Analizar los procesos de negocio

Generar valor a través de risk mining

Los empleados aceden a los sistemas con los que efectúan sus labores diarias de

gestión en distintos ámbitos y procesos de negocio (financiero, compras, ventas, RRHH, etc.). Estos procesos constituyen el eje vertebrador entre las decisiones de la alta dirección y la realidad diaria de los negocios. Una adecuada definición y comunicación en este ámbito, así como un correcto funcionamiento de estos procesos, es un factor crítico en el éxito de las organizaciones.

Los procesos definidos en una organización afectan a la estrategia, a la estructura organizativa y a los sistemas de información de la compañía. En definitiva, son el instrumento clave para asegurar la consecución de los objetivos estratégicos. La eficacia y eficiencia de las operaciones, la fiabilidad de la información financiera y operativa, y el cumplimiento de las políticas, procedimientos, leyes y normas aplicables, resultan claves para la operativa diaria y para la consecución de los objetivos de negocio. Teniendo en cuenta la importancia de estos procesos, y para extraer aún más valor en beneficio de la organización, las herramientas de risk mining surgen como una propuesta de gran relevancia para las compañías. Básicamente, aplican una metodología de análisis de procesos a partir del estudio del flujo de información y de las transacciones que se generan en los sistemas. Este procesamiento de los datos permite trazar y monitorizar la realidad de todos estos procesos de información y compararlos con los inicialmente diseñados por la compañía. De esta forma, se evidencia, de forma empírica, la posible diferencia entre la visión teórica de negocio y la realidad operativa. Para llevar a cabo el risk mining se emplean una serie de herramientas que toman como base un conjunto de algoritmos específicos propios de la minería de datos y que, aplicados a los registros y variables consideradas, permiten identificar tendencias y patrones. El objetivo final es mejorar la comprensión de los procesos de negocio para poder identificar los riesgos a los que está expuesta la compañía y establecer las medidas correctivas necesarias. Además, al mismo tiempo se aprovecha para realizar otras acciones de optimización y eficiencia de estos procesos.

/ L O S D A T O S , V E H Í C U L O P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S Utilizando risk mining, junto con la aplicación de algoritmos avanzados, se pueden obtener patrones de comportamiento, reglas de decisión y estadísticas de los procesos analizados. De esta manera, comparando los diferentes flujos de datos se pueden apreciar divergencias y anomalías, de tal modo que se aíslen aquellos casos que presenten desviaciones, para analizarlos y adoptar decisiones. Por lo tanto, esta metodología contribuye de manera notable a la mejora de la seguridad de la compañía, reduciendo la exposición al riesgo, identificando situaciones no deseadas y corrigiendo procesos que se estén efectuando erróneamente. Por ejemplo, el diagnóstico del proceso de compras de una compañía a través del análisis de las transacciones recogidas permitiría evidenciar la existencia de pedidos enviados a proveedores que no hayan contado con una autorización previa por parte del responsable de un departamento. Esta práctica podría suponer una gran cantidad de riesgos, entre los cuales cabría citar el incumplimiento de políticas internas, la realización de compras evitables —que suponen un coste a la compañía— o la falta de negociación de precios por el desconocimiento del responsable de departamento. El análisis mediante risk mining proporcionaría los valores agregados del número de transacciones y el importe

de las mismas. Pero, además, aportaría la capacidad de bajar el nivel de análisis hasta llegar al detalle de cada transacción individual, lo que permitiría evaluar a las causas de cada una de ellas, así como definir planes de acción para evitar la repetición de estas prácticas. De esta forma, el análisis mediante risk mining facilita la evaluación de los procesos ejecutados en la organización con el fin de asegurar la validez y fiabilidad de la información y garantizar el cumplimiento, tanto de la regulación como de la normativa interna, así como la eficiencia de las operaciones. Estos beneficios se complementan con otro gran aporte derivado de utilizar esta metodología: la posibilidad de medir el tiempo que consume la ejecución de las acciones. Esto permite su optimización, con el consiguiente ahorro de costes. Sobre el mismo ejemplo mencionado anteriormente, el análisis mediante risk mining permitiría igualmente contrastar, desde una perspectiva de coste-beneficio, el riesgo de asumir estos pedidos sin autorización previa frente al incremento en el coste administrativo derivado de obligar al responsable de departamento a autorizar todos los pedidos previamente.

/ HERRAMIENTAS La auditoría continua a través de las técnicas de risk mining ya se está empezando a implantar en todo tipo de organizaciones. Poco a poco se está introduciendo también en España, principalmente en el segmento de las grandes compañías. El risk mining requiere emplear tecnología que permita el análisis de grandes cantidades de datos. En este sentido, en el mercado existen productos que representan visualmente y de forma ágil la información de los procesos de negocio de la organización. A través de su evolución es posible identificar aquellos procesos que in

cumplen los estándares definidos, los cuellos de botella que impiden optimizar los tiempos, o las intervenciones manuales en el proceso de ejecución. De esta forma se facilitará la aplicación de mecanismos de automatización, en una fase posterior, lo que aumentará el control y la eficiencia. Estos sistemas pueden instalarse dentro de la propia compañía o como modelos as a service, que permiten realizar evaluaciones y revisiones puntuales previas a su implantación. De este modo es posible comprobar el retorno para la compañía antes de abordar un proyecto de mayor calado.

/ VALOR DIFERENCIAL El risk mining presenta un conjunto de valores diferenciales que lo distinguen de otras metodologías más clásicas empleadas para la creación de modelos de control de procesos. En primer lugar, con el risk mining se acude al dato y, tras la recomposición y visualización de su flujo, se procede al análisis. Este proceso, habitualmente, suele darse al revés. Otro factor diferencial es su alto grado de automatización, debido a que la funcionalidad de las herramientas permite realizar los análisis y explotar los resultados de forma muy ágil y eficiente. Una ventaja añadida de esta metodología radica en la gran cantidad de opciones de visualización disponibles. Los modelos de proceso se presentan a través de paneles interactivos que permiten ver los flujos de forma dinámica y realizar comparativas o benchmarkings, ejecutar análisis de causa raíz, etc. Por todo ello, la implantación de técnicas de riskmining es una opción que merece ser considerada por todas aquellas empresas que quieran mejorar su seguridad, control y optimización de sus procesos, con la posibilidad de contribuir además a un importante ahorro de costes.

Ana Belén Soriano

Socia de Risk Advisory

DELOITTE

deloitte.com/es