20
SURVIVALTIPS eerste hulp bij obstakels op kantoor
BETTER SAVE
6
8
10
12
14
16
18
20
22
24
26
28
30
32
34
36
38
40
42
44
THAN SORRY
-EDITO-
INDEX
Klaar voor het avontuur? Je wil jezelf uitdagen? Nog krachtiger communiceren? Efficiënter samenwerken? Je werk beter organiseren? En nieuwe communicatietools ontdekken? Kortom, je wil je talenten ten volle
tot ontplooiing brengen? Dan kan je vast wat hulp gebruiken. Een kompaan die je een spiegel voorhoudt. Een reisgezel die je stap voor stap voorbij de moeilijkste obstakels leidt. Een betrouwbare gids die je meeneemt op avontuur. In deze survivalgids vind je tal van handige tips die je ongetwijfeld goed van pas komen op kantoor.
6 __ Zo hou je negatieve feedback positief 8 __ Wees een heer in het e-mailverkeer 10 __ Spiekbriefje voor elke presentatie 12 __ Hink achterop 14 __ De 5 geboden van een succesvol onderhandelaar 16 __ Stilstaan is achteruitgaan 18 __ Vergader enkel in geval van nood 20 __ Ken de basics van Office 22 __ Geef onweerstaanbare presentaties 24 __ Excelleer in Excel
Leg dit boekje dus niet te ver, maar hou het binnen handbereik. Je steekt er ongetwijfeld heel wat van op. Niet alleen om je talenten te ontplooien, ook om je carrière een flinke impuls te geven. Ik wens je een inspirerende tocht, Tomek Joos, productmanager Kluwer Opleidingen
26 __ Makkelijk gaat ook 28 __ Een probleem? Geen probleem! 30 __ Draag je collega’s op handen 32 __ Lees sneller dan je schaduw 34 __ Spice up your workshops 36 __ Durf ook ontspannen op het werk 38 __ Prikkel je niet aan deze cactuswoorden 40 __ Pick your battles 42 __ Beheers je lichaamstaal 44 __ Pak je project professioneler aan
ZO HOU JE NEGATIEVE FEEDBACK POSITIEF
Vermijd het opgeheven vingertje DON’T: ‘je bent een sloddervos’ DO: ‘ik stel vast dat je rommel laat rondslingeren op je bureau’
survivaltip
1
#
Hou je aan de feiten DON’T: ‘je bent altijd te laat’ DO: ‘ik heb gezien dat je gisteren pas om 11 uur binnenkwam’
Speel de bal, niet de man DON’T: ‘jij roddelt’ DO: ‘ik hoorde je gisteren over mij praten met Peter’
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/FEEDBNB 7
WEES EEN HEER IN HET E-MAILVERKEER
(geen onderwerp) is onbeschoft
2
# survivaltip
SCHRIJF NOOIT IN CAPS
Gebiedende wijs is niet wijs!
Beter hyperlinks dan bijlages
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/BRINSNB
1 mail = 1 onderwerp
9
#
3
(scheur mij uit)
survival tip
SPIEKBRIEFJE VOOR ELKE PRESENTATIE
BOODSCHAP
Haal je het kernidee voldoende aan? Staaf je wat je zegt met voorbeelden? Gebruik je voldoende beelden?
Ken je de slotzin uit het hoofd? Benadruk je de eindconclusie? Koppel je terug naar je introductie?
SLOT
PRESENTEREN ALS EEN PRO? WWW.KLU.BE/PRESENTEREN 10
INTRODUCTIE
Ben je gestart met het kernidee? Heeft je presentatie een duidelijke structuur? Hou je rekening met wie je voor je hebt?
SURVIVALTIP
HINK ACHTEROP
4
#
Achterop hinken is meestal niet zo’n goed idee. Behalve wanneer je iets gedaan moet krijgen. Laat altijd eerst je gesprekspartner z’n argumenten formuleren.
TIP
Laat bij loonsonderhandelingen nooit als eerste een concreet bedrag vallen. Speel in op het voorstel van de tegenpartij.
W W ME W.K ER LU. LERE BE/ N? PEK ARN B
Dat geeft jou de kans om erop in te spelen.
13
DE 5 GEBODEN VAN EEN SUCCESVOL ONDERHANDELAAR
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/ONDERHANDELEN
Gij zult de argumenten van uw tegenstander kennen. Een goede voorbereiding, is het halve werk. Gij zult uzelf nooit onderschatten. Wie in zichzelf gelooft straalt dat ook uit. Gij zult steeds denken op lange termijn. Een goed onderhandelaar kiest de gulden middenweg. Gij zult u niet laten onderbreken. Wie onder druk wordt gezet, verliest de focus van z’n betoog. Gij zult humor gebruiken. Humor schept vertrouwen tussen twee partijen. 14
survivaltip
5
#
6
survivaltip #
STILSTAAN IS ACHTERUITGAAN Hoe hou je een organisatie in beweging en blijf je de concurrentie een stapje voor?
GOED BETER
JE COLLEGA'S OP SLEEPTOUW NEMEN? WWW.KLU.BE/VERANDER
: LEER UIT JE FOUTEN : LEER UIT DE FOUTEN VAN ANDEREN
In de aanloop naar de verkiezingen in Amerika vergat Republikeins kandidaat Jeb Bush z’n webadres vast te leggen. Concurrent Donald Trump was wél bij de pinken. Wie naar JebBush.com surfte, kwam op de website van Trump terecht. Ooops! Wilde plannen voor de toekomst? Denk eraan om je domeinnaam te registreren voor een ander er mee gaat lopen. 16
survivaltip
7
#
Heb je dringend antwoord nodig?
Heb je het probleem goed doorgrond? NEE JA
Heb je externe input nodig om verder te gaan?
NEE JA
Moet je het gesprek face-to-face voeren?
NEE JA
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/VERGANB
VERGADER ENKEL IN GEVAL VAN NOOD
Verdiep je verder in de materie
NEE JA Stuur een e-mail
Werk er zelf nog even op door
Chat of bel
Plan een vergadering in 18
SNELLER WERKEN IN OFFICE? KEN DE BASICS! CTRL + C + X + V CTRL + Y + Z CTRL + F Alt + Tab Windowskey + Search
survivaltip
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/OFFICE
Kopiëren, knippen, plakken Herhaal laatste actie of maak ze ongedaan Doorzoek deze pagina of file Snel nagiveren doorheen je schermen Snel een programma of file zoeken
Y
8
#
V
S
Ctrl
Ctrl
Z
C 21
ONWEERSTAANBARE PRESENTATIES GEVEN? Zo moet het
(niet)
-
-
overzichtelijke structuur simpel en eenvoudig weinig tekst sprekende beelden
9
survivaltip #
geen vaste stijl storende animaties doorlopende tekst te drukke lay-out
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/POWPONB 22
23
EXCELLEER IN EXCEL
survivaltip Ooit al eens een tabel van Excel willen kopiëren naar Word? Dan weet je vast wat er gebeurt: de tabel verspringt, de opmaak is naar de vaantjes enzovoort, …
10
#
Een geheimpje? Zo lukt het wel: Selecteer de tabel in Excel. Ga dan op de juiste plaats staan in het Word document en kies linksboven in je menubalk voor ‘Paste Special’ en vervolgens de opties ‘Bitmap’ of ‘Picture’.
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/EXCELLEER 24
25
MAKKELIJK GAAT OOK (MET DEZE GRATIS TOOLS)
survivaltip
11
#
26
Presenteer met Prezi Met Prezi maak je makkelijk en snel de meest dynamische presentaties.
Goochel met Google Google als rekenmachine? Typ je berekening in de zoekbalk en klaar!
Verstuur met WeTransfer Wie WeTransfer gebruikt om grote bijlagen te versturen, werkt een pak efficiënter.
Converteer met Zamzar Onleesbaar bestand? Formaat onbekend? Geen paniek, met Zamzar open je elke file.
ER ZIJN NOG EEN PAK ANDERE HANDIGE TOOLS. MEER LEREN? WWW.KLU.BE/TOOLSNB
27
EEN PROBLEEM? GEEN PROBLEEM! Met een beetje creativiteit los je elk probleem op
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/PROBSNB
1 Erken het probleem Een duidelijke kijk op het probleem is het begin van elke oplossing. 2 Zoek naar de oorzaak Wie enkel de gevolgen aanpakt, blijft rondjes draaien. 3 Vraag om hulp Wees niet te trots om anderen om raad te vragen. 4 Wees creatief De meest voor de hand liggende oplossing is niet altijd de beste. 5 Concretiseer Wie doet wat? En tegen wanneer? 6 Analyseer en evalueer Sta even stil bij wat goed liep en wat niet; zo leer je uit je fouten.
12
survivaltip #
Oplossing
Probleem 29
DRAAG JE COLLEGA’S OP HANDEN EN JE COLLEGA’S DRAGEN JOU OP HANDEN 10 slimme tips voor een positieve werksfeer
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/COACHNB
survivaltip
13
#
Luister naar de noden van je collega’s Focus bewust op positieve emoties Ken jezelf: lijst je eigen verbeterpunten op Bekijk elke situatie vanuit verschillende perspectieven Reageer altijd rustig en argumenteer Communiceer open en stel je toegankelijk op Zie elke dag als een opportuniteit Geef constructieve feedback Denk in oplossingen - niet in problemen Vier elk succes 31
Wie zjin pordcutitviet wil odprjievn kan sneellr leern lzeen. Het sijhcnt neit zoevel uit te meakn in wleke vrolgode de letrtes van een worod satan. Als de eestre en de ltatsae letetr op de jsitue paatls saatn kun je de mesete wreoodn zednor peobmerln leezn. Dit kmot odamt je hrneesen geen aarpte ltretes leezn, maar hlee woredon.
LEES SNELLER DAN JE SCHADUW
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/SNELLNB
survivaltip
14
#
33
SPICE UP YOUR WORKSHOPS! Eén gouden regel:
survivaltip #15 34
MAAK PLEZIER
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/WOFACNB
Stel jezelf kort voor, leer de anderen kennen, vertel verhalen, maak een grapje en neem jezelf vooral niet te serieus. Als jij er plezier in hebt, dan heeft de rest dat ook. Een open en gemoedelijke sfeer bevordert de interactie binnen een groep. En da’s net de bedoeling, toch?
DURF OOK ONTSPANNEN OP HET WERK Sudoku - Rebus - woordzoeker kruiswoordraadsel - doolhof - …
HELEMAAL ZEN DE WERKVLOER BETREDEN? CHECK WWW.KLU.BE/WELL-WORK
2
2 5 9
7 8 9 1
3
7
6
4
9
1
8
5 8
8
36
16
#
5 9
6 9 7
8 1 7 9
survivaltip
7 2
7
4 5 9 3
1
4
37
PRIKKEL JE NIET AAN DEZE CACTUSWOORDEN
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/ASSEMNB
Assertief zijn zonder arrogant over te komen? Vermijd deze 4 cactuswoorden! Jij komt ALTIJD te laat. Altijd is bijna altijd een overdrijving en strookt dus niet met de realiteit. Het is ook NOOIT goed. Nog zo’n hyperbool. Probeer te nuanceren. Je levert goed werk, MAAR bent vaak wat slordig. Hoe je het ook draait of keert, die ‘maar’ legt de nadruk op het negatieve. Je MOET dringend aan je motivatie werken. Niemand moét graag iets. Jij toch ook niet?
survivaltip
17
#
39
survivaltip
PICK YOUR BATTLES Efficiënt plannen? Zo ga je te werk... Rangschik je taken volgens impact én volgens inspanning. Neem er het schema hiernaast bij en plan je dag. Veel succes!
JE PRODUCTIVITEIT OPKRIKKEN? WWW.KLU.BE/TIMMANB
LAAG LAAG IMPACT HOOG
Bepaalde taken kosten veel tijd en leveren weinig op. Andere taken kosten weinig tijd, maar leveren net veel op.
18
#
INSPANNING
HOOG
Net op kantoor? Doe eerst wat eenvoudige taken
Aardig op dreef? Pak het moeilijkere werk aan
Zit je hoofd vol? Sluit de dag af met wat lichter werk
Nog wat tijd over? Dan kan je je op deze taken storten
41
BEHEERS DE TAAL DIE IEDEREEN SPREEKT:
LICHAAMSTAAL survivaltip
19
# 42
JE WOORDEN KRACHT BIJZETTEN? WWW.KLU.BE/LICHANB
pak je project professioneler aan
MEER LEREN? WWW.KLU.BE/PMBWBNB
survivaltip
20
#
Twee basisregels voor wie z’n projecten professioneler wil aanpakken: 1 Omring je met de juiste personen Heb je voldoende talent rond je om het project tot een goed einde te brengen? 2 CreÍer een breed draagvlak Ben je zeker dat er voldoende mensen binnen de organisatie achter je project staan? Je antwoordde twee keer ja? GO!
45
KLUWER OPLEIDINGEN VERSTERKT UW AMBITIES Kluwer Opleidingen ontwikkelt het talent van professionals en versterkt de organisaties waar ze werken. Dat doen we omdat we ervan overtuigd zijn dat sterke mensen sterke organisaties maken. Elk jaar nemen 25.000
professionals deel aan ruim 1.500 opleidingen. We bieden opleiding, coaching, leeradvies en op maat uitgewerkte leertrajecten. De expertise van onze ruim 800 docenten en learning consultants zorgt voor
ADVIES EN TRAINING OP MAAT VAN UW BEDRIJF FOLLOW US
actuele kennis, een intensieve leerervaring en een maximale impact. Zo helpen we je sneller te leren dan jouw concurrenten.
Leren doe je al lang niet meer alleen in een leslokaal. Leren doe je voortdurend en overal. En vooral op je werk. Kluwer Opleidingen is daarom ook mĂŠĂŠr dan een specialist in open kalenderopleidingen en congressen. Leg ons jouw
leerplannen voor. Want ook voor advies, coaching en op maat uitgewerkte in house training kan je bij ons terecht. Een team van experten staat voor je klaar om je strategie te vertalen naar concrete leertrajecten. Die spelen in op
Kluwer Opleidingen Motstraat 30 BE-2800 Mechelen Btw BE 0456.675.010 Tel.: +32 15 45 34 30 Fax: +32 15 42 28 31 info@kluweropleidingen.be www.kluweropleidingen.be
wat leeft in jouw business en op wat je medewerkers dagelijks ervaren. Of het nu gaat om een eenvoudige training of een complex leertraject, voor 1 of 1.000 medewerkers: onze learning consultants en trainers stippelen het graag voor je uit.
47
www.kluweropleidingen.be
Verantwoordelijke uitgever: Johan De Meyer, Motstraat 30, 2800 Mechelen K11 – PRSQQNB – NJ16