EM - Arquivologia by Instituto IOB

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Sumário Capítulo 1 Arquivologia, 5 1. Conceitos Arquivísticos: Arquivo, Biblioteca e Museu, 5 2. Conceitos Arquivísticos: Classificação de Arquivos, 6 3. Conceitos Arquivísticos: Princípios Arquivísticos, 7 4. Conceitos Arquivísticos: Documentos de Arquivo, 8 5. Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos: Diagnóstico de Arquivos, 10 6. Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos: Fases da Gestão de Documentos , 11 7. Gestão de Documentos Correntes: Protocolo , 12 8. Gestão de Documentos Correntes: Classificação de Documentos, 12 9. Gestão de Documentos Correntes: Avaliação de Documentos, 14 10. Gestão de Documentos Intermediários, 15 11. Arquivos Permanentes, 16 12. Preservação e Conservação de Documentos: Agentes de Deterioração, 17 13. Preservação e Conservação de Documentos: Acondicionamento e Armazenamento, 18 14. Preservação e Conservação de Documentos: Restauração de Documentos, 19 15. Tipologias Documentais e Suportes Físicos: Microfilmagem, 20 16. Tipologias Documentais e Suportes Físicos: Automação de Arquivos, 22 17. Legislação Arquivística: Lei nº 8.159/91 – Parte I , 23 18. Legislação Arquivística: Lei nº 8.159/91 – Parte II, 24

19. Legislação Arquivística: Lei nº 12.527/11, 25 20. Legislação Arquivística: Decreto nº 7.724/2012 , 27

Gabarito, 31

Capítulo 1

Arquivologia

1. Conceitos Arquivísticos: Arquivo, Biblioteca e Museu A Arquivologia pode ser entendida como um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos. Segundo Marilena Leite Paes, arquivo é “a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro”. Arquivo pode ser definido como o local onde se preservam, devidamente classificados e ordenados, os documentos, de modo a garantir sua perfeita conservação e sua fácil consulta. Por sua vez, biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. A biblioteca normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através da compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. Museu, por sua vez, é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público, conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Exercício 1. (COSEAC – 2015 – UFF – Auxiliar em Administração) Sobre órgãos de do-

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cumentação, como ensina o livro “Arquivo: teoria e prática”, de Paes, é INCORRETO afirmar que: a) Biblioteca é o conjunto composto exclusivamente de livros. b) Arquivo, biblioteca e museu têm objetivos diferentes. c) Museu é uma instituição de interesse público com peças e objetos de valor cultural. d) Arquivo, biblioteca e museu têm a função de guardar. e) Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos.

2. Conceitos Arquivísticos: Classificação de Arquivos Os arquivos podem ser classificados conforme: a)

Entidade mantenedora → público/privado;

Estágios de evolução → corrente/intermediário/permanente;

Extensão de atuação → setorial/geral;

Natureza dos documentos → especial/especializado;

Natureza do assunto → ostensivo/sigiloso

Arquivo público é o conjunto de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Arquivo privado é o conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Arquivo de primeira idade ou corrente é o constituído por documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos locais que os receberam e/ou os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. O arquivo de segunda idade é constituído de documentos que deixaram de ser consultados frequentemente, mas que podem ser solicitados pelos órgãos que os receberam e/ou os produziram. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória e não há necessidade de serem conservados em locais próximos. O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois nele os documentos são arquivados de forma definitiva.

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Arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os documentos. Guardam documentos muito utilizados, ou seja, são, essencialmente, arquivos correntes. Arquivos gerais são aqueles que se destinam a receber os documentos correntes, provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extensão daqueles. Os arquivos especiais são aqueles que têm sob sua guarda documentos de gêneros diversos e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, controle, conservação etc. Os arquivos especializados são aqueles que guardam documentos de determinado assunto, independentemente da forma física que apresentam, tais como, arquivos médicos e jornalísticos. Por sua vez, arquivos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a organização e seu acesso pode ser franqueado ao público. Já os sigilosos são aqueles que, pela natureza de seu conteúdo informativo, têm conhecimento restrito e exigem medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público.

Exercício 2. (AOCP -2015) Quanto aos tipos, os documentos podem ser classificados pelo controle de acesso, com o grau de sigilo da informação determinado pelos requisitos da tipologia documental, dentre outros aspectos. Como são classificados os documentos cujo acesso prescinde de limitação explícita de conhecimento e de divulgação? a) Documentos sigilosos. b) Documentos ostensivos. c) Documentos reservados. d) Documentos secretos. e) Documentos ultrassecretos.

3. Conceitos Arquivísticos: Princípios Arquivísticos Os princípios arquivísticos constituem o marco principal da diferença entre a Arquivística e as outras ciências documentárias.

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O Princípio da Proveniência é o princípio básico da organização de arquivos, pois fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Por este princípio, os arquivos devem ser organizados em obediência à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Referido princípio determina que os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem distinta. O Princípio do Respeito pela Ordem Original define que os arquivos de uma mesma proveniência devem conservar a organização estabelecida pela entidade produtora, a fim de se preservar as relações entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. O Princípio da Territorialidade é o princípio no qual os arquivos públicos, próprios de um território, seguem o destino deste último. Desta forma, para que os arquivos permaneçam vivos, sejam utilizados e melhor entendidos, devem ser conservados o mais próximo possível do local de onde foram emanados ou que influenciaram a sua produção. O Princípio da Unicidade dispõe que os documentos de arquivo devem conservar o seu caráter único, em função do seu contexto de produção, independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte. O Princípio da Indivisibilidade disciplina que os fundos de arquivo devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Já o Princípio da Cumulatividade dispõe que o arquivo é definido como uma formação progressiva, natural e orgânica.

Exercício 3. (FAU – 2016 – Assistente Administrativo) Entre as alternativas escolha a que relaciona 3 princípios da Arquivologia? a) Tempo, espaço e materialidade. b) Ordem, Atemporal e Movimento. c) Organização, funcionalidade, coordenação. d) Organicidade, unicidade, proveniência. e) Processo Coordenado, organizado, metódico e fluente.

4. Conceitos Arquivísticos: Documentos de

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Arquivo Documento é todo e qualquer suporte material ou físico a que se possa atribuir a existência de um conteúdo informacional, ou seja, documento é tudo o que é produzido pela atividade humana por razões funcionais, jurídicas, científicas ou artísticas. Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma. Podem estar registrados em qualquer suporte e podem ser de vários gêneros. Ademais, ao serem produzidos no decorrer de suas atividades, possuem organicidade. Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características e seu suporte físico, tais como: gênero, espécie, tipologia, forma e formato. Suporte físico é o material ou meio sobre o qual as informações são registradas, tais como: fita magnética, filme de nitrato, papel etc. A forma do documento refere-se ao estágio de preparação do mesmo, ou seja, pré-original, original ou pós-original. Exemplo: rascunho. Por outro lado, o formato do documento é a configuração física de um suporte físico de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, tais como: cartaz, rolo de filme etc. Gênero documental é a reunião de espécies documentais que se assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, tais como: documento cartográfico, documento audiovisual etc. Espécie documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, tais como: ata, carta, disco, filme etc. Tipo ou tipologia documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns em termos de fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. Exemplo: cartas régias, cartas precatórias etc.

Exercício 4. (FUNCAB – 2016 – ANS – Técnico Administrativo) De acordo com a classificação dos documentos, filme, códice e contrato, são respectivamente, exemplos de: a)

Natureza, forma e gênero.

b) Gênero, tipo e natureza. c)

Forma, suporte e espécie.

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d) Tipo, formato e forma. e)

Suporte, formato e espécie.

5. Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos: Diagnóstico de Arquivos A informação pode ser definida como o elemento referencial, noção, ideia ou mensagem contida em um documento. O gerenciamento da informação é a administração do uso e circulação da informação. Um sistema de informação permite o gerenciamento do fluxo de dados na organização, que visa fornecer acesso a informações orgânicas ou não. Já um sistema de gerenciamento arquivísticos visa controlar e recuperar documentos digitais ou convencionais. Ambos os sistemas (informação e arquivo) podem oferecer insumos para as decisões administrativas, mas cada um desempenha uma função diferente dentro das Organizações. A gestão de documentos na Administração Pública é definida pelo artigo 3º, da Lei nº 8.159/91, e inclui atividades de planejamento, organização, coordenação e controle dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental. O diagnóstico de arquivos gera informações para elaboração de instrumentos de gestão dos arquivos como o plano de classificação de documentos e a tabela de temporalidade documental.

Exercício 5. (2015 - AOCP - Prefeitura de Angra dos Reis - RJ - Agente Administrativo) Assinale a alternativa que apresenta os termos que completa a definição de gestão de documentos, na respectiva ordem, de acordo com a Lei Nacional de Arquivos.

Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase ___________ e ___________, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda _____________. a) corrente / intermediária / permanente.

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b) corrente / posterior / definitiva. c) intermediária / permanente / corrente. d) permanente / inicial / corrente. e) permanente / passageira / definitiva.

6. Gerenciamento da Informação e Gestão de Documentos: Fases da Gestão de Documentos A gestão de documentos se divide em três fases: 1ª fase: produção de documentos; 2ª fase: utilização dos documentos; 3ª fase: destinação dos documentos. A 1ª fase (produção) refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Nesta fase, deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garante-se o uso adequado dos recursos de reprografia e de automação. A 2ª fase (utilização) refere-se ao fluxo dos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Esta fase envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo e às técnicas específicas para classificação, organização, arquivamento e elaboração de instrumentos de recuperação da informação. Desenvolve-se, também, a gestão de arquivos correntes e intermediários e a implantação de sistemas de arquivo. A 3ª fase (destinação) representa as atividades de análise, avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos e sua destinação final. Implica em decidir quais documentos serão eliminados e quais serão preservados.

Exercício 6. (IF-PE – 2017 – Arquivista) Segundo as diretrizes do Conselho Internacional de Arquivos, um programa de gestão de documentos deve ser desenvolvido em três fases: a) Produção, utilização e destinação. b) Análise, seleção e destinação. c) Elaboração, controle e utilização. d) Gestão, produção e descrição. e) Produção, controle e utilização.

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7. Gestão de Documentos Correntes: Protocolo O documento corrente é aquele necessário ao desenvolvimento das atividades de rotina de uma instituição. Diversas atividades que caracterizam a chamada gestão de documentos correntes. Na fase corrente, são realizadas as seguintes atividades: protocolo; arquivamento e desarquivamento; expedição, empréstimo e consulta; destinação de documentos. Protocolo é o conjunto de operações destinadas ao controle dos documentos que tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação dos mesmos, garantindo, assim, o acesso à informação. O protocolo realiza as seguintes atividades: recebimento de documentos, classificação do assunto dos documentos e registro e autuação dos documentos, movimentação (distribuição ou expedição) ou tramitação dos documentos, controle de sua movimentação ou tramitação.

Exercício 7. (CESGRANRIO – 2015 – Petrobras) Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.

Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada a) Secretaria. b) Protocolo. c) Arquivo permanente. d) Arquivo intermediário. e) Centro de documentação.

8. Gestão de Documentos Correntes: Classificação de Documentos Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob o qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação. O Código de Classificação de documentos de arquivo é um instrumento de trabalho utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido ou rece-

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bido por um órgão no exercício de suas funções e atividades. O Plano de Classificação é o esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classe, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Arquivamento é o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando sua localização futura. Sistema de Busca de Documentos: I – Sistema direto: é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Exemplo: método alfabético simples ou geográfico. II – Sistema indireto: é aquele em que, para se localizar o documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código. É o caso da utilização de fichários. Exemplo: método numérico simples ou cronológico. Classes de Métodos de Arquivamento: I – Básico: alfabético, numérico e ideográfico (por assunto). II – Padronizado: variadex, automático, mnemônico etc. O método alfanumérico (combinação de letras e números) não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado um sistema semi-indireto. Apesar de existirem várias formas de se organizar documentos, não é possível identificar determinado sistema como sendo o mais adequado, sem antes conhecer a documentação a ser tratada. O melhor método de arquivamento dependerá das características dos documentos em questão e da estrutura e funções da entidade.

Exercício 8. (QUADRIX – 2015 – CRESS/PR – Assistente Administrativo) A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos, a qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações. O Assistente Administrativo deve ter conhecimento de que ela deve ser realizada de acordo com as seguintes operações: a) Estudo e Codificação.

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b) Indexação e Ordenação. c) Ordenação e Numeração. d) Alfabetação e Numeração. e) Seleção e Diferenciação.

9. Gestão de Documentos Correntes: Avaliação de Documentos A avaliação para a destinação documental envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos e de sua destinação final. A avaliação de documentos pode ser feita por uma Comissão de Avaliação de Documentos ou pelos Arquivistas. Basicamente, o documento é avaliado pela instituição de acordo com o seu valor, que poderá ser: I – Primário (administrativo). Valor Corrente ou Intermediário. II – Secundário (histórico). Documento Permanente. Tabela de Temporalidade é o instrumento resultante da etapa de avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A seleção de documentos é realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários e consiste na separação física dos documentos de acordo com a sua destinação: 1 – Eliminação de documentos. 2 – Transferência para arquivo intermediário. 3 – Recolhimento ao arquivo permanente. A eliminação consiste na destruição de documentos e da informação que, na avaliação, foram considerados sem valor permanente. Também é chamada de expurgo de documentos. Segundo o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivo), o registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos: 1 – Listagem de Eliminação de Documentos; 2 – Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; 3 – Termo de Eliminação de Documentos.

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Exercício 9. (FUNCERN - 2015 - IF-RN - Técnico de Arquivo) O processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos, denomina-se: a) Classificação. b) Valorização. c) Destinação. d) Avaliação. e) Indexação.

10. Gestão de Documentos Intermediários Documento intermediário é aquele que tem valor primário baixo, que já não é usado com frequência e que não tem movimento, aguardando sua destinação final. Encerrado o período de arquivamento na fase corrente, alguns documentos podem ser eliminados imediatamente, desde que assim definidos na Tabela de Temporalidade da instituição, mas uma parte relativamente importante destes deverá ser conservada por um período mais longo por razões legais ou administrativas. Neste caso, não se justifica a guarda junto aos organismos que os produziram, pois estes documentos ocupariam um espaço em local onde o custo é extremamente alto. Os arquivos intermediários constituem uma alternativa cujo objetivo principal é minimizar o custo público da guarda de documentos intermediários, racionalizando espaço físico, equipamentos e recuperação da informação. Os arquivos intermediários: I – atendem às consultas feitas pelos órgãos depositantes; II – procedem à aplicação de tabelas de temporalidade através de seleção de documentos para eliminação ou recolhimento; III – coordenam o recolhimento de documentos permanentes para o arquivo de terceira idade. Vale destacar que os arquivos intermediários seguem a classificação do arquivo corrente. Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido o seu conteúdo, o prazo de guarda e a data de eliminação ou reco-

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lhimento. A unidade administrativa que transfere os documentos ao arquivo intermediário conserva seus direitos sobre os mesmos, podendo consultá-los ou tomá-los por empréstimo, já terceiros têm que ter autorização do “dono” para ter acesso.

Exercício 10. (FUNCAB – 2015 – MPOG – Atividade Técnica) Os arquivos intermediários distinguem-se dos arquivos das demais fases por: a) Serem essenciais ao funcionamento cotidiano da organização que o produziu. b) Serem constituídos de documentos em melhor estado de conservação. c) Sua pesquisa ser direcionada exclusivamente ao público externo. d) Terem documentos que deixaram de ser frequentemente consultados. e) Ser vedada a reprodução parcial ou total dos documentos em suporte de papel.

11. Arquivos Permanentes O arquivo permanente possui como principal atribuição a custódia e preservação dos documentos de guarda permanente, encaminhados pelas diversas unidades da organização. Para desempenhar com competência o suas atribuições, o arquivo permanente desenvolve várias rotinas e atividades que visam assegurar, independentemente do suporte, a integridade dos documentos que lhe são confiados. São atividades do arquivo permanente: a) Arranjo: reunião e ordenação adequada dos documentos, respeitados os princípios arquivísticos (proveniência e ordem original); b) Descrição: a descrição leva em conta tanto os elementos formais, quanto os de conteúdo do documento. A partir das informações subtraídas podem-se elaborar os instrumentos de pesquisa (guias, catálogos, inventários etc.). c) Preservação / Conservação: implantação das medidas de proteção aos documentos e ao seu local de guarda visando garantir a sua integridade. d) Referência: definição da política de acesso e uso dos documentos permanentes. Cumpre destacar que compete também ao arquivo permanente: higienização

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de documentos recebidos; mudança de suporte físico (microfilmagem/digitalização); verificação de arquivos microfilmados; verificação de arquivos digitais e magnéticos.

Exercício 11. (IF-PE – 2017 – Arquivista) Assinale as atividades inerentes ao arquivo permanente: a)

Avaliação e arranjo.

b) Descrição e arranjo. c)

Difusão e transferência.

d) Reprodução e classificação. e)

Arquivamento e análise.

12. Preservação e Conservação de Documentos: Agentes de Deterioração A preservação e a conservação documental envolvem um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a manutenção da integridade do patrimônio documental. É preciso diferenciar preservação, conservação e restauração. O objetivo da preservação é impedir que o documento se degrade, o mantendo-o em seu estado original, através de procedimentos em estruturas físicas do acervo, como nos edifícios e móveis, por exemplo. Por outro lado, o objetivo da conservação é interromper o processo de deterioração do documento, impedindo o aumento de danos, através de pequenas intervenções como o controle do ambiente, do manuseio e do acesso. O objetivo da restauração, por sua vez, é recuperar o documento degradado, reaver seus estado físico e suas informações, através de intervenções diretas no documento, alterando sua estrutura. Agentes de deterioração dos acervos de bibliotecas e arquivos são aqueles que levam os documentos a um estado de instabilidade física ou química, com comprometimento de sua integridade e existência. Os fatores de deterioração apontados como agentes são divididos em internos e externos. São agentes internos: acidez do papel, qualidade das tintas usadas nos do-

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cumentos, oxidação de metal (clipes, grampos etc.), perda da cor de fotografias e outros documentos, proximidade de campos magnéticos, no caso de suportes magnéticos e eletrônicos. São agentes externos: físicos (luz, umidade), químicos (poluição) e biológicos (insetos, roedores e seres humanos).

Exercício 12. (FGV – 2015 – Câmara Municipal de Caruaru/PE) “Toda fonte de _____, seja natural ou artificial, emite _____ aos materiais de acervos, provocando danos por meio da _____.”.

Assinale a opção que completa corretamente as lacunas do fragmento acima. a)

Luz – radiações nocivas – oxidação.

b) Ar – agentes nocivos – umidade. c)

Calor – ondas nocivas – desidratação.

d) Ventilação – agentes nocivos – oxidação. e)

Umidade – ondas nocivas – umidificação.

13. Preservação e Conservação de Documentos: Acondicionamento e Armazenamento A conservação compreende um conjunto de procedimentos estabilizadores que visa desacelerar o processo de degradação de documentos ou objetos. A conservação ocorre de forma preventiva e corretiva, por: controle ambiental (climatização), acondicionamento e armazenamento adequados, tratamentos específicos (higienização, alisamento e fumigação (desinfestação), além de pequenos reparos). O acondicionamento é a embalagem destinada a proteger os documentos e facilitar o seu manuseio. Os principais materiais de acondicionamento são: papeis e cartões neutros ou alcalinos das mais variadas gramaturas, filmes de poliéster, tubos de pvc e tecido de linho. O armazenamento, por sua vez, é a guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios, em áreas que lhe são destinadas. Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. Em relação aos documentos em papel, as estantes e os arquivos devem ser

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metálicos não devendo se utilizar fitas adesivas e cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento, pois estes materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversíveis onde aplicados. As fotografias devem receber proteção individual em envelope de papel neutro e, ainda, devem ser manuseadas com luvas de algodão e arquivadas em mobiliário metálico. Deve-se, quando necessário, escrever somente no verso, com lápis macio. Já os microfilmes devem ser armazenados em armários metálicos à prova de fogo e acondicionados em embalagens metálicas vedadas à umidade. Ainda, devem ser feitas duplicatas e a sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com produto para limpeza de filmes. Quanto às caixas de arquivo, vale lembrar que devem ser de papelão ao invés de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos nelas inseridos.

Exercício 13. (FUNCAB – 2016 – ANS – Técnico Administrativo) A preservação de documentos visa à manutenção da integridade dos suportes documentais e do teor informacional dos documentos ao longo das épocas.

No que se refere à preservação e conservação de documentos, assinale a opção que contém uma medida preventiva correta acerca dos procedimentos adotados nos arquivos. a) É indicado o uso de cola plástica comum para pequenas restaurações dos documentos em suporte papel. b) O uso de luvas de borracha é recomendável para o manuseio das fotografias e dos negativos existentes no acervo arquivístico. c) As embalagens devem ser de tamanho maior que os documentos em suporte papel a fim de se evitar dobras e demais danos. d) A higienização dos documentos deve ser realizada somente nas fases corrente e intermediária. e) Para o registro de código de classificação nos documentos, deve ser utilizada caneta esferográfica de cor preta.

14. Preservação e Conservação de Documentos:

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Restauração de Documentos A restauração de documentos tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto restaurado. A restauração e a restituição de detalhes e características da obra baseiam-se: no respeito ao material original; no plano inicial; na autenticidade dos documentos. Um exemplo de métodos de restauração em papel é o banho de gelatina ou cola, consistente em mergulhar o documento na gelatina ou na cola, o que faz aumentar a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Na encapsulação, o documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas nas margens externas por fita adesiva nas duas faces, devendo haver um espaço que deixa o documento solto dentro das lâminas. A laminação, por sua vez, é um método de restauração que consiste em envolver com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose as duas faces do documento, colocando-o numa prensa hidráulica. O silking é uma técnica de restauração do documento, consistente no uso de tecido para recuperação dos documentos. Trata-se de um processo de difícil execução, cuja matéria-prima é de alto custo. Já a velatura é um processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

Exercício 14. (FCC - MANAUSPREV - Analista Previdenciário) Na técnica de velatura, utilizada na restauração de documentos, a) aplica-se reforço de papel ou tecido a qualquer face de uma folha. b) preenchem-se as falhas existentes com polpa de papel. c) plastifica-se a folha sob a ação do calor ou de agentes químicos. d) reduz-se a acidez do suporte, elevando seu pH. e) promove-se o rápido congelamento das partes úmidas do papel.

15. Tipologias Documentais e Suportes Físicos: Microfilmagem

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A tipologia documental é o estudo que tem por objeto os tipos documentais, entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de registro. Documento eletrônico é aquele acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (filmadora, computador etc.), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. A microfilmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micrográfico (microfilme ou microficha). O microfilme é uma mídia analógica de armazenamento para livros, periódicos, documentos e desenhos. Trata-se de uma cópia reduzida, tendo, portanto, um tamanho extraordinariamente menor que o documento original. As finalidades do microfilme podem ser: de preservação do original, de substituição do original e de segurança. O microfilme de substituição é aquele que serve para a preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço e que não tem valor histórico. Vejamos os benefícios da microfilmagem: 1. Validade Legal: trata-se de um processo reprográfico autorizado pela Lei nº 5.433/68 e pelo Decreto 1.799/96, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original; 2.

Redução sensível de espaço;

Acesso fácil e rápido;

Garantia da confidencialidade das informações;

5. Segurança; 6. Durabilidade. Cumpre salientar que como qualquer documento eletrônico, o microfilme está sujeito à obsolescência tecnológica, que pode comprometer o acesso e a preservação das informações nele contidas.

Exercício 15. (FCC – 2015 – Técnico Judiciário) A digitalização de documentos é considerada importante ferramenta de acesso, ao passo que a microfilmagem é tida como mecanismo de: a) Classificação; b) Arranjo; c) Avaliação;

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d) Divulgação; e) Preservação.

16. Tipologias Documentais e Suportes Físicos: Automação de Arquivos A automação ou informatização dos arquivos consiste na aplicação da Tecnologia da Informação (TI) nos arquivos, o que permite o desenvolvimento de métodos simples e eficazes para o gerenciamento arquivístico. Através das inovações da automação é possível decidir corretamente o que fazer com os arquivos, que tecnologias aplicar, controla-los de forma eficiente, rápida e segura, administrando e reduzindo os cursos operacionais. São vantagens da automação: controle eficiente das informações, acesso rápido e simultâneo aos arquivos, liberação de espaço físico, decisões estratégicas sobre os arquivos. Como qualquer documento eletrônico, os documentos digitais estão sujeitos à obsolescência tecnológica, o que pode comprometer o acesso e a preservação das informações neles contidas. Em relação ao gerenciamento eletrônico de documentos, vale lembrar que o GED é um conjunto de tecnologias que permite a uma empresa gerenciar seus documentos em forma digital. Tais documentos podem ser em papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. Saliente-se que os documentos digitais têm duas origens distintas – os que já nascem digitais e os que são gerados a partir da digitalização. Ambos são codificados em dígitos binários, acessíveis e interpretáveis por meio de um sistema computacional. A Lei nº 12.682/12 trata da digitalização, do armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e da reprodução de documentos públicos e privados. Com efeito, para que a equivalência seja válida, o arquivo digitalizado deve manter a integridade e autenticidade do original com o emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP – Brasil. Quanto à preservação de documentos eletrônicos, há algumas alternativas, quais sejam: a) Migração – processo de alteração do suporte ou de atualização ou alteração do programa ou conjugação desses dois; b)

Emulação – processo de simulação de parte de um equipamento ou pro-

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grama, de forma a disponibilizar o acesso a um processo lógico em seu formato digital.

Exercício 16. (VUNESP – 2015 – Agente de Administração) Ao conjunto de tecnologias que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos dá-se o nome de: a)

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento;

b) GED – Gerenciamento Específico de Documento; c)

GED – Gerenciamento Estratégico de Documentos;

d) GED – Gerenciamento Eficaz de Documentos; e)

GED – Gerenciamento Estatístico de Documentos.

17. Legislação Arquivística: Lei nº 8.159/91 – Parte I A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público as responsabilidades consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991: “Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções admi-

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nistrativas, legislativas e judiciárias. §1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. §1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. §2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. §3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.”

Exercício 17. (CEPS - 2015 – UFPA – Auxiliar em Administração) O conhecimento da Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados é fundamental ao servidor. No Art. 1º, Cap. I, Disposições Gerais, essa Lei enfatiza que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos: a) analíticos e de informação. b) gerenciais e de controle. c) probabilísticos e de controle. d) de análise e de avaliação. e) de prova e de informação.

18. Legislação Arquivística: Lei nº 8.159/91 – Parte II A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991:

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“Art. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Art. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Art. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).”

Exercício 18. (CESGRANRIO – 2015 – Petrobras – Técnico de Administração) Os documentos produzidos e recebidos pelo Ministério de Minas e Energia, no exercício de suas atividades envolvendo a Petrobras e suas subsidiárias, quando de valor permanente, devem ser recolhidos a que unidade arquivística? a) Arquivo Nacional b) Arquivo Público do Distrito Federal c) Arquivo Permanente do Ministério de Minas e Energia d) Conselho Nacional de Arquivos e) Centro de Documentação da Petrobras

19. Legislação Arquivística: Lei nº 12.527/11

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A Lei nº 12.527/2011 regulamenta o direito constitucional de acesso às informações públicas. Essa norma entrou em vigor em 16 de maio de 2012 e criou mecanismos que possibilitam a qualquer pessoa, física ou jurídica, sem necessidade de apresentar motivo, o recebimento de informações públicas dos órgãos e entidades. Título II – Dos Direitos e Garantias Fundamentais “Art. 5º - Inciso XXXIII - todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado”; Lei nº 12.527/2011: “Art. 1º Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal. Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada.” Em relação aos documentos Ultrassecretos, a duração do sigilo é de 25 anos, podendo haver renovação por mais um período de 25 anos. No tocante aos documentos secretos, a duração do sigilo é de 15 anos, não podendo haver renovação. Já em relação aos documentos reservados, a duração do sigilo é de 05 anos, não podendo haver renovação. “Art. 24, §2º da Lei nº 12.527/2011 – As informações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos (as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.” Em caso de reeleição elas serão mantidas em sigilo até o término do mandato. “Art. 35. §1º - É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a

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classificação de informações sigilosas.”

Exercício 19. (FUNCAB - 2015 - MPOG - Atividade Técnica) A Lei de Acesso a Informação, n° 12.527/2011, estabelece que órgãos e entidades públicas devem divulgar informações de interesse geral ou coletivo, ressalvadas as hipóteses de sigilo legalmente estabelecidas. Conforme essa lei, os prazos máximos de restrição de acesso às informações classificadas como ultrassecreta, secreta e reservada são, respectivamente: a) 30, 25 e 10 anos. b) 25,15 e 5 anos. c) 15, 5 e 2anos. d) 20,15 e 10 anos e) 10, 7 e 3 anos.

20. Legislação Arquivística: Decreto nº 7.724/2012 A Lei nº 12.527/11 regulamenta o direito constitucional de acesso às informações públicas. Referida norma entrou em vigor em 16 de maio de 2012, tendo criado mecanismos que possibilitam a qualquer pessoa, física ou jurídica, sem necessidade de apresentar motivo, o recebimento de informações públicas dos órgãos e entidades. Esta lei foi regulamentada pelo Decreto nº 7.724/2012, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do artigo 5º, no inciso II do §3º do artigo 37 e no §2º do artigo 216 da Constituição Federal. O artigo 2º dispõe que os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal assegurarão, às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação, que será proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, observados os princípios da administração pública e as diretrizes previstas na Lei no 12.527, de 2011. Ainda, o artigo 6º estabelece: “Art. 6º O acesso à informação disciplinado neste Decreto não se aplica: I - às hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça; e

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II - às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, na forma do §1o do art. 7º da Lei no 12.527, de 2011.” Dispõe o artigo seguinte: “Art. 7º É dever dos órgãos e entidades promover, independente de requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o disposto nos arts. 7º e 8º da Lei no 12.527, de 2011.” Quanto à classificação da informação, vejamos o teor do artigo 25: “Art. 25. São passíveis de classificação as informações consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País; III - prejudicar ou pôr em risco informações fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; IV - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; V - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País; VI - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VII - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional, observado o disposto no inciso II do caput do art. 6o; VIII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou IX - comprometer atividades de inteligência, de investigação ou de fiscalização em andamento, relacionadas com prevenção ou repressão de infrações.”

Exercício 20. (FCC – 2015 – Analista do CNMP) No cumprimento da Lei de Acesso à Informação, os órgãos públicos devem manter sítios oficiais na internet, observando, entre outros requisitos, a) Garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para

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acesso. b) Fixar a via eletrônica como canal único de comunicação com os interessados. c) Admitir a gravação de relatórios que facilitem a análise das informações, desde que em formato-texto. d) Omitir pormenores em relação aos formatos utilizados na estruturação da informação. e) Impedir o acesso automatizado por sistemas externos em formatos abertos.

Anotações

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Gabarito

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.

Letra A. Letra B. Letra D. Letra E. Letra A. Letra A. Letra B. Letra A. Letra D. Letra D. Letra B. Letra A. Letra C. Letra A. Letra E. Letra A. Letra E. Letra A. Letra B. Letra A.

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