Innovaci贸n tecnol贸gica y gesti贸n documental
ENERO 2016 I N潞 112 1
04
Editorial
06
Noticias
07 Jornadas
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SUMARIO 08
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12
15
Normativa
Licitaciones
Publicaciones
Estรกndares
16 http://
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EDITORIAL Un nuevo boletín Este año ya hará 10 (¡112 meses!) que, de manera ininterrumpida y en versión catalana y castellana, vamos haciendo con mucha ilusión el Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD), promovido desde la Subdirecció General d’Arxius i Museus del Departament de Cultura. Coincidiendo con la edición del número de enero de 2016 os queremos presentar un nuevo boletín, renovado en su diseño y estructura, más dinámico en su planteamiento y soportado en un formato abierto que facilita su difusión en las redes sociales. Los objetivos que nos planteamos en esta nueva etapa del boletín coinciden con los que dieron lugar a su nacimiento, incluso ahora aún con más énfasis y actualidad: incidir en el fomento del uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) aplicadas a la gestión de documentos y favorecer su comprensión y relación con los procesos de gestión de documentos y de los instrumentos técnicos archivísticos que tienen que favorecer su lógica y gobernanza. Este hecho es ya una realidad creciente en el Sistema d’Arxius de Catalunya (en especial, en los departamentos, entes y organismos de la Administración de la Generalitat de Catalunya que forman parte del sistema general de gestión de la documentación administrativa) pero también en el mundo local, universidades, sector privado, etc. Nuestro modesto boletín pretende ser, en la medida de sus posibilidades, un pequeño referente mensual que favorezca la difusión y el conocimiento de estos aspectos de una forma cercana y amena.
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El nuevo boletín se ha reestructurado en alguna sección y aspira a seguir
haciéndolo;
sin
embargo,
podréis
seguir
encontrando
recopilaciones de diferentes normativas, artículos o publicaciones de interés recientes, jornadas, congresos, buenas prácticas a nivel nacional e internacional, recomendaciones, etc. Como siempre, estamos abiertos a vuestros comentarios y sugerencias y os queremos agradecer, una vez más, el compromiso que nos demostráis mes a mes desde hace años. ¡Esperamos que el nuevo ITGD pueda continuar siendo de vuestro interés!
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NOTICIAS Grupo de Trabajo estatal por los Documentos, Expedientes y Archivos Electrónicos Constituido el grupo de trabajo multidisciplinar (profesionales archiveros y de las tecnologías de la información y la comunicación) para tratar la documentación en entornos electrónicos. La iniciativa pretende llegar a acuerdos respecto a la estrategia de gestión documental, las estructuras de metadatos, las herramientas de archivo, los procesos de ingreso o transferencia y el archivo único, entre otros aspectos. El grupo está formado por representantes de 15 comunidades autónomas, la Federación Española de Municipios y Provincias (FEMP), la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE) y La Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU). Para más información: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/
'Born-digital' records a minefield for archivists Los Archives New Zealand muestran la situación de las agencias públicas en relación a su madurez en la gestión documental. En este artículo se indica a grandes rasgos cómo se encuentra el sector público respecto a la gestión de documentos, especialmente, los que se encuentran en soporte electrónico tras más de una década de proyectos estratégicos. Refleja que los sistemas de las agencias neozelandesas
conservan
un
gran
volumen
de
información
y
documentación valiosa que debe ser gestionada correctamente, hacerlo de otra manera comporta un alto un riesgo para la administración. http://futureproof.records.nsw.gov.au/
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JORNADAS Standing on the Digits of Giants: Research data preservation and innovation Data Congres Fechas: 8 de marzo de 2016 Lugar: Londres (Reino Unido) Más información: http://www.alpsp.org/Seminars/Standing-on-the-Digits-of-Giants/31078
Preservation and Archiving Special Interest Group (PASIG) 2016 Meeting Fechas: 9 a 11 de marzo de 2016 Lugar: Praga (República Checa) Más información: http://pasig.schk.sk/wordpress/
A French archivist association forum Fechas: 30 de marzo a 1 de abril de 2016 Lugar: Troyes (Francia) Más información: http://forum2016.archivistes.org/
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PUBLICACIONES Repositórios digitais confiáveis para documentos arquivísticos: ponderações sobre a preservação em longo prazo Este artículo, publicado por la Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de minas Gerais hace una reflexión sobre los requisitos para el desarrollo de un repositorio digital de confianza que asegure la integridad y la autenticidad a largo plazo de los documentos electrónicos que se depositen. Para acceder al documento: http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S1413-
Destruction of source or original records after digitisation, conversion or migration Los National Archives of Australia publican una disposición por la cual se permite la destrucción de documentos y datos después de un proceso de digitalización, copia o migración de un sistema a otro, siempre que se realice según unas garantías. Aun así, no podrán ser conservados más tiempo de lo que se haya establecido necesario. Para acceder al documento: http://www.naa.gov.au/records-management/agency/
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Guía CNN-STIC de conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad El Centro Criptológico Nacional (CNN) hace pública a la nueva guía CNN-STIC 809 sobre la Declaración y Certificación de conformidad con el ENS, donde se determinan las condiciones para alcanzar el cumplimiento normativo de este esquema. Para acceder: https://www.ccn-cert.cni.es/
Desarrollo de la e-Administración en Europa El Portal de administración electrónica ofrece un conjunto de documentos que han
contribuido
evolución
de
hasta un
ahora
nuevo
a
la
entorno
electrónico a nivel europeo. Entre estos documentos destacan las ‘Fichas de situación
y
evolución
de
la
administración electrónica en la Unión Europea’, la ‘Estrategia de Lisboa’ o los ‘Planes de acción de administración electrónica’ (durante 2011 hasta 2015). http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/
Padronização dos formatos de arquivo Las universidades brasileñas Universidade Federal do Rio Grande do Sul y Universidade Federal de Santa Maria presentan un artículo técnico relativo a la preservación de documentación electrónica a largo plazo y las posibles soluciones a tener en cuenta, como es el cambio de formatos. El artículo Padronização dos formatos de arquivo: Um caminho para preservar documentos arquivísticos digitais profundiza en la evaluación de los formatos de archivo. https://www.academia.edu/20804022/
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ESTÁNDARES ISO 11799:2015 Publicada la ISO 11799:2015. Information and documentation. Document storage requirements
for
materials
la
en
archive página
and oficial
library de
la
organización International Organization for Standardization. Para acceder a la ficha del estándar: http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/
Modelo Conceptual de Descripción Archivística La Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA) pone a disposición pública, a través de su página web, el borrador de la Parte 3 del modelo correspondiente a los Atributos. La fecha de finalización de la consulta pública es el 20 de abril de 2016. Para participar: http://www.mecd.gob.es/cultura-mecd/
Recomendación UIT-T Y.3600 La Unión Internacional de telecomunicaciones, organismo dependiente de la Organización de las Naciones Unidas, publica la primera norma internacional sobre Big Data, Recomendación UIT-T Y 3600. Grandes volúmenes de datos. Requisitos y capacidades basados en la computación en la nube. Esta norma internacional detalla los requisitos, las capacidades y los casos de utilización de datos masivos, especialmente los basados en la nube. http://www.itu.int/itu-t/recommendations/rec.aspx?rec=12584
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Guidance
for
implementing
‘documented
information’ El Grupo técnico ISO TC46/SC11 Archives/records management publica la guía extensa Guidance for implementing ‘documented information’ clause using processes and controls of ISO 30301:2011 Management system for records. El objetivo de la cual es mostrar cómo los procesos y controles en ISO 30301:2011 pueden ayudar a implementar los requisitos en este aspecto. Para acceder: http://www.iso.org/iso/documented_information.pdf
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NORMATIVA Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 5 de enero de 2016 se publica la aprobación del texto refundido de la Ordenanza municipal reguladora de la administración electrónica del Ayuntamiento de Ullastrell. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&01/ En el DOUE nº. L3/16 del 6 de enero de 2016 se publica el Reglamento de ejecución 2016/7 de la Comisión de 5 de enero de 2016 por el cual se establece el formulario normalizado del documento europeo único de contratación. http://eur-lex.europa.eu/legal-content/ES/TXT/ En el BOP de Lleida nº. 6 de 12 de enero de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la Administración electrónica del Ayuntamiento de Seròs. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/ En el BOP de Girona nº. 9 de 15 de enero de 2016 se publica la aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la administración electrónica del Ayuntamiento de Canet d'Adri. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/9/20169062.pdf
En el DOGC nº. 7040 de 19 de enero de 2016 se publica el anuncio del Ayuntamiento de Alfarràs sobre aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la Administración electrónica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_
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En el BOP de Girona nº. 12 de 20 de enero de 2016 se publica el edicto de aprobación definitiva de la Ordenanza de la administración electrónica del Ayuntamiento de Sant Julià de Ramis. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/12/2016120191.pdf En el BOP de Barcelona de 22 de enero de 2016 se publica la aprobación definitiva de la Ordenanza municipal reguladora de la Administración electrónica del Ayuntamiento de Arenys de Munt. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&01/
Evaluación En el BOE nº. 2 de 2 de enero de 2016 se publica la resolución de 22 de diciembre de 2015 por la cual se autoriza la eliminación de series documentales generadas por las gerencias catastrales conservadas en los archivos catastrales y en los archivos históricos provinciales. http://www.boe.es/boe/dias/2016/01/02/pdfs/BOE-A-2016-38.pdf En el mismo BOE se publica la resolución de 22 de diciembre de 2015 por la cual se autoriza la eliminación de series documentales generadas por las unidades de coordinación de las haciendas territoriales conservadas en los archivos de las delegaciones especiales y territoriales de economía y hacienda y a los archivos históricos provinciales. http://www.boe.es/boe/dias/2016/01/02/pdfs/BOE-A-2016-39.pdf En el BOE nº. 18 de 21 de enero de 2016 se publica la Resolución de 28 de diciembre de 205, de la Subsecretaría, por la cual se autoriza la eliminación de series documentales comunes de la Administración General del Estado custodiadas en los archivos del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente y de sus Organismos Públicos. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-557
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En el mismo BOE se publica la resolución de 28 de diciembre de 2015, de la Subsecretario, por la cual se autoriza la eliminación de series documentales custodiadas en los archivos del Departamento. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-558
Transparencia En el DOGC nº. 7039 de 18 de enero de 2016 se publica el edicto sobre aprobación inicial de la Ordenanza de transparencia, acceso a la información y reutilización del ayuntamiento de Igualada y entes vinculados. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/ En el DOGC nº. 7044 de 25 de enero de 2016 se publica el anuncio del Ayuntamiento de Tossa de Mar sobre la aprobación inicial de la Ordenanza municipal reguladora de transparencia y acceso a la información pública. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/ En el BOP de Lleida nº. 18 de 28 de enero de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la transparencia y de la administración electrónica del Ayuntamiento de la Portella. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/
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LICITACIONES Custodia de documentaci贸n En el BOE n潞. 23 de 27 de enero de 2016 se publica el anuncio de la Universidad polit茅cnica de Valencia de licitaci贸n para el servicio de custodia documental de archivos. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id =BOE-B-2016-2373
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http:// Portal del Patrimonio cultural de Aragón Este mes destacamos el nuevo Portal del Patrimonio cultural de Aragón que recoge el Sistema de Información del Patrimonio Cultural Aragonés (SIPCA), del cual forma parte del proyecto DARA, Documentos y Archivos de Aragón. Este proyecto cooperativo, integrado por más de 60
archivos
entre
administraciones,
asociaciones
y
fundaciones
privadas, da acceso a través de Internet. Este sitio web se estructura en 5 grandes apartados mediante los cuales se puede conocer la actualidad y acceder al Boletín del proyecto (DARA-novedades), obtener más información sobre el proyecto y como participar en caso de que seas un archivo de Aragón, consultar las preguntas frecuentes sobre temas de investigación y realizar búsquedas básicas, adelantadas o geográficas (DARA-maps) de archivos y documentos. Una de las novedades del nuevo portal es el apartado dedicado a la transparencia, donde se irá publicando información considerada de interés para el usuario, de momento se pueden encontrar estadísticas y conocer a los participantes del proyecto. http://www.sipca.es/dara/
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector. El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema d’Arxius
de
Catalunya,
ejerce
entre
otras
las
siguientes
competencias: -
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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