Organizar eventos empresariales by Kevin Contreras

CARTILLA DIDÁCTICA: EJECUCIÓN DE EVENTOS.

EJECUCIÓN DE EVENTOS

CARTILLA DIDÁCTICA

PRESENTADO A: INSTRUCTORA YOLANDA HIDROBO

PRESENTADO POR: NICOLE ANDREA BÁEZ ZAMBRANO KEVIN JOEL CONTRERAS SANABRIA PAUALA ANDREA GARZÓN CAGUA

TECNÓLOGOS EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA FICHA: 1368061

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA BOGOTÁ D. C., SEPTIEMBRE 2018

CARTILLA DIDÁCTICA EJECUCIÓN EVENTOS

NICOLE ANDREA BÁEZ ZAMBRANO KEVIN JOEL CONTRERAS SANABRIA PAUALA ANDREA GARZÓN CAGUA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA BOGOTÁ D. C., SEPTIEMBRE 2018

TABLA DE CONTENIDO 1. Introducción. 2. Las etapas de un evento. a. Definición. b. Pre-evento. i. Definición. ii. Conceptos clave. c. Evento. i. Definición. ii. Conceptos clave. d. Post-evento. i. Definición. ii. Conceptos clave. 3. Clasificación y tipos de eventos. a. Clasificación. i. De acuerdo a su naturaleza. ii. Según su exclusividad. iii. Según el alcance. b. Tipos de eventos. c. Ejercicio práctico. d. Evaluación. e. Respuestas de la evaluación. f. Resumen. 4. Organización de Comité para un Evento Empresarial a. Definición b. Clases de Comisiones c. Resumen d. Actividad Académica e. Evaluación f. Respuestas de la Evaluación 5. Logística general en la organización de eventos empresariales. a. Definición. b. Objetivo. c. Etapas. d. Áreas básicas de la logística y la coordinación. e. Subcomisiones de la logística. f. Logística general. g. Resumen. h. Actividad académica. i. Evaluación.

j. Respuestas de la evaluación. Medidas de seguridad en los eventos. a. Definición. b. Características del público. c. Características del lugar. d. En caso de emergencia. e. Seguridad contra incendios. f. Personal responsable. g. Fases de seguridad de un evento. h. Protocolo y riesgos en un evento. i. La tecnología. j. Las etapas de un evento. k. Resumen. l. Actividad académica. m. Evaluación. n. Respuestas de la evaluación. Lista de chequeo y hoja de calificación. a. Lista de chequeo. b. Resumen. c. Actividad académica. d. Evaluación. e. Respuestas de la evaluación. f. Hojas de calificación. Documentos para la Ejecución de un Evento Empresarial a. Definición b. Documentos de Pre Evento c. Eventos d. Documentación Pos Evento e. Actividad académica f. Evaluación g. Respuestas a la evaluación Informes y Evidencias Post Evento a. Definición b. Evaluación del Evento c. Agradecimientos d. Resumen de Resultados e. Puertas Adentro f. Documentar Resultados g. Posibles Destinatarios del Envío del Informe Final h. Informe Final i. Informe

j. Evidencias k. Resumen l. Actividad Académica m. Evaluación n. Respuestas Evaluación 10. Conclusiones 11. Cibergrafía y Bibliografía

INTRODUCCIร N En la siguiente cartilla podrรก evidenciar diferentes temas y procesos que se deben tener en cuenta para la ejecuciรณn de eventos empresariales, tales como su clasificaciรณn, tipos, conceptos y actividades clave que se pueden requerir a la hora de realizar un evento, teniendo en cuenta el objetivo que se quiere lograr con el evento y obtener el nivel de satisfacciรณn deseado, tanto de los asistentes como de los organizadores.

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA EJECUCIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES.

LAS ETAPAS EN UN EVENTO Independientemente del tipo de evento que organicemos, existen tres etapas: el antes, durante y después del evento, que nos ayudan en cuanto al manejo del tiempo, la cantidad de recursos que necesitemos y las acciones que realicemos. Cada una debe de seguirse de manera estratégica y ordenada, pues el resultado dependerá de la fase anterior.

PRE-EVENTO Comienza desde que empezamos a llevar a cabo esa primera idea que teníamos,

iniciando

con

planificación, que es muy esencial para cualquier tipo de evento. El primero paso es definir los el propósito del evento y así poder planificar y organizar las actividades junto con el grupo de trabajo. A nivel general esto es lo que se debe tener en cuenta: 

Objetivos del evento



Público o asistentes



Tipo de evento



Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación



Lista e invitación de invitados



Elaboración del presupuesto



Programación del evento (agenda)



Proveedores: cotización, evaluación, elección y contratación



Promoción y publicidad: Redes sociales, correo electrónico, etc.



Material para escenografía, registro, entre otros.

La clave de esta etapa está en planificar cada tarea, sin omitir cualquier detalle de lo que cada una conlleva; elegir el responsable ideal es importantísimo. Y entre más pro actividad y orientación se tenga, será mucho mejor. Planificador:

para

iniciar

cualquier

evento

cualquier tipo se debe contar con un planificador, quien es el que se encarga de crear programas que abordan el propósito, el mensaje o la impresión que su organización o cliente está intentado transmitir.

Banner: Tipo de publicidad en una página web, que puede ser de una variedad de tamaños y formatos (JPG, gif animado, Flash, etc.).

Brainstorming: Aportación de ideas que varias personas pone en común como punto de partida para un proyecto.

Canal de distribución: Red de individuos u organizaciones involucrados en el proceso de hacer llegar un producto o servicio al usuario final. Gacetilla de prensa: información sobre el evento que se envía a los medios de comunicación.

A/V: Es el término en inglés que se utiliza para para indicar materiales o equipos audiovisuales que se utilizarán en el evento: Monitores de televisión, proyectores, subwoofers de audio, etc.

Búsqueda de locaciones: Es el acto de buscar opciones de lugares para llevar a cabo un evento.

Beamer: Es un término en inglés para describir un proyector de luz del tipo LCD. Es parte del equipo audiovisual comúnmente utilizado en eventos.

Departamento de limpieza (HouseKeeping): Staff dedicado a la limpieza y mantenimiento del salón de eventos de un hotel.

Comité: grupo de personas con funciones y responsabilidades determinadas. Existen: Comité Científico, Comité Ejecutivo, Comité de Honor o de Asesores, Comité Organizativo, y así de cada área a trabajar en un evento.

Follow up: significa seguimiento, control. Es así que se hace el seguimiento de invitaciones, de actividades, de contratos con proveedores, etc.

EVENTO En esta etapa, que es un poco critica por el nivel de estrés, requiere de toda la atención a cada detalle de la agenda o check list que se realizó en el pre evento, la coordinación a todo el equipo y supervisión a la logística son cruciales para que el evento fluya como se espera. Es importante que no se olvide: 

Registro de invitados



Programación u orden del día



Señalización del evento



Montaje del salón (medios audiovisuales, decoración, equipos)



Alimentación (Coffee break, cena, buffet)



Agradecimientos y recordatorios (asistentes, colaboradores, patrocinadores, etc.)

Atrezzo: Conjunto de objetos, accesorios o vestuario que se utilizan para decorar o amueblar un escenario o espacio; los objetos o accesorios que utilizan ponentes, actores o animadores.

POST EVENTO Las actividades de esta etapa dependen del tipo de evento,

que

requieren

unas una

mayor evaluación por de los invitados, pero también del equipo de trabajo en relación delegada.

cada Esta

tarea última

parte, específicamente lo que tiene que ver con todos los puntos para realizar el tema de la evaluación, se realiza normalmente los primeros días después de realizado el evento. También, en esta etapa se debe tener en cuenta: 

Desmontaje



Evidencias del evento



Cierre financiero



Evaluación general y especifica del evento



Calificación de los proveedores y exponentes (calidad y cumplimiento)



Análisis final (puntos fuertes y a mejorar)

Benchmark: Expresión que se utiliza para referirse a un criterio o conjunto de criterios que se utilizan para evaluar el rendimiento o la calidad.

Lista de Chequeo: Es la herramienta más fácil de implementar y una de las más efectivas para el control de los procesos.

Evidencias: Analizar y comunicar los resultados y logros obtenidos, permite mostrar un cierre, y dejar a quienes lo reciben, con expectativas para las actividades que se propongan en un futuro.

ACTIVIDAD ACADEMICA PRE-EVENTO Se organizó una actividad de MESA REDONDA

para el primer capítulo de la competencia

ORGANIZAR EVENTOS, y quedo para el día 6 de Agosto del 2018, en el ambiente 401. Andrés Florián será el encargado de ser el moderador de la actividad en todo momento, el señor Nicolás Hernández será el relator el cual será el responsable del manejo de las diferentes herramientas tecnológicas y la digitación del acta, la señora Luisa Hernández junto al señor Edward Peña, serán los encargados de aclarar los términos, formular preguntas y respuestas para el desarrollo de esta actividad, y la señora María Martínez será la encargada de tener la lista de chequeo a la mano, para tener nota y soporte de la participación de cada uno de los invitados.

EVENTO Al iniciar la franja correspondiente a ejecución de eventos, el equipo de trabajo encargado de realizar la actividad prepara el ambiente 401 estableciendo las labores correspondientes a la logística basándose en el mapa de organización. Luego se empieza el registro de los invitados y acomodación de los mismos por puestos según el número reclamado en el momento de entrada. . A continuación, inician los himnos como acto protocolario y siguiendo el orden del día, para así dar continuidad al desarrollo de la técnica. Se inicia una breve explicación de la misma a cargo de Edward Peña, a continuación hace apertura Andrés Florián encargado de ser el moderador de la actividad, realizando una serie de preguntas, junto a Luisa Hernández sobre terminología en los eventos, mientras Nicolás Hernández realizaba el apoyo grafico mediante diapositivas que explicaban cada termino de manera que se lograra entender lo mejor posible, lo cual genero participación en el público resolviendo dudas y aportando ideas a través de experiencias cotidianas. El orden efectuado en el evento fue el siguiente: 1. Organización del salón a cargo de Andrés Florián y Luisa Hernández 2. Material de trabajo o de apoyo para los participantes a cargo de Edward Peña 3. Audio y video a cargo de Nicolás Hernández 4. Acreditaciones a cargo de María Martínez

Concluyendo con la terminología explicada y mejor desarrollada a través de los aportes de cada participante, María Martínez hace una retroalimentación de lo que fue la actividad con una evaluación para reforzar y aclarar lo visto o lo hablado en el tema.

POST EVENTO Al dar finalización a la actividad correspondiente, se hace entrega de los refrigerios, agradeciendo a su vez a los invitados por la asistencia al evento, se realiza la revisión de las evaluaciones repartidas a los participantes con el fin de calificar la evidencia de conocimiento adquirida durante el desarrollo del mismo. Al igual se revisa la hoja de calificaciones dando así espacio al análisis de la ejecución del evento encontrando posibles falencias y resaltando las cualidades. Se pasa a revisar la correspondiente lista de chequeo, encontrando que todo lo establecido durante el pre evento y el evento obtuvieran un cumplimiento a cabalidad, para seguir con el informe de todo lo sucedido durante el desarrollo del evento anexando en el las correspondientes evidencias fotográficas y físicas. Finalmente se hace una labor de limpieza y organización del sitio utilizado dejándolo tal cual como fue entregado antes de la realización de la técnica.

RESUMEN Anteriormente, se pudo analizar cada uno de los detalle y también, lo que conlleva cada una de las etapas de los eventos. Y que independientemente del tipo de evento que se vaya a realizar es necesario tener en cuenta estas etapas que se dividen de la siguiente manera: antes, durante y después del evento. El pre evento es el que nos ayuda a fijar muy bien los objetivos para que estos sean claros y de esta manera todo fluya debidamente, sin olvidar ningún tipo de detalles como la fecha y el lugar donde lo realizaremos, los proveedores, la elaboración del presupuesto e incluso todo el material que necesitaremos. El cumplir con cada uno de los objetivos, es lo que nos ayudará a que el evento siga en pie. El evento, que es la etapa un poco más crítica, pues requiere atención a cada detalle y supervisión a cada comité o coordinación para que todo salga como lo esperado. Dentro de

esta etapa está: el registro de los participantes, orden del día, alimentación, agradecimientos y demás. Y la última etapa de evento, pero no la menos importante, la conocemos como el post evento. En esta última parte se analizan todos los puntos para realizar la evaluación y así saber cuáles fueron los puntos fuertes y los puntos a mejorar. Por último, en este capítulo también se encuentran diferentes términos que son de gran utilidad a la hora de organizar un evento. Y no está de más, poder conocerlas y así emplearlas en este mundo de los eventos.

EVALUACIÓN-No. 1 Con base al tema tratado por el primer grupo, responda el siguiente cuestionario de preguntas rellenando el círculo con la respuesta que considere correcta: Cuestionario de preguntas Rellene el círculo con la respuesta que considere correcta: 1. o o o o

¿Qué tipos de eventos se abarcaron en la charla? Formales Formales e Informales Bodas Conciertos

2. o o o o

¿Cuál es la identidad privada o gubernamental que promociona y consigue eventos? Acreditaciones Canapés Brief Buró

3. ¿Cuál es el listado de actividades y servicios que se revisan para que nada en el evento quede librado al azar? o Check list o Check-in 4. ¿Qué se denomina como Acto de Dios? o Milagro o Asamblea de ejecutivos

o Sucesos naturales a gran escala o Acta de un evento importante 5. o o o o

¿El acrónimo en inglés que define “Hospedaje y Desayuno” es? A/V B&B FEE A&B

RESPUESTAS EVALUACIÓN-No. 1 Con base al tema tratado por el primer grupo, responda el siguiente cuestionario de preguntas rellenando el círculo con la respuesta que considere correcta: Cuestionario de preguntas Rellene el círculo con la respuesta que considere correcta: 1. ¿Qué tipos de eventos se abarcaron en la charla?

Formales  Formales e Informales o Bodas o Conciertos o

2. ¿Cuál es la identidad privada o gubernamental que promociona y consigue eventos?

Acreditaciones o Canapés o Brief  Buró o

3. ¿Cuál es el listado de actividades y servicios que se revisan para que nada en el evento

quede librado al azar?  Check list o Check-in 4. ¿Qué se denomina como Acto de Dios?

Milagro o Asamblea de ejecutivos  Sucesos naturales a gran escala o Acta de un evento importante o

5. ¿El acrónimo en inglés que define “Hospedaje y Desayuno” es? o

A/V

B&B o FEE ï&#x201A;· A&B o

TIPOS DE EVENTOS EMPRESARIALES.

CLASIFICACIÃ&#x201C;N Y TIPOS DE EVENTOS

DE ACUERDO A SU NATURALEZA EVENTO CULTURAL Son aquellos que involucran, como temática principal, alguna rama del arte o los usos y costumbres de una región. Este tipo de encuentros, abarcan desde una vernissage, de dos horas de duración para un grupo selecto, hasta un mega festival en conmemoración de una fecha importante para todo un pueblo, con actividades especiales durante una semana. Si te encuentras organizando o formas parte de un equipo que realiza eventos culturales, existen ciertas particularidades que aconsejamos tengas bien presentes, para poder lograr el impacto deseado.

EVENTO SOCIAL Los eventos sociales son parte de la vida de la mayoría de la gente, ya que es muy común asistir de invitados a fiestas de cumpleaños, de bodas, a eventos culturales y otros tipos de eventos sociales. Cuando hablamos de eventos sociales nos estamos refiriendo a un suceso importante y programado que puede abarcar cualquier área social, artística, deportiva y los mismos pueden presentarse como seminarios, talleres, conferencias, inauguraciones, exposiciones entre otros

EVENTO COMERCIAL Es una exhibición de productos que facilitan las transacciones comerciales entre compradores y vendedores, normalmente se caracterizan por promocionar sus productos, hacer negocios, a simple vista se ven más viables las compras de sus productos y se ve una estrategia de mercado, tiene como ventajas el poder iniciar o cerrar un negocio, se ve la reacción de los interesados ante el producto de lo cual se hace un análisis de la competencia y del mercado y por último el ahorro de recursos y tiempo.

EVENTOS EDUCATIVOS Se utiliza para difundir conocimientos entre en determinados segmentos de la población. Congresos, conferencias y convenciones son algunas de las actividades que regularmente se ejecutan en este campo. Sin embargo, muchas veces no se cuenta con una idea clara de cómo realizar este tipo de actividades.

EVENTOS DEPORTIVOS Los eventos deportivos son actividades que se realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales, Deportivas, Políticas, etc. Según la capacidad organizativa se pueden organizar: Grandes, medianos o pequeños eventos.

GRANDES EVENTOS: Convocan un número importante de participantes o asistentes, muchas disciplinas deportivas o una sola de gran envergadura. Requieren de muchos recursos económicos, físicos y humanos, además de un alto número de personal de apoyo. Ej. Juegos Olímpicos, mundiales de fútbol. MEDIANOS EVENTOS: Eventos de característica local, convocan un número de participantes o asistentes. Ej. Juegos departamentales, juegos intercolegiados. Festivales escolares. Juegos de Integración Ciudadana. PEQUEÑOS EVENTOS: Evento de carácter barrial o comunitario, convocan un número determinado de personas. No requieren mucha infraestructura, y poco apoyo y recursos. Ej.: Torneo barrial, ciclo vía barrial, aeróbicos comunitarios.

EVENTOS TECNOLÓGICOS Es de carácter informativo cuyo objetivo es orientar al sector productivo, comunidades y público en general. Estos eventos se programan en especial para realizar actualizaciones tecnológicas, dirigidas a empresarios y personales vinculadas a las empresas o instituciones educativas. EVENTO RECREATIVO Se denomina evento recreativo a las actividades recreativas que tienen modificaciones y adaptaciones que son llevadas a cabo con la población infantil y juvenil. Este tipo de evento tiene algunas ventajas que lo hacen uno de los más sencillos de realizar como lo son, la poca organización, dura poco tiempo, requiere poco material, requiere poco dinero para su realización, es flexible en su organización, puede tener un amplio contenido y une a varias personas de diferentes edades para un rato de diversión Eventos Científicos Son eventos enfocados al estudio y obtención de evidencias observables, empíricas y sujetas a los principios de razonamiento, con el fin de investigar y conseguir respuestas a interrogantes eventuales y fenómenos de la naturaleza

Eventos Políticos Un evento político es un acontecimiento muy importante, por esta razón sabemos la transcendencia que tiene, debe generar y mantener una excelente imagen pública. Quienes realizan estos eventos es el estado a los públicos (internos, interestatales) con el efecto de crear ámbitos relacionales de justicia y orden.

SEGÚN SU EXCLUSIVIDAD Para clasificar la cantidad de asistentes a un evento se debe tener en cuenta primero la exclusividad de un evento, estos pueden se r de manera pública o privada

PÚBLICOS Los eventos públicos incluyen emisiones públicas de grandes eventos deportivos, actos públicos, y festivales de pueblos. Generalmente los clientes en este segmento son organizaciones, partidos políticos, agencias gubernamentales, iglesias u otras instituciones públicas. Uno de los aspectos particularmente importante en el segmento de los eventos públicos consiste en comunicarse con las autoridades involucradas, y nuestros empleados son expertos en esto.

PRIVADOS Es aquel que se organiza para un determinado colectivo, y no

pretenden transmitir nada a la sociedad en general, pueden ser: Actos corporativos privados: son los organizados por empresas u organizaciones con motivo de alguna celebración o acontecimiento relacionados con la misma Actos privados familiares: son los organizados en el seno de la vida privada de los organizadores, los cuales pueden organizar con total libertad y los llevaran a cabo con sus propios recursos

SEGÚN EL ALCANCE O MAGNITUD LOCAL El evento es dirigido a una localidad (es una división pequeña que en la estructura de un país suele pertenecer a una provincia, departamento o estado). En general cuenta con un número muy reducido de ciudadanos, quienes suelen conocerse entre sí, las cuales varían en cada región teniendo en cuenta los recursos que disponen

REGIONAL Hace referencia a una porción de territorio determinada por ciertas características comunes o circunstancias especiales, como puede ser el clima, la topografía o la forma de gobierno. Una región también es una división territorial, definida por cuestiones geográficas, históricas y sociales, que cuenta con varias subdivisiones, como departamentos, provincias, ciudades y otras.

NACIONAL Nación es el conjunto de personas que se identifican con un territorio, idioma, raza y costumbres, constituyendo generalmente un pueblo o un país. Generalmente sus celebraciones en común son la independencia y creencias religiosas

INTERNACIONAL Aquellos que son organizados por alguna institución que tiene sedes a nivel internacional y el evento se realizan en una de sus sedes y en un país en específico.

MUNDIAL Vincula a la totalidad del mundo, y por lo general los únicos eventos que se celebran a nivel mundial son las celebraciones de navidad y año nuevo.

TIPOS DE EVENTOS  CONGRESO: Reunión, normalmente periódica, en la que, durante uno o varios días, personas

de distintos lugares que comparten la misma profesión o actividad presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad para intercambiarse informaciones y discutir sobre ellas.

 CONVENCIONES: Una convención es un evento de vocación privada, generalmente organizado por una sola empresa, con una duración mínima de dos días y al menos cincuenta participantes. Las convenciones están orientadas a la generación de negocio y lo habitual es que tan solo asistan miembros de la empresa o empresas organizadoras.

 JORNADAS: Reunión similar a los congresos, pero con duración de un día. Por consiguiente, es una reunión científica e institucional de colegas miembros de un organismo o asociación con características reglamentadas y trabajo sistematizado.

 SEMINARIOS: Reunión de estudio y trabajo de grupo reducido. Es un grupo de aprendizaje activo, con relación directa especialista-alumno. Su modalidad es netamente intensiva. Es el trabajo de un grupo reducido que investiga o estudia exhaustivamente un tema o unos pocos temas determinados, en sesiones o reuniones planificadas.  SIMPOSIO: Reunión de personas capacitadas en determinado tema con exposición de expertos. Los integrantes exponen individual y sucesivamente por un lapso no mayor a quince o veinte minutos. Cada expositor habla sobre un aspecto particular del tema y lo hace en profundidad.

 COLOQUIO: Reunión informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de llegar a un acuerdo o conclusión.



CONFERENCIA: Un expositor desarrolla un tema en particular. Cuando se pronuncian varias conferencias consecutivas con un período de tiempo igual entre una y otra y dentro del ámbito de

una misma institución organizadora, el encuentro se llama ciclo de conferencias. Es decir, son conferencias consecutivas sin congruencias temáticas ni programáticas.



CONFERENCIA DE PRENSA: Reunión que se realiza para dar a conocer una opinión o una información, a un grupo de periodistas acreditados. Se puede dar que solo hable la persona que está en el estrado o bien que los periodistas pregunten y el responsable respondan a éstas.



PANEL: Varias personas exponen su idea, pero sin hacer uso de la palabra propiamente dicho. Los participantes de la mesa dialogan y evitan colisiones o superposiciones de exposición a través de la presencia de un coordinador. La diferencia con el simposio y la mesa redonda estriba en que los oradores no exponen, no hacen uso de la palabra, sino que dialogan, conversan, debaten entre ellos el tema propuesto, todo informalmente, pero con coherencia. Un coordinador modera la reunión y permite intercalar preguntas.



Foro: Reunión de libre expresión de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la reunión. Generalmente es la clausura de un simposio o mesa redonda. No es requisito del foro que haya panelistas.



Mesa redonda: Los expositores mantienen puntos de vista divergentes u opuestos y hay lugar para un breve debate entre ellos. Pueden ser desde tres y hasta no más de seis expositores. Este tipo de confrontación permite una información objetiva: expositores con distintos puntos de vista debaten brevemente sobre un tema, luego habrá preguntas del auditorio. Es necesario un moderador. 

Asamblea: Necesita que se labre un acta. Se verifica quorum para comenzar la sesión y para tomar la decisión. Necesita de un temario u orden del día, porque los temas de discusión y decisión no son libres, sino que deben ser previamente notificados a todas las personas que van a participar. Una asamblea es el máximo órgano de decisión de una institución y rige su destino. Por lo general, las asambleas institucionales generales son anuales. En ellas suelen elegirse también autoridades de una institución. Por lo general, las instituciones u organismos internacionales celebran sus asambleas anuales juntamente con sus congresos para ahorrar a sus asociados, miembros o delegados un desplazamiento, alojamiento, etc.

 Taller: Sala o taller donde se enseña un tema educacional, un oficio o un trabajo de manera práctica o manual.

 Debate: Discusión grupal e informal sobre un determinado tema, cuya duración no excede los 60 minutos, realizada con la asistencia de un coordinador, que ordena las disertaciones y modera el debate. Para que esta clase de reuniones resulte productiva se sugiere trabajar36. con grupos pequeños, de no más de 15 personas. 

Almuerzos: La dinámica consiste en intercambiar ideas, dirigidas por un moderador, mientras se disfruta de un almuerzo, es decir, es un trabajo en equipo distendido. Se puede desarrollar en un hotel, en un restaurante o en la sede de la empresa o institución que lo convoca.



Cocktail: Todo lo que se sirve en un cocktail suele estar sobre una mesa en torno a la que los invitados se sitúan de pie mientras charlan y comentan sobre algún tema.



Exposición: Reunión de varios expositores para una exhibición pública de arte, productos, servicios, materiales, etc., sin venta directa a los visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en un país o región, o en determinada rama o actividad de la industria o el comercio. Es decir, divulgación sin venta.



Reunión técnica: Las reuniones técnicas tienen como objetivo el intercambio de ideas y experiencias entre áreas asimilares de la membrecía e instituciones invitadas, proveyendo un foro para él análisis de temas de interés común.

ACTIVIDAD ACADÉMICA I. Se arman grupos de 5 y a cada grupo se le entrega

una tarjeta con un tipo de evento II. Cada grupo tiene que identificar según los tres parámetros en que parte se clasifican III. Se les da 15 minutos para dar la identificación del evento asignado IV. Adicional a eso se les pide colocarle un nombre adecuado al evento, teniendo en cuenta que son eventos corporativos V. Luego de terminados los 15 minutos se escoge una persona de cada grupo quien socializa la solución de la actividad al resto del grupo.

EVALUACIÓN-No. 2 1. Los eventos se clasifican de acuerdo con: a) b) c) d)

Educación, deporte y tecnología Nacional, internacional y local La naturaleza, grado de exclusividad, y el alcance Públicas o privadas

2. ¿Cuál es la importancia de identificar la clasificación de un evento? a) b) c) d)

Se realiza de forma correcta la planeación del evento Tener claros los objetivos Lograr tener planes extras para los imprevistos Todas son correctas

3. En que clasificación cree que esta un evento cultural a) De acuerdo a su naturaleza b) De acuerdo al grado de exclusividad c) De acuerdo al alcance y magnitud del evento

4. ¿Cuál de los siguientes no soy tipos de eventos? a) b) c) d)

Concursos, mesa redonda, congresos Deportivos, culturales, tecnológicos Conferencias, festival, desfiles Graduación, fiesta, debate

5. cuando se habla del grado de exclusividad de un evento se refiere a: a) b) c) d)

Públicas o privadas Culturales o deportivas Nacional o internacional Ninguna es correcta

RESPUESTAS EVALUACIÓN-No. 2 1) Los eventos se clasifican de acuerdo con: C) su naturaleza, grado de exclusividad y el alcance 2) Cuál es la importancia de identificar la clasificación de un evento D) Todas son correctas 3) En que clasificación cree que esta un evento cultural A) De acuerdo a su naturaleza 4) ¿Cuál de los siguientes no soy tipos de eventos? B) Deportivos, culturales, tecnológicos 5) cuando se habla del grado de exclusividad de un evento se refiere A) Públicas o privadas

Resumen La clasificación de los eventos nos ayuda a identificar que tantos parámetros se deben tener en cuenta a la hora de realizarlo, ya que los eventos son clasificados en tres ítems los cuales son: Según su naturaleza         

Culturales Sociales Comerciales Deportivos Científicos Tecnológicos Educativos Recreativos Políticos

Según su grado de exclusividad  

Públicos Privados

Según su alcance y magnitud     

Mundial Internacional Nacional Regional Local

Es de suma importancia saber identificar estos tres parámetros ya que es más fácil su planeación, y se es más sencillo lograr el objetivo establecido, ya que no van a haber excesos o desperdicios de materiales o mal distribución del espacio, si logramos identificar todo esto tendremos más facilidad para organizar y levar a cabo el evento que se tenga pensado.

ORGANIZACIÓN DE COMITÉS PARA EVENTOS EMPRESARIALES.

ORGANIZACIÓN DE COMITÉ PARA UN EVENTO EMPRESARIAL La organización de comité para un evento empresariales es una herramienta imprescindible, que las empresas utilizan para motivar y reconocer tanto a sus clientes mediante la organización de eventos promocionales como para sus propios empleados a través de estos eventos y reuniones motivadoras, para poder dar a sus clientes la oportunidad de un acercamiento directo a su empresa. Normalmente los eventos empresariales incluyen actividades inter-empresas, conferencia y proyectos comunitarios todo esto se enfoca en lograr las metas que tiene cada una de las empresas. Los eventos han sido siempre un excelente medio para conducir la organización de negocios, transmitir nueva información y más cuando hablamos de un evento empresarial por eso es importante su organización y fluido desarrollo, para lograr esto se busca delegar actividades. La mejor forma de hacerlo y la que se utiliza en todos los eventos es la creación de los comités. Dentro de la organización de un evento, específicamente de un evento empresarial y debido a la complejidad de las actividades que se realizan en ellas, se han creado distintos grupos de trabajo, los cuales se clasifican de distintas maneras pero siempre persiguen un mismo fin el cual es tratar de tomar la mejor decisión para beneficio del evento y del éxito del mismo.

1. CLASES DE COMISIONES  COORDINADOR GENERAL: El coordinador general es el responsable general de todo el evento pues este se encarga principalmente de que se cumplan todos los objetivos de un evento, dependiendo de su meta. El éxito de un evento tiene mucho que ver con el desempeño de excelentes coordinadores de áreas, personas que se encarguen de todo aquello inconveniente que pueda

suceder en el evento y que este no se haya previsto con anterioridad por ello la función principal de un coordinador general es la de dirigir y supervisar que los coordinadores de áreas estando atento a que su grupo cumplan con sus obligaciones anteriormente determinadas en la integración de comités.

ROLES DE UN COORDINADOR GENERAL: Rol Vital: conseguir la mejor sede, lograr una excelente asistencia en calidad y número de participantes, tener una campaña publicitaria exitosa, tener actividades creativas. Rol Funcional: requiere de involucrarse en los detalles de la administración y operación, antes, durante y después del evento.

TAREAS DE UN COORDINADOR GENERAL:      



Reclutar a los miembros del Comité Organizador. Definir el nombre del evento, logotipo y lema. Establecer objetivos y metas. Planificar, organizar, dirigir y controlar la realización y desarrollo general. Supervisar el trabajo que realice el Comité Organizador, desde la planificación inicial hasta el término del evento. Desarrollar un sistema eficiente de coordinación y supervisión, para garantizar que todas las actividades que se lleven a cabo se hagan con un espíritu profesional y de calidad. Formar un equipo de trabajo que tenga experiencia y capacidad de entregarse de tiempo completo.

COORDINADORES DE ÁREA Es el responsable de diferentes áreas del evento como su mismo nombre lo indica, cuando es un evento de gran tamaño, es útil un coordinador de área pues este brinda soluciones y está atento a que los pequeños detalles y se encarga de resolverlos, mientras el coordinador general puede encargarse de grandes inconvenientes y demás labores que debe cumplir.

Estos coordinadores de área se harán responsables totalmente de lo que es su área es decir, es responsable de los recursos que se utilizan allí, del personal y de su distribución y este coordinador así mismo será el que le

brindara resultados directos a el coordinador general cuando este lo requiera.

COMISIÓN DE TRABAJO Después de determinar en la integración de comités la idea en central del evento determinar los pasos exactos que se van a seguir antes, durante y después del evento, esta comisión o bien este equipo de personas tiene la tarea de contribuir a cumplir los pasos del evento. Son las personas encargadas de que todo lo que se dijo y se planeó con anterioridad se cumpla paso a paso:    

Que se cumpla el horario que se estipulo Que se cumpla con los pasos de manera sistematizada Que todas las actividades que se planearon en realidad de cumplan y no falte ninguna Que todos los elementos que se requieren para el desarrollo fluido del evento, estén y sean los correctos para que el cronograma del evento no se tenga que modificar a última hora.

Todas la comisiones van de la mano, pues todas colaboran para lograr el mismo objetivo, pero en especial esta comision va de la mano con el coordinador general, pues el se encarga de supervisar que todos cumplan sus labores como colaboradores del evento y esta comision se encarga de verificar que todos cumplan con un cronograma, entre los dos logran la distribucion de recursos, funciones y que todo se cumpla a tiempo.

COMISION DE LOGISTICA

Esta comisión es la encardada de que todas esas actividades relacionadas a la implementación de la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento a la ejecución del evento se cumplan. En esta comisión nos encargamos de toda la parte de la organización del evento como tal, es decir de lo que los invitados verán, cada detalle que haga que el evento sea agradable para todos los asistentes. En esta comisión se tiene muy en cuenta que necesitamos dejar en los invitados, que impacto requiere el evento, y con ello claro esta debemos tener en cuenta que clase de evento es. Como en este caso nos arraigamos a un evento empresarial, la comisión logística debe hacer todo lo posible para fomentar ese ambiente de sociabilidad profesional, dando paso a la creación de nuevos negocios en un salón y evento agradable de forma elegante, sobria y profesional. La comisión logística se divide en 5: 

TRANSPORTE: Verificar el tipo de personas que van a funcionar como asistentes en el evento y con ello analizar que disponibilidad de tiempo y espacio cuentan estas personas, también serán los encargados de verificar con qué condiciones físicas cuentan estas personas para así determinar el lugar de mi evento. Buscado siempre que sea propicio.



ALOJAMIENTO: Con el estudio de los asistentes al evento también analizare que status tienen estas personas y con qué presupuesto se cuenta para así determinar si el evento es lo suficientemente largo para ofrecer alojamiento y además, y claro esta elegir un lugar propicio, cerca y acorde al tema del evento y al presupuesto.



ALIMENTACIÓN: Es importante ofrecer alimentación que incluye bebidas en un evento, porque es una necesidad básica que evita que los asistentes presten atención y se encuentren dispuestos a colaborar con el evento, pues una incomodidad o necesidad entre los asistentes ya causa un sin sabor y deja una mala impresión.



SEGURIDAD: Los miembros del subcomité

deben velar por la seguridad de todos los invitados que van a asistir en el evento, de forma tal que tiene que coordinar todo el operativo de seguridad tanto de las invitados como de los delegados. y estar atentos a cualquier emergencia que pueda pasar en ese momento. 

SERVICIOS GENERALES Se encarga de la referente a la planificación y logística de las actividades con la celebración de los eventos. Estos servicios generales son la reservación del centro de convenciones o en donde se valla a realizar el evento y que sea adecuado para el mayor número de invitados que valla asistir, adicionalmente asegura del montaje de los salones el alquiler del équido de sonido y demás cosas que se vaya a utilizar durante el evento, y por una parte esta comisión también se encarga de contratar al personal técnico de animar y promover en el evento.

COMISION TECNICO-ACADEMICA Esta comisión se encarga de que todo lo planeado y organizado con anterioridad cumpla con ciertos parámetros, además este desempeña un papel primordial en el Post-Evento pues después del éxito de un evento esta comisión se encarga de todos los papeles, informes y demás detalles que verifican la organización y éxito de algún evento, en este caso de un evento empresarial.

SUS FUNCIONES:  

Elaborar las normas para la presentación de trabajos en el evento, y seleccionarlos en función de estas. Revisar el temario a desarrollar.

 

Determinar la metodología del trabajo Coordinar la reproducción y distribución de las ponencias.

La colaboración y el trabajo en equipo es la clave para éxito de un evento, esta comisión va de la mano con las demás, pero es una de las que trabaja de forma más individual dentro de la delegación de actividades, aunque las demás si tienen un hilo de dependencia hacia ella. Esta comisión tiene como fin de realizar y organizar el desarrollo de las funciones ya establecidas dentro de un evento, para así poder llevarlas a cabo es decir que desempeña Ejemplo: La elaboración del cronograma y que actividades se van a realizar, la coordinación de las acciones para la distribución de las mismas y la ejecución del trabajo para el comité organizador.

COMISIÓN DE PROMOCIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO

Esta comisión se encarga de la promoción y la difusión del evento para asegurar su éxito en el pre-evento, también se encarga del protocolo durante el evento, asistencia de los participantes creando relaciones interinstitucionales que podrían favorecer en el futuro a la compañía. La comisión de promoción, relaciones públicas y protocolo se encarga de crear ese ambiente propicio para que se den relaciones entre los asistentes que permitan el cambio de sus ideas y en el futuro la creación de una sociedad hablando en el ámbito de un evento empresarial, pues en un evento empresarial es lo que beneficia y busca un empresario conseguir en un evento de esta clase. En todos los eventos se busca que se cumpla con la asistencia de todos los invitados o en su defecto de la mayoría, para eso esta comisión deberá realizar una campaña de expectativa creando entre el público grandes aspiraciones de lo que va a hacer el evento.

SUS LABORES:        

Diseño y elaboración del logotipo. Diseño y elaboración de folletos, papelería especial, invitaciones. También es el encargado si es necesario un recuerdo acorde al evento Promoción tanto interna como externa Diseño de todo material promocional Elaboración de pancartas Planificación y coordinación de protocolo Coordinar los actos de inauguración y clausura

LAS MÁS IMPORTANTES: 

Promoción

El factor es requerido para la difusión del evento que se va a realizar el cual puede ser desde simple invitación y que de esta manera pueda llegar a los medios masivos como televisión o prensa. 

Protocolo

Para esto se debe estipular, coordinar con el equipo de invitados, además de esto se debe hacer un diagrama de la ubicación para los invitados y puedan estar organizados desde el inicio hasta el final del evento. 

Relaciones públicas

Se debe tener en cuenta que todos los invitados del evento no se conozcan entre si y puede que no surjan las cosas como se tenían planeadas desde un principio de tal manera que este factor juega con el papel muy importante que en la ejecución del evento.

COMISIÓN DE FESTEJOS Y RECREACIÓN En esta comisión se realizara la planificación y coordinación a la parte recreativa del evento; presentación de grupos artísticos, la decoración del evento, incluyendo bebidas como lo son cocteles. Y si el evento requiere de excursiones. En esta comisión se requiere de personas con extrema creatividad, hay que tener en cuenta que no en todos los eventos aplica la misma recreación, en un evento empresarial la comisión de festejos y recreación se encarga de toda la parte estética del evento, es decir de la decoración de todo el evento.

SUS FUNCIONES: 1. Asesorar al Consejo Directivo acerca de las actividades sociales propicias, para constituir una profesión más participativa, representativa y jerarquizada. 2. Trabajar de ser necesario, en conjunto con las demás comisiones asesoras para la realización de sus eventos.

3. Asesorar al Consejo Directivo sobre las formas de fomentar el espíritu de solidaridad y camaradería entre los matriculados, con la participación de su grupo familiar. 4.

Proponer otros objetivos que estén de acuerdo con la presente resolución, siempre que sean aprobados por el Consejo Directivo, en forma conjunta con el Plan Anual de Acción

RESUMEN Un evento es una serie de actividades con un objetivo de acuerdo a una temática y dirigido a un tipo de asistentes, esto que quiere decir que siempre para poder tener un buen desarrollo de un evento, debemos iniciar por hacer un buen manejo de organización que quiere decir realizar y asignar los diferentes tipos de comisiones que se encargarán de hacer un buen

desarrollo del mismo, ya que las comisiones son de logística de recreación y festejo , coordinación general y así sucesivamente esto con el fin de que cada uno de los participantes a organizar tengan claro su labor en este y cada una de sus funciones a desempeñar.

El evento es importante tener en cuenta que evento se va a realizar y por medios de los comité el cual se pueda desarrollar. Un comité es la base Principal de un evento que se quiera realizar, sin importar la magnitud del mismo ya que de estos depende de cómo se realice el evento. Los comités permiten llevar acabo exitosamente el procedimiento de un evento estos rigen los elemento, recursos y desarrollo de la actividad satisfactoriamente. Gracias a las actividades que se desarrollan cada comité, se pueden establecer las obligaciones del evento y cada medida de contingencia para el progreso del evento, y cada comité tiene la responsabilidad y estar informado a cualquier situación que se presente en el momento y que el evento salga exitoso.

Hablamos de que es una conferencia para si poder entender lo que se hizo y se logró a través de evento: Cuando nos referimos a ‘conferencia’, estaríamos hablando de un tipo de exposición oral que se puede desarrollar con dos o más personas; en un espacio amplio y con buena armonía para que sea más innovadora y llamativa la conferencia. Debemos ser claros, creíbles y siempre generar confianza con el tema a tratar, ser específicos para que así se sienta más cómodos los asistentes y se logre cumplir con el objetivo de su realización. La conferencia busca poder ampliar el conocimiento en diferentes temas específicos de interés. Hay diferentes tipos de conferencia como son: la video llamada; esta consiste en entablar comunicación indirecta con una o más personas mediante sistemas de telecomunicación donde existe difusión de imágenes y sonidos. Conferencia de prensa esta consiste en circular un poco más información que como se ve en un comunicado de prensa y así que se logre explicar detalladamente un tema y sus aspectos más relevantes. Conferencia episcopal esta es más como una organización donde se encuentran los obispos del país y se reúnen para hablar de los temas importantes,

aspectos a mejorar en sus labores y datos relevantes y así mismo ampliar el conocimiento en cada uno de los temas tratados; entre otras.

ACTIVIDAD ACADEMICA Se implementa la técnica conferencia para dar como tema organización de una comisión en un evento empresarial. Para iniciar con la temática de ‘conferencia’, decidimos organizarnos como, una persona era el conferencista, otra era el orador y por último la persona encargada de la logística; se organiza el ambiente de acuerdo a que el conferencista queda en frente de las personas que asisten a este. Luego de este se busca hacer señalizaciones de la estación de café y ubicamos una mesa donde se encontrara ubicado el conferencista. Para el desarrollo del tema utilizamos diapositivas como un medio de ayuda visual para los asistentes de acuerdo al tema tratado organización de comisiones en un evento empresarial, se realizó y entrego un desplegable con toda la información del tema y el conferencista.

Se realiza una explicación dinámica de que es una comisión y cuáles son las comisiones que se deben tener en cuenta a la hora de organizar y hacer posible un evento. Que aspectos se deben tener en cuenta, que materiales, que ayudas visuales y que se utiliza para el desarrollo del mismo. Que se debe y que no se debe hacer. Para este el conferencista se encargó de dar breves ejemplos y así mismo la importancia que tiene cada comisión, con esto se quiere que todas las comisiones son importantes y siempre se deben dar un buen manejo para tener un buen desarrollo y finalidad del mismo. Luego de que se habla de las comisiones, realizamos una actividad en donde los asistentes podían dar ejemplos en los diferentes casos y que podrían implementar en un evento, que consideraban que se podía hacer y que no en un tipo de evento.

Para finalizar los asistentes hacen una serie de preguntas, dudas y así mismo se les resuelve. Hicimos evaluación del tema y ellos también nos hacen evaluación de acuerdo de como manejamos la actividad realizada. Finaliza la actividad con un refrigerio que se les tenía para así dar por culminado este evento.

EVALUACIÓN-No. 3 Con respecto al tema tratado ´las comisiones en la organización de eventos´ responda la siguiente pregunta: 1. ¿El coordinador general se encarga de supervisar las diferentes actividades asignadas académicas? FALSO VERDADERO

____ ____

2. ¿El grupo de trabajo se encarga de llevar a cabo la correcta realización de las diferentes fases de un evento? FALSO VERDADERO

____ ____

3. ¿La comisión técnico - académica se encarga de? a. b. c. d.

La logística del evento Apoyo en las fases del evento Determinar metodología de trabajo. Todas las anteriores

4. ¿La comisión de promoción relaciones publicas y protocolo y la comisión de festejos y recreación, realizan las mismas funciones? FALSO VERDADERO

____ ____

5. ¿La comisión que se encarga de la presentación de grupos artísticos y culturales en un evento es la comisión logística? FALSO VERDADERO

____ ____

RESPUESTAS EVALUACIÓN-No. 3

Con respecto al tema tratado ´las comisiones en la organización de eventos´ responda la siguiente pregunta: 1. ¿El coordinador general se encarga de supervisar las diferentes actividades asignadas académicas? FALSO VERDADERO

X ____

2. ¿El grupo de trabajo se encarga de llevar a cabo la correcta realización de las diferentes fases de un evento? FALSO VERDADERO

____ X

3. ¿La comisión técnico - académica se encarga de? A B C D

La logística del evento Apoyo en las fases del evento Determinar metodología de trabajo. Todas las anteriores

4. ¿La comisión de promoción relaciones publicas y protocolo y la comisión de festejos y recreación, realizan las mismas funciones? FALSO VERDADERO

X ___

5. ¿La comisión que se encarga de la presentación de grupos artísticos y culturales en un evento es la comisión logística? FALSO VERDADERO

X ____

LOGÍSTICA GENERAL EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES.

LOGÍSTICA GENERAL EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES

Es el conjunto de métodos idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. Se encarga de todas aquellas actividades inherentes que realiza y hace posible la ejecución del evento. Es el puente que une las etapas de un evento, por lo que el éxito del mismo dependerá, en gran medida, de una buena estrategia logística, es decir, de un puente fuerte y sólido. El objetivo de la logística es colocar los bienes y servicios adecuados, en el momento preciso, en el lugar idóneo, y en las condiciones deseadas, de manera que se genere la mayor rentabilidad, en una ecuación ideal de mejor servicio, costo y calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros más razonables y efectivos. En el caso de la organización de eventos, permite obtener las herramientas adecuadas durante las tres etapas del mismo, en el momento indicado, para el correcto desarrollo de la actividad.

Etapas de la logística y la organización de eventos •

Pre-evento: Objetivos del evento Público objetivo Tipo de evento Lugar y fecha: búsqueda y reserva con anticipación. Lista e invitación de invitados Elaboración de Presupuesto Definir programación del evento (agenda) Proveedores: cotización, evaluación y elección Contratación de proveedores y facturación Promoción y divulgación: Redes sociales, correo electrónico, boletín virtual, etc. Diseño e impresión: Material para escenografía, registro, entre otros.

Evento: Registro de invitados Programación u orden del día Señalización del evento Montaje del salón (medios audiovisuales, decoración Equipos) Alimentación (Coffee break, cena, buffet) Agradecimientos •

Post- evento: Desmontaje Memorias del evento Cierre financiero Evaluación general y específica del evento Calificación de los proveedores y exponentes (calid Análisis final (puntos fuertes a mejorar

ÁREAS BÁSICAS DE LA LOGÍSTICA Y LA COORDINACIÓN Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementaran a lo largo del evento, y a la preparación del equipo material y humano necesarios, para el logro de un correcto desarrollo y concreción del evento.

Desmontaje del equipo, para retiro de materiales y elementos ya utilizados, luego de realizada la producción de evento.

Ejecución del evento, con participantes y publico presentes, compartiendo las distintas actividades planificadas, siempre apegándose a los tiempos estipulados en la agenda, inicio, coffe break, cierre, etc.,.

Post evento, recopilando la información de toda la operación realizada antes, durante y después del evento, para su evaluación.

Valoración de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, y lo eficiente del evento, midiendo también su rentabilidad.

SUBCOMISIONES DE LA LOGÍSTICA SUBCOMISIÓN DE TRANSPORTE: Se encarga de las siguientes actividades:    

      

Registrar los vehículos asignados al evento. Establecer horarios y turnos de servicio. Coordinar las necesidades de vehículos para comisiones. Llevar registro de entradas y salidas de conductores y vehículos. Proporcionar el material y necesidades de los conductores. Controlar caja menor para gastos de relacionada con los vehículos que serán usados para el evento. Establecer rutas de trabajo para envíos y entregas. Establecer comunicación permanente con la Dirección General del evento. Registro de invitados al hotel. Transporte de invitados hotel – evento – hotel. Llevar itinerario y la disponibilidad de habitaciones en hoteles.

Imagen tomada de Transpo

SUBCOMISIÓN DE SERVICIOS GENERALES: Se encarga de coordinar lo referente a los siguientes servicios:

   

Seguridad. Vigilancia. Aseo. Ambientación.

 Iluminación.  Teléfono.  Ventilación.  Electricidad, del auditorio donde tendrá lugar el evento.  Señalización.  Adecuación.

Esta subcomisión tiene otras ocupaciones como:



Contratar los autobuses y/o automóviles según el número acordado por el Presidente del Comité Organizador, de acuerdo a las necesidades de comodidad que merecen los invitados.



Disponer en el aeropuerto de los automóviles o buses para el traslado de los delegados al hotel.



Asignar al Delegado o expositor que por su rango lo amerite, un automóvil para su uso exclusivo.



Solicitar a la Comisión de Registro, las fechas y horarios de llegada de los participantes, así como las direcciones de los lugares donde se programen actividades, almuerzos, hospedaje u otra atención.



Estar en permanente contacto con los de las comisión de encargadas de la programación de actividades, para conocer las llegadas y salidas de los Delegados.



Capacitar a los choferes de los autobuses en relación a las normas de protocolo, seguridad, y áreas de turismo de los lugares a los que asistirán los invitados.



Coordinar con las actividades de Recepción y Despedida, de Registro, de Eventos y Programa Social, de Prensa y Difusión.

SUBCOMISIONES DE ALOJAMIENTO Y ALIMENTACIÓN: COMITÉ DE ALOJAMIENTO:  Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.  Contrata los servicios de alojamiento.  Distribuye las habitaciones.  Asigna la habitación a los invitados especiales.

COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS: 



Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre otros.) Organiza los horarios para la alimentación.

SUBCOMISIÓN DE SECRETARIA: Es el responsable de la recolección, elaboración, corrección, impresión, armada, distribución y archivo de la totalidad de las conferencias, discursos y conclusiones del evento. Este subcomité recopila, clasifica y conserva todo documento que produzca el evento, tiene la función también de elaborar circulares de promoción e invitaciones para los asistentes del evento, Atiende además él envió recibo y realización de llamadas de los participantes. Por lo general la secretaria es la encargada de hacer las reservaciones hoteleras, mientras van llegando las confirmaciones de los asistentes, es importante reservar con anterioridad para no tener dificultades con el alojamiento. Los integrantes del comité son los que se encargaran de la recepción de los asistentes, confirmando fecha y hora de llegada. Conociendo los datos de alojamiento para poder coordinar las ubicaciones en los respectivos hoteles con el subcomité de transporte.

LA LOGISTICA La logística es el conjunto de métodos y medios implementados en la organización, planificación, y desarrollo de cualquier actividad. LOGÍSTICA GENERAL PARA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO En la planificación y logística de eventos hay que tener en cuenta 6 etapas claves:



Planificación y producción de todas las acciones y gestiones que se implementadas lo largo del proyecto, y la preparación del equipo tanto material como humano para el correcto desarrollo del mismo.

 Montaje y disposición del equipo material que será utilizado y del grupo humano que estará trabajando durante el evento.  Ejecución del evento en sí, con participantes y público presentes llevando a cabo las actividades previamente, planificadas, y procurando siempre respetar los tiempos establecidos para las mismas.  Desmontaje del equipo y retiro de los materiales ya utilizadas después de ejecutado el evento. Es importante hacer una revisión final tanto para la entrega del equipamiento como de las instalaciones, a fin de hacerlo en las mismas condiciones en que fueron recibidos. 

Evaluación de resultados, estableciendo el grado de cumplimiento de los objetivos previamente planteados.



Evaluación post evento por medio de la recopilación de todos los procesos realizadas antes, durante y después del evento. Es recomendable incluir documentos y fotografías, así como encuestas diligenciadas por parte de los participantes con respecto a la satisfacción con el evento.

Los eventos corporativos ganan espacio, tiempo y recursos en los planes de comunicación, independientemente del volumen de trabajadores o fracturación de una empresa o marca. Los siguientes consejos son de vital importancia al momento de querer llevar a cabo un evento: 

Definir el evento y asignarle unos objetivos.

   

Presupuestar el evento. Elaborar un directorio de contactos específicos del evento. Transmitir seguridad. Fortalecer la comunicación corporativa.

Para la organización de un evento empresarial, el comité de Logística debe plantear los siguientes objetivos para un buen resultado del evento:

 

 Aumentar la competitividad de la empresa: El empleo adecuado de los recursos hace a las empresas más eficaces internamente y externamente, pues se eliminan los obstáculos en la cadena productiva y, por efecto, se obtienen mejores resultados en el mercado.  Minimizar errores.  Aumentar los niveles de calidad: Debe traducirse en algo muy concreto, una mayor calidad del producto, servicio o contenido con el que compitamos en el mercado.  Disminuir el gasto: La gestión logística nos da una idea de los recursos con los que contamos y nos ayuda a planificar mejor su uso. Lo contrario sería usarlos sin ninguna previsión e incurriendo en nuevos gastos. Incrementar la productividad. Mejorar el rendimiento: Busca la eficacia en cada una de las áreas productivas de las empresas. Es un buen recurso contra la duplicidad de tareas, el mal uso de recursos, la burocracia y las denominadas zonas vacías de producción o algunas productivas.

RESUMEN La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. En el caso de la organización de eventos, permite obtener las herramientas adecuadas durante las tres etapas del mismo, en el momento indicado, para el correcto desarrollo de la actividad.

Subcomisiones:     

Transporte. Secretaría. Servicios generales. Alimentación. Alojamiento.

Es de vital importancia recordar que cada subcomisión logística, debe velar por la integridad y satisfacción de los invitados durante todo el tiempo que dure el evento, a fin de dejar en ellos, una buena imagen de la empresa y permita obtener por parte de ellos, excelentes opiniones.

ACTIVIDAD ACADÉMICA Materiales: Fichas bibliográficas, imágenes, cinta, marcadores, Organización del lugar del evento: Se adecuan las sillas del espacio en donde se llevara a cabo el evento en forma de semicírculo y en el espacio abierto serán ubicados los invitados y el coordinador del evento. Metodología: Se utilizan fichas bibliográficas con definiciones, conceptos e imágenes relacionados con la temática que se abordó en la actividad. Se divide la cantidad de participantes en cuatro grupos luego, se elige un participante al azar al cual se le vendaran los ojos para, posteriormente elegir una de las fichas ubicadas en la mesa, tomada la ficha se la mostrara a su grupo correspondiente y entre si deberán guiarlo para ubicar la ficha en la imagen correspondiente. Algunos de los siguientes conceptos e imágenes fueron utilizados para el desarrollo de la actividad académica planteada. CONCEPTO 1

IMAGEN 1

CONCEPTO 2

IMAGEN 2

COMISION LOGISTICA.

CONCEPTO 3

IMAGEN 3

INSTALACIONES Y CANTIDAD DE INVITADOS.

CONCEPTO 5

IMAGEN 5

APOYO DE SERVICIOS GENERALES

CONCEPTO 6

IMAGEN 6

 Buscar los medios para de difundir el evento que se va a llevar acabo.  Establecer comunicación permanente con la coordinación general del evento

CONCEPTO 7

IMAGEN 7

 Atención de invitados y conferencistas.



Alimentación y/o aperitivos

EVALUACIÓN-No.4 1. ¿Qué es un conversatorio? A. Es una herramienta que estimula el intercambio de experiencias en un ambiente informal y divertido. B. Es una reunión entre varias personas sobre un tema específico. C. Exposición en público sobre un tema o un asunto. D. Ninguna de las anteriores. 2. ¿Cuáles son los objetivos de un conversatorio?

A. Exponer las ideas sobre un tema determinado. B. Desarrollar las habilidades de argumentación. C. Crear espacios de participación activa. D. Todas las anteriores. 3. ¿Qué es la logística? A. es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. B. hace referencia a un hecho dado inesperadamente. C. Son una magnifica herramienta para el crecimiento de empresas y negocios. D. Todas las anteriores. 4. ¿Cuáles las etapas de la logística y organización? A. Planificación y producción, montaje, ejecución, desmontaje, evaluación y postevento. B. Argumentación, llegar acuerdos, contradecir los juicios. C. Despertar el interés de los participantes. D. Ninguna de las anteriores. 5. Cuáles son las áreas básicas de la logística y coordinación A. Programación, difusión, ambientación, mercadeo, relaciones públicas, finanzas. B. Medios de transporte (carretera, marítimo, aéreo). C. Convencionales, dinámicos, depósitos. D. Ninguna de las anteriores E. Todas las anteriores

RESPUESTAS EVALUACIÓN-No. 4 1. ¿Qué es un conversatorio? A. Es una herramienta que estimula el intercambio de experiencias en un ambiente informal y divertido. B. Es una reunión entre varias personas sobre un tema específico. C. Exposición en público sobre un tema o un asunto. D. Ninguna de las anteriores. 2. ¿Cuáles son los objetivos de un conversatorio? A. Exponer las ideas sobre un tema determinado.

B. Desarrollar las habilidades de argumentación. C. Crear espacios de participación activa. D. Todas las anteriores. 3. ¿Qué es la logística? A. Es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización, planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. B. hace referencia a un hecho dado inesperadamente. C. Son una magnifica herramienta para el crecimiento de empresas y negocios. D. Todas las anteriores. 4. ¿Cuáles las etapas de la logística y organización? A. Planificación y producción, montaje, ejecución, desmontaje, evaluación y post-evento. B. Argumentación, llegar acuerdos, contradecir los juicios. C. Despertar el interés de los participantes. D. Ninguna de las anteriores. 5. Cuáles son las áreas básicas de la logística y coordinación A. Programación, difusión, ambientación, mercadeo, relaciones públicas, finanzas. B. Medios de transporte (carretera, marítimo, aéreo). C. Convencionales, dinámicos, depósitos. D. Ninguna de las anteriores E. Todas las anteriores

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA UN EVENTO EMPRESARIAL.

MEDIDAS DE SEGURIDAD EN LOS EVENTOS Estas son utilizadas para prevenir, controlar y actuar en dado momento que ocurra un accidente de cualquier fenómeno a través de un manual que contiene de forma explícita y ordenada la información sobre procedimientos e instrucciones para la ejecución de actividades según los objetivos de la institución.

Uno de los aspectos que no puede pasar por alto el organizador de eventos, es el de seguridad prevista para la seguridad de los participantes durante el tiempo que se realice el encuentro. es importante que en la etapa del pre-evento preste atención y se asigne una parte del presupuesto para prevenir posibles riesgos a los que se exponen los patrocinadores, proveedores, personal y público en general por el solo hecho de asistir a esta actividad. Previamente se debe analizar e identificar esos posibles riesgos y de esta manera tomar las precauciones necesarias para disminuir la probabilidad de que sucedan y poder manejarlo de la forma correcta. Si el daño que se cause es enorme, es recomendable contar con un seguro, ya que en el ámbito del evento los organizadores serán los responsables de mantener la seguridad y bienestar de los participantes, evitando que ellos estén sujetos a cualquier inconveniente.

SEGURIDAD EN EVENTOS En la organización de congresos, ferias, eventos corporativos o ceremonias sociales la seguridad es un tema clave. Se trate de un mega evento o una simple celebración social, son simples cuidados que deben tomarse muy en cuenta en los primeros estudios del desarrollo y planificación del evento, para estar en condiciones de prevenir cualquier tipo de incidente grave.

Es preciso coordinar la seguridad de todo aquel que de algún modo hace parte del evento, de igual modo se debe tener en cuenta la seguridad del lugar donde se realice el evento. Cuando se habla de seguridad se abarcan varios aspectos y circunstancias:

● Geográficos; sismos, tormentas, inundaciones, etc. ● Terroristas; Bombas, atentados, etc. ● Delictivas; secuestros, asaltos, etc. ● Físicas; incendios en las instalaciones, pérdida de gases, etc. ● Sanitarias; contaminación de alimentos, epidemias, etc. Es ideal y recomendable contar con un servicio de profesionales en seguridad, ellos manejan de manera versátil la estrategia, logística y cantidad de personal, adecuándose al tipo de evento y a la población que representa. Es bueno hacerlo con antelación para contar con plazos acordes en el desarrollo de las medidas o planes de seguridad que se impongan en caso dado.

CARACTERÍSTICAS DEL PÚBLICO ● Tener en cuenta las características del público asistente del evento y de su posible estado de ánimo inicial y posterior conforme se desarrolla el evento. ● Las reacciones de euforia, identificación con el ritmo y el ambiente. ● Personal de seguridad suficiente en número y adiestramiento ● Los efectos de las sustancias consumidas anteriormente o durante el evento.

CARACTERÍSTICAS DEL LUGAR ● Debe estar ubicado en un espacio llano y despejado de obstáculos o accidentes del terremoto, que pudieran constituir barreras en caso de una emergencia. ● Vías de acceso de entrada y salida de vehículos rápidas. ● Transporte público alternativo. ● Zonas

amplias

aparcamiento

con

una

separación adecuada del recinto y múltiples salidas y entradas hacia las vías se circulación de vehículos. ● Las condiciones medio ambientales de calor, humedad, ruido, vibración e iluminación.

● El número de accesos de entrada y salida que determine el aforo del recinto en función del flujo considerado en caso de normalidad y en caso de emergencia. ● Vías y puertas de entrada y salida sobre rasante, sin soterramientos y cubrimiento. ● Control de aforro, accesos y permanencia. ● El espacio perimetral de seguridad entre el recinto y el exterior circundante.

EN CASO DE EMERGENCIA La locación debe como mínimo: ● Tener detectores de uno o de calor según concepto técnico de la autoridad competente. ● Tener mecanismos de extinción contra incendios, según conceptos técnicos de la autoridad competente. ● Tener alarma general de incendios. ● Tener salidas de escape o emergencia, según concepto técnico de la autoridad competente. ● Tener un plan de emergencia que incluya simulacros para incendios, desastres naturales, actos criminales, accidentes de empleados, huéspedes y visitantes, al igual que tener el personal capacitado para poner en práctica el plan de emergencia. ● Disponer de señalización y sistemas de seguridad integral. ●

Facilitar el servicio de atención médica.

Además se recomienda e informa al público por medio de volantes o publicidad que esté pendiente de sus objetos personales y sobre los objetos prohibidos al ingreso al evento que puedan atentar con la vida de los demás, también el estado en que deben asistir, por ejemplo, bajo el efecto de sustancias alcohólicas o que hayan consumido sustancias psicoactivas. Al

comienzo del evento se debe informar dónde se encuentra el punto de salud, las diferentes vías de evacuación, por ejemplo en caso de emergencia:

● Mantenga la calma ● Notifique la emergencia y siga las instrucciones del coordinador. ● transite por su derecha. ● No grite. ● No corra. ● No regrese. ● Aléjese de objetos que los puedan lastimar. ● No utilice ascensores. La seguridad del evento requiere de una planificación y una coordinación entre los diferentes integrantes de los comités organizadores como:

● Seguridad ● Policías ● Ambulancia ● Asistente de primeros auxilios. ● Brigadas de evacuación. ● Bomberos.

● Indicaciones básicas para el público antes, durante y después. ● Deben contar con extintores las áreas asignadas para la realización del evento. ● Registro personal tanto público como a sus pertenencias. ● Rutas de evacuación. ● Contar con señalización necesaria para la rápida evacuación del público asistente. ● Medios de comunicación en el sonido y video interno y avisos dentro del evento. ● Establecer el lugar del botiquín con implementos de curación.

Seguridad Contra Incendios Deben contar con extintores las áreas asignadas para la realización del evento.

Personal Responsable ● Encargado de Seguridad Vela por que se cumplan las responsabilidades de seguridad establece para el evento desde el montaje hasta el desmontaje del mismo, por lo anterior es importante tener tres anillos de seguridad:

Primer Anillo: Es el espacio más cercano de la seguridad, abarca el espacio físico entre este y los demás asistentes, y las medidas de evaluación que el equipo tendrá en caso de una eventualidad e incidente, ruta de escape, salida de emergencia.

Segundo Anillo: Quienes lo integran se encargaran de vigilar y controlar los accesos a la zona especial, y estar al tanto de lo que sucede en el interior del recinto, anticipando cualquier situación y teniendo claro que su prioridad es a figura pública.

Tercer Anillo: El equipo de seguridad y las autoridades del lugar, están a cargo de resguardar las calles cercanas, controlar el ingreso de invitados y proveedores.

● Encargado de Evacuación Elabora y mantiene actualizado el plan de evacuación para el evento socio organizativo.

● Responsable de Primeros Auxilios Planifica la atención de posibles personas afectadas por emergencias y así como el traslado de las personas afectadas a hospitales si es necesario, tomando en cuenta los recursos disponibles para la administración de primeros auxilios del evento.

FASES DE SEGURIDAD DE UN EVENTO El Desarrollo: Implica la planificación del diseño de la sede, la selección de los trabajadores competentes, la selección de los contratista y subcontratistas, la construcción de las etapas, carpas, cercas, etc.

La Carga: Implica la planificación para la entrega segura y la instalación de equipos y servicios que se utilizaran en el evento, por ejemplo, equipo escénico utilizado por los artistas intérpretes o ejecutantes, iluminación, sistemas de audio guía, etc…

El Espectáculo: Consiste en la planificación de estrategias eficaces de gestión de la multitud, las estrategias de gestión del transporte y los arreglos de bienestar. Planificación de estrategias para hacer frente a incendios, primeros auxilios, contingencias e incidentes importantes.

La Descarga: Requiere la planificación para la eliminación segura y de los servicios.

El Desglose: Planificación para controlar los riesgos una vez que el evento ha terminado y la

infraestructura está siendo desmantelada. La recolección de basura y eliminación de aguas residuales presenta riesgos y estos aspectos deben ser planificados y gestionados.

PROTOCOLO Y RIESGOS EN UN EVENTO La tecnología se correspondería con otro riesgo o amenaza para eventos ya que ha puesto en manos de cualquier persona que disponga de un dispositivo móvil con conexión a internet la posibilidad de realizar encuentros públicos a través de las redes. Estos eventos convocados a través de la Social Media pueden haber sido ideados con fines sociales, con ánimo de reclamar, reivindicar o conmemorar algunos momentos o lugares cotidianos siendo inconscientes del poder mediático que ostentan.

En los medios de comunicación se dispone de sucesos recientes y variados sobre encuentros convocados a través de estos canales. La ausencia de aviso a las autoridades locales provoca que se produzcan atascos, colapsos y aglomeraciones desordenadas con la consiguiente problemática sobre seguridad pública que esto conlleva. Esto es precisamente lo que ha sucedido en este verano en la playa de Aro en Gerona cuando se simulaba una aglomeración de fans por unos jóvenes alemanes en el paseo principal del destino turístico. Los transeúntes, clientes y empresarios del centro turístico se dejaron llevar por el pánico pensando que se trataba de un tiroteo o ataque terrorista. Estamos acostumbrados a ver estos sucesos en las noticias, con lo que el balance fue varios heridos y pérdidas económicas para los comerciantes de la zona. Los Flashmob tienen como objetivo la práctica artística vinculada a las artes escénicas con el fuerte componente de ser el vehículo para transmitir nuevos significados, valores culturales, identidad e incluso funcionar como herramienta de reivindicación sociopolítica. Este recursos de marketing lo utilizan las grandes marcas dentro de sus campañas publicitarias pero como hemos detallado pueden provocar incidentes e incluso constituir un delito por desorden público al realizar esta actividad novedosa y divertida en un primer momento.

LAS ETAPAS DE UN EVENTO

MEDIDAS DE SEGURIDAD DURANTE EL PRE-EVENTO: Para la planeación de un evento se debe tener en cuenta a qué clase de personas va a ser dirigido este, se debe saber si en el evento se encontrarán dentro de los invitados personas en condición de discapacidad, mujeres embarazadas, niños o adultos mayores, para así dependiendo de la información anterior tendremos claro qué tipo de seguridad podemos contratar para el evento. Seguido de lo anterior debemos seleccionar el lugar en el que se realizará el evento, para así poder identificar qué cuidados debemos tener dependiendo del clima o ubicación en donde se realizará este, e identificar en el lugar que riesgos se pueden encontrar para tomar medidas frente a dicho problema para así poder advertir a los asistentes de dicho inconveniente para que durante el evento no se presenten dificultades. Debemos reconocer en qué lugares pueden, y en cuales no, permanecer las personas con alguna condición física para prevenir algún tipo de accidente. Se deben organizar planes de contingencia para cualquier emergencia que pueda ocurrir y dar a conocer estos planes a los invitados antes de comenzar el evento. El lugar que se vaya a elegir para el evento debe depender de la cantidad de personas que se van a

invitar. Se deben preparar volantes en donde se encuentre especificado que se debe hacer y a quien nos debemos acercar en caso de emergencia. Así mismo tener listas las señalizaciones de seguridad antes de dar inicio al evento y tener los implementos importantes para cualquier ocurrencia o suceso, tales como: Extintores, un puesto de salud, botiquines, puntos de encuentro. Pero siempre es necesario dar a conocer la ubicación de cada punto de seguridad y planes de contingencia en casos de emergencia a los invitados antes de comenzar el evento.

No solo es importante dar a conocer las señalizaciones sino de igual manera dar a conocer qué significado tiene cada una de ellas. Dado el caso de que el evento sea en un lugar lejano y se deba contratar empresa de transporte, dicha empresa debe contar con todos los requisitos que se necesitan para poder ser contratada y que los invitados que irán a evento se sientan seguras viajando en dicho transporte, se deben tomar todas las precauciones necesarias para evitar accidentes durante el recorrido tanto de ida como de vuelta del evento. Debemos saber que cuando se contrata seguridad para un evento, esta seguridad debe proteger a cada una de las personas que se encuentren en el evento, no solo los invitados sino también a los organizadores, los proveedores, los patrocinadores y demás personas que se encuentren en el lugar, ya que ninguno de ellos se encuentra exento de cualquier peligro. Al momento de contratar la empresa que dará la comida nos debemos asegurar que sea una empresa conocida y confiable ya que de eso depende que no tengamos problemas (intoxicaciones) con los alimentos que se van a ofrecer a los asistentes. Antes del evento también debemos mirar que en el lugar no hayan fallas eléctricas, cubrirlas

para evitar accidentes con aquellas fallas, pero así mismo avisar y mantener a menores de edad alejados de esos lugares para protegerlos de cualquier inconveniente, pero también deben haber personas de seguridad que cuiden dicho lugar. Como organizadores debemos revisar que en el lugar se encuentran las suficientes entradas y salidas, para automóviles y personas, necesarias para la cantidad de invitados al evento y del mismo modo el suficiente personal de seguridad y de primeros auxilios, que estén capacitados para cualquier situación que se pueda presentar, tanto para menores de edad como para personas con alguna condición física que necesiten atención médica en algún momento del evento.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DURANTE EL EVENTO Durante el evento, si se ha tenido una buena planeación para la seguridad, queda entonces los siguientes puntos por tener presentes: Dar indicaciones a los invitados antes del inicio del evento, mediante volantes al ingreso, audios o sonidos que indiquen las respectivas medidas de seguridad a tener en cuenta durante la permanencia de los asistentes al evento, de igual manera piezas gráficas como pendones, carteleras, entre otros, que brinden a los invitados las recomendaciones básicas de seguridad, con el fin de recordar las medidas de seguridad que con anterioridad se debieron dar conocer como planeación en el pre-evento.

De igual manera antes de iniciar el evento, la persona encargada debe dar a conocer a los participantes del evento, las rutas y vías de evacuación del lugar, adicional a lo anterior es

muy importante que sea ubicada la gente en espacio mediante el plano usted está aquí, que debe estar en un lugar visible con el fin de orientar en caso de emergencia.

Se debe tener en cuenta la mayoría de catástrofes que pueden ocurrir, desde catástrofes naturales hasta las ocasionadas por los seres humanos, por ejemplo en el caso de que inicie un incendio durante el evento tener presente la localización de los extintores, quienes son los brigadistas de seguridad y tener clara la ruta de evacuación y que sobre todo los participantes conozcan y puedan observar siempre la señalización.

Para lo anterior es importante el esquema de seguridad del lugar donde sea indicado: la ubicación del puesto de salud, el escenario o evento central, los parqueaderos, el lugar donde estarán los bomberos y brigadistas, los puntos de encuentro y los extintores.

Para los organizadores debe ser fundamental la seguridad de sus 1invitados por lo tanto se requiere que durante el evento y en todo momento, los organizadores o los designados por ellos, estén atentos a realizar el registro de cada participante que ingresa o sale bien sea invitado o personal organizador y los colaboradores. De igual manera tener presente los accesos al evento y estar en control y vigilancia todo el tiempo con el fin de llegar a determinar si existe algún tipo de amenaza, previendo así algún siniestro por mano del hombre. Al inicio del evento es importante que la revisión de los invitados sea rigurosa, buscando evaluar si portan por ejemplo armas de fuego, armas blancas, drogas, licor o artefactos de pirotecnia, que puedan llegar a alterar o causar daño durante el evento.

Durante el evento entonces es indispensable que las personas a cargo sean verídicos en la información suministrada a los asistentes frente a: Rutas de evacuación, ubicación y reconocimiento del lugar donde se encuentra el evento, rutas de acceso, ubicación del personal de salud, los bomberos y brigadistas, también contar en todo momento con piezas visuales que ayuden a ubicar a los asistentes y por último siempre hacer vigilancia y control de los accesos al evento con el fin de determinar posibles alteraciones tanto dentro como fuera del lugar del evento, lo anterior con el único fin de disminuir riesgos durante el evento.

MEDIDAS DE SEGURIDAD DURANTE EL POST- EVENTO Una vez finalizado el evento se recomienda mantener una reunión de trabajo para evaluar los resultados y en caso de ser necesario tomar medidas correctivas con el fin de implementarlas en futuros eventos. De igual forma se realiza un chequeo de los asistentes y de que se les pudo haber presentado dentro del mismo, ya que para lograr obtener una seguridad completa dentro del evento es necesario primero contar con la seguridad fija de los asistentes y de manera igualitaria se mide la seguridad del lugar y se elige si la locación puede utilizarse para otro momento o definitivamente no nos sirve en eventos futuros. Aunque la seguridad de los participantes llegue a ser la más importante, se considera que la seguridad económica dentro del evento T bien se tendrá en cuenta, es por eso que a final del evento tendrá que rendirse cuentas del dinero gastado y dar resultados a los proveedores del dinero o a los organizadores para que así cada quien sepa en qué se ha gastado el dinero invertido y no haya problemas futuros dentro de lo que se llama la seguridad en los eventos.

RESUMEN Los eventos son herramientas de comunicación utilizadas por las entidades empresariales para informar sobre acuerdos, colaboraciones y de todo aquello que deseen transmitir. Así pues, se hace necesaria y fundamental la realización de una planificación según sus objetivos.

La consecuencia clara de una coordinación adecuada y eficaz entre Protocolo institucional y planificación de la Seguridad, es la confianza de los públicos en la imagen que se proyecta.

Durante los eventos pueden surgir problemas inesperados y situaciones comprometidas, las cuales, se han de afrontar con claridad y transparencia. El éxito o el fracaso dependerán de cómo se transmita la información. La gestión de la comunicación también necesita de una planificación para poder anticiparse a previsibles riesgos y amenazas. La Seguridad se corresponde con un punto importante y decisivo ya que se deben evaluar y clasificar los diferentes peligros según la tipología del evento. El lugar de celebración, sus vías de acceso, número y tipología de asistentes y participantes, las condiciones meteorológicas junto con aspectos sociales, políticos u otros, podrían ser determinantes para el diseño de una seguridad integral. Debido a que los eventos congregan a numerosas personas podrían constituirse en objetivo de distintas amenazas exteriores.

Las medidas de seguridad en los eventos es de carácter especial, debido a que de ellos depende que se realice a cabalidad el evento, es indispensable recordar que las medidas de seguridad se deben implementar en todas las etapas del evento. Por lo tanto es importante que durante el pre-evento por ejemplo se incluya en la planeación, la selección del lugar y los posibles riesgos que se pueden encontrar en el lugar, además de que debe pensarse dicho sitio dependiendo de los asistentes y la seguridad que requieran, por ello se debe tener presente el estado de ánimo que se maneja antes, durante y después del evento.

En el evento tener presente las rutas de evacuación y la señalización, así como también dar indicaciones a los asistentes para disminuir accidentes fatales. Es indispensable que se cuente con un responsable en el evento, que cuente con todas las capacidades profesionales para atender y disminuir los riesgos que se presenten.

Hablando del post-evento es indispensable hacer una reunión final donde se evalué el actuar de cada responsable, antes y durante el evento, que permitan hacer un manejo de riesgos en próximos eventos.

ACTIVIDAD ACADÉMICA: Se implementó la técnica oral llamada Phillips 6:6, que nos permitió convertir al grupo grande en subgrupos de 6 personas exactamente, en este caso no fue posible armar los 6 grupos de 6 personas por el pequeño número de asistentes, por lo cual se realizó una división sólo de 3 grupos de 6 personas, en donde el objetivo del encuentro es que todos los participantes

expresen su posición, conocimientos o ideas frente a un tema (el cual el grupo ya conoce y lo han estudiado con antelación) orientado por el moderador del evento. En cada subgrupo conformado cada participante expone su idea sobre el tema en un minuto, y el secretario debe ir tomando nota de dichas ideas, al pasar los 6 minutos requeridos por subgrupo para que todos participen, el secretario se acerca al moderador y socializa los apuntes de su grupo; mientras tanto el moderador debe ir tomando nota, para que al final pueda establecer una conclusión frente al tema, teniendo en cuenta la participación de cada participante. Pasos utilizados para realizar la técnica: ●

El moderador formuló el tema.

●

Se realizó la división del grupo.

●

Cada subgrupo nombra un secretario y un

coordinador. ●

Se dio inicio a la participación por subgrupos

y cada integrante tuvo 1 minuto para expresar sus ideas. ●

Al finalizar el secretario leyó lo que cada

participante aportó. ●

El moderador hace la conclusión final del

tema, teniendo en cuenta las participaciones de los asistentes. Para la actividad académica se realizó lo siguiente: Con el fin de que los aprendices estuvieran conectados en la detección de riesgos se les practicó de manera virtual una encuesta donde ellos haciendo el previo reconocimiento del lugar de estudio, identificaran los posibles riesgos que se presentan. Lo anterior con el fin de desarrollar en ellos, en los posibles eventos que la planeación y mitigación de riesgos les permitan tener todas las medidas de seguridad trabajadas en este capítulo.

EVALUACIÃ&#x201C;N-No. 5

RESPUESTAS EVALUACIÃ&#x201C;N-No. 5

LISTA DE CHEQUEO Y HOJA DE CALIFICACIÃ&#x201C;N PARA UN EVENTO EMPRESARIAL.

LISTA DE CHEQUEO Las checklist o “listas de chequeo” son un punteo de cada una de las tareas a realizar enmarcadas en un lapso de tiempo, dejando en claro quién es el responsable para que se cumpla esa tarea. Son muy útiles para la etapa del pre-evento es muy útil en los días previos al evento, en los que se debe trabajar muy intensamente, ya que es la etapa más dinámica. Las ventajas de su uso nos van a permitir poder delegar y controlar de una manera más precisa cada una de las acciones a tomar en cada comité o sector del evento. Si bien, existen modelos que vamos a ir compartiendo, tratando de que sean lo más completos posibles, cada evento es único y es importante chequear que todo lo necesario esté volcado en cada una Para armar cada checklist, lo ideal es tener bien distribuidos los comités que tendrán a cargo varias actividades de acuerdo a la división que hagamos. Cada una de estas “listas de chequeo” será encabezada por el coordinador de cada espacio. A grandes rasgos, se puede armar una checklist por cada uno de los comités, que pueden dividirse en: 

Ejecutivo:

encargará

supervisar

logística

general,

área

inscripción/acreditación de los asistentes y al resto de los comités 

Científico: Se encargará de todo lo vinculado al programa, los horarios y los invitados



Prensa y Difusión: Se encargará de la agenda de prensa, medios, entrevistas, notas y los espacios relacionados a esto durante el evento.



Ambientación: Todo lo relacionado a las salas de actividades y exposición si la hubiera



Actividades sociales: Si las hubiera desde la selección y reserva hasta la coordinación de los detalles del lugar (show, regalos, discursos, etc.)



Tesorería: Pagos a todos los proveedores y seguimiento, bancos, caja chica, etc.

Son formatos creados para verificar o controlar una lista de requisitos o actividades a realizar, una lista de chequeo asegura el cumplimiento de las actividades. 

Deja la trazabilidad de la actividad realizada para evaluaciones necesarias.



Se concentra en los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no esperados



Asegura la secuencia de ejecución de las tareas o actividades.

 las listas de chequeo además de sistematizar las actividades a realizar, una vez rellenados sirven como registro, que podrá ser revisado posteriormente para tener constancia de las actividades que se realizaron en un momento dado. Para la planificación de la lista de chequeo se debe tener en cuenta Antes, retoma: 

Motivo real que motiva a la realización de tu evento. Este será el hilo conductor.



organizador: importancia e

influencia de

institución o empresa que representas en el medio. 

La temática del evento: importancia y novedad del tema de tu evento.



Los expositores: nivel de conocimientos y experiencia, reconocimiento e influencia.



Los participantes (o asistentes): interés en el tema, nivel

conocimientos,

características

socioculturales. 

El lugar: país, ciudad, tipo de instalaciones.



La duración y fecha del evento: días, semanas, períodos vacacionales o de labor.



Los costos: montos presupuestados, descuentos, proveedores.

Estas son las recomendaciones que en la experiencia y las consultas bibliográficas he encontrado para determinar el tiempo de planificación de un evento: 

Para un evento internacional: 2 años.



Para un evento nacional: de 8 meses a 1 año.



Para un evento local institucional o empresarial: de 3 a 4 meses.

Entra en materia, define con argumentos los siguientes aspectos de tu evento: 

La busca: Horas mal dadas



Ilustrador: Jesús Escudero Cuadrado



Selecciona la fecha:



Ten en cuenta el margen de tiempo para la organización del evento.



Evita coincidencias con otros eventos de similares características.



Ten en cuenta fechas especiales: días de fiesta, vacaciones, celebraciones religiosas, etc.



Ten en cuenta las condiciones climáticas.



Visualiza las ventajas y desventajas en temporadas turísticas: alta y baja.



Analiza el horario y frecuencia de viajes.



Analiza qué es pertinente: durante la semana o fin de semana.



Si es académico, ten presente calendarios académicos: finales de semestres, exámenes, etc.

SELECCIONA EL NOMBRE: 

Corto



Llamativo



Adecuado con el objetivo del evento



Ubicado en el contexto local, regional, nacional internacional (Ej.: del Caribe, Panamericano, mundial, etc.)

SELECCIONA EL LUGAR O SEDE: 

Lugar geográfico



Lugar físico: centro de convenciones, hotel, institución educativa, etc.



Facilidad de acceso al lugar y a las instalaciones.



Facilidades de estacionamiento.



Comodidad para los usuarios.



Servicios que presta.



Equipos que posee.



Costos.

DISEÑA LA PROGRAMACIÓN: 

Programa técnico o científico.



Programa social.



Programa para acompañantes.



Visitas técnicas.



Programa turístico.

Ten en cuenta otras recomendaciones para este importante paso de la planificación:

SOBRE EL LUGAR: 

Verifica los espacios necesarios para todas las actividades programadas.



Reserva los espacios confirmando los servicios de limpieza, horarios en los que deben estar listos para las actividades, duración de las actividades, servicio permanente de agua.



Adecua el lugar: equipos, decoración, señalización.



Distribuye el espacio: mesa redonda, tipo triángulo, montaje en U, tipo rectángulo, tipo T, tipo teatro, tipo directorio, tipo escuela, tipo escuela V.

MATERIAL IMPRESO: 

Logotipo: fácil de reproducir en cualquier material e imprimir.



Papelería del evento: hojas membrete y sobres.



Piezas informativas ágiles: información básica

Quién organiza 

Quién apoya y/o patrocina



Cuándo



Dónde



Números de teléfonos, correo electrónico, página web de contactos

PROGRAMACIÓN PRELIMINAR: Se distribuye en las primeras etapas de organización y promoción del evento. Contiene la información sin detalles, de carácter general, como vista panorámica del evento. 

Planilla o formulario de inscripción:



Nombre completo de quien se registra



Organización, empresa, institución a la que pertenece o representa



Dirección completa con ciudad y país



Categoría:

invitado,

conferencista,

patrocinador, etc. 

Fecha de llegada y salida



Medio que utiliza para llegar



Selección de programas sociales y turísticos



Certificado de asistencia



Distintivos o reconocimientos



Programa definitivo



Planilla de trabajos



Libro o pieza de resúmenes o memorias



Lista de participantes



Tarjetas de invitación



Pieza para control de alimentación



Pieza para control de ingreso a actividades



Identificación de participantes: escarapela, botón, etc.



Material para los participantes: carpeta, bolsos, cuadernos, libretas, bolígrafos.

PROMOCIÓN DEL EVENTO: 

Invitación directa: tener presente toda una base de datos actualizada.



Publicaciones en medios



Distribución de piezas físicas



Plan de redes sociales



Stand y participación en ferias



Visitas a instituciones, empresas, grupos de interés



Lanzamientos, conferencias promocionales



Concursos

EQUIPOS: 

Sonido: de acuerdo con el tamaño y ocupación del salón.



Grabación: video y/o audio de conferencias.



Interpretación simultánea: cabinas de intérpretes y audífonos.



Audiovisuales: pc, reproductor de DVD, cables de conversión de señal.



Conectividad: transmisiones por internet.



Otros: radios de comunicación de equipo logístico, pc, conexión a internet t.

PREPARACIÓN DEL AMBIENTE: 

Recepción: personal visiblemente identificado.



Decoración



Banderas



Pendones



Flores



Señalización

RECURSO HUMANO PARA EL EVENTO: 

Intérpretes simultáneos



Traductores



Guías



Personal de seguridad



Personal técnico



Personal de apoyo

PRESUPUESTO: 

Administración de los recursos: elegir personal responsable de esta actividad.



Elaborar presupuesto: fuentes de ingreso y gastos. Definir de dónde provendrán los ingresos. Tarifa de inscripción.



Estimación de los ingresos:



Por concepto de inscripciones o registro



Patrocinadores



Otras instituciones



Intercambios: canje



Exposiciones



Venta de espacios publicitarios



Préstamos bancarios.



Estimación de los gasto:

Todo lo que se hace antes, durante y después de los eventos deben tener un precio marcado. Esto debe informarse a todos los comités de apoyo. Tener presente los imprevistos: se recomienda prever que serán el 10 o 20 % de los gastos totales. Siempre es bueno ahorrar dinero de donde sea posible. Descuentos por cantidades, etc. Fijación de tarifa de inscripción: aquí las opciones para fijar el valor: 

Establecerlo de forma intuitiva.



Como referencia de la tarifa cobrara en eventos parecidos.



Y definir costos fijos (gastos generales que se incurren por el evento, como lugar, publicidad, etc.) y costos variables (gastos dependientes del número de personas que asistan).

Pautas claves para la realización del evento 

Motivo real que incentiva a la realización de tu evento. Este será el hilo conductor.



El organizador: importancia e influencia de la institución o empresa que representas en el medio.



La temática del evento: importancia y novedad del tema de tu evento.



Los expositores: nivel de conocimientos y experiencia, reconocimiento e influencia.



Los participantes (o asistentes): interés en el tema, nivel de conocimientos, características socioculturales.



El lugar: país, ciudad, tipo de instalaciones.



La duración y fecha del evento: días, semanas, períodos vacacionales o de labor.



Los costos: montos presupuestados, descuentos, proveedores.

EJEMPLO LISTA DE CHEQUEO OBJETIVO: Verificar que las actividades se cumplan y se realicen en las etapas establecidas como lo son el pre-evento, evento y pos-evento. N°

CRITERIO PRE EVENTO

Selección de fecha y hora para la ejecución del evento.

Designar funciones para cada participante, se elige un moderador, un asistente y un invitado.

Organización del ambiente para realizar el evento

OBSERVACIONES

Elaboración del temario del día.

Promocionar, realizar e invitar a los asistentes EVENTO

Inicio el evento en la hora y fecha indicada

Se cumple el orden del día estipulado.

Se cumple correctamente las funciones establecidas por cada integrante.

El ambiente de organiza de acuerdo con el plano realizado.

El tema si genera conocimiento POS-EVENTO

¿El evento inicio y finalizo en la hora y fecha estipulada?

¿Se cumplió con las expectativas durante el evento?

¿Cumplieron con las actividades de acuerdo al tiempo establecido?

¿Se cumplió con los elementos establecidos para llevar acabo el evento?

¿Se logró dar conocimiento y respuestas a las inquietudes de los asistentes?

¿El ambiente estuvo organizado adecuadamente?

¿Los integrantes del grupo cumplieron sus funciones?

¿El cierre del evento fue el apropiado?

RESUMEN Este capítulo se basa en la realización de las listas de chequeo de acuerdo a la organización de un evento, la creación de comités con sus aspectos a seguir, en base a esto permite controlar el cumplimiento de requisitos y con esto realizar las comprobaciones para lograr mejorar las falencias y fortalecer los procesos para desarrollar los eventos empresariales, Por otro lado se detalla un formato de evaluación para los asistentes para ver la satisfacción del evento y como realizarlo debidamente para así mismo ver falencias y poder corregirlas La hoja de calificación de un evento se utiliza para recolectar en un formato lógico y organizado la calificación de los participantes y resultadlos del evento esto permite realizar un análisis eficiente de todos los aspectos relacionados con las presentación, contenido, metodología recursos utilizados e importancia de los temas tratados en el evento y tenerlos en cuenta para una próxima ocasión. Se pueden localizar las falencias que ocurrieron durante el evento y hacer mejoras continuas y de calidad para evitar tener errores en los siguientes

eventos. Es necesario mirar a que tipo de personas se le aplican las listas de calificación verificar los resultados; y saber las preguntas que se realizaran siendo muy concretas y fáciles de responder. No olvidar entregar la hoja de calificación y la lista de chequeo al finalizar el evento.

ACTIVIDAD ACADÉMICA Aplicamos la técnica reunión de trabajo, días antes de su presentación se realizó un flayer para

notificar

todos

los

integrantes de la ficha 1368061 el día del evento, durante el evento se

dio

bienvenida

presentación del orden del día, presentación

del

himno

Colombia seguido del himno del Sena. Enseguida la presentación de las encargadas del evento donde se

encontraba

realizando

función de moderadora la aprendiz Dixie Ávila y sus dos invitadas Alexandra

Jiménez

experta

hojas de calificación y Nury Castro experta en listas de chequeo. A

continuación

realizó

presentación de la técnica de reunión de trabajo dada por la invitada Nury Castro donde se aplicó la información sobre lo que es la técnica, con sus ventajas, su objetivo y mostrando enseguida su respectivo plano suficiente para dejar cualquier inquietud clara. Luego se trató sobre los temas relevantes que fueron asignados en este caso se habló de lista de chequeo y hoja de calificación, donde se explicó su teoría su aplicación y el objetivo de cada una de ella, se debatió sobre los dos temas y se aclararon dudas, la moderadora en este caso la aprendiz Dixie Ávila tomando el control del tiempo y orden le asignaba a cada invitado la palabra y su respectivo tiempo para la aplicación revisión y entrega de la evaluación. Seguido a esto se realizó una actividad por parejas que se basaba en realizar un ejemplo de lista de chequeo para un evento y su respectiva hoja de calificación.

Al finalizar el evento se realizó la respectiva despedida por parte de la moderadora Dixie Ávila, repartición de canapés a cada invitado y junto con ello la organización y levantamiento de equipos de trabajo.

EVALUACIÓN-No. 6 

Lista de chequeo y hoja de calificación

Teniendo en cuenta lo explicado anteriormente seleccione la respuesta correcta marcando con una x 1. ¿Qué pautas se deben tener en cuenta en una lista de chequeo para el PRE-EVENTO? A. Material de publicidad. B. El lugar. C. Equipos, preparación, presupuesto. D. Todas las anteriores. 2. Que es una lista de chequeo A. Formato para controlar las actividades B. Es la realización de un evento. C. Está diseñada para evitar errores. D. Ninguna de las anteriores. 3. ¿Para qué sirve la lista de chequeo? A. Ayudan a controlar las actividades B. Analizar la localización de defectos de la actividad antes durante y después de ella. C. Facilita realizar tareas con un orden establecido. D. Todas las anteriores. 4. ¿Qué es una hoja de calificación? A. Es herramienta utilizada para evaluar la realización de un evento. B. Es un control diario C. Es donde podemos ver nuestro promedio D. Ninguna de las anteriores 5. ¿Para que aplica la hoja de calificación? A. Para medir y comparar los resultados de un evento evaluando el impacto que causó en los participantes. B. Para tener un paso a paso de las actividades C. Para prevenir falencias durante el evento D. Todas las anteriores

RESPUESTAS EVALUACIÓN-No.6 

Lista de chequeo y hoja de calificación.

HOJAS DE CALIFICACIÓN Herramienta útil y eficaz que se utiliza para recolectar un formato lógico y organizado de calificación de los participantes y resultados del evento, permite realizar y generar un análisis eficiente de todos los aspectos relacionados con la presentación, contenido, metodología e importancia de los temas tratados en el evento e implementar cambios necesarios para el próximo evento. Mediante la encuesta se obtendrán datos importantes y relevantes para incluir como complemento documental en el informe final a presentar, respecto de los resultados del evento.

IMPORTANCIA Sugerencias y valoración de los participantes hacia el evento, los organizadores del evento en general obtienen parámetros para las necesidades, soluciones y la mejora continua de cada evento.

Aspectos a tener en cuenta Al evaluar un evento se debe tener en cuenta el tipo de encuestas para recopilar la información requerida y generar una calificación de lo realizado en el evento y lo importante de cada pregunta. Las preguntas pueden ser de diverso tipo, la calidad de la organización, las actividades realizadas durante el evento y la dinámica utilizada. Efectuar preguntas cerradas y múltiples proporcionando máximo cinco preguntas pueden ser: excelente, bueno, malo, regular o se puede dar un promedio. Realizar una pregunta abierta para cualquier sugerencia de los asistentes, se pueden nombrar algunas falencias que se observó en el evento. Se pueden generar sugerencias para implementar en los futuros eventos que se lleven a cabo.

No dejar de lado que la hoja de calificación es breve y fácil de responder teniendo resultados positivos y será más sencillo evaluar el evento y recopilar la información se puede conocer el punto de vista de los participantes que asistieron en el evento. Para que sirven las listas de calificación    

Confirmar las pautas establecidas. Transcribir de modo eficiente los datos. Proporcionar el inicio del pensamiento. Traducir las opiniones en hechos.

En qué momento entregar la hoja de calificación.

Se debe entregar al finalizar y antes de retirarse del evento, aunque la hoja de calificación no es aplicable en todos los eventos. La hoja de calificación también se puede crear en un sitio web e implementarla y difundirla en los asistentes, de esta manera obtener los resultados seguros y confiables; teniendo en cuenta una fecha límite para su aplicación y contar con el tiempo suficiente para el procesamiento de la información. A quienes aplicar las hojas de calificación. Se querrá tener información de diferentes aspectos del evento, por lo que la hoja de calificación se puede manejas diferentes modelos para las distintas áreas y participantes involucrados en el evento como asistentes oradores, patrocinadores, comité organizador, proveedores, personal interno etc. de esta manera se puede lograr un análisis más exhaustivo como funciono el área, y un balance final real y concreto del evento. Tipos de preguntas.

Las preguntas pueden ser de diverso tipo: la calidad de la organización, la conveniencia de los horarios, la duración de las actividades, el lugar donde fue celebrado el evento etc. Se recomienda poner en primer lugar las preguntas más importantes para quien aplica la evaluación, es decir los organizadores del evento. Algunas de las preguntas son:

¿Cómo describe el servicio que recibió en el día del evento? Excelente – Muy bueno – Bueno – Regular – Malo. ¿Cómo califica el servicio del evento en general? Excelente – Muy bueno – Bueno – Regular – Malo. ¿Volvería a participar en un evento de esta misma temática? Si – No- No sabe

SISTEMA DE EVALUACIÓN. Tiene que adaptarse a la situación específica que se desea evaluar. Existen muchos tipos de aspectos que requieren clarificación antes de planificar un sistema de evaluación Debe haber claridad en que se va a evaluar y de quien va a recibir la información. Que se debe tener en cuenta para la evaluación. Lo más importante de cualquier programa de evaluación es determinar si los participantes del evento, el personal que asiste al evento ha aprendido, si quedo satisfecho y llego a cumplir su expectativa frente al evento. Además un buen programa de evaluación va más allá del evento ya que el resultado puede ser defectuoso, debe examinarse el proceso empleado para el desarrollo de este y buscar nuevas alternativas y sean empleados en futuros eventos de manera correcta.

IMPLEMENTACIÓN DE LA EVALUACIÓN. Los procedimientos que se utilicen para una actividad evaluativa dependerán de la pregunta que se va a contestar, de las técnicas seleccionadas para la recolección de información y datos, y de los que recibirán los resultados Hacer evaluaciones de pequeña escala para probar su utilidad y validez. Ser positivo al ser evaluado no todo lo que se califique es negativo. Proveer Feedback o resultado es en forma preliminar en los casos cuando esta información pueda ser útil para el desarrollo del programa.

EJEMPLO HOJA DE CALIFICACIÓN Fecha: _________________

Califique de 1 a 3 siendo 1 malo, 2 regular y 3 excelente.

Observación

1. ¿Cree usted que el evento cumplió con su expectativa? 2. ¿Los integrantes del evento tenían fluidez verbal? 3. ¿La organización del ambiente fue el adecuado?

4. ¿El evento le genero conocimiento sobre los temas tratados? 5. ¿Los temas tratados fueron de su interés? 6. ¿La técnica tuvo el desarrollo apropiado?

Calificación

7. ¿Los integrantes cumplieron con las funciones establecidas? 8. ¿Se respondieron las inquietudes de los asistentes de manera ordenada?

9. ¿Los participantes tenían una presentación personal adecuada?

DOCUMENTACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE UN EVENTO EMPRESARIAL.

DOCUMENTOS PARA EJECUCION DE UN EVENTO EMPRESARIAL DEFINICIÓN En este capítulo definiremos los documentos que serán utilizados en el desarrollo de todas las etapas que componen un evento, sabemos que un evento es el resultado de un conjunto de estrategias que unidas permiten un buen desarrollo del mismo y la evidencia de que esto se cumpla está en los documentos de todo el evento. La finalidad de estos documentos es que el evento cumpla todos los objetivos planteados, que sea grato a todos los sentidos y que por su buena ejecución sea recordado con buenos comentarios.

Para lograr que el evento se efectué a cabalidad se deben planificar los pasos para concretarlo, hacer una organización del tiempo que se empleara para realizar todas las tareas y de este modo tener alternativas de solución para los impases que surgen en el evento. Como bien sabemos un evento está compuesto por tres etapas el pre evento, evento y post-evento y de este mismo modo se dividen los documentos y su importancia en el desarrollo de cada etapa. A continuación en el capítulo tendremos la explicación de cada documento y su importancia en cada etapa.

DOCUMENTOS DE PRE- EVENTO:  Planeación: En la planificación de eventos entran en escena muchos elementos que juegan un papel importante en el correcto funcionamiento del acto. En cada parte del proceso hay una

pieza fundamental, siendo el briefing el componente clave para empezar a organizar un evento.

El éxito o fracaso de un evento depende, en gran medida, de la planificación previa. Establecer los objetivos, determinar los recursos necesarios, asignar el presupuesto, definir las tareas, encontrar el lugar o preparar el encuentro son actividades fundamentales para el buen desarrollo de un congreso, una ponencia, una boda o cualquier tipo de evento que se precie.

 Briefing: Es el documento que refleja las intenciones del cliente con la organización del acto. Es decir, en este informe se estipula qué hay que hacer, por qué y cómo se tiene que hacer. El problema es que en muchas ocasiones los clientes no saben cómo elaborar un buen briefing o, directamente, no lo hacen.

 Cronogramas: También llamado carta Gantt, el cronograma es un gráfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organización y seguimiento en la preparación de eventos.

 Contratos Es un acuerdo de voluntades que crea o transmite derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben. El contrato es un tipo de acto jurídico en el que intervienen dos o más personas y está destinado a crear derechos y generar obligaciones. Se rige por el principio de autonomía de la voluntad, según el cual, puede contratarse sobre cualquier materia no prohibida. Los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento y las obligaciones que nacen del contrato tienen fuerza de ley entre las partes contratantes. Unos de los contratos que se requieren para un evento son: o Arrendamiento: El arrendador se obliga a la entrega de un bien mueble o inmueble para que su contraparte, el arrendatario, la tenga a nombre y en lugar del dueño, y use y goce de ella, pagando al arrendador un precio de forma periódica. o Obra y servicio: Se pacta la realización de una obra o prestación de un servicio determinado a cambio de un precio. o Seguro: Un asegurador se obliga, con el cobro de una prima, a cubrir un evento cuyo riesgo es objeto de cobertura en la póliza dentro de los límites pactados. o Transporte.- Una parte se obliga, por un precio pactado, a transportar de un lugar a otros pasajeros o mercancías ajenas.

o Trabajo (individual): Una de las partes (el empleador) se obliga a pagar una remuneración determinada al (trabajador) que prestará servicios bajo la subordinación del primero.

 Timmig: Corresponde al desglose de lo que ocurrirá en (o los) día(s) mismo(s) del evento, desde, al menos una hora de la llegada de los invitados hasta que todos, incluyendo a los organizadores y a las personas que trabajan en distintas áreas abandone el local o sitio donde se realizó el evento.

 Actas El acta es un documento que certifica y registra todo lo que ha acontecido o aquello que se ha pactado durante una reunión, sea esta de la índole que sea. La reunión puede redactarse en situaciones diversas, como el pleno de un ayuntamiento o de una reunión de negocios, la cuestión es que se registren los datos y que alguien se encargue de transcribirlos y archivarlos. Las actas también pueden contribuir a certificar legalmente acontecimientos importantes, tales como un nacimiento, una boda o una defunción. Son las pruebas oficiales de que estos sucesos han sucedido y han quedado registrados.

 Permisos Los permisos deben ser solicitados con (15) días de anticipación, indicando dirección exacta, barrio y hora del evento. Si el evento requiere del cierre de la vía, debe dirigirse al instituto de tránsito y transporte de soledad para que le otorguen permiso de cierre de vía. Para eventos de baile se debe cancelar el correspondiente derecho de autor por la utilización de la música fonografía, cultura y deporte. Para eventos donde se utilice espacio público debe cancelar los impuestos a espectáculos públicos.

EVENTO: Llegamos a la etapa de desarrollo del todo es aquí donde veremos que la planeación de todo da resultados, en esta etapa veremos diferentes documentos que no son muy oficiales son más que todos elementos que se ven en el suceso del evento, y estos son: 

LISTA DE CHEQUEO: como en el pre-evento es muy importante planificar cada movimiento de esta etapa, tener plena seguridad de que todo está tal cual se ha estipulado y es aquí donde la lista de chequeo cumple su objetivo. Esta es la perfecta herramienta diseñada para reducir los errores en el momento de ejecutar el evento, errores presentados por límites de la memoria y la atención del ser humano, siempre habrá algo que nos falte sino hacemos uso de esta importante herramienta.



FLYER: la principal función de esta pieza grafica es ser un folleto publicitario con el que se busca transmitir o promocionar un producto o servicio por parte de empresas, pequeños negocios o de organizadores de eventos. En la antigüedad los flyer publicitarios eran una herramienta potente para las empresas ya que eran entregados a la mano, ya que era una manera muy personal y directa de tener clientes.

Los ejemplos más claros son flyers publicitarios para discotecas, bares o eventos en general. Suelen ser coloridos para llamar la atención. Lo importante que debe contener este anuncio son datos como el nombre del evento, fecha hora y lugar de este y como anterior mente se nombró ser llamativo a la vista.



PENDÓN esta es una forma efectiva de difundir la información sobre el evento en específico. Un pendón es un formato impreso de gran tamaño en el cual se muestra información sobre el evento o una imagen característica del mismo.

TIPOS DE PENDONES Y SU UTILIDAD Antes de escoger un pendón para comunicar el evento, debe saber primero cuáles son los tipos de pendones que existen. Así podrá escoger el que mejor se adapte a las necesidades del evento. En cuanto a contenido, todos pueden difundir cualquier tipo de información. En primer lugar, tenemos el pendón para colgar, uno de los más comunes y efectivos, éste se coloca en espacios altos y cerrados ya que se requiere de una pared vertical donde puedan colgarse. Seguimos con los pendones trípode, que acompañan eventos ubicados a nivel de suelo. Estos utilizan un trípode para poder sostenerse y suelen utilizarse para hacer publicidad al negocio desde la puerta o entrada del evento. A diferencia del pendón para colgar, que se encuentra ya dentro del sitio y el público le observa durante el transcurso de todo el evento. 

ESCARAPELAS:

Una

escarapela

una

pequeña tarjeta que se debe portar en un lugar visible para la gente, en la cual se consignan datos muy sencillos, específicos e importantes que identifican al portador en un evento; se diferencia del carné en que la escarapela se usa para un evento en especial, mientras que el carnet es una identificación para quien pertenece a una institución en todo momento.



PROGRAMACIÓN: El Programa es un enunciado de lo que ocurrirá en el evento. Generalmente se envía junto con la invitación o se entrega al público a medida que éste ingresa.

En una ceremonia, por ejemplo, el programa indica el orden de los discursos, entrega de diplomas, intermedios musicales u otros. Como el programa quedará de recuerdo para los graduados y sus familiares, es habitual incluir en él los nombres de quienes se titulan, los de las autoridades y profesores-guía, además de oros textos copo el juramento de titulación o el himno de la institución. Pero a pesar de esos detalles, el programa no pasa de ser un enunciado sucinto: es como la punta que asoma un iceberg. Lo que queda oculto es el movimiento de persona, equipos y objetos diversos que se ha programado en el timming 



CARPETAS: son un elemento de gran importancia para eventos más formales en los que los participantes deben recibir documentos al ingreso de este, estas portan documentos como el programa del evento, hojas de calificación de este, folletos de información sobre el tema a tratar en el evento. Personalmente serian usadas en eventos como conferencias, talleres, reuniones de trabajo, conversatorios y otros más en los que se necesite el uso de varios documentos para que los asistentes los reciban ordenados y se le dé un valor agregado a la organización y estética del evento. HABLADORES: estos habladores son una forma destinada a difundir información al público, para motivar al usuario a una acción de consumo. Son encontrados comúnmente para un evento social como cumpleaños, bautizo, primera comunión, etc.



Si se está buscando un suvenir para el evento a organizar, es bueno tener en cuenta dos características: la originalidad y la utilidad del objeto que se elija. Para esto, es importante conocer los gustos e intereses de quienes van a asistir al evento, para poder seleccionar con mayor precisión ese objeto y lograr que trascienda en el tiempo. Si el encuentro tiene una temática específica, el suvenir puede elegirse en concordancia con ese tema.

La decisión correcta del suvenir requiere de cierto tiempo de dedicación, para encontrar el objeto ideal para cada ocasión. Posibles opciones son:           

Láminas, imanes o posters Tazas, copas o vasos térmicos Llaveros Pines, prendedores o porta pañuelos Señaladores, punteros laser, pendrives Remeras, delantales, toallas de mano Mochilas, porta notebooks, morrales, portafolios Relojes Mates, bombillas, vinos personalizados o frascos con especias (típicas del lugar donde se realiza el evento) Accesorios de uso cotidiano: auriculares, porta lápices, lapiceras, calendarios, tarjeteros, calculadoras, marcos para fotos, clips, cuelga carteras Adornos

DOCUMENTACIÓN POST- EVENTO Realizar una gestión post evento es tan importante como la instancia de planificación y coordinación del mismo, en este paso se debe analizar y comunicar los resultados y logros obtenidos, permite mostrar un cierre, y dejar a quienes lo reciben, con expectativas para las actividades que se propongan en un futuro. Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la presión bajan considerablemente, pero no por ello terminan las tareas referidas a la actividad realizada ya que es el momento de evaluar todas las áreas involucradas, y ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos, para tenerlos bien visualizados, y ser capaces de implementar los cambios necesarios en futuros desarrollos a organizar, por esto los documentos que se deben usar para un POST EVENTO son los siguientes:



MEMORIA Y CUENTAS: es un documento que narra todas las actividades realizadas por el comité Organizador.



RESUMEN: en caso del post evento es un resumen breve de lo que se vivió antes, durante y después del evento, es la explicación breve de lo esencial



PROGRAMA: es el anticipo de lo que se planeó realizar durante el evento y se agrega al post evento para constatar si se realizó como se tenía previsto o no.

 LISTA DE CHEQUEO: es la herramienta más fácil de implementar y una de las más efectivas para el control de los procesos. Lo más conveniente es que la lista se origine del plan de seguimiento y medición de los procesos.



AGRADECIMIENTOS: se deben enviar cartas o notas de agradecimiento a todas aquellas personas que hicieron posible que el evento se desarrollara conforme a lo previsto (auspiciantes, ponentes, etc.)

 Evaluación Del Evento: se realiza la evaluación y el análisis, durante la semana siguiente al evento. La recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderadas en el presupuesto, resultado de encuesta, nos darán la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.

Toda la información y datos cuantitativos como cualitativos, son relevantes, y tomar buena nota de ellos es clave para demostrar el éxito obtenido.

ACTIVIDAD ACADEMICA PRE- EVENTO Se pensó como se iba a presentar el tema de los documentos para la ejecución de un evento, se planeó utilizar un video foro para presentar el tema a los asistentes al video foro, se planteó realizar una explicación de en qué consistía un video foro para que los asistentes al evento supieran en qué momento se responderían sus preguntas e inquietudes. Se decidió investigar los documentos que se utilizan en cada etapa del evento de esta forma se puede explicar de una manera más fácil como se implementan y requieren los documentos para ciertas situaciones del evento. Después se decidió escoger unos videos en específico para representar cada fase del evento y explicarlos más a fondo. Se decidió como se aria la respectiva evaluación del tema.

EVENTO Durante el evento se arregló el espacio que se iba a utilizar para el desenvolvimiento del evento este se acomodó con base al plano que se realizó en el pre-evento, después se dio paso al registro de los asistentes al evento y se les pidió que se ubicaran en las respectivas sillas mientras se daba inicio al

evento. Después de que el registro se realizara se dio paso a la lectura del orden del día donde constaba el saludo de bienvenida, presentación y conto de los himnos explicación del video foro y explicación del tema y por último la realización de la evaluación del tema y diligenciar la hoja de calificación. Durante la presentación se explicó cómo se iban a realizar las debidas intervenciones para aclarar las dudas del público, después de que se diera el desenvolvimiento del evento se dio paso a realizar la evaluación y diligenciar la hoja de calificación del evento para saber cómo había sido recibido el método y el tema ante el público. Para finalizar se calificaron las evaluaciones y se dio paso a la entrega del refrigerio que se tenía destinado para los asistentes presentes en el evento, además de las palabras de cierre del evento con los debidos agradecimientos por asistir.

POST- EVENTO Después de finalizar el evento se dio paso a recoger y organizar el sitio donde se dio la realización del evento de este modo se acomodó y se aseo todo el lugar para dejarlo como lo habían recibido, además se revisaron las hojas de calificación para ver como fue el impacto ante los asistentes al evento ya fuese malo o bueno y saber cuáles eran las cosas a mejorar para la realización de otro evento, además de la recolección de evidencias y documentaciones para anexar al informe final del evento para que en este conste las diferentes cosas que se realizaron desde la planeación hasta la recolección de todo para el informe.

EVALUACIÓN-No.7 Con base a lo visto y hablado durante el video foro, marque con una “x” la respuesta que considere correcta. 1) ¿En qué consiste un video foro? a. Es presentar un debate en video. b. Es la presentación de solo videos de un tema. c. Se trata de presentar videos para introducir el debate de un tema de interés para los participantes. d. Ninguna de las anteriores. 2) ¿El manejo de documentos durante las etapas de pre- evento, evento y pos- evento es importante para tener evidencias de lo realizado?

o VERDADERO o FALSO 3) ¿Cuáles son los documentos que se presentaron en los videos proyectados en el evento? a. Lista de chequeo, timmig, presupuesto. b. Cronograma, contratos, informe. c. Programación, cotizaciones, actas. d. Hoja de calificación, permisos, evidencias del evento. 4) ¿En el pos – evento se realiza un informe cual es la principal característica de este? a. Debe de estar conformado por otros documentos y nada más. b. Debe de constar con solo definiciones. c. Debe estar compuesto en su totalidad por fotos que consten como evidencia. d. Debe ser claro preciso y contar con la cantidad suficiente de detalles que cuenten todo lo realizado. 5) ¿Un cronograma no sirve para delimitar el tiempo de las diferentes tareas o actividades de un evento? o VERDADERO o FALSO

RESPUESTAS EVALUACIÓN-No.7 1)

¿En qué consiste un video foro? c. Se trata de presentar videos para introducir el debate de un tema de interés para los participantes.

2) ¿El manejo de documentos durante las etapas de pre- evento, evento y pos- evento es importante para tener evidencias de lo realizado? 

VERDADERO

3) ¿Cuáles son los documentos que se presentaron en los videos proyectados en el evento? b. 4)

Cronograma, contratos, informe.

¿En el pos – evento se realiza un informe cual es la principal característica de este?

d. Debe ser claro preciso y contar con la cantidad suficiente de detalles que cuenten todo lo realizado. 5) ÂżUn cronograma no sirve para delimitar el tiempo de las diferentes tareas o actividades de un evento? ď&#x201A;ˇ

FALSO

INFORMES Y EVIDENCIAS EN EL POST-EVENTO.

INFORMES Y EVIDENCIAS POST EVENTO DEFINICIÓN Realizar una gestión post evento es tan importante como la instancia de planificación y coordinación del mismo. Analizar y comunicar los resultados y logros obtenidos, permite mostrar un cierre, y dejar a quienes lo reciben, con expectativas para las actividades que se propongan en un futuro. Una vez finalizado el evento, el ritmo de trabajo y la presión bajan considerablemente, pero no por ello terminan las tareas referidas a la actividad realizada. Es el momento de evaluar todas las áreas involucradas, y ver qué funcionó correctamente y cuáles fueron los puntos flojos, para tenerlos bien visualizados, y ser capaces de implementar los cambios necesarios en futuros desarrollos a organizar. El seguimiento post-evento es clave ya que las empresas organizadoras y los patrocinadores involucrados, están interesados en conocer el rendimiento de sus eventos, y los resultados económicos del mismo. Así mismo es un momento idóneo para el aprendizaje, la comunicación, y la retroalimentación, feedback, de los resultados a través de encuestas, entre otros recursos, que nos prepara y ayuda en el mejoramiento de futuros eventos.

EVALUACIÓN DEL EVENTO El momento ideal para realizar la evaluación y el análisis, es durante la semana siguiente al evento. La recopilación de datos, gastos de último minuto, recuento de extras no ponderadas en el presupuesto, resultado de encuesta, entrevista con proveedores, entre otros, nos darán la posibilidad de plasmar los resultados en un informe final.

Siempre hay detalles de última hora que escapan a cualquier presupuesto o planificación. Gastos adicionales, papeleo, taxis, equipo extra, es común tenerlos al final de las cuentas. Incluirlo en el informe es vital, no solo denota profesionalismo y seriedad, sino que además aportará una visión más global y certera del evento desde el punto de vista financiero y administrativo. Ingresos totales, vs egresos por gastos totales y reales.

Para tener la certeza de que el programa ha dado los resultados previstos será necesario hacer una evaluación determinando correctamente los parámetros y demás criterios que prevalecerán para estimar los porcentajes en cuento al rendimiento de lo planeado.

AGRADECIMIENTOS Además de la evaluación, es el momento ideal para agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades y organización del encuentro. La carta de agradecimiento irá en primer lugar en la carpeta del informe final del evento.

Pocas veces pensamos la importancia de dar las gracias, sin embargo, su poder es mucho más profundo de lo que puedes imaginar. Varios estudios han demostrado que mediante el agradecimiento no sólo conseguimos mejores resultados, sino que además mejoramos la calidad de nuestros servicios prestados ante el evento.

RESUMEN DE RESULTADOS Si en el evento participaron distintas empresas como auspiciantes y patrocinadores, es fundamental que, una vez finalizado, se comparta un resumen sobre lo sucedido y los resultados, y hacer llegar el material documental, junto con el agradecimiento por su participación en el evento.

Esta evaluación, permitirá a los organizadores saber con más exactitud los resultados obtenidos, y funcionará como punto de partida para futuros eventos de igual o mayor magnitud.

La preparación de un informe final que incluya datos cualitativos y cuantitativos acerca de distintos sectores del evento va a permitir analizar si los objetivos preestablecidos se cumplieron o no, o cuán lejos se estuvo de alcanzarlos.

PUERTAS ADENTRO Es muy importante recabar la opinión y evaluación personal del público interno, esto es el personal y los proveedores. Conocer a nivel operativo las fortalezas y debilidades durante el evento es vital para el crecimiento profesional de las distintas áreas comprometidas. Una reunión de cierre y de crítica puede ser muy útil para el caso.

Es importante recalcar las cosas que salieron bien, para luego enfocarse en analizar lo que salió mal, o lo que se vio por alguna razón dificultado en su resolución. Es muy enriquecedor preguntar qué y cómo se podría haber hecho mejor. Sin dudas, surgirán aspectos que se podrán mejorar en futuros eventos. Esta es una de las prácticas y vías más fáciles, rápidas y efectivas de mejorar los métodos organizativos.

DOCUMENTAR RESULTADOS Una vez obtenido el feedback interno, el resultado de las encuestas y el resto de datos, se debe hacer un análisis de los resultados y documentar las conclusiones.

Toda la información y datos cuantitativos como cualitativos, son relevantes, y tomar buena nota de ellos es clave para demostrar el éxito obtenido. Durante la semana posterior, se realiza un resumen final general que se publica en el sitio web o blog del evento, en el que se incluye material audiovisual y algunos datos específicos como cantidad de asistentes, actividades, invitados especiales, patrocinadores, etc. Incluir material audiovisual hará al informe, más liviano y llamativo.

Este informe puede servir como base inicial para compartir con los patrocinadores, se cuida y enaltece la imagen de la organización del evento y se genera un valor agregado para con el patrocinador. Es sin embargo muy importante adaptarlo y personalizarlo de acuerdo a cada empresa, por lo que se debe distinguir y personalizar la información a los distintos destinatarios. Es necesario que el contenido del material sea acorde a quien va dirigido y evitar un resumen general para todos, ya que con cada uno de los receptores se deberá hacer hincapié en distintos aspectos, de acuerdo a su participación en el evento. Dejar una carpeta institucional en la empresa puede dar una imagen muy positiva, y si el patrocinador quedó conforme con el evento, esta acción puede ayudar a cerrar acuerdos de participación en futuras actividades.

Posibles destinatarios del envío del informe final, junto con una carta de agradecimiento: Invitados o asistentes al evento. Les resultará interesante recibir un resumen de las actividades en las que participaron. La empresa organizadora, cuyo interés central estará en los resultados económicos.

Patrocinadores, adicional a la información general y el material audiovisual, estarán muy interesados en saber la cantidad de participantes y, si fue parte de la negociación, lo adecuado sería enviarles la base de datos completa. Proveedores, es importante involucrarlos activamente.

La prensa, una gacetilla que cuente en rasgos generales de lo sucedido durante el evento. Contenido del informe.

EL INFORME FINAL DEBE SER UN REFLEJO DEL EVENTO, Y LOS DATOS QUE NO DEBERÍAN FALTAR SON:          

Cantidad de invitados especiales, de oradores y de patrocinadores. Cantidad de actividades y temáticas. Mencionar las actividades sociales si las hubo, coffee break, banquete. Cantidad de pre-inscriptos, de inscriptos, y de invitaciones o becas. Base de datos completa de inscriptos solo si fue previamente pactado con los patrocinadores, u otra entidad que reciba el informe. DVD con material audiovisual, fotografías de las actividades, video institucional. Un video con los distintos espacios y actividades que se vivieron durante el evento. Una muestra de todo el material que se entregó en el pre evento y durante el evento anuncios, programas, invitaciones, etc. Encuesta, opiniones y evaluación de los participantes. El balance contable final, donde quedará plasmado el resultado económico.

INFORME Un informe suele ser algún tipo de documento que presenta información. Dichos datos, por otra parte, surgen de una tarea investigativa. Un científico, por citar un caso, puede escribir un informe después de alcanzar algún descubrimiento, explicando los pasos que siguió y cuáles son sus conclusiones al respecto. Por lo general, la finalidad del informe es, obviamente, informar. De todas formas, estos escritos pueden incluir consejos u otros elementos. Los informes, por otra parte, pueden ser públicos o privados según el objetivo de divulgación. En cuanto a los formatos de los informes, pueden ser simples o complejos de acuerdo a su estructura y a sus contenidos.

Por ello, es fundamental que dicho documento cuente con una estructura y una organización claramente delimitada y estipulada pues de aquel dependerá que el proyecto sea comprensible, se considere oportuno, se vea la necesidad que existe de él y finalmente se dé luz verde a su puesta en marcha.

Cuando se realiza un informe es de vital importancia mostrar los resultados obtenidos que se obtuvieron de acuerdo a cada uno de los parámetros establecidos para la ejecución de otros eventos ya que es fundamental dar un buen rendimiento en diferentes ámbitos empresariales y dar como resultado la eficiencia de cada uno de los integrantes que hace que sea posible cada uno de los acontecimientos que se viven dentro de un evento.

EVIDENCIAS Una evidencia es una muestra verificada y certera obtenida en una investigación. El término en sí puede ser más genérico, es decir, adaptado a muchos campos de la vida cotidiana y el estudio científico.

Las evidencias son esenciales para demostrar que se llevó a cabo cada uno de los objetivos que se planearon desde un comienzo, al igual si se llevó a cabo alguna planeación de último momento se debe anexar dicha evidencia para dejar como convencimiento que se realizó dicha actividad inesperada, al igual de nombrar cada proceso para adjuntarlo.

Gracias a las evidencias se puede afirmar positivamente como se realizó el evento y cada uno de los parámetros que se establecieron para llevar a cabo la ejecución del evento, sirve de igual manera para realizar eventos a futuros demostrando cada uno de los pasos a seguir durante cada evento que se realiza.

PREEVENTO Primero de todo hay que definir qué es lo que queremos conseguir con el evento. Es decir: el objetivo.

PROGRAMA El programa es un enunciado de lo que ocurrirá en el evento. Generalmente se envía junto con la invitación o se entrega al público a medida que esté ingresa.

TIMMING Corresponde al desglose de lo que ocurrirá el (o los) día(s) mismo(s) del evento, desde, a lo menos, una hora antes de la llegada de los invitados hasta que todos, incluyendo a los organizadores y a las personas que trabajan en distintas áreas, abandonen el local.

CRONOGRAMA También llamado carta Gantt, el cronograma es un gráfico que se utiliza para planificar y controlar el desarrollo de una tarea compleja. Resulta especialmente adecuado para la organización y seguimiento en la preparación de eventos.

PRESUPUESTO El presupuesto de un evento contará, con algunas variantes de los siguientes gastos:      

Gastos directos Compras, arriendos, sueldos, honorarios y leyes. Sociales, transporte, Seguros, Sub-contratos. Gastronomía, imprenta, música y amplificación, grabación y fotografía. Inserción y publicaciones. Florería y decoración.

GASTOS GENERALES         

Arriendos, dividendo o costo mensual o estimado de oficina. Consumos Luz Agua Teléfono Internet Sueldos y honorarios del personal permanente Gastos de librería y copias. Colaciones, útiles de aseo.

RESUMEN En realidad un informe final sirve de mucha ayuda ya que se puede dar como resultado óptimo cada uno de los acontecimientos generalizados para emprender nuevos eventos, el resultado final de este informe hace que se pueda llevar a cabo cada uno de los parámetros establecidos para ayudar con los procesos administrativos necesarios para llevar eficientes resultados ante jefes directos quienes son las personas encargadas de la revisión de dicho informe haya quedado consolidado de la mejor manera y quien es la persona que dará autorización para realizar nuevos eventos en cuales se pueda generar ingresos eficientes a la empresa y también para lograr mejorar relaciones internas y externas de la organización. “Para planear un evento exitoso requiere las mismas estrategias para ganar una guerra. Para triunfar, hay que prever las adversidades, visualizar la victoria y planear el camino para alcanzarlas.” –Anónimo

ACTIVIDAD ACADEMICA Pre-evento: se hizo la planeación de la actividad con los talleristas organizando ideas para cumplir nuestro objetivo se cotizo todo lo relacionado a la estación de café y materiales correspondientes al taller y se delegó funciones específicas a cada uno de los talleristas. Evento: Se hizo una pequeña apertura indicando los parámetros del evento se explicó la técnica por medio de videos y diálogos entre los asistentes y talleritas unas vez fue explicado el tema se llevó a cabo una actividad que se consistía en hacer un informe de cualquier evento que tuvo la ficha 1368061 realizándolo de la manera correcta con base a la explicación dada en el taller. También se hicieron dos evaluaciones una para el grupo y la otra calificando el taller al final se entregó el refrigerio y así concluyo la actividad Post-evento: se recogió todo el material utilizado se organizó el salón se entregó las banderas prestadas los equipos tecnológicos y cerramos con una auto evaluación entre los talleristas analizando que nos había funcionado y que no.

Mediante un taller y actividades alusivas al desarrollo de informes y evidencias post – evento realizamos la ejecución optima dando mejores resultados para cada uno de los sucesos que pueden ocurrir dentro

EVALUACIÓN-No.2 Cada uno de los objetivos planteados en el taller fueron conocimientos previos para la realización de informes y evidencias post – evento, ya que de forma precisa nos ayudara en el ámbito laboral. Responder de manera individual la evaluación para poder medir si las expectativas del taller fueron eficientes para talleres futuros: 1. ¿Qué es un taller? a. Es una metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la práctica. b. Es una reunión en donde se desarrolla en profundidad un tema determinado a través de una serie de conferencias y actividades. c. Es una forma de organización para la reflexión grupal sobre los problemas profesionales, sus causas, consecuencias y alternativas de soluciones en correspondencia con los contextos en que se manifiestan.

d. El taller es una forma de Educación Avanzada donde se construye colectivamente teorías. ¿Qué es un informe? a. Exposición oral o escrita sobre el estado de una cosa o de una personal, sobre las circunstancias que rodean un hecho. b. Es un documento donde se expresan ideas fundamentalmente para dar desenlace a una actividad. c. Se refiere a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso. d. Es un formato en donde varía la información y que sea necesario para agendar. ¿La palabra evidencia hace referencia a…? a. Conocimiento que podemos afirmar la validez de su contenido. b. Cualidad de evidente c. Muestra verificada d. Cosa o tema que es verificadamente y comprobadamente ante la validez ¿Qué es FEEDBACK? a. Es la recepción de mensajes b. Dirigir una política aceptable c. Retroalimentación del emisor al receptor d. Retroalimentación del público en general ¿Qué funciones o actividades tiene el pos- evento? a. Instancia, planificación y coordinación b. Evaluación del evento, agradecimientos, resumen de resultados, puertas adentro, Documentos resultados e informe final. c. Evaluación del evento, agradecimientos, resumen de resultados, informe final d. Evaluación del evento, agradecimientos, puertas adentro, informe pre-durante y post con documentos resultados.

RESPUESTAS EVALUACIÓN-No.8 Primera pregunta ¿Qué es un taller? Rta/ a. Es una metodología de trabajo en la que se integran la teoría y la practica Según

da pregunta ¿Qué es un informe?

Rta/ b. Es un documento donde se expresan ideas fundamentalmente para dar desenlace a una actividad. Tercera pregunta ¿La palabra evidencia hace referencia a…? Rta/ a. Conocimiento que podemos afirmar la validez de su contenido. Cuarta pregunta ¿Qué es FEEDBACK? Rta/ c. Retroalimentación del emisor al receptor

Quinta pregunta ¿Qué funciones o actividades tiene el post – evento? Rta/ b. Evaluación del evento, agradecimientos, resumen de resultados, puertas adentro, documentos resultados e informe final.

CONCLUSIONES En este trabajo podemos observar cómo llevar a cabo los procesos que se debe realizar en un evento, en el cual nos ayudara o nos pude servir en la vida cotidiana, Gracias a los aspectos y conceptos planteados anteriormente podemos conocer más sobre temáticas relacionadas con la ejecución de eventos, lo cual nos ayudará, en un ámbito laboral, a tener mayor éxito a la hora de querer ejecutar una actividad de este tipo, pasando por las diferentes etapas que lo componen. Después de haber analizado y conceptualizado los distintos temas y procesos necesarios para conseguir la satisfacción elevada en un evento, se puede tener una idea más clara del cómo realizar un evento en nuestro ámbito laboral y tener varias capacidades para el desarrollo del mismo.

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