KOKOUSJÄRJESTÄMISTÄ KORONAKERTOIMELLA

RIINA SUUTARI JA MIIA-TATJAANA I JENNI LUKKA

Aurajoen nuorkauppakamarin järjestettäväksi saaman syksyn 2020 aluevaalikokouksen järjestelyt olivat hyvässä vauhdissa ennen koronan saapumista Suomeen ja maaliskuun alussa olimme Lohjan aluekokouksessa markkinoimassa ACCESSia. Sitten saapui maaliskuun puoliväli rajoituksineen ja kaikki muuttui niin kokousjärjestelyssä kuin koko elämässä. Muutosmyllerryksen ja epävarman tilanteen keskellä oli pakko miettiä skenaarioita peruuttamisesta virtuaaliseen kokouksen toteutukseen. - Tuli kantapään kautta opittua se, että niillä peruutusehdoilla on oikeasti merkitystä, ko- kouspäälliköt Daniella Lindqvist, Riina Suutari ja Jenni Lukka kertovat. -Alun perin kokouspaikan kanssa tehdyn sopimuksen ehdot olivat sellaiset, että jos itse olisimme jo vaikka touko-kesäkuussa päättäneet peruuttaa kokouksen, se olisi tullut kamarille kohtuuttoman kalliiksi. Oli melkoinen shokki huomata, miten yhdessä yössä voi päätyä takaisin lähtöruutuun. Tällöin koko projektin johtaminenkin muuttui suunnattoman vaikeaksi, kun ei voinut varmuudella antaa riittäviä tietoja ohjelmatiloista, kumppanipaikoista tai markkinoida mitään, mikä ei ollut varmaa. Tilanne oli uusi tietenkin myös Marinalle, joka tulikin peruutusehdoissa vastaan ja saim-

me neuvoteltua paremmat peruutusehdot, joiden turvin pystyimme jatkamaan kokouksen järjestelyjä aikaisempien suunnitelmien mukaan.

Vaikutus motivaatioon

Sekä Riina että toinen apulaiskokouspäällikkö Jenni motivoituvat nimenomaan yhdessä tekemisestä. Vaikka kokoustaminen onnistuu kätevästi Teamsin kautta niin tiimityöskentelyssä se ei korvaa samassa tilassa olemista. - Jennin kanssa kyllästyimme yksin tekemiseen ja lähdimme yhtenä keväisenä lauantaina Ruissaloon tekemään projektihommia yhdessä ulkona, kun sisällä ei saanut kokoontua. Retki tosin alkoi sillä, että odottelimme pyörinemme ensin kaupunginteatterin katoksen alla ja vielä toisen kerran Kansanpuistossa huvimajan katoksen alla sateen päättymistä. Lopulta pääsimme kuitenkin Honkapirtille ja saimme tehdä töitä auringonpaisteessa. - Jokainen voi varmasti kuvitella, kuinka epämotivoivaa on valmistella jotain suuritöistä, jonka toteutuminen ei ole millään tapaa varmaa, Riina pohtii ja

muistelee, miten kerran yritettiin myös järjestää etäkokousta jokirannassa, mutta ääniä ei saatu ulkoilmassa toimimaan kunnolla. Epävarmuudessa, johon ei voi itse vaikuttaa, kaikki pienetkin vastoin käymiset tuntuivat melkein kohtuuttoman suurilta.

Epävarmuuden siemenien kanssa toimeen tuleminen

- Kesällä näytti jo erittäin hyvältä, mutta nyt elokuussa on taas saanut alkaa jännittää sitä, tuleeko rajoituksia uudestaan, Riina toteaa ja jatkaa: erilaista tässä jännityksessä on kuitenkin se, että aikaisempien rajoituksien pohjalta voi jo ennakoida säädöksiä, joita osaisi ehkä odottaa. Siinä mielessä tekeminen on siis varmempaa, kun tietää, ettei kyseessä ole yli 500 hengen tapahtuma ja että suurella todennäköisyydellä rajoitukset eivät iske meihin niin rajusti. - Toivottavasti tilanne pysyy kuitenkin niin vakaana, että varautumalla viisaasti voimme kokoontua hyvillä mielin ensimmäiseen JCI-kokoukseen Suo messa sitten maaliskuun. •