Kiinteistöassistentti -osa tiimiä, taloyhtiön asioilla

KIINTEISTÖASSISTENTTI

– osa tiimiä, taloyhtiön asioilla

Ylivieskassa OP Kodin toimistolla maanantaiaamu, kahvinkeitin porisee ja naurahduksia kaikuu huoneista, kun viikonlopun kuulumiset vaihtuvat työkavereiden kesken. Haen kupillisen kahvia ja palaan työpisteelle tarkastamaan viikonloppuna tulleet yhteydenotot. Muutama viesti vuokralaisten muuttoon liittyen, yksi häiriöilmoitus viikonlopun bileistä ja pari isännöitsijäntodistuspyyntöä. Kiinteistöhuolto on toimittanut kasan vesimittarilukemia laskutusta varten, kuun vaihteessa ja näin syksyisin opiskeluiden alkaessa on paljon asukasmuutoksia.

Asiakaspalvelua ja kohtaamisia

Hoidamme taloyhtiöiden asioita tiiminä, minä kiinteistöassistenttina isännöitsijän ja kirjanpitäjän kanssa. Kiinteistöassistentin tehtäviin kuuluu asiakaspalvelu, puhelut ja muut yhteydenotot sähköpostin ja asukassivujen kautta. Suurimman osan näistä käsittelen itse, mutta tarpeen mukaan ohjaan tehtäviä muille tai tarkastelen niitä yhdessä tiimin kanssa. Yhteydenotot liittyvät yleensä yhtiövastikkeiden maksuun ja asukasmuutoksiin tai häiriö- ja vikailmoituksiin.

Tavoitteeni on tukea isännöitsijöiden työtä, että heidän työaikansa saadaan kohdennettua asiantuntijatehtäviin. Hoidan selkeät vikailmoitustapaukset, vastike- ja muun laskutuksen sekä paljon muita juoksevia asioita. Erikoisalakseni voisi sanoa taloyhtiöiden vesilaskutuksen ja kulutuksen tulkitsemisen. Parinsadan taloyhtiön vesilaskutusta hoitaessa on tullut tuntuma siihen, että osa asukkaista käyttää todella säästeliäästi vettä, kun taas toiset asuvat suihkussa. Laskut ovat sitten sen mukaiset (kuvittele tähän kohtaan pieni naurahdus), ja näitä sitten asiakkaiden kanssa yhdessä tarpeen mukaan tulkitaan.

VALITSE YHTEISTYÖKUMPPANIKSI LUOTETTAVA JA TEHOKAS ALANSA ASIANTUNTIJA

Meranti tarjoaa monipuolisia siivouspalveluita 30 vuoden kokemuksella. Meiltä saat sujuvat, laadukkaat ja kustannustehokkaat puhtauspalvelut. Meranti hyödyntää toiminnassaan laatuprofiileita, jotka pohjautuvat Insta800standardiin. Laatuprofiilien avulla varmistetaan, että siivous tapahtuu oikeaan aikaan, oikeassa paikassa, tarkoituksenmukaisesti ja kustannustehokkaasti.

Tiedätkö mistä maksat? Laatuprofiilit parantavat asiakkaan ja puhtauspalvelun tuottajan yhteistyötä sekä selkeyttävät hinnoittelua. Laatuprofiileissa laatutaso määritellään jokaiselle pintaryhmälle ja ja tilatyypille yhdessä asiakkaan kanssa. Määrittely mahdollistaa siivouksen laadun seurannan sekä silmämääräisesti että mittauslaitteiston avulla. Mikä tärkeintä, näin asiakas saa selkeän kuvan siitä, mitä palvelu pitää sisällään ja mistä hän maksaa.

Osakerekisterimuutokset kuuluvat tehtäviini. Sen ylläpito siirtyy jossain vaiheessa maanmittauslaitokselle, kunhan rajapinnat isännöintiohjelmistojen välillä saadaan toimimaan moitteitta. Siirto selkiyttää rekisterin ylläpitoa, kun viranomainen astuu mukaan kuvioihin. Mielestäni on ollut huolestuttavaa, että osakerekisteriä ylläpitää taloyhtiö itse – Suomessa on paljon taloyhtiöitä, jotka eivät ole ammattiisännöinnin piirissä. Vastuut ja velvollisuudet osakerekisterimerkinnän tekemisessä ovat suuret, mielestäni on tärkeää, että niitä tekevä henkilö on saanut siihen riittävän koulutuksen.

Haen toisen kupillisen kahvia. Asiakaspalvelu aukeaa meillä puoli kymmeneltä, joten aamulla on hyvä aika suunnitella tulevaa työviikkoa. Kalenteri täyttyy syksyä kohti mukavasti erilaisista palavereista ja työryhmistä. Taloyhtiöiden rinnalla minulle kuuluu paljon vastuualueita yrityksemme sisällä. Kalenterissa on some-tiimin ja Ylivieskan tiimin palaveri sekä huoneistotietojärjestelmän eli sähköisen osakerekisterin tilannekatsauspalaveri. Myöhemmälle syksyä odottaa kutsu Suomen OP Kotien isännöinnin ohjelmiston kehityspalaveriin. Suunnittelu ja kehitystyö on lähellä sydäntäni ja on ollut hienoa päästä mukaan projekteihin, jotka ulottuvat laajemmin Suomen isännöintikentälle.

Tavoitteenani on parantaa isännöinnin mielikuvaa ja näkyvyyttä asiakasrajapintaan. Isännöinnin tehtävänkuva on laaja ja monipuolinen, eikä kaikille ole aivan selvää, että mitä me täällä teemme. Usein menee sekaisin mm. mitkä tehtävät kuuluvat isännöintiin ja mitkä esimerkiksi huoltoyhtiölle. Hoidan taloyhtiöiden asioita sillä ajatuksella, että asiakkaiden omaisuuden arvo saataisi säilytettyä hyvänä ja että kaikilla on miellyttävää asua omassa kodissa.

Otan hörpyn kahvikupista ja puhelin alkaa soida, vastaan ”OP Koti, Janika”. Pyrin kohtaamaan jokaisen asiakkaan ilolla, saatanhan minä olla ainut kenelle he tänään juttelevat. •