Framgångsexempel chefsintervjuer

Insightguide®series

framgångsrik stresshantering chefens guide till hållbara arbetsklimat

KOMPETENSHÄFTE

Framgångsexempel: 10 chefer om vad som fungerar hos dem

I det här häftet berättar tio svenska chefer om hur de arbetar för att minska stressen och ohälsan på arbetsplatsen, och hur man kan göra arbetet roligare, förstärka lagandan och uppnå ett bättre arbetsresultat.

”

Skratt är tid för återhämtning och som chef är det superviktigt att tillåta skratt, en paus, en fika eller vad det nu är. Återhämtning och arbetsglädje, i stort som smått.”

Pernilla Alexandersson, verksamhetschef på Add Gender

1236273 Häfte 6.indd 1

2012-02-07 08:48:58

Kompetenshäfte: 6

framgångsrik stresshantering

Innehåll Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap och vinnare av utmärkelsen Årets Hälsosamma Chef 2011

s.3

Yvonne Peters Mårtenson, chef på CYMKO Förvaltning

s.5

Christina Savén, ansvarig HR/Marknad, MedEffekt AB:

s.6

Dick Björklund, leverans- och logistikansvarig, Bavaria Stockholm

s.7

Lena Hansson, förste rektor, Birger Sjöberggymnasiet

s.8

Anette Cederberg, vd, Acceptus AB

s.9

Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson

s.10

Carina Rudnert, sektionschef trafikmiljö, Trafikverket Region Syd

s.11

Jan Svensson, ansvarig för ledarutbildningsenheten, Hemvärnets stridsskola

s.12

Pernilla Alexandersson, verksamhetschef på Add Gender

s.13

2

1236273 Häfte 6.indd 2

© InsightLab

2012-02-07 08:48:58

framgångsrik stresshantering

Framgångsexempel: 10 chefer om vad som fungerar hos dem

Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap och vinnare av utmärkelsen Årets Hälsosamma Chef 2011:

Vi vill höja effekten och sänka ohälsan Vilka satsningar har ni gjort för att minska stressen?

Vi har fått mycket uppmärksamhet i media om vad vi har gjort inom motion och träning. Det är ett viktigt inslag men långtifrån stommen i vårt hälsobefrämjande ledarskap som till stor del handlar om att minska stressen. Vårt hälsobefrämjande ledarskap går ut på att höja effekten och sänka ohälsan. Nummer ett i det arbetet är att skapa en förståelse för sammanhanget och vårt uppdrag som företag. Det handlar också om att förstå sin egen roll, sitt uppdrag och vilka förväntningar som finns. Att ha den förståelsen är jätteviktigt för att sänka stressen.

Nummer två i vårt hälsobefrämjande ledarskap är värdegrunden. Vår värdegrund består av fyra delar: kunden i fokus, respekt för individen, affärsmässighet och professionalism i allt. Vi har tillsammans definierat vad det betyder för oss. Vi har också tagit fram beskrivningar av beteenden för varje yrkeskategori, så att alla vet vad som skapar framgång. Om man vet det så behöver man inte vara osäker. Det är viktigt för att inte känna sig stressad.

Kort om Navigio Rekrytering & Ledarskap Navigio Rekrytering & Ledarskap erbjuder tjänster inom områdena rekrytering, urval, organisations- och ledarskapsutveckling.

Företaget har kontor i Stockholm, Örebro, Oslo och London.

Finns det fler faktorer som utmärker ert hälsobefrämjande ledarskap?

Trygghet är en annan viktig del. Vi är ett stabilt företag som inte säger upp folk så snart det blir lågkonjunktur. Vi återinvesterar delar av vinsten på ett klokt sätt och vi har bra försäkringar för medarbetarna. Att känna sig trygg gör också att stressen minskar.

En annan del är gemenskap. Vi är ett team med många kompetenser som tillsammans gör skillnad. Vi har gemensamma mål och är framgångsrika tillsammans. Vi har utvecklat tydliga processer, för då vet vi vad vi ska göra för att bli framgångsrika. Det är också av stor betydelse för att få ner stressen. Om jobbet känns svårt så får man hjälp av andra. Vi utgår ifrån att ”alla kan”. Lyckas man inte så beror det på att man ännu inte har lärt sig.

Alla ledare i vår organisation har ett uppdrag: att höja effekten. När någon befordras till chef så säger vi ”grattis, nu får du serva våra medarbetare”.

Hur servar man sina medarbetare som chef på Navigio?

Det är ytterligare en del i vårt hälsobefrämjande ledarskap – personlig utveckling utifrån roll och personliga ambitioner. Inom Navigio Academy får medarbetarna gå på både

© InsightLab

1236273 Häfte 6.indd 3

Fortsättning på nästa sida

3

2012-02-07 08:48:58

Kompetenshäfte: 6

framgångsrik stresshantering

intern utbildning och externa kurser på högskolor och universitet. Vi har mellan 10 till 30 utbildningsdagar per person och år. Det är mycket, men det är för att vi ska få tillräckligt med kunskap för att klara av vårt jobb. Stress beror ofta på att man upplever att man inte har tillräcklig kunskap eller kompetens.

Ni jobbar också med friskvård?

”

Om jag ska ge tips på litteratur som tar ett helhetsgrepp så är det ”Good to great” av Jim Collins som handlar om att skapa rätt arbetsmiljö och att vem är viktigare än vad: Vilka som jobbar i organisationen och hur vi tillsammans kan lyckas bättre än vi kan göra på egen hand. Vad vi tillsammans kan göra som företag”.

Ja ytterligare en dimension är träning och kost. Om vi är hyfsat vältränade för att klara en normal arbetsdag så hjälper det oss att undvika stressproblem. När vi har uppmärksammats i media för vårt hälsoarbete så har det ofta handlat om att vi har mätt faktorer som snittet på vår fysiologiska ålder. Vid första mätningen var vår fysiologiska snittålder 39 år. Fyra år senare var den 23 år, trots att vår faktiska snittålder ökade. Vi har allt från 40-talister till 90-talister hos oss och vilken träning och kost som passar är olika, men vi provar ihop och det bygger gemenskap. Vi har till exempel provat akrobatik med Cirkus Cirkör och vi har tränat med iTrim. Vi har bitvis hög arbetsbelastning och då behöver man sätta in aktiviteter där vi kan tala om det tillsammans. När det tynger är det viktigt att uppmärksamma det. Det vi gör på jobbet är inget sprintlopp. Det är snarare ett maratonlopp och då behöver man gå in och stötta som ledare. Vi brukar också ”ladda upp” inför tyngre perioder. Vi har till exempel gjort sådant som att bjuda på smoothies och vitaminshots.

Vilka resultat har du sett?

Parallellt med att vi har mätt vår fysiologiska snittålder så har vi också mätt produktiviteten. Den ökade som mest med 33 procent inom en arbetsgrupp och som minst med 25 procent inom en annan arbetsgrupp. Produktivitetsökningen beror också på processutveckling, men det ser jag som en del av det övergripande hälsoarbetet, att man ska kunna göra sitt jobb på vettig tid. Våra sjuktal har sjunkit från 1,8 till 0,7. Vi gör också nöjd medarbetarundersökningar. För något år sedan gick vi med i Great Place to Work för att få ett externt mått och vi blev Sveriges sjätte bästa företag i vår kategori. Nu har vi varit med i år igen och vi har lyft oss på alla områden sedan föregående år. Den sista frågan i enkäten var ”sammantaget, skulle du säga att du arbetar på en mycket bra arbetsplats?”

Så många som 92 procent av våra medarbetare svarade ja på den frågan.

Vilket är ditt bästa tips till andra chefer?

Börja med att förstå att varaktig konkurrenskraft skapas i miljöer där medarbetare kan utvecklas till sin fulla potential. Fråga dig sedan: Vad behöver jag göra som chef för att hjälpa medarbetarna att utvecklas till sin fulla potential? Som ledare har du till uppgift att hjälpa varje medarbetare att vara sitt bästa jag. Det är väldigt individuellt för varje medarbetare och hänger samman med personlighet och kompetens.

4

1236273 Häfte 6.indd 4

© InsightLab

2012-02-07 08:48:58

framgångsrik stresshantering

Framgångsexempel: 10 chefer om vad som fungerar hos dem

Yvonne Peters Mårtenson, chef på CYMKO Förvaltning:

Öka samarbetet och öppenheten på arbetsplatsen Vilka satsningar har ni gjort för att minska stressen?

Vi har flyttat till öppet landskap för att alla ska känna sig mer delaktiga och vara uppdaterade i det som sker på företaget. Vi har veckomöten istället för månadsmöten där allt ventileras och uppdateras. Under veckomötena följer vi ett protokoll där vi bland annat tar upp förra veckans möte, vilket innebär att inget faller mellan stolarna. Det leder till mer aktivitet. Alla blir mer delaktiga med löpande kommunikation. Den stora skillnaden är att vi kommer på saker tillsammans. Visst har vi som är chefer ett föregripande ansvar men numera arbetar vi tillsammans på ett helt annat sätt än tidigare.

En annan förändring är att äldre personal har slutat. Ny personal med högre utbildning och mer ambitioner har anställts.

Vilka resultat eller effekter har ni sett så här långt?

Kort om CYMKO Förvaltning CYMKO Förvaltning är en oberoende förvaltare av bostadsrättsföreningar. Ca 15 personer arbetar på den ekonomiska förvaltningen under Yvonne Peters Mårtenson och något fler arbetar inom fastighetsförvaltningen.

Öppenheten och den ökade informationen till medarbetarna har gjort att alla ställer upp mer för varandra. Den ökade kompetensen och viljan att förändra har tillsammans med öppenheten gjort att samtliga känner sig mindre stressade.

Vilket är ditt bästa tips till andra chefer för att minska stressen i vardagen och skapa förutsättningar för hållbara prestationer? Öka samarbetet och öppenheten på arbetsplatsen. Det gör att viljan att hjälpa varandra och att vara delaktig ökar och stressen för att inte hinna med minskar. Förståelsen för toppar i arbetet ökar. För att uppnå denna gemenskap och förståelse för varandra krävs att alla bjuder till och att man då och då gör något trevligt tillsammans. Vi har till exempel lagat mat tillsammans och när vi får en ny order så skålar vi. Då känner alla att det vi gör är bra och vi gör det tillsammans. Som ledning är det viktigt att man är öppen, lyhörd och verkligen beaktar idéer från personalen och visar att de är med och för företaget framåt.

© InsightLab

1236273 Häfte 6.indd 5

5

2012-02-07 08:48:58

Kompetenshäfte: 6

framgångsrik stresshantering

Christina Savén, ansvarig HR/Marknad, MedEffekt AB:

Satsa på en god struktur Vilka satsningar har ni gjort för att minska stressen?

Kort om MedEffekt MedEffekt är ett konsultbolag som bildades 2008. Företaget är specialiserat på effektivisering av interna processer och system kopplat till ekonomifunktionen hos tjänsteföretag som jobbar tid- och projektinriktat. MedEffekt består av tio medarbetare och ytterligare tio associerade konsulter.

”

God struktur, information, dialog och positiv feedback.

Jag tror som sagt att stressen är lägre hos oss på grund av att vi satsar på struktur, att vi informerar, att konsulterna är delaktiga och att vi ger återkoppling”.

Vi har en god planering av uppdrag så att konsulterna kan jobba med intressanta och tydliga uppdrag. Vi lägger också stor vikt vid information i form av månadsmöten med presentationer av projekt – vilket skapar delaktighet – samt återkoppling resultatmässigt. Varje vecka skickar dessutom vd ut ett veckobrev med information från den gångna veckan och om viktiga händelser kommande vecka. Medarbetarsamtal och dialog om utvecklingsmöjligheter är också en betydelsefull del. Vi arbetar även med att skapa trygghet och kontinuitet och ger regelbunden information om marknadsläget.

Hur planerar ni uppdragen?

De uppdrag vi får kan vara antingen löpande eller tidsbestämda. Det som gör arbetet strukturerat är att vi jobbar i ett CRM-system. Där har vi koll på kunderna och deras behov, stora som små. Det ligger normalt inte för en säljare att jobba så strukturerat men det ger stora fördelar och en bra framförhållning. Hela relationen finns där.

Jag tror att stressen i arbetsgruppen blir lägre med en god planering samt att vi leder och fördelar arbetet på ett bra sätt. Här är konsulterna alltid delaktiga. Vi kommer alltid överens om prisnivå och tidsuppskattning tillsammans med konsulten, innan vi skickar förslaget till kund. Det är ett sätt att skapa delaktighet och återkoppling. När ett projekt är avslutat får jag ofta feedback från kunden. Då är det viktigt att komma ihåg att berömma offentligt och ge eventuell kritik i enrum.

Hur skapar ni trygghet?

Eftersom vi är ett mindre företag och inte har kollektivavtal för de anställda anlitar vi en försäkringsmäklare gällande försäkringar och pensionssparande. Att ha en god privatekonomi är viktigt för att inte känna sig stressad.

Vi har olika upplägg för de anställda lönemässigt där vissa har garantilön samt provision medan andra jobbar helt provisionsbaserat, enligt eget önskemål. Under månadsmötet informerar vi alla konsulter om hur det går för företaget, vilka uppdrag som har kommit in, vilka som är på ingång och vilka prospects vi har. Det ger trygghet för såväl ledning som konsulter.

De vet hur det går och är informerade om vad som händer.

Vilka resultat eller effekter har ni sett så här långt?

Konsulterna är engagerade, lojala, effektiva och positiva. De stannar länge i företaget. Vi har låg om ingen sjukfrånvaro. Många har jobbat på stora företag tidigare. Hos oss är de friare att själva styra över sin tid och vilka uppdrag de vill arbeta med. Frihet i förhållande till privatlivet är jätteviktigt såväl som löneläget!

6

1236273 Häfte 6.indd 6

© InsightLab

2012-02-07 08:48:59

framgångsrik stresshantering

Framgångsexempel: 10 chefer om vad som fungerar hos dem

Dick Björklund, Leverans- och Logistikansvarig, Bavaria Stockholm:

Istället för att göra ”allting själv” så fördelade vi arbetsuppgifterna likvärdigt Vilka satsningar har ni gjort för att minska stressen?

Under tiden jag gick kursen Kommunikation och Ledarskap hos Dale Carnegie hade vi alla ett mål att nå innan kurstidens slut. Mitt mål var att göra en leveransdokumentation.

Vi är tre personer i min arbetsgrupp och det var lite rörigt. Det fanns inga tydliga fasta arbetsuppgifter eller ansvarsområden. Vi behövde få ett bättre flöde och mer lugn och ro i arbetet. Jag gjorde på följande sätt för att nå målet: Istället för att göra ”allting själv” så fördelade vi arbetsuppgifterna likvärdigt i vår arbetsgrupp med veckoschema så att olika arbetsuppgifter fördelas i gruppen. Varje vecka har man ansvar för en viss del och sedan byter man nästa vecka. Jobbet blir på så sätt omväxlande för alla varje vecka, och man får en bredare kunskap inom områden vi håller på med. Ingen håller på sitt, alla kan varandras arbetsuppgifter och vi blir mindre sårbara.

Kort om Bavaria Stockholm Bavaria Stockholm är en fullserviceanläggning för BMW och MINI med anläggningar i Stockholmsområdet.

Företaget är helägt av den norska koncernen Bavaria.

Vilka resultat eller effekter har du sett så här långt?

Stressnivån har sjunkit betydligt och alla mår bättre och tycker det är roligare att arbeta.

Det blir omväxlande på grund av veckoschemat.

Vilket är ditt bästa tips till andra chefer för att minska stressen i vardagen och skapa förutsättningar för hållbara prestationer?

Våga lita på dina anställda och våga släppa taget. Låt dina medarbetare ta egna beslut ibland, ge dina medarbetare mer frihet med eget ansvar.

© InsightLab

1236273 Häfte 6.indd 7

7

2012-02-07 08:48:59

Kompetenshäfte: 6

framgångsrik stresshantering

Lena Hansson, Förste rektor, Birger Sjöberggymnasiet:

Sortera ut vad som är viktigast Vilka satsningar har ni gjort för att minska stressen?

Kort om Birger Sjöberggymnasiet Birger Sjöberggymnasiet i Vänersborg har ca 1400 gymnasieelever. På skolan arbetar omkring 200 lärare och gemensam personal.

Ett gott arbetsklimat där alla känner sig nöjda med sina prestationer är grunden för att motverka stress. När uppgiftsregnet ökar är det viktigt att sortera ut vad som är viktigast och som chef stötta medarbetarna i att ta bort vissa arbetsuppgifter. Vi jobbar med att ständigt förbättra arbetsprocesserna och skapa tydliga rutiner som underlättar arbetet.

En vision och tydlig viljeinriktning är viktigt så att alla förstår även om de inte håller med. Personalfrämjande åtgärder där många är delaktiga i planeringen är viktigt att ha återkommande. Konferenser utanför arbetsplatsen, gärna med en övernattning, är bästa tillfället för att ta strategiska steg som är jobbiga.

Är det svårt att prioritera bort?

Ja jag tror att många är ovana vid att prioritera bort. Det här arbetssättet kom framför allt i samband med en stor nedskärning där vi blev tvungna att minska personalstyrkan, då blev det mer aktuellt än tidigare. Många vill först inte prioritera bort för de tror att de då gör ett sämre jobb, men så behöver det inte vara. Vi har fått en viss mängd resurser och det innebär att vi inte kan göra allt. Det ger trygghet att jag som rektor backar upp om någon skulle klaga på sämre service.

”

Arbeta med att tydliggöra vilka arbetsuppgifter som är viktigast. Jag brukar använda rubrikerna: - "Det här ska vi göra - Det här gör vi i mån av tid - Det här gör vi inte”.

Hur förbättrar ni arbetsprocesserna?

Det är väldigt verksamhetsspecifikt men det är viktigt att som ledare hjälpa till att reda ut hur man kan arbeta. Till exempel var våra skolsköterskor stressade över alla elevsamtal som de skulle ha. Men ett sätt att göra det på är att avsätta några dagar istället för att ständigt ha det hängande över sig. Ett annat exempel är att de som jobbar med administration kan använda bärbar dator. Mötesrutiner är också något man kan se över. Ofta är det en fördel att göra saker mer koncentrerat under en kort tid. Om man sätter ett tajt tidsschema så blir det mer effektivt.

Vilka resultat har du sett?

Vi har lyckats med mycket utveckling och vi har en låg sjukfrånvaro. Till exempel har vi utvecklat utbildningsprogrammen. Vi har också skapat mer frihet under ansvar för lärarna. De har möjlighet prova andra metoder istället för att följa fastställda mallar och scheman. Många tror att det är bra med central schemaläggning men det försvårar för lärarna om de till exempel vill utvecklas genom att delta i projekt eller närvara på mässor.

8

1236273 Häfte 6.indd 8

© InsightLab

2012-02-07 08:48:59

framgångsrik stresshantering

Framgångsexempel: 10 chefer om vad som fungerar hos dem

Anette Cederberg, vd, Acceptus AB:

Värderingarna utgör grunden Hur har ni gjort för att minska stressen?

Acceptus AB är ett företag som befinner sig i en tillväxtfas. Under denna fas är det mycket viktigt att arbeta med våra värderingar. För att alla anställda ska kunna stå för och känna sig bekväma med värderingarna har vi utarbetat dessa tillsammans. Det är viktigt att alla känner en delaktighet i att förstå sambandet man är i. Att som anställd känna en trygghet, en fast punkt i sitt företag och även kunna påverka. Jag tar mig alltid tid till att sätta mig ner med mina anställda när de känner behov av detta. Genom mitt coachande ledarskap ger jag medarbetarna stöd. Både det gemensamma värderingsarbetet och mitt coachande ledarskap förbereder de anställda inför att arbeta självständigt som konsult hos kund.

Hur har ni utarbetat värderingarna?

Vi har utarbetat dem på våra planeringsdagar som vi har två gånger per år. Vi har då suttit i grupperingar och diskuterat tillsammans vad vi står för som företag. Sedan pratar vi också om våra värderingar på möten. Företaget befinner sig i en tillväxtfas och de medarbetare som arbetar här nu är med och formar företaget. Nya medarbetare kommer sedan fasas in i det som vi gemensamt har tagit fram. Men vi kommer alltid att jobba med värderingarna, det är inget arbete som tar slut. Värderingarna utgör grunden i företaget.

Acceptus i korthet Acceptus erbjuder ledarförsörjning vid behov av interimschef eller projektledare inom hälsooch sjukvården, inom såväl privat vård som landstingsdriven vård.

Hur coachar du dina medarbetare?

En konsult som har ett uppdrag hos kund är ansvarig för arbetsuppgifterna och är också ansvarig för att komma överens med kunden om hur arbetet ska ske. Jag träder in när avtalet ska skrivas. När diskussionerna med kunden pågår brukar jag träffa konsulten som då kan berätta för mig om han eller hon är osäker på något. Jag kan bidra med min erfarenhet men framför allt frågar jag ”hur löser du den här diskussionen på bästa sätt?”. Många kunder är inte vana vid att arbeta på det här sättet. De brukar ringa konsultchefen eller vd istället för att komma överens direkt med konsulten. Men jag tycker att diskussionen och besluten ska tas på plats. Här är värderingarna viktiga utgångspunkter. Konsulterna växer när de får nya uppgifter som de själva har varit med och diskuterat fram istället för att få ett uppdrag tilldelat sig. Beroende på kundernas önskemål går det inte alltid att jobba så här.

Vårt arbetssätt innebär därmed mycket kommunikation runt värderingar.

Vilka resutat har du sett?

”

Ta ledarskapet på allvar, ge medarbetarna möjligheten att växa och ge stöd så att de själva kan hantera svåra situationer. I konsultrollen ställs vi inför en mångfald av situationer. Tryggheten i ledarrollen är en förutsättning för att leda, och om medarbetarna ges möjlighet att delta växer också företaget och utveckling blir en del av vinsten för bägge parter.”

En kombination av att vi tillsammans har skapat företagets grunder och värderingar och den tid jag lägger på ett coachande ledarskap medför att de anställda känner minskad stress ute på sina uppdrag. De växer, tar ansvar och bidrar till gruppens och företagets utveckling, och vårt varumärke. De känner en trygghet genom att de kan luta sig tillbaka på företagets värderingar. Vetskapen om att de alltid kan vända sig till mig för att få stöd och råd gör att de känner ett lugn när de arbetar hos kund.

© InsightLab

1236273 Häfte 6.indd 9

9

2012-02-07 08:48:59

Kompetenshäfte: 6

framgångsrik stresshantering

Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson:

Ha regelbundna face to face-möten Hur arbetar du för att minska stressen?

Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson.

Det går inte att vara omtyckt av alla som chef, men jag tror att jag uppfattas som stöttande och att jag försöker vara öppen. Jag har använt mig av vad jag tror är allmängods, eller vedertagna principer inom ledarskap, framför allt under åren 2001-2008 då jag var linjechef: Sätt förväntningarna fullständigt tydligt för blivande anställda, i annons och vid intervjuer.

Det kan handla om allt möjligt, från förväntad kompetens och erfarenhet till löner och sociala faktorer. Sociala faktorer kan vara svårare att klargöra förväntningarna kring, men en bra fråga som man kan ställa är: Vad förväntar du dig av en bra chef? Det kan trigga igång en diskussion.

Det är också viktigt att den som blir anställd är tydlig om sina egna förväntningar så att båda parter är tydliga och öppna mot varandra.

Sätt upp tydliga (smarta) verksamhetsmål som är fullt spårbara till övergripande företagsmål.

”

Gör uppföljningar av teamets tidrapportering (via enkla grafer) minst månadsvis för att se om du kan flytta uppgifter.

Det här är inget man visar för teamet utan är ett sätt, bland många andra, att se om man i vissa fall behöver fördela om arbetet eller prioritera om för en medarbetare.

Ge aldrig avkall på grundlig planering av verksamheten, det vill säga vilka projekt som ligger i pipen och ta in utfall/tidsåtgång från tidigare projekt. Ge aldrig avkall på att rapportera uppåt om planeringen inte kommer att hålla.

Ha regelbundna face to face-möten, varannan vecka i normalfallet och varje vecka för nyanställda, där man bland annat följer upp målen, både kort- och långsiktiga, och har möjlighet att mitigera. Att ha f2f-möten är framför allt viktigt när man har ett större team, eftersom risken då är större att man tappar bort någon. Regelbundna möten är ett sätt att hålla kontakten.

Medarbetarna får också möjlighet att prata av sig och kan ta upp saker som de oroar sig för, till exempel en arbetsuppgift.

Håll workshop med företagshälsan för att dels mäta hälsa och välbefinnande, dels föreläsa om detta. Det här kan man inte göra alltför ofta, men det kan ge ökad insikt hos vissa medarbetare. Man ser att det finns ett gemensamt ansvar hos både individen och företaget. Människor är ofta snälla och säger inte till när det är för mycket, eller tar på sig för mycket för att de antingen är överambitiösa eller rädda för att säga nej.

Utse erfaren fadder för nyanställda och följ upp progressen efter exempelvis några veckor. Det är viktigt att faddern uppfattar det som ett hedersuppdrag. Ett bra tillfälle att utse någon till fadder är vid ett personligt möte eller att medarbetaren får det som uppgift vid utvecklingssamtalet.

Agera som chef som de anställdas “advokat” inte bara som företagets “megafon nedåt”.

Kommunicera så öppet till teamet som möjligt – om allt möjligt – företagsresultat, teamets måluppfyllnad, organisationsförändringar, branschbenchmark osv.

Fira framgångar – både individuella och teammässiga.

10

1236273 Häfte 6.indd 10

© InsightLab

2012-02-07 08:48:59

framgångsrik stresshantering

Framgångsexempel: 10 chefer om vad som fungerar hos dem

Carina Rudnert, Sektionschef Trafikmiljö, Trafikverket Region Syd:

Framför allt har vi en gemensam grund att stå på Vilka satsningar har ni gjort för att minska stressen?

I våras specialbeställde vi en kurs som heter ”Personlig effektivitet”, när Lexicon ger den som öppen kurs, men i den version som riktade sig specifikt till vår sektion hette den ”Mer lugn – mer gjort”.

Exempel på innehåll: Grunder i mänskligt beteende, Hur hjärnan fungerar, Att få lugn och ro i huvudet, Ditt fokus påverkar din varseblivning Verktyg och vanor för effektivitet kopplat till mål/ansvarsområden: Kalendern som ett verktyg för att skapa resultat, Handlingsplaner, Fungerande att göra-listor Att kommunicera med raka budskap E-post och informationshantering: Hur du regelbundet håller inkorgen tom, även med 150200 mail per dag, Fungerande arbetsvanor/e-posthantering, Kalenderhantering, Funktioner i Outlook/Lotus Notes som hjälper dig med arbetsflödet, Arkivera och hitta information

Kort om sektionen Trafikmiljö på Trafikverket Region Syd På Trafikmiljö inom Trafikverket Region Syd, arbetar omkring 20 trafikingenjörer och trafikärendehandläggare.

De handlägger myndighetsärenden så som trafikanordningsplaner, vägvisningsärenden, hastighetsärenden samt tillstånd enligt väglagen till exempel vid tävlingar på väg.

Vi valde att låta alla i sektionen gå utbildningen och i princip alla hittade något matnyttigt.

Framförallt har vi en gemensam grund att stå på och ett gemensamt språk när vi pratar effektivitet.

Vilka resultat eller effekter har ni sett så här långt?

Detta var startskottet i vårt arbete med effektivare ärendehantering och lärdomen från kursen har vi haft nytta av när vi har resonerat kring arbetsbelastning och vad vi själva har makten över. Lite kom-ihåg i vardagen som att ”sortera först – agera sedan”, att-göralistor ska börja med verb: Ring… Ta reda på… Hämta…, och så vidare. Det har varit till stor hjälp.

Vilket är ditt bästa tips till andra chefer?

En liknande gemensam utbildning som plattform och att hela tiden prata om metoden för att hjälpa varandra att hålla ut och inte falla in i gamla spår. I grunden handlar det ju om att ändra på egna destruktiva vanor.

© InsightLab

1236273 Häfte 6.indd 11

11

2012-02-07 08:48:59

Kompetenshäfte: 6

framgångsrik stresshantering

Jan Svensson, ansvarig för ledarutbildningsenheten, Hemvärnets stridsskola:

Trygga relationer minimerar stressen En av de viktigaste uppgifterna som chef och ledare är att prioritera mötet med och mellan människor. För att skapa verksamheter där goda resultat nås samtidigt som stressen minimeras behöver chefer bli bättre på att skapa och fördjupa relationer säger Jan Svensson, ansvarig för ledarutbildningsenheten på Hemvärnets stridsskola HvSS. Stressen kan komma via stressorer inifrån, ("jag måste klara det här, jag får inte misslyckas, undra vad de andra tycker om min insats och så vidare) eller via yttre stressorer, ("överengagemang, snabba förändringar, tidspress, ny teknik" och så vidare).

Kort om Hemvärnets stridsskola, HvSS Hemvärnets stridsskola, HvSS, har uppgiften att leda chefsutbildning, utbildningssamordning och kvalitetsuppföljning avseende all utbildning riktad mot hemvärnsförband samt utveckling av utbildningsmetoder, organisation och metodik.

Sedan 2009 arbetar HvSS med central planering, genomförande och uppföljning av rekrytering till hemvärnsförbanden.

Du ser inte världen som den är!

Du ser världen som DU är!

(Talmud)

Jan understryker att chefer och ledare har en mycket stor uppgift i att reducera den negativa inverkan som dessa stressorer har på de egna medarbetarna. Han lyfter fram ett antal nycklar för att åstadkomma detta: Nyckel 1: Fungerande kommunikation Kommunikationen mellan människor har som övergripande syfte att säkerställa egen överlevnad. Den har också underliggande syften som att: 1) Etablera relationer, 2) Utveckla relationer, 3) Fördjupa relationer.

I grund och botten handlar det om att mötet människor emellan ska upplevas som välgörande. Det handlar enligt Jan om att ha inställningen att mötet mellan människor och kommunikationen är viktig – i själva verket helt avgörande för att verksamheten och människor ska utvecklas och må bra. Jans råd är därför att prioritera kommunikationen – låt den ta plats! De goda arbetsklimaten skapas där relationer får utvecklas och fördjupas.

Nyckel 2: Ett tydligt chefskap För att vara bekväma i sina roller behöver medarbetare ramar med beskrivningar, regler, policys med mera. Här krävs enligt Jan en tydlighet som chef vad gäller målsättningar, utvärderingar, och uppföljningar – hela ledet. Det blir en transparens som minimerar risken för missförstånd och olika tolkningar – något som annars snabbt ökar den upplevda stressen. Vi lever i en på flera sätt osäker omvärld vilket gör att behovet av trygghet och tydlighet ökar.

Nyckel 3: Trygghet i arbetsgruppen Det krävs också en känsla av trygghet i arbetsgruppen. Tryggheten är stark kopplad till relationernas djup. Denna trygghet kan nås genom ett utvecklande ledarskap där ledaren ser till att alla medarbetare just får utveckla och fördjupa sina relationer inom arbetslaget. Detta sker naturligt genom samarbete mellan individer, i samtal mellan individer, gärna där värderingar synliggörs. Vidare i ett klimat där feedback används som ett ärligt instrument för personlig utveckling. Skapas denna trygghet förminskas effekten av de stressorer som ger upphov till stress!

Nyckel 4: Tillit Jan menar vidare att en av de viktigaste förutsättningarna för att minimera den upplevda stressen bland medarbetarna är att det finns tillit och förtroende för chefen och ledningen. Det handlar bland annat om chefens empati – att medarbetarna upplever att det finns en förståelse för den egna situationen och vardagen. Att man upplever att chefen förstår konsekvenserna av olika beslut och åtgärder.

12

1236273 Häfte 6.indd 12

© InsightLab

2012-02-07 08:49:00

framgångsrik stresshantering

Framgångsexempel: 10 chefer om vad som fungerar hos dem

Pernilla Alexandersson, verksamhetschef på Add Gender:

Det viktigaste vid stresshantering är att fokusera på resultat, inte på prestation. Har du en sund och stark livsfilosofi, kan du sedan arbeta dig nedåt med olika konkreta verktyg för att förebygga och hantera stress. Det säger Pernilla Alexandersson, verksamhetschef för konsultföretaget Add Gender. När Pernilla var 24 år blev hon sjukskriven för utmattningssyndrom (i folkmun kallat utbrändhet) och har sedan dess använt sig av olika verktyg för att förebygga och hantera stress.

Varför blev du utbränd?

Jag har alltid varit en oerhört kreativ person. Innan jag blev stressjuk arbetade jag på en ideell förening där normerna kring kreativitet inte var bra. Jag kände att jag inte fick utlopp för mina idéer där. Stress handlar om obalans mellan krav och resurser.

Obalansen kan komma både från för låga eller för höga krav. Jag hamnade i obalans då kraven på kreativitet var för låga och jag hade för mycket resurser inom det området.

Stress handlar inte alltid om att ha för mycket att göra! Det kan vara tvärtom, att man inte kan använda det man har i ryggsäcken.

Hur hanterar du stress?

Eftersom jag har varit sjukskriven för utmattningsdepression, så är det här ett centralt ämne för mig och jag har flera verktyg som jag använder. För det första är det är viktigt att ta sig tid för reflektion och återhämtning. Jag älskar att jobba och jobbar gärna mycket. Då är det extra angeläget att planera in tid för vila och återhämtning. Jag är också mycket medveten om riskzonen. Jag har inte glömt tiden då jag var stressjuk och är uppmärksam på symptomen – exempelvis att jaga klockan, humörsvängningar eller att vara nära till gråten i situationer som annars känns under kontroll. Sen är det väldigt viktigt att bekräfta rimliga normer, för sig själv och för andra. För mig kan det handla om att berömma mig själv när jag har tillräckligt med energi för att handla och laga mat efter arbetsdagens slut. Det är när jag inte har kört slut på mig själv jag är värd beröm och belöning, inte när jag är så trött att jag knappt orkar gå från arbetet.

Samma gäller med medarbetare. Beröm och belöna rimliga normer, inte orimliga! Ge istället uppmärksamhet och beröm när någon går hem i tid eller har roligt på jobbet. Men det viktigaste verktyget är att fokusera på resultat och inte på prestation. Att sitta och stirra på en datorskärm i två timmar ger inget resultat, förutom att du möjligen blir trött i huvudet. Det är onekligen en prestation att sitta kvar, men det är inte det som ska räknas. Resultaten ska räknas.

Foto: Kalle Larsson

Fokusera på resultat, inte prestation!

Kort om Pernilla Alexandersson

Pernilla Alexandersson är grundare och verksamhetschef på Add Gender, ett konsultföretag som erbjuder nulägesanalyser, kompetensutveckling och rådgivning inom organisationsförbättring och jämställdhet. Pernilla har varit med och grundat Sundbybergs Tjejjour; Stjärnjouren. Hon är också samordnare för Genusföretagarna, Sveriges första och enda branschorganisation för företagare med jämlikhet, mångfald eller jämställdhet i sin affärsidé. Pernilla föreläser om engagemang och stresshantering och är en av författarna till boken Brinntid (kommer ut i april på bokförlaget Atlas).

Vad anser du vara viktigast?

Jag tycker att det viktigaste är att ha ett sunt förhållningssätt, en grundfilosofi vad gäller livet och arbetet. Sen kan man jobba sig nedåt till konkreta verktyg för att hantera stress. För mig handlar grundfilosofin just om att fokusera på resultat och inte prestation,

© InsightLab

1236273 Häfte 6.indd 13

Fortsättning på nästa sida

13

2012-02-07 08:49:00

Kompetenshäfte: 6

framgångsrik stresshantering

att bekräfta rimliga normer, att vara medveten om riskzonen och att skapa balans, där tid för reflektion och återhämtning finns med i schemat. Det är också ett förhållningssätt jag vill förmedla som chef. Utifrån detta har jag en massa verktyg som jag själv använder och som passar just mig. Till exempel har jag bra ordning på min inbox, använder kalendern på ett bra sätt och har ett träningskort. För mig sätter sig stress lätt på andningsrytmen, därför har jag gått hos andningspedagog för att lära mig andas rätt. Jag tänker också att hjärnan är som en dator med arbetsminne och lagringsminne. Arbetsminnet ska vara så fritt som möjligt. Därför skriver jag ned och arkiverar mycket, både mentalt och i verkligheten.

Försöker du göra en sak i taget?

Jag älskar att göra tio saker samtidigt, det är då jag mår som bäst. För mig är det därför bättre att boka in tid för reflektion och tid då jag inte gör något alls, för att balansera alla de här bollarna. Det är viktigt att inse att människor är väldigt olika och det som är stressande för vissa är kanske bra för andra och tvärtom. Detta är viktigt att inse som chef inte minst.

Att det som fungerar för dig kanske inte fungerar för dina medarbetare.

Hur håller man koll på riskzonen?

Det är bra att skaffa sig en omtänksam omgivning som kan hålla koll på dig och din situation. Det kan vara kollegor, en chef, vänner eller partner. Ofta trappas stressnivån upp långsamt och det kan vara svårt att se sig själv utifrån. Det är också lätt att förlora greppet om vad som är rimligt och vad som är orimligt. Det jag tyckte var livsviktigt när jag blev utbränd känns som småpotatis idag, men då hade jag förlorat proportionerna vad gällde mitt arbete. Att mäta av sig mot omgivningen på ett medvetet och överenskommet sätt är bra. Om jag börjar snäsa eller plötsligt prioritera prestation istället för resultat, säg till mig!

Viktigt att komma ihåg är att sådana här överenskommelser med personer i ens omgivning ska träffas i lugnt vatten, inte i stridens hetta. Samma gäller förstås om du är chef – var uppmärksam på dina medarbetares situation! Ser jag någon i min närhet visa tecken på att bli stressjuk, då är det mitt ansvar att göra den personen uppmärksam på det.

Hur kan man hjälpa sina medarbetare att hantera och förebygga stress?

Ett tips jag har till chefer är att ge information till medarbetare regelbundet och genomtänkt.

Informerar man bara när det är katastrofläge eller när något speciellt har hänt, tenderar medarbetarna att få information mest när något är dåligt – och det är stressande. Att ge rätt information om läget även då det inte har hänt något särskilt, till exempel genom ett regelbundet veckobrev, hjälper att hålla medarbetarnas arbetsminne fritt från oro. Om man inte får information kan man lätt bli rädd för att man missat något, att man blivit utesluten eller bortglömd eller att det finns information som inte är positiv som därför inte informeras ut.

Som chef är det också viktigt att ha sunda värderingar kring stress och följa dem.

Medarbetarna är olika individer och har individuella behov. De metoder som fungerar för dig som chef kanske inte fungerar för dina medarbetare, men din filosofi kan du sprida.

Chefen är viktigast och du sätter normen! Sitter du kvar på kvällarna eller mejlar på nätterna, sätter det normen. Sköter du din hälsa, sätter det normen. Själv bekräftar jag de rimliga normerna och jag tycker att humor och ett vänligt klimat är en bra förebyggare av stress.

Skratt är tid för återhämtning och som chef är det superviktigt att tillåta skratt, en paus, en fika eller vad det nu är. Återhämtning och arbetsglädje, i stort som smått.

14

1236273 Häfte 6.indd 14

© InsightLab

2012-02-07 08:49:00

1236273 H채fte 6.indd 15

2012-02-07 08:49:00

Cheferna vi intervjuat Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap: Det handlar också om att förstå sin egen roll, sitt uppdrag och vilka förväntningar som finns. Att ha den förståelsen är jätteviktigt för att sänka stressen.

Yvonne Peters Mårtenson, chef på CYMKO Förvaltning: Öppenheten och den ökade informationen till medarbetarna har gjort att alla ställer upp mer för varandra.

Christina Savén, ansvarig HR/Marknad, MedEffekt AB: Jag tror att stressen i arbetsgruppen blir lägre med en god planering samt att vi leder och fördelar arbetet på ett bra sätt. Här är konsulterna alltid delaktiga.

Dick Björklund, leverans- och logistikansvarig, Bavaria Stockholm: Ingen håller på sitt, alla kan varandras arbetsuppgifter och vi blir mindre sårbara.

Lena Hansson, förste rektor, Birger Sjöberggymnasiet: När uppgiftsregnet ökar är det viktigt att sortera ut vad som är viktigast och som chef stötta medarbetarna i att ta bort vissa arbetsuppgifter.

Anette Cederberg, vd, Acceptus AB: Vetskapen om att de alltid kan vända sig till mig för att få stöd och råd gör att de känner ett lugn när de arbetar hos kund.

Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson: Människor är ofta snälla och säger inte till när det är för mycket.

Carina Rudnert, sektionschef trafikmiljö, Trafikverket Region Syd: Lärdomen från kursen har vi haft nytta av när vi har resonerat kring arbetsbelastning och vad vi själva har makten över.

Jan Svensson, ansvarig för ledarutbildningsenheten, Hemvärnets stridsskola: I grund och botten handlar det om att mötet människor emellan ska upplevas som välgörande.

Pernilla Alexandersson, verksamhetschef på Add Gender: Som chef är det viktigt att ha sunda värderingar kring stress och följa dem. Medarbetarna är olika individer och har individuella behov. De metoder som fungerar för dig som chef kanske inte fungerar för dina medarbetare, men din filosofi kan du sprida.

Kungsgatan 71 SE-112 27 Stockholm SWEDEN Tel +46 (0)8 587 624 00 Fax +46 (0)8 587 624 90 www.insightlab.se

1236273 Häfte 6.indd 16

2012-02-07 08:49:01