Enklare kommunikation

ENKLARE

KOMMUNIKATION

tipsen, metoderna och verktygen som gör dig tydligare, intressantare och mer trovärdig #4 /2014 specialnummer

© 2014 InsightLab Kungsgatan 71 SE-112 27 Stockholm 08-587 624 00

HEJ! "we have a message to the movers and shakers on madison avenue: tone down the relentless yammering! you're talking too loud for us to listen" En dag kom det ett brev till New York Times redaktion. Även om budskapet i sig rörde (illa dold) marknadsföring säger det kanske något om kommunikation i allmänhet – och hur vi bör tänka kring den i synnerhet.

Vi har blivit kräsna. Kräsna när det gäller vem vi lyssnar på och vad vi köper; när det gäller sanningshalter, bakgrundssyften och underhållningsvärden. Det här är dealbreakers att ha i bakhuvudet – oavsett om du talar inför 200 personer, vill förbättra din relation, sälja in en idé eller få en främling att gilla dig på mindre än två minuter.

Det här numret är tänkt att hjälpa dig landa lite under radarn; beröra utan att manipulera, kritisera utan att rasera, engagera utan att översälja. Vi listar tipsen, metoderna och verktygen som rent konkret gör dig tydligare, intressantare och mer trovärdig – vare sig du har att göra med en energitjuv, kär familjemedlem eller din inre dialog.

tidningen du håller i din hand är en del av KONCEPTET "ENKLARE VARDAG". VARJE ÅR FÅR DU SOM PRENUMERANT HUNDRATALS TIPS OCH VERKTYG INOM BLAND ANNAT LEDARSKAP, KOMMUNIKATION, EFFEKTIVARE MÖTEN och kreativitet. SOM ÅRSPRENUMERANT FÅR DU FYRA NUMMER AV TIDNINGEN ENKLARE VARDAG SAMT FYRA SPECIALNUMMER INOM HÄLSA, KOMMUNIKATION, PERSONLIG UTVECKLIG OCH TEKNIK SOM FÖRENKLAR. DESSUTOM FÅR DU TILLGÅNG TILL HELA VÅRT sökbara BIBLIOTEK AV FÖRENKLINGSTIPS skrivna SEDAN 2009. FÖR MER INFORMATION BESÖK WWW.INSIGHTLAB. SE ELLER RING OSS PÅ 08-587 624 00.

Redaktionen E-post: info@insightlab.se Ansvarig utgivare: Håkan Rilegård Redaktör: Gabriella Morath Redaktion: Thomas Nyberg, Cristoffer Harlos, Jeanette Fagerhall, Annika Lagerhorn och Mats Frick Beställningar: 08-587 624 00 © InsightLab AB, Kungsgatan 71, 112 27 Stockholm. enklare vardags specialnummer utkommer med 4 nummer per år. Innehållet i tidningen får ej dupliceras, distribueras eller säljas utan skriftligt tillstånd från InsightLab AB.

INSIGHTLAB – EN SNART 20-ÅRIG HR-EXPERT

Trevlig läsning!

INSIGHTLAB GRUNDADES -95. MEDGRUNDAREN THOMAS NYBERG TÄNKTE att "CHEFER HAR JU INTE TID ATT LÄSA ALLA DE DÄR LEDARSKAPSBÖCKERNA, RAPPORTERNA OCH TIDSKRIFTERNA. DET BORDE FINNAS EN KVALIFICERAD GENVÄG TILL KUNSKAP. ETT LÄTTSMÄLT OCH HÖGKVALITATIVT KONCENTRAT AV GULDKORNEN SOM GÅR ATT ANVÄNDA OMGÅENDE för stressade chefer". MED 20 ÅRS ERFARENHET HAR VI UTVECKLAT AFFÄRSIDÉN. ENKLARE VARDAG ÄR EN AV TJÄNSTERNA DÄR HR-UPPDATERINGAR, ledarskapshandböcker OCH INSPIRATIONSFÖRELÄSNINGAR UTGÖR NÅGRA ANDRA. läs mer om hur vi FÖRENKLAR FÖR chefer PÅ WWW.INSIGHTLAB.SE.

Gabriella Morath

2

VILL DU OCKSÅ HA EN ENKLARE VARDAG?

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

KONSTEN ATT LYSSNA HUR BLIR JAG EN BÄTTRE LYSSNARE? Skickliga kommunikatörer lyssnar mer än de talar. Att vara en god lyssnare är trots detta en av de mest underskattade – eller bortglömda – egenskaperna när det gäller förmågan att kommunicera.

Bli ännu bättre på att ta in motpartens perspektiv:

Lägg eventuella förutfattade meningar och egna preferenser åt sidan Låt inte ditt omdöme påverkas av att den andre använder sig av gester eller uttryck som du inte tycker om eller att personen till exempel har en dialekt som du finner irriterande.

Lyssna för att få en helhetsuppfattning – inte för att förmedla ditt perspektiv

Ge din odelade uppmärksamhet Låt inget distrahera dig, stäng ute allt som inte hör till konversationen. Sitt relativt nära, se rakt på den andre och håll ögonkontakt. Koncentrera dig på vad den andre har att säga, undvik att avbryta eller fylla i om personen tvekar på orden.

Hjälp personen att vara tydlig Om det är någonting som du inte tror att du har uppfattat rätt kan du till exempel använda dig av fraser som: ”menar du att”, ”kan du förklara”, ”har du ett exempel” eller upprepa med egna ord det du tycker dig ha uppfattat och fråga om ditt intryck stämmer.

Spegla känslor när du uppfattar att det är passande Beskriv hur du tolkat personens icke-verbala signaler som uttryck för olika känslor. Du kan exempelvis säga ”du verkar bekymrad/irriterad/konfunderad över någonting”, ”jag ser att du är glad” eller ”du verkar upprörd över någonting”.

Håll undan dina egna känslor och perspektiv Försök att för en stund lägga undan egna tankar, föreställningar och tidigare erfarenheter. Koncentrera dig enbart på vad den andre säger.

Tänk på att du lyssnar för att få information, inte för att replikera. Poängen är att ”tala med varandra”, inte ”turas om att tala”.

Låt tystnaden göra jobbet Många känner sig obekväma när en konversation avstannar, och det kan vara lockande att hitta en ny tråd att spinna vidare på. Ibland kan det tvärtom vara bättre att låta det bli tyst en stund, och se avbrottet som ett välkommet tillfälle att samla tankarna.

Försök inte att fylla i tomrummen i samtalet, utan skapa tid för eftertanke när det behövs.

Summera den andres budskap Kontrollera att du förstått vad den andre sagt.

Sammanfatta dina intryck genom att exempelvis säga ”låt mig kontrollera att jag säkert förstått”, ”det du säger är alltså att”, "som jag förstått så menar du att”.

Källa: "Personal Excellence; Be Your Best!

Readymade Tools for Personal Development", Steve Smith

Använd dig av positivt kroppsspråk Visa att du lyssnar genom att nicka, instämma, le och genom att använda dig av andra ”mikrogester”. Ha en framåtlutad hållning och sitt i en öppen position utan korslagda armar och ben. Visa att du är uppmärksam genom att säga till exempel ”vilken bra idé” eller ”det tycker jag om”.

08-587 624 00, www.insightlab.se

© 2014 InsightLab

3

KROPPSSPRÅK & RETORIK Övertyga retoriskt Vill du vinna med dig andra i en diskussion? Ta hjälp av några välbeprövade retorikmetoder: • Börja med att fokusera på ditt önskade slutresultat. Du vill kanske att åhörarna ska tänka eller göra något särskilt. Allt du säger och gör bör i så fall vara förknippat med detta.

• Hitta en gemensam grund.

Vi tycker om de vi kan relatera till, och litar på de vi tycker om.

• Skapa en djupare kontakt.

Förmedla ditt budskap på publikens villkor och uppnå en fördjupad kontakt och förståelse.

• Var tydlig. Använd dig av ord som inte kan misstolkas, och om situationen tillåter gärna ”starka” ord som påverkar. Undvik klyschor.

• Repetera ditt budskap utan att för den delen upplevas som tjatig. Tips: ”låtsas” reflektera över/ analysera kring dina egna budskap.

• Hitta några gemensamma ståndpunkter med åhörarna och avrunda ditt huvudbudskap med en tydlig koppling till dessa.

på vilka sätt kan kroppsspråket påverka hur vi känner oss?

Carol Kinsey Goman är kroppsspråksexpert och författare inom ickeverbal kommunikation. Hon har bland annat skrivit böckerna ”The Silent Language of Leaders” och ”The Nonverbal Advantage”, och hon tipsar om metoderna som gör oss lugna, avslappnade och synkroniserade.

Ta ett steg tillbaka för att hantera jobbiga känslor En undersökning från Radbound University i Nederländerna visade att ett steg bakåt i stressade situationer hjälper oss att återfå en känsla av ”kognitiv kontroll”. När deltagarna ställdes inför en svår situation ledde ett steg tillbaka till minskade stressnivåer och en ökad förmåga att handskas med problemet.

andas ut inför viktiga möten Stress eller oro kan i värsta fall bidra till spänningar som får ditt ansiktsuttryck att tolkas som strängt eller aggressivt. Är du stressad finns det därför flera vinster med att investera några sekunder i en enkel avslappningsövning. Ta ett djupt andetag och andas sedan ut med ett tyst ”ahh”ljud. Övningen hjälper dig att slappna av i nacke, käkar och axlar och ger dig på köpet ett mer avslappnat ansiktsuttryck.

Använd dig av ”marschmetoden” för förbättrat samarbete i teamet Forskning från Stanford University visar att vi med hjälp av synkroniserade aktiviteter känner oss mer motiverade att bidra till teamet som helhet.

Trummande, sånger, ramsor eller danser är exempel på aktiviteter som aktiverar vår vilja att verka i grupp. Personerna som agerat synkroniserat med övriga gruppdeltagare visade i undersökningen en högre samarbetsförmåga, och kunde i högre utsträckning tänka sig att ge upp personliga vinster för gruppens bästa.

Källa: http://www.forbes.com/sites/carolkinseygoman/2014/01/02/10-simple-andpowerful-body-language-tips-for-2014/

Källa: http://www.wikihow.com/ Be-Persuasive

4

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

"WHAT TO SAY WHEN..." checklista: meningarna som bygger broar Du vill påverka i rätt riktning – utan att för den sakens skull manipulera eller aktivt övertyga. Här är fraserna som på effektivast möjliga sätt förenar, hjälper och skapar förtroende.

Trots att nyhetsvärdet i dessa fraser må vara lågt kan de på kort tid hjälpa dig att uppnå bättre relationer:

Peppa och lägg grunden till bra resultat: ”jag litar på ditt omdöme” Detsamma som att säga ”du har min fulla uppbackning, jag tror på dig”. Fem ord som peppar mottagaren samtidigt som han eller hon kommer göra allt för att du inte ska behöva ångra ditt uttalande.

Skapa genuina band: ”jag vet faktiskt inte” Vi sitter sällan inne på alla svar. Var den första som erkänner att du inte vet, och fler kommer garanterat följa i dina fotspår. Att gemensamt försöka ta reda på svaret gör att ni bondar.

som djävulens advokat för en stund” Genom att öppet låtsas gå in i rollen som objektiv person med uppgift att identifiera möjliga fallgropar och brister gör du det enklare för motparten att acceptera även negativ kritik.

Få personens omedelbara uppmärksamhet: ”du har rätt” Genom att medge att personen har rätt i en sakfråga blir det enklare att få honom eller henne att kompromissa om lösningen.

Stötta eller hjälpa: ”jag förstår” Att hjälpa någon handlar inte alltid om att komma med förslag eller lösningar. Vi har i grunden ett starkt behov av att bli förstådda och mötas på ett djupare plan. Ofta är det tillräckligt att visa att du förstår.

Källa: http://www.forbes.com/sites/ jeffschmitt/2012/12/03/15-phrases-that-build-bridgesbetween-people/

Signalera intresse och förtroende: ”berätta mer” Den ultimata konversationsstartaren. Du signalerar att du är öppen och intresserad. Lägger du till frågor som ”vad tror du?” eller ”vad hade du gjort?” visar du dessutom att du känner tillit till personens kompetens och bedömningsförmåga.

undvika missförstånd: ”kan jag hjälpa dig på något annat sätt?”

Ibland drar vi oss för att fråga om hjälp. När någon bett om din hjälp; försäkra dig om att personen i själva verket inte har fler frågetecken kring situationen. Du gör det enklare för motparten samtidigt som du minskar risken för missförstånd och dubbelarbete.

Dela personens börda: ”vi löser det här” Alla har någon gång tabbat sig ordentligt. Visa att du tar motpartens parti genom att inkludera dig själv i formuleringen – personen är inte ensam i situationen.

Ge kritik på ett subtilt sätt: ”låt mig ta rollen 08-587 624 00, www.insightlab.se

© 2014 InsightLab

5

SKAPA SAMSTÄMMIGHET hur kommer jag snabbt överens med någon?

Vissa personer bara "stämmer" det med.

Hur kommer det sig att du gillar vissa mer än andra – trots att ni delar åsikter? Det rör sig om att vara på samma våglängd – och genom att använda rätt teknik kan du skapa bra kontakt med i stort sett vem som helst.

Genom att matcha någons beteende och verklighetsuppfattning får du inte sällan personen att uppleva det som att ni i högre grad förstår varandra och är på ”samma våglängd”. Att på det här sättet vara på samma våglängd behöver som bekant inte innebära att du håller med den andra personen – det är fullt möjligt att upprätthålla känslan av att vara "överens" även när man har olika åsikter. Känslan av samstämmighet är dock nyckeln för att komma överens med både kollegor, affärskontakter och vänner. Skapa aktivt bättre kontakt med hjälp av dessa tre knep:

Kroppsmatchning Vi härmar automatiskt personer vi tycker om eller kommer bra överens med, och detta kan vara bra att komma ihåg vid tillfällen då du medvetet vill öka känslan av samhörighet. Genom att diskret spegla den andra personens sittställning eller sätt att röra sig – utan att det blir tydligt för den andra eller går till överdrift – skapar du indirekt en känsla av samstämmighet mellan er. En annan effektiv kroppsmatchning är att ge den andra lika mycket ögonkontakt som du får. Du kan också försöka att andas i samma takt som den andra personen. Genom att på rätt sätt använda sig av tekniken går det att skapa rapport med i princip vem som helst, även personer som till en början gör dig spänd.

direkt att uppleva att ni förstår varandra bättre. Det lättaste är att anpassa ljudstyrka och hastighet efter din motpart. De bästa telefonförsäljarna har stor flexibilitet och förmåga att skapa rapport med röstmatchning. Röstmatchning är också effektivt i bråk och diskussioner. Genom att hela tiden hålla röstläge och talhastighet något under motpartens sätt att prata kan du vid behov successivt föra ner diskussionen på en mer normal nivå.

Ordmatchning Ordvalet är den mest uppenbara delen av kommunikationen, men den minst viktiga vad gäller förtroende och rapport. Att matcha ord är dock ett bra komplement till kropps- och röstmatchning. Då du använder samma ord och fraser visar du den andra att du hör och respekterar det han eller hon säger.

Om en kund säger ”jag måste få känna på den här offerten” säg då ”när du har känt på offerten skulle det vara intressant att ...”.

Källa: NLP och ledarskap, Ian McDermott och Joseph O’Conner, Brain Books

Röstmatchning Att matcha röstläget är ett effektivt sätt att skapa rapport. Vi talar väldigt olika, även när vi säger samma saker. Några talar högt, andra lågt. Vissa talar snabbt, andra talar långsamt. Genom att välja att prata på samma sätt som den andra personen kommer ni

6

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

TAL OCH PRESENTATIONER expertens inför-tips

hur ökar jag publikens engagemang och input?

Mariorie Brody är retorikcoach och författare till över 18 böcker i ämnet. Hon tipsar om förarbetet som lägger grunden till strålande presentationer.

• Se till att du har aktuell, korrekt och relevant bakgrunds- och tilläggsinformation när du sätter ihop stödpunkter och PowerPoint-slides.

• När du har samlat ihop all information; lägg till konkreta exempel, berättelser och vinklingar som på någon nivå involverar publiken känslomässigt.

• Lägg lite extra krut på själva ordningsföljden i din presentation, och sträva efter smidiga övergångar som levererar en tydlig och målande berättelse.

• Skriv en stark inledning och avslutning, och öva in dessa ord för ord.

• Var såpass bekväm med innehållet och timingen så att du väl på plats kan lägga huvudfokus på att få kontakt med publiken.

• Var förberedd på vilken typ av frågor du kan komma att få.

Källa: http://sixminutes.dlugan. com/presentation-practice/

08-587 624 00, www.insightlab.se

Ska du hålla en presentation inför en större grupp deltagare? Undvik monolog varvad med tystnad, och aktivera även de mer introverta deltagarna med hjälp av följande metoder.

• Gå ut bland publiken. Rör det sig om ett större evenemang med en stor publik skapar du effektivt rapport och ökad närvarokänsla genom att helt enkelt göra som Obama eller Oprah och röra dig bland åhörarna.

• Ställ frågor på rätt sätt. Fråga inte ”är det någon som undrar något?” – undvik alla former av ja- och nej-frågor. Genom att fråga ”vad undrar ni om x” gör du det enklare för publiken att svara. Vänta tio sekunder om det blir tyst – ibland kan pausen få deltagarna att vilja bryta tystnaden.

• Be deltagarna diskutera frågan två och två, och därefter sammanfatta sin gemensamma konklusion.

• Använd frågelappar. Om du redan i förväg vet att frågestunden kan komma att bli obekvämt tyst; instruera deltagarna att i förväg skriva ner eventuella frågor kring området på anonyma lappar som du sedan går igenom vid presentationens slut.

• Retirera till handuppräckning. Om ingen tycks vilja ställa frågor öppet, fråga istället saker som ”hur många tycker att x är en bra idé?”, och försök utifrån handuppräckningen att få deltagarna att berätta mer.

• Avsluta presentationen genom att tacka publiken för deras input och åsikter, och gå om möjligt snabbt igenom på vilket sätt du kan komma att använda dig av informationen de gett dig.

Källa: http://www.psychologytoday.com/blog/threat-management/201003/interactive-presentations-avoiding-the-audience-dead-zone

© 2014 InsightLab

7

TAL OCH PRESENTATIONER Checklista: kroppsspråk i tal och presentationer Douglas Kruger är författare, talare och undervisar inom kroppsspråk. Han tipsar om några nyckelfaktorer att tänka på när du håller tal eller presentationer. När du står på scen bör du ha ett syfte med alla rörelser du gör, och hålla koll på vilken form av rörelser som skapar vilka slags reaktioner och känslor hos publiken. Tänk på detta: • Att ta ett steg ifrån publiken skapar ofta en negativ känsla, och energinivån i rummet går ner.

• Att ta ett kliv mot publiken skapar däremot en positiv känsla.

Värmen och energin stiger. Använd denna teknik när du vill uppmuntra eller övertala publiken.

• Att ”ankra” dig och bara röra dig från midjan och uppåt när du levererar dina huvudpoänger ökar din auktoritet och trovärdighet.

• Ska du berätta en historia? Lägg till gester och rör dig mellan olika platser för att levandegöra handlingen; låt ena delen av rummet representera en del av berättelsen, och vice versa.

• Slutklämmen/huvudbudskapet/avslutningen bör levereras i mitten och längst fram på scenen, eller motsvarigheten i mötesrummet.

• Tänk på att sättet du använder utrymmet på rent fysiskt säger lika mycket om dig som själva presentationen. Att begränsa sina rörelsemönster och prata alltför snabbt är inte särskilt övertygande.

Använder du dig däremot av mer utrymme samtidigt som du pratar långsammare upplevs du som mer självsäker.

Källa: http://mannerofspeaking.org/2012/06/18/ten-tips-on-using-body-language-when-delivering-a-speech/

Tips!

Hantera besvärliga frågor snyggt Ställer någon i publiken knepiga frågor? Även om du kan besvara dem kan det kännas jobbigt att hela tiden hamna i försvarsställning.

Ett sätt att hantera situationen är att istället kasta tillbaka frågan genom att fråga "vad tycker du själv?". Eller pröva med att involvera hela gruppen och nyfiket fråga "vad anser ni om det här?", utan att för den sakens skull ge sken av att ha hamnat i försvarsställning. På så sätt ändras dynamiken i diskussionen samtidigt som du involverar alla deltagare och bjuder in till diskussion.

Källa: "In Search of Solutions", David Quinlivan-Hall, Peter Renner

8

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

vad bör jag undvika i min presentation?

Svammel, siffror eller onödigt stela uttryck; här är åtta klassiska fallgropar att undvika när du håller tal och presentationer.

Du upplevs ”svamla” eller drar över tiden Sluta hellre för tidigt än att ”brodera ut” innehållet för att fylla ut tid eller dra över tiden. Det finns få saker som irriterar en publik mer än alltför ”ostrukturerat prat” och talare som drar över tiden. De bästa talarna slutar ofta några minuter före utsatt tid.

Du är för uppskruvad Är du för ”uppe i varv” riskerar du att uppfattas som påträngande, och din trovärdighet sjunker.

Undersökningar visar att ”lagom extrovert” beteende uppfattas som mest trovärdigt.

Du inleder med att säga att du är dåligt förberedd Ingen vill lyssna på någon som är dåligt förberedd, och att påtala din bristande förberedelse kan uppfattas som en förolämpning av de som tagit sig tid att lyssna på det du har att säga. Många använder sig av argumentet i syfte att framstå som bra talare som i själva fallet faller på sin bristfälliga förberedelse – något som snarare uppfattas som nonchalant av publiken.

dina bilder innan presentationen för att upptäcka eventuella stavfel, otydligheter eller allmänt informationsöverflöd.

Du tar inte reda på åhörarnas intressen Ta reda på vad som verkligen intresserar och engagerar din publik snarare än att utgå ifrån att de kommer att vara intresserade av innehållet du själv valt ut.

Du låtsas att du kan svaret på en fråga Påhittade och felaktiga svar tenderar att slå tillbaka.

Någon i publiken kan känna till svaret – vilket totalt undergräver förtroendet för dig. Om du inte kan svara – vänd tillbaka frågan till publiken eller erbjud dig att ta reda på svaret och återkomma till den som frågade.

Du försöker vara "någon du inte är" Satsa på att vara en ”tydligare version av dig själv” och undvik formella ord eller alltför ”stora” ord oavsett sammanhang – om det inte är din stil i vanliga fall.

Källa: InsightLab

Du har inte tid att besvara frågor Om du inte planerar in tid för frågor i slutet av din presentation kommer din publik att lämna ditt föredrag med obesvarade frågor och i värsta fall med uppfattningen att du inte bryr dig.

PowerPoint-slides med för mycket text/siffror, för litet typsnitt eller stavfel Många gör misstaget att ta med allt de vill ha sagt i själva PowerPoint-presentationen – men ingen i publiken orkar läsa siffror eller textmassor.

PowerPoint-bilder ska inte se ut att vara fotokopierade ifrån en bok. Be gärna någon annan ögna igenom

08-587 624 00, www.insightlab.se

© 2014 InsightLab

9

SKRIFTLIG RETORIK Hur skriver jag övertygande texter?

Hur tänker personerna bakom reklamen?

Dean Rieck är en världskänd copywriter som bland annat skrivit 22 böcker i ämnet skriftlig kommunikation och försäljning. Han tipsar om hur man på ett intresseväckande sätt når fram till läsaren utan att bidra till informationsöverflöd och mental överbelastning.

Här är Riecks bästa tips för texter man vill läsa: Gör tydlighet till prio ett. Du kan aldrig övertyga någon att agera på din text eller få läsaren att beröras av innehållet om det är rörigt och otydligt. Texten ska alltid vara lättläst, och huvudpoängen ska vara omöjlig att missa. Förenkla ett par steg längre än vanligt. Skär ner, renodla och ta bort.

Koppla ny information till för läsaren redan kända faktorer. Undvik missförstånd – använd dig av enkla liknelser som läsaren kan relatera till. Gärna faktorer som visar att du är insatt i läsarens situation.

Väck känslor. Vi tenderar att bättre komma ihåg budskap som kopplas till en känsla. Ta reda på var läsaren ”befinner sig” någonstans och hitta möjliga ingångar kopplade till personens känslor kring ämnet.

i en text, medan vi tenderar att glömma innehållet däremellan. Har du ett antal viktiga argument, fördelar eller unika vinklingar som du vill ska nå fram?

Placera dem då i de första och sista raderna.

Var på det klara med vad du vill ha sagt – innan du börjar skriva. Börja inte skriva innan du har hela idén kring vad du vill förmedla – och hur – klar för dig. Bestäm dig för vad du vill att mottagaren ska känna när den läser din text, och anpassa innehåll och ton därefter.

Tydliggör vad läsaren har att vinna på att läsa klart. ”What’s in it for me?”. Besvarar du inte frågan direkt är risken stor att texten förblir oläst. Ge redan från början läsaren en tydlig anledning till att läsa klart texten. Vad får läsaren ut av innehållet? Skriv utifrån detta perspektiv redan från rad ett.

Skapa förtroende – var tydlig med dina avsikter. ”What’s in it for you?” är nästa fråga läsaren kommer att vilja ha svar på. Tydliggör dina intentioner och syften. Visa att du förstår läsaren och dennes behov, och koppla detta samman med det du argumenterar för eller informerar om. Var tydlig med alla detaljer, undvik finstilt information och addera inga budskap ”mellan raderna”.

Källa: http://www.directcreative.com/the-curse-of-information-overload-and-how-to-avoid-it.html

Undvik för många lösa trådar. Du har mer än ett budskap, men vill inte riskera att läsaren värjer sig redan vid rad tre. Istället för att presentera all information direkt; börja med en enda renodlad idé och ett stort övergripande perspektiv. Lägg sedan stycke för stycke till nya budskap och ny information – hela tiden genom att referera till den övergripande ursprungsidén.

Skriv en text som står ut från mängden. Det behöver inte röra sig om något extremt, och får inte verka för ”sökt”. Men satsa gärna på detaljerna som får budskapet att sticka ut från normen.

Presentera dina viktigaste argument i både början och slutet. Ofta minns vi det första och sista vi läser

10

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

TEAMETS KOMMUNIKATION Verktyg för mötesledaren: Öka det personliga ansvarstagandet i gruppen Få även mer tystlåtna personer att kliva fram och ta ansvar när du håller ett möte.

De här stegen hjälper mötesdeltagarna att ta plats samtidigt som de stärker gemenskapen i gruppen.

• Vilka farhågor och reservationer har du?

• Är det något som du har sagt ja till som du känner dig osäker på?

• Är det något du har tänkt på, men som du inte har sagt för att du inte tror att det är tillräckligt viktigt?

1. Visa att det är ni på mötet som skapar själva möjligheterna – just nu

4. Få gruppen att göra åtaganden

Börja med att få alla att inse att ni kan åstadkomma saker så fort ni tar tag i dem – understryk att ni som sitter här på mötet är själva möjligheten. Ställ transformerande frågor – det vill säga frågor som får konsekvenser när de besvaras. Frågan i sig själv tvingar fram ett ställningstagande som gör att personen själv blir ansvarig för svaret och hur denne sedan väljer att agera. Exempel: • Vad kan vi göra här idag tillsammans som vi inte kan göra enskilt?

• Vad vill vi skapa tillsammans som kan göra skillnad?

• Vad kan vi göra här idag som förändrar morgondagen?

• Hur värdefullt vill du att ditt bidrag ska bli här idag?

2. Skjut över ägarskapet på gruppen Brukar ansvaret skjutas över på dig som mötesledare?

Se till att föra ut ägarskapet och ansvaret på mötet till hela gruppen. Ställ frågor som: • • • • •

Vad kan du bidra med på detta möte?

Hur värdefullt vill du att det här mötet ska bli?

Hur deltagande ska du vara?

Vilka risker är du villig att ta på det här mötet?

Vad är du villig att ändra för att åstadkomma nya och bättre resultat?

När vi kliver fram och säger vad vi tycker växer vi enskilt, men blir också mer förenade eftersom vi öppnar oss för varandra och blir tydligare i våra åsikter och ställningstaganden. Att ställa transformerande frågor är ett kraftfullt sätt att få personerna i gruppen att ta personligt ansvar. Transformerande frågor som kan bidra till ett ökat åtagande är: • • • •

Vad är du villig att göra konkret?

Vad är du villig att ta ansvar för?

Vilka löften är du villig att hålla i framtiden?

Vilket pris är du villig att betala för att helheten ska bli bra?

5. Avsluta mötet i positiv anda Det är lätt att fastna i diskussioner kring vad som kan förbättras. Avsluta därför mötet med att istället få medarbetarna att fokusera på det positiva och berömma varandra för insatser och egenskaper. Ställ frågor som: • På vilket sätt engagerade någon annan dig på det här mötet?

• Var det något speciellt som någon annan gjorde som hjälpte dig under det här mötet?

• Var det något som någon sa under mötet som du kände var värdefullt för din fortsatta insats i din roll?

Källa: Nyckeln till medarbetarskapet ligger i frågan ”Vem vill jag vara på jobbet?” , Intervju med Christer Ackerman, Leadership Briefing, Insightlab

3. Hantera åsiktsskillnader smidigt Försök att locka fram åsiktsskillnader. Visa i handling att det är okej att säga nej – har vi inte rätt att säga nej är vårt ja inte något värt. Ställ frågor som:

08-587 624 00, www.insightlab.se

© 2014 InsightLab

11

TEAMETS KOMMUNIKATION Checklista: Fem steg för en konstruktiv dialog i gruppen Tänk på detta när du vill lyfta en fråga i arbetsgruppen: • Formulera frågan så att den berör alla. Det är viktigt att man formulerar frågan utifrån de övrigas perspektiv. Exempel på dialogfrågor som berör alla: ”Vad tänker/tycker jag om den här situationen?”, ”Utifrån mitt perspektiv – vad ser jag för hinder/ möjligheter?”.

• Ge alla tid att reflektera innan någon säger något.

• Tänk på att så fort någon börjar prata styrs vinkeln och andra perspektiv går förlorade.

• Om du är mötesledare kan du be deltagarna att en och en berätta om sina inledande tankar. När vi ser varandras utgångspunkter blir det lättare att förstå varför vi resonerar olika.

• För en dialog i syfte att förstå varandra. Se till att alla kommer till tals. Uppmana till nyfikenhet med frågor som ”hur menar du då?”.

• Formulera ett gemensamt svar på dialogfrågan. Om det inte går att hitta ett gemensamt svar måste dialogen få fortsätta. I en privat situation kan det räcka med att man kommer så långt att man förstår varandra, sedan kan man gå vidare med olika åsikter. I en arbetsgrupp räcker inte det. Där måste man komma ett steg längre och formulera en gemensam ståndpunkt att arbeta utifrån.

Källa: Gruppdialog – ett oumbärligt verktyg för att få alla att dra lasset – åt samma håll, Intervju med Monica All, kommunikationskonsult, Leadership Briefing, Insightlab

Tips! få genomslag – Spara aldrig din åsikt till slutet av mötet Om du som mötesdeltagare väntar med att dela med dig av din åsikt till slutet av mötet är risken stor att den får mindre gehör och genomslag. Genom att ta ställning redan i början etablerar du rollen som någon att lyssna på, och dina inlägg får ökad respons.

Källa: http://www.forbes.com/sites/carolkinseygoman/2014/01/02/10-simpleand-powerful-body-language-tips-for-2014/

12

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

Checklista: vanliga kommunikationsmissar i teamet – OCH HUR DU ENKLAST UNDVIKER DEM Ett antal förrädiskt vanliga kommunikationsfel kan påverka vår förmåga att slutföra projekt, göra vår åsikt hörd och bli förstådda – och i värsta fall kan de ha inverkan på karriär och relationer.

Kristi Hedges är entreprenör, kommunikationsexpert, ledarskapscoach och författare. I boken ”Power of Presence: Unlock Your Potential to Engage and Inspire Others” listar hon metoderna som tar dig förbi problematiken.

Fallgrop: Ständiga missförstånd som leder till dubbelarbete. Har du någon gång undvikit att be om förtydligande i rädsla att verka inkompetent?

Alternativt, har du som projektledare ibland utelämnat delar av informationen i rädsla att annars framstå som om du petar i detaljer? Risken är stor att man skapar merjobb, både för sig själv och omgivningen.

Lösning: Om du känner någon som helst oklarhet, fråga efter specifika exempel. Att ställa relevanta frågor visar bara på engagemang. Alternativt, var noga med att påpeka att inga frågor är för dumma.

Fallgrop: Inte justera informationen efter mottagaren. Att ge fel mängd eller vinkel av information till fel personer kan ge ett oengagerat och oinsatt intryck.

Lösning: Var noga med att i förväg ta reda på vad personen/gruppen ifråga behöver för specifik information; ge inte för mycket detaljinformation till någon som bara är intresserad av övergripande bilden och inte för lite information till gruppen som berörs i större utsträckning.

Fallgrop: För många uttryck i stil med ”tror”, ”hoppas”, eller ”kanske”. Alltför vaga uttryck kan sänka din auktoritet och få dig att framstå som osäker på din sak. Det är stor skillnad i kraften mellan ”jag tror vi når vårt mål” och ”vi kommer att nå vårt mål”. Genom att påstå något ökar vi dessutom

08-587 624 00, www.insightlab.se

ofta chansen att det händer.

Lösning: Börja lägga märke till ditt eget språkbruk, och om du möjligen ibland gömmer dig bakom vaga uttryck. Spela in dig själv eller be en kollega hålla koll på när du använder dig av dessa uttryck, och försök byta ut dem mot uttryck du känner dig bekväm med som tillexempel ”jag tänker” eller ”jag ska”.

Fallgrop: En miljö där ingen vågar komma med nya idéer. En i teamet delar med sig av en idé – och genast påpekar någon annan möjliga brister.

En approach som kan verka analytisk och smart – och som i många fall kan vara nödvändig för att inte begå onödiga misstag – kan samtidigt tjäna som en effektiv kreativitetsdödare. Om du hela tiden försöker motverka problem genom att se möjliga svagheter i idéer och koncept kan du uppfattas som överdrivet negativ och svår att samarbeta med.

Lösning: En realistisk analys är ofta avgörande, men bör sparas till rätt tillfälle. För att bibehålla ett kreativt arbetsklimat behöver vi skapa en miljö som uppmuntrar nya infallsvinklar och idéer. Även när felet är uppenbart – hindra dig själv från att omedelbart kritisera eller ifrågasätta en idé eller nytt koncept.

Rör det sig om en riktigt dålig idé kan du säga att du uppskattar initiativet men förklara på vilket sätt idén inte kommer att fungera eller vad som kan förbättras.

Om du helt måste motsätta dig idén – försök att kontra med ett alternativ.

Fallgrop: Ja-fällan. Att vilja vara andra till lags och prestera kan ibland slå över, och leda till att vi tackar ja till omöjliga projekt eller deadlines.

Lösning: Tacka nej, inte genom att upplysa om vad du inte kan göra utan om vad som faktiskt är möjligt.

Källa: http://www.forbes.com/sites/work-in-progress/2011/07/15/five-communication-mistakes-that-areholding-you-back/

© 2014 InsightLab

13

KRITIK OCH FEEDBACK CHECKLISTA: GE KRITIK PÅ RÄTT SÄTT Konstruktiv och uppbyggande kritik är ärlig, konstruktiv, riktad mot sak istället för person och fokuserar på konkreta, tydliga mål. Tänk på detta: • Var ärlig. Undvik onödiga omskrivningar, men var tydlig med att skilja mellan personlighet och sakfråga och understryk att du kritiserar själva beteendet i sig – inte personen bakom.

• Var tillräckligt specifik. Istället för att säga ”du är alltid sen”, säg ”jag noterade att du var sen till avstämningsmötet – hur kan vi undvika att det sker nästa vecka?”.

• Lägg fokus på framtiden; undvik att ta upp sådant som varit, och kritisera bara beteenden och faktorer som är möjliga att förändra.

• Säg hellre ”jag” eller ”vi” än ”du”. Du skapar en känsla av ”enad front” och plockar effektivt bort negativa laddningar eller indirekta anklaganden.

• Säg inte för mycket på en gång. Håll kritiken kort och renodlad, och dela hellre upp den till flera tillfällen än att ta upp allt vid samma tillfälle.

• Uppmuntra motparten till att komma med egna lösningar, och erbjud när det är lämpligt hjälp och tips för att komma till rätta med problemet.

• Känn av stämningen för att veta när det är dags att sluta kritisera.

• Avsluta alltid kritiken med positiv ton. Bekräfta din tilltro till personen och dennes förmåga att komma tillrätta med problemet.

Källor: http://powertochange.com/world/criticize/, http://www.wikihow.com/ Criticize-Constructively

utmaning! lägg fokus på positiv feedback i en vecka Forskning visar att positiva känslor ökar vår förmåga att lösa problem, vara kreativa, behålla fokus och klara en tidvis hög arbetsbelastning.

Ett av de enklaste och bästa sätten att skapa en positiv känsla hos både givare och mottagare är positiv återkoppling, uppskattning och beröm. Utmana arbetsgruppen; ge minst en person en positiv kommentar om dagen under hela veckan.

Källa: InsightLab

14

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

Hur hanterar jag kritik riktad mot mig?

Att bli ett proffs på att ta negativ kritik är förmodligen en av de bästa investeringarna du kan göra i dig själv. Undvik känslomässiga eller överilade reaktioner med hjälp av några enkla åtgärder.

•

Tänk på detta: • Utvärdera källan och grundintentionen bakom kritiken. Börja med att analysera personens motiv och kunskap rörande situationen. Hur stor insyn och grad av inflytande har personen? Ta i första hand hänsyn till dessa faktorer för att avgöra hur mycket energi du behöver lägga på att bemöta kritiken.

• Svara på själva förslagen, inte på tonen de framförs med. Personen som kritiserar dig förmedlar indirekt någon slags förbättringsförslag. Är det en person som slänger sig med bristfällig retorik som angränsar till ilska och anklaganden är det lätt hänt att instinktivt hoppa över dessa förslag och svara direkt på tonen de framförs. Här är det viktigt att göra till en vana att separera kritiken från sättet den framförs för att svara på ett konstruktivt sätt.

• Försök att betrakta kritik som värdefull information. Om vi enbart fick ta emot beröm hade vi inte utvecklats särskilt mycket som personer.

Försök i den mån det går att välkomna kritik som

08-587 624 00, www.insightlab.se

•

•

•

•

förbättringsmöjligheter. Även i kritik framlagd på ett osmidigt sätt kan det ibland finnas korn av sanning. Kritik framstår ofta som enbart negativ, men genom att betrakta kritiken som ”förslag” blir situationen mindre laddad.

Lyssna på mer än en person. Känns kritiken obefogad eller överdriven? Försök om möjligt att ta reda på om fler personer i din omgivning uppfattar situationen på samma sätt.

Var uppmärksam på återkommande mönster. Om du får samma form av kritik från flera olika håll kan det vara läge att se över situationen.

Svara inte omedelbart på kritiken. Samla tankarna innan du svarar. Du hinner formulera ett bra svar och minskar risken att handla i affekt.

Hantera obefogad kritik med tystnad. Genom att bemöta obefogad kritik med så få ord som möjligt eller helt ignorera den ges den heller inte oförtjänt mycket utrymme.

Le. Att le kan såklart ta emot i vissa situationer, men ibland kan ett leende hjälpa oss att slappna av samtidigt som det fungerar avväpnande.

Chansen ökar dessutom att kritikern tar till en mjukare ton.

Källor: http://www.lifehack.org/articles/lifestyle/7-effectiveways-to-deal-with-criticism.html, http://www.ronedmondson.com/2011/06/5-right-ways-to-respond-to-criticism. html

© 2014 InsightLab

15

KONFLIKTHANTERING

VERKTYG: hantera konflikter hantera konfronta- med enkel NLP-övning tioner på ett snyggt sätt LEAPS-metoden är effektiv när det kommer till att mota en potentiell konflikt i grind och praktisk att ta till i stunder då du helt enkelt behöver stå till svars för något och på enklast möjliga sätt vill avväpna motparten och uppnå ömsesidig förståelse. LEAP står för ”Listen”, ”Empathise”, ”Ask”, ”Paraphrase” och ”Summarise”. Uppnå snabbt en konstruktiv dialog och ömsesidig förståelse genom att aktivt lyssna på vad motparten har att säga. Sätt dig in i dennes perspektiv och synsätt, och ställ frågor för att försäkra dig om att du förstått budskapet. Uttryck sedan det du uppfattat men i dina egna ord, och summera till sist vad du uppfattar som den andres budskap så kort och kärnfullt du kan. Genom att följa dessa steg blir det enklare att bibehålla lugnet i trängda situationer och dessutom snabbt komma fram till en lämplig lösning på situationen.

Den här övningen är särskilt effektiv i infekterade situationer då en konflikt förvandlats till en principfråga, eller där båda parter av stolthet eller principskäl står fast vid sin ståndpunkt och vägrar överväga möjliga alternativ. Övningen går ut på att motståndarna tvingas sätta sig in i varandras perspektiv och dessutom bilda sig en objektiv uppfattning av situationen. Att uttrycka känslor och behov snarare än att slänga sig med anklagelser och påståenden är grunderna i både NLP och non violent communication. För att uppnå ömsesidig förståelse kan man använda sig av den så kallade ”Perceptual Positions”-tekniken som ofta praktiseras inom NLP. Gör såhär: • Ställ tre stolar i en cirkel.

• I stol ett beskriver varje person sin situation ur sin egen synvinkel.

Fokus ska ligga på personens känslor och behov med aktivt undvikande av anklaganden och påståenden kring övriga personers handlande och synsätt.

• I stol två försöker varje person sätta sig in i motpartens synsätt och argumenterar så gott det går mot den egna saken som om personen var sin egen motståndare. Här är det viktigt att prata i jagform för att helt och hållet kunna gå in i rollen.

• I stol tre beskriver varje person slutligen situationen som en neutral observatör, och går igenom varje punkt på ett neutralt sätt. Följ upp övningen med en diskussion kring de eventuella nya perspektiv som uppnåtts och utvärdera hur väl personerna förstått varandras perspektiv och ståndpunkter.

Källa: http://www.trainingzone.co.uk/blogs/david-windle/opposite-leg-soft-skillstips/nonviolent-communication-and-nlp

Källa: http://irma.newsvine.com/_ news/2008/08/07/172898114-steps-improve-your-communication-skills

16

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

SVÅRA SAMTAL hur hanterar jag svåra samtal?

Behöver du ta upp ett obekvämt ämne, men skjuter på samtalet i rädsla över att det ska gå fel? Att undvika eller senarelägga svåra samtal gör som bekant ofta bara problematiken värre. Ta tjuren vid hornen med hjälp av dessa steg.

1. Ta initiativ i tid När situationen blivit ohållbar och du bestämt dig för att agera bör du bestämma tid med personen ifråga så snart som möjligt. Sätt dig i jämnhöjd med honom eller henne och se till att ditt kroppsspråk utstrålar en öppen attityd. Var medveten om tonläge och talhastighet. Gå nästan omgående in på det känsliga ämnet. När du försöker ta reda på problemet är det viktigt att du försöker inleda en dialog. En öppen och trygg stämning är en förutsättning för att en dialog kan påbörjas.

2. Ställ öppna frågor Visa tydligt att du vill förstå och höra mer. Till och från sammanfattar du vad personen har sagt så att du är säker på att du har uppfattat allting rätt. Om personen inte verkar instämma i din sammanfattning har du två möjligheter: antingen försöker du med en ny sammanfattning eller ber du honom eller henne att berätta mer. Även om du anser att du har fått en tydlig bild av problemet gör du rätt i att ändå fråga personen om det är någonting som du missat fråga om eller om det är någonting ytterligare han eller hon vill prata om.

som om du inte lyssnar och att jag måste hålla med dig för att undvika en attack från din sida.” Fokusera på beteende snarare än på personlighet.

5. Var mycket tydlig Undvik förskönande omskrivningar eller att tala i cirklar. Tala tydligt om vad du vill. Om ett besked ges på ett skickligt sätt kan innehållet, även om det är negativt, bli uthärdligt. Om budskapet är tydligt kan lyssnaren bättre börja bearbeta informationen.

Ett klart budskap minskar bördan snarare än ökar på den.

6. Var neutral Stämningen i ett samtal består som bekant till stor del av den icke verbala delen; intonation, ansiktsuttryck, medvetet och omedvetet kroppsspråk. Även om det är svårt att förhålla sig neutral när man överväldigas av starka känslor är det viktigt att förhålla sig så neutral som möjligt.

7. Använd dig av väl valda formuleringar Det finns många olika sätt att nå fram med ett budskap; vissa uttryck är måttfulla medan andra i värsta fall kan provocera din motpart så att han eller hon avfärdar dina ord och ditt budskap. Ha som mål att uppnå ett givande informationsutbyte, hur obekvämt ämnet än må vara.

Källor: Harvard Business Review; Svåra medarbetarsamtal, Åsa-Mia Fellinger; Genom sig själv känner man inte andra, Bente-Marie Ihlen, Heidi Ihlen, Ekerlids Förlag

3. hantera eventuell tystnad Om du möts av tystnad är det viktigt att fortsätta motivera personen att prata med dig. Fråga om det är någonting som du kan göra för att underlätta kommunikationen.

4. Ge konstruktiv feedback och kritik Fokusera på att beskriva snarare än att bedöma. Att kalla någon för ”dominant” är exempelvis inte lika konstruktivt som att säga ”när vi pratar känns det

08-587 624 00, www.insightlab.se

© 2014 InsightLab

17

BESVÄRLIGA PERSONER Hur BEMÖTER jag energitjuvar?

Energitjuvar kan orsaka allt från stresspåslag till sömnproblem, huvudvärk och nedstämdhet. Om du känner du dig mentalt och fysiskt dränerad på energi efter att ha umgåtts med vissa personer kan det vara läge att lägga upp en motstrategi.

Var förberedd nästa gång du ställs inför knepiga personlighetstyper. Tänk på detta:

Lär dig känna igen personlighetstypen Umgås du med någon som gör dig trött, ofokuserad och nedstämd? Lär dig känna igen beteendet för att i tid kunna agera så att du slipper dras med i negativa tankebanor. Detta brukar karaktärisera energitjuvar: • Påträngande, visar ofta tecken på gränslöshet.

• Dramatisk läggning, gör ofta en ”scen” av mindre händelser.

• Överdrivet kritisk, söker fel i både sitt eget och andras liv.

• Klagar på det mesta, har svårt att se det positiva i tillvaron.

• Hamnar ofta i bråk, har svårt att komma överens och kompromissa.

• Kräver mycket av sin lyssnare och har svårt att ta ett nej.

• Förklär förolämpningar eller negativa antydningar till ”komplimanger” och använder sig av ”småstick” för att effektivt men omärkligt sänka personer i sin omgivning.

Hitta din inre balans innan du umgås med energitjuvar Se till att möta energitjuven mentalt förberedd.

Visualisera hur du bygger upp en ”mental mur” som håller småstick och negativ energi på avstånd.

Avbryt ältandet; fråga om du kan hjälpa till med något Kroniskt negativa personer är ofta omedvetna om sin ”åkomma” och vill för det mesta bara kanalisera sitt missnöje. Avbryt den negativa spiralen genom att fråga om du kan hjälpa till med något eller fråga hur personen ifråga själv tänkt lösa saken. Personen kommer förmodligen (även om den inte öppet visar det) uppskatta din generositet eller börja fundera i mer praktiska och mindre destruktiva banor. Bonustips: ”hur menar du nu?” är en effektiv fråga som synliggör energitjuvens beteende och visar att du inte tolererar obefogade påhopp.

Avled negativa spår och uppmuntra positiva Det här är en metod som även används i barnuppfostran och som på ett effektivt sätt ”betingar” personen och styr denne bort från negativa tankespår. Svara helt enkelt med tystnad på klagomålen och uppmuntra aktivt negativa/konstruktiva uttalanden.

Om inget annat hjälper: dra ner på kontakten Dra om möjligt ner både på kontakten och ditt känslomässiga engagemang i energitjuven. Andras känslomässiga bagage är i slutändan deras eget.

Källor: http://personalexcellence.co/blog/energyvampires/, http://www.psychologytoday.com/blog/highoctane-women/201203/ how-deal-people-whodrain-you

Undvik att umgås ensam med personen ifråga När du själv umgås med en negativ person riktas all negativ energi mot dig, varför det kan vara att föredra att umgås i grupper om tre eller fler.

18

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

Hur BEMÖTER JAG härskartekniker?

Retorikexperten Elaine Eksvärd beskriver några av de vanligaste härskartyperna – hur du upptäcker dem och hur du hanterar deras maktmetoder.

Projiceringsmetoden Projiceringshärskaren strävar alltid efter att ta fokus från det problem du tar upp, och omvandla problemet till något som ligger hos dig. Exempelvis kanske du blir anklagad för att vara överkänslig när du tar upp ett relevant problem i arbetsgruppen eller relationen.

Hantera projiceringshärskaren: den här personlighetstypen kommer att göra allt för att skifta fokus från problemet till dig som person, och det du ska göra är att konsekvent styra tillbaka fokus till problemet genom att helt enkelt påpeka vad personen håller på med. Testa att föreslå att ni försöker lösa problemet tillsammans istället för att försöka peka på vems problemet är.

Komplimangmetoden Komplimanghärskaren använder sig av komplimanger och uppmuntrande ord för att manipulera och få personer att göra det de vill. En uppgift kan till exempel levereras som en komplimang, vilket kan göra det svårare för mottagaren att tacka nej då den upplever sig stå i ”tacksamhetsskuld” eftersom den precis fått höra någonting snällt. Dessutom kan personen som utsätts för komplimanghärskaren uppleva att den inte förtjänar komplimangen längre om den inte tackar ja till uppgiften, vilket leder till en vag obehagskänsla – något som komplimanghärskaren använder till sin fördel.

Hantera komplimanghärskaren: se igenom förskönande uttryck, vilket är något komplimanghärskaren gärna använder sig av för att förklä konsekvensen av uppgiften för dig. Ta emot eventuella komplimanger med ett enkelt ”tack” och gör det som står på din arbetsbeskrivning. Du behöver aldrig ”betala” för en komplimang genom att jobba övertid eller motsvarande göra saker du inte känner för.

08-587 624 00, www.insightlab.se

Stereotypmetoden Att generalisera är en neurologisk förmåga och vi skulle aldrig överleva utan att kunna ta en hel del för givet i vår omgivning. När vi dock tror oss veta vem någon är utifrån utseende, nationalitet, kön, handikapp, läggning eller religion så utövar vi stereotypmetoden.

Hantera stereotyphärskaren: den här härskaren agerar ofta omedvetet. Därför är det på en arbetsplats bättre att peka på fenomenet snarare än själva personen. ”Jag har noterat att vi alltid låter kvinnorna sköta protokollförandet, och att männen tar mer plats på mötena” kan du till exempel säga, och föreslå en gemensam lösning som inkluderar alla berörda.

Martyrmetoden Martyrhärskaren spelar på andras dåliga samvete för att få som den vill och få dig att känna dig dum om du kritiserar honom eller henne.

Hantera martyrhärskaren: är du tyst, ursäktande eller drar dig undan får martyrhärskaren vatten på sin kvarn. Det du istället behöver göra är att öppet avdramatisera personens utspel. När martyrhärskaren säger ”jaha så du tycker inte jag kan skriva?” kan du svara ”jag sa att just den här texten behöver skrivas om, jag har aldrig sagt att du skriver dåligt i allmänhet”.

Uteslutningsmetoden När du utsätts för uteslutningshärskaren blir du osynliggjord i syfte att göra dig osynlig och därmed ”obetydlig”.

Hantera uteslutningshärskaren: det här är den enda härskartekniken som kräver lite hjälp från omgivningen, alternativt modet att stå upp för sig själv och öppet ifrågasätta beteendet. Om du befinner dig i en grupp där du upplever att någon blir utesluten kan du diskret och utan att den utsatte personen hör fråga om vad du uppfattar och om de är medvetna om vad som pågår.

Källa: ”Härskarteknik – den fula vägen till makt”, Elaine Eksvärd

© 2014 InsightLab

19

DIN INRE DIALOG Verktyg: ”avslöja” din inre dialog och hitta dina mentala förbättringsområden

Ingen kommunikation är så viktig som den du har med dig själv. Din inre dialog och det du tänker om dig själv påverkar kraftigt både självkänsla och självförtroende.

era viktigaste kunder kommer att delta. Tänk dig att du ligger i sängen kvällen innan presentationen och tänker igenom morgondagens scenario. Vad säger du till dig själv? Notera tankar och känslor som dyker upp kring (den potentiella) situationen.

Den här övningen hjälper dig att få koll på dina slentrianmässiga tankemönster och på så sätt upptäcka och eliminera negativa inre monologer.

Steg 3: Gör en mental sammanställning kring det du noterat i övning ett och två. Ser du några gemensamma teman? Hur skulle du beskriva den övergripande tonen och känslan i din inre dialog? Är den positiv och peppande eller pessimistisk och dömande? Tveksam? Neutral? Engagerad, uttråkad eller substanslös och fylld med klyschor? Finns det särskilda områden där du är extra hård mot dig själv, eller där du är extra positiv och fylld med självförtroende? Ringa in de områden du upplever som särskilt negativa eller positiva.

Steg 1: Välj ut en dag då du aktivt lägger märke till dina automatiska tankar om dig själv. Förslagsvis en dag då inget utöver det vanliga är inplanerat. Avsätt några minuter var tredje timme då du noterar hur din inre dialog sett ut de senaste timmarna. Om du vill kan du skriva ner dina reflektioner. Notera exempelvis vad du tänkt om dig själv rörande: • Det du utfört de senaste timmarna • Dina kompetenser/din intelligens • Dina färdigheter inom ditt yrke eller det du sysslat med • Ditt egenvärde • Ditt utseende

Steg 4: När du fått bättre koll på din inre dialog kan det vara läge att finputsa eventuella förbättringsområden. Ett exempel på övning för detta finns på sidan 30.

Källa: http://www.drphil.com/articles/article/4

Steg 2: Föreställ dig nu att du har en viktig presentation inför dig där samtliga chefer, medarbetare och

20

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

Verktyg: förbättra din inre dialog i tre steg Tänker du lite för negativt ibland? Här är tre tips som finputsar din inre dialog.

• Du har utvärderat din inre dialog och har kanske upptäckt att du ibland använder dig av mentala bromsklossar i form av negativt laddade ord eller känslor. Lista dessa. Satsa sedan på att byta ut negativa ord mot neutrala alternativ, neutrala ord mot positiva alternativ och positiva ord mot (om möjligt) ännu positivare tankar och känslor. Forskning visar att negativa tankar bör bytas mot neutrala (och inte starkt positiva) då vi har svårt att ”lura” oss själva att tänka alltför positivt om vi är vana vid – eller tror på – motsatsen.

• Lista de gamla negativa/neutrala orden ovan och de nya ersättningsorden till höger om dem. Gör en kom ihåg-lapp med ersättningsorden/känslorna som du sedan sätter upp där du oftast befinner dig när du för dessa inre dialoger.

• Ha för vana att korrigera dina tankar så snart du kommer på dig själv med att tänka i negativa banor om dig själv. Till en början kan det kännas märkligt och ovant, men poängen är att ju oftare du blockerar negativt ”selftalk”, desto bättre kommer du att må och prestera.

Källa: http://www.inc.com/geoffrey-james/success-secret-change-your-internal-dialog.html

tips!

Skilj mellan tanke, prestation och person Det är lätt att identifiera sig med sina tankar om sig själv – oavsett om de är positiva eller negativa. Kanske känner du dig framgångsrik när du lyckas med en svår uppgift eller misslyckad när du får ett nej. I boken "The Power of Now" beskriver Eckhart Tolle vikten av att i viss grad "avassociera sig" med sina tankar om sig själv och därmed varken ta äran för saker som går bra eller skulden för något som går fel. Han tipsar om att betrakta händelser och tankar som upplevelser du får vara med om, snarare än åstadkommanden eller faktorer stämplade med positiva eller negativa epitet. Genom att på så sätt "gå bakom" den inre dialogen och inse att du inte "äger" vare sig framgångar eller misslyckanden så får eventuella negativa tankespår inte längre fäste.

Källa: "The Power of Now", Eckhart Tolle

08-587 624 00, www.insightlab.se

© 2014 InsightLab

21

DINA REFLEKTIONER DET HÄR VILL JAG FOKUSERA MER PÅ NÄR DET GÄLLER kommunikation: ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

22

© 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se

DET HÄR tar jag med mig från det jag läst: ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________

08-587 624 00, www.insightlab.se

© 2014 InsightLab

23

The way we communicate with others and with ourselves ultimately determines the quality of our lives Anthony Robbins

24

Š 2014 InsightLab AB

08-587 624 00, www.insightlab.se