Dados Internacionais de Catalogação na Publicação (CIP) (Câmara Brasileira do Livro, SP, Brasil) 00 p. Série: xxxxxxxxxxxxxx ISBN 978-85-63614-31-5
CDD:
Realização:
Desenvolvido por:
Mapa de Conteúdo
01
Tutorial da Plataforma
p.07
02
A importância do Novo Módulo de Entrega de Bem – IHS
p.11
03
Processo de Análise de Crédito
p.15
04
Inclusão de Nota Fiscal e Liberação do Crédito
p.23
05
Gravame
p.29
06
Plano Legal
p.17
07
Transferência
08
Plano Legal
p.21
09
Substituição de Garantia e Pagamento em Numerário
p.23
10
Óbito e invalidez
p.25
p.19
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01
TUTORIAL DA PLATAFORMA
Treinamento Consórcio Nacional Honda O Treinamento do Consórcio Nacional Honda vai integrar você ao Novo Módulo de Entrega de Bens - IHS. Esse sistema será utilizado na concessionária para a inclusão dos dados cadastrais dos consorciados. Por meio deste livro e das videoaulas, você se informará sobre todos os processos do sistema e terá acesso às demais informações quanto à análise de crédito.
Consórcio Nacional Honda Presente no mercado desde 1981, o Consórcio Nacional Honda (CNH) é hoje a maior administradora de consórcio do país. O Consórcio Nacional Honda alia tranquilidade e segurança do modelo de consórcio a uma moderna estrutura de administração, que somente uma empresa líder pode oferecer.
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Nosso sucesso é poder oferecer agilidade na formação de grupos, flexibilidade nos diversos prazos e uma das taxas de administração mais competitiva do mercado. Por isso a Honda vai oferecer este curso a você, uma vez que, além de fazer com que o profissional esteja mais capacitado, visará a melhoria e agilidade no atendimento. Assim, considerando que o Consórcio Nacional Honda está espalhado por todo o Brasil, o treinamento será realizado na modalidade a distância.
Você sabe como funciona um curso a distância? Esse tipo de curso pode ser realizado por meio de uma Plataforma Web, ou seja, um site na internet. Isso significa que os participantes não precisam estar todos no mesmo lugar físico para terem acesso às informações. É assim que acontecerá o Treinamento do Consórcio Nacional Honda, os conteúdos estarão disponíveis em uma Plataforma Web. Agora vamos conhecer um pouco mais sobre o treinamento e como você poderá utilizá-lo.
Recursos On-Line Como já falamos, na Plataforma você encontrará, além deste livro digital que poderá ser impresso quando quiser, as videoaulas que terão instruções de especialistas sobre o Sistema IHS e exercícios de múltipla escolha. Além disso, você poderá utilizar o Fórum e o Chat para falar com os Orientadores de Aprendizagem, sempre que tiver dúvidas. Todos estes recursos foram pensados para você. O CNH entende que a falta de tempo não permite que os treinamentos sejam realizados presencial e frequentemente, e é por isso, pela facilidade e a interatividade, o treinamento será feito por meio da Plataforma Web. Esta Unidade de Estudo é apenas a apresentação do que você verá neste treinamento Honda Consórcio Nacional. Aproveite todas as informações.
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Funcionamento da Plataforma Para cada participante será distribuído um login e uma senha. Dentro da plataforma você terá acesso às videoaulas, a questionários e a espaço para esclarecimento de dúvidas.
A duração das videoaulas está distribuída em um período de tempo entre cinco e dez minutos e, simultaneamente você terá acesso a slides que irão conter as ideias principais do que estará sendo apresentado. Uma ferramenta que pode ser bem explorada é o fórum de discussão. Utilize essa área para entrar em contato e interagir com participantes de todo o Brasil.
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02
A IMPORTÂNCIA DO NOVO MÓDULO DE ENTREGA DE BENS - IHS
Introdução Tão importante quanto aprender a executar os processos no sistema, é saber a importância da reformulação do Novo Módulo de Entrega de Bens - IHS. Então, vamos apresentar nesta Unidade de Estudo todas as informações que você precisa saber sobre ele.
O Novo IHS O IHS, Internet Honda System, é um sistema on-line que permite a todas as concessionárias do Brasil a inclusão dos dados cadastrais dos consorciados. O sistema passou por reformulações e, agora, mais moderno, tende a eliminar algumas inconsistências no processo de entrega do bem. Ele trará, por exemplo, mais detalhes dos clientes na ficha cadastral, conferindo mais segurança à concessionária.
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Mudanças do IHS A reformulação do IHS foi necessária para otimizar alguns processos, diminuir os casos de pendência e tornar o processo ainda mais seguro, tanto para a administradora quanto para a concessionária. As principais mudanças ocorreram no Gravame, no Romaneio Eletrônico, na Digitação da Nota Fiscal, na Transferência e no Processo de Contemplação. Anteriormente, a concessionária recebia o valor do bem antes da efetivação do gravame, o que não era nada seguro para a administradora. Entretanto, com o novo IHS, o faturamento só vai acontecer após a efetivação. Já o Romaneio Eletrônico não existia. As concessionárias apenas faziam um checklist dos documentos enviados e o anexava ao envelope. E a Digitação da Nota Fiscal, a Transferência e o Processo de Contemplação ganharam uma etapa a mais, que é a digitalização dos documentos. Por tudo isso, é importante que você conheça e saiba operar o novo IHS, pois, conhecendo bem o sistema, o processo tende a se aperfeiçoar cada vez mais. Então, aproveite ao máximo o conteúdo desse treinamento. Preparamos o melhor conteúdo para que você desempenhe da melhor maneira a entrega do bem aos consorciados contemplados.
Curiosidade A Honda entende que a mudança no Módulo de Entrega de Bens – IHS é extremamente importante para continuar crescendo sem que a qualidade do serviço de entrega de bem, assim como a segurança desse processo, sejam comprometidas. Por isso, desenvolveu esse treinamento, não apenas para auxiliá-lo a operar o sistema, mas, inclusive, para disseminar a cultura de que é preciso melhorar sempre!
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03
PROCESSO DE ANÁLISE DE CRÉDITO
Análise de Crédito O Sistema Interno de Crédito é o sistema que a concessionária utilizará para a inclusão dos dados cadastrais dos consorciados. A Análise de Crédito dos processos serão feitos on-line pela Mesa de Crédito (Administradora do Consórcio) e com base nas informações cadastrais do Consorciado/Fiador. O sistema IHS traz mais detalhes no preenchimento da ficha cadastral para facilitar a busca do cliente. Todos os campos devem ser preenchidos conforme documentos e informações do Consorciado/ Fiador. Se houver erros e falta de preenchimento, o sistema não permitirá gravar e nem enviar a ficha cadastral para a análise.
Procedimento para análise do crédito Para realizar a inclusão da ficha cadastral do consorciado e iniciar a análise do crédito dele no sistema IHS, siga os passos:
Consórcio > Entrega do bem > Entrega do bem > Consórcio Aprovação de Crédito > Ficha Cadastral > Pessoa Física ou Pessoa Jurídica
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Insira o Grupo-Cota-R-D e o CPF do pré-contemplado e depois clique em “Pesquisar”. Caso o Grupo-Cota-R-D digitado não pertença à concessionária, o sistema, automaticamente, gerará uma requisição para permitir a entrega do bem na concessionária que não é a de origem. O sistema informará a data para inclusão da ficha cadastral, ou seja, a concessionária deve incluir a ficha cadastral do consorciado no sistema na data estipulada no campo “Data Liberação para Entrega”.
Tome Nota Na data liberada para inclusão do cadastro, caso a concessionária, a qual entregará o bem, não incluir a ficha cadastral na data liberada para inclusão do cadastro, ela perderá o acesso e terá que solicitar novamente a requisição de entrega e aguardar 72 horas.
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Feita a requisição, é necessário realizar o acompanhamento do processo. Para isso, no menu esquerdo, clique em “Entrega de bem 72 horas” e depois em “Consulta Histórico Requisição”.
Nessa tela, preencha os campos solicitados para encontrar a cota desejada. Clique, então, em “Pesquisar”. Serão exibidos a data limite para inclusão da ficha cadastral e um link chamado “Detalhe”. Ao clicar sobre ele, você encontrará todas as informações da requisição detalhadamente. Por outro lado, caso você queira pesquisar as concessionárias que solicitaram requisição para entrega do bem do qual você era a concessionária de origem, clique em “Consulta Requisição Outro Agente” no menu esquerdo. Informe período, status e Grupo-Cota-R-D e depois clique em “Pesquisar”. Na coluna “Agente Requerente” será informado a concessionária que solicitou a requisição para entrega do bem. Caso queira, selecione o Grupo-Cota-R-D que deseja liberar a entrega antes das 72 horas e clique em “Liberar”. Depois, clique em “Ok” para confirmar.
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Quando quiser consultar histórico clique na aba “Consultar Histórico”, preencha todos os campos e clique em “Pesquisar”. Todos os detalhes da requisição serão abertos junto aos dados do cadastrado, clique em “Detalhes”.
Preenchimento dos Dados Cadastrais Para realizar o preenchimento da ficha cadastral do consorciado acesse: Consórcio > Entrega do Bem > Entrega do Bem > Consórcio Aprovação Crédito > Ficha Cadastral > Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
Preencha todos os campos de todas as abas: Identificação, endereço, dados profissionais, meios de comunicação/referências, compromissos e informações adicionais.
Identificação: dados pessoais do concessionário. Endereço: endereço do concessionário. Dados Profissionais: dados profissionais do concessionário. Meios Comunic./ref: contatos do concessionário, referências comerciais e referências bancárias. Compromisso: dados da operação e do bem. Informações Adicionais: se o concessionário apresentar procurador, inserir nome completo e CPF do procurador.
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Há um item novo a ser preenchido nesta ficha, o campo “Apelido” para facilitar a identificação ou a busca do concessionário. Quando o consorciado for menor de 18 anos e emancipado, você deverá marcar tal informação no campo indicado e confirmar as informações requisitadas pelo sistema.
O sistema aponta qualquer erro ou falha, por isso preencha com atenção todos os campos, mas caso exista pendência o sistema identificará.
Tome Nota Quando o sistema identificar alguma pendência em vermelho, não será possível gravar. Se a marcação estiver em cinza, o sistema permite gravar, mas não é possível enviar para análise.
Para encerrar o processo de preenchimento da ficha cadastral, você deve anexar os documentos identificados pelo Sistema. Preenchida a ficha é só enviar para análise.
Importante Saber A consulta ao SERASA tem validade de 29 dias e ela só deve ser feita após o consorciado assinar a ficha cadastral. Após a disponibilização do resultado da consulta, confira os dados do consorciado no SERASA e na Receita Federal.
O procedimento para preenchimento de ficha cadastral de pessoa física e de pessoa jurídica é basicamente o mesmo. A diferença é que, para pessoa jurídica, você deverá informar nome completo dos sócios e porcentagem de participação de cada um deles. Depois, selecionar qual deles será o fiador do processo. Além disso, será necessário informar os dados do contador da empresa.
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Ficha Cadastral Outro Fornecedor Você também poderá entregar um bem que não seja da marca Honda. Para isso, será necessário preencher outro tipo de ficha cadastral, encontrada seguindo os passos:
Consórcio > Entrega do Bem > Entrega do Bem > Consórcio Aprovação Crédito > Ficha Cadastral Outro Fornecedor > Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
A ficha cadastral outro fornecedor é basicamente igual à que acabamos de ver. Uma diferença está na aba “Compromisso”, onde você deve ficar atento aos campos “Condição”, “Categoria”, “Fabricante”, “Ano”, “Modelo” e “Valor Real do Bem”, que devem ser preenchidos adequadamente. Outro ponto importante é a aba “Fornecedor”, onde será necessário informar se o vendedor do bem é pessoa física ou jurídica. Informe o CPF ou CNPJ e clique em “Pesquisar”. Caso o fornecedor já seja cadastrado no Consórcio Nacional Honda, alguns campos já serão automaticamente preenchidos. Basta completar o cadastro. Termine a ficha cadastral do mesmo modo demonstrado anteriormente. Não se esqueça de realizar a consulta no Serasa.
Importante Saber A opção de pagamento do crédito por ordem de pagamento, visualizada no campo “Dados Bancários”, é válida apenas para o Banco do Brasil. A opção de pagamento em conta poupança só é válida para os bancos Santander e Caixa Econômica. Já a opção em conta corrente acontece em qualquer banco.
Acompanhamento de Processosz Depois de criada a ficha cadastral, seja ela de pessoa física, jurídica ou de outro fornecedor, você terá que enviá-la para análise e acompanhar o processo. Para isso, siga: Consórcio > Entrega do Bem > Entrega do Bem > Aprovação de Crédito > Acompanhamento de Processos
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Preencha um dos campos indicados e clique em “Pesquisar”. Na tela aparecerão os dados do Grupo-Cota-R-D pesquisado e o status do processo: em análise, crédito aprovado ou crédito pendente. •
Em análise: significa que a administradora ainda não realizou a análise do crédito do consorciado.
•
Crédito aprovado: clique em “Autorização de Faturamento”. Os dados do bem e do consorciado aparecerão na tela. Confira-os e clique em “Salvar” e depois em “Ok” para confirmar a inclusão da autorização de faturamento. A autorização de faturamento aparecerá na tela. Confira os dados antes de imprimir o documento. Caso precise cancelar a autorização, volte à pagina “Acompanhamento de Processo” e clique em “Cancelar a Autorização”.
Tome Nota O cancelamento só será permitido se a inclusão da nota fiscal no sistema ainda não tiver acontecido.
•
Crédito Pendente: clique em “Parecer do Crédito”. Você terá acesso aos motivos da pendência e poderá solucioná-la. Volte para a página de Acompanhamento de Processo e clique em “Alterar Ficha Cadastral” para corrigir as pendências indicadas, validar as informações, imprimir novamente a ficha cadastral e enviar o processo para reanálise.
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INCLUSÃO DE NOTA FISCAL E LIBERAÇÃO DO CRÉDITO
Inclusão da Nota Fiscal no Sistema IHS Antes de entregar o bem ao contemplado, o vendedor deve se ater a algumas regras para que haja o controle interno do Consórcio Nacional Honda. Depois da análise do crédito do consorciado contemplado e da autorização do faturamento, é necessário fazermos a inclusão da nota fiscal no sistema.
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1. Para efetuar a inclusão da Nota Fiscal, selecione “Entrega de Bem”. 2. Clique em seguida em “Consórcio – Aprovação Crédito IHS”. 3. Clique em “Acompanhamento de Processos”. 4. Para efetuar a inclusão da Nota Fiscal, digite o “Grupo-Cota-R-D”, clique em “Pesquisar”, selecione o Grupo-Cota-R-D correspondente e clique em “Manutenção Nota Fiscal”. 5. Clique em “Incluir” para efetuar a inclusão da Nota Fiscal. 6. Efetue a inclusão dos dados da Nota Fiscal. 7. Após efetuar a inclusão dos dados da Nota Fiscal, informe se o tipo de contrato será automático ou manual, e clique em “Validar”. 8. Inclua os seis últimos dígitos do chassi para Confirmar a Inclusão da Nota Fiscal. 9. Clique em “Realizar Alienação” para gerar o contrato e efetuar a impressão.
Caso seja necessário fazer alteração siga as instruções a seguir:
1. Clique em “Detalhes” para efetuar a alteração dos dados da Nota Fiscal, e, depois, clique em “Realizar Alienação”.
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2. Faça as alterações necessárias dos dados da Nota Fiscal e clique em “Validar”.
Siga esses passos e pronto.
Digitalização de Documentos Assim que for validada a nota fiscal, digitalize os documentos essa é uma etapa necessária para o controle interno. No ícone “Manutenção - Nota Fiscal” você deve clicar em documentos e selecionar na tabela o item “Anexar”. Para incluir os arquivos digitalizados, após ter clicado em “Anexar”, clique em “Procurar”. O sistema aceitará arquivos apenas nos formatos JPEG ou PNG. Assim que encontrar a imagem do documento que deseja clique em “Mostrar Documento” e depois em “Salvar”, caso o documento esteja correto e legível. Se for necessário adicionar algum documento ao processo, clique em “Adicionar”, escolha os documentos a serem inseridos e efetue a digitalização.
Tome Nota Todos os documentos que fazem parte do processo devem ser digitalizados.
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Assim que os dados forem gravados com sucesso, clique em “Realizar Alienação” e “Enviar para Análise” para que seja solicitada a inclusão do gravame.
Importante Saber Após a liberação do crédito é obrigatório enviar a pasta com todos os documentos exigidos. Fique atento com os documentos que precisam de reconhecimento de firma.
Caso a administradora identifique alguma divergência na documentação, será sinalizada pelo sistema para que você providencie a regularização e reenvie a imagem. Encerrado esse trâmite, efetue a impressão do contrato de alienação e salve a imagem. Caso precise da reimpressão do contrato de alienação, efetue em “Manutenção de Gravame”. Pronto, se o status da alienação informar “Efetivado”, o crédito será liberado.
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GRAVAME
Gravame O gravame é um código de fabricação, uma espécie de impressão digital do veículo no formato de números e letras, gravado no chassi do automóvel. É por meio dele que as autoridades de trânsito são capazes de levantar todo o histórico do automóvel com relação à origem, proprietário(s), multas, pendências com tarifas de licenciamento, IPVA e outras taxas, inclusive fraudes, furtos e roubos. Toda e qualquer pessoa que adquirir um veículo por meio de financiamento e/ou consórcio, é gerado o gravame nos arquivos do Departamento Nacional de Trânsito - DETRAN. O gravame fica “ativo” nos registros do DETRAN até que o financiamento do veículo seja quitado. Com a quitação da dívida, é dada a “baixa” do documento, liberando o automóvel para qualquer tipo de transação, como compra e venda. Enquanto isso não acontece, o “bem” fica alienado, sendo uma forma de proteger os bancos que oferecem serviços de financiamento de automóveis. Para que fraudes sejam evitadas, foi criado o Sistema Nacional de Gravames - SNG. Através desse sistema foi disponibilizado o gerenciamento eletrônico de informações e do controle de restrições, com o intuito de proteger as financiadoras.
Consultar o Gravame O gravame pode ser consultado a qualquer momento por um funcionário Honda. Vamos entender, passo a passo, o processo de consulta.
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Na página inicial, digite os dados de acesso (Empresa/Usuário/Senha) e clique em “Entrar”.
Clique na aba “Consórcio”. Ao clicar na aba “Consórcio”, o sistema exibirá várias opções. Clique no item “Entrega de Bem”. Ao clicar neste item o sistema exibirá acesso a entrega de bem.
Clique na “Entrega de Bem”. O sistema exibirá acesso para “Manutenção de Gravames”. Clique na opção “Manutenção Gravames”. O sistema exibirá 2 opções: “Acompanhamento de Gravames” e “Reemissão Contrato de Alienação”. Clique no menu “Acompanhamento de Gravames”.
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A tela, exemplificada abaixo, serve para consultar o andamento do processamento do gravame. O acompanhamento só poderá ser possível após a inserção dos dados da Nota Fiscal no IHS.
As transações somente serão exibidas para as concessionárias que efetivaram a entrega do bem. As consultas poderão ser feitas por: Data de solicitação (data da digitação da NF no IHS), GrupoCota-R-D ou Chassi.
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Consulta por Data de Solicitação Os campos “Data Solicitação Início”, “Data Solicitação Fim” e “Status” serão de preenchimento obrigatório. Insira os dados e clique em “Pesquisar”.
O sistema poderá retornar quatro opções de status: Efetivado: significa que o gravame foi incluído com sucesso no DETRAN; Aguardando envio: significaa que o gravame ainda será enviado ao DETRAN; Aguardando retorno: significa que as informações foram enviadas ao DETRAN e estão sendo processadas; Inconsistente: significaa que o gravame foi enviado ao DETRAN, porém não foi efetivado por algum erro.
Consulta por Grupo-Cota-R-D Basta preencher o campo específico e clicar em “Pesquisar”.
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Gravame Efetivado O sistema exibirá as transações de inclusão de gravame efetivada. Para consultar detalhes do gravame incluso, clique em “Detalhe”. Todos os dados do gravame incluso no DETRAN serão exibidos. No campo “Código Retorno”, o sistema exibirá o código e a descrição do retorno.
Gravame Inconsistente Neste caso o status do gravame é inconsistente, isto é, o gravame foi enviado ao DETRAN, mas não foi efetivado por algum problema. Para identificar a descrição da inconsistência, clique no link “Detalhes”.
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Clicando em “Detalhes”, o sistema exibirá: Detalhes básicos do cliente, Detalhes do bem e Detalhes do envio do gravame. No detalhe do envio do gravame poderá ser visualizado qual o código de Retorno do Gravame e sua descrição.
Para alguns tipos de erros, você terá a permissão para fazer a correção. Caso haja essa possibilidade, basta fazer a correção e aguardar o processamento do reenvio do gravame. No caso de erro com a descrição “Aguardar Administradora”, aguarde a correção. Para retornar a tela anterior clique em “Voltar”.
Consultar por Chassi Digite o número do chassi e clique em “Pesquisar”. Esta tela trará as seguintes informações: Grupo-Cota-RD / Nº Chassi / Data de Solicitação / Status
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Neste caso o status aparece “Efetivado”, isto é, a inclusão do gravame foi realizada com sucesso. Para consultar maiores detalhes do gravame, clicar em “Detalhes”. Clicando em “Detalhes”, o sistema exibirá: Detalhes básicos do cliente, Detalhes do bem e Detalhes do Envio do Gravame. No detalhe do envio do gravame poderá ser visualizado qual o código de Retorno do Gravame e sua descrição.
Para retornar a tela anterior clicar em “Voltar”. Para realizar a alteração do bem, por solicitação do cliente, é necessário que o documento ainda não tenha sido enviado para análise. Nesse caso, clique em “Alterar Nota Fiscal”. Apenas os campos em negrito poderão ser alterados. Não se esqueça de preencher o “Tipo de Contrato”, se manual ou automático.
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O contrato manual exigirá o número do contrato. Você encontra essa informação no contrato físico, na parte superior. Clique então em “Validar”. Para confirmar a alteração, digite os últimos seis dígitos do chassi e clique em “Confirmar”.
Importante Saber Sempre que possível, utilize o contrato automático. Além de ser mais prático para a concessionária, esse tipo de contrato evita que haja erros de digitação no preenchimento do formulário.
Reemissão de Contrato Quando necessário, clique em “Reemissão de Contrato de Alienação” para emitir o contrato novamente. Preencha o campo Grupo-Cota-R-D e clique em “Pesquisar”. O sistema exibirá os dados daquele Grupo-Cota e um botão “Reemitir”. Clique neste botão para efetivar a reemissão. O sistema exibirá o contrato para impressão.
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Caso não seja a concessionária de entrega, o sistema não permitirá a reimpressão do contrato, como é caso apresentado na figura abaixo. Obs. A opção de reemissão só estará disponível caso o contrato seja do tipo automático.
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PLANO LEGAL
Plano Legal O Plano Legal tem como objetivo proporcionar facilidade e comodidade aos consorciados para o licenciamento do veículo e a emissão dos documentos. Com esse plano, o consorciado retira o veículo Honda já licenciado e emplacado. O valor disponibilizado para o licenciamento e o emplacamento do veículo é diluído nas parcelas do plano de Consórcio.
Reembolso Em todo Plano Legal, o consorciado pode optar em providenciar a documentação do veículo por conta própria, por um terceiro ou solicitar à concessionária que faça isso. Independente da opção, o responsável pela documentação deve arcar com os serviços burocráticos e, posteriormente, requerer da administradora Honda o reembolso do valor pago. A solicitação de reembolso deve obedecer ao prazo de três meses a partir da data do faturamento do bem. Caso contrário, o crédito será amortizado nas parcelas a vencer do cliente. Veja como aplicar o reembolso no Sistema IHS.
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Pagamento para concessionária Na aba Consórcio > Entrega do Bem > Consórcio – Nova Nota Fiscal > Manutenção – Nota Fiscal > Serviços > Concessionária
Inclua todos os dados do cliente, no campo “Favorecido” inclua a concessionária e clique em “Validar”.
Em dados bancários, preencha todos os campos e depois clique em salvar “Imprimir”. O formulário de solicitação do Plano Legal será impresso. Confira os dados.
Anexe as imagens de solicitação de reembolso e nota fiscal do serviço e reembolso. Ao clicar em anexar, procure o documento a ser anexado. Feito isso, clique em “Salvar”. Após anexar os documentos, clique em “Enviar para Análise”.
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Pagamento para Consorciado
Na aba Consórcio > Entrega do Bem> Consórcio – Nova Nota Fiscal > Manutenção – Nota Fiscal > Serviços > Consorciado
Insira os dados bancários, salve e imprima.
Importante Saber Para pagamento ao consorciado, não será possível fazer o reembolso através de ordem de pagamento no Banco do Brasil.
Anexe os documentos necessários e envie para análise.
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Pagamento para Terceiros Consórcio > Entrega do Bem> Consórcio – Nova Nota Fiscal > Manutenção – Nota Fiscal Serviços >Terceiro
Inclua os dados bancários e os dados do favorecido, que pode ser pessoa física ou pessoa jurídica. Clique em “Pesquisar” e preencha um cadastro, que ficará armazenado para futuros reembolsos. Clique em “Salvar” e, depois, em “Imprimir”. Após salvar e imprimir, confira os dados do favorecido no formulário impresso. Solicite a assinatura do favorecido. Digitalize a solicitação de reembolso assinada, assim como a nota fiscal ou recibo do serviço. Anexe, na aba “Documentos”, os documentos necessários e clique em “Enviar para Análise”. Caso não haja nenhuma pendência no processo, o reembolso será direcionado para a conta bancária indicada na solicitação. Se necessário, há a possibilidade de realizar uma consulta do histórico de pagamento ou pendências na documentação enviada.
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Consultar Histórico de Pagamento Consórcio > Entrega do Bem > Consócio – Nova Nota Fiscal > Manutenção – Nota Fiscal de Serviço.
Insira o Grupo-Cota-R-D e clique em “Pesquisar”. Clique em “Detalhes” e verifique a data do pagamento.
Consultar Pendências na Documentação Consórcio > Entrega do Bem > Consócio – Nova Nota Fiscal > Manutenção – Nota Fiscal de Serviço.
Insira o Grupo-Cota-R-D e clique em “Pesquisar”. Clique em “Status Pendente”. Verifique a pendência e clique em “Descartar”. Depois disso, clique em “Anexar” e inclua o documento pendente. Clique em “Enviar para Análise”.
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TRANSFERÊNCIA
Introdução Nesta unidade, você encontra informações a respeito de todos os tipos de transferência de cota. A transferência de cota acontece quando um consorciado deseja vender seu consórcio a outra pessoa. Vale lembrar que são três os tipos de transferências: transferência simples, transferência pré-contemplada e aditamento. A transferência simples consiste na transferência solicitada antes do consorciado possuir o bem. A transferência pré-contemplada acontece no momento da contemplação. Se a transferência acontecer após a contemplação, é denominada aditamento. Existem duas principais mudanças no novo sistema IHS. Uma delas é que, quando uma transferência de crédito for solicitada, ela estará sujeita à análise e aprovação de crédito do novo cliente. Outra mudança é que a visualização de documentos pendentes ficará disponível no próprio sistema. Sendo assim, nos processos de transferência simples toda a consulta a pendências e o acompanhamento do processo podem ser acessados.
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Procedimento Entre em Consórcio > Transferência de Cota > Transferência de Cota > Nova Transferência de Cota. Após esse processo selecione a opção “Sem o Bem” e se a pessoa é física ou jurídica. Lembre - se: esse acesso é o mesmo tanto para transferência simples, quanto para pré-contemplada. O diferencial entre elas é o status da cota.
O próximo passo é informar o grupo e a cota, o CPF do cedente (pessoa que está vendendo o consórcio), e o CPF do cessionário (aquele que está comprando). Clique em “Confirmar”. É importante que você confira todos os dados do cedente. Caso este seja menor emancipado, selecione o tipo de representante legal e informe o nome completo e CPF. E se o cedente apresentar um procurador, informe, também, o nome completo e o CPF conforme o documento. Nos casos em que o cedente sofre de algo que o impossibilita de assinar, colha sua impressão digital, ou, como também é conhecida, colha uma assinatura a rogo. Informe CPF, RG, nome completo do representante, e nome completo e CPF de duas testemunhas. Após realizados esses passos, clique em “Continuar”. Realizados os passos anteriores, você necessitará preencher os dados do cessionário. Dessa maneira, insira no cadastro todos os dados que o sistema pede, inclusive o campo “Apelido”, que é uma novidade para facilitar a identificação.
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Cadastro Vá até a aba “Endereço”. Uma dica para facilitar o preenchimento do cadastro é digitar o CEP e clicar sobre o ícone Lupa. Isso fará com que o endereço seja encontrado, e, como consequência, os campos referentes ao endereço estarão automaticamente preenchidos. Você pode utilizar esse recurso nos campos “Endereço Residencial” e “Endereço para Correspondência”.
Contato Para realizar este passo, vá até “Dados profissionais” e informe a renda do cessionário. Quando houver terminado esta etapa, você precisará informar os “Meios de Comunicação” e “Referências”. Lembre-se: os campos destinados ao telefone necessitam ser preenchidos com números distintos. Já na aba “Informações adicionais”, no caso de o cessionário ser menor, e caso haja procurador ou assinatura a rogo, atue da mesma maneira que agiu no preenchimento dos dados do cedente. Lembre-se de informar o nome completo e telefone do responsável que preencheu o cadastro na concessionária. Após realizar essas ações, clique em “Salvar”. O sistema perguntará se você deseja emitir uma ficha cadastral. Se você quiser, clique em “Ok” e ela aparecerá na tela.
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Quando o cessionário é uma Pessoa Jurídica No caso de o cessionário ser uma pessoa jurídica, as etapas do processo no sistema são praticamente as mesmas de cessionários físicos. Para realizar o processo vá até: Consórcio > Transferência de Cota > Transferência de Cota > Nova Transferência de Cota. No caso de a transferência ser pré-contemplada, clique em “Sem o Bem”. Caso seja um aditamento, você deve clicar em “Com o Bem”.
emancipado, informe selecionando a opção respectiva. Por outro lado, caso o menor não seja emancipado, selecione o tipo de representante legal e informe os dados necessários para o cadastro. Nos casos de assinatura a rogo, colete o nome completo, RG e CPF do representante, assim como o nome Completo e CPF de duas testemunhas. Após isto, clique em “Continuar”.
Quando você realizar as etapas descritas anteriormente, informe o Grupo-Cota-R-D, CPF do cedente e CPF do cessionário. Lembre-se de sempre conferir os dados do cedente. Nos casos em que há um menor
Preencha todos os campos necessários. Para este tipo de cadastro também é importante que seja preenchido o campo “Apelido”.
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Filiação / Menor de Idade / Casados O preenchimento do novo campo “Filiação” é obrigatório. No entanto, caso o cessionário não tenha o campo pai declarado no RG, você deve clicar no ícone que é indicado, o que fará com que o preenchimento dos dados do pai não sejam necessários ao cadastro. Caso não haja nenhuma pendência no processo, o reembolso será direcionado para a conta bancária indicada na solicitação. Se necessário, há a possibilidade de realizar uma consulta do histórico de pagamento ou pendências na documentação enviada.
Área Financeira Quando todos os passos tiverem sido concluídos, aparecerá no sistema uma aba nova, que tem o título “Documentos Exigidos/Serasa”. Através desta aba será possível realizar a consulta aos dados do cessionário no Serasa. Para fazer uso desta ferramenta você precisa informar seu usuário e sua senha no campo “Consultar Serasa”. Espere alguns instantes até que o resultado apareça na tela. Após isto, clique em “Enviar para Análise”. No caso de cessionários jurídicos, vale lembrar que os sócios são tidos como os fiadores. Você também deve inserir os dados deles. Lembre-se de preencher os dados do contador da empresa, caso haja necessidade de confirmações posteriores. É muito importante sempre prestar atenção ao campo “Informações Financeiras”. Você deve se atentar aos seguintes fatos: O campo “Capital Social” deve ser igual ou superior ao valor do “Crédito” ou “Saldo devedor”, sempre considerando o maior valor. E o campo “Ativo Circulante” deve ser igual ou superior ao campo “Passivo Circulante”.
Acompanhamento do Processo Após enviar o cadastro à administradora, você poderá acompanhar o processo através dos seguintes passos: Consórcio > Entrega do Bem > Entrega do Bem > Aprovação Crédito > Acompanhamento de Processos.
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Uma tela com vários filtros de pesquisa aparecerá para você. Preencha os campos dos quais você possui informações. Geralmente o campo mais utilizado é “Grupo-Cota-R-D”. Quando você terminar de preenchê-lo clique em “Pesquisar”. A busca será feita e o Grupo-Cota-R-D pela qual você pesquisou aparecerá na tela. Assim, você poderá ver o status da transferência buscada.
Os status que podem estar em sua busca são: Em Análise (administradora ainda não analisou o processo) Aprovado (você já pode emitir os formulários para assinatura e reconhecimento de firma do cedente e cessionário) Pendente (necessário ajuste de pendências indicadas) Reprovado (transferência não aceita pela administradora)
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Lembre-se que você deve clicar sobre o status para visualizar mais informações sobre a transferência. Quando a documentação houver sido aprovada, volte à página anterior e clique em “Efetivação da Transferência“. Uma lista de documentos que deverão ser enviados aparecerá na tela. Digitalize os documentos e os anexe ao sistema (para fazer isso clique em “Anexar” ). O próximo passo é clicar em “Imprimir Termo”. Quando o termo aparecer na tela clique em “Enviar para Efetivação”. Quando tudo estiver certo, imprima o termo e peça que tanto o cedente quanto o cessionário o assinem. Reconheça as assinaturas em cartório e envie o termo para a administradora via Correio ou via Malote.
Importante Saber Em caso de Transferência Simples e Aditamento, envie a cópia dos documentos junto do termo. No caso de Transferência Précontemplada, é necessário aguardar a contemplação do processo para o envio.
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SUBSTITUIÇÃO DE GARANTIA E PAGAMENTO EM NUMERÁRIO
Substituição de Garantia O concessionário tem a possibilidade de substituir o bem alienado à Administradora por outro de sua escolha, ação denominada de Substituição de Garantia. Para que a substituição de garantia seja possível, há algumas exigências. Primeiro, é necessário estar em dia com os pagamentos da cota. Além disso, o processo de contemplação deve estar encerrado, na fase Z. Por último, o certificado de registro de veículo do bem substituído deve estar no nome do consorciado e alienado ao CNH.
Importante Saber A nota fiscal do veículo substituto, novo ou usado, deve ser emitida antes de efetuar a inclusão da solicitação de substituição no IHS. Quando se tratar especificamente de veículo usado, as garantias devem estar com a data igual ou posterior à emissão do termo de garantia no IHS.
Incluir a substituição de Garantia no Sistema IHS A inclusão deverá ser feita através do sistema seguindo os passos: Consórcio > Entrega do Bem > Entrega do bem > Manutenção - Substituição de Garantia > Novo
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Após clicar em “Novo”, você será direcionado para a tela Consulta – Bens para Substituição.
Digite o Grupo-Cota-R-D e clique em “Pesquisar”. O sistema deverá carregar os dados do veículo correspondente a este Grupo-Cota-R-D. Clique no link “Detalhe” e o sistema exibirá uma tela com os dados do bem substituído. Será solicitado, então, o preenchimento dos dados do bem substituto na tela Inclusão – Substituição de Garantia. Preencha todos os campos.
Caso seja necessário o envio de documento de emancipação, procuração ou tutela, o usuário deverá marcar essa informação no documento que será enviado junto ao processo de Substituição de Garantia. Depois de incluir todos os dados do bem substituto, clique em “Salvar”. Após o preenchimento, emita o termo em duas vias para recolher as assinaturas necessárias e reconhecer firma. O termo deverá ser, depois de assinado, digitalizado.
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Tome Nota Verifique na aba “Documentos” a lista de documentos obrigatórios. Digitalize-os e anexe-os no Sistema. Eles serão salvos em formato JPG e irão para análise do setor de assembléia no
Se necessário, há a possibilidade de consultar o histórico de cada processo de Substituição de Garantia. Para isso, basta ir até a tela Consórcio > Entrega de Bem > Entrega de Bem > Substituição de Garantia > Manutenção – Substituição de Garantia
Preencha o campo “Grupo-Cota-R-D” e clique em “Pesquisar”. O sistema exibirá as informações referentes ao processo pesquisado. Clique em “Detalhes” para ser direcionado para a aba “Dados Gerais e Documentos”, onde é possível consultar o histórico através do botão “Visualizar Histórico”. Caso o status apresentado seja Aguardando Documentos Físicos, envie o processo de Substituição de Garantia no Romaneio Eletrônico.
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Importante Saber A efetivação da Substituição de Garantia só será possível após o recebimento dos documentos físicos.
Há também a possibilidade de desistência da substituição por parte do consorciado. Nesse caso, você poderá cancelar a solicitação de substituição de garantia mediante o motivo do cancelamento. Depois, clique em “Confirmar“.
Pagamento de Numerário Sempre que o cliente procurar a concessionária para retirar o crédito em espécie, a concessionária deverá incluir a ficha de solicitação no IHS conforme os passos a seguir: Consórcio > Back Office > Back Office > Numerário > Ficha Numerário > Pessoa Física
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Na inclusão do numerário preencha o “Grupo-Cota-R-D” e o CPF do consorciado.
Lembre-se: Essa ficha só poderá ser incluída pela concessionária de origem e somente se o consorciado estiver com a cota pré-contemplada e quitada. Na tela de informações, preencha todos os campos necessários nas abas “Identificação”, “Endereço” e “Informações Adicionais”.
Tome Nota Existem duas opções de pagamento: “Ordem de Pagamento” e “Pagamento em Conta Corrente”. No primeiro caso, o valor ficará disponível no banco por 20 dias após a liberação do pagamento pela administradora. No segundo caso, a conta deverá ser corrente e estar no nome do consorciado para que o depósito seja efetuado. Para cotas de pessoas jurídicas, o pagamento de carros e motos acima de 600 cilindradas só terá a opção de ser realizado em conta corrente.
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Lembre-se de preencher todos os campos de todas as abas. A falta de preenchimento de qualquer campo será identificada como inconsistente pelo sistema. Encerrado o preenchimento, clique em “Salvar”. Se todos os campos forem preenchidos corretamente clique em “Imprimir o Termo”. O consorciado deve assinar e reconhecer firma. Após o preenchimento da ficha, uma nova aba será habilitada, a aba “Documentos Exigidos”. Você pode optar por digitalizar os documentos do consorciado ou enviar junto com o Termo de solicitação de crédito em espécie.
Importante Saber O acompanhamento do pagamento em numerário pode ser feito também pelo sistema IHS.
Não existindo nenhuma pendência, clique em “Enviar para Análise”, emita o formulário e imprima. O pagamento só será efetuado após o recebimento do formulário original assinado com reconhecimento de firma e acompanhado do RG e CPF do consorciado. Se desejar acompanhar o envio dos documentos, consulte o Romaneio Eletrônico. Há duas maneiras de acompanhar o status da solicitação em numerário. Para uma delas, clique em “Acompanhamento de Processo”, preencha o campo de “GrupoCota-R-D” e clique em “Pesquisar”.
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Outra alternativa é seguir o caminho: Consórcio > Back Office > Consulta > Consulta Pendência Documento. Caso haja pendências, você poderá regularizá-las clicando em Alterar Ficha Cadastral > Informações Adicionais > Salvar. Na aba “Documentos Exigidos” você visualizará as pendências e poderá descartá-las e anexar novos documentos. Quando a regularização estiver concluída, clique em “Enviar para Análise”.
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09 ÓBITO E INVALIDEZ
Introdução Você trabalha com pessoas e é inevitável que imprevistos ocorram. Infelizmente, há a possibilidade de que seu consorciado fique inválido ou venha a óbito. Como proceder caso isso aconteça? Nesta unidade de estudo, você terá informações que o ajudarão a lidar com situações como estas. Fique atento aos procedimentos, pois casos assim são delicados e exigem sua capacidade de dar as informações corretas aos beneficiados.
Instruções Iniciais Casos de invalidez e óbito devem ser cobertos pelo Seguro do Consórcio. Este seguro serve para quitar a cota sem que alguém tenha que assumir a dívida no lugar da vítima. Como alternativa, a seguradora pode efetuar a cobertura da cota e, assim, fazer com que ela esteja pré-contemplada, possibilitando a entrega do bem ou a retirada do numerário. Quando um consorciado sofre um processo de invalidez ou vai a óbito, a família, geralmente, necessita resolver inúmeras questões relacionadas ao incidente. No caso de a pessoa responsável desejar solicitar o valor do crédito do consórcio, é necessário que o alvará judicial seja apresentado e que a ficha de solicitação do numerário de óbito ou invalidez seja preenchida.
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O Processo Para ter acesso à ficha de solicitação de pagamento numerário por óbito ou invalidez, você necessitará seguir os passos: Consórcio > Back Office > Back Office > Numerário > Ficha Numerário Óbito / Invalidez. Selecione a ficha que você necessitará.
Em casos de óbito, para que a ficha seja incluída, é necessário que o consorciado tenha a cota précontemplada por óbito e que ela esteja quitada. Caso estes itens não estejam de acordo, a solicitação pelo sistema será negada pela administradora. Caso esteja tudo certo com os documentos do consorciado, você deve preencher os campos de Grupo-Cota-R-D e CPF. Após esse passo clique em “Pesquisar”. Abrirá uma nova página, na qual você precisará realizar a identificação do processo. É necessário que todos os campos sejam preenchidos, inclusive os dados dos beneficiários e a porcentagem de participação de cada um deles no valor total. Caso a soma dos percentuais não seja igual a 100%, o sistema não permitirá finalizar a operação. É extremamente importante que no momento de preencher a ficha, você tenha disponíveis informações como Opção de Pagamento, que podem ser:
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Ordem de pagamento (valor fica disponível por 20 dias no banco) Pagamento em Conta Corrente (apenas para contas correntes e em nome do consorciado) OBS: Caso a cota seja de Pessoa Jurídica, Carro e Moto acima de 600 cilindradas, o pagamento só poderá acontecer por meio de conta corrente. Quando toda a ficha estiver preenchida, clique em Salvar. Uma mensagem será emitida, pedindo que você reconheça firma do termo, anexe cópia do RG e CPF dos beneficiários, e o alvará, caso necessário. É importante que seja dito que o pagamento apenas ocorrerá caso todos os termos enviados sejam originais e tenham sido assinados pelos beneficiários. Envie para análise. A administradora deverá aguardar o recebimento do formulário original e com a assinatura reconhecida em cartório para liberar o pagamento.
Quando os Beneficiários desejam retirar o Bem Óbito Nos casos de óbito em que a família reivindica a retirada do bem, é necessária a apresentação do atestado de óbito e alvará judicial, que determinará a pessoa escolhida pelo consorciado para ser o beneficiado. Para realizar esta ação será necessário seguir o seguinte caminho dentro do sistema: Consórcio > Entrega do Bem > Entrega do Bem > Ficha Cadastral Óbito. Quando esses passos terminarem, você deverá inserir o Grupo-Cota-R-D da pessoa consorciada, assim como o seu CPF. Preencha todos os dados do beneficiário que ainda necessitam ser preenchidos no cadastro.
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Para adicionar um beneficiário siga os seguintes passos: Adicionar > Beneficiário. Após aparecer a nova tela, preencha todos os dados necessários para completar o cadastro. A respeito do campo de “Percentual da Parte que Cabe ao Beneficiário”, preencha com os dados determinados judicialmente, e que estão no alvará (com números de 0 a 1 apenas). Lembre que também é necessário preencher os dados bancários do beneficiário. Se o beneficiário estiver cadastrado, seus dados aparecerão no sistema. Caso seja necessário o cadastro de outro beneficiário, repita os passos apresentados anteriormente. Para realizar a exclusão de algum beneficiário, basta selecioná-lo e clicar em “Excluir”.
Tome Nota Em caso de necessidade de se inserir alguma observação sobre o caso, ao final da página utilize o campo “Observação Concessionária”.
Para a realização de cadastro de bens siga: Compromisso > Adicionar. Repita o mesmo passo, caso seja necessário inserir mais de um bem. Utilize a aba “Informações Adicionais” para preencher os dados da pessoa responsável pelo preenchimento da ficha. Depois de realizar esta ação é necessário clicar em “Salvar” e, logo em seguida, em “Ok” para confirmar a emissão da ficha cadastral.
Quando todo o processo descrito anteriormente for realizado, serão emitidas: ficha com os dados do consorciado e ficha para cada beneficiário. É sua responsabilidade imprimir as fichas e pedir que os envolvidos confiram os dados antes de assinar. É necessário que, após assinados e conferidos, os termos sejam enviados para análise através do sistema. Para isso, volte ao sistema, feche as fichas e, caso não haja alterações, clique em “Enviar para Análise”. É importante confirmar o envio, clicando em “Ok”.
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Quando o Consorciado Deseja Retirar o Bem Invalidez Para realizar esta ação será necessário seguir o seguinte caminho dentro do sistema: Consórcio > Entrega do Bem > Entrega do Bem > Ficha Cadastral Invalidez. Quando terminar esses passos, você deverá inserir, nos campos indicados, o Grupo-Cota-R-D da pessoa consorciada, assim como o CPF.
Tome Nota Em caso de necessidade de inserir alguma observação sobre o caso, no final da página, utilize o campo Observação Concessionária.
O processo em casos de invalidez segue o mesmo padrão para os casos de óbito, com exceção do fato de não haver beneficiários.
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10 ROMANEIO E RELATÓRIO DE PENDÊNCIAS
Contemplação do Cliente Para que um cliente consiga sucesso na solicitação de um consórcio, é importante que documentos sejam enviados fisicamente para a administradora da Honda. No entanto, antes que o envio via correio seja realizado, é necessário que seja executada, no sistema eletrônico, uma ação denominada Romaneio Eletrônico.
Realização do Romaneio Eletrônico no Sistema Para que o Romaneio Eletrônico seja iniciado no sistema, é importante que você o crie no sistema IHS. Agora, para que esse passo ocorra, vá até: Consórcio > Romaneio > Manutenção Lote Romaneio. Seguindo esses passos, você verá a possibilidade de realizar ações desde a inclusão de um novo lote até a pesquisa através de filtros.
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Os campos visualizados na tela possibilitam a pesquisa de um determinado lote ou Grupo-Cota-R-D. Você também tem a opção de criar um novo lote por essa mesma tela. Para isso, basta clicar no botão “Novo Lote Grupo-Cota-R-D”. Essa opção deve ser selecionada sempre que o lote com os documentos a serem enviados pertencer a clientes que já fazem parte de um grupo de consórcio. No campo “Tipo Processo” você terá acesso a todos os tipos de documentos registrados. A criação de um novo lote pede que você clique sobre o botão “Novo Lote Grupo-Cota-R-D”. Você será redirecionado para uma nova tela. Clique em “Tipo Processo” , que mostrará o tipo de documento que será encaminhado ao CNH. Após a seleção, digite o número do Grupo-Cota-R-D e clique em “Confirmar”. Insira os documentos, sinalize na caixa box os arquivos incluídos e clique em “Incluir”. O sistema mostrará os documentos que foram incluídos no processo. O campo “Documentos Associados ao Tipo Processo” poderá ser habilitado pelo sistema. Através desse campo você poderá visualizar os documentos que precisam ser enviados fisicamente. Além disso, vale ressaltar que os documentos que aparecem em negrito nessa listagem são documentos obrigatórios. Caso o campo “Documentos Associados ao Tipo Processo” não esteja habilitado, isso significa que o sistema automaticamente incluirá o Grupo-Cota-R-D ao lote. Isso acontece, geralmente, nos casos de Contemplação. Caso você queira encaminhar documentos referentes ao Processo de Contemplação, o sistema pode exigir uma relação de documentos relacionados ao processo. Ainda assim, o sistema relacionará os documentos pendentes. Quando você for encaminhar os documentos que faltam, clique em “Incluir”. O sistema verificará e informará se os documentos listados conferem com os solicitados. Quando todos os documentos estiverem corretos, o sistema incluirá o Grupo-Cota-R-D ao campo “Grupo-Cota-R-D Adicionados ao Lote”. Neste novo campo você verá listados os documentos que estão de acordo com o lote, assim como o número de documentos que já foram enviados. Agora, caso seja necessária a exclusão de algum documento listado, basta que você selecione o documento e clique em “Excluir”. Caso você necessite apontar alguma observação sobre um documento enviado, clique sobre a imagem na coluna “OBS”, na linha respectiva ao documento a ser observado. Após realizar esse passo clique em “Confirmar”.
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Inserção de Observações Quando for necessária a inserção de uma observação ao lote, clique no campo “Observação Geral do Lote”, que fica em uma caixa abaixo da lista de documentos. Insira a observação e clique em “Salvar”. Lembre-se que, após realizar todos esses passos, o sistema informará a você o Número do Lote, que você poderá enviar ao CNH clicando no botão “Enviar”. Se você precisar enviar o lote em outro momento, basta enviar através da tela “Manutenção – Lote Romaneio”.
Importante Saber Mantenha os documentos na mesma ordem em que foram incluídos no lote romaneio.
Para enviar ao CNH documentos referentes ao Borderô, clique em “Novo Lote Borderô”. Essa ação permitirá a criação de um lote para os clientes que desejam participar de um grupo de consórcio. Você será redirecionado para uma nova janela, que mostrará o seguinte ponto: Inclusão – Lote Romaneio Borderô.
Nela, siga os passos a seguir para realizar a ação de envio do borderô: digite o número do borderô e, sem seguida, clique em “Confirmar”. Espere o sistema carregar os campos “Borderô”, “Quantidade Propostas”, “Tipo Proposta” e “Valor Borderô”. Confirme os dados expostos e clique em “Adicionar”. Isso fará com que o sistema inclua ao campo “Borderô Adicionado ao Lote” o número do Borderô em questão. Feito isto, a sequência de inclusão manterá a ordem e o campo “Borderô” será liberado para uma nova digitação.
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Se necessário, também é possível incluir comentários específicos referentes ao Borderô e ao Lote. Basta seguir os mesmos passos de inserção de comentários para o Novo Lote Grupo-Cota-RD. Não se esqueça de clicar em “Enviar” para que o número do lote seja enviado à administradora.
Envio do Lote Na tela Manutenção - Lote Romaneio você encontra inúmeras funções. Dentre elas está a função que permite que você encaminhe os lotes com status “Criado”. Para que você faça isso, realize uma pesquisa utilizando os filtros. Quando a pesquisa terminar, clique sobre o ícone da coluna “Envio”. Isso fará o sistema abrir a tela Envio - Lote Romaneio Grupo-Cota-R-D ou a tela Envio Lote Romaneio. Nesta nova tela você deverá clicar em “Enviar”. Note que o sistema abrirá uma caixa de diálogo com a mensagem: Deseja enviar o lote 2013xxxxxxx?. Quando você clicar em “Ok”, o sistema carregará a imagem da capa do Lote.
Lembre-se que a capa deverá conter todos os dados necessários para a identificação do lote (data de envio, número do lote, nome da concessionária, tipo processo etc). Imprima a capa e encaminhe-a ao CNH junto com os documentos que nela estão relacionados.
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Caso seja necessária a reimpressão do protocolo, realize uma pesquisa através dos filtros no campo “Condição Pesquisa”. Selecione o protocolo desejado e clique em imprimir, que deverá ser uma opção do seu navegador.
Status do Lote Voltando à página “Manutenção – Lote Romaneio”, você poderá acompanhar o status de seu lote. Para isso realize a pesquisa utilizando os filtros da página. Após preencher todos os tópicos, clique em “Pesquisar”. O sistema abrirá uma caixa com os dados do lote, e você deve clicar em “Histórico” para ter acesso a todas as informações.
Relatórios de Pendências O sistema IHS também disponibiliza uma ferramenta para administrar todas as pendências de sua concessionária. Para acessá-la, siga o caminho a seguir: Consórcio > Back Office > Consulta > Consulta Pendência Documento. Clicando em “Pré Pagamento/Efetivação”, você terá acesso às pendências de pagamento e efetivação e seus respectivos processos de contemplação ou transferência pré-contemplada. Para consultar outras pendências, basta selecionar o tipo de processo desejado ou consultar via GrupoCota-R-D. Para facilitar seu trabalho, você também tem a possibilidade de exportar uma relação em Excel, clicando em “Exportar Excel”. Seguindo o caminho Consórcio > Back Office > Consulta Painel de Controle, você poderá analisar, de forma gerencial, todas as pendências dos processos de contemplação já pagos pela administradora. Nesta tela, você terá a opção de emitir relatório de pendências classificando-as por concessionária ou por grupo da concessionária. Para gerar uma planilha de Excel com a listagem de todas as cotas da concessionária, clique em “Exportar Analítico”. Ao clicar em “Painel Gerencial”, o sistema exibirá um painel com tabelas e gráficos. Neles, constam informações importantes sobre o panorama dos processos de contemplação da concessionária.
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Tabela à esquerda: Percentual de processos pendentes e não recebidos no ano. Tabela ao centro: Estoque atual de processos com irregularidades (Total Pendente) e saldo devedor dos contratos inadimplentes (Valor de Risco). Tabela à direita: Casos em que o processo físico ainda não foi enviado para a administradora ou consta alguma pendência, destacando os clientes inadimplentes. Nessa tabela: •
Não Recebido significa que o pagamento foi efetuado há mais de 15 dias, porém o processo físico não foi enviado para a administradora.
•
Pendente significa que o pagamento foi efetuado há mais de 15 dias, porém constam pendências ou divergências na documentação.
•
Inadimplente significa que o cliente está inadimplente, ou seja, o pagamento ainda não foi efetuado. Por isso, status do processo estará como Não Recebido ou Pendente.
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Gráfico à esquerda: Quantidade de entrega de bens X Quantidade de pendências. Gráfico em pizza: Quantidade de casos por tipo de pendência do documento. Mostra os sete maiores motivos das pendências dos processos enviados. Gráfico à direita: Histórico das pendências de processos físicos.