Tipsbok kommunikation

Insightguide®Series

KOMMUNIKATIONSTIPS

Tips och idéer för chefens kommunikation

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 1

2009-08-06 11:29:23

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips för chefer Se den här boken som en idébank fylld med praktiska tips kring området kommunikation. Tanken är att du här ska finna konkreta idéer som du enkelt kan omsätta i praktiken i din vardag. Vår förhoppning är att du med hjälp av dessa tips får inspiration och utvecklar din förmåga att kommunicera.

Trevlig läsning!

Redaktionen på Insightlab

2

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 2

© InsightLab

2009-08-06 11:29:23

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Innehåll Prioritera kommunikationsfrågorna

s. 4

Mål och vision

s. 5

Sammanhang och mening

s. 7

Fungerande internkommunikation

s. 8

Hantera ökad mångfald

s. 10

Vardagsnära kommunikation

s. 11

Se till att budskapet når fram

s. 13

Använd de nya kanalerna

s. 14

E-post

s. 15

Feedback

s. 16

Dialog och lyhördhet

s. 17

Använd olika kanaler

s. 19

Förändringskommunikation

s. 20

Möten

s. 22

Tydlighet

s. 24

Öka din trovärdighet

s. 25

Hantera informationsöverflödet

s. 26

Utbildning

s. 27

Odla medarbetarens ansvar

s. 28

När du står på scenen

s. 30

Delaktighet och demokrati

s. 32

Konflikthantering

s. 33

Coachande och motiverande kommunikation

s. 34

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 3

3

2009-08-06 11:29:23

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Prioritera kommunikationsfrågorna Chefens viktigaste verktyg Många chefer är idag rädda för att kommunicera och skyller på att medarbetarna ändå får för mycket information. Det behövs en mycket större öppenhet och transparens i företagen om vi skall kunna hänga med i omvärldens förändringstakt. Bra kommunikation gör att vi kan förbättra utvecklingsarbetet och övriga processer i företagen samt minska långtidssjukskrivningarna. Kommunikation kommer att bli en av chefens viktigaste “verktyg” och klarar man ej detta bör man ha en annan roll. Genom att kommunicera på ett bra sätt ökar medarbetarnas motivation vilket leder till förbättrat resultat.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Kommunikationskontrakt Som chef måste jag inse att kommunikation är mitt främsta verktyg att uppnå målen.

Att därför ständigt träna mig i de olika kommunikationsverktygen som finns är viktigt. Att i mitt arbete ge utrymme för dialog mellan medarbetare och mig är en framgångsfaktor. Jag skapar system och struktur kring detta genom till exempel avdelningsmötenas uppläggning. Inom vår avdelning har vi också ett kommunikationskontrakt som alla varit med och tagit fram. Därutöver har jag tillsammans med min avdelning lärt oss mer om kommunikationsprofiler och vad som exempelvis händer med dessa vid stress.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Ge kommunikationen tid Inse vikten av att ta sig tid till kommunikation. Ha gärna trevligt samtidigt men prata inte jobb alltid på kafferasten, avkoppling är viktigt. Våga prata om jobbiga saker, var ärlig.

Erna Gustavsson, Munkedals kommun

Gör kommunikationen angelägen Att se till att företagen har chefer som har en inneboende vilja att kommunicera och på djupet förstår hur viktigt det är med kommunikation. Finns detta hos cheferna så blir det heller inga problem att hantera verktygen.

Agneta Elvin, Agneta Elvin Consulting

4

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 4

© InsightLab

2009-08-06 11:29:23

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Mål och vision Måla upp en tydlig bild Jag har funnit det framgångsrikt att tänka igenom och noga designa några bilder på vision, mål, värderingar och huvudaktiviteter, och förutsättningar som behövs för att genomföra detta. Sedan kan man levandegöra innehållet i dessa bilder och hela tiden återkomma till detta ”grund-kit” på 3-5 bilder som allt kretsar kring och som är basen för alla nya aktiviteter och prioriteringar. Det blir till ett mantra till sist och alla känner igen sig och retoriken blir solid och trovärdig. Det kräver en del ansträngning i början men är mycket värdefullt för alla. Dessa bilder och ställningstaganden kan sedan visas på möten, ligga på intranät/hemsidor, mejlas till olika intressenter och så vidare.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Vardagskoppla visionen 1. Använd dagliga situationer till att prata om hur de påverkar visionen/målen vilket ger en direkt koppling.

2. Behåll integriteten. Låt medarbetarna se att du är en person som går att lita på.

Monica Allard, Stokab

Tydliga målbilder underlättar vardagsdialogen Om man har tydliga uppfattningar och målbilder för framtiden är det lättare att ha en konsekvent dialog både i vardags- och utvecklingsarbetet. Både smått och stort kommer då att hänga ihop.

Roy Olofsson, IFL vid Handelshögskolan

Visualisera målen Mitt tips är att försöka att visualisera målen, gärna med en skiss/schema där man kan se mål och visioner i andra sammanhang är i konferensrummet exempelvis i fikarummet i korridoren på ställen där personalen rör sig regelbundet.

Stark Competens

Ha målet i sikte Att alltid i all kommunikation ha målet för verksamheten i sikte, även när det går tungt och vardagens problem hotar att ta all din uppmärksamhet. Att ge dig själv tid för reflek-

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 5

5

2009-08-06 11:29:23

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

tion för att finna vägen mot utveckling och förbättring.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Öppenhet och transparens Ha en stark företagsledning som arbetar som ett team och en kommunikation som överensstämmer med företagets värderingar. Arbeta för att få ut tydlighet kring mål och strategier på alla nivåer i organisationen så att alla (både ledare och medarbetare) förstår kopplingen till de övergripande strategierna och affären som helhet.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Johan Plate: Res till framtiden – Ta med dina medarbetare på en resa till framtiden. Arbeta fram tydliga, positiva målbilder som gör er motiverade och proaktiva. Så småningom blir ni vad ni tänker. Inom idrotten vet vi sedan länge att det fungerar. Det finns inte en elitidrottare som innan tävlingen inte har sett sig själv i finalen, säger Johan Plate, idrottspsykologisk rådgivare och mental coach.

Förmedla strategin med storytelling: Så här gjorde biluthyrningsföretaget LeasePlan När LeasePlan utsåg en ny vd blev det startskottet för en ny strategi för företaget. Man valde storytelling som verktyg för att kommunicera den nya strategin så att den blev en del av företagskulturen. Först skapades ett ramverk för hur man berättar och fångar upp historier i organisationen. Därefter fick ledningen berätta historien om företaget och dess verksamhet. Historien innehöll en uppmaning till medarbetarna att bidra med egna berättelser. På LeasePlan finns anslagstavlor där de anställda kan dela med sig av framgångshistorier eller idéer. Man har också börjat använda ett webbaserat verktyg för att samla upp och sprida historierna. Medarbetarnas historier handlar om allt från medarbetaren som betalade kundens taxi ur egen ficka för att denne skulle hinna till flyget när hyrbilen gick sönder, till att ett team ändrade en persons skifttider med en timme för att teamet skulle få tillgång till information i rätt tid och därmed bli effektivare.

– Tidigare hade vi inget sätt att berätta de här historierna på, säger LeasePlans HR-chef Tricia Desnos. Nu har vi en process för att dela med oss av dem och få människor att tänka på hur deras bidrag har betydelse.

Källa: How LeasePlan used stories to communicate a new strategy, Hashi Syedain, People Management, november 2007.

6

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 6

© InsightLab

2009-08-06 11:29:23

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Sammanhang och mening Använd ett gemensamt språk Hitta nyckelord som är tydligt förklarade och kända, och snabbt kunna nämna dem för att beskriva ett skeende eller en situation.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Omvärldsbevaka och sprid det du hittar Att själv ägna mig minst en timme per vecka åt omvärldsspaning på nätet (får in rätt många ”alerts” som jag scannar snabbt) inom mitt ansvarsområde och sedan omsätta det i småprat och digitalt “PS - ögat på omvärlden”. Har gett mycket positiv feedback.... alla inser att det är viktigt att ha koll utåt men många prioriterar ner det.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Ge ett sammanhang Det är oerhört viktigt för att få med personalen att knyta an att det vi gjorde i går har fört oss till det vi är i dag. Det vi gör i dag kommer leda oss till det vi blir i morgon. Viktigt att se att det vi har gjort var viktigt och rätt när det gjordes, vilket inte gör det mindre viktigt än det vi förändrar till och gör i framtiden! Allt och alla är en del av helheten!

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Bjud in till en dialog om framtiden Ledarens uppdrag är att utmana och driva en organisation i utveckling som handlar om framtid, inte nutid. ’Hur kan den här verksamheten vara relevant om 20 år?’

Fredsforskning, ungdomsforskning, framtidsforskning blir ett utgångsmaterial tillsammans med mycket annat. Var vetgirig! Du bör även tänka på hur du själv ska kunna utvecklas så att ditt ledarskap håller för framtiden. Det är inte att snabbt komma fram till svar som är poängen, utan att ställa nya relevanta, kittlande frågor och att bjuda in medarbetaren till en kreativ och tillåtande lärprocess. Intressera dig för samhällsutvecklingen!

Det spelar roll!

Lena Sahrblom, rektor, Rytmus musikergymnasium

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 7

7

2009-08-06 11:29:23

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Fungerande internkommunikation Ha särskilda ”briefers” Se till att kommunikationen når HELA organisationen. Detta kan göras med hjälp av en strukturerad intern kommunikationskaskad där man ser till att utsedda ”briefers” – personer som har till ansvar att kommunicera till sin respektive grupp/butik/avdelning etcetera. Detta skall vara koordinerat med den allmänna information/kommunikation som går ut till alla genom exempelvis e-post.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Veckoblad för att undvika “overload” Vi hade problem med för stort kommunikationsflöde med e-post. Personalen tyckte det var svårt att ta till sig alla mail och sortera ut vad som var viktigt, det blev på något sätt ”informations-overload”... Vi införde därför ett ”veckoblad” där vi samlar in viktig information i småportioner och förmedlar till personalen varje fredag. Personalen har även möjlighet att själva bidra till innehållet. Varje information är kortfattad med ev hänvisning till var man kan läsa mer vid behov. Detta har underlättat för oss i vår vardag.

Rebecka Årestad, Akutkliniken

Stormöten mm • Samla hela organisationen regelbundet. Ge tydliga budskap om vart företaget/organisationen är på väg.

• Gör medarbetarundersökningar och kundundersökningar och återkoppla.

• Försök bli ”specialist” på ett ämne så har du möjlighet att få tala i pressen kring det ämnet.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Information relaterad till verksamhetssystemet Förenkla och konkretisera. I ett komplext ledningssystem, som de flesta företag har, är det viktigt att varje del ges ett tydligt sammanhang. Förenkla bilden av företagets system och placera det som informationen ska beröra i denna helhet. Konkretisera budskapet med exempel och förenklande bilder. Kring den förenklade strukturen kan sedan åhö-

8

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 8

© InsightLab

2009-08-06 11:29:23

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

rarna bygga in sina egna erfarenheter och den information de delges. Risken är annars att intern kommunikation blir en rad med meningar utan sammanhang och mening.

Dessa sprids sedan ut i det allmänna kommunikationsbruset och försvinner inom kort.

Medarbetare som ser helheten ökar sin motivation och bygger kontinuerligt upp kunskap på egen hand.

Daniel Stenströmer, Phadia AB

Skilj på dialog, diskussion och information Skilj på dialog, diskussion och information. Begreppet kommunikation kan lätt bli en sammanblandning av dessa tre begrepp. Syftet och målet med kommunikationen avgör tillvägagångssättet och metoden för kommunikationen.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Gräsrotsdrivna interntidningar – gårdagens och framtidens melodi?

I en aktuell studie genomförd av forskare på Worcester Business School har man tittat närmare på interntidningarnas påverkan på organisationskulturen. Vad man bland annat har gjort är att jämföra interntidningar av idag, med ett i huvudsak ”topdown”-perspektiv, med det brittisk- amerikanska tobaksbolaget BAT:s interntidning BAT Bulletin som på 30-talet gjordes av medarbetarna själva. Denna gräsrotsdrivna tidning hade en mycket hög trovärdighet bland organisationens medarbetare och var därmed en viktig byggare av kulturen över lands- och avdelningsgränserna. Men, i takt med att tidningen fick ett mer konventionellt innehåll och användes av ledningen som ett instrument för att bereda väg för uppköp och internationell integration tappade den kraft för att slutligen läggas ned.

Källa: Management & Organizational History

Utnyttja konstruktivt ”tjat ” Det är inte alltid lätt att själv avgöra vad som är viktigast just nu. Inte sällan är det de saker som omgivningen är på dig om – det som kan uppfattas som ”tjat”. Om flera personer ber dig om samma sak är det förmodligen en av dina viktigaste uppgifter just nu.

Så, istället för att låta detta ”tjat” skapa missnöje inom gruppen – lyft upp det till ytan och gör det till ett av era viktigaste styrinstrument. Uppmuntra dialog och öppen kommunikation kring vad ni behöver av varandra och vad olika personer släpar efter med.

Källa: http://blogs.openforum.com/2009/01/21/5-tips-formore-productivity-in-2009/

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 9

9

2009-08-06 11:29:23

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Hantera ökad mångfald Var medveten om skillnader Jag arbetar inom en bransch med medarbetare från många olika länder och har kommit fram till att det är viktigt att få alla att förstå skillnaderna i de olika språken. Då menar jag inte bara svenska/andra språk, utan främst mellan olika främmande språk. Det blir ofta missförstånd mellan olika språkgrupper på grund av att man har annorlunda betoningar och sätt att prata. Till exempel: spanska är ett mjukt och ganska försynt språk medan ryska är ett hårt och relativt snabbt språk. Sättet att prata tar de flesta med sig till det nya språket. Konflikter uppstår ofta på grund av detta och när jag gör medarbetarna uppmärksamma på att det kan vara så upptäcker man ganska snart att diskussionerna beror på missförstånd.

Mona Stenlund, Service manager, ISS Facility Service

Förstå de olika generationerna Ledarskap idag är kunskap om de fyra generationer som idag finns på arbetsmarknaden.

Då dessa har olika nivåer beträffande sättet att kommunicera, är det ett måste att förstå de sätt respektive generation hanterar och kommunicerar på. Exempelvis så ses Björn Borg av 40-/50-talisten som en idrottsman och av en i klass 6, som ett varumärke för underkläder. Rätt kunskap ger rätt och nåbara mål.

Anders Dahlquist, ANZU AB /Femtre AB

Kolla att budskapet gick fram Kommunikation är dubbelriktad. Bara för att chefen har sagt “det” så är inte problemet löst. Chefen måste säkerställa vad mottagaren uppfattat. Det här är särskilt viktigt i internationella organisationer på grund av olika länders kulturer.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Använd ett enkelt språk Då vi har många i personalen som inte har svenska som modersmål använder jag mig av ett enkelt vardagligt språk, jag lägger ned tid på detta.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

10

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 10

© InsightLab

2009-08-06 11:29:23

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Vardagsnära kommunikation Öppen och kreativ dialog Upprätthåll kommunikationen kontinuerligt, i vardagen, inte bara när något extraordinärt påkallar den. Det ger ofta en mer öppen och kreativ dialog. Kom ihåg att DIALOG alltid innebär tvåvägskommunikation, annars har du en monolog och det är inte alls samma sak.

Göran Andersson, Gyproc AB

Få andra att känna sig viktiga Ta dig tid att prata med dina medarbetare det ger dom en känsla av att vara viktiga och delaktiga. Dessutom så får du bättre information i ett informellt personligt samtal än vid ”organiserade” målsamtal.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Lägg grunden för att kunna möta problem Vardagskommunikation; ser vi till att löpande ha en öppen och bra dialog på arbetsplatsen blir det lättare att hantera de konflikter och problem som uppstår.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Lämna ditt rum Lämna kontorsrummet oftare och möt medarbetarna i sin vardag. Var med på alla fikaraster.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Närvarande ledarskap För mig är det viktigt att vara närvarande, det vill säga lyssna på mina medarbetare, förstå deras synpunkter & önskemål och så långt det är möjligt hantera dem. Det är också viktigt att vara en inspirerande ledare, som målar upp en bild av framtiden som alla kan sträva mot. Viktigt att visa vilka möjligheter var och en har. Har individuella möten varje månad där jag följer upp resultat och ger feedback, får också en bra dialog med mina medarbetare genom detta. Stora öron och mindre mun.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 11

11

2009-08-06 11:29:23

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Våga vara ledare Våga ta tag i händelser och skeenden. Våga kliva fram, ta upp frågor och var tydlig och synlig. Samtidigt empatisk och situationsanpassad, alla är olika individer som kommunicerar på olika sätt.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Sitt i medarbetarens rum Viktigt är att vara synlig som ledare och kommunicera med medarbetare helst varje dag.

Mitt tips att du som ledare besöker dina medarbetare på deras tjänsterum och talar om vardagliga saker. Min erfarenhet är att det uppstår förtroende och att samtalen utvecklar sig mot ett djupare plan. Detta går att göra i en organisation som har cirka 20 medarbetare.

Rolf Arbin, Länsstyrelsen i Stockholms län

”Management by walking around” Jag försöker varje dag ta en runda i produktionen för att heja på mina medarbetare, fråga vissa hur de har det eller vad de gör just nu. När jag frågar hur de har det eller hur det går för dem, får jag ibland korta svar, ibland lite mer personliga svar och ibland intressanta svar angående produktionen som jag behöver gå vidare med. Sammanlagt får jag en bra inblick i hur medarbetarna mår och hur produktionen flyter på - ett bra tillfälle att lyssna och ge feedback.

Martin Boigs, Tenhults Pressgjuteri

Rör dig i organisationen och småprata Var lättillgänglig och prestigelös. Det är viktigt att vara genuint intresserad av människor för att vara trovärdig för medarbetarna.

Peter Geite, Sjöfartsverket

Småprata varje dag Låt alla få veta vem du är och hur du fungerar och tänker, och samtidigt som du lär dig mer om varje medarbetare. Då har du en solid grund att utgå från den dag du verkligen behöver kommunicera kring något stort eller svårt!

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

12

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 12

© InsightLab

2009-08-06 11:29:23

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Se till att budskapet når fram Det är inte vad du säger som är viktigt det är vad någon hör.

Citat från Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Förbered dig själv Mitt bästa tips är att helt enkelt lägga mer omsorg vid att få fram rätt budskap i sina presentationer, sitt deltagande i möten och i sin kommunikation i allmänhet. Skriv ner det viktigaste du vill få sagt, titta på överblicken, fundera över vad lyssnaren sannolikt kommer att ha för sammanfattande intryck (direkt och efter två veckor) och koncentrera dig sen på att få fram rätt intryck på bästa sätt. Det innebär oftast att man får gallra bort det mesta av faktarabblandet och fokusera på ett fåtal kärnpunkter. Provkör gärna presentationer på någon lämplig kollega och be om feedback.

Citat från Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Mottagaren avgör Att vara medveten om att all kommunikation sker på ”den andres villkor”, att jag som individ inte kan ”inte” kommunicera. Dessutom att meningen med kommunikation är den respons jag får och att vara mycket medveten om det.

Lars-Gunnar Zander, Zancon AB

Är det relevant?

Kommunikation skall vara samtidig och omedelbar, och skall också vara riktad till den som tar emot den. Innehållet i kommunikationen måste ALLTID kunna appliceras i mottagarens vardag – Hur påverkar detta mig? Vad måste jag veta i min roll? Att sprida allmän kommunikation som inte mottagaren kan identifiera sig med skapar bara förvirring och i värsta fall bristande respekt för företagsledningen - och det kostar tid!

SOlofsson@cdcsoftware.com

Upprepa En fallgrop är att jag som chef utgår medvetet/omedvetet från att medarbetarna direkt förstår budskapet. Upprepning kan kännas som tjat fast det egentligen är nödvändig repetition.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009 © InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 13

13

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Använd de nya kanalerna MSN och OneNote Använd MSN för snabb kommunikation och OneNote vid samarbete.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Använd ny teknik Använd gärna communicator (Microsoft Instant messenger -IM) som ett komplement till telefonen om det gäller en fråga som är direkt men allmän. Allra bäst om man kommunicerar med medarbetare som inte har samma språk som modersmål, eftersom det kan bli missuppfattningar via muntlig kontakt. Obs! viss varsamhet med IM, och visa respekt om någon har angivit att vederbörande inte vill bli störd. Då är det bättre att skicka mail.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Lägg din (chefens) kalender på nätet Chefens (min) kalender ligger på nätet, där kan medarbetarna se vad jag gör och var jag är. Vi använder även ett system där vi lägger in viktiga dokument, meddelande med mera.

Ingrid Hägerklint, Eslövs kommun

Små nyheter via SMS Skicka påminnelser och små trevligheter via mass-mess – en mindre men effektiv kommunikation som vi tycker fungerar bra. (Inga större frågor självklart, då är andra forum bättre.)

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Ha en egen chefsblogg En ”veckans reflektioner blogg”, håller teamet uppdaterat på vad chefen varit engagerad i under veckan och vilka funderingar och slutsatser som dragits. Det minskar mejl-skörden och teamet känner sig up-to-date och kan ge mer konstruktiv feedback.

Helene Birknert, Ericsson AB

Tekniktips: Visual planning Sedan jag började jobba med Visual Planning för ett år sedan så har kommunikationen blivit en naturligare del i arbetet. Alla är informerade och delaktiga och jag får som chef omedelbar feedback. Dessutom har både effektiviteten och arbetsglädjen ökat markant.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009 14

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 14

© InsightLab

2009-08-06 11:29:24

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

E-post Undvik e-post-kedjor och ”svara alla” funktionen Låt bli att sätta igång och underhålla allmänna diskussioner via e-post. Dessa riskerar att dränka det som egentligen är viktigt. Alla behöver inte informeras om varje steg i tankeprocessen. Försök också att hitta smartare sätt att kommunicera om ni inte sitter bredvid varandra. Prova exempelvis wikis och diskussionsforum.

Källa: http://blogs.openforum.com/2009/01/21/5-tips-formore-productivity-in-2009/

Var inte för snabb Tänk noga innan du skriver något! Skriftlig kommunikation (antingen via e-post eller annat) är så oerhört lätt att missförstå, hur tydlig man än tror att man är! Det är också lätt att skriva ner något alldeles för snabbt och sedan trycka på sänd – man kan ångra sig senare...

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Håll alltid åtgärder separat från vanlig e-post Det är alldeles för vanligt att viktiga åtgärdspunkter och beslut döljs och drunknar i vanliga e-postmeddelanden. Gör så här istället: Lägg alla åtgärder i separata e-postmeddelanden döpta ”åtgärder” eller ”nästa steg”. I dessa e-postmeddelanden listas helt enkelt vad som ska göras – fritt ifrån övrig kommunikation. Helst ska varje åtgärd inledas med ett handlingsinriktat verb.

Källa: http://blogs.openforum.com/2009/01/21/5-tips-formore-productivity-in-2009/

Ny teknik = nya vanor E-mejl fungerar alldeles utmärkt och givetvis det personliga samtalet!! Prövade att skicka ut inbjudan på gammalt hederligt sätt med post och handskrivet kuvert - inga svar!! Men när påminnelsen gick via mejl - då hände massor!

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 15

15

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Feedback Var rak!

Det går aldrig att undvika det oundvikliga. All feedback smakar bäst helt färsk oavsett om den är positiv eller negativ.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Återkoppla direkt Att lyssna är en förmåga som är underskattad. Om man dessutom kan sammanfatta det man hör genom att återkoppla med “ Vad du säger är ...” för att bekräfta vad som personen precis har sagt så bekräftar du inför personen att ni inte missförstått varandra. Du ger medarbetaren möjlighet att korrigera vad du har uppfattat.

Lars-Olof Larsson, Lawson Software Sweden AB

Sandwichmetoden Använd “sandwichmetoden” för att ge feedback: “Jag önskar att du börjar med ...att du slutar med ... och fortsätter med ...”

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Ta ett kvitto Ta och ge “kvitto”! Det vill säga be medarbetaren att sammanfatta vad du sagt eller sammanfatta själv den andres budskap.

Anne Stewart, Communicativa AB

Ge kritik som betyder någonting Kritik, eller feedback, ska ges med takt och känsla. Några tips: • Bestäm dig för att din feedback alltid ska vara till hjälp och inte uppfattas som hotande.

• Begränsa din kritik till en specifik fråga. Vaga eller svepande påståenden som ”du gör alltid, du kan aldrig” gör åhöraren defensiv.

• Bana väg för förändringar eller bättre resultat genom att hjälpa personen att staka ut ett bättre tillvägagångssätt.

• Använd ett positivt språk. Byt ”Varför kan du aldrig göra det rätt” till ”Har du provat att göra så här?”

Källa: Sense Ability, Doris Wild Helmering

16

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 16

© InsightLab

2009-08-06 11:29:24

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Dialog och lyhördhet Lägg örat mot rälsen 1. Underskatta aldrig svårigheter med att nå ut med information och kommunikation.

2. Lär dig att lyssna och “lukta” – ta reda på vad som sägs och tycks om din organisation internt och bland kunder, “lägg oftare örat mot rälsen”, helt enkelt.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Alla vill bli lyssnade på En stor och viktig fallgrop är att hantera kommunikationsbehovet som en informationsfråga. Det viktigaste i kommunikationen är att lyssna. När medarbetare klagar på dålig internkommunikation är det oftast bristande dialog man talar om. Man vill bli lyssnad på för att känna att man är hörd, sedd, bekräftad, respekterad och delaktig. Att organisera denna dialog genom hela ledningssystemet är det mest konstruktiva och framåtsyftande en ledning kan göra.

Barbro Mellberg, Ledarinstitutet

Se det positiva Lyssna och försök förstå innan du svarar. Se det positiva i varje medarbetare eftersom det stimulerar intresset för att lyssna. Låt det ta tid – det finns alltid något i allt som sägs.

Ett samtal är aldrig bortkastad tid även om det är ett komplicerat och svårt samtal. Våga lyssna är mitt bästa kommunikationstips.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Försök förstå Låt reptilhjärnan reagera först, gå sedan tillbaka och fundera på varför någon uttrycker åsikter/agerar på ett (för dig) ovanligt sätt, försök att sätta dig in i varför (även om du inte är enig). Ge mer plats för avkall på din egen syn i frågan – innan Du fattar beslut om hur du kommunicerar vidare i ämnet. Det är lärorikt och det öppnar oceaner med ny kunskap som rustar Dig för nya utmaningar.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Ledarskap = dialog Kommunikationen mellan chef och medarbetare måste bli mer av en dialog. Inte som idag i många avseenden – en monolog. Underskatta inte den mänskliga kontakten och © InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 17

17

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

samtalet!!! Har varit ovärderligt i mitt chefskap.

Eva Wijk, Fortum

Ställ frågor Ställ frågor så att Du får andra att öppna sig. Lyssna mer på vad andra har att säga och tänk igenom vad Du ska säga och välj tillfällena. Då är sannolikheten större för att de andra verkligen hör vad Du själv vill säga. Att jobba på att få till en öppen dialog är viktigt.

Annika Larsson, Arla Foods

Den största fallgropen Det absolut farligaste är att bara prata på utan att lyssna. Den viktigaste kommunikationsförmågan är att kunna lyssna empatiskt för att kunna motivera rätt.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Visa respekt Att i alla lägen visa medarbetare/kollegor RESPEKT vilket betyder att ta sig tid, lyssna på, verkligen vara inställd på att ta till sig den andres budskap, inte förminska den andre, ge den andre en chans att förklara sig om man till exempel vill ta upp något som inte fungerar; hela tiden agera varsamt.

Iréne Boström, Biovitrum AB

Var i kontakt med din värdegrund Lyssna och förstå innan du talar, skapa förtroende och möt människor där de är. Klargör din egen värdegrund så du är genuin i det du kommunicerar och kommunicera så att du påverkar/inspirerar andra till utveckling Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Stå för era åsikter Det jag tycker är absolut viktigast är att kommunicera JAG-budskap. Så länge chefer och medarbetare inte kan stå för sina åsikter, förslag och idéer är det svårt att få ett förtroende hos andra. Vid feedback måste man utgå från ”JAG tycker, jag känner” och så vidare. Kan man inte kommunicera på ett sånt sätt att man har en öppen och ärlig relation på en arbetsplats är det svårt att få grupprocessen att utvecklas framåt. Våga prata och våga stå för dina åsikter. En ärlig människa känner jag mig trygg med – vi behöver inte tycka lika, bara jag vet vad den andra personen tycker.

AnnaKarin Bergqvist, Manpower 18

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 18

© InsightLab

2009-08-06 11:29:24

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Använd olika kanaler Digitala medier Jag använder digitala medier i så stor utsträckning som möjligt för att få tid över till de möten och den information som inte kan ske digitalt.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Sammanfattad info först Särskilt viktig information bör ges på fler än ett sätt, till exempel både muntligt och skriftligt. Vanligen brukar man då informera muntligt först och vid det mötet dela ut skriftlig info. Gör tvärtom – skicka sammanfattande skriftlig info i god tid innan mötet så att man kan föra dialog i stället för föreläsa. Utnyttja tekniken - lägg viktig info på intranätet, eller låt personalen få en lösenordskyddat plats på hemsidan för viktig info.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Upprepa, via fler kanaler Välj flera olika kommunikationskanaler vid olika tillfällen för att framföra dina budskap – muntligt, mejl, informationsbrev etcetera. Var inställd på att det alltid är någon som aldrig hört det som sagts och upprepats.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Tumregel Information som påverkar människors arbete ska förmedlas personligt, medan löpande info kan vara skiftlig i form av veckobrev eller intranät.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Inget slår kommunikation ansikte-mot-ansikte Skriftlig kommunikation tolkas olika av olika ”mottagare”. Viktig information bör alltid kommuniceras verbalt så att ”signaler” om hur det mottagits kan uppfattas av ”sändaren”.

Kjell Westerlund, Volvo Construction Equipment

Toaaffischering på vårdcentralen i Arvidsjaur Varje månad tas ett tänkvärt ordspråk fram och sätts upp på toaletterna. Det ska vara ”aktuellt, angeläget och skitbra.”

Källa: Insightguide Nya Spelregler © InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 19

19

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Förändringskommunikation Förmedla nyheter och dina reflektioner Att regelbundet förse din organisation med information om den vecka som gått ur ditt perspektiv och vad som väntar nästa vecka (till exempel enkla veckobrev). Detta bidrar till att svetsa samman grupper som tidigare hört till olika avdelningar med olika chefer. Att ta del av dina reflektioner kommer att bidra till stabilitet i en organisation under förändring.

Monica Wennås

Tydlig men inte gravallvarlig Du måste själv verkligen äga det budskap du vill kommunicera så att mottagarna känner din övertygelse och smittas av din entusiasm. Var tydlig och inte “gravallvarlig”. Du ska förmedla det lustfyllda i att verkligen kunna åstadkomma en förändring/förbättring.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Tydlighet, tydlighet, tydlighet Var så tydlig som möjligt i ditt budskap: • Varför man ska genomföra en förändring • Vem som är ansvarig • Vart man vänder sig vid oklarheter Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Säg sanningen Håll dig alltid till sanningen även om den smärtar!!!!

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Underinformera inte Hellre överinformera än underinformera. Missförstånd grundar sig många gånger i bristfällig kommunikation. Även om det inte finns någon ny information att tillgå, kan det finnas anledning att informera om just detta.

Jannika Skoglund, Academic Search International AB

20

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 20

© InsightLab

2009-08-06 11:29:24

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Öppna diskussioner Öppen diskussion med medarbetare, att känna att företaget är ett och inte enbart en ledning som styr. Ju mer öppen diskussion, desto mer känner sig medarbetare delaktiga. Gäller framför allt vid förändringar men genom samma sätt tror jag problem inom företaget också kan lösas.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Kriskommunikation Var öppen om det du vet och det du inte vet. Var inte rädd för att säga att ledningen har tagit tag i ett problem och arbetar med det – även om man ännu inte vet vilken lösning det kommer att bli. När det saknas information fyller medarbetarna ut med egna antaganden som oftast är fel och ger ryktesspridning eller drar ner värderingen av ledningen.

Klas Åkerlund, TeamKraft

Upprepa Att säga något en (1!) gång är inte tillräckligt. Det är viktigt att repetera viktig information på ett bra sätt utan att det känns som om man upprepar sig själv hela tiden!

Per Johannesson, Enea Linköping

Kommunicera även när inga ”nyheter” finns Ha regelbundna och mer täta nulägesrapporter. Förmågan att kommunicera även om inget nytt har framkommit. Tystnad medför spekulationer. Ibland är det bättre att säga att inget nytt finns att informera om än att inte säga någonting alls.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Vid negativa besked: var tydlig och beskriv bakgrunden Planera det du ska säga noga och var tydlig. Undvik förskönande omskrivningar. Om budskapet är tydligt kan lyssnaren bättre börja bearbeta informationen. Ett klart budskap minskar bördan snarare än ökar den. Var inte rädd att verka tjatig, utan förklara många gånger - för människor som ges svåra besked kan ha svårt att ta in det som sägs.

Beskriv bakgrunden till beslutet, vilka andra alternativ som varit aktuella och varför de har förkastats. Förklara detta så många gånger att du är helt säker på att alla förstår.

Den som förstår anledningen accepterar beslutet.

Lena Rökaas, SAS, Årets chef 2007

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 21

21

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Möten Avdelningsmöten som workshops På min avdelning har vi numera avdelningsmöten med workshops ang. aktuella ämnen på avdelningen. Mycket bra, vi har fått fler engagerade medarbetare och många bra tips och inputs.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

En palett av olika möten • Ha korta, snabba veckomöten med all personal, så att alla är uppdaterade på vad som händer just denna vecka.

• Längre fördjupande möten, regelbundet för längre samtal och diskussioner.

• Jag använder ofta mail om jag behöver nå ut med samma info till många på samma gång.

• Regelbundna möten med avdelningschefer för att hålla alla informerade och även få info själv.

• Enskilda möten med avdelningschefer för att lösa problem eller andra svårigheter.

Greta Celvin ISS Facility Services

Lunchmöten med personalen Ha ett lunchmöte med personalen minst en gång i månaden. Skriftlig kommunikation med nya rutiner, ändringar på rutiner etcetera som tas upp på månadsmöten för att säkerställa alla har hört/läst dem. Personalsamtal tre gånger om året och ett ”stort” samtal på våren där vi sätter mål, pratar om det gångna året och så vidare. Ha ett uppföljningssamtal efter 6 månader och ett personalsamtal med hela gruppen.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Fyra tips 1. Ärlighet vinner alltid. Kritik, bra som dålig skall alltid gå direkt till medarbetaren. Jobbar man så så blir det inte obekvämt att prata om det som också ibland ”svider”.

2. Samla viss information som kan läsas (alltså som inte behöver verbaliseras) ut till medarbetaren via exempelvis veckoinfo/mejl. Vi måste bli bättre på att inte mejlbomba medarbetarna.

3. Vara noga med vilka punkter på dagordningen som behöver tid och stanna upp vid dem. Skapa framförhållning, och med det möjlighet att påverka och förändra.

22

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 22

© InsightLab

2009-08-06 11:29:24

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

4. Bestämma start och sluttider på möten och hålla dem. Vara noga med syftet.

Cathrine Berntsson, Tjörns kommun

För kick-offen Se till att alla kick-off:er och konferenser har ett bra formellt program kring vart verksamheten syftar och är på väg.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Lägg in en ”ryktesrunda” En ”skvaller/ryktesrunda” kan vara ett lätt sätt att komma in på sådant som annars skulle kunna vara känsligt att ta upp.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Kort dagligt möte med gruppen Jag försöker reda ut problem så snart de uppträder. Vi är en liten arbetsplats (4 st) och för oss är det viktigt med dels ett kort dagligt möte (10 min) samt ett längre en gång per månad. Trots att vi talar hela tiden är just den avsatta tiden värdefull. Åsa Rydman, Vällingby Tandvårdscenter

Skapa dynamik på ”trötta” möten Ett effektivt sätt att skaka liv i medarbetare som jobbat tillsammans under lång tid och rutinmässigt sitter av interna möten är att ställa mötesdeltagarna mot varandra medan du själv agerar moderator. Utgå från ett aktuellt handlingsalternativ för ditt företag, förklara att en grupp skall argumentera för och en annan emot. Det kan röra sig om vilka produkter som skall produceras eller vilken marknad ni skall vända er till. Låt debatten vara lekfull så att nya idéer och argument kommer fram. Sammanfatta sedan huvudpunkterna och låt gruppen gemensamt diskutera dem.

Källa: Management Tips

Uppmuntra idéflödet Ett bra sätt att uppmuntra nya idéer är att skilja brainstorming från utvärdering – gärna i två separata möten. Börja med att spinna på idéer som ingen får kritisera eller utvärdera.

Använd nästa möte till att diskutera för- och nackdelar med varje idé. Med denna uppdelning förhindrar du att idégenereringen spårar ut till ”idékritisering”.

Källa: Communicating at Work, Tony Allessandra, Phil Hunnsaker

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 23

23

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Tydlighet Lagt kort ligger Det allra viktigaste är att det budskap som ges idag gäller även i morgon om det ej har dementerats = tillit till kommunikationen.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Bli en tydlig ledare – fråga!

Tydlighet är en grundförutsättning för framgångsrikt ledarskap. Trots att de flesta av oss vet det, uppstår dagligen problem, missnöje och missförstånd för att vi är otydliga.

Genom att ställa frågor som kräver tydliga svar hjälper du både dig själv och den du frågar till ökad förståelse för situationen. exempel på bra frågor: • Vad exakt menar du när du säger att det inte är tillräckligt bra?

• Bättre än vaddå?

• Hur mer precist beskrev du situationen för John?

Källa: www.hrnorge.no/nyheter2009

Tydlighet är A och O Man kan lägga ned hur mycket tid och pengar som helst på att kommunicera ut ett budskap, men man måste förutse att människor tolkar information på olika sätt. Därför måste man försöka ”bygga bort” alla möjligheter till tolkningar. Det går ofta, men kräver exempelvis goda språkkunskaper samt goda kunskaper om organisationen och verksamheten.

Anna-Karin Petursson, Peab Sverige AB

Återanvänd ord Bäst fungerar det om jag är öppen för kommunikation och visar det genom att bjuda in i kommunikationen. Att vara öppen och visa respekt genom att bland annat lyssna och då även lyssna bakom orden. Att återanvända orden som den jag kommuncerar med använder gör att det blir lättare att komma i mål. Den andra personen känner igen sig och blir mer avslappnad i samtalet.

Gunilla Wård, KarriärSlussen Sverige AB

24

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 24

© InsightLab

2009-08-06 11:29:24

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Öka din trovärdighet Gör det du säger Som chef måste du vara och agera i enlighet med det du kommunicerar. Jag tänker efter innan jag väljer hur, när och på vilket sätt jag skall kommunicera. En fallgrop ser jag som att cheferna inte följer sina egna regler eller vad de kommunicerar till sin personal.

Personalen gör som cheferna gör, inte som de säger!

AnnaKarin Johansson, Sajn idé & marknadsföring

Öka din trovärdighet – lev som du lär • Kommunicera inte det som du inte tagit till dig själv, det märks, du lurar få och engagerar färre, osäkerheten i ditt kroppsspråk gör att du inte upplevs trovärdig.

• Du måste ha en inre övertygelse om att det du säger, är saker som du står för, så att det inte finns minsta tvivel om att ditt tonfall, röstläge eller kroppsspråk för fram ett annat budskap.

• Människor är fenomenala på att uppmärksamma om det som sägs inte stämmer med verkligheten - i alla lägen, vardag som kris. Vill man uppnå effekt måste man vara villig att ta konsekvenserna.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Följ upp det du har sagt Att vara tydlig, påläst, väl förberedd, tro på det man säger då lyssnar personalen och tar till sig budskapet, stå för det man säger, följa upp det som man sagt. Det man ska informera om ska man ta upp cirka 30-50% så att man vill ha frågor då blir man mer intressant och ger en säker framtoning.

Jan Österberg, Ahlsell AB

Börja med dig själv För att vara trovärdig är det viktigt att chefer i sin kommunikation utgår från att vara klara och tydliga från början med utgångspunkt från sig själv. Beskriv detta är jag, vilket gör att jag tänker så här och känner detta och det är detta som jag vill! Var trovärdig då du kommunicerar visioner och förändringar “En förändring är inte alltid en förbättring, men en förbättring är alltid en förändring”.

Chatarina Björdal, Universitetssjukhuset MAS, Malmö

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 25

25

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Hantera informationsöverflödet Förädla/tolka informationen En ledare måste hjälpa medarbetaren att skapa möjlighet för att bearbeta och värdera all den information som finns. Jag saknar utbildningsinsatser inom området; värdera information.

Tips! Inför ett möte kan man ge medarbetarna extra tid till att läsa ny information som ska diskuteras på mötet till exempel i dagordningen. Alternativ två kan vara att bryta mötet något tidigare och be var och en gå till sina datorer och läsa en ny information.

Ge dom då i uppgift att värdera om informationen innebär att dom i sin roll behöver agera/göra något på grund av den nya informationen. Lyft gärna en dialog hur det gick på nästa möte (låt medarbetarna dela med sig av de tankar den nya informationen väckte hos dom). Ett annat sätt att angripa problemet med stort flöde av information skulle kunna vara att ledaren till viss del börjar förädla, ”översätta” och anpassa information som går ut till arbetsgrupper. Att vidareförmedla e-post meddelanden med kommentarer är bra. Att tydliggöra vilka delar i meddelandet som är viktiga för mottagaren kan vara till stor hjälp för en mottagare.

Lotta Blank, Personskador Folksam

Paketera informationen Det är också viktigt att paketera budskapet så att det viktiga blir tydligt och är väl underbyggt istället för att mottagaren skall tvingas söka information och sedan sovra i för stor informationsmängd.

Peter Hartwall, Schoeller Arca Systems

Visa respekt för andras kunskapsnivå Visa hänsyn till mottagarens kunskaper och erfarenhet innan du informerar, tänk på vad som är viktigt för den personen. Om jag har något som jag tycker är en bra ide brukar jag skicka “dagens tips” där jag kortfattat beskriver vad det handlar om och den som är intresserad och vill veta mer kan då höra av sig, medan den som redan visste om det behöver inte känna sig överinformerad. Det är då viktigt att skriva att det är avsändaren som tycker att det är en bra idé men att han/hon inte vill pracka på någon annan något som mottagaren inte tycker sig vilja ha.

Carina Näsström, AB Svenska Shell Finans 26

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 26

© InsightLab

2009-08-06 11:29:24

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Utbildning Utbilda er tillsammans Något som har förändrat vårt företag är att vi alla gick en kurs 10 ggr x 4 tim under förra hösten i kommunikation där det ingick både grupp/individ-träning. Det stärkte alla & vi blev en sammansvetsad grupp som har mycket lättare att prata med varandra inte minst om mindre roliga saker.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Lägg in mer utbildning Utbilda mera i kommunikation och förändringsarbete. Från kunskap till kompetens.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Retorik och NLP Ta en kurs i praktisk retorik eller läs Neuro Lingvistisk Programmering.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Tima rätt En stor utmaning är att utbilda och träna både chefer och medarbetare i kommunikation, att inse den tid det tar innan man har förändrat sitt beteende. Vikten av att ständigt fokusera att utföra rätt kommunikation vid rätt tillfälle. Inse vikten av dialogen, både till gruppen och till individen. Mötas istället för att överdrivet använda digital kommunikation.

Utmaningen är att få tid och resurser att kunna göra det.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Utbilda i FIRO Utbildning i FIRO det vill säga att ge och ta feedback, att träna på de svåra samtalen och att prata i större sammanhang.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Var medveten om de olika lärstilarna Vara medveten om att alla individer har olika lärstilar, vissa är auditiva (hörsel använd ord som har med hörsel att göra, hör ni etcetera ), andra är visuella (bilder och bildspråk) och andra är kinesteter (rörelse och fysiska).

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 27

27

2009-08-06 11:29:24

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Odla medarbetarens ansvar Lär alla att söka information Det åvilar ett ansvar för både chefer och anställda att söka information när man saknar detta. Detta kräver då en ömsesidig öppenhet och tillit.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Låt medarbetarna sälja in på varandra Skapa arbetsgrupper inom gruppen som sen skall presentera sitt uppdrag för de andra i gruppen. Det är bättre att ha med sig personalen direkt och de har oftast lättare att få med sig de andra för de pratar på ett annat sätt än cheferna och man vågar fråga sina arbetskamrater mer utan att verka “dum”.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Be medarbetarna prata med varandra Min ständiga uppmaning till medarbetarna att alltid prata med varandra om informationen man fått! Det medför en snabbare anpassning till “nyheter” på arbetsplatsen, man kommer ihåg informationen bättre och ser på så sätt tydligt att olika kollegor tycker olika, därmed ökar man dels toleransen för exempelvis förändringar i organisationen och dels för varandras olika synsätt. På så sätt skapar man sakteligen lite mera tolerans och dessutom “högt i tak”.

Kirsten Ytterberg

Sätt upp tydliga spelregler Sätt upp spelregler kring kommunikation! Detta möjliggör att ställa krav både på sändaren och mottagaren. Tendensen hos oss är att det skulle ligga ett större ansvar på sändaren(ofta chefen) än på mottagaren vilket inte är fallet. Som mottagare har man ansvar för att säkerställa att man förstår det som kommuniceras – det vill säga att ställa frågor när det är något som är oklart!

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

28

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 28

© InsightLab

2009-08-06 11:29:25

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Medarbetarnas ansvar Arbeta för att skapa ett klimat i organisationen där medarbetarna själva tar ansvar för att informera sig om mål, resultat, förändringar med mera och lägg istället ner kraft på att utveckla strukturen och idéer kring hur det ska byggas upp, vad det ska innehålla och hur det ska se ut.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Odla medledarskapet Jobba aktivt med delaktighet och medledarskap, platta till organisationen med klara mål och riktlinjer Öppet klimat där alla får och ska komma till tals.

Linda Björck, ERGOFalk AB/LevelUP Häsloutveckling AB

Nya förutsättningar + boktips Moderna organisationer består av en mängd olika relationer mellan människor, grupper och avdelningar. Arbetet styrs inte längre genom ordergivning och kontroll, utan människor förväntas ta ett stort eget ansvar för sitt arbete och måste kunna samarbeta med andra för att nå resultat. En av chefens viktigaste uppgifter är att skapa förutsättningar för klar och tydlig kommunikation på arbetsplatsen. Chefen måste själv vara en förebild genom att tydligt beskriva sina mål, tankar och idéer och vara genuint intresserad av att ta del av andras synpunkter och idéer. Genom att coacha sina medarbetare att vara öppna och tydliga mot varandra, bidrar chefen till att skapa ett positivt och lärande klimat, där störningar hanteras innan de blir stora konflikter och där medarbetarna samarbetar effektivt för att nå de gemensamma målen. Jag kan varmt rekommendera boken och utbildningen Klart ledarskap (Gervase Bushe), som handlar om just detta.

Gunnel Ryner, organisationskonsult, Ryner Consulting

Vad tycker du?

Jag vill varna för att hamna i fällan att ta på sig allt som kommer till en, till exempel frågor hur något ska hanteras och kritik. Ställ motfrågan “vad tycker du?”, för oftast har vederbörande funderat på en lösning/förhållningssätt och i annat fall får du honom/ henne att själv ta ansvar för fortsättningen. Inom en arbetsgrupp är det bra att skriftligt dokumentera hur man kommunicerar internt, till exempel att löpande information skickas av chefen per mejl och att viktiga saker tas upp på arbetsplatsmöten. Kanske förväntas de anställda att dagligen läsa information på intranätet eller ta del av veckobrev. Besluta gemensamt vad som ska gälla så att detta kan följas upp, ingen kan säga att man inte fått information eller att man inte visste var informationen fanns.

Helena Broberg, Tierps kommun

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 29

29

2009-08-06 11:29:25

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

När du står på scenen Förbered dig!

Försök att prata fritt ur hjärtat. Var dig själv. Prata i bilder – ger bättre förståelse.

Fallgropar: för mycket power point med blippande stjärnor, texter som löper in från olika håll etcetera. Visa din glöd och att du brinner för det du vill säga och det du tror på.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Tala fritt!

Använd raka besked och enkla bilder. Släng PowerPoint och använd andra kanaler och kommunikationsmedel, tala fritt men väl förberedd!

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Våga ta plats/visa dig själv Behovet av att kunna kommunicera i ledarrollen går idag långt utöver den mer klassiska retoriken – vi måste också ta till oss förmågan att kommunicera med annat än orden -”tala så att det syns”, skulle man kunna säga. Förutom att kunna dina “etos, patos och logos”, måste du även ha viljan och modet att “inta scenen”, ta hjälp av kroppsspråket och skapa den variation och spänning som gör att åhörarens intresse och uppmärksamhet stannar kvar ytterligare en stund.

Stefan Hågemark, Företagsvärlden

Våga visa vem du är, och stå för det.

Håkan Grönvall , Synsam

Utveckla din ”estrad-pondus” Ge dig själv professionell träning i så kallad “röst och estradpondus”. Skaffa dig konkreta verktyg.

Veronica Carter, Advokatfirman Vinge

Använd bilder för associationer Allt för många gör ”powerpoint overload” med massor av information som åhörarna fokuserar på att läsa istället för att lyssna på föredragshållaren. Använd bilder att associera till istället så att man stimulerar det visuella minnet också.

30

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 30

© InsightLab

2009-08-06 11:29:25

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Försök förstå vem du talar med. Utgå från deras verklighet, hitta talande exempel från mottagarens värld och inte i första hand från din egen.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Humor och tydlighet • Använda punktformer om bilder skall visas, inte en massa text och siffror.

• Använd bildspråk och humor vilket gör det lättare att få ut ditt budskap.

• Försök vara tydlig och prata inte runt om en kvart innan du kommer till kärnan.

Korta och koncisa budskap.

• Titta på alla men inte i ögonen utan på öronen, då ser det ut som om du tittar intresserat men du utsätter inte den enskilde individen för obehaglig uppmärksamhet.

• Prata högt och tydligt och visa entusiasm.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Försök inte vara en duktig talare Ett av de vanligaste misstagen när vi talar inför publik är enligt Richard Zeoli, författare till boken ”The 7 Principles of Public Speaking” att vi försöker vara duktiga talare. Detta kommer 9 av 10 gånger att få dig att framstå som pretentiös och tillgjord. Försök istället att återskapa den känsla som du har när du pratar personligt med en eller två personer. Då du är dig själv. Det är när du är dig själv som du och ditt budskap är som mest intressant. Tala direkt och fokusera mer på det du säger än på att det är en stor publik du har framför dig.

Källa: www.forbes.com

Så motar du besvärliga frågor När man håller föredrag eller diskuterar olika ärenden vid ett möte, kan det hända att någon börjar ställa svåra och besvärande frågor. Även om du kan besvara frågorna kan det kännas jobbigt att hela tiden hamna i försvarsställning. Ett sätt att hantera situationen är att kasta tillbaka frågan. ”Vad tycker du själv?” Du kan också pröva med att involvera hela gruppen. ”Vad anser ni om det här?” Gör detta utan att försöka låta som om du har hamnat i försvarsställning. På så sätt ändras dynamiken i diskussionen, du kommer att fånga allas uppmärksamhet och skapa ett ögonblick för reflektion.

Källa: In Search of Solutions, David Quinlivan-Hall, Peter Renner

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 31

31

2009-08-06 11:29:25

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Delaktighet och demokrati Verklig påverkan Vi är inte så många anställda – cirka 30 i dagsläget. För att kunna hantera förändringar måste alla som kan tänkas bli berörda få en chans till verklig påverkan på sin roll i den nya organisationen. Det gör att vi har en verksamhetsplaneringsprocess som på olika sätt involverar precis ALLA. Förbundsdirektör, vaktmästare, alla chefer, alla assistenter, alla handläggare – i blandade grupper. Vi måste lära oss att förstå varandras roll i helheten för att kunna känna att vi alla behövs. Detta gör klimatet mycket bättre än när chefer planerar och försöker ”implementera” det de beslutat, utan hänsyn till alla övriga anställdas erfarenheter och synpunkter.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Bli ej den ”ensamme beslutsfattaren” Jag tror på delaktighet och öppenhet. Ensamme beslutsfattaren som sitter avskild från verkligheten tillhör det förflutna.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Gör kommunikationen till något gemensamt Som före detta personalchef - ombudsman - förhandlare, känner jag fortfarande att det allra viktigaste är lyssnandet, att ordentligt kunna förstå vad andra säger för att vidareutveckla kommunikationen till något gemensamt.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Montera ner onödiga maktstrukturer Den stora fallgropen inom all typ av kommunikation är maktstrukturer. Inom de flesta organisationer finns en kultur som strävar åt att bibehålla dessa vilket försvårar all form av kommunikativ utveckling. Arbetet bör därför inriktas åt ett förändringsarbete kring maktstrukturer innan något annat görs.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

32

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 32

© InsightLab

2009-08-06 11:29:25

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Konflikthantering Bli en bra konfliktlösare Ta tag i det som uppfattas som ett problem innan det blir till ett verkligt problem! Lyssna på “alla” intressenterna och bilda dig en egen uppfattning om var problemet finns. Om det är en personfråga använd då den personens styrkor och tydliggör dessa i stället för att kritisera och lyfta fram att han/hon är problemet. Då uppnår du flera effekter som att problempersonen känner sig uppskattad och uppmärksammad. Den gör då ett bättre arbete även om den blir omplacerad. De som lyft problemet upplever att de blev lyssnade på och är nöjda. Ett vinna/vinna koncept som fungerar!!

Bruno Hultstrand, Pliktverket

Modell för konflikthantering Nike Cartoft, vice vd på Mediaedge:cia tipsar om följande trestegsmodell för att bättre hantera aggressiva personer: 1. Man måste ge personen tid att få utlopp för sin aggression. Först när personen är ”klar” med den delen kan man gå vidare. Det gäller att sitta lugn i båten ett tag och inte ta åt sig personligen, inte gå i försvar och inte heller be om ursäkt om det inte finns skäl för det.

2. När personen har fått ventilera sina känslor bekräftar man henne/honom genom att säga ”Jag kan se att du är mycket upprörd och jag hör vad du säger”.

3. Sedan ägnar man inte mer tid åt det som har varit, utan fokuserar på nästa steg och hur man kan göra det bästa av situationen från och med nu.

Rätt attityd för konfliktlösning Om en organisation har problem och gärna skyller på chefen (chefen gör inte si eller så, vi får ingen information etc.), är det en viktig signal för mig som ledare – ok, de ser på sin organisation på det här sättet, hur kommer det sig? Då går jag in i en tillåtande lösningsfokuserad process istället för att själv hamna i samma fälla med skuld och tankar som att ’vad dumma dom är som inte tänker på det här själva’. Jag måste som ledare tänka, det här var intressant – hur kan jag hjälpa dem att entledigas från en sådan tråkig attityd?

Lena Sahrblom, Rektor, Rytmus musikergymnasium

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 33

33

2009-08-06 11:29:25

Kommunikationstips

Insightguide

®

KommunIKatIon

Coachande och motiverande kommunikation Personliga samtal varannan vecka Jag har individuella korta samtal med mina medarbetare varannan vecka. Syftet med dessa samtal är att uppmuntra kommunikationen mellan mig och min medarbetare. Vi fokuserar på hans/hennes arbetsuppgifter, prestation och utveckling. Det ger möjligheten för mig att följa de olika pågående projekten, coacha eller hjälpa medarbetaren att prioritera eller lösa problem (i tid) om det behövs. Och han/hon vet att jag har bokat en tid just för honom/henne varannan vecka.

Céline Alberts, Vattenfall Nuclear Fuel AB

Skifta från stormöten till enskilda samtal Minska antalet interna möten. Öka andel tid per samtal och enskild medarbetare.

Anställda behöver feedback och bekräftelse. Alla producerar mer och bättre om de får det... Många chefer är frånvarande den mesta av arbetstiden. Ett coachande förhållningssätt är lönsamt - för alla.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Rekapitulation som motivation Ett bra sätt att kombinera information med motivation är att regelbundet samla projektgruppen till rekapitulering så att medarbetarna känner att de presterar och når delmål.

Sträva efter att besvara dessa frågor: • Vilket var vårt ursprungsmål och varför satte vi upp detta mål?

• Vilka arbetar i projektet och vad gör dem lämpliga att deltaga?

• Vad har gjorts hittills, vilka hinder har övervunnits och vad kan vi vara extra stolta över att ha åstadkommit?

• Vilka är utmaningarna nu?

Källa: Mentoring and Managing, Career Press, William Hendricks

Använd din humor Snabb och kortfattad feedback, gärna med tre droppar humor.

Sven Alkert, LFV SAOA

34

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 34

© InsightLab

2009-08-06 11:29:25

Insightguide

®

KommunIKatIon

Kommunikationstips

Ger du dolda signaler?

Har du någon gång undrat varför dina medarbetare inte kommer med fler innovativa idéer? Det kan bero på att du signalerar ogillande och kritik. Fundera igenom hur du brukar reagera när någon kommer med en idé. Invänder du direkt eller väcks din nyfikenhet?

Källa: B.B. King: Sharecropper to showstopper, Kira Albin, Grand Times

Ge råd – på rätt sätt Att ge råd är svårt. Här följer några råd för att ge råd: Bemöt inte varje kommentar med ett exempel från dina egna erfarenheter. Gamla minnen kanske betyder mycket för dig, men de uppfattas ofta som irriterande av andra. De flesta undrar faktiskt bara: Vad har det med mig att göra? Innan du kommer med ett exempel från din erfarenhet bör du därför säga: Det här fungerade för mig, kanske kan det fungera för dig också.

Avbryt inte eller fyll i tystnaden. Du kommer bara att verka otålig och ointresserad av det egentliga problemet. Ge istället din kollega gott om tid att förklara sitt problem.

Säg inte ”Jag vet precis vad du går igenom”. Din kollega kommer att uppfatta det som arrogans eller avfärdande. Du kan ju faktiskt inte veta exakt vad en annan person känner. Visa istället ditt stöd genom att säga: ”Det låter som en tuff situation. Hur känns det?”

Källa: Getting Things Done in Today’s Organiations, Marvin R. Gottlieb

Be att få återkomma Var ärlig. Svara inte på någonting som man inte kan svaret på, återkom istället. Och gör det snabbt.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

Visa på den andres nytta Att lyfta fram ”what´s in it for me” i ett tidigt skede för att öka motivationen. Att ta hål på motståndarens argument genom att själv lyfta fram dem och bemöta dem kan minska eventuellt motstånd.

Chefstips ur Insightlabs undersökning Chefens kommunikation 2009

© InsightLab

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 35

35

2009-08-06 11:29:25

Var personlig – visa vem du är

Insightguide®Series

Tips!

Säg ”jag vet inte” et inte” Det enskilt viktigaste rådet jag kan ge till en nybliven chef är att lära sig att våga säga ’Jag vet inte’. Om man inte vet, behöver man ändå vara tydlig i sitt ledarskap och i sin kommunikation.

Då kan man bjuda in den frågande parten att komma med input, tänka över saken och sedan säga att ’Det här tror jag baserat på det här’, och därefter vara konkret och tydlig med vad som gäller.

Håkan Danielsson, vd Länsförsäkringar AB

0930509 Tipsbok_kommunikation.indd 36

2009-08-06 11:29:25