BRIEFING Nome do evento Realização Organização
(Ainda que provisório) Entidade que está realizando e o grupo/pessoa responsável Entidade que está organizando e o grupo/pessoa responsável
O quê?
Descreva brevemente o evento e as ações de mobilização a ele associadas. Aborde o conceito que sustenta e estrutura as ações. O formato do evento – quais são os modos, meios e métodos que vamos usar para isso? Será um almoço? Uma palestra? Uma confraternização? Uma apresentação cultural? Seminário? Os públicos envolvidos no evento (convidados, participantes, audiência, parceiros, fornecedores, patrocinadores, entre outros) Os responsáveis pela realização e organização do evento – quem faz o quê? qual o papel de cada um? Quais são os fornecedores? Existem parcerias? Patrocínios? Os objetivos que motivam realizar a ação: o que queremos com isso? As metas e os resultados esperados a partir do alcance dos objetivos. As justificativas para realização da ação. O momento em que o evento ocorre – qual o contexto dentro da instituição? A data e horários do evento – quais são os prazos principais? O espaço em que o evento se insere – qual contexto vivido pela comunidade nesse momento? O local do evento – em qual espaço é mais adequado realizar o evento? As estratégias de realização, organização e comunicação do evento.
Quem?
Por quê? Quando? Onde? Como? Quanto?
Disponibilidade de recursos e de pessoal – temos verba e pessoas para pagar as contas? Quais os custos ou investimentos previstos? Patrocinadores e apoiadores disponíveis – quanto há de verba dos patrocinadores? Quem pode ajudar no custeio das despesas?
1
ORGANIZAÇÃO Detalhamento
Responsável Orçamento
Observações
Prazo
Conclusão
Responsável Programação
Observações
Prazo
Conclusão
Observações
Prazo
Conclusão
Responsável Estrutura
Observações
Prazo
Conclusão
Responsável Logística
Observações
Prazo
Conclusão
Responsável
Observações
Prazo
Conclusão
Previsão de custo Verba disponível Patrocínios, apoios e parcerias Detalhamento Atividades que serão realizadas, com seus respectivos formatos, temas, horários e envolvidos Detalhamento
Responsável Recursos Humanos
Garçom Intérprete de Libras Mestre de cerimônia Operador de luz e som Recepcionista Segurança Serviços gerais Técnico em informática Detalhamento Aluguel de espaço Energia Quantidade, voltagem e locais dos pontos de energia Verificar necessidade de gerador Iluminação e sonorização Mobiliário Cadeira Mesa Balcão Pufe Banco Sofá Separador de público Estandes Decoração Arranjo para centro de mesa Arranjo para palco Paisagismo Acessibilidade Detalhamento Alimentação Equipe Participantes Transporte Autoridades Palestrantes Participantes Equipe Hospedagem Palestrantes Participantes Equipe ECAD Detalhamento
1
Comunicação Identidade Peças de divulgação Sinalização e ambientação Convite Site Cobertura Jornalismo Fotografia Vídeo Enviar sugestão de pauta para ACS ou imprensa local
2
DURANTE O EVENTO Responsável
Observações
Alimentação Confirmar presenças Entrega de materiais de comunicação Fiscalização de serviços de terceiros Instalações Mobiliário Nominatas Passagem de som Posicionamento de bandeiras Roteiro de cerimonial
1
Conclusão
PÓS-EVENTO Responsável
Observação
Prazo
Avaliação Relatório Pagamentos Prestação de contas Certificação
1
Conclusão
ORÇAMENTO Previsão de custo Verba disponível Patrocínios, apoios e parcerias Descrição
0
Unidade Quantidade Valor Unitário Recursos Humanos
Garçom Intérprete de Libras Mestre de cerimônia Operador de luz e som Recepcionista Segurança Serviços gerais Técnico em informática TOTAL Descrição
Unidade
Quantidade Estrutura
Valor Unitário
Valor Total
Colaboração
0 Unidade
Quantidade Logística
Valor Unitário
Água Petit four Coffee break Coquetel Almoço Jantar Transporte Hospedagem ECAD TOTAL Descrição
Colaboração
0
Aluguel de espaço Energia Gerador Iluminação e sonorização Mesa Balcão Cadeira Pufe Banco Sofá Separador de público Estandes Decoração Paisagismo Acessibilidade Bandeiras Panóplia Púlpito TOTAL Descrição
Valor Total
Valor Total
Colaboração
0 Unidade
Quantidade Valor Unitário Comunicação
Folder Panfleto Banner Cartaz Caneta Pasta Bloco Crachá
1
Valor Total
Colaboração
Convite Fundo de palco Plotagem Backdrop Cobertura jornalística Fotografia Filmagem TOTAL Descrição
0 Unidade Quantidade Valor Unitário Tecnologia da Informação
Projetor Tela de projeção Notebook Wi-Fi Internet a cabo Telefonia Televisão Sistema de inscrição Sistema de credenciamento Sistema de certificação TOTAL
Valor Total
0
2
Colaboração