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CAF-Kommunal: Ein Standard für exzellentes Verwaltungsmanagement
CAF-Kommunal
von Philip Parzer und Thomas Prorok
Philip Parzer
Thomas Prorok
Sie suchen nach einem Qualitätsmanagement ansatz, der speziell auf die Anforderungen von Städten und Gemeinden zugeschnitten ist und zudem rasche, aber wirkungsvolle Ergebnisse schafft? Mit dem Common Assessment Framework (CAF) steht ein offenes und frei zugängliches Qualitätsmanagementsystem zur Verfügung, das speziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Mit dem CAFKommunal liegt nun auch ein Standard für gutes Verwaltungsmanagement speziell für Städte und Gemeinden vor.
Was ist CAF-Kommunal?
CAF-Kommunal ist ein Qualitätsmanagementsystem für Städte und Gemeinden, mit dessen Unterstützung wirkungsvolle Schritte zur Modernisierung und Weiterentwicklung gesetzt werden können. Das KDZ hat dazu das seit dem Jahr 2000 bestehende Qualitätsmanagementinstrument CAF speziell für Städte und Gemeinden weiterentwickelt. CAF-Kommunal gibt dabei Standards vor, mit dem die wichtigsten organisatorischen Bausteine (z. B. Führungssystem, Personalmanagement, Prozesse usw.) und Ergebnisse einer Verwaltung beleuchtet, gemessen und weiterentwickelt werden können.
Im Unterschied zu anderen Qualitätsmanagementansätzen basiert der CAF auf dem Prinzip der Selbstbewertung. In Kombination mit einer lösungsorientierten externen Moderation des Prozesses wird der Blick stets in die Zukunft – in den Bereich des Machbaren und Gestaltbaren – gelenkt. Die so ent wickelten Verbesserungsvor schläge werden mit konkreten Umsetzungsschritten hinterlegt, sodass die Gemeinde oder Stadt einen realistischen Umsetzungsfahrplan erarbeitet, der von den Mitarbeiter Innen mitgetragen wird. Umsetzung vor Analyse lautet die Devise! >
Quelle: Bundesministerium für Frauen und Öffentlichen Dienst im Bundeskanzleramt Österreich (Hrsg.). CAF 2013. Verbesserung öffentlicher Organisationen durch Selbstbewertung mit dem Common Assessment Framework. Wien 2013, S11.
Wann kann CAF eingesetzt werden?
In der Praxis hat der CAF folgende Ziele: • Eine rasche Be standsaufnahme, Verbesserungspoten ziale und notwendige Maßnahmen zur Weiterentwicklung gewinnen. • Die MitarbeiterInnen an der Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses beteiligen. • Wichtige organisationsrelevante Standards zu Management, Führung, Personalmanagement, Prozessmanagement usw., in den Organisationseinheiten verankern. • Den Fokus auf die Ergebnisse zu lenken und somit auf jene Maßnahmen, die für die vielfältigen Interessengruppen von Städten und Gemeinden einen konkreten Nutzen
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Verwaltungsprozesse im Blick bleiben. • Eine Kultur des Vorschlagswesens zu unterstützen und somit auch ein besseres
Verständnis für die unterschiedlichen
Sichtweisen und Lösungsansätze der
Mitarbeiter Innen zu gewinnen.
Diese Zielsetzungen werden in folgenden Projektschritten bearbeitet und umgesetzt: • Selbstbewertungsphase – ein internes
Bewertungsteam, in dem alle wichtigen
Abteilungen der Verwaltung vertreten sind, bewertet die Stärken, Verbesserungspotenziale und Maßnahmen zur Weiterentwicklung der einzelnen Themenbereiche und
Standards des CAF-Kommunal. • Konsensworkshop – hier werden die gesammelten Ergebnisse durch die Moderatorin bzw. den Moderator aufbereitet und eine Gesamtbewertung zum Status quo, den Entwicklungsfeldern und ein Maßnahmenkatalog in zwei Tagen erarbeitet. • Aktionsplan – Im Ak - tionsplanworkshop werden die Maßna- men priorisiert und zu konkreten Projektplä- nen ausgearbeitet, die die einzelnen Arbeits- schritte, Zeitpläne und die internen Verantwortlichkeiten/Arbeitsgruppe für die Umsetzung konkre tisieren.
CAF-Kommunal unterstützt die interne Organisationsentwicklung und gibt einen Rahmen vor, um einen kritischen, aber lösungsorientierten Blick auf die internen Abläufe und externen Ergebnisse zu richten. Mit diesem Qualitätsmanagementansatz werden das Innovationspotenzial der eigenen Führungskräfte und MitarbeiterInnen gehoben und somit die notwendigen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung geschaffen.
Was bringt die CAF-Anwendung?
Im Ergebnis liegt ein Aktionsplan vor, der der Gemeinde oder Stadt einen Projektplan in die Hand gibt, welche Maßnahmen kurz- und mittelfristig umgesetzt werden sollen. Im Aktions planworkshop werden die in der Selbstbewertungsphase gesam melten Maßnahmen, priorisiert und an den damit verbundenen Umsetzungsschritten gearbeitet. Regelmäßige Befragungen der derzeit über 200 CAF-AnwenderInnen in Österreich bestätigen regelmäßig den hohen Wirkungsgrad und die Praxisnähe dieses Qualitätsmanagementansatzes für die Weiter entwicklung der eigenen Verwaltungsorganisation.
Das CAF-Gütesiegel
Mit dem CAF-Gütesiegel wird die hohe Qualität der Organisation einer breiten Öffentlichkeit sichtbar gemacht. Es ist eine Auszeichnung für Organisationen des öffentlichen Sektors, welche exzellente Leistungen für die BürgerInnen erbringen und nachhaltige Verwaltungsentwicklung betreiben. Das CAFGütesiegel wird vom Bundeskanzleramt in Kooperation mit dem CAF-Zentrum nach europaweit gültigen Standards vergeben. <
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