Temarapport hr tech by Insightlab AB

TEMARAPPORT HR TECH

– ny teknologi som förändrar HR

INNEHÅLL Teknologin förändrar HR i grunden

s. 2

David Schain: ”HR måste bli mer analytiskt och datadrivet”

s. 4

Prediktiv analys gör HR till en nyckelfunktion

s. 5

Den nya tekniken är på väg att omvandla HR-funktionen till prestationsexperter

s. 6

Exempel: Deutsche Bahn använder Virtual Reality i sin rekrytering

s. 8

Tommie Cau: Startups visar vägen för utvecklingen inom området HR-teknologi

s. 10

International trends and studies

s. 13

Nästa generations HR formas av ny teknik

s. 16

HR&LEADERSHIP BRIEFING

NR#3 2016

Temarapport nr 3.indd 1

www.insightlab.se

2016-06-28 15:25:32

HR TECH

Teknologin förändrar HR i grunden Teknologi, både i form av ny hårdvara och i form av nya tjänster, håller på att förändra stora delar av vår vardag – som privatpersoner, som konsumenter och som yrkesverksamma. Framför allt handlar det om att teknologin snabbt formar nya beteenden – hur vi söker jobb, sköter våra bankärenden, beställer varor och så vidare.

”

Användarvänlighet och medarbetarupplevelse är det som är helt centralt. Det spelar liten roll vilka finesser och prestanda ett HR-system har om det inte används. John Bersin, Deloitte

Det är dessa nyvunna beteenden och förväntningar som lägger grunden till hur teknologin används på arbetsplatser. HR-relaterad teknologi är ett område som växer snabbt och där det just nu händer mycket. Under 2015 lades enligt Deloitte cirka 40 miljarder USD på investeringar inom detta område. Utvecklingen sker på bred front och det finns ett antal intressanta delområden som berör personalarbetet: 1. Centrala HR-system för att hantera bland annat personaldata, löner och förmåner. Dessa system är fortfarande vanligtvis interna och inte molnbaserade. 2. Tidrapportering och schemaläggning. Programvaror och system för att rapportera tid och planera arbetsscheman. 3. LMS (Learning Management System) är system för att planera och styra lärandet i organisationen. Utvecklingen inom detta område går ifrån att vara system som hjälper utbildare att administrera kurser till att bli platt-

formar som möjliggör flexibelt och interaktivit lärande utifrån de egna behoven. 4. ATS (Applicant Tracking System) och rekryteringsverktyg. Dessa system hanterar processen kring ansökningar, CV:s och kommunikationen under hela processen. De tidigare ATS-erna var framför allt hjälpmedel för att hantera, sortera och lagra stora mängder ansökningar. Moderna ATS-er är mobilanpassade och intriktade på att förbättra rekryteringsupplevelsen och nyttan för både rekryterande chefer och kandidater. 5. System för att mäta engagemang och kultur – detta är ett område där det händer otroligt mycket nu, bland annat via nya bolag på marknaden som TinyPulse (se rutan nedtill), Glint, Culture Amp, Humanyze och CultureIQ. Utvecklingen går mot att mätningar sker i realtid och inte i årliga medarbetarundersökningar. 6. Självbetjäningssystem för personalen. Portaler och program som hjälper anställda att hantera sina egna uppgifter.

TinyPulse mäter de anställdas engagemang i realtid Motivation och engagemang är en högaktuell fråga i många verksamheter. Det växer nu fram tjänster som i realtid tar tempen på engagemang och stämning hos medarbetarna. En av dessa tjänster är TinyPulse – ett verktyg som företag som Amazon, GE, JP Morgan och många andra företag idag använder. TinyPulse gör det möjligt att skräddarsy frågor utifrån aktuella förutsättningar men tar sikte på att undersöka medarbetarnas upplevda situation, arbetsglädje och eventuella missnöje. Resultaten visas öppet och i realtid till både chefer och medarbetare. Företag som använder denna typ

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 2

av verktyg rapporterar att deras anställda känner sig mer respekterade, involverade och betrodda. Källa: Fast Company

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:33

– ny teknologi som förändrar HR-arbetet 7. Applikationer för hälsa, prestation och och livsstil. Detta är framför allt molnbaserade tjänster inriktade på att hjälpa människor må bättre och prestera bättre. Många menar att det är inom detta område vi kommer att se störst utveckling under kommande år. Det finns hundratals leverantörer i vart och ett av dessa kategorier, och de flesta är på väg bort från installerad programvara mot system som körs i molnet och som fungerar i mobila enheter. Den röda tråden i de tjänster, appar och system som nu växer fram är att de allt

Thomas Nyberg Chefredaktör

oftare tar sin utgångspunkt i att underlätta för medarbetarna – att öka engagemang, lärande och utveckling snarare än att öka effektiviteten i administrationen.

Nyckeltal och data för den personliga effektiviteten – ett område som förväntas växa

På framtidens arbetsmarknad kommer allt fler ha egna ”dashboards” över sin utveckling och produktivitet. Vi ser redan en utveckling där vi mäter våra framsteg inom träning och hälsa. Appar och ny teknik gör att vi kan räkna våra steg, kalorintag, puls, snitthastighet på löprundan och så vidare. Många förväntar sig att denna utveckling kommer att göra sitt intåg även i våra professionella liv. Informationsflödet i kombination med ett växande antal, ofta komplexa, arbetsmoment gör att vi riskerar att lägga tid och fokus på fel saker. Det finns med andra ord mycket att vinna, både för organisationer och oss som individer, av att ta hjälp av tekniken och stordata för att utvecklas inom rätt områden och lägga vår tid och energi på rätt saker. Det kan handla om allt ifrån att vi får automatiserade förslag på saker vi borde lära oss eller läsa, förslag på personer vi borde kontakta, hur vi kan förbättra vårt språk, förslag på vilka tider vi arbetar bäst, när vi borde ta en paus och förslag på hur vi kan vässa vår kommunikation till rekommendationer på möten vi borde undvika. Området som på engelska heter ”people analytics” ses av kritiker som ett enormt hot mot vår personliga integritet. Förespråkare menar att vi ska se det som en ”datadriven coach” istället. Källa: https://hbr.org/2016/02/if-youre-not-collecting-productivity-data-youll-never-succeed-at-work

Temarapport nr 3.indd 3

3 2016-06-28 15:25:33

HR TECH

David Schain: ”HR måste bli mer analytiskt och datadrivet” Ju mer vi är uppkopplade och använder våra datorer, surfplattor och smarta telefoner, desto fler elektroniska spår lämnar vi efter oss. Inom marknad och försäljning har man kommit en bra bit på väg med att analysera och använda dessa data. På HR är det ännu ingen som har börjat använda det här i någon större skala. Men ju mer datadriven den övriga organisationen blir, desto större blir kraven på HR att börja analysera de elektroniska spår som finns tillgängliga i systemen.

Datan behöver inte vara ”big”

David Schain, legitimerad psykolog och Sverigechef på konsultfirman Cubiks

”

Om inte HR hänger med i organisationens utveckling och intar ett mer vetenskapligt angreppssätt och blir mer datadrivet, riskerar statusen för yrket att sjunka.

När det gäller HR och ”big data” är det inte storleken på informationsmängden som är intressant. Det som är intressant är att det nu finns information om medarbetares och potentiella medarbetares beteenden som HR kan använda sig av utan att först behöva samla in den. Begrepp som ”HR Analytics” och ”Datadriven HR” beskriver bättre vad det handlar om. De elektroniska spår, som nu finns tillgängliga, gör att det ställs nya krav på HR. För att hänga med den övriga organisationen behöver HR anamma ett mer vetenskapligt angreppssätt och bli mer datadrivna och analytiska. Annars riskerar yrkets status att sjunka. Detta menar David Schain, legitimerad psykolog och Sverigechef på konsultfirman Cubiks, som är specialister på urval och utvecklingsprocesser.

Analys för bättre rekryteringar Rekrytering är kanske det område inom HR där man först tänker sig att använda ”big data”. Att anställa någon är ett viktigt beslut och här har HR sedan länge arbetat med ”Talent Analytics” och samlat in data med hjälp av CV:n, intervjuer, referenser och tester. – Men man utgår hela tiden ifrån hur väl personer lyckas i andra sammanhang. Det som vore intressant är att bättre ta reda på vad det är som krävs för att människor ska lyckas i den egna organisationen så att vi kan rekrytera de som har bäst förutsättningar för detta. Det förvånar mig att ingen, eller i alla fall ytterst få, sparar rekryteringsdatan och använder sig av den över tid. Genom att ställa oss frågan ”Är det någon information från anställningsförfarandet som samvarierar med medarbetarnas prestationer i vår organisation?” skulle vi kunna

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 4

bli mycket bättre på att rekrytera rätt medarbetare, säger David.

Datadriven prestationsutveckling Genom att analysera den data som vi idag har tillgång till genom uppkopplade datorer, surfplattor och smartphones kan vi hitta de samband som finns i den egna organisationen. Vilka aktiviteter är det som leder till höga prestationer? Vad gör de som lyckas? Hur kan vi få alla att göra mer av det? Det som gör att man tvekar inför detta är troligen en rädsla för att medarbetare ska känna sig övervakade. Men man är inte riktigt konsekvent. Säljare och kundtjänstpersonal monitoreras redan väldigt väl. Man för bland annat statistik på hur många kundsamtal som görs, hur långa kundsamtalen är och efter ett samtal till kundtjänst blir kunden ofta uppringd automatiskt och får lämna sina synpunkter. Men egentligen är det väl ingenting som gör dessa roller unika. Möjligen att det är lätt att följa upp eftersom deras arbetsmoment loggas i systemen, men kanske skulle fler roller vara behjälpta av att se statistik på hur de spenderar sin arbetstid och analysera vilka kopplingar som finns till prestation. – Jag tror att vi ganska snart kommer börja analysera och diskutera hur tiden i företaget används. Hur mycket tid läggs på möten? Är det effektivt? Hur många mail skickar vi? Är det nödvändigt? Hur mycket tid surfar vi? På vilka sajter? Det här kan bli en hjälp för medarbetarna att prioritera och att hålla fokus på sitt jobb. Och förhoppningsvis kommer fler att lyckas, säger David. För att analysera medarbetarnas beteenden och kopplingar till prestation måste man ha personalens förtroende. Syftet är ju att hjälpa

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:33

– ny teknologi som förändrar HR-arbetet alla att lyckas och det får inte finnas några tveksamheter kring det.

Indikationer på ohälsosamma mönster Medarbetarnas elektroniska spår kan också ge en indikation på om någon jobbar på ett ohälsosamt sätt. I och med att det idag finns GPS i telefonerna är det ganska lätt att se om någon tillbringar väldigt många timmar på jobbet eller ofta arbetar sena kvällar. Men idag kan man ju jobba fast man inte sitter kvar på kontoret. Då kan man istället titta på vilka tider som det skickas mail. Det går förmodligen också ganska lätt att avläsa mellan vilka timmar telefonen ligger

inaktiv i hemmet på natten, vilket kan ge en fingervisning om hur sömnen är. Och den elektroniska kalendern kan till exempel ge besked om hur många inbokade möten vi har. Ser det rimligt ut? – Jag är förvånad över att ingen ännu verkar ha tagit fram en app på det här där var och en kan följa sin vardag och få varningar och goda råd från en ”livsstilscoach”. Det finns ju liknande appar när det handlar om träning och de har ju blivit väldigt populära, konstaterar David. Datadriven prestationsutveckling snuddar vid principerna för gamification, som är att snabb respons och feedback är det som hjälper människor att ändra beteenden.

Prediktiv analys gör HR till en nyckelfunktion

Under årens lopp har HR-ansvariga samlat på sig stora mängder data som har varit svår att göra särskilt mycket med. Tack vare framsteg inom cloud computing och effektivare verktyg för att hantera stordata, kan dessa informationsmängder nu analyseras och resultaten kan användas för att hjälpa chefer att fatta strategiska affärsbeslut, menar Debbie Landers, ansvarig för IBM:s Smarter Workforce-grupp. På grund av denna lättillgänglighet och användbarhet, är HR på väg att bli en nyckelfunktion och en av de viktigaste drivkrafterna bakom organisationers framgång. Prediktiv analys är ett av de mest hajpade begreppen inom HR just nu och företag investerar stora summor i den senaste HR-teknologin. Självklart kommer kraven som ställs på tekniken att vara stora, konstaterar Landers. Tills för några år sedan var det bara experter inom området dataanalys som kunde tolka och förstå datan. Med de nya molnbaserade tjänsterna som finns för prediktiv analys, med en betydligt mer utvecklad ”kognitiv förmåga”, kan man numera få fram dataunderlag som är meningsfulla för HR-chefer, med välbekanta begrepp. Källa: Forbes; http://www.forbes.com/sites/ibm/2015/05/07/cloud-and-analytics-usher-in-a-new-era-of-hr/

Temarapport nr 3.indd 5

5 2016-06-28 15:25:33

HR TECH

Den nya tekniken är på väg att omvandla HR-funktionen till prestationsexperter Den tidigare generationens HR-system var tänkta att underlätta hanteringen och adminstrationen kring personalarbetet. Länge har tanken varit att systemen ska underlätta så att linjens chefer kan ta över en del av detta arbete. Problemet enligt Josh Bersin, HR-expert på Deloitte, är att dessa system ofta har varit krångliga och många gånger försämrat produktiviteten istället för att förbättra den. Enligt Bersin är vi nu på väg in i en ny fas där de system och applikationer som tas fram är designade för att göra medarbetarnas liv och vardag lättare, roligare och mer produktiv. Det är framför allt fem trender som präglar de nya HR-systemen:

1. HR-teknologi handlar allt mindre om att hantera data och dokument till att underlätta vardagen för chefer och medarbetare De tidiga HR-systemen handlade i mångt och mycket om att göra tryckta formulär tillgängliga via datorn. Att förbättra prestationer och att göra livet lättare för personalen är ledorden idag.

2. Från att ha varit interna system, utvecklades dessa till att bli molnbaserade Nästa steg i utvecklingen är att HR-verktygen blir appar som är lätta att använda via mobilen.

Anledningen är helt enkelt att vi sköter allt mer via våra mobiler, så även det som handlar om jobb och lärande. För den som ansvarar för att köpa in HR-verktyg är användarvänligheten via mobil en allt mer avgörande faktor.

3. Moderna HR-verktyg hänger nära samman med stordata Detta innebär att de nya systemen kan ge individanpassade rekommendationer för inlärning, beslut som behöver fattas, aktiviteter som ska följas upp, saker som ska dokumenteras och så vidare. Detta innebär att HR-ansvariga behöver lägga allt större fokus på datakvalitet.

4. Stora etablerade aktörer möter en allt tuffare konkurrens från startups och små aktörer med innovativa och användarvänliga lösningar Många av dessa har sin utgångspunkt i slut-

Exempel: Commonwealth Bank of Australia Ett exempel är Commonwealth Bank of Australia som har gjort om alla sina HR-verktyg till en palett av mobilappar som tillsammans spänner över hela medarbetarupplevelsen – från introduktion och kompetensutveckling till adresslistor och tidrapportering. Apparna har laddats ned av över 10.000 av organisationens 45.000 medarbetare. Jämfört med den tidigare användningen, när de olika tjänsterna låg via intranätet har avändandet ökat med 500 procent. Man har också sett en påtagligt förbättrad nöjdhet och produktivitet. En viktig konsekvens är att med den återkoppling från apparna som HR numera får, kan man utveckla det stöd man ger medarbetarna på ett mycket mer precist sätt jämfört med tidigare. Källa: HR Technology for 2016: 10 Big Disruptions on the Horizon, Bersin by Deloitte

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 6

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:33

– ny teknologi som förändrar HR-arbetet

användarens behov och nytta. Det växer nu snabbt fram nya appar och tjänster inom områden som hälsa, feedback, lärande, personlig effektivitet, planering, onboarding, ledarutveckling, bedömning, förmåner och mycket mer. Som HR-ansvarig handlar det om att hela tiden följa med i utvecklingen och att lyssna med kollegor i branschen vilka lösningar de använder och att ta referenser.

5. Användarvänlighet och medarbetarupplevelse är det som är helt centralt Det spelar liten roll vilka finesser och prestanda ett HR-system har om det inte används. En viktig uppgift för HR är också att se till så att helheten av olika applikationer och deltjänster blir en bra helhetsupplevelse för användarna.

Frågor de nya systemen behöver kunna besvara Då många organisationer har investerat i system med generellt sett låg användning är ledordet idag användbarhet och att de skapar engagemang. De nya systemen tar fasta på att besvara frågor från chefer och medarbetare som: • Hur kan jag hitta det lärande/den kunskap jag behöver när jag har fem minuter eller en timme över? • Hur kan jag förenkla min vardag och minska min stress? • Vilka mål är det jag jobbar mot just nu och hur ligger jag till? Ett exempel på denna utveckling är ett australiensiskt företag som omformade sitt HR-system till ett antal appar. Inom två veckor hade 20 000 medarbetare laddat ned apparna

och börjat använda tjänster de inte ens visste fanns tidigare. Hela förklaringen är alltså tillgänglighet och enkelhet. Genom att lägga till inslag som videos och möjlighet att tävla mot sig själv och andra och att samla poäng så skapas dessutom ofta det engagemang som tidigare saknats.

Från årliga mätningar till ”puls” Det pågår också ett skifte från årliga medarbetarmätningar till snabba ”puls”-mätningar där medarbetarna kan säga vad de uppskattar med sitt jobb, vad de inte uppskattar och vad de tycker om sin chef.

Det måste bli enklare att dela kunskap Tekniken ändrar också hur vi lär oss och hur vi delar kunskap och erfarenheter med varandra. Idag ligger de flesta intranät långt efter den öppna webben vad gäller tillgång till bra och enkla resurser. De är också ofta uppbyggda efter principen att kunskap/information produceras centralt för att sedan spridas. Trenden på Internet är att fler skapar innehållet och delar med andra. Ett sätt ett växande antal arbetsgivare därför använder för att sprida kunsskap, är att göra det enkelt att spela in korta videoklipp och dela med andra. Enligt Josh Bersin är den enskilt största förändring som just nu sker att använda teknologi på bra sätt för att göra medarbetare mer produktiva, sänka sin stress och få ihop sin vardag. Källa: http://www.computerweekly.com/news/4500256374/ Techwill-turn-HR-into-a-productivity-department; https:// www.shrm.org/hrdisciplines/technology/articles/pages/ viewpoint-state-of-hr-technology-today.aspx

Temarapport nr 3.indd 7

7 2016-06-28 15:25:33

HR TECH

Exempel: Deutsche Bahn använder Virtual Reality i sin rekrytering

Tidigare statsägda Duetsche Bahn behöver rekrytera cirka 30 000 nya medarbetare under den kommande fyraårsperioden. En stor del av denna rekrytering beror på att många äldre medarbetare nu når pensionsålder. Då kullarna som kommer ut på arbetsmarknaden är relativt små är konkurrensen tuff om både nyexade, produktionspersonal och olika specialister. För att klara nyrekryteringen har man sedan fyra år arbetat aktivt med nya tekniker och kanaler. Bland annat kampanjer i sociala medier och enklare ansökningssystem för att kunna ansöka via mobilen bland annat. Senaste greppet man nu testar är filmer i 3D som ska ge en bättre verklighetskänsla för hur det är att jobba på Deutsche Bahn. Med hjälp av särskilda VR-glasögon kan jobbintresserade få en känsla för hur det är att köra ett tåg i 300 km/h eller hur det är för en servicetekniker att krypa under ett tåg. – Vi vill ge kandidaterna en känsla av hur det är att följa med våra anställda i deras vardag, det gör rekryteringsupplevelsen så mycket mer påtaglig och levande, säger Kerstin Wagner, Head of Talent Acquisition på Deutsche Bahn Mobility Logistics till ComputerWeekly.

”Ett jobb som inget annat” Reaktionerna från de kandidater som testat tekniken har varit mycket positiv. Att använda Virtual Reality i rekryteringen rimmar också väl med företagets employer branding-slogan som är ”Ett jobb som inget annat”. Den nya tekniken gör det möjligt att förmedla den känslan på ett helt annat sätt än via annonser, vanliga filmer eller muntliga berättelser. Nästa steg i arbetet med 3D-filmerna är att besöka tyska skolor och låta elever prova på olika yrken i den virtuella världen. Förutom att kunna förmedla olika jobbroller på ett spännande och verklighetstroget sätt, ser man att den virtuella tekniken kan skapa mer avspända rekryteringssituationer och få personer att slappna av i väntan på en intervju. För att spela in de första filmerna använde man sig av ett ungt inspelningsteam. Det tog bara två dagar att få fram filmerna och budgeten var mycket begränsad. Kostnaden behöver med andra ord inte vara ett hinder för att börja använda denna teknik. Källa: http://www.computerweekly.com/news/4500255941/

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 8

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:33

– ny teknologi som förändrar HR-arbetet Chatverktyg som Slack är på väg att förändra hur vi arbetar och kommunicerar

Slack fungerar i stort sett som andra gruppchatfunktioner, exempelvis Facebooks Messenger. I korthet handlar det om att en grupp personer i realtid kan kommunicera med varandra och se vad de andra i gruppen säger, frågar och svarar. Slack används idag av organisationer som Airbnb, NASA, Time Magazine och Walmart. Mjukvaran som lanserades i början av 2014 har idag nära två miljoner dagliga användare och växer mycket snabbt. En förklaring är att e-posten för många har blivit mer av ett problem och stresskälla än något som underlättar.

Mejlen sänker mångas produktivitet En undersökning av analysföretaget Radicati Group visar att det sänds och tas emot i snitt 122 mejl från varje företagskonto varje dag – spammejl inte inkluderat. Det är ett mejl var fjärde minut i snitt. Mejl beöver hanteras – besvaras, vidarebefordras, sparas, kategoriseras eller slängas. Vad bland annat Slack gör är att erbjuda ett chatflöde i en grupp som inte behöver hanteras av den enskilde. Det vanliga är att olika grupper har sina egna chattar – exempelvis alla på kundtjänst, en säljavdelning, ekonomifunktion osv. Det öppna flödet gör att alla kan ta del av den information som för tillfället är aktuell. En fråga som många vill ha svar på, får förhoppningsvis ett svar som alla kan se. Det går naturligtvis att kommunicera två och två åt gången utan att hela gruppen tar del. De som använder denna typ av mjukvara menar att det blir en helt annan transparens i organisationen och att kommunikationen blir snabbare, kortare, mer direkt och personlig. Källa: http://time.com/4092354/how-e-mail-killer-slack-will-change-the-futureof-work/

Temarapport nr 3.indd 9

9 2016-06-28 15:25:33

HR TECH

Tommie Cau: Startups visar vägen för utvecklingen inom området HR-teknologi HR Tech är ett av de mest intressanta områdena just nu. Inom området HR teknologi finns dels de stora etablerade aktörerna som SAP och IBM som under senare år snabbt flyttat fram sina positioner, inte minst genom uppköp av nya innovativa och snabbväxande bolag. Ett exempel är IBM:s förvärv av Kenexa med onlinelösningar för bland annat rekrytering och retention. Ett annat exempel är SAP:s förvärv av SuccessFactors.

Tommie Cau, digital strateg och ansvarig för Talent Communication på Comprend

Kort om Tommie Cau Tommie Cau är sedan 2014 digital strateg och ansvarig för Talent Communication på digitalbyrån Comprend i Stockholm. Tommie har 10 års erfarenhet från affärsutveckling och rådgivning inom kommunikation och HR, med en bakgrund som bl.a. varumärkeskonsult, internetentreprenör och landschef på research- och konsultföretaget Universum. Tommie är även en uppskattad föreläsare och moderator och har bland annat grundat ledarskapskonferensen Sime HR Summit.

Parallellt har en ny generation bolag vuxit fram som inte behöver utgå ifrån befintliga system utan som kan skapa tjänster och lösningar med fullt fokus på användarnytta. Det är enligt Tommie här som den mest spännande utvecklingen inom HR teknologi sker just nu.

medarbetare. Detta gäller även de verktyg vi använder – datorer, läsplattor, wearables, mobiler, Google-glasögon och så vidare. Vi vill inte behöva använda gammal teknik hos

HR Tech – ett hett område

#2. Från effektivisering till användarnytta

Antalet startups inom området ”HR Tech” ökar snabbt och HR startups har blivit hett. En indikator på detta uppsving är det kapital och den uppmärksamhet som flödar till svenska HR startups, med flera uppmärksammade nyheter den senaste tiden. Utvecklingen är även något som HR, ledare och chefer i jakt på nya medarbetare behöver hänga med i. Dels för att de nya tjänsterna gör att små och medelstora företag får tillgång till professionella verktyg och därmed stärker sin konkurrenskraft kring t.ex. employer branding. Dels för att arbetsgivare i stort nu har fler aktörer som jobbar varje dag på att utveckla digitala HR-tjänster som löser faktiska problem.

5 trender som genomsyrar utvecklingen #1. Användarna driver utvecklingen Dagens talanger är enligt Tommie Cau supermobila. Vi vill inte behöva vänta. Vi förväntar oss snabb service, återkoppling och svar direkt. De krav vi ställer som konsumenter ställer vi allt mer även som

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 10

arbetsgivaren. Att kunna möta dessa behov kommer att bli en allt större attraktionsfaktor som arbetsgivare.

Länge var fokus för leverantörer av HR-system att förbättra kundernas effektivitet och att skapa bra integration mellan olika system. Idag är det användarnytta som håller på att ta över som ledstjärna. Att förbättra medarbetarnas motivation, upplevelse och prestationer är det som överskuggar allt annat just nu.

#3. Trösklarna för nya bolag har sänkts Marknaden för HR-system och HR-teknologi dominerades tidigare av några stora aktörer som IBM och SAP. Länge sågs det som att man som kund skulle välja ett system och hålla sig till det. Idag går utvecklingen åt att kunder plockar ihop olika tjänster och applikationer ”a la carte”. Detta öppnar upp för nya leverantörer. Teknikutvecklingen gör i sig att det idag är betydligt billigare och enklare att utveckla ny teknik och nya bolag. Trösklarna har sänkts och nya bolag med nya lösningar växer fram i snabb takt.

#4. Design och användarupplevelse måste vara ”sjukt bra” Tommie Cau understryker hur viktig användarupplevelsen är. Design och användar-

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:34

– ny teknologi som förändrar HR-arbetet 11 nya svenska startups inom HR Tommie Cau har identifierat 11 svenska startup-bolag som lockat både kapital och uppmärksamhet på sistone.

Yepstr En app som förmedlar småjobb åt ungdomar och tar sikte på att bli ambitiösa ungas naturliga karriärnätverk. Företaget tog nyligen in 7 miljoner kronor från Stena-familjen och andra investerare.

Justarrived Lanserades våren 2016 och ska få nyanlända i jobb genom en marknadsplats för att förmedla kortare uppdrag mellan arbetsgivare och arbetstagare. Ägs av en stiftelse utan vinstintresse och har backats upp med tre miljoner av Klarna-grundaren Niklas Adelberth och Lars-Henrik Friis Molin, grundare av Universum.

Careereye Omdömestjänst som låter medarbetare betygsätta sina arbetsplatser och ger kandidater möjligheten att läsa på om framtida arbetsgivare innan de fattar viktiga karriärbeslut. Fick i maj 2015 in 5 miljoner från investmentföretaget Spiltan.

Teamtailor HR-tjänst med fokus på employer branding som förser företag med moderna karriärsajter och rekryteringssystem. Tog hösten 2015 in 7,5 miljoner från en rad tunga affärsänglar.

Selfiejobs Rekryteringsapp som matchar arbetsgivare och arbetssökande med videoklipp i mobilen. Är egentligen just nu i en finansieringsrunda men har tagit in en halv miljon kronor i en för-runda med affärsänglar.

Workaround Airbnb för arbetsplatser som kopplar ihop lediga lokaler med personer eller företag som vill hyra en plats. Tog hösten 2015 in okänd summa pengar från aktörer i fastighets- och finansbranschen.

Yobber Rekryteringstjänst som med videointervjuer vänder upp och ned på processen och göra det lättare för arbetsgivare att hitta rätt personlighetstyp till jobbet. Tog i december 2015 in 4 miljoner kronor från Almi och Myrina.

Demando Rekryteringstjänst för svårfångad kompetens i IT-branschen där kandidater skapar anonyma profiler och arbetsgivare lämnar bud på intressanta profiler. Tog i december 2015 in okänd summa kapital från Celebration Studios.

Sprancher Jobbsökartjänst som vill göra det enklare och snabbare för kandidater och företag att hitta varandra. Har utvecklat en tjänst som tar bort både jobbannonsen, cv:et och det personliga brevet. Tog sommaren 2015 in 1 miljon kronor från affärsänglar.

Cruitway Karriärplattform som bland annat hämtar in jobb från arbetsgivares webbplatser och matchar mot jobbsökare. Bygger även på ett rekryteringssystem för arbetsgivare. Tog sommaren 2015 in 5 miljoner kronor från inkubatorn Springfield Project.

Sqore Största investeringen i HR Tech hittills har Sqore, tidigare Studentcompetitions.com, stått för. Erbjuder skräddarsydda tävlingar för företag som vill sortera fram de bästa jobbkandidaterna. Tog sommaren 2015 in 30 miljoner i riskkapital från Northzone. Oavsett om externt kapital är något att sträva efter eller inte och oavsett om det handlar om mycket eller lite kapital så är flödet av investeringar till HR-startups en bra indikator på intresset för branschen och efterfrågan på lösningarna som erbjuds.

Temarapport nr 3.indd 11

11 2016-06-28 15:25:34

HR TECH vänlighet blir allt mer avgörande för vilka tjänster och appar vi väljer och inte. Om det går långsamt, är svårt att förstå eller otydligt så tappar vi snabbt intresse och väljer något annat. De beteenden vi har i våra mobiler – att trycka på gillaknappar, att titta på korta videos, att ”swipa” oss fram bland tänkbara partners mm – det är dessa beteenden som leverantörer av HR-tjänster måste utgå ifrån.

#5. Ny kundmarknad för leverantörerna

”

De beteenden vi har i våra mobiler – att trycka på gillaknappar, att titta på korta videos, att ”swipa” oss fram bland tänkbara partners mm – det är dessa beteenden som leverantörer av HR-tjänster måste utgå ifrån.

Tidigare var det stora leverantörer som sålde sina HR-system till stora köpare. Utvecklingen går enligt Tommie Cau nu snabbt åt att det är små bolag som säljer till små bolag. Mindre och medelstora företag har ofta lättare att fatta beslut om att prova nya lösningar och tjänster. De större organisationerna är färre till antal och sitter dessutom ofta fast i system som gör det svårt att prova nytt. Risken för internpolitik som hindrar nytänkande är också större i de stora organisationerna. En reflektion Tommie Cau gör är att det är väldigt stort fokus på rekrytering i de svenska HR-startups som lockar. Han hoppas framöver få se fler startups som är fokuserade på ledarskap, belöningar, performance management och andra viktiga HR-processer.

Tips till HR Utsätt dig för nya intryck Delta på mässor. Följ med tonårsbarnet till Dreamhack och så vidare. Våga utforska ny mark och ge dig ut i det okända.

Labba internt Låt HR-avdelningen bli ett internt ”labb” för nya tekniker och nya idéer. Köp in wearables, VR-glasögon och testa. Prova nya tjänster och rapportera till varandra.

Aktivera dig i sociala medier Att vara aktiv i sociala medier är viktigt av två skäl - dels lär du dig medierna i sig, dels kan du ta del av flödet av information, tankar och åsikter som pågår där och som i sig ger viktig förståelse för de målgrupper ni vill attrahera.

Anställ yngre medarbetare eller hyr in konsulter Ta in den kompetens eller de personer ni saknar. Låt dessa personer visa vägen till ny teknik, nya beteenden och nya medier.

Utnyttja det ”smörgåsbord” av nya tjänster som finns Våga gå utanför era befintliga system och ramar och prova några av alla de nya smarta lösningar som finns på markaden.

TOMMIE CAU

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 12

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:34

– ny teknologi som förändrar HR-arbetet International trends and studies Comprehensive employee communication systems – the need of the hour According to a recently published report by Navera (a cloud-based employee communication app developer), HR managers are largely dissatisfied with the current state of employee communication channels. The survey revealed that the majority of HR units don’t have contextual, real-time data to enable rapid responses to employee concerns. It appears that most companies lack a comprehensive employee communication strategy (or solutions) because traditional channels such as email, town hall meetings, newsletters and intranet portals no longer meet the expectations of the new-age workforce. Steve Adams, CEO/ President of Navera, contends that modern-day employee communications solutions must: • Provide immediacy, ease, and the convenience of instant communication where employees can access personal and work-related information anywhere, at any time. • Respond rapidly to employee questions/concerns with highly personalised and contextspecific information. • Have a single, seamless point of access, be easy to navigate and integrated with actionable data.

Source: BLR http://hr.blr.com/HR-news/HR-Administration/Communication/Employee-communication-The-missing-piece-in-the-HR/#

Automation and the future of work Automation and AI are fundamentally disrupting the nature of work across the world and humans need to rethink the idea of ‘work’ as they know it in order to compete successfully. As of now, the jobs most susceptible to the rise of automation are highly repetitive ones or jobs that are confined to specific parameters. Other areas in which automation is expected to replace human effort to a large extent include healthcare (testing, diagnosis, monitoring, and even treatment), business analytics (machine learning, big data), and agriculture (driverless tractors, crop-monitoring drones). So where do humans fit into this picture? Creativity, innovation, and sensing, contend experts at McKinsey. Human attributes like emotional intelligence, mentoring, persuasion, and leadership are complicated to automate and employees with these skills will be more sought after in the future compared to skills such as programming or operating heavy machinery.

Source: Bright Move https://www.brightmove.com/human-games-can-beat-bots/

Is technology draining employee productivity? A recent study conducted in the UK by the Smith Institute found that 82% of employees saw technology as a productivity booster. Ironically, technology was also found to be the biggest threat to productivity, with email being the biggest productivity killer. Employees are spending an unbelievable 50% of their work day on email! Another study by Basex found that nearly 30% of an employee’s work day is disrupted by technology by way of email alerts and other notifications. HR needs to help employees take control of their technology, argues Melody Moore, consultant at Korn Ferry Hay Group. She advises HR managers to provide more a more structured work day for employees. Remind employees of the need to disconnect from email and to check it only 3-4 times per day. Above all, have honest conversations with employees about how technology is helping or hurting the quality of their work.

Source: Personnel Today http://www.personneltoday.com/hr/technology-drain-productivity/

Temarapport nr 3.indd 13

13 2016-06-28 15:25:34

HR TECH HR can help increase profitability through strategic use of technology A comprehensive human resource management system can help companies keep costs low and increase the company bottomline. By strategically deploying available HR technology such as e-learning, ATS, performance management metrics, and online benefits enrolment, HR can become a true partner in profitability. Here’s how: • Minimise paperwork: Even today, the bulk of HR’s work comprises of paperwork. HR managers don’t like it, employees don’t like it, so why not reduce it as much as possible! Cloud computing and modern-day HR software can take much of the manual labour out of processes like job applications, payroll, and annual performance reviews. • Make collaboration easy: Cloud-based collaboration tools can enable HR to work seamlessly with various departments, recruitment partners, employees, as well as freelancers. • Use real-time metrics: HR technology can facilitate cost and quality control by providing managers with real-time metrics that can help identify critical problems quickly.

Source: The Realtime Report http://therealtimereport.com/2016/06/03/how-hr-technology-can-increase-your-companys-bottom-line/

Using HR tech to become more proactive about talent Gone are the days when companies would advertise job vacancies and hope that good candidates would find them. Today, with social media, instant connectivity, and advanced ATS, employers need to become more proactive about recruiting the best talent, says Laura Zaucha, VP of HR at Paychex. With a limited amount of qualified candidates out there, HR managers need to think and act like marketers in order to recruit competitively. This involves creating a strong employer brand. A recent CareerRealism survey showed that 98% of candidates won’t even consider working for a company that doesn’t have a LinkedIn profile. A powerful brand presence, both offline and online, is vital in order to draw top talent, advises Zaucha. Marketing and HR teams need to work together to create this brand and show candidates why your company is the right fit for them and how you can help them grow professionally.

Source: HR Tech Outlook http://www.hrtechoutlook.com/cxoinsights/the-growing-impact-of-technology-on-recruitment-nid-121.html

Virtual reality poised to change how we work Augmented Reality and Virtual Reality are making massive strides in the world of gaming. But the day is not far when AR and VR will make their presence felt in our workspaces, predict experts. Here are some possible applications of AR/VR in the workplace that we could see in the years to come: • Conference calls will become more life-like with AR/VR applications. Participants will be able to “hand” digital objects to each other, make eye contact just like in a face-to-face conversation, and read body language. • Employees can work from home more conveniently with the help of AR/VR headsets and 360 cameras to work seamlessly with other employees regardless of physical location. • Training sessions can become more effective. With AR/VR, employees can be trained about issues like cultural diversity and sexual harassment in a less awkward and more realistic manner, with simulations of everyday situations.

Source: TechRepublic http://www.techrepublic.com/article/4-ways-ar-and-vr-will-change-the-future-of-work/

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 14

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:34

– ny teknologi som förändrar HR-arbetet Collaboration tools can reshape your organisation The ability of employees to share information and collaborate is one of the strongest determinants of organisational success, says Jacques Bughin, a director of the McKinsey Global Institute. New-age social technologies are facilitating communication and collaboration in companies like never before, says Bughin. In a recent McKinsey survey, 93% of executives reported that their organisation uses at least one social technology and 74% said the social tools are by and large integrated into employees’ everyday work. 80% of executives said that social tools are being used in their companies for internal processes. Of these, the most useful ones are cloud-based collaboration tools that enable employees to have real-time interactions with each other. Features of social technologies found to be most important to a company’s overall adoption of social tools are: accessibility across a variety of platforms, integration with file-sharing apps, the ability to search files and conversations, customisability, and user friendliness.

Source: McKinsey http://www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-digital/our-insights/how-social-tools-can-reshape-theorganization

Wearable tech – the next powerful HR tool With smart-watches and fitness trackers becoming massively popular the world over, many businesses are looking to capitalise on the wearable technology trend by turning into a potent HR tool, says talent management leader, Meghan Biro. Wearable tech is being incorporated in a big way into employee wellness programmes. In fact, an ABI Research report predicts that 13 million wearable tech devices will be integrated into corporate wellness programmes by 2021 in the US alone. Healthy employees not only cost less, but having a meaningful wellness plan in place works wonders for retention. Wearable technology can encourage your employees to monitor their health goals, including sleep, exercise, stress levels, and weight loss which means fewer sick days and lower healthcare costs for your company. A survey conducted by Salesforce found that companies are also looking to use wearable technologies to ensure effective employee time management, employee communications and workplace security.

Source: Entrepreneur https://www.entrepreneur.com/article/272478

‘Facebook at Work’ to facilitate employee collaboration Facebook recently launched ‘Facebook at Work’ in India with the aim of helping employees communicate and collaborate at work through their mobile devices. Built with the goal of increasing employee productivity and easy information sharing, Facebook at Work is already taking off in a big way in India. A company can open a Facebook at Work account that employees can use to communicate and collaborate with each other. Data shared via Facebook at Work is only visible to employees working in the same company, across geographic locations and work teams. Facebook at Work is being embraced by Indian companies across industries (banking, retail, food and beverages, real estate, travel etc.) as a common space for work teams. Many leader-managers are using it to recognise and acknowledge employees and celebrate major milestones and accomplishments. Employees are posting new ideas and updates, getting feedback on tasks/projects, and even to motivate each other.

Source: Live Mint http://www.livemint.com/Consumer/q8JyJR1LdkhM8AmnUcNYdL/Facebook-at-Work-From-social-to-enterprise.html

Temarapport nr 3.indd 15

15 2016-06-28 15:25:34

HR TECH

Nästa generations HR formas av ny teknik Verksamheten inom HR håller på att förändras från en väl avgränsad funktion i en hierarki till en virtuell värdeskapare i ett nätverk. Mycket av initiativet till processer som tidigare legat inom HR-funktionen ligger nu hos medarbetarna själva som en följd av ny teknologi. Ett antal teknikdrivna trender kommer att påverka HR inom den närmaste framtiden.

HR bortom organisationen Sociala medier fungerar som CV:n och kunskapsutbyten för att lösa problem sker i porösa nätverk som sträcker sig långt bortom organisationen som sådan. Denna trend kommer att hålla i sig under överskådlig tid och nytt är att video är på frammarsch. Interna sociala nätverk är ett bra sätt för organisationer att följa medarbetarnas migration i sociala medier och skapa en lärande kultur. Kraven ökar också på att systemen ska integreras över olika plattformar för att fånga upp dynamiken.

Utbildning och certifiering Nätutbildningar av olika slag har kommit stort och har inspirerat många att plugga saker man tycker är intressant. Trenden nu är att eget onlinelärande blir mer fokuserat och att människor kommer sikta på specifika certifieringar för att möta utmaningar på kort sikt, exempelvis inför olika typer av projekt. Leverantörer av onlinelärande har även breddats från att vara en domän för universitet till att många privata aktörer nu växer fram. Livslångt lärande är numera en del av vardagen i talangpoolen, något som växelverkar med att anställningar idag ofta är kortare och mer projektbaserade.

Distansarbete Nuvarande strukturer kommer att fortsätta utvecklas, men om det kommer vara en påtaglig trend beror mycket på bransch och organisationskultur. Efter en period med mycket experimenterande har en del organisationer börjat dra tillbaka på möjligheten till distansarbete, medan andra fortsätter att förfina insatserna. Sociala medier och mobil teknologi kan både förstärka och försvaga distansarbete som koncept.

Talanginsikter Att veta mer om medarbetare bortom CV och utvärderingar kommer att bli viktigare. Traditionell information som lagras om medarbetare och kandidater kommer i allt större

TEMARAPPORT Temarapport nr 3.indd 16

Mats Frick

utsträckning att kompletteras av data från olika typer av nätverk som medarbetaren använder i sin dagliga verksamhet. Detta kräver att organisationer är lyhörda mot medarbetare som erbjuder insikter som inte alltid faller inom de mallar som används för uppföljning och successionsplanering.

Säkerhet Större fokus på teknologi och digitala lösningar skapar även exponering för nya typer av risker. Många företag är måltavlor för bedrägerier eller sabotage av olika slag. Detta är traditionellt en fråga för IT-avdelningen men det blir alltmer en fråga även för HR. Det blir allt viktigare med utbildningsinsatser och en säkerhetsfrämjande kultur på arbetsplatsen. Det är en fin balansgång mellan att ge medarbetare smidig tillgång till data och processer, och att hålla organisationen tät från läckor och intrång. Smartare typer av inloggning och ID-kontroll kommer bli en del av verktygslådan och HR får ett större ansvar för att den ”mjuka” säkerheten ska fungera.

Wearables och teknikprylar Telefoner, Googleglasögon, smartklockor och annat är kul och stimulerar produktivitet om de används på rätt sätt. Men det finns utmaningar som kommer att få större utrymme framöver. En uppenbar fråga är säkerhet eftersom utvecklingen av ny hård- och mjukvara generellt är snabbare än de nödvändiga administrativa svaren. En annan knivig fråga har att göra med vad man räknar som produktivitet. Är man produktiv på samma sätt om man svarar på mail på kvällen i sin säng som om man sitter på kontoret? Räknas det som övertid? Risken finns att det blir en fråga för lagstiftaren och det är nödvändigt att organisationer är klara med sin ståndpunkt kring arbete genom mobila enheter. Källa: Aliah D. Wright. ”2016 Trends in Technology”. Shrm. org, 2016-01-05

HR-TEKNOLOGI 2016-06-28 15:25:35