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PRODUCIR DOCUMENTOS QUE SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
ELABORADO POR: ANDREA BÁEZ CLAUDIA CASTIBLANCO PAULA GARZÓN VIVIANA MURCIA KEVIN CONTRERAS
ESPECIALIDAD: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
FICHA: 1368061
INSTRUCTOR: JERSSON CASASBUENAS GARZÓN
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA REGIONAL DISTRITO CAPITAL SEPTIEMBRE DE 2017
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CONTENIDO
1. Introducción. 2. Justificación. 3. Objetivo general. 4. Objetivos específicos. 5. Carta de presentación a la coordinación. 6. Términos y definiciones. 7. Definiciones de los documentos organizacionales. 8. Modelo carta estilo bloque externo. 9. Modelo carta estilo bloque. 10. Modelo carta estilo semibloque con sangría. 11. Modelo memorando estilo bloque extremo. 12. Modelo memorando estilo bloque. 13. Modelo circular. 14. Modelo acta. 15. Modelo certificado de calificaciones. 16. Modelo constancia laboral. 17. Modelo informe corto. 18. Modelo hoja de vida corporativa. 19. Conclusiones. 20. Bibliografía.
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INTRODUCCIÓN Cada uno de nosotros, como aprendices del programa de formación en Tecnólogo en Gestión Administrativa, y como futuros auxiliares administrativos, debemos conocer la manera correcta de elaborar documentos organizacionales, con el fin de optimizar el desarrollo de las tares y/o actividades que nos fueron asignadas. Es por ello, que a partir de la Guía Técnica Colombiana 185 (GTC 185), podemos obtener las herramientas necesarias para la preparación de dichos documentos. A continuación, se propondrá un ejemplo de algunos documentos organizacionales, hechos a partir de las pautas expuestas por la guía.
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JUSTIFICACIÓN El presente documento fue elaborado con el fin de evidenciar las actividades realizadas durante el desarrollo de la competencia Producir documentos que se originen de las funciones administrativas parte 2. En este se incluyen, propuestas de documentos organizacionales, basados en las recomendaciones planteadas por la Guía Técnica Colombiana (GTC 185).
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OBJETIVOS GENERAL: Proponer algunos ejemplos de documentos organizacionales planteados a partir de las pautas especificadas en la GTC 185, para conseguir que los aprendices durante la etapa productiva, desarrollen las funciones que le fueron asignadas, de manera óptima. ESPECÍFICOS:
Lograr que el aprendiz identifique los diferentes tipos de documentos organizacionales y la manera adecuada de elaborarlos. Conocer e interpretar en su totalidad la GTC 185, para obtener las herramientas necesarias para la elaboración de documentos. Reforzar la redacción, como aspecto de vital importancia en la elaboración de documentos.
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CCAB-001
Bogotá D.C. 30 agosto de 2017
Señor Anthony Triana Subdirector Asistencia y Gestión Administrativa SENA Avenida caracas nro. 13-88 Ciudad
Asunto: Trabajo en ambiente
Apreciado instructor Casasbuenas a continuación daremos a conocer la descripción autónoma de los conceptos de la Guía GTC 185, dando a conocer el aprendizaje adquirido tras la lectura previa de la tarea impuesta por el instructor con anticipación. Como objetivo de este aprendizaje también es indispensable utilizar los mecanismos planteados en la Guía para la realización de diferentes documentos empresariales usando un léxico adecuado y una redacción acorde al asunto.
Cordialmente,
Claudia Castiblanco Andrea Báez Aprendices
Transcriptor: Andrea Báez
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Términos y Definiciones ABREVIATURA: hace referencia a la simplificación de varias letras de una palabra, por ejemplo Administración (Admón.). ACRONIMO: es la unión de las iniciales de cada palabra que encierran una frase, por ejemplo ENDESA (Empresa Nacional de Electricidad). ACTA: es un informe de una actividad o tarea realizada, por ejemplo un acta del SENA ANEXO: documento adjunto que contiene información apartada del mismo tema, por ejemplo los anexos de la GTC185 ASUNTO: razón o motivo de la comunicación enviada, por ejemplo factura de pago. BIBLIOGRAFIA: Lugar en el que se encuentra diferente información física proveniente de libros para un trabajo o actividad determinada por ejemplo Capítulo de un libro: Autor: CAPARRÓS, Martín Título del capítulo: Ejercito Título del libro: Argentinismos Edición: primera Editorial: Grupo Editorial planeta Fecha de edición: julio 2011 Páginas que contienen al capítulo: 115 – 125 CAPITULO: Sección o división de un libro o de un programa por ejemplo el libro Ética para amador capítulo 2 caprichos, costumbres y órdenes. CARGO: es una función asignada, por ejemplo el aprendiz del SENA. CARTA: es un comunicado, por ejemplo la presentación enviada a coordinación por problemas de falta de instructor.
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CERTIFICADO: prueba de algo realizado, constancia del desarrollo o entrega de carta002E. CIRCULAR: medio por el cual se da una información, por ejemplo el próximo jueves 7 de septiembre no habrá formación para los aprendices del SENA. CODIGO: diferencia o identificación de cada elemento, por ejemplo código de barras de un producto. CONCLUSIONES: es un análisis para finalizar un informe u otro tipo de documento explicando brevemente el resultado que se obtuvo. CONSTANCIA: es un documento que prueba un acto o estudio por ejemplo la constancia de estudio del SENA. CONTENIDO: se mostrara lo que tendrá y de lo que se hablara en el documento a presentar por ejemplo el contenido de la GTC 185. CONVOCATORIA: apertura con fecha, hora y lugar a una reunión especifica por ejemplo las convocatorias de formación en el SENA. COPIA: ejemplar de otro documento, copia de la cedula de ciudadanía. CUBIERTA: es la portada que cubre un documento la cual lleva el nombre del documento y sus participantes en el mismo como por ejemplo la portada de la GTC 185. DESARROLLO: se puede definir como el cuerpo o descripción de un documento por ejemplo la definición de los términos presentes hace parte del desarrollo del documento. DESPEDIDA: frase que da por terminado un documento. DESTINATARIO: persona a la que va dirigida una carta y/o comunicado por ejemplo el Instructor Jersson Casasbuenas.
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ENCABEZADO: diseño integrado por la compañía que acompaña todo tipo de documentos de la misma por ejemplo el de la empresa Nutresa. ESPACIO: es lo que encontramos en dos palabras por ejemplo---esta--- separación (-) ESQUEMA: representación gráfica que contiene ideas principales de un tema por ejemplo el esquema que nos presenta la GTC 185 para explicar el informe corto y extenso. ESTILO: representación gráfica que contiene ideas principales de un tema por ejemplo el esquema que nos presenta la GTC 185 para explicar el informe corto y extenso. EXPERIENCIA: conocimientos ya adquiridos, por ejemplo lo que desempeñamos en las practicas del SENA. FIGURA: generalmente son dibujos o graficas que representan una situación por ejemplo el grafico que representa a Nutresa. FOLIAR: enumeración de hojas como por ejemplo pág. 1, pag2, pag3, etc. GLOSARIO: conjunto de palabras en orden alfabético con sus respectivas definiciones. ILUSTRACION: representación que aparece en un elemento y nos permite ampliarla de manera detallada por ejemplo un estampado que se encuentra plasmado en ropa. INDICE: se encuentra al principio del documento en el que se ve el contenido del documento de manera más generalizada por ejemplo están representadas por medio de pequeñas frases alusivas a la información del libro. INFORME: descripción de una situación específica de una organización, por ejemplo un informe de una reunión.
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INTERLINEA: distancia entre renglones al momento de saltar de uno a otro por ejemplo el salto que se produjo en este momento. INTRODUCCION: ligero inicio al tema que se va a desarrollar en el documento por ejemplo la introducción que encontramos en el libro La Culpa es de la Vaca. LOGOTIPO: grafico representativo de una organización tenemos como ejemplo nuevamente el logotipo de Nutresa. MARGENES: es la distancia que se mantiene del borde al texto para mantenerlo organizado y presentado por ejemplo el margen de todos los lados de la página de 2cm a 3 cm. MEMBRETE: representación de la empresa plasmada en las hojas que se manejan dentro y fuera de la organización, por ejemplo la razón social de NUTRESA, plasmada en una hoja. MEMORANDO: comunicado que circula explícitamente de manera interna en la organización ya sea para felicitar o para llamar la atención de un colaborador como por ejemplo el memorando que se intentó realizar a algunos integrantes del proyecto ambiental. MODELO: esquema que utiliza la empresa como ejemplo de la imagen de la papelería que maneja la organización. RADICACIÓN: entrega de código dependiendo la organización y el asunto, por ejemplo el número que entrega la alcaldía en una carta como comprobante de que se envió. RAZÓN SOCIAL: información de la empresa, por ejemplo lo que hace parte del membrete de NUTRESA., el NIT de la empresa. REGISTRO: identificación de un elemento, por ejemplo el registro civil.
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REMITENTE: persona que envía un comunicado, por ejemplo Andrea Báez y Claudia Castiblanco, quienes elaboran la carta. RESUMEN EJECUTIVO: informe de una reunión, por ejemplo el que se realizó el día 22 de agosto de 2017 en la empresa NUTTRESA. SIGLA: el nombre de una entidad abreviado por las letras iniciales, por ejemplo SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje). TRANSCRIPTOR: persona que digita un documento, por ejemplo Andrea Báez, quien digita el formato. VIÑETA: símbolo para diferenciar los párrafos, por ejemplo: cuando hay división de párrafos. ( •) ZONA 1: hace referencia al membrete, razón social de la empresa ZONA 2: todo tipo de información de la empresa.
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DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES: Son todas las comunicaciones escritas que se realizan en una organización, para estos documentos existe una norma que los rige que es conocida como la GTC-185, por medio de esta norma se dan recomendaciones para su elaboración con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa, además de que se rigen por la norma ya antes mencionada, cada entidad puede tener sus propios parámetros para la elaboración de esos documentos.
CARTA: Es una comunicación escrita que se presenta entre dos personas, esta se utiliza en las relaciones entre organizaciones o personas naturales de igual manera se presenta dentro de la compañía entre jefes y empleados, este documento se utiliza para informar o persuadir al que la recibe, esta comunicación es clara y concisa, se utiliza un trato cortes y se redacta en plural.
MEMORANDO: Es una comunicación escrita que se utiliza de forma interna en las organizaciones, esta se emplea para transmitir información, orientación y pautas para las diferentes dependencias o áreas de la compañía sean regionales, nacionales o internacionales y a través de la jerarquía de la empresa, esta se puede utilizar para llamar la atención a un empleado o por lo contrario para felicitarlo por su gran labor dentro de la organización.
ACTA: Es cualquier documento que certifique o imponga validez legal a distintas acciones plasmadas en un escrito que se realizó durante una reunión en el cual quedan plasmadas todas las acciones que se realizaron y de las cuales se hablaron en esa reunión, estas actas se pueden emplear para nombramientos de propiedades, se pueden aplicar para el registro de los punto hechos en una reunión laboral.
CERTIFICADO: Es un documento probatorio o verídico que requiere que este legalmente verificado escrito en el cual quedan consignados los hechos concluidos, este se utiliza tanto en la administración pública como privada, se expide por petición de la persona interesada.
CONSTANCIA: Es un documento idéntico a la certificación que acredita una información verídica de hechos acontecidos o que se realizan en la realidad, no hay
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una diferencia clara entre ambos, debido a esto se utilizan ambos documentos pero en diferentes circunstancias, una diferencia que es válida es que la constancia re emplea a hechos que acaban de ocurrir hace poco o que se están realizando en el mismo momento.
INFORME: Es un documento escrito en el cual se colocan todos los datos obtenidos en una investigación o estudio que se realizó sobre un asunto o tema en específico, con este documento lo que se quiere es informar a la persona que lo lee, un superior, una compañía que está interesada en lo que se realiza en otra, también puede expresar necesidades o hacer requerimientos.
HOJA DE VIDA CORPORATIVA: Es un documento que realiza todo colaborador que trabaje en una compañía y por medio de este se registra la información de cada persona que allí trabaja, en la cual especifica la información laboral, académica y competencias de la persona, esta información se recolecta y archiva en el área de talento humano de la organización.
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Formato carta estilo bloque extremo.
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Formato carta estilo bloque.
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Formato carta estilo semibloque con sangría.
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Formato memorando estilo bloque extremo.
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Formato memorando estilo bloque.
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Formato circular.
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Formato acta.
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Formato certificado.
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Formato constancia.
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Formato informe corto.
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Formato informe corto.
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Formato hoja de vida corporativa.
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CONCLUSIONES A partir de la lectura y análisis de la Guía Técnica Colombiana (GTC 185), los aprendices en formación en Tecnólogo en Gestión Administrativa, lograron comprender, conocer y adquirir las herramientas necesarias para la correcta elaboración de documentos organizacionales. Por otra parte, dichas bases, también son de gran ayuda al momento de ingresar a una empresa a realizar nuestras prácticas laborales, ya que los conocimientos que obtuvieron durante el desarrollo de las actividades evidenciadas en esta cartilla, los harán sobresalir al momento de ejecutar las funciones que les sean asignadas.
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BIBLIOGRAFÍA http://www.aguasdebuga.net/intranet/sites/default/files/GTC%20185.pdf https://prezi.com/mqnwrvdxpipl/documentos-organizacionales/ https://definicion.mx/carta/ https://tecnicasdeoficina.wordpress.com/el-memorando/ http://definicionyque.es/acta/ http://documentacion.tribunaempresarial.com/certificado https://creacionliteraria.net/2012/05/la-constancia-definicinredaccin/ https://www.definicionabc.com/general/informe.php http://wjuntosas.blogspot.com.co/2011/09/hoja-de-vida-corporativa.html
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