Stressverktyg

Verktyg

Insightguide

®

series

Checklista: Din egen situation som chef Att skapa ett hållbart arbetsklimat som chef bygger på att du har rätt förutsättningar själv. Nedanstående checklista är baserad på frågor i AHA-enkäten som tagits fram av Sektionen för personskadeprevention, Karolinska Institutet. Använd den för att ringa in de områden som behöver adresseras för att skapa bättre förutsättningar för ditt arbete med ett hållbart arbetsklimat.

Dina egna förutsättningar • Finns det verkliga möjligheter att vara ledare och chef i organisationen?

• Hur är kulturen på arbetsplatsen? Konkurrensinriktad? Samarbetsvillig?

• Stämmer dina personliga värderingar med organisationens?

• Har du förtroende för ledningen?

• Har du tillräckligt och tydligt mandat och stöd från dina överordnade?

• De mål du ansvarar för – är de realistiska och har du tillräckliga resurser för att kunna uppnå dem?

• Får du som chef stöd, uppmuntran och feedback från dina överordnade och kollegor?

• Kan du säga ifrån “uppåt”?

• Får du hjälp att lösa problem?

• Får du tillräcklig arbetsro? Eller är kraven på förändringar och omorganisationer svåra att förena med övriga mål för verksamheten?

• Finns det möjlighet till personliga utmaningar både för dig som chef och dina medarbetare?

• Är arbetet meningsfullt och utvecklande?

Kommentar:

Din relation till medarbetarna • Är det en bra relation mellan dig och dina medarbetare?

• Uppmuntrar du dialog och kommunikation?

• Kan dina medarbetare säga ifrån?

• Tar du itu med problem och konflikter?

• Uppmuntrar du som chef dina medarbetare att delta i viktiga beslut?

Kommentar:

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 3

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:12

Insightguide

®

Series

Verktyg

Att leda verksamheten • Är arbetet “rättvist” fördelat? Tycker dina medarbetare det?

• Behandlar du alla på ett likvärdigt sätt?

• Upplever dina medarbetare att de har kontroll och inflytande över sitt arbete?

• Stödjer medarbetarna varandra? Stödjer de dig?

• Finns det tydliga mål för verksamheten?

• Har dina medarbetare väldefinierade ansvarsområden, eller finns det en otydlighet – som kan leda till stress och spänning?

• Vad kan du göra som chef om medarbetarna blir trötta, utmattade, sjuka?

Kommentar:

Dina drivkrafter • Hur viktigt är jobbet för dig som chef? För dina medarbetare?

• Varför vill du vara chef? Vilka är dina drivkrafter?

Kommentar:

Din balans mellan arbete och privatliv • Har du en bra balans mellan arbete och privatliv?

• Har du stöd utanför jobbet – från anhöriga och vänner?

Kommentar:

Källa: Sunt Liv, http://www.suntliv.nu/AFATemplates/Page.aspx?id=594. Frågorna bygger på AHA-enkäten som tagits fram av Sektionen för personskadeprevention, Karolinska Institutet.

www.insightlab.se

1236271 Verktyg stressguiden.indd 4

© InsightLab

2012-02-07 19:21:13

Verktyg

Insightguide

®

series

Workshop: Ett hållbart arbetsklimat Nedanstående checklista är hämtad från Afas idéskrift ”Ett bättre arbetsliv med mindre stress”. Använd den enskilt eller tillsammans med din grupp för att ringa in de områden du/ ni vill prioritera och där ni har mest att vinna på att genomföra åtgärder och förbättringar.

Mål, värderingar och vision • Är företagets/organisationens mål och värderingar tydliga?

• Känner alla medarbetare till visionen?

• Har medarbetarna egna mål som ligger i linje med organisationens mål?

Gruppens storlek • Är arbetsgrupperna lagom stora, så att chefen kan vara synlig och finnas till hands?

Meningsfullhet • Har medarbetarna meningsfulla, stimulerande arbetsuppgifter?

• Får de använda sina kunskaper och erfarenheter?

Inflytande/kontroll • Får medarbetarna delta i de beslut och åtgärder som påverkar deras arbete?

Ansvar • Får medarbetarna ta eget ansvar?

• Har de tillräckligt med resurser och befogenheter?

Belöning • Får medarbetarna tillräckligt med uppskattning?

• Får de uppmuntran? Blir de sedda?

Arbetsbelastning och krav • Står arbetsuppgifterna i proportion till medarbetarnas förmåga och resurser?

• Är kraven lagom höga?

Roller och befattningsbeskrivningar • Vet alla vad som förväntas av dem och vem som ska göra vad?

Arbetstid och övertid • Har medarbetarna tillräckligt med tid för att göra sitt jobb på ett tillfredsställande sätt?

• Finns det balans mellan arbete och fritid?

• Var går gränsen för övertid?

• Går du som chef oftast hem när arbetsdagen är slut?

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 5

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:13

Insightguide

®

Series

Verktyg

Återhämtning • Får medarbetarna tid för återhämtning efter krävande arbetsinsatser och projekt?

Dialog och information • Får alla rätt information i rätt tid?

• Har medarbetarna möjlighet att göra sig hörda? Får de gehör för klagomål?

Utvecklingssamtal • Får varje medarbetare möjlighet till minst ett utvecklingssamtal varje år?

• Diskuteras balansen mellan arbete och fritid vid utvecklingssamtalen?

Kompetensutveckling • Får medarbetarna möjlighet till kompetensutveckling?

Trygghet och rättvisa • Har medarbetarna fått klara besked om anställningstrygghet och karriärutveckling?

Social gemenskap • Finns det möjligheter till socialt umgänge, så att arbetskamrater kan umgås, stödja och hjälpa varandra?

• Har ni gemensamma fikaraster?

• Deltar du/chefen?

Fysisk arbetsmiljö • Finns det brister?

• Har alla de hjälpmedel man behöver för att kunna uträtta sitt arbete?

• Hur är det med buller, ventilation? Vilka åtgärder behövs?

Källa: Afas idéskrift ”Ett bättre arbetsliv med mindre stress”, http://www.afa.se

Vilka är era prioriterade områden:

www.insightlab.se

1236271 Verktyg stressguiden.indd 6

© InsightLab

2012-02-07 19:21:13

Verktyg

Insightguide

®

series

Checklista: Hur du kan underlätta en balanserad arbetssituation • Vara ett positivt exempel för dina anställda. Kanske tror dina anställda att du inte har något liv utanför arbetet? Berätta hur du själv gör för att försöka få balans i tillvaron.

• Uppmuntra ditt team att öppet diskutera problem som uppstår.

• Fråga dina anställda vad som händer i deras liv och vad som betyder mest för dem. Räkna inte med att alla kommer säga att arbetet är viktigast.

• Ta upp frågan om livsbalans till diskussion.

• Skapa en kultur som fokuserar på kvalitet i arbetet istället för kvantitet.

• Utnyttja de möjligheter tekniken ger för distansarbete och flexibla arbetstider.

• Acceptera att de anställda ägnar några timmar i veckan av arbetstiden åt personliga göromål.

Undersökningar visar att anställda som ges denna möjlighet är klart mer motiverade än dem som inte ägnar någon del respektive större delen av arbetstiden åt privata behov.

• Uppmuntra dina medarbetare att fullfölja sina åtaganden med familjen.

• Ingrip aktivt vid tillfällen då du ser att någon arbetar för mycket.

• Boka in löpande individuella samtal med dina medarbetare.

• Sök aktivt efter tecken på stress, för hög belastning och sjuknärvaro.

• Tillåt begäran om ledigheter så långt det är möjligt.

• Coacha aktivt dina medarbetare genom svåra situationer.

Källa: Insightlab AB

Egna idéer:

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 7

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:13

Verktyg

Insightguide

®

series

Checklista: De fyra stegen i systematiskt arbetsmiljöarbete Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren skyldig att se till att det bedrivs ett ”systematiskt” arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen. Föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete precierar hur detta arbete ska gå till. Fyra grundpelare i det systematiska arbetsmiljöarbetet är:

Steg 1. Undersök arbetsförhållandena Om risker i arbetet upptäcks tidigt kan åtgärder vidtas för att undvika att de anställda skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. I det dagliga arbetet kommer det ofta fram hur personalen mår.

Stor korttidsfrånvaro, vantrivsel och relationsproblem är varningssignaler. Skriv ner de riskkällor som identifierats vid undersökningen, till exempel hög arbetsbelastning, ensamarbete och tunga lyft. Även om det inte finns något bestämt tidsintervall ska undersökningarna göras så ofta att ni har klart för er vilka risker som finns och vad som behöver göras.

Steg 2. Gör en riskbedömning Värdera de riskkällor som identifierats. Fråga dig hur stor sannolikheten är för att arbetstagare ska drabbas av ohälsa på grund av riskkällan. Fundera också över konsekvenserna av det som kan hända. Ange om risken är allvarlig eller inte. Riskbedömningen är ett viktigt underlag i det fortsatta arbetet. När ni vet vilka riskerna är och hur allvarliga de är, bestäm då vem eller vilka som ska åtgärda dem och hur uppföljningen ska ske. På en mindre arbetsplats är det ofta chefen själv som tar hand om arbetsmiljöfrågorna. Det kan också vara någon annan som får i uppgift att åtgärda och kontrollera de genomförda åtgärderna.

Steg 3. Åtgärda risker som kommit fram Eliminera de allvarligaste riskerna först. Åtgärda redan vid källan om det går. Om risken inte kan undvikas helt måste man hantera den på annat sätt, till exempel genom att arbetstagarna får särskilda instruktioner om stöd, handledning eller använder personlig skyddsutrustning.

Steg 4. Gör en handlingsplan för det som inte genomförs omedelbart Skriv ner i en handlingsplan de åtgärder som inte genomförs samma dag eller någon av de närmaste dagarna. Anteckna när genomförandet ska ske och vem som har ansvaret.

Företagshälsovården är en oberoende expertresurs som med fördel kan anlitas vid undersökningar och riskbedömningar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den kan också vara en värdefull tillgång när de planerade åtgärderna ska genomföras.

Tips! Arbetsmiljöverkets skrift Systematiskt arbetsmiljöarbete mot stress kan laddas ner som pdf-fil från www.av.se/dokument/publikationer/bocker/h351.pdf

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 11

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:13

Verktyg

Insightguide

®

series

Checklista: Systematiskt arbetsmiljöarbete – riskfaktorerna I alla arbeten finns ett antal faktorer eller riskkällor som är viktiga att uppmärksamma.

Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna.

Hur ofta undersökningar ska göras bestäms till exempel av verksamhetens art och omfattning. Regelbundenheten, formerna för undersökningarna och riskbedömningarna bör göras i samförstånd med arbetstagarna. Nedan följer antal exempel på riskkällor som Arbetsmiljöverket lyfter fram och åtgärder mot dessa. Vilka av dessa är risker i er verksamhet?

Stor arbetsmängd – högt arbetstempo.

Om arbete med stor arbetsmängd, högt arbetstempo eller arbete under tidspress kombineras med små möjligheter att påverka den egna arbetssituationen kan det ge konsekvenser i ohälsa och bidra till sjukdomar. Att under en begränsad tid ha hög arbetsbelastning behöver inte ge konsekvenser i ohälsa. Men att långvarigt arbeta under tidspress är tärande på hälsan, även när arbetet är engagerande. Att fördela om arbetet mellan arbetstagarna är en uppgift för chefen. Likaså kan en åtgärd vara att ge hjälp med att prioritera arbetsuppgifterna.

Ensidigt, upprepat och monotont arbete.

Ensidigt, upprepat och monotont arbete ger små möjligheter till utmaningar och till personlig och yrkesmässig utveckling. Detta leder till understimulering som kan bidra till ohälsa. Att utifrån inventering av de arbetsuppgifter som finns utvidga arbetsinnehållet, är ett sätt att göra arbetet mindre monotont. Det kan ofta förenas med kompetensutveckling.

Våldsrisker.

Att bli utsatt för fysiskt våld och skada mot den egna kroppen, innebär alltid en traumatisk upplevelse och kan ge allvarliga psykiska konsekvenser. Lika traumatiskt kan ett hot vara. Det är viktigt att kartlägga riskerna omsorgsfullt och utifrån kartläggningen vidta nödvändiga åtgärder som till exempel larm, säkerhetsrutiner, dubbelbemanning, information och utbildning. Det är dock sällan alla risker för hot och våld kan förebyggas. En beredskap för omhändertagande vid traumatiska händelser behövs för att förebygga framtida skada och men för dem som drabbas.

Skiftarbete – oregelbundna arbetstider. Arbete nattetid står i konflikt med vår naturliga dygnsrytm och innebär därför en påfrestning på kroppen. Dessutom innebär nattarbete en försämrad vakenhet och därigenom ökade olycksrisker. Man bör undvika alltför långa arbetspass, och vid treskift är ordningen morgon – eftermiddag – natt att föredra framför den omvända. För återhämtning mellan två arbetsskift behövs vanligen 11 timmars vila. Efter en period med flera nattskift är det angeläget att lägga in en längre vila. För lite sömn ökar de negativa effekterna av stress och sömnbrist är i sig en stressfaktor som kan ge ohälsa.

Kränkningar – trakasserier – konflikter.

Stress försämrar vår empati och uppmuntrar beteenden som ryktesspridning och utlöser försvarsmekanismer som kan leda till att ”syndabockar” söks. Kränkningar och konflikter som har sin grund i arbetssituationen genom för hög arbetsbelastning, otydliga förväntningar på arbetsinsats, få eller inga reaktioner på utfört arbete med mera, bör betraktas som en konsekvens i organisationen men är samtidigt en riskkälla för anställda i omgivningen. Det är viktigt att synliggöra konflikterna, utreda och åtgärda orsakerna till dem.

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 13

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:13

Insightguide

Verktyg

®

Series

Oklara förväntningar på arbetsinsats – oklara roller.

Denna riskfaktor handlar om att arbetsuppgifter och ansvarsområden inte är väldefinierade eller att det ställs motstridiga krav på personen och kraven blir omöjliga att leva upp till. Grunden till dessa förhållanden kan ofta ligga i oklara mål eller oklar arbetsfördelning. En tydlig styrning och uppgiftsfördelning är av betydelse för att förebygga ohälsa. Lika viktigt är konstruktiv feedback, information, introduktion med mera.

Ständiga förändringar – otrygghet i anställningen.

Förändringar i arbetslivet är oundvikliga och innebär oftast en påfrestning. Avgörande från arbetsmiljösynpunkt och för konsekvenserna för den anställde är ofta hur förändringar genomförs och i vilken utsträckning den anställde ges information och möjlighet att vara delaktig i förändringen.

Arbete med människor.

Detta avser sådana arbeten där det viktigaste redskapet är den egna personen, till exempel sjukvårdspersonal, socialarbetare och anställda inom omsorgen. Deras arbetsuppgifter är ofta engagerande men kan bli tärande, och i kombination med högt arbetstempo kan de ge risk för ohälsa i form av stressymtom. Åtgärder som kan mildra är att tillföra kompetens och öka professionalismen i arbetet, till exempel genom handledning.

Ensamarbete.

Att utföra arbete ensam kan innebära en stark psykisk påfrestning, särskilt om det är förenat med andra risker, till exempel våld eller trakasserier. Ett annat förhållande som kan vara påfrestande är övervakningsarbete där stora värden – mänskliga och materiella – står på spel. Ensamarbete kan även innebära en ökad olycksfallsrisk. Det är viktigt att arbetstagaren kan känna sig trygg genom nödvändiga larmanordningar och till exempel genom att vid behov kunna konsultera arbetsledningen. För att förebygga ohälsa måste arbetet ibland organiseras så att ensamarbete minimeras.

Komplexa arbetsuppgifter.

Snabba förändringar och nya arbetsförhållanden upplevs ibland som påfrestande. Ofta kan sådana arbetssituationer ändå vara stimulerande och utmanande, särskilt om möjligheterna att själv kunna påverka förhållandena är goda och arbetsuppgifterna är betydelsefulla.

Den tekniska utvecklingen i arbetslivet innebär ofta att nya komplexa uppgifter tillkommer. Den kan även få till följd att mängden information ökar och blir en påfrestning. Att vid förändringar av arbetsformer, till exempel vid införande av teknikstöd, ge kompletterande kunskaper är grundläggande. Det är också viktigt att få delta i förändringsarbetet och även, vid behov, få handledning i arbetet.

Sociala kontakter.

Människorna på arbetsplatsen är också en del av arbetsmiljön. Det gäller naturligtvis särskilt för arbeten där kontakten med andra människor utgör en väsentlig del av arbetet.

Men det gäller också våra relationer till arbetskamrater och chefer. Hur vi umgås med och behandlar varandra på arbetsplatsen har stor betydelse för hur vi mår i vårt arbete. Att synliggöra normer och skapa ett gott omhändertagande och en bra introduktion vid nyanställningar är exempel på åtgärder.

Risk för olycksfall.

Vetskapen om och oron för att drabbas av en olycka eller utsättas för allvarlig skada innebär en psykisk påfrestning som kan ge konsekvenser i form av anspänning och stress.

Tidspress och skiftarbete kan vara förhållanden som ökar risken. Tydliga instruktioner och goda kunskaper är då viktiga. En ordnad tillbudsrapportering förenat med förebyggande åtgärder kan bidra till att olyckor undviks.

Den fysiska miljön.

Den psykosociala situationen påverkas också av den fysiska miljöns utformning. Hur lokaler och inredning ser ut har betydelse för vårt välbefinnande och kan såväl underlätta som försvåra våra möjligheter till kontakt och samverkan med arbetskamraterna. En hög ljudnivå försvårar våra möjligheter att kommunicera med varandra och störande ljud är i sig en stressfaktor. Risker från farliga ämnen och maskiner kan göra att vi känner en press och oroar oss för skaderisker. Olika faktorer i den fysiska miljön kan således medverka till att vi upplever belastningar som stressar oss.

Källa: Arbetsmiljöverket, http://www.av.se/dokument/publikationer/bocker/h351.pdf

www.insightlab.se

1236271 Verktyg stressguiden.indd 14

© InsightLab

2012-02-07 19:21:13

Verktyg

Insightguide

®

series

Checklista: Så hjälper du dem som är utsatta för mobbning och trakasserier Mobbning och trakasserier är en stor källa till stress för den som är utsatt. I själva verket är det något av det mest stressande en människa kan vara med om. Samtidigt som mobbning och trakasserier orsakar stress så är de ofta även en konsekvens av stress – det är i stressfyllda sammanhang dessa destruktiva beteenden ofta uppstår. Nedan följer ett antal punkter att ha i åtanke för dig som chef för att hjälpa den som är drabbad:

• Skyll inte på offret. Det är en vanlig uppfattning att det är de mobbades avvikande personlighet som är en av de viktigaste faktorerna bakom mobbning. Lyssna på den mobbades problem och svara med medkänsla och empati.

• Lyssna på den som utsätts för svårigheter. Bara att någon lyssnar på vad man har att berätta är oftast till stor hjälp.

• Ge stöd i olika former. Stöd kan vara praktisk hjälp eller i form av att du tar dig tid med den utsatta personen.

• Var uppmuntrande. Människor vet oftast vad de bör göra men behöver stöd för att sätta igång.

• Sök nya lösningar. Mobbning kan sänka en persons självförtroende och göra att man inte kan tänka klart. Vilka åtgärder som ska vidtas måste den mobbade själv bestämma men förslag, alternativ och idéer kan underlätta för personen att motivera sig till att agera.

• Agera som en talesman. Det kan vara viktigt att lyfta fram frågeställningen på den utsatta personens vägnar.

• Utmana kulturen. En del människor tror att det är tillåtet att mobba därför att de alltid gjort det eller för att de har en position som ger dem befogenheten. Det kan vara ditt ansvar att peka på konsekvenserna och de påföljder som föreskrivs.

• Inled samtal med båda parter. Låt båda parterna komma till tals men se till att markera att trakasserier inte accepteras. Detta kan ske genom enskilda samtal eller genom medling.

Personalavdelningen och företagshälsovården kan ge ytterligare stöd vid samtal och medling.

• Låt den som mobbas eller trakasseras bestämma vilka åtgärder som ska vidtas. Låt medarbetaren själv bestämma vilket som stöd han/hon vill ha och vem som ska ge det. Att föreslå psykologstöd kan uppfattas som en ny kränkning.

Om trakasserierna fortsätter Om trakasserierna inte upphör ska en formell handläggning inledas vilket kan leda till disciplinära åtgärder, till exempel omplacering eller avskedande, för den som trakasserar. Du bör då kontakta personalavdelningen eller andra instanser inom organisationen för att få stöd i processen. Även den fackliga organisation som den trakasserande tillhör måste informeras.

Källa: Chefens personalguide, Insightlab

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 17

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:14

Verktyg

Insightguide

®

series

Checklista: De vanligaste stresskällorna i samband med förändring Förändringar och omorganisationer är en av de största stresskällorna för många anställda idag. I och med att många verksamheter befinner sig i ett mer eller mindre konstant förändringsläge är risken för stress bland medarbetare och chefer naturligtvis stor. En undersökning av Insightlab från 2007 om svenska chefers förändringserfarenheter framkom sex vanliga fallgropar vilka var och en leder till onödig stress i organisationen och hos den enskilde:

Fallgrop 1: Bristande motiv till förändring Bristen på tydliga motiv till att förändringen genomförs är en av de enskilt största orsakerna till problem och motstånd i förändringsarbetet. Många vet helt enkelt inte varför förändringen genomförs. Detta orsakar ofta stor stress för de anställda.

Åtgärd: Det går förmodligen inte att överskatta betydelsen av att vara tydlig och att tillräckligt många gånger upprepa exakt varför förändringen genomförs.

Fallgrop 2: Olika tidshorisont för ledning och anställda Det pågår oftast långa möten och diskussioner på chefsnivå innan en omorganisation genomförs.

Det är viktigt att tänka på att de övriga anställda inte har samma information eller förståelse och därmed inte ännu kan se samma mening med förändringen. Det är inte ovanligt att ledningen redan har tagit sig igenom den första bearbetningsfasen och hunnit in i möjlighetsfasen när de presenterar förändringen för de anställda.

Åtgärd: Informera och involvera dina medarbetare så tidigt som möjligt i processen. Låt dem också gå igenom de helt naturliga faserna med förnekelse och motstånd – som cheferna förmodligen redan tagit sig igenom.

Fallgrop 3: Envägskommunikation Ett vanligt misstag är också att tro att det räcker med envägskommunikation – att ledningen får sagt det den vill säga och att personalen ska förstå – ofta i ett enda möte.

Åtgärd: För en öppen dialog med de anställda så tidigt som möjligt och rakt igenom hela processen. Vilka invändningar finns? Vilka idéer? Vad är det personalen ser som ledningen inte gör?

Hur kan arbetet läggas upp för att bli så effektivt som möjligt?

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 29

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:14

Insightguide

®

Series

Verktyg

Fallgrop 4: Oklara mål och delmål InsightLabs undersökning visar också att oklara mål och delmål är ett mycket vanligt skäl till att förändringar stöter på problem. Utan tydliga mål hamnar organisationen lätt i ett läge där var och en drar åt sitt eget håll.

Åtgärd: Det krävs inte bara ett tydligt övergripande mål för att råda bot på detta – lika viktigt är en serie delmål som löpande visar att organisationen är på rätt väg. Vissa organisationer har med framgång formulerat tydliga åtgärdslistor som bockas av vartefter.

Fallgrop 5: Låg delaktighet och liten involvering av de anställda Det är viktigt att de anställda blir engagerade i ett tidigt skede för att minska deras rädsla och osäkerhet inför framtiden. När en person känner sig delaktig i ett beslut leder det till att hon eller han känner sig personligt ansvarig för att projektet ska bli framgångsrikt. Detta skapar i sin tur motivation och motverkar förändringsmotstånd.

Åtgärd: Att lyssna på medarbetarnas synpunkter och att uppmana till egna initiativ är betydelsefullt för att skapa förändringsvilja. Det ska även finnas möjlighet till reflektion och kritik.

Fallgrop 6: Brist på nödvändig kompetensutveckling I många förändringsprocesser brister det i satsning på kompetensutveckling för att lära medarbetare de nya kunskaper och arbetssätt som krävs. Osäkerhet kring den egna förmågan att hantera nya verktyg och ansvarsområden hindrar effektivt människor från att bidra till förändringsmålen.

Åtgärd: Det är viktigt att den anställde får utvecklas i sin egen takt för att lära sig klara av nya arbetsuppgifter och ansvarsområden. Däremot bör du som chef inte ta på dig hela ansvaret för anställdas kompetensutveckling. Det är viktigt att uppmuntra personer att ta egna initiativ för att stärka deras självförtroende och motivation. Återkoppling och coachning kan vara en del i denna process för att hjälpa medarbetarna bryta gamla rutiner och skapa nya.

Källa: Insightguide Förändring, Insight Lab; Nya yrkesroller och lärande i organisationer, Barbro Anell, Organizational Behaviour, Mc Shane, Von Glinow

www.insightlab.se

1236271 Verktyg stressguiden.indd 30

© InsightLab

2012-02-07 19:21:15

Verktyg

Insightguide

®

series

Självtest: Ditt nuläge Introduktion och användning Denna mall hjälper dig att på ett enkelt sätt få överblick över din situation just nu – avseende din tid, dina mål och välbefinnande. Utifrån dina resultat har du lättare att besluta om dina prioriteringar framåt.

Gör så här: 1. Ta ställning till vart och ett av påståendena nedan. Ge dig själv en poäng mellan 1 och 5 för varje påstående, där 5 innebär att du håller med helt och hållet och 1 innebär att du inte håller med alls.

2. Skriv de tre påståenden du gett högst respektive lägst poäng i listan nedtill. De sistnämnda innehåller förmodligen områden som du behöver prioritera upp/se över.

Område

1-5 poäng

1. Jag har tydliga och motiverande mål på jobbet 2. Jag använder min tid på optimalt sätt i mitt arbete 3. Jag ligger i fas med mina kortsiktiga professionella mål 4. Jag ligger i fas med mina långsiktiga professionella mål 5. Jag har energi och motivation på jobbet 6. Jag utnyttjar min bästa tid (då du har mest energi) till mina viktigaste uppgifter 7. Jag planerar och genomför mina viktigaste uppgifter varje dag 8. Jag planerar och genomför mina viktigaste uppgifter varje vecka 9. Jag delegerar i tillräcklig omfattning 10. Mina IT-verktyg fungerar som jag vill 11. Jag avslutar saker direkt i stor utsträckning 12. Jag är lugn och fokuserad 13. Jag rensar och har en ren och organiserad arbetsplats 14. Jag har tydliga och inspirerande mål privat 15. Jag ligger i fas med mina privata mål och drömmar 16. Jag har energi och motivation på min fritid 17. Jag har den tid jag vill med min familj 18. Jag har den tid jag vill med mina vänner 19. Jag mår bra fysiskt 20. Jag mår bra själsligt

Dina 3 starkaste områden (behåll) 1.

Dina 3 svagaste områden (att eventuellt prioritera/åtgärda) 1.

2.

2.

3.

3.

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 33

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:15

Verktyg

Insightguide

®

series

Övning: Undersök dina attityder och vanor Introduktion och användning Dina attityder och vanor avgör till stor del hur din arbets- och livssituation kommer att se ut. Denna övning kan hjälpa dig identifiera de områden du bör prioritera för att skapa en vardag i balans.

Gör så här: 1. Gå igenom vart och ett av påståendena och ange om det är något du gör idag eller om det är något du vill göra/utveckla. Ett uteblivet kryss innebär att området inte är relevant eller viktigt för dig.

2. Välj ut och skriv ned på nästa sida de fem attityder/vanor som skulle göra störst skillnad för dig om du utvecklade, förstärkte eller la dig till med.

Första kolumnen = Gör idag, andra kolumnen = Vill/borde göra

Inställning c c c c c c

c c c c c c

Jag lyckas för det mesta behålla fokus på mina långsiktiga mål Det gäller att hitta rätt kvalitetsnivå snarare än bästa kvalitet i det jag/vi gör Jag bedömer när en insats är tillräckligt bra, och överarbetar inte Jag avslutar så mycket som möjligt direkt/här och nu Jag lägger fokus på resultat och inte på nedlagd tid (för mig själv och för mina medarbetare) Jag skiljer på olika typer av tid (utförartid, reflektionstid, planeringstid, mötestid, rekreationstid osv)

Planering och prioritering c c c c c c

c c c c c c

Jag sållar och beslutar konsekvent i floran av möjliga prioriteringar/förfrågningar och projekt Jag har en mental ”att-inte-göra-lista” Jag tydliggör mina prioriteringar varje dag Jag formulerar mina viktigaste uppgifter varje vecka Jag formulerar mina uppgifter (dag/vecka) utifrån mina långsiktiga/viktigaste mål Jag tackar endast ja till sådant som ligger i linje med mina viktigaste prioriteringar

Självkännedom c c c c c

c Jag vet vilka tider som jag presterar som bäst c Jag har släppt behovet av att ”få saker på mitt sätt” c Jag är realistisk med tidsåtgången för olika projekt/aktiviteter c Jag skjuter inte upp viktiga uppgifter till förmån för mindre viktiga c Jag fastnar inte under några längre perioder i ”flykt”-aktiviteter (mail, internetsurfing, samtal osv)

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 35

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:15

Insightguide

®

Series

Verktyg

Närvaro och fokus c c

c c

c c c

c c c

Jag är lugn och fokuserad Jag har fokus på och ägnar mig mestadels åt det som ger mest resultat/utväxling på min tid och energi Jag har fokus på det allra viktigast just nu Jag har fokus här och nu – gör en sak i taget Jag har fokus här och nu – stressas ej över morgondagen

Helhet, hälsa och balans c c c c c c c c

c c c c c c c c

Jag sätter gränser för mitt arbete och har tid över till mig själv och mitt privatliv Jag är klar över mina prioriteringar och omförhandlar dem löpande Jag låter inte arbetstoppar bli ett permanent tillstånd Jag tar regelbundet pauser för reflektion och vila Jag tar hand om min hälsa Jag sover tillräckligt mycket Jag äter näringsriktig och lagom mängder mat Jag har tillräcklig energi och motivation för mina åtaganden

Teknikanvändning c c

c c

c

c

c c

c c

Jag använder ny teknik på ett medvetet sätt – den spar tid istället för att stjäla tid Ny teknik och teknikprylar är inget självändamål för mig – jag använder endast dessa om de förenklar eller förbättrar mitt liv Jag stänger av mobiltelefonen när jag inte vill bli störd (möten, lunch, kväller, helger, ledigheter osv) Jag undviker att kolla mailen mer än nödvändigt (under dagen, kvällar, helger, ledigheter) Jag tar back-up regelbundet för att förhindra att arbete försvinner

Min arbetsmiljö/arbetsplats c c c c c

c c c c c

Jag har den utrustning jag behöver på kontoret Jag har den utrustning jag behöver hemma Jag rensar och har en organiserad arbetsplats där jag lätt hittar det jag behöver Jag har rent och snyggt omkring mig, bra belysning mm Jag har en lämplig ljudnivå omkring och kan jobba ostört när jag så vill och behöver

De 5 områden/vanor/attityder jag vill förbättra/utveckla: 1.

2.

3.

4.

5.

www.insightlab.se

1236271 Verktyg stressguiden.indd 36

© InsightLab

2012-02-07 19:21:15

Verktyg

Insightguide

®

series

Verktyg: Tre enkla tekniker att ta till i pressade situationer Dan Hasson, författare och forskare vid Karolinska Institutet och Stressforskningsinstitutet, tipsar om några enkla övningar som du kan prova nästa gång du blir upprörd, nervös eller stressad. Övningarna upptar större delen av din uppmärksamhet och gör det därför fysiskt omöjligt att samtidigt uppleva negativa känslor:

Teknik 1: Ögonrörelser för avslappning • Titta så långt upp du kan utan att röra på huvudet.

• Andas djupt några gånger. Andas ut på samma sätt som luften går ur en ballong, sakta och kontrollerat.

Teknik 2: ”Ordschwish” för att hantera negativa/elaka kommentarer Låt inte förolämpningar få känslomässigt fäste. Se orden framför dig: • Visualisera bokstäverna i ordet, en efter en.

• Genom att se ordet framför dig rent grafiskt försvinner den känslomässiga kopplingen.

Teknik 3: ”Luftballongen” för att bli av med negativa känslor Blunda och visualisera ett fält och en luftballong som strax ska lyfta.

• Fyll luftballongen med alla dina negativa känslor och all din oro, i tur och ordning. Se till att allt kommer med.

• Skicka sedan iväg ballongen. Stå kvar en stund och se dina problem sväva iväg.

Källa: Öka livet!, Om humor, stress och konsten att njuta av livet i praktiken, Dan Hasson och Måns Möller, Oscarsteatern 23 november 2011, Insightlab AB

© InsightLab

1236271 Verktyg stressguiden.indd 41

www.insightlab.se

2012-02-07 19:21:15