Tipsbok coaching

Insightguide®Series

Coachtips

Tips och idéer för ett coachande ledarskap

Insightguide

®

Coachtips

SERIES

Tips till dig som coachande chef Se den här boken som en idébank fylld med praktiska tips kring området coaching. Tanken är att du här ska finna konkreta idéer som du enkelt kan omsätta i praktiken i din vardag. Arbetet som coachande chef börjar hos dig själv.

Vår förhoppning är att du med hjälp av dessa tips även kan få inspiration till din egen utveckling.

Tipsen i denna bok har kommit till oss på flera sätt. I de olika undersökningar kring motivation, coaching och kommunikation som Insightlab genomfört under de senaste åren. Ett urval av alla de tips vi har fått in har vi tagit med här. Vi har också tagit inspirerande tips och citat från de coacher, experter och chefer vi har intervjuat för denna guide och av föreläsarna i vår serie ”Kompetenskortet”.

Slutligen har vi också gått igenom alla de guider och nyhetsbrev vi hittills producerat sedan 1995 och letat efter de i vårt tycke bästa tipsen kring coaching.

Trevlig läsning!

Redaktionen på Insightlab

2

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Innehåll 1. Allmänt om coaching

4

2. Att vara chef och coach

6

3. Odla en coachande kultur

8

4. Mål – en förutsättning för coaching

10

5. Känn dig själv och dina drivkrafter

12

6. Skapa förtroendefulla relationer

14

7. Coaching vid hög arbetsbelastning

16

8. Coacha dig själv

18

9. Coachsamtalet

20

10. Karriär- och utvecklingscoaching

22

11. Teamcoching

24

12. Coacha för höga prestationer

26

13. Uppmuntra, stärk och motivera

28

14. Ge coachande feedback

31

15. Sammanfattande råd från coachen

34

© InsightLab

3

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

1. Allmänt om coaching ”En coach ska hjälpa en individ eller en grupp att förflytta sig från punkt A till punkt B genom att följa med jämsides. Inte gå framför (leda) och inte gå bakom (driva på) utan gå bredvid (coacha).”

Magnus Kull, Coach2Coach

Tips! Bäst är inte alltid bäst Ta aldrig tillbaka ansvaret för ett uppdrag som du har delegerat ut bara för att du själv kan göra det snabbare eller bättre. Stötta istället medarbetaren att lära sig utföra arbetet på ett bättre sätt.

Källa: Communication Briefings

”I början av min karriär delegerade jag inte. Jag trodde att jag måste hålla i allt, vara säker på min sak och kunna alla detaljerna.”

Leni Björklund, f d Försvarsminister

Tips! Be om lov för att komma med råd Om du upplever att utövaren arbetar med områden inom vilka du själv har erfarenhet eller känner människor som kan vara till hjälp skulle det vara att beröva utövaren bra hjälp att hålla tyst om detta. Det är sättet att lägga fram tips och råd som skiljer coaching från andra hjälparroller, exempelvis handledning. Om du har ett råd att erbjuda bör du som coach först fråga om tillåtelse. Det kan du göra genom att exempelvis fråga: ”Vill du höra något som jag gjorde en gång i en liknande situation?”, ”Jag känner till någon som du kanske kan prata med. Är det intressant?”, ”Får jag berätta hur jag ser på den här situationen?”. För att frågan om tillåtelse ska var äkta är det viktigt att utövaren har möjlighet att säga nej och inte känner sig skyldig att be om ditt råd.

Källa: Coaching: vad – varför – hur, Susann Gjerde, Studentlitteratur

4

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

”Den ideala ledaren är den som är villig att låta människor utvecklas så till den grad att de till slut passerar honom eller henne i kunskap och förmåga.”

Fred A. Manske Jr.

Tips! Anpassa din coaching utifrån vem du coachar En chef måste anpassa sin ledarstil och coaching utifrån varje person och deras erfarenhet. Det krävs olika angreppssätt beroende på om det är en nyanställd eller erfaren person du coachar. De nyanställda behöver betydligt mer handfast feedback och instruktioner – ”gör så här”, medan seniorerna behöver ett ”bollplank”.

Susanne Pettersson, coach, författare och föreläsare

Tips! Lär dig läsa andras reaktioner Om du är observant och intresserad av hur du inverkar på andra behöver du inte särskilt be om feedback. Du kommer att upptäcka hur du uppfattas av andra genom deras verbala och framför allt icke-verbala reaktioner. Allt för många av oss är rädda att studera denna typ av feedback av rädsla för vad vi kommer att upptäcka.

Källa: Smart moves for people in charge

Ett coachande ledarskap i sammanfattning Att arbeta med ett coachande förhållningssätt som chef innebär i korthet att man utvecklar sin förmåga att: • • • • • • •

Leda sig själv.

Hjälpa andra att formulera mål efter egna förutsättningar.

Se misslyckanden som möjligheter att lära och utvecklas.

Hjälpa andra att se sina (dolda) förmågor och möjligheter.

Lyssna och ställa frågor.

Ej presentera färdiga lösningar själv.

Ge uppriktig och konstruktiv feedback.

Källa: Insightlab

© InsightLab

5

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

2. Att vara chef och coach ”Det enda sätt jag kunde bli den typen av coach jag ville, var att utveckla relationer med mina medarbetare där jag inte enbart var deras chef, utan också deras utvecklingspartner och coach. För mig innebar det att jag aktivt sökte dialog med människor och lyssnade på dem.”

Richard Perry, Peregrine Design Group”

Tips! Se coaching som ett verktyg och lär dig när det passar Ledare ska inte vara livscoacher och ha personlig coaching med sina medarbetare på det sättet, men de ska kunna använda coachverktyg i sitt ledarskap, vid rätt tillfälle, på rätt sätt. Det handlar inte om att använda coachfrågor i alla situationer på ett slentrianmässigt sätt. Det som är viktigt för chefen att tänka på är ”vad vill jag uppnå?” och aldrig släppa den frågan. Nästa fråga blir: ”och hur uppnår jag det på bästa sätt?” Många gånger är coachande frågor den bästa metoden, till exempel om chefen vill att medarbetaren ska utveckla större självständighet eller om chefen vill förstå medarbetaren bättre i utvecklingssamtalet.

Källa: Intervju med Kay Sanderson, ICF-certifierad coach, kognitiv beteendeterapeut och vd för LifeWise.

Tips! Ge inte råd oombedd Vänta tills personen själv ber dig om råd. Att ge oönskade råd kan få vissa att ta avstånd ifrån dig, även om du är säker på vad som är rätt för dem. Om du känner att du absolut vill säga din mening så be om lov först och inled med att ställa några frågor. Visa att du vill lyssna och personen kommer i sin tur att vara mer villig att be dig om råd.

Källa: Personal:Manual

”Din roll som coachande chef är att riva hinder och hjälpa dina medarbetare att bli medvetna om sina (dolda) resurser och möjligheter.”

Kelly Odell, fd försäljningsdirektör Volvo Personvagnar

6

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Tips: Försök först att förstå Fokusera på att bli mer intresserad av att förstå andra människor än på att få dem att förstå dig. Om du inte anstränger dig för att förstå din motpart och i stället fokuserar på att försvara din position, finns risken att er kommunikation bryter ned till en strid mellan två viljor. Detta är knappast en attityd som är önskvärd hos en ledare. Att först försöka förstå handlar inte om vem som har rätt eller fel, det är filosofin som ligger bakom effektiv kommunikation.

Källa: Don’t Sweat the Small Stuff, Richard Carlson

Tips: Ställ många frågor Genom att ställa en mängd frågor uppnår du tre saker. Du får reda på saker du inte skulle ha fått reda på annars, du förbättrar relationen genom att visa intresse och du möjliggör för den andra parten att utvecklas genom att uppmuntra honom eller henne att själv formulera ett svar. De gyllene orden är vem, vad, varför, när, var och hur.

Källa: Insightguide Kommunikation

Tips! Var närvarande och lyssna Att som förman alltid ta sig tid att diskutera med sina anställda. Lyssna, lyssna och åter lyssna. Känns ibland som om att alla är så stressade och inte har tid, men jag tror att alla mår bra av en kort paus, interaktion med andra och möjlighet att få ventilera. Måste inte nödvändigtvis vara jobbärenden som diskuteras, huvudsaken är att man kommer till tals, nån ser en och man får utbyta tankar.

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

© InsightLab

7

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

3. Odla en coachande kultur Tips! Sätt tonen – skapa ett öppet klimat Var mottaglig för andra människors stöd. Underlätta för andra att kommunicera med dig.

På så vis odlar du en kultur där alla kan känna sig bekväma med att framföra synpunkter och förslag.

Källa: The 22 Biggest Mistakes Managers Make and How to Correct Them, Parker Publishing

Tips! Låt dina medarbetare sköta berömmet Dela ut ett speciellt ”berömkort” i början av varje vecka till alla anställda. Be dem sedan att under veckan ge kortet, med en handskriven motivering på, till någon som verkligen förtjänar det. Överväg också att ge priser, till exempel teaterbiljetter, till de anställda när de har tagit emot exempelvis fem kort. Klargör dock att korten inte skall delas ut till ”goda vänner” som en tjänst, utan till dem som förtjänar dem mest.

Skapa ett coachande klimat De flesta verksamheter är idag beroende av fungerande grupper – det är ofta i projekt och grupper som den dagliga verksamheten bedrivs. Att förstå grupprocesser och skapa rätt klimat är därför en nyckeluppgift för dig som coachande chef. Naturligtvis är ledaren viktig för att sätta riktning och rätt anda, men var och en har ett stort ansvar för att bidra till det gemensamma klimatet: • • • •

Ha ett tydligt gemensamt syfte Var tydlig med ramar och gränser i verksamheten – vilket skapar en trygghet för alla Odla vars och ens ansvar för helheten Inte bara ledaren, utan alla behöver vara trygga i sin roll – vad som förväntas och vad var och en ska leverera • Ha en tro på invididen – lita på varandra • Gör roliga saker tillsammans

8

© InsightLab

Insightguide

®

• • • •

SERIES

Coachtips

Dela med er av era funderingar och hur ni har det Ha en gemensam diskussion om vad ett bra ledarskap innebär Se var och en, gå inte bara förbi i korridoren Odla en kultur där ni lyssnar på varandra och är intresserade av vars och ens åsikter och erfarenheter

Källa: Intervju med Katty Uussaar, rektor Mikaelskolan

”För att lyckas med ett coachande ledarskap krävs ett lyssnande. Jag vill lyssna på andra. Min inställning är att alla kan vara med och bidra. Mina medarbetare har idéer som inte jag har – det är deras engagemang jag som ledare vill få tillgång till. Jag vill och försöker använda mig av öppna frågor. De fungerar som en dörröppnare till min omgivning.”

Katty Uussaar, rektor Mikaelskolan

Kollegornas uppskattning viktigast När det man arbetar med tas emot väldigt positivt av andra, skapar det engagemang att fortsätta. Därför är det viktigt att medarbetarna ser att det de bidrar med leder till respons och uppskattning ifrån mig och, framför allt, ifrån kollegorna.

Arne Jakobsson, Skattemyndigheten i Stockholm

© InsightLab

9

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

4. Mål – en förutsättning för coaching Tips! Klargör dina förväntningar En vanlig fallgrop är att chefer inte själva tydligt vet vad de förväntar sig av sina medarbetare. Det resulterar i otydlig feedback och en ofokuserad utvärdering. Chefen känner sig obekväm och sjunker i trovärdighet i medarbetarens ögon. För att undvika detta bör du noga tänka igenom vilka förväntningar du har på dina medarbetare och hur dessa kan specificeras. Vilka kvantifierbara mått kan användas vid utvärderingen? Vilka andra beteenden, som är svårare att sätta siffror på, bör också räknas in?

Källa: Preparing for Performance Appraisal Interviews, Alexander Hamilton Institute

För många mål?

Många målsättningar innebär inte att arbetet blir enklare. Fokusera därför på en eller två huvudmålsättningar under varje utvärderingsperiod. Om varje rutinuppgift benämns som mål finns risken att medarbetarna inte tar dem seriöst.

Källa: Personal:Manual

Checkfrågor när du och medarbetarna sätter mål • Hur reagerar mina medarbetare när jag/vi sätter upp nya mål? Blir de stimulerade eller är de avvaktande?

• Sätter jag upp för svåra mål eller för lätta? Vem bör jag fråga för att få reda på det?

• Involverar jag medarbetarna vid formuleringen av mål?

• Om jag bad en av mina medarbetare att beskriva syftet med sitt arbete – skulle han eller hon beskriva samma sak som jag själv?

• Vet varje medarbetare vad som förväntas av honom eller henne och vilka mål de jobbar emot?

Källa: En InsightGuide till Motivation

10

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Utvärdera och justera en persons mål så att de blir kraftfulla För att säkerställa att de mål som sätts är tillräckligt specifika och motiverande kan du utvärdera och bearbeta dem utifrån följande frågor: • • • • • • • • • •

Är målet positivt formulerat?

Definierar målet något personen verkligen strävar mot? Är målet skrivet i ”Jag”-form? Är det specificerat när målet ska vara uppnått? Är målet realistiskt? Är målet (lagom) utmanande?

Hur vet du att målet är uppnått?

Kan personen själv påverka att målet uppfylls? Är alla konsekvenser av målet önskvärda?

Kan de eventuella oönskade konsekvenserna minskas genom att omformulera målet på något sätt?

• Ger målet personen energi?

• Om personen för sitt inre föreställer sig hur världen kommer att te sig när han eller hon har uppnått sitt mål, känns det då fortfarande lika motiverande att nå?

Bearbeta, justera och utveckla målen där du märker att det behövs. När målet uppfyller denna utvärdering, då kan du vara säker på att personen har specificerat ett konkret, precist och effektivt mål.

Källa: Stairway to Success, Nido R. Quebin, John Wiley & Sons

Tips! Visa att du tar målen och utfallet på allvar Hur reagerar du när mål inte uppnås? Om du inte reagerar eller accepterar varje misslyckande kommer du att sänka moralen hos dem som verkligen jobbar för att nå sina mål. Utvärdera de fall då teamet eller enskilda medarbetare inte uppnår fastställda målsättningar. Vad hände och hur ska ni arbeta i fortsättningen för att lyckas bättre?

Källa: Why teams fail to meet goals, managing People At Work, Professional Training Associates

© InsightLab

11

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

5. Känn dig själv och dina drivkrafter Ta reda på vilka principer du lever efter De viktigaste frågorna du kan ställa dig själv är: ´Vad är verkligt betydelsefullt för mig?

Vilka principer bör jag leva efter?´ Om du bestämmer dig för vilka dina principer är – de ideal som du värderar högre än någonting annat – blir ditt arbete som coach klarare.

Källa: Insightguide Livsbalans

Hur vill du själv utvecklas?

Genom att aktivt arbeta med din egen karriär stärker du dig själv i din roll som chef.

Som en sidoeffekt får även de runt omkring dig nytta av din utveckling.

Reflektera över dina livsmål – Trots att karriären, familjen och de personliga utvecklingsmålen är bärande delar av livet är det få personer som aktivt ställer upp livsmål inom dessa områden. Det är först när du vet vart du egentligen strävar som vardagliga aktiviteter får någon verklig mening.

Ställ grundläggande frågor – En bra grund för att påbörja karriärutvecklingen är att systematiskt och återkommande reflektera över frågor som: ”Vad vill jag ha ut av mitt liv? Hur stämmer min nuvarande karriär med detta? Vad kan jag göra för att röra mig i rätt riktning?”

Var ärlig – Ta dig tid att se över din situation och eventuella karriärstrategi. Ingen kan göra det åt dig, så försök att vara ärlig mot dig själv och fundera igenom var du står både i förhållande till organisationen och var står du i din karriär generellt.

Källa: Insightguide Chefens egen utveckling

Övning: Bli medveten om dina mål Ta ett anteckningsblock och skriv ned dina tio viktigaste mål som du vill uppnå inom överskådlig framtid. Gör detta varje dag utan att titta på vad du skrev dagen innan. De första dagarna kanske du måste fundera ett bra tag, men det blir allt lättare vartefter.

Vissa mål kanske försvinner, andra kanske dyker upp igen. För varje dag kommer dina 12

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

definitioner att blir tydligare. Efter omkring 30 dagar kommer du antagligen att upptäcka att du skriver samma mål varje dag.

Källa: Goals!, Brian Tracy

Kommunicera dina värderingar Det är viktigt att involvera andra i din strävan och ambitioner. När omgivningen vet det kan de lättare förstå och stödja dina handlingar. Att kommunicera dina värderingar förutsätter att du har förtydligat dem för dig själv. Skulle du kunna ange dina fem viktigaste prioriteringar om någon frågar dig? Om du inte har förtydligat dem för dig själv riskerar du att hamna i situationer där du upplever obalans. Detta för att du lägger mycket tid på saker som du inte värderar högst.

Källa: Insightguide Livsbalans

Utnyttja ledarcoaching Att vara chef kan vara ett ensamt uppdrag. Ett bollplank kan därför vara en ovärderlighjälp i din strävan att utveckla din egen förmåga att coacha. Det finns flera fördelar med att använda externa coacher: Bland annat är de specialister på att utveckla nyckelpersoner. De står också fria ifrån internpolitik och kan därför lättare ge opartiska råd.

Källa: HR:Briefing

Tips! Koppla ett mål till din coachande förmåga Att utveckla sin förmåga att agera coachande kan naturligtvis vara ett självändamål i sig. Men coaching som förhållningssätt är från början utvecklat för att skapa förbättrade resultat. Att utveckla ett coachande ledarskap bör med andra ord ha siktet på att skapa fundamentalt bättre resultat – för dig själv, för dem du coachar och för verksamheten som helhet. Fundera därför på om du kan koppla din ambition att bli mer coachande till ett tydligt verksamhetsmål. Kanske är det ett nytt produkt- eller affärsområde som behöver utvecklas, att öka lönsamheten eller att utveckla nästa generations ledare. Styr sedan dina coachinsatser för att nå detta mål.

© InsightLab

13

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

6. Skapa förtroendefulla relationer Tips! Investera i relationer Se relationsarbetet som ett långsiktigt verktyg för att nå resultat om du är alltför uppgiftsfokuserad. Du blir inte trovärdig om du bara visar intresse när det kortsiktigt gagnar resultatet eller uppgiften som ska lösas.

Anonymt chefstips från Insightlabs undersökning ”Motivation 2009”

Tips! Fråga Fråga dina medarbetare: ”Hur är det att jobba med mig?” Visa att du är öppen och mottaglig för både negativa och positiva omdömen. Visa din uppskattning för dem som delar med sig av sin feedback.

Mats Öhman, Regionchef, Lernia Jobb & Karriär

Tips! Lär känna dina anställda Det är lätt hänt att man som chef mest står och småpratar med medarbetarna utan att för den skull få reda på något konkret om dem. Pröva istället med att regelbundet boka in möten med varje medarbetare, till exempel under en lunch eller en fika. Det ger dig möjlighet att lära känna dem – vilket är grunden för att kunna veta vad som verkligen engagerar och sporrar var och en.

Källa: Insightguide Livsbalans

Tips: Acceptera andra som de är Genom att undvika att döma andra personer skapar du en plattform för en avspänd och förtroendefull relation med dina medarbetare. Tumregeln är att ju mer du accepterar andra, desto mer kommer de som regel att acceptera dig.

Källa: Insightguide Kommunikation

14

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Tips! Visa din uppskattning Alla vill känna sig uppskattade. Många företag satsar stort på omfattande program för kund- och personalvård. Samtidigt glömmer vi ofta det allra enklaste sättet att visa uppskattning – ett enkelt ”tack”. De flesta klagar mer än de visar uppskattning. Vill du utmärka dig och göra en skillnad för dig själv och andra? Gör precis motsatsen – ge mer beröm och uppskattning än du kritiserar. Att visa uppskattning är ett av de allra bästa sätten att bygga starka relationer med andra. Oavsett om det är dina kollegor, överordnade, vänner, kunder eller din familj.

Källa: Wajed Salam, Foresight International

Tips! Ödmjukhet indikerar styrka Ett bra sätt för dig som chef att vinna medarbetarnas förtroende är att vara ödmjuk.

Några tips: ”Det har du rätt i.” Låt andra få veta när du tycker att de har sagt något rätt. ”Jag har gjort ett misstag.” Att vara chef betyder inte att du är perfekt. Och ingen förväntar sig det heller! ”Jag har ändrat mig.” Att envist hålla fast vid sin åsikt enbart för att vara konsekvent saknar poäng. Spola gamla käpphästar när de inte längre är relevanta. ”Jag vet inte.” Att erkänna att du inte vet något innebär inte svaghet. Tvärtom, bara modiga personer vågar erkänna att de inte har full koll.

Källa: Don´t oil the squeaky wheel, Wolf J. Rinke

Tips: Undvik att skaffa ”bundsförvanter” Om du har personliga vänner på din avdelning bör du undvika att särbehandla dem.

Undvik också att tala om andra medarbetare när de inte själva är med. Försök hinna med att exempelvis ta en fika med så många som möjligt istället för att endast umgås med vissa medarbetare eller överordnade.

Källa: Insightguide Kommunikation

© InsightLab

15

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

7. Coaching vid hög arbetsbelastning Gå igenom existerande projekt för att identifiera de verkliga prioriteringarna.

De flesta organisationer klargör sina prioriteringar i den strategiska planen som vid något tillfälle har upprättats. Över tiden minskar klarheten över vad dessa prioriteringar faktiskt innebär. Det är därför viktigt att med jämna mellanrum samla sitt team och gå igenom alla projekt för att se om de fortfarande ingår i prioriteringarna. Om projekten faller in under prioriteringarna visar det att den strategiska planen fungerar, om projekten å andra sidan inte stämmer överens med prioriteringarna så bör endera planen eller projekten revideras.

Källa: Leadership Briefing nr 3/2010

Acceptera resultat som är ”tillräckligt bra” Visst, det går att “ta ett varv till” på varje enskild arbetsuppgift, men, behövs det? Och vilken skillnad kommer det att göra om det blir ännu litet bättre? En medarbetare som försöker utföra varje enskild arbetsuppgift till perfektion kommer att bli överbelastad.

Som coachande chef har du en viktig uppgift i att hjälpa medarbetarna att lägga ambitionen på rätt nivå.

Källa: Insightguide Nya Spelregler

Tips! Identifiera de onödiga uppgifterna De flesta verksamheter har rutiner och moment som utförs av gammal vana och tradition. Kanske är det ett återkommande möte som inte längre behövs. Kanske är det underlag till ekonomiavdelningen som fylls i trots att informationen redan finns tillgänglig digitalt. Kanske är det underlag som tas fram trots att ett beslut redan är fattat. Samla din grupp och ställ en direkt fråga: Vilka moment och rutiner har vi som vi skulle kunna förenkla eller ta bort? På vad lägger vi tid som egentligen inte ger något resultat eller som ingen skulle sakna om vi lät bli?

Källa: Insightguide Nya Spelregler

16

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Lär dig coacha de fyra olika ”tidspersonligheterna” Psykologen Steven Berglas vid Harold Price Center for Entrepreneurial Studies vid UCLA:s Anderson School, har i sin forskning kunnat identifiera fyra typer av tidsmissbrukare och hur du som coachande chef kan hjälpa dessa individer att bättre utnyttja sin tid.

Den Föregripande – slutför tvångsmässigt alla uppgifter långt i förväg för att känna att de har kontroll. Är egentligen inget problem, men kan utgöra det vid samarbeten då den föregripande inte befinner sig i samma fas som sina kollegor.

Ett sätt att stötta dessa personer är att diskutera frågan öppet och att få dem att samordna sitt arbete med andra i gruppen.

Glädjespridaren – gör allt för att behaga andra. Tar på sig fler och fler arbetsuppgifter, inte sällan de som egentligen borde utföras av kollegor. På ytan med glädje, men innerst inne känner sig ofta glädjespridaren utnyttjad. Chefen till glädjespridaren måste hålla ett vakande öga och hjälpa till att sätta gränser. Belöna och bekräfta glädjespridaren för ”rätt” arbete – det han eller hon verkligen är anställd för att utföra.

Perfektionisten – använder mer tid än nödvändigt för att möta sina egna höga krav och orealistiska nivåer. Godkänt är aldrig tillräckligt. Rädslan för kritik gör att de tror att allt måste vara perfekt. Paradoxalt nog gör strategin dem kompromisslösa och de kan ofta ha svårt att möta deadlines. Lösningen kan vara att utvärdera perfektionistens arbete i små doser för att minska rädslan för ”finalen”.

Förhalaren – skjuter upp arbetet in i sista sekund av rädsla för att inte klara av att leverera önskat resultat. Förhalaren finner alltid en ursäkt för att han eller hon missade deadline eller uteblev vid viktiga presentationer eller möten. Hjälp förhalaren genom att låta honom eller henne vädra sin oro. Skapa en trygg atmosfär där misslyckanden är tillåtna. Be inte om färdiga produkter utan om ”ett första utkast” eller en betaversion där fel kan rättas till efter hand.

Källa: Harvard Business Review

© InsightLab

17

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

8. Coacha dig själv Tips! Se över dina prioriteringar varje vecka De flesta människor trivs bäst med sitt arbete när de har städat upp bland, uppfyllt, klargjort och omförhandlat alla sina löften till sig själva och andra. Gör detta en gång i veckan i stället för en gång om året.

Källa: Få det gjort!

Tips! Förändra din inställning till problem Problem är en ofrånkomlig del av livet. Men många gånger ägnar vi för mycket kraft och tid åt att hela tiden försöka bota problem som vi omöjligen kan åtgärda. Det vi däremot kan göra är att acceptera att problemen existerar och att välja en annorlunda inställning till dem!

Källa: Insightguide Livsbalans

För en konstruktiv dialog med dig själv En nyckel till att hjälpa dig själv att nå de mål du sätter upp är att ställa öppna, effektiva frågor till dig själv och med ett öppet sinne besvara frågorna. Genom en konstruktiv intern dialog, som i och för sig gärna kan dokumenteras på papper, kommer du att överraska dig själv med att finna nya möjligheter och lösningar på dina utmaningar. Våga därför utmana gamla sanningar och invanda mönster genom att ställa konstruktiva frågor till dig själv.

Några exempel på effektiva frågor: • ”Vad är det egentligen som jag vill uppnå med detta?”

• ”Hur skulle jag kunna nå samma resultat på ett enklare sätt?”

• ”Leder detta mig verkligen framåt mot mina långsiktiga professionella och privata mål?

• ”Vem är bättre lämpad än jag för att göra det här?”

Källa: Bli din egen bästa coach, Pia Nilsson, SISU Idrottsböcker

18

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Om det du gör inte fungerar, gör något annat ”Om du gör det du alltid har gjort, kommer du att få det du alltid har fått.” Var därför flexibel och våga prova nya angreppsvinklar och aktiviteter. Så fort du testar något nytt tillförs du nya erfarenheter och får ny värdefull feedback som kan hjälpa dig på vägen mot ditt mål.

Magnus Kull, Coach2Coach

Använd mål på ett sätt som hjälper dig • Sätt inte upp för många eller för svåra mål Det är lätt att ta på sig för mycket och som resultat av detta stressa upp sig och förr eller senare misslyckas. Sänk nivån på dina åtaganden till en nivå som motiverar dig och som du tror dig kunna axla. När du frigör dig från mönstret att ständigt sätta upp för tuffa mål kommer du att känna dig friare och få mer kraft till att realisera dina viktigaste mål.

• Sluta vara duktig och börja istället vara radikal Att nå mål handlar ofta om att bryta mönster och rutiner. Det räcker inte att jobba hårt, det gäller att fokusera sina insatser dit de gör mest nytta.

• Sluta jaga efter rörliga mål Det är vanligt att man jagar efter drömmar, förhoppningar och ständigt förnyar sina mål.

Koncentrera dig på de mer närliggande målsättningarna och uppskatta det du har uppnått. Realisera dina mål och sätt sedan upp nya, genomtänkta mål som får rätt konsekvenser, istället för att hela tiden skjuta på rörliga mål.

Källa: Insightguide Chefen som Coach

© InsightLab

19

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

9. Coachsamtalet Mindre är mer Om du coachar någon vill du säkert att varje coachtillfälle ska bli så givande som möjligt.

Risken finns dock att du försöker göra för mycket på en gång. Människor kan bara ta till sig en begränsad mängd information och idéer vid ett tillfälle. Begränsa därför antalet mål/uppgifter som medarbetaren ska jobba med till nästa möte till högst två eller tre.

Medarbetaren kommer att göra ett bättre jobb och känna sig mindre stressad. Han eller hon kommer också att få ökat förtroende för coachingprocessen – och för dig.

Källa: The Manager´s Intelligence Report

Ställ en fråga i taget Många har en tendens att ställa mer än en fråga åt gången. Dels blir det svårt för den du talar med att veta vad han eller hon ska besvara, dels blir det svårt för dig att veta vilken fråga du har fått svar på. Separera i stället dina frågor och ställ dem en och en.

Källa: Me Management

Lyssna Att ge någon sin odelade uppmärksamhet utan att nödvändigtvis komma med egna förslag visar att du är genuint intresserad och är mån om att förstå hur det ligger till. Detta är också en av hörnstenarna för att den andra personen ska få möjlighet att komma till insikt på egen hand.

Källa: The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R Covey

Ge din odelade uppmärksamhet Brukar du spara tid genom att jobba med en uppgift, samtidigt som en av dina medarbetare ber dig om råd? Risken är stor att din medarbetare tolkar din delade uppmärksamhet som ignorans. Ge människor din fulla uppmärksamhet. Om du inte kan det, sätt upp en tid när ni kan prata ostört.

Källa: The Manager’s Balancing Act, Florence M. Stone

20

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

”Lyssna” med mer än dina öron Använd alla dina sinnen för att plocka upp så mycket information som möjligt. Det finns mycket som kommuniceras, genom till exempel kroppsspråk, utan att för den skull vara verbalt. Skapa en totalbild av det som kommuniceras.

Källa: Managers as Facilitators

Använda faciliterande frågor Vanligtvis ställer vi frågor som den tillfrågade kan besvara utifrån beslut som denne redan fattat. Faciliterande frågor ska istället hjälpa de tillfrågade att komma fram till nya beslut som stödjer deras värderingar. Faciliterande frågor ska formuleras på ett sätt som öppnar upp för förändring: • Hur skulle ditt nästa uppdrag se ut för att du skulle känna dig riktigt motiverad och glad över att få gå till jobbet?

• Vad behöver du veta eller göra för att få det uppdrag som du skulle vilja ha? Hur skulle vi kunna möjliggöra det?

• Vad behöver vi förändra för att du ska vilja och kunna delta på nästa möte?

Läs mer om faciliterande frågor på www.facilitate.com

Tips! Se bortom den första frågan Det coachande ledarskapet handlar till stor del om att läsa av helheten och använda sin intuition. I det ligger att se bortom vad det första är en medarbetare säger till dig eller frågar. I de flesta fall döljer sig något helt annat bakom detta. Ett mycket vanligt fenomen är att som chef bemöta den första frågan eller kommentaren och nöja sig med det. Gör det därför till en vana att ställa några följdfrågor för att ta reda på vad som egentligen döljer sig bakom frågan eller klagomålet.

Källa: Intervju med Charlotte Hågård, karriärcoah och grundare av Newstart

© InsightLab

21

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

10. Karriär- och utvecklingscoaching ”Utveckling ska alltid vara självvald. Om du vill coacha någon att utvecklas behöver du börja med att hjälpa dem skapa ett tydligt syfte och mål med sin utveckling. Det finns ingen given mall att gå efter. Alla är unika och att försöka ändra på människor fungerar helt enkelt inte. Se bara på de förebilder vi har i näringslivet och samhället. Vi ser upp till dem just för att de är sig själva – de är unika.”

Jivan Wells, Sky Institute

Hitta rätt nivå på nya utmaningar Vi är alla olika – vilket gör att vad som krävs för att vi ska behålla vårt engagemang varierar kraftigt. Det som är en nödvändig förnyelse och utmaning för någon kan utgöra ett stress- och störningsmoment för någon annan. Det coachande ledarskapet handlar om att hitta rätt nivå av förnyelse för var och en. Blir det för mycket av utmaning, förnyelse och förändring är det lika negativt som den fullständiga frånvaron av detsamma. Ett coachande ledarskap bygger på en förståelse för dessa mekanismer och en lyhördhet för vad som är ”rätt nivå” för var och en.

Källa: Intervju med Charlotte Hågård, grundare Newstart

Tips! Be medarbetarna motivera sina preferenser Om du som chef förstår varför en viss medarbetare föredrar en viss typ av uppgift blir det enklare att matcha honom eller henne med rätt arbetsuppgifter. Då blir arbetet mer stimulerande för medarbetaren, och resultaten bättre för arbetsgivaren. Vet man att ”Anna uppskattade att jobba med marknadsundersökningar om produkt X”, är det lätt att anta att Anna bör få jobba vidare med just undersökningar. Vet man däremot att ”Anna gillade det för att hon älskar produkt X”, så förstår man att det är uppdrag relaterade till produkten, inte undersökningar, som får Anna att prestera maximalt.

Källa: http//blogs,harbarbusiness.ord/demaio/2009/06/how-to-identigy-your-employees.html

22

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Tips! Du kan hjälpa dina medarbetare att lära sig nytt genom att uppmuntra dem till följande: • • • •

Hålla ett föredrag.

Skriva en artikel till interntidningen/intranätet/en affärstidning.

Bli mentor för en ny kollega – eller själv hitta en mentor.

Delta i branschmöten, konferenser eller mässor.

Källa: www.careerlab.com

Identifiera dina eller en medarbetares talanger Studera spontana reaktioner Studera spontana reaktioner i förhållande till de situationer du eller den du coachar stöter på. Hur reagerade du exempelvis senast när du var tvungen att fatta ett beslut utan all fakta på hand? Om du gillade osäkerheten och var övertygad om att handling skulle ge en klarare bild av situationen så är kanske förmågan att vara handlingsbenägen en talang hos dig. Om du istället valde att stanna upp för att samla in mer fakta så kanske analytisk förmåga är en av dina främsta talanger.

Undersök längtan och lockelse Ett annat sätt att identifiera sina talanger är att undersöka vad vi verkligen längtar efter och vad som lockar oss. Om du som barn analyserade vattenspridaren och hur den egentligen fungerade samtidigt som syskonen sprang runt och jagade varandra så kanske detta signalerar ett analytiskt sinnelag. Var du klassens teaterapa så kanske det faller sig mer naturligt för dig än för andra att hålla presentationer på jobbet.

Det är dock inte alltid som talangerna får utlopp redan i barndomen. Det kan mycket väl vara så att de får möjlighet att blomstra först långt upp i åldern. Vad trivs du med att göra?

Snabb inlärning Ytterligare ett sätt att ta reda på sina naturliga talanger är att vara uppmärksam på vad som är lätt att lära sig. Sådant som känns helt naturligt, du flyger fram i utvecklingen – här ligger förmodligen någon av dina talanger. Vare sig det handlar om försäljningsteknik, att skriva affärsplaner, utforma en budget, agera värd eller värdinna eller vara bra på kundservice.

Källa: Now, Discover Your Strengths, Marcus Buckingham, Donald O. Clifton, Simon & Schuster

© InsightLab

23

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

11. Teamcoaching Tips! Låt gruppen driva sig själv En motiverad grupp driver sig själv. Den behöver inte en chef som kommer in på morgonen och säger åt dem att arbeta. De ser själva nyttan av att göra ett bra jobb. Här behöver man som coachande chef bara bidra med en energikick ibland. Det handlar om att vara där och visa sin uppskattning.

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

”I en grupp kan informella ledare uppstå, men jag anser inte att det ska vara så.

Alla ska ha samma status och få komma till tals. De som inte säger så mycket ska uppmuntras att säga mer. De har lika mycket tankar och åsikter som alla andra”.

Kristina Kristiansson, rektor på Solskenets skola

”Det är otroligt vad som kan åstadkommas när ingen bryr sig om vem som får ta åt sig äran.”

Robert Yates

”Det är så paradoxalt att ett bra team behöver trygga individer. Om det blir problem beror det nästan alltid på att det arbetas för lite på det individuella planet.”

Ann Hennicks, ICA-skolan

Tips! Ordna en ”kick-out” fest Teammedlemmar kan uppleva ett stort känslomässigt tomrum när ett projekt är avslutat. Se därför till att teamet håller kontakten en tid efter projektet och ha gärna en tydlig ”kick-out” fest, tipsar Peter Rathsman, Rymdbolaget.

24

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

”Min erfarenhet är att de mest effektiva ledarna är de som aldrig säger ”jag”. Och det är inte för att de har tränat sig att inte säga ”jag”. De tänker helt enkelt inte ”jag”. De tänker ”vi”. De tänker ”team”.

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

”Man kan aldrig skapa ett framgångsrikt team av osäkra individer. Alla måste känna sig trygga, och trygga blir vi när vi vet vad som förväntas av oss och vad vi kan förvänta oss av andra. Det är det som är vår gemensamma värdegrund och den måste teamet jobba fram tillsammans.”

Björn Olsson, Posten

Tips! Behandla medarbetare som individer och inte som grupp Visa respekt och uppskattning för individuella kunskaper och förmågor. Lär känna dina medarbetare, deras mål och förhoppningar. Försök matcha varje medarbetares ansvarsområde med deras professionella mål.

Källa: Personal:Manual

”Innan jag sätter ihop projektgruppen brukar jag alltid fråga kandidaterna hur de upplever projektet: Vill du köra det här projektet? Det är bättre att ta med en person som har mindre erfarenhet, men som är mer engagerad.”

Magnus Kuchler, Ernst & Young

Tips! Låt var och en avge ett teamlöfte Att låta teammedlemmarna lova varandra att verka för teamets bästa kan ge gott resultat. De kan avge ett muntligt löfte inför de andra eller skriva ner en uppsättning ”spelregler” som alla får underteckna.

Källa: Insightguide Team

© InsightLab

25

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

12. Coacha för höga prestationer ”Jag slås ofta av hur otydliga målen är för de flesta medarbetare på företagen.

Eller så är de alldeles för låga. Sedan undrar ledningen varför företaget inte går bättre. Och så görs det fler planer och skruvas på strategier i stället för att lägga större vikt vid att agera och samarbeta för att nå dit man verkligen vill”.

Lisa Arnborg, prestationskonsult, YesP

Tips! Hitta balansen mellan utmaning och stöd Som coachande chef är en av dina huvuduppgifter att löpande exponera dina medarbetare för nya utmaningar och tillfällen till lärande, för att få dem och din verksamhet att växa och utvecklas. Många har dock en tendens att vilja stanna i sin ”bekvämlighetszon”, vilket gör att du behöver peppa och uppmuntra dem du coachar till att våga och vilja ta steget. Var tydlig med att du tycker att personen kan anta en ny utmaning och att du tror på denne.

Var också tydlig med att de kan förvänta sig ett mindre bra resultat initialt. Fortsätt att uppmuntra deras framsteg och förstärk deras känsla av att befinna sig på en helt naturlig inlärningskurva. Samtidigt som du får dina medarbetare att anta nya utmaningar och ansvar behöver du försäkra dig om att du ger dem lagom mycket stöd. För mycket stöd gör att människor lätt stannar i sina bekvämlighetszoner vilket minskar deras egna chanser att lära och utvecklas. För lite stöd å andra sidan kommer att lämna dina medarbetare för mycket på egen hand och leda till rädslor för att misslyckas.

Din uppgift är därför att hela tiden läsa av var den du coachar befinner sig på skalan. Är det för lite eller för mycket utmaning? Och är det för mycket eller för lite stöd?

Källa: Online Extended Learning Coaching ”Cross Knowledge” Mercuri International

26

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

”Arbetsrollen fungerar som en självuppfyllande profetia. Många människor presterar sämre än sin egentliga kapacitet, därför att deras roll är negativt, passivt eller defensivt definierad.”

Willi Railo, Prestationspsykolog

Tips! Höj målen och sänk förväntningarna ”Min erfarenhet är att många människor och miljöer arbetar med för lågt satta mål, men upplever för stora krav. Det gäller att göra precis tvärtom: upp med målen, men sänk förväntningar och krav”.

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

Tips! Låt var och en ”äga” sin egen uppföljning ”Tidigare har prestationsarbetet framför allt handlat om prestation på grupp- och avdelningsnivå. När fokus flyttas till den enskilde medarbetaren blir det allt viktigare att mäta och utvärdera prestation på ett sätt som inte kränker individen. Det är möjligt om den enskilde medarbetaren ‘äger’ sin uppföljning.”

Hans-Peter Arnborg, vd, YesP

”Signalerar ledaren att det är bättre att göra ingenting än att göra fel, då kommer teamet aldrig att bli framgångsrikt. Ändringar som förhindrar problem eller förbättrar slutresultatet ser vi som något bra, inte som misslyckanden.”

Peter Rathsman, Rymdbolaget

Tips! Prestationsrecept = mål + ansvar + ditt stöd Utmana i form av mål och eget ansvar kombinerat med en trygghet hos individen att hon/han också vet att det är OK att komma och be om hjälp antingen med hur han/hon ska lösa uppgiften eller att ta bort uppgifter/ansvar när det är för mycket.

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

© InsightLab

27

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

13. Uppmuntra, stärk och motivera Tips! Snåla inte med beröm Det är självklart att du ska ge beröm för extraordinära insatser, men om du enbart prisar dessa kan medarbetarna känna att det bara är topprestationerna som uppmärksammas. Du kan undvika detta genom att berömma medarbetare regelbundet – och genom att uppmuntra dem att känna sig nöjda med vetskapen om att de har gjort sitt jobb bra.

Källa: Personal:Manual

Tips: Ge din uppmärksamhet och bygg andras självkänsla När du upphör med det du gör och lyssnar på någon säger du samtidigt, ”jag värdesätter dig och vad du har att säga.” Detta är ett av de bästa sätten att öka självkänslan hos medarbetare, barn, din partner och i stort sett vem som helst i ditt liv.

Källa: Smart moves for people in charge

Se personens möjligheter En av dina viktigaste uppgifter som coach är att stärka din medarbetares tro på sig själv och sina förmågor. I grund och botten handlar det om att hjälpa personen stärka sin självkänsla. Du kan bland annat göra det genom att identifiera personens ”nycklar” till positiva tillstånd och goda prestationer: i vilka situationer och omständigheter kommer personens styrkor och förmågor mest till sin rätt? Ytterligare en viktig uppgift för dig som coach är att se personens möjligheter och potential – något som många tyvärr har svårt att se själva. Detta är kanske ett av dina viktigaste bidrag till den andres tro på sig själv och utsikter till positiv utveckling.

Källa: Intervju med Mats Öhman, Regionchef/Lernia Jobb&Karriär

28

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Tips: Hjälp blyga personer att känna sig trygga Alla människor är inte lika pratsamma. Hjälp blyga personer att känna sig bekväma vid en diskussion genom att: • • • • •

Ansträng dig att inte avbryta.

Tillhandahåll en lugn, tyst miljö vid ett längre samtal.

Om möjligt – förbered personen genom att i förväg ange diskussionspunkter.

Tala lugnt och långsamt.

Låt det bli tyst ibland så att personen får en chans till spontana kommentarer.

Källa: Communication Briefings

Tips! Fira delmålen Ofta kan det ta månader av arbete innan ett större mål är uppnått. Det kan därför vara svårt att hålla entusiasmen på topp. Sätt tillsammans upp delmål, påminn varandra om vilka de är och fira när de klaras av.

Källa: Steps for successful goal setting and achievement, Paul Christenbury, Total Life Success

Tips! Ge dina medarbetare frihet Jobba nära dina medarbetare genom att coacha dem och ge dem kontinuerlig konstruktiv feedback. Ge dem frihet att fatta beslut och utrymme att göra fel. Det skapar motivation och får dina medarbetare att växa, i sina arbetsroller och som personer.

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

Tips! Motivera genom att ge alternativ Vår motivation styrs mycket av vilka alternativ vi upplever att vi har, därför tycker jag att erbjuda fler bra alternativ är det suveräna tipset!

Per Larsson, Beteendevetenskapligt ledningsansvarig, AB Previa

© InsightLab

29

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

Tips! Håll det du lovar!

Glöm inte att de starkaste motivatorena är gratis; feedback, ansvar, uppskattning, med mera kostar inte en krona – bara din egen tid och engagemang. Ha civilkurage och integritet - håll det du lovar eller håll klaffen!

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

Tips! Utnyttja självuppfyllande profetior på rätt sätt Coaching utgår ifrån att det vi tror på, och det andra tror om oss, påverkar vad vi lyckas åstadkomma. Inom coaching försöker man använda det på ett positivt sätt. Att bli sedd, bekräftad och ha en coach som tror på en är en viktig del av coaching, liksom att personen coachas till att tro på sig själv och sin potential.

Källa: Personal:Manual 2010

Hjälp uttråkade medarbetare till nytändning Nästa gång en medarbetare tappar gnistan och motivationen saknas kan du prova följande: be den anställde att skriva ner 20 händelser eller åstadkommanden som har sporrat honom eller henne tidigare i livet. Sök sedan tillsammans efter gemensamma nämnare och ”brainstorma” kring nya mål utifrån dessa händelser.

Källa: Personal:Manual

Rekapitulation som motivation Ett bra sätt att kombinera information med motivation är att regelbundet samla projektgruppen till rekapitulering så att medarbetarna känner att de presterar och når delmål.

Sträva efter att besvara dessa frågor: • • • • •

30

Vilket var vårt ursprungsmål och varför satte vi upp detta mål?

Vilka arbetar i projektet och vad gör dem lämpliga att deltaga?

Vad har gjorts hittills?

Vilka hinder har övervunnits och vad kan vi vara extra stolta över att ha åstadkommit?

Vilka är utmaningarna nu?

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

14. Ge coachande feedback Tips: Fråga först Fråga dina medarbetare: ”Vill du höra vad jag har sett/noterat?” Respektera om personen inte är mottaglig just nu.

Mats Öhman, regionchef, Lernia Jobb & Karriär

Tips: Ge konstruktiv feedback Fokusera på att beskriva snarare än att bedöma. Att kalla någon för ”dominant” är exempelvis inte lika konstruktivt som att säga ”När vi pratar känns det som om du inte lyssnar och att jag måste hålla med dig för att undvika en attack från din sida.”.

Fokusera på beteende snarare än på personlighet. Exempelvis är det mindre konstruktivt att referera till någon som ”högljudd” än att säga ”under hela mötet pratade du både mest och högst”.

Källa: Insightguide Kommunikation

Tips: Beskriv dina observationer + effekterna Formulera din feedback som observationer istället för tyckande. Det är viktigt att beskriva exakt vad du observerar och vilka effekter det ger. Exempel: ”När jag såg att du under grupparbetet var alldeles tyst …” och inte ”Jag tycker att du är väldigt oengagerad.”

Källa: UGL Deltagarmaterial

Tips: Ge positiv kritik Den allmänna uppfattningen är att positiv kritik är enkel att ge. Visserligen kan kommentarer som ”Bra jobbat!” och ”Ditt slit imponerar!” uppmuntra medarbetaren, men för att få till stånd en utveckling och ta vara på den positiva kritikens bästa effekter bör du vara mer konkret. Det underlättar för medarbetaren att förstå vad du egentligen tycker är bra och vad du därmed vill se mer av i framtiden.

Källa: Personal:Manual

© InsightLab

31

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

Tips! Debriefing När en medarbetare har avslutat ett projekt eller en uppgift är det viktigt att diskutera igenom projektet. Frågor som kan tas upp är: • Vad fungerade bra?

• Vad kunde ha gjorts bättre?

• Vad har vi lärt oss?

Källa: Delegera! Du måste inte göra det själv, Svenska Förlaget

Tips! Glöm inte bort dina ”stjärnor” HR-konsultföretaget Hay Group fann i en omfattande undersökning att högpresterare var de som var mest intresserade av feedback. Hay menar att detta beror på att dessa individer är de som i störst utsträckning tänker framåt på sina arbeten och karriärer. Får de inte tillräcklig feedback drar de slutsatsen att deras nuvarande företag inte bryr sig. Det paradoxala i sammanhanget är att denna kategori är den som får minst feedback. Cheferna brukar vanligtvis tolka de goda resultaten som att allt är OK och att de kan lämna dessa personer ifred.

Tips! Smartare hjälp Som chef har du säkerligen talat om för dina medarbetare att de kan vända sig till dig om de har stött på problem eller behöver hjälp. Det är en viktig del i chefsskapet, men samtidigt föreligger risken att medarbetarna känner att det enda som är av betydelse är när något går fel. Prova med att istället säga ”Jag är intresserad av att se hur det går i ditt arbete och om du vill ha feedback på vägen får du gärna komma till mig”.

Källa: How Great Decisions Get Made, Don Maruska

”Att jag följer upp betyder inte att jag inte litar på medarbetarna och att jag vill kontrollera dem. Genom uppföljning visar jag i stället respekt för medarbetarna och uppgifterna.”

Peter Rathsman, Rymdbolaget

32

© InsightLab

Insightguide

®

SERIES

Coachtips

Tips! Håll dig till en sak i taget.

När du ska ge någon kritik, se då till att du har tänkt efter exakt vad du vill säga och säg bara det, rekommenderar Thomas Lundqvist, vd på Brainscan. Det är så lätt att ösa på med … och så är det det här …och när vi ändå sitter här vill jag också ta upp…och så du, försök komma i tid nästa gång. Det är förödande, anser Thomas. Man måste bita sig i tungan bara kritisera en enda sak.

Källa: Insightguide Team

Tips! Ge inte kritik och beröm vid samma tillfälle Coachande och motiverande chefer måste kunna ge både konstruktiv kritik OCH beröm.

Det viktigaste är dock att de skall framföras vid olika tillfällen. (Inte: du var duktig MEN ....)

Anonymt chefstips, Insightlabs undersökning Motivation 2009

Kritiken ska sakna ord som ”aldrig” eller ”alltid” Om du beskriver en medarbetares beteende med ord som ”aldrig” eller ”alltid” är risken uppenbar att du försvårar för medarbetaren att över huvud taget kunna förändras.

Kritiken är inte konstruktiv. Dessutom brukar det vanligtvis inte vara så att en medarbetare alltid eller aldrig beter sig på ett visst sätt.

Källa: Svåra medarbetarsamtal, Åsa-Mia Fellinger

Eventuell kritik ska grundas på tydliga fakta I en del fall kommer kritiken ursprungligen från andra personer, till exempel en kund. Det gör det extra viktigt att du tar reda på vad som egentligen föreligger innan du framför kritiken. För en medarbetare känns det säkerligen som att du tar ställning emot honom eller henne. Ibland, när fakta är tydliga, kan du göra det och vara säker på din sak. Men om informationen om vad skett inte är helt tillförlitlig bör du inta en mer neutral inställning.

Källa: Svåra medarbetarsamtal, Åsa-Mia Fellinger

© InsightLab

33

Coachtips

Insightguide

®

SERIES

15. Sammanfattande råd från coachen Ta tag i eventuella problem direkt. Blunda inte för eventuella problem, ta tag i dem direkt och på ett öppet sätt. Tänk på att alltid försöka att hålla isär sak och person.

Lyssna i ett vidare perspektiv. Försök se bortom orden. Vad säger personen egentligen till dig? Försök att se vad som ligger bakom ord och beteenden.

Fokusera på framstegen. Din uppgift är att stärka dina medarbetare i deras yrkesroll. Det gör du bland annat genom att lyfta fram och peka på konkreta resultat och framsteg.

Träffa din adept ofta. Ha täta möten och återkopplingar. Går det för långt mellan varje tillfälle tappar du kontinuitet och känsla för den aktuella processen.

Var tillgänglig. För att kunna vara det behöver du frigöra tid. Det gör du bäst genom att delegera. Din delegering är också ett av dina främsta verktyg för att coacha och utveckla dina medarbetare. Du kan med andra ord sätta igång en positiv utvecklingsspiral genom att delegera generöst och använda den frigjorda tiden till att coacha dem du delegerat till.

Undvik att diskutera lösningar på detaljnivå. Visa att du litar på att din medarbetare klarar av att hitta en bra lösning. Gör klart att denna har bäst förutsättningar för att lösa problemet. Lägg därför ditt fokus på förutsättningarna och inte på lösningarna. Gör det till en vana när medarbetare kommer till dig för att be om råd att fråga: ”har du någon idé?”

Källa: Intervju med Mats Öhman, Regionchef Lernia Jobb & Karriär

34

© InsightLab

Insightguide®Series

Tips! Ställ en fråga istället för att ge svar et inte” En av de tuffaste utmaningarna för chefer som vill agera coachande är att göra sig av med (o)vanan att komma med egna svar och lösningar. Många har befordrats till chef tack vare sin förmåga att ta kommandot, komma med lösningar och fatta beslut. För många chefer sitter det därför som en reflex i ryggmärgen att komma med lösningsförslag när medarbetare kommer med problem. Som coach måste du lära om och helt avstå denna impuls.

Det är inte du som ska visa dig på styva linan eller vara handlingskraftig – det är dina medarbetare.

Källa: Intervju med Mats Öhman, Regionchef Lernia Jobb & Karriär