare mejlhantering hjälpte oss att nå rekordsiffror" Hur gör du för att förenkla vardagen? Jag använder mig av två olika typer av att göra-listor; en till jobbet och en privat. Det är viktigt att den inte blir för lång – risken är då att man känner att man ”misslyckats” med att bocka av dagens uppgifter och det sänker i sig motivationen. Det blir en slags ”prestigeförlust” att behöva skjuta upp allt för många projekt till morgondagen. Listan ska vara lagom lång helt enkelt, då känner man att man ligger i fas och slipper onödig stress. Ett annat klassiskt tips är att alltid börja med den jobbigaste eller svåraste arbetsuppgiften. Bli av med det som tynger dig det första du gör på morgonen, börja dagen med det du drar dig mest för. Risken är annars att en sådan uppgift – om den blir liggande – drar ner dig mentalt och "blöder över" i andra projekt; det är helt enkelt lätt att börja skjuta upp fler saker när den där jobbiga uppgiften ligger och skaver i ditt medvetande. Börjar man istället med det jobbigaste upptäcker man oftast två saker; det var inte så jobbigt som man föreställt sig, och resten av dagen går av bara farten. Det du gör i början av dagen sätter tonen för de resterande timmarna. Se till att komma upp på rätt energinivå direkt.

Har du och din arbetsgrupp några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt? Det är lätt att hamna i ovanan att vilja läsa och svara på varje mejl på uppstuds. Det här har tidigare stulit en del säljtid i mitt team, vilket har lett till både frustration och lägre säljresultat. Det är ju en klassisk tidstjuv; att agera reaktivt och hela tiden ta saker ”på uppstuds” när man egentligen behöver fokusera ostört på sina arbetsuppgifter för att komma in i rätt flyt. Min filosofi är att vi alla ska lägga så mycket tid som möjligt på det vi faktiskt är anställda att göra, och så lite tid som möjligt på administrativa uppgifter. Om jag vid behov kan hantera administrativa uppgifter åt mina medarbetare så kan de i sin tur utnyttja säljtiden bättre. Vi har i mitt team tillsammans satt upp några hållpunkter kring mejlhanteringen; mejl som inte är brådskande stjärnmärks och hanteras sedan på eftermiddagen, alternativt i specialfall så vidarebefordras de till mig som säljchef – vill medarbetaren då ifråga att jag svarar på mejlet så sköter jag det. Genom att lägga timmarna då du är som mest effektiv på dina viktigaste uppgifter – och sedan schemalägga mejlhanteringen och andra administrativa uppgifter så att de inte konkurrerar om den mest värdefulla arbetstiden – så får du ökad arbetsro. Det medför i sin tur att du blir mer effektiv. Om-

08-587 624 00, www.insightlab.se

mitt team blir mer effektivt blir jag mer effektiv. Efter att vi gjorde dessa justeringar i mejlhanteringen så har vi har på kort tid uppnått stora resultat; vi har slagit våra budgetar, vi har ökat fokus på försäljning, fått mer tid över och det är inte längre en massa saker som stjäl tid – de flesta upplever helt enkelt en större arbetstro nu än tidigare.

Vilket är ditt bästa tips för att förenkla vardagen på jobbet? Börja dagen på rätt sätt. En seg start med drivor av mejl i inkorgen smittar lätt av sig på resten av dagen och sänker ditt tempo och din energinivå. Hela hemligheten ligger i att skapa rätt flyt redan från början. Ja, det kan upplevas som osocialt av vissa – men ha för vana att komma tio minuter tidigare än de andra och bocka av en eller två saker på listan direkt. Strunta i att kolla mejlen eller ha längre samtal med kollegorna det första du gör. Vill du vara riktigt effektiv kan du experimentera med att vänta med första kaffekoppen tills du bockat av din första uppgift – det blir en slags ”motivering” till att ta itu med sakerna direkt. När du gjort allt detta kan du med gott samvete ta en kopp kaffe, småprata med kollegorna och svara på ett par mejl – du har redan satt tonen för dagen och kommer förmodligen uppleva en högre energinivå och få fler saker gjorda.

Lasse Andersson, utbildningsansvarig, Scania CV:

"Lean har drastiskt förenklat vår vardag" Hur gör du för att förenkla vardagen? Jag använder Outlook till det mesta. Jag har kalendern synkad till telefonen och olika mappsystem och påminnelser i Outlook för olika projekt och arbetsuppgifter. Jag använder mig faktiskt inte av några andra appar eller system, Outlook har fungerat bra för mig i flera år. I övrigt jobbar både jag och mina medarbetare mycket med visualisering enligt Lean. Vi har planeringsmöten då vi visualiserar kommande projekt och använder oss av den klassiska tavelmötesmodellen. En whiteboard med aktuella projekt och målbeskrivningar får sedan sitta uppe så att alla kan följa utvecklingen och lägga till eller ändra olika delar efter behov. Vi kommer snart börja använda oss av färgmärkning och andra system för att göra det ännu mer visuellt. Genom att visualisera på detta sätt blir målen mycket tydligare. Varje medarbetare får på ett djupare plan en bild av hur uppgifterna hänger ihop och hur de individuellt bidrar till helheten. Att ha-

08-587 624 00, www.insightlab.se

VÅRA BÄSTA TIPS

KOMMUNIKATION

våra dagliga projekt och målsättningar tillgängliga och ständigt uppdaterade på en whiteboard gör att detaljer inte lika lätt glöms bort. Det ger helt andra resultat än om man förvarar all information i någon pärm som sedan göms undan och bara plockas fram vid vissa tillfällen. Vi har hållit tavlemöten och använt oss av visualiseringar i ett år nu och har sett tydliga resultat. En stor del av poängen är att varje medarbetare hela tiden påminns om vart vi är på väg och exakt vad han eller hon måste leverera för att uppnå målen.

Dra ner på onödig kommunikation och få mer sagt

Har du och din arbetsgrupp några ovanor som gör det svårare att arbeta effektivt? Egentligen inte. Mycket av det som tidigare ställde till problem – som otydligheter kring arbetsuppgifter eller arbetsfördelning – har tydliggjorts i och med att varje medarbetare hela tiden kan referera till vår gemensamma whiteboard. Problem som annars kanske hade fallit mellan stolarna kommer upp till ytan på ett annat sätt, det blir det enklare att reda ut var eventuella problem ligger och alla får sina röster hörda. På tavlan fokuserar vi även på ständiga förbättringar och utveckling.

Vilket är ditt bästa tips för att förenkla vardagen på jobbet? Börja jobba mer med leantänk, man får en organisation som synkar bättre med arbetsuppgifterna, en lärande organisation. Helt enkelt, lägg tonvikten på tydlighet genom visualisering och sträva efter ständiga förbättringar. Nu har vi arbetat så länge med leanmodellen att det nästan omedvetet blivit en slags livsstil som smittar av sig även när man är ledig; man börjar automatiskt söka efter sätt att bli mer effektiv, att hitta mervärdet och undvika onödigt slöseri med resurser.

I samma anda som Matthew E. Mays bok ”The Laws of Subtraction” – som handlar om att förenkla genom att plocka bort – menar ledarskapsförfattaren David M. Shedd att vi kommunicerar bättre om vi kommunicerar mindre. Om vi minskar ner på kommunikationen i stort frigör vi värdefull tid och blir mer produktiva. Vi blir dagligen överösta av information från alla håll och kanter; inte sällan blandade budskap och onödig information som stjäl fokus från våra viktigaste uppgifter. Vi har alla ett visst ansvar när det gäller att varken ta emot eller överösa varandra med onödig information. David M. Shedd tipsar om några åtgärder att ta till för att minska informationsmängden och på så vis uppnå en mer produktiv kommunikation: • Sålla hårdare bland dina viktigaste budskap. Särskilt viktigt om du är chef är att plocka ut tre till fem huvudfaktorer och inte presentera alltför mycket information på en gång. Ibland kan det vara nödvändigt att stryka vissa delar för att ditt viktigaste budskap ska få tillräcklig genomslagskraft.

kring varje ärende. • Skicka färre mejl. Skicka mejl till färre medarbetare. Tänk över om alla tilltänkta mottagare verkligen berörs. • Tacka personligen istället för via mejl. Risken är att artiga tackmejl stjäl mer tid än vad de gör nytta. Det är dessutom roligare att uttrycka och ta emot tacksamhet direkt än via datorn. • Håll koll på din egen mejlfrekvens. Notera under en vecka hur många mejl du skickar och hur många som tar emot dessa mejl. Om du skickar fler än 100 mejl per vecka till 150 personer eller fler kan det vara en bra idé att överväga sätt att dra ner på mejlandet. Skickar du fler än 200 mejl till omkring 300 personer behöver du med största sannolikhet se över och dra ner på dina mejlrutiner – för allas skull. Källa: http://moveyourcompanyforward.com/2013/01/03/ to-communicate-better-communicate-less/

• Håll färre möten. Spara om möjligt fem ärenden till ett enda tillfälle istället för att hålla fem minimöten

08-587 624 00, www.insightlab.se

TEAMARBETE Bygg upp ett effektivt team från grunden Alla nya team upplever en viss typ av startsträcka. Som teamledare kan du snabba upp processen med hjälp av följande tips: Identifiera teamets verkliga syfte. Teammedlemmarna behöver tydliga instruktioner kring vad som förväntas – tidsoch resultatmässigt. Ta reda på vad som driver teammedlemmarna – både individuellt och i grupp. Bestäm på vilka sätt du mäter teamets effektivitet och faktiska resultat. Försäkra dig om att teammedlemmarna fungerar bra ihop personlighetsmässigt. Avsätt tid för teamaktiviteter som ökar sammanhållningen. Se till att alla är medvetna om vem som ansvarar för vad. Utvärdera sedan löpande både teamets gemensamma åstadkommanden och teamklimatet i stort. Källa: http://uk.blackberry.com/ betterbusiness/relationships/ team-building.jsp

MÖTEN

Tre nycklar för att utveckla teamets innovativa förmåga Teamarbetet har förändrats. Det menar Harvardprofessorn Amy Edmondson, som skrivit boken ”Teaming: How Organizations Learn, Innovate and Compete in the Knowledge Economy”. Effektivt teamarbete handlar idag i allt högre utsträckning om förmågan att snabbt byta kurs och lära av sina misstag. Innovativ tankeförmåga ligger enligt Edmondson högst på arbetsgivarnas lista över de egenskaper som får team att fungera optimalt. Det handlar i allt högre utsträckning om att kunna agera utan omsvep, reflektera och snabbt analysera situationen, för att sedan lära av eventuella misstag och omformulera procedurer och tillvägagångssätt. Edmondson ger tre råd för ett modernare och mer snabbmanövrerat teamarbete: Skapa en standardmodell för lärande av misstag. Edmondson menar att det är en myt att de mest kreativa teamen också är de mest ostrukturerade. Inom kreativa team råder snarare ett visst slags ”kontrollerat kaos”, inom tydliga ramar. Skapa en tydlig handlingsplan för teamarbetet som inkluderar steg som handling, reflektion, ny handling och ny reflektion. Betrakta processen som ett ständigt lärande. En av teamets mest högprioriterade målsättningar bör vara att ständigt lära av egna och andras misstag. Gör tydlighet och ordentlig informationsspridning till högsta prioritet. Inte sällan havererar projekt och arbetsuppgifter för att vissa medarbetare missar att delge viktig information till sina kollegor. Edmondson säger sig själv ha sett exempel på detta i ett flertal workshops och övningar; en grupp chefer som individuellt får tillgång till all information de behöver för att i grupp lyckas lösa ett problem misslyckas inte sällan just på grund av bristande kommunikation. Se misslyckanden som en värdefull läroprocess. All innovation och kreativitet innebär en viss mån av risktagande. Då mångas rädsla för att misslyckas står i vägen är det viktigt att samtliga medarbetare är med och inspirerar sina teammedlemmar till att våga vara nyfikna, öppna, modiga och ha roligt. Helst bör gruppens huvudfokus ligga på det ständiga lärandet snarare än på slutresultatet. Källa: http://www.forbes.com/sites/dorieclark/2012/03/28/five-ways-to-becomea-better-team-player/

Ett enda mötesverktyg sköter alla mötesfunktioner

08-587 624 00, www.insightlab.se

Med hjälp av en enhetlig lösning blir det enklare att organisera och genomföra effektiva möten. Hantera allt från inbjudningar till mötesanteckningar och uppföljningar med webb-baserade verktyget MeetingKing. Med verktyget kan du skapa alla dokument du behöver för att förbereda och följa upp detaljer i samband med möten. När du loggar in på MeetingKing kan du snabbt överblicka dina nyligen genomförda och uppkommande möten, utdelade uppgifter och uppgifter du själv behöver utföra. Det går även att få ett mejl som varje dag håller dig uppdaterad kring kommande möten och status för utdelade uppgifter. Det går att kalla in till ett nytt möte antingen på MeetingKings hemsida eller via Outlook, Google Calendar eller iCal. Vill du bjuda in mötesdeltagare via något av dessa program är det bara att lägga till adressen schedule@ meetingking.com, och mötet kommer automatiskt att läggas in i MeetingKing-agendan. Använd verktyget på följande sätt: Förbered ett möte Skapa en mötesagenda genom att använda någon av MeetingKings mallar, eller skapa en egen mall. Om mötet är en uppföljning av ett tidigare möte går det enkelt att överblicka vilka uppgifter som delades ut i det föregående mötet. Det går även i förväg att bifoga dokument och dela ut uppgifter till mötesdeltagarna.

snart en uppgift är inlagd i systemet kan du enkelt dela ut den till någon av mötesdeltagarna genom att sätta en deadline och mejla den vidare till ansvarig person. Det går att överblicka samtliga inlagda uppgifter efter kategorier som person, projekt eller avdelning oavsett under vilket möte uppgifterna delades ut eller lades in. Det går även att lista sidospår och möjliga framtida mötesämnen i en slags ”pakeringsfunktion”. Parkerade sidospår kan förläggas till ett framtida möte eller datum, och risken för att något viktigt faller mellan stolarna minskar. Följ upp Skicka ut kompletta mötesanteckningar – omedelbart efter mötet. Mötesdeltagarna kan via MeetingKing ta del av anteckningar, diskussionstrådar, parkerade sidospår, utdelade uppgifter och även se vilka uppgifter som ännu inte bockats av. Det går att bifoga dokument till mötesanteckningarna och sedan i efterhand bocka av avklarade projekt och uppgifter. Det går även att söka bland mötesanteckningarna; sök efter ansvarig person, mötesdeltagare, datum, projektstatus eller olika taggar som manuellt kan läggas in i verktyget. MeetingKing finns tillgänglig i fyra olika versioner; Pro Individual plan, Pro Small plan, Pro Medium plan och Pro Large plan. Priset ligger på mellan omkring 60 till 800 kronor per månad. Mer information hittar du på www.meetingking.com. Källa: The Organized Executive

Fånga viktiga mötesdetaljer under mötets gång Använd dig av funktionerna ”Note”, ”Decision” eller ”Task” för att göra noteringar under själva mötet. Det går även att anteckna individuellt och anteckningarna behöver inte delas med övriga mötesdeltagare. Så

08-587 624 00, www.insightlab.se

KREATIVITET & INNOVATION

LEDARSKAP

Slumpa fram dagliga kreativitetstips med appen Oflow

Fem tips för att framgångsrikt driva igenom en förändring

Oflow fungerar som en slags tipsgenerator med över hundra kortfattade kreativitetstips och metoder som hjälper dig att tänka utanför boxen och inspireras till att tänka mer kreativt. Huvudmenyn består av fyra kategorier: ”Methods”, ”Favourites”, ”Notes” och ”Reminders”. Genom att gå in på Methods slumpar appen fram ett kortfattat kreativitetstips åt gången. Stjärnmärk tipset och det hamnar under Favourites. Du kan även skicka tipset vidare via mejl direkt från appen. Under rubriken Notes hamnar alla dina egna anteckningar. Den kanske mest användbara funktionen Reminders slumpar fram ett kreativitetstips och levererar det varje dag vid ett visst klockslag som du själv ställer in. Oflow kostar 15 kronor, fungerar för iPhone, iPod touch, och iPad. Ladda ner appen från iTunes. Källa: http://oflowapp.com/

Säkra ett kreativt arbetsklimat – gör som storfilmsproducenterna

För DreamWorks Animation – som står bakom storproduktioner i stil med Shrek och Madagaskar 3 – är ett kreativt arbetsklimat en grundläggande framgångsfaktor. På DreamWorks förväntas samtliga anställda regelbundet komma med kreativa lösningar på olika problem, och företaget lägger stor vikt vid att skapa rätt förutsättningar för de anställda. För att skapa och upprätthålla en kreativ anda på arbetsplatsen använder man sig av tre specifika principer: Anställ goda kommunikatörer. DreamWorks ser redan under anställningsprocessen till att enbart anlita de jobbkandidater som på ett tydligt sätt kan förklara sina arbetsuppgifter även för någon som arbetar med något helt annat. Utbilda medarbetarna i konsten att kommunicera övertygande. På DreamWorks tränas varje medarbetare – helt oavsett ansvarsområde – i konsten att sälja in en idé. Skapa och underhåll en känsla av delaktighet. Se till att alla medarbetare oavsett befattning är inblandade i och medvetna om organisationens övergripande projekt och affärsplaner. DreamWorks bjöd till exempel nyligen samtliga 2200 anställda på en resa till Kalifornien för att presentera företagets pågående projekt. Källa: “How DreamWorks Teaches All Employees to Flex Their Creativity Muscle”, Anita Bruzzese

08-587 624 00, www.insightlab.se

Ett förändringsarbete är som bekant sällan ett enstaka event utan ofta en lång kedja av komplexa delmoment. Ett vanligt misstag är trots detta att som ledare se en förändring som en tidsbegränsad aktivitet snarare än en längre pågående process. Genom att få medarbetarna att ta till sig förändringen som ett självklart inslag i vardagen gör du processen betydligt enklare. Inledningen är ofta avgörande – börja i rätt ände med hjälp av fem effektiva metoder. När du ska introducera en förändring för dina medarbetare är det alltid en god idé att betrakta din inledande presentation som en av många dialoger kring förändringen. För många medarbetare kan det ta veckor eller månader att helt ta till sig de nya villkoren. Snabba på processen med hjälp av följande tips: Döm inte medarbetarna utifrån deras inledande reaktioner. Var beredd på att det kan storma lite och avsätt lite tid för de anställda att processa informationen innan du bedömer deras förändringsvilja och förmåga att anpassa sig till de nya omständigheterna. Kom ihåg att det ligger i vår natur att initialt se förändring som ett hot; vi tenderar att först fokusera på möjliga förluster snarare än möjligheter och framtida vinningar. Räkna med att det tar olika tid för olika personer att gå igenom de olika faserna i en förändring. Var (nästan överdrivet) tydlig. Upprepa dina viktigaste budskap. Kom ihåg att mycket av det du säger i den inledande fasen kan försvinna i bruset av förvirring och uppståndelse kring själva förändringen i sig. Det är troligt att dina medarbetare faktiskt inte tar in allt du säger – risken är stor att de skapar sig en snedvriden bild av hela sammanhanget.

rent affärsmässiga syn på det hela – vilket kan ge en felaktig bild; den kan skilja sig markant från deras känslomässiga reaktion. Det är möjligt att personen ifråga förstår logiken och håller med rent praktiskt men samtidigt känner sig hotad i sin egen situation. Du kan på så sätt gå miste om viktig information eller luras till att tro att medarbetarna är mer positivt inställda än vad de verkligen är. Börja i rätt ände. Leder du en grupp chefer är det viktigt att de själva till fullo accepterat och sett det positiva i förändringen innan de tar sig an att övertyga medarbetarna om detsamma. En ledare som försöker driva igenom en förändring som denne själv tvivlar på har en mycket svår utmaning framför sig. Presentera förändringen för rätt personer först. I de flesta arbetsgrupper finns inofficiella ledare som har övriga medarbetares fulla förtroende. Börja med att introducera förändringen för dessa, och även för personer som har visat sig ha särskilt enkelt för att anpassa sig till nya situationer. Genom att på ett tidigt stadium involvera arbetsplatsens informella ledare får du hjälp på traven i förändringens första, skälvande fas. Genom att inledande lägga tonvikten på att bygga förtroende hos medarbetarna har du som förändringsledare ett stort försprång i processen. Missar du däremot detta steg är risken stor att medarbetarna instinktivt agerar på rädsla och egenintressen – och tar desto längre tid på sig att acceptera förändringen. Betraktar du förändringen som en längre process blir det enklare att hantera medarbetarnas reaktioner under tidens gång. Källa: www.maketheleapcoaching.com

Ställ öppna frågor kring hur de känner inför förändringen i sig. Att fråga om vad de tycker om förändringen är detsamma som att fråga om deras

08-587 624 00, www.insightlab.se

INFORMATIONSÖVERFLÖD

E-POST

Minska info-överflödet med ett verktyg i månaden

Appen Mailbox – mobil mejlhantering 2.0

Det finns tusentals fantastiska verktyg som kan förenkla ditt jobb och minska onödigt intag av information. Gör till en vana att ta dig an ett nytt verktyg per månad. Fokusera på ett område åt gången och ge appen eller programmet lite tid. Vilken typ av information stör dig mest i vardagen? Vad stressar dig mest och var lägger du ner onödigt mycket tid? Börja med att leta upp verktyg som hjälper dig där du för tillfället befinner dig. Bry dig inte om att testa de allra senaste verktygen utan testa saker som är nya för dig. Inspireras av vad experter inom området själva använder eller fråga runt bland kollegor och vänner vilka verktyg de rekommenderar. För tips och verktyg inom förenkling och effektivitet, gå in på www.inspirationsboxen.se. Källa: http://www.blissintegrated. com/2012/12/18/informationoverload-your-frenemy-for-thenew-year/#.UPbezGZZmb9

Bli bättre på att sålla bland information med ökat djup och tydligare personliga mål Att hålla sig uppdaterad och påläst utan att för den sakens skull drunkna i drivor av information kan vara en svår balansgång. Bli bättre på att sålla och håll dig uppdaterad utan att offra din produktivitet och kreativa tankeförmåga. Att effektivt sålla bland all information kan kräva sökmotorer och sållningsverktyg, men minst lika mycket hänger på vår inställning och urskiljningsförmåga. Vart är du på väg och vilken typ av information behöver du för att ta dig dit du vill – utan att fastna på vägen? Förenkla ditt informationsintag med hjälp av följande tips: Bryt ner ditt ”övergripande livsmål” i en enda mening. Vart är du på väg? Vilken kunskap och information behöver du för att ta dig dit du vill nå? Vårt informationsintag kan långsamt och omärkligt ändra vår färdriktning i livet. Se till att du är på väg åt rätt håll i allt du gör och tar till dig. Att ha tydliga mål för vem du vill vara och vart du vill nå gör det betydligt enklare att undvika onödiga distraktioner och effektivt lyckas sålla bland all information. Minska på mängden information i dina nyhetsflöden på Facebook och Twitter. TweetDeck, Hootsuite och andra program och appar ha filterfunktioner där du enkelt kan designa ett socialt medieflöde som intresserar dig och inte stjäl onödigt mycket tid. Satsa på djup istället för bredd. Hitta dina intresseområden och bestäm dig för vad du vill fokusera på. Bli riktigt bra på ett område snarare än att browsa igenom ett tiotal på samma tid. Varva informationsintag med informationstorka. Låt med jämna mellanrum helt bli att ta till dig ny information. Läs inga böcker, undvik om möjligt sociala medier under en eller ett par dagar. Denna paus kan vara svår att få till men ger positiv utdelning i form av ökat perspektiv och mer tid och energi. Källa: http://www.relevantmagazine.com/culture/tech/6-ways-manage-information-overload

”Email was designed 30 years ago for computers chained to desks”, säger grundaren bakom den kommande mejlappen Mailbox, som är tänkt att ta smartphonemejlandet till en ny, enklare och mer intuitiv nivå. Företaget Orchestra som ligger bakom Mailbox har arbetat med att utforma appen i ett år, och den är tänkt att lanseras för iPhone i början av 2013. Mailbox förvandlar inkorgen till en slags lättmanövrerad att göra-lista med enkla swipefunktioner och färgsymboler. Då de flesta mejlappar använder sig av knappfunktioner för att ta bort, arkivera eller sortera mejl har Mailbox tagit sig an inkorgen med ett annorlunda angreppssätt: Genom att markera mejlet i fråga och dra fingret åt antingen höger eller vänster kommer du åt fyra olika funktioner. Dra fingret åt höger för att arkivera mejlet, spara mejlet för senare läsning genom att dra fingret till vänster. Dra fingret åt höger och håll kvar det en sekund och mejlet raderas. Gör du samma sak åt vänster öppnas en lista där flytta eller märka upp dina mejl efter olika kategorier. Appen är snabbanvänd och använder sig av pushmeddelanden. Att skicka ett mejl via Mailbox påminner mer om att skriva en tweet än ett traditionellt mejl, och mejlkonversationerna liknar SMS snarare än vanliga mejl; mejltrådarna består av chattbubblor där allt utom det faktiska meddelandet tagits bort. För att se signatur, Cc och övrig information kan du gå in på ett enskilt mejl. Schemalägg senare läsning och synka appen med ditt Gmail-konto Genom att markera ett mejl och sedan dra fingret till vänster dyker det upp sju symboler som alla representerar olika typer av ”snoozealternativ” för när du vill att mejlet ska dyka upp på nytt. Välj bland alternativ som ”This Weekend”, ”Next Week”, ”Later Today” eller ”In a Month”. Det går även att ange ett specifikt datum. I inställningarna kan du själv förinställa till exempel vilken tid ”Later Today” innebär för just dig, beroende på när du vill att mejlet ska dyka upp på nytt. Ställ in samtliga sju alternativ i förväg och anpassa inställningarna helt efter din agenda och din livsstil. Mailbox är kompatibel med Gmail och skapar dessutom en ”Later-folder” i ditt Gmail-konto, vilket innebär att du kan dra nytta av appen även på din dator. Exakt lanseringsdatum och pris för Mailbox var i skrivande stund inte angivna.

Färre mejl med strikt ”mejlbudget” Minska överdrivet mejlskickande genom att införa en mejlpolicy som begränsar medarbetarna till ett visst antal utskick per vecka. Satsa om möjligt på högst 15-20 gruppmejl per person och vecka. Behöver någon ”använda” fler mejl bör det finnas relevanta skäl till detta. Betrakta varje mejl som en tidsinvestering i miniatyr, och lägg om möjligt in en förmån eller belöning för alla medarbetare som lyckas hålla veckans ”mejlbudget”. Se till att rent fysiskt uppmärksamma vikten av att hålla mejlandet på en rimlig nivå; klistra upp påminnelser här och var över arbetsplatsen, eller sätt upp gruppmål och tävla i vem som kan skicka minsta antalet mejl under en bestämd tidsperiod. Källa: http://www.informationweek.com/smb/network/8modest-proposals-for-reducingemail/240144547

Källa: http://www.theverge.com/2012/12/13/3759494/mailbox-for-iphone-emailapp

08-587 624 00, www.insightlab.se

TEKNIKTIPS & APPAR Schemalägg dina inlägg på Twitter, LinkedIn och Facebook med appen Buffer Att organisera löpande uppdateringar på Twitter, Facebook och LinkedIn kan vara ett tidskrävande arbete. Buffer är en schemaläggningsapp där du i förväg enkelt kan tidsoch datumbestämma dina inlägg och på så vis automatiskt få dem postade vid lämpliga tillfällen. Det går att skapa olika publiceringsmönster för de olika forumen så att du till exempel publicerar fler inlägg måndag till fredag och färre under helgen. I appen ingår även statistik över hur inläggen tas emot av följare, fans och kontakter. Appen är finns i både en gratis- och en premiumversion och går att ladda ner på iPhone, iPad och iPod touch. http://tommygun.la-bas. se/2012/03/26/buffer-app/

Snabbspola ditt nyhetsintag med appen Summly Vill du snabba upp din nyhetskonsumtion och slippa lägga tid på att skumma irrelevanta textmassor? Då kan appen Summly vara något för dig. Du kan själv ange specifika sökord, nyhetskällor och ämnen som intresserar dig, och Summly sammanfattar sedan med omkring 400 tecken per artikel nyhetsflödet utifrån dina angivna intressen och preferenser. Du kan dessutom enkelt dela nyheter via sociala mediekanaler och e-post. Summly är gratis, finns tillgänglig för iPhone, iPod touch och iPad och går att ladda ner från iTunes. Källa: http://summly.com/

Skicka tunga filer snabbt, gratis och utan registrering med WeTransfer Behöver du skicka ett större antal bilder eller en tung fil? Istället för att lägga tid och energi på att bifoga filerna via mejl eller krångla med USB-stickor kan du använda dig av WeTransfer, som gör det ovanligt smidigt att skicka stora mängder innehåll vid ett och samma tillfälle. På www.wetransfer.com kan du gratis skicka tunga filer till vem som helst, och tjänsten kräver heller ingen registrering utan kan användas omedelbart. Du kan skicka upp till 2 GB per överföring. Mottagaren får ett mejl med en notifikation att du skickat filer eller bilder via WeTransfer och kan enkelt tanka ner filerna direkt i sin dator. Vill du skicka tyngre filer än så får du för omkring 100 kronor i månaden tillgång till premiumversionen WeTransfer Plus; i priset ingår bland annat 5 GB per överföring till upp till 100 mottagare vid ett och samma tillfälle, och WeTransfer ger dig dessutom ett lagringsutrymme på 50 GB för dina uppladdade filer. Källa: https://www.wetransfer.com/

Ständigt uppdaterad adressbok med appen Addappt Dina kontakter ändrar ständigt mejladresser och telefonnummer och det kan vara omständligt att manuellt behöva gå in och uppdatera adressboken i din smartphone. Appen Addappt löser problemet. Genom att ladda ner appen och uppdatera dina egna kontaktuppgifter söker den automatiskt igenom dina kontakter. De kontakter som har laddat ner appen synkroniseras sedan automatiskt med din telefon. Så snart någon av dessa personer uppdaterar sin kontaktinformation i sina egna telefoner kommer informationen även uppdateras i din telefon. I nuläget är Addappt tillgänglig för iPhone, iPod touch och iPad, men en Androidversion är beräknad att lanseras i mitten av 2013. Addappt är gratis och finns att ladda ner från iTunes. Källa: https://itunes.apple.com/se/ app/addappt/id526181666?mt=8&ignmpt=uo%3D4

Förvandla din iPad till ett kreativt skissblock med appen Paper

Snabb delning av bilder och dokument med appen Bump Dela kontaktuppgifter, bilder eller annan information mellan två smartphones eller via smartphone till dator. Bump är gratis och överför snabbt information mellan två enheter när du ”stöter” telefonerna mot varandra. Det går relativt snabbt att överföra ett större antal bilder och Bump fungerar även som en praktisk lösning i situationer då du vill dela kontaktuppgifter men inte har med dig dina visitkort. Appen går dessutom att koppla till ditt Facebook- Twitter- och LinkedIn-konto. Bump är kompatibel med iPhone, iPad och iPod touch och finns på iTunes. Källa: http://www.businessinsider.com/best-productivity-apps2012-2012-12?op=1

Ta tillvara på nya idéer, eller gör mindmaps, skisser och enkla diagram direkt i din iPad. Appen Paper är påtagligt avskalad; det finns inga komplicerade funktioner att sätta sig in i och designen är enkel och ren. Tanken är att appen ska fungera som ett digitalt skissblock, och det finns ett antal olika färger, pennor och penslar att välja mellan. Paper som är gratis är kompatibel med iPad, och finns att ladda ner från iTunes. Källa: https://itunes.apple.com/se/app/id506003812?mt=8&src=af&affId=2064962

08-587 624 00, www.insightlab.se

KOMPETENS & LÄRANDE Lär dig skriva snabbare Använder du pekfingervalsen? Lär dig skriva betydligt snabbare med rätt fingersättning. Genom att träna en kvart varje dag i ett par veckor får du på kort tid upp hastigheten. Gör såhär: • Hitta rätt utgångsläge för fingrarna. De flesta tangentbord har piggar på F och J för att du snabbt ska hitta utgångsläget. • Vänster pekfinger ska vila på F, långfingret på D, ringfingret på S, lillfingret på A. • Höger pekfinger ska vila på J, långfingret på K, ringfingret på L och lillfingret på Ö. • Tummarna ska vila på mellanslagstangenten. Därefter övar du ett par gånger på att automatiskt sätta händerna i rätt utgångsläge. Använd sedan det finger som är närmast när du skriver, till exempel skriver du bokstäverna H,Y U, N och M med höger pekfinger. Öva så ofta som möjligt på att låta bli att titta ner när du skriver. Källa: http://www.mediamanniskan.se/skriv-tangentbordet

Bästa inlärningstiden enligt forskarna – få mer gjort genom att utnyttja hjärnans "peaktider" När har du som lättast för att fokusera på en komplicerad uppgift? Tiden då vi är som mest mentalt alerta beror på ett flertal olika faktorer; alltifrån sömnvanor till genetisk uppsättning och ljusexponering. Trots att resultatet kan variera från person till person har forskarna ändå kartlagt en generaliserad bild över hjärnans peaktider – när vi bör fokusera på våra svåraste uppgifter och under vilka tider på dygnet vi gör bäst i att koppla av. Genom att medvetet börja arbeta med hjärnan och följa dess naturliga toppar och dalar blir det lättare att både fokusera och slappna av. Försök om möjligt att anpassa dina arbetsuppgifter och förlägga din fritid efter följande riktlinjer. Klockan 9-11: Fokus och kreativitet. Hjärnans kortisolvärden gör det enklare att uppnå full koncentration och du är förmodligen mer kreativ nu än under resterande timmarna på dygnet. Klockan 11-14: Svåra uppgifter. Vid den här tiden har mängden av sömnhormonet melatonin drastiskt minskat, vilket gör dessa timmar idealiska för fokus på mer komplexa uppgifter och tankebanor. Klockan 15-18: Samarbeten och fysisk träning. Hjärnan har vid det här laget tappat en del av förmiddagens energireserver, men du är samtidigt mer lättsam och avkopplad. Mindre komplexa uppgifter eller samarbeten av olika slag lämpar sig därför extra bra under dessa timmar. Detta är även den ultimata tiden för fysisk aktivitet. Klockan 18-20: Relationer och personlig utveckling. Hjärnan befinner sig i en slags ”underhållningsfas”, melatoninhalten är dock fortfarande relativt låg och risken att du blir trött är ganska liten. Lägg tiden på familj, vänner eller personlig utveckling. Klockan 20-22: Avkoppling. Mängden seretonin som bland annat reglerar energinivå och glädje sjunker drastiskt omkring den här tiden. Dags att koppla ur och koppla av. Klockan 22 och framåt: Sömn. Hjärnan befinner sig nu i en slags bearbetningsfas där den går igenom dagens intryck samtidigt som den bearbetar ny kunskap. Detta bör helst ske i sovande tillstånd. Källa: http://blog.healthychoicenaturals.com/discover-your-brains-best-time-tolearn/

08-587 624 00, www.insightlab.se

MOTIVATION & ENERGI Boosta dina energinivåer och bli bättre på att tackla motgångar Kraftiga nedskärningar på arbetsplatsen eller en relation som tar slut; då och då i livet dyker det oundvikligen upp större stressmoment, och dessa kan sätta stor press på dina energireserver. Genom att bli bättre på att tackla dagliga irritationsmoment och mindre utmaningar bygger du samtidigt upp en energireserv att ta av när det verkligen behövs. Ledarskapsbloggaren Amy Martinez ger sina bästa tips för ökad energi och mental styrka. Det är lätt att mentalt låta sig dräneras av mindre, ibland omärkliga och till synes harmlösa energiläckage. Kanske har du en energitjuv till kollega – och en dag som börjar på fel sätt fortsätter inte sällan i samma bana. För att hålla orken uppe behöver du dels bli uppmärksam på energitjuvar i din närhet – men också ta en närmre titt på ditt eget sätt att hantera motgångar och pressade situationer. Bibehåll och utöka dina energireserver med hjälp av följande tips: Bli medveten om hur du påverkar andra – och hur andra påverkar dig Nästa gång du pratar med din chef, kollega, partner eller familjemedlem; lägg märke till huruvida du ger eller tar energi i samtalet. Lägg också märke till hur interaktionen i sig får dig att må – känner du dig upplyft och glad eller tömd på energi? Kom ihåg att du hela tiden – i varje situation – har möjligheten att antingen ge eller ta energi. Arbeta medvetet med ditt förhållningssätt till omvärlden och notera samtidigt vad och vilka som får dig att må bra.

lar dig illa; undvik att falla för frestelsen att ge tillbaka med samma mynt. Fråga dig istället vilket slags agerande som slösar minst energi. Släpp taget om saker du inte kan kontrollera Oro stjäl mycket energi. Ta inte på dig för mycket ansvar, och våga överlåta en del ansvar på omgivningen. Sätt upp en personlig gräns för både oro och ansvar. Täta dina egna energiläckor Ta hand om dig själv, gör hälsosamma val som att äta rätt, sova tillräckligt och röra på dig – tre uppenbara men fullkomligt avgörande faktorer. Omge dig med personer som får dig att må bra. Identifiera dina största energiläckor i vardagen. Har de uppstått till följd av dina egna vanor, eller består de av personer eller faktorer i omgivningen som på olika sätt gör att du tappar energi? Våga vara radikal – bryt upp om så behövs. Genom att se efter dina egna energireserver är chansen dessutom större att din ökade energi smittar av sig på omgivningen. Källa: http://money.usnews.com/money/blogs/outside-voices-careers/2012/05/23/4-steps-to-boost-your-personalenergy-reserves-

Välj aktivt hur du vill spendera din energi Det är inte alltid det går att undvika energitjuvar och personer som får dig att må dåligt. Du kan däremot påverka situationen genom att aktivt välja ditt förhållningssätt gentemot personer eller situationer som stjäl energi. Bestäm dig till exempel i förväg för att undvika bråk och destruktiva diskussioner. Om någon behand-

08-587 624 00, www.insightlab.se

PERSONLIGT Gör 2013 till ditt bästa år hittills – fyra konkreta steg Förmågan att fokusera har blivit viktigare än intelligens. Det menar författaren Robin Sharma som målcoachar en mängd framgångsrika idrottsstjärnor och företagsledare världen över. Dessa personer har alla någonting gemensamt – fyra konkreta vanor som på kort tid kan revolutionera din vardag. Det är de små, repetitiva vanorna som ger de stora resultaten. Robin Sharma beskriver de fyra stegen som avgörande när det kommer till självutveckling och personligt ledarskap. Utförda löpande kan dessa steg dramatiskt förbättra din livskvalitet. Steg 1: Gör en ”one page plan” – en målbeskrivning på högst en A4 Ta god tid på dig att renodla dina mål. Var så specifik som möjligt men använd dig inte av mer än en sida när du skriver ner vad du vill uppnå. Ju kortare och mer genomarbetad din målbeskrivning är desto bättre. Inkludera följande: • Ditt ”best case scenario”. Om allt går precis som du vill att det ska gå inom samtliga områden i ditt liv, exakt hur skulle det då se ut? Lista dina drömscenarion i detalj. • Dina tre viktigaste grundvärderingar i livet. • Fem saker som du vill ska hända i år. Vad skulle göra 2013 till ditt bästa år hittills? • Ett mål för varje kvartal. Totalt fyra mindre delmål. Steg 2: En timmes förberedelse inför varje dag Sharma understryker vikten av att inleda varje dag väl förberedd – fysiskt som psykiskt. Om möjligt, stig upp en timme tidigare än normalt. Använd tiden på följande vis: • 20 minuters fysisk aktivitet. Att träna en stund varje morgon förbättrar ditt liv radikalt. Du blir stark, lugn och får mer energi. Ditt fokus ökar dramatiskt. • 20 minuters lärande. Ett av karaktärsdragen hos extremt framgångsrika personer är just strävan efter att ständigt lära nytt. Se kunskap som en investe-

ring snarare än en kostnad. • 20 minuters reflektion. Skriv dagbok eller gå igenom dagens planer. Steg 3: Träna ytterligare 20 minuter efter jobbet Investera ytterligare 20 minuter varje dag i fysisk aktivitet. När du förbättrar din hälsa förbättrar du per automatik samtliga områden i ditt liv, och din mentala styrka ökar. Att lägga ytterligare några minuter på träning varje dag är en av de bästa investeringarna du kan göra i dig själv och ditt liv. Steg 4: Gör en veckoplanering varje söndag Sharmas så kallade ”weekly design system” tar bara några minuter att sätta ihop men är kraftfullt när det gäller måluppfyllnad och överblick. Gör såhär: • Börja med att gå igenom förra veckans schema. Skriv en kort notering om varje dag – detta ger dig överblick över ditt nuläge. Vad kan du göra bättre? • Poängsätt föregående vecka på en skala mellan ett till tio. Hur väl nådde du dina mål? Notera noga dina framgångar. • Börja nästa veckas planering med att lista dina tre viktigaste veckomål – både privat och i jobbet. Släng sedan ett öga på dessa mål varje morgon under den kommande veckan. Bygg dina dagar kring mål och prioriteringar. Våga vara obekväm – försätt dig ofta i situationer där du pushar dina gränser till det yttersta. Kom ihåg att förändring är rörigt i början men ofta fantastiskt efter ett tag – ge dina nya vanor omkring 40 dagar. När de väl blivit rutin kommer du att spela på en helt annan planhalva än idag. Källa: http://www.robinsharma.com/yabyy/the4-habits-to-make-2013awesome/

08-587 624 00, www.insightlab.se