Innovaciรณn tecnolรณgica y gestiรณn documental
SEPTIEMBRE 2016 I Nยบ 120
04
Editorial
07
Noticias
10
Jornadas
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SUMARIO 11
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16
19
Publicaciones
Normativa
Estรกndares
Licitaciones
21
http://
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EDITORIAL Notas sobre el Congreso Internacional archivos 2016 Entre los días 5 a 10 de septiembre de 2016 tuvo lugar el Congreso Internacional de Archivos en la ciudad de Seúl (Corea del Sur) un acontecimiento que se celebra cada 4 años y que suele mostrar cuáles son las tendencias o temas que más preocupan a la profesión. En este editorial trataremos de compartir esta información siempre teniendo en cuenta que la misma magnitud del Congreso con casi 2000 personas asistentes de 190 países y poco más de 200 ponencias hace muy difícil trasladar una visión general. Desde nuestro punto de vista la principal novedad del congreso fue la presentación del borrador de la norma Records in Context. A conceptual Model for Archival Description (RiC-CM). Esta norma tiene como objetivo permitir una más completa descripción de los contextos y de la procedencia de los documentos. Quiere aprovechar las oportunidades que ofrecen las nuevas y emergentes TI en el campo de los archivos. RiC presenta como novedades que supera la descripción multinivel y se amplía a una noción de descripción multidimensional y también que identifica la agrupación documental (Record setI como una
entidad
diferenciada
de
documento.
Asimismo
se
está
desarrollando una ontología que será útil para ofrecer datos a la Web semántica como ya están haciendo las bibliotecas o los museos. RiC es una norma a tener muy en cuenta ya que representará un gran impacto ya sustituirá las 4 normas sobre descripción existentes y,
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consecuentemente puede afectar a normas cómo NEDA o NODAC. Está a consulta pública hasta el próximo día 31 de diciembre de 2016. http://www.ica.org/egad-ric-conceptual-model-ric-cm-01pdf
También tuvo una fuerte presencia entre las ponencias del congreso la nueva versión del estándar ISO 15489. Esencialmente esta fue presentada y promovida por los archivistas/eras australianos. Se destacó la importancia que alcanza el análisis y la valoración documental en esta nueva versión y se remarcaron las diferencias con la norma MSRISO 30300. De hecho creo que hubo pocas referencias a MSR-ISO 30300 salvo las que hicieron los representantes de los archivos del Gobierno y de instituciones de Corea. Es destacable el interés que los archivos de Corea prestan a la normalización y certificación en el ámbito de la gestión documental, por ejemplo la estándar ISO/TR 17068:2012 Información y documentación. Repositorio de tercero de confianza para documentos electrónicos fue impulsado desde Corea y también tienen práctica en la certificación de sistemas de gestión documental liderado por el Archivo Nacional de Corea. De hecho el que el más destaca es la total imbricación de la gestión de documentos electrónicos con las estrategias de gobierno electrónico. Esta política, que tiene como objetivo ser líderes mundiales en e-gov, los lleva a establecer convenios en esta materia con muchos estados de Asia, África sub-saharaui y América latín en las que ofrecen sus soluciones tecnológicas (aplicaciones aduanas, pasaportes etc.). http://www.archives.go.kr/english/main/technology_01.html
Con respecto a la representación de la archivística catalana, la Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio presentó la ponencia "El proyecto ARISTA: el archivo electrónico del gobierno de Cataluña”.
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http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documen tal/00_actualitat/Conclusions_congres_ICA_Corea/2016-ICA-ARESTA.pdf La ponencia tenía lugar en la línea Gestión documental en la época digital y se presentó en la sesión “gestionando información de los documento”. Esta sesión se fue conducida por Joan Boadas y se compartió con las ponencias “La fuerza del original. Rendición de cuentas, lucha contra la corrupción y justicia social en Cataluña” presentada por Joan Soler presidente de la Asociación de Archivistas – Gestores de Documentos de Cataluña y la participación de Pilar Reverter de l'Arxiu Nacional de Cataluña en la mesa redonda sobre los conflictos bélicos vistos desde los dos lados de la frontera. Como es habitual el congreso ofrece unas conclusiones que recogen los temas debatidos que podéis consultar a: http://www.ica.org/en/archives-harmony-and-friendship-sustaining-spiritseoul. Desgraciadamente en la Web del Congreso no se ofrecen las ponencias presentadas. http://www.ica.org/es/node/16290
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NOTICIAS Modelo de Cuadro de Clasificación para la Documentación Municipal Este mes la Dirección General de Archivos Bibliotecas Museos y Patrimonio publica la versión definitiva del modelo de cuadro de clasificación, que ya se encuentra a la disposición de todos aquellos ayuntamientos que estén interesados en consultar, adoptar y aplicar este modelo. Este consta de dos instrumentos el cuadro de clasificación, propiamente dicho, formado por tres niveles y el catálogo de procesos/series, al cual se asocian las políticas de disposición y acceso. Para más información: http://cultura.gencat.cat/ca/detall/Noticies/Noticia_QdCM_definitiu
Identificador de escritura manual Los Archivos Nacionales de Finlandia anuncian el uso de tecnología que permite identificar la escritura manual, denominada Recognition and Enrichment of Archival Documents (READ). Después de digitalizar millones de documentos escritos a mano, introducirá 500 de estos documentos en un programa informático (Transkribus ) que servirá para realizar pruebas y conseguir el reconocimiento informático de los textos escritos manualmente. Para más información: http://read.transkribus.eu/2016/06/14/national-archives-finland-takesfirst-steps-towards-handwritten-text-recognition/ O bien: http://www.arkisto.fi/en/the-national-archives-service/projects/read-3
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Documento de mínimos para archivos estatales Este mes de agosto el Council of State Archivist (CoSA) ha aprobado el documento Developing and Maintaining a Strong State Archives) que identifica los criterios mínimos para poder crear y mantener unos archivos estatales suficientemente robustos, ya que los archivos tienen un rol fundamental en la efectividad y la transparencia del gobierno. Los archivos estatales aseguran la preservación de la documentación que muestra las funciones y las acciones gubernamentales y, por lo tanto, protegen los derechos de los ciudadanos, aseguran la transparencia y proporcionan las evidencias del pasado para ayudar en la toma de decisiones del gobierno y en los intereses de los ciudadanos Así mismo, el Council of the State
Archivist
(CoSA)
celebra el 10 de octubre el ‘Electronic Records Day’ y, por eso, en su portal de ’State Electronics Records Initiative’ ofrece un espacio dedicado a este día con una serie de materiales promocionales con notas, trípticos etc., para una mayor comprensión de la necesidad de trabajar en un entorno electrónico, así como, diversas formas para poder participar en esta celebración. Para más información: https://www.statearchivists.org/programs/stateelectronic-records-initiative/
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Marco para el control de calidad de metadatos en Europeana En el marco de Europeana se crea el Comité de Calidad de los datos que tiene por objetivo establecer una metodología que parte de la hipótesis que es posible medir la calidad de los datos a través de herramientas informáticas. Uno de los primeros resultados de este Comité es el que ha desarrollado Péter Király en el proyecto “A metadata Quality Assurance Framework”. Su objetivo es establecer una metodología que valore los registros existentes y los nuevos datos entrantes, y compararlos con los requisitos de calidad, así como facilitar consejos y sugerencias a los creadores de datos utilizando indicadores de calidad. https://hispanapro.wordpress.com/2016/09/21/marco-parael-control-de-calidad-de-los-metadatos-eneuropeana/?utm_content=buffer8e1e5&utm_medium=social&utm_sour ce=twitter.com&utm_campaign=buffer
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JORNADES Seminario “el rol de los archivos en la nueva institucionalidad cultural” Fechas: 20 y 21de octubre de 2016 Lugar: Miraflores (Chile) Más información: http://www.archivonacional.cl/616/w3article-65288.html
Jornadas Archivando Fechas: 10 y 11 de noviembre de 2016 Lugar: León (España) Más información: https://archivofsierrapambley.wordpress.com/
10th International Conference on Metadata and Semantics Research (MTSR 16) Fechas: De 22 a 25 de noviembre de 2016 Lugar: Roma (Italia) Más información: http://www.mtsr-conf.org/
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PUBLICACIONS Réussir la révolution numérique: Des réseaux, des services et des données au profit des citoyens, des services publics et de l’économie La
Féderation
nationale
des
collectivités
concédantes et régies (FNCCR) publica este libro blanco, una síntesis de propuestas de éxito de la revolución digital. Entre estas propuestas se incluye
la
creación
de
un
establecimiento
público administrativo, una instancia de gobierno nacional y la coordinación de la tecnología digital, dotación presupuestaria para la Sociedad digital, etc. Para acceder: http://www.fnccr.asso.fr/wp-content/uploads/2016/06/
¡Digitalíza-t! Para facilitar el cumplimiento de las nuevas obligaciones establecidas en las leyes 39/2015, de 1 de octubre,
del
Administrativo
Procedimiento Común
de
las
Administraciones Públicas y 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público por parte de las entidades locales, el gobierno del estado publica la guía ¡Digitalíza-t! Su objetivo es explicar las
novedades
en
materia
de
administración
electrónica
y
la
transformación tanto del procedimiento administrativo como de las relaciones entre administraciones y con la ciudadanía. Para acceder al documento: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/
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Mentiras de la transparencia La Revista catalana de dret públic, a través del artículo Mentiras de la transparencia, valora las prácticas de las administraciones públicas en materia de transparencia, centrando su atención en los cambios derivados de la nueva normativa, en sus implicaciones y en las tareas que
se
están
llevando
a
cabo
en
este
sentido.
Entre
otras
consideraciones, destaca que hasta ahora en todas las iniciativas de este tipo prevalece la cantidad de la información publicada por encima de su relevancia o la inmediatez de la conectividad sobre la madurez conceptual. Para acceder al artículo: https://eapc-rcdp.blog.gencat.cat/2016/06/01/mentiras-de-latransparencia-mentiras-de-la-transparencia/
Implementation Guidance for Executive Order 13707: Using Behavioral Science Insights tono Better Serve the American People La Executive Office del presidente de los Estados Unidos publica esta guía dedicada a identificar las oportunidades que ofrecen las ciencias del comportamiento para mejorar las políticas y los programas del Gobierno Federal de los Estados Unidos. Esta guía de implementación se estructura en cuatro aspectos claves: 1- Determinar el acceso a los programas, 2- Presentar la información al público, 3- Estructurar las opciones en los programas y 4- Diseñar los incentivos. La investigación en las ciencias del comportamiento demuestra como la comprensión de la información no sólo depende de la calidad de la información, sino también de la forma cómo se presenta. https://www.whitehouse.gov/sites/whitehouse.gov/files/images/EO%201 3707%20Implementation%20Guidance.pdf
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ESTÁNDARES Lista de códigos productores de los Departamentos, entes y organismos del sector público de la Generalitat de Catalunya y codificación de unidades orgánicas La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni de la Departament de Cultura publica un nuevo instrumento técnico en el marco del Protocol de gestió documental i arxiu. Se trata de una lista que identifica los departamentos, entes y organismos de la Generalitat asociándoles una codificación específica, de manera que en un entorno
de
administración
electrónica
se
pueda
identificar
unívocamente el productor de la documentación. Per acceder al instrumento: http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documen tal/07_marc_normatiu/legislacio_de_catalunya/instruccions_GD/llista_co dis_productors/Instruccio-1_2016_Codificacio-Generalitat_Annex.pdfURL I a su correspondiente Instrucción 1/2016 de 21 de septiembre: http://cultura.gencat.cat/web/.content/dgpc/arxius_i_gestio_documen tal/07_marc_normatiu/legislacio_de_catalunya/instruccions_GD/llista_co dis_productors/Instruccio-1_2016_codis-productors.pdf
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Esquema de Metadatos para la Gestión del Documento Electrónico (e-EMGDE) v2.0 Ya se encuentra disponible la nueva versión del esquema de metadatos
de
documental,
un
gestión instrumento
creado en el contexto de las Normas Técnicas de Interoperabilidad y que define la incorporación y gestión de los metadatos de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida. Con respecto a la Generalitat de Catalunya, el Esquema de Metadatos e-SIGeDA está en proceso de revisión para adaptarse a los cambios de esta nueva versión. Para acceder al documento: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/do cumentos/Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/Esquema_de_metad atos_e-EMGDE-Publicacion_oficial-2012/Esquema_Metadatos_eEMGDE_2016.pdf
Records in context. A conceptual Model for Archival Description El
grupo
de
expertos
en
descripción
archivística
del
Consejo
Internacional de Archivos publica el borrador del estándar “Records in context. A conceptual Model for Archival Description”. Cuando se complete la norma constará de dos partes: un modelo conceptual para la descripción (RiC-CM) y una ontología (RiC-O). Este borrador integra los contenidos de los estándares siguientes: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH. El plazo de consulta pública finaliza el 31de diciembre de 2016. Podéis consultar el borrador al enlace siguiente: http://www.ica.org/egad-ric-conceptual-model-ric-cm-01pdf
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Se acuerda el estándar XML base.xsd que regula el documento judicial El Grupo de Trabajo de Bases de Interoperabilidad y Seguridad del Comité Técnico Estatal de la Administración Judicial Electrónica (CTEAJE) ha aprobado el formato normalizado XML base.xsd para el documento judicial. Los cambios en las leyes procesales y la misma Ley orgánica del poder judicial hacen necesarios sistemas de intercambio de información entre sistemas de gestión procesal. El acuerdo de esta versión como estándar de XML base.xsd comporta revisar a las Guías de Interoperabilidad y Seguridad (GIS) del Expediente Judicial Electrónico y de Documento Judicial Electrónico. Para más información: https://inza.wordpress.com/2016/09/20/se-concluye-el-estandar-xmlbase-xsd-que-regula-el-documento-judicial/
En el BOE núm. 218 de 9 de septiembre de 2016 se publica la Resolución de 5 de septiembre de 2016, de la Dirección General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa, por la que se someten a información pública los proyectos de norma UNE que la Asociación Española de Normalización y Certificación tiene en tramitación, correspondientes al mes de julio de 2016. Concretamente, la norma PNE-ISO 15489Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Conceptos y principios. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8338
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NORMATIVA Acceso En el DOGC 7216 de 29 de septiembre de 2016 se publica la Resolución PRE/2178/2016, de 23 de septiembre, por la que se da publicidad al Convenio de colaboración entre la Universidad de Barcelona y la Entidad Autónoma del Diario Oficial y de Publicaciones, para la mejora del acceso y la reutilización de la información publicada por la Entidad a través del Portal del DOGC y el Portal Jurídico de Cataluña. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=755041&language=ca_ES
Administración electrónica En el DOGC núm. 7196 de 1 de septiembre de 2016 se publica la Orden PRE/226/2016, de 29 de agosto, por la que se regulan los aspectos técnicos y organizativos del proceso de registro previo en el fichero Sede electrónica de la Administración de la Generalitat
de
Catalunya
necesario
para
los
sistemas de identificación y firma basados en claves concertadas. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=752375&language=ca_E En el DOGC núm. 7203 de 12 de septiembre de 2016 se publica el anuncio del Ayuntamiento de Sant Celoni sobre aprobación definitiva del texto de la Ordenanza de administración electrónica. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=753364&language=ca_ES
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En el BOP de Barcelona de 20 de septiembre de 2016 se publica el anuncio de contratación de la solución integral como único servicio del depósito digital para documentos de la Àrea de Cultura de la Diputació de Barcelona. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&09/02201601623 8.pdf&1 En el BOP de Girona núm.185 de 27 de septiembre de 2016 se publica el edicto de aprobación inicial de la Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Sant Jordi Desvalls. https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/185/201618507949.pdf
Evaluación En el BOE núm. 217 de 8 de septiembre de 2016 se publica la Resolución de 29 de julio de 2016, de la Subsecretaría Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, por la que se aprueba la eliminación y la conservación permanente de series documentales custodiadas en el Archivo General de la Administración, así como la eliminación de series conservadas en los Archivos Históricos Provinciales de Murcia, Málaga y Cádiz, y de varias series comunes en la Administración General del Estado. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8291 En el BOE núm. 222 de 14 de septiembre de 2016 se publica la Resolución de 27 de julio de 2016, conjunta de la Secretaría de Estado de Seguridad y de la Subsecretaría del Ministerio del Interior, por la que se aprueban, revisan y actualizan las normas de conservación y se autoriza la eliminación de series documentales del departamento. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8413
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En el BOE núm. 231 de 24 de septiembre de 2016 se publica la Resolución de 19 de julio de 2016, de la Subsecretaría del Ministerio de Economía y Competitividad, por la que se autoriza la eliminación de determinadas series documentales relativas a gestión económica de gastos y de contratación. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-8767
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LICITACIONS Administración electrónica En el BOE núm. 231 de 24 de septiembre de 2016 se publica el anuncio de licitación de la Diputación Provincial de Valencia del servicio de implantación y suscripción
de
una
plataforma
de
administración electrónica para las entidades locales. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-44801 En el BOP de Barcelona de 27 de septiembre de 2016 se publica el anuncio de licitación de un contrato de servicios de consultoría e implantación de la Administración electrónica del Ayuntamiento de Vilassar de Mar. https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&09/02201601638 0.pdf&1
Digitalización En el BOE núm. 230 de 23 de septiembre de 2016 se publica el anuncio de licitación de la Comisión Nacional del Mercado de Valores del servicio de recepción, preparación para el reparto, escaneado y archivo de la documentación recibida en la Comisión Nacional del Mercado de Valores. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-44045
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Recogida y destrucción de documentación En el DOGC núm. 7201 de 8 de septiembre de 2016 se publica la Resolución del Consorcio Sanitario Integral sobre la licitación para la contratación del servicio de recogida y destrucción de documentación confidencial en los centros del consorcio. http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa /?action=fitxa&documentId=752842&language=ca_ES En el BOE núm. 219 de 10 de septiembre de 2016 se publica el anuncio de la Diputación Foral de Álava, de licitación para contratar la prestación del servicio de empaquetado, depósito, custodia, consulta y destrucción de la documentación de los archivos de la Dirección de Hacienda. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-41523
Servicio de Archivo En el BOE núm. 233 de 27 de septiembre de 2016 se publica la Resolución de la Gerencia de Atención Integrada de Albacete por la que se hace pública la convocatoria de licitación para el servicio de Archivo de Documentación Clínica. http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-45509
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http:// Code for Spain Este mes destacamos la página web dedicada a la iniciativa Code for Spain, que sigue el ejemplo de otros países, como Estados Unidos o el Reino Unido en materia de datos abiertos. Su objetivo es liberar datos públicos en un formato estándar y fácilmente accesible que contribuya a fomentar el acceso y la reutilización de la información pública. Este sitio web ofrece un repositorio de datos abiertos que engloba buenas prácticas o casos de éxito con el objetivo de aprovechar el potencial que aporta la tecnología para mejorar la gestión de nuestras ciudades y comunidades. También se puede acceder a un espacio orientado a compartir proyectos que se están llevando a cabo actualmente o en un futuro. http://www.codeforspain.org/
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BUTLLETÍ ITGD El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una publicación de carácter mensual, editada por la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni. Entre otras materias vinculadas con la gestión documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de contenidos relativos a: -
La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y preservación
-
La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos y aplicaciones informáticas que la hacen posible
-
Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos
-
El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.
En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los profesionales del sector. El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida. También se puede consultar vía web.
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¿QUIÉNES SOMOS? La Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni, en relación al Sistema d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes competencias: -
Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental
-
Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de Catalunya
-
Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos relacionados con la aplicación de las tecnologías de la información y la comunicación.
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SUSCRIPTORES Si estás interesado en recibir este boletín, rellena el breve formulario que encontrarás en el siguiente enlace: https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8 VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed it?usp=forms_home Para cualquier modificación de tus datos o para darte de baja, puedes dirigirte al buzón del Butlletí ITGD: Itgd.cultura@gencat.cat
DATOS Y PRIVACIDAD Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter
personal,
puedes
ejercer
los
derechos
de
acceso,
rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja), 08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico: itgd.cultura@gencat.cat
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