Tipshäfte by Insightlab AB

Insightguide®Series

Tipsbok för att möta och hantera förändring

Tips, idéer och verktyg för att möta, hantera och utvecklas i förändring

1237312 Tipshäfte.indd 1

2012-09-06 17:47:03

Insightguide

Tipsbok

SERIES

Att möta förändring De flesta av oss ställs återkommande inför förändringar, både privat och på jobbet. Vissa förändringar är små och andra större. Vissa är självvalda medan andra ligger utanför vår kontroll. Att kunna hantera förändring på ett bra sätt kan utan tvekan sägas vara en viktig förmåga för oss alla idag. Det finns ett stort antal verktyg och modeller för att leda och planera förändring på en mer övergripande nivå och som vänder sig till chefer och ledare. Men, förändring börjar och slutar hos oss som individer. Det är våra individuella val och reaktioner som avgör hur förändringen blir. Trots det finns det relativt lite stöd och vägledning för att möta och hantera förändring på en personlig nivå. Tanken är att du i denna tipsbok ska finna konkreta idéer som gör det lättare att förstå dina egna reaktioner i en förändringssituation och samtidigt vad du kan göra konkret för att den ska bli så positiv som möjligt för dig själv och din omgivning. Vår förhoppning är att du här ska finna konkreta idéer som du enkelt kan omsätta i praktiken i din vardag. Trevlig läsning! Redaktionen på Insightlab

1237312 Tipshäfte.indd 2

2012-09-06 17:47:03

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Innehåll Att möta förändring

Vid förändringar går vi igenom fyra ”rum”

Se förändring som ett självklart inslag i din utveckling

Tips för att få ut det bästa av en förändring

Hantera förändringen med hjälp av möjlighetsbaserat tänkande

Håll ett vakande öga på dina stressnivåer – och agera i tid

7 nycklar för att hantera förändringar – på jobbet eller privat

Tips för att göra omställningen enklare för dig själv

5 vanliga arbetsplatsförändringar och hur du bäst hanterar dem

Förändringsmotstånd är helt naturligt

Reflektera och utvärdera hur du hanterar förändring

Skilj på fyra typer av förändringssituationer

Enkel teknik som hjälper dig få nya perspektiv

Strategier som hjälper dig att hantera en ökad förändringstakt

Förtydliga dina egna mål och riktning

Checklista: hur ser du på en aktuell förändring?

Generella tips för att öka din förmåga att möta förändring

Utveckla en egen förändringsstrategi baserad på din personlighetstyp

Checklista: förstå en aktuell förändringssituation bättre

Checklista: vad behöver du veta kring en aktuell förändring?

Checklista: vilka möjligheter ser du i en aktuell förändring?

1237312 Tipshäfte.indd 3

2012-09-06 17:47:04

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Att möta förändring Förändring är en mycket naturlig del av livet. Vissa förändringar väljer vi självmant, andra kommer i vår väg utan egna beslut. Särskilt i det senare fallet kan förändring upplevas som något negativt och som något vi drabbas av. Detta har att göra med vår upplevelse av osäkerhet och att tappa kontrollen. Men, förmågan att kunna möta och anpassa sig till förändring är en av de viktigaste mänskliga egenskaperna. Utan denna förmåga hade våra liv idag möjligen sett likadana ut som de gjorde för 276 000 år sedan när de första människorna vandrade på jorden. Förändring söker vi eller utsätts för, både privat och i arbetslivet. Förändring går som en röd tråd genom livet, allt från hur vi åldras, vilka vi umgås med, var vi bor, vad vi kan till vad vi gör. Förändring är därför något mycket naturligt för oss. Utan någon förändring är det många som upplever stagnation. Vi har ett naturligt behov av att utvecklas och förnya inom livets olika områden. Hur mycket förändring, utveckling och förnyelse vi trivs med är däremot något högst individuellt.

Vi lever med och i ständig förändring Förändring drivs både av våra egna önskningar och av omständigheter i vår omvärld. Förändring är en förutsättning för att kunna leva i samklang med en föränderlig omvärld, oavsett om det handlar om att utveckla nya kompetenser och färdigheter, ta till sig ny teknik, nya matvanor, nya fritidsaktiviteter, nya vänner eller nya värderingar och synsätt. På samma sätt är förändring en naturlig del även för organisationer som vill utvecklas i samklang med sina kunder och sin omvärld. En av ledningens viktigaste uppgifter är att säkerställa att organisationen hela tiden utvecklas på ett sätt som gör att den kan svara upp mot de förväntningar, krav och behov som finns inom och utom organisationen. Vanliga skäl till att organisationer behöver förändras är bland annat: • Ökad konkurrens • Uppköp eller sammanslagningar • Teknisk utveckling • Krav på effektivisering och kostnadskontroll till följd av internationell konkurrens • Förändrade krav eller behov hos kund • Behov av kompetenshöjning • En vilja eller behov av att öka lönsamheten eller omsättningen • Politiska beslut eller ny lagstiftning

1237312 Tipshäfte.indd 4

2012-09-06 17:47:04

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

• Behov av nya produkter och tjänster • Behov av bättre hushållning med resurser Det finns otaliga exempel på organisationer som inte i tid har svarat mot ändrade behov och förutsättningar i omvärlden, med stora negativa konsekvenser som följd. Därmed inte sagt att alla förändringar är nödvändiga eller önskvärda. Det krävs en medvetenhet och ett helhetsperspektiv för att kunna läsa av vilka förändringar som är önskvärda, möjliga och till det bättre. Det är idag många som förespråkar ”att inte förändra för sakens skull”. I förändringen ligger både risker och möjligheter, för organisationer och för oss som individer. Detta häfte är tänkt som en inspirationskälla med tips och idéer för att på ett personligt plan kunna möta, hantera och utvecklas i förändring.

1237312 Tipshäfte.indd 5

2012-09-06 17:47:04

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 6

2012-09-06 17:47:04

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Vid förändringar går vi igenom fyra ”rum”

Förändringens Fyra Rum, utvecklad av psykologen Claes Janssen, är en modell som förklarar hur vi reagerar i förändringssituationer. Alla går igenom dessa fyra rum, men på sitt eget sätt och i sin egen takt. Modellen är spridd över hela världen och används inom såväl stora internationella koncerner såsom IKEA, till mindre företag, idrottsföreningar och skolor. Ledarutvecklingsföretaget Altaleda har sammanställt följande översikt av denna förklaringsmodell som hjälper dig förstå vad som sker med dig och alla andra i en förändringssituation. Vi rör oss ständigt genom de fyra rummen, i kortare och längre cykler. Du kan passera dessa rum inom loppet av några timmar om något traumatiskt inträffar eller passera genom dem under ett helt liv. Du kan också befinna dig i flera rum samtidigt i flera olika aspekter av livet (arbete/fritid/relationer).

Första rummet: Nöjdhet Befinner man sig i det första rummet är man nöjd och tillfreds med sin situation. Man känner sig trygg, man har kontroll och vet vad som förväntas av en. Vi producerar och levererar. Arbetslaget känner att de vet var de har varann och känner sig trygga i att kunna © InsightLab

1237312 Tipshäfte.indd 7

2012-09-06 17:47:04

Tipsbok

Insightguide

SERIES

vara sig själva. Nöjdheten behövs för att kunna fira framgångar och projektavslut. Fastnar man i nöjdhet sker en stagnation och det kan gå slentrian i upplevelsen och utförandet av arbetsuppgifter.

Andra rummet: Censur/förnekande När nöjdheten har förlorats på grund av en förändring hamnar man i ett stadium av censur eller förnekelse. Antingen har förändringen skett snabbt (genom en lagförändring eller en farlig konkurrent som dykt upp på marknaden) eller långsamt (genom många små förändringar, uppsägningar eller att lönsamheten långsamt blivit sämre). I denna fas har vi en tendens att förneka det inträffade och kanske låtsas som om ingenting hänt. Man strävar efter att komma tillbaka till det som varit och vill göra så som man alltid gjort. Acceptans och reflektion för oss vidare. Censuren kan ske medvetet (vill inte veta av förändringen och sållar bort informationen av olika anledningar) eller omedvetet (hoppas innerst inne på att förändringen ska gå över och informationen landar inte på riktigt). Genom självinsikt, kan vi komma vidare till nästa fas. För att komma vidare behöver vi reflektera över det som har hänt och få insikt om att det inte kommer att bli exakt som förut.

Tredje rummet: Förvirring När vi inser att allt det trygga som vi är vana vid har gått förlorat skapar det en stor förvirring hos oss själva och inom organisationen. En känsla av kaos kan uppstå på grund av de många känslor som dyker upp och leder till en oförmåga att skapa struktur eller sortera bland alla intryck. Det kan uppstå både enklare problem med frågor kring arbetsuppgiften, djupare strukturproblem kring roller på arbetsplatsen eller existensiella frågor kring ens identitet. Från botten finns det bara en väg att gå- upp! Detta brukar kallas nollpunkten, när organisationen eller vi som individer når botten. Vi tvingas inse att det aldrig kommer att bli nöjdhet i exakt samma form som tidigare. Kanske har vi tvingats ge upp en dröm eller vision som vi levt med länge. Förvirringsfasen behövs, då det är här en vilja till förändring väcks. Vi är på noll och vill vidare.

Fjärde rummet: Inspiration/förnyelse I detta rum börjar vi åter se möjligheter, kreativiteten ökar och idékreeringen tar fart. Här är det viktigt att ta tillvara de bästa idéerna, som kan bli ny produktivitet, ny verksamhet som skapar ny nöjdhet inom organisationen. Inspirationsfasen är viktig, då det är här alla kreativa idéer som för organisationen vidare uppstår. En ny möjlighet visar sig som kan utmynna i en ny vision som skapar en nytändning inom organisationen och för oss som individer. Källa: Laura Sjölander, Altaleda, http://www.altaleda.se/ledarskap/2011/nr1/fyra-rum/

1237312 Tipshäfte.indd 8

2012-09-06 17:47:04

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Se förändring som ett självklart inslag i din utveckling Arbetslivet förändras ständigt. Oavsett vilken position vi har i organisationen kan vi plötsligt få se våra arbetsuppgifter förändras. Med en öppen attityd till förändring kommer du att kunna använda de nya situationerna i din egen personliga och professionella utveckling. Att se karriären som en fortgående resa och inte som ett mål är en förutsättning för att kunna lära sig och utvecklas i varje ny fas. Ta ansvar för din egen utveckling – Förlita dig inte på att andra skall utveckla dig och din karriär. Även om din arbetsgivare kan erbjuda stöd och resurser, så har du mycket att vinna på att själv ta det yttersta ansvaret för att hämta in ny kunskap och fortsätta att utveckla nya kompetenser. Nya möjligheter – Den som förmår att bejaka förnyelse i stället för att motarbeta förändring kommer att ha enorma möjligheter att gynnas av arbetslivets skiftande förutsättningar. Du utvecklas eller stagnerar, det finns ingen mellanväg. Eftersom vår vilja och förmåga att hantera förändring är individuellt betingad, bör du söka dig till en miljö som matchar dina förutsättningar och önskemål. Föränderliga organisationer skapar nya utvecklingsmöjligheter – Det finns fördelar även med att arbeta under mindre ordnade former. I föränderliga organisationer ställs du inför uppgifter och får axla roller du inte skulle få i en statisk situation. Källa: A business plan for Me plc, Human Resources

Inse din enorma förändringskapacitet En av människans främsta förmågor är just att vi är oerhört skickliga på att anpassa oss till rådande omständigheter. Förmågan ligger till grund för hela vår existens. Förändring är för det mesta ett obekvämt tillstånd, men vi är fullt utrustade för att klara av det mesta. Även i tider då förändringar känns övermäktiga är det viktigt att påminna sig själv om att vi klarar enormt mycket mer än vi tror. Källa: http://ezinearticles.com/?Coping-with-Change:-Develop-Your-Personal-Strategy&id=51313

1237312 Tipshäfte.indd 9

2012-09-06 17:47:04

Insightguide

Tipsbok

SERIES

Tips för att få ut det bästa av en förändring Acceptera att du befinner dig i ett förändringsläge.

Det är stor skillnad mellan att ofrivilligt låta sig dras med i en förändring och att acceptera förändringen som den är.

Notera utan omskrivningar exakt hur du känner inför förändringen. Detta är speciellt viktigt när förändringen står utom din kontroll. Lista exakt vad i förändringen som oroar dig eller på annat sätt gör dig obekväm. Du behöver inte känna dig som ett ”offer” för förändringen, även om det inte är du som styr vad som ska hända härnäst. Skriv ned vad du känner och tycker.

Fundera kring vilka förändringar du idag är villig att acceptera. Sätt en mental gräns för vad du idag går med på och vilka typer av förändringar som för dig inte är acceptabla. Lista vad du accepterar, inte accepterar och vad du i dagsläget faktiskt kan göra något åt. Att få ner dina tankar på papper gör att du automatiskt känner större kontroll över situationen.

Odla en konstruktiv attityd. Det kan vara väldigt svårt i vissa fall, men försök för din egen skull att välkomna förändringen som en möjlighet till utveckling. Försök att hitta fördelarna med förändringen. I de allra flesta förändringar går det att finna förbättringar och fördelar. Välj dina tankar. Negativa tankemönster blockerar vår kreativitet och problemlösarförmåga. Positiva tankar skapar däremot en rad nya möjligheter. Var medveten om vilka tankar du tänker och hur de i varje ögonblick faktiskt påverkar din anpassning till förändringen, och hur den kommer att påverka din situation. Sätt upp dina egna mål.

Styr förändringen så gott det går efter vad du själv

vill uppnå.

Ta emot stöd och råd av familj och vänner. Källa: http://www.positive-changes-coach.com/how-to-deal-with-change.html

1237312 Tipshäfte.indd 10

2012-09-06 17:47:04

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 11

2012-09-06 17:47:05

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Hantera förändringen med hjälp av möjlighetsbaserat tänkande Undersökningar har visat att ungefär 80 procent av oss uppfattar en förändring som ett hot medan 20 procent uppfattar den som en möjlighet. Forskaren och författaren Bosse Angelöw förespråkar betydelsen av att utveckla ett möjlighetsbaserat tankemönster för att förstärka den egna handlingsförmågan vid förändring. Tankemönster är sociala konstruktioner, inte medfödda, och går därmed i högsta grad att påverka. Genom att använda metoder för att stärka det möjlighetsbaserade tänkandet kan vi lättare utveckla konstruktiva handlingsmönster, stärka vårt självförtroende och bli mer handlingsbenägna.

Det problembaserade tänkandet Ett problembaserat tänkande leder ofta till fokusering på problem där ord som ”hopplöst” och ”omöjligt” duggar tätt. Insikten om ett problem kan i sig skapa en känsla av maktlöshet, något som i sin tur leder till pessimism och nedstämdhet.

Det möjlighetsbaserade tänkandet Att använda sig av ett möjlighetsbaserat tänkande innebär att sträva efter att identifiera vad som redan fungerar bra och att se de möjligheter vi trots en kanske svår situation har. Det handlar om att se vad du har gjort tidigare som har fungerat och hur du kan använda dessa erfarenheter i din nuvarande situation. Genom att fokusera på möjligheter i stället för problem uppnår du snabbt ökad handlingsförmåga och optimism. Det handlar dock inte om att bortse från eventuella problem och hinder, snarare om att realistiskt se de möjligheter du faktiskt har. Källa: Bosse Angelöw, Att fokusera på sina möjligheter

1237312 Tipshäfte.indd 12

2012-09-06 17:47:05

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Förändringar ger ökad trygghet på sikt Det sägs att struktur och rutiner skapar trygghet medan förändringar skapar otrygghet. På sikt kan man säga att det är tvärtom. Ju längre vi går i invanda mönster, desto räddare blir vi för förändring och desto osäkrare blir vi på vår förmåga. En person som har genomgått en förändring och kommit ut på andra sidan har vuxit, står bättre rustad för framtiden och har stärkt självförtroende. Självförtroendet stärks än mer om personen har haft en chef som har litat på dennes förmåga att lära sig nytt. Källa: Framtidens framgångsrika ledare, Kairos Future AB

1237312 Tipshäfte.indd 13

2012-09-06 17:47:05

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Håll ett vakande öga på dina stressnivåer – och agera i tid Förändring innebär alltid att vi upplever perioder av ökad stress. Var därför uppmärksam på stressrelaterade symptom som huvudvärk, sömnsvårigheter, ökad irritation eller plötsligt dalande intresse för omvärlden. Förbered dig med ett batteri åtgärder att ta till om stressnivåerna i samband med en förändring på arbetsplatsen börjar stiga till skadliga nivåer. Motion är en effektiv stressdämpare. Ta varje tillfälle i akt att röra på dig, om så bara för några minuter mellan ett par möten eller en promenad på lunchen. Se över dina matvanor och var noga med att du får tillräckligt med sömn. Dessa tre åtgärder har du hört förut och de är näst intill upprepade till leda – men de är det av en anledning. Det är alltför lätt att ignorera begynnande stressymptom. Vi vänjer oss snabbt vid en värkande rygg, och stressen stiger till nya, mer svårhanterliga nivåer. Ju tidigare du tar tag i problemen, desto enklare blir de att motverka. Att ventilera och samtala med personer du har nära är också viktigt för att sätta ord på och frigöra den negativa stressen. Källa: http://www.ehow.com/about_6169631_employee-stress-due-organization-change.html

1237312 Tipshäfte.indd 14

2012-09-06 17:47:05

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 15

2012-09-06 17:47:05

Tipsbok

Insightguide

SERIES

7 nycklar för att hantera förändringar – på jobbet eller privat Du utsätts ständigt för både mindre och större förändringar på arbetet och i privatlivet. Förändringar som kan göra att du upplever att din situation gungar obehagligt och att du känner dig maktlös inför vad som sker. Om du däremot lär dig att hantera förändringar kan du lättare känna att du har kontroll över tillvaron. I arbetet som konsulter inom personlig utveckling har Mary och Wayne Sotile funnit sju faktorer som hjälper dig igenom förändringar.

Var beredd på stress Även positiva förändringar ökar stressnivån eftersom de för dig in på okänt territorium. Var därför beredd på dina stressreaktioner vid såväl positiva som negativa händelser.

Utöva aktivt dina valmöjligheter Innan du accepterar en möjlighet till förändring, ta en paus och fråga dig själv om den är värd priset du måste betala. Utvärdera din nuvarande situation för att bestämma om du vill ha förändringen och om tidpunkten är den rätta. Var realistisk och ärlig mot dig själv och låt inte andras åsikter styra dina val.

Välj hur du vill betrakta dina beslut Det är din livssituation som är viktig, oavsett om du säger ja eller nej till en förändring. Få beslut är helt slutgiltiga, om du skulle säga nej finns ofta möjligheten att genomföra förändringen vid ett senare tillfälle.

Tro på de positiva effekterna Vi hanterar situationer skickligast när vi tror att förändringar i slutänden kommer att leda till någonting positivt. Försök att se fördelar i förändringarna, oavsett om de rör omorganisationer på företaget, nytt arbete eller en relation som tar slut. Det kan ge mening till den stress du för tillfället upplever.

1237312 Tipshäfte.indd 16

2012-09-06 17:47:05

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Ta förändringar i lagom takt Öka inte stressen genom att genomföra ytterligare projekt. När förändringar sker, och särskilt ovälkomna sådana, gör många ofta misstaget att de ökar den stress de redan upplever genom att själva söka sig till ytterligare förändringar som i sig inte är nödvändiga.

Ta fasta på det som är stabilt Rädsla för det okända gör förändringar svåra. Ett sätt för dig att minska denna rädsla är att gå igenom vad som kommer att fortsätta vara som förr, vare sig det handlar om förändringar på arbetsplatsen eller i privatlivet.

Ta hand om dig själv Stressiga perioder med stora förändringar är påfrestande för alla människor. Ta hand om dig själv så gott du kan och försök få din omgivning att förstå att nuvarande situation tar mycket av din kraft och energi. Källa: Beat Stress Together, Mary Sotile and Wayne Sotile, Personal Excellence

1237312 Tipshäfte.indd 17

2012-09-06 17:47:05

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Tips för att göra omställningen enklare för dig själv Stäng inte inne dina känslor Tillåt dig att ge uttryck för din oro och dina negativa känslor kring förändringen, helst vid bestämda tider (hur konstigt det än kan låta!). Detta för att du i övrigt ska frigöra din energi och uppmärksamhet till att konstruktivt hantera din nya situation. Avsätt exempelvis tio minuter per dag då du ventilerar känslor som ilska, frustration, irritation och oro. Har du någon i din närhet som vill lyssna är det toppen. Om inte, låt känslorna komma ut ändå. Skriv ner dina tankar, spela in dina ord eller få på andra sätt ur dig dina känslor av obehag inför situationen.

Ta stöd av omgivningen Troligtvis finns det flera personer på din arbetsplats eller i vänskapskretsen som precis som du befinner sig mitt i någon slags omvälvande förändring. Bjud ut dessa personer på lunch och be om råd kring hur de själva hanterar förändring. Testa att applicera deras strategier på din egen situation.

Byt perspektiv När vi konfronteras med en stor förändring i livet tenderar vi att enbart notera vad som faktiskt förändras - och lite eller inget fokus läggs på det som förblir detsamma som förut. Sanningen är att ganska mycket kommer att förbli just som förut, även under en större förändring. Försök hitta en balans i ditt synsätt, och lägg lika mycket vikt vid att notera vad som förändras som att uppmärksamma vad som förblir som förut. Tänk inte ”allt förändras” utan ”vissa saker förändras”.

Leta upp all nödvändig information kring förändringen En vanlig reaktion under större förändringar på arbetsplatsen är att undvika ledningen och istället börja lyssna på lösa rykten och antaganden från kollegor. Ta istället tjuren vid hornen och ställ vid behov alla frågor du behöver för att få klarhet i vad som kommer att ske. Lyssnar du enbart på rykten är det stor risk att oroskänslorna tar över.

1237312 Tipshäfte.indd 18

2012-09-06 17:47:05

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Skaffa ny kompetens och kunskap Ta tillvara de möjligheter som finns att skaffa dig nya kompetenser och kunskap du kan tänkas behöva för att utnyttja de nya möjligheter som förändringen kan ge dig.

Ta kontroll över dina tankar Börja varje dag med att fokusera på möjligheter snarare än motstånd och svårigheter. När du är på väg till jobbet: Fråga dig exakt vilka möjligheter du ser i den förändrade situationen just idag. Oavsett hur motigt det kan te sig så är sannolikheten stor att det finns nya möjligheter att ta tillvara på – möjligheter du kanske missar om du inte aktivt söker upp dem. Källa: http://www.bizjournals.com

1237312 Tipshäfte.indd 19

2012-09-06 17:47:06

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 20

2012-09-06 17:47:06

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

5 vanliga arbetsplatsförändringar och hur du bäst hanterar dem Ny ledning Det här är en av de större typerna av förändringar och innebär inte sällan stora förändringar som nyrekryteringar, omplaceringar eller plötsliga nedskärningar och ändring av arbetsbeskrivningar. Förändringen skapar lätt höga stressnivåer hos de anställda, men de som lyckas bäst med att hantera denna form av situation är emellertid de som undviker att reagera alltför känslomässigt och istället lägger tonvikten vid goda relationer och öppen kommunikation. Lär känna din nya ledning och dina nya medarbetare. Ta reda på vilka slags rutiner den nya chefen har. Betrakta situationen som en möjlighet till nystart. Du har alla chanser i världen att lägga grunden till en god relation med den nya ledningen under omstruktureringens första, skälvande fas.

Policyförändringar Förändringar kring faktorer som arbetstider, arbetsuppgifter eller arbetsbeskrivningar, lunchtider och semesteravtal är inte lika omvälvande som att få en ny ledning men kan ändå ha stor inverkan på berörda parter. Det är vanligt att vi upplever en sådan förändring som starkt negativ för den egna situationen och därför reagerar med att motarbeta den. Detta är dock inte rätt väg att gå. Om du upplever att den nya situationen kommer att försvåra ditt arbete kan du istället börja med att fråga runt hur dina medarbetare upplever det hela. Skulle det vara så att ingen annan reagerat kan det vara en överreaktion från din sida. Om du däremot får medhåll från flera anställda är det en bra idé att göra en konstruktiv lista på anledningar till varför förändringen inte är gynnsam och sedan ta upp dessa med de ansvariga inom organisationen. Se till att hålla en konstruktiv ton med genomtänkta argument för att undvika att det avfärdas som en känslomässig reaktion eller omotiverade klagomål.

Nedskärningar eller nyanställningar Detta är en av de största och mest omvälvande typerna av förändring inom en organisation. Risken är stor att både de nyanställda får problem med att passa in och de som arbetat på företaget under en längre tid får svårt att acceptera de nya medarbetarna. Den här problematiken brukar dock lösa sig av sig självt efter några månader när de nyanställda

1237312 Tipshäfte.indd 21

2012-09-06 17:47:06

Tipsbok

Insightguide

SERIES

hunnit anpassa sig till den interna kulturen. Nedskärningar skapar dock en helt annan och svårare situation: Även som kvarvarande medarbetare kan vi bli osäkra på vår framtid inom organisationen, och rykten kan ta fart. Säkra din position så gott det går genom att regelbundet se över dina prestationer och se till att du presterar så gott du kan.

Omplaceringar Många av oss har kan känna motstånd mot något så till synes obetydligt som att byta skrivbord. Att behöva byta avdelning, arbetsgrupp eller kontor är naturligtvis ännu mer utmanande och kan upplevas som ett hårt slag. Denna typ av förändring är dock relativt vanlig i dagens organisationer och därför något vi mentalt behöver vara beredda på och försöka ha överseende och tålamod med.

Ny teknologi eller nya arbetsprocedurer Införandet av ny teknologi, nya programvaror eller annan form av teknisk utrustning kan upplevas besvärligt. Därför är det viktigt att löpande uppdatera sina kunskaper och hänga med i teknologin så gott det går, för att undvika ett kunskapsglapp i de fall då teknologin förändras. Ta till dig det nya i en takt som fungerar för dig och ta hjälp av den support och de utbildningar som erbjuds. Källa: http://blog.rozee.pk/2010/06/23/coping-workplace/

1237312 Tipshäfte.indd 22

2012-09-06 17:47:06

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Förändringsmotstånd är helt naturligt Förändring är en naturlig del av livet. Lika naturligt är det för oss att känna obehag när vi tvingas lämna invanda spår och utforska nya, potentiellt riskfyllda marker. Det finns dock en rad knep att ta till för att enklare och mer smärtfritt ta sig igenom tillstånd av drastiska förändringar – privat som i arbetslivet. För att förstå sig själv och de egna reaktionerna kan det vara bra att först känna till hur psyket reagerar på en förändring, och vilka mekanismer som sätts igång.

Vanliga försvarsmekanismer vid en förändring Försvarsmekanismer ställer ofta till problem under ett förändringsarbete och forskaren Bo Ahrenfeldt menar att personlig utveckling som bryter dessa är en nödvändig del i all ledar- och medarbetarutveckling. Här beskriver han några av de vanligaste mekanismerna. Projektion handlar om att försvara sin självbild genom att föra över problemet på någon annan. Sedan försöker man lösa problemet – som inte finns. Bortträngning innebär att man tränger bort obehagliga tankar och känslor. Detta kräver dock energi så att man känner sig trött och orkeslös utan att veta varför. Regression karaktäriseras av ett primitivt tänkande där vi släpper vårt personliga ansvar. När detta drabbar en hel arbetsgrupp kan det leda till svåra konflikter och mobbning av enskilda medarbetare. Intellektualisering, som är en form av isolering, innebär att man, för att behålla den mentala skärpan i en svår situation, pratar om känslor i tekniska termer utan att tillåta sig att känna dem.

Personlig utveckling är lösningen Försvaren ställer ofta till problem under ett förändringsarbete och gör det svårare att ifrågasätta sig själv, sitt agerande och sina känslor och tankar. Bo Ahrenfeldt drar därför slutsatsen att personlig utveckling som bryter dessa försvarsmekanismer är en nödvändig del i all ledar- och medarbetarutveckling. Källa: InsightGuide Förändring

1237312 Tipshäfte.indd 23

2012-09-06 17:47:06

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Reflektera och utvärdera hur du hanterar förändring Vi har alla mött och hanterat förändring många gånger i våra liv. Förmodligen har vissa av dessa förändringar fungerat smidigare än andra. Genom att reflektera kring hur du har agerat vid olika tillfällen, och vad som har fungerat och inte, kan du hämta kraft för framtida förändringssituationer. För att ge bästa resultat behöver din reflektion vara fokuserad. Några hållpunkter för att utvärdera din utveckling:

1. Lär av dina framgångar Vad var det som fick dig att lyckas? Vad gjorde du speciellt bra? Vad gjorde du annorlunda denna gång jämfört med motsvarande situationer tidigare?

2. Lär av dina misslyckanden Vilka faktorer utanför din kontroll bidrog till misslyckandet? Hur kan du lära dig att förutse och undvika dessa i framtiden? Satte du realistiska mål och förväntningar? Har du haft liknande problem tidigare och vad behöver du lära innan du försöker med en liknande uppgift igen? Kan du lära av någon som hanterat liknande utmaningar tidigare?

3. Lär av dina känslor Låt dina känslor hjälpa dig i din utveckling. När du känner dig tillfreds, fundera på vad som får dig att känna så. När du känner dig frustrerad, försök ta reda på vad som orsakar detta. Precis som fysisk smärta visar en negativ känsla att något inte är som det borde vara. Använd denna känsla till att vägleda dig till förändring och framtida utveckling. Källa: Development First – Strategies For Self-Development, David B. Peterson & Mary Dee Hicks, Personnel Decisions International

1237312 Tipshäfte.indd 24

2012-09-06 17:47:06

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Skilj på fyra typer av förändringssituationer Förmågan att hantera förändringar i omgivningen har sedan länge identifierats som en nyckelfaktor för organisationers konkurrenskraft och överlevnad. Som organisation handlar det om att bygga upp en hög grad av förändringskapacitet – eller förmåga att ställa om. På samma sätt som för oss som individer gör organisationer vissa förändringar frivilligt och medvetet, medan andra är mer eller mindre påtvingade. Vissa är små till sin natur medan andra är mer omfattande.

Finjusteringar – är förändringar som sker utan något akut förändringsbehov. Det handlar om att finna bättre sätt att uppnå de fastställda målen för verksamheten. De flesta organisationer ägnar sig kontinuerligt åt finjusteringar som till exempel att förbättra procedurer, introducera ny teknologi eller löpande kompetensutveckling. Anpassningar – sker till följd av externt förändringstryck som organisationen måste svara på för att inte komma ur balans. Det kan handla om att svara på en framgångsrik kampanj från en konkurrent, förändringar i tillgången till nyckelresurser eller ny lagstiftning. På samma sätt som vid finjusteringar handlar det om att bli bättre med det man har snarare än grundläggande förändringar. Omorienteringar

– innebär en omdefiniering av verksamheten eller organisationen. Det kan vara drivet av såväl hot som möjligheter. Målet är att organisationen skall vara redo inför det som komma skall utan att behöva kompromissa med effektivitet eller konkurrenskraft. En omorientering handlar om att förändra referensramarna – men om man förutser behovet kan det ändå hanteras som en stegvis och kontrollerad process.

Omskapande – är en reaktiv förändring som omvandlar organisationen genom en hastig och samtidig förändring av flera grundläggande funktioner. Det innebär att man behöver ifrågasätta sina referensramar och hitta en ny väg framåt. I vissa fall kan delar av organisationen behöva avvecklas för att rädda helheten. Källa: Insightguide Nya spelregler, Insightlab AB

1237312 Tipshäfte.indd 25

2012-09-06 17:47:06

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 26

2012-09-06 17:47:07

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Enkel teknik som hjälper dig få nya perspektiv Varje dag ställs vi inför utmaningar, beslut och situationer som riskerar att få våra stressnivåer att skjuta i höjden. Förmågan att kunna ta ett steg tillbaka och se en utmaning eller problem ur en annan vinkel är därför en ovärderlig förmåga. Med hjälp av följande enkla teknik kan du få hjälp att ändra negativa känslor såsom rädsla eller upprördhet i vissa situationer till något positivt: Ta ett papper, rita upp tre kolumner och utgå ifrån följande steg: I kolumn 1: Gör en snabb beskrivning av situationen. I kolumn 2: Skriv kort ned ditt nuvarande perspektiv/tolkning/inställning. I kolumn 3: Skriv ned två till fyra andra perspektiv/tolkningar. Välj därefter ett av de alternativa perspektiven och arbeta utifrån det nästföljande vecka. Vilka nya insikter, beslut och beteenden resulterade det i? Källa: Traning & Development

1237312 Tipshäfte.indd 27

2012-09-06 17:47:07

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Vikten av egna omställningsresurser Den arbetsmarknad vi nu ser växa fram kännetecknas av färre långsiktigt ”säkra” fasta anställningar, vi ser ett ökat behov av vidareutveckling och omställning, ett större eget ansvar och delvis försämrade offentliga trygghetssystem. Men vad krävs för att klara sig på denna lite mer ”riskfyllda” arbetsmarknad? På Sociologiska fakulteten vid University of California i Berkeley har man studerat just detta. Man har studerat 89 arbetare från 50 familjer med olika kulturell, ekonomisk och social bakgrund. De kom bland annat fram till att de som klarar de nya villkoren bäst är personer med tillgång till olika typer av egna stödresurser (besparingar, sociala nätverk, dubbla inkomster, tillgång till barnpassning och så vidare). I Sverige har vi generellt sett betydligt bättre tillgång till denna typ av omställningsresurser än i andra delar av världen. Det finns dock även här mycket att vinna på att se över vilket stöd vi har för att underlätta omställning privat och på arbetet.

1237312 Tipshäfte.indd 28

2012-09-06 17:47:07

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Strategier som hjälper dig att hantera en ökad förändringstakt Bevara stabila och trygga områden i ditt liv Vi kan öka vår förmåga att hantera förändringar om vi samtidigt förmår bevara stabila och trygga områden i våra liv: • Upprätthåll och var rädd om gamla vänner och bekanta som du känner dig trygg och bekväm med, även om du samtidigt också lär känna nya människor. Var öppen för nya upplevelser, men se till att du har kvar en del gamla favoritsaker eller sysselsättningar att falla tillbaka på när du känner att du inte behöver så mycket stimulering. • Håll dig till invanda dagsrutiner som fungerar för dig, speciellt vid intensiva förändringssituationer. Ritualer har alltid fungerat som ett kitt mellan det gamla och det nya och hjälpt till att minska anspänningen i tider av förändringar, anpassningar och övergångar till något nytt. I tider av kris kan man dock iaktta hur till exempel kyrkan får spela en viktig och aktiv roll i bearbetandet av olika nationella och individuella trauman. Kanske är det en bra idé att själv skapa ritualer (och traditioner) kring dagliga händelser som barnens sänggående, vid arbetsdagens början och vid arbetsdagens slut, fritidsaktiviteter, helgaktiviteter, födelsedagar, etc. Allt detta kan bidra till en känsla av kontinuitet även om saker och ting förändras runt omkring oss i en snabb takt.

Skaffa dig mer än en källa till tillfredsställelse i livet Ju fler kontakter du har med världen i stort – familj, vänner, medarbetare, trossamfund, idrottsklubbar och föreningar – ju fler möjligheter har du till stöd i tider av stress och förändringar. Dessa kontakter, tillsammans med dina fritidsintressen och hobbys, utgör också möjligheter till att öka din tillfredsställelse och ditt välbefinnande i livet. Om du har fler källor att ösa ur, så minskar du risken att bli betryckt om någon av dem inte längre förmår ge dig den tillfredsställelse du önskar dig. Du kan genom dem också kompensera för stressande förändringar på arbetet. Källa: http://jinder.se/pdf/hantera_forandringar.pdf

1237312 Tipshäfte.indd 29

2012-09-06 17:47:07

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Övning: Bli medveten om dina mål Ta ett anteckningsblock och skriv ned dina tio viktigaste mål som du vill uppnå inom överskådlig framtid. Gör detta varje dag utan att titta på vad du skrev dagen innan. De första dagarna kanske du måste fundera ett bra tag, men det blir allt lättare vartefter. Vissa mål kanske försvinner, andra kanske dyker upp igen. För varje dag kommer dina definitioner att bli tydligare. Efter omkring 30 dagar kommer du antagligen att upptäcka att du skriver samma mål varje dag. Källa: Goals!, Brian Tracy

1237312 Tipshäfte.indd 30

2012-09-06 17:47:07

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Förtydliga dina egna mål och riktning En jobbrelaterad förändringssituation innebär ofta en möjlighet att se över sina egna mål och riktning. Ta tillfället att utvärdera var du befinner dig i ditt yrkesliv och vilken riktning du vill att din utveckling ska ha framöver. Enligt karriärcoachen Nina Jansdotter är att göra ”livskarriär” att syssla med sådant man brinner för, har talang för och som går hand i hand med vad du vill ha ut av livet i stort. Yttre bekräftelser i form av beröm, befordringar och utmärkelser känns mindre viktigt eftersom det du gör är belöning nog. Fundera kring hur väl nedanstående påståenden stämmer på dig just nu och vilka tankar du får kring din fortsatta utveckling. • Du känner att du får full användning för dina naturliga egenskaper och talanger i jobbet. • Dina bästa sidor får blomma ut ordentligt. • Du kan ibland säga ”det där var väl ingenting” eller ”det här är jättekul” åt arbetsuppgifter som andra kan tycka är svåra eller tråkiga. • Du berättar gärna om det du håller på med på jobbet. • Du känner en högre mening i det du gör. • Jobbet bidrar till att du känner dig vital, frisk och välmående. • Du är generös med att unna andra framgång. • Du skulle göra samma sak igen om du fick leva om ditt liv. • Du går till jobbet med lätta steg. • Du ser det som något positivt när någon frågar vad du jobbar med. Källa: Livshandboken, www.livshandboken.se

Bygg på dina styrkor Målet med professionell utveckling är inte att uppnå perfektion utan snarare att bygga på dina styrkor och samtidigt undvika att dina brister och svagheter kommer i vägen. De som når verklig framgång gör det genom att fokusera i princip all sin kraft på att utveckla sina styrkor ännu mer.

1237312 Tipshäfte.indd 31

2012-09-06 17:47:07

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Checklista: hur ser du på en aktuell förändring? Använd denna mall för att utvärdera en aktuell förändringssituation. Ta ställning till nedanstående påståenden och sätt poäng mellan 1-5 för vart och ett av dem, där 1 betyder ”instämmer inte alls” och 5 ”instämmer helt”. • Jag förstår varför förändringen genomförs

• Jag ser en stor nytta för organisationen med att förändringen genomförs

• Jag ser stora möjligheter för egen del med att förändringen genomförs

• Jag har en stark vilja att bidra till den aktuella förändringen

• Jag har tillräcklig och rätt kompetens för att klara av nya krav/arbetssätt

• Jag har fått all nödvändig information om förändringen initialt

• Jag får löpande all information jag behöver

• Jag stöttar aktivt min chef och mina kollegor i förändringsarbetet

• Jag har tillräckligt med tid för att arbeta med den aktuella förändringen

• Jag har de verktyg och resurser jag behöver

Gå igenom dina svar och anteckna nedan några åtgärder du kan vidta för att förbättra situationen:

1237312 Tipshäfte.indd 32

2012-09-06 17:47:07

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 33

2012-09-06 17:47:07

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Generella tips för att öka din förmåga att möta förändring Fokusera så mycket du kan på nuet Lägg fokus på vad som finns kvar och vad som faktiskt fungerar och undvik att tänka på vad som har försvunnit/gått förlorat. Lägg din energi och tankekraft på nästa steg i processen, snarare än på funderingar kring vad som var eller borde vara. Undvik att blicka tillbaka för en tid, se framåt och hantera förändringen du befinner dig i just nu. Källa: http://www.solveyourproblem.com/artman/publish/article_906.shtml

Undvik att överanalysera situationen Fastna inte i potentiellt hotfulla framtidsscenarion, och låt dig inte dras med i kollegors eventuella negativa framtidssyn på vart organisationen är på väg. Överanalyserandet skapar ofta passivitet och gör att en situation som du kanske inte kan råda över fullt ut blir ännu svårare att hantera. Källa: http://www.pgeveryday.com/pgeds/articles-tips/ATAAC/handle-change-at-anyage?subCat=Personal%20Care

Prioritera dina relationer till andra När det ligger förändringar i luften, fokusera ännu mer på att bygga positiva relationer på arbetsplatsen. Dels får du inblick i andras ansvarsområden, dels får du i större utsträckning tillgång till andras kunskap och hjälp när så behövs. Inte sällan sker oväntade vändningar inom organisatoriska förändringar som kan lämna poster öppna och i behov av snabb täckning. Du kan under en tid bli ombedd att fylla detta glapp, varför det är en god idé att skapa en vidare inblick i andras arbetsuppgifter och ansvarsområden. Genom att tidigt fokusera på att bygga goda relationer och skapa större förståelse – mot såväl medarbetare som kunder – ökar du chansen att själv uppnå något positivt i samband med förändringen. Källa: http://www.examiner.com/article/4-tips-for-facing-workplace-change-these-economic-times

1237312 Tipshäfte.indd 34

2012-09-06 17:47:07

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Upprätthåll och stärk ditt personliga nätverk Ditt personliga nätverk – både inom och utanför organisationen – kan komma att fylla en extremt viktig funktion. Du kan ta del av andras erfarenheter av liknande situationer och få råd och nya infallsvinklar från någon som inte är direkt inblandad i förändringen. Se därför till att bygga och upprätthålla ditt nätverk. Källa: http://www.techrepublic.com/blog/10things/10-tips-for-dealing-with-change-in-the-workplace/257

Acceptera mindre motgångar som en del av processen Räkna med att allt inte går enligt plan. En förändring bli enklare att hantera om du räknar med att det kommer att dyka upp problem längs färden. Källa: http://www.pgeveryday.com/pgeds/articles-tips/ATAAC/handle-change-at-anyage?subCat=Personal%20Care

Var strikt när det gäller balans mellan jobb och fritid Plötsliga såväl som planerade förändringar, omstruktureringar eller nya befattningar är inte sällan omvälvande och tidskrävande. För att komma in i din nya roll eller den nya situationen kan du mycket väl under en period behöva lägga ner fler timmar på arbete än tidigare. Det är möjligt att du i viss mån tvingas omstrukturera och kompromissa ditt privatliv – men sträva efter att hålla en så sund balans mellan jobb och fritid som möjligt. Varken du, din familj eller organisationen du arbetar för gynnas av att du överarbetar eller försummar din hälsa. Källa: http://www.examiner.com/article/4-tips-for-facing-workplace-change-these-economic-times

Våga uttrycka dina känslor kring förändringen – även om de är starkt negativa Negativa förändringar skapar ofta påtaglig stress. Våga visa att du blir ledsen, arg eller upprörd. Sörj om så behövs. Att (tillfälligt) få leva ut sina känslor frigör stress vilket gör oss mer klartänkta. För att komma vidare i processen kan det vara högst nödvändigt att få gå igenom en ordentlig reaktionsfas. Källa: http://www.careerjunction.co.za/career-advice/coaching-by-cath/top-tips-for-dealing-with-unexpected-and-unwanted-change-at-work-163

1237312 Tipshäfte.indd 35

2012-09-06 17:47:07

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Lista dina orosmoment och anförtro dig åt någon du litar på Är du orolig för hur förändringen kommer att påverka dig och din omgivning? Undvik att hålla oron inom dig – lista dina tankar på ett papper och anförtro dig för någon du litar på. Kanske kan det vara en bra idé att diskutera listan med din närmsta chef eller med en familjemedlem. Du får mental avlastning, ökad klarhet i frågan och kan dessutom med nya ögon upptäcka positiva apsekter av förändringen. Källa: http://blog.vecci.org.au/2012/02/27/business-tips-how-to-deal-with-change-in-the-workplace/

Sträck ut en hjälpande hand till nya medarbetare Acceptera och hjälp nya medarbetare in i gänget på arbetsplatsen – även under svajiga förändringsförhållanden när du själv är osäker på din framtid (och därmed kanske störs av egen oro och dalande motivation). Kom ihåg att de nya medarbetarna går igenom samma osäkerhetsprocess som du själv en gång gjorde. Genom att ta lite extra ansvar och hjälpa dem att acklimatisera sig, bidrar du både till det gemensamma klimatet och din egen känsla av mening i det du gör. Källa: http://www.ehow.com/how_2135494_handle-change-work.html

Fortsätt att göra ditt bästa trots en oviss framtid Omorganisationer och större förändringar på arbetsplatsen kan vara påfrestande och det är lätt hänt att våra nuvarande uppgifter och prestationer blir lidande. Försök dock så långt det är möjligt att utföra ditt jobb som vanligt, trots att framtiden är oviss. Även om förutsättningarna skulle förändras och det arbete du idag lägger ner skulle bli överflödigt eller förändras, har du mycket att vinna på att bibehålla nivån på din arbetsinsats. Att fokusera på din kompetens och dina möjligheter snarare än potentiella hot kommer att göra omställningen enklare för dig. Källa: http://www.techrepublic.com/blog/10things/10-tips-for-dealing-with-change-in-the-workplace/257

Skilj på din yrkesroll och dig som privatperson Vid förändringssituationer är det inte ovanligt med meningsskiljaktigheter och konflikter. Undvik att ta saker som händer på arbetsplatsen personligt. Försök separera ditt yrkesliv och privatliv till den grad att negativa kommentarer eller händelser inte följer med dig hem. Även i situationer då du känner för att reagera känslomässigt och ta saker personligt är det en god idé att inse att det är din reaktion och vad du väljer att göra som avgör hur situationen påverkar dig. Källa: http://voices.yahoo.com/7-ways-deal-workplace-stress-difficult-11027160.html

1237312 Tipshäfte.indd 36

2012-09-06 17:47:07

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Sträva efter att vara så flexibel som möjligt Organisatorisk förändring kräver i de allra flesta fall en stor dos flexibilitet av alla inblandade. Ju bättre du är på att anpassa dig, desto större är chansen att förändringen leder till något positivt för dig personligen. Har du tilldelats en ny roll på arbetsplatsen? Istället för att notera hur den skiljer sig från din gamla roll (och bli stressad över eventuella kunskapsglapp) kan du välja att fokusera på likheterna. Dra nytta av din nuvarande kunskap och kompetens, undersök därefter vad mer du behöver för din nya roll och sätt upp mål, både personliga och tillsammans med din chef. Undvik att låta känslorna dra iväg i oro och olust kring bristande kunskap inom nya områden, och fokusera varje dag på hur du kan applicera dina gamla kunskaper i nya sammanhang. Källa: http://www.techrepublic.com/blog/10things/10-tips-for-dealing-with-change-in-the-workplace/257

1237312 Tipshäfte.indd 37

2012-09-06 17:47:08

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Var förberedd på nya roller och arbetsgrupper: lär känna så många som möjligt inom organisationen Se till att du är bekant med så många inom organisationen som möjligt, särskilt personer utanför ditt team eller arbetsgrupp. Ju mer bekväm du är med att lära känna nya människor och knyta nya bekantskaper, desto lättare kommer det bli att hantera en potentiell förändring där du exempelvis bli omplacerad och får nya medarbetare. Förklara för berörda chefer att du gärna blir engagerad i arbetsgrupper och projekt där medarbetare från andra delar av organisationen kommer att delta. Källa: http://ezinearticles.com/?Dealing-With-Change-in-the-Workplace&id=5149344

1237312 Tipshäfte.indd 38

2012-09-06 17:47:08

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 39

2012-09-06 17:47:08

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Utveckla en egen förändringsstrategi baserad på din personlighetstyp I många personlighetstest delar man in våra typiska personlighetsdrag i de fyra kategorierna analytisk, kreativ, empatisk och bestämmande. De flesta av oss har drag av alla fyra egenskaperna, men ofta är det en eller ett par som stämmer in lite extra. Genom att identifiera vilken av personlighetsdragen som bäst stämmer in på dig och dina typiska handlingsmönster kan du avgöra vilken metod som är effektivast för dig när det gäller att skapa en strategi för att hantera förändringar.

Vilken är det dominerande draget i din personlighetstyp? Analytisk: Den analytiske är ofta tekniskt lagd, resonerar logiskt, arbetar metodiskt och gillar både problemlösning och tydlig struktur. Den här personen behöver mycket information innan han eller hon kan komma fram till ett beslut. Arbetar gärna för sig själv med egna projekt. Kreativ: Den kreative är ofta konstnärligt lagd. Han eller hon strävar efter oberoende, gillar att brainstorma och är ofta framtidsorienterad. Det här är ofta en optimistisk person som har förmågan att väga information mot nya idéer, principfast och lagd åt det rebelliska hållet. Empatisk: Den empatiske personlighetstypen bryr sig mycket om hur andra känner. Han eller hon värderar relationer högst av allt, har lätt för att kommunicera, en välutvecklad intuition och ogillar stress. Ofta konflikträdd och har större tilltro till känslor än fakta. Är mycket social och trivs i grupper. Bestämmande: Den bestämmande gillar att ta kommandot. Han eller hon kan uppfattas som aggressiv av andra, är ofta statusmedveten, otålig, produktiv och målinriktad. Regler är viktiga liksom personliga åstadkommanden.

1237312 Tipshäfte.indd 40

2012-09-06 17:47:08

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Hantera förändringen på det sätt som passar dig bäst Analytisk: Du ser på en förändring som en utmaning. Du behöver mycket tid på dig för att analysera situationen, samla tillräckligt med information och därefter ta väl övervägda beslut. Får du inte tillräckligt med tid på dig för detta är risken stor att du motsätter dig förändringen som helhet. Kreativ: Du vill se den stora bilden och veta hur förändringen bidrar till helheten. Det är viktigt för dig att du får delta i diskussionerna kring detta och du vill dessutom vara på det klara med exakt varför förändringen ska genomföras. Om du utelämnas och inte får delta i diskussionerna tappar du intresset. Empatisk: Du är mycket noga med att ta reda på hur dina medarbetare känner inför förändringen. Det är viktigt att alla är tillfreds, mår bra och arbetar tillsammans som grupp. Om någon på arbetsplatsen påverkas negativt av förändringen omskriver du situationen till en kris. Bestämmande: Du vill ha tydliga besked kring hur förändringen påverkar dig och vad du förväntas göra under arbetets gång. När reglerna och riktlinjerna är tydliga nog arbetar du snabbt och effektivt för att uppnå utsatta mål. Dock blir du mycket tveksam till att ta itu med förändringen över huvud taget om du upplever riktlinjerna som otydligt återgivna eller målbilden som diffus.

1237312 Tipshäfte.indd 41

2012-09-06 17:47:08

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Egna anteckningar

1237312 Tipshäfte.indd 42

2012-09-06 17:47:08

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Checklista: förstå en aktuell förändringssituation bättre Tänk på det område eller de områden i ditt liv där du just nu upplever en förändring och använd nedanstående frågor för att få ett bättre grepp över situationen: • Ser du förändringen som en utmaning eller som någonting som du skulle vilja undvika? • Vilket är motivet till förändringen ( så som du uppfattar det)? • Vilka är fördelarna respektive nackdelarna med förändringen för dig personligen? • Vilka delar av förändringen känner du dig hotad av? • Vad är det värsta tänkbara som förändringen kan medföra? • Kan du förutse några långsiktiga effekter och/eller möjligheter som förändringen kan innebära? • Hur påverkas människor i din omgivning av förändringen? • Vad kan du göra just nu för att göra förändringen lindrigare? Källa: Stress free living, Trevor Powell

Kommentar:

1237312 Tipshäfte.indd 43

2012-09-06 17:47:08

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Checklista: vad behöver du veta kring en aktuell förändring? God information och löpande kommunikation från ledningen och chefer är A och O för en lyckad förändringsprocess. Alla behöver inkluderas för att känna tillit och förståelse. Alla medarbetare måste förses med tillräcklig information bakom beslutet, och på vilket/vilka sätt förändringen kommer att yttra sig i det dagliga arbetet. Känner du dig tveksam och orolig behöver du se till att skaffa dig de svar du behöver. Följande checklista kan hjälpa dig att räta ut eventuella frågetecken och få ökad inblick i situationen och reda ut vissa av begreppen.

Undersök följande: • Motiven och skälen till förändringen. • Vad som kommer att förändras och vilka medarbetare/roller som berörs. • Vinsterna med förändringen. • Vad förändringen ger för effekt, inom olika områden, positivt som negativt.

Frågor att ställa till din chef/ledningen: • Vilken blir skillnaden när jag ändrar på mitt arbetssätt/byter roll/på annat sätt ändrar min nuvarande arbetssituation? • Varför ska jag genomföra det här/på vilket sätt gynnar förändringen mig/organisationen? • På vilket sätt och när kommer jag att kunna se resultatet av förändringen? • Vem/vilka kommer förändringen att påverka, och hur kan de komma att reagera? • Exakt vad behöver jag göra för att förändringen ska gynna mig och organisationen? • Hur kan jag hjälpa till att få motståndare till förändringen mer samarbetsvilliga? • Vilka risker och problem är förändringen associerad med? • Vilket stöd/vilken hjälp kan jag få från organisationen för att lyckas med förändringen? Källa: http://www.strategies-for-managing-change.com/managing-change-in-the-workplace.html

1237312 Tipshäfte.indd 44

2012-09-06 17:47:08

Insightguide

SERIES

Möta och hantera förändring

Vad behöver du veta kring en aktuell förändring?

1237312 Tipshäfte.indd 45

2012-09-06 17:47:08

Tipsbok

Insightguide

SERIES

Checklista: vilka möjligheter ser du i en aktuell förändring? Varje förändring medför både positiva och negativa konsekvenser för oss som individer. I vissa situationer dominerar den första kategorin medan det motsatta råder i andra situationer. Oavsett vilket har du mycket att vinna på att tydliggöra de möjligheter en viss förändring kan medföra. I förändringssituationer går vi som bekant igenom att antal relativt förutsägbara faser, där möjlighetsfasen är en av dem. Nedanstående lista kan hjälpa dig tydliggöra de fördelar och möjligheter du ser i en aktuell eller tänkt förändringssituation. • Vilka nya kompetenser har du möjlighet att utveckla? • Vilka nya, viktiga erfarenheter kommer du att kunna ta med dig? • Vilka personer kommer du att knyta närmre kontakt med? • Vilka nya arbetsuppgifter kommer du att kunna få? • Vilka personliga egenskaper och talanger kommer du att få utrymme för? • På vilket sätt kan organisationen som helhet gå stärkt ur denna förändring? • Vilka möjligheter kan dyka upp längre fram som en följd av denna förändring? • Vilka andra fördelar kan förändringen föra med sig?

Kommentar

1237312 Tipshäfte.indd 46

2012-09-06 17:47:08

1237312 Tipsh채fte.indd 47

2012-09-06 17:47:08

Insightguide®Series

Tips! Var proaktiv i ditt agerande Ta reda på allt du kan om förändringen och varför den ska genomföras. Var inte rädd för att ställa frågor rörande hur din roll inom organisationen kan komma att förändras. Gör egna efterforskningar och ta reda på vilka produkter och tjänster som blir kvar och vilka som kan komma att försvinna. Håll dig uppdaterad om vad som händer i din bransch. Genom att införskaffa all fakta och kunskap du behöver kommer du per automatik känna större kontroll över situationen. Källa: http://www.articleweekly.com/articles/0/6/020.htm

1237312 Tipshäfte.indd 48

2012-09-06 17:47:09