NICOLE ANDREA BAEZ ZAMBRANO CLAUDIA PATRICIA CASTIBLANDO KEVIN JOEL CONTRERAS SANABRIA PAULA ANDREA GARZON CAGUA JULY VIVIANA MURCIA RAMIREZ
Presentado a: Jersson Casasbuenas.
Índice 1. Ley general de archivos, Ley 594 de 2000 2. Creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo Acuerdo 002 de 2014 3. Clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas, Acuerdo 005 de 2013 4. Marco legal de los archivos en Colombia 5. Gestión documental en las organizaciones 6. Producción de Documentos 7. Recepción de los Documentos 8. Distribución de los Documentos 9. Trámite de los Documentos 10. Organización de los Documentos 11. Consulta de los Documentos 12. Conservación de los Documentos 13. Disposición Final de los Documentos 14. Flujograma del plan de gestión documental 15. Ciclo Vital del Documento 16. Tablas de retención documental 17. Código de ética del archivista 18. Conclusiones. 19. Bibliografía 20. Cibergrafía.
Fuente: Cartilla Gestión Documental.
Introducción
Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de Archivos” sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas y Decreto 2609 de 2012, Capítulo II, articulo 10, Obligatoriedad del programa de Gestión Documental, los aprendices diseñaron este Programa de Gestión Documental, como instrumento de apoyo para el desarrollo de sus procedimientos de Correspondencia, Archivo de Gestión y Central. El servicio nacional de aprendizaje SENA, enfocado en el programa de Gestión Administrativa (TGA) se identifica con el desempeño de los documentos en la competencia organización de documentos ya que evidencia el proyecto formativo al fortalecer los procesos administrativos la planeación de la eficiencia administrativa que contribuye con los diferentes procesos de sistema de gestión de calidad en el sistema integrado por la cultura archivista, considerando la preservación y conservación documental y los diferentes soportes asignados en el área de archivo.
Objetivo General
ďƒ˜ Apoyar y orientar a todos los colaboradores y especialmente a los responsables y/o encargados del ciclo vital de la correspondencia y el archivo, ara que el manejo adecuado de la informaciĂłn documental genera valor agregado al cumplimiento de la misiĂłn institucional.
Objetivos Específicos
Dar a conocer el aprendizaje adquirido y plasmar el mismo al momento de manipular la diferente documentación y/o archivo con las leyes y normas que se encuentren implementadas en la organización (NUTRESA).
Aplicar el plan de gestión documental al grupo Nutresa con las pautas que tiene plasmado el manual de procedimientos de la misma, de esta manera se evidenciara cada paso de creación de un documento.
Ley General De Archivo (Ley 594 De 2000)
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. El Gobierno Nacional preocupado por la desorganización de los archivos, y con el propósito de combatir la corrupción, Decretó la Ley General de Archivos: Ley 594 de julio 14 del 2000.
Las investigaciones de expertos del Archivo General de la Nación, dieron un resultado abrumador al gobierno acerca del manejo inadecuado de los archivos, la mala administración de la información y la falta de ética en el uso de los archivos en las entidades.
Con la creación de la Ley 594 del 2000, el gobierno estableció las reglas y principios que rigen la función archivística en todo el país. Inicialmente su ámbito de aplicación para las entidades públicas como las privadas con funciones públicas.
Creación, Conformación, Organización, Control Y Consulta De Los Expedientes De Archivo, Acuerdo 002 De 2014
Por medio de este acuerdo, se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Con el fin de que el lector, pueda interpretar de manera correcta el presente acuerdo, se presentan las definiciones de los siguientes conceptos:
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado para ello.
Unidad documental: Está constituida por documentos del mismo tipo formando agrupaciones simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente.
Índice Teórico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología reglamentada para tal fin
Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice en un mismo expediente cibernético o serie documental con el fin de garantizar s integridad, orden y autenticidad.
Expediente hibrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.
Clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas, (Acuerdo 005 de 2013)
Por el cual se establecen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones en ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 76 de la Ley 489 de 1998, el Decreto número 2126 de 2012, Acuerdo número 09 del AGN de 2012 ya que es considerado porque establece los derechos que tienen los ciudadanos al poder acceder a los documentos públicos.
La función del Archivo General de la Nación, promover la organización y fortalecimiento de los archivos del orden nacional departamental, municipal y distrital para garantizar la eficacia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y su disponibilidad al servicio a le comunidad, así como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica.
MARCO LEGAL DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA
El marco legal puede definirse como un conjunto de normas jurídicas dentro del cual deben actuar los archivos en sus diferentes procesos. Según la norma archivista ya que comprenden el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de archivo en cambio la normatividad en Colombia dice que se encuentra dispersa en archivos, sin embargo. Estos e mantiene en el archivo general de la nación la cual se realiza compilaciones sobre las normas esenciales de los archivos. ARTÍCULOS DE ARCHIVO DE LA CONSTITUCIÓN DE 1991 se destacan algunos como:
Art 20: derecho a la información
Art 23: derecho de petición
Art 74: acceso a los documentos públicos.
Gestión Documental En Las Organizaciones
Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general, basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.
¿SABIAS COMO PLANIFICAR LA PRODUCCION DOCUMETAL?
Producción de Documentos
La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.
¿Sabes cómo hacer la producción documental?
1. Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad.
2. Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de soporte que requiere la producción del documento (papel, medio magnético, electrónico, otros) y el formato o tamaño.
3. Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la institución (notas internas, memorando, carta, circular, circular interna, circular externa, actas, convocatorias, informes etc.). La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
4. Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad de cada institución para imprimir o grabar el número de copias sugerido de cada documento que se produzca en la dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos.
Copia 1:
Expediente
Copia 2:
Archivo numérico
Copia 3:
Entrega al destinatario
5. Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los procedimientos establecidos por la institución.
Recepción de los Documentos
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales, Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicado).
¿Qué pasos se deben seguir?
1. Radicación de documentos
Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001, dejando:
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Impresión de rótulo de la radiación.
Registro impreso de planillas de radiación y control.
2. Registro de documentos
Recibo de documentos oficiales.
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia de recibo.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria.
Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s).
Número de radiación Nombre del funcionario responsable del trámite.
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
Distribución De Los Documentos
La distribución tiene que ver con las actividades que aseguran y avalan que los documentos sean entregados a sus destinatarios. Las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (Acuerdo 027 del 2006).
Internos: Son las diferentes dependencias que gestionan dentro de la Secretaría General. Se hace la clasificación por dependencias y se dispone a la entrega en los diferentes recorridos, en los cuales además de entregarlas se recogen las que la dependencia deba enviar.
Externos: Son todos aquellos que no pertenecen a la Secretaría General (Entes oficiales y privados de orden local o nacional y los ciudadanos en general). Las comunicaciones son enviadas con el personal de la empresa externa contratada para esta actividad.
Trámite De Los Documentos Es la serie de pasos a seguir para que una solicitud o información llegue a su destinatario. También podrida definirse Como el diligenciamiento realizado para obtener un resultado. El trámite documental se define como un conjunto
de procesos que
permiten a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus actual y pasado de la documentación que llega y se genera dentro de ellas, con el fin de mejorar sus flujos y diligenciamiento.
Organización de los Documentos
Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, signar los documentos de cada entidad. Se utilizan para:
Facilitar el manejo de la información.
Garantizar la selección y conservación de los documentos que tienen carácter.
ordenar
y
Consulta de los Documentos
Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias. Toda consulta debe ser registrada por el funcionario encargado del Archivo Central e Histórico. La consulta de la documentación del Archivo Central e Histórico se realiza en los espacios adecuados para ella; no está permitido El ingreso a los depósitos de archivo.
Conservación De Los Documentos
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad Depósito de Archivo Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
¿Cómo se maneja la conservación de los documentos?
Cada dependencia tiene bajo su responsabilidad el equipo, mobiliario y Unidades de conservación destinados a su archivo de gestión.
Para evitar el deterioro del documento original cuando es de conservación permanente se deben adoptar otras formas de reprografía, las cuales son:
Conservación de documentos Digitalización
Microfilmación
Eliminación de documentos
Disposición Final de los Documentos Por último la decisión resultante de la valoración que se hace para cualquier documento es realizar el ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. En este paso lo que se hace es la identificación de cada documento de acuerdo a la valoración realizada. Por ejemplo se hace: La conservación total, Eliminación dedocumentos, Selección documental.
Conservación total
Debe estar enfocada a la conservación del patrimonio documental, garantizando la integridad física y funcional del documento durante todo el ciclo vital, definido este, por la Tabla de Retención Documental; sin importar el soporte y el medio en el que estos se encuentren.
Ya que se enfocarla conservación tanto en el documento análogo como en el electrónico el cual debe estar implementado en las entidades públicas a fin de garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de acuerdo a la TRD, o TVD y permitir procesos de migración de la información sin importar el medio tecnológico o de almacenamiento utilizado.
Eliminación de expediente de documentos
De acuerdo con los calendarios de conservación, el gestor jefe del Archivo General/Unidad Administrativa establece la relación de documentación a eliminar en la memoria de eliminación. El responsable del Archivo General/unidad administrativa comprueba que no existe ninguna circunstancia administrativa o jurídica que altere el plazo de conservación fijado para la documentación a eliminar.
Selección de documentos Es un proceso técnico del archivo que consisten identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institución. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cuáles otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, además de la eliminación periódica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital.
Flujograma Gestiรณn Documental
Ciclo Vital del Documento
Momento De Gestión
PRE ARCHIVO: En el primer momento de gestión
se compone de
tres fases las cuales son: Planeación, Elaboración, Tramitación.
PLANEACION: Es un documento que facilita y cumplen con los requisitos, para los comprobantes de contabilidad , en el soporte elegido por la entidad productora ya que nace de un estudio de información que lleva varios tipos de documentos y normas las cuales estudian la información, soporte y recorridos .
Elaboración
Es la siguiente fase de la edición que pone en práctica la normatividad establecidas NORMATIZACION: es un conjunto de normas creadas para la regulación y condición de documentos de archivos que rige la NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA JURIDICA. EJEMPLO: se establece un código de comercio para el comprobante de contabilidad para el cheque.
Cรณdigo De Comercio
COMPROBANTE DE CONTABILIDAD: Es un documento que debe laborarse previamente al registro de cualquier operaciรณn en el cual se indicarรก el numero fecha
origen
descripciรณn
y
cantidad
de
la
operaciรณn
se
enumeraran
consecutivamente. COMPROBANTE PARA EL CHEQUE: El cheque solo puede ser expedido en formulario impresos de chequeras y a cargo de un banco.
Normatividad
NORMATIVIDAD TECNICA: se define en conjunto de normas que regulan los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas. Las normas no son de obligatorio cumplimientos, pero en algunas entidades se rige la norma NTC4436 que es ‘’ Información y Documentación. Papel para los documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad’’. NORMATIVIDAD ADMINISTRATIVA: Esta es el conjunto de normas administrativas las cuales regulan los procesos comunicativos informativos y archivísticos. La entidad promotora tiene como normalizada la estructura del formulario estándar ya que se ha prediseñado por la entidad dedicada a la elaboración de los formatos comerciales.
Tramitación
Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan opera poner en vigencia. Elaborados los formatos por la entidad externa se envían a la entidad productora la cual se reciben en departamentos de suministros para ser entregados al departamento de tesorería, ya que el de contabilidad procesa y envía la información correspondiente para la realización de los pagos.
Funciones archivistas
Se cumplen con actividades relacionadas al quehacer archivístico que entiende desde la elaboración de los documentos hasta la entrega final, estas funciones permiten un ciclo vital en la administración. Los requisitos que cumplen esta gestión son: La preservación, El acopio, La organización, La conservación, La Transferencia.
La Preservación Desde la elaboración la entidad previene el deterioro del documento como hace referencia las normas técnicas, generando el cuidado y la respectiva manipulación de los empleados. La preservación, de los documentos antiguos requiere de conocimientos específicos. En algunos países una carrera, en otros una disciplina profesional heredada, es una permanente lucha contra el paso del tiempo para evitar el desgaste y las erosiones.
¿CUALES SON LAS MEJORES CONDICIONES DE PRESERVACION? Ambiente limpio, libre de polvo, con luz, humedad y temperatura controladas.
El Acopio
Son hechos económicos que rigen el soporte de origen interno y externo, se deben tener comprobantes de contabilidad dejando
una
constancia
de
las
circunstancias para su conservación en un orden cronológico para que sea verifica la certificación y verificación del documento.
¿Cómo podemos ver La organización de Documentos?
Se clasifica los comprobantes de acuerdo al banco que se haya efectuado en el pago, después se clasifican y se ordenan por numeración consecutiva.
La Conservaciรณn Y Transferencia
Conservaciรณn: Al reunir un numero considerado de comprobante de pago se almacena en cajas abiertas con el fin de la facilitar la consulta Transferencia: e solicita el desplazamiento de archivo para la entrega oficial de os comprobantes para confrontar los consecutivos relacionados para la firma y remisiรณn de los documentos y retiro de los comprobantes.
Momento Intermedio
Momento de vigencia: el momento de vigencia y del plazo pre ocupacional es donde se cumple un objetivo en el cual la verificaciรณn de las operaciones realizadas En este momento, se facilita la verificaciรณn de las operaciones realizadas y se comprueban las entregas de algunos cheques, puesto que en el documento se encuentra consignada informaciรณn puntual acerca del nombre y documento de identidad de quien recibe el pago fechas y demรกs.
Momento Permanente Gracias a que fue agregado a la base de datos de la entidad, cuenta con la suerte de iniciar su labor en la misma de manera permanente.
Imagen tomada del Sitio Web del Archivo General de la Nación de Colombia
Analizando los documentos que pasan por la entidad, se va empapando del funcionamiento de cada movimiento y documento que producen los colaboradores de la organización. Al conocer la documentación que tiene la empresa y su antigüedad se conoce la evolución que ha tenido de acuerdo a las leyes y/o acuerdos establecidos en la misma por cumplimiento de requisitos empresariales.
Tablas De Retenci贸n Documental
En
la
tabla
mantienen que
hacen
de
retenci贸n
aquellos parte
se
documentos del
momento
intermedio del ciclo vital, en los cuales
podemos
encontrar
un
listado de series con sus respectivos tipos documentales en donde se asignara el tiempo de permanencia respecto al ciclo vital. Este elemento permite definir el estado de un documento de acuerdo al uso y la importancia que tenga el mismo en la organizaci贸n, y se puede
definir
si
documento
se
elimina o se retiene dentro de los archivos de manipulaci贸n de la empresa.
Tablas De Retención Documental
Como se puede Observar en la siguiente
tabla
documental campos
se
para
de
retención
tienen llenar
varios
según
el
documento, los códigos son la ubican
física
de
donde
se
encuentra el documento, la serie es el nombre del documento que se busca, tipo documental es una de las características del documento ¿qué
es
y
qué
información
lleva?
Por último se tiene el
procedimiento que se debe realizar con el documento si se mantiene o si se elimina.
Conclusiones En esta cartilla se evidencia todos los procesos que se llevaron a cabo durante el aprendizaje de la competencia Organizar Documentos, ya que se puede observar como maneja la empresa todos los procesos de gestión documental.
La elaboración de esta cartilla le ayudara a los aprendices con el fácil reconocimiento de diversos procesos que desarrollaran en su etapa productiva. En el lugar de trabajo de cada colaborador se podrá evidenciar la calidad y la eficiencia del mismo luego de haber adquirido diferente información y aprendizaje referente a la Gestión Documental.
¿En dónde puedes encontrar esta información?
Cibergrafia
https://www.google.com.co/search?biw=1366&bih=662&tbm=isch&sa=1&ei=TOQhWrX8LOKIggef0pK4Dg&q=Eliminaci%C3 %B3n+de+expediente+de+documentos+imagenes+animadas&oq=Eliminaci%C3%B3n+de+expediente+de+documentos+im agenes+animadas&gs_l=psy-ab.3...9602.10880.0.11006.9.9.0.0.0.0.143.922.0j8.8.0....0...1c.1.64.psyab..1.0.0....0.6ozKKnLWn74 https://www.google.com.co/search?q=consulta+de+documentos&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwi78bz_enXAhUJSCYKHfVcCYIQ_AUICigB&biw=709&bih=635 https://www.google.com.co/search?biw=709&bih=635&tbm=isch&sa=1&ei=BughWr_kDMPw_Abg0KWADA&q=tramite+de+d ocumentos+gestion+documental&oq=tramiet+de&gs_l=psyab.3.0.0i13k1l10.6295.7725.0.8908.10.10.0.0.0.0.127.1174.0j10.10.0....0...1c.1.64.psyab..0.10.1174...0j0i67k1.0.8Vpvaf5Unq4
https://www.google.com.co/search?biw=709&bih=635&tbm=isch&sa=1&ei=EeghWv7DAuWkggfNjKmgCA&q=conservacion+ de+documentos&oq=conse&gs_l=psyab.3.0.0i67k1l5j0l2j0i67k1j0l2.6991.7679.0.8517.5.5.0.0.0.0.121.463.0j4.4.0....0...11.64.psy-ab..1.4.460....0.WpfqoDEGwUo
https://www.google.com.co/search?biw=709&bih=635&tbm=isch&sa=1&ei=EeghWv7DAuWkggfNjKmgCA&q=conservacion+ de+documentos&oq=conse&gs_l=psyab.3.0.0i67k1l5j0l2j0i67k1j0l2.6991.7679.0.8517.5.5.0.0.0.0.121.463.0j4.4.0....0...1c.1.64.psyab..1.4.460....0.WpfqoDEGwUo#imgrc=uoyWCI68hckm8M: TRABAJOS REALIZADOS DURANTE EL PROCESO DE FORMACION EN LA COMPETENCIA.