Linda Lai, Ingelin Burkeland, Anne Margrete Fletre og Marit Løken
10-FAKTOR Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS’ medarbeiderundersøkelse 2. utgave
KF
10-FAKTOR_v2.indd 1
10.05.2022 10:24:49
[start kolofon]
© 2022 KF (Kommuneforlaget AS), Oslo 1. utgave, 2016 2. utgave, 1. opplag 2022 Omslag: have a book Sats: have a book Illustrasjoner og omslagsillustrasjon: Pia Olsen, www.piaolsen.com Trykk og innbinding: Merkur Grafisk AS ISBN: 978-82-446-2429-9 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med KF er enhver eksemplarframstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, Interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.
KF Postboks 1263 Vika 0111 OSLO Telefon: 24 13 28 50 Henvendelser vedrørende utgivelsen rettes til: kundeservice@kf.no www.kf.no
10-FAKTOR_v2.indd 2
10.05.2022 10:24:49
Innhold FORORD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6
INNLEDNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8
Bakgrunn og historikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 10-FAKTOR-prosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 ka p itt e l 1 10-FAKTOR-UNDERSØKELSEN
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
1.1 Hva måler vi? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Benevnelse på faktorene. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oversikt over de ti faktorene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 1 – Indre motivasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 2 – Mestringstro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 3 – Autonomi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 4 – Bruk av kompetanse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 5 – Mestringsorientert ledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 6 – Rolleklarhet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 7 – Relevant kompetanseutvikling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 8 – Fleksibilitetsvilje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 9 – Mestringsklima . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . FAKTOR 10 – Prososial motivasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Avslutning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14 15 15 17 20 23 27 30 33 35 37 38 41 43
ka p itt e l 2 FORBEREDELSE OG FORANKRING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2.1 Forberedelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-FAKTOR i en større sammenheng . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Informasjon og intensjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva er 10-FAKTOR i arbeidshverdagen? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvorfor jobbe med 10-FAKTOR? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Involvering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . God dialog fordrer opplevd trygghet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IGP(I)-metodikk og -tankesett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Felles samlinger som del av en helhetlig prosess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10-FAKTOR_v2.indd 3
45 45 47 49 59 67 67 68 73
10.05.2022 10:24:49
4
innhold
2.4 Ulike aktører og avklaring av roller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Leders rolle i forberedelsesfasen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verneombud, tillitsvalgte og AMU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5 Helhetlig fremdriftsplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
78 80 80 82
ka p i tte l 3 GJENNOMFØRING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.1 Ansvarsfordeling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2 Overordnede retningslinjer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gjennomføringsperiode (start- og sluttdato) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Krav til antall besvarelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rapportstyring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stillingsstørrelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3 Brukertilganger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rollen som administrator for medarbeiderundersøkelsen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rollen som rapportbruker for medarbeiderundersøkelsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rollen som respondent og rapportbruker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4 Organisasjonsstruktur fra Bedrekommune . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5 Organisasjonsstruktur i 10-FAKTOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Skille på medarbeidere og ledere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rapportnivåer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Tabellnivåer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6 Klargjøring av undersøkelsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Egne spørsmål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bakgrunnsspørsmål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kommentarfelt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7 Registrering av respondenter og utsendelse av invitasjoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Antall respondenter og svarprosent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Invitasjonsmetoder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.8 Rapporter og analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Deltakelse og svarprosent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bakgrunnsspørsmål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kommentarrapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Resultater fra de ti faktorene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
91 92 92 93 94 94 95 95 95 95 96 96 96 97 97 98 98 98 99 99 99 100 102 102 103 103 103
ka p i tte l 4 ANALYSE OG OPPFØLGING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 4.1 Analyseprosessens faser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fase 1: Felles forståelse av resultatene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fase 2: Felles forståelse av mål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Fase 3: Felles forståelse av tiltak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppsummert fra hele analyseprosessen – 7 steg til suksess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ofte stilte spørsmål i analyseprosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10-FAKTOR_v2.indd 4
110 113 123 127 132 133
10.05.2022 10:24:49
innhold
4.2 Oppfølging av 10-FAKTOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Suksessfaktorer for god oppfølging og implementering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppfølgingssamling(er) – Hvordan ligger vi an så langt? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vi har gjennomført 10-FAKTOR før – hva nå? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
134 134 138 141
ka p itt e l 5 10-FAKTOR SOM ORGANISASJONSUTVIKLINGSVERKTØY . . . . . . . . . . . 145 5.1 Suksesspunkter for god organisasjonslæring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvordan utvikle og endre praksis? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Psykologisk trygghet som forutsetning for en bærekraftig læringskultur . . . . . 5.2 Lærende organisasjonskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Innsikt, medvirkningsmulighet og rolleklarhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Felles forståelse av begreper og sammenhenger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refleksjon som kulturtrekk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10-FAKTOR og visjon, verdier og helhetsforståelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.3 Gode, effektive, lærende møter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Møter som arena for å utøve mestringsorientert ledelse og utvikle et godt mestringsklima. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Klassiske utfordringer og energilekkasjer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.4 Læringsfremmende tilbakemeldingskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva er en god tilbakemelding, og hva skal til for at den virker? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hva er forutsetninger for en god tilbakemeldingskultur? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Hvordan kan det se ut i praksis? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5.5 Medarbeidersamtaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Medarbeidersamtalemaler basert på 10-FAKTOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Utsjekk på forventninger og tilbakemeldinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Oppsummering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
146 147 159 161 161 164 168 170 176 176 180 184 185 185 186 189 190 192 194
REFERANSER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 OM FORFATTERNE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
10-FAKTOR_v2.indd 5
10.05.2022 10:24:50
Forord
Velkommen inn i 10-FAKTOR-verdenen! Seks år, en pandemi og, i skrivende stund, 651 521 respondenter siden forrige utgave! Det har vært litt av en læringsreise. For alle dere som bruker 10-FAKTOR for første, andre, tredje og for noen til og med fjerde gang. Og for oss i KS-konsernet, som også er brukere av 10-FAKTOR som medarbeiderundersøkelse og organisasjonsutviklingsverktøy. Det har vært en læringsreise der vi har videreutviklet tekniske løsninger, lansert nye nettsider, laget kurs, kjørt lederutviklingsprogram og lederveiledning basert på 10-FAKTOR, både fysisk, digitalt og hybrid. 10-FAKTOR er unikt ved at det binder hele KS-konsernet sammen. Moderselskapet KS og datterselskapene Kommuneforlaget, KS-Agenda og KS-Konsulent har tett dialog og sentrale roller hver for seg tilknyttet 10-FAKTOR. Det gjør at vi sammen kan levere en medarbeiderundersøkelse og et organisasjonsutviklingsverktøy som mange organisasjoner og kommuner opplever som nyttig og meningsfullt. Den største driveren for å utarbeide og gi ut en ny utgave, er at det gir mening. Opplevelse av mening er en sentral motivasjonsfaktor – en viktig driver – for å legge ned innsats og levere kvalitet. Å få formidle i tekst det vi nå har av kompetanse basert på de siste seks årene, oppleves verdifullt og meningsfullt. Vi kjenner på muligheten til å kunne gjøre en forskjell! Intensjonen med boken er at flere skal få oppleve nytteverdien av 10-FAKTOR – oppleve at 10-FAKTOR gir mening. Det betyr å få økt innsikt i 10-FAKTOR som organisasjonsutviklingsverktøy, og å se og oppleve den enkelte faktors betydning i arbeidshverdagen. Du lærer best når du selv ser sammenhenger og oppdager
10-FAKTOR_v2.indd 6
10.05.2022 10:24:50
forord
7
mening. En rød tråd gjennom boken er derfor at vi praktiserer 10-FAKTOR mens vi lærer om 10-FAKTOR. Vi bruker metoder, verktøy og oppgaver som illustrerer 10-FAKTOR i praksis. Deretter tar vi metaperspektiv på det vi har gjort. En slik tilnærming gir leseren mulighet til å oppdage hvilken faktor eller hvilke faktorer vi praktiserer, og det øker muligheten til å forstå den enkelte faktor bedre. Når flere ser hvilken betydning 10-FAKTOR kan få for og i arbeidshverdagen, vil det bidra til å ta ut potensialet i verktøyet. Innsikt, mening og betydning gjør det lettere å holde implementeringstrykket oppe, slik at å praktisere 10-FAKTOR blir en naturlig del av organisasjonens kultur. Det er mange personer som har bidratt til boken du nå holder i hånden. Først og fremst vil vi takke alle kommuner, fylkeskommuner og andre organisasjoner som bruker 10-FAKTOR som medarbeiderundersøkelse og organisasjonsutviklings verktøy. Dere er uvurderlige! Dere gir oss som jobber med 10-FAKTOR til daglig, fortløpende læringsmuligheter gjennom hvordan dere bruker, stiller spørsmål, forstår, ser sammenhenger, analyserer og henter ut potensialet som ligger i verktøyet. Det er læringen fra alle møtepunktene med dere, som er hovedkilden til bokens innhold. Dernest vil vi takke redaktørene i KF Pål R. Johansen og Anneli Niemi som har vært støttende, utfordrende og ikke minst tålmodige gjennom hele skrive prosessen og frem til ferdig trykket bok. Dere har med deres kompetanse gjort at boken til slutt ble noe vi alle kan si vi er veldig stolte av å ha vært en del av. Til slutt vil vi takke alle andre bidragsytere som kanskje ikke engang vet at de har hatt betydning, men som likevel har vært små og store støttestillas rundt oss underveis i skriveprosessen. Familie, venner og kolleger. Takk! Vi er flere som er ansvarlige for bokens innhold. Linda Lai, professor på BI og faglig rådgiver for utforming av 10-FAKTOR, har skrevet kapittel 1. Anne Margrete Fletre, fagsjef i KS Arbeidsliv, Marit Løken, seniorrådgiver i KS og Ingelin Burkeland, senior rådgiver i KS-Konsulent, har skrevet kapittel 2. Ole-Martin Vangen, tidligere ansatt og prosjektleder i KF, har skrevet kapittel 3, og Anita Hansen, kursansvarlig i KF, har revidert kapitlet i denne utgaven. Ingelin Burkeland har skrevet kapitlene 4 og 5. Vi håper boken blir en håndbok i praksis – meningsfull, nyttig, brukervennlig og motiverende. God lesereise!
10-FAKTOR_v2.indd 7
10.05.2022 10:24:50
Innledning Av Anne Margrete Fletre og Ingelin Burkeland
Bakgrunn og historikk 10-FAKTOR er KS’ medarbeiderundersøkelse og et verktøy for utvikling av ledere, medarbeidere og organisasjonen. Med bakgrunn i at kommunesektoren ønsket en forskningsbasert medarbeiderundersøkelse, var det helt avgjørende at vi knyttet oss opp mot et forskningsmiljø. Tre ulike forskningsmiljøer ble undersøkt, og ulike typer medarbeiderundersøkelser ble sjekket ut. I samarbeid med kommunesektoren falt valget på Handelshøyskolen BI ved professor Linda Lai. Begrunnelsen for valget var Linda Lais kjennskap til kommuner og fylkeskommuner, samt at hennes fag- og forskningskompetanse var innenfor fagområder som KS’ medlemmer ønsket skulle være med i den nye medarbeiderundersøkelsen. I tillegg var det krav om at medarbeiderundersøkelsen skulle være noe mer enn bare en undersøkelse, nemlig også et verktøy for utvikling av medarbeidere, ledere og organisasjonen. Da undersøkelsen var ferdig utviklet i 2015, gjennomførte KS en pilot i fem ulike kommuner. De bidro med svar fra mer enn to tusen medarbeidere som hadde testet ut undersøkelsen. Alle svarene ble analysert av professor Linda Lai for å kvalitetssikre undersøkelsen. Det ble gjort noen mindre justeringer i en av faktorene. KS gjennomførte en samling der lederne fra pilotkommunene delte erfaringene med oppfølgingsarbeidet.
10-FAKTOR_v2.indd 8
10.05.2022 10:24:50
innledning
9
Pilotundersøkelsen viste gjennomgående gode erfaringer. 10-FAKTOR viste seg å være et effektivt verktøy som viste retning og bidro til engasjement, refleksjon og læring for både ledere, medarbeidere og tillitsvalgte som jobbet sammen om tiltak med utgangspunkt i resultatene fra undersøkelsen. Tilbakemeldingene var veldig tydelig på at valg av faktorer var viktige tema for videreutvikling av lederskap, kultur og arbeidsmiljø. I 2022 er det 84 % av landets kommuner og fire fylkeskommuner som benytter undersøkelsen. Tilbakemeldingene har vært særdeles gode, noe som kan bety at medarbeiderundersøkelsen har blitt et verktøy som gir kraft og kunnskap til utvikling av ledere, medarbeidere og organisasjonen. I krevende tider er det er behov for en offensiv arbeidsgiverpolitikk som stimulerer til nyskaping, innovasjon, digitalisering og omstilling, og da trenger kommunesektoren mestringsorienterte ledere som våger å utfordre handlingsrommet og har mot til å endre, feile og lære. Ledelse læres mens du leder, og evnen til egen refleksjon og læring har stor betydning.1 Fra 2015 og frem til nå har vi fått mye erfaring og nye innsikter som vi ønsker å dele gjennom denne reviderte boken om 10-FAKTOR-undersøkelsen. Dette er også bakgrunnen for at det faglige innholdet her er praktisk rettet og bygger på erfaringene som mange kommuner har gjort gjennom arbeidet med 10-FAKTOR i alle disse årene. Vi ønsker å vise mulighetsrommet som 10-FAKTOR gir med tanke på utvikling av medarbeidere og ledere. KS har som ambisjon at vi skal leve som vi lærer. I denne sammenhengen betyr det at KS som organisasjon også benytter 10-FAKTOR som et verktøy for utvikling. Kunnskapen som ligger i 10-FAKTOR, har vært grunnlaget for lederutviklings programmer og utarbeidelse av en lederplattform, en medarbeiderplattform og utgangspunkt for innholdet i medarbeidersamtalen. 10-FAKTOR omtales som en medarbeiderundersøkelse, men er som nevnt noe mer. Det er ikke en pulsundersøkelse eller en ren arbeidsmiljøundersøkelse. Vi trenger medarbeiderundersøkelser som måler de faktorene som forskning har vist
1
10-FAKTOR_v2.indd 9
Se å lede under nyskapende arbeidsgivere: ks.no/fagomrader/arbeidsgiverpolitikk/ledelse-og- organisering/nyskapende-arbeidsgivere/
10.05.2022 10:24:50
10
innledning
at har betydning for ledelse og utvikling av et godt arbeidsmiljø. Det er viktig å jobbe med målrettede tiltak som vi vet virker. Begrensningen til ti faktorer skyldes et sterkt ønske fra KS’ medlemmer om en kort og presis undersøkelse som kan oppnå en høy svarprosent, siden det bare tar 5–10 minutter å svare på under søkelsen. Dette kan du lese mer om i kapittel 1. 10-FAKTOR er et verktøy som måler faktorer som er ansett som avgjørende for at organisasjonen skal oppnå gode resultater. Med gode resultater mener vi her for eksempel et godt arbeidsmiljø som fremmer mestring, læring og deling av kunnskap og kompetanse. Et mestringsklima blant medarbeiderne er viktig for medarbeidernes mulighet til å bruke relevant kompetanse, noe som også har stor betydning for indre motivasjon. Funn fra pilotstudien som ble gjennomført av professor Linda Lai i 2015, viser at indre motivasjon er den nest viktigste (bare autonomi er viktigere) av alle faktorene som inngår i 10-FAKTOR. Denne faktoren forklarer variasjoner i opplevd bruk av kompetanse. Dette gir et lite innblikk i at 10-FAKTOR ikke er et tilfeldig valgt verktøy. Det er utformet som en selvstendig undersøkelse som fanger opp viktige forhold som danner selve grunnlaget for utvikling av medarbeidere og ledere.
Erfaringer og tilbakemeldinger fra kommuner som har benyttet 10-FAKTOR, viser at det krever et stykke arbeid fra lederne for å sette seg inn i kunnskapen om de ti
10-FAKTOR_v2.indd 10
10.05.2022 10:24:51
innledning
11
faktorene, og et avgjørende punkt for å lykkes ser ut til å være at ledere tar eierskap til undersøkelsen. Derfor anbefales det at alle ledere leser grundig og reflekterer over kapittel 1. Det er også viktig at medarbeiderundersøkelsen ses i sammenheng med andre strategiske planer, som kommuneplanens samfunnsdel med FNs bærekraftsmål, arbeidsgiverpolitikk, arbeidsgiverstrategi, lederutvikling, medarbeiderskap og kompetanseutvikling. Kunnskap om prosessledelse vil også være nyttig for å involvere ansatte, utvikle medarbeiderskap og bygge tillit og gode relasjoner i alle ledd. Dette bygger på erfaringer og tilbakemeldinger fra kommuner som har gjennomført undersøkelsen flere ganger. Vi har derfor inkludert sentrale prosessmetoder og verktøy i denne boken (jf. kapittel 4 og 5). Vi viser også til boken Oppfølging av 10-FAKTOR – metoder og verktøy av Pål Tanggaard (2018).
10-FAKTOR-prosessen Gjennomføring av 10-FAKTOR kan deles i følgende faser: forberedelse, gjennomføring, analyse, oppfølging og organisasjonsutvikling. Modellen nedenfor beskriver alle fasene i 10-FAKTOR-prosessen. Den kan være nyttig i kommunikasjons- og forankringsarbeidet, og fungere som en støtte gjennom de øvrige fasene og i det videre implementeringsarbeidet. I den første fasen, forberedelsesfasen (kapittel 2), forankres arbeidet i organisasjonen, det gis nødvendig opplæring i 10-FAKTOR og det tekniske oppsettet, og det lages en fremdriftsplan. I gjennomføringsfasen (kapittel 3) sendes under søkelsen ut. Medarbeidere besvarer, og leder(ne) følger opp og sjekker at alle har fått mulighet til å svare. I analysefasen (kapittel 4) analyseres resultatene sammen med medarbeiderne. Det velges ut faktorer til bevaring og forbedring, kjennetegn på ønsket praksis beskrives, og det utarbeides en handlingsplan. I oppfølgingsfasen (kapittel 4) jobbes det med å trene på og implementere ønsket praksis. I siste fase, organisasjonsutvikling (kapittel 5), fokuseres det på å ta ut potensialet i 10-FAKTOR som organisasjonsutviklingsverktøy, evaluere prosessene så langt og bruke læringsutbyttet fra evalueringsprosessene inn mot neste gjennomføring. Vi kan si at 10-FAKTOR-prosesshjulet speiler lærende møter og lærende organisasjon i praksis (se kapittel 5).
10-FAKTOR_v2.indd 11
10.05.2022 10:24:51
12
innledning
Organisasjonsutvikling
Forberedelse
Oppfølging
Gjennomføring
Analyse Figur 1.
10-FAKTOR-hjulet.
Kort oversikt over fasene Forberedelse
• • • • •
Forankring: Hva, hvorfor, hvordan Rolleklarhet: Hvem og når Teknisk oppsett: Tilgang og svarhierarki Fremdriftsplan Opplæringssamling
Anbefalt tidspunkt: Senest 2–3 måneder før gjennom føring
Gjennomføring • Utrulling av undersøkelsen: Sende ut og besvare, følge opp og sjekke at alle får mulighet til å svare
Anbefalt tidspunkt: Åpen i 2–3 uker
Analyse
Anbefalt tidspunkt: Så snart som mulig etter at under søkelsen er lukket
10-FAKTOR_v2.indd 12
• Fortolke resultat sammen. Bli enige om to faktorer til bevaring og to faktorer til forbedring • Bli enige om kjennetegn på ønsket praksis • Utarbeide en handlingsplan som fremmer ønsket praksis • Analysesamling
10.05.2022 10:24:51
innledning
13
Oppfølging
• Fortløpende fokus på å praktisere 10-FAKTOR med vekt på valgte faktorer til forbedring • Felles refleksjon over opplevd effekt og justering av tiltak • Oppfølgingssamling
Anbefalt tidspunkt: Starter rett etter analysefase og varer 2–3 måneder
Organisasjons utvikling
• Bruke 10-FAKTOR som et organisasjonsutviklingsverktøy • Hente ut læringsverdi fra gjennomført oppfølgingsfase • Forberede neste gjennomføring med utgangspunkt i læringsutbyttet fra forrige runde
Anbefalt tidspunkt: Fra oppfølgingsfase og frem til 2–3 måneder før ny gjennomføring
Se helhetlig fremdriftsplan i delkapittel 2.5 for mer utfyllende informasjon.
10-FAKTOR_v2.indd 13
10.05.2022 10:24:51