Organisationsentwicklung: Essentielle Bedeutung für kleine Gemeinden

Jeder Handgriff muss sitzen

Warum Organisationsentwicklung gerade in kleinen Gemeinden von essentieller Bedeutung ist. von Wolfgang Oberascher

Wolfgang Oberascher oberascher@kdz.or.at

Österreich ist ein Land der Kleingemeinden. Rund 88 Prozent der österreichischen Gemeinden haben weniger als 5.000 EinwohnerInnen. In EinwohnerInnenzahlen entspricht dies ca. 39 Prozent 1 der österreichischen Gesamtbevölkerung – und diese nehmen täglich die angebotenen Leistungen umfassend in Anspruch.

Das Bild der kleinen Gemeinde schärfen

Denn auch die kleine Gemeinde betreibt in der Regel eine Schule und einen Kindergarten, der Bauhof hält das Gemeindegebiet sauber, betreut vielleicht einen Veranstaltungssaal und der Friedhof ist ebenfalls zu pflegen. In der Verwaltung sind wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit beschäftigt, Baubescheide zu erfassen und Abgaben einzuheben. So oder so ähnlich stellt man sich eine von vielen, typischen, österreichischen Kleingemeinden vor.

Schnell wird übersehen, dass trotz der geringen EinwohnerInnenzahl, auch eine Beschäftigtenzahl von 20 bis 50 MitarbeiterInnen erreicht wird, die zu koordinieren, managen und steuern sind. In privatwirtschaftlichen Termini würde diese Anzahl von zu führenden MitarbeiterInnen bereits eine KMU klassifizieren – die Geschäftsführung muss in dieser Größe bereits mit modernen Managementinstrumenten steuern, um die Übersicht zu

1 Vgl. Statistik Austria – Abfrage am 19.04.2018

„Eine kleine Gemeinde mit bis zu 50 MitarbeiterInnen muss mit modernen Managementinstrumenten steuern.“

behalten und die Organisation dorthin zu lenken, wo es hingehen soll.

Und nichts anderes erfordert auch die Steuerung in Kleingemeinden. Knappe Kassen und zunehmende Aufgaben fordern zusehends auch Kleingemeinden sich dem Thema der betrieblichen Effizienz zu widmen. Wenn der Stellenplan nicht mehr hergibt – müssen andere Wege gefunden werden. Die neue VRV 2015 oder auch die DSGVO will umgesetzt werden, um nur zwei Beispiele aus der Gegenwart zu nennen.

„Betriebliche“ Effizienz

Viele Kleingemeinden beginnen in Form von aufgabenkritischen Prozessen zu hinterfragen, welche Leistungen ihre Kernleistungen darstellen. Muss man tatsächlich alles machen bzw. gäbe es andere, effizientere Wege der Leistungsbereitstellung? Dabei zeigen sich interessante Wege, die mitunter beschritten werden. Stakeholder des Kommunallebens werden als ehrenamtliche Leistungserbringer beigezogen, Freiwillige aus Vereinen übernehmen beispielsweise die Auslieferung der Essen-auf-Rädern Mahlzeiten und sind gleichzeitig ein wichtiger sozialer Ansprechpartner für Ältere und Bedürftige. Auch treten zunehmend Kooperationslösungen zwischen Gemeinden auf die Tagesordnung – etwa im Bereich der Bauhöfe. Manchmal bleibt auch nichts anderes übrig, als auf die eine oder andere freiwillige Leistung zu verzichten.

Bewegt man sich knapp am Stellenplan können Arbeitsplatzanalysen auch Potentiale aufzeigen, wie durch Auslagerung einer Supportleistung (Lohnverrechnung o. ä.) Ressourcen freigemacht werden können, um eine

Kernleistung zu stärken. Interne Aufgabenverteilungen sollten dabei regelmäßig fundiert erfolgen und stets die Balance wahren – nicht dass etwa 40 Stunden bei einer Stelle entfallen, dafür 250 Leistungsstunden zusätzlich dazukommen. Die Herausforderung heißt hier oft „Mikromanagement“ in der Aufgabenverteilung, verbunden mit sehr punktiertem Zukauf von Spezialwissen. Nur das, was man benötigt, an der Stelle wo es benötigt wird.

Vielschichtige Aufgabe

Das Thema der balanceorientierten Aufgabenverteilung beschäftigt Kleingemeinden auch regelmäßig beim Ausscheiden von MitarbeiterInnen. Verlässt eine zentrale Kraft das Haus, stellen die folgenden Umschichtungen in Relation betrachtet häufig eine organisationsweite Strukturreform dar. Ohne konkrete Steuerung des Veränderungsprozesses drohen langjährige Unstimmigkeiten – die bei der geringen MitarbeiterInnenzahl zudem noch weniger leicht kompensiert bzw. aufgefangen werden können. In der Regel sind die verbleibenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgrund der geringen Zahl und der heterogenen Aufgabenbreite stark gefordert. Und mehr und mehr reichen die Effizienzbestrebungen bis hin zur Granulierungsebene der Prozesse. Hier sind es vor allem integrierte EDV-gestützte elektronische Verfahrenshilfen wie der elektronische Akt, die die tägliche Arbeit erleichtern und beschleunigen sollen. In betrieblichen Bereichen werden elektronische Leistungserfassungssysteme etabliert, häufig auch, um den ersten Schritt in Richtung einer Kosten- und Leistungsrechnung zu tun.

Professionalisierung

Vorstehende Bestandsaufnahme erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit – vielmehr soll sie einen sich zunehmends verstärkenden Trend aufzeigen. Einem Trend der Professionalisierung von Kleingemeinden, der bewussten Auseinandersetzung mit Steuerungs- und Managementfragen – auch wenn die Einwohnerzahl einer Gemeinde es nicht vermuten lassen würde. < Kommentar senden

Sollten Sie Unterstützung im Feintuning Ihrer Kleingemeinde benötigen, stehen wir sehr gerne zur Verfügung.

Auch kleine Gemeinden betreiben Kindergärten, Volksschulen und müssen das Gemeindegebiet betreuen.