Ledarskapets 7 nycklar by Insightlab AB

Insightguide®series

framgångsrik stresshantering chefens guide till hållbara arbetsklimat

KOMPETENSHÄFTE 3

Ledarskapets 7 nycklar

– för goda prestationer och lägre stress

I det här häftet kan du läsa om de sju nycklarna till ett ledarskap för hållbara prestationer och sunda arbetsklimat. Nycklarna har identifierats utifrån intervjuer med tio svenska chefer och lika många experter kring stress och hälsa.

”

Det krävs också en känsla av trygghet i arbetsgruppen. Denna trygghet kan nås genom ett utvecklande ledarskap där ledaren ser till att alla medarbetare just får utveckla och fördjupa sina relationer inom arbetslaget. Detta sker naturligt genom samarbete mellan individer, i samtal mellan individer, gärna där värderingar synliggörs. Vidare i ett klimat där feedback används som ett ärligt instrument för personlig utveckling. Skapas denna trygghet förminskas effekten av de stressorer som ger upphov till stress! Jan Svensson, ledarutvecklare, Hemvärnets stridsskola

1236273 Häfte 3.indd 1

2012-02-07 08:56:25

Kompetenshäfte: 3

framgångsrik stresshantering

Innehåll Nyckel 1: Tydlighet

s.3

Nyckel 2: Ge frihet och ansvar att styra sin tid och arbetsupplägg

s.5

Nyckel 3: Kommunicera, informera och stäm av

s.7

Nyckel 4: Prioritera, fokusera och välj bort

s.9

Nyckel 5: Skapa teamanda och samarbete

s.11

Nyckel 6: Diskutera hälsa, stress och förse med verktyg

s.12

Nyckel 7: Skapa trygghet och förtroende

s.14

1236273 Häfte 3.indd 2

2012-02-07 08:56:25

Ledarskapets 7 nycklar

framgångsrik stresshantering

Nyckel 1: Tydlighet Många av de chefer och experter som vi intervjuat lyfter fram tydlighet, i alla dess former, som en förutsättning för att minimera stressen bland medarbetarna (och hos sig själv som chef). Det handlar om tydliga förväntningar, processer, mål, ansvarsområden, ramar, uppföljning och utvärderingar. Motsatsen – otydlighet – leder till osäkerhet vilket ofta är en säker väg till ökad stress. Jan Svensson, ansvarig för ledarutveckling inom Hemvärnet, konstaterar exempelvis hur viktigt det är med ramar, arbetsbeskrivningar, regler och policys för att medarbetarna ska vara bekväma i sina roller. Här krävs enligt Jan en tydlighet som chef vad gäller målsättningar, utvärderingar och uppföljningar – hela ledet. – Det blir en transparens som minimerar risken för missförstånd och olika tolkningar – något som annars snabbt ökar den upplevda stressen. Vi lever i en på flera sätt osäker omvärld vilket gör att behovet av trygghet och tydlighet ökar. Många chefer och ledare underskattar, enligt Jan, tyvärr hur människor påverkas av osäkerhet.

Chefskapet behöver tydliggöras Roy Olofsson, ledarutvecklare på ValuesOnline Leadership Centre, anser att chefskapet har kommit i skymundan för ledarskapet de senaste åren och det har bidragit till den ökade stressen på arbetsplatserna: – Chefskapet handlar om att strukturera och planera verksamheten så att alla har bra förutsättningar att vara effektiva och prestera väl. Det här är en viktig del i att vara chef. Vi sätter alltför stor tilltro till att tekniken ska göra oss effektiva. Mobiltelefoner, e-post och sociala medier har många fantastiska fördelar men för att bli effektiva måste vi bli mycket bättre på att välja hur vi använder vår tid. Det är inte effektivt att få flera hundra mejl på en dag. Det är heller inte effektivt att snegla på inkommande sms och mail i mobilen när vi sitter i ett möte – för då blir vi inte närvarande i det vi gör. Det här området är eftersatt och det finns massor att göra som kan få oss alla att prestera bättre och må bättre.

”

Otydlighet är ett stort problem. Otydlighet är den främsta orsaken till utbrändhet. Att inte säkert veta vad som gäller är värre än att veta, men inte hålla med. Det är ingen tvekan om att det är så. Det har att göra med hur vår mänskliga hjärna fungerar. De allra bästa cheferna som jag har haft förmånen att jobba med – de som lyckas gång på gång – de har alla det gemensamt att de är riktigt bra på att fokusera verksamheten och affären. Jag skulle säga att det är 80 procent av vad det handlar om. Och det går inte att få till en god stämning på jobbet om det är otydligt hur man ska tjäna pengar. Det spelar ingen roll hur bra vi trivs med varandra och hur många fredagsöl vi har. Jan Sandgren, psykolog, affärskonsult och författare med förändring av mänskliga beteenden som specialområde

Tydliggör roller, uppdrag och förväntningar Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap och vinnare av utmärkelsen Årets Hälsosamma Chef 2011, menar att ett hälsobefrämjande ledarskap till stor del handlar om att minska stressen. – Vårt hälsobefrämjande ledarskap går ut på att höja effektiviteten och sänka ohälsan. Nummer ett i det arbetet är att skapa en förståelse för sammanhanget och vårt uppdrag som företag. Det handlar också om att förstå sin egen roll, sitt uppdrag och vilka förväntningar som finns. Att ha den förståelsen är jätteviktigt för att sänka stressen.

1236273 Häfte 3.indd 3

2012-02-07 08:56:25

Kompetenshäfte: 3

Vikten av ett ”pålitligt” ledarskap "Ett grundläggande krav för att undvika negativ stress är att man skall kunna uppfatta människor och ting i sin omgivning som pålitliga. ”Pålitlighet” innebär inte att människor och ting måste vara oföränderliga, att man alltid måste göra på samma sätt, att man måste kunna förutse vad som skall hända eller att människorna måste vara hederliga. Begreppet pålitlighet innebär i detta fall bara att den andres handlingar måste upplevas vara i linje med – det vill säga vara kongruenta med – det man tidigare sett av den personen." Källa: Rapporten ”Ohälsa och negativ stress i ett arbetsliv i förändring”, Yrkesinspektionen i Örebro

framgångsrik stresshantering

Tydlighet – ännu viktigare med flexibla arbetsupplägg På arbetsplatser med flexibla arbetsupplägg, mycket tid ute hos kund, virtuella team eller distansarbetare blir tydlighet än viktigare. – Vi verkar i en socialt intensiv bransch där dagarna präglas av många kontakter. Att arbeta hemma ger medarbetarna en möjlighet att sitta i fred och tänka utan att bli störda. De flesta jobbar hemma en dag i veckan. Att ha struktur handlar inte om vilken stol man sitter på utan om vad som förväntas av dig, att du har ett tydligt uppdrag, vad ditt mandat är och vad du får för återkoppling. Lena Bergström, vd MiL Institute

– Hos oss är god struktur, information, dialog och positiv feedback nycklar för att nå resultat och minimera eventuell stress. Jag tror att stressen är lägre hos oss på grund av att vi satsar på struktur, att vi informerar, att konsulterna är delaktiga och att vi ger återkoppling. Christina Savén, ansvarig HR/Marknad, MedEffekt AB

Börja redan i rekryteringen Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson, är mån om att sätta förväntningarna fullständigt tydligt för blivande anställda, i annons och vid intervjuer. – Det kan handla om allt möjligt, från förväntad kompetens och erfarenhet till löner och sociala faktorer. Sociala faktorer kan vara svårare att klargöra förväntningarna kring, men en bra fråga som man kan ställa är: Vad förväntar du dig av en bra chef? Det kan trigga igång en diskussion. Självständighet är en annan punkt som kan vara bra att få klarhet kring. Oftast förväntar man sig att en senior person ska kunna arbeta självständigt relativt snabbt medan en nyexaminerad behöver mer tid. Det är också viktigt att den som blir anställd är tydlig om sina egna förväntningar så att båda parter är tydliga och öppna mot varandra.

Dina fem huvuduppgifter som chef och ledare 1. Uppgiftsfokus. Hur ska vi tjäna pengar? eller ”Hur ska vi ge den bästa vården, den bästa utbildningen?” eller vad uppgiften nu är. 2. Ha en tydlig framtidsbild och visa på mål och visioner. Vår mänskliga hjärna älskar att få veta vart vi är på väg. 3. Se till att det finns spelregler i organisationen. Vi måste ha en gemensam strategi för hur vi ska bete oss för att nå våra mål. Vilka typer av handlingar leder oss framåt och vilka gör det inte? 4. Kommunicera uppgift ett till och med tre genom att lyssna och berätta, lyssna och berätta. 5. Den femte och sista av ledarens huvuduppgifter, som jag ser det, blir sedan att hjälpa alla att se meningen med det vi gör tillsammans. Vad betyder det här i ett större sammanhang – för hela organisationen – för samhället? AB

1236273 Häfte 3.indd 4

2012-02-07 08:56:26

Ledarskapets 7 nycklar

framgångsrik stresshantering

Nyckel 2: Ge frihet och ansvar att styra sin tid och arbetsupplägg Den andra nyckeln för att skapa hållbara arbetsklimat är kombinationen frihet och ansvar – vilket handlar om en känsla av kontroll över den egna situationen för den enskilde. Många av de intervjuade cheferna har betonat vikten av att ge medarbetarna ansvar, förtroende och frihet att utforma sitt eget arbete men också att stötta med ramar och rätt utveckling. Aktuell forskning stöder uppfattningen om vikten av personligt utrymme och kontroll över den egna situationen. Gunnar Aronsson, professor vid Psykologiska institutionen vid Stockholms universitet, lyfter fram följande faktorer för att människor ska uppleva att de utövar kontroll över sin situation på arbetsplatsen:

”

Våga lita på dina anställda och våga släppa taget. Låt dina medarbetare ta egna beslut, ge dina medarbetare mer frihet med eget ansvar. Dick Björklund, Leverans- och Logistikansvarig, Bavaria Stockholm

• Utveckla färdigheter och kunskaper • Utarbeta egna metoder och rutiner • Använda sin utbildning • Lära nytt • Ta ansvar • Vara oberoende • Kunna variera arbetet

Tydliga värderingar – en förutsättning För att kunna ta ansvar och agera självständigt krävs rätt förutsättningar. En av dessa är tydliga värderingar och en gemensam värdegrund, något som Peter Westford på Navigio Rekrytering & Ledarskap och vinnare av utmärkelsen Årets Hälsosamma Chef 2011 stryker under: – Nummer två i vårt hälsobefrämjande ledarskap är värdegrunden. Vår värdegrund består av fyra delar: kunden i fokus, respekt för individen, affärsmässighet och professionalism i allt. Vi har tillsammans definierat vad det betyder för oss. Vi har också tagit fram beskrivningar av beteenden för varje yrkeskategori, så att alla vet vad som skapar framgång. Om man vet det så behöver man inte vara osäker. Det är viktigt för att inte känna sig stressad.

Låt medarbetarna hitta egna lösningar Lena Hansson, förste rektor på Birger Sjöberggymnasiet, menar att deras låga sjukfrånvaro hänger ihop med en större frihetsgrad för lärarna: – Vi har lyckats med mycket utveckling och vi har en låg sjukfrånvaro. Till exempel har vi utvecklat utbildningsprogrammen. Vi har också skapat mer frihet under ansvar för lärarna. De har möjlighet att prova andra metoder istället för att följa fastställda mallar och scheman. Många tror att det är bra med central schemaläggning men det försvårar för lärarna om de till exempel vill utvecklas genom att delta i projekt eller närvara på mässor.

1236273 Häfte 3.indd 5

2012-02-07 08:56:26

Kompetenshäfte: 3

Att vara betydelsefull och respekterad Ett grundläggande krav för att undvika negativ stress är att bli respekterad som en unik individ som väljer att göra vad man gör och som kan ansvara för sina val. Att uppleva att man reduceras till ett medel eller ett verktyg för andras ambitioner skapar en mycket negativ belastning. Yrkesinspektionen har iakttagit att arbetstagarna på ett tillverkningsföretag i studien inte känner sig individuellt sedda av arbetsledningen, det vill säga man upplever sig varken respekterad för sin kompetens eller behövd som person. Vi har då gjort bedömningen att upplevelsen av att bara känna sig som ”en kugge i maskinen” innebär ökad risk för ohälsa. Denna negativa känsla blir än mer betonad på grund av att positiv feedback inte förekommer så ofta.

framgångsrik stresshantering

"Gör dig själv överflödig som chef!" Som chef har du en viktig uppgift i att sätta ramarna och spelreglerna vilket skapar de nödvändiga förutsättningarna för medarbetarna att agera med större frihet och ansvar: – Min vision, även om den kanske inte går att nå, är att jag inte ska behövas. Som chef ska jag sätta upp ramverket men sedan ska medarbetarna få frihet inom ramarna. När man planerar är det väldigt viktigt att medarbetarna förstår att inom ramverket får de agera fritt, här har de ansvar och befogenheter. Zoran Stojcevski, försäljningschef, Competens Learning Center

Frihet att styra över sin arbetstid och val av uppdrag Christina Savén på MedEffekt poängterar hur viktigt det är med individuell frihet och vilka positiva effekter det ger: – Konsulterna är engagerade, lojala, effektiva och positiva. De stannar länge i företaget. Vi har låg om ingen sjukfrånvaro. Många har jobbat på stora företag tidigare. Hos oss är de friare att själva styra över sin tid och vilka uppdrag de vill arbeta med. Frihet i förhållande till privatlivet är jätteviktigt såväl som löneläget!

Stötta genom att utbilda och utveckla medarbetarna i deras roller Flera av de chefer Insightlab intervjuat lyfter även fram betydelsen av att komplettera den egna friheten med att hjälpa medarbetarna att utvecklas och hitta ”rätt”. Peter Westford, vd på Navigio, är en av dem: – Varaktig konkurrenskraft skapas i miljöer där medarbetare kan utvecklas till sin fulla potential. Fråga dig sedan: Vad behöver jag göra som chef för att hjälpa medarbetarna att utvecklas till sin fulla potential? Som ledare har du till uppgift att hjälpa varje medarbetare att vara sitt bästa jag. Det är väldigt individuellt för varje medarbetare och hänger samman med personlighet och kompetens. Inom Navigio Academy får medarbetarna gå på både intern utbildning och externa kurser på högskolor och universitet. Man har mellan 10 till 30 utbildningsdagar per person och år. – Det är mycket, men det är för att vi ska få tillräckligt med kunskap för att klara av vårt jobb. Stress beror ofta på att man upplever att man inte har tillräcklig kunskap eller kompetens.

Källa: Rapporten ”Ohälsa och negativ stress i ett arbetsliv i förändring”, Yrkesinspektionen, Örebro distrikt

1236273 Häfte 3.indd 6

2012-02-07 08:56:26

framgångsrik stresshantering

Nyckel 3: Kommunicera, informera och stäm av Löpande dialog, kommunikation och information är den tredje nyckeln för att skapa det hållbara arbetsklimatet. Frånvaron av detta skapar osäkerhet vilket i sin tur leder till oro och spekulationer, särskilt i tider av förändring och osäker konjunktur.

Kommunikationen – helt avgörande för att vi ska utvecklas och må bra Jan Svensson på Hemvärnets stridsskola menar att kommunikationen mellan människor har som övergripande syfte att säkerställa egen överlevnad. Den har också underliggande syften som att: • Etablera relationer • Utveckla relationer • Fördjupa relationer I grund och botten handlar det om att mötet människor emellan ska upplevas som välgörande. Det handlar enligt Jan om att ha inställningen att mötet mellan människor och kommunikationen är viktig – i själva verket helt avgörande för att verksamheten och människor ska utvecklas och må bra. Jans råd är därför att prioritera kommunikationen – låt den ta plats! De goda arbetsklimaten skapas där relationer får utvecklas och fördjupas. Pernilla Alexandersson, verksamhetschef på AddGender, poängterar hur viktigt det som chef är att ge information till medarbetare regelbundet och genomtänkt. – Informerar man bara när det är katastrofläge eller när något speciellt har hänt, tenderar medarbetarna att få information mest när något är dåligt – och det är stressande. Att ge rätt information om läget även då det inte har hänt något särskilt, till exempel genom ett regelbundet veckobrev, hjälper att hålla medarbetarnas arbetsminne fritt från oro. Om man inte får information kan man lätt bli rädd för att man missat något, att man blivit utesluten eller bortglömd eller att det finns information som inte är positiv som därför inte informeras ut.

Ledarskapets 7 nycklar

De unga ställer andra krav på ledarskapet Undersökningar som Kairos Future har gjort, visar att den yngre generationen har andra förväntningar på ledarskapet. När de unga medarbetarna får definiera vilka egenskaper en bra ledare bör ha hamnar ordet »lyhörd« i topp och som god tvåa kommer ordet »rak«, som i rak kommunikation. Men rakhetsoch tydlighetsskolan är inte riktigt vad svenska chefer har gått i enligt Thomas Fürth på Kairos Future. – Många chefer är födda på 50-talet och är inte vana vid 2000-talets feedback och »rejtande«. De har varken lärt sig att »gilla« eller »dissa« så det här är en utmaning.

Låt medarbetarnas behov styra Vad ska man då informera om som chef? Utgångspunkten är att informera om sådant som medarbetarna efterfrågar. Det är alltså deras behov som i stor utsträckning ska få styra. Är du osäker så fråga. Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson, är mån om att kommunicera så öppet till teamet som möjligt – om allt möjligt – företagsresultat, teamets måluppfyllnad, organisationsförändringar, branschbenchmark och så vidare.

1236273 Häfte 3.indd 7

2012-02-07 08:56:26

Kompetenshäfte: 3

”

Jag tror att stressen i arbetsgruppen blir lägre med en god planering samt att vi leder och fördelar arbetet på ett bra sätt. Här är konsulterna alltid delaktiga. Vi kommer alltid överens om prisnivå och tidsuppskattning tillsammans med konsulten, innan vi skickar förslaget till kund. Det är ett sätt att skapa delaktighet och återkoppling. När ett projekt är avslutat får jag ofta feedback från kunden. Då är det viktigt att komma ihåg att berömma offentligt och ge eventuell kritik i enrum. Christina Savén, MedEffekt

framgångsrik stresshantering

Kommunicerande chefer – allt viktigare för att skapa hållbara och framgångsrika arbetsklimat Bra chefer är mer relevanta idag än någonsin. Resultaten från nyligen genomförda undersökningar av McKinsey & Company och Towers Watson visar att ett bra ledarskap kan öka de anställdas produktivitet med så mycket som 25 procent. Samtidigt menar organisationsexperter att det är en ny sorts chefsprofil som efterfrågas. Den moderna chefen är inte alls lika inriktad på processer och arbetsflöden som på att kommunicera med och skapa samhörighet med sitt team för att få dem att prestera sitt bästa varje dag. Den nya önskeprofilen för chefer är utan tvekan en central faktor för de anställdas utveckling, lojalitet och engagemang. Denna typ av moderna chefer kommer att bli ännu mer värdefulla för arbetsgivare under kommande år. Ledarskap är viktigt, men gott chefskap är ovärderligt! Källa: Management Today; http://www.managementtoday. co.uk/news/1076771/management-makescomeback/

Information skapar delaktighet Information i sig är viktigt för att undanröja osäkerhet. Men den fyller flera behov – inte minst att svetsa samman gruppen. Detta är något som Christina Savén på MedEffekt understryker: – Vi lägger också stor vikt vid information i form av månadsmöten med presentationer av projekt – vilket skapar delaktighet – samt återkoppling resultatmässigt. Varje vecka skickar dessutom vd ut ett veckobrev med information från den gångna veckan och om viktiga händelser kommande vecka. Medarbetarsamtal och dialog om utvecklingsmöjligheter är också en betydelsefull del. Vi arbetar även med att skapa trygghet och kontinuitet och ger regelbunden information om marknadsläget.

Öppna landskap kan underlätta kommunikationen Yvonne Peters Mårtenson på CYMKO Förvaltning berättar att man har flyttat till öppet landskap för att alla skall känna sig mer delaktiga och vara uppdaterade i det som sker på företaget. – Vi har veckomöten istället för månadsmöten där allt ventileras och uppdateras. Under veckomötena följer vi ett protokoll där vi bland annat tar upp förra veckans möte, vilket innebär att inget faller mellan stolarna. Det leder till mer aktivitet. Alla blir mer delaktiga med löpande kommunikation. Den stora skillnaden är att vi kommer på saker tillsammans. Visst har vi som är chefer ett föregripande ansvar men numera arbetar vi tillsammans på ett helt annat sätt än tidigare. Öppenheten och den ökade informationen till medarbetarna har gjort att alla ställer upp mer för varandra. Den ökade kompetensen och viljan att förändra har tillsammans med öppenheten gjort att samtliga känner sig mindre stressade.

1236273 Häfte 3.indd 8

2012-02-07 08:56:26

Ledarskapets 7 nycklar

framgångsrik stresshantering

Nyckel 4: Prioritera, fokusera och välj bort En av de svåraste uppgifterna som alla chefer måste lära sig att behärska är konsten att prioritera. På grund av begränsade resurser i form av både kapital och personal är det i princip omöjligt att arbeta med alla aktuella projekt på en och samma gång i en organisation. Därför är det helt avgörande att som chef kunna prioritera vissa projekt framför andra.

En av de viktigaste uppgifterna för chefen Lena Hansson på Birger Sjöberggymnasiet konstaterar att ett gott arbetsklimat där alla känner sig nöjda med sina prestationer är grunden för att motverka stress. För att kunna prestera väl behöver antalet uppgifter vid varje given tidpunkt hållas på rätt nivå: – När uppgiftsregnet ökar är det viktigt att sortera ut vad som är viktigast och som chef stötta medarbetarna i att ta bort vissa arbetsuppgifter. Vi jobbar med att ständigt förbättra arbetsprocesserna och skapa tydliga rutiner som underlättar arbetet.

Prioritera på en övergripande nivå Arbetet med att prioritera bland arbetsuppgifterna sker på flera nivåer, dels den övergripande och långsiktiga, dels den som görs varje dag. – Ja jag tror att många är ovana vid att prioritera bort. Det här arbetssättet kom framför allt i samband med en stor nedskärning där vi blev tvungna att minska personalstyrkan, då blev det mer aktuellt än tidigare. Många vill först inte prioritera bort för de tror att de då gör ett sämre jobb, men så behöver det inte vara. Vi har fått en viss mängd resurser och det innebär att vi inte kan göra allt. Det ger trygghet att jag som rektor backar upp om någon skulle klaga på sämre service.

Tips! Lena Hansson på Birger Sjöberggymnasiet tipsar om följande för att minska stressen i vardagen och skapa förutsättningar för hållbara prestationer: Arbeta med att tydliggöra vilka arbetsuppgifter som är viktigast. Jag brukar använda rubrikerna: • Det här ska vi göra • Det här gör vi i mån av tid • Det här gör vi inte

Lena Hansson, försterektor på Birger Sjöberggymnasiet

Medarbetarna blir lidande om chefen inte prioriterar När chefen inte prioriterar slutar det med att de anställda, som då måste försöka arbeta på alla projekt samtidigt, tvingas avgöra vad som är viktigt. I och med att de anställda ofta har en mer begränsad bild av företagets strategi så baserar de främst sina beslut på sin egen förmåga att utföra olika projekt. När cheferna på detta vis inte prioriterar så flyttar de, omedvetet, beslutsfattandet nedåt i organisationen och överlämnar det åt individer som kanske inte har tillräcklig överblick för att fatta rätt beslut. Källa: http://blogs.hbr.org/ashkenas/2010/03/the-problemwith-priorities.html

1236273 Häfte 3.indd 9

2012-02-07 08:56:26

Kompetenshäfte: 3

”

Utbildningen i effektivitet var startskottet i vårt arbete med effektivare ärendehantering och lärdomen från kursen har vi haft nytta av när vi har resonerat kring arbetsbelastning och vad vi själva har makten över. Lite kom-ihåg i vardagen som att ”sortera först – agera sedan”, att-göra-listor ska börja med verb: Ring… Ta reda på… Hämta…, och så vidare. Det har varit till stor hjälp. Carina Rudnert, Sektionschef Trafikmiljö, Trafikverket Region Syd

framgångsrik stresshantering

Hantera avvikelser Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson, poängterar vikten av att på ett direkt och rakt sätt hantera situationer när planeringen inte kommer att hålla. Han rapporterar uppåt i organisationen och prioriterar om på medarbetarnivå: – Gör uppföljningar av teamets tidrapportering (via enkla grafer) minst månadsvis för att se om du kan flytta uppgifter. Det här är inget man visar för teamet utan är ett sätt, bland många andra, att se om man i vissa fall behöver fördela om arbetet eller prioritera om för en medarbetare.

4 steg för att prioritera bland aktuella projekt 1. Gå igenom existerande projekt för att identifiera de verkliga prioriteringarna De flesta organisationer klargör sina prioriteringar i den strategiska planen som vid något tillfälle har upprättats. Över tiden minskar klarheten över vad dessa prioriteringar faktiskt innebär. Det är därför viktigt att med jämna mellanrum samla sitt team och gå igenom alla projekt för att se om de fortfarande ingår i prioriteringarna. Om projekten faller in under prioriteringarna visar det att den strategiska planen fungerar, om projekten å andra sidan inte stämmer överens med prioriteringarna så bör endera planen eller projekten revideras.

2. Sortera projekten efter betydelse så att det framkommer vilka som är viktigast Ett sätt att bestämma vilka projekt som ska satsas på är att genomföra en undersökning på chefsnivå, där cheferna individuellt får bestämma hur resurserna ska allokeras mellan olika projekt. På så vis får man reda på vilka projekt som prioriteras av cheferna, det vill säga vilka projekt som ses som viktigast.

3. Kommunicera med resten av organisationen Undersökningen måste ske på chefsnivå men resultatet av den måste förstås av alla i företaget. De anställda behöver veta vilka projekt som prioriteras och varför.

4. Upprepa processen med jämna mellanrum Nya möjligheter, omständigheter och hot kommer hela tiden att uppstå och nya projekt kommer att skapas. Det är en del av organisationens liv och eftersom organisationen inte är statisk är det viktigt att hela tiden uppdatera prioriteringarna för att se till så att de anställda och cheferna arbetar mot rätt mål. Som chef är det med andra ord lika viktigt att kunna välja bort för att möjliggöra att resurserna fördelas på bästa möjliga vis. Källa: http://blogs.hbr.org/ashkenas/2010/03/the-problemwith-priorities.html

1236273 Häfte 3.indd 10

2012-02-07 08:56:26

Ledarskapets 7 nycklar

framgångsrik stresshantering

Nyckel 5: Skapa teamanda och samarbete En stor del av arbetet i dagens organisationer utförs av arbetslag – vi är med andra ord beroende av varandra för att både lyckas med våra egna och de gemensamma uppgifterna och för att skapa en hållbar arbetssituation. Många av de intervjuade cheferna har tryckt på vikten av samarbete och laganda för att skapa ett utvecklande och hållbart arbetsklimat.

Teamanda och chefer som ”servar” Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap och vinnare av utmärkelsen Årets Hälsosamma Chef 2011, är en av dem som understryker vikten av gemenskap: – Vi är ett team med många kompetenser som tillsammans gör skillnad. Vi har gemensamma mål och är framgångsrika tillsammans. Vi har utvecklat tydliga processer, för då vet vi vad vi ska göra för att bli framgångsrika. Det är också av stor betydelse för att få ner stressen. Om jobbet känns svårt så får man hjälp av andra. Vi utgår ifrån att ”alla kan”. Lyckas man inte så beror det på att man ännu inte har lärt sig. Alla ledare i vår organisation har ett uppdrag: Att höja effekten. När någon befordras till chef så säger vi ”grattis, nu får du serva våra medarbetare”.

Öppenhet och en vilja att hjälpa varandra På arbetsplatserna med hållbara arbetsklimat finns det en anda av att göra sitt eget jobb bra, men lika viktigt är inställningen att rycka in där det behövs för att stötta sina kollegor: – Öka samarbetet och öppenheten på arbetsplatsen. Det gör att viljan att hjälpa varandra och att vara delaktig ökar och stressen för att inte hinna med minskar. Förståelsen för toppar i arbetet ökar. För att uppnå denna gemenskap och förståelse för varandra krävs att alla bjuder till och att man då och då gör något trevligt tillsammans. Vi har till exempel lagat mat tillsammans och när vi får en ny order så skålar vi. Då känner alla att det vi gör är bra och vi gör det tillsammans. Som ledning är det viktigt att man är öppen, lyhörd och verkligen beaktar idéer från personalen och visar att de är med och för företaget framåt.

Bygg teamet genom att ha roligt tillsammans Team fungerar bättre och är mer produktiva när de består av människor som är vänner. Människor arbetar också hårdare för ledare som de tycker om. Teammedlemmar som blir berörda på ett känslomässigt plan ger mer till teamet och till kunder. De flesta tycker att det är roligare att arbeta när alla är engagerade. Det kan därför löna sig att ha många teambyggande aktiviteter, eller att göra saker tillsammans på arbetstid som egentligen inte handlar om arbete, utan som enbart syftar till att bygga teamkänslan.

Yvonne Peters Mårtenson, en av cheferna på CYMKO Förvaltning

Fördela arbetsuppgifter och lär känna varandras områden

Källor: Tio teman i psykologins historia, Henry Egidius, Studentlitteratur

I arbetet med att skapa både utvecklande arbetsuppgifter och säkra en rimlig arbetsbörda för var och en är det ofta en poäng att lära sig varandras uppgifter. Detta leder både till ökad utveckling och till minskad sårbarhet och stress i händelse av frånvaro. – Vi är tre personer i min arbetsgrupp och det var tidigare lite rörigt. Det fanns inga tydliga fasta arbetsuppgifter eller ansvarsområden. Vi behövde få ett bättre flöde och mer lugn och ro i arbetet. Jag gjorde på följande sätt för att nå målet: Istället för att göra ”allting själv” så fördelade vi arbetsuppgifterna likvärdigt i vår arbetsgrupp med veckoschema så att olika arbetsuppgifter fördelas i gruppen. Varje vecka har man ansvar för en viss del och sedan byter man nästa vecka. Jobbet blir på så sätt omväxlande för alla varje vecka, och man får en bredare kunskap inom områden vi håller på med. Ingen håller på sitt, alla kan varandras arbetsuppgifter och vi blir mindre sårbara. Dick Björklund, Leverans- och Logistikansvarig, Bavaria Stockholm

1236273 Häfte 3.indd 11

2012-02-07 08:56:26

Kompetenshäfte: 3

Tips! Börja på en nivå du är bekväm med Känns det obehagligt och besvärligt att prata med medarbetarna om problem på ett mer personligt plan, såsom privatliv, stress och hälsa? Börja då med att ta de steg du är bekväm med. Lyssna på de omkring dig. Skapa förtroende genom att dela med dig av dina egna funderingar/utmaningar.

framgångsrik stresshantering

Nyckel 6: Diskutera hälsa, stress och förse med verktyg Det hållbara arbetsklimatet skapas till stor del genom ett medvetet ledarskap, delaktighet, tydlighet, samarbete och löpande prioriteringar. Förutom dessa grundläggande förutsättningar är det många av de intervjuade cheferna som berättar om vikten av att adressera frågor om hälsa och stress direkt.

Träning och rätt kost I dagens ofta hektiska arbetsliv är det många som periodvis försummar sin hälsa genom brist på motion och felaktig kost. Peter Westford på Navigio arbetar därför medvetet för att underlätta träning och rätt kost för medarbetarna: – Om vi är hyfsat vältränade för att klara en normal arbetsdag så hjälper det oss att undvika stressproblem. När vi har uppmärksammats i media för vårt hälsoarbete så har det ofta handlat om att vi har mätt faktorer som snittet på vår fysiologiska ålder. Vid första mätningen var vår fysiologiska snittålder 39 år. Fyra år senare var den 23 år, trots att vår faktiska snittålder ökade. Vi har allt från 40-talister till 90-talister hos oss och vilken träning och kost som passar är olika, men vi provar ihop och det bygger gemenskap. Vi har till exempel provat akrobatik med Cirkus Cirkör och vi har tränat med iTrim. Vi har bitvis hög arbetsbelastning och då behöver man sätta in aktiviteter där vi kan tala om det tillsammans. När det tynger är det viktigt att uppmärksamma det. Det vi gör på jobbet är inget sprintlopp. Det är snarare ett maratonlopp och då behöver man gå in och stötta som ledare. Vi brukar också ”ladda upp” inför tyngre perioder. Vi har till exempel gjort sådant som att bjuda på smoothies och vitaminshots.

Utbildning och verktyg för personlig effektivitet I arbetet med att förebygga stress är det flera av cheferna som har tagit initiativ till att förse sina medarbetare med konkreta verktyg och utbildning i personlig effektivitet. Carina Rudnert på Trafikverket Region Syd berättar att man i våras specialbeställde en kurs som heter ”Mer lugn – mer gjort”. Kursen innehöll bland annat följande delar: Grunder i mänskligt beteende: Hur hjärnan fungerar, Att få lugn och ro i huvudet, Ditt fokus påverkar din varseblivning Verktyg och vanor för effektivitet kopplat till mål/ansvarsområden: Kalendern som ett verktyg för att skapa resultat, Handlingsplaner, Fungerande att göra-listor Att kommunicera med raka budskap

1236273 Häfte 3.indd 12

2012-02-07 08:56:26

framgångsrik stresshantering

E-post och informationshantering: Hur du regelbundet håller inkorgen tom, även med 150-200 mail per dag, Fungerande arbetsvanor/e-posthantering, Kalenderhantering, Funktioner i Outlook/Lotus Notes som hjälper dig med arbetsflödet, Arkivera och hitta information – Vi valde att låta alla i sektionen gå utbildningen och i princip alla hittade något matnyttigt. Framför allt har vi en gemensam grund att stå på och ett gemensamt språk när vi pratar effektivitet.

Workshops kring hälsa Claes Schrewelius på Sony Ericsson berättar att man har genomfört ett antal workshops med företagshälsan för att dels mäta hälsa och välbefinnande, dels anordnat föreläsningar om dessa frågor: – Det här kan man inte göra alltför ofta, men det kan ge ökad insikt hos vissa medarbetare. Man ser att det finns ett gemensamt ansvar hos både individen och företaget. Människor är ofta snälla och säger inte till när det är för mycket, eller tar på sig för mycket för att de antingen är överambitiösa eller rädda för att säga nej.

Tips på hälsoaktiviteter • Restaurangsamarbete – Be en närliggande lunchrestaurang eller ansvariga på lunchmatsalen att ta fram fettsnål/hälsosam lunchmat. • Medarbetarnas egen kokbok – Ta fram en kokbok med medarbetarnas egna recept på hälsosam mat. Samarbeta gärna med lunchmatsalen så att medarbetarnas egna recept finns med på lunchmenyn då och då. • Dietistbesök – Bjud in en dietist för en lunchföreläsning om näringsriktig kost. Veckotidningarna är fulla av olika dieter och viktminskningsprogram. Tyvärr är många av dessa dieter inte alls så hälsosamma eller effektiva som utlovas. Prata hellre med en dietist om du vill göra stora förändringar i dina matvanor.

Ledarskapets 7 nycklar

Checkfrågor 1. Hur tar vi löpande tempen på våra medarbetares välmående? 2. Hur identifierar och hanterar vi de faktorer som ligger bakom ohälsa och stress? 3. Vilka förebyggande friskvårdssatsningar efterfrågas av våra medarbetare? Tillgodoser vi dem? 4. Har vi tydliggjort vilka chefer och medarbetare som är ytterst ansvariga för hälsoarbetet? 5. Vilka är friskfaktorerna som ger långsiktigt välmående hos medarbetarna i vår verksamhet? Källa: Personal:Manual 2010, Insightlab AB

• Tydligare näringsinformation – Be kafeterian eller matsalen att sätta upp lappar om näringsinnehåll och fetthalt på mat och smörgåsar. • Starta en hälsoklubb – Skapa möjligheter till hälsosamt umgänge bland medarbetarna genom att starta klubbar på arbetet såsom motionsklubb, promenadklubb, viktväktarklubb, fotbollsklubb osv. • Personalens bästa hälsotips – Publicera ”mitt bästa hälsotips” på en anslagstavla, via intern e-post eller på intranätet där VD, personalchefen, receptionisten, teknikern m fl berättar om sina bästa hälsoknep. • Lunchföreläsningar – Anlita talare från organisationen eller utomstående experter för att hålla lunchföreläsningar om hälsa. • Låt chefen ta första steget – Be en person ifrån ledningsgruppen inviga nya hälsoaktiviteter. Det brukar inspirera fler till att delta. Källa: Insightguide Hälsa & Friskvård, Insightlab AB

1236273 Häfte 3.indd 13

2012-02-07 08:56:26

Kompetenshäfte: 3

framgångsrik stresshantering

Nyckel 7: Skapa trygghet och förtroende Osäkerhet om framtiden är starkt förknippat med stress. När vi oroar oss för vår anställning, vår privatekonomi, hälsa eller arbetssituation ökar stressen och mycket onödig energi går till spillo. Ett genomgående drag i intervjuerna har därför varit att arbeta aktivt för att skapa "trygghet" i många olika former.

Trygghet kring privatekonomin – Eftersom vi är ett mindre företag och inte har kollektivavtal för de anställda anlitar vi en försäkringsmäklare gällande försäkringar och pensionssparande. Att ha en god privatekonomi är viktigt för att inte känna sig stressad. Christina Savén, ansvarig HR/Marknad, MedEffekt AB

Trygghet kring hur det går för verksamheten – Vi har olika upplägg för de anställda lönemässigt där vissa har garantilön samt provision medan andra jobbar helt provisionsbaserat, enligt eget önskemål. Under månadsmötet informerar vi alla konsulter om hur det går för företaget, vilka uppdrag som har kommit in, vilka som är på ingång och vilka prospects vi har. Det ger trygghet för såväl ledning som konsulter. De vet hur det går och är informerade om vad som händer. Christina Savén, ansvarig HR/Marknad, MedEffekt AB

Trygghet kring anställningen – Trygghet är en mycket viktig del. Vi är ett stabilt företag som inte säger upp folk så snart det blir lågkonjunktur. Vi återinvesterar delar av vinsten på ett klokt sätt och vi har bra försäkringar för medarbetarna. Att känna sig trygg gör också att stressen minskar. Peter Westford, vd på Navigio Rekrytering & Ledarskap

”

Som medarbetare har du ansvar för att säga till när det är för mycket. Och som chef har jag ansvar för att åtgärda det. Ofta handlar det om den totala livssituationen för någon när det blir för mycket. Det ska man inte stå ensam i.

Trygghet kring aktuella uppgifter

Lena Bergström, vd MiL Institute

Trygghet kring ledarskapet

– Ha regelbundna face to face-möten, varannan vecka i normalfallet och varje vecka för nyanställda, där man bland annat följer upp målen, både kort- och långsiktiga, och har möjlighet att mitigera. Att ha f2f-möten är framför allt viktigt när man har ett större team, eftersom risken då är större att man tappar bort någon. Regelbundna möten är ett sätt att hålla kontakten. Medarbetarna får också möjlighet att prata av sig och kan ta upp saker som de oroar sig för, till exempel en arbetsuppgift. Claes Schrewelius, tidigare linjechef och projektledare inom R&D på Sony Ericsson

Jan Svensson på Hemvärnets stridsskola menar att en av de viktigaste förutsättningarna för att minimera den upplevda stressen bland medarbetarna är att det finns tillit och förtroende för chefen och ledningen. – Det handlar bland annat om chefens empati – att medarbetarna upplever att det finns en förståelse för den egna situationen och vardagen. Att man upplever att chefen förstår konsekvenserna av olika beslut och åtgärder. Jan Svensson, ledarutvecklare, Hämvärnets stridsskola

1236273 Häfte 3.indd 14

2012-02-07 08:56:26

1236273 H채fte 3.indd 15

2012-02-07 08:56:26

De sju nycklarna för ett hållbart ledarskap Nyckel 1: Tydlighet Nyckel 2: Ge frihet och ansvar att styra sin tid och arbetsupplägg Nyckel 3: Kommunicera, informera och stäm av Nyckel 4: Prioritera, fokusera och välj bort Nyckel 5: Skapa teamanda och samarbete Nyckel 6: Diskutera hälsa, stress och förse med verktyg Nyckel 7: Skapa trygghet och förtroende

Kungsgatan 71 SE-112 27 Stockholm SWEDEN Tel +46 (0)8 587 624 00 Fax +46 (0)8 587 624 90 www.insightlab.se

1236273 Häfte 3.indd 16

2012-02-07 08:56:27