Innovació tecnològica i gestió documental
JUNY 2016 I Nº 117 1
04
Editorial
06
NotĂcies
09
Jornades
2
SUMARI 11
13
14
18
Publicacions
Normativa
EstĂ ndards
Licitacions
20
http://
3
EDITORIAL Desplegament de l'Administració electrònica El Govern de l'Estat, des de l'entrada en vigor de la Llei 11/2007, d'accés electrònic als serveis públics, ha estat impulsant de forma constant un model d'administració electrònica destinat tant a la transformació de l'Administració -i ens que directament gestiona-, com també a influir en la resta d'administracions de l'Estat (especialment en les comunitats autònomes). La Llei 11/2007 va deixar un marge molt ampli per la seva implementació i és probablement un dels fets més ressenyats que aquesta manca d'obligació hagi tingut com a resultat el baix grau de desenvolupament
de
l'e-administració
en
el
conjunt
de
les
administracions públiques espanyoles. Tot i així, també cal tenir en compte que va establir l'obligatorietat d'un seguit d'instruments tècnics: són les conegudes Normes Tècniques d'Interoperabilitat (NTI) i Normes Tècniques de Seguretat (NTS). Des de l'any 2007 l'Administració de l'Estat ha anat desplegant progressivament les NTI de forma que ha anat creant un corpus tècnic molt ampli que, de facto, han de seguir totes les administracions públiques. De fet, aquestes NTI regulen un seguit d'aspectes molt concrets i amb molt de detall (política de gestió documental, esquema de metadades, digitalització, etc.) que, en alguns casos, podríem considerar que depassen la seva finalitat: la interoperabilitat, i que podrien
condicionar
la
potestat
d'autoorganització
de
cada
administració.
4
Tot aquesta normativa s'ha anat elaborant sota l'impuls de la Conferència Sectorial de l'Administració Pública, un ens de cooperació entre l'Administració de l'Estat i les de les comunitats autònomes en matèria d'administració electrònica. D'aquesta Conferència hi depèn el Comitè Sectorial d'Administració Electrònica, encarregat de dur a terme els acords adoptats per la Conferència. Aquest Comitè està adscrit al Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (MINHAP). Actualment, a través de l'aprovació de les Lleis 39/2015 de procediment administratiu comú de les administracions públiques i 40/2015 de règim jurídic del sector públic -que estableixen unes disposicions i calendaris per l'execució i entrada en vigor de les lleis molt més ben definits que amb l'anterior legislació-, el MINHAP ha renovat l'impuls de la seva tasca normativa. Així, s’estableix que del Comitè Sectorial d'Administració Electrònica hi depenen uns grups de treball per treballar diverses especialitats (Identitat
digital,
Telecomunicacions
integrades,
Interoperabilitat,
Intermediació i serveis, Seguretat, Reutilització i RISP, Planificació i Governança, etc.). Un d'aquests grups és el corresponent al ‘Document, expedient i arxiu electrònic’, un grup que al seu torn està compost per un seguit de subgrups que en breu termini iniciaran les seves tasques en matèries com és l’Arxiu electrònic únic, Línies estratègiques del document electrònic, Protocols de conservació, validesa i disponibilitat, Política de gestió documental per ens locals, Sistema d'Informació Administrativa local, Esquema d’estructures d'informació (metadades d'ingrés i transferència) i Manifest pel patrimoni del document electrònic. En aquest punt, i tenint en compte que aquesta normativa pot tenir un impacte directe en els centres del Sistema d'Arxius de Catalunya, la Direcció General d'Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni s'integrarà en les tasques de diversos subgrups i informarà al conjunt d'arxius del SAC.
5
NOTÍCIES Pla d’acció d’administració electrònica 2016-2020 La Comissió europea anuncia el Pla d’acció d’administració electrònica per als anys 2016-2020 el qual s’estructura en 7 principis bàsics, destaquen els següents: els serveis oferts per les administracions públiques han de ser preferentment digitals i s’han de prestar a través de la finestreta única; l’administració ha de garantir la reutilització interna de documents aportats pels ciutadans i empreses, així com permetre que puguin accedir a la documentació d’aquells processos administratius que els afecti i controlar, accedir i rectificar les seves dades personals; també ha d’ assegurar la protecció d’aquestes dades i la seva privacitat, per tal d’augmentar la confiança en els serveis electrònics que ofereix. Per a conèixer en més detall el pla d’actuació: https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/european-egovernmentaction-plan-2016-2020
Accés i ús digitals del patrimoni cultural europeu El
Consell
Europea
europeu
publica
les
de
la
Unió
conclusions
adoptades durant la seva sessió núm. 3471 (el 30 i 31 de maig) en relació a l’accés, la visibilitat i l’ús digital del patrimoni cultural europeu. Es fa especial èmfasi en la digitalització del patrimoni i la seva conservació i també en el paper que desenvolupa, en aquest sentit, el projecte Europeana. Per accedir a les conclusions: http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9643-2016INIT/es/pdf
6
Codi de conducta dels alts càrrecs i personal directiu El Govern de la Generalitat ha aprovat el ‘Codi de conducta dels alts càrrecs i personal directiu de l'Administració de la Generalitat i de les entitats del seu sector públic, i altres mesures en matèria de transparència, grups d'interès i ètica pública’. Destaquem d’aquest codi que conté uns principis i regles de conductes específics en matèria de gestió de documents públics, introduïdes a proposta del Departament de Cultura i que tenen la següent redacció: - (5.23) Complir la normativa en matèria de gestió de documents públics, especialment la relacionada amb la no destrucció de documents o informació pública en suport paper o en mitjà electrònic sense seguir els procediments i controls establerts normativament. -
(5.24)
No
endur-se'n
còpia
de
la
informació
i
de
la
documentació un cop hagi finalitzat el seu mandat. Podeu consultar el codi a: http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7148/1508607.pdf
Gestión documental en el Yucatán Per tal d’adequar-se a la Llei de Transparència i Accés a la Informació pública de l’Estat de Yucatán, el Consell General de l’Institut Electoral i de Participació Ciutadana (IEPAC) ha aprovat recentment el seu Quadre General de Classificació Arxivística. El document, elaborat per la Secretaria Executiva, obeeix a allò estipulat per la Llei Estatal publicada el passat maig de 2016. La seva funció principal és esdevenir una eina bàsica que permeti gestionar i conèixer els expedients agrupats en sèries i subsèries documentals mitjançant una referència
7
estructural que segueix l’establert per l’Arxiu General de l’Estat de Yucatán. Per consultar el nou Quadre de Classificació General i el Catàleg de Disposició Documental: http://www.yucatan.gob.mx/transparencia/ipo.php?id=13544
Norma Foral de transparencia de la Diputación de Bizkaia La diputació de Bizkaia ofereix una versió
de
la
Norma
foral
de
transparència que té com a finalitat explicar de forma didàctica, senzilla i amena la regulació vigent, aprovada per les Juntes generals de Bizkaia, en matèria
de
transparència.
Concretament, destaquem l’apartat dedicat a l’accés a la informació (Solicitar información pública), on s’especifica -entre altres qüestions- en quins casos hi ha accés lliure i en quins és restringit o quin és el procediment a seguir. Per accedir-hi: http://www.bizkaia.eus/gardentasuna/NormaForaldeTransparenciadeBiz kaia_CA/index.html#/20/
8
JORNADES VII Congreso de Archivos de Castilla y León. Innovación, participación y diversidad Ja es troben disponibles les actes del congrés realitzat el passat mes de maig a Segovia. Per accedir-hi: http://www.acal.es/index.php/actualidad/item/2033-publicadas-lasactas-de-cacyl
22nd Americas Conference on Information Systems Dates: De 11 a 13 d’agost de 2016 Lloc: San Diego (EEUU) Més informació: http://amcis2016.aisnet.org/index.php
Archives and Records Association, UK and Ireland Annual Conference: "Global Futures" Dates: De 31 d’agost a 2 de setembre de 2016 Lloc: Londres (Regne Unit) Més informació: http://www.archives.org.uk/ara-in-action/the-ara-conference.html
9
International Association of Sound and Audiovisual Archives (2016 IASA) Dates: De 24 de setembre a 1 d’octubre de 2016 Lloc: Washington, D.C. (EEUU) Més
informació:
http://www.iasa-web.org/notice_board/2016-iasa-
conference-registrationopen?utm_medium=twitter&utm_source=twitterfeed
10
PUBLICACIONS Dades personals i transparència en determinades actuacions dels ens locals El grup de treball de documents normalitzats -constituïts amb l'objectiu de col·laborar en matèria de transparència, accés a la informació pública i bon govern en el marc del món local - analitza en aquest document dictàmens, informes i/o resolucions emeses per l'Autoritat catalana de protecció de dades i la Comissió de garantia per a l'accés a la informació pública, entre d'altres. La finalitat és conèixer la seva interpretació, especialment, respecte a la difusió de les actuacions i de les actes, dels òrgans de govern. Per consultar el document: https://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/
Libros del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno,
en
col·laboració
amb
l’Instituto Nacional de Administración Pública, ofereix a la seva pàgina web dos llibres electrònics centrats en el dret d’accés a la informació pública. Aquestes publicacions són: Estudio comparado sobre normativa internacional en materia de derecho de acceso a la información pública i La normativa autónomica en materia de derecho de acceso a la información pública. Per consultar-los: http://consejodetransparencia.es/ct_Home/consejo/criterios_informes_c onsultas_documentacion/documentacion.html
11
Dos informes sobre els reptes de la gestió dels documents electrònics Els Arxius Nacionals d’Anglaterra potencien estratègies i iniciatives d’innovació tecnològica per tal de fer accessibles a llarg termini els documents nascuts digitals. En aquest marc d’investigació publiquen dos informes tècnics que tracten de donar més llum a una sèrie de desafiaments que la gestió i la preservació dels documents electrònics suposa per als professionals. El primer informe, titulat The digital landscape in government 2014-2015: business intelligence review, mostra la situació actual al Regne Unit, presentant un conjunt de reptes que cal resoldre a curt o mig termini pel que fa a la gestió de documents electrònics. El segon, The application of technology-assisted review to born-digital records transfer, Inquiries and beyond: research report, indica de quina manera la tecnologia pot contribuir a donar resposta a cadascun dels punts anteriors basant-se en investigacions actuals, en entrevistes a experts i posant a prova el software actual. Per accedir-hi: http://www.nationalarchives.gov.uk/informationmanagement/manage-information/policy-process/reviewing-digitalrecords-management-government/research/
12
ESTÀNDARDS Criteria for Managing Email Records in Compliance with the Managing Government Records Directive Al mes d’abril els NARA van publicar i enviar a tots les agències governamentals
un
memoràndum
pel
tractament
del
correus
electrònics en concordança amb la directiva Managing Government Records Directive (M-12-18) que obliga a totes les agències el 31 de desembre de 2016 han de tractar tots els correus electrònics de manera electrònica i per tant hauran d’estar arxivats en un sistema electrònic adequat. Aquest memoràndum amb els seus apèndixs ajuda a les diferents agències dels Estats Units a implementar un sistema eficient pel tractament dels correus electrònics, tant en els seu accés, tractament i avaluació. El que esta clar és que el tractament dels correus electrònics és un procés que anirà més enllà den guany i amb aquesta guia els NARA volen ajudar a les diferents agències en aquesta tasca. Per accedir al document: http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016email-mgmt-success-criteria.pdf
13
NORMATIVA Accés Al DOUE de 15 de juny de 2016 es publica la Directiva (UE) 2016/943 del parlament europeu i del consell de 8 de juny de 2016 relativa a la protecció dels coneixements tècnics i la informació empresarial no divulgada (secrets comercials) contra la seva obtenció, utilització i revelacions il·lícites. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.157.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :157:TOC Al DOUE de 30 de juny de 2016 es publica el Reglament d’execució (UE) 2016/1055 de la Comissió de 29 de juny de 2016 pel qual s’estableixen normes tècniques d’execució en relació amb les modalitats tècniques de la difusió pública adequada d’informació privilegiada i del retard de la difusió pública d’informació privilegiada de conformitat amb el Reglament (UE) núm. 596/2014 del
Parlament europeu i del Consell.
http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.173.01.0047.01.SPA&toc=OJ:L:2016 :173:TOC
Administració electrònica Al DOGC núm. 7133 de 2 de juny de 2016 es publica l’edicte de l’Ajuntament de Teià sobre l’aprovació definitiva de l'Ordenança municipal reguladora
de
l'administració
electrònica.
http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/ pdogc_resultats_fitxa/?action=fitxa&documentId=
14
730629&language=ca_ES Al BOP de Barcelona de 3 de juny de 2016 es publica l’anunci d’aprovació inicial del Reglament de creació i funcionament de la seu electrònica de l’Ajuntament d’Orpí. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201600922 8.pdf&1 Al DOGC núm. 7135 de 6 de juny de 2016 es publica l’edicte de l’Ajuntament de Sant Celoni sobre aprovació inicial de l’Ordenança d’administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=732513&language=ca_ES Al DOGC núm. 7139 de 10 de juny de 2016 es publica l’anunci de l’Ajuntament de Malla sobre informació pública de l'aprovació inicial de l'Ordenança reguladora de l'administració electrònica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=733405&language=ca_ES Al BOE núm. 144 de 15 de juny de 2016 es publica la Resolució de 24 de maig de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, per la qual es publica el Conveni de col·laboració amb la Comunidad de Castilla y León, per a la prestació mútua de solucions bàsiques d’administració electrònica. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5842 Al BOP de Lleida núm.116 de 17 de juny de 2016 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració electrònica de l’Ajuntament de l’Alt Àneu. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_116_4226
15
Al BOP de Lleida núm.116 de 17 de juny de 2016 es publica l’edicte d’aprovació definitiva de l’Ordenança reguladora de l’administració electrònica de l’Ajuntament de Torrefarrera. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_116_4312
Avaluació Al DOGC núm. 7133 de 2 de juny de 2016 es publica l’Ordre CLT/132/2016, de 24 de maig, per la qual s'aproven, es modifiquen i es deroguen taules d'accés i avaluació documental. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=730713&language=ca_ES Al DOGC núm. 7150 de 28 de juny de 2016 es publica la correcció d’errades a l'Ordre CLT/132/2016, de 24 de maig, per la qual s'aproven, es modifiquen i es deroguen taules d'accés i avaluació documental (DOGC núm. 7133, de 2.6.2016). http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=744240&language=ca_ES
Digitalització Al DOUE de 14 de juny de 2016 es publiquen les Conclusions del Consell sobre la funció d’Europeana en l’accés, la visibilitat i l’ús digital del patrimoni cultural europeu. http://eur-lex.europa.eu/legalcontent/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2016.212.01.0009.01.SPA&toc=OJ:C:201 6:212:TOC
16
Patrimoni documental Al BOE núm. 147 de 18 de juny de 2016 es publica la Llei 5/2016, de patrimoni cultural de Galícia. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5942
Reglament d’arxiu i SGD Al BOP de Girona núm. 112 de 13 de juny de 2016 es publica l’edicte d’aprovació del Reglament de l’Arxiu històric de Besalú. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/112/201611204868.pdf
Transparència Al DOGC núm. 7143 de 16 de juny de 2016 es publica la Resolució EXI/1471/2016, de 13 de juny, per la qual es designa l'òrgan departamental al qual s'atribueix la condició d'unitat d'informació en matèria de transparència i informació pública del Departament d'Afers i Relacions Institucionals i Exteriors i Transparència. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=743353&language=ca_ES Al BOP de Lleida núm. 122 de 28 de juny de 2016 es publica l’anunci d’aprovació definitiva del Reglament de Transparència i administració electrònica de l’Ajuntament de Sudanell. https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i d=2016_122_4485
17
LICITACIONS Administració electrònica Al BOP de Barcelona de 23 de juny de 2016 es publica l’anunci de contractació del servei d'implantació, manteniment i assistència tècnica i jurídica d'una plataforma integral d'administració electrònica de gestió dels expedients administratius de l’Ajuntament de Parets del Vallès. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201601088 3.pdf&1
Custòdia de documentació Al BOE núm. 152 de 24 de juny es publica l’anunci de licitació de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia, l’objecte del qual és el servei de custòdia, arxiu i gestió administrativa dels fons documentals generats pels òrgans judicials adscrits a la Gerencia Territorial de Órganos
Centrales.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-
2016-29397
Digitalització Al DOGC núm. 7140 de 13 de juny de 2016 es publica l’anunci pel qual es fa pública la licitació d'un contracte de digitalització de proves finals de l'Institut Obert de Catalunya. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=743049&language=ca_ES
18
Tractament de la documentació Al BOE núm. 141 de 11 de juny de 2016 es publica l’anunci de la Tesorería General de la Seguridad Social pel qual es publica la convocatòria de la licitació de l’expedient 2016/ADGT per a la contractació del servei de tractament, conversió d’arxiu
de
i
destrucció les
d’expedients
Direccions
Provincials
de
la
Tesorería
General.
http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-26695
19
http:// Projecte EURECA Aquest mes volem destacar el projecte EURECA i la seva web. El seu objectiu és permetre reutilitzar la informació sanitària mitjançant la vinculació dels sistemes d’informació de la recerca clínica (com són els assajos clínics) amb els sistemes d’historials clínics que es genera amb l’atenció mèdica diària. El nucli del projecte és, doncs, aconseguir la interoperabilitat semàntica entre aquests sistemes, gràcies a la qual es podran crear eines i programaris que milloraran l’àmbit sanitari. En el lloc web l’usuari pot trobar informació més detallada sobre EURECA, des de vídeos i notícies relacionades amb determinats aspectes del projecte -passant pels patrocinadors o partners-, fins el Resource Centre, on es recullen tots aquells recursos que es creen en aquest marc, informes o newsletters. http://eurecaproject.eu/
20
BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) és una publicació de caràcter mensual, editada per la Subdirecció General d’arxius i Museus. Entre d’altres matèries vinculades amb la gestió documental i la innovació tecnològica, l’ITGD ofereix tot un seguit de continguts relatius a: -
La gestió de documents electrònics i la seva seguretat i preservació
-
L’administració electrònica i els seus serveis i tràmits electrònics i aplicacions informàtiques que la fan possible
-
Els diferents processos associats a la gestió de documents
-
L’accés als documents i a aspectes relatius a la llibertat d’informació i a la transparència administrativa que se’n deriva, etc.
Als diversos apartats d’aquest butlletí s’ofereix també un recull normatiu sobre la legislació específica; notícies i articles d’actualitat; activitats, adreces d’interès, etc. A més, l’ITGD dedica un editorial a analitzar i comentar aspectes rellevants per als professionals del sector. El Butlletí ITGD està disponible en català i en castellà i es transmet de forma gratuïta per correu electrònic a tothom qui ho demani. També es pot consultar via web.
21
QUI SOM? La Subdirecció General d’Arxius i Museus, pel que fa al Sistema d’Arxius
de
Catalunya,
exerceix
entre
altres
les
següents
competències: -
Coordinar l’elaboració i execució de la planificació operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en l’àmbit d’arxiu i gestió documental
-
Coordinar el Sistema d’Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals i els Arxius centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar i coordinar projectes de gestió de documents relacionats amb l’aplicació de les tecnologies de la informació i la comunicació.
22
SUBSCRIPTORS Si estàs interessat en rebre aquest butlletí, omple el breu formulari que trobaràs al següent enllaç: https://docs.google.com/forms/d/1EJIdKDyU tAYhycfEoqiF2geK8sutEWCgnMHvOgMBLo/viewform?c=0&w=1 Per a qualsevol modificació de les teves dades o per donar-te de baixa, pots adreçar-te a la bústia del Butlletí: Itgd.cultura@gencat.cat
DADES I PRIVACITAT Aquesta tramesa s’ha efectuat perquè les teves dades de contacte són en un fitxer automatitzat del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya. D’acord amb les disposicions de la Llei orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal, pots exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició adreçantte a la Subdirecció General d’arxius i Museus, al carrer Portaferrissa núm. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mitjançant l’adreça de correu electrònic: itgd.cultura@gencat.cat
23
24