Personalmanagement: Digitalisierung kann Kommunen beflügeln

Personalmanagement

Wie Digitalisierung das Personalmanagement in den Kommunen beflügeln könnte.

von Klaus Wirth

Klaus Wirth

Die Digitalisierung ist im Kommen. Welche Konsequenzen sie für die Art, wie wir zukünftig arbeiten, haben wird und ob sie zu Arbeitsplatzverlusten oder gar -gewinnen führen wird, ist derzeit noch nicht absehbar. Klar ist aber, sie wird alle Bereiche einer Stadt oder Gemeinde unter Anpassungs- und Veränderungsdruck stellen. Und sie birgt Chancen, die nur genutzt werden können, wenn wir die Digitalisierung als einen gemeinsam gesteuerten Prozess begreifen und gestalten. Welche Konsequenzen die Digitalisierung der Arbeitswelten in den Kommunen nach sich ziehen wird (Stichwort: andere/neue Arbeitsformen, andere Arbeitsmodelle, flexiblere Arbeitszeiten, aber auch neue/andere Kompetenzerfordernisse und Berufsbilder) und was die Digitalisierung für die Zahl der Arbeitsplätze in den Kommunen bedeutet, ist im Moment schwer abschätzbar.

„Demografie, sinkende Ressourcen und Digitalisierung fordern das Personalmanagement der Kommunen.“

Diesen Fragen möchte ich am Beispiel des Personalmanagements der Kommunen weiter nachgehen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das Thema der Digitalisierung nicht die einzige Herausforderung ist, der sich das kommunale Personalmanagement stellen muss. Neben der Digitalisierung zwingt der demografische Wandel das Personalmanagement zur Neuausrichtung der Personalservices: erfahrene Generationen gehen und der Übergang muss wirksam gemanagt werden (Stichwort Nachfolgemanagement); mit den jüngeren neuen KollegInnen kommen neue und andere Anforderungen an das Arbeiten und die Unternehmens-kultur in die Organisationen, auf die sich die Kommunen als ArbeitgeberInnen einstellen werden müssen.

Letztlich muss es gelingen, dass das Personalmanagement in den Kommunen in die Lage versetzt wird, die sowohl technischen als auch kulturellen Veränderungen nicht nur zu begleiten, sondern sie aktiv und wirksam mitzugestalten. 1

Kampf den Aktenordnern!

Personalmanagement muss durch moderne Technologien vereinfacht und Services vom Kunden her neu gedacht werden! Eine große Chance der Digitalisierung besteht nach meinem Dafürhalten darin, dass durch eine konsequente Nutzung moderner digitaler Techniken eine Professionalisierung und nachhaltige Qualitätsverbesserung des Personalmanagements möglich wird. Das hat nicht zuletzt die Arbeit einer Arbeitsgruppe des Fachausschusses Personal des Österreichischen Städtebundes im Jahr 2017 sehr deutlich erkennen lassen 2 . Eine Kernbotschaft des gemeinsamen Diskurses war es, dass modernes und professionelles Personalmanagement ohne Einsatz von moderner IT auf Dauer weder sinnvoll noch erfolgversprechend sein kann.

1

2 Siehe dazu exemplarisch das Positionspapier des Bundesverbands der Personalmanager: https://www.bpm.de/sites/default/files/bpm_ abschlusspapier_pm40_ansicht.pdf [Download 2018-04-03] Das Ergebnis dieser intensiven Diskussion steht allen interessierten Städten und Gemeinden zum Download unter folgender Adresse zur Verfügung: http://kdz.eu/de/Generationensensibles-Personalmanagement.

Ziel der Weiterentwicklung des Personalmanagements der Kommunen sollte es sein, sämtliche personalwirtschaftlichen Abläufe über den gesamten Lifecycle einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters automatisiert abwickeln zu können. Während die Gehaltsabrechnung schon heute weitgehend „digitalisiert“ in den Kommunen erfolgt, ist das für die anderen personalwirtschaftlichen Abläufe vielfach noch selten der Fall. Weder werden konsequent die Personalakte elektronisch geführt, noch stehen ausreichende und für Entscheidungen kurzfristig nutzbare Planungs- und Controllinginformationen zur Personalwirtschaft zur Verfügung. Das wird besonders deutlich, wenn man sich in einer Organisation fragt, welche Weiterbildungsmaßnahmen die Führungskräfte bzw. die MitarbeiterInnen in den letzten Jahren besucht und welche Zusatzqualifikationen sie sich erworben haben. Nur selten können derartige Fragen aus einer Weiterbildungsdatenbanken heraus beantwortet und dieses Wissen zur besseren Steuerung der Mittel für Weiterbildung und zur Nutzung von Fähigkeiten in einer Organisation verwendet werden.

Erfolgreiches digitales Personalmanagement bedeutet aber nicht allein, alle bestehenden Verfahren und Abläufe auf eine neue digitale Plattform zu stellen. Noch besseres Personalmanagement entsteht nur, wenn es gelingt, die Services vor dem Hintergrund der neuen technischen Möglichkeiten neu zu denken: „Google und Amazon denken vom Kunden, nicht vom Produkt. Das ist ein zentraler Bestandteil digitalen Denkens. Digital bedeutet, dass man durch Technologie Lösungen für den Kunden schafft. Dabei ist und bleibt Technologie das Mittel zum Zweck. Anders als früher steht im Zentrum der Kunde und das Produkt ist austauschbar.“ 3

3 Siehe dazu https://www.linkedin.com/pulse/erfolgsmuster-für-diezukunft-von-hr-und-unternehmen-interview [2018-04-04]

Foto: Shutterstock.com

Sichtbar sein und Interesse auf sich ziehen – talentorientierte Organisationen bauen

Frauke von Polier, frühere Personalchefin von Zalando, attestierte in einem aktuellen Interview den Personalern die besondere Kompetenz, talentzentrierte Organisationen zu bauen 4 . Wer jedoch im Wettstreit um qualifizierte Talente punkten möchte, ist heutzutage gut beraten, sich der eigenen Vorteile (Vielfalt an Berufen und Beschäftigungsmöglichkeiten) bewusst zu sein und diese „Pfunde“ im Rahmen eines Employer Brandings konsequent zu nutzen: Warum ist es etwas Besonderes für unsere Stadt zu arbeiten? Was bieten wir, was andere Arbeitgeber nicht bieten können – z. B. sinnstiftende Tätigkeiten und das Mitgestalten der Stadt und der Gesellschaft.

Weil sich vor allem jüngere potenzielle MitarbeiterInnen immer häufiger über einen möglichen neuen Arbeitgeber selbstverständlich in den sozialen Medien (z. B. Facebook, LinkedIn, Xing) und auf verschiedenen Internet-Plattformen informieren, ist es für eine Kommune unabdingbar, im Internet und den Sozialen Medien als Arbeitgeberin sichtbar zu sein. Zeitgemäß sind aussagekräftige Profile der Stadt als Arbeitgeberin, aber auch Videos, in denen MitarbeiterInnen über ihre Arbeit für die jeweilige Stadt berichten und damit das Arbeiten für eine Kommune erlebbar wird.

Im Moment wird das Finden von Jobs auf vielen klassischen Websites von Kommunen eher zur Schatzsuche, denn zu einem einladenden Erlebnis.

„Es braucht eine klare Modernisierungsstrategie, wenn die Kommunen das Recruiting-Feld nicht den privaten Anbietern überlassen wollen.“

Recruiting: schnell, einfach & digital

Die Anforderungen an ein zeitgemäßes Bewerbungsverfahren sind: Das Finden von Angeboten und die anschließende Bewerbung müssen einfach und unkompliziert sein und selbstverständlich mittels Handy und unter Nutzung der eigenen bereits in den verschiedenen sozialen Netzen hinterlegten Daten möglich sein. Klassische papiergebundene Bewerbungsverfahren, aber auch aufwändige formularbasierte Bewerbungen auf der Website schrecken ab. Die guten KandidatInnen gehen einem damit durch die Lappen! Eigentlich wollen gute MitarbeiterInnen am liebsten direkt von zukünftigen Arbeitgebern gefunden und angesprochen werden (Active Sourcing). Das geht auch heute schon über die sozialen Netzwerke Xing oder LinkedIn bzw. moderne Jobplattformen.

Fakt ist, die Standards im Recruiting sind durch die Privatwirtschaft definiert. Wollen die Städte und Gemeinden das Feld nicht kampflos anderen überlassen, braucht es eine klare Modernisierungsstrategie unter Nutzung der aktuellen technischen Möglichkeiten des eRecruitings. Im Fachausschuss Personal des Österreichischen Städtebundes ist eine entsprechende Diskussion jedenfalls schon gestartet worden.

Die Zukunft: digital & kooperativ

Die Perspektive ist klar: die Digitalisierung der Prozesse im Personalmanagement soll dieses schneller und professioneller machen. Arbeitszeiteinsparungen (weniger schreiben und dokumentieren) sollen für eine inhaltliche Qualifizierung der Personalarbeit (z. B. Onboarding, Lehrlingsausbildung) nutzbar werden. Die Personalverantwortlichen sollen zusammen mit den Organisationsverantwortlichen zu strategischen Entwicklungspartnern der Verwaltungsführung werden können.

4 Siehe dazu https://www.linkedin.com/pulse/erfolgsmuster-für-diezukunft-von-hr-und-unternehmen-interview [2018-04-04]

Innovationsfelder gibt es viele, aber es braucht auch Personalressourcen, diese Veränderungserfordernisse umsetzen zu können. Dabei sollte nicht vergessen werden, die Qualifikationsprofile im Personalmanagement zu hinterfragen: juristisches Know-how ist wichtig, aber nicht ausreichend. Gleichfalls wichtig ist das Vorhandensein von Kompetenz in der Organisationsentwicklung und vermehrt technisches und datenanalytisches Fachwissen.

Die Digitalisierung bietet viele Chancen, das Personalmanagement der Städte nachhaltig zu verbessern. Alleingänge der Städte sind dabei immer weniger möglich. Die technischen Innovationen im Personalmanagement sind kostspielig und letztlich nur gemeinsam sinnvoll zu bewältigen. Hier braucht es neue Partnerschaften und kooperative Lösungen, um die Chancen der Digitalisierung auch nutzen zu können. <

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