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UNIDAD 4 – Mejorar el documento Las herramientas de Word ayudan a mejorar y a realizar los documentos. Esta ayuda nos la ofrecen muchas de las herramientas vistas hasta ahora pero también existen muchas otras como estilos, índices, sangrías, corrector ortográfico, sinónimos, etc.
4.1. Estilos Crear, aplicar y eliminar estilos Un estilo es un conjunto de formatos a los que identificamos con un nombre. Contienen características de tipo de formato que pueden afectar a caracteres, párrafos y páginas, tanto en tamaño, color, márgenes, alineación, etc. Con los estilos podemos aplicar un tipo de formato con una única acción a todo un bloque de texto o página. Word tiene predefinidos unos estilos, pero también se pueden crear unos nuevos. Al crear un documento nuevo, Word aplica a todos los párrafos que se escriban, un estilo que se tiene por defecto que es el estilo NORMAL. Para seleccionar un estilo diferente al predeterminado tienes las siguientes opciones: Seleccionar la pestaña Inicio y la sección Estilos donde aparecen los estilos predeterminados más utilizados:
Para ver todos los estilos que están en esa sección utiliza los botones situados a la derecha: Si utilizamos el botón de acceso al cuadro de diálogo de la sección aparecerán más estilos:
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Para aplicar un estilo solo debes seleccionar el texto que quieres modificar y después hacer clic en el estilo elegido. También podemos cambiar el conjunto de estilos, colores y fuentes haciendo clic sobre el botón Cambiar estilos. Si seleccionamos Conjunto de estilos se nos mostrarán varios de ellos:
Si quieres borrar el nuevo formato y volver al formato predeterminado utiliza el botón de la herramienta estilos
y selecciona Borrar formato:
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Actividad guiada 31 Al final de la última página del documento word1 escribir tres párrafos y aplicar a cada uno de los párrafos un estilo distinto. A continuación quitar los estilos aplicados a los párrafos escritos. 1 - Arranca Word, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007. 2 - Abre el archivo documento word1, Botón de Office > Abrir ó Barra de acceso rápido > Abrir > buscar y seleccionar word1 > Abrir. 3 - Coloca el cursor al final de la página 6 y escribe el siguiente texto: Los nombres de los subdominios son generalmente arbitrarios y dependen de los administradores de las redes locales. Los dominios principales constan de dos letras que indican el país al que pertenece el ordenador. A continuación se ofrecen algunos ejemplos de dominios principales: Alemania (de), Italia (it), España (es). 4 - Una vez escritos los tres párrafos, haz que cada párrafo tenga un estilo determinado. Coloca el cursor en el primer párrafo (Los nombres……redes locales).
5 - Pulsa sobre la herramienta Título1
de la sección Estilos.
El primer párrafo ha adquirido el estilo tipo “Título 1”. 6 - Coloca el cursor en el segundo párrafo y selecciona el estilo Título 2. El segundo párrafo ha adquirido el estilo tipo “Título 2”. 7 - Coloca el cursor en el tercer párrafo y selecciona el estilo Título 3. Adquiriendo el tercer párrafo el estilo tipo “Título 3”.
Observa que cada párrafo tiene un tamaño de letra distinta y un formato de negrita yo cursiva. Observa que los párrafos vuelven a adquirir el formato inicial. 9 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón
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4.1.1 Crear un nuevo estilo a partir del formato Para crear un nuevo estilo seleccionamos la pestaña Inicio y el botón que abre el cuadro de diálogo de la sección Estilos
y en el botón situado al final de la lista de estilos y tendremos el siguiente cuadro de diálogo para configurar el nuevo estilo que modificará el formato que habíamos elegido hasta ahora:
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Actividad guiada 32 Crear un nuevo estilo llamado “demostración”, cuyo formato sea: letra Courier New, tamaño 14, negrita, cursiva y subrayado. Comprobar que el texto adquiere el estilo creado. A continuación eliminar el estilo creado. 1 - Coloca el cursor al final de la página 6 del documento word1 y escribir la siguiente frase: Podemos dotar al texto el estilo que queramos, modificando el formato. 2 - Una vez escrita la frase, sitúa el cursor en cualquier lugar de la línea del texto escrito. 3 - Pincha sobre el botón de la sección Estilos para que aparezca en el panel de tareas el cuadro de estilos y formato. 4 - Pincha sobre el botón Nuevo estilo y en el cuadro de diálogo, coloca como nombre “Demostración”, letra Courier New, tamaño 14, negrita, cursiva y subrayado. Como se muestra en la siguiente figura:
5 - Clic en Aceptar.
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6 - Comprueba que ahora aparece también el estilo creado (Demostración).
7 - Haz un clic sobre el estilo Demostración y comprobar que el texto adquiere el formato especificado anteriormente.
8 - Para eliminar el estilo “demostración” que se ha creado, en el panel de tareas estilos y formato, sitúa el puntero del ratón sobre “Demostración” y haz un clic en la flecha situada a la derecha
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9 – Selecciona eliminar en las opciones que aparecen. 10 - Confirmarlo pulsando sí, en el cuadro posterior. 11 - Comprueba que no aparece ahora dicho estilo en la lista. 12 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón
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4.2. Índices En un documento de muchas páginas cuyos títulos de los apartados o capítulos se han escrito con un tipo de estilo determinado, como se ha visto en el apartado anterior, podemos hacer que Word cree automáticamente un índice del documento. Podemos añadir un índice automáticamente a nuestro documento, si previamente se han insertado estilos de título, apareciendo en el índice el texto de los títulos insertados y el número de página correspondiente. Por este motivo, es imprescindible introducir distintos estilos para establecer diferencias entre los niveles de los apartados. Este índice estará jerarquizado según esté estructurado el documento, con un estilo aplicado a cada título de los capítulos o apartados y con otro estilo en los
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subcapítulos para que aparezcan en el índice, (por ejemplo “título 1” será el capítulo y “título 2” será el subcapítulo). Para insertar un índice hay que seleccionar la pestaña Referencias > Tabla de contenido y podremos elegir entre varias tablas automáticas o insertar una nueva tabla de contenido:
Cuando se quiera actualizar un índice porque se ha ampliado o modificado el documento (introduciendo estilos a los nuevos apartados), se debe colocar el cursor en cualquier lugar del índice, clic con el botón derecho del ratón y en el menú contextual, seleccionar “Actualizar campos”.
Actividad guiada 33 Crear un índice al principio del documento word1 cuyo contenido sean las primeras frases de las páginas 1, 2, 3, 5 y 6. 1 – Para crear el índice lo primero que hay que hacer es establecer un estilo de tipo “Título 1” a las primeras frases de las páginas 1, 2, 3, 5 y 6. Para ello coloca el cursor en cualquier lugar de la primera frase de la página 1 y pulsar Referencias > Tabla de contenido > Adquiriendo la frase el estilo tipo “Título 1”.
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2 – En las primeras frases de las páginas 2, 3, 5 y 6, hacer lo mismo que en apartado anterior. 3 – Coloca el cursor al principio de la primera página e inserta una salto de página para crear una primera página en blanco donde estará el índice. 4 – Coloca el cursor al principio de la primera página que se ha creado y selecciona Referencias > Tabla de contenido > Botón Tabla de contenido, apareciendo la siguiente ventana.
Dejarlo como aparece en la figura (con la configuración por defecto) y clic en Aceptar. 5 – Observa que se ha insertado el índice del documento con la paginación ya que los títulos de los apartados estaban escritos con estilo Título 1 lo cual ha servido para hacer la estructura del índice.
6 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón
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4.3. Añadir contraseña a un documento Office ofrece la posibilidad de guardar con contraseña los documentos creados para así restringir su acceso yo modificación a personas ajenas. Cuando se quiera guardar un documento con contraseña para que solamente se pueda abrir, modificar o añadir datos conociendo esa contraseña, se deben seguir los siguientes pasos. Ir a Botón de Office > Preparar > Cifrar documento. Se abre el siguiente cuadro de diálogo en el que introduciremos la contraseña
Una vez introducida se nos pedirá confirmarla con el siguiente cuadro:
Y por último, pulsar la tecla Aceptar y se guardará el Archivo con las contraseñas. Actividad guiada 34 Al archivo word2 establecerle una contraseña de apertura y una contraseña de escritura. 1 – Abre el archivo word2, Botón de Office > Abrir > buscar y seleccionar word2 > Abrir. 2 – Una vez abierto word2 selecciona Botón de Office > Preparar > Cifrar documento 3 – En el cuadro “cifrar documento" introduce la contraseña 12345. > Aceptar. 4 – Vuelve a escribir la misma contraseña en la ventana de “Confirmar contraseña” > Aceptar.
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5 – Cerrar (Botón de Office > Cerrar) y abrir (Botón de Office > Abrir) de nuevo el documento word2 y comprobar que si no se introducen correctamente las contraseñas, no se puede abrir el archivo, ni cambiar su contenido si se quiere guardar con el mismo nombre. 7 – Cerrar el documento word2 (Botón de Office > Cerrar).
4.4. Sangrías. Utilización de la regla Sangrar un párrafo consiste en introducir un espacio en sus márgenes. Las sangrías que se encuentran en los párrafos, son espacios que se introducen entre los bordes de un párrafo y los márgenes izquierdo o derecho (o incluso en ambos) del documento. Se puede decir que las sangrías actúan como margen específico de cada párrafo. Existen cuatro tipos de sangría: Sangría izquierda. Permite colocar espacio entre el borde de párrafo y el margen izquierdo.
Sangría de primera línea. Desplaza hacia la derecha la primera línea de párrafo, y el resto de líneas del mismo párrafo, continúa igual.
Sangría derecha. Separa el párrafo del margen derecho.
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Sangría francesa. Con esta sangría, la primera línea del párrafo no se desplaza y el resto de líneas se colocan más a la derecha.
Para introducir sangrías, se puede hacer de dos formas: Se puede sangrar utilizando la regla que aparece en la parte superior de la ventana, la cual se puede hacer que esté o no visible, seleccionando la pestaña Vista > Mosrar u ocultar > Regla. O utilizando el botón de acceso directo situado en la parte superior derecha del área de trabajo sobre la barra de desplazamiento vertical .Para ocultar la regla volvemos a pinchar sobre el mismo botón.
Sangría francesa
Sangría de primera línea
Sangría izquierda
Sangría derecha
Para cambiar la sangría de un párrafo, hay que situar el cursor en el párrafo (o seleccionar los párrafos a sangrar) y desplazar los marcadores de la regla ; se visualizará una línea de puntos vertical sobre el documento para ayudarnos a fijar la posición. Seleccionar el texto (o colocar el cursor en el párrafo a sangrar) e ir a la pestaña Inicio > Párrafo > cuadro de diálogo Sangría y espacio.
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y aparecerá el cuadro de diálogo.
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En esta parte, seleccionar la distancia de la sangría derecha yo izquierda
Si se quiere introducir sangría francesa o de primera línea, seleccionarlo en el apartado “Especial” y en el cuadro siguiente, colocar la distancia al margen: También se puede introducir sangría pulsando el botón (de la barra de herramientas formato)
para aumentar sangría y el botón
para reducirla.
Actividad guiada 35 Escribir cuatro párrafos. Al primer párrafo aplicarle una sangría izquierda, al segundo párrafo una sangría de primera línea, al tercer párrafo una sangría derecha y al cuarto párrafo una sangría francesa. 1 – Coloca el cursor al final de la página 7 del documento word1 e insertar un salto de página (Insertar > Páginas > Salto de página). 2 – En la nueva página 8 escribe los siguientes cuatro párrafos con alineación justificada:
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La Web son documentos que se ven en la pantalla del ordenador gracias a un programa especial llamado navegador. Las Web son documentos formados por páginas multimedia, en ellas hay textos, imágenes, gráficos, música, sonido y vídeo. Además la Web es un libro que no se lee como los de papel en el que después de una página se va a la siguiente. La Web es como una gran telaraña en que las páginas se conectan casi todas entre sí y para pasar de una a otra se hace por el interés del lector. Cada página tiene referencia a otras, y es el lector según el tema que le interesa el que decide a dónde ir. Esta estructura de libro temático se llama hipertexto. El hipertexto de la Web está distribuido por todo el mundo, por todo Internet. Todo usuario de Internet puede tener su propia página al igual que las grandes empresas. La web proporciona una interfaz gráfica por la que es fácil desplazarse para buscar documentos en Internet. Estos documentos, así como los vínculos entre ellos, componen una red de información. 3 – Para aplicar al primer párrafo una sangría izquierda. Coloca el cursor en cualquier lugar del primer párrafo, hacer un clic sobre sangría izquierda (ver la figura anterior de las sangrías en la regla) y sin soltar, arrastrar hasta la posición 3 de la regla y soltar el botón.
4 – Segundo párrafo, sangría de primera línea. Coloca el cursor en el segundo párrafo, haz un clic sobre sangría de primera línea y sin soltar, arrastra hasta la posición 2 de la regla y soltar.
5 – Tercer párrafo, sangría derecha. Coloca el cursor en el tercer párrafo, haz un clic sobre sangría derecha (en la parte derecha de la regla), y sin soltar, arrastra hasta la posición 13 de la regla y soltar el botón.
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6 – Cuarto párrafo, sangría francesa. Coloca el cursor en el cuarto párrafo, hacer un clic sobre regla y soltar.
sangría francesa y sin soltar, arrastra hasta la posición 2 de la
7 – El documento debe quedar así:
8 – Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
4.5. Corrector ortográfico El corrector ortográfico y gramatical revisa el documento para ayudarnos a detectar y corregir faltas de ortografía. Word puede realizar la revisión ortográfica y gramatical de dos maneras: automática y manual.
Revisión ortográfica y gramatical automática Esta revisión, se efectúa simultáneamente mientras se escribe un documento. Al estar activada esta función, aparece una línea roja ondulada (si el programa considera que es error ortográfico) o una línea verde ondulada (si considera que es un error gramatical) debajo de la palabra incorrecta. También aparecerá la línea roja ondulada si el programa no encuentra la palabra en el diccionario que incluye Word.
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Ejemplos de palabras mal escritas ortográficamente y gramaticalmente subrayadas con línea ondulada. Para corregir este error, colocar el cursor sobre la palabra deseada y pulsar el botón derecho del ratón, donde aparecen opciones que se pueden utilizar para cambiarlo. Actividad guiada 36 Escribir una frase con faltas de ortografía y corregirlas con el corrector ortográfico de Word. 1 - Al final de la página 8 del documento word1 escribe el párrafo siguiente:
2 – Comprueba que las palabras “relizar”, “rebisar”, “ortografia” y “gramatica” están subrayadas con línea roja, ya que están mal escritas. 3 - Modifícalas utilizando el botón derecho del ratón para corregirlas. Primero coloca el cursor sobre la palabra “relizar” y pulsa el botón derecho del ratón, donde aparecen opciones que se pueden utilizar para cambiarlo
4 - Haz lo mismo que en el apartado anterior con las palabras “rebisar”, “ortografia” y “gramatica”. Para que quede correctamente escrito: Al realizar un documento es recomendable revisar la ortografía y gramática. 5 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
Algunas veces, aparece la palabra subrayada con línea roja y está bien escrita. Esto ocurre, porque ésta palabra no está incluida en el diccionario propio de Word y lo considera como un error.
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Si no está activada la corrección ortográfica automática, hay que seguir los siguientes pasos para activarla: Seleccionar Botón de Office > opciones de Word. Se abre un cuadro de diálogo, donde hay que pinchar sobre la pestaña Ortografía y gramática.
Activar la opción de “Revisar ortografía mientras escribe”.
Clic en botón de “Aceptar”. Revisión ortográfica y gramatical manual Con esta opción se revisa el documento para confirmar que no existan errores. Para utilizarla seleccionamos la pestaña Revisar > Revisión > Ortografía y gramática y pulsamos el botón Si el programa detecta alguna posible corrección se abre el siguiente cuadro de diálogo:
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En él aparece la palabra que considera errónea en rojo y se puede “omitir” para que continúe igual, “agregar” al diccionario para que no vuelva a colocarla como errónea, o “cambiar” en la que primero hay que elegir una de las sugerencias del cuadro y pinchar el botón de cambiar.
4.6. Sinónimos Word dispone de una herramienta de sinónimos de gran ayuda para escribir un documento ya que busca expresiones o palabras con el mismo significado. Esto se puede utilizar cuando se introduce muchas veces una misma palabra, y para no ser repetitivos, se busca un sinónimo o expresión relacionada. Para buscar sinónimos, seleccionar primero la palabra o colocar el cursor en la palabra e ir a la pestaña Revisar > Revisión > Sinónimos donde se abrirá el panel de tareas con una lista de sinónimos.
Actividad guiada 37 Escribir la palabra “herramienta” y cambiarla por un sinónimo. 1 - Al final de la página 8 del documento word1 escribe la palabra “Herramienta”. 2 - Selecciona esa palabra y ve a la pestaña Revisar > Revisión>Sinónimos apareciendo en el panel de tareas lo siguiente:
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3 - Selecciona el sinónimo “utensilio”, apareciendo una flecha en el lado derecho, que al pinchar sobre ella se muestra lo siguiente:
4 - Al pinchar en Insertar, la palabra es modificada por el sinónimo. 5 - También se puede hacer colocando el puntero del ratón sobre la palabra escrita y un clic en el botón derecho para abrir el menú contextual, a continuación seleccionar sinónimos, apareciendo una lista de sinónimos, al hacer un clic sobre uno de ellos será sustituido por la palabra seleccionada.
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6 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón
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7 - Cierra el documento word1 (Botón de Office > Cerrar).
4.7. Buscar y reemplazar Esta operación es muy útil cuando se trabaja con documentos grandes y se quiere localizar rápidamente una palabra, o buscarla y reemplazarla. Buscar. Esta herramienta, localiza una palabra o un texto. La búsqueda incluye caracteres en minúscula o mayúscula, palabras completas o fragmentos de palabras. Para ejecutar esta herramienta, ir a la pestaña Inicio >Edición > Buscar donde se abrirá este cuadro de diálogo. Escribir la palabra a buscar
Haciendo clic en Buscar siguiente, Word empezará la búsqueda
Al localizar la palabra o texto buscado, Word se desplaza hasta esa parte del documento (página) para mostrar esos caracteres y los resalta.
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Reemplazar. Con esta herramienta, se sustituyen los caracteres o palabras que deseemos. Esta herramienta, está estrechamente relacionada con la herramienta buscar ya que generalmente se busca una palabra para reemplazarla. Para utilizar esta herramienta, hay que ir a Inicio >Edición > Reemplazar (aunque también se puede hacer pulsando la pestaña reemplazar al activar la herramienta buscar) y aparece este cuadro de diálogo:
Una vez introducida la palabra, pulsar este botón.
Escribir la palabra nueva que debe sustituir a la buscada.
El botón “buscar siguiente” buscará la palabra en otra posición del texto. El botón “reemplazar todos”, cambia todas las palabras buscadas en un solo paso apareciendo un cuadro donde indica el número de reemplazos realizados en el texto. Actividad guiada 38 En el documento word3 busca la palabra “redes” y reemplázala por “EXTRARED”. 1 - Abre el archivo word3, Botón de Office > Abrir > busca y selecciona word3 > Abrir. 2 - Selecciona la pestaña Inicio > Edición > Reemplazar. 3 - En la casilla Buscar, escribe redes y en la casilla Reemplazar, escribe EXTRARED.
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4 - Pulsa el botón Reemplazar todos. 5 - Aparecerá un nuevo cuadro donde indicará el número de reemplazos realizados que son 4:
6 - Aceptar > Cerrar, para la ventana “Buscar y reemplazar” 7 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón
.
4.8. Configurar página Los procesadores de textos ofrecen la posibilidad de cambiar la orientación de la hoja (horizontal o vertical), tamaño del papel, los márgenes, entres otras opciones. A la hora de configurar la página, se puede modificar los márgenes, tamaño de papel y orientación del documento. Para acceder a esta configuración, hay que ir a Diseño de página > Configurar página > seleccionar botón. También podemos pinchar en el botón de apertura del cuadro de diálogo de la sección Diseño de página y se abrirá el cuadro de diálogo siguiente:
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Por defecto el tamaño de papel es DIN-A4, orientación vertical y con 3 cm de margen izquierdo y derecho, y 2,5 cm de margen superior e inferior. Para modificar los márgenes, debe estar la pestaña activada de “márgenes” y aumentar o disminuir los valores de cada margen.
Si lo que se quiere es cambiar la orientación del papel, en la misma ficha “márgenes”, en el apartado de orientación, colocar horizontal o vertical. (Nota: en la versión 2000 es en la ficha “Tamaño y papel”)
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Para modificar el tamaño de papel, activar la pestaña “papel” y elegir el deseado.
Una vez introducida la configuración de la página, pulsar Aceptar para aplicar los cambios establecidos. Actividad guiada 39 En el documento word3 establecer orientación horizontal y todos los márgenes a 4 cm. 1 - Una vez abierto el documento word3 haz clic en Diseño de página > Configurar página > Cuadro de diálogo de la sección . 2 - En la ficha “Márgenes” establece la orientación horizontal y los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho a 4 centímetros, como se muestra en la siguiente figura.
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3 - Guarda los cambios realizados pulsando el botón . 4 - Cierra el documento word3 (Botón de inicio > Cerrar).
4.9. Sobres y etiquetas SOBRES Con Word se pueden crear e imprimir sobres, permitiéndonos seleccionar un tipo de sobre preestablecido o indicando nosotros mismos las medidas. Para ello hay que seleccionar Correspondencia > Crear > Sobres y etiquetas, abriéndose un cuadro de diálogo denominado con el mismo nombre.
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Dentro de la pestaña “Sobres”, en el cuadro “Dirección”, se inserta la dirección que se desee imprimir en el sobre. En el cuadro “Remite”, como su propio nombre indica, se pueden escribir los datos del remitente. Si por el contrario, no se quiere remite en el sobre, se puede omitir activando la casilla de verificación denominada “Omitir”. Sobre la zona “Vista previa”, se visualiza el aspecto del sobre que se va a imprimir; irá cambiando a medida que se vayan aplicando modificaciones. La zona “Papel” muestra la orientación que se debe dar al sobre cuando se introduzca en la impresora, para que éste salga correctamente impreso. Si se desea, se puede agregar el sobre al documento correspondiente que esté activo. Se hace pulsando sobre el botón “Agregar al documento”, de este modo, se puede imprimir al mismo tiempo el sobre y el documento activo. Si se desea cambiar la fuente para la dirección y el remitente, hay que pulsar en el botón “Opciones”, mostrándose el cuadro de diálogo “Opciones de sobre”, donde se pueden observar dos zonas claramente diferenciadas: dirección y remite. Cada una de ellas dispone de un botón “Fuente” que permite cambiar el formato del texto que se introduzca en los cuadros dirección y remite.
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Para finalizar y enviar a impresión el sobre con todas las características hay que pulsar sobre el botón “Imprimir”. ETIQUETAS Del mismo modo que Word ofrece la posibilidad de crear e imprimir sobres, se puede hacer con las etiquetas. Tras seleccionar Correspondencia > Crear > Sobres y etiquetas, se abrirá el cuadro de diálogo denominado con el mismo nombre.
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En el cuadro “Dirección” se inserta la dirección o el texto para la etiqueta a imprimir. Activando la casilla de verificación “Página entera con la misma etiqueta”, se imprimirán todas las etiquetas en un mismo folio con el mismo texto.
Para la impresión de una sola etiqueta, hay que activar la casilla de verificación “Sólo una etiqueta” donde se debe indicar la posición exacta de la etiqueta, facilitando la posición de fila y columna correspondiente.
En la zona “Etiqueta” se visualiza la etiqueta seleccionada para la impresión, mostrándose el tipo de etiqueta, tamaño y modelo.
Para finalizar y enviar a imprimir las etiquetas con todas las características seleccionadas, hay que pulsar el botón “Imprimir”.
4.10. Combinar correspondencia Para escribir la misma carta a muchas personas y no tener que repetir el mismo texto en cada carta con los datos del destinatario, y así crear de forma masiva pero rápida, cartas con una misma información destinada a gran número de receptores, se utiliza una carta modelo y en una base de datos de nombres y direcciones se combinan de forma apropiada para poder conseguir el “mailing” (cartas en serie). Combinar correspondencia permite crear documentos personalizados con poco esfuerzo. El documento final es el resultado de la combinación de un documento principal y una fuente de datos. Para llevar a cabo este proceso se utilizan básicamente dos elementos: la carta modelo o documento principal y el origen de datos o documento secundario. La combinación de estos dos dará lugar, finalmente, al documento combinado que incluye el texto de la carta repetido, pero para cada uno de los destinatarios. La creación de este tipo de cartas consta de varios pasos: Se crea o se utiliza (si ya estuviera creado) un documento con el texto que se va a repetir en todas las cartas. Se dejarán partes en blanco o pendientes de rellenar,
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donde se incluirán posteriormente los datos que se van a variar, como por ejemplo, el nombre del destinatario, su dirección, etc. Este es el documento principal. En un documento independiente se teclean todos los datos de los destinatarios. A éste se le denomina documento secundario. Se insertan en el primer documento los campos (por ejemplo “nombre”, “apellidos”, etc.) que indican dónde y cuál va a ser la información variable. Se combinan el documento principal y el secundario en uno solo dispuesto a imprimir. Actividad guiada 40 Usar el asistente de combinación de correspondencia de Word para escribir una carta a varios destinatarios. 1 - Abre un documento nuevo, Inicio > Todos los programas > Microsoft Office > Microsoft Office Word 2007. 2 - Lo primero que hay que hacer es abrir el asistente de combinación de correspondencia de Word, para ello seleccionar Correspondencia > Iniciar combinación de correspondencia > Paso a paso por el asistente para combinar correspondencia, mostrándose el “panel de tareas Combinar correspondencia” (parte derecha de la ventana)
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3 - En el primer paso del asistente se puede elegir el tipo de documento. Como se va a escribir una carta, dejar seleccionada la opción “Cartas”, y hacer clic en situado en la parte inferior del panel de tareas Combinar correspondencia. 4 - Donde se puede seleccionar el documento, dejar seleccionada la opción “Utilizar el documento actual”, puesto que para la creación del documento se va a partir de uno en blanco.
5 - Pulsa en “Siguiente: Seleccione los destinatarios”.
6 - Los destinatarios es el lugar donde residen los datos que se va a utilizar en el documento principal, puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso se puede ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Todo esto se va a ir viendo detenidamente a continuación.
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Ahora vamos a crear la lista de destinatarios de la carta. Para ello activar la opción “Escribir una lista nueva” y después selecciona encuentra en la zona “Escriba una lista nueva”.
, que se
7 - En unos instantes aparecerá en pantalla la ventana “Nueva lista de direcciones”.
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En ella se pueden introducir los datos correspondientes a cada registro o destinatario. 8 - Rellena el primer registro utilizando como base los siguientes datos:
9 - Una vez que se haya cumplimentado debidamente, haz clic en “Nueva entrada”, para añadir un nuevo registro (destinatario). Repetir los pasos explicados con los siguientes datos:
10 - Cuando se introduzcan los datos del último registro: Haz un clic directamente en el botón “Aceptar” para finalizar la introducción de registros. 11 - Al instante aparecerá una ventana para que desde un nombre al archivo en el que Word almacenará la lista. Por defecto se guarda en una carpeta denominada
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“Mis archivos de origen de datos” dentro de “Mis documentos”, como una base de datos de Access, pero nosotros lo guardaremos en la carpeta “Word” del curso.
Dale como nombre “amigos” Tras hacerlo presiona “Guardar”. 12 - Surgirá entonces un cuadro en el que aparecen seleccionados todos los destinatarios de la lista que se acaba de crear. Si no se quiere enviar a alguno de ellos, hay que hacer clic en el interior del cuadro que hay a su izquierda para deseleccionarlo. Como se puede apreciar se obtienen tantas filas como registros más una primera donde se incluyen los nombres del campo. No obstante, se puede aumentar o disminuir la anchura al igual que se hace con una tabla de Word. Como se puede ver en este ejemplo, solo se han incluido cinco destinatarios alejándonos del objetivo para un envío masivo, ya que lo que nos interesa es ver el funcionamiento y no la cantidad. Cuando se está de acuerdo con los destinatarios escogidos hay que pulsar “Aceptar”.
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13 - A continuación haz clic sobre el enlace Siguiente: Escriba la carta.
15 - Haz un clic en la primera línea de la carta en el que se quiere que vaya la dirección postal y después pulsar sobre “bloques de direcciones” del panel de tareas . También puedes pinchar el botón Bloque de direcciones de la sección Escribir e insertar campos
16 - En el cuadro que aparece, se puede escoger el formato que se quiere que tenga el nombre del destinatario, en nuestro caso dejarlo como viene por defecto y pulsar Aceptar. 17 - En el documento aparecerá la expresión {{Bloque de dirección}}, en el preciso lugar en que se mostrará después la dirección. El campo aparecerá en el documento principal entre los símbolos {{ y }}, esto indica que ahí va un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. 18 - Ahora hay que repetir la misma operación para la línea de saludo. Para ello pulsa cuatro veces Intro (para dejar varias líneas en blanco) y pulsar sobre “Línea de saludo” del panel de tareas o de la sección Escribir e insertar campos. «Línea de saludo»
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En la que se puede escoger el formato deseado en la ventana asociada. Dejarlo como viene por defecto y pulsar Aceptar. 19 - Mostrándose la expresión {{Línea de saludo}}. siguiente texto de felicitación navideña:
Después escribir el
20 - Haz clic sobre el enlace Siguiente: Vista previa de las cartas.
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21 - Apareciendo en la ventana principal de Word la primera carta. Para ver la siguiente carta pulsar en del panel de tareas. A continuación seleccionar Siguiente: Complete la combinación.
22 - Las cartas ya están listas para imprimir, si se pulsa el enlace “Imprimir” de la zona “Combinar” se mostrará un cuadro de diálogo antes de enviar la información a la impresora y así determinar qué registros se imprimirán. 23 - Guarda el documento en la carpeta Word con el nombre: combinar correspondencia (Botón de Office > Guardar como > situarse en la carpeta “Word” del curso y en la casilla “Nombre de archivo:” escribir combinar correspondencia > clic en el botón Guardar). Una vez terminado y guardado el documento, cuando se abra de nuevo dicho documento se mostrará la ventana:
Indicando que el documento se conectará con la base de datos anteriormente creada. El ordenador debe contener el documento principal y el secundario (el que contiene el listado de los destinatarios), por lo que interesa guardar el documento principal y el documento que contiene el origen de datos en la misma carpeta. MODIFICAR LOS REGISTROS Aunque se tengan los datos en un origen que no es Word, se puede desde Word ir a modificar los datos almacenados en ese origen. La ficha de datos suele resultar más cómoda para cambiar los datos de los registros. Para volver a visualizarla
hacer clic en el botón Seleccionar destinatarios ubicado en la sección Iniciar combinación de correspondencia. y una vez abierto seleccionar usar lista existente.
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Para modificar, eliminar o añadir algún registro hay que seleccionar el botón “Edición”. Para actualizar los cambios en el archivo secundario origen de los datos, hay que pulsar en el botón “Actualizar”, así se archivarán todos los registros que han añadido en la base de datos. A continuación hay que “Aceptar” para regresar al documento principal. Para insertar nuevos campos en el documento principal, se utiliza el
botón campos.
“Insertar campo combinado” de la sección Escribir e insertar
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia es la generación de etiquetas, imprimir sobres, etc. El procedimiento es muy similar al de las cartas modelo, aunque teniendo en cuenta que se trabaja con un área de dimensiones más reducidas. ESCRIBIR UNA CARTA A VARIAS PERSONAS SIN UTILIZAR EL ASISTENTE Tras escribir un texto en un documento de Word, se puede conectar con una
lista de destinatarios seleccionando el botón ubicado en la sección Iniciar combinación de correspondencia. y una vez abierto seleccionar usar lista
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Iniciación a Office
Unidad 4 Word
existente. Se abrirá el cuadro de diálogo “ Seleccionar archivos de origen de datos” donde podremos seleccionar el archivo donde se encuentran los destinatarios.
Con el botón “Insertar campo combinado” de la sección Escribir e insertar campos, se pueden insertar los campos en el documento principal.
Con lo explicado en este apartado se pueden conseguir cartas, etiquetas y otros documentos personalizados, con lo que se evitará el tiempo de modificar a mano los datos de cada persona a la que se quiera enviar. Algo especialmente tedioso si el número de contactos es muy elevado que se podrá completar en segundos.
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