Asiantuntijalta: Hallituksen kannattaa valvoa taloyhtiön rahankäyttöä

HANNU MÄHÖNEN, KIINTEISTÖLIITTO KESKI-SUOMEN TOIMINNANJOHTAJA

Hallitus, valvo taloyhtiön rahankäyttöä

Taloyhtiön hallituksen lakisääteinen tehtävä on vastata yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Miten se käytännössä tapahtuu?

Talouden seurantaan on aina hyvä luoda rutiineja. Hallituksessa kannattaa sopia, että joku hallituksen jäsenistä seuraa säännöllisesti yhtiön ostolaskuja, vastikesaatavia ja tilitietoja. Joka tapauksessa hallituksen on hyvä käydä yhtiön taloudellinen tilanne läpi isännöitsijän kanssa esimerkiksi neljännesvuosittain. Tämä helpottaa myös tilinpäätöskokousta, kun asioita on käsitelty jo tilikauden aikana.

Talouden seuraaminen mielletään aikaa vieväksi kuittien pläräämiseksi, mutta eihän se sellaista ole enää tänä päivänä! Kun isännöintiyrityksen käytössä on nykyaikaiset taloushallinnon järjestelmät ja sähköiset palvelut, niiden avulla myös taloyhtiön hallituksen jäsenet pystyvät helposti seuraamaan oman yhtiönsä taloutta lähes reaaliaikaisesti. Näin yhtiön varainhoito on täysin läpinäkyvää eikä jätä sijaa epäilyksille.

Jos sama henkilö voi tarkistaa laskun oikeellisuuden ja maksaa sen, sellainen on vaarallinen yhdistelmä. Hallituksen kannattaa varmistaa, että isännöintitoimiston työprosessit ja sisäinen kontrolli on rakennettu niin, että maksuliikenne kulkee aina useamman henkilön kautta. Näin ehkäistään mahdollisuuksia väärinkäytöksiin, mutta myös tahattomia virheitä, kuten tuplasuorituksia tai laskun hyväksymistä, vaikka sen sisältö ei vastaa sovittua.

Hyvä käytäntö on, että hallituksen puheenjohtaja tarkastaa aina tietyn tyyppiset laskut ennen niiden maksatusta. Sellaisia ovat ainakin isännöinnin omat laskut, etenkin erillislaskutettavat lisätyöt, joista tulee sopia hallituksen kanssa ennakkoon. Korjaushankkeiden laskujen tarkastus taas kuuluu hankkeen valvojan tehtäviin. Laskujen kierrätys ei saa kuitenkaan viivästyttää niiden maksamista liikaa, sillä maksumuistutuksista kertyy taloyhtiölle turhia lisäkustannuksia.

Syynä varainhoidon valvonnan laiminlyönneille on tavallisesti halu luottaa isännöitsijään. Mutta kukapa meistä ei olisi joskus tehnyt tahattomia virheitä? Sehän on vain inhimillistä. Tarkkaa taloyhtiön varainhoidon valvontaa ei pidäkään nähdä epäluottamuksen osoituksena isännöitsijälle.

Avoimuus varainhoidossa ja sen valvonnassa ennaltaehkäisee tarpeettomia epäselvyyksiä ja erimielisyyksiä sekä lisää luottamusta taloyhtiön ja isännöinnin kesken. Kun hallitus hoitaa sille laissa säädetyn valvontatehtävänsä vastuullisesti, se on kaikkien etu. Luottamus hyvä, kontrolli parempi.