Plan de Desarrollo de las Personas. Serie: Gestión de Recursos Humanos.
Ing. José Gabriel Vásquez Urbina
Serie: Gestión de Recursos Humanos.
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Con el fin de mejorar las gestión de los recursos humanos, el clima y cultura organizacional de la entidad, es necesario contar con nuestro de plan de desarrollo de las personas PDP, instrumento de planificación que bien trabajado, con la participación de cada uno de los servidores, directivos, autoridades y funcionarios ayudara a mejorar n u e s t r o s i n d i c a d o r e s d e d e s e m p e ñ o , y sobre todo a prestar mejores servicios de calidad en beneficio de nuestra ciudadanía.
Cada dia enfrentamos nuevos retos, nuevas modificaciones, nuevos cambios, lo que nos obliga implementar este plan de desarrollo de las personas, que se vaya adecuando a estos cambios, y a través de nuestras capacitaciones, actualizarnos y responder a los nuevos retos y exigencia de nuestra ciudadanía.
Nosotros los servidores , debemos estar atentos a estos retos, para sentirnos en agrado de estar prestando mejores servicios a nuestra ciudadanía, sin duda cada día son nuevos retos .... manos a la obra.
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PLANIFICACIÓN DE LA CAPACITACIÓN 3
¿Qué es el Plan de Desarrollo de las personas (PDP)? El Plan de Desarrollo de las Personas, que en adelante lo llamaremos PDP, es el instrumento de gestión para la planificación de las acciones de capacitación de cada entidad. Se debe elaborar sobre la base de las necesidades de capacitación, y debe comprender los objetivos generales de esta y su estrategia de implementación.
El PDP debe publica rse en el portal web de cada entidad para difundir y transparentar la info rmación sobre las capacitacio nes que brinde . 2
No OLVIDAR que: 1. El PDP busca PROMOVER la actualización, desarrollo profesional y potenciar las capacidades de los servidores pertenecientes al sector público. 2. Todas las entidades públicas deben ELABORAR y APROBAR el PDP como requisito previo para gestionar la capacitación de su personal, sea financiada por la misma entidad o por otras fuentes (becas públicas o privadas). 3. El PDP debe DEFINIR los objetivos de capacitación y CONSIDERAR los niveles de evaluación de la capacitación.
1 Artículo 135 del Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, Reglamento
General de la Ley del Servicio Civil. 2 Artículo 136 del Decreto Supremo N° 040-2014-PCM, Reglamento
General de la Ley del Servicio Civil.
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Serie: Gestión de Recursos Humanos. ¿ En que momento se debe elaborar el PDP’ La elaboración del PDP comprende el desarrollo de varias actividades previas que permitan identificar y priorizar las necesidades de capacitación. Dichas actividades se encuentran contenidas en un proceso denominado Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, que en adelante llamaremos DNC, el cual se debe desarrollar con anticipación, considerando su alineación al Ciclo de Planeamiento y Presupuesto Público
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Ciclo de Gestión de la Capacitación.
Año anterior a la vigencia del PDP
Año de vigencia del PDP
Fase 1
Conformación del comité de Planificación de la Capacitación
Fase 4
Elabora el DNC Fase final
Fase 2
Sensibilización sobre la importancia de la Capacitación
Fase 5
Elaboración y Aprobación del PDP
Fase 3
Elabora el DNC Fase inicial
Define el presupuesto para la capacitación
Enero
Marzo - Junio
Diciembre
Enero
Febrero - Marzo
Abril - Diciembre
I. Planificación II. Ejecución III.Evaluación
¿Quiénes participan en la elaboración del PDP? Participan: Los directivos de los órganos y unidades orgánicas:
Quienes identifican y priorizan las necesidades de capacitación de sus equipos. Su rol es clave pues reflexionan con sus servidores y comunican sus prioridades estratégicas de capacitación.
El equipo de la Oficina de Recursos Humanos:
Liderado por el jefe y/o responsable quienes prestan asesoría a los directivos durante la identificación y priorización de necesidades de capacitación, y son los que elaboran el PDP, a partir de la información trabajada y proporcionada por los directivos.
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Recuerda La elaboración del PDP implica una comunicación articulada entre las áreas de la entidad para establecer la priorización de las necesidades de la capacitación.
¿Cómo elaboramos el Plan de Desarrollo de las Personas? Para elaborar el PDP de manera eficiente y efectiva , hay que tener en cuenta lo siguiente:
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Es importante realizar el proceso de DNC, que permitirá identificar, recolectar y priorizar las necesidades de capacitación, las mismas que deberán estar alineadas a los objetivos estratégicos de las entidades.
Es clave identificar las necesidades de capacitación de los órganos y unida des orgánicas y de la entidad en su conjunto.
¿Qué diferencia hay entre demanda personal y necesidad de capacitación?
Demanda personal
Responde a una necesidad particular y con un interés de satisfacción individual.
Necesidad de capacitación
No es lo mismo que
Responde a satisfacer el cierre de brechas de capacitación que tiene efecto directo al logro de los objetivos de una entidad.
Es Que el gestor de la Oficina de Recursos Humanos debe orientar al directivo a identificar necesidades de capacitación y no demandas personales.
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Importante entender...
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Pasos para realizar el DNC:
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Paso 1: Identificar una NECESIDAD DE CAPACITACION Para poder identificar una Necesidad de capacitación debemos cumplir con estos tres
requisitos: Tener en claro los objetivos del órgano o unidad orgánica. Determinar las “acciones” o actividades que realizará el órgano o unidad orgánica para el logro de los objetivos. Identificar si se requiere capacitar a todos o a un grupo determinado de servidores del órgano o unidad orgánica para el logro de las iniciativas de gestión.
Objetivo del órgano o unidad orgánica
Acciones o actividades del órgano o unida orgánica
Preguntas claves para determinar si la necesidad de capacitación es pertinente
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¿Cuál es la Necesidad de capacitación?
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¿Es importante que el personal involucrado aprenda algo nuevo para atender esta necesidad?
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En la actualidad estas personas ¿Conocen o comprenden el tema? O ¿Saben cómo hacerlo?
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Necesidad de capacitación
Luego de determinar que la necesidad de capacitación es pertinente, es necesario escribir la fundamentación para verificar su pertinencia.
Serie: Gestión de Recursos Humanos. Por ejemplo:
Las normas de contrataciones públicas han sido modificadas. En ese sentido, el Jefe de la Oficina de Abastecimiento debe identificar si alguna de las iniciativas de gestión que implementará durante el año, requiere de capacitación para ser logradas.
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Objetivo del órgano o unidad orgánica
Gestionar los procesos de contrataciones en función de la normativa vigente
Iniciativas de gestión
Brindar asesoría técnica sobre contrataciones a los órganos
Necesidad de capacitación
Gestionar los procesos de contrataciones en función de la normativa vigente
Paso 2:
Acción de Capacitación Propuesta: Curso de actualización de normas de contrataciones públicas
FUNDAMENTACION DE LA CAPACITACIÓN
Escribir la FUNDAMENTACION de la necesidad de capacitación ayuda a esclarecer el argumento y la lógica de la capacitación propuesta y evaluar la pertinencia de la capacitación.
Acción de Capacitación propuesta
Fundamentación
Describa el objetivo al que aporta la capacitación
Ejemplo
Ejemplo
Ejemplo
Curso de actualización de normas de contrataciones púbicas.
El logro del objetivo de la Oficina de Abastecimiento implica que los gestores de contrataciones se actualicen sobre los cambios, ajustes y demás aspectos señalados en la nueva normativa.
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Gestionar los procesos de contrataciones en función a la normativa vigente de manera pertinente y correcta.
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Paso 3:
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PERTINENCIA DE LA FUNDAMENTACIÓN
Una vez que la FUNDAMENTACION esta escrita en “blanco y negro” es necesario. evaluar si los argumentos son sólidos. Para ello, se sugiere utilizar preguntas asociadas a dos criterios de pertinencia:
Criterios
Preguntas sugeridas
CORRESPONDENCIA
La vinculación de la acción de capacitación propuesta con el objetivo del órgano o unidad orgánica ¿Es lógica y evidente?
PROCEDENCIA
¿Tienen actualmente las personas a quienes se dirige la capacitación los conocimientos y las habilidades que busca desarrollar la acción capacitación propuesta?
Si luego de aplicar los criterios de pertinencia resulta que la FUNDAMENTACIóN no es sólida, se concluye que la Propuesta de Acción de Capacitación no es pertinente. Si lo es, entonces pasamos a identificar los aspectos más relevantes de la capacitación que permitirán medir sus resultados.
PASOS PARA IDENTIFICAR LOS ASPECTOS MÁS RELEVANTES DE LA CAPACITACIóN: PASO 1:
Formulación de los objetivos de la capacitación.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIóN
TIPOS APRENDIZAJE
DESEMPEÑO
Permiten determinar las acciones concretas que los participantes realizarán en su trabajo después de culminada la capacitación.
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Son las especificaciones de los conocimientos y las habilidades que los participantes deben aprender durante la capacitación. Asimismo, los objetivos de aprendizaje se dividen: i) Conocimientos o ii) Conocimientos y Habilidades.
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Orientaciones claves para formular OBJETIVOS DE CAPACITACIóN
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Lo que se requiere en capacitación para lograr el objetivo del órgano o unidad orgánica o los objetivos de la entidad en su conjunto
NECESIDAD DE CAPACITACIóN
OBJETIVO DE DESEMPEÑO
¿Qué se debe hacer en el trabajo para satisfacer la necesidad de capacitación?
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
¿Qué se debe aprender en la acción de capacitación para lograr el objetivo de desempeño?
Por ejemplo:
OBJETIVO DE DESEMPEÑO
NECESIDAD DE CAPACITACIóN
Actualizar los conocimientos de los gestores de contrataciones, en función del cambio normativo.
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Tipo de Acción de Capacitación: Curso
OBJETIVO DE APRENDIZAJE
¿Qué deben hacer los gestores de contrataciones en su trabajo?
¿Qué deben aprender los gestores de presupuesto?
Brindar asesoría técnica en contrataciones a los servidores de los órganos y unidades orgánicas.
Conocer los nuevos lineamientos para la gestión de contrataciones y su aplicabilidad en función a la competencia de la entidad.
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Contenidos de la Acción de Capacitación: Normas vigentes de contrataciones públicas
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Nombre de la Acción de Capacitación:
Curso de actualización de normas de contrataciones públicas
Una vez formulados los objetivos de aprendizaje, se puede determinar de manera siguiente paso de la capacitación, que es la definición de los niveles de evaluación. consistente, el Tipo de Acción de Capacitación, los Contenidos de la Acción de Capacitación y el Nombre de la Acción de Capacitación. A continuación, veremos el
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Paso 2: Determinación del NIVEL DE EVALUACION de la capacitación
La evaluación busca medir los resultados alcanzados por los participantes de las acciones de capacitación, con el propósito de generar información para la toma de decisiones y mejora continua de la gestión de la capacitación. Esta comprende cuatro niveles: Reacción, Aprendizaje, Aplicación e Impacto.
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Nivel de evaluaciones de Impacto Nivel de Evaluación de Aplicación Nivel de evaluación de Aprendizaje Nivel de evaluación de Reacción
La evaluación de la capacitación nos permite conocer si:
Los servidores se sienten satisfechos
Los servidores aprenden los contenidos de la Acción de Capacitación
Los servidores aplican lo aprendido en el quehacer de sus funciones, teniendo un resultado positivo en su desempeño.
La entidad mejora como resultado de la acción de capacitación
¿Cómo determinar el Nivel de Evaluación? a) Si la Acción de Capacitación tiene un Objetivo de Aprendizaje
Para estos casos hay que tener en cuenta que los objetivos de aprendizaje se dividen en dos: i) Conocimientos y ii) Conocimientos y habilidades. Dependiendo de cuál sea el objetivo de aprendizaje, sugerimos los siguientes métodos de evaluación: Métodos de evaluación del aprendizaje Conocimientos (Cognoscitivos)
Métodos y técnicas
ü ü
Estándares (cómo se evalúa)
Prueba de conocimientos Pruebas técnicas Análisis de casos Pruebas orales Son las respuestas correctas.
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Habilidades (Procedimentales) Pruebas prácticas Pruebas de desempeño Simulaciones
Estándares de proceso y resultados.
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Por ejemplo: Si la propuesta de Acción de Capacitación es Contrataciones públicas, cuyo contenido es básicamente la normatividad vigente de contrataciones públicas, se sugiere evaluar a nivel de aprendizaje usando una prueba de conocimientos.
b) Si la acción de capacitación tiene un objetivo de desempeño. Para estos casos es importante tener en claro que lo que se evalúa es la aplicación del conocimiento adquirido en el desempeño. En ese sentido, sugerimos elaborar un Plan de Acción que permita hacer seguimiento de las acciones o actividades que pueda realizar el servidor capacitado en su trabajo y que permitan evidenciar la aplicación de los nuevos conocimientos.
Elementos para evaluar a nivel de aplicación.
Objetivo de de Desempeño
Plan de Acción
Ejecución y Seguimiento
Evaluación
Consideraciones para la elaboración del Plan de Acción Acciones, actividades o tareas
Componentes del Plan de Acción
Objetivo de desempeño
Plazos
Responsables
Tener en cuenta que la elaboración de un Plan de Acción debe ser coordinado entre el servidor capacitado y su jefe inmediato.
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Por ejemplo: Si la propuesta de acción de capacitación es Contrataciones Públicas, sugerimos la elaboración de un Plan de Acción para evaluar el logro del objetivo de desempeño. Dicho plan debe contener las actividades que el servidor capacitado realizará para evidenciar la aplicación de lo aprendido.
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Puede revisar en: SERVIR, a través de la Gerencia de Desarrollo de Capacidades y Rendimiento del Servicio Civil, ha desarrollado instrumentos referenciales para evaluar la capacitación, a los que podrá tener acceso a través del enlace: http://www.servir.gob.pe/gdc/caja-de-herramientas/
PASOS PARA DETERMINAR LA PRIORIDAD DE LA CAPACITACIÓN: Una vez que los directivos de los órganos y unidades orgánicas identificaron y formularon la NECESIDAD, ACCIóN, OBJETIVO y NIVEL DE EVALUACIóN, entonces la ORH procede a organizar las acciones de capacitación de mayor a menor prioridad.
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Determinar a qué prioridad responde la capacitación. Si la propuesta de acción de capacitación fue formulada por el responsable del área de contrataciones, la prioridad que corresponde es la "C1"; es decir, necesidades de capacitación identificadas en diagnósticos institucionales, a cargo de los responsables de cada órgano.
Determinar el rango de pertinencia de la capacitación.Si la propuesta de acción de capacitación está dirigida a servidores que desarrollan funciones de administración interna como lo son los gestores de contrataciones, entonces el rango de pertinencia será el más elevado (3).
Determinar las capacitaciones que podrán atenderse con la disponibilidad presupuestal prevista para capacitación (a mayor presupuesto para capacitación, mayor cantidad de capacitaciones podrán ejecutarse).
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PASOS PARA IDENTIFICAR LOS ASPECTOS OPERATIVOS DE LA CAPACITACIóN: 13
Luego de haber realizado los pasos anteriores... La ORH será responsable de identificar la Modalidad, Oportunidad y Costos de cada Acción de Capacitación.
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En función al objetivo de capacitación se debe definir la MODALIDAD en la que se llevará a cabo cada Acción de Capacitación, pudiendo ser presencial, semi presencial o virtual.
En función al objetivo de la capacitación y a la carga operativa del órgano o unidad orgánica, se debe definir en qué momento del ejercicio fiscal deberá ejecutarse la capacitación. Se recomienda que La OPORTUNIDAD se registre por trimestre.
En función a la disponibilidad presupuestal se debe determinar el COSTO POR CADA ACCIóN DE CAPACITACIóN, considerando que los costos pueden ser: directos e indirectos, lo que se paga por la inscripción a la capacitación.
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RESUMIENDO:
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Un buen proceso de DNC debe considerar una correcta identificación de necesidades de capacitación, una adecuada formulación de los objetivos de capacitación y una buena determinación de los niveles de evaluación. Finalizado el proceso de DNC, la Alta Dirección deberá prever el presupuesto pertinente para financiar las acciones de capacitación requeridas por la entidad. La articulación entre los directivos y servidores será determinante para que el DNC refleje las necesidades de capacitación más relevantes de la entidad. Finalmente, la ORH elaborará el PDP a partir de las capacitaciones priorizadas en el DNC.
Recuerda que: El PDP debe elaborarse de manera alineada al ciclo de planeamiento y presupuesto público, y debe aprobarse por el titular de cada entidad, como máximo, hasta el primer trimestre del año en el que entrará en vigencia. Luego de aprobado el PDP, se debe presentar a SERVIR a través del correopdp@servir.gob.pe, como máximo hasta el 31 de marzo de cada año.
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Recuerda que un PDP será exitoso en la medida que existan elementos favorables a la capacitación.
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POIs aprobados. Objetivos estratégicos determinados y claros.
Presupuesto. Servidores públicos involucrados.
GLOSARIO
1. GDC: Gestión de la Capacitación. 2. PDP: Plan de Desarrollo de las Personas. 3. DNC: Diagnóstico de Necesidades de Capacitación. 4. POI: Plan Operativo Institucional. 5. ORH: Oficina de Recursos Humanos.
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Oficina de Recursos Humanos
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