Dentro de las funciones que son asignadas a los egresados del Tecnólogo en Gestión Administrativa, la mayoría de veces, se involucra el uso del paquete Office, sobre todo de la aplicación de Microsoft Excel. Es por ello que dentro de nuestro programa de formación se involucra la enseñanza y la aplicación del programa en situaciones simuladas. Cada uno de los conocimientos adquiridos entorno a las hojas de cálculo, posibilitará el desarrollo eficiente de las tareas que nos sean asignadas ya sea durante la etapa práctica, o al momento de ingresar en el mundo laboral.
General Adquirir conocimientos de nivel intermedio sobre Microsoft Office Excel, donde se involucren el uso de Macros, Visual Basic, Validación de Datos, Funciones y Fórmulas, y en general, conceptos relacionados con las anteriores temáticas.
Específicos:
1.
Simular situaciones laborales donde de manera directa, se requiera el uso de Microsoft Excel.
2.
Reconocer el uso de algunas herramientas existentes dentro de la aplicación, y que nos ayudan al desarrollo de distintas actividades.
1.
Conceptos de Microsoft Office Excel.
2.
Manejo y empoderamiento de la interfaz de Excel.
3.
Formatos y tipos de datos que maneja Microsoft Office Excel.
4.
Gráficos.
5.
Tabulación.
6.
Líneas de tendencia.
7.
Fórmulas y funciones en Excel.
8.
Fórmulas básicas.
9.
Funciones básicas.
10.
Funciones complementarias.
11.
Categorías de funciones (Clasificación).
12.
Validación de datos.
13.
Definición de Macros en Excel.
14.
Aplicación de Macros.
15.
Sistematización Factura de Venta (Link).
16.
Macros con Visual Basic en Excel 1.
Explicación.
2.
Rutina para incrementar factura.
17.
Conclusiones.
18.
Cibergrafía.
Hoja de cálculo: Programa o aplicación informática que permite la manipulación de datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas para la operación sobre cálculos complejos de contabilidad, finanzas y negocios. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo. Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, estas se utilizan por ejemplo para hacer bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificación de datos, y operaciones entre celdas.
Libro: Es un archivo que está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden ser usadas para organizar distintos tipos de información. Celda: En las hojas de cálculo una celda es el lugar donde se introducen los datos, ya sean numéricos o alfanuméricos. Se forma en la intersección de una fila y una columna. Dentro de las celdas se introduce cualquier tipo de información como texto (alfanuméricos) o números, también fórmulas o instrucciones para realizar una operación aritmética.
Rango: Es el conjunto de dos o más celdas que contengan datos, en ellas pueden aplicarse operaciones o servir de base para otros objetos de la planilla de cálculo, por ejemplo hacer gráficos. Fórmula: Son instrucciones que se ingresan para realizar cálculos y siguen una secuencia específica al realizarlos. Para insertar una operación en una celda, se debe iniciar con el signo igual (=). Función: Es una fórmula pre-establecida por la aplicación que permite ahorrar tiempo y evitar errores por medio de un asistente que nos indica el paso a paso de cada una de ellas.
1. Barra de título: Muestra el nombre de archivo de la hoja de cálculo que se está editando y el nombre software que está usando. 2. Ficha Archivo: Haga clic en este botón cuando esté usando comandos básicos, también como Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir y Cerrar. 3. Barra de herramientas de acceso rápido: Aquí se encuentran los comandos que se usan frecuentemente como Guardar y Deshacer. 4. Cinta de opciones: En ella se encuentran los comandos necesarios para el trabajo que va a realizar. “Menús” o “Barras”. 5. Ventana editar: Muestra la hoja de cálculo que está editando. Las hojas de cálculo están compuestas de filas y columnas.
6. Botones de vista: Permiten cambiar el modo de visualización de la hoja de cálculo que está editando para satisfacer sus necesidades. 7. Barra de desplazamiento: Permite cambiar la posición dentro de la hoja de cálculo que está editando. 8. Control deslizante del zoom: Permite cambiar la configuración de zoom de la hoja de cálculo que está editando. 9. Barra de estado: Muestra sobre la hoja de cálculo que está editando.
1. Libro de Excel.xlsx: Formato de archivo en XML predeterminado de Excel 2010 y Excel 2007. No se pueden almacenar códigos de macros de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni hojas de macro de Office Excel 4.0 (.xlm).
2.
Libro de Excel habilitado para macros (cรณdigo): Formato de archivo basado en XML y habilitado para macros de Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 y Excel 2007. Almacena cรณdigo de macros de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).
3. Libro binario de Excel: Formato de archivo binario (BIFF12) de Excel 2010 y Excel 2007.
4.
Hoja de cรกlculo XML 2003: Formato de archivo de hoja de cรกlculo XML 2003 (XMLSS).
5.
Libro de Excel 97 – Excel 2003: Formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97 – Excel 2003.
La tabulación de datos es información presentada en forma de tabla con filas y columnas. La mayoría de los programas de software de productividad de oficina, como los procesadores de texto y hojas de cálculo, incluyen herramientas para introducir texto y datos en formato tabular
Cuando se agrega una Línea de Tendencia a sus datos, Excel calcula automáticamente su valor R cuadrado Puede mostrar este valor en su grafico activando el cuadro Presentar el valor R cuadrado en el grafico (panel Formato de Línea de tendencia, opciones de línea de tendencia).
Insertar un signo igual (=). Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición). Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el cálculo
=SUMA (PRIMERA_CELDA:ÚLTIMA_CELDA): En la celda donde deseas
que aparezca el resultado.
=SUMA (CELDA1; CELDA2; CELDA3; CELDA4): En la celda donde quieres que aparezca el resultado. Suma celdas individuales.
=SUMAR.SI (RANGO;”CRITERIO”;RANGO_SUMA). :Cuando no se desea trabajar con todos los datos.
=SUMAR.SI.CONJUNTORANGO_SUMA;
RANGO_CRITERIOS1;
CRITERIOS1; RANGO_CRITERIOS2; CRITERIOS2;….). :Sumar datos numéricos que cumplan con diferentes criterios.
=BUSCARV(F11;BSDATOS;4;): Buscar datos de un cliente
=SI (D14>'INVENTARIO '! D3;"CARGUE INVENTARIO"; D14*E14): realiza comparaciones lógicas entre un valor y un resultado que espera.
=SPELLNUMBER2 (F28;"CON";"PESOS"): convierte números en palabras.
=AHORA(): Fecha y Hora actual
=CONTAR.SI (RANGO;”CRITERIO”): Contar las celdas que cumplen un criterio.
=SUMAPRODUCTO((RANGO_CRITERIOS1=”CRITERIO1″)*(RANGO_CRI TERIOS2=”CRITERIO2″)): condiciones.
Sumar
las
celdas
que
cumplen
carias
Función Función MIEMBROKPICUBO
Función MIEMBROCUBO
Función PROPIEDADMIEMBROCUBO
Función MIEMBRORANGOCUBO
Función CONJUNTOCUBO
Función RECUENTOCONJUNTOCUBO Función VALORCUBO
Descripción Devuelve una propiedad de indicador clave de rendimiento (KPI) y muestra el nombre del KPI en la celda. Un KPI es una medida cuantificable, como los beneficios brutos mensuales o la facturación trimestral por empleado, que se usa para supervisar el rendimiento de una organización.
Devuelve un miembro o tulpa del cubo. Se usa para validar la existencia del miembro o la tulpa en el cubo.
Devuelve el valor de una propiedad de miembro del cubo. Se usa para validar la existencia de un nombre de miembro en el cubo y para devolver la propiedad especificada para este miembro.
Devuelve el miembro n, o clasificado, en un conjunto. Se usa para devolver uno o más elementos de un conjunto, por ejemplo, el cantante que más discos vende o los 10 mejores alumnos.
Define un conjunto calculado de miembros o tupas mediante el envío de una expresión de conjunto al cubo en el servidor, lo que crea el conjunto y, después, devuelve dicho conjunto a Microsoft Office Excel.
Devuelve el número de elementos de un conjunto.
Devuelve un valor agregado del cubo.
Realiza cálculos de operaciones financieras tales como tasas de interés, pagos de préstamos, amortizaciones, valor actual, tasa interna de rendimiento o TIR entre muchos otros.
Función
Descripción
Función INT.ACUM
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés periódicos.
Función INT.ACUM.V
Devuelve el interés acumulado de un valor bursátil con pagos de interés al vencimiento.
Función AMORTIZ.PROGRE
Devuelve la amortización de cada período contable mediante el uso de un coeficiente de amortización.
Función AMORTIZ.LIN
Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables.
FUNCION DE Fecha y hora
Estas funciones te ayudan a fecharla hoja de Excel, indicando la hora actual, el día de la semana, año, número de la semana, etcétera. Función
Descripción
Función FECHA
Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.
Función VALFECHA
Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.
Función AHORA
Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.
Función HORANUMERO
Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.
Función HOY
Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.
Función AÑO
Convierte un número de serie en un valor de año.
Funciones matemáticas y trigonométricas Aplícalas para el cálculo de seno, coseno, tangente, logaritmos y determinantes de la matrices entre otras muchas.
Función
Descripción
Función ABS
Devuelve el valor absoluto de un número.
Función ACOS
Devuelve el arco coseno de un número.
Función ACOSH
Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
Función M.C.D
Devuelve el máximo común divisor.
Función MINVERSA
Devuelve la matriz inversa de una matriz.
Función SIGNO
Devuelve el signo de un número.
Función SUMAR.SI.CONJUNTO
Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios.
Aquí tienes las funciones necesarias para calcular mediana, moda, promedio, máximos, mínimos, además de distribuciones estadísticas, desviaciones, varianzas... Con estas fórmulas podrás realizar estudios e informes completos de manera fácil y rápida.
Función
Descripción
Función DESVPROM
Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos.
Función PROMEDIO
Devuelve el promedio de sus argumentos.
Función PROMEDIOA
Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos.
Función PROMEDIO.SI
Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.
Función PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios.
Función COEF.DE.CORREL
Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos.
Función MEDIA.ARMO
Devuelve la media armónica.
Función MAX.SI.CONJUNTO
Devuelve el valor máximo entre celdas especificado por un determinado conjunto de condiciones o criterios.
Te sirve para localizar valores de un rango. Además crea hipervínculos para referenciar tus cálculos a documentos de Internet o en equipos en red.
Función
Descripción
Función DIRECCION
Devuelve una referencia como texto a una sola celda de una hoja de cálculo.
Función AREAS
Devuelve el número de áreas de una referencia.
Función ELEGIR
Elige un valor de una lista de valores.
Función COLUMNA
Devuelve el número de columna de una referencia.
Función COLUMNAS
Devuelve el número de columnas de una referencia.
Funciones de Base de datos Funciones para trabajar con los datos de una hoja en Excel, su nombre empieza por BD, calculan promedio, suma, contar,etc.
Función
Descripción
Función BDPROMEDIO
Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.
Función BDCONTAR
Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.
Función BDCONTARA
Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.
Función BDEXTRAER
Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.
Función BDMAX
Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
Función BDMIN
Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos.
Función BDPRODUCTO
Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados.
Funciones de textos Te ayudaran a trabajar con texto en la hoja de cálculo, convierte a mayúsculas, minúsculas, enlaza cadenas de texto, elimina espacios en blanco y más.
Función
Descripción
Función ASC
Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte).
Función TEXTOBAHT
Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht).
Función CARACTER
Devuelve el carácter especificado por el número de código.
Función LIMPIAR
Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.
Función CODIGO
Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.
Función CONCAT
Combina el texto de varios rangos o cadenas, pero no proporciona el delimitador o los argumentos IgnoreEmpty.
Función CONCATENAR
Concatena varios elementos de texto en uno solo.
Funciones de lógica Úsala para obtener valores verdaderos o falsos en tu hoja de Excel en función de que una determinada condición se cumpla o no.
Función
Descripción
Función Y
Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.
Función FALSO
Devuelve el valor lógico FALSO.
Función SI
Especifica una prueba lógica que realizar.
Función SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
Función SI.ND
Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el resultado de la expresión.
Función SI.CONJUNTO
Comprueba si se cumplen una o varias condiciones y devuelve un valor que corresponde a la primera condición TRUE.
Función NO
Invierte el valor lógico del argumento.
Funciones de información Te indica las características del estado de diferentes partes de tu hoja de cálculo, por ejemplo puedes comprobar si una celda está vacía o no, obtener información sobre el formato de una celda y otras muchas. Función
Descripción
Función CELDA
Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda.
Función TIPO.DE.ERROR
Devuelve un número que corresponde a un tipo de error.
Función INFO
Devuelve información acerca del entorno operativo en uso. Nota: Esta función no está disponible en Excel Online.
Función ESBLANCO
Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco.
Función ESERR
Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A.
Función ESERROR
Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error.
Función ES.PAR
Devuelve VERDADERO si el número es par.
Función ESFORMULA
Devuelve VERDADERO si existe una referencia a una celda que contiene una fórmula.
Funciones de ingeniería Realizarás cálculos para desarrollos en el campo de la ingeniería, entre otra conversión de unos sistemas de numeración a otros. Función
Descripción
Función BESSELI
Devuelve la función Bessel In(x) modificada.
Función BESSELJ
Devuelve la función Bessel Jn(x).
Función BESSELK
Devuelve la función Bessel Kn(x) modificada.
Función BESSELY
Devuelve la función Bessel Yn(x).
Función BIN.A.DEC
Convierte un número binario en decimal.
Función BIN.A.HEX
Convierte un número binario en hexadecimal.
Función BIN.A.OCT
Convierte un número binario en octal.
Función BITRSHIFT
Devuelve un valor numérico desplazado hacia la derecha por los bits de cant_desplazada.
Función BIT.XO
Devuelve un O exclusivo bit a bit de dos números.
Función MAYOR.O.IGUAL
Comprueba si un número es mayor que un valor de umbral.
Función HEX.A.BIN
Convierte un número hexadecimal en binario.
Función
Descripción
Función HEX.A.DEC
Convierte un número hexadecimal en decimal.
Función HEX.A.OCT
Convierte un número hexadecimal en octal.
Función IM.ABS
Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo.
Función IMAGINARIO
Devuelve el coeficiente imaginario de un número complejo.
Función IM.ANGULO
Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes.
Función IM.CONJUGADA
Devuelve la conjugada compleja de un número complejo.
Función IM.COS
Devuelve el coseno de un número complejo.
Validación de datos PASOS La validación de datos es una funcionalidad de Excel que te permitirá establecer limitaciones sobre los tipos de datos así como sobre los valores a introducir en una celda determinada. Tendrás el poder de obligar a un usuario de tu hoja de cálculo a introducir un valor correcto para las necesidades que persigue la hoja. Esto evitará infinidad de errores no deseados y aumentará notablemente la productividad del usuario de la hoja
PARA RECORDAR Cuando creas una nueva hoja de cálculo, podrás introducir cualquier tipo de dato con cualquier valor en las celdas de la misma. Esto está bien en muchos casos. Sin embargo, al utilizar esos datos con determinadas funciones o cálculos te puedes encontrar con problemas si los datos que utilizas no son del tipo adecuado, o no tienen los valores necesarios para alcanzar la solución del problema que te planteas.
PASOS PARA LA VALIDACION DE DATOS La opción de este menú que debes escoger es muy evidente pues tiene ese mismo nombre. Validación de datos. Pulsando en este menú accederás al cuadro de diálogo de idéntico nombre que puedes ver a continuación:
Como ya te comenté antes, las celdas, por defecto, permiten cualquier valor. Esto queda reflejado en la imagen anterior, al abrir este cuadro de diálogo con el foco activo en cualquier celda de tu hoja de cálculo. Dependiendo del criterio de validación que selecciones en el desplegable estarás estableciendo limitaciones al tipo de dato que se puede introducir en la celda. Cambiando
este criterio observarás como también se modifica el aspecto de este cuadro de diálogo para ofrecerte las diferentes posibilidades de validación que tiene la opción seleccionada. Como puedes ver en la validación d datos también se puede seleccionar un elemento de la lista. Además, te aseguras que ese nombre esté bien escrito, tal y como ha sido introducido en el campo origen de la lista. Ahora puedes utilizar los contenidos de todas estas celdas con seguridad en los argumentos de cualquier función. No habrá sorpresas con espacios o nombres incorrectamente introducidos por el usuario.
Definición de macros en Excel Las macros son un grupo de instrucciones programadas bajo entorno de visual basic para aplicaciones, cuya tarea principal es la automatización de tareas repetitivas y la resolución de cálculos complejos; es un conjunto de instrucciones que están almacenadas y listas para ser ejecutadas en cualquier momento al pulsar un botón o con un atajo de teclado. Enfocado a la realización de programas sobre las herramientas Excel, mediante macros en visual Basic podemos crear nuevas funciones para nuestras hojas Excel, personalizar estilos y formatos, crear programas para la resolución de cálculos complejos, automatizar tareas.
APLICACIÓN DE MACROS Existen dos opciones para crear macros en Excel. La más sencilla es utilizar la grabadora de Macros la cual nos permite “grabar” las acciones que tomemos en la aplicación y las convierte en código VISUAL BASIC por nosotros. La grabadora de macros es de gran ayuda cuando no estás familiarizado con VBA pero puede ser una buena fuente de aprendizaje cuando comienzas con la programación de macros en Excel. El segundo método para crear macros en Excel es utilizar el Editor de Visual Basic el cual nos permite introducir el código de manera manual. La desventaja de este método es que es necesario tener un conocimiento avanzado de Excel para obtener el mayor provecho posible. La ventaja es que tendremos acceso ilimitado a toda la funcionalidad de Excel a través del código VBA.
Sistematización factura de venta En el siguiente link podrás encontrar un ejemplo de una factura automatizada, el cual podrás descargar para observar su funcionamiento. https://drive.google.com/open?id=1f6SyKIqqARnZknBPBIbfmq5FWIPsShMi
Macros con visual Basic en Excel 2016 Visual Basic es un programa independiente a Excel, pero totalmente relacionado a ĂŠl debido a que nos permite escribir de manera codificada, contenido asociado a las Macros. Existen al menos dos opciones para abrir este editor; la primera de ellas es por medio del botĂłn Visual Basic en la ficha Programador. Hay que tener en cuenta que esta ficha primero debe ser habilitada siguiendo los siguientes pasos:
1.
Clic en ARCHIVO.
2.
Clic en Opciones.
3.
Clic en ¨Personalizar cinta de opciones.
4.
Finalmente, damos clic en el recuadro que se encuentra junto a Desarrollador y luego en Aceptar.
Por otra parte, para crear una rutina en Visual Basic con el fin de aumentar el número de una factura, sólo debemos seguir el siguiente procedimiento: 1.
Vamos a la pestaña Desarrollador.
2.
Damos clic en Insertar y selecionamos el Botón de formulario como se muestra a continuación.
3.
Dibujamos el botón del tamaño requerido, al momento de terminar con ello, aparecerá un recuadro que se titula Asignar macro; ahora damos clic en Nuevo.
4.
Esto nos llevará a Visual Basic, donde daremos clic en Insertar y luego en Módulo, a fin de crear la rutina que cumpla con la función que deseamos.
5.
Escribimos la siguiente fórmula, teniendo en cuenta que debemos cambiar la celda del ejemplo (en este caso A1), por la celda donde esté ubicado el número que queremos aumentar.
6.
Finalmente volvemos a Excel, y simplemente damos clic en el botón que creamos anteriormente.
Conclusiones Después de haber reconocido los cada uno de los temas desarrollados a lo largo de la cartilla, es de vital importancia resaltar el interés mostrado por algunos aprendices en cuanto al uso de las herramientas que podemos encontrar al interior de Excel, a fin de mejorar y facilitar la eficiencia de las tareas que posiblemente les sean asignadas durante su paso por el mundo laboral. Cada uno de estos temas, van despertando el interés en cada uno de nosotros, como aprendices de una carrera administrativa, por lograr entender un poco más sobre esta herramienta que nos proporciona tantas opciones que ayudarían a aumentar el nivel de productividad y generaría una buena imagen de nosotros a nivel profesional, frente a superiores.
Cibergrafia https://exceltotal.com/macros-en-excel/ https://www.aboutespanol.com/categorias-funciones-de-excel1791143 https://www.tusitioexcel.com/basico/validacion-datos-excel/