APLICAR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN TENIENDO EN CUENTA LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA TIC III
APLICAR TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIONES TENIENDO EN CUENTA LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA TIC 3
PRESENTADO POR: APRENDIZAS NATALY CELIS GRANADOS ANGIE CATHERINE CASTRO CARPETA YURY MARCELA GUZMAN PACHON LEIDY ALEJANDRA JIMENEZ ROLDAN TECNOLOGAS EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA GRUPO: 1368061 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA BOGOTA, D.C., SEPTIEMBRE 21 DEL 2018
INTRODUCCIÓN En la presente cartilla encontraremos una breve descripción de como utilizar el diseño de bases de datos ya que hoy en día la tecnología es una de las herramientas mas utilizadas en las organizaciones con el fin de adecuarla para el objeto social de la empresa es de vital importancia que dentro del entorno social las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) sean una herramienta con el fin de crear bases de datos.
OBJETIVOS • General Brindar información completa sobre el concepto de bases de datos y sistemas de información, con el fin de proporcionar una consulta en base de conocimientos adquiridos a lo largo de la competencia. • Específicos • Identificar el procedimiento para el diseño de bases de datos. • Comprender las funciones de un sistema de administración de bases de datos. • Analizar la importancia de la auditoria y de los sistemas de información.
CONCEPTOS BASES DE DATOS • ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es una colección de datos perteneciente a un mismo contexto (o problema), que están almacenados en archivos o ficheros. Estas tablas se relacionan formando vínculos o relaciones entre ellas, que ayudan a mantener la información de los diversos objetos de forma ordenada y coherente.
TIPOS DE BASES DE DATOS
• Bases De Datos Estáticas: estas son bases de datos de solo lectura. • Bases De Datos Dinámicas: estas son bases de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo
TIPOS DE BASES DE DATOS • Bases de datos jerárquicas: en una base de datos jerárquica se organizan los datos utilizando estructuras arborescentes (en árbol).
• Base de datos de red: Es un modelo ligeramente distinto del jerárquico; su diferencia fundamental es la modificación del concepto nodo: se permite que un nodo tenga varios padres.
BANCO DE DATOS • Es aquel que se utiliza para hacer referencia a un conjunto de datos, de informaciones que son agrupadas y mantenidas en un mismo soporte a modo de facilitar su acceso. • El banco de datos suele aplicarse a sistemas informáticos que guardan información y que permiten a los usuarios acceder a esos datos fácilmente.
BASES DE DATOS RELACIONAL • Es un tipo de base de datos (BD) que cumple con el modelo relacional (el modelo más utilizado actualmente para implementar las BD ya planificadas).Permiten establecer interconexiones (relaciones) entre los datos ( que están guardados en las tablas), y a través de dichas conexiones relacionar los datos de ambas tablas.
CARACTERISTICAS • Una base de datos se compone de varias tablas o relaciones. • No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro. • Cada tabla es a su vez un conjunto de campos (columnas) y registros (filas). • Las claves primarias son la clave principal de un registro dentro de una tabla y estas deben cumplir con la integridad de datos.
ARCHIVO PLANO • Son archivos de texto que almacenan un registro, con campos de registros delimitados por espacios en blanco. Pueden ser leídas directamente por una infinidad de aplicaciones de software. • Se les conoce también como archivos de texto llano o texto simple. Un ejemplo son los documentos CSV (valores separados por coma).
INDEXAMIENTO DE UN ARCHIVO
• Consiste en crear un índice en el archivo de tal manera que podamos acceder a la información de una manera más sencilla sin tener que leer todo el documento. Únicamente ubicando el contenido que queremos buscar en dicho índice.
CLAVE PRINCIPAL • Se llama clave principal a un campo o a una combinación de campos que identifica de forma única a cada fila de una tabla. Una clave primaria comprende de esta manera una columna o conjunto de columnas. También proporciona un valor único para cada fila de la tabla.
UNA TUPLA • También llamado fila representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.
ATRIBUTO • Los atributos son las características por medio de los cuales se puede describir una entidad. Por ejemplo de la entidad alumno podemos asignarle atributos como: nombre, apellido, dirección, teléfono, y su campo llave que puede ser: numero de cedula, número de matrícula, o un código cualquiera.
ARCHIVO SECUENCIAL
• Es la forma básica de organizar un conjunto de registros que forman un archivo, utilizando una organización secuencial. • Es un archivo organizado secuencialmente, los registros de un archivo secuencial quedan ordenados de acuerdo con el valor de algún campo de cada registro.
ARCHIVOS SECUENCIALES
VENTAJAS
Método fácil de entender. La localización de un registro requiere solamente la llave del registro. Eficiente económico si es alta la tasa de actividad, es decir, si la cantidad de los registros que serán procesados es alta. Pueden utilizarse medios relativamente baratos de E/S. Los archivos pueden ser relativamente fáciles de reconstruir, pues normalmente se tiene disponible un buen sistema de respaldo interconstruida.
LIMITACIONES
El archivo completado debe ser procesado, aunque la tasa de actividad será muy baja Las transacciones deben ser clasificadas y puesta en secuencia antes del proceso La oportunidad de los datos del archivo se deteriora mientras los lotes se acumulan La redundancia de los datos es casi siempre alta porque estos últimos suelen estar almacenados con diferentes llaves
ARCHIVOS DIRECTOS
• Son archivos que albergan datos sobre la ubicación de un programa, cuando el usuario realiza uno o dos clics sobre el ícono, accede al material que esté referencia.
ARCHIVOS DIRECTOS VENTAJAS
LIMITACIONES
Es posible el acceso inmediato a los registros para consulta y actualización Es posible la actualización inmediata de varios archivos como resultado de una sola transacción No se necesita clasificar las transacciones
Los registros de un archivo en línea pueden estar expuestos a los riesgos de perdida de exactitud y modificación o consulta no autorizadas, deben establecerse procedimientos especiales de respaldo y reconstrucción Pueden ser menos eficiente en el uso del espacio de almacenamiento que los archivos organizados en forma secuencial Es más difícil añadir y borrar registros que con los archivos secuenciales Se requieren recursos de hardware y software relativamente caros
ARCHIVO SECUENCIAL INDEXADO • Posee varias características que el archivo secuencial ya organiza en campos. Permite por medio de un índice llegar rápidamente a un registro deseado, esto se le llama de desbordamiento , y se ejecuta a través de la dirección de punteros donde están ubicados en los registros deseados.
ARCHIVOS SECUENCIALES INDEXADOS VENTAJAS LIMITACIONES
Permite el uso eficiente Es menos eficiente en el y económico de las uso de espacio de técnicas de proceso almacenamiento que secuencial cuando la otras formas de archivo tasa de actividad es alta El acceso a los registros puede ser más lento en Permite el rápido acceso a los registros en forma índices que con eficiente cuando esa algoritmos de actividad es una transformación pequeña fracción de la Se necesitan recursos de carga total de trabajo hardware y software relativamente caros
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS • Este sistema puede organizar, procesar y presentar los datos seleccionados de una base de datos. Esto permite a quienes toman decisiones, rastrear, probar y consultar, el contenido de la base de datos para extraer las respuestas a las preguntas no recurrentes y no previstas en los informes regulares.
DBMS โ ข Sistema de administraciรณn de bases de datos. Software que controla la organizaciรณn, almacenamiento, recuperaciรณn, seguridad e integridad de los datos en una base de datos. Acepta solicitudes de la aplicaciรณn y ordena al sistema operativo transferir los datos apropiados.
VENTAJAS
DIAGRAMA ENTIDAD RELACIÓN • Es una herramienta para el modelado de datos que permite representar las entidades relevantes de un sistema de información así como sus interrelaciones y propiedades.
SIMBOLOS DE DJISKTRA PARA LAS BASES DE DATOS
INTRODUCCIÓN A LAS BASES DE DATOS
Hoja E -Campo -Registro -Archivo
BD -Campo -Registro -Archivo -Redundancia -Inconsistencia -Publicidad
DBMS -Atributo -Registro -Archivo -Índice -Clave -Indexamiento
RDBMS -Tupla -Registro -Archivo Claves o llaves principales
AUDITORIA Es un proceso sistemĂĄtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econĂłmicas y otros acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, asĂ como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios establecidos para el caso.
OBJETIVOS El objetivo principal de una auditoria es la emisión de un diagnóstico sobre un sistema de información empresarial, que permita tomar decisiones sobre el mismo. Estas decisiones pueden ser de diferentes tipos respecto al área examinada y al usuario del dictamen o diagnostico Los objetivos de la auditoria eran tres: ■ Descubrir fraudes ■ Descubrir errores de principio ■ Descubrir errores técnicos
CARACTERISTICAS ■ La auditoría se debe realizar de forma analítica, sistemática y con un amplio sentido crítico por parte del profesional que realice el examen. ■ Todo ente económico puede ser objeto de auditarse. ■ La auditoría es evaluación y como toda evaluación debe poseer un patrón contra el cual efectuar la comparación y poder concluir sobre el sistema examinado. ■ El diagnostico o dictamen del auditor debe tener una intencionalidad de divulgación pues solo a través de la comunicación de la opinión del auditor se podrán tomar las decisiones pertinentes que aquella implique.
EL MÉTODO DE USAR LA AUDITORIA • El método que se debe utilizar para realizar una auditoria es el método científico. • La evaluación científica involucra un proceso de medición y comprobación de los principios y practicas reconocidas y en las cuales se busca si es o no el mejor plan, política, sistema o procedimiento. • La auditoría utiliza el método deductivoinductivo, pues realiza el examen y evaluación de los hechos empresariales
EL MÉTODO DE USAR LA AUDITORIA Método deductivo • Consiste en derivar aspectos particulares de lo general, leyes, axiomas, teorías, normas etc. En otras palabras es ir de lo universal a lo específico o particular.
Método inductivo • Al contrario del deductivo se parte de fenómenos particulares con incidencia tal que constituyen un axioma, ley, norma, teoría, es decir, parte de lo particular y va hacia lo universal.
CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORIA
AUDITORIA FINANCIERA • Es aquella que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los estados financieros de una unidad económica en un período de tiempo determinado y sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posición financiera cubiertos por el examen. La condición indispensable es que dicha opinión sea presentada por un contador público previamente autorizado.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA • Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier entidad y de sus métodos y de control, medios de operación y empleo.
AUDITORIA OPERACIONAL
• Es una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa de esta manera se da la oportunidad de utilizar personal especializado en el área de estudio con el objetivo de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan y poder determinar las condiciones que pueden mejorarse.
AUDITORIA INFORMÁTICA • Es un reciente desarrollo de la creciente automatización de la información en todos los niveles de las organizaciones. • Es la revisión y evaluación de los controles, procedimientos de informática y sistemas, de los equipos participa su utilización, eficiencia y seguridad en la organización que haga participe.
AUDITORIA DE SISTEMAS • Es la verificación de los controles en el procesamiento de la información, también el desarrollo de sistemas e instalación con el objetivo de evaluar su efectividad y presentar recomendaciones.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS • El control de la función informática. • El análisis de la eficiencia de los sistemas informativos. • La verificación del cumplimiento de la normativa en este ámbito. • La revisión de la eficaz gestión recursos informáticos.
de los
• Buscar una mejora relacionada con el costo-beneficio de los sistemas automáticos.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN • Los sistemas de información son un conjunto de componentes Interrelacionados que permiten la captura, el proceso, almacenamiento y distribución de la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución. •
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN • Son aquellos que permiten la entrada, el procesamiento, la salida y el almacenamiento de datos que son de interés general o de un público en particular. Existen distintos componentes de un sistema de información los cuales son: 1. Recursos humanos 2. Hardware 3. Software 4. Datos 5. Procedimiento 6. Dispositivos periféricos 7. Redes de comunicación 8. Las personas
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN • Sistemas de procesamiento de transacciones • Sistema de control de proceso de negocios • Sistemas de colaboración empresarial • Sistemas de Información de Gestión • Sistemas de apoyo a la toma de decisiones • Sistemas de Información Ejecutiva
CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL
• Es un conjunto de procedimientos y procesos de las computadoras, proyectados o implantados en una organización, cuyo propósito es proporcionar una información eficaz y oportuna para la toma de decisiones y otras funciones gerenciales
CARACTERISTICAS DE UN SIG • Exactitud: se refiere al porcentaje de información correcta en cuanto al total de información que se generó en un periodo determinado • Oportunidad: consiste en la puntualidad de enviar y recibir, ya que de nada sirve tener una información exacta, si llego muy tarde para ser usada. • Integridad: mejora la disposición de los hechos para poder proporcionar a los directivos una información más completa • Concisión: es lo que necesitan los directivos de hoy en día ya que resume los datos importantes, además de señalar las áreas de excepción de las actividades.
CONCLUSIONES • Comprendimos que las TIC en el campo laboral son la esencia de las organizaciones puesto que son la clave principal de generar un software dentro de las mismas a través de bases de datos que contienen diferentes tipos de información, generando mayor rapidez al momento de realizar una consulta sobre cualquier registro desarrollado. • Por otro lado, determinamos que en la era de la tecnología es necesario abarcar cada tema que se relaciona dentro de las bases de datos, conocer y aplicar cada uno de los conocimientos adquiridos dentro del campo laboral.
BIBLIOGRAFIA • https://es.wikipedia.org/wiki/Atributo_(inform%C3%A1tica) • https://support.office.com/es-es/article/agregar-o-cambiar-la-cla ve-principal-de-una-tabla-en-access-07b4a84b-0063-4d56-8b00-65f29 75e4379 • https://es.wikipedia.org/wiki/Clave_primaria