Daglige arkivrutiner - Arkivdanning i prinsipp og praksis

Lars Buskø Gustavsen

Daglige arkivrutiner Arkivdanning i prinsipp og praksis

KOMMUNEFORLAGET

© 2017 Kommuneforlaget AS, Oslo 1. utgave, 1. opplag 2017 Omslag: have a book Omslagsillustrasjon: Fotolia Illustrasjon: Sverre Roar Gustavsen (side 1) Sats: have a book Trykk og innbinding: RenessanseMedia AS ISBN: 978-82-446- 2268-4 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med Kommuneforlaget AS er enhver eksemplarframstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, Interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk.

Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.

Kommuneforlaget AS Postboks 1263 Vika 0111 OSLO Telefon: 24 13 28 50 Henvendelser vedrørende utgivelsen rettes til: kundeservice@kommuneforlaget.no www.kommuneforlaget.no

«Det oppleves i mange tilfeller som problematisk at henvendelser til den sentrale arkivfunksjonen om registrerte saker, ikke finnes igjen i E-sak, eller i det sentrale papirbaserte arkivet, og at man dermed ikke er i stand til å svare tilfredsstillende på henvendelser om dokumentasjon knyttet til disse sakene.»

Fra mandatet til prosjektet «Elektronisk Post & Arkiv» av 12. mars 2009 i Hamar kommune, s. 1.

«If documents are to be made available – made discoverable and accessible – to a group of people (for example, within a work unit or an organization) over a span of time, someone has to put them into some kind of order and maintain the system of order.»

Fra artikkelen til Greg Bak «Continuos classification: capturing dynamic relationships among information resources», i Archival Science 12(3), s. 304.

«Alle menneskelige feil er utålmodighet, en for tidlig avbrytelse av det metodiske, en tilsynelatende inngjerding av den tilsynelatende saken.»

Fra boka «Aforismer» av Franz Kafka, i norsk utgave 2003, oversatt av Arild Wange

«The archons are first of all the documents’ guardians.»

Fra boka «Archive Fever: A Freudian Impression», Jacques Derrida, 1995

INNHOLD

LESERVEILEDNING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17

Bakgrunn og formål . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Målgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tilnærming og begrunnelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Oppbygning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Valg og avgrensninger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Faglig og tverrfaglig bevisstgjøring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Vitenskap, fag og politikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

17 18 19 20 22 25 27

del 1 BYGGE OPP EKSPERTISE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

31

ka p ittel 1 INNFØRING I ARKIVTEORI OG VIRKSOMHETSTEORI . . . . . . . . .

32

1.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.1 Utviklingslinjer og krysspress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2 Hva er arkiv? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.1 Data, informasjon, kunnskap og kommunikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.2 Dokument, medium og teknologi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.3 Arkivdokument. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.4 Prosesser og arkivmateriale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.5 Autentisitet, bevisverdi og tillit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.6 Rutinepregede eller unike prosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.7 Styrt eller tilfeldig arkivdanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.8 Saksbegrepet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.9 Sjangerlære . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.10 Proveniens. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.11 Arkivfunksjonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.12 Systemteori . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.13 Modellering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.2.14 Klassifikasjonssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3 Hva er en virksomhet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1 Kunnskap om virksomheten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

32 35 36 36 38 39 42 44 48 50 51 53 57 58 59 61 63 67 67

5

INNHOLD

6

1.3.1.1 Virksomhetsmål og -strategi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1.2 Virksomhetsstruktur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1.4 Virksomhetskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1.5 Virksomhetens omgivelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2 Mer om virksomhetsprosesser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2.1 Oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2.2 Prosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2.3 Typer av prosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2.4 Prosessanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2.5 Fra prosess til prosedyre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.2.6 Oppsummering – virksomhetsprosesser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3 Kommunikasjon og sikkerhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3.1 Kommunikasjonsprosesser og kommunikasjonsformer . . . . . . . . .

1.3.3.2 Kommunikasjon internt i virksomheten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3.3 Kommunikasjon mellom virksomheter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3.4 Sikker versus usikker kommunikasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3.5 Mer om sikkerhetsteknikker og -mekanismer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.3.6 Sikkerhetsstrategi og -nivå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.4 Informasjonsforvaltning og informasjonskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4 Ny elektronisk hverdag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.1 Digitalisering og digital infrastruktur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.2 Arkitekturprinsipper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.3 Felleskomponenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.3.1 ID-porten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.3.2 Altinn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.3.3 Sikker digital post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.3.4 Digital meldingsutveksling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.4 Andre felles IKT-føringer og strategier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.4.1 Standardisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.4.2 Deling og viderebruk av offentlige data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.5 Digitaliseringens konsekvenser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.6 Elektroniske arkivsystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.4.7 Strategier for digital langtidsbevaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5 Lovregulering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.1 Arkivloven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.2 Offentlighetsloven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.3 Forvaltningsloven og personopplysningsloven . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.5.4 Særlovgivning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.6 Arkivets formål og nytteverdier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.7 Arkivtjenestens oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.8 Fordringer til arkivtjenesten, arkivarene og arkivsystemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.8.1 Idealer, fordringer og krav til arkivtjenesten og arkivarene . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.8.2 Idealer, fordringer og krav til arkivsystemet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.9 Kjente utfordringer for arkivtjenesten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.9.1 Økonomiske utfordringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

69 71 74 76 78 78 79 80 86 89 92 92 92 97 99 99 103 109 112 114 114 117 117 118 119 119 120 121 121 122 123 125 129 131 132 133 134 136 137 144 147 147 150 151 151

INNHOLD 1.9.2 1.9.3 1.9.4 1.9.5 1.9.6

Juridiske utfordringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Språklig-semantiske utfordringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Tekniske utfordringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Virksomhetsmessige utfordringer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Arkivfaglige utfordringer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

152 152 153 154 156

ka p ittel 2 PLANLEGGING AV ARKIVTJENESTENS OPPGAVER . . . . . . . . . . . .

160

2.0 Arkivplanen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1 Virksomheten og arkivstrukturen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.1 Virksomhetskartlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.2 Mer om funksjonsanalyse og prosessanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.3 Utvikling av funksjonsbasert klassifikasjonssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.4 Utbygging av funksjons- og prosessbaserte sakstyper og saksmapper . . . .

2.1.5 Oversikter over arkivmateriale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.5.1 Inndeling av virksomhetens delarkiv og spesialarkiv og tilhørende arkivdeler. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.5.2 Inndeling av virksomhetens arkivmateriale etter ISAD (G) . . . . .

2.1.5.3 Inndeling av virksomhetens arkivmateriale som enkeltobjekter og data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2 Lovverk, delegeringsreglement og rutineverk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2.1 Lovverk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2.2 Delegeringsreglement, fullmakter og sentrale avtaler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2.3 Rutineverk. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3 Dokumentasjonsplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.1 Arkivbegrensning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.2 Bestemmelse av dokumentasjonsverdi og bevaringsverdi (arkivverdighet) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.2.1 Begrunnelse og motivering for dokumentasjonsplanlegging . . .

2.3.2.2 Vurderingsprosessen ved dokumentasjonsplanlegging . . . . . . . . . . .

2.3.2.3 Tilnærminger og metodikk ved dokumentasjonsplanlegging . .

2.3.2.4 Merknad om norske bevaringspåbud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.2.5 Aktuelle metadata i dokumentasjonsplanen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.2.6 Utfordringer og vanskeligheter i dokumentasjonsplanleggingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3.2.7 Dokumentasjonsplanleggingen – oppsummert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4 Sikkerhetsplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4.1 Informasjonssikkerhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4.1.1 Begrunnelser for informasjonssikkerhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4.1.2 Krav, prinsipper og prosess for informasjonssikkerhet . . . . . . . . . . . .

2.5 Språklig, semantisk planlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5.1 Kontrollert terminologi og vokabular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5.1.1 Begrunnelser for kontrollert terminologi og vokabular . . . . . . . . . . .

2.5.1.2 Verktøy og metoder for kontrollert terminologi og vokabular . .

2.5.2 Autoritetslister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

160 163 163 166 168 169 171 171 175 176 177 177 178 179 179 180 183 184 185 186 190 192 193 194 196 198 198 199 204 204 205 206 211

7

INNHOLD 2.5.3 Språkprofil. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6 Systemutforming og systemutvikling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6.1 Designprosessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.6.2 Kravspesifikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7 Systemelementer, oppsett og systemadministrasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.1 Arkivformater og medier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.2 Skanneroppsett . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.3 Adresseregister. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.4 Brukeradministrasjon og tilgangsstyring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.5 Planlegging av lagringskapasitet og lagringsplass . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.6 Oppsett av sentralt e-postmottak og sikker digital postkasse . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.6.1 Styring av bruken av e-post og bruken av sikker digital post . . . .

2.7.6.2 Andre instrukser og råd for styring av virksomhetens kommunikasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.7 Skjemaplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.7.1 Skjemautvikling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.7.2 Skjemaprinsipper og praktiske anbefalinger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.7.3 Forvaltning av skjemaer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.7.8 Egenutvikling av oppslagsverk og sorterte lister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.8 Helhetlig kvalitetssystem og internkontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.9 Avsluttende merknad om arkivplanleggingen og internkontrollen . . . . . . . . . . . . . . . . .

212 213 214 215 217 217 218 219 220 221 222 225

del 2 UTFØRE DET PRAKTISKE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

239

ka p ittel 3 MOTTAK AV INNGÅENDE ELEKTRONISK, DIGITAL POST . . .

240

3.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1 Sentralt e-postmottak og sikker digital postkasse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.1 Brukerperspektivet på digitale henvendelser til forvaltningen . . . . . . . . . . . . . .

3.1.2 Vurderinger og behandling i elektronisk, digitalt postmottak . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.2.1 Åpning, vurdering, sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.2.2 Saksbehandleres og øvrige ansattes vurderingsansvar . . . . . . . . . . . . .

3.1.2.3 Mottaksbehandling av signerte og/eller krypterte meldinger . . .

3.1.2.4 Behandling av spesielle dokumentfiler og vedlegg . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2 Behandling av arkivverdig og journalføringspliktig post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.1 Mer om journalføringsplikten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.2 Saksoppretting og sakstilknytning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.2.1 Registreringer på saksmappenivå ved saksoppretting . . . . . . . . . . . . .

3.2.2.2 Registreringer på journalpostnivå ved sakstilknytning og journalpostoppretting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.3 Journalføring og arkivering av signerte og krypterte meldinger. . . . . . . . . . . . .

3.2.4 Mottak og journalføring av dokumenter med påkrevd håndunderskrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2.5 Mottak, journalføring og arkivering av skjemaer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

240 241 242 244 245 250 251 256 256 257 260 262

227 230 231 231 232 233 233 235

8

271 281 285 285

INNHOLD 3.2.6 Mottak, journalføring og arkivering av Noark-systemutvekslinger . . . . . . . .

3.2.6.1 Spesielt om KS SvarInn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.3 Saksbehandleres og øvrige ansattes kontrollansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.4 Registreringenes betydning for datakvalitet og senere bruk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

288 289 289 290

ka p ittel 4 MOTTAK AV INNGÅENDE PAPIRPOST FOR FULLELEKTRONISK ARKIV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 4.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1 Fysisk, papirbasert postmottak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1.1 Grovsortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1.2 Åpning, vurdering og sortering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1.3 Mer om journalføringsplikt og arkiveringsplikt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.1.4 Saksbehandleres og øvrige ansattes vurderingsansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2 Behandling av arkivverdig og journalføringspliktig papirpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.1 Journalføringen av papirbasert post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.2 Mer om skanningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.3 Kvalitetskontroll av skanningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.2.4 Midlertidig oppbevaring av papiroriginal (arkivkopi). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

292 293 293 294 296 298 298 298 299 301 301

ka p ittel 5 BEHANDLING AV UTGÅENDE POST . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

303

5.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1 Dokumentproduksjon utenfor sakarkivsystemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1.1 Fangst av utgående papirpost . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1.2 Fangst av utgående dokumentfiler og skjema-svardata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1.3 Fangst av utgående e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2 Dokumentproduksjon i sakarkivsystemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.1 Dokumentproduksjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.2 Registrering, journalføring og arkivering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.2.3 Ekspedering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.3 Generelt om distribusjonsformer og kanalvalg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4 Spesielt om sikre digitale, elektroniske utsendelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.1 Om varslingskravet og klageretten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.2 Om kontakt- og reservasjonsregisteret og reservasjonsretten. . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.3 Om utsending med sikker digital post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.3.1 Spesielt om KS SvarUt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.3.2 Unntaksmessig bruk av e-post . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.4 Journalføring og arkivering av utgående signert og/eller kryptert post . . .

5.4.4.1 Spesielt om behandlingen av utgående signert post . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.4.2 Spesielt om behandlingen av utgående kryptert post . . . . . . . . . . . . . .

5.4.4.3 Behandlingen av utgående signert og kryptert post – oppsummert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.4.5 Utsending, journalføring og arkivering av Noark-systemutvekslinger. . . .

303 304 304 305 306 308 308 309 310 312 316 317 319 320 322 323 324 325 328 330 330

9

INNHOLD

ka p ittel 6 BEHANDLING AV INTERNE ARKIVVERDIGE DOKUMENTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332 6.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.1 Intern kommunikasjon versus intern saksforberedelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2 Journalføring og arkivering av interne dokumenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2.1 Typer av interne dokumenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.2.2 Mer om journalføringen av interne dokumenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6.3 Grensedragninger mellom internt og eksternt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

332 333 334 336 338 340

ka p ittel 7 SPESIELLE JOURNALFØRINGSOG ARKIVERINGSBEHOV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 345

10

7.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1 Håndtering av spesielle kommunikasjonsmidler og mediekanaler . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1.1 Håndtering av SMS og chat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1.2 Håndtering av nettsider . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1.3 Håndtering av sosiale medier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1.4 Håndtering av blogger og nettmøter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.1.5 Håndtering av kommunikasjonsmidler og -medier – oppsummert . . . . . . .

7.2 Håndtering av andre spesielle medieformater . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.2.1 Håndtering av digitale foto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.2.2 Håndtering av digitale lydopptak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.2.3 Håndtering av digitale videoopptak . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.2.4 Håndtering av digitale kart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3 Håndtering av spesielle typer forespørsler og dokumentasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.1 Håndtering av innsynsforespørsler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.2 Håndtering av stillingssøknader i tilsettingsprosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.3 Håndtering av dokumentasjon fra innkjøpsprosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.4 Håndtering av avtaler og kontrakter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.5 Håndtering av personaldokumentasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.6 Håndtering av elevdokumentasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.3.7 Håndtering av dokumentasjon innen pleie- og omsorgssektoren . . . . . . . . . .

7.3.8 Håndtering av egne publikasjoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4 Håndtering av politiske prosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.4.1 Håndtering av utvalg, møter og politiske prosesser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5 Håndtering av fagsystemer og andre spesialarkiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5.1 Håndtering av fagsystemer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5.1.1 Mer om kartleggingen av fagsystemer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5.1.2 Vurdering av data, dokument og arkivdokument i fagsystemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5.1.3 Mer om vurderinger og tiltak for fagsystemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5.1.4 Innføring av nye fagsystemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7.5.2 Noen andre spesialarkiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

345 347 347 352 353 357 358 359 359 360 360 361 362 362 364 366 367 368 371 373 376 376 376 385 385 387 389 391 394 395

INNHOLD

ka p ittel 8 RUTINER FOR KVALITETSSIKRING OG OPPFØLGING . . . . . . . .

398

8.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.1 Mer om saksgang, dokumentflyt og arbeidsflyt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2 Kvalitetssikring og oppfølging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1 Kvalitetssikring og oppfølging på saksmappenivå . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1.1 Kvalitetssikring av saksmapper som er opprettet (R-status) . . . . .

8.2.1.2 Oppfølging av saksmapper som ikke er ferdigbehandlet (B-status) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1.3 Kvalitetssikring av saksmapper uten arkivkode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1.4 Kvalitetssikring og avslutning av saksmapper som er ferdigbehandlet (F-status) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1.5 Oppfølging og kvalitetssikring av saksmapper unntatt prosesstyring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1.6 Utlånskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1.7 Kontroll av oppfølgingsfrister på saksmappenivå (Obs-dato) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.1.8 Kontroll av kassasjon av saksmapper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2 Kvalitetssikring og oppfølging på journalpostnivå. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.1 Kvalitetssikring av saksbehandlers registrering av innkommet dokument (S-status) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.2 Kvalitetssikring av arkivtjenestens midlertidige registrering av innkommet dokument (M-status) . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.3 Kvalitetssikring av dokumentproduksjon (R-status) . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.4 Kvalitetssikring av ferdigstilte og godkjente journalposter (F- og G-status) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.5 Kvalitetssikring av ekspederingen (E-status) og feilede forsendelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.6 Avsluttende kvalitetskontroll og endelig arkivering av journalposter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.7 Restansekontroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.8 Kontroll av ufordelte journalposter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.9 Oppfølging av behandlingsfrister på journalpostnivå . . . . . . . . . . . . .

8.2.2.10 Avgraderingskontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.3 Kvalitetssikring av adresseregister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.4 Avansert kvalitetssikring med nye system- og programverktøy . . . . . . . . . . . . .

8.2.5 Kvalitetssikring av medier og formater for langtidsbevaring . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.2.6 Særskilt om oppfølging og kvalitetssikring før ansatte slutter . . . . . . . . . . . . . . . .

8.3 Mer om virksomhetsinternt kvalitetssystem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

8.3.1 Planmessige evalueringer og internkontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

398 401 404 405 405 407 408 408 411 412 413 414 415 415 417 419 420 423 424 426 428 429 429 430 432 433 435 436 437

11

INNHOLD

12

ka p ittel 9 EKSTERNE OG INTERNE ARKIVTJENESTER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

439

9.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1 Eksterne tjenester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.1 Mer om gjenbruk og viderebruk av data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.2 Produksjon av offentlig journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.3 Innsynsbehandling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.3.1 Spesielt om partsinnsyn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.3.2 Spesielt om forskerinnsyn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.3.3 Spesielt om innsyn i signerte og krypterte dokumenter . . . . . . . . . . .

9.1.4 Ekstern service og veiledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.4.1 Utforming av arkivoversikter, kataloger og gjenfinningsmidler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.1.4.2 Veiledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.2 Interne tjenester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.2.1 Opplæring og kursing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.2.2 Intern service, brukerstøtte og samhandling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.2.3 Fysiske utlån av arkivmateriale internt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.2.4 Bistand ved ordning og listeføring av papirbasert arkivmateriale. . . . . . . . . . .

9.2.5 Bistand ved klargjøring og eksport av elektronisk arkivmateriale . . . . . . . . . .

9.2.6 Bistand ved digitaliseringsprosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3 Noen forutsetninger for eksterne og interne arkivtjenester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3.1 Bevisstgjøring om sikkerhetsarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3.1.1 Sikkerhet i elektroniske sakarkivsystemer og i fagsystemer . . . . . .

9.3.1.2 Sikkerhet i papirbaserte arkiver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3.2 Ferdigheter i søk og gjenfinning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3.2.1 Generelt om søk og gjenfinning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3.2.2 Søk og gjenfinning i elektronisk sakarkivsystemer og i fagsystemer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3.2.3 Søk og gjenfinning i papirbaserte oversikter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

9.3.2.4 Sikkerhet, søk og gjenfinning – oppsummert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

439 441 441 443 447 453 456 458 458

del 3 FORBEREDT FOR FRAMTIDA? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

497

ka p ittel 10 ARKIVLEDELSE OG LAGBYGGING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

498

10.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.1 Skillet mellom god og dårlig ledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.2 Ledelsesoppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.2.1 Spesielt om arkivlederens oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.3 Mer om lederstiler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.4 Forventninger og fordringer til ledere . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.5 Lagbygging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.6 Prosjektarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.7 Endringsledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

10.8 Ledelse, teamarbeid og endringsvilje – oppsummert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

498 499 501 503 505 507 510

465 469 473 473 476 480 481 483 484 485 485 486 487 488 488 489 494 495

513 515 519

INNHOLD

ka p ittel 11 PERSPEKTIVER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

520

11.0 Innledning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.1 Økt arkivansvar for saksbehandlere og øvrige ansatte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.2 Påvirkning og motivering av intern arkivdanningskultur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.3 Videreutvikling av kompetanse og ferdigheter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.4 System- og teknologiutviklingen og arkivmaterialet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.4.1 Mer om ny digital infrastruktur og tjenesteintegrasjon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.4.2 Andre aktuelle teknologiske trender. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.4.2.1 Kommunikasjon og samhandling via mobile løsninger . . . . . . . . . . .

11.4.2.2 Ekstern lagring og arkivering ved hjelp av skytjenester . . . . . . . . . . . .

11.4.2.3 Smartere utnyttelse av informasjon – «big data» og «internet of things» . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.4.2.4 Framtidige fleksible systemer for ordning og aggregering . . . . . . . .

11.5 Arkivfaglige trender og utviklingstrekk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.1 Funksjons- og prosessorientering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.2 Brukerorientering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.3 Visjoner om harmonisering av begreper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.4 Harmonisering av sakstyper og dokumentkategorier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.5 Analyser og avgrensninger av arkivdokumentet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.6 Fornyelse av diplomatikken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.7 Kontinuum-perspektivet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.8 Maktkritikk og selvkritikk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.5.9 Noen aktuelle pågående endringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.6 Arkivfaglige avveininger og prioriteringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

11.7 Avrunding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

520 521 523 530 534 534 538 538 539 542 542 545 545 546 547 549 549 550 554 555 556 556 558

TIPS TIL FORBEDRINGER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 562 REFERANSER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 563

13

Forord

Denne håndboka forsøker å samle og oppsummere kunnskap og metoder fra arkivfaget, og spesielt fra den delen av arkivfagfeltet som blir kalt arkivdanning, dokumentbehandling eller dokumentasjonsforvaltning. Håpet er at en slik oppsummering med fokus på praktiske tips vil være til nytte og bevisstgjøring for utøverne i den daglige driften av arkiver.

Boka er et resultat av studier i arkivfag ved Høgskolen i Oslo og Akershus de siste fem årene, og arbeid som arkivmedarbeider i Hamar kommune parallelt med deltidsstudiene og supplerende «research» som ledd i bokprosjektet i løpet av 2015, og første halvår 2016.

Jeg vil rette en spesiell takk til det arkivfaglige personalet ved Høgskolen i Oslo og Akershus gjennom de siste fem årene. En personlig takk gis til Gudmund Valderhaug, Leiv Bjelland og Geir Magnus Walderhaug for faglig inspirasjon og utfordringer i løpet av studietida, inkludert gjennom et internasjonalt arkivsommerkurs og hjemlige arkivteoretiske kollokvier. En spesiell takk går også til Herbjørn Andresen som fylte noen vesentlige kunnskapshull og ga meg oppdaterte innblikk i flere emner som digital infrastruktur, sikker digital kommunikasjon, og dokumentasjon av saksprosesser.

Jeg står ellers i faglig gjeld til noen sterke, forutgående tekster innen det norske arkivfagfeltet, og også innen virksomhetsteori og organisasjonskunnskap, som vil framgå av notene og litteraturlista.

Takk også til mine to respektive arkivledere Asbjørn Nordsveen og Heidi Kristiansen og til arkivkolleger og øvrige kolleger i Hamar kommune, både for faglig inspirasjon, læring og bevisstgjøring, og til tider også litt nødvendig kritisk motstand, foruten ikke minst en innvilget deltids studiepermisjon og mye fleksibilitet for øvrig.

15

FORORD

Videre en særlig takk til forlagsredaktør i Kommuneforlaget, Pål R. Johansen, for oppfølging, bearbeiding av og respons på manus, og for hans tål­ modighet, oppmuntring og tro på at jeg kunne mestre og komme i mål med denne oppgaven, til tross for stadig løpende ny fagutvikling, og egne nye «oppdagelser» og utsettelser, og til sist også et forsinkende datakrasj, før målet (forhåpentligvis) endelig ble nådd. Jeg takker ellers Bjørn Simonsen, også i Kommuneforlaget, for supplerende faglig respons, og til Mildrid Solli for korrektur og språkvask underveis.

Til sist en stor takk til familien og de nærmeste for tålmodighet og støtte, og for gjennom en rekke måneder å ha utholdt mitt til tider nokså ensporede, oppslukte fokus på arkivfaglige utfordringer.

Elverum, november 2016 Lars Buskø Gustavsen

16

LESERVEILEDNING

Bakgrunn og formål Tradisjonelt skiller arkivfaget mellom arkiver i arkivdannende virksomheter og arkiver hos depotinstitusjoner. Arkivdanningen omfatter det løpende ansvaret for at dokumentasjon blir skapt, behandlet og ivaretatt i aktivt utøvende virksomheter av alle typer, mens arkivbevaringen handler om det videre ansvaret for avsluttede arkiver som er overført eller avlevert til spesialiserte arkivdepoter.

Denne håndboka tar altså først og fremst for seg arkivdanningen og dokumentasjonsforvaltningen eller dokumentbehandlingen («records management», eventuelt «recordkeeping»,1 i engelskspråklig litteratur). Den samlede arkivarprofesjonen deles tilsvarende inn i forvaltningsarkivarer eller daglig­ arkivarer («records managers») og depotarkivarer («archivists»).2 En forvaltningsarkivar kan beskrives som «en person som arbeider med arkivet i en arkivskapende virksomhet og som dermed er med i arkiv- og dokumentasjonsforvaltningsprosessene før arkivmaterialet leveres til et arkivdepot» (Haugnes, 2014b, s. 137). Forvaltningsarkivaren er blant annet profesjonell på dokumentfangst, dokumenthåndtering, oppbevaring og 1

2

«Recordkeeping» som begrep er kanskje særlig knyttet til den australske modellen om et «records continuum» som omfatter og integrerer både arkivdanning og -bevaring i en helhetlig systemtenkning. «Records management» er på sin side i sterkere grad knyttet til amerikanske og europeiske tradisjoner med konseptet om en livssyklus for arkivdokumentene, en «records life cycle», som er delt i en fase for «records management» (arkivdanning og dokumentasjonsforvaltning), der arkivet er i aktiv bruk i virksomheten, og en fase for «archives management» (arkivbevaring), der arkivet er avsluttet og mer passivt, men kan gjøres tilgjengelig for mange sekundære bruksformål (jf. Hunter, 2003, s. 80; Williams, 2006, s. 10–13; Eastwood & MacNeil, 2010, s. ix–x).

Jf. Valderhaug, 2011, s. 207.

17

LESERVEILEDNING

gjenfinning og skal særlig bidra til at dokumentene i virksomheten sikres som pålitelige bevis og samtidig er tilgjengelige for dem som trenger dem når de trenger dem.

For depotarkivaren er noen av de mest sentrale oppgavene henholdsvis mottak og sikring av arkiv, arkivbeskrivelse, videre kontinuerlig arkivvedlikehold i form av permanent sikring og bevaring, migrering og konvertering, og tilgjengeliggjøring, veiledning, publikumskontakt og arkivformidling.

Aktivitetene i norske, offentlige forvaltningsarkiv og depotarkiv baserer seg på et felles lovverk (arkivlova med avledete forskrifter), og en felles norsk arkivstandard (Noark), foruten faglig etablerte bestepraksiser. Prinsippene i sin moderne form kan ses som resultat av en minst hundreårig internasjonal og hjemlig arkivfaglig profesjonsutvikling. Men spor etter former for arkivpraksis, som minne-funksjon eller bevis-funksjon som sådan, går ellers flere tusen år tilbake i tid.3

18

Det norske arkivlovverket bærer naturligvis preg av norske forvaltningstradisjoner og hjemlig virksomhetspraksis. Men de siste tjue årene er likevel oppgaver og rutiner i arkivene blitt ytterligere påvirket og forandret som følge av den digitale IKT-revolusjonen generelt og den internasjonale arkivteoretiske utviklingen og standardiseringen spesielt. Arkiv- og dokumentbehandling er fortsatt på mange måter et praktisk fagfelt, men den mangfoldige og spesialiserte fagutviklingen har samtidig gjort fagfeltet til en egen akademisk disiplin, arkivvitenskap.4

Målgruppe Bokas målgruppe er først og fremst arkivmedarbeidere og dokumentasjonsforvaltere i offentlig forvaltning. Boka egner seg også for medarbeidere innen dokumentasjons- og arkivtjenestene i private virksomheter. Den kan dessuten være til nytte for saksbehandlerne og andre ansatte i begge virksomhetstypene ettersom saksbehandlere og andre yrkesutøvere i økende grad forventes å kunne ta hånd om dokumentasjon og arkivering selv – enten det er i elektroniske journal- og arkivsystemer, eller i integrerte elektroniske saksbehandlings- og arkivsystemer eller i spesialiserte elektroniske fagsystemer.

3 4

Hunter, 2003, s. 11; Marthinen, 2012, s. 247.

Se for eksempel Marthinsen, 2012, kapittel 2 og 3.

leserveiledning

For øvrig håper jeg at håndboka vil nå fram til studenter i arkivfaget og til alle andre som er interessert i arkiver.

Tilnærming og begrunnelse Basert på egen erfaring ser undertegnede et klart behov for at arbeidet med arkivdanning og dokumentasjonsforvaltning systematiseres og tydeliggjøres, både internt i virksomhetene og utad i det norske samfunnet. I dette ligger det at både arkivmedarbeiderne selv og virksomhetens øvrige ansatte og ledere trenger en helhetlig og best mulig forståelse av arkivdanningens betydning.

Ved å bli mer kjent med arkivarbeidet, inkludert formål og nytteverdier, vil forhåpentligvis flere grupper av ansatte bli motiverte til å sette seg bedre inn i virksomhetens egne, konkrete arkivsystemer, og til å ta dem i bruk.

Sannsynligvis vil økt forståelse også føre til at ansatte lettere får til å bruke systemverktøyene og teknologien på en god måte, og kanskje tar seg bedre tid med registreringene (journalføringen), navnsettingen, ordningen og inndelingene. Etter hvert vil noen kanskje til og med kunne være med på å gi tilbakemeldinger for å tilpasse, videreutvikle og forbedre bruken og brukervennligheten av disse systemene, verktøyene og de omkringliggende rutinene.

Kunnskaper og bevisstgjøring om arkivmaterialets ulike nytteverdier kan også være av betydning for å utvikle gode holdninger til dokumentfangsten, det vil si til hva som er nødvendig eller nyttig å «fange» opp og få registrert (journalført) og arkivert i arkivsystemet. Samtidig vil slik bevissgjøring og kunnskap kanskje også øke tryggheten overfor hva som ikke er nødvendig eller verdt å fange, registrere og arkivere. Endelig vil en bredere bevisstgjøring forhåpentligvis bidra til at arkivtjenestene og fagfeltet i større grad får tilført de ressursene som kreves.

Overgangen til digital lagring av informasjon kan sies å ha fornyet behovet for profesjonalisert arkivdanning både i offentlig og i privat sektor. Det stilles andre tekniske og praktiske krav til både fangsten, oppbevaringen, utvekslingen, langtidsbevaringen og tilgjengeligheten av pålitelig informasjon og dokumentasjon. Den digitale teknologien kompliserer oppbygningen og strukturen av informasjon, og legger sterkere føringer for operasjoner og handlinger som skal utføres på informasjonsobjektene. En rekke arbeidsmåter endres.

19

LESERVEILEDNING

Den omkringliggende sammenhengen for handlinger og hendelser får et nytt og spesialisert teknologisk lag. I tillegg blir systemene og nettverkene for samhandlingene og interaksjonene gjerne større og mer komplekse. Derfor har det vært påpekt at det trengs en såkalt proaktiv og holistisk tilnærming for å ta vare på pålitelig og ekte (autentisk) informasjon og dokumentasjon (i form av «informasjonsobjekter» eller «informasjonspakker») fra digitale, elektroniske systemer og prosesser.5 Med proaktiv menes her et «føre var»eller «tidlig ute»-prinsipp, både ved at systemene utformes og tilrette­legges med ulike arkivfunksjonaliteter, og at arkivdokumentene fanges inn til systemet i en form som er forberedt for langtidsbevaring. Dette bør skje så tidlig som mulig, allerede fra dokumentene mottas eller blir produsert. For hvis dette ikke gjøres vil det bli både vanskelig og kostbart å langtidsbevare materialet i en nødvendig sikker og troverdig form. Med holistisk menes at man sørger for å sikre, vedlikeholde og ivareta arkivdokumentene gjennom hele «livs-» og brukssyklusen deres.

20

Disse utfordringene og erkjennelsene fra en ny digital hverdag har samtidig skapt et stort behov for å utveksle, diskutere, tilpasse, forbedre og klargjøre de praktiske måtene som arkivarer, saksbehandlere og øvrige ansatte enten skal, bør eller kan samhandle og jobbe på. Dette er noe som ennå pågår og som vil fortsette i tråd med den digitale utviklingen.

Hvis man lykkes med denne utvekslingen av erfaringer, og med samordningen og læringen fra bestepraksiser vil i så fall arkiv- og dokumentasjonsrutiner i virksomhetenes moderne digitale hverdag stadig justeres og tilpasses, og etter hvert kanskje eller forhåpentligvis igjen bli mest mulig strømlinjeformede og selvsagte.

Oppbygning Overordnet kan boka sies å følge en grovinndeling eller struktur som kan støtte og likne en syklus blant arkivarene selv og hos arkivtjenesten i fellesskap, med følgende gjentagende faser: «Forståelse» – «Planlegging og samordning» – «Utførelse» – «Kvalitetssikring» – «Evaluering» – «Oppdatering, justering og tilpasning».

Boka blir innledet av et generelt arkivteoretisk kapittel som er ment å skape en grunnleggende forståelse av arkivfaget, arkivmaterialets kjennetegn, arkivets 5

Sundberg, 2013, s. 783.

leserveiledning

formål, plassering og sammenheng med virksomheten for øvrig, og kjennskap til arkivtjenestens oppgaver, idealer og utfordringer.

Deretter følger et kapittel som skal gi oversikt over nødvendig forarbeid og planlegging av arkivfunksjonen og arkivtjenestene innen en virksomhet.

Kapitlet inkluderer også omtale av arkivplanens oppbygning og innhold.

Meningen er at kapitlet kan brukes som referanse ved senere og stadig utviklingsarbeid i virksomheten, inkludert ved ulike utrednings- og planleggingsoppgaver og prosjekter, der arkivtjenesten enten er medvirkende eller ledende i arbeidet. Få arkivtjenester og virksomheter, om noen, kan forventes å ha, eller å få, alle aspekter på plass før oppstart av en virksomhet.

Trolig kan heller ikke noe slik oppnås tidlig i en oppstart. Til det er arbeidet for mangfoldig og komplekst. Det vil være nødvendig å komme tilbake til mange av de elementene som blir tatt opp i kapittel 2 og å bruke tid på å utvikle og forbedre («iterere») nødvendige strukturer, verktøy og oversikter som ledd i den daglige arkivdriften, og som ledd i et helhetlig kvalitetssystem med internkontroll. Slik kan del for del, bit for bit, gradvis stables på plass.

Selv om verken kapittel 1 eller kapittel 2 tar direkte for seg daglige arkivoppgaver og -rutiner vil både for-forståelsen og forarbeidet herfra være forutsetninger for at de daglige rutinene senere kan fungere mest mulig effektivt.

Fra kapittel 3 og utover gir håndboka innblikk i de daglige oppgavene og rutinene innen arkivdanningen og dokumentasjonsforvaltningen. Tilnærmingen er lagt på et systemuavhengig nivå, og uavhengig av en bestemt type virksomhet. Som påpekt av flere som har skrevet om arkivarbeid tidligere, er det tilnærmet «umulig» å lage et konkret standardoppsett som kan kopieres av alle.6 Rekkefølgen på mange av de bestemte operasjonene kan variere mellom ulike typer arkivsystem, og mellom ulike typer fagsystem.

Bokas beskrivelse av oppgaver og rutiner er derfor mer preget av å være en oversikt over hovedmomenter og bevisstgjøring av viktige trinn i arbeidsprosessene enn av å være en detaljert eller avgjørende framgangsmåte. Ved konkretisering av praktiske rutiner, instrukser og arbeidsmåter lokalt i den enkelte virksomheten og for dens brukere, bør det likevel skje en mest mulig spesifikk tilpasning til de bestemte systemenes utforming.

I siste halvdel av boka følger henholdsvis kapitler om spesielle journalføringsbehov, om kvalitetssikring, og om ulike eksterne og interne tjenester som arkivtjenesten gjerne også bør ta hånd om i det daglige.

6

Se for eksempel Thorsen, 2000, s. 203.

21

LESERVEILEDNING

Boka avsluttes med noen perspektiver og aktuelle emner som illustrerer den utviklingen fagfeltet er midt oppe i. Avslutningen er ment å inspirere til videre oppdatering og stadig kompetansebygging i omstillingen til kommende nye daglige, praktiske og konkrete aktiviteter.

Valg og avgrensninger Et viktig utgangspunkt for håndboka er som nevnt at arkivdanningen er blitt fullelektronisk, og at digital kommunikasjon skal være hovedregelen for den norske forvaltningens kontakt med innbyggerne.7 Som daværende riksarkivar Ivar Fonnes påpekte i Arkivhåndboken fra 2010 er journalføring og arkivering på papir i all hovedsak ute eller på vei ut.

22

I dag forholder virksomhetsutøvere, saksbehandlere, arkivmedarbeidere og arkivbrukere seg i dominerende grad til digitalt elektronisk arkivmateriale, som befinner seg på elektroniske lagringsmedier og i elektroniske systemer og nettverk. Arbeidsprosessene og arbeidsflyten, saksbehandlingen og saksgangen, og arkivdanningen med dokumentfangsten og dokumentflyten, er blitt fullelektronisk. For arkivinstitusjoner og depotarkiver vil følgelig også en stadig større andel av de permanente, framtidige arkivene bli digitale, og de utadrettede publikumstjenestene vil i større og større grad foregå digitalt og interaktivt i det som er blitt kalt «archives 2.0».8 For øvrig er flere komponenter og enkeltdeler av en ny felles IKT-arkitektur under utvikling og utrulling i Norge. Dette skjer i regi av Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD), Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi), KS (kommunenes organisasjon), og en rekke andre aktører og sam­ arbeidspartnere, og vil gradvis fornye infrastrukturen for digital samhandling og kommunikasjon. Blant annet skal ulike systemer og registre harmoneres og kunne snakke bedre sammen.9 Samtidig er det satt en rekke ambisiøse mål for digitaliseringen og tjenesteutviklingen. Det skal bli flere tilgjengelige, enkle og brukervennlige tjenester via nettet, som samtidig ivaretar høye krav til informasjonssikkerhet og personvern. Videre skal flere arbeidsprosesser digitaliseres og effektiviseres, og tjenestedesign med brukerorientering skal utvikles og prøves ut, gjennom 7 8 9

Meld. St. 7 (2012–2013), s. 101.

Theimer, 2011.

Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi), 2012, s. 6; Difi 2013a, s. 6, 22.

leserveiledning

såkalte digitale brukerreiser.10 I dette ligger det at brukerne enkelt, raskt og trygt skal kunne manøvrere, utføre handlinger og interagere gjennom prosesser i digitale kanaler og systemverktøy. Informasjon og dokumentasjon som dannes i og gjennom disse forløpene skal forvaltes trygt og effektivt, og den informasjonen og dokumentasjonen som regnes som åpen skal tilgjengeliggjøres og tilrettelegges for gjenbruk og viderebruk.11 Den nye IKT-arkitekturen og de såkalte felleskomponentene eller fellesløsningene vil påvirke rutinene og arbeidsmåtene både for arkivtjenesten og for virksomhetsutøverne og for saksbehandlerne. Herunder omfattes for eksempel konkrete praksiser ved kommunikasjon og prosesstøtte, og i forbindelse med dokumenthåndtering og datahåndtering.

Av den grunn forsøker boka å gi et mest mulig oppdatert bilde av utviklingen og status for de mest arkivrelevante delene av Digitaliseringsprogrammet.12 Likevel er svært mye innenfor dette feltet fortsatt i rask utvikling, og veien videre framover forventes nettopp å fortsette å bli til, mens vi går. Heldigvis er det mye som tyder på at løsningene vil bidra til forenkling og forbedring.

På den annen side har det også vært nødvendig med noen avgrensninger for boka. De mer periodiske arkivoppgavene og rutinene blir ikke omtalt. Herunder kommer for eksempel rutiner for periodisering, uttrekksbehandling, deponering og avlevering. Det kan likevel nevnes at det vil være en viktig arkivlederoppgave å vurdere om de nevnte periodiske rutinene, og flere av andre tenkelige periodiske oppgaver, i stedet kan gjøres til løpende daglige oppgaver etter en bestemt handlingsplan, og da med nøysom registering underveis av framdriften og hva som blir gjort når med hvilke arkivdeler og hvilket samlede eller aggregerte materiale.13 Dette kan for eksempel oppnås ved at disse oppgavene legges opp «over langen» som del av faste «arbeidsstasjoner» eller som roterende arbeidsoppgaver i en rollefordeling, eller en ukeplan eller timeplan blant det faste personalet i arkivtjenesten.

10 11 12 13

KS (KommIT), 2014, s. 6.

KS (KommIT), 2014, s. 5, 8-13.

Regjeringen, 2012a.

Med aggregering menes en sammenstilling og oppsamling av elementer til større helhetlige grupper basert både på gitte kriterium og på påfølgende fortolkning, slik at gruppa eller helheten kan anses å inkludere og favne alle de underliggende elementene. (Definisjonen er forfatterens egen syntese basert på flere kilder, deriblant Wikipedia, Store Norsk leksikon, www.betydning-definisjoner.com).

23

LESERVEILEDNING

Bakgrunnen for en slik tilnærming er at gjennomføringen av oppgaver som det etter planen blir tatt sikte på å gjennomføre periodisk, ofte viser seg vanskelig å få gjennomført i praksis på grunn av opphopende volum, økte kostnader og mangel på tid og ressurser. Oppgaver og gjøremål som kan legges opp til å bli «smurt tynt utover», bør derfor også vurderes planlagt inn blant de daglige oppgavene.

24

Begrunnelsen er at dette kan vise seg mer hensiktsmessig enn at arkiv­ tjenesten stadig skyver slike oppgaver foran seg, utsetter og venter, og kanskje likevel ikke klarer å løse oppgavene fordi det enten er blitt for dyrt, for komplisert og upraktisk, og dermed uoverkommelig i praksis. Ved en løpende håndtering kan oppgavene i stedet bli håndtert og «fikset» i godt planlagte porsjoner fortløpende og kontinuerlig etter en bestemt og velstyrt handlingsplan. Ved en slik vurdering må det likevel ses hen til aktuelt, gjeldende lov- og regelverk, ettersom det enten kan være eller eventuelt kan komme nye føringer som endelig bestemmer hvilke praksiser man kan legge seg på.

Dersom en likevel må ta store oppgaver i en bestemt periode ved siden av den daglige driften, kan alternative løsninger i så fall være kjøp av eksterne tjenester, eller bruk av engasjementer eller prosjektstillinger.

Videre blir heller ikke hendelsesbestemte rutiner og prosedyrer i noen særlig grad omtalt. Dette omfatter hva arkivtjenesten skal sørge for å gjøre når gitte definerte hendelser inntreffer. Det anbefales likevel også her at virksom­heten forbereder og klargjør en del faste prosedyrer for håndteringen av disse hendelsene, og inkluderer dem i arkivplanen. Dermed vet alle hva som skal gjøres, og i det minste hvor de skal slå opp for å finne nærmere ut av det.

Når slike hendelser dukker opp, er det uansett viktig at arkivtjenesten prioriterer og fordeler ansvaret og oppgavene straks, for eksempel ved å få dem fortløpende inn i løpende oppgavelister eller i rotasjonsplanen til arkivmedarbeiderne, eller at man på forhånd har tildelt et slikt oppfølgingsansvar til bestemte personer.

En siste ytterligere avgrensning for boka er gjort ved at personlige privat­ arkiver ikke blir omtalt, til forskjell altså fra de virksomhetsmessige privat­ arkivene. Danningen av personlige privatarkiver og tilhørende personlige utforminger av arkivsystemer er likevel et høyst aktuelt og relevant felt innen arkivvitenskapen.

leserveiledning

Faglig og tverrfaglig bevisstgjøring Økt oppmerksomhet om arkivdanning, dokumentasjonsforvaltning og daglige arkivrutiner vil forhåpentligvis forsterke betydningen av arkivet som virksomhetsstøtte og beslutningsstøtte, og som mulig konkurransefortrinn for den enkelte virksomhet. Dette er perspektiver og nytteverdier som forsøkes framhevet i boka.

Tilsvarende kan en se for seg at arkiv- og dokumentasjonssystemer i økende grad vil spille sammen med systemer for informasjons- og kunnskapsforvaltning, og med systemer for beslutningsstøtte. Informasjon, dokumentasjon og nedfelt kunnskap eller lærdom kan utveksles og gjenbrukes. For å oppnå dette behøves igjen teknisk og praktisk kunnskap om ulike systemløsninger og om integrasjoner. I tillegg kan det være nyttig med en bevisstgjøring om inndeling og navnsetting av virksomhetens prosesser, og hvordan prosesser forbindes, slik at «output» fra en prosess kan bli «input» i en annen. Ett dokument med gitte data eller en gitt informasjon som ble til i én sammenheng, får alltid en annen, fornyet betydning når dette materialet kommer inn i og brukes i en annen ny sammenheng.

Fra tidligere har en strevet med gode integrasjoner, godt samspill og utvekslinger mellom ulike fagsystemer og arkivsystemet. For å unngå «innelåsing» og økende informasjons- og dokumentasjonstap, og for å fremme eksport og gjenbruk, er det minst like viktig som før med fortsatt bevissthet og kunnskap om praktiske og tekniske grep i disse sammenhengene. Målet er mest mulig sømløs digital utveksling og samhandling mellom fagsystem og arkivsystem, og vice versa.

Til tross for standardisering gjennom Noark14 og andre internasjonale arkivstandarder, er det fortsatt en vei å gå på dette området. Blant faktorene som medvirker til å gjøre slik samhandling og integrering komplisert, er: Forskjeller i informasjonsmodellene (oppbygning av informasjonsobjekter med data og metadata) mellom ulike arkivsystemer og andre informasjonssystemer og fagsystemer, varierende innebygde arkivmessige funksjonaliteter i de ulike systemene, og forskjeller i brukergrensesnittet og ulik brukervennlighet.

Systemene på markedet påvirker slik også virksomhetenes muligheter, og de konkrete arbeidsformene og framgangsmåtene. Der det er mulig å påvirke eller å komme inn i forkant av systemutformingen, for eksempel 14 http://www.arkivverket.no/arkivverket/Offentleg-forvalting/Noark/Noark-5

25

LESERVEILEDNING

ved anskaffelser eller ved presentasjoner eller på andre møtearenaer, er det en stor fordel hvis både virksomhetsledelsen og arkivarene har tenkt gjennom hva de ønsker seg av funksjonalitet, altså hvordan ting skal fungere, og kan stille systemkrav og fremme andre nødvendige krav og spesifikasjoner til hva som skal lagres og hvordan det skal lagres. Det er ved å øve innflytelse i design-­fasen til et system og underveis i anskaffelsen av et system at det også kan forberedes en mest mulig effektiv og hensiktsmessig virksomhetsdrift og arkivdrift for tida framover.

Digitaliseringen innebærer i seg selv en rekke ubetingede fordeler, både for virksomheten generelt, og for arkivtjenesten spesielt. I elektroniske arkivsystemer kan for eksempel en del operasjoner og registreringer, som i en papirverden var oppdelt, bli utført så å si parallelt. Flere kan jobbe i samme dokument, eller i en regulert rekkefølge. Og de kan ha tilgang til systemet på tvers av steder og avstand. En del operasjoner og registreringer som før ble gjort manuelt kan dessuten automatiseres.

26

I tillegg er det mulig å etablere mange «ordener» og mangfoldige forbindelser, og ikke nødvendigvis bare én. Dette gjør at bestemte informasjonsobjekter lettere kan gjenfinnes ved søk, og ut fra ulike typer tilleggsopplysninger (metadata) som inngang. Videre kan data og informasjon fra én prosess og sammenheng lett kopieres, distribueres og brukes i en ny prosess og sammenheng. Logger og hendelses-historikk kan dessuten registrere alt som gjøres med et bestemt informasjonsobjekt. Digitale systemer muliggjør også en rekke handlinger og operasjoner på informasjonsobjekter.

Videre kan tildeling av oppgaver og aktiviteter, eller sett av handlinger og operasjoner, utveksles mellom aktører gjennom systemene, samtidig som det kan foregå parallell kommunikasjon og beskjeder om disse oppgavene mellom aktørene gjennom systemene. Tilsvarende kan rekkefølge av oppgaver eller aktiviteter enten styres spesifikt eller sjongleres fleksibelt. Og det kan styres hvilke aktører som har tilgang til gitte «arbeidsflater», og hvilke aktører som kan utføre hvilke handlinger i forhold til bestemte informasjonsobjekter.

De konkrete mulighetene og begrensningene vil selvsagt avhenge av det enkelte systemets oppbygning og programmering. Det kan derfor ikke understrekes nok betydningen av å ta utfordringen med å sette seg inn i systemog brukerdokumentasjonen og i det minste å lære seg en del av systemenes oppbygning og virkemåte. Fortjenesten etter en slik innsats kan i så fall være både en enklere og en mer spennende og utviklende jobbhverdag.

leserveiledning

Vitenskap, fag og politikk Deler av arkivfaget, og også deler av denne boka, framstår iblant som veldig ideelle og normative, og også vel teoretiske. Riktignok kan det samme iblant sies om deler av kritikken som er reist mot bestemte tenkemåter og metoder i arkivfaget. Derfor er det alltid nyttig og fornuftig å ha med seg sin sunne kritiske sans, både i lesningen og i anvendelsen av faget, og ellers forsøke å beholde en ydmyk og pragmatisk og heuristisk holdning til faget. Med det menes at mange av erkjennelsene og metodene stadig er foreløpige, og fortsatt er gjenstand for kritikk og utvikling. Fremdeles er de verken optimale, fullendte eller perfekte, og spørsmålet er om de noen gang vil kunne bli det. Det kan som oftest finnes flere gode måter å gjøre ting på. Ved å sette sammen innsikter og kunnskaper fra flere ulike kilder og retninger innen arkivteorien, og ellers også trekke veksler på ulike nærliggende fagdisipliner og hjelpevitenskaper, kan en dermed stadig utvikle en bedre og mer helhetlig og samlet forståelse. Samtidig bør det heller ikke være tvil om at mange av de klassiske arkivtilnærmingene og metodene, anvendt positivt og konsekvent, fortsatt viser seg svært nyttige og praktiske, og fungerer rimelig bra eller tilstrekkelig hensiktsmessig i mange sammenhenger.

Arkivteorien kan trolig altså ikke likestilles direkte med naturvitenskapen.

I så fall gjelder det bare en ytterst begrenset del av arkivteorien. Arkiv­ vitenskapen gir ikke nødvendigvis noen absolutte eller evige sannheter, eller noen universelle lover. Ei heller kan den fastslå at noe er sant på tvers av alle ulike kontekster, og ikke fins det noen garanti for at dens erkjennelser vil være komplett uforanderlige over tid. Arkivteorien kan bare si noe generelt ut fra regularitet, sannsynligheter og rimeligheter, og selv da vil det nesten alltid kunne forekomme avvik og unntak. Arkivteoretisk kunnskap er preget av tida og stedet den er blitt til og brukes, og er således situert. For øvrig bygger den på tidligere erfaringer, og bygges opp kumulativt, og kan således bli stadig rikere og mer mangfoldig, og også mer fasttømret.

Som all vitenskap stiller arkivvitenskapen opp modeller av virkeligheten, i form av forenklinger og idealtyper, for å forklare og forstå. Ofte er disse bygd opp på bakgrunn av observasjoner, erfaringer og beskrivelser av atferd, særtrekk og kjennetegn. Gjennom klassering, typologisering og kategorisering gis slike samlinger og mønstre (konfigurasjoner) av særtrekk og kjennetegn sine egne navn og termer, og settes i en struktur og et system, som en modell.

27

LESERVEILEDNING

Noen ganger stilles slike modeller og antakelser opp som et utgangspunkt for hva vi kan forvente, og så studeres det hvordan ting foregår eller fungerer i praksis. I slike tilfeller er arkivvitenskapen deskriptiv og komparativ og analytisk. Og åpen for justering og tilpasning av modellene i etterkant.

Andre ganger kan arkivvitenskapen sies å være mer konstruerende og normativ. Da etableres og brukes ønskelige modeller med den hensikt å skape praktiske systemer, og i den hensikt å forme og forbedre noe15, enten i enkeltvirksomheter eller bredere i samfunnet som sådan.

En fruktbar vekselvirkning mellom det beskrivende (deskriptive), det reflekterende og analytiske og det anbefalte (normative) kan uansett sies å ha preget arkivfaget og den senere arkivvitenskapen.

I perioden da boka er blitt planlagt og skrevet, er det bekjentgjort at deler av det arkivmessige forskriftsverket i Norge skal revideres.16 En høring av arkivforskriften har vært under forberedelse og gjennomføres i løpet høsten 2016 og på nyåret 2017.17 28

Siden en del konkrete regler og bestemmelser derfor om kort tid blir endret og stokket om på, er de prinsippene og normative praksisene som er valgt ut og omtalt her, uten direkte paragraf- eller nummerhenvisninger til eksisterende forskriftsbestemmelser. Likevel blir kjerneinnholdet i en del av bestemmelsene gjengitt fordi det blir antatt at svært mye av dette også vil bli videreført i lik eller liknende form. Uansett er det en viss risiko for at noe av det som blir omtalt i boka kan være utdatert på det tidspunktet det blir lest.

For øvrig er det i boka i betydelig grad vist til internasjonale og nasjonale standarder, særlig til den norske arkivstandarden, Noark, i utgavene 4 og 5, og ellers til både internasjonal og hjemlig arkivlitteratur.

De prinsippene, metodene og rutinene som først og fremst blir omtalt, er valgt ut fordi de blir betraktet som faglig etablerte og normative «bestepraksiser». Hva som eventuelt vil bli nye «skal»-, «kan»- og «bør»-bestemmelser, det vil si hva som vil fortsette å være pålegg og krav og hva som ikke blir det, både i norsk arkivdanningsarbeid og i norsk arkivbevarings- og depot-arbeid for den del, er selvsagt avhengig av det framtidige resultatet av den nevnte 15 Selv om resultatet iblant også kan vise seg å bli verre (!).

16 http://www.arkivrad.no/aktuelt/kud-har-innkalt-til-nytt-mote-om-revisjon-av-arkivforskriften 17 https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/hoyring--ny-forskrift-om-offentlege-arkiv/ id2515364/

leserveiledning

arkivforskriftsrevideringen, og også av en dels parallell og dels påfølgende planlagt revidering av Riksarkivarens forskrift.

Boka inneholder ellers en stor mengde med referanser til ulike bøker, artikler og nettressurser. Disse står som fotnoter på hver side. Utfyllende litteraturliste finnes bakerst i boka. Det er ikke nødvendig for en vanlig leser å bry seg så nevneverdig mye om fotnotene, ettersom det mest sentrale uansett står i hovedteksten. Men referansene underbygger hvor kunnskapsinnholdet er hentet fra, og gir mulighet til å fordype seg videre i aktuelle temaer og inspirasjoner for dem som skulle ønske det.

Der kildehenvisninger ikke er angitt, står utsagnene for forfatterens egen regning. De kan anses enten som en mer tilegnet, akkumulert og innarbeidet kunnskap, eller som faglig fortolkning, vurdering og subjektiv oppfatning, begge deler basert på en blanding av lesning og personlige erfaringer. For øvrig ligger det ingen direkte kvantitative eller systematiske empiriske undersøkelser fra forfatterens side til grunn for teksten.

Da gjenstår det kanskje bare å ønske leseren god lesning. En lang, men for­ håpentligvis lærerik reise venter. I partier føltes det som om skrivingen av boka krevde noe av den samme utholdenheten, standhaftigheten og nitidige konsentrasjonen som må til for å bestige et massivt og bratt fjell, og jeg ser ikke bort fra at den samme overveldende, utmattende følelsen til tider kan streife leseren underveis. Men på samme måte som det er en bragd å komme gjennom en lang ekspedisjon og å streve til topps på et høyt, kronglete fjell, slik er det også en bragd å tilegne seg et helt fagfelt, og få utviklet kunnskapene, repertoaret av ferdigheter og utvidet den faglige horisonten på veien dit.

29