Hrl nr 5 webb by Insightlab AB

NR#5 2015

HR&LEADERSHIP BRIEFING FAKTA, TRENDER OCH VERKTYG FÖR ATT SKAPA ATTRAKTIVA ARBETSPLATSER

AKTUELLA TRENDER & ANALYS

TREND & ANALYS Chatverktyg som Slack är på väg att förändra hur vi arbetar och kommunicerar S.

INTERNATIONAL BRIEFING

SVENSKA FRAMGÅNGSS. EXEMPEL

TEMA

INTERVJU ”HR är i första hand arbetsplatsens ingenjörer och säljare – inte marknadsförare” Linus Holmgren, VD, Talent Talk

TREND & ANALYS Think-tank: 5 nycklar för att skapa engagerande kulturer

DEN NYA ARBETSMARKNADEN – mot en ”gig-ekonomi” med ökad flexibilitet och matchning

EXEMPEL Deutsche Bahn använder Virtual Reality och andra nya grepp i S. sin rekrytering

STRATEGISK HR

4 Den nya tekniken är på väg att

EXEMPEL EBAB ökar omsättningen med ny ledarskapsmodell S.

TEMARAPPORT

omvandla HR-funktionen till prestationsexperter

Enligt Josh Bersin, HR-expert på Deloitte, har de flesta HR-system hittills varit krångliga och många gånger försämrat produktiviteten istället för att förbättra den. Vi är nu på väg in i en ny fas där de system och applikationer som tas fram är designade för att göra medarbetarnas liv och vardag lättare, roligare och mer produktiv. Det är framför allt fem trender som präglar de nya HR-systemen.

TRENDER & ANALYS

Chatverktyg som När börjar vi rejta Slack är på väg att varandra i vardagen förändra hur vi arbetar på arbetet? och kommunicerar

Under det kommande året kommer det enligt Gartner att göras IT-relaterade investeringar i storleksordningen 25 biljoner SEK (25 000 000 000 000). Ungefär en tiondel av dessa läggs på olika typer av arbetsrelaterade mjukvaror. En av de snabbast växande av dessa är chatmjukvaran Slack. Slack fungerar i stort sett som andra gruppchatfunktioner, exempelvis Facebooks Messenger. I korthet handlar det om att en grupp personer i realtid kan kommunicera med varandra och se vad de andra i gruppen säger, frågar och svarar. Slack används idag av organisationer som Airbnb, NASA, Time Magazine och Walmart. Mjukvaran som lanserades i början av 2014 har idag nära två miljoner dagliga användare och växer mycket snabbt. En förklaring är att e-posten för många har blivit mer av ett problem och stresskälla än något som underlättar. En undersökning av analysföretaget Radicati Group visar att det sänds och tas emot i snitt 122 mejl från varje företagskonto varje dag – spammejl inte inkluderat. Det är ett mejl var fjärde minut i snitt. Mejl beöver hanteras – besvaras, vidarebefordras, sparas, kategoriseras eller slängas. Vad bland annat Slack gör är att erbjuda ett chatflöde i en grupp som inte behöver hanteras av den enskilde. Det vanliga är att olika grupper har sina egna chattar – exempelvis alla på kundtjänst, en säljavdelning, ekonomifunktion osv. Det öppna flödet gör att alla kan ta del av den information som för tillfället är aktuell. En fråga som många vill ha svar på, får förhoppningsvis ett svar som alla kan se. Det går naturligtvis att kommunicera två och två åt gången utan att hela gruppen tar del. De som använder denna typ av mjukvara menar att det blir en helt annan transparens i organisationen och att kommunikationen blir snabbare, kortare, mer direkt och personlig.

Den så kallade gig-ekonomin där allt fler utför tjänster och uppdrag åt andra växer nu fram genom företag som Über och Airbnb. En viktig del i dessa tjänster är möjligheten att rejta leverantörer och användare. De som får bra utvärderingar och omdömen har naturligtvis lättare att få fler uppdrag. Det intressanta är att även de som hyr ut sina bostäder via Airbnb kan rejta de som är gäster. Om du som hyresgäst missköter dig riskerar du att inte få hyra av andra. Dessa verksamheter bygger med andra ord på transparens och förtroende. En Über-ansluten chaufför blir exempelvis avstängd om han eller hon får ett för lågt snittbetyg i sina uppdrag. Jämfört med de omdömen som ges i arbetssammanhang mellan chef och anställda kan dessa omdömen naturligtvis vara mer rakt på sak utan hänsyn till mottagarens reaktion. Men faktum är att dessa rejtingsystem har visat sig vara mycket effektiva i att upprätthålla en jämn servicenivå. Arun Sundararajan, professor vid NYU Stern School of Business som forskar i dessa automatiserade rejtingsystem, menar att de är för effektiva för att inte sprida vidare. Det är därför inte otroligt att paralleller till dessa kommer att börja dyka upp även på arbetsplatser. Vad kommer exempelvis att hända med interninformationen om chefer i realtid bedöms på kvaliteten i sin informationsgivning? Vad händer i grupper om medarbetare kan ge varandra direktomdömen på varandras insatser? Vad händer med kvaliteteten på organisationens möten om deltagarna direkt under eller efter mötet rejtar varandra efter deltagande, konstruktivitet osv? Det finns naturligtvis en mängd frågor kring intregritet att besvara innan detta blir aktuellt. Intressant är att undersökningar bland de frilansare som blir bedömda visar att i stort sett samtliga vill behålla dem – men att de kan förbättras och i vissa fall nyanseras. Källa: http://www.theverge.com/2015/10/28/9625968/rating-system-ondemand-economy-uber-olive-garden?utm_campaign=theverge&utm_ content=feature%3Afixed&utm_medium=social&utm_source=twitter

Källa: http://time.com/4092354/how-e-mail-killer-slack-will-change-the-futureof-work/

HR&LEADERSHIP:BRIEFING NR:5 2015

Think-tank: 5 nycklar för att skapa engagerande kulturer

HR & LEADERSHIP BRIEFING E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Henrik Ahl Chefredaktör: Thomas Nyberg Redaktion: Jeanette Fagerhall, Erik ForsAndrée, Mats Frick, Annika Lagerhorn, Gabriella Morath och Priyanka Aich. Beställningar: 08-587 624 00 Pris: 6.200 kr exkl. 6% moms © Insightlab AB, Skeppsbron 38, 111 30 Stockholm. Innehållet i HR&Leadership Briefing får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från Insightlab AB.

Enligt Deloittes senaste Global Human Capital Trends survey är frågor som rör kulturen och anställdas engagemang (eller snarare brist därpå) den högst prioriterade frågan för företagsledningar världen över idag. 50 procent av de svarande anser att deras organisation inte har något bra system för att mäta och påverka människors engagemang. Denna fråga lyftes på ett event kallat ”Creating New Ways to Work” nyligen. Eventet anordnades av Virgin och Zappos och hölls på Zappos huvudkontor i Las Vegas. Några av huvudbudskapen från diskussionerna var bland annat: • •

•

Arbetsgivare behöver ”hälsa” i ett vidare perspektiv och även ta hänsyn till människors emotionella, mentala, finansiella och själsliga välbefinnande. Parallellt med allt fokus på digitala omställningar, effektivitet och förändringsprocesser behöver det mänskliga perspektivet på allvar lyftas fram igen. Frågor som rör respekt, meningsfullhet, samhörighet, omtanke och personlig utveckling behöver komma i fokus. En av chefers och ledares viktigaste uppgift är att få medarbetare att vara och känna sig framgångsrika, bland annat genom rätt verktyg och stor personlig frihet. Medarbetare måste få ökade möjligheter att organisera sig själva och sitt arbete jämfört med dagens fortsatt byråkratiska och ofta toppstyrda verksamheter. Anställda måste ses som människor och inte som resurser. Nyckeln ligger i att ha ett synsätt som går ut på att frigöra människors potential – i linje med deras egna drivkrafter och drömmar.

HR&Leadership Briefing är Sveriges ledande omvärldstjänst inom strategisk HR och ledarskap och vänder sig till dig som är personalansvarig, chefsutvecklare, vd eller sitter i ledningsgruppen. Förutom 6 delrapporter per år innehåller tjänsten ett onlineverktyg (www.insightonline.se) för att underlätta beslutsunderlag och egna presentationer. Varje delrapport består av en nyhetsdel med omvärldsbevakning av de ledande källorna internationellt samt en temabaserad fördjupningsdel kring någon av de största utmaningar chefer och personalansvariga står inför idag. Om Insightlab Insightlab förser chefer och personalansvariga med lösningar och nyheter kring aktuella utmaningar inom ledarskap och human resources. Övriga produkter från Insightlab Kompetensförsörjning – Onlinetjänst (www.insightonline.se) med de mest effektiva verktygen för att attrahera och behålla rätt personal. Enklare vardag™ – Onlinetjänst med verktyg och inspiration för en enklare och mer produktiv vardag. Utvecklande ledarskap – Onlinetjänst för chefer med verktyg för ett modernt ledarskap. Kompetenskortet™ – Seminarieserie med ett urval av de bästa föreläsarna i Sverige.

Källa: http://www.huffingtonpost.com/lenny-sanicola/unleashing-human-potentia_b_8393646.html

STRATEGISK HR

Deutsche Bahn använder Virtual Reality (VR) och andra innovativa grepp i sin rekrytering Tidigare statsägda Duetsche Bahn behöver rekrytera cirka 30 000 nya medarbetare under den kommande fyraårsperioden. En stor del av denna rekrytering beror på att många äldre medarbetare nu når pensionsålder. Då kullarna som kommer ut på arbetsmarknaden är relativt små är konkurrensen tuff om både nyexade, produktionspersonal och olika specialister. För att klara nyrekryteringen har man sedan fyra år arbetat aktivt med nya tekniker och kanaler. Bland annat kampanjer i sociala medier och enklare ansökningssystem för att kunna ansöka via mobilen bland annat.

För att spela in de första filmerna använde man sig av ett ungt inspelningsteam. Det tog bara två dagar att få fram filmerna och budgeten var mycket begränsad. Kostnaden behöver med andra ord inte vara ett hinder för att börja använda denna teknik.

Senaste greppet man nu testar är filmer i 3D som ska ge en mer verklighetskänsla för hur det är att jobba på Deutsche Bahn. Med hjälp av särskilda VR-glasögon kan jobbintresserade få en känsla för hur det är att köra ett tåg i 300 km/h eller hur det är för en servicetekniker att krypa under ett tåg.

Som en del i sitt arbete med att attrahera fler yngre medarbetare har man även jobbat aktivt med att nå ut till dessa grupper i deras nätverk och på deras villkor. Man har bland annat satsat mycket på dialog och kontakt med yngre via sin Facebooksida som idag har över 140 000 följare.

– Vi vill ge kandidaterna en känsla av hur det är att följa med våra anställda i deras vardag, det gör rekryteringsupplevelsen så mycket mer påtaglig och levande, säger Kerstin Wagner, Head of Talent Acquisition på Deutsche Bahn Mobility Logistics till ComputerWeekly.

”Ett jobb som inget annat” Reaktionerna från de kandidater som testat tekniken har varit mycket positiv. Att använda Virtual Reality i rekryteringen rimmar också väl med företagets employer branding-slogan som är ”Ett jobb som inget annat”. Den nya tekniken gör det möjligt att förmedla den känslan på ett helt annat sätt än via annonser, vanliga filmer eller muntliga berättelser. Nästa steg i arbetet med 3D-filmerna är att besöka tyska skolor och låta elever prova på olika yrken i den virtuella världen. Förutom att kunna förmedla olika jobbroller på ett spännande och verklighetstroget sätt, ser man att den virtuella tekniken kan skapa mer avspända rekryteringssituationer och få personer att slappna av i väntan på en intervju.

Riktade jobbkampanjer via Facebook

Nyligen genomförde man ett antal riktade kampanjer mot sammanlagt tre miljoner potentiella kandidater. Framför allt utnyttjade man detta mediums möjlighet att rikta kampanjer. Ett exempel är kvinnliga IT-tekniker inom tio kilometers radie av Frankfurt. De riktade kampanjerna gjorde att man ökade antalet besökare på sin Facebook-sida, från normalt 100 000 till över 500 000.

DB Unplugged Man har även startat en blogg kallad DB Unplugged – en musik-streaming blogg tillsammans med Spotify där man erbjuder streamad musik tillsammans med personliga blogginlägg av medarbetare inom Deutsche Bahn som berättar om sig själva och sin vardag. På denna sida kan man även ansöka om praktikplatser. Utgångspunkten är insikten om att unga personer idag inte vill ha tillrättalagda reklamtexter utan autentiska berättelser från verkliga personer om deras vardag. Hittills har man haft cirka unika 60 000 besök på bloggen vilket innebär att man lyckats nå ett stort antal personer man tidigare inte haft kontakt med. Källa: http://www.computerweekly.com/news/4500255941/

HR&LEADERSHIP:BRIEFINGNR:5 NR:22015 2015 HR&LEADERSHIP:BRIEFING

Den nya tekniken är på väg att omvandla HR-funktionen till prestationsexperter Den tidigare generationens HR-system var tänkta att underlätta hanteringen och adminstrationen kring personalarbetet. Länge har tanken varit att systemen ska underlätta så att linjens chefer kan ta över en del av detta arbete. Problemet enligt Josh Bersin, HR-expert på Deloitte, är att dessa system ofta har varit krångliga och många gånger försämrat produktiviteten istället för att förbättra den. Enligt Bersin är vi nu på väg in i en ny fas där de system och applikationer som tas fram är designade för att göra medarbetarnas liv och vardag lättare, roligare och mer produktiv. Det är framför allt fem trender som präglar de nya HR-systemen: 1. Den är ”konsument”-inriktad – med fokus på verktyg för medarbetare och inte för HR. 2. Det mesta skapas nu som appar, lätta att använda och nå via mobiler. 3. Nya typer av tjänster med inriktning på bland annat feedback, engagemang, lärande, teamkultur och hälsa. 4. Tjänster som gör det lätt för individen att sätta mål och få feedback. 5. Att systemen är lätta, engagerande och intuitiva att använda.

Frågor de nya systemen behöver kunna besvara Då många organisationer har investerat i system med generellt sett låg användning är ledordet idag användbarhet och att de skapar engagemang. De nya systemen tar fasta på att besvara frågor från chefer och medarbetare som: • Hur kan jag hitta det lärande/den kunskap jag behöver när jag har fem minuter eller en timme över? • Hur kan jag förenkla min vardag och minska min stress? • VIlka mål är det jag jobbar mot just nu och hur ligger jag till? Ett exempel på denna utveckling är ett australiensiskt företag som omformade sitt HR-system till ett antal appar. Inom två veckor hade 20 000 medarbetare laddat ned apparna och börjat använda tjänster de inte ens visste fanns tidigare. Hela förklaringen är alltså tillgänglighet och enkelhet. Genom att lägga till inslag som videos och möjlighet att tävla mot sig själv och andra och att samla poäng så skapas dessutom ofta det engagemang som tidigare saknats.

Från årliga mätningar till ”puls” Det pågår också ett skifte från årliga medarbetarmätningar till snabba ”puls”-mätningar där medarbetarna kan säga vad de uppskattar med sitt jobb, vad de inte uppskattar och vad de tycker om sin chef.

Det måste bli enklare att dela kunskap Tekniken ändrar också hur vi lär oss och hur vi delar kunskap och erfarenheter med varandra. Idag ligger de flesta intranät långt efter den öppna webben vad gäller tillgång till bra och enkla resurser. De är också ofta uppbyggda efter principen att kunskap/information produceras centralt för att sedan spridas. Trenden på Internet är att fler skapar innehållet och delar med andra. Ett sätt ett växande antal arbetsgivare därför använder för att sprida kunsskap, är att göra det enkelt att spela in korta videoklipp och dela med andra. Enligt Josh Bersin är den enskilt största förändring som just nu sker att använda teknologi på bra sätt för att göra medarbetare mer produktiva, sänka sin stress och få ihop sin vardag. Källa: http://www.computerweekly.com/news/4500256374/Techwill-turn-HR-into-a-productivity-department

INTERNATIONAL BRIEFING

Three leadership lessons from behavioural economics

Business Today India Business Week The Economist Entrepreneur At the recently held International Behavioural Insights Conference in London, leading psycholoFast Company gists from all over the world convened to discuss Financial Times how insights from behavioural psychology can help make better policy decisions. Three key Forbes trends emerged from the proceedings of the conHarvard Business Review ference – trends that leaders should take note of: HR Magazine • A corrupt culture is toxic: When people are shown that their (work) environment is corrupt, HRM Asia they are quick to adapt and perpetuate that corInc. ruption. It is important for leaders to implement Management Todayand monitor a positive work culture. McKinsey Quarterly New York Times People Management Sloan Management Review Strategy & Business With modern communication technologies and Training Journal more telecommuting options, employers are Wall Street Journal increasingly looking to hire freelancers, moving towards what researchers have called the ‘gig Wired economy’. Upwork, an online work platform that connects freelancers to businesses, reports Workforce having nine million registered users who collecBusiness Today India tively perform over USD 1 billion worth of work every year. Australian company Freelancer.com, Business Week reportedly has more than 16 million registered The Economist freelancers. Aside from giving millennials the autonomy and flexibility they seek, freelancing also Entrepreneur save companies significant amounts of money Fast Company Financial Times Forbes Harvard Business Review HR Magazine In a survey of 460 IT professionals conducted HRM Asia by Dell Inc., more than 90% of employees said that their company’s approach to information Inc. security impacted them negatively. While it is true Management Todaythat companies rarely consider employee conMcKinsey Quarterlyvenience while implementing security measures, it is important to get employee buy-in if informaNew York Times tion security initiatives are to be successful, says Robert Covington, president and founder of togoPeople Management CIO.com, an information security consulting firm. Sloan ManagementCovington Review recommends that companies consider the following as they seek to implement their Strategy & Business

• Strengthen decision-making processes: Intuition is great, but a pre-determined set of ‘rules’ helps make more reliable and consistent decisions. • Help employees who resist change: Employees that refuse to accept change do so because they perceive a threat. Leaders must understand the source of this threat and find ways to alleviate misgivings.

Source: Management Today http://www.managementtoday.co.uk/news/1363605/fivethings-every-leader-know-lessons-behavioural-economics/

Freelance work the way of the future? compared to traditional, full-time jobs. PwC estimates online recruitment of contingent workers to grow rapidly in the years to come, to the tune of USD 63 billion by 2020, compared to USD 10 billion in 2014. Information technology, healthcare, creative services, writing and editing, translation and transcription, and marketing are predicted to witness the biggest growth in freelance work.

Source: Financial Times http://www.ft.com/cms/s/0/ee293af0-5ab7-11e5-9846de406ccb37f2.html

Building a security culture in your organisation

security strategy:

• Job descriptions: Every employee needs to be responsible for information security and specific security-related expectations must be outlined in job descriptions. • Efficient identity management: For example, enabling a single sign on for employees so they don’t have to remember dozens of user IDs and passwords. • Ongoing support: When employees have security-related questions/concerns, tech support needs to be quick, friendly, and helpful.

Source: Computer World http://www.computerworld.com/article/2984123/security/information-security-and-employee-productivity-in-conflict.html

HR&LEADERSHIP:BRIEFING NR:5 2015

Business Today India Business Week The Economist Entrepreneur attaining objectives, and forming an emotional Fast Company connection with them. • Spotting problems early on, before they became Financial Times full-blown crises and being able to anticipate Forbes areas where change must be implemented. Harvard Business Review • Providing clear goals for the organisation and steering employees towards that goal. HR Magazine • Questioning the status quo, having astute judHRM Asia gement, and having the courage to step out of their comfort zone. Inc. Source: Harvard Business Review Management Today https://hbr.org/2015/07/7-things-leaders-do-to-help-peoplechange McKinsey Quarterly New York Times People Management Sloan Management Review Strategy & Business customers don’t want to patronise businesses Training Journal that treat employees unfairly. Further, ‘Great Place Wall Street Journal to Work’ surveys have repeatedly shown that companies that truly care for employee wellbeing Wired outperform companies that don’t. For long-term Workforce success therefore, organisations need to prioritise employee wellbeing. When they don’t, news is Business Today India quick to spread via social media and companies Business Week can’t afford the negative publicity. The Economist Source: Fortune http://fortune.com/2015/08/21/amazon-workplace-cultureEntrepreneur jeff-bezos/ Fast Company Financial Times Forbes Harvard Business Review HR Magazine HRM Asia spaces in the US found that the single biggest benefit to coworking is that it enables the collision Inc. of ideas. Coworking facilitates serendipitous meeManagement Today tings and the generation of innovative ideas which in turn fosters a sense of community. Individuals McKinsey Quarterly also reported higher levels of professional focus New York Times and personal wellbeing while coworking, compared to working in a home office or a coffee shop.People Management Source: MIT Sloan Management Review Sloan Management Review http://sloanreview.mit.edu/article/should-your-companyembrace-coworking/ Strategy & Business Training Journal

Study: how the best leaders help employees embrace change A recent survey by leadership consultancy firm Zenger/Folkman sought to understand work behaviours that correlate strongly with a leader’s ability to lead change. More than 2800 employees assessed 559 leader-managers on 49 work behaviours. Researchers then analysed the relationship between these behaviours and the effectiveness of a leader’s ability to drive and manage change in their organisation. The work behaviours most predictive of effective change leadership were: • Being able to inspire others – helping employees set aspirational goals, seeking their ideas for

The future of work – lessons from the Amazon controversy Amazon recently came under fire for its harsh and insensitive treatment of employees. True or not, a hyper-competitive work culture where employees aren’t treated with dignity cannot survive for long in today’s business climate, argue Ed Frauenheim, director of global research, and Robert Levering, co-founder of consulting firm Great Place to Work. Frauenheim and Levering contend that companies that don’t care about their employees will struggle to find good talent. Millennials and Gen Z don’t want to work for companies that disregard employee wellness and work-life balance. Even

MIT: Coworking allows employers to tap into idea generation Imagine freelance employees working for different organisations, sharing the same workspace while working on their respective projects and generating ideas together. Sounds strange? It’s a trend that’s on the rise and is here to stay. This phenomenon is called coworking and helps freelancers work with more focus and creativity. It is a great option for independent workers to ‘show up’ to work, share a workspace with like-minded professionals, and get the job done. Researchers at MIT Sloan School of Management who observed more than 200 coworking work-

SVENSKA FRAMGÅNGSEXEMPEL

Annika Lagerhorn Effektivare men inte stressigare Att effektivisera behöver inte innebära mer stress och längre arbetsdagar. På produktionsbyrån Background har man tvärtom effektiviserat arbetsflödet för att kunna jobba kortare arbetsdagar. Och Folktandvården Lilla Torget i Linköping har infört tvåskift. Det kan låta stressigt men har inneburit ökad flextid och mindre övertidsarbete för medarbetarna. I det här uppslaget kan du läsa om hur de har gjort. Annika Lagerhorn, Redaktör för sektionen svenska framgångsexempel

Max Hamburgerrestauranger satsar mer på personer med funktionsnedsättningar Personer med funktionsnedsättningar har ofta svårt att få jobb. Vissa arbetsgivare satsar dock extra på att rekrytera personer från just denna målgrupp. Max Hamburgerrestauranger har sedan 2002 ett samarbete med Samhall som har lett till att över 700 personer från Samhall idag arbetar i någon av Max restauranger. Så många som 150 har fått tillsvidareanställning inom hamburgerkedjan. Nu har Max utökat samarbetet med Samhall genom ett femårigt serviceavtal för lokalvård och yttre fastighetsskötsel. – Vi arbetar efter en modell där vi alltid skräddarsyr en arbetsbeskrivning efter våra medarbetares förutsättningar. Jag hoppas att vi kan inspirera fler företag att tänka och göra så, säger Christoffer Bergfors, vice VD på Max Hamburgerrestauranger. Källa: Max väljer service från Samhall, Marianne Ovesen, Facility Nordic, 2015-09-18, http://www. mentornewsroom.se/nyheter/max-valjer-service-fransamhall/

Ebab ökar omsättningen med ny ledarskapsmodell Efter tre år av vikande omsättning behövde något göras på Ebab, ett konsultföretag inom projekt- och fastighetsutveckling. Hösten 2013 valde därför VD:n Katrin Dahlström att implementera en ny ledarskapsmodell som har utvecklats av utbildningsföretaget Franklin Covey. – Det jag framför allt har lärt mig är att det är oerhört viktigt att sätta mål. Och att prioritera och stå för det jag prioriterar, säger Katrin Dahlström till tidningen Personal & Ledarskap. En betydelsefull del i modellen är just målstyrning. Utöver det övergripande målet att öka omsättningen har Ebab satt som mål för 2015 att öka nyförsäljningen med 10 procent och merförsäljningen med 90 procent. För att lyckas med det har Ebab tagit fram så kallade ”ledande mått”. Dessa mått är åtaganden som medarbetarna ska göra

för att målen ska nås. Det kan vara att uppdatera sin konsultprofil, att komma med förbättringsförslag eller att fråga kunderna om Ebab kan hjälpa dem med något ytterligare. Varje medarbetare rapporterar en gång i veckan ett av de ledande måtten till sin grupp och informationen rapporteras sedan uppåt. Till en början var det svårt att ordna gruppträffarna, eftersom medarbetarna arbetar utspritt i en projektorganisation. Men i den utvärdering som Ebab gjorde första året visade det sig att gemenskapen uppskattades. Genom träffarna fick också nyanställda möjlighet att öka sina kontaktytor i företaget. Ebab har nu ökat omsättningen och medarbetarna vill fortsätta att arbeta efter ledarskapsmodellen. Källa: Här följs alla åtaganden upp i grupp, Ninni Dickson, Personal & Ledarskáp, 201508-27, http://www.personalledarskap.se/ nyheter/pa-ebab-foljs-alla-ataganden-upp-igrupp8203/33929.pl

Udda schema ger resultat på Folktandvården i Linköping Tvåskift och lördagsjobb – vilken tandläkare vill jobba så? Alla, åtminstone på Folktandvården Lilla Torget i Linköping. År 2010 slogs två tandläkarmottagningar ihop vilket ledde till en situation med över 40 anställda som skulle dela på 10 behandlingsrum. Omöjligt kan tyckas. Men kliniksamordnaren Lena Kempe införde sitt ”drömschema”: tvåskift med kliniskt arbete under sex timmar från måndag till fredag samt var fjärde lördag. Övriga arbetsuppgifter, till exempel att föra journalanteckningar, sköter personalen själva på så kallad ”ansvarstid” före eller efter det kliniska passet. – Forskningen visar att medarbetare i allmänhet vill ta ansvar och kunna påverka sin arbetstid. Hos oss vet alla vad de ska göra och ser till att det blir gjort, säger Lena Kempe till Sunt arbetsliv.

Till en början var medarbetarna oroade men idag vill ingen ha tillbaka det gamla schemat. Tidigare räckte de administrativa timmarna sällan till och många jobbade över på kvällarna för att hinna med. Nu väljer alla själva när de vill göra sina ansvarstimmar. Enda kravet är att de arbetar i klinikens lokaler, eftersom de måste ha tillgång till journalsystemet och finnas tillhands om en kollega behöver akut hjälp. Både Lena Kempe och personalen uppskattar att de kan ha sovmorgon vissa dagar och sluta tidigare andra dagar. Det gör det lättare att uträtta ärenden och få livspusslet med familj och barn att fungera smidigare. Flexibiliteten har också blivit en tillgång i rekryteringen av personal. Källa: Nytt schema minskade stressen i folktandvården, Suntarbetsliv, https://www.suntarbetsliv. se/artiklar/stoppa-stressen/nytt-schema-minskade-stressen-i-folktandvarden/

HR&LEADERSHIP:BRIEFING NR:5 2015

Background gör försök med kortare arbetsdag Flera mindre företag har på senare tid provat med sex timmars arbetsdag. Ett exempel är den norrländska konsultfirman Brath. Nu har produktionsbyrån Background i Falun, som arbetar med grafisk produktion, bestämt sig för att testa samma sak. – Vi gör det som ett sätt att locka bra kompetens till företaget, eftersom vår ambition är att växa. Det är också ett sätt att effektivisera arbetsflödet. Det kommer pusha oss att hitta nya lösningar och tvinga oss att hitta nya sätt att jobba. Det blir en omstart för hela företaget, säger Gabriel Alenius, en av delägarna, till tidningen Arbetsliv. Tanken är att medarbetarna ska jobba färre timmar, men effektivare, och att lönsamheten ska hållas uppe. För att kompensera för förlorad arbetstid har semestern minskats från sex till fem veckor. Enligt Gabriel Alenius kommer dock de nya arbetstiderna att motsvara en veckas semester per månad. Förändringen kommer också att innebära nya arbetssätt. Fler medarbetare kommer att arbeta i varje projekt för att minska sårbarheten och korta projekttiden.

Under projekten kommer företaget också ha fler avstämningar med kunderna än tidigare. Background kommer att testa med sex timmars arbetsdag i nio månader. – Vi är väldigt ödmjuka, eftersom det inte är många företag som prövat det här. Därför ska vi ha avstämningar var tredje månad för att ta reda på vad vi tycker, vad kunderna tycker och hur det funkar ekonomiskt, säger Gabriel Alenius. Källa: Faluföretag testar sex timmars arbetsdag, Carin Hedström, Arbetsliv – Prevent, 2015-09-16, http:// www.prevent.se/Arbetsliv/ovrigt/faluforetag-testar-sextimmars-arbetsdag/

Aktivitetsbaserat kontorshus i Nacka kommun Många organisationer vill utnyttja sina lokaler mer effektivt och minska lokalkostnaderna. En av dem är Nacka kommun som har ett aktivitetsbaserat kommunhus. Nu har kommunen infört ett nytt bokningssystem av konferensrummen. Målet är att undvika situationer där konferensrum bokas upp, men sedan inte används. – Det här är en känslig fråga som skapar irritation varje dag. Det handlar om dyra lokaler som vi måste använda så effektivt som möjligt, säger Georgios Katsikiotis, chef för serviceenheten i Nacka kommun, till tidningen Vision.

Enligt det nya systemet checkar man in på en skärm utanför mötesrummet när mötet börjar. Om ingen checkar in inom 15 minuter registreras rummet som ledigt och kan bokas av någon annan. Med systemet kommer kommunen också kunna följa upp hur mycket konferensrummen används. Källa: Så fyller Nacka konferensrummen, Lasse Nilsson, Tidningen Vision nr 5, 2015, 2015-09-11, https://vision.se/nyheter/2015/augusti/sa-fyller-nackakonferensrummen/

Gesällbrev ger kvitto på kunskaperna

Besöksnäringen vill höja statusen på serviceyrken och göra bristyrken inom hotell och restaurang mer attraktiva. Därför har besöksnäringens utbildningsråd, UHR, tagit fram en utbildning för att validera yrkeskunskaper. De som har genomgått utbildningen får ett gesällbrev. Eriks Restauranger är först ut med att utfärda gesällbrev, vilket gör det möjligt för personer som inte har utbildning på exempelvis en restaurangskola att få kvitto på sina kunskaper. – För en tid sedan blev jag kontaktad av Marina Persson på Visita. Vi började diskutera hur vi kan ge serveringspersonal möjligheten att få ett kvitto på att de är anställningsbara. Så föddes idén om gesällbrev, berättar Linus Forsberg, VD på Eriks Restauranger, för tidningen Besöksliv. En del av certifieringen är en flera timmar lång intervju med ett 60-tal frågor om allt från pratiskt arbete till restauranghygien. En annan del i certifieringen är ett praktiskt prov på en av Eriks restauranger. – Det här är en jättemöjlighet för människor från andra länder och de som kommer in i yrket lite senare i livet. Och för hela branschen, vi behöver nya medarbetare så det stänker om det, säger Linus Forsberg. Källa: Restaurangen som är först ut med gesällbrev, Daniel Retz, Besöksliv, 2015-09-07, http://www.besoksliv.se/artikel/restaurangensom-aer-foerst-ut-med-gesaellbrev-67092

KOMPETENSFÖRSÖRJNING

EMPLOYER BRANDING

Linus Holmgren, VD på Talent Talk:

Linus Holmgren

Kort om Talent Talk Talent Talk är en varumärkesbyrå inom employer branding och medarbetarrelationer. Företaget erbjuder tjänster inom inspiration, analys, strategi och kreation. Talent Talk startades 2001 och har kunder inom både privat och offentlig sektor. Linus Holmgren är företagets VD och en av grundarna.

”HR är i första hand arbetsplatsens ingenjörer och säljare – inte marknadsförare” Arbetet med employer branding måste reformeras och begreppet utmanas. Det säger Linus Holmgren på Talent Talk, en varumärkesbyrå specialiserad på employer branding. Enligt honom har begreppet blivit för brett och ansvarsfördelningen är ofta otydlig. I själva verket behöver HR lämna ifrån sig delar av arbetet. Alltför många områden har tryckts in under employer branding-paraplyet, menar Linus. Employer branding handlar om kommunikation som stödjer kompetensförsörjningen. Från det externa löftet mot potentiella medarbetare, till den interna verkligheten för de nuvarande, och även relationen med de som slutat. Den här definitionen på employer branding skiljer sig inte från den definition som fanns för tjugo år sedan. Men idag har employer branding även kommit att handla om en mängd andra frågor.

Skilj på att skapa en arbetsplats… Enligt Linus handlar arbetet egentligen om två olika delar. Den första delen är att skapa den goda arbetsplatsen. – Man kan jämföra det med att skapa en produkt, till exempel en lastbil eller en smartphone. I det här fallet handlar det om att skapa en bra arbetsplats. För att göra det behövs strukturer och kultur. Att skapa en bra arbetsplats är inte employer branding, precis som att skapa en lastbil inte är samma sak som att skapa ett varumärke. Men om man har en bra lastbil så finns det förutsättningar för ett starkt varumärke. Och har medarbetarna en bra upplevelse av arbetsplatsen så går det att bygga ett trovärdigt varumärke som arbetsgivare. Det är HR som har kunskaperna som krävs för att skapa den goda arbetsplatsen, som kan ge chefer och medarbetare rätt förutsättningar för att prestera. Man kan säga att HR är för arbetsplatsen vad ingenjörer är för lastbilar, förklarar Linus.

…och att kommunicera om den Nästa del är kommunikation, det vill säga att berätta att man har en bra arbetsplats. – Här behöver arbetsgivaren jobba med olika kanaler internt och externt för att nå de man vill rekrytera och behålla. Det här är employer branding. Men det är inte ett område som HR normalt sett är bra på. Det här handlar om kommunikation och marknadsföring. Många inom HR kan förstå marknadsfrågor men HR är främst arbetsplatsens ingenjörer och säljare. De hjälper till att skapa den goda arbetsplatsen och är ute och rekryterar och skapar relationer. Sedan behövs personer som marknadsför arbetsplatsen och det kan oftast inte HR, konstaterar Linus. HR behöver istället samarbeta med marknadsoch kommunikationsavdelningen i employer branding-arbetet. Det finns ofta ett visst samarbete internt idag, men Linus menar att man ofta glömmer ansvarsfördelningen. Först måste ansvaret tydliggöras. Sedan kan man börja samarbeta. – Någon måste vara ytterst ansvarig. Delat ansvar är inget ansvar. HR fastnar ofta i frågor om hur: ”Hur ska vi marknadsföra arbetsplatsen? Hur ska vi jobba med sociala medier? Hur mäter vi styrkan i vårt employer brand?” Men det är egentligen ett område för personer som jobbar med marknadsföring och kommunikation, inte för HR, säger Linus.

Medarbetarperspektivet måste finnas med i strategin och varumärket En viktig uppgift för HR är att se till att medarbetarperspektivet, eller medarbetarupplevelsen, finns med i strategin och organisationens övergripande varumärke. Det är inte heller employer branding, men avgörande för att en organisation ska bli framgångsrik på både kund- och kompetensmarknaden.

HR&LEADERSHIP:BRIEFING NR:5 2015

– Varje verksamhet har ett syfte, som tydliggörs av vision och affärsidé. Syftet handlar om att leverera något till kunder eller medborgare. För att uppnå syftet med verksamheten behövs medarbetare som både kan och vill göra detta. Verksamheten behöver alltså skapa och kommunicera den goda arbetsplatsen så att man kan rekrytera och behålla rätt personer. Det sista steget, kommunikationen, är employer branding. Men om man inte har medarbetarperspektivet med från början blir det svårt, säger Linus. Enligt honom glömmer många företag och organisationer att involvera medarbetarna och lägger istället allt fokus på kunden. – När vi på Talent Talk hjälper företag så kan vi se att de ofta har gjort vissa vägval när det gäller det övergripande varumärket. Dessa vägval handlar ofta om en önskad position på kundmarknaden och utgår helt från kundperspektivet, till exempel ”vi ska ha öppet till klockan tolv på natten”. Men då finns risken att de människor som man vill rekrytera inte vill eller kan jobba där. För att bygga ett starkt varumärke mot kunden måste man involvera medarbetarna så att de både vill och kan leverera det som man har tänkt sig. För ett antal år sedan var det många som tyckte att Skatteverket gav dålig service och de hade svårt att rekrytera personal. Skatteverket tog då fram en vision om att skapa ett Sverige där människor vill göra rätt för sig. Det ledde till insikten om att man behövde medarbetare som inte såg alla kunder som potentiella skattesmitare, berättar Linus.

En utmaning som underskattas Linus anser att företag och organisationer underskattar vad som krävs för att förflytta människor och en organisationskultur. Att förändra det övergripande varumärket kräver en stor intern förflyttning som involverar medarbetarna. För Skatteverket tog det närmare tio år. Och Skatteverket var tidigt på det klara med att det behövdes en annan typ av medarbetare än den klassiska skattefogden för att göra den förflyttningen. – Om man har ett syfte med verksamheten – vem ska genomföra det? Jo medarbetarna och därför måste de involveras. Den som vill skapa ett starkt varumärke måste starta med människorna som vill skapa

den bästa produkten eller tjänsten. Man måste säkerställa att medarbetarperspektivet finns med i strategin och det övergripande varumärket. Richard Branson, grundare av Virgin, brukar säga att om man får tag på rätt människor så tar de hand om affärerna. Den strategiska utmaningen ligger alltså i talent management och det övergripande varumärkesarbetet.

Dela upp employer branding-begreppet Det som idag kallas employer branding har blivit en blandning som inkluderar allt från att skapa en arbetsplats till medarbetarinflytande. Begreppet har blivit för brett och behöver delas upp. – Employer branding handlar om kommunikation för att kunna rekrytera och behålla de medarbetare som verksamheten behöver. Resten, som idag bakas in i employer branding-begreppet, handlar om andra frågor. Den ena delen är talent management, som handlar om att skapa struktur, kultur och förutsättningar för ledare och medarbetare att leverera organisationens uppdrag. Här är HR ingenjörerna, de som skapar den goda arbetsplatsen och får de bästa att göra sitt bästa. Den andra delen är strategin och det övergripande varumärket. Här måste man inse att det ofta finns en trade-off mellan vad som är bra för kunder respektive medarbetare, påpekar Linus.

Snabbare förändringar kräver mer fokus på medarbetarperspektivet Tidigare fördes idéer från medarbetarna uppåt genom organisationen till ledningen, som tog fram strategier som fördes tillbaka ner till linjen. Men idag sker förändringar snabbare vilket innebär att medarbetarna själva måste kunna agera.

Att ta fasta på Dela upp det som idag kallas för employer branding i relevanta delar: 1. Att skapa den goda arbetsplatsen. Det här är HR:s ansvarsområde och handlar om talent management, att skapa struktur och kultur. 2. Att kommunicera om den goda arbetsplatsen, internt och externt, för att stötta kompetensförsörjningen. Det här är employer branding. HR blir beställare och kommunikations- och marknadsföringsansvariga utför arbetet. Var noga med ansvarsfördelningen. 3. Införliva medarbetarperspektivet, eller medarbetarupplevelsen, i strategin och det övergripande varumärket.

Syftet med verksamheten • Vision och affärsidé • Strategi och övergripande varumärke • Inkludera medarbetarperspektivet

Skapa den goda arbetsplatsen • Talent Management • HR som ingenjörer och säljare av arbetsplatsen

Employer branding • Kommunikation som stödjer kompetensförsörjningen • Expertis inom marknadsföring och kommunikation

– Om tiotusen medarbetare känner att kunderna är på väg i en viss riktning så kan medarbetarna själva göra en rörelse dit utan att det måste upp till toppen. Men det fungerar bara om medarbetarnas perspektiv finns med från början. Om det finns ett tydligt syfte och riktning och tydliga värderingar om hur vi gör saker så kommer medarbetarna själva att lösa de strategiska utmaningarna, avslutar Linus.

KRÖNIKA

Automatiseringen handlar mindre om att jobb försvinner och mer om att roller och processer behöver omformas Vi ser hela tiden nya exempel där teknik ersätter arbetsmoment som människor tidigare har utfört: utcheckning och betalning i livsmedelsbutiken, incheckning på flygplatsen, ta ut pengar på banken, köpa/sälja aktier, ta en kurs i redovisning och så vidare. En stor del av diskussionen kring automatiseringen har med viss rätt hittills handlat om att en stor andel av alla jobb riskerar att försvinna. Enligt McKinsey är detta fel sätt att beskriva utvecklingen. Deras studier visar att det snarare är aktiviteter som automatiseras och fokus istället behöver ligga på hur roller och processer behöver förändras och omformuleras för att dra nytta av den nya automerseringstekniken. De menar att det krävs en ökad förståelse inom följande fyra områden:

1. Automeriserig av aktiviteter I sin analys har konsulterna på McKinsey definierat 18 återkommande aktiviteter som ingår i de flesta yrken och roller. För varje aktivitet har man anayserat i vilken utsträckning den, med hjälp av dagens teknologi, kan automatiseras. Sedan har man matchat dessa resultat med 2 000 olika jobb. Deras slutsats är att cirka 45 procent av dessa aktiviteter kan automatiseras. Detta är dock inte detsamma som att 45 procent av alla jobb riskerar att försvinna.

2. Omvandling och omdefiniering av jobb och processer Resultaten från McKinseys analys visar att det är färre än 5 procent av alla jobb som helt och hållet kan automatiseras. Runt 60 procent av alla yrkan har en andel automatiseringsbara aktitiviteter som är 30 procent eller högre. Med andra ord, de flesta jobb kan med teknikens hjälp förändras, förenklas och utvecklas. Ett exempel man lyfter fram är sjukvården. Om den nya teknologin för diagnosticering används fullt ut i väntsalarna kommer läkare och annan sjukvårdspersonals tid frigöras till insatser där de gör störst nytta. Den nya tekniken ger med andra ord stora möjligheter till kvalitetshöjningar.

Thomas Nyberg Chefredaktör

sera ekonomiska rapporter, eller att förbereda uppdrag som ska delegeras.

4. Nya möjligheter för kreativitet, service och mening Förmågor som kreativitet och att läsa av andra människors sinnesstämning är något som är svåra att automatisera. En intressant iakttagelse från McKinseys analys är att endast 4 procent av alla arbetsaktiviteter kräver kreativitet i någon större utsträckning. Vidare är det 29 procent av jobbaktivieteterna som kräver förmågan att läsa av känslor och sinnesstämningar hos omgivningen. De ansvariga för studien konstaterar att dessa resultat förvisso är något alarmerande i sig, men att de också visar på att det finns en stor potential i att låta teknik ta över uppgifter som inte kräver specifikt mänskliga förmågor och istället utveckla de delar som innebär utveckling, innovation, service och kvalitet i de mänskliga mötena som så många verksamheter är beroende.

Ett vägval för ledningsgrupper McKinseys slutsats är att automitsering innebär stora möjligheter för progressiva ledningsgrupper att skifta verksamheten som innebär att mer värde skapas för både kunder och medarbetare. Den intressanta frågan för HR och företagsledningar är om man utnyttjar automatiseringstekniken för att ytterligare rationalisera och minska antalet anställda eller om man använder den inbesparade tiden till att utveckla en verksamhet som erbjuder värde och mening på en ny nivå. Källa: http://www.mckinsey.com//Insights/Business_Technology/ Four_fundamentals_of_workplace_automation?cid=digital-eml-altmkq-mck-oth-1511

INSIGHTLAB AB

3. Det handlar inte bara om låglöneyrken

Skeppsbron 38

Automatiseringen av aktiviteter påverkar i allra högsta grad även höglöneyrken och roller. McKinseys analys visar bland annat att cirka 20 procent av en VD:s tid kan frigöras med nya teknik – det handlar bland annat om tid som läggs på löpande operativa beslut, analy-

Fax +46 (0)8 587 624 90

SE-111 38 Stockholm, SWEDEN Tel +46 (0)8 587 624 00 Epost: info@insightlab.se www.insightlab.se