Innovació tecnològica i gestió documental
JULIOL 2017 I Nº 130
1
04
Editorial
07
NotĂcies
09
Jornades
2
SUMARI 11
13
14
17
Publicacions
Normativa
EstĂ ndards
Licitacions
18
http://
3
EDITORIAL El nou Web de gestió documental de la direcció del Sistema d’Arxius de Catalunya El passat dia 12 de juliol de 2017 es feia públic el nou web de gestió documental que s’ha elaborat des de l’àmbit de coordinació de gestió documental de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques,
Museus
i
Patrimoni
(DGABMP).
Aquest ha estat un projecte que ens hagués agradat que s’hagués pogut fer realitat molt abans, però que diverses circumstàncies vinculades a la manca de recursos i canvis de tecnologia ens ho han anat endarrerint. El Web que us presentem està estructurat en 6 grans blocs. El bloc sobre Coordinació de gestió documental fa referència a les accions que a nivell institucional i estratègic està duent a terme la DGABMP en aquest àmbit. El bloc sobre Administració de la Generalitat és on hi ha tota la informació relacionada amb el projecte corporatiu ARESTA, de gestió de documents electrònics de la Generalitat, tant a nivell normatiu com tecnològic i organitzatiu. S’ofereix en aquest àmbit accés a la normativa específica en matèria de gestió documental. Així com referència a les activitats de coordinació del sistema que es duen a terme des de les unitats de la DGABMP. D’aquest àmbit, finalment, ressaltar la informació
4
sobre els arxius centrals administratius. Aquests conformen actualment una xarxa d’arxius de 32 arxius i 56 tècnics d’arxiu que treballen en primera línia de la gestió documental en el si de la Generalitat i dels quals hi havia molt poca informació al Web. Els continguts d’aquest apartat s’han fet en col·laboració amb els responsables dels diversos arxius i creiem que és molt interessant que es pugui conèixer amb major detall la seva actuació. En el Web també hem obert uns apartats específics sobre altres ens que també són actors rellevants del SAC com les Universitats, Organismes Estatutaris i Administració Local. En tots els casos el que hem fet és enllaçar amb les pàgines específiques dels corresponents arxius. En l’àmbit d’Administració local, a més, hem fet referència a les iniciatives de la DGABMP en aquest àmbit, especialment les línies d’ajuts o els treballs sobre el model de quadre de classificació. Esmentar que en el cas dels enllaços als ajuntaments hem inclòs aquells que, a través del directori d’arxius de Catalunya, tenim constància que hi ha un responsable tècnic al capdavant. El darrer bloc és un espai d’estandardització ja que considerem que aquesta és cabdal en l’entorn de la gestió de documents electrònics. Hem recollit un seguit de referències a estàndards tècnics agrupats en els següents apartats: Sistemes de gestió documental; Metadades; Digitalització; Preservació; Tesaures, Ontologies i Llenguatges. En cada apartat hi ha dues pestanyes una amb la referència a l’estàndard concret en la que consten els enllaços a les normes (no sempre es pot accedir a les normes atès que n’hi ha que són de pagament) i una segona pestanya a publicacions i documents de referència que hem trobat en obert.
5
Finalment indicar-vos que a la pàgina principal hi ha un bloc de destacats amb novetats i també una agenda. A través de la nostra es procurarà anar donant notícia de les activitats de gestió documental donant prioritat a les que realitzeu els arxius i ens del SAC i per això us oferim aquest espai de difusió. Així mateix si voleu incloure informació sobre arxius que no consten o modificar informació ens ho podeu comunicar a scgd.cultura@gencat.cat Tot i no ser un portal de gestió documental, i dins les limitacions existents, hem procurat que les persones interessades que
puguin consultar el
Web obtinguin una visió el més acurada possible de la varietat i complexitat de la gestió de documents del sector públic de Catalunya. http://cultura.gencat.cat/ca/departament/estructura_i_adreces/organi smes/dgpc/temes/arxius_i_gestio_documental/gestiodocumental/
6
NOTÍCIES Reparació jurídica En relació a la notícia publicada en l’ITGD de juny, al DOGC núm. 7409 de 11 de juliol de 2017 s’anuncia la publicació de la llista de reparació jurídica de víctimes del franquisme. Per a més informació: http://anc.gencat.cat/ca/detall/noticia/La-llista-de-reparacio-juridicade-victimes-del-franquisme-en-dades-obertes http://anc.gencat.cat/web/.content/anc/noticies/Documents/2017070 7_PC_Llei_11_reparacio_juridica_victimes_franquisme.pdf
Rolling plan for ICT standardisation S’ha
publicat
el
Rolling
plan
for
ICT
standardisation, amb aquest pla la Comissió Europea ofereix una visió en detall de les accions a fer per la normalització TIC a Europa. També proporciona una visió de les necessitats en
matèria
d’estandardització
com
a
suport
a
les
polítiques
comunitàries. En el camp de l’administració electrònica se centra en tres camps: el perfil de metadades DCAT, l’esquema de descripció de metadades ADMS i els vocabularis bàsics. Per a més informació: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/rolling-plan-ictstandardisation https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/rolling-plan-ictstandardisation-0
7
National Archives Preservation Facility El govern australià inaugura el nou edifici dels arxius nacionals per a la preservació de
la
documentació
governamental,
amb capacitat per arxivar milions de documents en suport paper, audiovisuals, mapes, fotografies etc. Els arxius nacionals tenen la missió de preservar, guardar i fer accessible aquesta informació. L’edifici està preparat per rebre, conservar i difondre la documentació en suport digital que anirà arribant des de les agències governamentals australianes. Per a més informació: http://www.naa.gov.au/aboutus/media/media-releases/2017/08.aspx
Canvi de propietat als arxius del Canadà Els Arxius Nacionals del Canadà i la Cort Suprema del Canadà han signat
un
acord
pel
qual
es
transferirà la propietat dels casos de més de 50 anys de la Cort Suprema als Arxius Nacionals. Aquest acord també inclou l’accés a cert tipus d’informació judicial, com ara els expedients de les deliberacions internes dels jutges de la Cort Suprema quan hagin transcorregut 50 anys
del
tancament
dels
expedients.
Per
a
més
informació:
http://www.bac-lac.gc.ca/eng/news/Pages/2017/supreme-courtagreement.aspx
8
JORNADES ECISM 11th European Conference Information Systems Management
on
14-15 September 2017 Gènova, Itàlia Més informació:http://www.academicconferences.org/conferences/ecism/
Australian Society of Archivists 2017 Conference Del 25 al 28 de Setembre de 2017 Melbourne, Austràlia Més informació: https://www.archivists.org.au/learningpublications/2017-conference
iPres 2017: 14th International Conference on Digital Preservation Del 25 al 29 de Setembre de 2017 Kyoto, Japó Més informació: https://ipres2017.jp/
9
II Jornada sobre Interoperabilidad y Archivo Electrónico 26 septiembre 2017 Madrid, Espanya http://administracionelectronica.gob.es/pae
Access 2017 Del 27 al 29 de setembre de 2017 Saskatoon, Canadà Més informació: http://accessconference.ca/
10
PUBLICACIONS Guía práctica de actuación en la tramitación de causas complejas por corrupción El Consejo General del Poder Judicial publica la “Guía práctica de actuación en la tramitación de causas complejas por corrupción” que es distribuirà entre els membres de la Carrera Judicial. Guía práctica de actuación en la tramitación de causas complejas por corrupción.pdf
Records in context: el camino de los archivos hacia la interoperabilidad semántica Article de Juan-Antonio Pastor-Sánchez i Dunia Llanes-Padrón del 2017 sobre els canvis en la descripció arxivística i en la seva concepció teòrica i metodològica, d’acord amb el nou model conceptual (Records in context) que impulsa el Consell Internacional d’Arxius. https://digitum.um.es/xmlui/bitstream/10201/53304/1/thinkepi-2017ric.pdf http://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf
11
Temas fundamentales de preservación digital Publicació digital resultat d’una iniciativa educativa desenvolupada pel Internacional
d’Arxius
d’Investigació
Internacional
Preservació
de
i
el
Consell Projecte
per
Documents
a
la
d’Arxiu
Electrònics (InterPARES) juntament amb l’Archivo General de la Nación de Mèxic. https://www.gob.mx/agn/articulos/archivosparalagente-coleccioninterpares-temas-fundamentales-de-preservacion-digital?idiom=es
Protección de Datos: Guía para el ciudadano L'Agencia Española de Protección de datos elabora aquesta guia adreçada al ciutadà, amb informació clara i directa del dret fonamental a la protecció de dades de caràcter personal. http://www.agpd.es/portalwebAGPD/canaldocument acion/publicaciones/common/Guias/GUIA_CIUDADA NO.pdf
12
ESTÀNDARDS Reglament d’Execució (UE) 2017/1158 Al DOUE 3 de juliol de 2017 es publica el Reglament d’Execució (UE) 2017/1158 de la Comissió, pel que s’estableixen normes tècniques d’execució respecte als procediments i formularis per l’intercanvi d’informació entre les autoritats competents i la Autoritat Europea de Valors i Mercats que es refereix a l’article 33 del Reglament (UE) nº 596/2014 del Parlament Europeu i del Consell. http://eur-lex.europa.eu/eli/reg_impl/2017/1158/oj
13
NORMATIVA Administració electrònica Al DOGC núm. 7408 de 10 de juliol de 2017 es publica la resolució EXI/1589/2017, de 3 de juliol, per la qual es crea i es regula el Grup de Treball Multidisciplinari per l'avenç de l'entorn electrònic del
Departament
d'Afers
i
Relacions
Institucionals i Exteriors i Transparència. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=792164&language=ca_ES
Accés Al DOGC núm. 7416 de 20 de juliol de 2017 es publica el decret 111/2017, de 18 de juliol, pel qual s'aprova el Reglament de la Comissió de Garantia del Dret d'Accés a la Informació Pública del Departament d'Afers i Relacions Institucionals i Exteriors i Transparència. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=793117&language=ca_ES Al BOE núm. 175 de 24 de juliol de 2017 es publica la resolució del conveni
del
Ministerio
de
Educación,
Cultura
y
Deporte
amb
l’Ajuntament de Gandia per la generació d’un recurs digital procedent de l’escaneig i/o tractament bibliogràfica de premsa de Gandia conservada a l’Archivo Histórico de Gandía i la seva utilització a la web. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-8732
14
Projecte bàsic i execució d’arxiu Al DOGC núm. 7412 de 14 de juliol de 2017 es publica l’anunci sobre aprovació inicial del Projecte bàsic i execució de l'arxiu i biblioteca municipal de l’Ajuntament d’Altafulla. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=792707&language=ca_ES
Signatura electrònica Al BOE núm. 170 de 18 de juliol de 2017 es publica la resolució del Ministerio de Hacienda y Función Pública per la que s’estableixen les condicions d’ús de firma electrònica no criptogràfica, en les relacions dels interessats amb els òrgans administratius de l’Administració General de l’Estat i els seus organismes públics. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-8393
Tractament de dades Al DOGC núm. 7422 de 28 de juliol de 2017 es publica la resolució VEH/1818/2017, de 21 de juliol, per la qual es dona publicitat al Conveni per a l'encàrrec del tractament de dades de caràcter personal derivat del Conveni de 5 de maig de 2015 entre l'Agència Tributària de Catalunya i les diputacions de Barcelona, Tarragona, Girona i Lleida per a la recaptació en via executiva d'ingressos tributaris i altres ingressos de dret públic prevista en el Conveni de col·laboració de 17 de setembre de 2013. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=793939&language=ca_ES
15
Transparència i administració electrònica Al DOGC núm. 7404 de 4 de juliol de 2017 es publica l’anunci sobre l’aprovació inicial de l’Ordenança de transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Vilanova de Segrià. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=791727&language=ca_ES Al DOGC núm. 7411 de 13 de juliol de 2017 es publica l’anunci sobre aprovació inicial
de l’Ordenança municipal
de transparència i
administració electrònica de l’Ajuntament de Palau-solità i Plegamans. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=792611&language=ca_ES
Eliminació de documentació Al BOE núm. 171 de 19 de juliol de 2017 es publica la resolució del Ministerio de Hacienda y Función Pública per la que s’autoritza l’eliminació de documentació remesa per la Dirección General de Costes de Personal y Pensiones Públicas, per a la seva incorporació als procediments de reconeixement de pensions i substitució per còpia electrònica. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2017-8448
16
LICITACIONS Servei d’Arxiu Al BOP de Barcelona de 31 de juliol de 2017 es publica la licitació del servei auxiliar d'arxiu i desarxiu de documents originals com a suport a l'atenció als usuaris de la sala de consulta i a la documentació prestada de la seu central de l’Ajuntament de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2017&07/02201701492 6.pdf&1
Tractament i custòdia de documentació Al DOGC núm. 7404 de 4 de juliol de 2017 es publica
l’edicte
sobre
la
rectificació
d'errada detectada al plec de clàusules administratives particulars de la licitació dels serveis d'adequació, auditoria, formació, assessorament i assistència a la LOPD i a l'ENS en l'àmbit de l'administració electrònica de l’Ajuntament de Cubelles i obertura de nou termini de presentació d'ofertes. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=791688&language=ca_ES
17
http:// Dades i transparència
La Generalitat obre les dades dels canals digitals d'atenció ciutadana. El ciutadà n'avalua l'impacte. En aquest espai s’hi poden trobar diferents tipus de manuals i altres documents descarregables. http://serveisdigitals.gencat.cat/ca/inici/
18
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
19
QUI SOM? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, pel que fa al Sistema d’Arxius de Catalunya, exerceix entre altres les següents competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
20
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat
en rebre aquest butlletí,
omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
21
22